Uloga kadrovska služba u poduzeću, njegove funkcije, zadaće i strukturu

Uvod

Glavni zadatak upravljanja osobljem je najviše učinkovito korištenje vještina i sposobnosti zaposlenika u skladu s ciljevima poduzeća. Vodeći računa o potpunom zadovoljstvu svojim radom, očuvanju zdravlja i uspostavljanju međusobne konkurentske suradnje. Važnom zadaćom upravljanja osobljem u ovom slučaju treba se smatrati osiguravanje organizacije visokokvalificiranim i zainteresiranim zaposlenicima.

Za uspješno upravljanje osobljem potrebno je jasno razumjeti glavne mehanizme i obrasce po kojima se obavlja rad s osobljem, na što trebate obratiti pažnju, drugim riječima, menadžer mora znati moderne tehnologije upravljanje radnom snagom.

Osoblje poduzeća je glavni sastav kvalificiranih djelatnika poduzeća, poduzeća, organizacije. Osoblje poduzeća obično se dijeli na proizvodno osoblje i osoblje zaposleno u neproizvodnim jedinicama i stalno se usavršava. Učinkovitost proizvodnje uvelike ovisi o osposobljenosti radnika, njihovoj stručnoj osposobljenosti i poslovnim kvalitetama.

Za učinkovito funkcioniranje svake organizacije potrebno je ispuniti jedan važan uvjet - osigurati korištenje svakog zaposlenika u svim raznovrsnim manifestacijama psihofizioloških i motivacijskih potencijala.

Za upravljanje aktivacijom osoblja potrebno je stalno pratiti proces korištenja metoda poticaja u poduzeću. Vođa koji želi upravljati ne "na dodir", već da to čini ekonomski kompetentno, mora stalno imati ispred sebe točan opis industrijskih odnosa u poduzeću.

Takva se karakteristika može dobiti samo na temelju analize korištenja metoda poticaja i utvrđivanja najučinkovitijih oblika motivacije rada za povećanje interesa osoblja za rad poduzeća.

Pojam kadrovske službe, njezini zadaci, funkcije i struktura

Kadrovska služba (služba upravljanja osobljem) je strukturna jedinica ovlaštena za provođenje upravljanja osobljem i organizacijsko-metodološkog upravljanja mjerama upravljanja osobljem koje se provode u poduzeću.
Velike nade menadžmenta za osiguranje prosperiteta tvrtke polažu u vlastite sposobnosti, vještinu, inicijativu i poduzetnost, točnije, u ljudske resurse koji su stvoreni i koje će se morati modernizirati kako bi zadovoljili sve nove , stalno mijenjajući potrebe tržišta.

Djelatnosti kadrovske službe (voditelja ljudskih resursa) definirane su odgovarajućim opisom poslova.

Osnove kadrovske službe

Organizacija djelovanja bilo koje postrojbe treba započeti izradom pravilnika o ovoj jedinici. Uredba o kadrovskoj službi trebala bi se sastojati od sljedećih odjeljaka: općim odredbama, zadaće, ustroj, funkcije, odnose s drugim postrojbama, prava, dužnosti i odgovornosti.
U odjeljku "Struktura" navodi se postupak izrade i odobravanja strukture odjela, njegova veličina, specifična područja rada i odjeli odjela koji su im dodijeljeni.
Veličina i struktura HR usluga uglavnom ovise o veličini organizacije. Ovisno o veličini određene organizacije, razlikuju se sljedeće: organizacijski oblici provedba kadrovskog rada:
- samostalna strukturna jedinica koja je izravno podređena čelniku organizacije ili njegovom zamjeniku;
- obavljanje funkcija kadrovske službe od strane pojedinog zaposlenika organizacije;
- obavljanje funkcija kadrovske službe u kombinaciji s obavljanjem drugih poslova.
Funkcije kadrovske službe su sljedeće:
- izrada kadrovskih planova u skladu s razvojnim programom pojedine organizacije;
- Registracija prijema, premještaja i otpuštanja zaposlenika u skladu s radnim zakonodavstvom Ruska Federacija;
- računovodstvo osoblja;
- skladištenje i punjenje radne knjižice, vođenje dokumentacije o uredskom radu;
- praćenje izvršenja od strane voditelja odjela zapovijedi i uputa za rad s osobljem;
- proučavanje kretanja osoblja, analiza fluktuacije osoblja, izrada mjera za njegovo otklanjanje;
-analizu sastava stručnjaka organizacije, poslovne kvalitete zaposlenika kako bi se racionalno korištenje;
-stvaranje uvjeta za unapređenje obrazovne i kvalifikacijske razine stručnjaka;
- rad na stvaranju rezerve za promicanje;
-izrada prijedloga za poboljšanje rasporeda i korištenja radnika;
-priprema i sistematizacija materijala za certificiranje
provizije;
-priprema materijala za predstavljanje zaposlenika za napredovanje i nagrađivanje;
- poduzimanje mjera za zapošljavanje otpuštenih radnika;
-organizacija kontrole stanja radne discipline i internog radnog pravilnika;
- Održavanje svih izvješća kadrovska pitanja.
Tijekom interakcije s drugim odjelima organizacije, odjel osoblja prima od njih zahtjeve za prijem radnika i stručnjaka, ideje o poticajima, rasporedu odmora itd.
Iz kadrovske službe u odjele se šalju:
1) podatke o prekršiteljima radne discipline;
2) preslike naloga o prijemu novih radnika, kretanju unutar organizacije, otpuštanju radnika;
3) preslike naloga o suglasnosti (promjeni) Pravilnika o radu;
4) informacije o pitanjima poštivanja radne discipline.
Od računovodstva, kadrovska služba dobiva kadrovsku tablicu, izračune potreba za radnom snagom, potvrde o plaći za obradu mirovina za starosnu, invalidsku, obiteljsku i dr.
Zauzvrat, kadrovska služba dostavlja računovodstvu podatke o platnom spisku zaposlenika, izostancima, fluktuaciji osoblja, satnici, nalozima za prijem, premještaj i otpuštanje, listovima privremene nesposobnosti za plaćanje, podatke o redovitim odmorima zaposlenika, itd.
Odjel ljudskih potencijala općenito ima sljedeće ovlasti:
- zahtijevati od svih odjela organizacije da dostave materijale potrebne za njezin rad;
- primati zaposlenike, organizacije o pitanjima preseljenja i otpuštanja;
- komunicirati s drugim organizacijama po pitanju zapošljavanja;
- zahtijevati od ostalih odjela obveznu provedbu onih uputa koje su predviđene propisom o kadrovskoj službi.
Pravilnikom o kadrovskoj službi utvrđuje se odgovornost voditelja kadrovske službe za obavljanje poslova dodijeljenih odjelu i odgovornost djelatnika odjela, što je utvrđeno opisom poslova.

Zadaci kadrovske službe

Glavni zadaci kadrovskog rada u poduzeću mogu se podijeliti u sljedeća područja:
1. Računovodstveni i kontrolni smjer kadrovskog rada uključuje rješavanje sljedećih glavnih zadataka:
- zapošljavanje radnika u poduzeće;
- računovodstvo zaposlenih;
- otpuštanje radnika;
- rad s privremeno odsutnim zaposlenicima poduzeća (na godišnjem odmoru, odsutni zbog bolesti, koji su otišli na službena putovanja i sl.).
2. Planski i regulatorni smjer:
- odabir (traženje i odabir) djelatnika za poduzeće;
- raspored zaposlenika poduzeća;
- kretanje radnika poduzeća;
- pozicioniranje i prilagođavanje zaposlenika.
3. Izvještajno-analitički smjer kadrovskog rada:
- studija zaposlenih;
-ocjenu rada zaposlenika;
- analitički rad;
-izrada izvještaja.
4. Usmjeravanje koordinacije i informacija:
- stručno osposobljavanje (osposobljavanje i dokvalifikacija) zaposlenika;
- organizacija prijema zaposlenika poduzeća (o službenim i osobnim pitanjima);
- rad s pisanim žalbama zaposlenika poduzeća;
- arhivski i referentni rad.
5. Organizacijsko-metodološki smjer:
- dokumentiranje aktivnosti zaposlenika poduzeća;
- kadrovski rad u odjelima poduzeća;
- planiranje kadrovskog rada;
- Upravljanje ljudskim resursima.
Svi zadaci kadrovskog odjela određeni su specifičnostima rada organizacije, uzimajući u obzir:
- veličina organizacije;
- djelatnost (proizvodnja, trgovina, usluge stanovništvu);
- strateški ciljevi organizacije;
- stupanj razvoja organizacije;
- broj osoblja;
- prioritetne zadaće rada s osobljem.

Odgovornosti i struktura odjela za ljudske resurse mogu varirati ovisno o vrsti aktivnosti organizacije.

Pod organizacijskom strukturom kadrovskog odjela podrazumijevaju se njegovi glavni i pomoćni odjeli (ostale unutarnje strukturne jedinice). U pravilu, ovi odjeli koncentriraju svoj rad na samostalna područja kadrovskog rada i usko surađuju jedni s drugima tijekom svakodnevnih aktivnosti.
Načela gradnje suvremeni sustav upravljanje osobljem su:
- učinkovitost odabira i raspoređivanja zaposlenika;
- pravedna naknada i motivacija, naknada ne samo za pojedinačna, već i za kolektivna postignuća;
- napredovanje zaposlenika u skladu s rezultatima rada, kvalifikacijama, sposobnostima, osobnim interesima, potrebama organizacije;
- brzo i učinkovito rješavanje osobnih problema.
Rad kadrovskih službi ima dva smjera: taktički i strateški.
U okviru taktičkog smjera provodi se tekući kadrovski rad: analiza stanja i planiranje kadrovskih potreba, izrada kadrovskih tablica, zapošljavanje, evaluacija i odabir osoblja; testiranje; planiranje narednih premještaja i otpuštanja osoblja, tekuće računovodstvo i kontrolu, osposobljavanje, prekvalifikacija i usavršavanje, formiranje pričuve za napredovanje, promicanje organizacijskih vrijednosti i edukacija kadrova u njihovom duhu.
Glavnom djelatnošću kadrovskih službi smatra se formiranje radnih resursa: planiranje potreba za njima i organiziranje praktičnih aktivnosti zapošljavanja, rješavanje sukoba, provođenje socijalne mjere.
Bit kadrovskog rada je odrediti što točno, od koga, kako i uz pomoć onoga što treba učiniti u praksi u ovaj trenutak u području upravljanja osobljem. Rješenje ovih svakodnevnih zadataka temelji se na administrativnim metodama.
Strateški smjer rada kadrovskih službi usmjeren je na formiranje kadrovske politike organizacije - sustava teorijskih pogleda, ideja, zahtjeva, praktičnih mjera u području rada s osobljem, njegovih glavnih oblika i metoda.
Dakle, zadaće kadrovske službe ovise o područjima djelovanja.

U strukturi svakog modernog poduzeća, odjel za osoblje zauzima jedno od najvažnijih i najznačajnijih pozicija. Postoji čak i teorija da je upravo kadrovski odjel lice ili zaštitni znak tvrtke, jer prvo mjesto gdje novi zaposlenik- ovo je samo ova podjela.

Što je uključeno u funkcije i zadaće kadrovskog odjela poduzeća?

Glavna funkcija kadrovskog odjela u poduzeću je odabir osoblja i stalni posao s timom. Ako će zadaća ove jedinice uključivati ​​samo izravno zapošljavanje, bez prikupljanja informacija o radnom vijeku tima, takvo će poduzeće malo postići u poslovanju.

Danas se kadrovski rad sastoji od čitavog niza organizacijskih mjera i kompetentnih koraka usmjerenih na maksimalno korištenje profesionalnih sposobnosti osoblja. Ako su zaposlenici tvrtke pravilno motivirani i zainteresirani za učinkovito obavljanje svojih dužnosti, tvrtka će moći voditi produktivnu borbu s konkurencijom. Danas je to teško zamisliti uspješna tvrtka bez kadrovskog odjela, čiji je posao u poduzeću održavanje, evidentiranje i podrška osoblja.

Glavne funkcije kadrovskog odjela u poduzeću uključuju:

• utvrđivanje potreba poduzeća za kadrovima i odabir kadrova zajedno s voditeljima odjela;
• analiza fluktuacije osoblja, traženje metoda za borbu visoka razina fluidnost;
• priprema osoblja poduzeća;
• upis osobnih dosjea zaposlenika, izdavanje potvrda i preslika dokumenata na zahtjev zaposlenika;
• kompleks operacija s radnim knjižicama (primanje, izdavanje, popunjavanje i pohranjivanje dokumenata);
• vođenje evidencije godišnjih odmora, zakazivanje i prijava godišnjih odmora u skladu s važećim radnim zakonodavstvom;
• organizacija ocjenjivanja zaposlenika, priprema planova karijere za osoblje;
• izrada planova za unapređenje kvalifikacije radnika.

Strukturu kadrovskog odjela poduzeća i njegov broj utvrđuje direktor svakog poduzeća, ovisno o ukupnom broju osoblja i karakteristikama djelatnosti. Odluku o stvaranju ili likvidaciji ustrojnih odjela kadrovskog odjela sam donosi voditelj odjela, koji također daje saglasnost na odredbe o zajednički rad divizije.

Da bi učinkovito obavljao svoje funkcije, odjel osoblja mora stalno komunicirati s drugim odjelima poduzeća:

• s računovodstvenom službom rješavaju se pitanja naknada, dostavljaju se i dokumenti i preslike naloga za otkaz, upis, službena putovanja, odmore, poticaje ili kazne za zaposlenike;
• pravni odjel pruža zaposlenicima kadrovske službe informacije o najnovijim promjenama u važećem zakonodavstvu, pruža sveobuhvatnu pravnu podršku;
• po pitanjima osoblja, odjel je u stalnoj interakciji sa svim strukturnim odjelima tvrtke.

Ako se rad na računovodstvenom osoblju u poduzeću obavlja loše ili nekvalitetno, to dovodi do najtežih posljedica - poremećena je interakcija između pojedinih odjela, pogoršava se rad odjela. Općenito, to dovodi do smanjenja učinkovitosti cijele tvrtke.

Kvalificirani službenik za ljudske resurse je poput obiteljskog liječnika, čiji raspon dužnosti uključuje rješavanje mnogih važnih pitanja. Mnogi menadžeri malih poduzeća, u nastojanju da uštede novac, povjeravaju funkcije stručnjaka za kadrove običnim kadrovskim menadžerima. Takva odluka je u osnovi pogrešna, jer vođenje kadrovske evidencije treba povjeriti kompetentnom stručnjaku za to područje. Samo će iskusan kadrovnik moći na vrijeme utvrditi je li određeni zaposlenik prikladan za radno mjesto na kojem se nalazi, te će vam reći gdje se takav zaposlenik može premjestiti. Dobro odmjerene odluke stručnjaka za ljudske resurse osiguravaju učinkovitu i adekvatnu organizaciju rada u poduzeću karijera svaki njegov zaposlenik.

Proizvodnja svake zemlje i svake industrije ovisi o nizu čimbenika. Jedan od najvažnijih čimbenika koji utječu na razinu produktivnosti rada, a time i na učinkovitost proizvodnje, je osoblje (osoblje) poduzeća.

Kadrovi su najvrjedniji i najvažniji dio proizvodnih snaga društva. Općenito, učinkovitost poduzeća ovisi o kvalifikacijama zaposlenika, njihovom rasporedu i korištenju, što utječe na volumen i stopu rasta proizvedenih proizvoda, korištenje logistički fondovi. Ova ili ona uporaba osoblja izravno je povezana s promjenom pokazatelja produktivnosti rada. Rast ovog pokazatelja najvažniji je uvjet za razvoj proizvodnih snaga zemlje i glavni izvor rasta nacionalnog dohotka.

Pa kako forsirate radna snaga raditi najučinkovitije? Odgovor na ovo pitanje leži u srcu svake kadrovske politike.

Svrha ovog rada je otkriti ulogu kadrovske službe u organizaciji.

Za postizanje ovog cilja potrebno je riješiti niz zadataka:

1. otkriti bit kadrovske politike;

2. identificirati osnovne principe izgradnje kadrovske službe organizacije;

3. prikazati ulogu kadrovskog odjela u upravljanju osobljem.

Predmet istraživanja je kadrovska služba poduzeća. Objekt - menadžerska djelatnost ovu uslugu.

1. Kadrovska služba organizacije

1.1. Koncept kadrovske službe

Kadrovska služba poduzeća je skup specijaliziranih strukturnih jedinica u području upravljanja poduzećem, zajedno sa službenicima koji su u njima zaposleni (menadžeri, stručnjaci, tehnički izvršitelji), koji su namijenjeni upravljanju kadrovima u okviru odabrane kadrovske politike.

Faze formiranja kadrovske službe poduzeća:

1. Strukturiranje ciljeva PM sustava.

2. Određivanje sastava upravljačkih funkcija koje omogućuju ostvarivanje ciljeva sustava.

3. Formiranje sastava podsustava organizacijske strukture kadrovske službe.

4. Uspostavljanje odnosa između podsustava organizacijske strukture kadrovske službe.

5. Utvrđivanje prava i odgovornosti podsustava.

6. Izračun intenziteta rada obavljenog posla i broja osoblja kadrovske službe poduzeća.

7. Izgradnja konfiguracije organizacijske strukture kadrovske službe poduzeća.

1.2. Uloga i mjesto kadrovske službe u ostvarivanju ciljeva organizacije Uloga i važnost kadrovskih usluga rasla je kako se povećavala uloga ljudskog faktora u proizvodnji, povećavala se poteškoća preživljavanja i postizanja financijskog uspjeha poduzeća u suvremenom tržišnom gospodarstvu. Dakle, 20-ih godina ovog stoljeća zadaci stručnjaka za upravljanje osobljem bili su koncentrirani uglavnom na pitanja socijalna psihologija rješavati sukobe između osoblja i uprave koji zastupaju interese subjekta vlasništva. U poslijeratnom razdoblju pa sve do 60-ih godina, funkcije kadrovskih službi bile su usmjerene na probleme proizvodno osoblje(„plavi ovratnici“), a funkcionalni zadaci još nisu imali predmetnu sigurnost.

Treba imati na umu da se kadrovska služba u kapitalističkim poduzećima dugi niz godina smatrala pomoćnom jedinicom.

Sredinom XX stoljeća. u privatnim i javnim poduzećima na Zapadu pod utjecajem sindikalnog pokreta, socijalnog zakonodavstva, kolektivnog pregovaranja i općeg gospodarskog rasta, što je omogućilo poboljšanje društveni status radnika, kadrovska služba je postupno širila svoje funkcije. Na prethodno postojeće tehničke, dužnosti zaposlenika odjela (odjela) kadrova, kao što su: zapošljavanje, organiziranje stručnog osposobljavanja, proučavanje kvalifikacija zaposlenika, otpuštanje s posla, pravna pitanja, obrada promocije itd. . - dodana funkcija "ljudski (društveni) odnosi" kao samostalno područje rada.

Formiranjem posebnih odjela i odjela za društvene odnose ( ljudskim odnosima, radni odnosi), počela se javljati politički značajna funkcija radnika kadrovske službe, koji bi trebali stupiti u kontakt sa sindikalnim organizacijama, spriječiti sukobe i ponuditi administraciji poduzeća odgovarajući način djelovanja. Kombinacijom tehničkih i političke funkcije kadrovska služba na Zapadu stajala je u rangu s drugim službama poduzeća.

Prema zapadnim znanstvenicima i stručnjacima, kada u modernim poduzećima nastanu tehnološki zatvoreni sustavi proizvodnje, društveni i radni odnosi postaju decentralizirani, glavna se važnost pridaje mjestu i ulozi pojedinca u timu. Dakle, mijenjaju se i funkcije kadrovske službe koja prestaje biti "vatrogasna brigada" za gašenje žarišta društvenih napetosti. Od sada je njegova glavna zadaća razvijati politiku zapošljavanja koja omogućuje na svim razinama uočavanje potrebnih tehnoloških inovacija. Razvoj ove politike uključuje elemente kao što su prekvalifikacija osoblja, njihovo napredovanje, evaluacija rada itd. Zadatak je na svim razinama poticati svladavanje drugih specijalnosti i spremnost za studiranje. NA organizacijski plan kadrovska služba treba težiti decentralizaciji i redukciji hijerarhijskih koraka u rješavanju pojedinih pitanja.

Od 70-ih godina u SAD-u je uspostavljen koncept „ljudskih (ljudskih) resursa“, a većina tvrtki i tvrtki napustila je tradicionalni naziv kadrovskih usluga „personnel management“, zamijenivši ga s „upravljanje ljudskim resursima“. Promjena naziva odražavala je proširenje funkcija kadrovskih službi i povećanu profesionalnost "personara", a također je konsolidirala niz inovacija u metodama kadrovskog rada.

Za mnoge organizacije koje dobro funkcioniraju, danas je glavno pitanje kako premostiti jaz između razvoja inovativnih strategija, stvaranja novih proizvoda, organizacijske strukture, s jedne strane i ispravna upotreba i razvoj radnog potencijala - s druge strane. Posebnu ulogu ovdje imaju kadrovske službe. Danas, prema svojim funkcijama, razini, stručna kompetencija zaposlenici, tehnička oprema, metodološki alati kojima upravlja služba odavno su prerasli te skladišne ​​urede informacije o osoblju s kojim je njihova aktivnost započela prije mnogo godina.

Promjene koje se događaju ne znače da će tradicionalne funkcije odjela ljudskih potencijala nestati. Zapošljavanje, obuka, povezana pitanja plaća distribucija beneficija, kao i odnosi u industriji (industrijski odnosi), očito će uvijek ostati u nadležnosti službi upravljanja osobljem. Istodobno se radikalno mijenja "kontekst" u kojem se te funkcije obavljaju. Stoga, zbog sve veće važnosti decentraliziranog donošenja odluka, planova sudjelovanja radnika i kapitala, uz smanjenje razine upravljanja, odjel ljudskih potencijala mora i običnim zaposlenicima i vodstvu pružiti aktivno sudjelovanje u liniji i savjetodavne usluge. Odjeli za ljudske resurse vjerojatno će postati manji, ali će biti popunjeni s kvalificiranijim i visoko obrazovanim ljudima. Ove usluge osmišljene su kako bi se osigurala potpunija kombinacija interesa zaposlenika s interesima organizacije, povećavajući njihov interes za povećanje učinkovitosti rada i poboljšanje njegovih kvantitativnih i kvalitativnih pokazatelja. Istodobno, ove službe moraju pratiti rast osoblja, njihovu pripremu za stalno promjenjive uvjete proizvodnje.

Usluge upravljanja osobljem sada treba smatrati među vodećim strukturnim odjelima organizacije.

1.3. Funkcije, ovlasti i glavne uloge kadrovskih službi

Glavni sadržaj rada CS-a bio je, prvo, osiguravanje radne snage organizaciji Visoka kvaliteta(planiranje zahtjeva, aktivni odabir i metode zapošljavanja, gospodarenje otpadom, analiza prometa itd.); drugo, razvoj osoblja (obuka i usavršavanje, planiranje karijere, procjena itd.); treće, njihova potpora i stabilizacija (poboljšanje poticaja za rad i socijalnih plaćanja, zdravstvene skrbi, sigurnosnih mjera).

O tome se može suditi prema popisu područja djelovanja kadrovskih službi. Značajan dio vremena se troši na rješavanje kadrovskih problema (zapošljavanje, odabir, orijentacija, evaluacija, disciplina). Sljedeće najveće područje su naknade i beneficije, zatim - osposobljavanje, usavršavanje i, na kraju, radni odnosi. Ostala područja djelovanja zauzimaju 5% ili manje vremena u radu odjela upravljanja osobljem.

Raspodjela vremenskog fonda između funkcija koje se odnose na upravljanje osobljem prikazana je u tablici. 10.1.1.

Tablica 10.1.1. Raspodjela vremenskog fonda između funkcija koje se odnose na upravljanje osobljem *

Funkcije upravljanja osobljem Utrošeno vrijeme, %

Radni odnosi 17

Računovodstvo i uredski poslovi 10

HR programi 24

Organizacija plaće 16

Radni uvjeti, TB 10

Obuka osoblja 9

Programi jednakog zapošljavanja 8

Satni servisi, tajnost 5

* Savjetnik ravnatelja. 1995. broj 8. C. 18-19.

E.O. Ostyukova, L.A. Kairov, studenti

Z.V. Yakimov

znanstvenim ruke., dr. sc. psihol. znanosti, izvanredni profesor

Vladivostok Državno sveučilište ekonomija i usluga

Vladivostok

HR je jedna od najvažnijih uloga u svakoj organizaciji.

U većini slučajeva to je zbog vrlo velike pažnje nadzornih i kontrolnih tijela. U kojoj mjeri organizacija kadrovske evidencije zadovoljava formalne kriterije za ispunjavanje svih zahtjeva i usklađena sa standardima ovisi o tome kako kadrovska dokumentacija može postati pravi alat i pomoćnik za vođenje i vođenje poslovanja.

Trenutno se uspješno i učinkovito upravljanje osobljem ne može provoditi bez dobrog znanja normativni dokumenti. Postoje regulatorni pravni akti federalne razine koji uređuju pravila ponašanja ljudi na poslu, popis i postupak obavljanja njihovih dužnosti, a radno zakonodavstvo također utvrđuje količinu vremena koje zaposlenici moraju provoditi na svom poslu i posvetiti odmoru. ; prava i obveze stranaka ugovora o radu; postupak nagrađivanja radnika i sl.

Međutim, poslodavci imaju svoje važan alat kadrovske politike su lokalne propisi. Prema članku 8 Zakona o radu Ruske Federacije, „poslodavci, s izuzetkom poslodavaca - pojedinci, koji nisu individualni poduzetnici, donijeti lokalne propise koji sadrže norme Zakon o radu(u daljnjem tekstu - lokalni propisi), u okviru svoje nadležnosti u skladu s radnim zakonodavstvom i drugim propisima pravni akti koji sadrže norme radnog prava, kolektivne ugovore, ugovore”. S jedne strane, ovi dokumenti ne bi trebali pogoršati položaj zaposlenika i smanjiti razinu njegovih prava i jamstava u usporedbi s važećim saveznim zakonima, s druge strane, raspon pitanja kojima se uređuju lokalni propisi vrlo je širok. Uključuje pitanja kao što su specifični režimi i rasporedi rada u organizaciji; iznos naknade, uključujući bonuse, dodatna plaćanja i dodatke; popis stručnih i službenih dužnosti zaposlenika i sl.

Glavna funkcija kadrovske dokumentacije je registracija i konsolidacija radnih odnosa. Radni odnosi prema čl. 15. Zakona o radu Ruske Federacije je odnos koji se temelji na sporazumu između zaposlenika i poslodavca o osobnom radu zaposlenika uz naknadu radna funkcija(rad prema poziciji u skladu sa kadroviranje, zanimanja, specijalnosti koje ukazuju na kvalifikacije; specifičnu vrstu posla koji se povjerava radniku), podređenost radnika pravilima internog radnog odnosa, pri čemu se pobrine da poslodavac osigura uvjete rada predviđene radnim zakonodavstvom i drugim propisima koji sadrže norme radnog prava, kolektivni ugovor, sporazumi, lokalni propisi, ugovor o radu.

Kao što je već spomenuto u članku, lokalni propisi ne bi trebali smanjiti razinu položaja zaposlenika u organizaciji, stoga, prema Zakonu o radu Ruske Federacije, upravljanje osobljem i organizacija rada trebaju se temeljiti na načelima socijalnog partnerstva, dosljednosti interesa zaposlenika i poslodavaca. Međutim, nažalost, svi menadžeri ne posvećuju dovoljno pažnje ovom pitanju. U većini slučajeva, čelnici organizacija počinju se sjećati pitanja kadrovske evidencije kada im zaposlenici regulatornih tijela dođu s provjerom ili kada bivši zaposlenik ide na sud s tužbom. U takvim situacijama ispravljanje pogrešaka može izazvati velike financijske i vremenske troškove, što neće uvijek pomoći u pobjedi i donijeti uspjeh u rješavanju problema. To pokazuje koliko je važno organizirati ispravno vođenje kadrovske dokumentacije, uključujući i formaliziranje radnih odnosa u skladu s važećim radnim zakonodavstvom.

Ugovori o radu koji se sklapaju sa zaposlenicima također mogu postati provokatori radnih sporova - ako kadrovski službenici prilikom njihovog sastavljanja nisu posvetili dužnu pozornost moguće posljedice kada su određeni uvjeti uključeni u ugovor; ili mogu postati osiguranje i za radnika i za organizaciju od povrede prava i interesa jedne od stranaka u radnom odnosu. Iz ovoga proizlazi da je jedan od ključeva uspješnog postojanja organizacije ozbiljan odnos menadžmenta tvrtke prema normama radnog zakonodavstva, izvrsno poznavanje svojih kompetencija zaposlenika uključenih u vođenje kadrovske evidencije, a menadžeri bi trebali platiti dovoljno pozornost na trening i profesionalni razvoj kadrovski službenici.

Kadrovska služba je svojevrsno unutarorganizacijsko osiguravajuće društvo, čija je svrha zaštititi Vašeg poslodavca od sankcija nadzornih tijela i izgubljenih sudskih sporova, za koje morate biti sposobni riješiti sljedeće zadatke:

Pravovremeno upozoriti menadžment organizacije na radnje koje bi mogle biti protiv norme zakona i zaštititi ih od odgovarajućih rizika;

Ponudite voditelju organizacije takve opcije za rješavanje problema koje će najbliže dovesti do željenih rezultata.

Također, u radu kadrovskog službenika vrlo je važno ne samo jasno izvršavati dokumente, već i evidentirati i pohranjivati ​​spise. Ovaj proces vam omogućuje da stvorite bazu koja će vam pomoći da dokažete da ste u pravu i osigurate pobjedu u bilo kojem radni spor, kao i spriječiti njegovu pojavu: uostalom, potraživanja ne nastaju ispočetka, za svaku pritužbu mora postojati razlog. A razlog za pritužbe i tužbe zaposlenika je kršenje zakonskih normi od strane poslodavaca i pogreške kadrovskih radnika.

Međutim, ponekad kadrovski službenici troše puno vremena na izradu potpuno nepotrebnih dokumenata. To može ukazivati ​​na nesposobnost zaposlenika. Stoga se pitanju izrade, pohranjivanja, mijenjanja, evidentiranja kadrovske dokumentacije mora pristupiti promišljeno i imati barem iskustvo u ovom području. Način poboljšanja profesionalizma i stjecanja iskustva je ne bojati se i pronaći vremena za samorazvoj.

Dakle, što je HR dokumentacija?

Prije nego što pokušam odgovoriti na ovo pitanje, želio bih napomenuti da je kadrovska dokumentacija dio općih pojmova, kao što su upravljanje dokumentima, uredski rad i kadrovski uredski rad.

Promet dokumenata - djelatnost organiziranja kretanja dokumenata u poduzeću od trenutka kada su stvoreni ili zaprimljeni do završetka izvršenja: slanje iz organizacije i (ili) slanje u arhiv. Treba napomenuti da je u ovoj definiciji naglasak stavljen na riječi "kretanje dokumenata", odnosno njihov put od jedne jedinice ili od jednog zaposlenika do drugog. Istodobno, redoslijed kretanja dokumenta (njihov put) unaprijed je određen prihvaćenim procesom upravljanja u ovoj organizaciji. Na primjer, ako voditelj organizacije zahtijeva da mu se svi zaprimljeni dokumenti najprije izvijeste i samo će on imenovati izvršitelja, put dokumenta bit će višestupanjski od vrha do dna. Ako se u organizaciji jasno provodi podjela funkcija između strukturnih odjela i zaposlenika, većina dokumenata će odmah otići u odjel do izvođača, odnosno put će biti drugačiji, puno kraći.

Uredski rad je širi pojam; To je grana djelatnosti koja se bavi dokumentacijom i organizacijom rada sa službenim dokumentima.

Iz toga proizlazi da je vođenje kadrovske evidencije uži pojam koji podrazumijeva organizaciju rada s dokumentima koji se odnose na kadrovsku problematiku.

Prilikom organiziranja tijeka rada, poduzeće se suočava sa sljedećim osnovnim konceptima:

Dokument je materijalni oblik primanja, pohranjivanja, korištenja i širenja informacija predviđenih zakonom tako što se fiksiraju na papir, magnet, film, video, fotografski film, optički disk ili drugi medij;

Primarni dokument je dokument koji uključuje izvorne informacije;

Sekundarni dokument je dokument koji je rezultat analitičko-sintetičke i druge obrade jednog ili više dokumenata;

Elektronički dokument je dokument u kojem su informacije zabilježene u obliku elektroničkih podataka, uključujući potrebne pojedinosti dokument;

Arhivski dokument - dokument, bez obzira na njegovu vrstu, vrstu materijalni nosač, podatak, mjesto i vrijeme, nastanak i oblik vlasništva nad njim, koji je prestao obavljati funkcije za koje je stvoren, ali je pohranjen ili podložan pohrani, uzimajući u obzir značaj za osobu, društvo ili državu ili vrijednost za vlasnika na isti način kao i objekt pokretne stvari;

Službena isprava - isprava koju je izradila organizacija ili službena osoba i koja se izvršava na propisan način;

Elektronsko upravljanje dokumentima (žalba elektronički dokumenti) - skup procesa za izradu, obradu, slanje, prijenos, primanje, pohranu, korištenje i uništavanje elektroničkih dokumenata, koji se obavljaju provjerom integriteta i, po potrebi, uz potvrdu činjenice primitka takvih dokumenata;

Registracija dokumenata - utvrđivanje činjenice stvaranja ili primanja dokumenata dodjeljivanjem im serijskog broja i bilježenjem utvrđenih podataka o njima;

Obrazac dokumenta - standardni list papir s konstantnim informacijama reproduciranim na njemu i mjestom rezerviranim za promjenu informacija.

Kadrovska dokumentacija je skup dokumenata koji odražava dostupnost i kretanje radnih resursa.

HR procesi moraju biti dokumentirani; prijem, razrješenje, prijenos, prijava disciplinski postupak, službena putovanja i godišnji odmori moraju biti formalizirani odgovarajućim nalozima, uputama.

Kadrovski dokumenti su pravno fiksirani važne činjenice koji su temelj radnih odnosa između radnika i poslodavaca. Iz ovoga se vidi koliko je važno kompetentno voditi kadrovsku evidenciju.

Upravljanje ljudskim resursima omogućuje učinkovito rješavanje nekoliko problema odjednom:

Stvoriti učinkovit sustav upravljanje osobljem koje će zadovoljiti strateške ciljeve upravljanja;

Dokumentirati sve radne odnose;

Formalizirati kadrovske procedure za određenog poduzetnika;

Stvoriti organizacijsku i pravnu osnovu radna aktivnost i za poslodavca i za radnika; uostalom, kadrovski dokumenti podržavaju interese obje strane u radnim odnosima;

Urediti odnos između radnika i poslodavca. Određenu ravnotežu u odnosu između radnika i poslodavca moguće je postići vođenjem kadrovske evidencije i jasnim reguliranjem njihovih prava i obveza (npr. opisom radnog mjesta jasno je regulirano što je sve uključeno u dužnosti pojedinog radnika, njegova odgovornost). , prava i obveze);

Rješavanje radnih sporova. U većini slučajeva kvaliteta izrade kadrovskih dokumenata pomaže u postizanju uspjeha pozicije poslodavca u konfliktnim situacijama.

Međutim glavni zadatak upravljanje kadrovskom dokumentacijom treba dati veću transparentnost radnih odnosa. Sustav kadrovske dokumentacije definira određena pravila prema kojima se zaposlenici osjećaju stabilno i sigurno, a poslodavcima omogućuje povećanje razine upravljanja osobljem. Odavde se opet može primijetiti da je najtočnije reguliranje spektra prava i obveza zaposlenika i poslodavaca u interesu obiju strana.

U tom smislu posebnu ulogu u organizaciji vođenja kadrovske evidencije ima definiranje njezine uloge u dokumentarnoj potpori organizacije u cjelini, u kojoj se mogu izdvojiti tri skupine dokumenata: interni; dolazni (dolazni); poslano (odlazno). Svaka od ovih skupina ima svoje karakteristike obrade i prolaska.

Postupak sastavljanja i usklađivanja internih dokumenata ne razlikuje se bitno od izrade izlaznih dokumenata i uključuje iste radnje, s iznimkom slanja primatelju.

Registracija se može izvršiti za sve grupe dokumenata, ali prije svega za one koji dolaze. Rad na izvršenju i kontroli izvršenja obuhvaća interne, ulazne dokumente, a samo kao iznimku - odlazne. Od faze formiranja predmeta sve skupine dokumenata prolaze kroz iste operacije, osim ulaznih dokumenata, koji se, uz rijetke iznimke, ne prenose u arhivsku pohranu.

Shema kretanja dokumenata u organizaciji:

1. Primanje dokumenata

2. Razvrstavanje dokumenata

3. Registracija

4. Prijelaz na čelnika organizacije ili voditelja strukturnih odjela

5. Donošenje odluke od strane voditelja i prijenos dokumenata na izvršenje

6. Izravna izvedba sama

7. Pohrana dokumenata (prijenos u arhiv)

Odgovorna osoba mora "filtrirati" ulazne dokumente poslane čelniku poduzeća i prenijeti mu na razmatranje najvažnije i najhitnije od primljenih dokumenata. Dokumenti za koje nije potrebna odluka na razini voditelja mogu se prenijeti izravno zamjeniku voditelja poduzeća, strukturnim odjelima ili izravno izvršiteljima.

Zbog činjenice da tijek rada odražava sustav upravljanja, što vam omogućuje da ga vizualno vidite, iznimno je važno analizirati tijek rada kako biste poboljšali rad administrativnog aparata.

Danas nitko ne treba dokazivati ​​važnost informacija u području upravljanja, a svaki menadžer shvaća da o bilo kojem pitanju može donijeti odluku samo ako ima odgovarajuće informacije o tom pitanju. Što brže prima informacije i što su one potpunije, to ima veće šanse da se razvije najbolje rješenječim prije.

Glavna načela upravljanja dokumentima uključuju:

Promjenjivanje dokumenata: kako bi se smanjilo vrijeme koje provode u području uredskog posla, potrebno je paralelno obavljati različite radnje obrade dokumenata (npr. kopiranje i distribucija kopija dokumenta osobama u čijem izvršavanju sudjeluju na u isto vrijeme itd.);

Svako kretanje dokumenta mora biti opravdano, potrebno je isključiti ili ograničiti povratna kretanja dokumenata;

Procedura za donošenje i obradu glavnih vrsta dokumenata treba biti ujednačena;

Za optimizaciju ruta kretanja raznih kategorija dokumenata (ulazni, odlazni, interni; nalozi za osnovne djelatnosti i osoblje, dopisi i prijedlozi građana; prijave; pritužbe i sl.), izrađuju se sheme ruta;

Sva korespondencija koja ulazi u organizaciju, bez obzira na primatelja, mora se obraditi u uredu;

Na svim dokumentima (registriranim i neregistriranim), kako bi se zabilježila činjenica i vrijeme njihovog zaprimanja od strane institucije, stavlja se oznaka u obliku registracijskog pečata. Pečat i datum u njemu vrši se na dan primitka dokumenta.

U postupku početne obrade dokumenti se razvrstavaju po strukturnim jedinicama. Dokumenti upućeni upravi prenose se u ured ili pomoćniku tajnika pročelnika. Dokumenti upućeni strukturnim odjelima razvrstavaju se po nazivima, a zatim ih razvrstavaju tajnici tih odjela.

Neregistrirani dokumenti moraju biti razvrstani po strukturnim odjelima radi dostave na odredište, a ostatak dokumentacije predaje se na registraciju.

Rezultati razmatranja dokumenata od strane menadžera odražavaju se u rezolucijama. voditelj ustanove odn strukturna jedinica, s obzirom na zaprimljeni dokument, mora dati jasne i konkretne upute za njegovo izvršenje. Rješenjem se dokument prenosi na odgovorne izvršitelje. Ako je navedeno više izvršitelja, dokument se redom prenosi svakom od njih. Za istovremeni rad na dokumentu s njega se izrađuju fotokopije prema broju izvođača. Izvornik isprave šalje se odgovornom izvršitelju, prvo navedenom u rješenju.

Izvršenje rješenja provodi odgovorni izvršitelj zajedno sa zaposlenima koji su u njemu navedeni. Prilikom dostavljanja odgovornog dokumenta na potpis, uz njega treba priložiti materijale na temelju kojih je izrađen. Time se olakšava rad upravitelja, izbjegava se pozivanje izvršitelja itd. Dokument i svi materijali u vezi s njim šalju se u predmet kada je rad na dokumentu odgovora u potpunosti završen.

Broj odlaznih (poslanih) dokumenata uključuje, uglavnom, pisma odgovora u kojima se izražava suglasnost, odbijanje na odgovarajući zahtjev ili prijedlog primatelja, te inicijativna pisma najšire tematike na koja se traži odgovor od primatelja.

Prolazak odlaznog dokumenta uključuje nekoliko faza:

1) izrada dokumenta, njegovo tiskanje;

2) koordinaciju projekta, njegovo odobrenje, ako je potrebno;

3) potpisivanje (odobrenje) isprave;

4) upis i slanje isprave.

Proces koordinacije i odobravanja može se ubrzati slanjem kopija projekta zainteresiranim organizacijama i pojedincima. Potpisani dokumenti se evidentiraju i šalju na otpremu (u ured, ekspediciju, tajnicu).

Interni dokumenti prolaze kroz sljedeće faze: priprema nacrta dokumenta, pretisak, odobrenje, ovjeravanje, potpisivanje, izvršenje. Stoga su rute njihovog prolaska u fazama pripreme i izvršenja isti kao i kod odlaznih dokumenata, a u fazi izvršenja podudaraju se s rutama ulaznih dokumenata.

Sumirajući, može se reći da pravilnu organizaciju tijek rada u poduzeću utječe na učinkovitost, učinkovitost, pouzdanost poduzeća u cjelini. S racionalnom organizacijom tijeka rada povećava se produktivnost i učinkovitost rada zaposlenika poduzeća, a smanjuju se troškovi povezani s funkcioniranjem upravljačkog aparata. Pritom treba napomenuti da vođenje kadrovske evidencije u organizaciji ima važnu ulogu. Zahvaljujući dobroj bazi kadrovske dokumentacije, može se riješiti velik broj problema, na primjer, izbjegavanje konfliktnih situacija, uspostavljanje internih organizacijskih pravila i propisa o radu, poboljšanje sustava upravljanja osobljem, olakšavanje rada kadrovskog menadžera i samog menadžera , te izbjegavanje kazni inspekcijskih tijela.

1. Zakon o radu Ruske Federacije od 30. prosinca 2001. N 197-FZ (trenutna verzija od 4. studenog 2014.) [Elektronički izvor] // SPS Consultant Plus. Način pristupa: http://www.consultant.ru/

popular/tkrf/7utm_campaign=law_doc&utm_source=google.adwords&utm_medium=cpc&=utm_content=Labor %20Code&gclid=CKjGh4b3gsICFYPPcgoddmwAaQ

2. Žuravleva, I.V. Vođenje kadrovske evidencije i reguliranje rada s osobljem - koliko je važno poštivati ​​pravila? [Elektronski izvor] / I.V. Zhuravleva // Elektronički časopis SKB "Kontur". - Način pristupa: https://school.kontur.ru/publications/6

Ščur, D.L. Priručnik uredski rad osoblja/ D.L. Shchur, L.V. Trukhanovich. - 7. izd. - M.: Posao i usluge, 2013. - 608 str.

Dnevne dužnosti kadrovskog službenika regulira Ministarstvo rada Ruske Federacije rezolucijom od 21.08.1998. Ona detaljno navodi područja odgovornosti stručnjaka, granice podređenosti, razmatra se regulatorni okvir , zahtijeva zaposlenik kadrovska služba, postupak dostave i održavanja dokumentacije. Jedinstveni kvalifikacijski priručnik definira 17 zanimanja koja se u obavljanju službenih dužnosti rukovode opisom poslova kadrovskog radnika. Ustroj odjela koji regulira djelatnost zaposlenika odražava se u odgovarajućoj Uredbi „O kadrovskoj službi“.

Poslovna zaduženja stručnjaka za ljudske resurse

Opis posla stručnjaka u kadrovskoj službi utvrđuje postupak radnih odnosa, opseg odgovornosti, funkcije dodijeljene zaposleniku, zahtjeve za njega, potrebna razina obrazovanje i podaništvo. Osoba s dovoljnim stručno osposobljavanje, obrazovanje i iskustvo od najmanje 12 mjeseci.

Za izradu i sadržaj upute odgovoran je voditelj kadrovske službe, a odobrava ga čelnik društva. Oslikava sve službene dužnosti specijalist kadrovske službe. Njihov sastav, pravila izvršenja, ovlasti detaljno su uređeni upravnim aktima poduzeća, internim aktima, saveznim i regionalnim propisima. Oni uključuju sljedeće zadatke:

• dokumentiranje zapošljavanja i otpuštanja zaposlenika, premještanja osoblja u druge kadrovske jedinice u skladu s normama Zakona o radu Ruske Federacije i nalozima uprave;
• računovodstvo aktivnosti i promjena osobnih podataka zaposlenika svih razina - od ravnatelja do čuvara - u skladu sa standardima knjigovodstvene dokumentacije uz uvođenje promjena u informacijske baze podataka;
• prikupljanje podataka za certifikaciju i usavršavanje;
• razvoj mehanizma za nagrade i kazne;
• priprema i vođenje osobnih dosjea, prikupljanje i obrada osobnih podataka;
• upis radnih knjižica - upis, upis, knjigovodstvo i pohrana;
• formiranje radnog iskustva;
• praćenje praznika i kontrola izvršavanja rasporeda;
• pravovremeni odabir dokumentacije za arhiv i njezino izvođenje;

Djelatnost kadrovskog stručnjaka omogućuje pristup povjerljivim podacima – osobnim dosjeima, poslovnim tajnama. Ako je radnjama zaposlenika prouzročila imovinsku ili financijsku štetu organizaciji, on će biti odgovoran u skladu sa zakonom.

Stručnjak za ljudske resurse može svoje poslove obavljati prekovremeno. Prema čl. 152 Zakona o radu Ruske Federacije, stopu prekovremenog rada utvrđuje poduzeće.

Poslovna zaduženja inspektora za ljudske resurse

Kako stoji u Jedinstvenom kvalifikacijskom priručniku, za radno mjesto kadrovskog inspektora uzimaju se kandidati sa srednjom stručnom spremom, prisutnost stručnog iskustva nije bitna. Cjelokupni djelokrug poslova inspektora ljudskih resursa određen je u interne upute. Uključuje sljedeće poslovne zadatke:

Uz uredske poslove, poslovi inspektora ljudskih resursa uključuju i odabir djelatnika na slobodna radna mjesta u skladu sa stručnim zahtjevima i stupnjem komunikacijskih vještina. Službenik za kadrove objavljuje oglase u tisku, internetskim portalima, podnosi prijavu zavodu za zapošljavanje i obavlja razgovor. Njegov zadatak nije samo odabrati profesionalca, već pronaći osobu koja će lako ući u tim i neće postati izvor sukoba. Uprava može predvidjeti dužnost inspektora da provede natječaj među prijavljenima. Događaji selekcije i kontrola prolaska u nadležnosti su kadrovskog službenika.

Poslovna zaduženja voditelja ljudskih potencijala

Samo zaposlenik s diplomom više obrazovanje koji je radio na sličnoj poziciji najmanje 3 godine. Njegovu kandidaturu određuje samo čelnik tvrtke. Aktivnosti upravljanja provode se na temelju interne povelje tvrtke, strogo u okviru ruskog radnog i građanskog prava te u skladu s opis posla kadrovski radnik. Šef OK je odgovoran samo najvišem menadžmentu tvrtke.

Odgovornosti voditelja ljudskih potencijala su sljedeće:

• izrada propisa o kadrovskoj politici;
• procjena potrebe organizacije za kadrovskom obnovom;
• upravljanje osobljem u skladu s ovlastima i nadležnostima;
• metodološka i informacijska potpora certificiranju, organizaciji i analizi njezinih rezultata;
• otklanjanje pogrešaka u procesima prijenosa, otpuštanja ili zapošljavanja osoblja;
• korektivna aktivnost;
• redovito praćenje obavljanja dužnosti od strane stručnjaka kadrovske službe;
• kontrola izvršenja naloga za nagrađivanje i napredovanje.

Dužnosti kadrovskog časnika-načelnika uključuju provođenje mjera za uspostavu radna disciplina, povećavajući motivaciju tima. Pročelnik se bavi pripremanjem, odobravanjem službenih informacija namijenjenih ravnatelju. Nadležnost tijela je savjetovati osoblje o aktualnim kadrovskim pitanjima.

O profesionalnoj raziničelnik OK dokazuje poznavanje radnog i građanskog zakonodavstva Ruske Federacije, metoda procjene zaposlenika, strukture poduzeća, zahtjeva za papirologiju, standarda sigurnost od požara i zaštitu rada.

Uputu o poslovima kadrovskog referenta - šefa, inspektora ili stručnjaka potpisuje pristupnik prilikom prijave na posao. Dokument se sastavlja za svaku kategoriju radnika prema standardnom modelu.