Svaki zaposlenik od poslodavca očekuje poštovanje svojih prava, plaćeno na vrijeme plaće i zasluženi odmor. Menadžer, pak, očekuje da zaposlenik jasno ispunjava svoje dužnosti. Osim toga, svaki vlasnik poduzeća mora biti pravno zaštićen. Sve ove točke regulirane su kadrovskom evidencijom. Vođenje evidencije o osoblju u LLC-u pomoći će vam da sredite sve odnose s vašim zaposlenicima.

Upravljanje HR dokumentima u LLC-u način je upravljanja osobljem i rada s tijekom rada organizacije koji se odnosi na osoblje. To može biti kretanje osoblja, obračuni sa zaposlenicima i radno vrijeme.

Načini vođenja kadrovske evidencije

Za razliku od individualnih poduzetnika, upravljanje osobljem u LLC-u je obvezna komponenta, čak i ako je u LLC-u registriran samo jedan sudionik koji obavlja funkcije računovođe i glavnog direktora. To se objašnjava činjenicom da su osnivač i LLC dva različita subjekta. Dakle, LLC obavlja ulogu poslodavca, a osnivač - zaposlenika.

Upravljanje HR dokumentima u LLC-u način je upravljanja osobljem i rada s tijekom rada organizacije koji se odnosi na osoblje.

Računovodstvo se može voditi na 3 glavna načina:

1. Preuzmi ulogu HR službenika.

Ako se ne bojite “pokrenuti” proces, imate vremena i vaša organizacija nije tako velika.

2. Unajmite kadrovskog službenika.

Suvremeni HR stručnjak mora razmišljati kreativno, biti pravno pametan i pedantan.

3. Vjerujte outsourcing tvrtki specijaliziranoj za HR administraciju.

Postoji nekoliko programa namijenjenih računovodstvu osoblja. To su APCS (automatizirani sustav upravljanja osobljem), ERP sustav (planiranje resursa poduzeća), upravljanje kadrovskim zapisima u oblaku (SaaS). Ako govorimo o softveru, onda je ovo 1C.

Samostalno vođenje kadrovske evidencije

Korak po korak upute za vođenje osobne dokumentacije:

1. Potrebno je utvrditi regulatorne i informacijske osnove koje će biti potrebne za obavljanje kadrovskog rada.

Većina dokumenata potrebnih za vođenje kadrovskih evidencija standardizirana je uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije "O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegove isplate" od 05.01.2004. Dokumentacija koja nema standardizirane kanone sastavlja se u skladu s GOST R 6.30-2003.

• Radno zakonodavstvo Ruske Federacije (ažurira se svakih šest mjeseci).
• Upute za vođenje radnih knjižica (odobrene Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije br. 69 od 10.10.2003.).
• Uredba Vlade Ruske Federacije "O vođenju radnih knjižica" (od 16. travnja 2003.).

Dokumenti potrebni za upis radnika u državi:

• Putovnica (registracija i registracija).
• SNILS (potvrda o mirovinskom osiguranju).
• Vojna iskaznica.
• TIN (pojedinačni porezni broj).
• Medicinska politika.
• Specijalistička diploma.

Važnost kadrovske dokumentacije leži u činjenici da vam omogućuje popravljanje pravno značajnih činjenica, jasno regulira prava i obveze zaposlenika i menadžera.

Ovisno o karakteristikama organizacije, paket dokumenata za vođenje kadrovske evidencije može se proširiti. Voditelj, rješavajući kadrovska pitanja, može samostalno uzeti propisi lokalne prirode u okviru svojih ovlasti, ako nisu u suprotnosti sa zakonom.

Ovisno o karakteristikama organizacije, paket dokumenata za vođenje kadrovske evidencije može se proširiti.

2. Potrebno je izraditi statutarnu dokumentaciju organizacije.

Povelja treba jasno odrediti uvjete za zapošljavanje ravnatelja, uvjete ravnatelja, visinu njegove plaće, kao i postupak odobravanja rasporeda radnog procesa.

3. Morate registrirati voditelja.

Dizajn voditelja je prva narudžba osoblju stvorena u organizaciji. Označava datum od kojeg voditelj počinje obavljati svoje dužnosti.

4. Potrebno je sastaviti popis kadrovske dokumentacije uključene u proizvodnju osoblja organizacije.

Uključuje:

• Pravilnici internog radnog pravilnika organizacije.
• Struktura okvira.
• Raspored osoblja.
• Raspored godišnjih odmora za zaposlenike.
• Dokumentacija koja definira zaštitu osobnih podataka zaposlenika.

Također, popis obveznih dokumenata sadrži ugovore o radu, radne knjižice i knjižicu za evidentiranje njihovog kretanja, raspored evidentiranja radnog vremena, osobne iskaznice zaposlenika, kadrovske naredbe i razloge za njihovo izdavanje (prijave, izvješća, akti, bilješke itd.). ), obračunska evidencija i obračun plaća, platne liste, opis poslova.

5. Zapošljavanje zaposlenika.

Za svakog budućeg zaposlenika potrebno je podnijeti paket dokumenata. Ostaje samo ispuniti radne knjige, osobne iskaznice, urediti ostalo kadrovske isprave(o platnom spisku, obračunu godišnjih odmora, bolovanja, službenih putovanja; potpisati ugovor o neotkrivanju osobnih podataka zaposlenika).

Prema čl. 419 Zakona o radu Ruske Federacije, nepoštivanje radnog zakonodavstva prijeti novčanom kaznom od 200.000 rubalja.

Upravljanje ljudskim resursima u doo je vrlo delikatan i odgovoran posao. Mnoge zakonske značajke koje utječu na poštivanje vaših prava i prava zaposlenika ovise o ispravnom tijeku rada i odabranom programu kadrovskog računovodstva. Svi kadrovski dokumenti su pravno obvezujući i mogu se koristiti na sudu.

Kadrovsko računovodstvo je neophodno u svakom poduzeću, bez obzira na oblik vlasništva, djelatnost i broj zaposlenih. Za njegovo kompetentno i kvalificirano postupanje potrebno je dobro poznavati radno pravo, pratiti promjene u zakonodavstvu i posjedovati vještine u području vođenja kadrovskih evidencija.

Što je računovodstvo osoblja i zašto je potrebno?

Sastavni dio djelatnosti svake tvrtke je kadrovska evidencija. To je zakonski reguliran rad na registraciji, računovodstvu i praćenju kretanja zaposlenika organizacije.

HR aktivnosti uključuju:

• prijem zaposlenika;
• otpuštanja;
• horizontalni (prijenos između odjela) i vertikalni (na primjer, rast karijere) pokreti;
• službena putovanja;
• bolovanje;
• satnica;
• godišnji odmori (bilo koje vrste - godišnji, besplatni, za trudnoću itd.);
• osobne iskaznice za svakog zaposlenika itd.

Također se odnosi na zapošljavanje:

• vođenje vojne evidencije;
• uređenje radnih odnosa;
• izrada i registracija raznih naloga i uputa (na primjer, o zapošljavanju, poticanju zaposlenika i sl.);
• organizacija rada i drugi aspekti.

Sva dokumentacija je sastavljena samo u skladu s potrebnim normama i pravilima. Neki oblici su unificirani, drugi se osnivaju u samom poduzeću.

Kompetentna organizacija kadrovske evidencije rješava mnoge probleme i zadatke poduzeća. Naravno, postoje tisuće nijansi, ali postoje osnovne točke koje se odnose na svako poduzeće.

Kako organizirati i kome povjeriti vođenje kadrovske evidencije?

Postoji nekoliko načina organiziranja računovodstva. Sve ovisi o karakteristikama poduzeća i o izboru menadžera. Najčešće opcije:

Napravite cijeli HR odjel ako tvrtka zapošljava puno ljudi

A kada je osoblje malo, možete zaposliti jednog stručnjaka. Prednosti ove metode su u tome što menadžer organizira rad na način na koji on voli te ga regulira i kontrolira prema vlastitim principima.

Postoje i nedostaci: teško je provjeriti profesionalnost angažiranog stručnjaka, pa postoji rizik da će se zaposliti ne sasvim kompetentan kadrovski službenik.

Morat ćete potrošiti vrijeme i novac na obuku ili tražiti drugog zaposlenika.

Prednosti ove opcije za organizaciju računovodstva su da ako je osoba preporučena, onda (možda) stvarno radi posao, odnosno testirana je u slučaju. Naravno, s takvim kadrovikom trebate pregovarati o uvjetima rada tako da odgovaraju objema stranama.

Kadrovske poslove povjerite knjigovođi ili dobroj tajnici

Prednosti: Štedi vrijeme i novac. Odnosno, nema potrebe za odabirom kadrovskog službenika, a nema ni troškova za vođenje evidencije.

Nedostaci: glavni problem pri odabiru ove metode je taj što zaposlenici obavljaju dodatni posao nakon glavnog, što dovodi do pogrešaka, grešaka, praznina i elementarne odsutnosti potrebni dokumenti. I, naravno, ovdje su važni stručno znanje na temu HR. A ako ih ima ista tajnica, onda je rizik od komplikacija u ovom slučaju minimiziran. I obrnuto.

Povjerite računovodstvo osoblja vanjskoj organizaciji

dobro: sve djelatnost osoblja pada na teret outsourcing tvrtke, koja tu odgovornost preuzima temeljem ugovora. Osim toga, prema kadrovska pitanja postoji stalna, kontinuirana pomoć, izbor ove metode značajno smanjuje troškove.

Protiv: trebate odabrati dobro uhodanu, ozbiljnu tvrtku, a također morate uspostaviti interakciju, stvoriti koncept za rad sa stručnjacima koji će raditi izvan ureda.
Upravitelj samo mora odabrati najprikladniji i najprikladniji način za vođenje kadrovske evidencije, vagajući sve prednosti i nedostatke svake metode.

Radne funkcije kadrovskog radnika

Izriču se kadrovskom službeniku u skladu s uputama i ugovor o radu sljedeće odgovornosti:

Ovo je nepotpuni popis dužnosti kadrovskog radnika, zahtjevi su približni. Možda ih ima više (ili manje), ali sveukupno to su te vještine i sposobnosti koje kadrovski stručnjak mora posjedovati.

Kadrovsko računovodstvo: koji dokumenti su potrebni?

Obično svako poduzeće mora imati sljedeće vrste dokumenata koji se odnose na osoblje:

• administrativni (osobni i proizvodni nalozi);
• potvrđivanje radne aktivnosti;
• informacije i poravnanje;
• interna korespondencija;
• evidencije kontrole i registracije.

Neki kadrovski dokumenti bez greške mora biti u društvu. To uključuje:
PVTR (interni radni propisi);

Svi dokumenti se čuvaju određeni broj godina. Regulirano je:

• članak ili odjeljak Zakona o radu;
• rješenje Državnog odbora za statistiku;
• Savezni zakon i drugi propisi.

Ako nešto (upute, naredbe itd.) nije dostupno, tu činjenicu treba ispraviti. Općenito, jedno od načela rada kadrovskog službenika je pravovremenost. Uvelike olakšava radni dan, a nekim aktima čak daje i pravnu snagu. To je zapravo vrlo važno – ne voditi sadašnji posao. Inače, imaju tendenciju rasta kao snježna gruda.

Organizacija kadrovske evidencije: kako voditi, odakle početi?

Nakon što ste se smjestili na novo mjesto kao kadrovski službenik, prvo morate revidirati obveznu dokumentaciju. Ako se pokaže (a dogodi se) da neki važni papiri s popisa nedostaju, onda ih treba vratiti. Naravno, takav posao neće biti moguće izvesti u jednom danu.

Stoga je potrebno istaknuti najvažnije pozicije i krenuti od njih. Provjerite prisutnost i pismenost u dizajnu (i ako trebate ispraviti ili izraditi novi dokument): osoblje, raspored odmora, ugovori o radu, nalozi, evidencije o radu.

Voditi evidenciju ugovora o radu, naloga za osoblje. Napravite knjigu upisa u radnu knjižicu. Razumjeti osobne kartice (T-2). Radite s lokalnim propisima.
Glavna stvar je ispuniti sve tekuće dokumente na vrijeme. Rad na temelju Zakon o radu i poslovnim pravilima. I nemojte uništavati papire o osoblju. Vrijeme njihovog pohranjivanja odobrava Federalni arhiv (“Popis...” od 06.10.2000.).

Za transparentnost radnih odnosa potrebna je sva knjigovodstvena dokumentacija. Kadrovski sustav uspostavlja norme i principe koji osiguravaju stabilnost zaposlenicima organizacije, a uprave stvaraju povoljne uvjete za upravljanje osobljem.

Automatizacija računovodstva - 1C: prednosti rada s programom

Vodite evidenciju osoblja, posebno u veliko društvo- Ovo je nevjerojatno odgovoran i ogroman posao u svom obimu. Ali ovdje su greške neprihvatljive! Ali danas postoji način da se automatiziraju aktivnosti kadrovskih službenika, što može uvelike olakšati i pojednostaviti rad odjela, poboljšati aktivnosti, značajno smanjujući rizik od pogrešaka.

Uz pomoć programa 1C možete voditi evidenciju u skladu sa zakonskim zahtjevima. Baza podataka osigurava pouzdanu pohranu potrebnih informacija o zaposlenicima. Kako se akumulira, postaje moguće izraditi različita izvješća koja mogu pomoći u analizi rada i razvoju novih smjerova. Na primjer, izvješća mogu izgledati ovako:

• stopa fluktuacije osoblja;
• statistika osoblja;
• kretanje radnika itd.

Program pomaže riješiti gotovo sve probleme i zadatke kadrovskog računovodstva. Voditelj poduzeća, zahvaljujući 1C, ima priliku primati informacije o stanju stvari u ovom odjelu, analizirati i donositi ispravne upravljačke odluke. A također automatizacija omogućuje sinkronizaciju aktivnosti nekoliko usluga tvrtke (računovodstvo, osoblje, računovodstveni odjel), što poboljšava učinkovitost rada, a također stvara sve uvjete za pravovremenu isplatu plaća.

Koja bi psihološka mogla biti potrebna? Ovaj članak će vam reći o svim tajnama testova.

Za provođenje porezne revizije pročitajte članak: sve tajne odabira stručnjaka za poreznu reviziju.

Zaključak

Dakle, sumirajući, možemo primijetiti sljedeće:

• Kadrovsko računovodstvo je bitan dio rada svakog poduzeća.
• Postoji nekoliko načina organiziranja računovodstva. Izbor je na vođi.
• Poslovi kadrovskog radnika utvrđuju se naputkom i ugovorom o radu.
• Postoji popis dokumenata vezanih za kadrovski rad koji moraju biti prisutni u svakoj tvrtki. A trebali biste započeti svoju karijeru u kadrovskom odjelu provjeravanjem ovih konkretnih dokumenata.
• Vođenje evidencije je puno lakše ako je automatizirano.

Kadrovsko računovodstvo je srž normalnog i učinkovit rad bilo koje poduzeće. Stoga se tome mora pristupiti sa svom odgovornošću.

U kontaktu s

U ovom članku nećemo dati uzorke ispunjavanja obrazaca, obrade drugih dokumenata ili tekstova regulatornih dokumenata koje bi organizacija trebala imati. Zadržimo se samo na slijedu rada na organizaciji vođenja kadrovske dokumentacije u poduzeću od nule.

Normativna osnova

Prilikom organizacije upravljanja kadrovskom dokumentacijom od nule, trebat će vam sljedeći regulatorni dokumenti:

GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sustav. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Zakon o radu Ruska Federacija(kako se ne biste zabunili u izmjenama i dopunama, ima smisla nabaviti novi tekst Zakona o radu s promjenama otprilike jednom svakih šest mjeseci - osim ako, naravno, vaša organizacija nema pravni referentni sustav koji se redovito ažurira).

Upute za ispunjavanje radnih knjižica, odobrene Uredbom Ministarstva rada Rusije od 10.10.2003. br. 69.

Pravila vođenja i čuvanja radnih knjižica, priprema obrazaca radna knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobreno Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225 (s izmjenama i dopunama 19. svibnja 2008.).

Uredba Državnog odbora za statistiku Rusije od 05.01.2004. br. 1 "O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja."

Popis tipičnih upravljačkih dokumenata nastalih u djelatnostima organizacija, s naznakom razdoblja skladištenja, odobren od strane Federalnog arhiva 06. 10. 2000. (s izmjenama i dopunama 27. 10. 2003.).

Osim toga, knjiga Ya.E. Varlamova i E.A. Kosheleva "Upravljanje kadrovskim zapisima od nule" (Moskva: Profesionalna izdavačka kuća, 2008).

Bilješka

Mnogi oblici dokumenata u upravljanju kadrovskim evidencijama ujedinjeni su Uredbom Državnog odbora za statistiku Rusije od 01.05.2004. br. 1 "O odobravanju jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegove isplate". Možete ga pronaći u bilo kojem pravnom referentnom sustavu (Konsultant Plus, Jamac, Code) ili na internetu, postoje i gotovi obrasci iz ove uredbe koje samo trebate kopirati na svoj tvrdi disk. Dokumenti za koje ne postoje jedinstveni obrasci moraju se sastaviti u skladu s GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sustav. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Korak 1: razvijamo dokumente koji moraju biti u tvrtki bez greške

Organizacija kadrovskog poslovanja proizvodnje najčešće počinje izradom svih vrsta propisa i uputa, i to s pravom. Regulatorni dokumenti koji moraju biti u tvrtki bez greške uključuju:

interni propisi o radu;

propis o zaštiti osobnih podataka radnika;

propise o zaštiti na radu i zaštiti od požara.

Sve ostalo će morati pričekati: izradu dokumenata koji su fakultativne naravi moguće je preuzeti tek kada se sastave obvezni dokumenti.

Korak 2: prilagodite osoblje

Najvjerojatnije je tvrtka već izradila kadrovsku tablicu, postoji kadar djelatnika koji uspješno obavljaju svoje zadatke, s kojima su sklopljeni ugovori o radu, izdani nalozi za zapošljavanje i upisi u radne knjižice. Ali, kao što pokazuje praksa, ti dokumenti nisu uvijek ispravno sastavljeni.

Od računovodstva zatražite informacije o plaćama zaposlenika i nazivima njihovih pozicija - na temelju tih podataka morate uskladiti kadrovsku tablicu.

Treba napomenuti da se nazivi radnih mjesta u popisu osoblja ne podudaraju uvijek sa stvarnim radnim mjestima zaposlenika. Računovodstvu ti podaci zapravo nisu potrebni za prijenos plaćanja i poreza, ali programi poput 1C zahtijevaju popunjavanje odjeljka s takvim podacima, a ponekad se unese pozicija koja ne odgovara stvarnoj. Stoga je prije usvajanja kadrovskog rasporeda potrebno razjasniti nazive radnih mjesta zaposlenika kod voditelja odjela, uprave tvrtke ili samih zaposlenika.

Također možete pitati računovođe za osobne brojeve zaposlenika. Ako je računovodstvo automatizirano, tada se brojevi osoblja dodjeljuju programom, ako ne, onda ćete ih morati sami dodijeliti, počevši od zaposlenika koji radi najduže i završavajući s onim koji je došao u organizaciju najkasnije. Nakon otpuštanja zaposlenika, bolje je nikome ne prenositi njegov broj osoblja: neka svi brojevi budu jedinstveni i dodijeljeni samo jednoj osobi koja je ikada radila u tvrtki.

Dok računovođe pripremaju sažetak zaposlenika, potrebno je provjeriti stanje osobnih dosjea zaposlenika i njihovih osobnih iskaznica, jesu li se čuvali, te saznati koji dokumenti nedostaju u osobnom dosjeu svakog zaposlenika. Svaki zaposlenik mora napisati dopis o tome koje kopije dokumenata treba dostaviti.

Korak 3: provjerite usklađenost podataka u popisu osoblja i ugovorima o radu

Nakon sastavljanja kadrovske tablice potrebno je podatke u njoj provjeriti s podacima u ugovorima o radu. Ako se podaci razlikuju (obično je netočno navedena plaća ili je jednostavno navedeno "Plaća prema popisu osoblja", što predstavlja kršenje Zakona o radu Ruske Federacije i može povlačiti kazne; datumi potpisivanja ugovora padaju na slobodan dan; potpis predstavnika Poslodavca ne odgovara osobi koja je deklarirana kao zastupnik - na primjer, umjesto glavnog direktora potpisao je njegov zamjenik), tada se ugovori moraju ponovno sklopiti. U ovom slučaju treba polaziti od činjenice da ugovor koji je potpisala neovlaštena osoba, zapravo, nije sporazum; drugim riječima, ne postoji pismeni ugovor o radu. Stoga se mora izdati, naravno, trenutnog (pravog) datuma. U svim ostalim slučajevima sklapaju se dodatni dogovori uz ugovor o radu, koji dopunjuju ugovor o radu novim uvjetima ili pojašnjavaju (mijenjaju) one uvjete koji su pogrešno navedeni.

Ako je ugovor ispravno sklopljen, ali su promjene napravljene kasnije (povećanje plaće, premještanje zaposlenika na drugo radno mjesto), tada se za svaki slučaj moraju sastaviti dodatni ugovori za svakog zaposlenika. Ugovori o radu i dodatni ugovori izrađuju se u dva primjerka, od kojih jedan ostaje poduzeću, a drugi se daje zaposleniku.

4. korak: provjera ispravnosti izvršenja personalnih naloga

Zatim morate provjeriti dostupnost i ispravnost izvršenja naloga za zapošljavanje, premještanje zaposlenika (ako ih ima) itd. (datumi, potpisi, podaci sadržani u njima). Nalozi moraju biti u skladu sa sadržajem ugovora o radu sklopljenog sa zaposlenicima i kadrovskom tablicom. Mora ih potpisati ne samo čelnik tvrtke, već i sam zaposlenik. Ako nema naloga za zapošljavanje ili premještaj zaposlenih radnika ili su izdani s prekršajima, moraju se vratiti, preurediti ili “dodatno potpisati”. Po zakonu niste odgovorni za ono što se dogodilo prije vas, ali zaposlenik ima pravo zahtijevati presliku takve naredbe i mora je dostaviti.

Korak 5: provjeriti ispravnost vođenja radnih knjižica

Sljedeća faza rada je provjera dostupnosti radnih knjižica. U poduzeću se moraju voditi knjige svih prijavljenih radnika. Ako pronađete knjige umirovljenika, onda trebate poslati preporučeno pismo s povratnicom vlasnicima knjiga sa zahtjevom da dođu po radnu knjižicu ili daju adresu na koju se može poslati. Nakon zaprimanja odgovora, radnu knjižicu je potrebno poslati preporučenom pošiljkom s povratnicom. Ako nema odgovora, samo stavite obavijest o primitku dopisa u radnu knjižicu. Radne knjižice neradnih zaposlenika moraju se voditi odvojeno od ostalih do zahtjeva, ali ne kraće od 50 godina.

Ako u radnoj knjižici nema evidencije o zaposlenju ili premještaju, nemojte to žuriti. Najprije pažljivo pročitajte oba dokumenta koja reguliraju popunjavanje radnih knjižica: Upute za popunjavanje radnih knjižica i Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo dostavljanje poslodavcima. I tek kada ste sigurni u svoje znanje, možete početi upisivati ​​u radnu knjižicu. Zapamtite: netočno izvršen upis može dovesti do toga da se zaposleniku možda neće pripisati radni staž u tvrtki u kojoj je netočan upis izvršen.

Korak 6: izrađujemo osobne dosijee ili osobne mape zaposlenika (ako ih niste čuvali pred vama)

Obavezno izdajte osobne iskaznice za zaposlenike na obrascu br. T-2. Danas mnogi programi omogućuju da na računalu ispunite obrazac br. T-2 i ispišete ga na običnom papiru, što neki kadrovi koriste. Međutim, državni arhivi još uvijek prihvaćaju osobne iskaznice samo na debelom, “polukartonskom” papiru. Stoga, ako je vaša organizacija izvor nabave državnog arhiva, kupite obrasce br. T-2 u prodavaonici dopisnica u potrebna količina ili kupite odgovarajući papir za ispis.

Osobne iskaznice popunjava kadrovski službenik - takva je uputa sadržana u uputama za korištenje jedinstvenih obrazaca (Rezolucija Državnog odbora za statistiku Rusije od 05.01.2004. br. 1).

Preslike dokumenata primljenih od zaposlenika (putovnice, potvrde o osiguranju i sl.) moraju se staviti u mape “datoteka”, nakon čega se popisuje svaki slučaj i formiraju vaše osobne mape. Uz njih možete priložiti i preslike naloga i ugovora kako bi svi podaci o zaposleniku bili na jednom mjestu, ali to nije potrebno. Fotografije zaposlenika mogu se lijepiti na osobne kartice.

Često se osobni dosjei stavljaju u obrazac br. T-2, što nije točno: osobne iskaznice treba čuvati odvojeno od svih ostalih dokumenata.

Novi dokumenti i kopije dodaju se u osobnu mapu čim postanu dostupni.

Korak 7: sastavite potrebne računovodstvene knjige ili dnevnike

Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka u njima te knjiga prihoda i rashoda za obračun obrazaca radne knjižice i uložaka u njoj mogu se voditi samo u god. papirnati obrazac. Budući da se radi o knjigovodstvenim časopisima za stroge izvještajne obrasce, svaka stranica knjige je numerirana, a sama je prošivena i zapečaćena pečatom organizacije.

Korak 8: Zakažite godišnji odmor

Dva tjedna prije nove godine, organizacija mora odobriti raspored odmora. Radovi na tome trebali bi započeti u studenom. Ako je tvrtka mala, možete intervjuirati zaposlenike kada bi željeli otići na godišnji odmor, ako je velika, poslati dopis voditeljima odjela tražeći od njih da daju takve informacije za svoj odjel.

Prilikom zakazivanja godišnjih odmora vodite računa da kada zaposlenici malog odjela odu na godišnji odmor, smjer ne bi ostao nezatvoren. Na primjer, ako u poduzeću postoje samo dva voditelja prodaje, onda se njihovi godišnji odmori ne bi trebali vremenski podudarati, čak ni djelomično, štoviše, između tih godišnjih odmora treba postojati razdoblje zajedničkog rada - prijenos predmeta s jednog menadžera na drugog.

Ako sami intervjuirate zaposlenike o vremenu odlaska na godišnji odmor i dođe do sukoba oko toga tko i kada ide, nemojte to pokušavati riješiti sami – informirajte upravu i sastavite raspored u skladu s odlukom uprave . Ako informacije tražite preko voditelja odjela, vjerujte odluci sporna pitanja ih. Obično je potrebno jedan do tri tjedna za prikupljanje informacija za zakazivanje godišnjih odmora.

Nakon registracije, raspored odmora mora se dostaviti na odobrenje voditelju.

Dva tjedna prije početka godišnjeg odmora potrebno je obavijestiti zaposlenika o njegovom nastanku i izdati nalog za odobravanje godišnjeg odmora. Vrijeme početka godišnjeg odmora može se promijeniti u dogovoru zaposlenika s voditeljem. Ako se zaposlenik u trenutku početka godišnjeg odmora razbolio i osigurao bolovanje, potrebno je, na njegov zahtjev, odgoditi godišnji odmor na drugo vrijeme koje mu odgovara. Sve te promjene unose se u odgovarajuće stupce rasporeda godišnjih odmora. I ne zaboravite da zaposlenik ne može ići na godišnji odmor dvije godine zaredom i da se obvezni plaćeni godišnji odmor može zamijeniti novčana naknada samo u slučaju otpuštanja radnika.

Korak 9: formiramo dosjee osoblja

Predmeti se mogu završiti na sljedeće teme:

“Nalozi o osoblju (zapošljavanje, otpuštanje, premještaj, bonusi, napredovanje, dopust bez plaće, slanje na duga službena putovanja i službena putovanja u inozemstvo)” (rok trajanja - 75 godina);

„Zapovijedi o osoblju (redovne i studijski praznici, carina, kazne, kratkoročna poslovna putovanja unutar Rusije)" (rok trajanja - 5 godina);

"Ugovori o radu";

"Osobne stvari";

"Osobne kartice";

"Regulatorni dokumenti društva (pravilnici, upute)";

“Korespondencija o kadrovskim pitanjima s vladinim agencijama i trgovačke organizacije" i tako dalje.

Rasporedi godišnjih odmora, rasporedi dužnosti, rasporedi osoblja praktičnije su odvojeni u zasebne kutije i pohranjeni u tanke mape.

Prikladnije je pohraniti osobne datoteke i osobne kartice abecedni red u skladu s imenima djelatnika, svi ostali dokumenti - u Kronološki red kako dokument stigne.

Nalozi na osobnoj osnovi imaju dva razdoblja čuvanja: 5 i 75 godina, stoga su podijeljeni u najmanje dva slučaja (svi nalozi koji nisu navedeni s rokom zadržavanja od 5 godina imaju rok čuvanja od 75 godina).

Ako je tvrtka dovoljno velika i više od 250 listova se formira u datoteci u roku od jedne godine, onda se ona mora podijeliti u nekoliko datoteka ili u sveske (na primjer: "Ugovori o radu (A-K)", "Ugovori o radu (L-Z)" ; “Nalozi o osoblju (redoviti i studijski dopust)”, “Nalozi o osoblju (dužnosti, kazne, kratkoročna službena putovanja unutar Rusije)”).

Prilikom formiranja predmeta potrebno je koristiti odjeljke 7. i 8. Popisa standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacije, s naznakom razdoblja čuvanja.

Korak 10: izradite nomenklaturu slučajeva

Nomenklatura predmeta može se sastaviti zasebno prema dokumentima osoblja ili uključiti u opću nomenklaturu poslova organizacije.

Općenito, proces formiranja predmeta i sastavljanja nomenklature u kadrovskom uredskom radu ne razlikuje se od formiranja predmeta i sastavljanja nomenklature u općem uredskom radu.

I tek nakon svih faza, moguće je početi razvijati opise poslova, pravilnike o osoblju i druge neobavezne (sa stajališta Zakona o radu Ruske Federacije) lokalne propise.

Yu.V. Eremeeva,
voditelj ureda, član Kluba stručnih tajnika

Nerijetko se događa situacija kada je tvrtka tek otvorena, ima mali broj zaposlenih, ali ne postoji ništa osim ugovora o radu. Često se to događa u tvrtki koja je na tržištu već nekoliko godina, ali unatoč tome ne pridaje dužnu pozornost dokumentiranju radnih odnosa. Međutim, nepostojanje dokumenata propisanih radnim zakonodavstvom može dovesti do izricanja administrativnih kazni. Ovaj će članak biti koristan kadrovskim službenicima ili računovođama početnicima koji su uz svoj posao bili zaduženi i za vođenje kadrovskih evidencija.

Normativna osnova

Za pravilnu organizaciju vođenje kadrovskih evidencija, potrebno je opskrbiti se zakonima i drugim podzakonskim aktima iz područja radnog prava, kao i posebnom literaturom. Specijalizirani softverski proizvod uvelike će olakšati vođenje kadrovske evidencije: sadrži gotovo sve potrebne oblike dokumenata. U svakom slučaju, trebat će vam posebno:

- Zakon o radu;

- Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu praznih radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrena Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 16. travnja 2003. N 225 (u daljnjem tekstu: Pravila za vođenje i skladištenje rada knjige);

- Upute za ispunjavanje radnih knjižica, odobrene Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. listopada 2003. N 69;

— Savezni zakon br. 152-FZ od 27. srpnja 2006. „O osobnim podacima” (u daljnjem tekstu: Zakon o osobnim podacima);

— Savezni zakon br. 98-FZ od 29. srpnja 2004. „O poslovnim tajnama” (u daljnjem tekstu: Zakon o poslovnim tajnama);

- Pravilnik o specifičnostima slanja zaposlenika na službena putovanja, odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. listopada 2008. N 749;

- Uredba Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 05.01.2004. N 1 "O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja" (u daljnjem tekstu - Uredba N 1);

— Popis tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih tijekom aktivnosti vladine agencije, lokalne samouprave i organizacije, s naznakom razdoblja skladištenja, odobrenog Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25.08.2010 N 558;

- Postupak i oblici obračuna zaposlenika koji odlaze na službena putovanja iz organizacije koja šalje i stižu u organizaciju u koju su upućeni, odobreni Naredbom Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 11. rujna 2009. N 739n ;

- Uredba Vlade Ruske Federacije od 22. srpnja 2008. N 554 "O minimalnom iznosu povećanja plaće za noćni rad";

- Uredba Vlade Ruske Federacije od 24. prosinca 2007. N 922 "O osobitostima postupka za izračun prosječne plaće";

- Popise radnih mjesta i poslova koje zamjenjuju i obavljaju zaposlenici s kojima poslodavac može sklopiti pisane ugovore o punoj individualnoj ili kolektivnoj odgovornosti, kao i standardni oblici takvih ugovora, odobreni Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 31. prosinca , 2008. N 85;

- Pravilnik o vojnoj registraciji, odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 27. studenog 2006. N 719, i Smjernice Glavnog stožera Oružanih snaga Ruske Federacije od 04.11.2008. o vođenju vojne evidencije u organizacijama.

Osim regulatornih dokumenata, ne bi škodilo studirati osnivačke dokumente tvrtke. U njima se može odrediti postupak zapošljavanja voditelja organizacije i određivanja njegove plaće. Nerijetko je u povelji propisana procedura zapošljavanja ključnih rukovoditelja.

Određujemo popis potrebnih dokumenata

Nakon što proučite regulatorne dokumente iz područja radnog prava i vođenja kadrovskih evidencija, dobit ćete predodžbu potrebnog minimuma koji se mora izraditi i održavati u svakoj organizaciji. Ovo je:

- interni propisi o radu (članci 189., 190. Zakona o radu Ruske Federacije);

- osoblje (čl. 15., 57. Zakona o radu Ruske Federacije);

- raspored odmora (članak 123. Zakona o radu Ruske Federacije);

- Propisi o zaštiti osobnih podataka (članci 86-88 Zakona o radu Ruske Federacije);

- ugovori o radu (čl. 16, 56-59, 67 Zakona o radu Ruske Federacije);

- radne knjižice (članci 65., 66. Zakona o radu Ruske Federacije);

- opis poslova (ako službene dužnosti zaposlenici nisu navedeni u ugovorima o radu);

- knjigu obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka u njih, knjigu prihoda i rashoda za obračun obrazaca radne knjižice i prilog uz nju (stavci 40.-41. Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica);

- osobne iskaznice zaposlenika (točka 12. Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica);

- platni list (članak 136. Zakona o radu Ruske Federacije);

- naredbe (o zapošljavanju, otpuštanju, odobravanju godišnjih odmora, slanju na službeni put itd.) (članci 62., 68., 84.1., 193. Zakona o radu Ruske Federacije, itd.) i razlozi za njihovo izdavanje (izjave, akti, dopisi, sporazumi itd.);

- propis o naknadama i bonusima (dio 2. članka 135. Zakona o radu Ruske Federacije);

- izjave, bilješke-izračuni i drugi dokumenti koji se odnose na obračun i isplatu plaća, regresa, naknade za neiskorišteni godišnji odmor, "nagodba" po otkazu.

Jasno je da će se u svakom slučaju morati sastaviti zakonski propisani dokumenti. Ali što se tiče ostalih dokumenata, trebate pitati menadžment (koji od neobaveznih dokumenata može biti potreban za tvrtku). Također, unaprijed možete s voditeljem razjasniti koje posebne uvjete želi vidjeti u internom pravilniku o radu, drugim lokalnim propisima i oblicima ugovora o radu.

Bilješka!Prema čl. 16. Federalnog zakona od 26. prosinca 2008. N 294-FZ "O zaštiti prava pravnih osoba i pojedinačnih poduzetnika u provedbi državna kontrola(nadzor) i općinska kontrola” organizacija mora voditi registar inspekcijskih nadzora pravne osobe, pojedinca poduzetnika, koje provode državni, općinski nadzor i nadzor.

Naravno, gornji popis je nepotpun i, pod određenim okolnostima, moraju se izraditi i izvršiti drugi dokumenti. Na primjer, ako je planirano da pojedini radnici ponekad će raditi izvan uobičajenog radnog vremena, potrebno je odobriti popis radnih mjesta radnika s neredovitim radnim vremenom (članak 101. Zakona o radu Ruske Federacije). Osim toga, uzimajući u obzir specifičnosti aktivnosti organizacije, možda će biti potrebno:

- Pravilnik o certificiranju i povezani dokumenti o certifikaciji, ako poslodavac provodi certificiranje zaposlenika (dio 2. članka 81. Zakona o radu Ruske Federacije);

- odredba o poslovnoj tajni, ako je ugovorom o radu s zaposlenicima utvrđena obveza čuvanja poslovne tajne (čl. 10., 11. Zakona o poslovnoj tajni);

- ugovori o punoj odgovornosti (ako je takva odgovornost za zaposlenike utvrđena ugovorom);

- kolektivni ugovor (ako barem jedna od stranaka (zaposlenik ili poslodavac) podnese inicijativu za sklapanje istog).

Sastavljanje pojedinačnih dokumenata

Budući da svi radni odnosi moraju biti dokumentirani, pri izradi lokalnih propisa i drugih kadrovskih dokumenata treba imati na umu da njihove odredbe ne bi smjele pogoršati položaj zaposlenika u odnosu na utvrđeno radno zakonodavstvo. Norme lokalnih propisa koje pogoršavaju položaj zaposlenika ili donesene bez poštivanja odredbe čl. 372 Zakona o radu Ruske Federacije o postupku uzimanja u obzir mišljenja predstavničko tijelo zaposlenici (ako ih ima) nisu primjenjivi. To je naglašeno u čl. 8 Zakona o radu Ruske Federacije.

Dakle, prije svega, morate sastaviti tablicu osoblja. Ovaj dokument se koristi za formaliziranje strukture, osoblja i osoblja organizacije u skladu s njezinim statutom, koji sadrži popis strukturnih jedinica, nazive poslova, specijalnosti, profesije s naznakom kvalifikacija, podatke o broju jedinica osoblja. Sastavlja se prema jedinstvenom obrascu T-3, odobrenom Rezolucijom br.

Bilješka.U vezi sa stupanjem na snagu Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. N 402-FZ "O računovodstvu", 2013. godine, obrasci dokumenata sadržani u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije nisu obvezni za korištenje i poslodavci mogu samostalno razvijati potrebnim oblicima. Ako organizacija odluči uvesti vlastite oblike dokumenata, i dalje preporučamo uzimanje prethodno odobrenih objedinjenih obrazaca kao osnove i unošenje promjena u njih uključivanjem ili uklanjanjem dodatnih redaka ili stupaca. Ne zaboravite popraviti korištenje novih oblika primarne računovodstvene dokumentacije u računovodstvenoj politici.

Uzimajući u obzir želje uprave, potrebno je popuniti sve potrebne stupce u kadrovskoj tablici, provjeriti je li usklađenost s radnim zakonodavstvom i dostaviti gotovu verziju upravi na odobrenje. Obično se lokalni akt odobrava naredbom ili uputom, na koju se upućuje u odgovarajućem atributu. Također, lokalni normativni akt može se odobriti stavljanjem pečata odobrenja na dokument s osobnim potpisom čelnika organizacije ili osobe koju on ovlasti.

Sljedeći važan dokument je interni pravilnik o radu. Prema čl. 189 Zakona o radu Ruske Federacije, ovaj lokalni normativni akt uređuje postupak zapošljavanja i otpuštanja zaposlenika, osnovna prava, dužnosti i odgovornosti stranaka ugovora o radu, način rada, vrijeme odmora, poticaje i poduzete kazne. protiv radnika, kao i druga pitanja uređenja radnih odnosa kod ovog poslodavca. Dokument može sadržavati sljedeće dijelove: radni odnos, osnovna prava i obveze radnika, prava i obveze poslodavca, radno vrijeme i vrijeme odmora, poticaji, odgovornost za povredu radne discipline.

Nakon usuglašavanja s upravom svih nijansi i provjere usklađenosti odredbi internog pravilnika o radu s važećim radnim zakonodavstvom, ovaj lokalni akt također se dostavlja na odobrenje voditelju.

Uredbu o zaštiti, obradi i pohrani osobnih podataka također je potrebno izraditi i primijeniti što je prije moguće. To je zbog činjenice da je poslodavac dužan poduzeti mjere potrebne i dovoljne za zaštitu osobnih podataka zaposlenika, te regulirati mehanizam njihovog zaprimanja, obrade, pohrane i zaštite. To proizlazi iz pogl. 14. Zakona o radu Ruske Federacije i Zakona o osobnim podacima.

U ovoj odredbi potrebno je utvrditi na koje se načine dolazi do osobnih podataka, kojim redoslijedom se formiraju i vode osobni dosjei zaposlenika, kao i utvrditi prava i obveze zaposlenika, način knjiženja, čuvanja, prijenosa i zaštitu njihovih osobnih podataka.

Bilješka!Potrebno je riješiti pitanje tko će voditi radne knjižice. Ako još nema kadrovskog djelatnika, čelnik društva mora odgovarajućim nalogom preuzeti odgovornost za vođenje, čuvanje, računovodstvo i izdavanje radnih knjižica. Naknadno, ravnatelj može prenijeti ove ovlasti na primljenog kadrovika (također izdavanjem naloga). Takvo imenovanje zahtijeva stavak 45. Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica.

Osim toga, poželjno je izraditi standardni obrazac ugovora o radu koji će se sklapati sa zaposlenicima. Podsjetimo da je umjetnost. 57. Zakona o radu Ruske Federacije, koji definira popis informacija i obvezni uvjeti biti uključeni u njega, kao i drugi članci Zakona o radu (na primjer, članci 58., 59., 64.1., 70., 282. itd.).

Osim izrade lokalnih akata, kadrova, rasporeda godišnjih odmora itd., potrebno je pripremiti i druge dokumente koji će biti potrebni u budućnosti za kadrovski rad. To su razne knjigovodstvene knjige, upisni dnevnici, satnici, narudžbenici, ugovori o odgovornosti itd.

Zasebno, razgovarajmo o dokumentima o zaštiti rada, budući da je to važan dio radnog zakonodavstva. U budućnosti, kada organizacija raste kako bi osigurala usklađenost sa zahtjevima zaštite na radu, za praćenje njihove provedbe, može se stvoriti služba zaštite na radu ili uvesti radno mjesto stručnjaka zaštite na radu s odgovarajućom izobrazbom ili iskustvom u ovom području. U međuvremenu, tvrtka je mala, odgovornost za osiguranje sigurnih uvjeta i zaštitu rada dodijeljena je voditelju.

Članak 212. Zakona o radu Ruske Federacije sadrži odredbu da je poslodavac dužan osigurati izradu i odobravanje pravila i uputa o zaštiti na radu za zaposlenike. Ministarstvo rada je 13. svibnja 2004. godine odobrilo Metodološke preporuke za izradu uputa o zaštiti na radu u pomoć poslodavcima, prema kojima se upute za zaštitu na radu za zaposlenika trebaju izraditi prema položaju, zvanju i vrsti poslova koje obavlja.

Normativni akti kojima se uvode novi oblici dokumenata u ovoj oblasti, u novije vrijeme nije prihvaćen, pa navodimo glavne koje bi trebale biti u svakoj organizaciji:

— propis o zaštiti rada u organizaciji;

- nalog za imenovanje odgovorne osobe u organizaciji (u odsutnosti inženjera zaštite na radu);

— upute za zaštitu rada;

— registri za prijavu savjetovanja o zaštiti na radu;

– programi za provođenje raznih vrsta savjetovanja o zaštiti rada;

- program kontrola proizvodnje;

- ostali dokumenti.

Organiziranje i pohranjivanje dokumenata

Članak 17. Federalnog zakona od 22. listopada 2004. N 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji" obvezuje tvrtke da osiguraju sigurnost dokumenata nastalih u njihovim aktivnostima, uključujući dokumente o osoblju. Vjerujemo da je sigurnost dokumenata bez organizacije njihovog skladištenja nemoguća. Za pohranu i korištenje dokumenata generiranih u kadrovskom odjelu, morate ih sistematizirati.

Kako bi se pojednostavili dokumenti nastali u procesu vođenja kadrovskih evidencija, sastavlja se nomenklatura predmeta - sistematizirani popis naziva predmeta koji se vode u organizaciji, s naznakom razdoblja njihovog pohranjivanja u propisanom obliku. Takva je definicija sadržana u GOST R 51141-98 „Uredski rad i arhiviranje. Termini i definicije”, odobren Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 27. veljače 1998. N 28 i Osnovnim pravilima za rad arhiva organizacija, odobrenim Odlukom Kolegija Saveznog arhiva iz veljače 6, 2002. Obrazac nomenklature kako za strukturne odjele tako i za cjelokupnu organizaciju dan je u imenovanim pravilima za rad arhiva organizacija.

Izrada ponude za posao

Prije svega, morate formalizirati radni odnos s voditeljem organizacije. Za to se s njim sklapa ugovor o radu. Sastavlja se u dva primjerka, od kojih jedan ostaje kod voditelja, a drugi - u organizaciji (to je zabilježeno na preslici poslodavca).

Na temelju ugovora o radu izdaje se nalog, budući da sukladno čl. 68 Zakona o radu Ruske Federacije, zapošljavanje se formalizira naredbom (uputom) poslodavca. Obrazac naloga odobren je Rezolucijom br. 1. Međutim, ako je čelnik jedini član organizacije, tada se zapošljavanje formalizira naredbom o preuzimanju dužnosti koju donosi sam ravnatelj na temelju zaključenog ugovor o radu. Ubuduće također izdaje naloge o dodjeli dužnosti ravnatelja zamjeniku (drugom zaposleniku) u slučaju odlaska na službeni put ili godišnji odmor. Ovo su Rostrudova objašnjenja data u dopisu od 19.12.2007. N 5205-6-0.

Radnu knjižicu za voditelja popunjava osoba odgovorna za vođenje radnih knjižica. Istodobno, upis radnog mjesta mora se izvršiti nakon pet dana rada voditelja (točka 3. Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica). Osnova za upis je naredba (uputa) ili druga odluka poslodavca prema kojoj je zaposlenik primljen (npr. zapisnik sa sastanka sudionika).

Ne zaboravite nabaviti osobnu iskaznicu, upisati podatke u knjigovodstvenu knjigu kretanja radnih knjižica i uložaka u njih te (po potrebi) u knjigu prihoda i rashoda za obračun obrazaca radnih knjižica i priloga u njih.

Osim toga, potrebno je odgovarajućem vojnom komesarijatu i (ili) lokalnoj samoupravi poslati podatke o građaninu koji se zapošljava, a koji podliježe vojnoj registraciji (čl. 32. Uredbe o vojnoj registraciji). Dokument koji se šalje vojnom komesarijatu i (ili) jedinicama lokalne samouprave upisuje se na način koji je propisao poslodavac (na primjer, u dnevnik (knjigu) za evidentiranje izlazne dokumentacije).

Sada možete zaposliti druge radnike. Postupak je sličan, samo podsjetimo da zaposlenik mora biti upoznat s lokalnim propisima koji se odnose na njegovu radnu aktivnost (to je naznačeno u članku 68. Zakona o radu Ruske Federacije). Preporučujemo dokumentiranje poznanstva. Za to će vam dobro doći računovodstvene knjige, registracijski dnevnici ili informativni listovi.

Konačno

Sumirajući, napominjemo da nakon pravilne organizacije uredskog rada, papirologija neće oduzeti puno vremena i za kadrovskog radnika će započeti faza svakodnevnog rada: morat ćete voditi satnicu, sastaviti raspored godišnjih odmora, uzeti poticaje i kazne, dogovarati službena putovanja, transfer, kombinirati, otkaz i još mnogo toga. A na stranicama časopisa reći ćemo vam kako to učiniti ispravno.

uredski rad u kadrovski rad

UVOD 1 TEORIJSKI OSNOVE UREDSKOG MENADŽMENTA U HR POSLU 1.1. Sustav dokumentacije u vođenju kadrovskih evidencija 1.2 Obvezne kadrovske isprave formirane u kadrovska služba poduzeća 2 RADIONIČKE VJEŽBE U HR RADU NA PRIMJERU CJSC "POLIGRAF" 2.1 Opće karakteristike uredskog rada u osoblju CJSC "Polygraph" 2.2 Nalozi o osoblju i njihovoj registraciji u CJSC "Polygraph" 2.3 Rezolucija voditelja 2.4 Izvođenje upisa u radne knjižice. Ispunjavanje osobne kartice 3 OPTIMIZACIJA UPRAVLJANJA UREDOM U HR ODSJEKU ZAKLJUČAK POPIS KORIŠTENE LITERATURE DODATAK 1 DODATAK 2 DODATAK 3 DODATAK 4 DODATAK 5 DODATAK 6

UVOD

Značajka suvremenog radnog prava je proširenje ugovornog uređenja radnih odnosa. Mnoga pitanja koja su se prethodno rješavala centralno mogu biti predmet razmatranja kolektivnog ugovora, ugovora, ugovora o radu. Da, čl. 179. Zakona o radu Ruske Federacije definira konkretan popis zaposlenika kojima se daje povlašteno pravo da budu ostavljeni na poslu uz smanjenje broja ili osoblja zaposlenika, a istovremeno ukazuje da se kolektivnim ugovorom može predvidjeti ostale kategorije radnika koji uživaju povlašteno pravo na ostanak na radu s jednakom produktivnošću i kvalifikacijama.

Zadaće kadrovske službe sada su povećane zbog činjenice da je Zakon o radu Ruske Federacije izvorima radnog prava pripisao lokalne propise: naredbe i druge dokumente koji sadrže norme radnog prava. Treba imati na umu da u slučajevima predviđenim Kodeksom, drugim saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije, kolektivnim ugovorom, ugovorima, poslodavac pri donošenju lokalnih propisa mora uzeti u obzir mišljenje predstavničko tijelo zaposlenika. Sve navedeno objašnjava relevantnost ovog rada.

Cilj rada je proučavanje uredskog rada u kadrovskom radu.

Zadaci rada su

• smatrati teorijske osnove organizacija uredskog rada u kadrovskom radu;
• proučiti organizaciju uredskog rada u kadrovskom radu na primjeru CJSC Poligraf;
• razmotriti metode za optimizaciju organizacije uredskog rada u kadrovskom radu CJSC Polygraph.

Predmet rada je organizacija uredskog rada. Predmet rada je CJSC "Polygraph".

1 TEORIJSKI OSNOVE UREDSKOG MENADŽMENTA U HR POSLU

1.1. Sustav dokumentacije u vođenju kadrovskih evidencija

Prilikom prijave za posao građanin stupa u radni odnos s organizacijom ili pojedinačnim poduzetnikom. Sadržaj ovih odnosa su međusobna radna prava i obveze poslodavaca i radnika. Poslodavac je dužan radniku osigurati rad predviđen ugovorom o radu, osigurati uvjete rada i pravovremeno isplatiti plaću, a radnik je dužan osobno obavljati radna funkcija utvrđeno ugovorom o radu, uz primjenu pravila o internom radu.

Radno zakonodavstvo predviđa dokumentiranje odnosa između zaposlenika i poslodavca, kao i između tražitelja posla i poslodavca (pismeno odbijanje zapošljavanja). Ispravan dizajn Nastanak, promjena i prestanak radnog odnosa važan je za svakog zaposlenika, ne samo tijekom radnog vremena, već i nakon otkaza.

Rad s osobljem zahtijeva od poslodavca rješavanje mnogih menadžerskih problema: zapošljavanje, prilagodbu novih zaposlenika, procjenu aktivnosti zaposlenika, poboljšanje njihove kvalifikacije, radnu motivaciju itd. Upravljanje osobljem također dovodi do stvaranja brojnih dokumenata 1 .

S obzirom na navedeno, sva kadrovska dokumentacija može se podijeliti u dvije skupine:

• dokumenti koji se odnose na radne odnose (na primjer, ugovori o radu, nalozi o osoblju, osobne iskaznice zaposlenika, prijave zaposlenika, raspored godišnjih odmora, raspored smjena itd.);
• dokumenti koji se odnose na upravljanje kadrovima (kadrovski planovi i izvješća; propisi o zapošljavanju, prilagodbi zaposlenika, ocjenjivanju osoblja i sl.; upitnici, testovi, profesiogrami, personogrami itd.) 2 .

Upravljanje kadrovskom evidencijom tradicionalno uključuje dokumente vezane uz radne odnose, od kojih je većina nužna za obradu takvih postupaka kao što su zapošljavanje, premještaj na drugo radno mjesto, otkaz, godišnji odmor, službeni put itd.

Prilikom dokumentiranja radnih odnosa stvaraju se brojni organizacijski, administrativni, računovodstveni, informacijsko referentni i drugi dokumenti raznih vrsta i vrsta. Ovi dokumenti se mogu podijeliti u dvije grupe:

• lokalni propisi organizacije koji se odnose na radne odnose;
• dokumenti koji se odnose na računovodstvo i kretanje osoblja.

Lokalni propisi su dokumenti organizacije koji sadrže norme radnog prava (dio 1. članka 8. Zakona o radu Ruske Federacije), na primjer, interni propisi o radu. Trening određene vrste lokalni propisi propisani su Zakonom o radu Ruske Federacije. Takvi su dokumenti obvezni za prijavu (na primjer, raspored godišnjih odmora). Dokumenti koji nisu predviđeni Zakonom o radu Ruske Federacije su savjetodavne prirode i izrađuju se prema nahođenju organizacije (na primjer, propis o strukturnoj jedinici organizacije).

Svi poslodavci, uključujući pojedinačne poduzetnike, trebali bi primjenjivati ​​niz lokalnih propisa predviđenih Zakonom o radu Ruske Federacije. Takvi akti uključuju: kadrovske poslove, interni pravilnik o radu, raspored godišnjih odmora, propis o plaćama, propis o postupku obrade osobnih podataka zaposlenika.

Neki lokalni propisi predviđeni Zakonom o radu Ruske Federacije obvezni su za korištenje samo od onih poslodavaca koji imaju odgovarajuće značajke organizacije rada i rada s osobljem, na primjer, raspored smjena, odredbu o certificiranju, odredbu o normiranju rada, odredbi o smjenskom načinu rada, odredbi o naukovanju, popisu radnih mjesta s neredovitim radnim vremenom itd.

Dokumenti koji se odnose na računovodstvo i kretanje osoblja uključuju: dokumente koje zaposlenik predočava prilikom zapošljavanja i dokumente izrađene za određene kadrovske funkcije.

Dokumenti potrebni za zapošljavanje uključuju:

• osobne isprave;
• dokumenti koji potvrđuju radni staž, radno iskustvo;
• dokumenti koji potvrđuju razinu obrazovanja i kvalifikacije;
• dokumenti koji se odnose na državno mirovinsko osiguranje;
• dokumenti o vojnoj registraciji;
• potrebni dokumenti (po potrebi) uzimajući u obzir specifičnosti budući posao(npr. zdravstvena svjedodžba, vozačka dozvola itd.) 3 .

Dokumenti izrađeni za određene HR funkcije uključuju:

• ugovorni dokumenti: ugovori o radu, ugovori stranaka, dodatni ugovori uz ugovore o radu, ugovori o naukovanju, ugovori o potpunoj individualnoj odgovornosti, ugovori o punoj kolektivnoj (timskoj) odgovornosti;
• upravni dokumenti: naredbe (upute) o osoblju;
• referentni dokumenti: izjave zaposlenika, izvješća i pojašnjenja, protokoli, akti i sl.;
• primarni knjigovodstveni dokumenti: osobne iskaznice zaposlenika, satnice, bilješke, obračuni za odobravanje godišnjih odmora i otkaz 4 .

Istovremeno s dokumentima sastavljaju se knjige, časopisi, kartice u kojima se uzimaju u obzir (registriraju se) dokumenti sastavljeni u organizaciji: knjiga računovodstva kretanja radnih knjižica i umetaka u njima, prihod i rashod knjiga obračuna obrazaca radnih knjižica i uložaka u njima, knjiga upisa ugovora o radu, naloga, osobnih iskaznica zaposlenika, osobnih dosjea i dr.

Dakle, vođenje kadrovske evidencije je skup postupaka za pripremu, izvršenje, obradu, izvršenje, formiranje, čuvanje i korištenje kadrovske dokumentacije.

Trenutno, nakon stupanja na snagu Zakona o radu Ruske Federacije, dogodile su se sljedeće glavne promjene u upravljanju kadrovskim evidencijama:

• neki tradicionalni kadrovski dokumenti prestali su biti obvezni, duge godine obvezno (na primjer, prijava za zapošljavanje);
• pojavili su se novi dokumenti obvezni za poslodavca (na primjer, dokumenti kojima se utvrđuje postupak rada s osobnim podacima zaposlenika);
• povećan je ukupan broj dokumenata koji se obrađuju u kadrovskoj službi (primjerice, dokumenti pri podnošenju zahtjeva za godišnji plaćeni odmor);
• proširen je raspon dokumenata koji se moraju donijeti zaposleniku na potpis;
• niz dokumenata koje je usvojio poslodavac zahtijevaju uzimanje u obzir mišljenja predstavničkog tijela zaposlenika;
• kadrovsku dokumentaciju treba slobodno prezentirati državnim inspektorima rada kada provjeravaju da li poslodavci poštuju zakone o radu 5 .

Priprema kadrovske dokumentacije i dalje zauzima većinu radnog vremena stručnjaka za ljudske resurse i često uzrokuje ozbiljne probleme tijekom inspekcija i konfliktne situacije. Analiza stanja rada s kadrovskom dokumentacijom u brojnim suvremenim organizacijama pokazuje da su najčešće greške u ovom području:

• nedostatak (obaveznih) dokumenata predviđenih važećim zakonodavstvom;
• kršenje postupka izrade i provedbe dokumenata koji sadrže norme radnog prava;
• netočno izvođenje dokumenata, nepoznavanje pravila za davanje pravne snage dokumentima;
• netočna dokumentacija upravljačkih situacija, izražena u nedostatku potrebnih dokumenata ili u nedostatku razumijevanja koja vrsta dokumenta treba potvrditi događaje koji se događaju;
• organizacija pohrane i uništavanja kadrovske dokumentacije uz gruba kršenja pravila za rad arhiva organizacija.

Jedna od glavnih zadaća svakog poslodavca u području rada s kadrovima je pravovremeno i ispravno vođenje kadrovske evidencije.

1.2 Obvezni dokumenti o osoblju generirani u kadrovskoj službi poduzeća

Računovodstvo rada i plaća u organizaciji provodi se na temelju primarnih dokumenata generiranih u kadrovskoj službi. Loše organiziran rad kadrovske službe neminovno utječe na rad kako računovodstva tako i cijele organizacije. Posljedica toga su nepravodobne naknade zaposlenicima, bolovanje, nepravodobna priprema dokumenata za podnošenje državnim tijelima socijalne skrbi. Kao rezultat toga, dolazi do smanjenja financijskog učinka poduzeća u cjelini.

Poštivanje Zakona o radu Ruske Federacije, ispravnost izrade kadrovske dokumentacije kontroliraju i Federalni inspektorat rada (Rostrudinspektsiya) i Federalni Porezni ured. Državni inspektor može doći u ured svake organizacije, bez obzira na oblik vlasništva i tražiti dokumente koji se odnose na kadrovsku evidenciju, te druge obvezne i interne propise i naredbe dostupne u organizaciji (Savezni zakon od 8. kolovoza 2001. br. 134- FZ „O zaštiti prava pravnih osoba i individualnih poduzetnika u tijeku državne kontrole (nadzora)“) 6 .

Dokumentiranje djelatnosti kadrovske službe obuhvaća sve procese koji se odnose na izradu i obradu kadrovske dokumentacije za utvrđena pravila i rješava sljedeće poslove upravljanja osobljem:

• organizacija rada zaposlenika;
• sklapanje ugovora o radu i radni odnos;
• prelazak na drugo radno mjesto;
• odobravanje godišnjih odmora zaposlenicima;
• poticaji za zaposlenike;
• izricanje stegovnih sankcija zaposlenicima;
• certificiranje zaposlenika;
• održavanje osoblja;
• obračunavanje korištenja radnog vremena;
• privlačenje zaposlenika za rad vikendom i neradnim praznicima;
• prijava službenih putovanja;
• otkaz ugovora o radu i otpuštanje s posla 7 .

Popis kadrovske dokumentacije koju organizacije moraju voditi, bez obzira na oblik vlasništva, dat je u Dodatku 1. Također sadrži regulatorne dokumente koji reguliraju obvezu poslodavca čuvanja određenih kadrovskih dokumenata, te uvjete za njihovo čuvanje (u skladu s Popis standardnih upravljačkih dokumenata formiranih u djelatnosti organizacije, s naznačenim rokovima skladištenja, odobren od strane Federalnog arhiva 6. listopada 2000., s izmjenama i dopunama od 27. listopada 2003.).

Organizacija rada zaposlenika provodi se donošenjem (suglasnost čelnika organizacije ili službene osobe koju on ovlasti) lokalnih propisa. Svaki poslodavac mora imati interni pravilnik o radu i odredbu o zaštiti osobnih podataka. Po potrebi se donose i drugi lokalni propisi, kao što su propisi o plaćama, normiranju rada, bonusima i materijalnim poticajima, certificiranju i sl.

Kolektivni ugovor (ugovor) je savjetodavne prirode, jer se sklapa sporazumom stranaka (poglavlje 7 Zakona o radu Ruske Federacije). Vođenje osobnih dosjea zaposlenika savjetodavno je za privatne tvrtke. Obveza poslodavca da vodi osobne dosjee odnosi se na zaposlenike državnih organizacija u skladu sa Federalnim zakonom od 27. srpnja 2004. br. FZ-79 „O državnoj državnoj službi Ruske Federacije“. Radi praktičnosti, i dalje se preporuča formirati osobne datoteke ili osobne mape i utvrditi postupak za njihovo formiranje u lokalnom regulatornom aktu organizacije koji je odobrio voditelj.

U osobni dosje (osobnu mapu) zaposlenika možete uključiti kopije dokumenata koji su potrebni prilikom prijave na posao (putovnica, vojna iskaznica, potvrda o dodjeli PIB-a, potvrda o mirovinskom osiguranju, vjenčani list, rodni list djece - davati olakšice za porez na dohodak; isprave o obrazovanju i sl.), a potom i sve glavne dokumente nastale tijekom radnog vremena zaposlenika koji karakteriziraju njegovu radnu aktivnost (molbe za premještaj na drugo radno mjesto, otkazno pismo, karakteristike, dokumenti o napredovanju). osposobljavanje, preslike naloga za prijamni premještaj, otpuštanje itd.).

Osim toga, poslodavac mora imati sljedeće dokumente o zaštiti na radu:

• upute o zaštiti na radu;
• dnevnik briefinga (upoznavanje s uputama);
• dnevnik zaposlenika koji su prošli obvezni liječnički pregled i drugo 8 .

Ti se dokumenti mogu pohraniti u kadrovskom odjelu poduzeća, ako organizacija nema zasebnu službu zaštite rada, ili u uredu.

U skladu s pod. "a" dio 1. čl. 356. Zakona o radu Ruske Federacije, savezna inspekcija rada provodi državni nadzor i kontrolu nad poštivanjem zakona o radu i drugih regulatornih pravnih akata od strane poslodavaca.

Čelnici organizacija osobno su odgovorni za dokumentarni fond koji se formira u svom djelovanju. Za kršenje zakonodavstva Ruske Federacije i drugih regulatornih pravnih akata, nepravilnog vođenja kadrovske dokumentacije ili njenog nedostatka, zakonodavac predviđa izricanje administrativne kazne: službenicima - od 1.000 do 5.000 rubalja, pravnim osobama - od 30.000 do 50.000 rubalja. ili administrativna obustava obavljanja poslova do 90 dana, te opetovano - povlači izuzeće službenika (članci 3.11., 3.12., 5.27., 5.44. i 14.23. Zakona o upravnim prekršajima).

2 RADIONIČKE VJEŽBE U HR RADU NA PRIMJERU CJSC "POLIGRAF"

2.1 Opće karakteristike uredskog rada u osoblju CJSC "Polygraph"

Radni odnosi između zaposlenika i CJSC "Polygraph" nastaju na temelju sklopljenog ugovora o radu (članak 16. Zakona o radu Ruske Federacije). U budućnosti, nastali radni odnosi, kao i njihova promjena i prestanak, moraju biti pravilno formalizirani (članci 68, 73, 80 i drugi Zakona o radu Ruske Federacije).

Pod registracijom radnih odnosa podrazumijeva se njihova dokumentacija, odnosno izrada relevantnih dokumenata.

Kao rezultat dokumentacije nastaju organizacijski, administrativni, računovodstveni, informacijski i referentni te drugi dokumenti raznih vrsta i vrsta. Istovremeno s dokumentima izdaju se knjige, časopisi, kartice u kojima se uzimaju u obzir (registrirani) dokumenti sastavljeni u organizaciji.

Obvezna registracija dokumenata izravno je posljedica zahtjeva iz točke 4.1.2 Uputa za model uredski rad u savezna tijela izvršna vlast, odobreno Naredba Ministarstva kulture Rusije od 8. studenog 2005. br. 536: "... svi dokumenti koji zahtijevaju registraciju, izvršenje i korištenje u referentne svrhe podliježu registraciji."

Mora se naglasiti da se sama procedura registracije dokumenata ne svodi samo na upisivanje datuma i brojeva registracije u njih. Registracija dokumenata je evidencija vjerodajnica o dokumentu u propisanom obliku, u kojoj se fiksira činjenica njegovog nastanka, slanja ili zaprimanja (točka 4.1.1 Standardne upute o uredskom radu u saveznim izvršnim tijelima).

Rad s kadrovskom dokumentacijom nije ograničen samo na pripremu, upis i izvođenje dokumenata. Najvažnija komponenta ovog rada je formiranje izvršenih dokumenata u predmetima za organiziranje njihove pohrane i korištenje u referentne svrhe.

Dakle, vođenje kadrovske evidencije je skup postupaka za pripremu, izvršenje, obradu, pohranu i pronalaženje dokumenata o upravljanju kadrovima. Za pravodobnu i ispravnu provedbu ovih postupaka čini se najprikladnijim što je moguće više regulirati sastav kadrovskih dokumenata i tehnologiju rada s njima stvaranjem skupa lokalnih propisa o uredskom radu: List obrazaca dokumenata, Album obrazaca dokumenata, Raspored tijeka rada kadrovske službe, Upute za kadrovski uredski rad .

Jedna od glavnih zadaća ovih zakona je odražavati karakteristike proizvodnih aktivnosti organizacije, a za početnike u kadrovskoj službi lokalni propisi o uredskom radu trebali bi postati vodič koji daje odgovore na njihova pitanja o dokumentiranju radnih odnosa.

Osnova regulatornog okvira za vođenje kadrovskih evidencija je Tablica obrazaca isprava. Svrha izrade radnog vremena je utvrditi potreban i dovoljan skup vrsta dokumenata za pravnu registraciju situacija koje nastaju u radu s osobljem. Korištenje Time Sheet omogućuje smanjenje radnog vremena i troškova rada zaposlenika organizacije u rješavanju problema dokumentiranja aktivnosti upravljanja.

Obrazac radnog vremena (Dodatak 2) utvrđuje sama organizacija, razvija ga odjel za osoblje i odobrava ga nalogom voditelja.

Pripremu Tablice obrazaca dokumenata treba pratiti izradom Albuma obrazaca i uzoraka kadrovskih dokumenata uključenih u Tablicu. Prisutnost izvješća i albuma omogućuje vam brzo i ispravno dokumentiranje rada s osobljem u Poligrafu CJSC.

Izvješće i album prije svega trebaju uključivati ​​dokumente predviđene Zakonom o radu Ruske Federacije, odnosno koji su obvezni pri registraciji radnih odnosa.

2.2 Nalozi o osoblju i njihovoj registraciji u CJSC "Polygraph"

Temelj vođenja kadrovske evidencije su nalozi (upute) za osoblje izdane nakon sklapanja ugovora o radu, s njihovim izmjenama i raskidom. Sadržaj kadrovskog naloga mora biti u skladu s uvjetima sklopljenog ugovora o radu. Iz naredbi čelnika organizacije o osoblju, informacije se prenose u računovodstvene dokumente i radne knjige zaposlenika.

Prema klauzuli 3.5.5. Temeljnih pravila za rad arhiva organizacija odobrenih odlukom Kolegija Federalnog arhiva od 6. veljače 2002. (u daljnjem tekstu: Temeljna pravila), nalozi za temeljnu djelatnost i osoblje su provode se zasebno i formiraju se u različite datoteke. Ovaj postupak vrijedi i za male organizacije u kojima se stvara mala administrativna dokumentacija, a za vođenje kadrovske evidencije odgovoran je jedan od zaposlenika (tajnik, računovođa, ekonomist itd.).

Odvojene vrste dokumenti o osoblju CJSC "Polygraph" imaju jedinstvene obrasce, odobrene. Uredba Državnog odbora za statistiku Rusije od 05.01.04. br. 1 (tablica 2.1).

Navedeni obrasci kadrovskih naloga odnose se na primarnu knjigovodstvenu dokumentaciju za obračun rada i njegove isplate, stoga se pri njihovom ispunjavanju treba voditi odobrenim Postupkom za korištenje jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije. Uredba Državnog odbora za statistiku Rusije od 24. ožujka 1999. br. 20.

Tablica 2.1

Vrste kadrovskih dokumenata koji imaju jedinstvene obrasce

U skladu s navedenim Postupkom, po potrebi se u jedinstvene obrasce primarne računovodstvene dokumentacije mogu unijeti i dodatni podaci. U tom slučaju, svi podaci dostupni u obrascima ne bi se trebali mijenjati (uključujući šifru, broj obrasca, naziv dokumenta). Nije dopušteno uklanjanje pojedinačnih podataka iz jedinstvenih obrazaca. Formati obrazaca naznačeni u albumima objedinjenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije se preporučuju i mogu se mijenjati.

Prilikom proizvodnje praznih proizvoda temeljenih na unificiranim obrascima, dopuštene su izmjene u smislu proširenja ili sužavanja stupaca i redaka radi lakšeg postavljanja i obrade informacija.

Izmjene jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije vrše se izdavanjem naloga (uputa) čelnika Poligraf CJSC (vidi Dodatak 3).

U nedostatku jedinstvenog obrasca naloga za osoblje koje je odobrio Državni komitet za statistiku Rusije (na primjer, prilikom izdavanja naloga za promjenu biografskih podataka zaposlenika, primjenu disciplinskih sankcija i u drugim slučajevima), obrasci se koriste na koji se nalozi izrađuju za temeljne djelatnosti (Prilog 4).

Čini se prikladnim uključiti u Album oblike dokumenata maksimalni iznos uzorke naloga za osoblje, kao i sustavno ga dopunjavati novim primjerima nakon dokumentiranja situacija koje nastaju u praksi rada s osobljem.

Za naredbe o osoblju od velike je važnosti ispravno indeksiranje i registracija. Neprihvatljivo je koristiti jedan obrazac za registraciju za sve kadrovske naloge i daljnje formiranje tih dokumenata u jednom slučaju. Zahtjevi za naknadno formiranje predmeta određuju postupak rada s nalozima za osoblje u "tekućem" uredskom radu: nalozi za osoblje grupirani su u predmete u skladu s rokovi njihovo skladištenje (točka 3.5.5. Osnovnih pravila).

Nalozi s različitim rokovima skladištenja moraju biti evidentirani u različitim računovodstvenim oblicima i imati različite registracijske indekse (brojeve). Pravila za indeksiranje narudžbi osoblja razvija sam Polygraph CJSC. U praksi kadrovskih službi najviše se koristi alfanumeričko indeksiranje.

Uz velike količine dokumenata, zapovijedi o osoblju koje se odnose na razna pitanja rad s osobljem, preporučljivo ih je grupirati odvojeno (točka 3.5.5. Osnovnih pravila), primjenjujući različito indeksiranje, na primjer: slovo „k” dodaje se serijskim brojevima naloga za kretanje osoblja (zapošljavanje, premještanje na drugo radno mjesto, otkaz), za naloge o upućivanju zaposlenika - "km", o davanju godišnjih odmora - "o", o poticaju - "p", o disciplinski postupak- "unutra" itd.

Sustav indeksiranja narudžbi koji je usvojio Polygraph CJSC odražava se u upisnim knjigama (časopisima), čije oblike utvrđuje sama organizacija. Prilikom izrade računovodstvenih obrazaca, možete koristiti savjetodavne obrasce sadržane u Dodatku 2 Međusektorskim agregiranim vremenskim standardima za zapošljavanje i računovodstvo osoblja (1991.).

U slučaju vođenja obračunskog obrasca, koji sadrži podatke o kadrovskim nalozima koji se sastavljaju po raznim pitanjima, možemo preporučiti sljedeću knjigu (časopis) za evidentiranje naloga (tablica 2.2).

Tablica 2.2

Obrazac knjige (časopisa) upisa naloga

Računovodstveni obrasci koje je razvio CJSC "Polygraph" s razne opcije njihovo popunjavanje potrebno je dostaviti u odgovarajućim odjeljcima Albuma obrazaca dokumenata.

Nalozi o osoblju izdaju se ako postoje odgovarajući pisani razlozi, koji, osim ugovora o radu i izmjena istih, sadrže podatke i referentne dokumente: izjave zaposlenika, dopise (izvješća i obrazloženja), podneske, protokole, akte i sl.

Dokumenti - osnova za narudžbe moraju biti propisno sastavljena i registrirana. Neki dokumenti (izjave, memorandumi, obrazloženja, podnesci, obavijesti) sastavljaju se u proizvoljnom obliku, drugi (protokoli, akti) imaju jedinstvene ili preporuke.

2.3 Rezolucija voditelja

Prijave zaposlenika i dopisi su interna korespondencija i zahtijevaju razmatranje i odluku voditelja Poligrafa CJSC. Odluka se odražava u rezoluciji, čiji se sadržaj u većini slučajeva svodi na vrlo kratke upute: "Narediti", "Izvršiti", "Odjelu osoblja", koje ne odgovaraju značenju ovog atributa.

Još jedna ozbiljna pogreška pri postavljanju rezolucija na dokumente je semantička nedosljednost odluke koju donosi voditelj sa sadržajem razmatranog dokumenta. Najčešće se takve pogreške nalaze u rezolucijama o izjavama zaposlenika.

Radnik u prijavi traži da se godišnji plaćeni godišnji odmor podijeli na dijelove i da mu se osigura dio godišnjeg odmora u trajanju od 5 dana (od ponedjeljka do petka). Čelnik organizacije, ne slažući se sa zahtjevom zaposlenika, u rezoluciji navodi: "Dajte godišnji odmor od 7 dana" (od ponedjeljka do nedjelje).

Ovo rješenje ne odgovara sadržaju očitovanja, što znači da se ne radi o razmatranju meritornog pitanja. U tom slučaju rješenje mora sadržavati odbijanje davanja dijela dopusta.

Radnik za vlastitu inicijativuželi otkazati ugovor o radu i na to pisanim putem upozorava poslodavca, ali ne dva tjedna unaprijed, već u kraćem roku. Ne želeći udovoljiti zahtjevu zaposlenika, upravitelj donosi rješenje: „Otpuštanje s radom u roku od dva tjedna” ili u rješenju naznačuje datum otkaza nakon dvotjednog upozorenja, tj. koji se ne poklapa s datumom navedenim u prijavi zaposlenika.

Opet, umjesto da odbije zahtjev zaposlenika, njemu se “daje ponuda” koja ne ispunjava njegovu želju.

Kako bi se izbjegle takve pogreške u Albumu obrazaca dokumenata, pri donošenju odluka o najtipičnijim situacijama koje se često ponavljaju treba dati mogućnosti mogućih rješenja.

Značajka protokola i akata je izrada ovih dokumenata bilo u postupku kolegijalne rasprave i odlučivanja (zapisnik), bilo kada više osoba utvrdi (potvrđuje) činjenice i događaje koji su se dogodili u njihovoj prisutnosti (akti). Stoga protokoli dodatno uključuju podatke o prisutnim članovima kolegija (tj. prisutnost kvoruma), a kod sastavljanja većine akata potrebna je nazočnost nezainteresiranih svjedoka.

Sljedeće se može koristiti za obračun internih dokumenata koje je izradio CJSC Polygraph približan oblik upisne dnevnike, koji se vode odvojeno po vrstama i vrstama dokumenata (tablica 2.3).

Tablica 2.3

Upisnica

2.4 Izvođenje upisa u radne knjižice. Ispunjavanje osobne kartice

Ostali važni podaci u Albumu obrazaca isprava trebaju biti primjeri upisa u radne knjižice zaposlenika. Kao što znate, odobrene su važeće Upute za popunjavanje radnih knjižica. Uredba Ministarstva rada Rusije od 10.10.2003. br. 69 sadrži nekoliko uzoraka zapisa (na primjer, o osnivanju druge profesije, o preimenovanju organizacije, o otpuštanju, itd.), ali to očito nije dovoljno , posebno za kadrove početnike.

Uzorci upisa u radne knjižice mogu se staviti u Album nakon primjera upisa naloga za osoblje ili u obliku zbirne tablice (Prilog 5).

Poteškoće u radu s radnim knjižicama u pravilu nastaju zbog praznina ili proturječnih zahtjeva sadržanih u važećim regulatornim pravnim aktima za njihovo vođenje.

Na primjer, u skladu s odobrenom Uredbom Vlade Ruske Federacije od 24. srpnja 2002. br. 555 Pravila za izračun i potvrđivanje radnog staža za utvrđivanje radne mirovine glavni dokument koji potvrđuje razdoblja rada po ugovoru o radu je radna knjižica - izvornik, a ne ovjerena kopija. Međutim, u Odjeljku IV Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica odobrena je izrada obrazaca radnih knjižica i njihovo osiguranje poslodavaca. Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. broj 225 odnosi se na izdavanje radne knjižice zaposleniku samo nakon otpuštanja (prestanak ugovora o radu). Dakle, postoji problem s izdavanjem originalne radne knjižice zaposleniku koji nije dao otkaz.

U ovoj situaciji i drugim sličnim slučajevima, kada zaposlenik jednom ili drugom tijelu mora predočiti original radne knjižice, preporučljivo je u Albumu obrazaca isprava prikazati postupak dokumentiranja postupka izdavanja radne knjižice.

Dokument na temelju kojeg će se izdati radna knjižica, po našem mišljenju, trebala bi biti izjava zaposlenika upućena CJSC-u Poligraf, a ne "potvrda" koja se široko koristi u praksi. Nakon registracije prijave, razmatranja od strane čelnika organizacije i zapisivanja rješenja, zaposlenik mora pisanje(na istoj prijavi) potvrditi činjenicu primitka radne knjižice na privremeno korištenje uz obvezu pravovremenog vraćanja bez oštećenja, ispravaka, mrlja i sl.

Kadrovska služba mora organizirati kontrolu povrata radne knjižice izdane na privremeno korištenje i provjeriti je kada radnik vrati radnu knjižicu. Ako radnik nema opravdan razlog za primanje originalne radne knjižice, može mu se izdati samo ovjerena kopija.

Detaljne upute o postupku popunjavanja treba u Albumu obrazaca isprava popratiti računovodstvenim obrascima kao što su satnica (obrasci T-12 i T-13) i osobna iskaznica zaposlenika (T-2).

Čuvanje radnog lista je obavezno, budući da je Polygraph CJSC dužan voditi evidenciju o stvarnom radu svakog zaposlenika (članak 91. Zakona o radu Ruske Federacije). Prilikom popunjavanja radnog lista koriste se sljedeće metode:

- kontinuirano dnevno evidentiranje odrađenih sati ili navođenje razloga odsutnosti radnika (godišnji odmor, invalidnost i sl.);

- prijava samo izostanaka, izostanaka, zakašnjenja itd.

Radni sati mogu uključivati: dnevne sate, noćni rad, prekovremeni rad, poslovna putovanja te rad vikendom i praznicima. Različite vrste radnog vremena uzimaju se u obzir i posebno se plaćaju.

Oznake odsutnosti s posla iz opravdanih razloga moraju biti potvrđene potvrdnim dokumentima. Sati odrađeni na nepuno radno vrijeme evidentiraju se u radnom listu u skladu s uvjetima iz ugovora o radu.

Dnevnik sastavlja u jednom primjerku mjerilac vremena ili ovlaštena osoba, a potpisuje voditelj strukturna jedinica i djelatnik kadrovske službe i premješten u računovodstvo. U velikim organizacijama, evidenciju radnog vremena vode strukturni odjeli.

Osobna iskaznica radnika popunjava se za sve zaposlenike s kojima je sklopljen ugovor o radu, uključujući i radnike na nepuno radno vrijeme. Osobne iskaznice u jednom primjerku popunjava djelatnik kadrovske službe na temelju osobnih dokumenata građanina koji se prijavljuje na posao. Kartice se ispunjavaju ručno ili elektroničkom verzijom uz naknadni ispis. Prilikom ručnog popunjavanja kartice, mrlje i brisanja nisu dopušteni.

Ako dođe do grešaka ili je potrebno izvršiti promjene (npr. kod promjene prezimena, promjene kućne adrese ili podataka iz putovnice), netočan ili zastarjeli unos se precrtava na kartici, a ispravan unos se stavlja iznad ili pored nje. . Učinjene ispravke moraju biti potvrđene potpisom kadrovskog službenika.

Važnu ulogu u ispunjavanju osobnih kartica zaposlenika imaju sveruski klasifikatori tehničkih i ekonomskih informacija (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), čija upotreba omogućuje ispravno popunjavanje odgovarajućih redaka kartice (Tablica 2.4).

Ako je potrebno kodirati podatke u osobnoj kartici zaposlenika koji nisu uključeni u sve-ruske klasifikatore, razvijaju se lokalni klasifikatori organizacije. Kartice popunjene prilikom prijave za posao upisuju se u knjigu osobnih iskaznica, čiji se obrazac izrađuje prema diskreciji CJSC Poligraph.

Tablica 2.4

Pogreške u izdavanju osobnih iskaznica Poligraf CJSC

Logičan završetak razvoja regulatorna podrška u području upravljanja kadrovskom evidencijom je izrada i odobrenje Rasporeda toka dokumenata kadrovske službe CJSC "Polygraph". Raspored u tabličnom obliku odražava postupke dokumentiranja radnih odnosa za sljedeće stavke:

- izrada dokumentacije (osnova za izradu, učestalost, osoba odgovorna za pripremu, broj primjeraka i sl.);

– registracija dokumenata (usklađivanje, potpisivanje, odobrenje);

– obrada dokumenata (prijava, prijenos na izvršenje, upoznavanje djelatnika);

- operativno i arhivsko čuvanje izvršenih dokumenata (mjesto i uvjeti čuvanja, učestalost predaje u arhiv).

Postupak primjene razmatranih lokalnih propisa za rad s kadrovskom dokumentacijom, kao i odgovornost za njezino kršenje, trebaju biti sadržani u Uputama za vođenje kadrovske evidencije, odobrenim nalogom čelnika CJSC Poligraph.

3 OPTIMIZACIJA UPRAVLJANJA UREDOM U HR ODSJEKU

Automatizirani sustav u poduzeću danas nije danak modi, već hitna potreba. Jedan od trgovačke tvrtke uspio realizirati projekt automatizacije, i to doslovno od nule. Do trenutka provedbe, osoblje organizacije bilo je više od pet stotina ljudi. Istodobno, u kadrovskoj službi nije postojao niti jedan softverski proizvod.

Bilo je teško uspostaviti komunikaciju između odjela tvrtke. Želja za otklanjanjem ovog problema, kao i rješavanje hitnog zadatka stvaranja zajedničke baze podataka o zaposlenicima, postali su glavni razlozi automatizacije poslovnih procesa. Projekt su pokrenula dva odjela: financijski odjel i kadrovska služba. Upravo su oni formulirali glavne parametre automatizacije, odgovarajući na tri temeljna pitanja:

1. Što biste željeli dobiti kao rezultat projekta?
2. Koja vrsta financijski rashodi hoće li tvrtka snositi u vezi s tim?
3. Koliko će vremena trebati za pripremu i implementaciju automatizacije?

Za rad na projektu stvorena je inicijativna grupa koja je uključivala stručnjake iz tri odjela:

• usluge informacijske tehnologije– njegovi zadaci uključivali su analizu programa predstavljenih na tržištu, procjenu mogućnosti njihove interakcije s IT proizvodima koje je tvrtka planirala implementirati u budućnosti, kao i rješavanje pitanja vezanih za daljnje održavanje programa;
• financijski odjel - definiranje niza zadataka automatizacije vezanih uz obračun plaća;
• HR odjeli – formuliranje ciljeva projekta u smislu upravljanja zaposlenicima.

Prije svega, inicijativna skupina analizirala je tržište informacijskih usluga. Pokazalo se da sa stajališta zadataka s kojima se tvrtka suočava, gotovo sve softverske proizvode treba poboljšati. Izbor najprikladnijeg od njih zahtijevao je prilično dugu raspravu, koja se odvijala u nekoliko okruglih stolova". Na tim se događajima saznalo za i protiv raznih rješenja. Kao rezultat toga, izbor je napravljen u korist programa "1C: Plaća i osoblje 7.7". U to vrijeme još nije uključivao blok "1C: Ljudski potencijali i plaće", pa su se morala napraviti neka poboljšanja koja su proveli vanjski stručnjaci.

Projekt je izrađen i odobren detaljan plan radnje, s naznakom rokova i odgovornih za provedbu svake stavke. Cjelokupni projekt (izrada, testiranje, implementacija i obuka osoblja) dobio je 4 mjeseca (tablica 3.1.). Prije svega, djelatnici svakog odjela kadrovske službe odlučili su koji su im podaci potrebni u elektroničkom obliku. Za kadrovskog inspektora - kadrovske dokumente, za HR menadžera - baza kandidata (ranije se prikupljala na papiru), za stručnjaka za obuku - popisi onih koji su bili na edukacijama (svo osoblje tvrtke je obučeno). Dakle, za kadrovsku službu bilo je potrebno konfigurirati nekoliko blokova:

1. "Odabir osoblja". Stvoren je poseban imenik za pohranjivanje maksimuma potpune informacije o svim kandidatima pozvanim na razgovor, kao i potencijalnim zaposlenicima tvrtke koji bi je mogli zanimati ako se otvori neka radna mjesta.

2. "Trening". U svrhu bilježenja informacija o prolasku edukacija unaprijeđen je već postojeći priručnik "Zaposlenici". Sadržavao je popis svih koji rade (i radili su) za tvrtku. Pokazalo se zgodnim jer je sadržavao podatke o svakom zaposleniku - datum rođenja, adresu, podatke o putovnici, naziv radnog mjesta i odjel, raspored, plaću itd. Stoga je ovaj imenik odabran za reviziju. Postao je moguć unos podataka o datumu i nazivu obuke, njezinim rezultatima, kao io tome kakva je obuka potrebna za daljnji razvoj zaposlenika, kako novog tako i već zaposlenog.

3. "Kadrovski uredski rad". Ovaj blok je također bio u dovršetku kako bi se proširile njegove mogućnosti, posebice unošenje rasporeda godišnjih odmora, praćenje poštivanja istog i sastavljanje ugovora o radu.

4. "Izvješćivanje i statistika". Upravo nam sastavljanje izvješća i prikupljanje statističkih podataka omogućuje analizu obavljenog posla i izradu planova za budućnost. U tu svrhu izrađena su sljedeća elektronička izvješća:

• "Percentik" - prikuplja podatke u postocima: stopu fluktuacije osoblja, omjer broja kandidata koji su prošli intervju i broja zaposlenika;
• "Zanimljiva statistika" - svaki mjesec HR odjel upoznaje sve zaposlenike tvrtke s podacima ovog izvješća. Sadrži podatke o broju muškaraca i žena u organizaciji, statistiku o obrazovanju, bračnom statusu i prosječnom stažu u tvrtki.

Tablica 3.1

Plan izvođenja projekta

br. p / str	Faza projekta	Razdoblje izvršenja	Odgovoran
	Pronalaženje potreba za dovršenjem programa za financijsku službu	01.09–10.09	financijski direktor
	Utvrđivanje potreba za doradom programa za kadrovsku službu	01.09–10.09
	Postavljanje programskih blokova za financijsku uslugu	11.09–10.10	Developer tvrtka
	Postavljanje programskih blokova za kadrovsku službu	11.10–10.11
	Pružanje tvrtki probnu verziju, testiranje	11.11–16.11
	Završetak komentara	17.11.-30.11
	Instalacija programa tvrtke, postavljanje prava pristupa zaposlenicima	01.12	Programer tvrtke, financijski direktor, voditelj kadrovske službe
	Osposobljavanje osoblja za korištenje programa	02.12–07.12	Developer tvrtka
	Unos svih potrebnih podataka u program	08.12–31.12	Voditelj ljudskih potencijala

Nakon instaliranja programa i testiranja postavki, na red je došla najteža faza – implementacija. Za početak su svi zaposlenici educirani za korištenje novog programa. To se odvijalo u centru za obuku razvojne tvrtke u dvije faze: prije svega - za kadrovsku službu, zatim - za financijski odjel (u ovom trenutku kadrovski službenici su već unosili informacije u program). Nastava se održavala tijekom tjedna svakog jutra od 9 do 11 sati. Proces svladavanja programa među zaposlenicima odvijao se različitim tempom, no svi su bili uvjereni da im automatizacija omogućuje učinkovitiji rad.

Nakon treninga sve informacije su unesene u sustav (slika 3.1).

Riža. 3.1 Unošenje podataka o osoblju

Nakon uvođenja automatizacije, rezultati su sumirani. Analiza dobivenih rezultata pokazala je sljedeće:

1. Značajno smanjeni troškovi rada za najjednostavnije kadrovske postupke (tablica 3.2).

2. Interakcija između kadrovske službe i financijskog odjela je pojednostavljena.

3. Postalo je praktičnije pohranjivati ​​i koristiti podatke o zaposlenicima.

Tablica 3.2

Promjene u procesu zapošljavanja

Točka čišćenja	Što je bilo prije		Nakon automatizacije
Unos podataka o zaposlenicima u program	Nisu imali		Trajanje procesa - 10 minuta
Sastavljanje ugovora o radu	Registracija u Excel unutar	15 minuta
Izrada naloga za prihvaćanje			10 minuta	Prijava u program - 5 minuta
Ispunjavanje osobne iskaznice T-2			20 minuta	Pritiskom na tipku u programu - 1 minuta

Kadrovska služba treba biti svjesna sljedećih poteškoća u automatizaciji kadrovskih procesa:

• dobar i kvalitetan projekt zahtijeva velike Novac(osobito ako je potrebno značajno promijeniti ili dopuniti konfiguraciju programa);
• HR profesionalci uključeni u projekt automatizacije morat će komunicirati s programerima softvera. U međuvremenu, ne mogu svi kadrovi govoriti "istim jezikom" s programerima (kao i obrnuto), stoga će to morati naučiti;
• proces unosa svih potrebnih podataka zahtijevat će maksimalnu koncentraciju pozornosti osoblja kadrovske službe.

ZAKLJUČAK

Trenutno se značajno povećao obujam rada kadrovske službe poduzeća općenito, a posebno ZAO Poligraf. To je zbog potrebe za sklapanjem ugovora o radu u pisanoj formi, pripremanjem naloga u svim fazama radnog odnosa, od zapošljavanja do otpuštanja.

U praksi ne postoji uvriježeno mišljenje kako najbolje dogovoriti kombinaciju zanimanja (pozicija), promjene ugovora o radu u obliku trajnog i privremenog premještaja na drugo radno mjesto. Također je potrebno razlikovati odredbe koje su sastavni dio ugovora o radu i ugovore koji imaju samostalan značaj.

Danas je pravno područje u kojem djeluje kadrovska služba vrlo opsežno. On uključuje ne samo Zakon o radu Ruske Federacije, već i druge savezne zakone, posebno Savezni zakon od 29. prosinca 2006. N 255-FZ „O pružanju naknada za privremeni invaliditet, trudnoću i porođaj građana koji podliježu obveznom socijalno osiguranje", Savezni zakon od 20.4.2007. N 54-FZ "O izmjenama i dopunama Saveznog zakona "O minimalnoj plaći" i drugim zakonodavnim aktima Ruske Federacije", u skladu s kojim minimalna veličina plaće od 1. rujna 2007. postavljene su na 2300 rubalja. na mjesec.

Važnu ulogu u reguliranju radnih odnosa imaju uredbe Vlade Ruske Federacije, posebno Uredba od 24. prosinca 2007. N 922 "O osobitostima postupka izračuna prosječne plaće" i drugi regulatorni pravni akti koji sadrži radno pravo.

Poznavanje opsežnog regulatornog materijala, sudska praksa i sposobnost njihove primjene potrebno stanje uspješan rad svih kadrovskih službi.

POPIS KORIŠTENE LITERATURE

1. Zakon o radu Ruske Federacije.
2. Uredba Državnog odbora za statistiku Rusije od 05.01.2004. br. 1 „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja”.
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Uredski rad: zahtjevi za tijek dokumenata tvrtke (na temelju Gosta Ruske Federacije) .- M .: Bizn.-škola. Intelova sinteza, 2004.
5. Andreeva V.I. O teška pitanja dokumentiranje radnih odnosa//Priručnik kadrovskog službenika, 2006, br.10.
6. Barikhin A.B. Uredski rad: udžbenik. M., 2006
7. Belushchenko S. Auto poredak u okvirima//Priručnik za upravljanje kadrovima, 2007, br.4.
8. Boriskin V.V. Službeni posao. M., 2007
9. Bykova T.A. Uredski posao. M., 2008
10. Vyalova V.M. Vođenje kadrovskih evidencija u organizacijama s posebnim odjeljenjem//Priručnik kadrovskog službenika, 2008., br. 8.
11. Galakhov V.V. Uredski rad u kadrovskoj službi. M., 2006
12. Doronina L.A. Osnove uredskog rada. M., 2007
13. Časopis "Dokumentacija", 2007., br. 4
14. Iritikova V.S. Papirologija // Tajničko poslovanje. - 2007. - Broj 1 - str. 20-27 (prikaz, stručni).
15. Kirsanova M.V. Poslovni tečaj. M., 2006
16. Koryakina Yu.S. Uredski posao. M., 2007
17. Kudryaev V.A. "Organizacija rada s dokumentima" V.A. Kudrjajev i dr. M.: INFRA-M, 2006
18. Kuznjecov D.L. Upravljanje osobljem. M., 2007
19. Kuznetsova T. Uredski rad. M., 2008
20. Kurnoskina L.V. Moderan uredski rad. M., 2007
21. Lenkevič L.A. Uredski rad: vodič za učenje. M., 2007
22. Makarova N.A. Uredski rad u poduzeću. M., 2008
23. Loše vrijeme A.V. Organizacijsko poslovanje. M., 2007
24. Novikova E.A. Uredski rad u kadrovskoj službi. M., 2006
25. Pustozerova V.M., Solovyov A.A. Zapošljavanje i otpuštanje zaposlenika. – M.: Prethodno, 2006.
26. Pšenko A.V. Osnove uredskog rada. M., 2006
27. Smirnova E.P. Uredski rad: udžbenik. M., 2006
28. Sokolov A.V. Upravljanje dokumentacijom. M., 2006.
29. Stenyukov M.V. Upravljanje dokumentima i uredski rad. M., 2007
30. Stenyukov M.V. Dokumentacija. Papirologija: Praktično. Dodatak za dokumentarnu potporu poduzeća. M.: Prethodno, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Klasifikacija dokumenata: rješenja i problemi. // Knjiga: istraživanja i materijali. sub. 70. M., 2005. S. 24-40.

DODATAK 1

Popis kadrovskih dokumenata potrebnih za organizaciju

br. p / str	Dokument	Koji dokument regulira	Bilješka	Rok trajanja
	Interni radni propisi (PVTR)	Članak 189. Zakona o radu Ruske Federacije	Prilikom zapošljavanja (prije potpisivanja ugovora o radu) poslodavac je dužan uz potpis upoznati radnika s PWTR. Vrijedi do zamjene novima.	Konstantno
	Uredba o zaštiti osobnih podataka zaposlenika	Članak 86. Zakona o radu Ruske Federacije	Prilikom zapošljavanja (prije potpisivanja ugovora o radu) poslodavac je dužan upoznati radnika s Pravilnikom o zaštiti osobnih podataka radnika od potpisa. Vrijedi do zamjene novim.	Konstantno
	Tablica osoblja (f. T-3) (osoblje)		Sastavlja se svaki put kada se na njemu izvrše određene promjene.	Konstantno
	Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i priloga u njih		Pohranjen u kadrovskom odjelu i stalno održavan.
	Knjiga prihoda i rashoda za knjiženje obrazaca radnih knjižica i priloga uz njih	Upute o postupku popunjavanja radnih knjižica i priloga u njih (odobrene Uredbom Ministarstva rada Rusije od 10. listopada 2003. br. 69)	Pohranjuje se u računovodstvu zajedno s obrascima radnih knjižica i ulošcima u njih; obrasci se šalju kadrovskoj službi na zahtjev kadrovskog radnika.	50 godina (ali se nakon likvidacije društva predaje gradskom arhivu zajedno s ostalim dokumentima čiji je rok trajanja 75 godina)
	Pravilnik o nagradama, bonusima i materijalnim poticajima	Odjeljak 6. Zakona o radu Ruske Federacije, Poglavlje 21. Zakona o radu Ruske Federacije	U prisutnosti složeni sustavi nadnice i sustavi rada i bonusa. Vrijedi do zamjene novim.	Konstantno
	Pravilnik o sustavu izobrazbe	Članci 196., 197. Zakona o radu Ruske Federacije	Ako u organizaciji postoji sustav obuke.	Konstantno
	Pravilnik o certificiranju radnika	Članak 81. Zakona o radu Ruske Federacije	Prilikom provođenja ovjere po nahođenju poslodavca.	Konstantno
	Raspored odmora		Odobren od strane poslodavca najkasnije dva tjedna prije početka kalendarske godine.	1 godina
	Ugovor o radu	Članci 16, 56, 57, 67 Zakona o radu Ruske Federacije	Zaključuje se pismeno sa svakim zaposlenikom.	star 75 godina
	Opis posla za svako radno mjesto sukladno kadrovskom rasporedu, upute za rad po strukama		Prihvaća se prema nahođenju poslodavca.	Konstantno
	Nalozi za posao	Članak 68. Zakona o radu Ruske Federacije	Izdaje se na temelju ugovora o radu. Objavljuju se radniku uz potpis u roku od tri dana od dana stvarnog početka rada.	star 75 godina
	Nalozi za premještaj na drugo radno mjesto	Članak 72.1 Zakona o radu Ruske Federacije	Izdaje se na temelju ugovora o premještaju na drugo radno mjesto ( dodatni dogovor na ugovor o radu).	star 75 godina
	Nalozi o otkazu	Članak 84.1 Zakona o radu Ruske Federacije		star 75 godina
	Narudžbe za osnovnu djelatnost		Objavljeno po potrebi. Nalozi za osnovne djelatnosti koje priprema kadrovska služba evidentiraju se i pohranjuju u uredu. Kadrovska služba vodi predmet “Preslike naloga za osnovne djelatnosti”.	1 godina (kopije naredbi koje čuva kadrovska služba)
	Ostavite narudžbe		Izdaje se na temelju rasporeda godišnjih odmora ili zahtjeva zaposlenika	5 godina
	Prijave zaposlenika za neplaćeni dopust	Članak 128. Zakona o radu Ruske Federacije	Neplaćeni dopust odobrava se na zahtjev (na zahtjev) radnika u skladu s čl. 1. čl. 128. Zakona o radu Ruske Federacije ili na zahtjev zakona na temelju zahtjeva zaposlenika (dio 2. članka 128. Zakona o radu Ruske Federacije).	5 godina
	Osobna iskaznica zaposlenika (obrazac T-2)		Provodi se za svakog zaposlenika.	star 75 godina
	Povijest zapošljavanja	Članak 66. Zakona o radu Ruske Federacije, Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225 „O radnim knjižicama“, Upute o postupku popunjavanja radnih knjižica i priloga u njih (odobrene od strane Uredba Ministarstva rada Rusije od 10. listopada 2003. br. 69)	Poslodavac vodi radne knjižice za svakog radnika koji je kod njega radio duže od pet dana.	Prilikom otkaza zaposlenik dobiva radnu knjižicu u ruke. Nezatražene radne knjižice čuvaju se u organizaciji 50 godina, a nakon likvidacije poduzeća arhiviraju se
	Ugovori o punoj odgovornosti		Zaključuju se sa zaposlenicima koji neposredno opslužuju materijalna dobra.	5 godina
	Knjiga obračuna (registracijski dnevnik) naloga za osnovnu djelatnost	Upute za uredski rad u kadrovskoj službi VNIIDAD-a "Primjerne upute za uredski rad u kadrovskoj službi organizacije" (preporučeno)	Mora biti numerisana i vezana, zapečaćena i potpisana od strane poslodavca	5 godina
	Knjiga obračuna (registracijski dnevnik) naloga za zapošljavanje			Isti	star 75 godina
	Knjiga obračuna (registracijski dnevnik) otkaznih naloga			Isti	star 75 godina
	Knjiga obračuna (registracijski dnevnik) naloga za odobravanje godišnjih odmora			Isti	50 godina
	Dnevnik upisa putnih potvrda			Isti	5 godina
	Vremenski list	Dio 3 članka 91. Zakona o radu Ruske Federacije	Poslodavac je dužan voditi evidenciju o stvarno odrađenom vremenu svakog radnika	star 75 godina
	raspored smjena	Članak 103. Zakona o radu Ruske Federacije	Obavještava se zaposlenicima najkasnije mjesec dana prije stupanja na snagu.	1 godina
	Registar inspekcijskih nadzora inspekcijskih tijela	Savezni zakon od 8. kolovoza 2001. br. 134-FZ „O zaštiti prava pravnih osoba i pojedinačnih poduzetnika tijekom državne kontrole (nadzora)”	Provode sve pravne osobe i poduzetnici bez osnivanja pravne osobe	Konstantno
	Zapisnici sjednica, rješenja atestacijskih kvalifikacijskih povjerenstava	Pravilnik o certificiranju radnika poduzeća	Izdaje certifikacijski odbor	15 godina
	Iskaznice i oprema za radnike opasnih profesija	Dio 3 članka 91. Zakona o radu Ruske Federacije	Sastavlja se mjesečno.	star 75 godina
	Popisi radnika u proizvodnji sa štetnim radnim uvjetima	Uredba Vijeća ministara SSSR-a od 26. siječnja 1991. br. 10 "O odobravanju popisa industrija, poslova, zanimanja, položaja, pokazatelja koji daju pravo na povlašteno mirovinsko osiguranje"	Ako proizvodnja sa štetnim radnim uvjetima; je u tijeku.	star 75 godina
	Popise zaposlenika koji odlaze u povlaštenu mirovinu					50 godina
	Dopis o imenovanju - državne mirovine i naknade; povlaštena mirovina	Isti.		5 godina 10 godina
	Upute o zaštiti na radu po struci	Članak 10. Zakona o radu Ruske Federacije		Konstantno
	Dnevnik briefinga (upoznavanje s uputama)	Članak 10. Zakona o radu Ruske Federacije		10 godina
	Dnevnik obveznih liječničkih pregleda zaposlenika	Članak 69. Zakona o radu Ruske Federacije, Naredba Ministarstva zdravstva i medicinske industrije Ruske Federacije od 14. ožujka 1996. br. 90 „O postupku provođenja prethodnih i periodičnih liječničkih pregleda radnika i medicinskim propisima za prijem struci” (izmijenjeno 6. veljače 2001.)		5 godina
	Djela nesreća	Uredba Ministarstva rada Ruske Federacije od 24. listopada 2002. br. 73 "O odobravanju obrazaca dokumenata potrebnih za istraživanje i računovodstvo industrijskih nesreća, te odredbe o značajkama istrage industrijskih nesreća u određenim industrije i organizacije"		45 godina
	Istražni akti o trovanju i profesionalnim bolestima				45 godina

DODATAK 2

Primjer lista obrazaca dokumenata

DODATAK 3

Primjer naloga za izmjenu obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije

DODATAK 4

Primjer naloga za osoblje na obrascu naloga za glavnu djelatnost

DODATAK 5

Primjer zahtjeva za izdavanje radne knjižice

DODATAK 6

Primjer zaokretne tablice

1 Basakov M.I. Uredski posao. M., 2007

2 Orlovsky Yu.P. Uredski rad u organizaciji. M., 2007

3 Rogozhin M.Yu. Uredski rad u kadrovskoj službi. M., 2007

4 Stenyukov M.V. Dokumentacija. Papirologija: Praktično. Dodatak za dokumentarnu potporu poduzeća. M.: Prethodno, 2006

5 Trukhanovich L.V. Uredski posao. M., 2008

6 Malkova E.N. Obvezni kadrovski dokumenti generirani u kadrovskoj službi poduzeća//Kadrovske odluke, 2008., br. 7.

7 Malkova E.N. Obvezni kadrovski dokumenti generirani u kadrovskoj službi poduzeća//Kadrovske odluke, 2008., br. 7.

8 Malkova E.N. Obvezni kadrovski dokumenti generirani u kadrovskoj službi poduzeća//Kadrovske odluke, 2008., br. 7.