Raportoni në tabelë për punën e kryer. Të gjitha detyrat u kryen, dmth. Raporte në ndërmarrje të ndryshme

Është shumë e rëndësishme të bëni një raport mbi punën e bërë në mënyrë që të shprehni shkurtimisht, por në mënyrë të përmbledhur rezultatet e aktiviteteve tuaja. Jan aty rregulla të veçanta raportimi, çfarë duhet të dini kur filloni të shkruani një dokumentacion të tillë?

Raporti i Progresit - Kërkesat e Shkrimit

Pse duhet të shkruani fare një raport progresi? Raportimi ndihmon:

mbikëqyrë performancën e punonjësve detyrat zyrtare;
identifikoni fushat problematike në punën e një punonjësi të caktuar dhe të departamentit në tërësi;
zbuloni nëse janë bërë përpjekje të mjaftueshme për të zgjidhur problemin;
mbështetje disiplinës së punës në një kolektiv;
justifikoni koston e pagesës së punonjësve.

Cilat janë kërkesat kryesore për një raport? Ju duhet të flisni për rezultatet e punës suaj në një mënyrë biznesi, shkurtimisht, por në të njëjtën kohë duke treguar të gjithë sasinë e punës së bërë.

Një raport inteligjent jo vetëm që do të japë një ide se sa mirë keni punuar, por gjithashtu do t'ju prezantojë në një dritë të favorshme - një punonjës që mund të shprehë mendimet e tij në një mënyrë të arritshme, duke theksuar gjënë kryesore dhe duke mos u hutuar nga të panevojshmet. detajet.

Raport për punën e bërë - cilat janë llojet

Nga pikëpamja e periodicitetit, raporti mund të jetë javor, mujor, tremujor, vjetor.

Ndonjëherë një punonjës raporton për një ngjarje specifike (për shembull, se si u organizua prezantimi i një libri të ri, i cili zgjati disa ditë për t'u përgatitur dhe kryer, ose një trajnim tre-ditor për shitje).

Titulli i raportit duhet të tregojë të dhënat e kohës, për shembull, "Raporti mbi seminarin në punë në zyrë të personelit 7-9 tetor 2015”.

Një raport udhëtimi pune kërkohet për të gjithë punonjësit, pavarësisht nga kohëzgjatja e tij.

Një raport mbi punën e bërë mund të shkruhet në formë teksti dhe në formë statistikore. Një raport tekstual është një tregim koherent, i plotësuar nga grafikë, diagrame dhe tabela të ndryshme.

Dhe nëse preferoni një formë statistikore, atëherë përqendrohuni në materialet ilustruese, të cilave u shkruani shpjegime në formën e tekstit.

Struktura e raportit

Nuk ka asnjë standard të vetëm për të shkruar një raport mbi punën e bërë, si dhe autobiografinë e një punonjësi. Çdo organizatë mund të ketë kërkesat e veta për strukturën e dokumenteve të tilla.

Për shembull, prezantimi i mëposhtëm duket logjik: seksioni i parë është "Hyrje", në të përshkruani shkurtimisht detyrat që ju janë caktuar, metodat që janë përdorur për t'i zgjidhur ato dhe rezultatin e marrë.

Në "Pjesën kryesore" përshkruani më në detaje sekuencën e punës suaj:

përgatitja për zbatimin e projektit;
fazat e zbatimit të tij (tregoni të gjitha burimet e përdorura: hulumtim marketingu, punë analitike, eksperimente, udhëtime pune, përfshirje të punonjësve të tjerë);
problemet dhe vështirësitë, nëse ka;
sugjerime për zgjidhjen e problemeve;
rezultat i arritur.

Një raport në formën e një tabele do të duket më vizual, i strukturuar dhe konciz.

Nëse shpesh ju duhet të përpiloni raporte të vazhdueshme të progresit, do të jetë e përshtatshme të përgatitni një shabllon në të cilin duhet të futni rregullisht të dhënat e nevojshme.

Dhe për të mos harruar asgjë të rëndësishme për ditën e kaluar të punës, hiqni disa minuta nga programi juaj duke shkruar gjithçka që keni bërë. Përndryshe, ju do të humbisni diçka.

Kur përgatitni një raport vjetor, analizoni dinamikën e rezultateve të arritura, duke u krahasuar me vitin e kaluar dhe duke dhënë një parashikim për vitin e ardhshëm.

Si shtesë në pjesën kryesore të raportit, bashkëngjitni materiale që vërtetojnë faktet e deklaruara - kopje letra falenderimi dhe shënime në librin e të ftuarve, botime në shtyp për ngjarjet e zhvilluara, çeqe dhe fatura.

Është më mirë të ndani pjesën financiare në një seksion të veçantë, i cili duhet të plotësohet siç kërkohet nga departamenti i kontabilitetit të organizatës suaj.

Raporti i progresit përfundon seksionin Përfundim. Në të, ju formuloni përfundimet dhe sugjerimet që kanë dalë nga puna e bërë, nëse i konsideroni të dobishme për përmirësimin e performancës së organizatës suaj.

Një raport mbi punën e bërë shtypet duke përdorur fletë A4. Faqet duhet të jenë të numëruara, lëshoni një faqe titulli.

Kur dokumenti juaj është mjaft i gjatë, bëni një tabelë të veçantë të përmbajtjes - kjo do ta bëjë më të lehtë lundrimin në raport.

Mund të ketë gjithashtu një raport si ky:

EMRI I PLOTË.________
Pozicioni_________
nënndarje_______

Arritjet kryesore për periudhën e kaluar:

në veprimtarinë profesionale;
në aspektin e zhvillimit personal.

Çfarë dështoi dhe pse.
Nevoja për trajnime shtesë.
Sugjerime për të përmirësuar organizimin e punës suaj.
Fushat e dëshiruara të përgjegjësisë dhe zhvillimit të karrierës.
Nënshkrimi_______
Data__________

Aftësia për të shkruar një raport të arsyeshëm për punën e bërë do t'ju ndihmojë të siguroni prova konkrete se jeni duke punuar me ndërgjegje, duke përballuar detyrat tuaja. Dhe, përveç kësaj, ky është një argument me peshë për autoritetet, nëse vendosni të ngrini çështjen e

Informata personale:

Këshilloi më shumë se 70 kompani në fushën e menaxhimit të rregullt: nga 10 deri në 9,000 njerëz (përfshirë: pronat, dyqanet zinxhir, fabrikat, kompanitë e shërbimeve, ndërtuesit, nëpunësit civilë, agjencitë e internetit, dyqanet online). Student i Alexander Friedman.

Një nga bashkautorët e librit "Teknologjitë sociale të Shkollës së Menaxherëve të Talinit. Përvoja e përdorimit të suksesshëm në biznes, menaxhim dhe jetën private": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

CEO

Saktësia është një mirësjellje e mbretërve, por një detyrë për nënshtetasit e tyre

Luigji XVIII

kujt: pronarët, menaxherët e lartë

Si një simulim i aktivitetit të dhunshëm mund të ngatërrohet nga një menaxher për rezultatin e punës

“Çfarë po bënin vartësit e mi sot? Çfarë detyrash përfunduan? Sa kohë zgjati dhe çfarë rezultatesh janë arritur?”- mendime të tilla emocionuese shpesh ndjekin udhëheqësin. Nga do të vinin?

Me jashtëçdo gjë është e mrekullueshme. Sapo shefi hyn në zyrë, të gjithë janë të zënë menjëherë: muhabeti ndërpritet në mes të fjalisë, dikush fillon të shkruajë me ethe në kompjuter, të tjerët transferojnë letrat nga një vend në tjetrin dhe të tjerët menjëherë thërrasin të gjithë kontraktorët në një rresht. Pse një tablo kaq e lumtur krijon "mendime emocionuese"?

Fakti është se një udhëheqës me përvojë e kupton në mënyrë të përsosur ndryshimi midis "fakteve" dhe "opinioneve rreth fakteve". Por për të kuptuar se çfarë po bënin vartësit e besuar atij, është e nevojshme të organizohet një pyetje e detajuar me gojë, "çfarë", "si", "kur", "çfarë rezultatesh" dhe "kush" bëri. Duhet shumë kohë si për menaxherin ashtu edhe për punonjësin. Prandaj, udhëheqësi e zgjidh këtë problem sipas parimit të mbetur. Dhe kush do të pyesë ndërsa ai është me pushime ose në pushim mjekësor?

Një mjet që ju lejon të ndani "faktet" nga "opinionet rreth fakteve", për të matur efektivitetin dhe performancën e vartësve, do të diskutohet në këtë artikull. Takohen. Raportet ditore të punës në formë të formalizuar për çdo punonjës.

Dokumentet e punës: Përshkrimi i teknologjisë dhe përfitimet

Teknologjia e raporteve të punës është e thjeshtë, "si dy herë dy". Çdo punonjës në fund të ditës së tij të punës duhet të paraqesë një raport me listën e plotë detyrat e përfunduara dhe kohën e kaluar për secilën prej tyre, së bashku me një lidhje me rezultatin e punës.

Ju kujtoj se raportet e punës janë pjesë e një teknologjie më të madhe - "Organizimi i punës së punonjësve, duke marrë parasysh kohën e punës për detyrat duke përdorur planet dhe raportet dhe analizën e tyre nga menaxheri". Teknologji e përgjithshme përbëhet nga elementët e mëposhtëm:

Planifikimi ditor për punonjësit: kërkesat e organizimit dhe formatit. Lexoni më shumë në artikullin "".
Analiza, vlerësimi dhe rregullimi i planeve të punonjësve, diskutimi i planeve me menaxherin. Shihni artikullin "".
Raportimi ditor për punonjësit: kërkesat e organizimit dhe formatit. Kjo është ajo për të cilën po flas në këtë artikull.
Analiza, vlerësimi dhe konkluzionet nga raportet e punonjësve. Më shumë detaje në "".

Parimet kryesore të raporteve të punës

Punonjësit duhet të raportojnë për punën e tyre në baza ditore, pavarësisht nga kualifikimet, pozicioni dhe çdo faktor tjetër.
Raportet duhet të dërgohen në mënyrë rigoroze në fund të ditës aktuale (të cilës raporti korrespondon)
Raporti duhet të dorëzohet në mënyrë elektronike dhe të ruhet në mënyrë që menaxheri të ketë mundësinë ta analizojë atë në detaje.
Çdo menaxher epror duhet të jetë në gjendje të shikojë raportet e të gjithë vartësve të tij.
Raporti duhet të jetë aq i detajuar sa të jetë e nevojshme për të krijuar transparencë në punën e kryer pa diskutim shtesë me punonjësin.
Menaxheri rezervon të drejtën të analizojë raportin, të bëjë pyetje në lidhje me metodat e kryerjes së detyrave dhe të vlerësojë cilësinë dhe efektivitetin e punës së kryer.

Përfitimet e raportimit ditor për drejtuesit

Transparencë 100% e veprimeve të çdo punonjësi në fund të ditës së punës, javës, muajit etj. Tani nuk ka nevojë për sondazhe gojore: "çfarë bëre?".
Mundësia e kontrollit të shtyrë të aktivitetit të punonjësve. Nuk është gjithmonë e mundur të kontrolloni të gjitha menjëherë. Tani mund të hapni raportet e punës dhe të zbuloni se çfarë ka bërë menaxheri Ivan Petrov gjatë 2 javëve të fundit gjatë çdo dite pune.
Një rritje e prekshme e produktivitetit të punonjësve, sepse tani mund të kërkoni çdo “dhjetë minutë” të një dite pune 8-orëshe.
Kursime të konsiderueshme kohore si për menaxherin ashtu edhe për vartësin për shkak të mungesës së shumë orëve të votimit, "kush bëri çfarë".
Mundësia e shpejtë për të hequr qafe punonjësit e dobët, të paaftë dhe jo punëtorë mes të sapopunësuarve dhe të pensionuarve provë. Tani rezultatet e tyre janë "në pamje të plotë" në fund të çdo dite.
As “të vjetrit” e kompanisë nuk do të mund të pushojnë dhe të pushojnë në dafinat e tyre. Raportet e tyre të punës do të tregojnë gjithçka për ta.
Stresi i reduktuar i menaxherit për shkak të "dështimit të auditimit" si tani mund të vlerësoni rezultatet e secilit punonjës në një kohë të përshtatshme.

Përfitimet e raporteve ditore për vartësit

Një proces i vazhdueshëm i marrjes së njohurive dhe përvojës nga mbikëqyrësi juaj. Si rezultat: një zhvillim i mprehtë i aftësive profesionale dhe personale. Në fakt, lideri bëhet mësues-mentor me të cilin ju baza të rregullta Mendoni së bashku: për të reja dhe më shumë mënyra efektive zgjidhja e problemeve; si të zhvilloni më tej "pikat tuaja të rritjes" dhe të forconi " pika të dobëta”; për gabimet e bëra dhe parandalimin e të rejave.
Zakoni për të punuar "profesionalisht", i cili në çdo kohë vlerësohet shumë në tregun e punës: aftësitë e planifikimit, menaxhimi i kohës dhe shkalla e përgjegjësisë për veprimet e dikujt pompohen.
Mundësia e vetëvlerësimit të efektivitetit të tij. Një punonjës mund të shikojë gjithmonë raportin e tij të punës, ta analizojë atë dhe të përshkruajë hapat për zhvillimin e tij të mëtejshëm.
Më shpejt karrierës ata që janë punëtorë dhe bëjnë punë cilësore. Demonstrimi i qartë dhe transparent i rezultatit tek menaxheri. Tani me të nuk ka nevojë të pini rregullisht birrë dhe të bëni një banjë me avull për të folur për arritjet e tij - gjithçka është qartë e dukshme. Sistemi i raportimit në organizatë zvogëlon ndjeshëm ndikimin e mjeshtrave të lojërave të fshehta dhe "të preferuarave".

Kërkesat për përbërjen e raportit të punës

Emri i detyrës së përfunduar. Nga ajo duhet të jetë e qartë se çfarë pune është bërë. Për shembull: "Paguani një faturë për blerjen e pajisjeve të zyrës për kontabilitet."
Rezultati i arritur. (shembull: "Fatura ishte paguar pjesërisht sepse shitësi nuk kishte dy skanerë në magazinë"). Nëse rezultati NUK arrihet, atëherë pranë informacionit për ndodhjen dhe reagimin ndaj problemit / detyrës që ka lindur, duhet të ketë informacion se si dhe kur planifikohet të zgjidhet ky problem dhe si ta shmangni atë në të ardhmen. Është gjithashtu e nevojshme të tregoni se cilat rregullore/standarde kërkojnë shtesa/ndryshime/krijim dhe menjëherë të vendosni një plan për detyrat e duhura. Detyrat e reja duhet të kenë një referencë ndaj asaj aktuale si burim bazë.

Parimi bazë: çdo detyrë duhet të ketë një rezultat. Kur është e mundur, rezultati duhet të jetë në një formë të formalizuar (për shembull: nëse një punonjës kryen një intervistë, atëherë si rezultat i punës: një listë e kandidatëve të përzgjedhur dhe informacion të shkurtër rreth tyre + një listë e atyre me të cilët foli).
Nëse detyra përfshin punën me dokumente, skedarë ose informacione të tjera, duhet të vendosni një lidhje të drejtpërdrejtë me këto dokumente ose me dosjen ose vendin ku ato janë ruajtur.
E rëndësishme për liderët! Në të gjitha detyrat që lidhen me menaxhimin (për shembull: studimi i planeve dhe raporteve të punonjësve të tjerë, kontrolli, etj.), Sigurohuni që të tregoni rezultate të shkurtra: arritjet, mangësitë, tendencat, etj. Shembull “Detyrë: Të analizohen raportet e punonjësit Ivan Petrov për 2 javë. Konkluzione: “Nuk ka propozime për disa detyra për përmirësimin e rregulloreve. Petrov u njoh me konkluzionet dhe mori përsipër detyrimin t'i kushtonte vëmendje dhe të formulonte propozimet e tij në mënyrë më të detajuar.
Kur studioni ndonjë material, merrni pjesë në konferenca, takime me partnerë, etj. duhet të hartohet Përmbledhje e shkurtër+ Lidhja me të në raport.

Koha e nevojshme për të përfunduar detyrën. Pranë çdo arritjeje në kllapa, duhet të tregoni kohën e kaluar në detyrë.

Nëse interpretuesi ka një ndjenjë se koha totale e kaluar në detyrë mund të ngrejë një pyetje nga menaxheri, është e nevojshme që menjëherë të shpjegohet "pse u shpenzua kaq shumë kohë". (Shembull: Detyra: Lëshimi dhe dërgimi i një faturë klientit. Koha: 1 orë. Shpjegim: 1 orë kohë është shpenzuar për faturimin për shkak të nevojës për të rinegociuar formulimin me Klientin me iniciativën e tij 3 herë)

Shembull i një raporti pune

Shembulli tregon një listë detyrash nga një raport i bërë në Bitrix24 (sistemi ju lejon të punoni në qendër brenda kompanisë dhe të merrni parasysh kohën e detyrave). Me organizimin e duhur të planifikimit dhe llogaritjes së kohës së punës për detyrat, të gjitha raportet do të gjenerohen automatikisht.

Shembull i rezultatit të detyrës

Plotësim i raportit të punës

Në fund të çdo raporti pune, duhet të vendosni frazën e mëposhtme (DD - data; MM - muaj; YY - viti; HH:MM - formati orë + minuta).

Totali për DD.MM.YY:
1) Punoi në zyrë: HH:MM
2) Punuar nga shtëpia: HH:MM
3) Totali i përpunuar: HH:MM
4) Pushimi mjekësor: HH:MM
5) Orari me shpenzimet e veta: HH:MM

Rregullat për shtimin në raport (në shembullin e kompanisë sime)

Brenda një dite pune (ditë) “Totali i punuar” dhe “Pushimi mjekësor” mund të kalojnë 8 orë vetëm nëse pushimi mjekësor është i barabartë me zero).
Brenda një dite pune (ditë), "Totali i punuar" dhe "Orë me shpenzime vetanake" në total duhet të japin 8 orë, jo më shumë.
Për shembull, ai mori pushim në 01:19, e shkurtoi drekën në 00:25 në vend të 01:00, Koha e punes në fund të ditës ishte - 07:19. Në "Orari me shpenzimet tuaja" shkruani "00:41" plus një koment: mori pushim në 01:19, drekë 00:25 në vend të 01:00 (d.m.th. regjistroni të gjitha devijimet nga standardet e kohës së punës).
Koha e kaluar në një udhëtim pune, ose një udhëtim për çështje biznesi, konsiderohet gjithashtu në linjën "Të punuara në zyrë".
Vija ku ora është zero është vendosur në 0:00
Për shpejtësinë e shtimit të një fraze, duhet ta kopjoni-ngjisni atë nga raportet e mëparshme, duke ndryshuar kohën.

Sekuenca e zbatimit të raporteve të punës

Zbatimi i raporteve ditore në punën e përditshme të një departamenti/kompanie mund të jetë jashtëzakonisht i vështirë, dhe ndonjëherë i pamundur, pa një projekt paralel për të futur menaxhimin e rregullt. Lexoni detajet rreth menaxhimit të rregullt në artikullin "". Këtu do të përshkruaj shkurtimisht 2 faza kryesore:

Faza e parë(kohëzgjatja: 2-3 javë): punonjësve u kërkohet të regjistrojnë në raporte pesë detyrat më të mëdha të kryera, duke treguar kohën për secilën prej tyre. Zbatimi: GoogleDocs ose redaktuesit e tekstit, ndoshta një sistem detyrash menjëherë.
Faza e dytë(Kohëzgjatja: 3 javë dhe më tej): Punonjësve u kërkohet të regjistrojnë të gjitha detyrat në raporte, duke treguar kohën e kaluar. Zbatimi: Bitrix24 ose një sistem tjetër për vendosjen e detyrave.

Kur një raport pune mund të jetë i tepërt

Për profesionet ku kryhen të njëjtin lloj veprimesh të përsëritura, ka kuptim në vend të një raporti të futet një normë për numrin e detyrave të kryera. Fillimisht, llogaritet koha mesatare e dëshiruar për të përfunduar një detyrë. Më tej, norma llogaritet me një veprim të thjeshtë:<количестов рабочих часов>ndaje me<норма времени на выполнение одной задачи>.

Për shembull, një operator call center mund të ketë një normë: 90 thirrje në ditë, 4 shitje, etj. Në këtë rast, menaxheri shikon devijimin nga norma, dhe jo raportin e punës. Situata do të jetë e ngjashme me punëtorin që prodhon të njëjtin lloj pjesësh.

Më bëhet rregullisht pyetja e mëposhtme: "Sa shpesh rekomandohet të kontrolloni raportet e punës së një punonjësi?" Përgjigja është banale: "Aq sa është e nevojshme për të siguruar që performanca e një punonjësi të caktuar të jetë e pranueshme për kompaninë dhe menaxherin".

Në faza fillestare(1-1,5 muaj) zbatimi, është e rëndësishme të kontrolloni raportet e punës çdo ditë për të gjithë. Më pas, mjafton që disa punonjës t'i kontrollojnë ato një herë në 1-2 javë, për dikë çdo ditë.

Nëse një person punon me raporte për 1 vit tashmë, dhe ju jeni të detyruar të kontrolloni raportin e tij çdo ditë, nuk po përmirësoheni si drejtues: nuk jepni ndikimin e duhur tek një vartës ose mbani një punonjës joefektiv.

Nuk ka lider që nuk kërkon nga vartësit një raport për atë që është bërë të paktën një herë në vit. Dhe problemi është se me punësimin rutinë, duket mjaft e mjaftueshme për të hartuar një dokument të tillë. detyrë sfiduese. Dhe për disa arsye ne jemi të turpëruar të kërkojmë shembuj të raporteve për punën e bërë nga autoritetet. Po nëse ai vendos që ne nuk i përgjigjemi pozicionit që mbajmë?

Kush ka nevojë për të

Kjo pyetje bëhet nga interpretuesi që ka marrë detyrën për të raportuar. Më shpesh, punonjësit e firmave ndjehen pothuajse të ofenduar nga kërkesa të tilla. Por çdo gjë ka një kuptim.

Së pari, një raport për punën e bërë duhet nga vetë kontraktori. Një qëndrim jo formal, por i interesuar ndaj këtij procesi do t'ju lejojë të gjeni pengesa dhe dobësi në kualifikimet tuaja. Pra, përcaktohen drejtimet në të cilat është e mundur (dhe e nevojshme) të zhvillohet. Në fund të fundit, ne të gjithë mësojmë nga gabimet tona.

Së dyti, lideri ka nevojë për të. Raporti mbi punën e bërë ju lejon të vlerësoni në mënyrë objektive cilësinë dhe shpejtësinë e zgjidhjes së detyrave. Falë këtij dokumenti, shumë pyetje do të zhduken - nga më primitive "çfarë bëni gjatë gjithë kohës" deri tek kompleksi "pse duhet ta ndryshoj kompjuterin tuaj për një më modern". Sepse raporti do të tregojë se kërkon shumë kohë për të ruajtur ndryshimet në dokument. Dhe kjo nuk varet nga interpretuesi - i vjetëruar Pajisjet e zyrës nuk mund të vrapojë më shpejt. Në fakt, kjo është arsyeja pse krijohet ndjenja se punonjësi pi çaj gjatë gjithë kohës - ai vetëm pret që të përfundojë operacioni.

Dhe pyetja: "Pse më duhet të shkruaj një raport për punën e bërë për muajin?" vetvetiu është i pasaktë. Sepse grumbullimi dhe plotësimi i bazave të të dhënave ka kuptim për strategët dhe jo për ta, thjesht për ta është më e lehtë të zgjidhin një problem sesa të flasin për metodat e zgjidhjes së tij.

Çfarë të shkruani

Shembuj të raporteve të progresit tregojnë se ju duhet të shkruani me shumë detaje. Çfarëdo që duket të jetë një gjë e vogël ose një gjest i vogël mund të jetë një element kyç në kryerjen e funksioneve specifike. Por kuptimi i kësaj do të vijë vetëm pas studimit të disa raporteve të shkruara.

Nëse puna është e një natyre rutinë, për shembull, rakordimi i dokumenteve dhe identifikimi i mospërputhjeve, atëherë ka kuptim të zhvillohet një formë tabelare. Në këtë rast, përsëri, në fillim tabela duhet të jetë shumë e detajuar dhe të përmbajë shumë kolona; me kalimin e kohës, nevoja për disa kolona do të zhduket dhe forma e raportit do të marrë një pamje normale (të lexuar - të arsyeshme).

Në disa raste, kur përpilohet një raport për punën e bërë (për shembull, mësuesit), nuk mund t'i qasemi zyrtarisht çështjes së introspeksionit. Në të vërtetë, përveç ngarkesës edukative-metodologjike të planifikuar dhe studimit të materialit të nevojshëm, shkolla është e angazhuar edhe në veprimtari edukative. Kjo kërkon një qasje të veçantë në përgatitjen e dokumentit: është e nevojshme të kuptohen arsyet e ngecjes së një numri studentësh, të gjenden mënyra për të interesuar fëmijët për lëndën e tyre. Dhe në të njëjtën kohë, nuk duhet të harrojmë për nxënësit e suksesshëm (dhe madje të talentuar) të shkollës.

Qëllimet e raporteve

Për një përpilim të saktë dhe kosto minimale kohore, është e nevojshme që në fillim të vendoset për çfarë qëllimi dhe pse shkruhet një raport për punën e bërë për vitin. Le të emërojmë më të njohurit:

Arsyetimi i përfitimeve reale të një pozicioni të caktuar në organizatë;

Konfirmimi i kualifikimeve të një punonjësi;

Demonstrimi punë efektive lidershipi;

Marrja e fondeve për periudhën e ardhshme raportuese;

Marrja e pëlqimit për zhvillimin e një drejtimi (ideje);

Arsyetimi për shpenzimin e burimeve dhe financave të alokuara, etj.

Formulimi i njohur - deklarimi i saktë i problemit jep 50% të zgjidhjes - funksionon edhe në këtë rast. Sa më mirë ta kuptojmë pse nevojitet një raport, aq më lehtë është për ne ta shkruajmë atë. Deri në faktin se dokumenti "për shfaqje" nuk kërkon fare një qasje krijuese nga ne. Dhe kostoja e kohës.

Struktura e dokumentit

Nëse ndërmarrja nuk ka një të zhvilluar, atëherë duhet ta zhvilloni vetë. Duke ditur qëllimin e dokumentit, është e nevojshme të mendoni për strukturën e tij. Shembuj të raporteve të progresit sugjerojnë se nevojitet një skicë e qartë dhe e thjeshtë.

Që në fillim duhet shpjeguar qëllimi dhe logjika e paraqitjes së informacionit. Shpjegoni rendin e prezantimit dhe bëni një tabelë të përmbajtjes. Për tabelën është e nevojshme të jepen shpjegime të shkurtra pse u zgjodh një formë e tillë.

Brenda seksioneve dhe nënseksioneve, duhet t'i përmbahen gjithashtu unitetit të prezantimit. Kështu që dokumenti do të jetë më i kuptueshëm, si rezultat, është më i lehtë për t'u perceptuar. Në një raport për një periudhë të gjatë kohore, ilustrimet dhe grafikët janë mjaft të përshtatshme, të cilat do të lehtësojnë perceptimin. Por këtu ju duhet t'i përmbaheni rregullit të "mesatarit të artë": teksti i fortë, si dhe materialet ekskluzivisht vizuale, lodhen shumë shpejt.

Stilistika

Për një punonjës të zakonshëm, ndoshta gjëja më e vështirë për t'u shkruar është terminologjia dhe formulimi. Një raport bombastik do të duket i panatyrshëm dhe do të shkaktojë një reagim negativ nga drejtuesit. Formulimi shumë i thjeshtë (për shembull, 25 dokumente u kopjuan) gjithashtu do ta zmbrapsin lexuesin.

Megjithatë, shabllonet duhet të shmangen. Përjashtimi i vetëm është dokumenti që askush nuk do ta lexojë kurrë. Ne ndonjëherë përballemi me detyra të tilla, por në këtë artikull ne jemi të interesuar për raporte reale (jo pro forma të krijuara).

Në çdo rast, nuk duhet të flisni vetëm për arritje. Për t'i theksuar ato, është e nevojshme të flitet për vështirësitë që duhej të haseshin gjatë punës. Ndër të tjera, analiza e kompleksitetit ka të bëjë me optimizimin e punës për drejtuesit. Shembuj të raporteve të progresit tregojnë se nuk duhet të përdorni fraza të paqarta si "gjendje e pakënaqshme", "vështirësi të hasura", etj. Është më mirë ta quani gjithçka me emrin e duhur: "fotokopje e prishur", "mungesë aksesi në internet", “mungesa ose marrja e parakohshme e informacionit nga departamenti përkatës. E gjithë kjo na lejon të vlerësojmë në mënyrë adekuate dhe objektive situatën aktuale në kompani.

Vlerësimi i rezultateve

Çdo rezultat i marrë duhet të konfirmohet me numra. Një konkretizim i tillë siguron një kuptim të dinamikës së zhvillimit.

Përveç kësaj, është e nevojshme të vendosen kriteret për vlerësimin e rezultateve. Do të jetë ai i mëparshmi (nëse është një raport tremujor, për shembull) ose, anasjelltas, përqindja e arritjes së qëllimeve të vendosura, i takon autorit të dokumentit të vendosë.

Në përgjithësi, treguesit indirekt mund të tregojnë shumë për procesin e zgjidhjes së detyrave. Këtu ka gjithashtu një mori informacionesh për analiza të mëtejshme. Nga përcaktimi i kostove të punës deri te të kuptuarit e korrektësisë së përcaktimit të qëllimeve.

Nga problemi në zgjidhje

Shumica e raporteve përgatiten në parimin e përshkrimit të ecurisë së punës. Një dokument që tregon qartë marrëdhënien problem-zgjidhje është më i favorshëm. Lexuesi kupton menjëherë se cilat metoda dhe teknika (nëse është e nevojshme) interpretuesi ka përdorur për të përfunduar detyrën në kohën e duhur dhe me cilësi të lartë.

Një zinxhir edhe më i detajuar i "një problemi specifik - shkaqet e shfaqjes së tij - vendosja e detyrave - një zgjidhje" sugjeron menjëherë nevojën për të paraqitur një raport ditor në formë tabelare. Për më tepër, emrat e grafikëve tashmë dihen. Informacioni i paraqitur në këtë mënyrë është i lehtë për t'u lexuar dhe analizuar.

Paraqitja e treguesve sasiorë

Në rastet kur raporti përbëhet kryesisht nga të dhëna numerike, forma tabelare mund të jetë thjesht shumë e vështirë për t'u kuptuar. Një rrjedhë e vazhdueshme e numrave fjalë për fjalë e lodh lexuesin pas disa minutash. Një tjetër gjë - grafikët dhe grafikët shumëngjyrëshe. Ato janë të qarta, të kuptueshme dhe të lehta për t'u lexuar.

Çdo diagram duhet të komentohet. Përveç kësaj, është e nevojshme të tregohet se si grafikë të ndryshëm janë të ndërlidhur; sqarimi i marrëdhënieve shkakësore do të lehtësojë më tej analizën e raportit.

Nëse gjatë punës janë shpenzuar burimet materiale Mos i rendisni të gjitha. Në vend të kësaj, përfitimet e fituara duhet të renditen. Fraza e thatë: "Pajisjet e zyrës të blera" do të tingëllojë krejtësisht ndryshe nëse shkruani: "U krijuan 2 vende pune, të cilat lejuan të rritet prodhimi i departamentit".

Si të hartoni një dokument

Përkundër faktit se nuk ka asnjë formë të vetme përpilimi, një raport për punën e bërë mund të hartohet në përputhje me GOST, i cili përcakton kriteret kryesore punë shkencore. Ai përshkruan kërkesat për formatimin, llojin dhe madhësinë e shkronjave, etj.

Sa i përket lexueshmërisë së dokumentit, këtu janë disa këshilla:

Mundohuni të mos keni më shumë se 5 fjali në një paragraf;

Treguesit kryesorë mund të theksohen me font ose ngjyrë;

Thyejeni tekstin në mënyrë që tabela ose grafiku të mos zënë të gjithë faqen; sigurohuni që të lini hapësirë për komente mbi to;

Shkruani një përmbledhje të qartë dhe koncize të raportit.

Këto këshilla do të ndihmojnë në lehtësimin e perceptimit të raportit tuaj, që do të thotë se ato fillimisht do të vendosin lexuesin për një qëndrim besnik ndaj autorit të dokumentit. Imagjinoni që ju jeni shefi. Dhe bëni raportin në një mënyrë që do të ishte e dobishme dhe interesante për ju për ta lexuar.

Raporti i progresit do t'i lejojë menaxherit të vlerësojë cilësinë dhe shpejtësinë e punës së sekretarit. Artikulli përmban mostra të raporteve për punën e bërë. përdorni udhëzime hap pas hapi për të shkruar një raport të mirë.

Nga artikulli do të mësoni:

Pse keni nevojë për një raport progresi?

Menaxheri vendos detyrën, punonjësi e përmbush atë - ky është thelbi procesi i punës. Fakti që detyra u krye regjistrohet në formën e një raporti për punën e kryer. Çdo punonjës harton periodikisht një dokument të tillë. Frekuenca e raporteve dhe forma e tyre varet nga rregullat e brendshme të kompanisë.

Kush ka nevojë për një raport progresi dhe pse?

Ai ka nevojë për një udhëheqës. Ky dokument ju lejon të vlerësoni cilësinë dhe shpejtësinë e detyrës nga një punonjës. Dokumentet e raportimit të të gjithë punonjësve ofrojnë një mundësi për të marrë një pamje të përgjithshme të punës së kompanisë dhe për të lehtësuar planifikimin taktik dhe strategjik.

Punonjësit i duhet raporti. Së pari, një dokument përfundimtar i shkruar mirë ndihmon për t'i paraqitur rezultatet e punës suaj menaxhmentit në një mënyrë fitimprurëse. Së dyti, raporti mjet i dobishëm vetëkontroll. Në fund të periudhës së raportimit, ju shihni sukseset dhe dështimet tuaja. Kjo do t'ju tregojë drejtimet në të cilat ju duhet të zhvilloheni.

Pasqyra e kostos financiare (detaje)

Çfarë të shkruani në një raport progresi

Një mostër standarde nuk ka asnjë raport progresi. Dokumenti është hartuar në formë të lirë. Kjo varet nga natyra e detyrave të kryera.

Ana negative e freeform është se shumë punëtorë nuk dinë të shkruajnë një raport progresi. Kjo nuk mësohet në shkollë dhe rrallë mësohet në shkollë të mesme. Një punonjës nuk do të marrë një vlerësim adekuat të punës së tij nëse nuk ka aftësi për të shkruar një raport kompetent.

Ju nuk mund t'i detyroni punonjësit të shkruajnë raporte të vërteta, por mund t'i mësoni ata të paraqesin saktë sukseset dhe arritjet e tyre. Nuk ka vështirësi në përpilimin e dokumentit të raportimit. Ju duhet të shmangni gabimet që bëjnë shumë njerëz.

Merrni parasysh një mostër të një raporti progresi javor të shkruar gabimisht dhe analizoni gabimet tipike.

Opsioni i pasuksesshëm

Është bërë sa vijon:

letra të shkruara në tatimin dhe inspektimi i punës;

u bënë përgatitjet për takimin me përfaqësuesit e HR-consulting LLC (u dërguan ftesat, materialet e nevojshme përgatiti një draft rend dite për mbledhjen);

përgjigjet ndaj kërkesave nga inspektorati i punës dhe një numër klientësh;

mori pjesë në konferencën për problemet e optimizimit të përdorimit të kohës së punës.

Data e përpilimit 27.04.218.
Nënshkrimi: Petrova A.S.

Pasi të njihet me një dokument të tillë, menaxheri do të krijojë përshtypjen se sekretari nuk është shumë i zënë me punë. Gjithashtu, teksti është i vështirë për t'u lexuar.

Struktura e raportit

Gabimi kryesor i dokumentit të shqyrtuar është mungesa e një strukture të qartë. Cilat elemente mungojnë?

Lista e detyrave që janë vënë në ekzekutim.
Specifikimi i detyrave të përfunduara.
Analiza e punës së kryer.
Planet për periudhën e ardhshme raportuese.
Ofertat.

Seti i elementeve të strukturës varet nga kohëzgjatja e periudhës raportuese. Një raport progresi ditor ose javor nuk duhet të përmbajë analiza dhe sugjerime, por një raport mujor i progresit ose një dokument raportues vjetor duhet të ketë këto elemente.

Opsioni i përshtatshëm

Konsideroni një shembull se si ishte e nevojshme të hartohej një raport për punën e bërë.

Mostra e raportit javor të progresit

Për: kreun e LLC "Teknologjitë Komunikuese" Smirnov Yu.P.
Nga sekretarja e Communication Technologies LLC Petrova A.S.
Lloji i dokumentit: raport për punën e bërë për periudhën nga 23.04.2018 deri më 27.04.2018

Për javën e raportimit, kisha këto detyra:

përgatit letra: zyra e taksave për sqarimin e pagesës së taksës dhe inspektoratit të punës për ankesën e Smirnov P.P.;

përgatitni mbështetje informacioni për takimin me HR-consulting LLC, dërgoni ftesa për pjesëmarrësit, përgatitni një draft program për takimin;

merrni pjesë në një konferencë për problemet e optimizimit të përdorimit të kohës së punës, përgatitni pyetje dhe sugjerime.

Të gjitha detyrat u kryen, përkatësisht:

letrat drejtuar inspektoratit tatimor dhe të punës të përgatitura dhe të dërguara;

janë përgatitur materialet informative për takimin me HR-consulting LLC, janë dërguar ftesat dhe është hartuar një draft program i takimit.

mori pjesë në konferencë, raportit i është bashkangjitur një memorandum me propozime.

Gjithashtu, është punuar me dokumentacionin e ardhur, përkatësisht:

përgatiti dhe dërgoi dy përgjigje ndaj kërkesave nga inspektorati i punës;

janë dhënë përgjigje ndaj ankesave me shkrim. Semenova A.A., Kuznetsova V.N. dhe Moskalenko R.A.

Për periudhën 30.04.2018 deri më 05.05.2018 është planifikuar pjesëmarrja në trajnimin për sekretarët “Bazat e menaxhimit të kohës dhe vetëorganizimit”, kushtuar bazave të orarit në punën e sekretarit.

Data e përpilimit 27.04.218.
Nënshkrimi: Petrova A.S.

Dizajni i raportit

Nëse nuk ka kërkesa të tjera, një raport për punën e bërë hartohet në përputhje me GOST 7.32-2001. GOST rregullon kërkesat bazë për përgatitjen e raportit. Ai përmban standarde që përcaktojnë metodën e formatimit, llojin dhe madhësinë e shkronjave, hapësirën, madhësinë e marzhit, etj. Një ekspert nga Manuali i Sekretarit do të tregojë si të krijoni një raport duke përdorur shërbimin Sway

Cilat janë kërkesat për të shkruar?

Meqenëse nuk ka kërkesa të unifikuara për përpilimin e një dokumenti raportues, të gjitha kërkesat e shkrimit lidhen me përmirësimin e perceptimit të tekstit dhe rritjen e lexueshmërisë së tij. Për këtë:

përdorni jo më shumë se 5 fjali në një paragraf;
alternojnë fjali të gjata dhe të shkurtra;
thyejnë tekstin në mënyrë që tabela ose grafiku të mos zënë të gjithë faqen;
lini hapësirë për komente në tabela dhe grafikë;
nëse raporti është voluminoz, atëherë nxirrni një përfundim në fund.

Një raport mbi punën e bërë ndonjëherë përpilohet në formën e një tabele:

Oriz. 1. Tabela e Raportit të Progresit: Shembull

Si të shkruani një raport: udhëzime hap pas hapi

Bëni një draft skicë të dokumentit. Një raport për një periudhë të shkurtër nuk duhet të zgjasë më shumë se 1-2 faqe. Nëse raportoni rregullisht, përgatitni një model dokumenti elektronik për çdo rast:

mostër raporti ditor i progresit;

mostër raporti javor i progresit;

mostër raporti mujor i progresit, etj.

Ju thjesht do të futni të dhënat aktuale në shabllon dhe do t'i printoni ato.

Bëni një listë të detyrave të caktuara. Nëse ka shumë detyra, grupojini ato në blloqe semantike.

Rendisni mjetet dhe burimet që janë përdorur gjatë detyrave (opsionale fuqi punëtore, shpenzimet financiare, udhëtime pune, materiale, etj.)

Paraqitni rezultatet e punës suaj. Përshkruani se si i përmbushin objektivat. Nëse detyra nuk është përfunduar, shpjegoni arsyen. Jepni vlerësimin tuaj të situatës. Nxirrni përfundimet tuaja.

Formuloni qëllimet dhe objektivat për periudhën e ardhshme raportuese.

Futni tabela, grafikë dhe diagrame në tekst. Shpesh menaxheri kalon nëpër dokumentin e raportimit. Përpiquni të siguroheni që tabela ose grafiku të bëjnë të mundur vlerësimin e punës suaj.

Rilexoni me kujdes tekstin, ndiqni shkrim-leximin dhe stilin. Theksoni faktet kryesore me shkronja të zeza ose të pjerrëta. Përgatitni një version elektronik të dokumentit dhe një version të printueshëm. Nëse keni nevojë të raportoni me gojë ose në formën e një prezantimi, përgatitni paraprakisht një version të shkurtër të tekstit, duke përfshirë pikat më të rëndësishme në të.

Raporti i progresit ndihmon menaxherin të vlerësojë cilësinë dhe shpejtësinë e detyrave të punonjësit, dhe vetë punonjësin - për të parë sukseset dhe dështimet e tij. Dokumenti është hartuar në formë të lirë, megjithatë, ekziston një strukturë bazë e raportit, të cilën ju rekomandojmë ta ndiqni: një listë detyrash, rezultatet e punës, analiza, sugjerime dhe përfundime.

PËRGJIGJE:
(materiali u përgatit nga I. Kurolesov, Këshilltar Drejtues Ligjor i SPAR RETAIL CJSC)

Gjithnjë e më shumë, punëdhënësit kërkojnë që punonjësit e tyre të raportojnë për punën e kryer, pavarësisht se çfarë lloj pune bëjnë, çfarë pozicionesh mbajnë, sa kohë kanë punuar në kompani. Dhe, si rregull, një e drejtë e tillë e punëdhënësit nuk parashikohet në asnjë dokument të brendshëm të kompanisë. Përkundër kësaj, punonjësit hartojnë pa kushte raporte për muajin, për tremujorin, për vitin - në varësi të qëllimit të përgatitjes së tyre (në fund të fundit, është jashtëzakonisht e vështirë të kundërshtosh punëdhënësin). Në artikull do të flasim pse nevojitet një raport progresi, kush dhe në çfarë kushtesh mund të kërkojë që ai të dorëzohet, çfarë duhet të përmbajë, nëse është e nevojshme të miratohet
formën e tij dhe ruajeni sipas të gjitha rregullave.

Për çfarë është raporti?

Dihet që nevoja për të tërhequr personel duhet të justifikohet ekonomikisht, sepse shpërblimi i punonjësve për organizatën është një zë shpenzimi dhe mjaft domethënës. Pothuajse çdo udhëheqës njësi strukturore organizatat përmes shërbimi i personelit punonjësit, duhet t'i arsyetojnë menaxhmentit pikat e mëposhtme të rëndësishme:
- personelin e njësisë;
- fondi i pagave të nënndarjes;
- Struktura organizative ndarjet;
- funksionalitetin e punonjësve të departamentit;
- kërkesat për kandidatët (arsimimi, kualifikimet, përvoja e punës, aftësitë profesionale, etj.).
Vetëm pasi propozimi i motivuar i drejtuesit të njësisë strukturore për punësimin e punonjësve të miratohet nga drejtuesit, do të mund të hapen vende vakante dhe të kërkohen kandidatë. Megjithatë, arsyetimi për nevojën për të "mirëmbajtur" një punonjës të caktuar nuk është
përfundon pasi punësohet. Përkundrazi, ajo sapo ka filluar. Pra, ai do të duhet të kryejë sasinë e punës së përcaktuar nga mbikëqyrësi i tij i menjëhershëm.Më duhet të them se në një organizatë të rrallë llogariten normat e prodhimit (kjo zakonisht bëhet nga ekonomistët dhe financierët, të cilët nëse punojnë në kompani, gjithmonë kanë punë më të rëndësishme). Në praktikë, detyra e shpërndarjes së sasisë së punës ndërmjet punonjësve të një njësie strukturore, si rregull, qëndron mbi supet e drejtuesit të njësisë, i cili duhet të veprojë sipas parimit "çdo punonjës duhet të jetë në biznes". Në të njëjtën kohë, shefi i departamentit duhet të planifikojë punën e reparteve të tij. Nga ana tjetër, punonjësi, për të punuar në mënyrë më efikase, duhet të planifikojë vetë kohën e punës. Pasi plani të hartohet dhe miratohet nga drejtuesi i njësisë strukturore në mënyrën e përcaktuar në organizatë, ai duhet të respektohet nga drejtuesi.
njësia strukturore dhe punonjësit vartës. Natyrisht, për të marrë parasysh punën e bërë si nga njësia në tërësi, ashtu edhe nga punonjësit e saj individualë, kur krahasohet me planin e miratuar, nevojitet një raport.
Kështu, raporti i punonjësit është i nevojshëm për:
- vërtetimin e shpenzimeve për shpërblimin e punonjësve të njësisë strukturore;
- duke e përdorur atë si bazë për qëllimin e paraqitjes së raporteve te kontraktorët sipas kontratave të së drejtës civile për ofrimin e shërbimeve/kryerjen e punës nga stafi i tyre (duke përfshirë marrëveshjet e kontraktimit dhe të jashtëm);
- krijimi i një lloji rregulli dhe disipline në njësi;
- komunikim i shpejtë: cili nga punonjësit, kur dhe çfarë pune ka kryer (për shembull, kur situatat e konfliktit lidhur me mospërmbushjen ose përmbushjen e gabuar nga punonjësi i tij detyrat e punës).

Kur kërkohet një raport?

Është e rëndësishme të theksohet se çështja e pajisjes së punonjësve me raporte për punën e kryer rregullohet me ligj vetëm nëse punonjësi dërgohet në një udhëtim pune.

Sa i përket rasteve të mbetura, është e qartë se duhet të dorëzohen raporte për punën e bërë pa dështuar vetëm për ata punonjës, detyrat e punës të të cilëve përfshijnë këtë, d.m.th. kush e ka të shkruar kontrata e punës dhe/ose Përshkrimi i punës. Këtu janë pjesë nga këto dokumente si shembull.

Kush mund të kërkojë një raport?

Lind pyetja: kujt duhet të raportojë saktësisht punonjësi? Për t'iu përgjigjur asaj, është e rëndësishme të kuptoni se kujt i raporton drejtpërdrejt punonjësi. Si rregull, në kontratën e punës, si dhe në përshkrimin e punës (nëse ka), ky informacion tregohet. Për rrjedhojë, ky mbikëqyrës i menjëhershëm i punonjësit ka të drejtë të kërkojë një raport prej tij. Për më tepër, ai ka të drejtë të kërkojë një raport jo vetëm për zbatimin e punës së planifikuar, por edhe për ndonjë tjetër.
Ju lutemi vini re: raporti i një punonjësi për punën e kryer mund të përdoret si bazë për një sistem bonusi, d.m.th. stimuj për punonjësit e organizatës. Pastaj përmbajtja e tij mund të tregojë treguesit e mëposhtëm për emërimin dhe pagesën e bonuseve:
- përmbushja e standardit;
- kryerja e një sasie shtesë pune në kuadër të detyrave zyrtare të punonjësit;
- kryerja me cilësi të lartë dhe e shpejtë e detyrave veçanërisht të rëndësishme dhe veçanërisht punëve urgjente, detyrave të menaxhimit një herë në kuadër të detyrave të punës së punonjësit etj. Dhe anasjelltas: nëse punonjësi ishte caktuar për të kryer një punë të caktuar, por për disa arsyeja pse ai nuk e plotësoi atë, raporti do të ndihmojë mbikëqyrësin e menjëhershëm të identifikojë arsyet (më saktë, ju vetë duhet t'ia demonstroni ato në raport).

Nëse raporti mungon

"Por, çfarë nëse një punonjës refuzon të paraqesë një raport për punën e kryer," menaxherët pyesin ndonjëherë, "a është e mundur ta ndëshkoni atë për këtë?" Teorikisht e mundur. Neni 192 Kodi i Punës RF ofron përgjegjësi disiplinore për moskryerje ose kryerje të pahijshme nga punonjësi i detyrave të punës që i janë caktuar. Prandaj, nëse dorëzimi i një raporti për punën e kryer është detyrë e punonjësit (d.m.th., është parashikuar në kontratën e punës dhe/ose përshkrimin e punës), atëherë punëdhënësi ka të drejtë të zbatojë sanksionet e mëposhtme disiplinore për dështimin në kryerja ose kryerja e pahijshme e kësaj detyre: vërejtje ose vërejtje (varësisht nga rëndësia e veprës disiplinore).

Natyrisht, nuk ka gjasa që ndonjë punëdhënës në praktikë të ndëshkojë një punonjës në këtë mënyrë për mosparaqitjen e raportit të punës në kohën e duhur. Për më tepër, punëdhënësi, përkundrazi, nuk ka nevojë për vetë raportin, por për performancën e punës. Dhe zakonisht një punonjës që nuk ka paraqitur një raport me kërkesë të punëdhënësit ka probleme jo me vetë raportin, por me
kryerja e punës së caktuar. Prandaj, është më e drejtë që punëdhënësi të zbatojë një sanksion disiplinor pikërisht për mospërmbushje ose përmbushje të pahijshme nga punonjësi të detyrave të tij të punës direkte, sesa për mosparaqitjen e raportit.

Çfarë përfshihet në përmbajtjen e raportit?

Raporti i punonjësit mund të përmbajë:

- puna e kryer (mund të renditet në terma sasiorë ose në përqindje, duke treguar kohën e kryerjes së punës dhe pa të, etj.):
- punë e planifikuar;
- punë të paplanifikuar;
- EMRI I PLOTË. dhe pozicionin e personit që është klienti i punës (ose emri i organizatës së klientit);
- statusi i veprës (e përfunduar plotësisht ose vetëm një pjesë);
- rezultati i punës (u përgatit një dokument, u mbajt një takim, etj.);
- kujt iu transferua rezultati i punës;
- me të cilin punonjësi ka ndërvepruar në kryerjen e punës;
- nëse puna e kryer përputhet me planin e miratuar;
- datën e raportit, si dhe periudhën pas rezultateve të së cilës është përpiluar raporti.
Sigurisht, këto janë vetëm komponentë të përafërt të raportit. Mund të mos jetë aq i detajuar.

Një version i thjeshtuar i raportit është i përshtatshëm në rastet kur një organizatë ose një njësi strukturore specifike ka një sistem për paraqitjen e raporteve ditore nga punonjësit. Në një version të thjeshtuar, raporti përmban kryesisht elementët e mëposhtëm:
- EMRI I PLOTË. dhe pozicionin e punonjësit;
- njësia strukturore ku punon punonjësi;
- punët e kryera (të planifikuara dhe të paplanifikuara);
- datën e raportit, si dhe periudhën në bazë të së cilës është përpiluar raporti.
Ju lutemi vini re: raporti duhet të nënshkruhet nga punonjësi dhe t'i dorëzohet mbikëqyrësit të menjëhershëm.

A duhet të miratoj formularin e raportit?

Siç e dini, nuk ka një formë të unifikuar për raportimin e një punonjësi për punën e kryer.
Së pari, sepse legjislacioni nuk i detyron punonjësit të bëjnë raporte të tilla.
Së dyti, çdo organizatë ka aktivitetet e veta specifike dhe stilin e udhëheqjes. Kjo do të thotë se në parim nuk është e mundur të miratohet një formular i vetëm raporti për të gjithë.
Sidoqoftë, nëse organizata ka një rrjedhë dokumentesh të vendosur mirë, dokumentet regjistrohen dhe ruhen siç duhet, atëherë do të jetë mjaft e përshtatshme të miratohet forma e raporteve të punonjësve për punën e kryer. Ju mund ta miratoni atë në një nga mënyrat e mëposhtme:
- si pjesë e lokale akt normativ, për shembull, udhëzimet e zyrës ose rregulloret e personelit (nëse punonjësit raportojnë në mënyrë qendrore për punën e bërë);
- me urdhër (nëse punonjësit e vetëm divizioneve të caktuara strukturore janë të angazhuar në këtë).

A duhet mbajtur një raport?

Pavarësisht nëse forma e raportit të punonjësit për punën e kryer në organizatë miratohet apo jo, raporte të tilla janë subjekt i ruajtjes. Pyetja është se sa kohë duhet të ruhen? Rregullatore aktet juridike nuk ka rregulla për ruajtjen e raporteve
punë e kryer, përpilimi i të cilave nuk është i detyrueshëm. Megjithatë, këtu janë disa fragmente nga Lista e dokumenteve tipike arkivore menaxheriale të vitit 2010.
Ne rekomandojmë, bazuar në artikujt e mësipërm të Listës, t'i përmbahen periudhave të mëposhtme të ruajtjes për raportet:
- raporti i një punonjësi për punën e kryer prej tij (përveç "udhëtimit pune") - brenda 1 viti;
- një raport përmbledhës për punën e njësisë strukturore - brenda 5 viteve.

Kjo dhe konsultime të tjera mbi çështje aktuale do ta gjeni në bankën e informacionit "Shtypi dhe librat e kontabilitetit" të sistemit "ConsultantPlus".