Çdo punonjës pret nga punëdhënësi respektimin e të drejtave të tij, të paguara në kohë pagat dhe pushime të merituara. Menaxheri, nga ana tjetër, pret që punonjësi të përmbushë qartë detyrat e tij. Përveç kësaj, çdo pronar biznesi duhet të mbrohet ligjërisht. Të gjitha këto pika rregullohen nga të dhënat e personelit. Mbajtja e të dhënave të personelit në një LLC do t'ju ndihmojë të zgjidhni të gjitha marrëdhëniet me punonjësit tuaj.

Menaxhimi i të dhënave të burimeve njerëzore në një LLC është një mënyrë për të menaxhuar personelin dhe për të punuar me rrjedhën e punës së një organizate në lidhje me personelin. Kjo mund të jetë lëvizja e personelit, vendbanimet me punonjësit dhe orari i punës.

Metodat e mbajtjes së të dhënave të personelit

Për dallim nga sipërmarrësit individualë, menaxhimi i personelit në një SH.PK është një komponent i detyrueshëm, edhe nëse vetëm një pjesëmarrës është i regjistruar në SH.PK, duke kryer funksionet e një llogaritari dhe drejtori i përgjithshëm. Kjo shpjegohet me faktin se themeluesi dhe SH.PK janë dy subjekte të ndryshme. Prandaj, SH.PK kryen rolin e punëdhënësit, dhe themeluesi - punonjësi.

Menaxhimi i të dhënave të burimeve njerëzore në një LLC është një mënyrë për të menaxhuar personelin dhe për të punuar me rrjedhën e punës së një organizate në lidhje me personelin.

Kontabiliteti mund të bëhet në 3 mënyra kryesore:

1. Merrni rolin e një oficeri të burimeve njerëzore.

Nëse nuk keni frikë të "filloni" procesin, keni kohë dhe organizata juaj nuk është aq e madhe.

2. Punësoni një oficer personeli.

Një specialist modern i Burimeve Njerëzore duhet të mendojë në mënyrë krijuese, të jetë ligjërisht i zgjuar dhe pedant.

3. Besojini një kompanie outsourcing të specializuar në administrimin e burimeve njerëzore.

Ka disa programe të dizajnuara për kontabilitetin e personelit. Këto janë APCS (sistemi i automatizuar i menaxhimit të personelit), sistemi ERP (planifikimi i burimeve të ndërmarrjes), menaxhimi i të dhënave të personelit në cloud (SaaS). Nëse flasim për softuer, atëherë ky është 1C.

Menaxhimi i pavarur i të dhënave të personelit

Udhëzime hap pas hapi për mirëmbajtjen e dokumenteve të personelit:

1. Është e nevojshme të përcaktohen bazat rregullatore dhe informative që do të kërkohen për kryerjen e punës së personelit.

Shumica e dokumenteve të kërkuara për menaxhimin e të dhënave të personelit janë të standardizuara me dekret të Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për regjistrimin e punës dhe pagesën e saj" të datës 01/05/2004. Dokumentacioni që nuk ka kanone të standardizuara është hartuar në përputhje me GOST R 6.30-2003.

• Legjislacioni i punës i Federatës Ruse (përditësuar çdo gjashtë muaj).
• Udhëzime për mirëmbajtjen e librave të punës (miratuar me Dekret të Ministrisë së Punës të Federatës Ruse nr. 69, datë 10.10.2003).
• Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse "Për mbajtjen e librave të punës" (datë 16 Prill 2003).

Dokumentet e nevojshme për regjistrimin e një punonjësi në shtet:

• Pasaporta (regjistrimi dhe regjistrimi).
• SNILS (certifikatë sigurimi pensioni).
• Letërnjoftim ushtarak.
• TIN (numri individual tatimor).
• Politika mjekësore.
• Diploma e specialistit.

Rëndësia e dokumentacionit të personelit qëndron në faktin se ju lejon të rregulloni fakte me peshë ligjore, rregullon qartë të drejtat dhe detyrimet e punonjësit dhe menaxherit.

Në varësi të karakteristikave të organizatës, paketa e dokumenteve për mbajtjen e të dhënave të personelit mund të zgjerohet. Kreu, duke zgjidhur çështjet e personelit, mund të marrë në mënyrë të pavarur rregulloret natyra lokale brenda kompetencave të tyre, nëse nuk bien ndesh me ligjin.

Në varësi të karakteristikave të organizatës, paketa e dokumenteve për mbajtjen e të dhënave të personelit mund të zgjerohet.

2. Është e nevojshme të hartohet dokumentacioni statutor i organizatës.

Statuti duhet të përcaktojë qartë kushtet për rekrutimin e drejtorit, kushtet e drejtuesit, shumën e pagës së tij, si dhe procedurën për miratimin e orarit të rrjedhës së punës.

3. Ju duhet të regjistroni një drejtues.

Dizajni i kreut është porosia e parë për personelin e krijuar në organizatë. Ai tregon datën nga e cila kreu fillon të kryejë detyrat e tij.

4. Është e nevojshme të përpilohet një listë e dokumentacionit të personelit të përfshirë në prodhimin e personelit të organizatës.

Ai përfshin:

• Rregulloret e rregulloreve të brendshme të punës së organizatës.
• Struktura e kornizës.
• Orari i stafit.
• Orari i pushimeve për punonjësit.
• Dokumentacioni që përcakton mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve.

Gjithashtu, lista e dokumenteve të detyrueshme përmban marrëveshjet e punës, librat e punës dhe një libër për regjistrimin e lëvizjes së tyre, një orar për regjistrimin e orarit të punës, kartat personale të punonjësve, urdhrat e personelit dhe arsyet për lëshimin e tyre (aplikime, raporte, akte, shënime, etj. ), regjistri akrual dhe lista e pagave, fletëpagesat, përshkrimet e vendeve të punës.

5. Punësimi i punonjësve.

Një paketë dokumentesh duhet të depozitohet për çdo punonjës të ardhshëm. Mbetet vetëm të plotësoni librat e punës, kartat personale, të rregulloni pjesën tjetër dokumentet e personelit(për listën e pagave, kontabilitetin për pushimet, pushimin mjekësor, udhëtimet e punës; nënshkruani një marrëveshje për moszbulimin e të dhënave personale të punonjësit).

Sipas Art. 419 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, mosrespektimi i legjislacionit të punës kërcënon me gjobë prej 200,000 rubla.

Menaxhimi i burimeve njerëzore në një LLC është një biznes shumë delikat dhe i përgjegjshëm. Shumë veçori ligjore që ndikojnë në respektimin e të drejtave tuaja dhe të të drejtave të punonjësve varen nga rrjedha e saktë e punës dhe programi i zgjedhur i kontabilitetit të personelit. Të gjitha dokumentet e personelit janë ligjërisht të detyrueshme dhe mund të përdoren në gjykatë.

Kontabiliteti i personelit është i nevojshëm në çdo ndërmarrje, pavarësisht nga forma e pronësisë, aktiviteti dhe numri i punonjësve. Për sjelljen e tij kompetente dhe të kualifikuar, ju duhet të jeni njohës i mirë i ligjit të punës, të monitoroni ndryshimet në legjislacion dhe të keni aftësi në fushën e menaxhimit të të dhënave të personelit.

Çfarë është kontabiliteti i personelit dhe pse është i nevojshëm?

Pjesë përbërëse e veprimtarisë së çdo shoqërie janë të dhënat e personelit. Është një punë e rregulluar me ligj për regjistrimin, kontabilitetin dhe monitorimin e lëvizjes së punonjësve të organizatës.

Aktivitetet e burimeve njerëzore përfshijnë:

• pritja e punonjësve;
• pushimet nga puna;
• lëvizjet horizontale (transferimi ndërmjet departamenteve) dhe vertikale (për shembull, rritja e karrierës);
• udhëtime pune;
• pushim mjekësor;
• fletë kohore;
• pushime (të çdo lloji - vjetore, pa pagesë, për shtatzëni etj.);
• karta personale për çdo punonjës etj.

Ai vlen edhe për personelin:

• mbajtja e të dhënave ushtarake;
• rregullimi i marrëdhënieve të punës;
• krijimi dhe regjistrimi i urdhrave dhe udhëzimeve të ndryshme (për shembull, për punësimin, inkurajimin e një punonjësi, etj.);
• organizimi i punës dhe aspekte të tjera.

I gjithë dokumentacioni hartohet vetëm në përputhje me normat dhe rregullat e kërkuara. Disa forma janë të unifikuara, të tjerat vendosen në vetë ndërmarrjen.

Organizimi kompetent i të dhënave të personelit zgjidh shumë probleme dhe detyra të kompanisë. Sigurisht, ka mijëra nuanca, por ka pika themelore që vlejnë për çdo ndërmarrje.

Si të organizohet dhe kujt t'i besohet mbajtja e të dhënave të personelit?

Ka disa mënyra për të organizuar kontabilitetin. E gjitha varet nga karakteristikat e ndërmarrjes dhe nga ajo zgjedhje që bën menaxheri. Opsionet më të zakonshme:

Krijo një departament të tërë të burimeve njerëzore nëse kompania punëson shumë njerëz

Dhe kur stafi është i vogël, mund të punësosh një specialist. Përparësitë e kësaj metode janë se puna organizohet nga menaxheri në mënyrën që i pëlqen dhe rregullohet dhe kontrollohet sipas parimeve të tij.

Ka edhe disavantazhe: është e vështirë të kontrollohet profesionalizmi i specialistit të punësuar, kështu që ekziston rreziku që të punësohet një oficer personeli jo plotësisht kompetent.

Ju do të duhet të shpenzoni kohë dhe para për trajnime ose të kërkoni një punonjës tjetër.

Përparësitë e këtij opsioni për organizimin e kontabilitetit janë se nëse një person rekomandohej, atëherë (ndoshta) ai me të vërtetë e bën punën, domethënë ai u testua në këtë rast. Sigurisht, me një oficer të tillë personeli, ju duhet të negocioni kushtet e punës në mënyrë që ato t'i përshtaten të dyja palëve.

Besojini çështjet e personelit një llogaritari ose një sekretari të mirë

Pro: kursen kohë dhe para. Kjo do të thotë, nuk ka nevojë të zgjidhni një oficer personeli dhe nuk ka kosto për mbajtjen e të dhënave.

Disavantazhet: problemi kryesor kur zgjidhni këtë metodë është që punonjësit kryejnë punë shtesë pas asaj kryesore, gjë që çon në gabime, gabime, boshllëqe dhe një mungesë elementare. dokumentet e kërkuara. Dhe, natyrisht, këtu janë të rëndësishme njohuri profesionale në temën e BNj. Dhe nëse i ka e njëjta sekretare, atëherë rreziku i komplikimeve në këtë rast minimizohet. Dhe anasjelltas.

Besojini kontabilitetin e personelit një organizate kontraktuese

mirë: të gjitha veprimtaria e personelit bie mbi supet e shoqërisë outsourcing, e cila merr përsipër një përgjegjësi të tillë në bazë të kontratës. Përveç kësaj, sipas çështjet e personelit ka asistencë të vazhdueshme, të vazhdueshme, zgjedhja e kësaj metode ul ndjeshëm kostot.

Kundër: ju duhet të zgjidhni një kompani të mirë-krijuar, serioze, dhe gjithashtu duhet të krijoni ndërveprim, të krijoni një koncept për të punuar me specialistë që do të punojnë jashtë zyrës.
Menaxherit i mbetet vetëm të zgjedhë mënyrën më të përshtatshme dhe më të përshtatshme për të për të mbajtur të dhënat e personelit, duke peshuar të gjitha të mirat dhe të këqijat e secilës metodë.

Funksionet e punës së një punonjësi personeli

Ato i imponohen zyrtarit të personelit në përputhje me udhëzimet dhe marrëveshje pune përgjegjësitë e mëposhtme:

Kjo është një listë jo e plotë e detyrave të një punonjësi të personelit, kërkesat janë të përafërta. Mund të ketë më shumë prej tyre të listuara (ose më pak), por në total janë këto aftësi dhe aftësi që duhet të zotërojë një specialist i personelit.

Kontabiliteti i personelit: cilat dokumente kërkohen?

Normalisht, çdo ndërmarrje duhet të ketë llojet e mëposhtme të dokumenteve në lidhje me personelin:

• administrative (urdhra personale dhe prodhimi);
• konfirmimi i veprimtarisë së punës;
• informacion dhe zgjidhje;
• korrespondencë e brendshme;
• regjistrat e kontrollit dhe regjistrimit.

Disa dokumente personeli pa dështuar duhet të jetë në kompani. Kjo perfshin:
PVTR (rregulloret e brendshme të punës);

Të gjitha dokumentet ruhen për një numër të caktuar vitesh. Janë të rregulluara:

• neni ose seksioni i Kodit të Punës;
• vendimin e Komitetit Shtetëror të Statistikave;
• Ligji Federal dhe rregullore të tjera.

Nëse diçka (udhëzime, porosi, etj.) nuk është e disponueshme, atëherë ky fakt do të duhet të korrigjohet. Në përgjithësi, një nga parimet e punës së një oficeri të personelit është afati kohor. Ai lehtëson shumë ditët e punës dhe madje u jep fuqi ligjore disa akteve. Kjo është në fakt shumë e rëndësishme - jo për të drejtuar biznesin aktual. Përndryshe, ata kanë tendencë të ndërtohen si një top bore.

Organizimi i të dhënave të personelit: si të silleni, ku të filloni?

Pasi të jeni vendosur në një vend të ri si oficer personeli, së pari duhet të rishikoni dokumentacionin e detyrueshëm. Nëse rezulton (dhe ndodh) se disa letra të rëndësishme nga lista mungojnë, atëherë ato duhet të restaurohen. Natyrisht, nuk do të jetë e mundur të kryhet një punë e tillë brenda një dite.

Prandaj, është e nevojshme të theksohen pozicionet më të rëndësishme dhe të fillohet prej tyre. Kontrolloni praninë dhe shkrim-leximin në dizajn (dhe nëse keni nevojë të korrigjoni ose hartoni një dokument të ri): personelin, orarin e pushimeve, kontratat e punës, porositë, të dhënat në punë.

Mbani shënime për kontratat e punës, urdhrat për personelin. Krijoni një libër regjistrimi të librit të punës. Kuptoni kartat personale (T-2). Punoni me rregulloret lokale.
Gjëja kryesore është të plotësoni të gjitha dokumentet aktuale në kohë. Puna e bazuar në Kodi i Punës dhe rregullat e biznesit. Dhe mos i shkatërroni letrat për personelin. Koha e ruajtjes së tyre miratohet nga Arkivi Federal ("Lista ..." datë 06.10.2000).

Të gjitha dokumentet kontabël nevojiten për transparencën e marrëdhënieve të punës. Sistemi i personelit vendos norma dhe parime që sigurojnë stabilitet për punonjësit e organizatës, dhe administratat krijojnë kushte të favorshme për menaxhimin e personelit.

Automatizimi i kontabilitetit - 1C: përfitimet e punës me programin

Mbani të dhënat e personelit, veçanërisht në kompani e madhe- Kjo është një punë tepër e përgjegjshme dhe e madhe në shtrirjen e saj. Por këtu gabimet janë të papranueshme! Por sot ekziston një mënyrë për të automatizuar aktivitetet e oficerëve të personelit, të cilat mund të lehtësojnë dhe thjeshtojnë shumë punën e departamentit, të përmirësojnë aktivitetet, duke ulur ndjeshëm rrezikun e gabimeve.

Me ndihmën e programit 1C, ju mund të mbani shënime në përputhje me kërkesat ligjore. Baza e të dhënave siguron ruajtje të besueshme të informacionit të nevojshëm për punonjësit. Ndërsa grumbullohet, bëhet e mundur të ndërtohen raporte të ndryshme që mund të ndihmojnë në analizimin e punës dhe zhvillimin e drejtimeve të reja. Për shembull, raportet mund të duken kështu:

• shkalla e qarkullimit të stafit;
• statistikat e personelit;
• lëvizjen e punëtorëve etj.

Programi ndihmon për të zgjidhur pothuajse të gjitha problemet dhe detyrat e kontabilitetit të personelit. Kreu i ndërmarrjes, falë 1C, ka mundësinë të marrë informacione për gjendjen e punëve në këtë departament, të analizojë dhe të marrë vendimet e duhura të menaxhimit. Dhe gjithashtu automatizimi ju lejon të sinkronizoni aktivitetet e disa shërbimeve të kompanisë (kontabiliteti, personeli, departamenti i kontabilitetit), gjë që përmirëson efikasitetin e punës, dhe gjithashtu krijon të gjitha kushtet për pagesën në kohë të pagave.

Çfarë psikologjike mund të jetë e nevojshme? Ky artikull do t'ju tregojë për të gjitha sekretet e testeve.

Për të kryer një kontroll tatimor, lexoni artikullin: të gjitha sekretet e zgjedhjes së një specialisti të kontrollit tatimor.

konkluzioni

Pra, duke përmbledhur, mund të vërejmë sa vijon:

• Kontabiliteti i personelit është një pjesë thelbësore e punës së çdo ndërmarrje.
• Ka disa mënyra për të organizuar kontabilitetin. Zgjedhja i takon udhëheqësit.
• Detyrat e punonjësit të personelit përcaktohen me udhëzim dhe në kontratën e punës.
• Ekziston një listë e dokumenteve që lidhen me punën e personelit që duhet të jenë të pranishme në çdo kompani. Dhe ju duhet të filloni karrierën tuaj në departamentin e personelit duke kontrolluar këto dokumente të veçanta.
• Mbajtja e shënimeve është shumë më e lehtë nëse është e automatizuar.

Kontabiliteti i personelit është thelbi për normale dhe punë efektiveçdo ndërmarrje. Prandaj, duhet të trajtohet me gjithë përgjegjësi.

Në kontakt me

Në këtë artikull, ne nuk do të ofrojmë mostra të plotësimit të formularëve, përpunimit të dokumenteve të tjera ose teksteve të dokumenteve rregullatore që duhet të ketë një organizatë. Le të ndalemi vetëm në sekuencën e punës për organizimin e menaxhimit të të dhënave të personelit në një kompani nga e para.

Baza normative

Kur organizoni menaxhimin e të dhënave të burimeve njerëzore nga e para, do t'ju nevojiten dokumentet rregullatore të mëposhtme:

GOST R 6.30-2003 "Sistemi i unifikuar i dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.

Kodi i Punës Federata Ruse(për të mos u ngatërruar në ndryshime dhe shtesa, ka kuptim të blini një tekst të ri të Kodit të Punës me ndryshime rreth një herë në gjashtë muaj - përveç nëse, sigurisht, organizata juaj ka një sistem referimi ligjor që përditësohet rregullisht).

Udhëzime për plotësimin e librave të punës, miratuar me Dekret të Ministrisë së Punës të Rusisë, datë 10.10.2003 Nr. 69.

Rregulla për mbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, përgatitjen e formularëve libri i punës dhe sigurimin e punëdhënësve me to, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 16 Prillit 2003 Nr. 225 (i ndryshuar më 19 maj 2008).

Dekreti i Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 05.01.2004 Nr. 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për kontabilitetin e punës dhe pagesën e saj".

Lista e dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuar nga Arkivi Federal më 6 tetor 2000 (i ndryshuar më 27 tetor 2003).

Përveç kësaj, libri i Ya.E. Varlamova dhe E.A. Kosheleva "Menaxhimi i të dhënave të personelit nga e para" (Moskë: Shtëpia Botuese Profesionale, 2008).

shënim

Shumë forma të dokumenteve në menaxhimin e të dhënave të personelit janë unifikuar me Dekretin e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 01/05/2004 Nr. 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për kontabilitetin e punës dhe pagesën e saj". Mund ta gjeni në çdo sistem ligjor referencë (Consultant Plus, Garantor, Code) ose në internet, ka edhe formularë të gatshëm nga ky dekret që thjesht duhet t'i kopjoni në hard diskun tuaj. Dokumentet për të cilat nuk ka formularë të unifikuar duhet të hartohen në përputhje me GOST R 6.30-2003 "Sistemi i Unifikuar i Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.

Hapi 1: ne zhvillojmë dokumente që duhet të jenë në kompani pa dështuar

Më shpesh, organizimi i biznesit të personelit të prodhimit fillon me zhvillimin e të gjitha llojeve të rregulloreve dhe udhëzimeve, dhe me të drejtë. Dokumentet rregullatore që duhet të jenë pa dështuar në kompani përfshijnë:

rregulloret e brendshme të punës;

rregullore për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësit;

rregulloret për mbrojtjen e punës dhe sigurinë nga zjarri.

Çdo gjë tjetër do të duhet të presë: është e mundur të merren përsipër zhvillimin e dokumenteve që janë fakultative vetëm kur hartohen dokumentet e detyrueshme.

Hapi 2: rregulloni personelin

Me shumë mundësi, kompania ka zhvilluar tashmë një tabelë të personelit, ka një staf punonjësish që kryejnë me sukses detyrat e tyre, me të cilët janë lidhur kontrata pune, janë lëshuar urdhra për punësim dhe janë bërë regjistrime në librat e punës. Por, siç tregon praktika, këto dokumente nuk hartohen gjithmonë si duhet.

Pyetni departamentin e kontabilitetit për informacion në lidhje me pagat e punonjësve dhe emrat e pozicioneve të tyre - bazuar në këto të dhëna, ju duhet të rakordoni tabelën e personelit.

Duhet të theksohet se emrat e pozicioneve në listën e stafit nuk përkojnë gjithmonë me pozicionet aktuale të punonjësve. Departamenti i kontabilitetit nuk ka vërtet nevojë për këtë informacion për transferimin e pagesave dhe taksave, por programe si 1C kërkojnë plotësimin e një seksioni me informacion të tillë, dhe ndonjëherë futet një pozicion që nuk korrespondon me atë aktual. Prandaj, përpara miratimit të tabelës së personelit, është e nevojshme të sqarohen emrat e pozicioneve të punonjësve me drejtuesit e departamenteve, menaxhmentin e kompanisë ose vetë punonjësit.

Ju gjithashtu mund të pyesni kontabilistët për numrin e personelit të punonjësve. Nëse kontabiliteti është i automatizuar, atëherë numrat e personelit caktohen nga programi, nëse jo, atëherë do t'ju duhet t'i caktoni vetë, duke filluar nga punonjësi që punon më gjatë dhe duke përfunduar me atë që erdhi më së fundi në organizatë. Pas largimit nga puna të një punonjësi, është më mirë të mos ia transferoni askujt numrin e tij të personelit: le të jenë të gjithë numrat unikë dhe t'i caktohen vetëm një personi që ka punuar ndonjëherë në kompani.

Ndërsa kontabilistët po përgatisin një përmbledhje të punonjësve, ju duhet të kontrolloni statusin e dosjeve personale të punonjësve dhe kartat e tyre personale, nëse ato janë mbajtur, si dhe të zbuloni se cilat dokumente mungojnë në dosjen personale të secilit punonjës. Çdo punonjës duhet të shkruajë një memorandum në lidhje me kopjet e të cilave dokumentet duhet të përcillen.

Hapi 3: kontrolloni përputhshmërinë e informacionit në listën e personelit dhe kontratat e punës

Pasi të jetë hartuar tabela e personelit, është e nevojshme të verifikoni informacionin në të me të dhënat në kontratat e punës. Nëse informacioni ndryshon (zakonisht paga tregohet gabimisht ose thjesht tregohet "Paga sipas listës së stafit", që është shkelje e Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe mund të sjellë gjoba; datat e nënshkrimit të kontratës bien në një ditë pushimi; nënshkrimi i përfaqësuesit të Punëdhënësit nuk korrespondon me personin e deklaruar si përfaqësues - për shembull, zëvendësi i tij nënshkroi në vend të drejtorit të përgjithshëm), atëherë kontratat duhet të ribëhen. Në këtë rast, duhet nisur nga fakti se një marrëveshje e nënshkruar nga një person i paautorizuar, në fakt, nuk është një marrëveshje; me fjalë të tjera, nuk ka kontratë pune me shkrim. Prandaj, duhet të lëshohet, natyrisht, data aktuale (e vërtetë). Në të gjitha rastet e tjera, kontratës së punës bëhen marrëveshje shtesë, të cilat plotësojnë kontratën e punës me kushte të reja ose sqarojnë (ndryshojnë) ato kushte që janë treguar gabim.

Nëse kontrata është ekzekutuar në mënyrë korrekte, por ndryshimet janë bërë më vonë (rritje në pagë, transferim i një punonjësi në një punë tjetër), atëherë duhet të hartohen marrëveshje shtesë për çdo rast për secilin punonjës. Kontratat e punës dhe marrëveshjet shtesë përgatiten në dy kopje, njëra prej të cilave mbetet në kompani dhe e dyta i jepet punonjësit.

Hapi 4: kontrolloni korrektësinë e ekzekutimit të urdhrave të personelit

Tjetra, duhet të kontrolloni disponueshmërinë dhe korrektësinë e ekzekutimit të urdhrave për punësimin, zhvendosjen e punonjësve (nëse ka), etj. (datat, nënshkrimet, informacionet që përmbahen në to). Urdhrat duhet të jenë në përputhje me përmbajtjen e kontratës së punës të lidhur me punonjësit dhe tabelën e personelit. Ato duhet të nënshkruhen jo vetëm nga drejtuesi i kompanisë, por edhe nga vetë punonjësi. Nëse nuk ka urdhra për punësimin ose transferimin e punonjësve që punojnë ose janë lëshuar me shkelje, ato duhet të rikthehen, ribëhen ose "nënshkruhen shtesë". Sipas ligjit, ju nuk jeni përgjegjës për atë që ka ndodhur para jush, por punonjësi ka të drejtë të kërkojë një kopje të një urdhri të tillë dhe ai duhet ta sigurojë atë.

Hapi 5: kontrolloni korrektësinë e mbajtjes së librave të punës

Faza tjetër e punës është të kontrolloni disponueshmërinë e librave të punës. Librat e të gjithë punonjësve të regjistruar duhet të mbahen në kompani. Nëse gjeni libra të punonjësve në pension, atëherë duhet të dërgoni një letër të regjistruar me një faturë kthimi tek pronarët e librave me një kërkesë që të vijnë për një libër pune ose të japin një adresë ku mund të dërgohet. Pas marrjes së përgjigjes, libri i punës duhet të dërgohet me postë të regjistruar të parcelës me një faturë kthimi. Nëse nuk ka përgjigje, thjesht vendosni një njoftim për marrjen e letrës në librin e punës. Librat e punës të punëmarrësve që nuk punojnë duhet të mbahen veçmas nga pjesa tjetër deri sa të kërkohet, por jo më pak se 50 vjet.

Nëse në librin e punës nuk ka të dhëna punësimi apo transferimi, mos nxitoni ta bëni. Së pari, lexoni me kujdes të dy dokumentet që rregullojnë plotësimin e librave të punës: Udhëzimet për plotësimin e librave të punës dhe Rregullat për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, përgatitjen e formularëve të librave të punës dhe pajisjen e punëdhënësve me to. Dhe vetëm kur të jeni të sigurt në njohuritë tuaja, mund të filloni të bëni shënime në librin e punës. Mos harroni: një hyrje e ekzekutuar gabimisht mund të çojë në faktin se punonjësit mund të mos kreditohen me kohëzgjatjen e shërbimit në kompaninë në të cilën është bërë regjistrimi i gabuar.

Hapi 6: ne hartojmë skedarë personalë ose dosje personale të punonjësve (nëse ato nuk janë mbajtur para jush)

Sigurohuni që të lëshoni karta personale për punonjësit në formularin Nr. T-2. Sot, shumë programe ju lejojnë të plotësoni formularin Nr. T-2 në një kompjuter dhe ta printoni atë në letër të zakonshme, gjë që përdorin disa oficerë të personelit. Megjithatë, arkivat shtetërore pranojnë ende karta personale vetëm në letër të trashë, "gjysmë kartoni". Prandaj, nëse organizata juaj është një burim i blerjes së arkivit shtetëror, blini formularët nr. T-2 në dyqanin e shkrimit në sasia e kërkuar ose blini letrën e duhur për t'i printuar ato.

Kartat personale plotësohen nga një oficer personeli - një udhëzim i tillë përmbahet në udhëzimet për përdorimin e formularëve të unifikuar (Dekreti i Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 01/05/2004 Nr. 1).

Kopjet e dokumenteve të marra nga punonjësit (pasaporta, çertifikata sigurimi etj.) duhet të vendosen në dosjet “file”, pas së cilës bëhet inventarizimi i çdo rasti dhe formohen dosjet tuaja personale. Ju gjithashtu mund t'u bashkëngjitni kopje të porosive dhe kontratave në mënyrë që të gjitha informacionet rreth punonjësit të jenë në një vend, por kjo nuk është e nevojshme. Fotografitë e punonjësve mund të ngjiten në kartat personale.

Shpesh, dosjet personale futen brenda formularit Nr. T-2, gjë që nuk është e vërtetë: kartat personale duhet të ruhen veçmas nga të gjitha dokumentet e tjera.

Dokumentet dhe kopjet e reja shtohen në dosjen personale kur ato bëhen të disponueshme.

Hapi 7: hartoni librat ose revistat e nevojshme të kontabilitetit

Libri i kontabilitetit të lëvizjes së librave të punës dhe futjeve në to dhe libri i të ardhurave dhe shpenzimeve për kontabilitetin e formularëve të librit të punës dhe futjeve në të mund të mbahet vetëm në formë letre. Meqenëse këto janë revista të kontabilitetit për formularë të rreptë raportimi, çdo faqe e librit është e numëruar, dhe ajo vetë është e qepur dhe e vulosur me vulën e organizatës.

Hapi 8: Programoni pushimet

Dy javë para vitit të ri, organizata duhet të miratojë orarin e pushimeve. Puna për të duhet të fillojë në nëntor. Nëse kompania është e vogël, ju mund të intervistoni punonjësit se kur do të dëshironin të shkonin me pushime, nëse është e madhe, dërgoni një letër drejtuesve të departamenteve duke u kërkuar atyre të japin një informacion të tillë për departamentin e tyre.

Kur planifikoni pushime, sigurohuni që kur punonjësit e një departamenti të vogël të shkojnë me pushime, drejtimi nuk do të mbetet i pambyllur. Për shembull, nëse ka vetëm dy menaxherë shitjesh në një kompani, atëherë pushimet e tyre nuk duhet të përkojnë në kohë, qoftë edhe pjesërisht, për më tepër, midis këtyre pushimeve duhet të ketë një periudhë pune të përbashkët - për të transferuar çështjet nga një menaxher në tjetrin.

Nëse ju vetë intervistoni punonjësit për kohën e pushimeve dhe lind një konflikt se kush dhe kur shkon, mos u përpiqni ta zgjidhni vetë - sillni informacionin në vëmendjen e menaxhmentit dhe hartoni një orar në përputhje me vendimin e menaxhimit. . Nëse po kërkoni informacion përmes drejtuesve të departamenteve, besojini vendimit çështjet e diskutueshme ato. Zakonisht duhen një deri në tre javë për të mbledhur informacione për caktimin e pushimeve.

Pas regjistrimit, orari i pushimeve duhet t'i paraqitet për miratim drejtuesit.

Dy javë para fillimit të pushimeve, është e nevojshme të njoftoni punonjësin për ndodhjen e tij dhe të lëshoni një urdhër për dhënien e pushimeve. Koha e fillimit të pushimeve mund të ndryshohet me marrëveshje të punonjësit me menaxherin. Nëse në kohën e fillimit të pushimeve punonjësi u sëmur dhe dha një pushim të sëmurë, është e nevojshme, me kërkesën e tij, të shtyhet pushimi në një kohë tjetër të përshtatshme për të. Të gjitha këto ndryshime bëhen në kolonat përkatëse të orarit të pushimeve. Dhe mos harroni se një punonjës nuk mund të shkojë me pushime për dy vjet rresht dhe pushimi i detyrueshëm me pagesë mund të zëvendësohet kompensim monetar vetëm në rast të largimit nga puna të një punonjësi.

Hapi 9: ne formojmë dosjet e personelit

Rastet mund të plotësohen në temat e mëposhtme:

"Urdhëra për personelin (punësimi, shkarkimi, transferimi, shpërblimet, promovimi, pushimi pa pagesë, dërgimi në udhëtime të gjata pune dhe udhëtime pune jashtë vendit)" (jeta e ruajtjes - 75 vjet);

"Urdhrat për personelin (të rregullt dhe pushime studimore, detyra, gjobat, udhëtime pune afatshkurtëra brenda Rusisë)" (jeta e ruajtjes - 5 vjet);

“Kontratat e punës”;

"Gjërat personale";

"Kartat personale";

"Dokumentet rregullatore të shoqërisë (rregulloret, udhëzimet)";

“Korrespondenca për çështjet e personelit me agjencitë qeveritare dhe organizatat tregtare" dhe etj.

Oraret e pushimeve, oraret e detyrave, oraret e stafit ndahen më mirë në kuti të veçanta dhe ruhen në dosje të holla.

Është më i përshtatshëm për të ruajtur skedarët personalë dhe kartat personale sipas rendit alfabetik në përputhje me emrat e punonjësve, të gjitha dokumentet e tjera - në rendi kronologjik me mbërritjen e dokumentit.

Porositë mbi baza personale kanë dy periudha ruajtjeje: 5 dhe 75 vjet, prandaj ato ndahen në të paktën dy raste (të gjitha porositë që nuk janë të listuara me një periudhë ruajtjeje 5-vjeçare kanë një periudhë ruajtjeje prej 75 vjetësh).

Nëse kompania është mjaft e madhe dhe brenda një viti formohen më shumë se 250 fletë në një dosje, atëherë ajo duhet të ndahet në disa dosje ose në vëllime (për shembull: “Kontratat e punës (A-K)”, “Kontratat e punës (L-Z)” ; " Urdhra për personelin (pushime të rregullta dhe studimore)", "Urdhëra për personelin (detyrat, gjobat, udhëtime pune afatshkurtra brenda Rusisë)").

Gjatë formimit të rasteve, është e nevojshme të përdoren seksionet 7 dhe 8 të Listës së dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatës, duke treguar periudhat e ruajtjes.

Hapi 10: hartoni një nomenklaturë të rasteve

Nomenklatura e rasteve mund të hartohet veçmas sipas dokumenteve të personelit ose të përfshihet në nomenklaturën e përgjithshme të punëve të organizatës.

Në përgjithësi, procesi i formimit të çështjeve dhe hartimit të një nomenklature në punën e zyrës së personelit nuk ndryshon nga formimi i çështjeve dhe hartimi i një nomenklature në punën e përgjithshme të zyrës.

Dhe vetëm pas të gjitha fazave, është e mundur të filloni zhvillimin e përshkrimeve të punës, rregulloreve të personelit dhe rregulloreve të tjera opsionale (jo të detyrueshme nga pikëpamja e Kodit të Punës të Federatës Ruse) lokale.

Yu.V. Eremeeva,
shef i zyrës, anëtar i Klubit të Sekretarëve Profesionistë

Shumë shpesh ka një situatë kur një kompani sapo është hapur, ka një staf të vogël, por nuk ka asgjë tjetër përveç kontratave të punës. Shpesh kjo ndodh në një kompani që ka disa vite në treg, por megjithatë nuk i kushton vëmendjen e duhur dokumentimit të marrëdhënieve të punës. Megjithatë, mungesa e dokumenteve të përcaktuara nga legjislacioni i punës mund të çojë në vendosjen e gjobave administrative. Ky artikull do të jetë i dobishëm për zyrtarët fillestarë të personelit ose kontabilistët, të cilët, përveç punës së tyre, u caktuan gjithashtu të kryejnë menaxhimin e të dhënave të personelit.

Baza normative

Për organizimin e duhur menaxhimin e të dhënave të personelit, është e nevojshme të rezervohen ligjet dhe aktet e tjera rregullatore ligjore në fushën e ligjit të punës, si dhe literaturë e veçantë. Një produkt i specializuar softuerësh do të lehtësojë shumë mirëmbajtjen e të dhënave të personelit: ai përmban pothuajse të gjitha format e nevojshme të dokumenteve. Në çdo rast, do t'ju duhet, në veçanti:

- Kodi i Punës;

- Rregullat për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, bërjen e librave bosh dhe sigurimin e punëdhënësve me to, të miratuara me Dekret të Ministrisë së Punës të Federatës Ruse të 16 Prillit 2003 N 225 (në tekstin e mëtejmë: Rregullat për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e punës libra);

- Udhëzime për plotësimin e librave të punës, miratuar me Dekret të Ministrisë së Punës të Federatës Ruse të 10 tetorit 2003 N 69;

— Ligji Federal Nr. 152-FZ i 27 korrikut 2006 "Për të dhënat personale" (në tekstin e mëtejmë "Ligji për të dhënat personale");

— Ligji Federal Nr. 98-FZ i 29 korrikut 2004 "Për sekretet tregtare" (në tekstin e mëtejmë: Ligji për sekretet tregtare);

- Rregulloret për specifikat e dërgimit të punonjësve në udhëtime pune, të miratuara me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 13 tetorit 2008 N 749;

- Dekreti i Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse të 05.01.2004 N 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për kontabilitetin e punës dhe pagesën e saj" (në tekstin e mëtejmë - Dekreti N 1);

— Një listë e dokumenteve tipike arkivore menaxheriale të krijuara gjatë aktiviteteve agjencive qeveritare, qeveritë lokale dhe organizatat, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse të 25.08.2010 N 558;

- Procedura dhe format e kontabilitetit për punonjësit që nisen në udhëtime pune nga organizata dërguese dhe mbërrijnë në organizatën në të cilën ata janë dërguar, miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Shëndetësisë dhe Zhvillimit Social të Federatës Ruse të 11 shtatorit 2009 N 739n ;

- Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse të 22 korrikut 2008 N 554 "Për shumën minimale të rritjes së pagave për punën e natës";

- Dekreti i Qeverisë së Federatës Ruse të 24 dhjetorit 2007 N 922 "Për veçoritë e procedurës për llogaritjen e pagës mesatare";

- Listat e pozicioneve dhe punëve të zëvendësuara dhe të kryera nga punonjësit me të cilët punëdhënësi mund të lidhë marrëveshje me shkrim për përgjegjësinë e plotë individuale ose kolektive, si dhe format standarde të marrëveshjeve të tilla, të miratuara me Dekret të Ministrisë së Punës të Federatës Ruse të 31 dhjetorit. , 2008 N 85;

- Rregulloret për regjistrimin ushtarak, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 27 nëntorit 2006 N 719, dhe Udhëzimet i Shtabit të Përgjithshëm të Forcave të Armatosura të Federatës Ruse të datës 04/11/2008 për mbajtjen e të dhënave ushtarake në organizata.

Përveç dokumenteve rregullatore, nuk do të dëmtonte studimi dokumentet e themelimit kompanitë. Është në to që mund të përcaktohet procedura për punësimin e drejtuesit të organizatës dhe përcaktimin e pagës së tij. Shumë shpesh, është në statut që është përshkruar procedura për punësimin e drejtuesve kryesorë.

Ne përcaktojmë listën e dokumenteve të kërkuara

Pasi të studioni dokumentet rregullatore në fushën e ligjit të punës dhe menaxhimit të të dhënave të personelit, do të merrni një ide të minimumi i nevojshëm të cilat duhet të hartohen dhe të mirëmbahen në çdo organizatë. Kjo është:

- rregulloret e brendshme të punës (nenet 189, 190 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- personelin (neni 15, 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- orari i pushimeve (neni 123 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- Rregulloret për mbrojtjen e të dhënave personale (nenet 86-88 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- kontratat e punës (nenet 16, 56-59, 67 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- librat e punës (nenet 65, 66 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- përshkrimet e punës (nëse detyrat zyrtare punonjësit nuk janë të specifikuar në kontratat e punës);

- një libër kontabiliteti për lëvizjen e librave të punës dhe futjeve në to, një libër të ardhurash dhe shpenzimesh për llogaritjen e formularëve të një libri pune dhe një insert në të (paragrafët 40-41 të Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës);

- kartat personale të punonjësve (klauzola 12 e Rregullave për mbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës);

- fletëpagesa (neni 136 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- urdhra (për punësimin, pushimin nga puna, pushimet, dërgimin në një udhëtim pune, etj.) (Nenet 62, 68, 84.1, 193 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, etj.) dhe arsyet e publikimit të tyre (deklarata, akte , memorandume, marrëveshje etj.);

- rregullore për shpërblimet dhe shpërblimet (pjesa 2 e nenit 135 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- deklarata, shënime-llogaritje dhe dokumente të tjera në lidhje me llogaritjen dhe pagesën e pagave, pagesës së pushimeve, kompensimit për pushimet e papërdorura, "zgjidhje" pas shkarkimit.

Është e qartë se dokumentet e kërkuara nga ligji do të duhet të hartohen në çdo rast. Por në lidhje me dokumentet e tjera, duhet të pyesni menaxhmentin (cili nga dokumentet opsionale mund t'i nevojiten kompanisë). Gjithashtu, paraprakisht, mund të sqaroni me menaxherin se cilat kushte të veçanta dëshiron të shohë në rregulloret e brendshme të punës, rregulloret e tjera lokale dhe format e kontratave të punës.

Shënim!Sipas Art. 16 i Ligjit Federal të 26 dhjetorit 2008 N 294-FZ "Për mbrojtjen e të drejtave të personave juridikë dhe sipërmarrësve individualë në zbatim". kontrollin e shtetit(mbikëqyrja) dhe kontrolli komunal” organizata duhet të mbajë një regjistër të inspektimeve të një personi juridik, një sipërmarrës individual, të kryera nga kontrolli dhe mbikëqyrja shtetërore, komunale.

Natyrisht, lista e mësipërme është e paplotë dhe, në rrethana të caktuara, duhet të zhvillohen dhe ekzekutohen dokumente të tjera. Për shembull, nëse është planifikuar që punëtorët individualë ndonjëherë do të punojë jashtë orarit normal të punës, është e nevojshme të miratohet lista e pozicioneve të punëtorëve me orar të parregullt të punës (neni 101 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Përveç kësaj, duke marrë parasysh specifikat e aktiviteteve të organizatës, mund të jetë e nevojshme që:

- Rregulloret për certifikimin dhe dokumentet përkatëse të certifikimit, nëse punëdhënësi kryen certifikimin e punonjësve (pjesa 2 e nenit 81 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);

- dispozitë për sekretet tregtare, nëse kontratat e punës me të punësuarit parashikojnë detyrimin e tyre për të ruajtur sekretet tregtare (nenet 10, 11 të Ligjit për sekretet tregtare);

- marrëveshjet për përgjegjësinë e plotë (nëse një përgjegjësi e tillë është krijuar për punonjësit në mënyrë kontraktuale);

- një marrëveshje kolektive (nëse të paktën njëra nga palët (punonjësit ose punëdhënësi) merr iniciativën për ta lidhur atë).

Përpilimi i dokumenteve individuale

Meqenëse të gjitha marrëdhëniet e punës duhet të dokumentohen, kur hartoni rregullore lokale dhe dokumente të tjera të personelit, duhet të mbahet mend se dispozitat e tyre nuk duhet të përkeqësojnë pozitën e punonjësit në krahasim me legjislacionin e vendosur të punës. Normat e rregulloreve lokale që përkeqësojnë pozitën e punonjësve ose të miratuara pa respektuar dispozitat e Artit. 372 i Kodit të Punës të Federatës Ruse për procedurën e marrjes parasysh të opinioneve organ përfaqësues punonjësit (nëse ka) nuk janë të zbatueshëm. Kjo theksohet në Art. 8 i Kodit të Punës të Federatës Ruse.

Pra, para së gjithash, ju duhet të hartoni një tabelë personeli. Ky dokument përdoret për të zyrtarizuar strukturën, personelin dhe personelin e organizatës në përputhje me statutin e saj, i cili përmban një listë të njësive strukturore, titujt e punës, specialitetet, profesionet që tregojnë kualifikimet, informacionin për numrin e njësive të stafit. Është hartuar sipas formularit të unifikuar T-3, miratuar me Rezolutën nr. 1.

Shënim.Në lidhje me hyrjen në fuqi në 2013 të Ligjit Federal të 6 dhjetorit 2011 N 402-FZ "Për Kontabilitetin", format e dokumenteve të përfshira në albumet e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit nuk janë të detyrueshme për përdorim dhe punëdhënësit mund të zhvillohen në mënyrë të pavarur formularët e kërkuar. Nëse organizata vendos të prezantojë format e veta të dokumenteve, ne gjithsesi rekomandojmë që të merren si bazë formularët e unifikuar të miratuar më parë dhe të bëhen ndryshime në to duke përfshirë ose hequr rreshta ose kolona shtesë. Mos harroni të rregulloni përdorimin e formave të reja të dokumentacionit parësor të kontabilitetit në politikën e kontabilitetit.

Duke marrë parasysh dëshirat e menaxhmentit, është e nevojshme të plotësoni të gjitha kolonat e nevojshme në tabelën e personelit, ta kontrolloni atë për pajtueshmërinë me legjislacionin e punës dhe t'i dorëzoni versionin e përfunduar menaxhmentit për miratim. Zakonisht, një akt vendor miratohet me një urdhër ose udhëzim, të cilit i referohet atributit përkatës. Gjithashtu, një akt normativ vendor mund të miratohet duke vendosur vulën e miratimit në dokument me nënshkrimin personal të drejtuesit të organizatës ose një personi të autorizuar prej tij.

Dokumenti tjetër i rëndësishëm është rregullorja e brendshme e punës. Sipas Art. 189 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, ky akt normativ vendor rregullon procedurën e punësimit dhe shkarkimit të punonjësve, të drejtat, detyrat dhe përgjegjësitë themelore të palëve në një kontratë pune, orët e punës, kohën e pushimit, stimujt dhe gjobat e marra ndaj punonjësve. , si dhe çështje të tjera të rregullimit të marrëdhënieve të punës me këtë punëdhënës. Dokumenti mund të përfshijë seksionet e mëposhtme: punësimi, të drejtat dhe detyrimet themelore të punonjësve, të drejtat dhe detyrimet e punëdhënësit, Koha e punes dhe koha e pushimit, stimujt, përgjegjësia për shkeljen e disiplinës së punës.

Pas marrëveshjes me menaxhimin e të gjitha nuancave dhe kontrollit të dispozitave të rregulloreve të brendshme të punës për pajtueshmërinë me legjislacionin aktual të punës, ky akt vendor i paraqitet gjithashtu për miratim drejtuesit.

Rregullorja për mbrojtjen, përpunimin dhe ruajtjen e të dhënave personale gjithashtu duhet të zhvillohet dhe të vihet në fuqi sa më shpejt të jetë e mundur. Kjo për faktin se punëdhënësi është i detyruar të marrë masat e nevojshme dhe të mjaftueshme për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve, si dhe të rregullojë mekanizmin e marrjes, përpunimit, ruajtjes dhe mbrojtjes së tyre. Kjo rrjedh nga kapitulli. 14 i Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe Ligjit për të Dhënat Personale.

Në këtë dispozitë, është e nevojshme të përcaktohet se në çfarë mënyrash merren të dhënat personale, në çfarë rendi formohen dhe mbahen dosjet personale të punonjësve, si dhe të përcaktohen të drejtat dhe detyrimet e punonjësve, mënyrat e kontabilitetit, ruajtjes, transferimit dhe mbrojtjen e të dhënave të tyre personale.

Shënim!Është e nevojshme të zgjidhet çështja se kush do të mbajë librat e punës. Nëse nuk ka ende zyrtar personeli, drejtuesi i kompanisë duhet të marrë përgjegjësinë për mbajtjen, ruajtjen, kontabilitetin dhe lëshimin e librave të punës duke lëshuar një urdhër të duhur. Më pas, drejtori mund t'ia transferojë këto kompetenca zyrtarit të personelit të pranuar (gjithashtu duke lëshuar një urdhër). Një emërim i tillë kërkohet nga paragrafi 45 i Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës.

Për më tepër, është e dëshirueshme të zhvillohet një formë standarde e një kontrate pune që do të lidhet me punonjësit. Kujtojmë atë art. 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, i cili përcakton listën e informacionit dhe kushtet e detyrueshme për t'u përfshirë në të, si dhe nene të tjera të Kodit të Punës (për shembull, nenet 58, 59, 64.1, 70, 282, etj.).

Përveç zhvillimit të akteve vendore, personelit, orareve të pushimeve, etj., duhet të përgatitni dokumente të tjera që do të nevojiten në të ardhmen për punën e personelit. Këto janë libra të ndryshëm kontabël, ditar regjistrimi, fletë kohore, formularë porosish, marrëveshje detyrimesh, etj.

Më vete, le të flasim për dokumentet për mbrojtjen e punës, pasi kjo është një pjesë e rëndësishme e legjislacionit të punës. Në të ardhmen, kur organizata rritet për të siguruar përputhjen me kërkesat e mbrojtjes së punës, për të monitoruar zbatimin e tyre, mund të krijohet një shërbim i sigurisë në punë ose mund të vendoset një pozicion i një specialisti të sigurisë në punë me trajnim ose përvojë të përshtatshme në këtë fushë. Ndërkohë, kompania është e vogël, përgjegjësia për sigurimin e kushteve të sigurta dhe mbrojtjen e punës i është caktuar kreut.

Neni 212 i Kodit të Punës të Federatës Ruse parashikon dispozitën që është punëdhënësi që është i detyruar të sigurojë zhvillimin dhe miratimin e rregullave dhe udhëzimeve për mbrojtjen e punës për punonjësit. Më 13 maj 2004, Ministria e Punës miratoi rekomandime metodologjike për hartimin e udhëzimeve për mbrojtjen e punës në ndihmë të punëdhënësve, sipas të cilave udhëzimet për mbrojtjen e punës për një punonjës duhet të hartohen në bazë të pozicionit, profesionit dhe llojit të punës së kryer prej tij.

Aktet normative që sjellin çdo formë të re dokumentesh në këtë fushë, në kohët e fundit nuk u pranua, kështu që ne rendisim ato kryesore që duhet të jenë në çdo organizatë:

- rregullore për mbrojtjen e punës në organizatë;

- një urdhër për të emëruar një person përgjegjës në organizatë (në mungesë të një inxhinieri të mbrojtjes së punës);

- udhëzime për mbrojtjen e punës;

— regjistrat për regjistrimin e njoftimeve për mbrojtjen e punës;

– programet për kryerjen e llojeve të ndryshme të informimeve për mbrojtjen e punës;

- program kontrollin e prodhimit;

- dokumente të tjera.

Organizimi dhe ruajtja e dokumenteve

Neni 17 i Ligjit Federal të 22 tetorit 2004 N 125-FZ "Për arkivimin në Federatën Ruse" detyron kompanitë të sigurojnë sigurinë e dokumenteve të krijuara në aktivitetet e tyre, përfshirë dokumentet për personelin. Ne besojmë se siguria e dokumenteve pa organizimin e ruajtjes së tyre është e pamundur. Për të ruajtur dhe përdorur dokumentet e krijuara në departamentin e personelit, duhet t'i sistemoni ato.

Për të thjeshtuar dokumentet e krijuara në procesin e menaxhimit të të dhënave të personelit, përpilohet një nomenklaturë e çështjeve - një listë e sistemuar e emrave të çështjeve të paraqitura në organizatë, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre në formën e përcaktuar. Një përkufizim i tillë përmbahet në GOST R 51141-98 "Puna e zyrës dhe arkivimi. Termat dhe Përkufizimet”, miratuar me Dekretin e Standardit Shtetëror të Federatës Ruse të 27 shkurtit 1998 N 28, dhe Rregullat Themelore për funksionimin e Arkivave të Organizatave, miratuar me Vendimin e Kolegjiumit të Arkivave Federale të Shkurtit. 6, 2002. Forma e nomenklaturës si për ndarjet strukturore ashtu edhe për të gjithë organizatën jepet në rregullat e emërtuara për punën e arkivave të organizatave.

Bërja e një oferte pune

Para së gjithash, ju duhet të zyrtarizoni një marrëdhënie pune me drejtuesin e organizatës. Për këtë, me të lidhet një kontratë pune. Përpilohet në dy kopje, njëra prej të cilave mbetet me kokën, dhe tjetra - në organizatë (kjo shënohet në kopjen e punëdhënësit).

Në bazë të një kontrate pune, lëshohet një urdhër, pasi në përputhje me Art. 68 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, punësimi zyrtarizohet me urdhër (udhëzim) të punëdhënësit. Forma e urdhrit miratohet me rezolutën nr. 1. Megjithatë, nëse drejtuesi është i vetmi anëtar i organizatës, atëherë punësimi zyrtarizohet me një urdhër për marrjen e detyrës, i cili lëshohet nga vetë drejtori në bazë të një konkluzion. kontrata e punës. Në të ardhmen lëshon edhe urdhra për caktimin e detyrave të drejtorit te zëvendësi (një punonjës tjetër) në rast nisjeje për një udhëtim pune ose me pushime. Këto janë shpjegimet e Rostrudit të dhëna në Letrën e datës 19.12.2007 N 5205-6-0.

Libreza e punës për titullarin plotësohet nga personi përgjegjës për mbajtjen e librave të punës. Në të njëjtën kohë, një regjistrim pune duhet të bëhet pas pesë ditëve të punës së drejtuesit (klauzola 3 e Rregullave për mbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës). Baza për të bërë një hyrje është një urdhër (udhëzim) ose një vendim tjetër i punëdhënësit, sipas të cilit punonjësi është punësuar (për shembull, procesverbali i mbledhjes së pjesëmarrësve).

Mos harroni të merrni një kartë personale, të vendosni informacione në librin e kontabilitetit për lëvizjen e librave të punës dhe futjet në to dhe (nëse është e nevojshme) në librin e të ardhurave dhe shpenzimeve për kontabilizimin e formave të librave të punës dhe futjeve në to.

Për më tepër, është e nevojshme t'i dërgoni komisariatit përkatës ushtarak dhe (ose) autoriteteve lokale informacione në lidhje me qytetarin që punësohet, i cili i nënshtrohet regjistrimit ushtarak (klauzola 32 e Rregullores për regjistrimin ushtarak). Një dokument që i dërgohet komisariatit ushtarak dhe (ose) qeverisjes vendore regjistrohet në mënyrën e përcaktuar nga punëdhënësi (për shembull, në një ditar (libër) për regjistrimin e dokumentacionit dalës).

Tani mund të punësoni punëtorë të tjerë. Procedura është e ngjashme, vetëm kujtoni se punonjësi duhet të njihet me rregulloret lokale në lidhje me veprimtarinë e tij të punës (kjo tregohet në nenin 68 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Ne rekomandojmë dokumentimin e njohjes. Për këtë, librat e kontabilitetit, revistat e regjistrimit ose fletët e njohjes do të vijnë në ndihmë.

Së fundi

Duke përmbledhur, vërejmë se pas organizimit të duhur të punës në zyrë, dokumentet nuk do të marrin shumë kohë dhe do të fillojë një fazë e punës së përditshme për një punonjës të personelit: do t'ju duhet të mbani një fletë kohore, të hartoni një orar pushimesh, të merrni stimuj dhe gjoba, organizoni udhëtime pune, transferoni, kombinoni, largoni nga puna dhe shumë më tepër. Dhe në faqet e revistës do t'ju tregojmë se si ta bëni atë siç duhet.

punë zyre në puna e personelit

PREZANTIMI 1 BAZET TEORIKE TË MENAXHIMIT TË ZYRAVE NË PUNËN E BNJ 1.1 Sistemi i dokumentacionit në menaxhimin e të dhënave të personelit 1.2 Dokumentet e detyrueshme të personelit të formuara në shërbimi i personelit ndërmarrjeve 2 PRAKTIKA E PUNËSISË NË PUNËN E HR MBI SHEMBULLIN E SHA "POLYGRAPH" 2.1 Karakteristikat e përgjithshme të punës në zyrë në punën e personelit të CJSC "Polygraph" 2.2 Urdhrat për personelin dhe regjistrimin e tyre në SHA "Polygraph" 2.3 Rezoluta e liderit 2.4 Bërja e shënimeve në librat e punës. Plotësimi i një karte personale 3 OPTIMIZIMI I MENAXHIMIT TË ZYRËS NË DEPARTAMENTIN E BNJ PËRFUNDIM LISTA E LITERATURËS SË PËRDORUR SHTOJCA 1 SHTOJCA 2 SHTOJCA 3 SHTOJCA 4 SHTOJCA 5 SHTOJCA 6

PREZANTIMI

Një tipar i së drejtës moderne të punës është zgjerimi i rregullimit kontraktual të marrëdhënieve të punës. Shumë nga çështjet që janë zgjidhur më parë në mënyrë qendrore mund të jenë objekt i shqyrtimit të një marrëveshjeje kolektive, marrëveshjeje, kontratë pune. Po, Art. 179 i Kodit të Punës të Federatës Ruse përcakton një listë specifike të punonjësve të cilëve u jepet e drejta preferenciale për t'u lënë në punë me një ulje të numrit ose stafit të punonjësve, dhe në të njëjtën kohë tregon se kontrata kolektive mund të parashikojë kategori të tjera punëtorësh që gëzojnë të drejtën preferenciale për të qëndruar në punë me produktivitet dhe kualifikime të barabarta të punës.

Detyrat e shërbimit të personelit tani janë rritur për faktin se Kodi i Punës i Federatës Ruse i atribuon rregulloret lokale burimeve të ligjit të punës: urdhra dhe dokumente të tjera që përmbajnë norma të ligjit të punës. Duhet të kihet parasysh se në rastet e parashikuara nga Kodi, ligjet e tjera federale dhe aktet e tjera rregullatore ligjore të Federatës Ruse, një marrëveshje kolektive, marrëveshje, punëdhënësi, kur miraton rregulloret lokale, duhet të marrë parasysh mendimin e organi përfaqësues i punonjësve. Të gjitha sa më sipër shpjegojnë rëndësinë e kësaj pune.

Qëllimi i punës është të studiojë punën në zyrë në punën e personelit.

Detyrat e punës janë

• konsideroni bazë teorike organizimi i punës së zyrës në punën e personelit;
• të studiojë organizimin e punës së zyrës në punën e personelit në shembullin e CJSC Polygraph;
• të shqyrtojë metodat për optimizimin e organizimit të punës së zyrës në punën e personelit të CJSC Polygraph.

Lënda e punës është organizimi i punës në zyrë. Objekt i punimit është SHA "Poligraf".

1 BAZET TEORIKE TË MENAXHIMIT TË ZYRAVE NË PUNËN E BNJ

1.1 Sistemi i dokumentacionit në menaxhimin e të dhënave të personelit

Kur aplikon për një vend pune, një qytetar lidh një marrëdhënie pune me një organizatë ose një sipërmarrës individual. Përmbajtja e këtyre marrëdhënieve janë të drejtat dhe detyrimet e ndërsjella të punës të punëdhënësve dhe punëmarrësve. Punëdhënësi është i detyruar t'i sigurojë punëmarrësit punën e përcaktuar me kontratën e punës, të sigurojë kushtet e punës dhe të paguajë pagat në kohën e duhur, dhe punëmarrësi duhet të kryejë personalisht funksioni i punës të përcaktuara me kontratën e punës, në varësi të rregullave të rregulloreve të brendshme të punës.

Legjislacioni i punës parashikon dokumentimin e marrëdhënieve midis punëmarrësit dhe punëdhënësit, si dhe midis punëkërkuesit dhe punëdhënësit (refuzim me shkrim për t'u punësuar). Dizajni i duhur Shfaqja, ndryshimi dhe ndërprerja e marrëdhënieve të punës është e rëndësishme për çdo punonjës, jo vetëm gjatë periudhës së punës, por edhe pas pushimit nga puna.

Puna me personelin kërkon që punëdhënësi të zgjidhë shumë probleme menaxheriale: rekrutimi, përshtatja e punonjësve të rinj, vlerësimi i aktiviteteve të punonjësve, përmirësimi i kualifikimeve të tyre, motivimi i punës, etj. Menaxhimi i personelit çon gjithashtu në krijimin e dokumenteve të shumta 1 .

Duke pasur parasysh sa më sipër, i gjithë dokumentacioni i personelit mund të ndahet në dy grupe:

• dokumente që lidhen me marrëdhëniet e punës (për shembull, kontratat e punës, urdhrat e personelit, kartat personale të punonjësve, deklaratat e punonjësve, oraret e pushimeve, oraret e turneve, etj.);
• dokumente që lidhen me menaxhimin e personelit (planet dhe raportet e personelit; rregulloret për rekrutimin, përshtatjen e punonjësve, vlerësimin e personelit, etj.; pyetësorët, testet, profesiogramet, personogramet, etj.) 2 .

Menaxhimi i të dhënave të burimeve njerëzore tradicionalisht përfshin dokumente që lidhen me marrëdhëniet e punës, shumica e të cilave janë të nevojshme për përpunimin e procedurave të tilla si punësimi, transferimi në një punë tjetër, largimi nga puna, pushimet, udhëtimet e punës, etj.

Gjatë dokumentimit të marrëdhënieve të punës, krijohen dokumente të shumta organizative, administrative, kontabël, informacioni dhe referencë dhe dokumente të tjera të llojeve dhe varieteteve të ndryshme. Këto dokumente mund të ndahen në dy grupe:

• rregulloret lokale të organizatës në lidhje me marrëdhëniet e punës;
• dokumente që lidhen me kontabilitetin dhe lëvizjen e personelit.

Rregulloret lokale janë dokumente të një organizate që përmbajnë norma të ligjit të punës (pjesa 1 e nenit 8 të Kodit të Punës të Federatës Ruse), për shembull, rregulloret e brendshme të punës. Trajnimi lloje të caktuara Rregulloret lokale parashikohen nga Kodi i Punës i Federatës Ruse. Dokumente të tilla janë të detyrueshme për aplikim (për shembull, orari i pushimeve). Dokumentet që nuk parashikohen nga Kodi i Punës i Federatës Ruse janë të natyrës këshilluese dhe zhvillohen në diskrecionin e organizatës (për shembull, rregullorja për njësinë strukturore të organizatës).

Një sërë rregulloresh lokale të parashikuara nga Kodi i Punës i Federatës Ruse duhet të zbatohen nga të gjithë punëdhënësit, përfshirë sipërmarrësit individualë. Aktet e tilla përfshijnë: personelin, rregulloret e brendshme të punës, orarin e pushimeve, rregulloren për shpërblimin, rregulloren për procedurën e përpunimit të të dhënave personale të punonjësve.

Disa rregullore lokale të parashikuara nga Kodi i Punës i Federatës Ruse janë të detyrueshme për t'u përdorur vetëm nga ata punëdhënës që kanë karakteristikat e duhura të organizimit të punës dhe punës me personelin, për shembull, një orar ndërrimi, një dispozitë për certifikim, një dispozitë. për racionin e punës, një dispozitë për mënyrën e punës me turne, një dispozitë për stazhin, një listë pozicionesh me orar të parregullt të punës, etj.

Dokumentet që lidhen me kontabilitetin dhe lëvizjen e personelit përfshijnë: dokumentet që një punonjës paraqet gjatë punësimit dhe dokumentet e krijuara për specifikë funksionet e personelit.

Dokumentet e nevojshme për punësim përfshijnë:

• dokumente identiteti;
• dokumente që konfirmojnë kohëzgjatjen e shërbimit, përvojën e punës;
• dokumente që konfirmojnë nivelin e arsimit dhe kualifikimet;
• dokumente që lidhen me sigurimin shtetëror të pensionit;
• dokumentet e regjistrimit ushtarak;
• dokumentet (nëse është e nevojshme) që kërkohen duke marrë parasysh specifikat puna e ardhshme(p.sh. çertifikatë shëndetësore, patentë shoferi, etj.) 3 .

Dokumentet e krijuara për funksione specifike të HR përfshijnë:

• dokumentet kontraktuale: kontratat e punës, marrëveshjet e palëve, marrëveshjet shtesë të kontratave të punës, kontratat e praktikës, kontratat mbi përgjegjësinë e plotë individuale, kontratat për përgjegjësinë e plotë kolektive (ekipore);
• dokumentet administrative: urdhra (udhëzime) për personelin;
• dokumentet e referencës: deklaratat e punonjësve, raportet dhe shënimet shpjeguese, protokollet, aktet, etj.;
• dokumentet kryesore të kontabilitetit: kartat personale të punonjësve, fletët e orarit, shënimet, llogaritjet për dhënien e pushimeve dhe pushimin nga puna 4 .

Njëkohësisht me dokumentet, hartohen libra, revista, karta, në të cilat merren parasysh (regjistrohen) dokumentet e hartuara në organizatë: një libër kontabiliteti për lëvizjen e librave të punës dhe futjet në to, të ardhurat dhe shpenzimet. libër për kontabilitetin për formularët e librave të punës dhe futjet në to, librat e regjistrimit të kontratave të punës, urdhrat, kartelat personale të punonjësve, dosjet personale etj.

Kështu, menaxhimi i të dhënave të personelit është një grup procedurash për përgatitjen, ekzekutimin, përpunimin, ekzekutimin, formimin, ruajtjen dhe përdorimin e dokumentacionit të personelit.

Aktualisht, pas hyrjes në fuqi të Kodit të Punës të Federatës Ruse, ndryshimet kryesore të mëposhtme kanë ndodhur në menaxhimin e të dhënave të personelit:

• disa dokumente tradicionale të personelit kanë pushuar së qeni i detyrueshëm, vite të gjata i detyrueshëm (për shembull, një aplikim për punësim);
• janë shfaqur dokumente të reja të detyrueshme për punëdhënësin (për shembull, dokumente që rregullojnë procedurën e punës me të dhënat personale të punonjësve);
• numri i përgjithshëm i dokumenteve të përpunuara në shërbimin e personelit është rritur (për shembull, dokumentet kur aplikoni për pushim vjetor të paguar);
• është zgjeruar gama e dokumenteve që duhet t'i paraqiten punonjësit kundër nënshkrimit;
• një sërë dokumentesh të miratuara nga punëdhënësi kërkojnë që të merret parasysh mendimi i organit përfaqësues të punonjësve;
• dokumentacioni i personelit duhet t'u paraqitet lirisht inspektorëve shtetërorë të punës kur ata kontrollojnë pajtueshmërinë nga punëdhënësit me ligjet e punës 5 .

Përgatitja e dokumentacionit të personelit vazhdon të zërë pjesën më të madhe të kohës së punës së specialistëve të burimeve njerëzore dhe shpesh shkakton probleme serioze gjatë inspektimeve dhe situatat e konfliktit. Një analizë e gjendjes së punës me dokumentacionin e personelit në shumë organizata moderne tregon se gabimet më të zakonshme në këtë fushë janë:

• mungesa e dokumenteve (të detyrueshme) të parashikuara nga legjislacioni aktual;
• shkelje e procedurës për zhvillimin dhe zbatimin e dokumenteve që përmbajnë norma të ligjit të punës;
• ekzekutimi i gabuar i dokumenteve, mosnjohja e rregullave për dhënien e fuqisë ligjore dokumenteve;
• dokumentimi i pasaktë i situatave të menaxhimit, i shprehur në mungesë të dokumenteve të nevojshme ose në mungesë të të kuptuarit se çfarë lloj dokumenti duhet të konfirmojë ngjarjet që po ndodhin;
• organizimi i ruajtjes dhe asgjësimit të dokumentacionit të personelit me shkelje të rënda të rregullave për funksionimin e arkivave të organizatave.

Një nga detyrat kryesore të çdo punëdhënësi në fushën e punës me personelin është kryerja në kohë dhe korrekte e menaxhimit të të dhënave të personelit.

1.2 Dokumentet e detyrueshme të personelit të krijuara në departamentin e personelit të ndërmarrjes

Kontabiliteti i punës dhe pagave në organizatë kryhet në bazë të dokumenteve parësore të krijuara në shërbimin e personelit. Puna e organizuar keq e shërbimit të personelit në mënyrë të pashmangshme ndikon në punën e departamentit të kontabilitetit dhe të gjithë organizatës. Pasojë e kësaj është shpërblimi i parakohshëm i punonjësve, pushimi mjekësor, përgatitja e parakohshme e dokumenteve për paraqitje pranë autoriteteve sociale shtetërore. Si rezultat, ka një rënie të performancës financiare të ndërmarrjes në tërësi.

Pajtueshmëria me Kodin e Punës të Federatës Ruse, korrektësia e ekzekutimit të dokumentacionit të personelit kontrollohet nga Inspektorati Federal i Punës (Rostrudinspektsiya) dhe Federali zyra e taksave. Inspektori shtetëror mund të vijë në zyrën e çdo organizate, pavarësisht nga forma e pronësisë dhe të kërkojë dokumente në lidhje me të dhënat e personelit, si dhe rregulloret dhe urdhrat e tjerë të detyrueshëm dhe të brendshëm të disponueshëm në organizatë (Ligji Federal i 8 gushtit 2001 Nr. 134- ФЗ "Për mbrojtjen e të drejtave të personave juridikë dhe sipërmarrësve individualë gjatë kontrollit (mbikëqyrjes) shtetërore") 6 .

Dokumentimi i aktiviteteve të shërbimit të personelit mbulon të gjitha proceset që lidhen me hartimin dhe përpunimin e dokumentacionit të personelit për rregullat e vendosura dhe zgjidh detyrat e mëposhtme të menaxhimit të personelit:

• organizimi i punës së punonjësve;
• lidhja e kontratës së punës dhe punësimi;
• transferimi në një punë tjetër;
• dhënia e pushimeve për punonjësit;
• stimuj për punonjësit;
• shqiptimi i sanksioneve disiplinore ndaj punonjësve;
• certifikimi i punonjësve;
• mirëmbajtja e personelit;
• llogaritja e përdorimit të kohës së punës;
• tërheqja e punonjësve për të punuar gjatë fundjavave dhe festave jo-pune;
• regjistrimi i udhëtimeve të biznesit;
• zgjidhjen e kontratës së punës dhe largimin nga puna 7 .

Lista e dokumenteve të personelit që organizatat duhet të mbajnë, pavarësisht nga forma e pronësisë, jepet në Shtojcën 1. Ajo gjithashtu përmban dokumente rregullatore që rregullojnë detyrimin e punëdhënësit për të mbajtur disa dokumente të personelit, si dhe kushtet për ruajtjen e tyre (në përputhje me Lista e dokumenteve standarde të menaxhimit të formuara në aktivitetet e organizatës, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuar nga Arkivi Federal më 6 tetor 2000, i ndryshuar më 27 tetor 2003).

Organizimi i punës së punonjësve kryhet me miratimin (miratimin nga drejtuesi i organizatës ose një zyrtar i autorizuar prej tij) të rregulloreve lokale. Çdo punëdhënës duhet të ketë rregullore të brendshme të punës dhe një dispozitë për mbrojtjen e të dhënave personale. Rregullore të tjera vendore, si rregulloret për shpërblimin, racionin e punës, shpërblimet dhe stimujt materiale, certifikimin, etj., miratohen nëse është e nevojshme.

Marrëveshja kolektive (marrëveshja) ka natyrë këshilluese, pasi ajo është lidhur me marrëveshje të palëve (Kapitulli 7 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Mbajtja e dosjeve personale të punonjësve është këshillimore për kompanitë private. Detyrimi i punëdhënësit për të mbajtur dosjet personale zbatohet për punonjësit e organizatave shtetërore në përputhje me Ligjin Federal të 27 korrikut 2004 Nr. FZ-79 "Për Shërbimin Civil Shtetëror të Federatës Ruse". Për lehtësi, rekomandohet ende të formoni skedarë personalë ose dosje personale dhe të rregulloni procedurën e formimit të tyre në aktin rregullator lokal të organizatës të miratuar nga drejtuesi.

Në dosjen personale (dosjen personale) të punonjësit, mund të përfshini kopjet e dokumenteve që kërkohen kur aplikoni për një punë (pasaportë, letërnjoftim ushtarak, certifikatë e caktimit të TIN, certifikatë sigurimi pensioni, certifikatë martese, certifikatë lindjeje e fëmijëve - për të ofruar përfitime nga tatimi mbi të ardhurat; dokumente për arsimin, etj.) dhe më pas të gjitha dokumentet kryesore të krijuara gjatë periudhës së veprimtarisë së punës së punonjësit që karakterizojnë veprimtarinë e tij të punës (aplikime për transferim në një punë tjetër, letër dorëheqjeje, karakteristika, dokumente të avancuara trajnime, kopje të urdhrave për transferimin e pranimit, pushimin nga puna, etj.).

Për më tepër, punëdhënësi duhet të ketë dokumentet e mëposhtme për mbrojtjen e punës:

• udhëzime për sigurinë në punë;
• regjistri i informimit (familjarizimi me udhëzimet);
• një regjistër i punonjësve që kalojnë një ekzaminim të detyrueshëm mjekësor dhe të tjerë 8 .

Këto dokumente mund të ruhen në departamentin e personelit të ndërmarrjes, nëse organizata nuk ka një shërbim të veçantë të mbrojtjes së punës, ose në zyrë.

Në përputhje me nën. "a" pjesa 1 e Artit. 356 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, inspektorati federal i punës ushtron mbikëqyrje dhe kontroll shtetëror mbi pajtueshmërinë nga punëdhënësit me legjislacionin e punës dhe aktet e tjera rregullatore ligjore.

Drejtuesit e organizatave janë personalisht përgjegjës për fondin dokumentar të formuar gjatë veprimtarisë së tyre. Për shkelje të legjislacionit të Federatës Ruse dhe akteve të tjera rregullatore ligjore, mirëmbajtje të pahijshme të dokumentacionit të personelit ose mungesë të tij, ligjvënësi parashikon vendosjen e një gjobe administrative: për zyrtarët - nga 1000 në 5000 rubla, për personat juridikë - nga 30,000 deri në 50,000 rubla. ose pezullim administrativ i veprimtarisë deri në 90 ditë, dhe në mënyrë të përsëritur - sjell përjashtimin e një zyrtari (nenet 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 dhe 14.23 të Kodit të kundërvajtjeve administrative).

2 PRAKTIKA E PUNËSISË NË PUNËN E HR MBI SHEMBULLIN E SHA "POLYGRAPH"

2.1 Karakteristikat e përgjithshme të punës në zyrë në punën e personelit të CJSC "Polygraph"

Marrëdhëniet e punës midis punonjësit dhe CJSC "Polygraph" lindin në bazë të kontratës së lidhur të punës (neni 16 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Në të ardhmen, marrëdhëniet e punës që kanë lindur, si dhe ndryshimi dhe përfundimi i tyre, duhet të zyrtarizohen siç duhet (nenet 68, 73, 80 dhe të tjera të Kodit të Punës të Federatës Ruse).

Regjistrimi i marrëdhënieve të punës kuptohet si dokumentacion i tyre, d.m.th. krijimi i dokumenteve përkatëse.

Si rezultat i dokumentacionit, krijohen dokumente organizative, administrative, kontabiliteti, informacioni dhe referimi dhe dokumente të tjera të llojeve dhe varieteteve të ndryshme. Njëkohësisht me dokumentet lëshohen libra, revista, karta, në të cilat merren parasysh (regjistrohen) dokumentet e hartuara në organizatë.

Regjistrimi i detyrueshëm i dokumenteve është drejtpërdrejt për shkak të kërkesës së pikës 4.1.2 Udhëzim model punë zyre në organet federale dega ekzekutive, miratuar Urdhri i Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005, nr. 536: "... të gjitha dokumentet që kërkojnë regjistrim, ekzekutim dhe përdorim për qëllime referimi, i nënshtrohen regjistrimit".

Duhet theksuar se vetë procedura e regjistrimit të dokumenteve nuk kufizohet vetëm në vendosjen e datave dhe numrave të regjistrimit në to. Regjistrimi i dokumenteve është një regjistrim i kredencialeve për një dokument në formën e përcaktuar, duke fiksuar faktin e krijimit, dërgimit ose marrjes së tij (klauzola 4.1.1 e Udhëzimit Standard për Punët e Zyrës në Autoritetet Ekzekutive Federale).

Puna me dokumentacionin e personelit nuk kufizohet në përgatitjen, regjistrimin dhe ekzekutimin e dokumenteve. Komponenti më i rëndësishëm i kësaj pune është formimi i dokumenteve të ekzekutuara në rastet për organizimin e ruajtjes dhe përdorimit të tyre për qëllime referimi.

Kështu, menaxhimi i të dhënave të personelit është një grup procedurash për përgatitjen, ekzekutimin, përpunimin, ruajtjen dhe marrjen e dokumenteve për menaxhimin e personelit. Për zbatimin në kohë dhe korrekt të këtyre procedurave, duket më e leverdishme të rregullohet sa më shumë që të jetë e mundur si përbërja e dokumenteve të personelit ashtu edhe teknologjia e punës me to duke krijuar një sërë rregulloresh vendore për punën në zyrë: Fleta e formularëve të dokumenteve, Albumi i formularëve të dokumenteve, Orari i rrjedhës së punës së shërbimit të personelit, Udhëzimet për punën në zyrë të personelit.

Një nga detyrat kryesore të këtyre akteve është të pasqyrojë karakteristikat e aktiviteteve prodhuese të organizatës, dhe për fillestarët në departamentin e personelit, rregulloret lokale për punën në zyrë duhet të bëhen një udhëzues që u jep përgjigje pyetjeve të tyre për dokumentimin e marrëdhënieve të punës.

Baza e kuadrit rregullator për menaxhimin e të dhënave të personelit është Tabela e Formave të Dokumenteve. Qëllimi i përgatitjes së Fletës së Kohës është përcaktimi i grupit të nevojshëm dhe të mjaftueshëm të llojeve të dokumenteve për regjistrimin ligjor të situatave që lindin në punën me personelin. Përdorimi i Fletës së Kohës ju lejon të zvogëloni kohën e punës dhe kostot e punës së punonjësve të organizatës në zgjidhjen e problemeve të dokumentimit të aktiviteteve të menaxhimit.

Forma e Fletës së Kohës (Shtojca 2) përcaktohet nga vetë organizata, e zhvilluar nga departamenti i personelit dhe miratohet me urdhër të drejtuesit.

Përgatitja e tabelës së formularëve të dokumenteve duhet të shoqërohet me zhvillimin e një albumi të formularëve dhe mostrave të dokumenteve të personelit të përfshira në tabelë. Prania e Kartës së Raportit dhe Albumit ju lejon të dokumentoni shpejt dhe saktë punën me personelin në Polygraph CJSC.

Karta e Raportit dhe albumi duhet para së gjithash të përfshijnë dokumentet e parashikuara nga Kodi i Punës i Federatës Ruse, d.m.th., të cilat janë të detyrueshme gjatë regjistrimit të marrëdhënieve të punës.

2.2 Urdhrat për personelin dhe regjistrimin e tyre në SHA "Polygraph"

Baza e menaxhimit të të dhënave të personelit janë urdhrat (udhëzimet) për personelin të lëshuara pas lidhjes së kontratave të punës, me ndryshimet dhe ndërprerjet e tyre. Përmbajtja e urdhrit të personelit duhet të jetë në përputhje me kushtet e kontratës së lidhur të punës. Nga urdhrat e drejtuesit të organizatës për personelin, informacioni transferohet në dokumentet e kontabilitetit dhe librat e punës së punonjësve.

Sipas pikës 3.5.5 të Rregullave themelore për funksionimin e arkivave të organizatave të miratuara me vendimin e Kolegjiumit të Arkivave Federale të datës 6 shkurt 2002 (në tekstin e mëtejmë Rregullat themelore), urdhrat për aktivitetet kryesore dhe personelin janë kryhen veçmas dhe formohen në raste të ndryshme. Kjo procedurë vlen edhe për organizatat e vogla ku krijohet një sasi e vogël dokumentacioni administrativ dhe një nga punonjësit (sekretar, kontabilist, ekonomist, etj.) është përgjegjës për menaxhimin e të dhënave të personelit.

Llojet e veçanta Dokumentet për personelin e SHA "Poligraf" kanë formularë të unifikuar, të miratuar. Dekreti i Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 05.01.04 Nr. 1 (Tabela 2.1).

Format e listuara të urdhrave të personelit kanë të bëjnë me dokumentacionin parësor të kontabilitetit për kontabilitetin e punës dhe pagesën e tij, prandaj, gjatë plotësimit të tyre, duhet të udhëhiqet nga Procedura për përdorimin e formularëve të unifikuar të dokumentacionit të kontabilitetit parësor, të miratuar. Dekret i Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë i datës 24 mars 1999 nr. 20.

Tabela 2.1

Llojet e dokumenteve të personelit që kanë formularë të unifikuar

Në përputhje me procedurën e përmendur, detajet shtesë mund të futen në formularët e unifikuar të dokumentacionit të kontabilitetit parësor, nëse është e nevojshme. Në këtë rast, të gjitha detajet e disponueshme në formularë nuk duhet të ndryshojnë (përfshirë kodin, numrin e formularit, emrin e dokumentit). Heqja e detajeve individuale nga formularët e unifikuar nuk lejohet. Formatet e formularëve të treguar në albumet e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit rekomandohen dhe mund të ndryshojnë.

Kur prodhohen produkte bosh bazuar në forma të unifikuara, lejohet të bëhen ndryshime në drejtim të zgjerimit ose ngushtimit të kolonave dhe linjave për lehtësinë e vendosjes dhe përpunimit të informacionit.

Ndryshimet në format e unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit bëhen duke lëshuar një urdhër (udhëzim) të drejtuesit të Polygraph CJSC (shih Shtojcën 3).

Në mungesë të një forme të unifikuar të një urdhri për personelin e miratuar nga Komiteti Shtetëror i Statistikave të Rusisë (për shembull, kur jepni urdhra për të ndryshuar të dhënat biografike të punonjësve, për të aplikuar sanksione disiplinore dhe në raste të tjera), formularët përdoren në cilat urdhra hartohen për aktivitetet bazë (Shtojca 4).

Duket e përshtatshme të përfshihen në Album format e dokumenteve shuma maksimale mostrat e urdhrave për personelin, si dhe plotësojnë atë në mënyrë sistematike me shembuj të rinj pas dokumentimit të situatave që lindin në praktikën e punës me personelin.

Për porositë e personelit, indeksimi dhe regjistrimi i saktë ka një rëndësi të madhe. Është e papranueshme përdorimi i një formulari regjistrimi për të gjithë urdhrat e personelit dhe formimi i mëtejshëm i këtyre dokumenteve në një rast. Janë kërkesat për formimin e mëvonshëm të çështjeve që përcaktojnë procedurën e punës me urdhra për personelin në punën e zyrës "aktuale": urdhrat për personelin grupohen në raste në përputhje me afatet ruajtja e tyre (klauzola 3.5.5 e Rregullave Bazë).

Porositë me periudha të ndryshme ruajtjeje duhet të regjistrohen në forma të ndryshme kontabël dhe të kenë indekse (numra) të ndryshëm regjistrimi. Rregullat për indeksimin e urdhrave të personelit janë zhvilluar nga vetë Polygraph CJSC. Në praktikën e shërbimeve të personelit, indeksimi alfanumerik përdoret më gjerësisht.

Me vëllime të mëdha dokumentesh, urdhra për personelin që kanë të bëjnë me çështje të ndryshme punoni me personelin, këshillohet t'i gruponi ato veç e veç (klauzola 3.5.5 e Rregullave Themelore), duke aplikuar indeksime të ndryshme, për shembull: shkronja "k" i shtohet numrave serialë të urdhrave për lëvizjen e personelit (punësimi, transferimi në një punë tjetër, largimi nga puna), për urdhrat për dërgimin e punonjësve - "km", për ofrimin e pushimeve - "o", për inkurajimin - "p", o masa disiplinore- "në", etj.

Sistemi i indeksimit të porosive i miratuar nga Polygraph CJSC pasqyrohet në librat e regjistrimit (revistat), format e të cilave përcaktohen nga vetë organizata. Kur zhvilloni formularët e kontabilitetit, ju mund të përdorni formularët këshillues që përmbahen në Shtojcën 2 të Standardeve të Kohës së Përmbledhur Ndërsektoriale për rekrutimin dhe kontabilitetin e personelit (1991).

Në rastin e mbajtjes së një formulari kontabël, i cili përmban informacione rreth urdhrave të personelit të hartuar për çështje të ndryshme, mund të rekomandojmë librin (revistën) e mëposhtme për regjistrimin e porosive (Tabela 2.2).

Tabela 2.2

Formulari i librit (revistës) ​​të regjistrimit të porosive

Format e kontabilitetit të zhvilluara nga CJSC "Polygraph" me opsione të ndryshme plotësimi i tyre duhet të dorëzohet në rubrikat përkatëse të Albumit të formularëve të dokumenteve.

Urdhrat për personelin lëshohen nëse ekzistojnë arsyet e duhura me shkrim, të cilat, përveç kontratave të punës dhe ndryshimeve në to, përfshijnë informacione dhe dokumente referimi: deklarata të punonjësve, memorandume (raporte dhe shënime shpjeguese), parashtresa, protokolle, akte, etj.

Dokumentet - baza për porositë duhet të hartohet dhe regjistrohet siç duhet. Disa dokumente (deklarata, memorandume, shënime shpjeguese, parashtresa, njoftime) hartohen në formë arbitrare, të tjera (protokolle, akte) kanë forma të unifikuara ose rekomanduese.

2.3 Rezoluta e liderit

Aplikimet e punonjësve dhe memorandumet janë korrespondencë të brendshme dhe kërkojnë shqyrtim dhe vendim nga drejtuesi i Polygraph CJSC. Vendimi pasqyrohet në rezolutë, përmbajtja e së cilës në shumicën e rasteve reduktohet në udhëzime shumë të shkurtra: "Për të porositur", "Ekzekutuar", "Për departamentin e personelit", të cilat nuk korrespondojnë me kuptimin e këtij atributi.

Një gabim tjetër serioz kur vendosni rezoluta në dokumente është mospërputhja semantike e vendimit të marrë nga drejtuesi me përmbajtjen e dokumentit të konsideruar. Më shpesh, gabime të tilla gjenden në rezolutat mbi deklaratat e punonjësve.

Punonjësi kërkon në aplikim që të ndajë pushimet vjetore me pagesë në pjesë dhe t'i sigurojë atij një pjesë të pushimit që zgjat 5 ditë (nga e hëna në të premte). Kreu i organizatës, duke mos u pajtuar me kërkesën e punonjësit, tregon në rezolutë: "Jepni një pushim prej 7 ditësh" (nga e hëna deri të dielën).

Kjo rezolutë nuk korrespondon me përmbajtjen e deklaratës, dhe për rrjedhojë, nuk është një shqyrtim i çështjes në themel. Në këtë rast, rezoluta duhet të përmbajë një refuzim për të dhënë një pjesë të lejes.

Punëtor për vetiniciativë dëshiron të zgjidhë kontratën e punës dhe paralajmëron me shkrim punëdhënësin për këtë, por jo dy javë përpara, por një periudhë më të shkurtër. Duke mos dashur të plotësojë kërkesën e punonjësit, menaxheri lëshon një rezolutë: "Lëshojeni me punë brenda dy javësh" ose tregon në vendim datën e pushimit nga puna pas një paralajmërimi dyjavor, d.m.th. që nuk përkon me datën që përmban aplikimi i punonjësit.

Përsëri, në vend që të refuzojë kërkesën e bërë nga punonjësi, atij i “bëhet një ofertë” që nuk plotëson dëshirën e tij.

Për të shmangur gabime të tilla në albumin e formave të dokumenteve, duhet të jepen opsione për zgjidhjet e mundshme kur merren vendime për situatat më tipike, shpesh herë të përsëritura.

Një tipar i protokolleve dhe akteve është krijimi i këtyre dokumenteve qoftë në procesin e diskutimit kolegjial ​​dhe vendimmarrjes (procesverbal), ose kur disa persona vërtetojnë (konfirmojnë) faktet dhe ngjarjet që kanë ndodhur në praninë e tyre (aktet). Prandaj, protokollet përfshijnë gjithashtu informacione për anëtarët e organit kolegjial ​​të pranishëm (d.m.th. prania e një kuorumi), dhe gjatë hartimit të shumicës së akteve kërkohet prania e dëshmitarëve të painteresuar.

Dokumentet e mëposhtme mund të përdoren për të llogaritur dokumentet e brendshme të krijuara nga CJSC Polygraph. formë e përafërt revista regjistrimi, të cilat mbahen veçmas sipas llojeve dhe llojeve të dokumenteve (Tabela 2.3).

Tabela 2.3

Formular regjistrimi

2.4 Bërja e shënimeve në librat e punës. Plotësimi i një karte personale

Informacione të tjera të rëndësishme në albumin e formularëve të dokumenteve duhet të jenë shembuj të regjistrimit në librat e punës së punonjësve. Siç e dini, u miratua Udhëzimet aktuale për plotësimin e librave të punës. Dekreti i Ministrisë së Punës të Rusisë, datë 10.10.03 Nr. 69 përmban disa mostra të dhënash (për shembull, për krijimin e një profesioni të dytë, për riemërtimin e një organizate, për shkarkimin, etj.), por kjo nuk mjafton qartë. , veçanërisht për oficerët fillestarë të personelit.

Shembujt e shënimeve në librat e punës mund të vendosen në Album pas shembujve të regjistrimit të porosive për personelin ose në formën e një tabele përmbledhëse (Shtojca 5).

Vështirësitë në punën me librat e punës, si rregull, janë për shkak të boshllëqeve ose kërkesave kontradiktore të përfshira në aktet rregullatore aktuale ligjore për mirëmbajtjen e tyre.

Për shembull, në përputhje me Dekretin e miratuar të Qeverisë së Federatës Ruse të 24 korrikut 2002 nr. 555 Rregullat për llogaritjen dhe konfirmimin e kohëzgjatjes së shërbimit për të vendosur pensionet e punës dokumenti kryesor që konfirmon periudhat e punës sipas një kontrate pune është një libër pune - origjinali, jo një kopje e vërtetuar. Megjithatë, në seksionin IV të Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, përpilimi i formularëve të librit të punës dhe pajisja me to nga punëdhënësit, miratohet. Dekreti i Qeverisë së Federatës Ruse i datës 16 Prill 2003 Nr. 225, i referohet lëshimit të një libri pune për një punonjës vetëm pas pushimit nga puna (përfundimi i kontratës së punës). Kështu, ka një problem me lëshimin e librezës origjinale të punës për një punonjës që nuk jep dorëheqjen.

Në këtë situatë dhe në raste të tjera të ngjashme, kur një punonjës duhet t'i paraqesë një organi tjetër librin origjinal të punës, këshillohet që në Albumin e Formularëve të Dokumentit të tregohet procedura e dokumentimit të procedurës për lëshimin e një libri pune.

Dokumenti mbi bazën e të cilit do të lëshohet libri i punës, për mendimin tonë, duhet të jetë një deklaratë punonjësi drejtuar Polygraph CJSC, dhe jo një "faturë" e përdorur gjerësisht në praktikë. Pas regjistrimit të aplikacionit, shqyrtimit të tij nga drejtuesi i organizatës dhe nxjerrjes së rezolutës, punonjësi duhet të shkruarit(në të njëjtin aplikacion) për të konfirmuar faktin e marrjes së një libri pune për përdorim të përkohshëm me detyrimin për ta kthyer atë në kohën e duhur pa asnjë dëmtim, korrigjim, njollë, etj.

Shërbimi i personelit duhet të organizojë kontrollin e kthimit të një libri pune të lëshuar për përdorim të përkohshëm dhe ta kontrollojë atë kur libreza e punës të kthehet nga punonjësi. Nëse punonjësi nuk ka një arsye të justifikuar për marrjen e librit origjinal të punës, atij mund t'i lëshohet vetëm një kopje e vërtetuar.

Udhëzimet e hollësishme për procedurën e plotësimit duhet të shoqërohen në Albumin e formularëve të dokumenteve nga formularë të tillë kontabël si një fletë kohore (formularët T-12 dhe T-13) dhe kartën personale të një punonjësi (T-2).

Mbajtja e një fletë kohore është e detyrueshme, pasi Polygraph CJSC është e detyruar të mbajë shënime për kohën e punuar në të vërtetë nga secili punonjës (neni 91 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Kur plotësoni fletën e kohës, përdoren metodat e mëposhtme:

- regjistrimi i vazhdueshëm ditor i orëve të punës ose një tregues i arsyeve të mungesës së një punonjësi (pushime, paaftësi, etj.);

- regjistrimi i vetëm mungesës, mungesës, vonesës etj.

Orët e punës mund të përfshijnë: orët e ditës, punën e natës, jashtë orarit, udhëtimet e biznesit dhe punën gjatë fundjavave dhe festave. Llojet e ndryshme të kohës së punës merren parasysh dhe paguhen veçmas.

Shenjat e mungesës nga puna për arsye të mira duhet të konfirmohen me dokumente konfirmuese. Orët e punës me kohë të pjesshme regjistrohen në fletën e orarit në përputhje me kushtet e përfshira në kontratën e punës.

Fleta e orarit hartohet në një kopje nga mbajtësi i kohës ose një person i autorizuar, i nënshkruar nga titullari. njësi strukturore dhe një punonjës i shërbimit të personelit dhe transferohet në departamentin e kontabilitetit. Në organizatat e mëdha, fleta kohore mbahet nga ndarjet strukturore.

Kartela personale e punonjësit plotësohet për të gjithë punonjësit me të cilët është lidhur kontrata e punës, përfshirë punëtorët me kohë të pjesshme. Kartat personale plotësohen në një kopje nga një punonjës i shërbimit të personelit në bazë të dokumenteve personale të një qytetari që aplikon për punë. Kartat plotësohen me dorë ose duke përdorur një version elektronik me një printim të mëvonshëm. Kur plotësoni manualisht kartën, njollat ​​dhe fshirjet nuk lejohen.

Nëse ndodhin gabime ose nevojiten ndryshime (për shembull, kur ndryshoni mbiemrin, ndryshoni adresën e shtëpisë ose të dhënat e pasaportës), një hyrje e pasaktë ose e vjetëruar shënohet në kartë dhe sipër ose pranë saj vendoset shënimi i saktë. Korrigjimet e bëra duhet të konfirmohen me nënshkrimin e oficerit të personelit.

Një rol të rëndësishëm në plotësimin e kartave personale të punonjësve luajnë klasifikuesit gjithë-rusë të informacionit teknik dhe ekonomik (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), përdorimi i të cilave ju lejon të plotësoni saktë linjat përkatëse të kartës. (Tabela 2.4).

Nëse është e nevojshme të kodoni informacione në kartën personale të punonjësit që nuk përfshihen në klasifikuesit gjithë-rusë, zhvillohen klasifikuesit lokalë të organizatës. Kartat e plotësuara kur aplikoni për një vend pune regjistrohen në librin e kartave personale, forma e të cilit zhvillohet sipas gjykimit të CJSC Polygraph.

Tabela 2.4

Gabime në lëshimin e kartave personale të Polygraph CJSC

Përfundimi logjik i zhvillimit mbështetje rregullatore në fushën e menaxhimit të regjistrave të personelit është përgatitja dhe miratimi i Programit të rrjedhës së dokumenteve të shërbimit të personelit të SHA "Poligraf". Programi në formë tabelare pasqyron procedurat për dokumentimin e marrëdhënieve të punës për pikat e mëposhtme:

- hartimi i dokumenteve (baza e hartimit, shpeshtësia, personi përgjegjës për përgatitjen, numri i kopjeve, etj.);

– regjistrimin e dokumenteve (koordinim, nënshkrim, miratim);

– përpunimi i dokumenteve (regjistrimi, transferimi për ekzekutim, familjarizimi i punonjësve);

- ruajtja operative dhe arkivore e dokumenteve të ekzekutuara (vendi dhe kushtet e ruajtjes, shpeshtësia e paraqitjes në arkiv).

Procedura për zbatimin e rregulloreve lokale të konsideruara për punën me dokumentacionin e personelit, si dhe përgjegjësia për shkeljen e tij, duhet të përfshihet në Udhëzimet për menaxhimin e të dhënave të BNJ, të miratuar me urdhër të drejtuesit të Polygraph CJSC.

3 OPTIMIZIMI I MENAXHIMIT TË ZYRËS NË DEPARTAMENTIN E BNJ

Sistemi i automatizuar në ndërmarrje sot nuk është një haraç për modën, por një nevojë urgjente. Nje nga kompanitë tregtare arriti të zbatojë një projekt automatizimi, dhe fjalë për fjalë nga e para. Në kohën e zbatimit, stafi i organizatës ishte më shumë se pesëqind njerëz. Në të njëjtën kohë, nuk kishte asnjë produkt të vetëm softuerësh në shërbimin e personelit.

Ishte e vështirë të vendosej komunikimi midis departamenteve të kompanisë. Dëshira për të eliminuar këtë problem, si dhe zgjidhja e detyrës urgjente të krijimit të një baze të përbashkët të të dhënave të punonjësve, u bënë arsyet kryesore për automatizimin e proceseve të biznesit. Projekti u iniciua nga dy divizione: departamenti financiar dhe shërbimi i personelit. Ishin ata që formuluan parametrat kryesorë të automatizimit, duke iu përgjigjur tre pyetjeve themelore:

1. Çfarë do të dëshironit të merrnit si rezultat i projektit?
2. Çfarë lloj shpenzimet financiare do të përballet kompania në lidhje me këtë?
3. Sa kohë do të duhet për të përgatitur dhe zbatuar automatizimin?

Për të punuar në projekt, u krijua një grup iniciativë, i cili përfshinte specialistë nga tre departamente:

• shërbimet teknologjitë e informacionit– detyrat e saj përfshinin analizimin e programeve të paraqitura në treg, vlerësimin e mundësisë së ndërveprimit të tyre me produktet e IT që kompania planifikonte të zbatonte në të ardhmen, si dhe zgjidhjen e çështjeve që lidhen me mirëmbajtjen e mëtejshme të programit;
• departamenti financiar - përcaktimi i gamës së detyrave të automatizimit në lidhje me listën e pagave;
• Departamentet e burimeve njerëzore – formulimi i objektivave të projektit në drejtim të menaxhimit të punonjësve.

Fillimisht, grupi iniciativ analizoi tregun e shërbimeve të informacionit. Doli se nga pikëpamja e detyrave me të cilat përballet kompania, pothuajse të gjitha produktet softuerike duhet të përmirësohen. Zgjedhja e më të përshtatshmeve prej tyre kërkonte një diskutim mjaft të gjatë, i cili u zhvillua në disa tavolina të rrumbullakëta". Në këto ngjarje u zbuluan të mirat dhe të këqijat e zgjidhjeve të ndryshme. Si rezultat, zgjedhja u bë në favor të programit "1C: Paga dhe Personeli 7.7". Në atë kohë, ai nuk përfshinte ende bllokun "1C: Burimet Njerëzore dhe Lista e Pagave", kështu që duhej të bëheshin disa përmirësime, të cilat u kryen nga specialistë të jashtëm.

Projekti u zhvillua dhe u miratua plani i detajuar veprimet, duke treguar afatet dhe përgjegjëse për zbatimin e çdo zëri. I gjithë projekti (zhvillimi, testimi, zbatimi dhe trajnimi i personelit) iu dha 4 muaj (Tabela 3.1). Para së gjithash, punonjësit e çdo sektori të shërbimit të personelit vendosën se cilat të dhëna u nevojiten në formë elektronike. Për inspektorin e burimeve njerëzore - dokumentet e personelit, për menaxherin e burimeve njerëzore - bazën e të dhënave të kandidatëve (më parë ishte mbledhur në letër), për specialistin e trajnimit - listat e atyre që ishin në trajnime (i gjithë personeli i kompanisë është i trajnuar). Kështu, për shërbimin e personelit ishte e nevojshme të konfiguroni disa blloqe:

1. “Përzgjedhja e personelit”. U krijua një drejtori speciale për të ruajtur maksimumin informacion të plotë për të gjithë kandidatët e ftuar për intervista, si dhe punonjësit e mundshëm të kompanisë që mund të jenë me interes për të nëse hapen disa vende vakante.

2. "Trajnim". Për të regjistruar informacione për kalimin e trajnimeve, u përmirësua libri tashmë ekzistues i referencës "Punonjësit". Ai përfshinte një listë të të gjithë atyre që punojnë (dhe kanë punuar) për kompaninë. Doli të ishte i përshtatshëm, sepse përmbante informacione për secilin punonjës - datën e lindjes, adresën, detajet e pasaportës, titullin dhe departamentin e punës, orarin, pagën, etj. Prandaj, kjo drejtori u zgjodh për rishikim. U bë e mundur futja e informacionit në lidhje me datën dhe emrin e trajnimit, rezultatet e tij, si dhe çfarë lloj trajnimi nevojitet për zhvillimin e mëtejshëm të një punonjësi, si i ri ashtu edhe tashmë që punon.

3. “Punët e zyrës së personelit”. Ky bllok po finalizohej gjithashtu për të zgjeruar aftësitë e tij, veçanërisht për të hyrë në një orar pushimesh, për të monitoruar respektimin e tij dhe për të hartuar kontratat e punës.

4. “Raportimi dhe statistikat”. Është përpilimi i raporteve dhe mbledhja e të dhënave statistikore që na lejon të analizojmë punën e bërë dhe të krijojmë plane për të ardhmen. Për këto qëllime, janë krijuar raportet elektronike të mëposhtme:

• "Procentik" - mbledh informacione në përqindje: normën e qarkullimit të stafit, raportin e numrit të kandidatëve që kanë kaluar intervistën dhe numrin e punonjësve të punësuar;
• "Statistika interesante" - çdo muaj departamenti i burimeve njerëzore njeh të gjithë punonjësit e kompanisë me të dhënat e këtij raporti. Ai përmban informacion se sa burra dhe gra janë në organizatë, statistika mbi arsimin, statusin martesor dhe kohëzgjatjen mesatare të shërbimit në kompani.

Tabela 3.1

Plani i ekzekutimit të projektit

Nr. p / fq	Faza e projektit	Periudha e ekzekutimit	Përgjegjës
	Zbulimi i nevojave për finalizimin e programit për shërbimin financiar	01.09–10.09	CFO
	Zbulimi i nevojave për finalizimin e programit për shërbimin e personelit	01.09–10.09
	Vendosja e blloqeve të programit për shërbimin financiar	11.09–10.10	Kompania zhvilluese
	Vendosja e blloqeve të programit për shërbimin e personelit	11.10-10.11
	Sigurimi i kompanisë me një version provë, testim	11.11-16.11
	Plotësimi i komenteve	17.11–30.11
	Instalimi i një programi kompanie, vendosja e të drejtave të aksesit për punonjësit	01.12	Zhvillues i kompanisë, drejtor financiar, shef i shërbimit të personelit
	Trajnimi i personelit për përdorimin e programit	02.12–07.12	Kompania zhvilluese
	Futja e të gjithë informacionit të nevojshëm në program	08.12–31.12	Shefi i Burimeve Njerëzore

Pas instalimit të programit dhe testimit të cilësimeve, erdhi radha e fazës më të vështirë - zbatimit. Si fillim, të gjithë punonjësit u trajnuan për të përdorur programin e ri. Ajo u zhvillua në qendrën e trajnimit të kompanisë zhvilluese në dy faza: para së gjithash - për shërbimin e personelit, pastaj - për departamentin financiar (në këtë kohë, oficerët e personelit tashmë po futnin informacione në program). Mësimet mbaheshin gjatë javës çdo mëngjes nga ora 9 deri në 11:00. Procesi i zotërimit të programit midis punonjësve u zhvillua me ritme të ndryshme, por të gjithë ishin të bindur se automatizimi u lejon atyre të punojnë në mënyrë më efikase.

Pas trajnimit, i gjithë informacioni u fut në sistem (Fig. 3.1).

Oriz. 3.1 Futja e informacionit për personelin

Pas prezantimit të automatizimit, rezultatet u përmblodhën. Analiza e rezultateve të marra tregoi si më poshtë:

1. Kostot e punës të reduktuara ndjeshëm për procedurat më të thjeshta të personelit (Tabela 3.2).

2. Është thjeshtuar ndërveprimi ndërmjet shërbimit të personelit dhe departamentit financiar.

3. Është bërë më i përshtatshëm për të ruajtur dhe përdorur informacione rreth punonjësve.

Tabela 3.2

Ndryshimet në procesin e punësimit

Pika e pastrimit	Çfarë ishte më parë		Pas automatizimit
Futja e të dhënave të punonjësve në program	Nuk kanë		Kohëzgjatja e procesit - 10 minuta
Hartimi i një kontrate pune	Regjistrimi në Excel brenda	15 minuta
Bërja e një urdhri pranimi			10 minuta	Regjistrimi në program - 5 minuta
Plotësimi i një karte personale T-2			20 minuta	Shtypja e një tasti në një program - 1 minutë

Shërbimi i personelit duhet të jetë i vetëdijshëm për vështirësitë e mëposhtme në automatizimin e proceseve të personelit:

• një projekt i mirë dhe me cilësi të lartë kërkon të mëdha Paratë(veçanërisht nëse është e nevojshme të ndryshoni ose plotësoni ndjeshëm konfigurimin e programit);
• Profesionistët e HR të përfshirë në një projekt automatizimi do të duhet të komunikojnë me zhvilluesit e softuerit. Ndërkohë, jo të gjithë oficerët e personelit mund të flasin "të njëjtën gjuhë" me programuesit (si dhe anasjelltas), prandaj ata do të duhet ta mësojnë këtë;
• procesi i futjes së të gjithë informacionit të nevojshëm do të kërkojë përqendrimin maksimal të vëmendjes nga stafi i shërbimit të personelit.

PËRFUNDIM

Aktualisht, vëllimi i punës së shërbimit të personelit të ndërmarrjeve në përgjithësi dhe ZAO Polygraph, në veçanti, është rritur ndjeshëm. Kjo për shkak të nevojës për lidhjen e një kontrate pune me shkrim, përgatitjen e urdhrave në të gjitha fazat e marrëdhënies së punës, nga punësimi deri në largim nga puna.

Në praktikë, nuk ka një mendim të përbashkët se si të organizohet më mirë një kombinim i profesioneve (pozitave), ndryshimeve në një kontratë pune në formën e transferimit të përhershëm dhe të përkohshëm në një punë tjetër. Është gjithashtu e nevojshme të bëhet dallimi midis dispozitave që janë pjesë përbërëse e kontratës së punës dhe marrëveshjeve që kanë rëndësi të pavarur.

Sot, fusha ligjore në të cilën operon shërbimi i personelit është shumë e gjerë. Ai përfshin jo vetëm Kodin e Punës të Federatës Ruse, por edhe ligje të tjera federale, në veçanti Ligjin Federal të 29 dhjetorit 2006 N 255-FZ "Për dhënien e përfitimeve për paaftësinë e përkohshme, shtatzëninë dhe lindjen e fëmijëve që i nënshtrohen detyrimit". sigurim shoqeror", Ligji Federal i 20 Prillit 2007 N 54-FZ "Për Ndryshimet në Ligjin Federal "Për pagën minimale" dhe akte të tjera legjislative të Federatës Ruse", në përputhje me të madhësia minimale pagat nga 1 shtatori 2007 u vendosën në 2300 rubla. në muaj.

Një rol të rëndësishëm në rregullimin e marrëdhënieve të punës luajnë dekretet e Qeverisë së Federatës Ruse, në veçanti Dekreti i 24 dhjetorit 2007 N 922 "Për veçoritë e procedurës për llogaritjen e pagës mesatare" dhe rregullore të tjera. aktet juridike që përmban ligjin e punës.

Njohuri të materialit të gjerë rregullator, praktikën gjyqësore dhe aftësinë për t'i zbatuar ato kusht i nevojshëm punë e suksesshme e të gjitha shërbimeve të personelit.

LISTA E LITERATURËS SË PËRDORUR

1. Kodi i Punës i Federatës Ruse.
2. Dekreti i Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 05.01.2004 Nr. 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për kontabilitetin e punës dhe pagesën e saj".
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Puna në zyrë: kërkesat për rrjedhën e dokumenteve të kompanisë (Bazuar në Gosts të Federatës Ruse) .- M .: Bizn.-school. Intel Synthesis, 2004.
5. Andreeva V.I. O pyetje të vështira dokumentimi i marrëdhënieve të punës//Doracak i nëpunësit të personelit, 2006, nr.10.
6. Barikhin A.B. Puna në zyrë: tekst shkollor. M., 2006
7. Belushchenko S. Auto porosi në korniza//Manuali i menaxhimit të personelit, 2007, nr. 4.
8. Boriskin V.V. Biznes zyrtar. M., 2007
9. Bykova T.A. Pune zyre. M., 2008
10. Vyalova V.M. Menaxhimi i të dhënave të personelit në organizata me një nënndarje të veçantë//Doracak i zyrtarit të personelit, 2008, nr. 8.
11. Galakhov V.V. Puna në zyrë në departamentin e personelit. M., 2006
12. Doronina L.A. Bazat e punës në zyrë. M., 2007
13. Revista “Dokumentacioni”, 2007, N 4
14. Iritikova V.S. Dokumentet//Sekretarja e biznesit. - 2007. - Nr.1 ​​- f. 20-27
15. Kirsanova M.V. Kurs biznesi. M., 2006
16. Koryakina Yu.S. Pune zyre. M., 2007
17. Kudryaev V.A. "Organizimi i punës me dokumente" V.A. Kudryaev dhe të tjerët M.: INFRA-M, 2006
18. Kuznetsov D.L. Menaxhimi i personelit. M., 2007
19. Kuznetsova T. Puna në zyrë. M., 2008
20. Kurnoskina L.V. Puna moderne në zyrë. M., 2007
21. Lenkevich L.A. Puna në zyrë: udhëzues studimi. M., 2007
22. Makarova N.A. Puna në zyrë në ndërmarrje. M., 2008
23. Moti i keq A.V. Organizimi i biznesit. M., 2007
24. Novikova E.A. Puna në zyrë në departamentin e personelit. M., 2006
25. Pustozerova V.M., Solovyov A.A. Punësimi dhe shkarkimi i punonjësve. - M.: Para, 2006.
26. Pshenko A.V. Bazat e punës në zyrë. M., 2006
27. Smirnova E.P. Puna në zyrë: tekst shkollor. M., 2006
28. Sokolov A.V. Menaxhimi i dokumentacionit. M., 2006.
29. Stenyukov M.V. Menaxhimi i dokumenteve dhe puna në zyrë. M., 2007
30. Stenyukov M.V. Dokumentacioni. Punimet me letra: praktike. Shtesa për mbështetje dokumentare të ndërmarrjes. M.: Para, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Klasifikimi i dokumenteve: zgjidhje dhe probleme. // Libri: kërkime dhe materiale. Shtu. 70. M., 2005. S. 24-40.

SHTOJCA 1

Lista e dokumenteve të personelit të kërkuara për organizatën

Nr. p / fq	Dokumenti	Çfarë dokumenti rregullon	shënim	Afati i ruajtjes
	Rregulloret e brendshme të punës (PVTR)	Neni 189 i Kodit të Punës të Federatës Ruse	Me rastin e punësimit (para nënshkrimit të kontratës së punës), punëdhënësi është i detyruar të njohë punonjësin me PWTR kundrejt nënshkrimit. E vlefshme deri në zëvendësimin me të reja.	Vazhdimisht
	Rregullore për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve	Neni 86 i Kodit të Punës të Federatës Ruse	Gjatë punësimit (para nënshkrimit të kontratës së punës), punëdhënësi është i detyruar të njohë punonjësin me Rregulloren për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve kundër nënshkrimit. E vlefshme derisa të zëvendësohet me një të re.	Vazhdimisht
	Tabela e personelit (f. T-3) (stafi)		Ai përpilohet çdo herë kur i bëhen ndryshime të caktuara.	Vazhdimisht
	Libri i kontabilitetit për lëvizjen e librave të punës dhe futjet në to		Ruhet në departamentin e personelit dhe mirëmbahet vazhdimisht.
	Libri i të ardhurave dhe shpenzimeve për kontabilitetin e formularëve të librave të punës dhe futjeve në to	Udhëzime për procedurën e plotësimit të librave të punës dhe futjeve në to (miratuar me Dekret të Ministrisë së Punës të Rusisë, datë 10 tetor 2003 Nr. 69)	Ruhet në departamentin e kontabilitetit së bashku me formularët e librave të punës dhe futjet në to; formularët i dërgohen departamentit të personelit me kërkesë të një punonjësi të personelit.	50 vjet (por pas likuidimit të kompanisë, ai dorëzohet në arkivin e qytetit së bashku me dokumente të tjera, afati i ruajtjes së të cilave është 75 vjet)
	Rregullore për shpërblimet, shpërblimet dhe stimujt materiale	Seksioni 6 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, Kapitulli 21 i Kodit të Punës të Federatës Ruse	Në prani të sisteme komplekse pagat dhe sistemet e punës dhe bonuseve. E vlefshme derisa të zëvendësohet me një të re.	Vazhdimisht
	Rregulloret për sistemin e trajnimit	Nenet 196, 197 të Kodit të Punës të Federatës Ruse	Nëse ekziston një sistem trajnimi në organizatë.	Vazhdimisht
	Rregulloret për certifikimin e punonjësve	Neni 81 i Kodit të Punës të Federatës Ruse	Gjatë kryerjes së certifikimit sipas gjykimit të punëdhënësit.	Vazhdimisht
	Orari i pushimeve		Miratohet nga punëdhënësi jo më vonë se dy javë para fillimit të vitit kalendarik.	1 vit
	Kontrata e punës	Nenet 16, 56, 57, 67 të Kodit të Punës të Federatës Ruse	Ai lidhet me shkrim me secilin punonjës.	75 vjeç
	Përshkrimet e Punës për çdo pozicion në përputhje me tabelën e personelit, udhëzimet e punës sipas profesionit		Pranohet sipas gjykimit të punëdhënësit.	Vazhdimisht
	Urdhërat e Punës	Neni 68 i Kodit të Punës të Federatës Ruse	Lëshuar në bazë të një kontrate pune. Ato i shpallen punonjësit kundër nënshkrimit brenda tre ditëve nga data e fillimit aktual të punës.	75 vjeç
	Porositë për transferim në një punë tjetër	Neni 72.1 i Kodit të Punës të Federatës Ruse	Lëshuar në bazë të një marrëveshjeje për transferimin në një punë tjetër ( marrëveshje shtesë në një kontratë pune).	75 vjeç
	Urdhrat e largimit nga puna	Neni 84.1 i Kodit të Punës të Federatës Ruse		75 vjeç
	Porositë për biznesin kryesor		Publikuar sipas nevojës. Urdhrat për aktivitetet kryesore të përgatitura nga departamenti i personelit regjistrohen dhe ruhen në zyrë. Departamenti i personelit po zhvillon rastin “Kopje të urdhrave për aktivitetet kryesore”.	1 vit (kopje të urdhrave të mbajtura nga departamenti i personelit)
	Lini porositë		Lëshohet në bazë të orarit të pushimeve ose kërkesës së punonjësit	5 vite
	Aplikimet e punonjësve për leje pa pagesë	Neni 128 i Kodit të Punës të Federatës Ruse	Pushimi pa pagesë jepet me kërkesë (me kërkesë) të punonjësit në përputhje me Pjesën 1 të Artit. 128 i Kodit të Punës të Federatës Ruse ose me kërkesë të ligjit në bazë të aplikimit të punonjësit (pjesa 2 e nenit 128 të Kodit të Punës të Federatës Ruse).	5 vite
	Karta personale e punonjësit (formulari T-2)		Kryer për çdo punonjës.	75 vjeç
	Historia e punes	Neni 66 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, Dekreti i Qeverisë së Federatës Ruse i datës 16 Prill 2003 Nr. 225 "Për librat e punës", Udhëzime për procedurën e plotësimit të librave të punës dhe futjeve në to (miratuar nga Dekret i Ministrisë së Punës të Rusisë i 10 tetorit 2003 Nr. 69)	Punëdhënësi mban librat e punës për çdo punonjës që ka punuar për të për më shumë se pesë ditë.	Pas largimit nga puna, punonjësi merr një libër pune në duart e tij. Librat e punës së padeklaruar ruhen në organizatë për 50 vjet; pas likuidimit të ndërmarrjes, ato arkivohen.
	Marrëveshjet mbi përgjegjësinë e plotë		Ato janë të lidhura me punonjës që u shërbejnë drejtpërdrejt pasurive materiale.	5 vite
	Libri i kontabilitetit (regjistri i regjistrimit) i porosive për aktivitetet kryesore	Udhëzime për punën e zyrës në shërbimin e personelit të VNIIDAD "Udhëzime shembullore për punën në zyrë në shërbimin e personelit të një organizate" (rekomandohet)	Duhet të jetë i numëruar dhe i lidhur, i vulosur dhe i nënshkruar nga punëdhënësi	5 vite
	Libri i kontabilitetit (regjistri i regjistrimit) i urdhrave për punësim			Njësoj	75 vjeç
	Libri i kontabilitetit (regjistri i regjistrimit) i urdhrave të pushimit nga puna			Njësoj	75 vjeç
	Libri i kontabilitetit (regjistri i regjistrimit) i urdhrave për dhënien e pushimeve			Njësoj	50 vjet
	Ditari i regjistrimit të certifikatave të udhëtimit			Njësoj	5 vite
	Fleta e kohës	Pjesa 3 e nenit 91 të Kodit të Punës të Federatës Ruse	Punëdhënësi është i detyruar të mbajë një regjistër të kohës së punuar realisht nga secili punonjës	75 vjeç
	orari i turneve	Neni 103 i Kodit të Punës të Federatës Ruse	Ai vihet në vëmendje të punonjësve jo më vonë se një muaj para hyrjes në fuqi të tij.	1 vit
	Regjistri i inspektimeve të organeve inspektuese	Ligji Federal Nr. 134-FZ i 8 gushtit 2001 "Për mbrojtjen e të drejtave të personave juridikë dhe sipërmarrësve individualë në kursin e kontrollit shtetëror (mbikëqyrjes)".	Kryer nga të gjithë personat juridikë dhe sipërmarrësit pa formuar një person juridik	Vazhdimisht
	Procesverbalet e mbledhjeve, vendimet e komisioneve të kualifikimit të certifikimit	Rregulloret për certifikimin e punonjësve të ndërmarrjes	Lëshuar nga komiteti i certifikimit	15 vjet
	Kartat e raportit dhe veshjet për punëtorët e profesioneve të rrezikshme	Pjesa 3 e nenit 91 të Kodit të Punës të Federatës Ruse	Përpiluar çdo muaj.	75 vjeç
	Listat e punëtorëve në prodhim me kushte të dëmshme pune	Dekret i Këshillit të Ministrave të BRSS i datës 26 janar 1991 Nr. 10 "Për miratimin e listave të industrive, vendeve të punës, profesioneve, pozicioneve, treguesve që japin të drejtën e dhënies së pensionit preferencial".	Nëse prodhimi me kushte të dëmshme pune; është në vazhdim.	75 vjeç
	Listat e punonjësve që dalin në pension me pension preferencial					50 vjet
	Korrespondencë për emërim - pensionet dhe shtesat shtetërore; pension preferencial	Njësoj.		5 vite 10 vite
	Udhëzimet për sigurinë në punë sipas profesionit	Seksioni 10 i Kodit të Punës të Federatës Ruse		Vazhdimisht
	Ditari i informimit (familjarizimi me udhëzimet)	Seksioni 10 i Kodit të Punës të Federatës Ruse		10 vite
	Ditari i ekzaminimit të detyrueshëm mjekësor nga punonjësit	Neni 69 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, Urdhri i Ministrisë së Shëndetësisë dhe Industrisë Mjekësore të Federatës Ruse, datë 14 mars 1996 nr. 90 "Për procedurën e kryerjes së ekzaminimeve mjekësore paraprake dhe periodike të punonjësve dhe rregulloreve mjekësore për pranim për profesionin” (ndryshuar më 6 shkurt 2001)		5 vite
	Aktet e aksidenteve	Dekret i Ministrisë së Punës të Federatës Ruse të 24 tetorit 2002 Nr. 73 "Për miratimin e formave të dokumenteve të nevojshme për hetimin dhe llogaritjen e aksidenteve industriale, si dhe dispozitat për veçoritë e hetimit të aksidenteve industriale në disa raste. industritë dhe organizatat"		45 vjet
	Aktet e hetimit të helmimeve dhe sëmundjeve profesionale				45 vjet

SHTOJCA 2

Një shembull i një fletë të formularëve të dokumentit

SHTOJCA 3

Një shembull i një urdhri për të ndryshuar format e dokumentacionit parësor të kontabilitetit

SHTOJCA 4

Një shembull i një urdhri për personelin në formën e një urdhri për aktivitetin kryesor

SHTOJCA 5

Një shembull i një aplikacioni për lëshimin e një libri pune

SHTOJCA 6

Shembull i tabelës rrotulluese

1 Basakov M.I. Pune zyre. M., 2007

2 Orlovsky Yu.P. Puna në zyrë në organizatë. M., 2007

3 Rogozhin M.Yu. Puna në zyrë në departamentin e personelit. M., 2007

4 Stenyukov M.V. Dokumentacioni. Punimet me letra: praktike. Shtesa për mbështetje dokumentare të ndërmarrjes. M.: Para, 2006

5 Trukhanovich L.V. Pune zyre. M., 2008

6 Malkova E.N. Dokumentet e detyrueshme të personelit të krijuara në departamentin e personelit të ndërmarrjes//Vendimet e personelit, 2008, nr.7.

7 Malkova E.N. Dokumentet e detyrueshme të personelit të krijuara në departamentin e personelit të ndërmarrjes//Vendimet e personelit, 2008, nr.7.

8 Malkova E.N. Dokumentet e detyrueshme të personelit të krijuara në departamentin e personelit të ndërmarrjes//Vendimet e personelit, 2008, nr.7.