İşin təsviri katib
Bu vəzifə təlimatı əsasında hazırlanmış və təsdiq edilmişdir əmək müqaviləsiİvanova Natalya Vladimirovna ilə və uyğun olaraq
müddəaları Əmək Məcəlləsi Rusiya Federasiyası və digər tənzimləyici
Rusiya Federasiyasında əmək münasibətlərini tənzimləyən aktlar.
1. Ümumi müddəalar
1.1. Katib texniki icraçılar kateqoriyasına aiddir, müəssisə direktorunun əmri ilə işə qəbul edilir və vəzifədən azad edilir.
1.2. Daha yüksək olan şəxs peşə təhsili, iş stajına və ya orta ixtisas təhsili və ixtisas üzrə ən azı 2 il iş stajına dair tələblər təqdim edilmədən.
1.3. Rəhbərin katibi birbaşa müəssisə rəhbərinə hesabat verir.
1.4. Rəhbərin katibi öz fəaliyyətində aşağıdakıları rəhbər tutur:
görülən işlərə dair normativ sənədləri;
müvafiq məsələlərə aid metodiki materiallar;
müəssisənin nizamnaməsi;
əmək qaydaları;
müəssisə direktorunun (birbaşa rəhbərin) əmr və sərəncamları;
bu iş təsviri.
1.5. Menecerin katibi bilməlidir:
qərarlar, sərəncamlar, sərəncamlar və digər rəhbər materiallar və qaydalar müəssisənin fəaliyyəti və uçotunun aparılması ilə bağlı;
müəssisənin və onun bölmələrinin strukturu və idarə edilməsi;
ofis işinin təşkili;
sənədlərin qeydiyyatı və işlənməsi üsullarını;
arxiv işi;
çap yazısı;
qəbuledici və domofon qurğularından istifadə qaydalarını;
təşkilati və inzibati sənədlərin vahid sisteminin standartlarını;
çap qaydaları iş məktubları standart formalardan istifadə etməklə;
etika və estetikanın əsasları;
qaydalar işgüzar ünsiyyət;
əməyin təşkili və idarə edilməsinin əsaslarını;
kompüter texnikasının istismarı qaydalarını;
inzibati hüququn və əmək qanunvericiliyinin əsaslarını;
daxili əmək qaydaları;
əməyin mühafizəsi qaydaları və qaydaları.
1.6. Rəhbərin katibi olmadıqda onun vəzifələrini müəyyən edilmiş qaydada ona həvalə edilmiş vəzifələrin lazımi səviyyədə yerinə yetirilməsi üçün tam məsuliyyət daşıyan təyin edilmiş müavin yerinə yetirir.
2. FUNKSİYALAR
İcraçı katib aşağıdakılara cavabdehdir:
2.1. Müəssisə rəhbərinin inzibati və inzibati fəaliyyətinin təşkilati və texniki təminatı üzrə işlərin həyata keçirilməsi.
2.2. Qeydlərin aparılması.
2.3. Ziyarətçilərin qəbulunun təşkili.
3. İŞ VƏZİFƏLƏRİ
Ona həvalə edilmiş funksiyaları yerinə yetirmək üçün müəssisə rəhbərinin katibi:
3.1. Müəssisə rəhbərinin inzibati və inzibati fəaliyyətinin təşkilati-texniki təminatı üzrə işləri həyata keçirmək.
3.2. Yazışmaları rəhbər tərəfindən baxılmaq üçün qəbul etmək, qəbul edilmiş qərara uyğun olaraq iş prosesində və ya cavabların hazırlanmasında istifadə üçün struktur bölmələrə və ya konkret icraçılara təhvil vermək.
3.3. Ofis işlərini yerinə yetirmək, istifadə edərək müxtəlif əməliyyatları yerinə yetirmək kompüter texnologiyası, qərarların hazırlanması və qəbulu zamanı məlumat toplamaq, emal etmək və təqdim etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur.
3.4. Sənədləri və şəxsi bəyanatları müəssisə rəhbərinin imzası üçün qəbul edin.
3.5. Rəhbərin işi üçün lazım olan sənədləri və materialları hazırlayın.
3.6. Struktur bölmələr və konkret icraçılar tərəfindən icraya qəbul edilmiş sənədlərə vaxtında baxılıb təqdim edilməsinə nəzarət etmək, imza üçün rəhbərə təqdim edilmiş sənədlərin layihələrinin düzgün tərtib edilməsini yoxlamaq, onların yüksək keyfiyyətli redaktə edilməsini təmin etmək.
3.7. Rəhbərin telefon danışıqlarının aparılmasını təşkil etmək, o olmadıqda daxil olan məlumatı qeydə almaq və məzmununu onun diqqətinə çatdırmaq, qəbuledici və domofon cihazları (telefaks, teleks və s.), habelə telefon mesajları vasitəsilə məlumat ötürmək və qəbul etmək, rabitə kanalları vasitəsilə alınan məlumatları vaxtında onun diqqətinə çatdırmaq.
3.8. Rəhbərin adından məktublar, sorğular, digər sənədlər yazın, məktubların müəlliflərinə cavablar hazırlayın.
3.9. Rəhbər tərəfindən keçirilən iclasların və iclasların hazırlanması üzrə işləri yerinə yetirmək (kolleksiya zəruri materiallar, iclasın vaxtı və yeri, gündəliyi, onların qeydiyyatı haqqında iştirakçıların məlumatlandırılması), iclasların və iclasların protokollarını aparmaq və tərtib etmək.
3.10. Müəssisənin işçiləri tərəfindən verilmiş əmr və sərəncamların icrasına, habelə nəzarətə götürülmüş müəssisə rəhbərinin göstəriş və göstərişlərinin icra müddətlərinə əməl olunmasına nəzarəti həyata keçirmək.
3.11. Nəzarət və qeydiyyat faylını saxlamaq.
3.12. təmin etmək iş yeri təşkilati texnologiya, dəftərxana ləvazimatları ilə lazımi vasitələrlə rəhbərlik etmək, onun üçün əlverişli şərait yaratmaq səmərəli iş.
3.13. Rəhbərin göstərişi ilə onun işi üçün lazım olan ofis materiallarını çap edin və ya cari məlumatları məlumat bankına daxil edin.
3.14. Ziyarətçilərin qəbulunu təşkil etmək, işçilərin müraciət və təkliflərinə operativ baxılmasına töhfə vermək.
3.15. İşləri təsdiq edilmiş nomenklaturaya uyğun formalaşdırmaq, onların mühafizəsini təmin etmək və müəyyən edilmiş müddətlərdə arxivə təqdim etmək.
3.16. Sənədləri şəxsi surətçıxarıcıya köçürün.
Katibin hüququ var:
4.1. Müəssisə rəhbərliyinin fəaliyyəti ilə bağlı qərar layihələri ilə tanış olmaq.
4.2. Bu təlimatda nəzərdə tutulmuş vəzifələrlə bağlı işin təkmilləşdirilməsi ilə bağlı təkliflərini rəhbərliyə baxılması üçün təqdim etmək.
4.3. Rəhbərlərdən qəbul edin struktur bölmələri, mütəxəssislərin yerinə yetirmək üçün lazım olan məlumat və sənədləri rəsmi vəzifələr.
4.4. Müəssisə rəhbərliyindən öz vəzifə və hüquqlarının yerinə yetirilməsində köməklik göstərmələrini tələb etmək.
5. MƏSULİYYƏT
Katib cavabdehdir:
5.1. Mövcud əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə bu vəzifə təlimatında nəzərdə tutulmuş xidməti vəzifələrini yerinə yetirməməsinə (lazımi olaraq yerinə yetirilməməsinə) görə.
5.2. Fəaliyyətini həyata keçirərkən törədilmiş hüquqpozmalara görə - qüvvədə olan inzibati, cinayət və mülki qanunvericiliklə müəyyən edilmiş həddə.
5.3. Maddi ziyana görə - qüvvədə olan əmək, cinayət və mülki qanunvericiliklə müəyyən edilmiş həddə.
Bu iş təsviri ilə tanış oldum: Tarix. İmza.
1. ÜMUMİ MÜDDƏALAR 1.1. Bu iş təsviri müəyyən edir funksional məsuliyyətlər, Katibin hüquq və vəzifələri 1.2. Katib mövcud əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş qaydada əmrlə vəzifəyə təyin edilir və vəzifədən azad edilir. CEO təşkilatlar. 1.3. Katib birbaşa Katiblik Xidmətinin Rəhbərinə hesabat verir. 1.4. Katib mütəxəssislər kateqoriyasına aiddir. 1.5. Katibin əsas vəzifələri təşkilati və sənədləşdirmə dəstəyidir idarəetmə fəaliyyəti təşkilatlar. 1.6. Katib olmadıqda (xəstəlik, məzuniyyət və s.) onun vəzifələrini Katiblik Xidmətinin rəhbərinin təqdimatı ilə təşkilat rəhbərinin əmri ilə təyin edilmiş şəxs həyata keçirir. Həmin şəxs katib vəzifəsinə təyin olunduğu andan bu şəxs müvafiq hüquqlar əldə edir və ona həvalə edilmiş vəzifələrin lazımi səviyyədə yerinə yetirilməsi üçün məsuliyyət daşıyır. 1.7. İşində katib aşağıdakıları rəhbər tutur: - qanunvericilik aktları RF; -qurumun fəaliyyətini tənzimləyən normativ sənədlər; - təşkilatın funksional bölmələri haqqında əsasnamə; - təşkilatın rəhbərliyinin əmrləri (təlimatları); - işin təşkili üçün normativ-metodiki materiallar; - sənəd dövriyyəsinə dair əsasnamə; - Katiblik xidməti haqqında Əsasnamə; - bu iş təsviri. 1.8. Katib vəzifəsinə ali və ya orta ixtisas təhsili və azı 1 il iş stajı olan, lakin katiblik kurslarında təlim keçmək şərti ilə iş stajı olan şəxslər təyin edilir. 1.9. Katib aşağıdakı məsələlərdə bacarıqlı olmalıdır: - sənədlərlə işin təşkili, sənədlərin tərtibi; - idarəetmə işinin təşkili; - kompüter və təşkilati texnologiyadan istifadə; - iş mədəniyyəti və iş etikası; - Əməyin mühafizəsi, təhlükəsizlik texnikası və yanğından mühafizə. Həmçinin katib bilməlidir: - qüvvədə olan qərarları, sərəncamları, sərəncamları, digər rəhbər və normativ sənədləri, - əsasnamələri, təlimatları, uçotun aparılması üçün digər normativ sənədləri; - təşkilatın strukturu və rəhbərliyi; - ofis işinin təşkili; - sənədlərin qeydiyyatı və işlənməsi üsullarını; - arxivləşdirmə; - tipli yazı; - qəbul və rabitə cihazlarından istifadə qaydalarını; - təşkilati və inzibati sənədlərin vahid sisteminin standartları; - standart blanklardan istifadə etməklə işgüzar məktubların çapı qaydalarını; - etika və estetikanın əsasları; - işgüzar ünsiyyət qaydalarını; - kompüter texnikasının istismarı qaydalarını; - daxili əmək qaydaları. 2. FUNKSİYALAR Katibə aşağıdakı funksiyalar həvalə edilir: 2.1. Təşkilatın sənədlərinə uyğun olaraq məlumat və arayış xidməti. 2.2. Təşkilatın şöbə, şöbə, xidmətlərində işgüzar işlərin təşkilinə metodiki rəhbərlik və nəzarət. 2.3. Məşvərətçi orqanların fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi (konfranslar, işçi qruplar, iclaslar) 2.4. Təşkilatın rəhbərliyinin operativ və təşkilati təminatı.2.5. Qəbul edilən, göndərilən və daxili təşkilati-inzibati qeydiyyat
sənədlər.
2.6. Daxil olan, gedən və daxili sənədlərin icrasına nəzarət.
2.7. Sənəd dövriyyəsində icra intizamının vəziyyətinin təhlili və onun təkmilləşdirilməsi üzrə tədbirlərin işlənib hazırlanması.
2.8. Təşkilatın sənəd dövriyyəsinin həcminin uçotu.
2.9. Çıxış sənədlərinin hazırlanması və göndərilməsi.
2.10. Daxil olan və daxili sənədlərin hazırlanması.
2.11. Təşkilatın müvafiq normativ sənədləri ilə müəyyən edilmiş qaydada işlərin formalaşdırılması.
3. İŞ VƏZİFƏLƏRİ Katib olmalıdır:3.1. Müəyyən edilmiş qeydiyyat formalarından istifadə etməklə təşkilati və inzibati sənədlərin qeydiyyatını aparmaq.
3.2. Sənədlərin qəbulunu, uçotunu, qeydiyyatını, icrasına nəzarəti, məlumat və arayış xidmətlərini və sənədli məlumatların saxlanmasını təmin etmək. 3.3. Təşkilat rəhbərliyinə imzalanmaq üçün təqdim olunan sənədlərin hazırlanmasının keyfiyyətinə, düzgün tərtib edilməsinə, razılaşdırılmasına, təsdiqinə nəzarət etmək. 3.4. Rəhbərliyin sənədlərinin və göstərişlərinin icrasına nəzarət etmək, onların vaxtında və keyfiyyətli icrasına yönəlmiş operativ tədbirlər görmək. 3.5. Hazırlanması, qərarların qəbulu və bilavasitə icraçılara çatdırılmasının təşkilini həyata keçirmək. Rəhbərliyə verilən arayışları və hesabatları təhlil etmək, onlara dair öz səlahiyyətləri daxilində nəticə çıxarmaq. 3.6. Xarici təşkilatlarla (həm kommersiya, həm də hökumət) əlaqə qurmaq və fərdi vətəndaşlar təşkilatın cari fəaliyyəti haqqında (telefon, faks və s.). 3.7. Ziyarətçilərin qəbulu. 3.8. Yazma və surət çıxarmağı təmin edin. 3.9. Müəssisənin sənədləşdirilməsinin avtomatlaşdırılması vasitəsi kimi RS-dən (deşifrə olunacaq) istifadə edin. 3.10. Rəhbərlik tərəfindən verilən konkret tapşırıqları yerinə yetirmək. 4. HÜQUQLAR Katibin hüququ vardır: 4.1. Funksional xidmətlərdən lazımi materialları, habelə tapşırıqların yerinə yetirilməsində gecikmənin səbəbləri ilə bağlı izahatları və rəhbərlikdən göstərişləri tələb edin. 4.2. Sənədləri nəzərdən keçirin və icra üçün təşkilatın rəhbərlərinə və mütəxəssislərinə göndərin. 4.3. İfaçılardan tələbləri pozaraq hazırlanmış sənədləri yekunlaşdırmaq müəyyən edilmiş qaydalar onların tərtibi və dizaynı. 4.4. öz səlahiyyətləri daxilində idarəetmə fəaliyyətinin sənədlərinin təsdiqi. 4.5. Müəssisənin sənədləşmə təminatının təkmilləşdirilməsi, elektron texnologiyadan istifadə əsasında idarəetmə işinin forma və üsullarının təkmilləşdirilməsi ilə bağlı təkliflərini rəhbərliyə baxılması üçün təqdim etmək. 4.6. “Məxfi” qeyd olunan sənədlərlə işləmək. 4.7. Öz səlahiyyətləri daxilində qərarlar qəbul edin. 4.8. Sənədlərin icrasının yoxlanılması və təşkilatın rəhbərliyinə lazımi məlumatların verilməsi məsələlərində təşkilatın şöbələri, şöbələri, xidmətləri (rəhbərləri, işçiləri) ilə qarşılıqlı əlaqədə olmaq. 5. MƏSULİYYƏT Katib aşağıdakılara cavabdehdir: 5.1. Müəssisənin rəhbərliyinə imza üçün təqdim olunan sənədlərin keyfiyyəti. 5.2. Sənədlərin qeydiyyatı və aparılmasına diqqətsiz, səhlənkar münasibət. 5.3. Sənədlərin təhlükəsizliyi. 5.4. Məxfi məlumatları ehtiva edən sənədlərdən istifadə, giriş şərtlərinə riayət edilməsinə dair tələblərin pozulmasına görə. 5.5 “Məxfi” etiketli məlumatların açıqlanmasına görə. 5.6. Bu təlimatda nəzərdə tutulmuş xidməti vəzifələrin yerinə yetirilməməsinə, qeyri-səlis və vaxtında yerinə yetirilməməsinə görə. 5.5. Sənədlərin dizaynı və təkrarlanması üzrə işlərin zəif yerinə yetirilməsi.
5.6. Təşkilat rəhbərliyinin göstəriş və göstərişlərinə əməl edilməməsi.
5.7. Əmək və istehsalat intizamına əməl edilməməsi.
6. MÜNASİBƏTLƏR, MÜNASİBƏTLƏR
Katib təşkilatın bütün işçiləri və departament, şöbə və xidmətlərinin rəhbərləri ilə idarəetmə fəaliyyətinin sənədli təminatı məsələlərində qarşılıqlı əlaqədə olur.
Sənəd: Katib nə bilməlidir?
Katib nə bilməlidir?
Az və ya çox ciddi bir şirkətin heç bir rəhbəri katibsiz edə bilməz. Ən vacib məlumat axınları ona yaxınlaşır və hələ də daxil olur müasir dünya qalib rəqabət ilk növbədə informasiya axınlarını daha səmərəli idarə edən müəssisələr. Beləliklə, bu təvazökar işçi, ümumiyyətlə düşünüldüyündən daha əhəmiyyətli və müəyyən mənada, bəlkə də bütün müəssisənin taleyini təyin edən bir rol oynayır.
Müasir katib sadəcə müdirə vaxtaşırı qəhvə verən “telefondakı qız” deyil, o, bütün müəssisənin əsl meneceridir. O, çoxlu faktları və rəqəmləri yadda saxlamalı, rasional plan qurmalıdır iş vaxtı- özünün və rəhbəri (və çox vaxt onun müavinləri), ofis işlərini bacarıqla aparır. Üstəlik tapmaq imkanı düzgün yanaşma və ən çox söhbətdə düzgün intonasiya müxtəlif insanlar- sadə zəhmətkeşdən başlayaraq (kimin lüğət nəzakətli cəmiyyətdə yalnız yarısı deyilə bilən onlarla sözlə məhdudlaşır) və dostluq tədqiqat institutunun yüksək intellektli professoru ilə bitir.
Eyni zamanda, həmişə zərif, cazibədar və mehriban qalmalısınız: katibə şirkətin simasıdır.
Katib vəzifəsi ənənəvi olaraq qadındır, baxmayaraq ki, tarix bizə bir çox əfsanəvi kişi katiblər haqqında məlumat verib (məsələn, Stalin dövrünün heç bir dövlət xadimi öz xatirələrində Stalinin şəxsi katibi Poskrebışevin fiqurundan yan keçməyib). Düzdür, indi bu vəzifədə getdikcə daha çox kişi var, lakin bu, hələ də tam “gender bərabərliyi”ndən uzaqdır. Qadınlar isə, açığını desək, ağıl və xarakter xüsusiyyətlərinə görə, katiblik funksiyalarını yerinə yetirmək üçün daha münasibdirlər.
Katib nəyi bilməli və nəyi bacarmalıdır? Ancaq bu, ikinci sualdır. Əvvəlcə düşünməlisiniz ki, bu işə müraciət edən şəxs hansı şəxsi keyfiyyətlərə malik olmalıdır. Gəlin ideal katib obrazını çəkməyə çalışaq. Beləliklə, onun (o) aşağıdakı xüsusiyyətlərə sahib olması çox arzu edilir:
Yaxşı yaddaş;
Diqqətini tez dəyişmək bacarığı;
Müstəqil qərar qəbul etmək bacarığı;
Yüksək stres müqaviməti;
Dəqiqlik;
Monoton işi yerinə yetirmək bacarığı;
performans;
Dəqiqlik;
İş vaxtını planlaşdırmaq və tapşırıqları prioritetləşdirmək bacarığı;
Xoşməramlılıq (inanın mənə, bu vacib keyfiyyətdir: hətta telefonla danışanda da səmimi olmayan təbəssümü “eşidə” bilərsiniz);
Müxtəlif sosial qrupların insanları ilə ünsiyyət qurmaq bacarığı;
Psixoloqun bacarığı, "müdir hissi".
Buna, əlbəttə ki, səlahiyyətli şifahi və əlavə etmək lazımdır yazılı nitq nümayəndəsi ilə birləşdirilir görünüş. Əgər şirkət xarici iqtisadi fəaliyyətlə fəal məşğul olursa, katibin zəruri keyfiyyətləri müəssisənin xüsusiyyətləri ilə müəyyən edilən dərəcədə xarici dil (dillər) biliklərini də əhatə etməlidir.
Göründüyü kimi, katib vəzifəsinə uyğun namizəd tapmaq asan məsələ deyil. Katiblik işi hamı edə bilməz: kimsə hər hansı bir rəis töhmətindən tamamilə narahatdır, kimsə özünə hörmətini açıq-aşkar qiymətləndirir və işini lütf kimi qəbul edir və bütün katiblik vəzifələrinin vaxtaşırı olaraq aşağı düşdüyünə qəti şəkildə əmin olan bir çox belə ərizəçilər var. aşpaza qəhvə verin və “rahat şərait yaradın”.
Əlbəttə ki, lazımi keyfiyyətlər təcrübə ilə əldə edilir, buna görə də nüfuzlu müəssisələr, katibə üçün vakansiya elan edərkən, tez-tez müraciət edənlərin yaşını məhdudlaşdırırlar (məsələn, 30-35 yaşdan kiçik deyil). Ancaq burada başqa bir təhlükə var: yeni bir işçinin olduğu ortaya çıxa bilər böyük təcrübə, 20 yaşlı bir qızı “sıfırdan” öyrənməkdənsə, yenidən məşq etmək daha çətindir.
Amma indi uyğun adam tapılıb, indi onu işin incəliklərinə həsr etmək lazımdır. Katibin əsas vəzifələri iş təlimatında qeyd olunur (onun nümunəsi aşağıda verilmişdir). O, həmçinin ixtisaslara və sırf texniki bacarıqlara dair tələbləri (məsələn, kompüterdə işləmək, faks və digər ofis avadanlıqları ilə işləmək, diktədən sürətli yazmaq və s.) göstərir.
Lakin katibin işində bir çox xüsusiyyətlər var ki, onları iş təlimatında yazmaq olmaz. Qarşılıqlı təhqirlərə və ləyaqətsiz məzəmmətlərə yol verməmək üçün dərhal katibə bu cür xüsusiyyətlər barədə göstəriş vermək məsləhətdir. Məsələn, onun bilməsi faydalı olardı:
1. Telefonda özünüzü necə təqdim etmək olar? Şirkətin adını çəkmək və sonra salam vermək adi etiketdir, lakin praktikada təhlükəsizlik baxımından bir çox menecerlər şirkətin adının danışılmasına icazə vermirlər.
2. Şirkətdə işçilərin formal və faktiki iyerarxiyası necədir? Digər işçilərin göstərişlərinə əməl etməliyəmmi və əgər varsa, hansı ardıcıllıqla?
3. Telefon zənglərini necə “filtr etmək” olar? İstənilən vaxt kiminlə əlaqə saxlamalı və kiminlə heç vaxt əlaqə saxlamamalı?
4. Ziyarətçilərin qəbulu qaydası necədir? Kim istədiyi vaxt, təyinatsız və hesabatsız liderə baş çəkə bilər?
5. Çay və kofenin verilməsi üçün “ritual” nədir? Lider nəyə və nə vaxt üstünlük verir? Ziyarətçilərə bir fincan çay və ya qəhvə nə vaxt təklif edilməlidir?
6. Menecer üçün iş gününün və həftənin təxmini qrafiki necədir?
7. Katibin işi həqiqətən bitdikdə - ciddi şəkildə müəyyən vaxt Yoxsa başçı getdikdən sonra?
Həftəlik jurnalımızın növbəti saylarında katiblik işinin “texnologiyası”nın bəzi nüansları haqqında sizə ətraflı məlumat verəcəyik. Və indi - iş təlimatı. Nəzərinizə çatdırırıq ki, bu, sadəcə olaraq, çatışmayan, fikrinizcə, xalları əlavə etməklə və əlavələri silməklə öz mülahizənizlə dəyişdirə biləcəyiniz bir nümunədir. Katibinizi qəbz əleyhinə bu təlimatla tanış etməyi unutmayın.
Alena Mışkina,
hüquqşünas
Sergey Koval,
hüquqşünas
| “Təsdiq edirəm” __________________ (_________________) (imza) (tam adı) Direktor _____________________________________ (müəssisənin, təşkilatın adı) “____” __________ 200__ |
Məsul Katib üçün İş Təlimatları
I. Ümumi müddəalar
1. Bu iş təlimatı rəhbərin katibinin (bundan sonra katib) funksional vəzifələrini, hüquq və vəzifələrini müəyyən edir.
2. Katib Ukraynanın Əmək Məcəlləsinin və mövcud əmək qanunvericiliyinin tələblərinə uyğun olaraq müəssisə rəhbərinin əmri ilə işə qəbul edilir və vəzifədən azad edilir.
3. Katib bilavasitə müəssisə rəhbərinə hesabat verir.
II. İxtisas tələbləri
Katib bilməlidir:
1. Müəssisənin və onun bölmələrinin rəhbərliyi.
2. Müəssisə direktorunun işinin təşkili və məzmunu.
3. Sənədlərin aparılmasına dair fərmanlar, göstərişlər, sərəncamlar, əsasnamələr, göstərişlər və digər materiallar.
4. Standart formalardan istifadə etməklə iş məktublarının tərtibi qaydaları.
5. Şifahi və yazılı (sənədli) məlumatların emalı qaydaları.
6. Kompüter texnikası və rabitə sistemlərinin istismarı qaydaları.
7. Texnoloji proseslər informasiya emalı, iş təlimatları, proqramlar, planlar, normativ və tədris materiallarıəməliyyatların aparılması texnikası və ardıcıllığı haqqında kompüter sistemləri(şəbəkələr).
8. Texniki tələblər maqnit və lazer disklərinə, digər istifadə olunan informasiya daşıyıcılarına, kağıza, istehlak materialları printer və faks üçün.
9. Orfoqrafiya və durğu işarələri qaydaları (rus və ukraynalı), yüksək sürətli yazma bacarığına malik olmalıdır.
10. İş üçün lazım olan həddə ingilis* dili.
11. işgüzar nitq və iş etikası.
12. Daxili əmək qaydaları.
13. Əmək qanunvericiliyinin əsasları, əməyin təşkili.
14. Əməyin mühafizəsi qaydaları və normaları.
III. Tapşırıqlar və məsuliyyətlər
Katib olmalıdır:
1. Yerinə yetirmək texniki funksiyalar müəssisə rəhbərinin işini təmin etmək və saxlamaq üçün.
2. Struktur bölmələrin idarə olunması, idarə olunması və qarşılıqlı fəaliyyəti üçün zəruri olan məlumat və sənədlərlə işləmək.
3. Şöbələrdən və ya icraçılardan rəhbər üçün lazım olan məlumatları almaq, onun adından işçiləri çağırmaq.
4. Menecer üçün iş yeri təmin edin dəftərxana ləvazimatı onun məhsuldar işləməsi üçün əlverişli şərait yaratmaq.
5. Faksla məlumat göndərmək və qəbul etmək, e-poçt və s.
6. Rəhbərlə telefon danışıqlarını təşkil etmək, telefon mesajlarını qəbul etmək və ötürmək, rəhbər olmadıqda alınan mesajları qeyd etmək və onların məzmununu onun nəzərinə çatdırmaq.
7. Rəhbər tərəfindən keçirilən iclasların və iclasların hazırlanmasını təşkil etmək (lazımi materialları toplamaq, iclasın və ya iclasın vaxtı, yeri və gündəliyi barədə iştirakçılara məlumat vermək, qeydiyyatı aparmaq və s.), protokol tərtib etmək.
8. Rəhbərin adına daxil olan yazışmaların uçotunu aparmaq, qəbul etmək, müəssisədə qəbul edilmiş qaydada sistemləşdirmək və rəis tərəfindən baxıldıqdan sonra şöbələrə və ya konkret icraçılara təhvil vermək.
9. Nəzarətə alınan sərəncamların icrasının gedişini izləmək, onların vaxtında icra edilməməsinin səbəblərini müəyyən etmək, bu barədə mütəmadi olaraq rəhbərliyə məlumat vermək.
10. Şirkətin yüksək vəzifəli şəxslərinin və digər əsas işçilərinin (sadalanan) yerini bilin.
11. Rəhbərin tapşırığına uyğun olaraq şirkət avtonəqliyyat vasitələrinin işini təşkil etmək, zərurət yarandıqda üçüncü şəxslərin daşımalarını sifariş etmək, həmçinin müəssisənin rəhbərliyi üçün qatarlara, təyyarələrə və s. biletlərin sifarişini təmin etmək. işgüzar səfər.
12. İşçilərin sənədlərini və şəxsi ifadələrini rəhbərin imzası üçün qəbul edin.
13. Ziyarətçilərin qəbulunu təşkil etmək, işçilərin ərizə və təkliflərinə baxılmasının operativliyinə kömək etmək.
14. İşləri formalaşdırmaq, onların saxlanmasını və arxivə təhvil verilməsini təmin etmək son tarixlər.
15. Uyğun olun zəruri tələblər kompüter təhlükəsizliyinə. Antivirus verilənlər bazalarını vaxtında yeniləyin, iş prosesində bütün daxil olan faylları viruslara qarşı skan edin və antivirus proqramı işə salınmadan İnternetə və ya yerli kompüter şəbəkəsinə baxmağın qarşısını alın.
16. Lisenziyasız məhsulların kompüterinizdə quraşdırılmasına icazə verməyin proqram təminatı və rəsmi vəzifələrin bilavasitə icrası ilə bağlı olmayan hər hansı proqramlar. İstənilən proqramın quraşdırılmasına müəssisə rəhbəri və ya kompüter şəbəkəsinin sistem inzibatçısı icazə verməlidir.
17. Kompüter avadanlığının işində aşkar edilmiş bütün sapmalar, aşkar edilmiş viruslar, habelə katib olmadıqda kompüterdə icazəsiz quraşdırılmış proqramlar barədə məsul işçiyə məlumat vermək.
18. Kommersiya sirlərinə riayət etmək və onların qorunması üçün tədbirlər görmək:
18.1. Heç bir sənədi, o cümlədən maqnit və lazer daşıyıcılarında olanları nəzarətsiz qoymayın, müdirin icazəsi olmadan onları müəssisədən çıxarmayın, başqa şəxslərə verməyin, ehtiyac olmadan surətini çıxarmayın.
18.2. Vəzifələri ilə birbaşa əlaqəli olmayan məlumatları həmkarlarına açıqlamayın.
18.3. ilə bağlı məlumatları açıqlamayın texniki vasitələr informasiyanın, o cümlədən kompüterlərin (parollar, kodlar, faylların və kataloqların adları və yerləri, onların məzmunu) işlənməsi və saxlanması və onlara icazəsiz şəxslərin və kənar şəxslərin daxil olmasına imkan verməyin.
19. İşin bacarıq və bacarıqlarını daim təkmilləşdirmək.
20. Rəhbərin ayrıca rəsmi tapşırıqlarını yerinə yetirmək.
Katibin hüququ var:
1. Müəssisə rəhbərinin fəaliyyəti ilə bağlı qərar layihələri ilə tanış olun.
2. Müəssisə rəhbərliyinin baxılması üçün öz vəzifəsi ilə bağlı işin təkmilləşdirilməsi üçün təkliflər vermək.
3. Müəssisənin fəaliyyətində aşkar edilmiş bütün çatışmazlıqlar barədə müəssisə rəhbərinə məlumat vermək və onların aradan qaldırılması üçün təkliflər vermək.
4. Şəxsən və ya müəssisənin direktoru adından struktur bölmələrinin rəhbərlərindən və mütəxəssislərdən zəruri məlumat və sənədləri tələb etmək və almaq.
5. Müəssisə rəhbərliyindən öz vəzifələrinin icrasına köməklik göstərməyi tələb etmək.
V. Məsuliyyət
Katib cavabdehdir:
1. Bu təlimatda nəzərdə tutulmuş xidməti vəzifələrini lazımınca yerinə yetirmədiklərinə və ya yerinə yetirmədiklərinə görə - Ukraynanın əmək haqqında mövcud qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş hədlər daxilində.
2. Fəaliyyətlərini həyata keçirərkən yol verilmiş hüquqpozmalara görə - Ukraynanın mövcud mülki, inzibati və cinayət qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş hədlər daxilində.
3. Müəssisəyə maddi ziyan vurduğuna görə - Ukraynanın mövcud mülki qanunvericiliyi və əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.
4. Kommersiya sirrinin açıqlanmasına görə - Maddə ilə cinayət məsuliyyəti. Ukrayna Cinayət Məcəlləsinin 232.
VI. Əlaqələr
1. Katib olmadıqda onun vəzifələrini müəyyən edilmiş qaydada təyin edilmiş şəxs yerinə yetirir. Bu şəxs müvafiq hüquqlar əldə edir və ona həvalə edilmiş vəzifələrin lazımınca yerinə yetirilməməsinə görə məsuliyyət daşıyır.
2. Vəzifələrin icrası və hüquqların həyata keçirilməsi üçün katib qarşılıqlı fəaliyyət göstərir:
2.1. Suallar üçün _____________________-dən: ______________________
2.2. Suallar üçün _____________________-dən: ______________________
Struktur bölməsinin rəhbəri.
İşin təsviri
baş katib[təşkilatın, müəssisənin və s. adı]
Bu iş təsviri Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin müddəalarına və Rusiya Federasiyasında əmək münasibətlərini tənzimləyən digər normativ hüquqi aktlara uyğun olaraq hazırlanmış və təsdiq edilmişdir.
I. Ümumi müddəalar
1.1. Rəhbərin katibi texniki icraçılar kateqoriyasına aiddir.
1.2. Rəhbərin katibi vəzifəsinə iş stajına dair tələblər qoyulmadan və ya orta ixtisas təhsili və ən azı bir il ixtisası üzrə iş stajına malik olan, ali peşə təhsili olan şəxs təyin edilir.
1.3. Rəhbərin katibi vəzifəsinə təyin edilməsi və ondan azad edilməsi təqdim edildikdən sonra müəssisə rəhbərinin əmri ilə həyata keçirilir [lazım olduqda doldurun].
1.4. Katib bilməlidir:
Müəssisənin fəaliyyəti ilə bağlı yuxarı və digər orqanların fərmanları, sərəncamları, sərəncamları, digər rəhbər və normativ sənədləri;
Uçotların aparılması üçün əsasnamələr, təlimatlar, digər normativ sənədlər;
Müəssisənin və onun bölmələrinin strukturu və idarə edilməsi;
müəssisənin nizamnaməsi;
Ofis işinin təşkili;
Sənədlərin qeydiyyatı və işlənməsi üsulları;
Arxiv işi;
Yazı tipi;
Qəbuledici və domofon cihazlarından istifadə qaydaları;
Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sisteminin standartları;
Standart formalardan istifadə etməklə iş məktublarının çapı qaydaları;
Etika və estetikanın əsasları;
İşgüzar ünsiyyət qaydaları;
Kompyuter texnikasının istismarı qaydalarını;
İnzibati hüququn və əmək qanunvericiliyinin əsasları;
Daxili əmək qaydaları;
əməyin mühafizəsi, təhlükəsizlik tədbirləri, istehsalat sanitariyası və yanğından mühafizə qaydaları və normaları;
1.5. Katib bilavasitə [müəssisənin, struktur bölmənin] rəhbərinə hesabat verir.
1.6. Katib olmadıqda (məzuniyyət, xəstəlik və s.) onun vəzifələrini müvafiq hüquqlar əldə edən və ona həvalə edilmiş vəzifələrin lazımi şəkildə yerinə yetirilməsinə cavabdeh olan, müvafiq qaydada təyin edilmiş şəxs həyata keçirir.
1.7. [Tələb olunan kimi daxil edin].
II. Vəzifə öhdəlikləri
katib:
2.1. Rəhbərin inzibati və inzibati fəaliyyətinin təşkilati-texniki təminatı üzrə işləri həyata keçirir.
2.2. Rəhbər tərəfindən baxılmaq üçün daxil olan yazışmaları qəbul edir, uyğun olaraq ötürür qərar iş prosesində və ya cavabların hazırlanmasında istifadə üçün struktur bölmələrə və ya konkret icraçılara.
2.3. Ofis işlərini aparır, qərarların hazırlanması və qəbulu zamanı məlumatların toplanması, işlənməsi və təqdim edilməsi üçün nəzərdə tutulmuş kompüter texnologiyasından istifadə etməklə müxtəlif əməliyyatları yerinə yetirir.
2.4. Rəhbərin imzası üçün sənədləri və şəxsi ifadələri qəbul edir.
2.5. Rəhbərin işi üçün lazım olan sənədləri və materialları hazırlayır.
2.6. Rəhbərə imzalanmaq üçün təqdim edilmiş sənədlərə struktur bölmələri və konkret icraçılar tərəfindən vaxtında baxılıb təqdim edilməsinə nəzarət edir, onların yüksək keyfiyyətli redaktə edilməsini təmin edir.
2.7. Rəhbərlə telefon danışıqlarını təşkil edir, o olmadıqda daxil olan məlumatları qeyd edir və məzmununu onun diqqətinə çatdırır, qəbuledici və domofon cihazları (telefaks, teleks və s.), o cümlədən telefon mesajları vasitəsilə məlumatları ötürür və qəbul edir, operativ şəkildə ona çatdırır. rabitə kanalları vasitəsilə alınan diqqət məlumatları.
2.8. Rəhbərin tapşırığı ilə məktubları, sorğuları, digər sənədləri tərtib edir, məktub müəlliflərinə cavablar hazırlayır.
2.9. Rəhbər tərəfindən keçirilən müşavirələrin və iclasların hazırlanması üzrə işləri həyata keçirir (lazımi materialların toplanması, iclasın vaxtı və yeri, gündəliyi, onların qeydiyyatı barədə iştirakçıları xəbərdar edir), iclasların və iclasların protokollarını aparır və tərtib edir.
2.10. Müəssisənin işçiləri tərəfindən verilmiş əmr və göstərişlərin icrasına, habelə nəzarətə götürülmüş rəhbərin göstəriş və göstərişlərinin icra müddətlərinə əməl olunmasına nəzarəti həyata keçirir.
2.11. Nəzarət və qeydiyyat faylını saxlayır.
2.12. Menecer üçün iş yeri təmin edir zəruri vasitələr təşkilati avadanlıq, dəftərxana ləvazimatları, rəhbərin səmərəli işləməsi üçün şərait yaradır.
2.13. Rəhbərin göstərişi ilə onun işi üçün zəruri olan ofis materiallarını çap edir və ya cari məlumatları məlumat bankına daxil edir.
2.14. Ziyarətçilərin qəbulunu təşkil edir, işçilərin müraciət və təkliflərinə operativ baxılmasına töhfə verir.
2.15. İşləri təsdiq edilmiş nomenklaturaya uyğun formalaşdırır, onların mühafizəsini təmin edir və müəyyən edilmiş müddətdə arxivə təhvil verir.
2.16. Rəhbərin fərdi rəsmi tapşırıqlarını yerinə yetirir.
2.17. [Tələb olunan kimi daxil edin].
III. Hüquqlar
Katibin hüququ var:
3.1. Müəssisə rəhbərliyinin fəaliyyəti ilə bağlı qərar layihələri ilə tanış olmaq.
3.2. Bu təlimatda nəzərdə tutulmuş vəzifələrlə bağlı işin təkmilləşdirilməsi ilə bağlı təkliflərini rəhbərliyə baxılması üçün təqdim etmək.
3.3. öz səlahiyyətləri daxilində vəzifələrinin icrası zamanı aşkar edilmiş bütün çatışmazlıqlar barədə bilavasitə rəhbərə məlumat vermək və onların aradan qaldırılması üçün təkliflər vermək.
3.4. Öz vəzifələrini yerinə yetirmək üçün zəruri olan məlumat və sənədləri şəxsən və ya müəssisənin rəhbərliyi adından struktur bölmələrdən və mütəxəssislərdən tələb etmək.
3.5. Müəssisə rəhbərliyindən öz vəzifə və hüquqlarının yerinə yetirilməsində köməklik göstərmələrini tələb etmək.
3.6. [Tələb olunan kimi daxil edin].
IV. Məsuliyyət
Katib cavabdehdir:
4.1. Rusiya Federasiyasının əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə bu vəzifə təlimatında nəzərdə tutulmuş rəsmi vəzifələrini lazımınca yerinə yetirmədikdə və ya yerinə yetirmədikdə.
4.2. Fəaliyyətlərini həyata keçirərkən törədilmiş hüquqpozmalara görə - Rusiya Federasiyasının inzibati, cinayət və mülki qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş hüdudlarda.
4.3. Maddi ziyana görə - Rusiya Federasiyasının əmək və mülki qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.
İş təsviri [sənədin adı, nömrəsi və tarixi] uyğun olaraq hazırlanmışdır.
Struktur bölməsinin rəhbəri
[baş hərflər, soyad]
[imza]
[gün ay İl]
Razılaşdı:
Hüquq şöbəsinin müdiri
[baş hərflər, soyad]
[imza]
[gün ay İl]
Təlimatlarla tanış oldular:
[baş hərflər, soyad]
[imza]
[gün ay İl]
Katib iş təsviri təşkilatda bu işçiyə həvalə edilmiş vəzifələri təmin etməlidir (axı, katibin işi heç bir halda zənglərə cavab vermək və qonaqları qarşılamaqla məhdudlaşmır). Belə bir təlimatın necə tərtib edildiyini və nəyi ehtiva etdiyini görək.
Məsul katibin vəzifələri nələrdir?
Dərhal qeyd etmək lazımdır ki, katiblər fərqlidir. Deməli, kiçik təşkilatlarda rəhbərin katibi təkcə onun şəxsi köməkçisi deyil, əslində bütün ofis işlərinin və kargüzarlıq işlərinin rəhbəridir. Böyük şirkətlərdə və dövlət orqanları katib təkcə rəislə deyil, onun müavinləri ilə də ola bilər. Bu o deməkdir ki, bu vəzifədə çalışanların məsuliyyət dairəsi çox fərqli ola bilər.
1998-ci ildə Rusiya Federasiyasının Əmək Nazirliyi tərəfindən təsdiq edilmiş işçilərin KSD tərəfindən müəyyən aydınlıq gətirilir. Bu sənədə əsasən, rəhbərin katibi:
- rəhbərin işinin texniki və təşkilati təminatı ilə məşğul olur;
- ofis işlərini aparır, xüsusən rəhbərin adına daxil olan yazışmaları qeydiyyata alır, sənədləri onun tapşırığı ilə icraçılara ötürür;
- icraya təqdim edilmiş sənədlərə vaxtında baxılmasını təmin edir;
- ərizələrin, əmrlərin layihələrinin və digər sənədlərin imzalanması üçün rəhbərə təqdim edir;
- telefon danışıqlarını təşkil edir;
- başçı olmadıqda daxil olan məlumatları tutur və rəhbərin diqqətinə çatdırır;
- iclasları və ya iclasları hazırlayır, protokollar tərtib edir;
- ziyarətçilərin qəbulunu təşkil edir və s.
Hər bir konkret təşkilatda katibə digər vəzifələr də verilə bilər - həm CSD tərəfindən nəzərdə tutulmuş, həm də ona daxil edilməyən. Xüsusilə, ofis menecerinin vəzifələri katibə həvalə edilə bilər: ofisi istehlak materialları ilə təmin etmək, təmirçiləri çağırmaq və s. eyni zaman.
Rəhbər katibinin vəzifə təlimatının hazırlanması
Qeydiyyat, hər hansı digər sənəd kimi, ofis işləri qaydalarına uyğun olaraq, xüsusən də GOST R 6.30-2003-ə uyğun olaraq aparılmalıdır. Standartlarına uyğun olaraq, bu sənəddə aşağıdakılar olmalıdır:
- sənədin işlənib hazırlandığı qurumun adı;
- sənədin adı (“İş təlimatı”);
- işlənmə və tərtib tarixinin göstərilməsi;
- təşkilatın daxili ofis işi qaydalarına uyğun olaraq qeydiyyat nömrəsi;
- tərtibin aparıldığı yerin göstəricisi;
- təsdiq nişanı;
- təlimatın faktiki adı və mətni;
- ərizələrin olub-olmaması barədə işarə;
- sənədin təşkilat daxilindəki xidmətlər və şöbələrlə daxili razılaşdırılmasına dair qeydlər (adətən əlaqələndirmə kadrlar şöbəsi, hüquq xidməti, maliyyə şöbəsi ilə aparılır, baxmayaraq ki, belə bir zərurət yaranarsa, koordinasiyaya digər şöbələr də cəlb oluna bilər).
Belə bir iş təsvirinin nümunəsini veb saytımızda tapa bilərsiniz.
Katib köməkçisinin iş təsviri - fərq nədir?
Bəzi təşkilatlarda adi katib əvəzinə katib köməkçisi vəzifəsi var. Əslində, bu mövqeləri aydın şəkildə ayırmaq çətindir, çünki referent rəhbərin işinin təşkilati və texniki təminatı ilə də məşğul ola bilər və digər katiblik vəzifələrini yerinə yetirə bilər. Buna uyğun olaraq, haqqında deyilənlər katib iş təsviri menecer, bir çox cəhətdən katib köməkçisi üçün də bənzər bir sənədə aiddir.
Bununla belə, adətən referentin işi onun daha yüksək səviyyəli mütəxəssis olduğunu nəzərdə tutur. Sadə dillə desək, adi katib direktorun məktublarını və ya əmrlərini sadəcə çap edirsə, köməkçi onları özü hazırlayır və yalnız bundan sonra imza üçün rəhbərə ötürür.
Bu, referentin təkcə ofis işlərinə sahib olmadığını, həm də müəssisənin fəaliyyət göstərdiyi sahəni kifayət qədər ciddi şəkildə başa düşdüyünü ifadə etməlidir. Tipik olaraq, referentin məsuliyyətlərinə əlavə olaraq aşağıdakılar daxildir:
- rəhbərliyin tanış olmalı olduğu materialların seçimi;
- tələb olunan mövzular üzrə hesabatların hazırlanması;
- referentin mütəxəssis olduğu məsələlər üzrə rəhbərliyə məsləhətlərin verilməsi.
Bir qayda olaraq, referentin olması tələb olunur Ali təhsil və bilik Xarici dillər(ən azı ingiliscə). Əslində, referent rəhbərin köməkçisidir (lakin müavin deyil, çünki referent adətən təşkilatda inzibati səlahiyyətə malik deyil).
kimi qaydalar referentin peşəsi tənzimlənmir, bəzi təşkilatlarda rəhbərin sıravi katibləri və ya onun müavinləri belə adlanır. Bu, müəyyən çaşqınlığa gətirib çıxarır, lakin qanunla qadağan olunmur. Buna görə də, katib köməkçisi üçün təlimatlar hazırlanarkən, adi baş katibin göstərişlərini nümunə kimi götürmək olduqca mümkündür.
