Izvještaj u tablici o obavljenom poslu. Svi zadaci su obavljeni, tj. Izvještaji u raznim poduzećima

Vrlo je važno napraviti izvješće o obavljenom radu kako biste ukratko, ali jezgrovito naveli rezultate svojih aktivnosti. Su tamo posebna pravila izvješćivanje, što trebate znati kada počinjete pisati takvu dokumentaciju?

Izvješće o napretku - Zahtjevi za pisanje

Zašto uopće trebate pisati izvješće o napretku? Izvještavanje pomaže:

1. nadzirati rad zaposlenika službene dužnosti;
2. identificirati problematična područja u radu određenog zaposlenika i odjela u cjelini;
3. saznati je li uloženo dovoljno napora da se problem riješi;
4. podrška radna disciplina u kolektivu;
5. opravdati troškove plaćanja zaposlenika.

Koji su glavni zahtjevi za izvješće? O rezultatima svog rada trebate govoriti poslovno, kratko, ali istovremeno naznačiti cjelokupni obim posla.

Inteligentno izvješće ne samo da će dati predodžbu o tome koliko ste dobro radili, već će vas i predstaviti u povoljnom svjetlu - zaposlenika koji može izraziti svoje misli na pristupačan način, ističući glavnu stvar i ne ometajući ga nepotrebnim detaljima.

Izvještaj o obavljenom poslu - koje su vrste

S gledišta periodičnosti, izvješće može biti tjedno, mjesečno, tromjesečno, godišnje.

Ponekad zaposlenik izvješćuje o određenom događaju (primjerice, kako je organizirana prezentacija nove knjige za koju je trebalo nekoliko dana za pripremu i izvođenje ili trodnevni trening prodaje).

U naslovu izvješća treba navesti podatke o vremenu, na primjer, „Izvješće o radionici na uredski rad osoblja 7.-9. listopada 2015.“.

Izvješće o službenom putu potrebno je za sve zaposlenike, bez obzira na njegovo trajanje.

Izvješće o obavljenom radu može se pisati u tekstualnom i statističkom obliku. Tekstualno izvješće je koherentan narativ, dopunjen raznim grafikonima, dijagramima i tablicama.

A ako više volite statističku formu, onda se usredotočite na ilustrativne materijale, kojima napišite objašnjenja u obliku teksta.

Struktura izvješća

Ne postoji jedinstveni standard za pisanje izvještaja o obavljenom poslu, kao ni autobiografije zaposlenika. Svaka organizacija može imati svoje zahtjeve za strukturu takvih dokumenata.

Na primjer, sljedeća prezentacija izgleda logično: prvi dio je „Uvod“, u njemu ukratko opišite zadatke koji su vam dodijeljeni, metode koje su korištene za njihovo rješavanje i dobiveni rezultat.

U "Glavnom dijelu" detaljnije opišite slijed svog rada:

1. priprema za provedbu projekta;
2. faze njegove provedbe (navesti sve korištene resurse: Marketing istraživanje, analitički rad, eksperimenti, poslovna putovanja, uključivanje ostalih djelatnika);
3. problemi i poteškoće, ako ih ima;
4. prijedlozi za rješavanje problema;
5. postignut rezultat.

Izvješće u obliku tablice izgledat će vizualnije, strukturirano i sažetije.

Ako često morate sastavljati izvješća o tijeku, bit će zgodno pripremiti predložak u koji ćete redovito unositi potrebne podatke.

A kako ne biste zaboravili ništa važno za protekli radni dan, izdvojite nekoliko minuta iz rasporeda tako što ćete zapisati sve što ste radili. Inače ćete sigurno nešto propustiti.

Prilikom izrade godišnjeg izvješća analizirajte dinamiku ostvarenih rezultata u usporedbi s prethodnom godinom i dajući prognozu za sljedeću godinu.

Kao dodatak glavnom dijelu izvješća priložiti materijale koji potvrđuju navedene činjenice – preslike zahvalna pisma te upisi u knjigu gostiju, objave u tisku o održanim događanjima, čekovi i fakture.

Bolje je odvojiti financijski dio u zaseban odjeljak, koji treba popuniti prema zahtjevima računovodstvenog odjela vaše organizacije.

Izvješće o napretku zaključuje odjeljak Zaključak. U njemu formulirate zaključke i prijedloge koji su proizašli iz obavljenog posla, ako ih smatrate korisnima za poboljšanje učinka vaše organizacije.

Izvještaj o obavljenom radu ispisuje se na A4 listovima. Stranice treba numerirati, izdati naslovnicu.

Kada je vaš dokument dovoljno dugačak, napravite zaseban sadržaj - to će olakšati navigaciju u izvješću.

Može postojati i ovakvo izvješće:

PUNO IME.________
Položaj_________
Pododjel_______

Glavna postignuća u proteklom razdoblju:

• u profesionalnoj djelatnosti;
• u smislu osobnog razvoja.

Što nije uspjelo i zašto.
Potreba za dodatnom obukom.
Prijedlozi za poboljšanje organizacije vašeg rada.
Željena područja odgovornosti i razvoja karijere.
Potpis_______
Datum__________

Sposobnost da napišete razumno izvješće o obavljenom poslu pomoći će vam pružiti konkretne dokaze da radite savjesno, da se nosite sa svojim dužnostima. I, osim toga, ovo je težak argument za vlasti, ako odlučite pokrenuti pitanje

Osobne informacije:

Savjetovao više od 70 tvrtki u području redovnog upravljanja: od 10 do 9.000 ljudi (uključujući: holdinge, trgovačke lance, tvornice, uslužne tvrtke, građevinare, državne službenike, web agencije, internetske trgovine). Učenik Alexandera Friedmana.

Jedan od koautora knjige "Društvene tehnologije Tallinn School of Managers. Iskustvo uspješne upotrebe u poslovanju, menadžmentu i privatnom životu": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Točnost je ljubaznost kraljeva, ali dužnost njihovih podanika

Luj XVIII

kome: vlasnici, top menadžeri

Kako simulaciju nasilne aktivnosti menadžer može zamijeniti za rezultat rada

“Što su danas radili moji podređeni? Koje su zadatke izvršili? Koliko je to trajalo i koji su rezultati postignuti?”- takve uzbudljive misli često progone vođu. Odakle bi došli?

S vani sve je odlično. Čim šef uđe u ured, svi su odmah zauzeti: mali razgovori prekidaju se usred rečenice, netko počinje grozničavo tipkati po računalu, drugi užurbano prebacuju papire s jednog mjesta na drugo, a treći odmah pozivaju sve izvođače u red. Zašto takva blažena slika izaziva “uzbudljive misli”?

Činjenica je da iskusni vođa savršeno razumije razlika između "činjenica" i "mišljenja o činjenicama". Ali da bi se razumjelo što rade podređeni koji su mu povjereni, potrebno je dogovoriti detaljno usmeno ispitivanje, “što”, “kako”, “kada”, s “kakvim rezultatima” i “tko” je to učinio. To oduzima puno vremena i menadžeru i zaposleniku. Stoga voditelj rješava ovaj problem po principu ostatka. A tko će pitati dok je na odmoru ili bolovanju?

Alat koji vam omogućuje da odvojite "činjenice" od "mišljenja o činjenicama", za mjerenje učinkovitosti i učinka podređenih, raspravljat će se u ovom članku. Upoznajte se. Dnevni izvještaji o radu u formaliziranom obliku za svakog zaposlenika.

Radni dokumenti: Opis tehnologije i prednosti

Tehnologija rada izvješća je jednostavna, “kao dvaput dva”. Svaki zaposlenik na kraju svog radnog dana mora podnijeti izvješće sa kompletan popis obavljene zadatke i vrijeme provedeno na svakom od njih, uz poveznicu na rezultat rada.

Podsjećam da su izvještaji o radu dio veće tehnologije – „Organiziranje rada zaposlenika, uzimajući u obzir radno vrijeme za zadatke korištenjem planova i izvještaja i njihovu analizu od strane menadžera.“ Opća tehnologija sastoji se od sljedećih elemenata:

• Dnevno planiranje za zaposlenike: zahtjevi organizacije i formata. Pročitajte više u članku "".
• Analiza, evaluacija i prilagodba planova zaposlenika, razgovor o planovima s voditeljem. Pogledajte članak "".
• Dnevno izvještavanje za zaposlenike: zahtjevi organizacije i formata. To je ono o čemu govorim u ovom članku.
• Analiza, evaluacija i zaključci iz izvješća zaposlenika. Više detalja u "".

Ključna načela izvješća o radu

1. Zaposlenici moraju svakodnevno izvještavati o svom radu, bez obzira na njihove kvalifikacije, poziciju i sve druge čimbenike.
2. Izvješća se moraju slati striktno na kraju tekućeg dana (kojemu izvješće odgovara)
3. Izvješće se mora dostaviti elektroničkim putem i pohraniti kako bi ga voditelj imao priliku detaljno analizirati.
4. Svaki nadređeni menadžer trebao bi moći vidjeti izvješća svih svojih podređenih.
5. Izvješće treba biti onoliko detaljno koliko je potrebno kako bi se stvorila transparentnost u obavljenom poslu bez dodatne rasprave sa zaposlenikom.
6. Voditelj zadržava pravo analize izvješća, postavljanja pitanja o načinima obavljanja poslova te ocjene kvalitete i učinkovitosti obavljenog posla.

Prednosti dnevnog izvještavanja za rukovoditelje

• 100% transparentnost postupanja svakog zaposlenika na kraju radnog dana, tjedna, mjeseca itd. Sada nema potrebe za usmenim anketama: “što si napravio?”.
• Mogućnost odgođene provjere aktivnosti zaposlenika. Nije uvijek moguće provjeriti sve odjednom. Sada možete otvoriti izvješća o radu i saznati što je voditelj Ivan Petrov radio u protekla 2 tjedna tijekom svakog radnog dana.
• Opipljivo povećanje produktivnosti zaposlenika, jer sada možete tražiti svakih deset minuta od 8-satnog radnog dana.
• Značajne uštede vremena i za menadžera i za podređenog zbog izostanka višesatne ankete, “tko je što napravio”.
• Brza mogućnost eliminacije slabih, nesposobnih i nevrijednih zaposlenika među novozaposlenim i umirovljenim uvjetno. Sada su njihovi rezultati "na vidnom mjestu" na kraju svakog dana.
• Neće se moći opustiti i odmoriti na lovorikama ni “stari ljudi” tvrtke. Izvještaji o radu će im sve reći.
• Smanjeni stres menadžera zbog “neuspjeha revizije” kao sada možete procijeniti rezultate svakog zaposlenika u prikladnom trenutku.

Prednosti dnevnih izvješća za podređene

• Kontinuirani proces stjecanja znanja i iskustva od vašeg nadređenog. Kao rezultat: oštar razvoj profesionalnih i osobnih vještina. Zapravo, voditelj postaje učitelj-mentor s kojim se redovito razmislite zajedno: o novom i više učinkovite načine rješavanje problema; kako dodatno razviti svoje "točke rasta" i ojačati " slabe točke”; o učinjenim greškama i prevenciji novih.
• Navika “profesionalnog rada”, koja je u svakom trenutku vrlo cijenjena na tržištu rada: pumpaju se vještine planiranja, upravljanje vremenom i stupanj odgovornosti za svoje postupke.
• Mogućnost samoprocjene njegove učinkovitosti. Zaposlenik uvijek može pogledati svoje izvješće o radu, analizirati ga i zacrtati korake za svoj daljnji razvoj.
• Brže karijera oni koji su vrijedni i kvalitetno rade. Jasna i transparentna demonstracija rezultata menadžeru. Sada s njim nema potrebe redovito piti pivo i kupati se u parnoj kupelji kako biste pričali o svojim postignućima - sve je jasno vidljivo. Sustav izvješćivanja u organizaciji značajno smanjuje utjecaj majstora tajnih igara i “favorita”.

Zahtjevi za sastav radnog izvješća

1. Naziv obavljenog zadatka. Iz njega bi trebalo biti jasno koji je posao obavljen. Na primjer: "Plati račun za kupnju uredske opreme za računovodstvo."
2. Postignuti rezultat. (primjer: "Račun je djelomično plaćen jer prodavač nije imao dva skenera na zalihi"). Ako se rezultat NE postigne, tada pored informacija o nastanku i reakciji na nastali problem/zadatak treba stajati informacija o tome kako i kada se ovaj problem planira riješiti te kako ga izbjeći u budućnosti Također je potrebno naznačiti koji propisi/standardi zahtijevaju dopune/izmjene/izradu, te si odmah postaviti plan za odgovarajuće zadatke. Novi zadaci trebaju imati referencu na trenutni kao osnovni izvor.

• Osnovno načelo: svaki zadatak treba imati rezultat. Gdje je moguće, rezultat bi trebao biti u formaliziranom obliku (na primjer: ako zaposlenik vodi razgovor, a zatim kao rezultat rada: popis odabranih kandidata i kratke informacije o njima + popis onih s kojima je razgovarao).
• Ako je zadatak uključivao rad s dokumentima, datotekama ili drugim informacijama, morate staviti izravnu vezu na te dokumente, ili na mapu ili mjesto gdje su pohranjeni.
• Važno za vođe! U svim poslovima vezanim za upravljanje (na primjer: proučavanje planova i izvješća drugih zaposlenika, kontrola i sl.) obavezno navedite kratke rezultate: postignuća, nedostatke, trendove itd. Primjer “Zadatak: Analizirati izvješća djelatnika Ivana Petrova za 2 tjedna. Zaključci: „Nema prijedloga za neke zadatke poboljšanja propisa. Petrov je bio upoznat sa zaključcima i preuzeo je na sebe obvezu obratiti pozornost i detaljnije formulirati svoje prijedloge.”
• Prilikom proučavanja bilo kojeg materijala, pohađanja konferencija, sastanaka s partnerima itd. treba sastaviti kratak sažetak+ Veza na to u izvješću.

• Ako izvođač ima osjećaj da ukupno vrijeme provedeno na zadatku može postaviti pitanje kod voditelja, potrebno je odmah objasniti „zašto je utrošeno toliko vremena“. (Primjer: Zadatak: Izdavanje i slanje računa Klijentu. Vrijeme: 1 sat. Objašnjenje: Na fakturiranje je utrošeno 1 sat vremena zbog potrebe da se na njegovu inicijativu 3 puta pregovara o formulaciji s Klijentom)

Primjer radnog izvješća

Primjer prikazuje popis zadataka iz izvješća napravljenog u Bitrix24 (sustav vam omogućuje centralni rad unutar tvrtke i uzimanje u obzir vremena za zadatke). Uz pravilnu organizaciju planiranja i obračuna radnog vremena za zadatke, sva izvješća će se automatski generirati.

Primjer rezultata zadatka

Dopuna radnog izvješća

Na kraju svakog radnog izvješća morate staviti sljedeću frazu (DD - datum; MM - mjesec; GG - godina; HH:MM - format sati + minuta).

Ukupno za DD.MM.GG:
1) Radio u uredu: HH:MM
2) Radilo se od kuće: HH:MM
3) Ukupno razrađeno: HH:MM
4) Bolovanje: HH:MM
5) Sati o vlastitom trošku: HH:MM

Pravila za dodavanje izvještaja (na primjeru moje tvrtke)

• Unutar jednog radnog dana (dana) “Ukupno odrađeno” i “Bolovanje” mogu biti dulje od 8 sati samo ako je bolovanje jednako nuli).
• Unutar jednog radnog dana (dana), “Ukupno odrađeno” i “Sati o vlastitom trošku” ukupno trebaju dati 8 sati, ne više.
• Na primjer, uzeo je slobodno u 01:19, smanjio ručak na 00:25 umjesto na 01:00, radno vrijeme na kraju dana bilo je - 07:19. U "Radno vrijeme na vlastiti trošak" napišite "00:41" plus komentar: uzeo slobodno u 01:19, ručak u 00:25 umjesto u 01:00 (tj. zabilježite sva odstupanja od normi radnog vremena).
• Vrijeme provedeno na poslovnom putu ili na poslovnom putovanju također se uračunava u redak „Odrađeno u uredu”.
• Red u kojem je vrijeme nula je postavljen na 0:00
• Za brzinu dodavanja izraza, morate ga kopirati i zalijepiti iz prethodnih izvješća, mijenjajući vrijeme.

Redoslijed provedbe izvještaja o radu

Uvođenje dnevnih izvješća u svakodnevni rad odjela/tvrtke može biti iznimno teško, a ponekad i nemoguće, bez paralelnog projekta uvođenja redovitog upravljanja. Pojedinosti o redovnom upravljanju pročitajte u članku "". Ovdje ću ukratko opisati 2 glavne faze:

1. Prva razina(trajanje: 2-3 tjedna): zaposlenici su dužni u izvješćima evidentirati pet najvećih obavljenih zadataka, navodeći vrijeme za svaki od njih. Implementacija: GoogleDocs ili uređivači teksta, eventualno sustav zadatka odmah.
2. Druga faza(Trajanje: 3 tjedna i više): Zaposlenici su dužni bilježiti sve zadatke u izvješća, navodeći utrošeno vrijeme. Implementacija: Bitrix24 ili drugi sustav za postavljanje zadataka.

Kada izvješće o radu može biti suvišno

Za zanimanja u kojima se obavljaju iste vrste radnji koje se ponavljaju, logično je umjesto izvješća uvesti normu broja izvršenih poslova. U početku se procjenjuje željeno prosječno vrijeme za dovršetak jednog zadatka. Nadalje, norma se izračunava jednostavnom radnjom:<количестов рабочих часов>podijeliti po<норма времени на выполнение одной задачи>.

Na primjer, operater pozivnog centra može imati normu: 90 poziva dnevno, 4 prodaje itd. U ovom slučaju voditelj gleda na odstupanje od norme, a ne na izvješće o radu. Slično će biti i s radnikom koji proizvodi istu vrstu dijelova.

Redovito mi se postavljaju sljedeća pitanja: "Koliko se često preporuča provjeravati izvješća o radu zaposlenika?" Odgovor je banalan: „Onoliko koliko je potrebno kako bi se osiguralo da je učinak određenog zaposlenika prihvatljiv za tvrtku i menadžera“.

Na početno stanje(1-1,5 mjeseci) implementacije, važno je svaki dan provjeravati radna izvješća za sve. Nakon toga, dovoljno je da ih neki zaposlenici provjere jednom u 1-2 tjedna, nekome svaki dan.

Ako osoba radi s izvješćima već godinu dana, a vi ste prisiljeni svaki dan provjeravati njegovo izvješće, ne napredujete kao vođa: ne pružate odgovarajući utjecaj na podređenog ili zadržavate neučinkovitog zaposlenika.

Nema vođe koji od svojih podređenih barem jednom godišnje ne zahtijeva izvješće o učinjenom. A problem je što se uz rutinsko zapošljavanje čini sasvim dovoljno za izradu takvog dokumenta. izazovan zadatak. I iz nekog razloga nam je neugodno tražiti primjere izvješća o obavljenom poslu od nadležnih. Što ako odluči da ne odgovaramo poziciji koju zauzimamo?

Kome treba

Ovo pitanje postavlja izvođač koji je dobio zadatak prijaviti. Najčešće se zaposlenici tvrtki osjećaju gotovo uvrijeđenim takvim zahtjevima. Ali sve ima značenje.

Prvo, izvješće o obavljenom poslu potrebno je od samog izvođača. Ne formalan, već zainteresiran stav prema ovom procesu omogućit će vam da pronađete uska grla i slabosti u svojim kvalifikacijama. Dakle, određuju se pravci u kojima je moguće (i potrebno) razvijati se. Uostalom, svi učimo na svojim greškama.

Drugo, vođi to treba. Izvješće o obavljenom radu omogućuje vam objektivnu procjenu kvalitete i brzine rješavanja zadataka. Zahvaljujući ovom dokumentu nestat će mnoga pitanja - od najprimitivnijih "što radiš cijelo vrijeme" do složenog "zašto bih trebao promijeniti vaše računalo za modernije". Budući da će izvješće naznačiti da je potrebno puno vremena za spremanje promjena u dokumentu. I to ne ovisi o izvođaču - zastarjelo Uredska oprema ne može brže trčati. Zapravo, zbog toga se stvara osjećaj da zaposlenik cijelo vrijeme pije čaj - samo čeka da se operacija završi.

I pitanje: "Zašto trebam pisati izvještaj o obavljenom radu za mjesec?" sama po sebi je netočna. Jer gomilanje i popunjavanje baza podataka ima smisla za stratege, a ne za njih, njima je jednostavno lakše riješiti problem nego pričati o metodama za njegovo rješavanje.

Što napisati

Primjeri izvješća o napretku pokazuju da trebate pisati vrlo detaljno. Što god se čini kao mala stvar ili mala gesta, može biti ključni element u izvedbi određenih funkcija. Ali razumijevanje ovoga doći će tek nakon proučavanja nekoliko pisanih izvještaja.

Ako je posao rutinske prirode, na primjer, usklađivanje dokumenata i utvrđivanje nedosljednosti, onda ima smisla razviti tablični oblik. U ovom slučaju, opet, u početku bi tablica trebala biti vrlo detaljna i sadržavati mnogo stupaca; s vremenom će nestati potrebe za nekim stupcima, a oblik izvješća poprimiti normalan (čitaj - razuman) izgled.

U nekim slučajevima, pri sastavljanju izvješća o obavljenom radu (nastavnici, na primjer), ne može se formalno pristupiti pitanju introspekcije. Doista, osim planiranog nastavnog i metodičkog opterećenja i proučavanja potrebnog gradiva, škola se bavi i odgojno-obrazovnim aktivnostima. Za to je potreban poseban pristup pripremi dokumenta: potrebno je razumjeti razloge zaostajanja za brojnim učenicima, pronaći načine kako zainteresirati djecu za svoj predmet. A pritom, ne treba zaboraviti na uspješne (pa čak i nadarene) školarce.

Ciljevi izvješća

Za ispravno sastavljanje i minimalne vremenske troškove potrebno je od samog početka odlučiti u koju svrhu i zašto se piše izvješće o obavljenom radu za godinu. Navedimo najpopularnije:

Opravdanje stvarne koristi određenog položaja u organizaciji;

Potvrda kvalifikacija zaposlenika;

Demonstracija učinkovit rad rukovodstvo;

Dobivanje sredstava za sljedeće izvještajno razdoblje;

Dobivanje suglasnosti za razvoj smjera (ideje);

Opravdanost trošenja dodijeljenih sredstava i financija itd.

Poznata formulacija - točan iskaz problema daje 50% rješenja - funkcionira i u ovom slučaju. Što bolje razumijemo zašto je izvješće potrebno, lakše nam ga je napisati. Sve do činjenice da dokument “za pokazivanje” uopće ne zahtijeva kreativan pristup od nas. I trošak vremena.

Struktura dokumenta

Ako poduzeće nema razvijeno, onda ga morate sami razviti. Poznavajući svrhu dokumenta, potrebno je razmisliti o njegovoj strukturi. Primjeri izvješća o napretku ukazuju na to da je potreban jasan i jednostavan nacrt.

Na samom početku treba objasniti svrhu i logiku iznošenja informacija. Objasnite redoslijed izlaganja i napravite tablicu sadržaja. Za tablicu je potrebno kratko obrazložiti zašto je odabran takav oblik.

Unutar odjeljaka i pododjeljaka također se treba pridržavati jedinstva izlaganja. Tako će dokument biti razumljiviji, kao rezultat toga, lakše ga je percipirati. U izvješću za dulje vrijeme ilustracije i grafikoni su sasvim prikladni, što će olakšati percepciju. Ali ovdje se morate pridržavati pravila "zlatne sredine": čvrsti tekst, kao i isključivo vizualni materijali, vrlo se brzo umaraju.

Stilistika

Za običnog zaposlenika, možda je najteže napisati terminologiju i formulaciju. Bombastično izvješće izgledat će neprirodno i izazvati negativnu reakciju uprave. Prejednostavna formulacija (na primjer, kseroksirano je 25 dokumenata) također će odbiti čitatelja.

Međutim, predloške treba izbjegavati. Jedina iznimka je dokument koji nitko nikada neće pročitati. Ponekad se susrećemo s takvim zadacima, ali u ovom članku nas zanimaju stvarna (a ne pro forma kreirana) izvješća.

U svakom slučaju, ne treba govoriti samo o postignućima. Da bismo ih naglasili, potrebno je govoriti o poteškoćama koje su se morale susresti tijekom rada. Između ostalog, analiza poteškoća odnosi se na optimizaciju rada rukovoditelja. Primjeri izvješća o napretku ukazuju na to da ne smijete koristiti nejasne fraze poput "nezadovoljavajuće stanje", "poteškoće" itd. Bolje je sve nazvati pravim imenom: "pokvarena fotokopirna mašina", "nedostatak pristupa internetu", “nedostatak ili nepravodoban primitak informacija od povezanog odjela. Sve to nam omogućuje da na adekvatan i objektivan način ocijenimo trenutno stanje u tvrtki.

Evaluacija rezultata

Svaki dobiveni rezultat mora biti potvrđen brojevima. Takva konkretizacija omogućuje razumijevanje dinamike razvoja.

Osim toga, potrebno je postaviti kriterije za ocjenjivanje rezultata. Bit će to prethodni (ako je, primjerice, tromjesečno izvješće) ili, obrnuto, postotak ostvarenja postavljenih ciljeva, o tome odlučuje autor dokumenta.

Općenito, neizravni pokazatelji mogu puno reći o procesu rješavanja zadataka. Ovdje se također nalazi mnoštvo informacija za daljnju analizu. Od utvrđivanja troškova rada do razumijevanja ispravnosti postavljanja ciljeva.

Od problema do rješenja

Većina izvješća priprema se na principu opisivanja tijeka rada. Dokument koji jasno pokazuje odnos problem-rješenje je povoljniji. Čitatelj odmah razumije koje je metode i tehnike (ako je potrebno) izvođač koristio da bi obavio zadatak na vrijeme i kvalitetno.

Još detaljniji lanac "konkretnog problema - uzroci njegovog nastanka - postavljanje zadataka - rješenje" odmah sugerira potrebu prikazivanja dnevnog izvješća u obliku tabele. Štoviše, nazivi grafova su već poznati. Ovako prezentirane informacije lako se čitaju i analiziraju.

Prikaz kvantitativnih pokazatelja

U slučajevima kada se izvješće sastoji uglavnom od brojčanih podataka, tablični oblik može biti vrlo teško razumjeti. Neprekidni niz brojeva doslovno umara čitatelja nakon nekoliko minuta. Još jedna stvar - šareni grafikoni i grafikoni. Jasni su, razumljivi i laki za čitanje.

Svaki dijagram mora biti komentiran. Osim toga, potrebno je naznačiti kako su različiti grafovi međusobno povezani; pojašnjenje uzročno-posljedičnih veza dodatno će olakšati analizu izvješća.

Ako su tijekom rada potrošeni materijalna sredstva Nemojte ih sve samo navesti. Umjesto toga treba navesti stečene koristi. Suha fraza: "Kupljena uredska oprema" zvučat će potpuno drugačije ako napišete: "Otvorena su 2 radna mjesta, što je omogućilo povećanje učinka odjela."

Kako sastaviti dokument

Unatoč činjenici da ne postoji jedinstven oblik pripreme, izvješće o obavljenom poslu može se sastaviti u skladu s GOST-om, koji definira glavne kriterije znanstveni rad. Navodi zahtjeve za oblikovanje, vrstu i veličinu fonta itd.

Što se tiče čitljivosti dokumenta, evo nekoliko savjeta:

Pokušajte imati ne više od 5 rečenica u jednom odlomku;

Ključni indikatori mogu biti istaknuti fontom ili bojom;

Prelomite tekst tako da tablica ili grafikon ne zauzimaju cijelu stranicu; svakako ostavite prostor za komentare na njih;

Napišite jasan i sažet sažetak izvješća.

Ovi će savjeti olakšati percepciju vašeg izvješća, što znači da će čitatelja u početku postaviti na lojalan odnos prema autoru dokumenta. Zamislite da ste vi šef. I izradite izvješće na način koji bi vam bio koristan i zanimljiv za čitanje.

Izvješće o napretku omogućit će voditelju procjenu kvalitete i brzine rada tajnika. Članak sadrži uzorke izvješća o obavljenom poslu. koristiti upute korak po korak kako bi napisao dobar izvještaj.

Iz članka ćete naučiti:

Zašto vam treba izvješće o napretku?

Menadžer postavlja zadatak, zaposlenik ga ispunjava - to je suština proces rada. Činjenica da je zadatak obavljen bilježi se u obliku izvješća o obavljenom poslu. Svaki zaposlenik povremeno sastavlja takav dokument. Učestalost izvješća i njihov oblik ovise o internim pravilima tvrtke.

Kome treba izvješće o napretku i zašto?

Treba mu vođa. Ovaj dokument omogućuje procjenu kvalitete i brzine zadatka od strane zaposlenika. Izvještajni dokumenti svih zaposlenika pružaju priliku za dobivanje cjelokupne slike o radu tvrtke te olakšavaju taktičko i strateško planiranje.

Zaposleniku je potrebno izvješće. Prvo, dobro napisan završni dokument pomaže menadžmentu predstaviti rezultate svog rada na isplativ način. Drugo, izvješće koristan alat Samo kontrola. Na kraju izvještajnog razdoblja vidite svoje uspjehe i neuspjehe. To će vam pokazati smjerove u kojima se trebate razvijati.

Izvještaj o financijskim troškovima (detalj)

Što napisati u izvješću o napretku

Jedan standardni uzorak nema izvješća o napretku. Dokument je sastavljen u slobodnom obliku. Ovisi o prirodi obavljenih zadataka.

Nedostatak slobodnog oblika je što mnogi radnici ne znaju napisati izvješće o napretku. Ovo se ne uči u školi i rijetko se uči u srednjoj školi. Zaposlenik neće dobiti adekvatnu ocjenu svog rada ako nema vještine za pisanje kompetentnog izvješća.

Ne možete prisiliti zaposlenike da pišu istinita izvješća, ali ih možete naučiti da ispravno prezentiraju svoje uspjehe i postignuća. Nema poteškoća u sastavljanju izvještajnog dokumenta. Morate izbjegavati greške koje mnogi ljudi čine.

Razmotrite uzorak netočno napisanog tjednog izvješća o napretku i analizirajte tipične pogreške.

Neuspješna opcija

Učinjeno je sljedeće:

• pisana pisma poreznoj i inspekcija rada;
• obavljene su pripreme za sastanak s predstavnicima HR-consulting doo (poslani su pozivi, potrebni materijali pripremio nacrt dnevnog reda sastanka);
• odgovore na zahtjeve inspekcije rada i niza klijenata;
• sudjelovao na konferenciji o problemima optimizacije korištenja radnog vremena.

Datum sastavljanja 27.04.218.
Potpis: Petrova A.S.

Nakon što se upozna s takvim dokumentom, voditelj će steći dojam da tajnica nije previše zauzeta poslom. Također, tekst se teško čita.

Struktura izvješća

Glavna pogreška recenziranog dokumenta je nedostatak jasne strukture. Koji elementi nedostaju?

• Popis zadataka koji su stavljeni u izvršenje.
• Specifikacija izvršenih zadataka.
• Analiza obavljenog posla.
• Planovi za sljedeće izvještajno razdoblje.
• Ponude.

Skup strukturnih elemenata ovisi o duljini izvještajnog razdoblja. Dnevno ili tjedno izvješće o napretku ne mora sadržavati analizu i prijedloge, ali mjesečno izvješće o napretku ili godišnji izvještaj o napretku treba sadržavati te elemente.

Prikladna opcija

Razmotrite primjer kako je bilo potrebno sastaviti izvješće o obavljenom poslu.

Uzorak tjednog izvješća o napretku

Za: voditelju LLC "Komunikativne tehnologije" Smirnov Yu.P.
Od tajnika Komunikacijskih tehnologija doo Petrova A.S.
Vrsta dokumenta: izvješće o obavljenom radu za razdoblje od 23.04.2018. do 27.04.2018.

Za izvještajni tjedan imao sam sljedeće zadatke:

• pripremiti pisma: Porezni ured o razjašnjenju plaćanja poreza i inspekciji rada po pritužbi Smirnova P.P.;
• pripremiti informacijsku podršku za sastanak s HR-consulting LLC, poslati pozivnice sudionicima, pripremiti nacrt programa sastanka;
• sudjelovati na konferenciji o problemima optimizacije korištenja radnog vremena, pripremiti pitanja i prijedloge.

Svi zadaci su obavljeni i to:

• pripremljeni i poslani dopisi poreznoj inspekciji i inspekciji rada;
• Pripremljeni su informativni materijali za sastanak s HR-consulting doo, poslani su pozivi, izrađen je nacrt programa sastanka.
• sudjelovao na konferenciji, izvješću je priložen dopis s prijedlozima.

Osim toga, obavljeni su radovi s pristiglom dokumentacijom i to:

• pripremila i poslala dva odgovora na zahtjeve inspekcije rada;
• dani su odgovori na pisane žalbe. Semenova A.A., Kuznetsova V.N. i Moskalenko R.A.

Za razdoblje od 30.04.2018. do 05.05.2018. predviđeno je sudjelovanje na edukaciji za tajnike „Osnove upravljanja vremenom i samoorganizacije“, posvećenoj osnovama rasporeda u radu tajnika.

Datum sastavljanja 27.04.218.
Potpis: Petrova A.S.

Dizajn izvješća

Ako nema drugih zahtjeva, sastavlja se izvješće o obavljenom radu u skladu s GOST 7.32-2001. GOST regulira osnovni zahtjevi na pripremu izvještaja. Sadrži standarde koji definiraju način oblikovanja, vrstu i veličinu fonta, razmak, veličinu margine, itd. Stručnjak iz Priručnika za tajnika će reći kako izraditi izvješće pomoću usluge Sway

Koji su zahtjevi za pisanje?

Budući da ne postoje jedinstveni zahtjevi za sastavljanje izvještajnog dokumenta, svi zahtjevi za pisanje odnose se na poboljšanje percepcije teksta i povećanje njegove čitljivosti. Za ovo:

• ne koristiti više od 5 rečenica u jednom odlomku;
• izmjenjivati ​​duge i kratke rečenice;
• razbiti tekst tako da tablica ili grafikon ne zauzimaju cijelu stranicu;
• ostaviti prostor za komentare na tablicama i grafikonima;
• ako je izvješće opsežno, onda na kraju donesite zaključak.

Izvješće o obavljenom poslu ponekad se sastavlja u obliku tablice:

Riža. 1. Tablica izvješća o napretku: Uzorak

Kako napisati izvješće: upute korak po korak

1. Napravite nacrt nacrta dokumenta. Izvješće za kratko razdoblje ne smije zauzimati više od 1-2 stranice. Ako redovito izvještavate, pripremite predložak elektroničkog dokumenta za svaki slučaj:

• uzorak dnevnog izvješća o napretku;
• uzorak tjednog izvješća o napretku;
• uzorak mjesečnog izvješća o napretku itd.

Jednostavno ćete unijeti stvarne podatke u predložak i ispisati ih.

1. Napravite popis dodijeljenih zadataka. Ako ima mnogo zadataka, grupirajte ih u semantičke blokove.
2. Navedite alate i resurse koji su korišteni tijekom zadataka (izborno radna snaga, financijski rashodi, poslovna putovanja, materijali itd.)
3. Predstavite rezultate svog rada. Opišite kako ispunjavaju ciljeve. Ako zadatak nije obavljen, objasnite razlog. Dajte svoju procjenu situacije. Izvucite svoje zaključke.
4. Formulirajte ciljeve i ciljeve za sljedeće izvještajno razdoblje.
5. Umetnite tablice, grafikone i grafikone u tekst. Često upravitelj prelistava izvještajni dokument. Pokušajte osigurati da tablica ili grafikon omogućavaju procjenu vašeg rada.
6. Pažljivo ponovno pročitajte tekst, pratite pismenost i stil. Istaknite ključne činjenice podebljanim ili kurzivom. Pripremite elektroničku verziju dokumenta i verziju za ispis. Ako trebate izvještavati usmeno ili u obliku prezentacije, unaprijed pripremite kratku verziju teksta, uključujući najvažnije točke u njemu.

Izvješće o napretku pomaže menadžeru da ocijeni kvalitetu i brzinu zadataka zaposlenika, a samom zaposleniku - da vidi svoje uspjehe i neuspjehe. Dokument je sastavljen u slobodnom obliku, međutim, postoji osnovna struktura izvješća, koju preporučamo da se pridržavate: popis zadataka, rezultata rada, analize, prijedlozi i zaključak.

ODGOVOR:
(materijal pripremio I. Kurolesov, vodeći pravni savjetnik SPAR RETAIL CJSC)

Poslodavci sve češće od svojih zaposlenika zahtijevaju izvješćivanje o obavljenom poslu, pri čemu je svejedno kakav posao obavljaju, na kojim pozicijama su, koliko dugo rade u tvrtki. I, u pravilu, takvo pravo poslodavca nije propisano ni u jednom internom dokumentu tvrtke. Unatoč tome, zaposlenici bezuvjetno sastavljaju izvješća za mjesec, za tromjesečje, za godinu - ovisno o svrsi njihove pripreme (uostalom, iznimno je teško prigovoriti poslodavcu). U članku ćemo govoriti o tome zašto je potrebno izvješće o napretku, tko i pod kojim uvjetima može zahtijevati njegovo podnošenje, što treba sadržavati, je li potrebno odobriti
njegov oblik i pohraniti ga prema svim pravilima.

Čemu služi izvještaj?

Poznato je da potreba za privlačenjem osoblja treba biti ekonomski opravdana, jer je naknada zaposlenika za organizaciju troškovna stavka i prilično značajna. Gotovo svaki vođa strukturna jedinica organizacije kroz kadrovska služba zaposlenici, moraju obrazložiti sljedeće važne točke menadžmentu:
- kadrovska popuna postrojbe;
- parcelacijski fond plaća;
- organizacijska struktura divizije;
- funkcionalnost djelatnika odjela;
- uvjeti za kandidate (obrazovanje, stručna sprema, radno iskustvo, stručne vještine i sl.).
Tek nakon što uprava odobri motivirani prijedlog čelnika strukturne jedinice za zapošljavanje djelatnika, moći će se otvarati natječaji i tražiti kandidati. Međutim, obrazloženje potrebe za "održavanjem" određenog zaposlenika nije
završava nakon što se zaposli. Naprotiv, tek počinje. Dakle, on će morati obaviti količinu posla koju odredi njegov neposredni rukovoditelj.Moram reći da se u rijetkoj organizaciji izračunavaju stope proizvodnje (to obično rade ekonomisti i financijeri, koji, ako rade u tvrtki, uvijek imati važniji posao). U praksi, zadatak raspodjele količine posla između zaposlenika strukturne jedinice, u pravilu, leži na ramenima voditelja jedinice, koji mora djelovati po principu "svaki zaposlenik treba biti u poslu". Ujedno, voditelj odjela mora planirati rad svojih štićenika. Zauzvrat, zaposlenik, kako bi radio učinkovitije, mora sam planirati svoje radno vrijeme. Nakon što plan izradi i odobri čelnik strukturne jedinice na način utvrđen u organizaciji, mora ga se pridržavati čelnik
strukturnu jedinicu, i podređene djelatnike. Naravno, kako bi se uzeli u obzir obavljeni poslovi kako jedinice u cjelini tako i pojedinačnih djelatnika, pri usporedbi s odobrenim planom potrebno je izvješće.
Stoga je izvješće zaposlenika potrebno za:
- obrazloženje izdataka za naknade zaposlenicima strukturne jedinice;
- korištenje kao temelj u svrhu podnošenja izvješća izvođačima po ugovorima građanskog prava o pružanju usluga/izvršenju posla od strane njihovog osoblja (uključujući ugovore o vanjskom poduzeću i outstaffingu);
- stvaranje svojevrsnog reda i discipline u postrojbi;
- brza komunikacija: tko je od zaposlenika, kada i koji posao obavio (npr. kada konfliktne situacije povezano s neispunjenjem ili nepravilnim ispunjenjem od strane zaposlenika svoje Poslovne odgovornosti).

Kada je potrebno izvješće?

Važno je napomenuti da je pitanje dostavljanja izvješća zaposlenicima o obavljenom radu zakonom regulirano samo ako je zaposlenik upućen na službeni put.

Što se tiče preostalih predmeta, očito je da treba dostaviti izvještaje o obavljenom poslu bez greške samo onim zaposlenicima čije radne obveze to uključuju, t.j. tko to ima upisano ugovor o radu i/ili opis posla. Evo izvadaka iz ovih dokumenata kao primjer.

Tko može zatražiti izvješće?

Postavlja se pitanje: kome bi se točno zaposlenik trebao prijaviti? Da biste odgovorili na njega, važno je razumjeti kome zaposlenik izravno odgovara. U pravilu, u ugovoru o radu, kao i opisu posla (ako postoji), navedeni su podaci. Slijedom toga, ovaj neposredni rukovoditelj zaposlenika ima pravo od njega zahtijevati izvješće. Štoviše, ima pravo zahtijevati izvješće ne samo o provedbi planiranog posla, već i o bilo kojem drugom.
Napominjemo: izvješće zaposlenika o obavljenom radu može poslužiti kao osnova za sustav bonusa, tj. poticaji za zaposlenike organizacije. Tada njegov sadržaj može ukazivati ​​na sljedeće pokazatelje za imenovanje i isplatu bonusa:
- ispunjavanje standarda;
- obavljanje dodatnog obima posla u okviru službenih dužnosti zaposlenika;
- kvalitetno i brzo izvršavanje posebno važnih poslova i posebno hitnih poslova, jednokratnih poslova rukovođenja u okviru radnih obveza zaposlenika i sl. I obrnuto: ako je zaposlenik raspoređen na obavljanje određenog posla, ali za neke zašto ga nije dovršio, izvješće će pomoći neposrednom nadzorniku da identificira razloge (točnije, vi mu ih sami morate pokazati u izvješću).

Ako izvješće nedostaje

"Ali što ako zaposlenik odbije podnijeti izvješće o obavljenom poslu", ponekad se pitaju menadžeri, "je li ga moguće kazniti za to?" Teoretski moguće. Članak 192 Zakon o radu RF pruža disciplinska odgovornost zbog neizvršavanja ili nepravilnog obavljanja od strane zaposlenika radnih obveza koje su mu dodijeljene. Sukladno tome, ako je podnošenje izvješća o obavljenom radu obveza radnika (tj. propisano je ugovorom o radu i/ili opisom posla), tada poslodavac ima pravo primijeniti sljedeće disciplinske sankcije za propust obavljati ili neuredno obavljati ovu dužnost: primjedba ili ukor (ovisno o težini stegovnog prijestupa).

Naravno, malo je vjerojatno da će neki poslodavac u praksi na ovaj način kazniti djelatnika zbog nepodnošenja izvještaja o radu u pravom trenutku. Štoviše, poslodavcu nije potrebno samo izvješće, već izvršenje posla. A obično zaposlenik koji nije podnio prijavu na zahtjev poslodavca ima problema ne sa samim izvješćem, već s
obavljanje zadanog posla. Stoga je ispravnije da poslodavac disciplinsku kaznu primijeni upravo zbog neispunjavanja ili neispunjenja svojih neposrednih radnih obveza od strane zaposlenika, a ne zbog nepodnošenja izvješća.

Što je uključeno u sadržaj izvješća?

Izvješće zaposlenika može sadržavati:


- obavljeni rad (može se navesti u kvantitativnom ili postotnom smislu, s naznakom vremena obavljanja posla i bez njega, itd.):
- planirani rad;
- neplanirani rad;
- PUNO IME. i položaj osobe koja je naručitelj rada (ili naziv organizacije naručitelja);
- status rada (dovršeno u cijelosti ili samo dio);
- rezultat rada (pripremljen dokument, održan sastanak itd.);
- kome je prenesen rezultat rada;
- s kim je zaposlenik bio u interakciji u obavljanju posla;
- odgovara li izvedeni posao odobrenom planu;
- datum izvješća, kao i razdoblje po čijim je rezultatima izvještaj sastavljen.
Naravno, ovo su samo približne komponente izvješća. Možda nije tako detaljno.

Pojednostavljena verzija izvješća prikladna je u slučajevima kada organizacija ili određena strukturna jedinica ima sustav za podnošenje dnevnih izvješća od strane zaposlenika. U pojednostavljenoj verziji, izvješće uglavnom sadrži sljedeće elemente:
- PUNO IME. i položaj zaposlenika;
- strukturna jedinica u kojoj zaposlenik radi;
- obavljeni radovi (planirani i neplanirani);
- datum izvješća, kao i razdoblje na temelju kojeg je izvještaj sastavljen.
Napominjemo: izvješće mora potpisati zaposlenik i predati ga neposrednom rukovoditelju.

Trebam li odobriti obrazac izvješća?

Kao što znate, ne postoji jedinstveni obrazac za prijavu zaposlenika o obavljenom poslu.
Prvo, jer zakon ne obvezuje zaposlenike na podnošenje takvih izvješća.
Drugo, svaka organizacija ima svoje specifične aktivnosti i stil vođenja. To znači da u načelu nije moguće odobriti jedinstveni obrazac izvješća za sve.
Međutim, ako organizacija ima dobro uspostavljen tijek dokumenata, dokumenti su pravilno evidentirani i pohranjeni, tada će biti sasvim prikladno odobriti obrazac izvješća zaposlenika o obavljenom poslu. Možete ga odobriti na jedan od sljedećih načina:
- u sklopu mjesnog normativni akt, na primjer, uredske upute ili propisi o osoblju (ako zaposlenici centralno izvještavaju o obavljenom poslu);
- po nalogu (ako su u tome angažirani zaposlenici samo određenih strukturnih odjela).

Treba li čuvati izvješće?

Bez obzira na to je li oblik izvješća zaposlenika o radu u organizaciji odobren ili ne, takva izvješća podliježu pohrani. Pitanje je koliko dugo ih treba čuvati? Regulatorna pravni akti ne postoje pravila za pohranjivanje izvješća o
obavljeni rad, čije sastavljanje nije obvezno. Ipak, evo nekih izvadaka iz Popisa tipičnih upravnih arhivskih dokumenata iz 2010. godine.
Preporučamo, na temelju gore navedenih stavki Popisa, pridržavati se sljedećih razdoblja skladištenja izvješća:
- izvješće zaposlenika o obavljenom poslu (osim "službenog puta") - u roku od 1 godine;
- zbirno izvješće o radu strukturne jedinice - u roku od 5 godina.

Ovo i druge konzultacije o aktualna pitanja pronaći ćete u informacijskoj banci "Accounting Press and Books" sustava "ConsultantPlus".