Hər bir işçi işəgötürəndən öz hüquqlarına hörmət edilməsini, vaxtında ödənilməsini gözləyir əmək haqqı və layiqli tətil. Menecer də öz növbəsində işçidən öz vəzifələrini aydın şəkildə yerinə yetirməsini gözləyir. Bundan əlavə, istənilən biznes sahibi qanunla qorunmalıdır. Bütün bu məqamlar kadr qeydləri ilə tənzimlənir. MMC-də kadr qeydlərinin aparılması işçilərinizlə bütün əlaqələri sıralamağa kömək edəcək.

MMC-də HR qeydlərinin idarə edilməsi kadrları idarə etmək və təşkilatın işçilərlə əlaqəli iş axını ilə işləmək üsuludur. Bu, kadrların hərəkəti, işçilərlə hesablaşmalar və iş vaxtı ola bilər.

Kadr uçotunun aparılması üsulları

Fərdi sahibkarlardan fərqli olaraq, MMC-də kadrların idarə edilməsi, MMC-də yalnız bir iştirakçı qeydiyyatdan keçmiş, mühasib və baş direktor funksiyalarını yerinə yetirən məcburi bir komponentdir. Bu, təsisçi ilə MMC-nin iki fərqli qurum olması ilə izah olunur. Buna görə də, MMC işəgötürən, təsisçi isə işçi rolunu yerinə yetirir.

MMC-də HR qeydlərinin idarə edilməsi kadrları idarə etmək və təşkilatın işçilərlə əlaqəli iş axını ilə işləmək üsuludur.

Mühasibat uçotu 3 əsas yolla aparıla bilər:

1. HR zabiti rolunu üzərinə götürün.

Əgər prosesə “başlamaqdan” qorxmursunuzsa, vaxtınız var və təşkilatınız o qədər də böyük deyil.

2. Kadrlar üzrə məsul işçi işə götürün.

Müasir HR mütəxəssisi yaradıcı düşünməli, hüquqi cəhətdən fərasətli və pedantik olmalıdır.

3. HR administrasiyası üzrə ixtisaslaşmış autsorsing şirkətinə etibar edin.

Kadrların uçotu üçün hazırlanmış bir neçə proqram var. Bunlar APCS (avtomatlaşdırılmış kadr idarəetmə sistemi), ERP sistemi (müəssisə resurslarının planlaşdırılması), buludda kadr qeydlərinin idarə edilməsidir (SaaS). Proqram təminatı haqqında danışırıqsa, bu 1C-dir.

Kadr uçotunun müstəqil idarə edilməsi

Kadr sənədlərinin saxlanması üçün addım-addım təlimatlar:

1. Kadr işinin aparılması üçün tələb olunacaq normativ və informasiya bazalarını müəyyən etmək lazımdır.

Kadr uçotunun aparılması üçün tələb olunan sənədlərin əksəriyyəti Rusiya Federasiyası Dövlət Statistika Komitəsinin 01.05.2004-cü il tarixli "Əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının təsdiq edilməsi haqqında" qərarı ilə standartlaşdırılmışdır. Standart qanunlara malik olmayan sənədlər GOST R 6.30-2003-ə uyğun olaraq tərtib edilir.

• Rusiya Federasiyasının əmək qanunvericiliyi (hər altı ayda bir yenilənir).
• İş kitablarının saxlanması üçün təlimatlar (Rusiya Federasiyasının Əmək Nazirliyinin 10.10.2003-cü il tarixli 69 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmişdir).
• Rusiya Federasiyası Hökumətinin "Əmək kitabçalarının saxlanması haqqında" qərarı (16 aprel 2003-cü il tarixli).

Bir işçinin dövlət qeydiyyatına alınması üçün tələb olunan sənədlər:

• Pasport (qeydiyyat və qeydiyyat).
• SNILS (pensiya sığortası şəhadətnaməsi).
• Hərbi bilet.
• VÖEN (fərdi vergi nömrəsi).
• Tibbi siyasət.
• Mütəxəssis Diplomu.

Kadr sənədlərinin əhəmiyyəti ondan ibarətdir ki, o, hüquqi cəhətdən əhəmiyyətli faktları düzəltməyə imkan verir, işçinin və menecerin hüquq və vəzifələrini aydın şəkildə tənzimləyir.

Təşkilatın xüsusiyyətlərindən asılı olaraq, kadr uçotunun aparılması üçün sənədlər paketi genişləndirilə bilər. Kadr məsələlərini həll edən rəhbər müstəqil olaraq qəbul edə bilər qaydalar qanuna zidd olmadıqda öz səlahiyyətləri daxilində yerli təbiət.

Təşkilatın xüsusiyyətlərindən asılı olaraq, kadr uçotunun aparılması üçün sənədlər paketi genişləndirilə bilər.

2. Təşkilatın nizamnamə sənədlərini tərtib etmək lazımdır.

Nizamnamədə direktorun işə qəbulu şərtləri, rəhbərin şərtləri, əmək haqqının məbləği, habelə iş prosesinin qrafikinin təsdiq edilməsi qaydası aydın şəkildə göstərilməlidir.

3. Lideri qeydiyyatdan keçirməlisiniz.

Rəhbərin dizaynı təşkilatda yaradılan kadrlar üzrə ilk əmrdir. Bu, rəhbərin öz vəzifələrini yerinə yetirməyə başladığı tarixi göstərir.

4. Təşkilatın kadr istehsalında iştirak edən kadr sənədlərinin siyahısını tərtib etmək lazımdır.

Buraya daxildir:

• Təşkilatın daxili əmək qaydalarının qaydaları.
• Çərçivə quruluşu.
• İşçilərin cədvəli.
• İşçilərin məzuniyyət cədvəli.
• İşçilərin şəxsi məlumatlarının qorunmasını müəyyən edən sənədlər.

Həmçinin, məcburi sənədlərin siyahısına əmək müqavilələri, əmək kitabçaları və onların hərəkətini qeyd etmək üçün kitab, iş vaxtının uçotu cədvəli, işçilərin şəxsi kartları, kadrların əmrləri və onların verilməsi üçün əsaslar (ərizələr, hesabatlar, aktlar, qeydlər və s.) ), hesablama reyestri və əmək haqqı fondu, əmək haqqı vərəqələri, vəzifə təlimatları.

5. İşçilərin işə götürülməsi.

Hər bir gələcək işçi üçün sənədlər paketi təqdim edilməlidir. Yalnız iş kitablarını, şəxsi kartları doldurmaq, qalanını təşkil etmək qalır kadr sənədləri(əmək haqqı, məzuniyyətlərin uçotu, xəstəlik məzuniyyəti, ezamiyyətlər haqqında; işçinin şəxsi məlumatlarının açıqlanmaması haqqında müqavilə imzalamaq).

Sənətə görə. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 419-cu maddəsi, əmək qanunvericiliyinə əməl edilməməsi 200.000 rubl cərimə ilə təhdid edir.

MMC-də HR menecmenti çox incə və məsuliyyətli bir işdir. Hüquqlarınıza və işçilərin hüquqlarına riayət olunmasına təsir edən bir çox hüquqi xüsusiyyətlər düzgün iş axınından və seçilmiş HR proqramından asılıdır. Bütün kadr sənədləri qanuni qüvvəyə malikdir və məhkəmədə istifadə edilə bilər.

Mülkiyyət formasından, fəaliyyətindən və işçilərin sayından asılı olmayaraq istənilən müəssisədə kadr uçotu zəruridir. Onun səriştəli və səriştəli davranışı üçün əmək qanunvericiliyini yaxşı bilməli, qanunvericilikdəki dəyişiklikləri izləməli və kadr uçotunun idarə edilməsi sahəsində bacarıqlara malik olmalısınız.

Kadrların uçotu nədir və nə üçün lazımdır?

Hər bir şirkətin fəaliyyətinin tərkib hissəsi kadr uçotudur. Təşkilatın işçilərinin hərəkətinin qeydiyyatı, uçotu və monitorinqi üzrə qanunla tənzimlənən işdir.

HR fəaliyyətlərinə aşağıdakılar daxildir:

• işçilərin qəbulu;
• ixtisarlar;
• üfüqi (şöbələr arasında köçürmə) və şaquli (məsələn, karyera yüksəlişi) hərəkətlər;
• işgüzar səfərlər;
• xəstəlik məzuniyyəti;
• vaxt cədvəli;
• məzuniyyətlər (hər cür - illik, ödənişsiz, hamiləlik və s.);
• hər bir işçi üçün şəxsi kartlar və s.

Bu, həmçinin işçi heyətinə də aiddir:

• hərbi qeydlərin aparılması;
• əmək münasibətlərinin tənzimlənməsi;
• müxtəlif əmr və göstərişlərin yaradılması və qeydiyyatı (məsələn, işə qəbul, işçinin həvəsləndirilməsi və s.);
• işin təşkili və digər aspektləri.

Bütün sənədlər yalnız tələb olunan norma və qaydalara uyğun tərtib edilir. Bəzi formalar vahiddir, digərləri müəssisənin özündə qurulur.

Kadr uçotunun səlahiyyətli təşkili şirkətin bir çox problem və vəzifələrini həll edir. Əlbəttə ki, minlərlə nüans var, lakin hər bir müəssisəyə aid olan əsas məqamlar var.

Kadr uçotunun aparılmasını necə təşkil etmək və kimə həvalə etmək lazımdır?

Mühasibat uçotunu təşkil etməyin bir neçə yolu var. Hamısı müəssisənin xüsusiyyətlərindən və menecerin hansı seçim etməsindən asılıdır. Ən ümumi variantlar:

Əgər şirkətdə çoxlu insan işləyirsə, bütöv bir HR departamenti yaradın

Heyət kiçik olduqda isə bir mütəxəssis işə götürə bilərsiniz. Bu metodun üstünlükləri ondan ibarətdir ki, iş menecer tərəfindən onun bəyəndiyi şəkildə təşkil edilir və öz prinsiplərinə uyğun olaraq tənzimlənir və idarə olunur.

Mənfi cəhətləri də var: işə götürülən mütəxəssisin peşəkarlığını yoxlamaq çətindir, ona görə də tam səriştəli olmayan kadr zabitinin işə götürülməsi riski var.

Təlim üçün vaxt və pul sərf etməli və ya başqa işçi axtarmalı olacaqsınız.

Mühasibat uçotunun təşkili üçün bu variantın üstünlükləri ondan ibarətdir ki, əgər bir şəxs tövsiyə olunubsa, o zaman (bəlkə də) həqiqətən işi görür, yəni işdə sınaqdan keçirilmişdir. Əlbəttə ki, belə bir kadr zabiti ilə iş şəraitini müzakirə etməlisiniz ki, hər iki tərəfə uyğun olsun.

Kadr məsələlərini mühasibə və ya yaxşı katibə həvalə edin

Müsbət cəhətləri: Bu, vaxta və pula qənaət edir. Yəni kadr zabitinin seçilməsinə ehtiyac yoxdur və uçotun aparılması üçün heç bir xərc tələb olunmur.

Dezavantajlar: bu metodu seçərkən əsas problem işçilərin əsas işdən sonra əlavə iş görmələridir ki, bu da səhvlərə, səhvlərə, boşluqlara və elementar yoxluğa səbəb olur. tələb olunan sənədlər. Və, əlbəttə, burada vacibdir peşəkar bilik HR mövzusunda. Və eyni katibdə bunlar varsa, bu vəziyyətdə ağırlaşma riski minimuma endirilir. Və əksinə.

Kadrların uçotunu autsorsing təşkilatına həvalə edin

yaxşı: hamısı kadr fəaliyyəti müqavilə əsasında belə məsuliyyəti öz üzərinə götürən autsorsing şirkətinin çiyninə düşür. Bundan əlavə, görə kadr məsələləri daimi, davamlı yardım var, bu metodun seçimi xərcləri əhəmiyyətli dərəcədə azaldır.

Eksiler: köklü, ciddi bir şirkət seçməlisiniz, həmçinin qarşılıqlı əlaqə qurmalı, ofisdən kənarda işləyəcək mütəxəssislərlə işləmək üçün bir konsepsiya yaratmalısınız.
Menecer yalnız hər bir metodun bütün müsbət və mənfi cəhətlərini nəzərə alaraq, kadr uçotunu aparmaq üçün onun üçün ən əlverişli və uyğun yolu seçməlidir.

Kadrlar işçisinin vəzifə funksiyaları

Onlar təlimatlara uyğun olaraq kadr zabitinin üzərinə qoyulur və əmək müqaviləsi aşağıdakı öhdəliklər:

Bu, bir kadr işçisinin vəzifələrinin natamam siyahısıdır, tələblər təxminidir. Onların sayı daha çox ola bilər (və ya daha az), lakin ümumilikdə kadr mütəxəssisinin malik olmalı olduğu bu bacarıq və qabiliyyətlərdir.

Kadrların uçotu: hansı sənədlər tələb olunur?

Bir qayda olaraq, hər bir müəssisədə kadrlarla bağlı aşağıdakı növ sənədlər olmalıdır:

• inzibati (şəxsi və istehsalat sifarişləri);
• əmək fəaliyyətinin təsdiqlənməsi;
• məlumat və hesablaşma;
• daxili yazışmalar;
• nəzarət və qeydiyyat jurnalları.

Bəzi kadr sənədləri uğursuz olmadanşirkətdə olmalıdır. Bunlara daxildir:
PVTR (daxili əmək qaydaları);

Bütün sənədlər müəyyən illər ərzində saxlanılır. Tənzimlənir:

• Əmək Məcəlləsinin maddəsi və ya bölməsi;
• Dövlət Statistika Komitəsinin qərarı;
• Federal qanun və digər normativ hüquqi aktlar.

Əgər bir şey (təlimatlar, əmrlər və s.) mövcud deyilsə, bu faktı düzəltmək lazımdır. Ümumiyyətlə, kadr zabitinin iş prinsiplərindən biri də vaxtlılıqdır. Bu, iş günlərini xeyli asanlaşdırır və hətta bəzi aktlara hüquqi qüvvə verir. Bu, əslində çox vacibdir - cari işi idarə etməmək. Əks halda, onlar qartopu kimi yığılmağa meyllidirlər.

Kadr uçotunun təşkili: necə aparılmalı, haradan başlamaq lazımdır?

Kadrlar işçisi kimi yeni bir yerə yerləşdikdən sonra əvvəlcə məcburi sənədlərə yenidən baxmalısınız. Siyahıdakı bəzi vacib sənədlərin olmadığı ortaya çıxarsa (və baş verirsə), onda onları bərpa etmək lazımdır. Təbii ki, bir gündə belə işləri həyata keçirmək mümkün olmayacaq.

Buna görə də ən vacib mövqeləri vurğulamaq və onlardan başlamaq lazımdır. Dizaynda mövcudluğu və savadlılığı yoxlayın (və düzəltmək və ya yeni bir sənəd tərtib etmək lazımdırsa): işçi heyəti, məzuniyyət cədvəli, əmək müqavilələri, əmrlər, əmək qeydləri.

Əmək müqavilələrinin, kadrlar üçün əmrlərin uçotunu aparın. İş dəftərinin qeydiyyatı kitabını yaradın. Şəxsi kartları anlayın (T-2). Yerli qaydalarla işləyin.
Əsas odur ki, bütün cari sənədləri vaxtında doldursun. əsasında iş Əmək Məcəlləsi və biznes qaydaları. Və şəxsi heyətin sənədlərini məhv etməyin. Onların saxlanma vaxtı Federal Arxiv tərəfindən təsdiqlənir ("Siyahı ..." 06.10.2000-ci il tarixli).

Əmək münasibətlərinin şəffaflığı üçün bütün mühasibat sənədləri lazımdır. Kadrlar sistemi təşkilatın işçiləri üçün sabitliyi təmin edən norma və prinsipləri müəyyən edir, idarələr isə kadrların idarə olunması üçün əlverişli şərait yaradır.

Mühasibat uçotunun avtomatlaşdırılması - 1C: proqramla işləməyin faydaları

Xüsusilə kadr qeydlərini saxlayın böyük şirkət- Bu, öz miqyasında inanılmaz dərəcədə məsuliyyətli və böyük işdir. Ancaq burada səhvlər yolverilməzdir! Ancaq bu gün kadr zabitlərinin fəaliyyətini avtomatlaşdırmağın bir yolu var ki, bu da şöbənin işini xeyli asanlaşdıra və sadələşdirə, fəaliyyəti yaxşılaşdıra, səhv riskini əhəmiyyətli dərəcədə azalda bilər.

1C proqramının köməyi ilə siz qanuni tələblərə uyğun olaraq qeydlər apara bilərsiniz. Məlumat bazası işçilər haqqında lazımi məlumatların etibarlı saxlanmasını təmin edir. Yığıldıqca, işi təhlil etməyə və yeni istiqamətləri inkişaf etdirməyə kömək edə biləcək müxtəlif hesabatlar yaratmaq mümkün olur. Məsələn, hesabatlar belə görünə bilər:

• kadr dəyişikliyi dərəcəsi;
• kadr statistikası;
• işçilərin hərəkəti və s.

Proqram, kadr uçotunun demək olar ki, bütün problemlərini və tapşırıqlarını həll etməyə kömək edir. Müəssisənin rəhbəri 1C sayəsində bu şöbədəki işlərin vəziyyəti haqqında məlumat almaq, təhlil etmək və düzgün idarəetmə qərarları qəbul etmək imkanı əldə edir. Həmçinin avtomatlaşdırma bir sıra şirkət xidmətlərinin (mühasibat uçotu, kadrlar, mühasibat şöbəsi) fəaliyyətini sinxronlaşdırmağa imkan verir ki, bu da işin səmərəliliyini artırır, həmçinin əmək haqqının vaxtında ödənilməsi üçün hər cür şərait yaradır.

Hansı psixoloji ehtiyac ola bilər? Bu məqalə sizə testlərin bütün sirləri haqqında məlumat verəcəkdir.

Vergi yoxlaması aparmaq üçün məqaləni oxuyun: vergi yoxlaması üzrə mütəxəssis seçməyin bütün sirləri.

Nəticə

Beləliklə, yekunlaşdıraraq aşağıdakıları qeyd edə bilərik:

• Kadrların uçotu hər hansı bir müəssisənin işinin vacib hissəsidir.
• Mühasibat uçotunu təşkil etməyin bir neçə yolu var. Seçim liderdən asılıdır.
• Kadrlar işçisinin vəzifələri təlimat və əmək müqaviləsi ilə müəyyən edilir.
• Hər bir şirkətdə olmalı olan kadr işi ilə bağlı sənədlərin siyahısı var. Və bu xüsusi sənədləri yoxlayaraq kadrlar şöbəsində karyeranıza başlamalısınız.
• Qeydlərin aparılması avtomatlaşdırılarsa, daha asandır.

Kadr uçotu normal üçün əsasdır və səmərəli iş hər hansı bir müəssisə. Ona görə də buna bütün məsuliyyətlə yanaşmaq lazımdır.

ilə təmasda

Bu yazıda biz bir təşkilatda olması lazım olan formaların doldurulması, digər sənədlərin işlənməsi və ya normativ sənədlərin mətnlərini təqdim etməyəcəyik. Gəlin yalnız sıfırdan bir şirkətdə kadr uçotunun idarə edilməsinin təşkili üzrə işlərin ardıcıllığı üzərində dayanaq.

Normativ baza

HR qeydlərinin idarə edilməsini sıfırdan təşkil edərkən sizə aşağıdakı normativ sənədlər lazımdır:

GOST R 6.30-2003 “Vahid sənədləşmə sistemi. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşdirmə tələbləri.

Əmək Məcəlləsi Rusiya Federasiyası(dəyişikliklərdə və əlavələrdə çaşqınlıq yaşamamaq üçün təxminən altı ayda bir dəfə dəyişikliklərlə Əmək Məcəlləsinin yeni mətnini əldə etməyin mənası var - əlbəttə ki, təşkilatınızın mütəmadi olaraq yenilənən hüquqi istinad sistemi olmadıqda).

Rusiya Əmək Nazirliyinin 10.10.2003-cü il tarixli 69 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş əmək kitabçalarının doldurulması üçün təlimatlar.

Əmək kitabçalarının saxlanması və saxlanması, formaların hazırlanması qaydaları iş dəftəri və Rusiya Federasiyası Hökumətinin 16 aprel 2003-cü il tarixli 225 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş işəgötürənləri onlarla təmin etmək (19 may 2008-ci il tarixli dəyişikliklərlə).

Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin 05.01.2004-cü il tarixli 1 nömrəli "Əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanı.

6 oktyabr 2000-ci ildə Federal Arxiv tərəfindən təsdiq edilmiş saxlama müddətlərini göstərən təşkilatların fəaliyyətində yaradılan standart idarəetmə sənədlərinin siyahısı (27 oktyabr 2003-cü il tarixli dəyişikliklərlə).

Bundan əlavə, Ya.E. Varlamova və E.A. Kosheleva "Kadrların uçotunun sıfırdan idarə edilməsi" (Moskva: Peşəkar nəşriyyat, 2008).

Qeyd

Kadr uçotunun idarə edilməsində sənədlərin bir çox formaları Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin 01/05/2004-cü il tarixli 1 nömrəli "Əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanı ilə unifikasiya edilmişdir. İstənilən hüquqi istinad sistemində (Məsləhətçi Plus, Zəmanətçi, Kod) və ya İnternetdə tapa bilərsiniz, bu fərmandan hazır formalar da var ki, onları sadəcə sabit diskinizə köçürmək lazımdır. Vahid formaları olmayan sənədlər GOST R 6.30-2003 “Vahid Sənədləşdirmə Sistemi”nə uyğun tərtib edilməlidir. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşdirmə tələbləri.

Addım 1: Şirkətdə mütləq olması lazım olan sənədləri hazırlayırıq

Çox vaxt istehsalın kadr işinin təşkili hər cür reqlament və göstərişlərin işlənib hazırlanması ilə başlayır və haqlı olaraq belədir. Şirkətdə mütləq olması lazım olan normativ sənədlərə aşağıdakılar daxildir:

daxili əmək qaydaları;

işçinin şəxsi məlumatlarının mühafizəsi haqqında əsasnamə;

əməyin mühafizəsi və yanğın təhlükəsizliyi qaydaları.

Qalan hər şey gözləməli olacaq: yalnız məcburi sənədlər tərtib edildikdə isteğe bağlı sənədlərin işlənməsini öz üzərinə götürmək mümkündür.

Addım 2: işçi heyətini tənzimləyin

Çox güman ki, şirkət artıq ştat cədvəlini hazırlayıb, tapşırıqlarını uğurla yerinə yetirən işçi heyəti var, onlarla əmək müqaviləsi bağlanılıb, işə qəbul üçün sərəncamlar verilib və əmək kitabçalarında qeydlər aparılıb. Ancaq təcrübədən göründüyü kimi, bu sənədlər həmişə düzgün tərtib edilmir.

İşçilərin maaşları və onların vəzifələrinin adları haqqında məlumat üçün mühasibat şöbəsindən soruşun - bu məlumatlara əsasən, ştat cədvəlini uyğunlaşdırmalısınız.

Qeyd edək ki, ştat cədvəlindəki vəzifələrin adları heç də həmişə işçilərin faktiki vəzifələri ilə üst-üstə düşmür. Mühasibatlıq şöbəsinə ödənişlərin və vergilərin köçürülməsi üçün bu məlumat həqiqətən lazım deyil, lakin 1C kimi proqramlar bu cür məlumatlarla bölmənin doldurulmasını tələb edir və bəzən faktiki ilə uyğun gəlməyən bir mövqe daxil edilir. Buna görə də, ştat cədvəli təsdiq edilməzdən əvvəl şöbə müdirləri, şirkət rəhbərliyi və ya işçilərin özləri ilə işçilərin vəzifələrinin adlarını dəqiqləşdirmək lazımdır.

Siz həmçinin mühasiblərdən işçilərin ştat nömrələrini soruşa bilərsiniz. Mühasibat uçotu avtomatlaşdırılıbsa, o zaman kadr nömrələri proqram tərəfindən təyin edilir, yoxsa, ən uzun işləyən işçidən başlayaraq təşkilata ən son gələnə qədər onları özünüz təyin etməli olacaqsınız. Bir işçi işdən çıxarıldıqdan sonra onun şəxsi nömrəsini heç kimə verməmək daha yaxşıdır: bütün nömrələr unikal olsun və şirkətdə indiyə qədər işləmiş bir şəxsə təyin edilsin.

Mühasiblər işçilərin xülasəsini hazırlayarkən, işçilərin şəxsi işlərinin və onların şəxsi kartlarının vəziyyətini, saxlanılıb-saxlanmadığını yoxlamaq, həmçinin hər bir işçinin şəxsi işində hansı sənədlərin çatışmadığını öyrənmək lazımdır. Hər bir işçi hansı sənədlərin nüsxələrinin çatdırılması lazım olduğuna dair bir memo yazmalıdır.

Addım 3: ştat cədvəlindəki və əmək müqavilələrindəki məlumatların uyğunluğunu yoxlayın

Ştat cədvəli tərtib edildikdən sonra içindəki məlumatları əmək müqavilələrindəki məlumatlar ilə yoxlamaq lazımdır. Məlumatlar fərqlidirsə (adətən əmək haqqı səhv göstərilibsə və ya sadəcə olaraq "Ştat siyahısına görə əmək haqqı" göstərilibsə, bu, Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin pozulması deməkdir və cərimələrə səbəb ola bilər; müqavilənin imzalanma tarixləri istirahət günü; İşəgötürənin nümayəndəsinin imzası nümayəndə kimi elan edilmiş şəxsə uyğun gəlmir - məsələn, baş direktorun əvəzinə onun müavini imzalanmışdır), onda müqavilələr yenidən tərtib edilməlidir. Bu halda ondan çıxış etmək lazımdır ki, icazəsiz şəxs tərəfindən imzalanmış müqavilə əslində müqavilə deyil; başqa sözlə, yazılı əmək müqaviləsi yoxdur. Buna görə də, əlbəttə ki, cari (əsl) tarix verilməlidir. Bütün digər hallarda, əmək müqaviləsinə əmək müqaviləsini yeni şərtlərlə əlavə edən və ya səhv göstərilən şərtləri aydınlaşdıran (dəyişdirən) əlavə razılaşmalar bağlanır.

Əgər müqavilə düzgün tərtib edilibsə, lakin sonradan dəyişikliklər edilibsə (əmək haqqının artırılması, işçinin başqa işə köçürülməsi), onda hər bir işçi üçün hər bir hal üçün əlavə müqavilələr tərtib edilməlidir. Əmək müqavilələri və əlavə müqavilələr iki nüsxədə hazırlanır, onlardan biri şirkətdə qalır, ikincisi isə işçiyə verilir.

Addım 4: kadrların əmrlərinin icrasının düzgünlüyünü yoxlayın

Bundan sonra, işçilərin işə götürülməsi, köçürülməsi (əgər varsa) və s. (tarixlər, imzalar, onlarda olan məlumatlar) üçün sifarişlərin mövcudluğunu və icrasının düzgünlüyünü yoxlamaq lazımdır. Sifarişlər işçilərlə bağlanmış əmək müqaviləsinin məzmununa və ştat cədvəlinə uyğun olmalıdır. Onlar yalnız şirkətin rəhbəri tərəfindən deyil, həm də işçinin özü tərəfindən imzalanmalıdır. İşləyən işçilərin işə qəbulu və ya başqa yerdəyişməsi ilə bağlı əmrlər olmadıqda və ya onlara pozuntular verildikdə, onlar bərpa edilməli, yenidən işlənməli və ya “əlavə imzalanmalıdır”. Qanuna görə, sizdən əvvəl baş verənlərə görə məsuliyyət daşımırsınız, lakin işçi belə bir əmrin surətini tələb etmək hüququna malikdir və o, onu təqdim etməlidir.

Addım 5: əmək kitabçalarının saxlanmasının düzgünlüyünü yoxlayın

İşin növbəti mərhələsi əmək kitabçalarının mövcudluğunu yoxlamaqdır. Bütün qeydiyyatdan keçmiş işçilərin kitabları şirkətdə saxlanmalıdır. Təqaüddə olan işçilərin kitablarını tapsanız, kitab sahiblərinə iş dəftəri üçün gəlmək və ya göndərilə biləcəyi bir ünvan vermək tələbi ilə geri qaytarma qəbzi ilə sifarişli məktub göndərməlisiniz. Cavab alındıqdan sonra əmək kitabçası geri qaytarma qəbzi ilə sifarişli bağlama poçtu ilə göndərilməlidir. Cavab yoxdursa, iş kitabına məktubun alınması barədə bildiriş qoymaq kifayətdir. İşləməyən işçilərin əmək kitabçaları tələb olunana qədər, lakin 50 ildən az olmamaq şərti ilə digərlərindən ayrı saxlanılmalıdır.

Əgər əmək kitabçasında işə qəbul və ya köçürmə qeydi yoxdursa, bunu etməyə tələsməyin. Əvvəlcə əmək kitabçalarının doldurulmasını tənzimləyən hər iki sənədi diqqətlə oxuyun: Əmək kitabçalarının doldurulması üçün təlimatlar və əmək kitabçalarının saxlanması və saxlanması, əmək kitabçalarının formalarının hazırlanması və işəgötürənlərin onlarla təmin edilməsi qaydaları. Və yalnız biliklərinizə əmin olduqda, iş kitabında qeydlər etməyə başlaya bilərsiniz. Unutmayın: səhv tərtib edilmiş bir giriş, işçinin səhv girişin edildiyi şirkətdə iş stajına görə hesablanmamasına səbəb ola bilər.

Addım 6: işçilərin şəxsi sənədlərini və ya şəxsi qovluqlarını tərtib edirik (əgər onlar sizdən əvvəl saxlanmayıbsa)

T-2 nömrəli formada işçilər üçün şəxsi kartların verilməsinə əmin olun. Bu gün bir çox proqramlar T-2 nömrəli formanı kompüterdə doldurmağa və onu adi kağıza çap etməyə imkan verir, bəzi kadr zabitləri bundan istifadə edirlər. Bununla belə, dövlət arxivləri şəxsi kartları hələ də yalnız qalın, “yarım karton” kağızda qəbul edir. Buna görə də, təşkilatınız dövlət arxivinin alınması mənbəyidirsə, T-2 nömrəli formaları şəhərdəki dəftərxana ləvazimatları mağazasında alın. tələb olunan miqdar və ya onları çap etmək üçün müvafiq kağızı alın.

Şəxsi kartlar kadr məmuru tərəfindən doldurulur - belə bir təlimat vahid formaların istifadəsi üçün təlimatlarda var (Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin 01/05/2004-cü il tarixli 1 nömrəli qərarı).

İşçilərdən qəbul edilmiş sənədlərin surətləri (pasportlar, sığorta şəhadətnamələri və s.) “fayllar” qovluqlarında yerləşdirilməlidir, bundan sonra hər bir işin inventarlaşdırılması aparılır və şəxsi qovluqlarınız formalaşdırılır. Siz həmçinin əmrlərin və müqavilələrin surətlərini onlara əlavə edə bilərsiniz ki, işçi haqqında bütün məlumatlar bir yerdə olsun, lakin bu lazım deyil. İşçilərin fotoşəkilləri şəxsi kartlara yapışdırıla bilər.

Çox vaxt şəxsi işlər T-2 nömrəli formada qoyulur, bu doğru deyil: şəxsi kartlar bütün digər sənədlərdən ayrı saxlanmalıdır.

Yeni sənədlər və surətlər əlçatan olduqda şəxsi qovluğa əlavə edilir.

Addım 7: lazımi mühasibat kitablarını və ya jurnallarını tərtib edin

Əmək kitabçalarının və onlara əlavələrin hərəkəti üçün mühasibat uçotu kitabı və əmək kitabçasının formalarının və ona əlavələrin uçotu üçün gəlir və məxaric kitabçası yalnız kağız forması. Bunlar ciddi hesabat blankları üçün mühasibat uçotu jurnalları olduğundan, kitabın hər səhifəsi nömrələnir, özü də tikilir və təşkilatın möhürü ilə möhürlənir.

Addım 8: Tətilləri planlaşdırın

Yeni ilə iki həftə qalmış təşkilat tətil cədvəlini təsdiq etməlidir. Onun üzərində iş noyabrda başlamalıdır. Əgər şirkət kiçikdirsə, işçilərlə nə vaxt məzuniyyətə getmək istədikləri barədə müsahibə götürə bilərsiniz, əgər böyükdürsə, şöbə rəhbərlərinə məktub göndərərək, öz şöbələri üçün bu cür məlumatların verilməsini xahiş edə bilərsiniz.

Tətilləri planlaşdırarkən, kiçik bir şöbənin işçiləri məzuniyyətə gedəndə istiqamətin açıq qalmadığından əmin olun. Məsələn, bir şirkətdə cəmi iki satış meneceri varsa, o zaman onların məzuniyyətləri vaxtında, hətta qismən də üst-üstə düşməməlidir, üstəlik, bu məzuniyyətlər arasında birgə iş müddəti olmalıdır - işləri bir menecerdən digərinə köçürmək.

Əgər siz özünüz işçilərlə məzuniyyətə getmə vaxtı ilə bağlı müsahibə alırsınızsa və kimin və nə vaxt gedəcəyi ilə bağlı münaqişə yaranırsa, bunu özünüz həll etməyə çalışmayın - məlumatı rəhbərliyin diqqətinə çatdırın və rəhbərliyin qərarına uyğun olaraq cədvəl tərtib edin. . Şöbə rəhbərləri vasitəsilə məlumat tələb edirsinizsə, qərara etibar edin mübahisəli məsələlər onlar. Tətilləri planlaşdırmaq üçün məlumat toplamaq adətən bir-üç həftə çəkir.

Qeydiyyatdan keçdikdən sonra məzuniyyət cədvəli rəhbərə təsdiq üçün təqdim edilməlidir.

Tətil başlamazdan iki həftə əvvəl işçini onun baş verməsi barədə xəbərdar etmək və məzuniyyətin verilməsi barədə əmr vermək lazımdır. Tətilin başlama vaxtı işçinin menecerlə razılığı ilə dəyişdirilə bilər. Əgər məzuniyyətin başlanması zamanı işçi xəstələnibsə və xəstəlik məzuniyyəti veribsə, onun xahişi ilə məzuniyyəti onun üçün əlverişli olan başqa vaxta keçirmək lazımdır. Bütün bu dəyişikliklər məzuniyyət cədvəlinin müvafiq sütunlarında edilir. Unutmayın ki, bir işçi iki il ardıcıl olaraq tətilə gedə bilməz və məcburi ödənişli məzuniyyət dəyişdirilə bilər. pul kompensasiyası yalnız işçinin işdən çıxarılması halında.

Addım 9: kadr faylları yaradırıq

İşlər aşağıdakı mövzularda tamamlana bilər:

“Kadrlar haqqında sərəncamlar (işə qəbul, işdən azad etmə, yerdəyişmə, mükafatlar, irəli çəkilmə, ödənişsiz məzuniyyət, uzunmüddətli ezamiyyətə və xaricə ezamiyyətə göndərilmə)” (saxlanma müddəti - 75 il);

"Kadrlar haqqında əmrlər (müntəzəm və təhsil tətilləri, rüsum, cərimələr, Rusiya daxilində qısamüddətli ezamiyyətlər)" (rəf müddəti - 5 il);

"Əmək müqavilələri";

"Şəxsi əşyalar";

"Şəxsi kartlar";

“Şirkətin normativ sənədləri (qaydalar, təlimatlar)”;

“Dövlət orqanları ilə kadr məsələləri üzrə yazışmalar və kommersiya təşkilatları" və s.

Məzuniyyət cədvəlləri, növbətçilik cədvəlləri, ştat cədvəlləri daha rahat şəkildə ayrı-ayrı qutulara ayrılır və nazik qovluqlarda saxlanılır.

Şəxsi sənədləri və şəxsi kartları saxlamaq daha rahatdır Əlifba sırası işçilərin adlarına uyğun olaraq, bütün digər sənədlər - in xronoloji qaydada sənəd gələn kimi.

Şəxsi əsasda sifarişlərin iki saxlama müddəti var: 5 və 75 il, buna görə də onlar ən azı iki işə bölünür (5 illik saxlama müddəti ilə siyahıya alınmayan bütün sifarişlərin saxlanma müddəti 75 ildir).

Şirkət kifayət qədər böyükdürsə və bir il ərzində bir faylda 250-dən çox vərəq formalaşırsa, o, bir neçə fayla və ya cildlərə bölünməlidir (məsələn: "Əmək müqavilələri (A-K)", "Əmək müqavilələri (L-Z)" ; "Kadrlar haqqında əmrlər (növbəti və təhsil məzuniyyəti)", "Kadrlar haqqında əmrlər (vəzifələr, cərimələr, Rusiya daxilində qısamüddətli ezamiyyətlər)").

İşləri formalaşdırarkən, saxlama müddətlərini göstərən təşkilatın fəaliyyətində yaradılan standart idarəetmə sənədləri Siyahısının 7 və 8-ci bölmələrindən istifadə etmək lazımdır.

Addım 10: işlərin nomenklaturasını tərtib edin

İşlərin nomenklaturası kadr sənədlərinə uyğun olaraq ayrıca tərtib edilə bilər və ya təşkilatın ümumi iş nomenklaturasına daxil edilə bilər.

Bütövlükdə, kadrlar işində işlərin formalaşdırılması və nomenklaturanın tərtibi prosesi ümumi iş yerlərində işlərin formalaşdırılması və nomenklaturanın tərtibindən heç bir fərqi yoxdur.

Və yalnız bütün mərhələlərdən sonra vəzifə təlimatlarını, kadr qaydalarını və digər isteğe bağlı (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi nöqteyi-nəzərindən məcburi deyil) yerli qaydaların hazırlanmasına başlamaq mümkündür.

Yu.V. Eremeeva,
ofis rəhbəri, Peşəkar Katiblər Klubunun üzvü

Çox vaxt belə bir vəziyyət yaranır ki, bir şirkət yeni açılıb, kiçik işçi heyəti var, amma əmək müqavilələrindən başqa heç nə yoxdur. Çox vaxt bu, bir neçə ildir bazarda olan bir şirkətdə olur, lakin buna baxmayaraq əmək münasibətlərinin sənədləşdirilməsinə lazımi diqqət yetirmir. Bununla belə, əmək qanunvericiliyi ilə nəzərdə tutulmuş sənədlərin olmaması inzibati cərimələrin tətbiqinə səbəb ola bilər. Bu məqalə, işlərinə əlavə olaraq, kadr uçotunun aparılması üçün təyin edilmiş təcrübəsiz kadr zabitləri və ya mühasiblər üçün faydalı olacaqdır.

Normativ baza

üçün düzgün təşkili kadrların uçotunun aparılması üçün əmək hüququ sahəsində qanunlar və digər normativ hüquqi aktlar, habelə xüsusi ədəbiyyatlar toplamaq lazımdır. İxtisaslaşdırılmış proqram məhsulu kadr qeydlərinin aparılmasını xeyli asanlaşdıracaq: o, demək olar ki, bütün zəruri sənədlər formalarını ehtiva edir. Hər halda, sizə lazım olacaq, xüsusən:

- Əmək Məcəlləsi;

- Rusiya Federasiyası Əmək Nazirliyinin 16 aprel 2003-cü il tarixli 225 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş əmək kitabçalarının saxlanması və saxlanması, boş əmək kitabçalarının tərtib edilməsi və işəgötürənlərin onlarla təmin edilməsi qaydaları (bundan sonra - işin saxlanması və saxlanması qaydaları). Kitablar);

- Rusiya Federasiyası Əmək Nazirliyinin 10 oktyabr 2003-cü il tarixli 69 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş əmək kitabçalarının doldurulması üçün təlimatlar;

— “Fərdi məlumatlar haqqında” 27 iyul 2006-cı il tarixli 152-FZ nömrəli Federal Qanun (bundan sonra “Fərdi məlumatlar haqqında” Qanun);

— “Kommersiya sirri haqqında” 29 iyul 2004-cü il tarixli 98-FZ nömrəli Federal Qanun (bundan sonra “Kommersiya sirri haqqında” Qanun);

- Rusiya Federasiyası Hökumətinin 13 oktyabr 2008-ci il tarixli 749 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş işçilərin ezamiyyətə göndərilməsinin xüsusiyyətləri haqqında Əsasnamə;

- Rusiya Federasiyası Dövlət Statistika Komitəsinin 01/05/2004-cü il tarixli 1 nömrəli "Əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanı (bundan sonra - Fərman N 1);

— Fəaliyyət zamanı formalaşan tipik idarəetmə arxiv sənədlərinin siyahısı dövlət qurumları, Rusiya Federasiyası Mədəniyyət Nazirliyinin 25.08.2010 N 558 əmri ilə təsdiq edilmiş saxlama müddətlərini göstərən yerli hökumətlər və təşkilatlar;

Rusiya Federasiyası Səhiyyə və Sosial İnkişaf Nazirliyinin 11 sentyabr 2009-cu il tarixli 739n nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş, göndərən təşkilatdan ezamiyyətə gedən və ezam olunduğu təşkilata gələn işçilərin uçotunun aparılması qaydası və formaları. ;

- Rusiya Federasiyası Hökumətinin 22 iyul 2008-ci il tarixli 554 nömrəli "Gecə işləri üçün minimum əmək haqqı artımı haqqında" qərarı;

- Rusiya Federasiyası Hökumətinin 24 dekabr 2007-ci il tarixli 922 nömrəli "Orta əmək haqqının hesablanması qaydasının xüsusiyyətləri haqqında" qərarı;

- Rusiya Federasiyası Əmək Nazirliyinin 31 dekabr tarixli qərarı ilə təsdiq edilmiş, işəgötürənin tam fərdi və ya kollektiv məsuliyyət haqqında yazılı müqavilələr bağlaya biləcəyi işçilər tərəfindən əvəz edilən və yerinə yetirilən vəzifələrin və işlərin siyahıları, habelə bu cür müqavilələrin standart formaları. , 2008 N 85;

- Rusiya Federasiyası Hökumətinin 27 noyabr 2006-cı il tarixli 719 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş hərbi qeydiyyat haqqında Əsasnamə, və Təlimatlar Rusiya Federasiyası Silahlı Qüvvələrinin Baş Qərargahının 04/11/2008-ci il tarixli, təşkilatlarda hərbi uçotun aparılması haqqında.

Normativ sənədlərə əlavə olaraq, öyrənmək zərər verməzdi təsis sənədlərişirkətlər. Məhz onlarda təşkilat rəhbərinin işə götürülməsi və onun əmək haqqının təyin edilməsi qaydası müəyyən edilə bilər. Çox vaxt nizamnamədə əsas rəhbər işçilərin işə götürülməsi qaydası müəyyən edilir.

Tələb olunan sənədlərin siyahısını müəyyənləşdiririk

Əmək hüququ və kadr uçotunun idarə edilməsi sahəsində normativ sənədləri öyrəndikdən sonra siz bir fikir əldə edəcəksiniz zəruri minimum hər hansı bir təşkilatda tərtib edilməli və saxlanmalıdır. O:

- daxili əmək qaydaları (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 189, 190-cı maddələri);

- kadr təminatı (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 15, 57-ci maddəsi);

- məzuniyyət cədvəli (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 123-cü maddəsi);

- Şəxsi məlumatların mühafizəsi haqqında Əsasnamə (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-88-ci maddələri);

- əmək müqavilələri (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 16, 56-59, 67-ci maddələri);

- əmək kitabçaları (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 65, 66-cı maddələri);

- iş təsvirləri (əgər rəsmi vəzifələr işçilər əmək müqavilələrində göstərilmir);

- əmək kitabçalarının və onlara əlavələrin hərəkəti üçün mühasibat uçotu kitabı, əmək kitabçasının formalarının uçotu üçün gəlir və xərclər kitabı və ona əlavə (əmək kitabçalarının aparılması və saxlanması Qaydalarının 40-41-ci bəndləri);

- işçilərin şəxsi kartları (əmək kitabçalarının aparılması və saxlanması Qaydalarının 12-ci bəndi);

- əmək haqqı vərəqəsi (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 136-cı maddəsi);

- əmrlər (işə qəbul etmək, işdən çıxarmaq, məzuniyyət vermək, ezamiyyətə göndərmək və s.) (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 62, 68, 84.1, 193-cü maddələri və s.) və onların verilməsi üçün əsaslar (bəyanatlar, aktlar, memorandumlar, müqavilələr və s.);

- əmək haqqı və bonuslar haqqında tənzimləmə (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 135-ci maddəsinin 2-ci hissəsi);

- əmək haqqının, məzuniyyət haqqının, kompensasiyanın hesablanması və ödənilməsi ilə bağlı çıxarışlar, qeydlər-hesablamalar və digər sənədlər; istifadə olunmamış tətillər, işdən çıxarıldıqda "hesablaşma".

Aydındır ki, qanunun tələb etdiyi sənədlər istənilən halda tərtib edilməli olacaq. Amma digər sənədlərlə bağlı siz rəhbərlikdən soruşmalısınız (şirkət üçün əlavə sənədlərdən hansı lazım ola bilər). Həmçinin, daxili əmək qaydalarında, digər yerli qaydalarda və əmək müqavilələrinin formalarında hansı xüsusi şərtləri görmək istədiyini əvvəlcədən menecerlə dəqiqləşdirə bilərsiniz.

Qeyd!Sənətə görə. "Hüquqi şəxslərin və fərdi sahibkarların hüquqlarının həyata keçirilməsində müdafiəsi haqqında" 26 dekabr 2008-ci il tarixli 294-FZ Federal Qanununun 16. dövlət nəzarəti(nəzarət) və bələdiyyə nəzarəti” təşkilatı hüquqi şəxsə, fərdi sahibkara dövlət, bələdiyyə nəzarəti və nəzarəti tərəfindən aparılan yoxlamaların reyestrini aparmalıdır.

Təbii ki, yuxarıda göstərilən siyahı natamamdır və müəyyən şəraitdə digər sənədlər hazırlanmalı və icra edilməlidir. Məsələn, əgər bu planlaşdırılırsa fərdi işçilər bəzən normal iş vaxtından kənarda işləyəcək, qeyri-müntəzəm iş saatları olan işçilərin vəzifələrinin siyahısını təsdiq etmək lazımdır (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 101-ci maddəsi). Bundan əlavə, təşkilatın fəaliyyətinin xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq, aşağıdakılar lazım ola bilər:

- İşəgötürən işçilərin attestasiyasını həyata keçirirsə, sertifikatlaşdırma qaydaları və müvafiq sertifikatlaşdırma sənədləri (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 81-ci maddəsinin 2-ci hissəsi);

- işçilərlə əmək müqavilələrində onların kommersiya sirrini saxlamaq öhdəliyi müəyyən edildikdə, kommersiya sirri haqqında müddəa (Kommersiya sirri haqqında Qanunun 10, 11-ci maddələri);

- tam məsuliyyət haqqında müqavilələr (əgər belə məsuliyyət işçilər üçün müqavilə əsasında müəyyən edilibsə);

- kollektiv müqavilə (əgər tərəflərdən ən azı biri (işçilər və ya işəgötürən) onun bağlanması təşəbbüsü ilə çıxış edərsə).

Ayrı-ayrı sənədlərin tərtib edilməsi

Bütün əmək münasibətləri sənədləşdirilməli olduğundan, yerli normativ sənədləri və digər kadr sənədlərini hazırlayarkən yadda saxlamaq lazımdır ki, onların müddəaları müəyyən edilmiş əmək qanunvericiliyi ilə müqayisədə işçinin vəziyyətini pisləşdirməməlidir. İşçilərin vəziyyətini pisləşdirən və ya Sənətin müddəalarına əməl etmədən qəbul edilən yerli qaydaların normaları. Rəylərin nəzərə alınması qaydası haqqında Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 372 nümayəndə orqanı işçilər (əgər varsa) tətbiq edilmir. Bu, Art-da vurğulanır. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 8-i.

Beləliklə, ilk növbədə, ştat cədvəlini tərtib etməlisiniz. Bu sənəd təşkilatın nizamnaməsinə uyğun olaraq strukturunu, ştat cədvəlini və ştat cədvəlini rəsmiləşdirmək üçün istifadə olunur, burada struktur bölmələrinin siyahısı, vəzifə adları, ixtisaslar, ixtisasları göstərən peşələr, ştat vahidlərinin sayı haqqında məlumatlar var. 1 nömrəli qərarla təsdiq edilmiş T-3 vahid formasına uyğun tərtib edilir.

Qeyd."Mühasibat uçotu haqqında" 6 dekabr 2011-ci il tarixli 402-FZ Federal Qanununun 2013-cü ildə qüvvəyə minməsi ilə əlaqədar olaraq, ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının albomlarında olan sənədlərin formaları istifadə üçün məcburi deyil və işəgötürənlər müstəqil inkişaf edir tələb olunan formalar. Təşkilat öz sənədlər formalarını təqdim etmək qərarına gəlsə, biz yenə də əvvəllər təsdiq edilmiş vahid formaları əsas götürməyi və əlavə sətir və ya sütunları daxil etməklə və ya silməklə onlara dəyişikliklər etməyi tövsiyə edirik. Mühasibat uçotu siyasətində ilkin uçot sənədlərinin yeni formalarının istifadəsini düzəltməyi unutmayın.

Rəhbərliyin istəklərini nəzərə alaraq, ştat cədvəlində bütün zəruri sütunları doldurmaq, əmək qanunvericiliyinə uyğunluğunu yoxlamaq və hazır variantı təsdiq üçün rəhbərliyə təqdim etmək lazımdır. Adətən yerli akt müvafiq atributda istinad edilən əmr və ya göstərişlə təsdiq edilir. Həmçinin, yerli normativ akt təşkilat rəhbərinin və ya onun səlahiyyət verdiyi şəxsin şəxsi imzası ilə sənədə təsdiq möhürü vurulmaqla təsdiq oluna bilər.

Növbəti vacib sənəd daxili əmək qaydalarıdır. Sənətə görə. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 189-cu maddəsi, bu yerli normativ akt işçilərin işə qəbulu və işdən çıxarılması qaydasını, əmək müqaviləsi tərəflərinin əsas hüquqlarını, vəzifələrini və məsuliyyətlərini, iş vaxtını, istirahət vaxtını, işçilərə qarşı tətbiq edilən həvəsləndirmə və cərimələri tənzimləyir. , habelə bu işəgötürənlə əmək münasibətlərinin tənzimlənməsinin digər məsələləri. Sənəddə aşağıdakı bölmələr ola bilər: məşğulluq, işçilərin əsas hüquq və vəzifələri, işəgötürənin hüquq və vəzifələri, iş vaxtı və istirahət vaxtı, həvəsləndirmə, əmək intizamının pozulmasına görə məsuliyyət.

Rəhbərliklə bütün nüanslar razılaşdırıldıqdan və daxili əmək qaydalarının müddəalarının mövcud əmək qanunvericiliyinə uyğunluğu yoxlanıldıqdan sonra bu yerli akt da rəhbərə təsdiq üçün təqdim olunur.

Fərdi məlumatların mühafizəsi, emalı və saxlanmasına dair tənzimləmə də mümkün qədər tez hazırlanmalı və qüvvəyə minməlidir. Bu onunla əlaqədardır ki, işəgötürən işçilərin şəxsi məlumatlarının qorunması üçün zəruri və kifayət qədər tədbirlər görməyə, onların qəbulu, emalı, saxlanması və mühafizəsi mexanizmini tənzimləməyə borcludur. Bu Chap-dən gəlir. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 14-ü və Şəxsi məlumatlar haqqında qanun.

Bu müddəada fərdi məlumatların hansı üsullarla əldə edildiyini, işçilərin şəxsi işlərinin hansı qaydada formalaşdığını və saxlandığını müəyyən etmək, habelə işçilərin hüquq və vəzifələrini, uçot, saxlama, köçürmə üsullarını müəyyən etmək lazımdır. onların şəxsi məlumatlarının qorunması.

Qeyd!Əmək kitabçalarını kimin saxlaması məsələsini həll etmək lazımdır. Hələ kadrlar üzrə məsul şəxs yoxdursa, müəssisə rəhbəri müvafiq əmr verməklə əmək kitabçalarının aparılması, saxlanması, uçotu və verilməsi üçün məsuliyyət daşımalıdır. Sonradan direktor bu səlahiyyətləri qəbul edilmiş kadrlar üzrə məsul şəxsə verə bilər (həmçinin əmr verməklə). Belə bir təyinat əmək kitabçalarının saxlanması və saxlanması Qaydalarının 45-ci bəndinə əsasən tələb olunur.

Bundan əlavə, işçilərlə bağlanacaq əmək müqaviləsinin standart formasının hazırlanması arzuolunandır. Həmin sənəti xatırlayın. Məlumatların siyahısını müəyyən edən Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 57-si və məcburi şərtlər ona, habelə Əmək Məcəlləsinin digər maddələrinə (məsələn, 58, 59, 64.1, 70, 282 və s.) daxil edilsin.

Yerli aktların, ştat cədvəlinin, məzuniyyət cədvəllərinin və s. hazırlanması ilə yanaşı, kadr işləri üçün gələcəkdə lazım olacaq digər sənədləri hazırlamalısınız. Bunlar müxtəlif mühasibat kitabları, qeydiyyat jurnalları, vaxt cədvəlləri, sifariş blankları, məsuliyyət müqavilələri və s.

Ayrı-ayrılıqda əməyin mühafizəsi ilə bağlı sənədlərdən danışaq, çünki bu, əmək qanunvericiliyinin vacib hissəsidir. Gələcəkdə əməyin mühafizəsi tələblərinə əməl olunmasını təmin etmək, onların yerinə yetirilməsinə nəzarət etmək üçün təşkilat böyüdükdə əməyin mühafizəsi xidməti yaradıla və ya bu sahədə müvafiq hazırlığa və ya təcrübəyə malik əməyin mühafizəsi üzrə mütəxəssis vəzifəsi tətbiq oluna bilər. Bu arada şirkət kiçikdir, təhlükəsiz şəraitin və əməyin mühafizəsinin təmin edilməsi məsuliyyəti rəhbərə həvalə olunur.

Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 212-ci maddəsi, işçilər üçün əməyin mühafizəsi qaydaları və təlimatlarının işlənib hazırlanmasını və təsdiqini təmin etməyə borclu olan işəgötürəndir. 13 may 2004-cü il tarixdə Əmək Nazirliyi işəgötürənlərə kömək məqsədi ilə əməyin mühafizəsi təlimatlarının işlənib hazırlanması üzrə Metodiki tövsiyələri təsdiq etmişdir ki, bu tövsiyələrə əsasən işçinin vəzifəsindən, peşəsindən və gördüyü iş növündən asılı olaraq əməyin mühafizəsi təlimatları hazırlanmalıdır.

Bu sahədə hər hansı yeni sənəd formalarını tətbiq edən normativ aktlar, in son vaxtlar qəbul edilmədi, buna görə də hər bir təşkilatda olması lazım olan əsasları sadalayırıq:

— təşkilatda əməyin mühafizəsi üzrə əsasnamə;

- təşkilatda məsul şəxsin təyin edilməsi haqqında əmr (əməyin mühafizəsi üzrə mühəndis olmadıqda);

— əməyin mühafizəsi üzrə təlimatlar;

— əməyin mühafizəsi üzrə brifinqlərin qeydiyyatı üçün reyestrlər;

– əməyin mühafizəsi üzrə müxtəlif növ brifinqlərin keçirilməsi proqramları;

- proqram istehsal nəzarəti;

- digər sənədlər.

Sənədlərin təşkili və saxlanması

"Rusiya Federasiyasında arxiv işi haqqında" 22 oktyabr 2004-cü il tarixli 125-FZ Federal Qanununun 17-ci maddəsi şirkətləri öz fəaliyyətlərində yaranan sənədlərin, o cümlədən kadrlar haqqında sənədlərin təhlükəsizliyini təmin etməyə borcludur. Hesab edirik ki, sənədlərin saxlanması təşkil edilmədən onların təhlükəsizliyi mümkün deyil. Kadrlar şöbəsində yaradılan sənədləri saxlamaq və istifadə etmək üçün onları sistemləşdirmək lazımdır.

Kadr uçotunun aparılması prosesində yaranan sənədləri sadələşdirmək üçün işlərin nomenklaturası tərtib edilir - müəyyən edilmiş formada saxlanma müddətləri göstərilməklə təşkilatda qaldırılan işlərin adlarının sistemləşdirilmiş siyahısı. Belə bir tərif GOST R 51141-98 “Ofis işi və arxivləşdirmə. Şərtlər və anlayışlar" Rusiya Federasiyasının Dövlət Standartının 27 fevral 1998-ci il tarixli 28 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş Federal Arxivlər Kollegiyasının fevral tarixli qərarı ilə təsdiq edilmiş Təşkilatların arxivlərinin fəaliyyətinin əsas qaydaları. 6, 2002. Həm struktur bölmələr, həm də bütün təşkilat üçün nomenklaturanın forması təşkilatların arxivlərinin fəaliyyəti üçün göstərilən qaydalarda verilir.

İş təklifi vermək

İlk növbədə, təşkilatın rəhbəri ilə əmək münasibətlərini rəsmiləşdirməlisiniz. Bunun üçün onunla əmək müqaviləsi bağlanır. İki nüsxədə tərtib edilir, onlardan biri başda, digəri isə təşkilatda qalır (bu, işəgötürənin surətində qeyd olunur).

Əmək müqaviləsi əsasında, Sənətə uyğun olaraq əmr verilir. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 68-ci maddəsi, işə qəbul işəgötürənin əmri (sərəncamı) ilə rəsmiləşdirilir. Əmrin forması 1 nömrəli qərarla təsdiq edilir. Bununla belə, əgər rəhbər təşkilatın yeganə üzvüdürsə, işə qəbul, bağlanmış imza əsasında direktorun özü tərəfindən verilən vəzifəyə qəbul üçün əmrlə rəsmiləşdirilir. əmək müqaviləsi. Gələcəkdə o, həmçinin ezamiyyətə və ya məzuniyyətə getdiyi halda direktorun vəzifələrinin müavininə (digər işçiyə) həvalə edilməsi haqqında əmrlər verir. 19.12.2007-ci il tarixli 5205-6-0 nömrəli Məktubda verilmiş Rostrudun izahatları bunlardır.

Rəhbər üçün əmək kitabçası əmək kitabçalarının aparılmasına cavabdeh olan şəxs tərəfindən doldurulur. Eyni zamanda, rəhbərin beş günlük işindən sonra işə giriş edilməlidir (əmək kitabçalarının saxlanması və saxlanması Qaydalarının 3-cü bəndi). Giriş üçün əsas işçinin işə götürüldüyü işəgötürənin əmri (təlimat) və ya digər qərarıdır (məsələn, iştirakçıların yığıncağının protokolu).

Şəxsi kart almağı unutmayın, əmək kitabçalarının hərəkəti üçün mühasibat uçotu kitabına və onlara əlavələr və (zəruri hallarda) əmək kitabçalarının formalarının uçotu və onlara əlavələr üçün gəlir və xərclər kitabına məlumat daxil edin.

Bundan əlavə, müvafiq hərbi komissarlığa və (və ya) yerli hakimiyyət orqanlarına hərbi qeydiyyata alınmalı olan vətəndaş haqqında məlumat göndərmək lazımdır (Hərbi qeydiyyat haqqında Əsasnamənin 32-ci bəndi). Hərbi komissarlığa və (və ya) yerli hakimiyyət orqanlarına göndərilən sənəd işəgötürən tərəfindən müəyyən edilmiş qaydada (məsələn, çıxan sənədlərin qeydiyyatı üçün jurnalda (kitabda)) qeydiyyata alınır.

İndi başqa işçiləri işə götürə bilərsiniz. Prosedur oxşardır, yalnız xatırlamaq lazımdır ki, işçi onun əmək fəaliyyəti ilə bağlı yerli qaydalarla tanış olmalıdır (bu, Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 68-ci maddəsində göstərilmişdir). Tanışlığı sənədləşdirməyi tövsiyə edirik. Bunun üçün mühasibat kitabları, qeydiyyat jurnalları və ya tanışlıq vərəqləri kömək edəcəkdir.

Nəhayət

Yekun olaraq qeyd edirik ki, ofis işinin düzgün təşkilindən sonra sənədləşmə çox vaxt aparmayacaq və bir işçi üçün gündəlik iş mərhələsi başlayacaq: vaxt cədvəlini tutmalı, məzuniyyət cədvəli tərtib etməli, həvəsləndirməli olacaqsınız. və cərimələr, ezamiyyətlər təşkil etmək, köçürmək, birləşdirmək, işdən çıxarmaq və s. Və jurnalın səhifələrində bunu necə düzgün edəcəyinizi sizə xəbər verəcəyik.

ofis işi kadr işi

GİRİŞ 1 HR İŞİNDƏ OFİS İDARƏETMƏNİN NƏZƏRİ ƏSASLARI 1.1 Kadr uçotunun idarə edilməsində sənədləşmə sistemi 1.2-də formalaşan məcburi kadr sənədləri kadr xidməti müəssisələr 2 "POLİQRAFİYA" QSC NÜMUNƏSİNDƏ HR İŞLƏRİNDƏ SEMİNER TƏCRÜBƏSİ 2.1 "Poliqraf" QSC-nin kadr işində ofis işinin ümumi xüsusiyyətləri 2.2 "Poliqraf" QSC-də kadrlar və onların uçotu haqqında əmrlər 2.3 Liderin qərarı 2.4 Əmək kitabçalarında qeydlərin aparılması. Şəxsi kartın doldurulması 3 HR ŞÖBƏTİNDƏ OFİS İDARƏETMƏNİN OPTİMİZASYASI NƏTİCƏ İSTİFADƏ OLUNAN ƏDƏBİYYAT SİYAHISI ƏLAVƏ 1 ƏLAVƏ 2 ƏLAVƏ 3 ƏLAVƏ 4 ƏLAVƏ 5 ƏLAVƏ 6

GİRİŞ

Müasir əmək hüququnun bir xüsusiyyəti əmək münasibətlərinin müqavilə tənzimlənməsinin genişləndirilməsidir. Əvvəllər mərkəzləşdirilmiş qaydada həll edilmiş bir çox məsələlər kollektiv müqavilənin, müqavilənin, əmək müqaviləsinin baxılması predmeti ola bilər. Bəli, Art. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 179-cu maddəsi, işçilərin sayının və ya ştatının azaldılması ilə işdə qalmaq üçün üstünlük hüququ verilən işçilərin xüsusi siyahısını müəyyənləşdirir və eyni zamanda kollektiv müqavilədə nəzərdə tutula biləcəyini göstərir. bərabər əmək məhsuldarlığı və ixtisasla işdə qalmaq üçün üstünlük hüququndan istifadə edən digər kateqoriyalı işçilər.

Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin əmək hüququnun mənbələrinə yerli qaydaları aid etməsi səbəbindən kadr xidmətinin vəzifələri artdı: əmrlər və əmək hüququ normalarını ehtiva edən digər sənədlər. Nəzərə almaq lazımdır ki, Rusiya Federasiyasının Məcəlləsində, digər federal qanunlarda və digər normativ hüquqi aktlarda, kollektiv müqavilədə, müqavilələrdə nəzərdə tutulmuş hallarda işəgötürən yerli normativ hüquqi aktları qəbul edərkən işçinin rəyini nəzərə almalıdır. işçilərin nümayəndəlik orqanı. Yuxarıda göstərilənlərin hamısı bu işin aktuallığını izah edir.

İşin məqsədi kadr işində ofis işini öyrənməkdir.

İşin vəzifələri bunlardır

• nəzərə alın nəzəri əsas kadr işində ofis işinin təşkili;
• Poliqrafiya QSC-nin timsalında kadr işində ofis işinin təşkilini öyrənmək;
• “Poliqraf” QSC-nin kadr işində ofis işinin təşkilinin optimallaşdırılması üsullarını nəzərdən keçirmək.

İşin mövzusu ofis işinin təşkilidir. İşin obyekti “Poliqraf” QSC-dir.

1 HR İŞİNDƏ OFİS İDARƏETMƏNİN NƏZƏRİ ƏSASLARI

1.1 Kadr uçotunun idarə edilməsində sənədləşmə sistemi

Vətəndaş işə müraciət edərkən təşkilat və ya fərdi sahibkarla əmək münasibətlərinə girir. Bu münasibətlərin məzmununu işəgötürənlərin və işçilərin qarşılıqlı əmək hüquq və vəzifələri təşkil edir. İşəgötürən işçini əmək müqaviləsində nəzərdə tutulmuş işlə təmin etməyə, iş şəraitini təmin etməyə və əmək haqqını vaxtında ödəməyə borcludur, işçi isə öz vəzifəsini şəxsən yerinə yetirməlidir. əmək funksiyası daxili əmək qaydaları qaydaları nəzərə alınmaqla əmək müqaviləsi ilə müəyyən edilir.

Əmək qanunvericiliyi işçi ilə işəgötürən, habelə işaxtaran ilə işəgötürən arasında münasibətlərin sənədləşdirilməsini (işə qəbuldan yazılı imtina) nəzərdə tutur. Düzgün dizaynəmək münasibətlərinin yaranması, dəyişməsi və xitam verilməsi hər bir işçi üçün təkcə iş dövründə deyil, həm də işdən çıxarıldıqdan sonra vacibdir.

Kadrlarla iş işəgötürəndən bir çox idarəetmə problemlərini həll etməyi tələb edir: işə qəbul, yeni işçilərin uyğunlaşdırılması, işçilərin fəaliyyətinin qiymətləndirilməsi, onların ixtisaslarının artırılması, əmək motivasiyası və s. Kadrların idarə edilməsi həm də çoxsaylı sənədlərin yaradılmasına gətirib çıxarır. 1 .

Yuxarıda göstərilənləri nəzərə alaraq, bütün kadr sənədlərini iki qrupa bölmək olar:

• əmək münasibətləri ilə bağlı sənədlər (məsələn, əmək müqavilələri, kadr əmrləri, işçilərin şəxsi kartları, işçilərin çıxarışları, məzuniyyət cədvəlləri, növbə cədvəlləri və s.);
• kadrların idarə olunması ilə bağlı sənədlər (HR planları və hesabatları; işə qəbul, işçilərin uyğunlaşdırılması, kadrların qiymətləndirilməsi və s. haqqında əsasnamələr; anketlər, testlər, professioqramlar, personoqramlar və s.) 2 .

Kadrlar uçotunun idarə edilməsi ənənəvi olaraq əmək münasibətləri ilə bağlı sənədləri əhatə edir, onların əksəriyyəti işə qəbul, başqa işə köçürülmə, işdən çıxarılma, məzuniyyət, ezamiyyət və s. kimi prosedurların icrası üçün zəruridir.

Əmək münasibətlərinin sənədləşdirilməsi zamanı müxtəlif növ və çeşidli çoxsaylı təşkilati, inzibati, uçot, məlumat-arayış və digər sənədlər yaradılır. Bu sənədləri iki qrupa bölmək olar:

• təşkilatın əmək münasibətləri ilə bağlı yerli normativ sənədləri;
• kadrların uçotu və hərəkəti ilə bağlı sənədlər.

Yerli qaydalar əmək hüququ normalarını (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 8-ci maddəsinin 1-ci hissəsi), məsələn, daxili əmək qaydalarını ehtiva edən bir təşkilatın sənədləridir. Təlim müəyyən növlər yerli qaydalar Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi ilə nəzərdə tutulmuşdur. Bu cür sənədlər müraciət üçün məcburidir (məsələn, məzuniyyət cədvəli). Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsində nəzərdə tutulmayan sənədlər məsləhət xarakterlidir və təşkilatın mülahizəsinə əsasən hazırlanır (məsələn, təşkilatın struktur bölməsi haqqında əsasnamə).

Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsində nəzərdə tutulmuş bir sıra yerli qaydalar bütün işəgötürənlər, o cümlədən fərdi sahibkarlar tərəfindən tətbiq edilməlidir. Belə aktlara aşağıdakılar daxildir: ştat cədvəli, daxili əmək qaydaları, məzuniyyət cədvəli, əmək haqqı haqqında tənzimləmə, işçilərin şəxsi məlumatlarının işlənməsi qaydası.

Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsində nəzərdə tutulmuş bəzi yerli qaydalar yalnız əməyin təşkili və işçilərlə işləmək üçün müvafiq xüsusiyyətləri olan işəgötürənlər tərəfindən istifadə üçün məcburidir, məsələn, növbə cədvəli, sertifikatlaşdırma müddəası, müddəa. əməyin norması haqqında, növbəli iş metodu haqqında müddəa, şagirdlik haqqında müddəa, qeyri-müntəzəm iş vaxtı olan vəzifələrin siyahısı və s.

Kadrların uçotu və hərəkəti ilə bağlı sənədlərə aşağıdakılar daxildir: işçinin işə qəbul zamanı təqdim etdiyi sənədlər və konkret iş üçün yaradılmış sənədlər kadr funksiyaları.

İşə qəbul üçün tələb olunan sənədlərə aşağıdakılar daxildir:

• şəxsiyyəti təsdiq edən sənədlər;
• iş stajını, iş təcrübəsini təsdiq edən sənədlər;
• təhsil səviyyəsini və ixtisasını təsdiq edən sənədlər;
• dövlət pensiya sığortası ilə bağlı sənədlər;
• hərbi qeydiyyat sənədləri;
• xüsusiyyətləri nəzərə alınmaqla tələb olunan sənədlər (zəruri hallarda). gələcək iş(məsələn, sağlamlıq haqqında arayış, sürücülük vəsiqəsi və s.) 3 .

Xüsusi HR funksiyaları üçün yaradılmış sənədlərə aşağıdakılar daxildir:

• müqavilə sənədləri: əmək müqavilələri, tərəflərin razılaşmaları, əmək müqavilələrinə əlavə razılaşmalar, şagirdlik müqavilələri, tam fərdi məsuliyyət müqavilələri, tam kollektiv (komanda) məsuliyyəti haqqında müqavilələr;
• inzibati sənədlər: kadrlar haqqında əmrlər (təlimatlar);
• arayış sənədləri: işçilərin ifadələri, hesabatlar və izahat qeydləri, protokollar, aktlar və s.;
• ilkin mühasibat sənədləri: işçilərin şəxsi kartları, vaxt cədvəlləri, qeydlər, tətillərin verilməsi və işdən çıxarılması üçün hesablamalar 4 .

Sənədlərlə eyni vaxtda təşkilatda tərtib edilmiş sənədlərin nəzərə alındığı (qeydiyyata alınmış) kitablar, jurnallar, kartlar tərtib edilir: əmək kitabçalarının və onlara əlavələrin hərəkəti üçün mühasibat uçotu kitabı, gəlir və xərclər. əmək kitabçalarının blanklarının və onlara əlavələrin uçotu üçün kitab, əmək müqavilələrinin qeydiyyatı kitabçaları, əmrlər, işçilərin şəxsi kartları, şəxsi işlər və s.

Beləliklə, kadr uçotunun aparılması kadr sənədlərinin hazırlanması, icrası, emalı, icrası, formalaşdırılması, saxlanması və istifadəsi prosedurlarının məcmusudur.

Hazırda Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin qüvvəyə minməsindən sonra kadr uçotunun idarə edilməsində aşağıdakı əsas dəyişikliklər baş verdi:

• bəzi ənənəvi kadr sənədləri məcburi olmağı dayandırdı, uzun illər məcburi (məsələn, işə qəbul üçün ərizə);
• işəgötürən üçün məcburi olan yeni sənədlər ortaya çıxdı (məsələn, işçilərin şəxsi məlumatları ilə işləmə qaydasını təyin edən sənədlər);
• kadr xidmətində işlənmiş sənədlərin ümumi sayı artmışdır (məsələn, illik ödənişli məzuniyyət üçün müraciət edərkən sənədlər);
• imza qarşılığında işçiyə təqdim edilməli olan sənədlərin dairəsi genişləndi;
• işəgötürən tərəfindən qəbul edilmiş bir sıra sənədlər işçilərin nümayəndəlik orqanının rəyinin nəzərə alınmasını tələb edir;
• Dövlət əmək müfəttişləri işəgötürənlər tərəfindən əmək qanunvericiliyinə əməl olunmasını yoxlayan zaman kadr sənədləri sərbəst şəkildə təqdim edilməlidir. 5 .

Kadr sənədlərinin hazırlanması HR mütəxəssislərinin iş vaxtının çox hissəsini tutmaqda davam edir və yoxlamalar və yoxlamalar zamanı tez-tez ciddi problemlər yaradır. münaqişə vəziyyətləri. Çoxsaylı müasir təşkilatlarda kadr sənədləri ilə işin vəziyyətinin təhlili göstərir ki, bu sahədə ən çox yayılmış səhvlər:

• mövcud qanunvericilikdə nəzərdə tutulmuş (məcburi) sənədlərin olmaması;
• əmək hüququ normalarını ehtiva edən sənədlərin işlənib hazırlanması və həyata keçirilməsi qaydasının pozulması;
• sənədlərin düzgün tərtib edilməməsi, sənədlərə hüquqi qüvvənin verilməsi qaydalarının bilməməsi;
• zəruri sənədlərin olmaması və ya hansı növ sənədin baş verən hadisələri təsdiqləməsi lazım olduğunu başa düşməməsi ilə ifadə edilən idarəetmə vəziyyətlərinin düzgün olmayan sənədləşdirilməsi;
• təşkilatların arxivlərinin fəaliyyəti qaydalarını kobud şəkildə pozmaqla kadr sənədlərinin saxlanması və məhv edilməsinin təşkili.

Kadrlarla iş sahəsində hər bir işəgötürənin əsas vəzifələrindən biri kadr uçotunun aparılmasının vaxtında və düzgün aparılmasıdır.

1.2 Müəssisənin kadrlar şöbəsində formalaşan məcburi kadr sənədləri

Təşkilatda əmək və əmək haqqının uçotu kadr xidmətində formalaşan ilkin sənədlər əsasında aparılır. Kadrlar xidmətinin zəif təşkil olunmuş işi istər-istəməz həm mühasibatlıq şöbəsinin, həm də bütün təşkilatın işinə təsir göstərir. Bunun nəticəsi işçilərin əmək haqqının vaxtında ödənilməməsi, xəstəlik məzuniyyəti, dövlət sosial orqanlarına təqdim edilmək üçün sənədlərin vaxtında hazırlanmamasıdır. Nəticədə bütövlükdə müəssisənin maliyyə göstəricilərində azalma baş verir.

Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinə uyğunluq, kadr sənədlərinin düzgün tərtib edilməsi həm Federal Əmək Müfəttişliyi (Rostrudinspektsiya), həm də Federal Əmək Müfəttişliyi tərəfindən nəzarət edilir. vergi ofisi. Dövlət müfəttişi mülkiyyət formasından asılı olmayaraq istənilən təşkilatın ofisinə gələ bilər və kadr uçotu ilə bağlı sənədləri, təşkilatda mövcud olan digər məcburi və daxili nizamnamələri və əmrləri tələb edə bilər (8 avqust 2001-ci il tarixli, 134 nömrəli Federal Qanun). FZ "Dövlət nəzarəti (nəzarəti) zamanı hüquqi şəxslərin və fərdi sahibkarların hüquqlarının müdafiəsi haqqında") 6 .

Kadrlar xidmətinin fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi kadr sənədlərinin tərtibi və işlənməsi ilə bağlı bütün prosesləri əhatə edir. müəyyən edilmiş qaydalar və aşağıdakı kadr idarəetmə vəzifələrini həll edir:

• işçilərin əməyinin təşkili;
• əmək müqaviləsinin bağlanması və işə götürülməsi;
• başqa işə köçürmək;
• işçilərə məzuniyyətlərin verilməsi;
• işçilər üçün stimullar;
• işçilərə intizam tənbehi verilməsi;
• işçilərin sertifikatlaşdırılması;
• kadrların saxlanması;
• iş vaxtından istifadənin uçotu;
• işçilərin həftə sonları və qeyri-iş günü tətillərində işə cəlb edilməsi;
• ezamiyyətlərin qeydiyyatı;
• əmək müqaviləsinin ləğvi və işdən azad edilməsi 7 .

Mülkiyyət formasından asılı olmayaraq təşkilatların saxlamalı olduğu kadr sənədlərinin siyahısı Əlavə 1-də verilmişdir. Burada həmçinin işəgötürənin müəyyən kadr sənədlərinin saxlanması öhdəliyini tənzimləyən normativ sənədlər və onların saxlanma müddəti (müvafiq olaraq Federal Arxiv tərəfindən 6 oktyabr 2000-ci il tarixdə təsdiq edilmiş və 27 oktyabr 2003-cü il tarixli dəyişikliklərlə təsdiq edilmiş saxlama müddətləri göstərilməklə təşkilatın fəaliyyətində formalaşan standart idarəetmə sənədlərinin Siyahısı.

İşçilərin əməyinin təşkili yerli normativ aktların qəbul edilməsi (təşkilatın rəhbəri və ya onun səlahiyyət verdiyi vəzifəli şəxs tərəfindən təsdiq edilməsi) yolu ilə həyata keçirilir. Hər bir işəgötürənin daxili əmək qaydaları və şəxsi məlumatların qorunması haqqında müddəa olmalıdır. Zəruri hallarda əmək haqqı, əməyin norması, mükafatlar və maddi həvəsləndirmə, sertifikatlaşdırma və s. haqqında əsasnamələr kimi digər yerli normativ aktlar qəbul edilir.

Kollektiv müqavilə (saziş) tərəflərin razılığı ilə bağlandığı üçün məsləhət xarakteri daşıyır (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 7-ci maddəsi). İşçilərin şəxsi işlərinin aparılması özəl şirkətlər üçün məsləhətdir. İşəgötürənin şəxsi sənədləri saxlamaq öhdəliyi "Rusiya Federasiyasının Dövlət Dövlət Qulluğu haqqında" 27 iyul 2004-cü il tarixli FZ-79 nömrəli Federal Qanuna uyğun olaraq dövlət təşkilatlarının işçilərinə şamil edilir. Rahatlıq üçün hələ də şəxsi sənədləri və ya şəxsi qovluqları formalaşdırmaq və onların formalaşması qaydasını rəhbər tərəfindən təsdiq edilmiş təşkilatın yerli normativ aktında müəyyən etmək tövsiyə olunur.

İşçinin şəxsi işinə (şəxsi qovluğuna) işə müraciət edərkən tələb olunan sənədlərin surətlərini (pasport, hərbi bilet, VÖEN təyin edilməsi haqqında arayış, pensiya sığortası şəhadətnaməsi, nikah şəhadətnaməsi, uşaqların doğum şəhadətnaməsi - gəlir vergisi üzrə güzəştlər vermək; təhsil haqqında sənədlər və s.) və sonradan işçinin əmək fəaliyyəti dövründə yaradılmış onun əmək fəaliyyətini xarakterizə edən bütün əsas sənədlər (başqa işə keçmək üçün ərizələr, işdən çıxmaq ərizəsi, xarakteristikalar, irəliləyiş haqqında sənədlər). təlim, qəbulun köçürülməsi, işdən çıxarılması barədə əmrlərin surətləri və s.).

Bundan əlavə, işəgötürənin əməyin mühafizəsi ilə bağlı aşağıdakı sənədləri olmalıdır:

• əməyin mühafizəsi təlimatları;
• brifinq jurnalı (təlimatlar ilə tanışlıq);
• məcburi tibbi müayinədən keçən işçilərin jurnalı və s 8 .

Bu sənədlər müəssisənin kadrlar şöbəsində, təşkilatda ayrıca əməyin mühafizəsi xidməti olmadıqda və ya ofisdə saxlanıla bilər.

alt uyğun olaraq. Sənətin 1-ci hissəsi "a". Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 356-cı maddəsinə əsasən, federal əmək müfəttişliyi işəgötürənlər tərəfindən əmək qanunvericiliyinə və digər normativ hüquqi aktlara riayət edilməsinə dövlət nəzarəti və nəzarətini həyata keçirir.

Təşkilatların rəhbərləri fəaliyyətləri zamanı formalaşan sənəd fonduna görə şəxsən məsuliyyət daşıyırlar. Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyinin və digər normativ hüquqi aktların pozulmasına, kadr sənədlərinin düzgün aparılmamasına və ya olmamasına görə qanunverici inzibati cərimə nəzərdə tutur: vəzifəli şəxslərə - 1000-dən 5000 rubla qədər, hüquqi şəxslərə - 30.000 manatdan. 50.000 rubla qədər. və ya fəaliyyətinin 90 günədək inzibati dayandırılması və təkrarən - vəzifəli şəxsin səlahiyyətlərindən məhrum edilməsinə səbəb olur (İnzibati Xətalar Məcəlləsinin 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 və 14.23-cü maddələri).

2 "POLİQRAFİYA" QSC NÜMUNƏSİNDƏ HR İŞLƏRİNDƏ SEMİNER TƏCRÜBƏSİ

2.1 "Poliqraf" QSC-nin kadr işində ofis işinin ümumi xüsusiyyətləri

İşçi ilə "Poliqraf" QSC arasında əmək münasibətləri bağlanmış əmək müqaviləsi (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 16-cı maddəsi) əsasında yaranır. Gələcəkdə yaranmış əmək münasibətləri, habelə onların dəyişdirilməsi və dayandırılması lazımi qaydada rəsmiləşdirilməlidir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 68, 73, 80 və digər maddələri).

Əmək münasibətlərinin qeydiyyatı onların sənədləşdirilməsi, yəni müvafiq sənədlərin yaradılması kimi başa düşülür.

Sənədləşmə nəticəsində müxtəlif növ və çeşidli təşkilati, inzibati, uçot, məlumat-arayış və digər sənədlər yaradılır. Sənədlərlə eyni vaxtda təşkilatda tərtib edilmiş sənədlərin nəzərə alındığı (qeydiyyata alınmış) kitablar, jurnallar, kartlar verilir.

Sənədlərin məcburi qeydiyyatı bilavasitə 4.1.2-ci bəndin tələbi ilə bağlıdır Model Təlimat ofis işi federal orqanlar icra hakimiyyəti, təsdiq edilmişdir Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 8 noyabr 2005-ci il tarixli 536 nömrəli əmri: "... qeydiyyat, icra və istinad məqsədləri üçün istifadə tələb olunan bütün sənədlər qeydiyyata alınır."

Qeyd etmək lazımdır ki, sənədlərin qeydiyyatı prosedurunun özü onlara qeydiyyat tarixi və nömrələrinin qoyulması ilə məhdudlaşmır. Sənədlərin qeydiyyatı, onun yaradılması, göndərilməsi və ya alınması faktını təsdiq edən müəyyən edilmiş formada sənəd haqqında etimadnamələrin qeydidir (Federal İcra Hakimiyyəti orqanlarında işgüzar iş üzrə Standart Təlimatın 4.1.1-ci bəndi).

Kadr sənədləri ilə iş sənədlərin hazırlanması, qeydiyyatı və icrası ilə məhdudlaşmır. Bu işin ən mühüm komponenti icra edilmiş sənədlərin saxlanması və istinad məqsədləri üçün istifadəsinin təşkili üçün işlərdə formalaşdırılmasıdır.

Beləliklə, kadr uçotunun aparılması kadrların idarə edilməsinə dair sənədlərin hazırlanması, icrası, emalı, saxlanması və axtarışı prosedurlarının məcmusudur. Bu prosedurların vaxtında və düzgün həyata keçirilməsi üçün ofis işinə dair yerli qaydalar toplusunu yaratmaqla həm kadr sənədlərinin tərkibini, həm də onlarla işləmə texnologiyasını mümkün qədər tənzimləmək ən məqsədəuyğun görünür: Sənəd formalarının vərəqi, Sənəd formalarının albomu, Kadrlar xidmətinin iş axını cədvəli, Kadrlar işinin aparılması üçün təlimatlar.

Bu aktların əsas vəzifələrindən biri təşkilatın istehsal fəaliyyətinin xüsusiyyətlərini əks etdirməkdir və kadrlar şöbəsində yeni başlayanlar üçün ofis işinə dair yerli qaydalar əmək münasibətlərinin sənədləşdirilməsi ilə bağlı suallarına cavab verən bələdçi olmalıdır.

Kadr uçotunun idarə edilməsi üçün normativ bazanın əsasını Sənədlərin Forma Cədvəli təşkil edir. Vaxt cədvəlinin hazırlanmasında məqsəd kadrlarla iş zamanı yaranan halların hüquqi qeydiyyatı üçün zəruri və kifayət qədər sənəd növləri toplusunu müəyyən etməkdir. Vaxt cədvəlinin istifadəsi idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi problemlərinin həllində təşkilat işçilərinin iş vaxtını və əmək xərclərini azaltmağa imkan verir.

Vaxt cədvəlinin forması (Əlavə 2) təşkilatın özü tərəfindən müəyyən edilir, kadrlar şöbəsi tərəfindən hazırlanır və rəhbərin əmri ilə təsdiqlənir.

Sənədlərin formaları cədvəlinin hazırlanması Cədvəldə yer alan kadr sənədlərinin formaları və nümunələrinin Albomunun hazırlanması ilə müşayiət olunmalıdır. Hesabat Kartı və Albomun olması “Poliqraf” QSC-də kadrlarla işi tez və düzgün sənədləşdirməyə imkan verir.

Hesabat Kartı və Albom, ilk növbədə, Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsində nəzərdə tutulmuş sənədləri, yəni əmək münasibətlərinin qeydiyyatı zamanı məcburi olan sənədləri daxil etməlidir.

2.2 "Poliqraf" QSC-də kadrlar və onların uçotu haqqında əmrlər

Kadrlar uçotunun aparılmasının əsasını əmək müqavilələri bağlandıqdan sonra, onların dəyişdirilməsi və xitam verilməsi ilə birlikdə işçilər üçün verilən əmrlər (təlimatlar) təşkil edir. Kadrlar haqqında əmrin məzmunu bağlanmış əmək müqaviləsinin şərtlərinə uyğun olmalıdır. Təşkilat rəhbərinin kadrlar haqqında əmrlərindən məlumatlar mühasibat sənədlərinə və işçilərin əmək kitabçalarına köçürülür.

Federal Arxivlər Kollegiyasının 6 fevral 2002-ci il tarixli qərarı ilə təsdiq edilmiş Təşkilatların Arxivlərinin Fəaliyyətinin Əsas Qaydalarının (bundan sonra Əsas Qaydalar) 3.5.5-ci bəndinə əsasən, əsas fəaliyyət və kadrlar üçün əmrlər ayrı-ayrılıqda aparılır və müxtəlif hallarda formalaşır. Bu prosedur az miqdarda inzibati sənədlərin yaradıldığı və işçilərdən birinin (katib, mühasib, iqtisadçı və s.) kadr uçotunun aparılmasına cavabdeh olduğu kiçik təşkilatlara da aiddir.

Ayrı-ayrı növlər"Poliqraf" QSC-nin şəxsi heyətinə dair sənədlərin vahid formaları var, təsdiq edilmişdir. Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin 05.01.04 tarixli 1 saylı Fərmanı (Cədvəl 2.1).

Kadr əmrlərinin sadalanan formaları əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün ilkin uçot sənədlərinə aiddir, buna görə də onları doldurarkən təsdiq edilmiş ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının istifadəsi Qaydasını rəhbər tutmaq lazımdır. Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin 24 mart 1999-cu il tarixli 20 nömrəli qərarı.

Cədvəl 2.1

Vahid formaları olan kadr sənədlərinin növləri

Göstərilən Qaydaya uyğun olaraq, zəruri hallarda ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarına əlavə rekvizitlər daxil edilə bilər. Bu halda, formalarda mövcud olan bütün rekvizitlər (kod, forma nömrəsi, sənəd adı daxil olmaqla) dəyişməməlidir. Ayrı-ayrı detalların vahid formalardan çıxarılmasına yol verilmir. İlkin uçot sənədlərinin vahid formalarının albomlarında göstərilən formaların formatları tövsiyə olunur və dəyişə bilər.

Vahid formalar əsasında blank məmulatları hazırlanarkən informasiyanın yerləşdirilməsi və işlənməsi asanlığı üçün sütun və sətirlərin genişləndirilməsi və ya daraldılması baxımından dəyişikliklərə yol verilir.

İlkin uçot sənədlərinin vahid formalarına dəyişikliklər “Poliqraf” QSC-nin rəhbərinin əmri (sərəncamı) ilə həyata keçirilir (bax: Əlavə 3).

Rusiya Dövlət Statistika Komitəsi tərəfindən təsdiq edilmiş kadrlar üçün əmrin vahid forması olmadıqda (məsələn, işçilərin bioqrafik məlumatlarının dəyişdirilməsi, intizam tənbehi tətbiq edilməsi və digər hallarda əmrlər verilərkən) formalardan istifadə olunur. əsas fəaliyyətlər üzrə hansı sərəncamlar tərtib edilir (Əlavə 4).

Sənədlərin Albom formalarına daxil edilməsi məqsədəuyğun görünür maksimum məbləğ kadrlar üçün əmr nümunələri, habelə kadrlarla iş təcrübəsində yaranan vəziyyətləri sənədləşdirdikdən sonra onu sistematik olaraq yeni nümunələrlə əlavə edin.

Kadrlar üzrə sifarişlər üçün düzgün indeksləşdirmə və qeydiyyat böyük əhəmiyyət kəsb edir. Bütün kadr əmrləri üçün bir qeydiyyat formasının istifadəsi və bu sənədlərin bir halda daha da formalaşması yolverilməzdir. "Cari" ofis işində kadrlar üçün əmrlərlə işləmə qaydasını müəyyən edən işlərin sonrakı formalaşması üçün tələblərdir: kadrlar üçün əmrlər işlərə uyğun olaraq qruplaşdırılır. son tarixlər onların saxlanması (Əsas Qaydaların 3.5.5-ci bəndi).

Müxtəlif saxlama müddətlərinə malik olan sifarişlər müxtəlif uçot formalarında uçota alınmalı və müxtəlif qeydiyyat indekslərinə (nömrələrinə) malik olmalıdır. Kadrların sifarişlərinin indeksləşdirilməsi qaydalarını “Poliqraf” QSC özü hazırlayır. Kadr xidmətləri praktikasında alfasayısal indeksləşdirmə ən çox istifadə olunur.

Böyük həcmdə sənədlərlə, aidiyyəti olan kadrlar haqqında əmrlər müxtəlif məsələlər kadrlarla işləmək üçün onları ayrı-ayrılıqda qruplaşdırmaq məqsədəuyğundur (Əsas Qaydaların 3.5.5-ci bəndi), müxtəlif indeksləşdirmə tətbiq etməklə, məsələn: kadrların hərəkəti üçün əmrlərin seriya nömrələrinə “k” hərfi əlavə olunur (işə qəbul, başqa işə keçmə, işdən azad etmə), işçilərin ezamiyyətə göndərilməsi haqqında əmrlər üçün - "km", məzuniyyətlərin verilməsi haqqında - "o", həvəsləndirmə haqqında - "p", o intizam tədbirləri- "in" və s.

“Poliqraf” QSC tərəfindən qəbul edilmiş sifarişin indeksləşdirilməsi sistemi formaları təşkilatın özü tərəfindən müəyyən edilmiş qeydiyyat kitablarında (jurnallarında) əks olunur. Mühasibat uçotu formalarını hazırlayarkən, kadrların işə qəbulu və uçotu üçün sektorlararası məcmu vaxt standartlarına 2-ci Əlavədə verilmiş məsləhət formalarından istifadə edə bilərsiniz (1991).

Müxtəlif məsələlər üzrə tərtib edilmiş kadr əmrləri haqqında məlumatların daxil edildiyi mühasibat uçotu formasının aparılması vəziyyətində sifarişlərin qeydiyyatı üçün aşağıdakı kitabı (jurnal) tövsiyə edə bilərik (Cədvəl 2.2).

Cədvəl 2.2

Sifarişlərin qeydiyyatı kitabının (jurnalının) forması

ilə QSC "Poliqraf" tərəfindən hazırlanmış mühasibat uçotu formaları müxtəlif variantlar onların doldurulması sənədlərin formaları Albomunun müvafiq bölmələrində təqdim edilməlidir.

Kadrlar haqqında əmrlər müvafiq yazılı əsaslar olduqda verilir ki, bunlara əmək müqavilələri və onlara edilən dəyişikliklərlə yanaşı, məlumat və arayış sənədləri: işçilərin ifadələri, qeydlər (hesabat və izahat qeydləri), təqdimatlar, protokollar, aktlar və s.

Sənədlər - sifarişlər üçün əsas düzgün tərtib edilməli və qeydiyyata alınmalıdır. Bəzi sənədlər (bəyanatlar, memorandumlar, izahat qeydləri, təqdimatlar, bildirişlər) ixtiyari formada tərtib edilir, digərləri (protokollar, aktlar) vahid və ya tövsiyə formalarına malikdir.

2.3 Liderin qərarı

İşçilərin ərizələri və qeydləri daxili yazışmalardır və Poliqrafiya QSC-nin rəhbəri tərəfindən baxılaraq qərar verilməsini tələb edir. Qərar məzmunu əksər hallarda çox qısa göstərişlərə endirilən qətnamədə öz əksini tapmışdır: bu atributun mənasına uyğun gəlməyən “Sifarişə”, “İcra et”, “Kadrlar şöbəsinə”.

Sənədlərə qərarlar qoyularkən digər ciddi səhv rəhbər tərəfindən qəbul edilən qərarın baxılan sənədin məzmunu ilə semantik uyğunsuzluğudur. Çox vaxt belə səhvlərə işçilərin ifadələrindəki qərarlarda rast gəlinir.

İşçi ərizəsində illik ödənişli məzuniyyətin hissələrə bölünməsini və ona 5 gün davam edən məzuniyyətin bir hissəsinin (bazar ertəsindən cümə gününə qədər) verilməsini xahiş edir. Təşkilat rəhbəri, işçinin tələbi ilə razılaşmayaraq, qərarda göstərir: "7 gün məzuniyyət verin" (bazar ertəsindən bazar gününə qədər).

Bu qətnamə bəyanatın məzmununa uyğun gəlmir, deməli, qaldırılan məsələyə mahiyyəti üzrə baxılmır. Bu halda, qətnamədə məzuniyyətin bir hissəsinin verilməsindən imtina olmalıdır.

üçün işçi öz təşəbbüsüəmək müqaviləsinə xitam vermək istəyir və bu barədə işəgötürənə iki həftə əvvəldən deyil, daha qısa müddətdə yazılı xəbərdarlıq edir. İşçinin tələbini təmin etmək istəməyən menecer qərar verir: "İki həftə ərzində işdən azad olun" və ya iki həftəlik xəbərdarlıqdan sonra işdən çıxarılma tarixini qərarda göstərir, yəni. işçinin ərizəsində göstərilən tarixlə üst-üstə düşməyən.

Yenə də işçinin etdiyi tələbi rədd etmək əvəzinə ona istəyinə uyğun gəlməyən “təklif edilir”.

Sənədlərin Forma Albomunda belə səhvlərə yol verməmək üçün ən tipik, tez-tez təkrarlanan situasiyalar üzrə qərar qəbul edərkən mümkün həll variantları verilməlidir.

Protokolların və aktların xüsusiyyəti bu sənədlərin ya kollegial müzakirə və qərarların qəbulu prosesində (protokolda), ya da bir neçə şəxs onların iştirakı ilə baş vermiş faktları və hadisələri müəyyən etdikdə (təsdiq etdikdə) yaradılmasıdır. Buna görə də, protokollara əlavə olaraq kollegial orqanın iştirak edən üzvləri haqqında məlumat daxil edilir (yəni, kvorumun olması) və əksər aktlar tərtib edilərkən, maraqsız şahidlərin iştirakı tələb olunur.

“Poliqraf” QSC tərəfindən yaradılmış daxili sənədlərin uçotu üçün aşağıdakı sənədlərdən istifadə oluna bilər. təxmini forma sənədlərin növləri və növləri üzrə ayrıca aparılan qeydiyyat jurnalları (Cədvəl 2.3).

Cədvəl 2.3

Uçot vərəqəsi

2.4 Əmək kitabçalarında qeydlərin aparılması. Şəxsi kartın doldurulması

Sənəd formalarının albomundakı digər vacib məlumatlar işçilərin əmək kitabçalarına qeydlərin aparılmasına nümunə olmalıdır. Bildiyiniz kimi, əmək kitabçalarının doldurulması üçün mövcud Təlimatlar təsdiq edilmişdir. Rusiya Əmək Nazirliyinin 10.10.03-cü il tarixli 69 nömrəli qərarı bir neçə qeyd nümunəsini ehtiva edir (məsələn, ikinci peşənin yaradılması, təşkilatın adının dəyişdirilməsi, işdən çıxarılması və s.), lakin bu, açıq şəkildə kifayət deyil. , xüsusilə təcrübəsiz kadr zabitləri üçün.

İş dəftərlərindəki nümunə qeydləri kadrlar üçün sifarişlərin qeydiyyatı nümunələrindən sonra və ya xülasə cədvəli şəklində Albomda yerləşdirilə bilər (Əlavə 5).

İş dəftərləri ilə işləməkdə çətinliklər, bir qayda olaraq, onların saxlanması üçün mövcud normativ hüquqi aktlarda olan boşluqlar və ya ziddiyyətli tələblərlə əlaqədardır.

Məsələn, Rusiya Federasiyası Hökumətinin 24 iyul 2002-ci il tarixli 555 nömrəli təsdiq edilmiş Fərmanına uyğun olaraq, müəyyən etmək üçün xidmət stajının hesablanması və təsdiqlənməsi qaydaları. əmək pensiyalarıəmək müqaviləsi üzrə iş müddətlərini təsdiq edən əsas sənəd əmək kitabçasıdır - təsdiq edilmiş surəti deyil, əsli. Bununla belə, əmək kitabçalarının saxlanması və saxlanması, əmək kitabçalarının blanklarının hazırlanması və işəgötürənlərin onlarla təmin edilməsi Qaydalarının IV bölməsində təsdiq edilmişdir. Rusiya Federasiyası Hökumətinin 16 aprel 2003-cü il tarixli 225 nömrəli qərarı, işçiyə yalnız işdən azad edildikdə (əmək müqaviləsinə xitam verildikdə) əmək kitabçasının verilməsinə aiddir. Belə ki, işdən çıxmayan işçiyə əmək kitabçasının əslinin verilməsində problem yaranır.

Bu vəziyyətdə və digər oxşar hallarda, işçi əmək kitabçasının əslini bu və ya digər orqana təqdim etməli olduqda, Sənəd Formaları Albomunda əmək kitabçasının verilməsi prosedurunun sənədləşdirilməsi prosedurunu göstərmək məsləhətdir.

Əmək kitabçasının veriləcəyi sənəd, fikrimizcə, praktikada geniş istifadə olunan “qəbz” deyil, “Poliqrafiya” QSC-yə ünvanlanmış işçi bəyanatı olmalıdır. Ərizəni qeydiyyata aldıqdan, təşkilatın rəhbəri tərəfindən baxıldıqdan və qərar çıxardıqdan sonra işçi yazı(eyni ərizə üzrə) əmək kitabçasının vaxtında heç bir zədə, düzəliş, ləkə və s.

Kadrlar xidməti müvəqqəti istifadəyə verilmiş əmək kitabçasının qaytarılmasına nəzarəti təşkil etməli və əmək kitabçası işçi tərəfindən qaytarıldıqda onu yoxlamalıdır. İşçinin əmək kitabçasının əslini almaq üçün əsaslı səbəbi yoxdursa, ona yalnız təsdiq edilmiş surəti verilə bilər.

Doldurma qaydası ilə bağlı ətraflı təlimat sənədlərin formaları albomunda vaxt cədvəli (T-12 və T-13 formaları) və işçinin şəxsi kartı (T-2) kimi uçot formaları ilə müşayiət olunmalıdır.

Vaxt cədvəlinin aparılması məcburidir, çünki Poliqrafiya QSC hər bir işçinin faktiki işlədiyi vaxtın uçotunu aparmağa borcludur (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 91-ci maddəsi). Vaxt cədvəlini doldurarkən aşağıdakı üsullardan istifadə olunur:

- işlənmiş saatların davamlı gündəlik qeydiyyatı və ya işçinin işdə olmamasının səbəbləri (məzuniyyət, əlillik və s.)

- yalnız dərsə gəlməmə, dərsə gəlməmə, gecikmə və s.

İşlənmiş saatlara aşağıdakılar aid edilə bilər: gündüz saatları, gecə işi, əlavə iş, işgüzar səfərlər, həftə sonları və bayramlarda iş. İş vaxtının müxtəlif növləri nəzərə alınır və ayrıca ödənilir.

Üzrlü səbəblərə görə işdə olmama əlamətləri təsdiqedici sənədlərlə təsdiq edilməlidir. Natamam iş rejimində işlənmiş saatlar əmək müqaviləsinə daxil edilmiş şərtlərə uyğun olaraq vaxt vərəqində qeyd olunur.

Xronometraj vərəqəsi bir nüsxədə xronometrist və ya səlahiyyətli şəxs tərəfindən tərtib edilir və rəhbər tərəfindən imzalanır struktur vahidi və kadr xidmətinin işçisi və mühasibatlıq şöbəsinə köçürülür. Böyük təşkilatlarda vaxt cədvəli struktur bölmələr tərəfindən aparılır.

İşçinin şəxsi kartı əmək müqaviləsi bağlanmış bütün işçilər, o cümlədən part-time işçilər üçün doldurulur. Fərdi kartlar işə qəbul olunmaq üçün müraciət edən vətəndaşın şəxsi sənədləri əsasında kadr xidmətinin əməkdaşı tərəfindən bir nüsxədə doldurulur. Kartlar əl ilə və ya elektron versiyadan istifadə etməklə doldurulur. Kartı əl ilə doldurarkən ləkələrə və silməyə icazə verilmir.

Səhvlər baş verərsə və ya dəyişikliklərə ehtiyac olarsa (məsələn, soyadı dəyişdirərkən, ev ünvanını və ya pasport məlumatlarını dəyişdirərkən) kartda səhv və ya köhnəlmiş qeydin üstündən xətt çəkilir və düzgün qeyd yuxarıda və ya yanında qoyulur. Edilmiş düzəlişlər kadrlar üzrə məsul şəxsin imzası ilə təsdiqlənməlidir.

İşçilərin şəxsi kartlarının doldurulmasında mühüm rolu ümumrusiya texniki-iqtisadi məlumat təsnifatları (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR) oynayır, onlardan istifadə kartın müvafiq sətirlərini düzgün doldurmağa imkan verir. (Cədvəl 2.4).

Ümumrusiya təsnifatına daxil olmayan işçinin şəxsi kartındakı məlumatları kodlaşdırmaq lazımdırsa, təşkilatın yerli təsnifatları hazırlanır. İşə qəbul zamanı doldurulan kartlar “Poliqraf” QSC-nin mülahizəsinə uyğun olaraq forması hazırlanmış şəxsi kartlar kitabında qeydə alınır.

Cədvəl 2.4

“Poliqraf” QSC-nin şəxsi kartlarının verilməsində səhvlər

İnkişafın məntiqi nəticəsi tənzimləyici dəstək kadrların uçotunun aparılması sahəsində “Poliqraf” QSC-nin kadr xidmətinin sənəd dövriyyəsi Cədvəlinin hazırlanması və təsdiq edilməsidir. Cədvəl şəklində aşağıdakı maddələr üzrə əmək münasibətlərinin sənədləşdirilməsi prosedurlarını əks etdirir:

- tərtib sənədləri (layihənin tərtibi üçün əsas, tezlik, tərtibata cavabdeh şəxs, nüsxələrin sayı və s.);

– sənədlərin qeydiyyatı (razılaşdırılması, imzalanması, təsdiqi);

– sənədlərin işlənməsi (qeydiyyat, icraya təhvil, işçilərin tanışlığı);

- icra edilmiş sənədlərin operativ və arxiv saxlanması (saxlanma yeri və müddətləri, arxivə təhvil verilməsi tezliyi).

Kadr sənədləri ilə işləmək üçün nəzərdən keçirilən yerli qaydaların tətbiqi qaydası, habelə onun pozulmasına görə məsuliyyət Poliqrafiya QSC-nin rəhbərinin əmri ilə təsdiq edilmiş Kadrlar uçotunun aparılmasına dair Təlimatlarda təsbit edilməlidir.

3 HR ŞÖBƏTİNDƏ OFİS İDARƏETMƏNİN OPTİMİZASYASI

Avtomatlaşdırılmış sistem müəssisədə bu gün modaya hörmət deyil, təcili ehtiyacdır. Biri ticarət şirkətləri avtomatlaşdırma layihəsini və sözün əsl mənasında sıfırdan həyata keçirməyi bacardı. Tətbiq olunan vaxta qədər təşkilatın heyəti beş yüz nəfərdən çox idi. Eyni zamanda kadr xidmətində bir dənə də olsun proqram məhsulu yox idi.

Şirkətin departamentləri arasında əlaqə yaratmaq çətin idi. Bu problemi aradan qaldırmaq istəyi, habelə işçilərin ümumi məlumat bazasının yaradılması kimi təxirəsalınmaz vəzifənin həlli biznes proseslərinin avtomatlaşdırılmasının əsas səbəbi oldu. Layihə iki bölmənin təşəbbüsü ilə həyata keçirilib: maliyyə şöbəsi və kadrlar xidməti. Üç əsas suala cavab verərək avtomatlaşdırmanın əsas parametrlərini tərtib edən onlar idi:

1. Layihə nəticəsində nə əldə etmək istərdiniz?
2. Nə cür maliyyə xərclərişirkət bununla bağlı məsuliyyət daşıyacaq?
3. Avtomatlaşdırmanı hazırlamaq və həyata keçirmək nə qədər vaxt aparacaq?

Layihə üzərində işləmək üçün üç şöbənin mütəxəssislərinin daxil olduğu təşəbbüs qrupu yaradıldı:

• xidmətlər informasiya texnologiyaları– onun vəzifələrinə bazarda təqdim olunan proqramların təhlili, onların şirkətin gələcəkdə həyata keçirməyi planlaşdırdığı İT məhsulları ilə qarşılıqlı əlaqə imkanlarının qiymətləndirilməsi, habelə proqramın sonrakı saxlanılması ilə bağlı məsələlərin həlli daxildir;
• maliyyə şöbəsi - əmək haqqı ilə bağlı avtomatlaşdırma tapşırıqlarının spektrinin müəyyən edilməsi;
• HR departamentləri - işçilərin idarə edilməsi baxımından layihə məqsədlərinin formalaşdırılması.

Təşəbbüs qrupu ilk növbədə informasiya xidmətləri bazarını təhlil edib. Məlum oldu ki, şirkətin qarşısında duran vəzifələr baxımından demək olar ki, bütün proqram məhsulları təkmilləşdirilməlidir. Onlardan ən münasibinin seçilməsi kifayət qədər uzun müzakirə tələb edirdi və bu müzakirələr bir neçə dəfə baş verdi dəyirmi masalar". Bu tədbirlərdə müxtəlif həllərin müsbət və mənfi tərəfləri aşkar edilmişdir. Nəticədə seçim "1C: Əmək haqqı və Kadrlar 7.7" proqramının lehinə edildi. O dövrdə hələ "1C: İnsan Resursları və Əmək haqqı" bloku daxil deyildi, buna görə də kənar mütəxəssislər tərəfindən həyata keçirilən bəzi təkmilləşdirmələr edilməli idi.

Layihə hazırlanmış və təsdiq edilmişdir ətraflı plan hər bir bəndin yerinə yetirilməsi üçün son tarixləri və məsuliyyətini göstərən tədbirlər. Bütün layihəyə (inkişaf, sınaq, tətbiq və kadr hazırlığı) 4 ay vaxt verilmişdir (Cədvəl 3.1). Kadrlar xidmətinin hər bir bölməsinin əməkdaşları ilk növbədə elektron formada hansı məlumatlara ehtiyac duyduqlarına qərar veriblər. HR müfəttişi üçün - kadr sənədləri, HR meneceri üçün - namizədlərin məlumat bazası (əvvəllər kağız üzərində toplanırdı), təlim mütəxəssisi üçün - təlimlərdə olanların siyahıları (şirkətin bütün işçiləri hazırlanır). Beləliklə, kadr xidməti üçün bir neçə bloku konfiqurasiya etmək lazım idi:

1. “Kadr seçimi”. Maksimum saxlamaq üçün xüsusi bir kataloq yaradılmışdır tam məlumat müsahibəyə dəvət olunmuş bütün namizədlər, eləcə də bəzi vakansiyalar açılarsa onun üçün maraqlı ola biləcək şirkətin potensial işçiləri haqqında.

2. “Təlim”. Təlimlərin keçməsi haqqında məlumatların qeydə alınması üçün artıq mövcud olan “İşçilər” məlumat kitabçası təkmilləşdirilmişdir. Buraya şirkətdə işləyən (və işləmiş) hər kəsin siyahısı daxildir. Rahat oldu, çünki orada hər bir işçi haqqında məlumat var - doğum tarixi, ünvanı, pasport məlumatları, işin adı və şöbəsi, cədvəli, maaşı və s. Ona görə də bu kataloq yenidən nəzərdən keçirilmək üçün seçildi. Təlimin tarixi və adı, onun nəticələri, həm yeni, həm də artıq işləyən bir işçinin gələcək inkişafı üçün hansı növ təlimə ehtiyac olduğu barədə məlumatları daxil etmək mümkün oldu.

3. “Kadrlar üzrə ofis işi”. Bu blokun da imkanlarının genişləndirilməsi, xüsusən də məzuniyyət cədvəlinə daxil olmaq, ona əməl olunmasına nəzarət etmək, əmək müqavilələri bağlamaq məqsədilə yekunlaşmaq üzrədir.

4. “Hesabat və statistika”. Məhz hesabatların tərtibi və statistik məlumatların toplanması bizə görülən işləri təhlil etməyə və gələcək üçün planlar formalaşdırmağa imkan verir. Bu məqsədlər üçün aşağıdakı elektron hesabatlar yaradılmışdır:

• "Procentik" - məlumatı faizlə toplayır: kadr dəyişikliyi dərəcəsi, müsahibədən keçmiş namizədlərin sayına və işə qəbul edilmiş işçilərin sayına nisbət;
• "Maraqlı statistika" - kadrlar şöbəsi hər ay şirkətin bütün işçilərini bu hesabatın məlumatları ilə tanış edir. Burada təşkilatda neçə kişi və qadının olması, təhsil, ailə vəziyyəti və şirkətdə orta iş stajı ilə bağlı statistik məlumatlar var.

Cədvəl 3.1

Layihənin icra planı

№ p / p	Layihə mərhələsi	Son tarix	Məsuliyyətli
	Maliyyə xidməti üçün proqramın yekunlaşdırılması ehtiyaclarının müəyyən edilməsi	01.09–10.09	CFO
	Kadrlar xidməti üçün proqramın yekunlaşdırılması ehtiyaclarının müəyyən edilməsi	01.09–10.09
	Maliyyə xidməti üçün proqram bloklarının qurulması	11.09–10.10	Tərtibatçı şirkət
	Kadrlar xidməti üçün proqram bloklarının qurulması	11.10–10.11
	Şirkəti sınaq versiyası ilə təmin etmək, sınaqdan keçirmək	11.11–16.11
	Şərhlərin tamamlanması	17.11–30.11
	Şirkət proqramının quraşdırılması, işçilər üçün giriş hüquqlarının qurulması	01.12	Şirkətin inkişaf etdiricisi, maliyyə direktoru, kadrlar xidmətinin rəhbəri
	Proqramdan istifadə etmək üçün kadrların hazırlanması	02.12-07.12	Tərtibatçı şirkət
	Proqrama bütün lazımi məlumatların daxil edilməsi	08.12-31.12	İnsan Resursları şöbəsinin müdiri

Proqramı quraşdırdıqdan və parametrləri sınaqdan keçirdikdən sonra növbə ən çətin mərhələyə - həyata keçirməyə çatdı. Başlamaq üçün bütün işçilərə yeni proqramdan istifadə etmək öyrədildi. Tərtibatçı şirkətin təlim mərkəzində iki mərhələdə baş verdi: ilk növbədə - kadr xidməti üçün, sonra - maliyyə şöbəsi üçün (bu zaman kadr zabitləri artıq proqrama məlumat daxil edirdilər). Dərslər həftə ərzində hər səhər saat 9-dan 11-ə kimi keçirilirdi. İşçilər arasında proqramın mənimsənilməsi prosesi müxtəlif templərlə gedirdi, lakin hamı əmin idi ki, avtomatlaşdırma onlara daha səmərəli işləməyə imkan verir.

Təlimdən sonra bütün məlumatlar sistemə daxil edilmişdir (şək. 3.1).

düyü. 3.1 Şəxsi heyət haqqında məlumatların daxil edilməsi

Avtomatlaşdırmanın tətbiqindən sonra nəticələrə yekun vurulub. Əldə edilən nəticələrin təhlili aşağıdakıları göstərdi:

1. Ən sadə kadr prosedurları üçün əmək xərclərinin əhəmiyyətli dərəcədə azaldılması (Cədvəl 3.2).

2. Kadrlar xidməti ilə maliyyə şöbəsi arasında qarşılıqlı əlaqə sadələşdirilib.

3.İşçilər haqqında məlumatları saxlamaq və istifadə etmək daha rahat olub.

Cədvəl 3.2

İşə qəbul prosesində dəyişikliklər

Təmizləmə nöqtəsi	Əvvəl nə idi		Avtomatlaşdırmadan sonra
Proqrama işçi məlumatlarının daxil edilməsi	Yox idi		Prosesin müddəti - 10 dəqiqə
Əmək müqaviləsinin tərtib edilməsi	Excel daxilində qeydiyyat	15 dəqiqə
Qəbul sifarişinin hazırlanması			10 dəqiqə	Proqramda qeydiyyat - 5 dəqiqə
Şəxsi kartın doldurulması T-2			20 dəqiqə	Proqramda bir düyməyə basmaq - 1 dəqiqə

Kadrlar xidməti kadr proseslərinin avtomatlaşdırılmasında aşağıdakı çətinliklərdən xəbərdar olmalıdır:

• yaxşı və keyfiyyətli layihə böyük tələb edir Pul(xüsusilə proqram konfiqurasiyasını əhəmiyyətli dərəcədə dəyişdirmək və ya əlavə etmək lazımdırsa);
• Avtomatlaşdırma layihəsində iştirak edən HR mütəxəssisləri proqram tərtibatçıları ilə əlaqə saxlamalı olacaqlar. Eyni zamanda, bütün kadr zabitləri proqramçılarla "eyni dildə" danışa bilmirlər (həm də əksinə), buna görə də onlar bunu öyrənməli olacaqlar;
• bütün zəruri məlumatların daxil edilməsi prosesi kadr xidmətinin işçilərindən maksimum diqqət cəmləşməsini tələb edəcəkdir.

NƏTİCƏ

Hazırda ümumilikdə müəssisələrin və xüsusilə də ZAO Poliqrafiya müəssisəsinin kadr xidmətinin iş həcmi xeyli artmışdır. Bu, işə qəbuldan tutmuş işdən azad edilənədək əmək münasibətlərinin bütün mərhələlərində əmrlər hazırlanaraq yazılı şəkildə əmək müqaviləsi bağlamaq zərurəti ilə bağlıdır.

Təcrübədə peşələrin (vəzifələrin) birləşməsini, əmək müqaviləsində daimi və müvəqqəti başqa işə köçürmə şəklində dəyişiklikləri necə yaxşı təşkil etmək barədə ümumi fikir yoxdur. Əmək müqaviləsinin tərkib hissəsi olan müddəalarla müstəqil əhəmiyyət kəsb edən müqavilələri də fərqləndirmək lazımdır.

Bu gün kadr xidmətinin fəaliyyət göstərdiyi hüquq sahəsi çox genişdir. Buraya təkcə Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi deyil, həm də digər federal qanunlar, xüsusən də "Vətəndaşların müvəqqəti əlilliyə, hamiləliyə və doğuşa görə müavinətlərin verilməsi haqqında" 29 dekabr 2006-cı il tarixli 255-FZ Federal Qanunu daxildir. sosial sığorta"Minimum əmək haqqı haqqında" Federal Qanuna və Rusiya Federasiyasının digər qanunvericilik aktlarına dəyişikliklər edilməsi haqqında 20 aprel 2007-ci il tarixli 54-FZ Federal Qanunu, buna uyğun olaraq. minimum ölçü 2007-ci il sentyabrın 1-dən əmək haqqı 2300 rubl müəyyən edildi. hər ay üçün.

Əmək münasibətlərinin tənzimlənməsində mühüm rolu Rusiya Federasiyası Hökumətinin qərarları, xüsusən də "Orta əmək haqqının hesablanması qaydasının xüsusiyyətləri haqqında" 24 dekabr 2007-ci il tarixli 922 nömrəli qərarı və digər normativ hüquqi aktlar oynayır. hüquqi aktlarəmək qanununu ehtiva edir.

Geniş tənzimləyici material haqqında bilik, məhkəmə təcrübəsi və onları tətbiq etmək bacarığı zəruri şərt bütün kadr xidmətlərinin uğurlu işi.

İSTİFADƏ OLUNAN ƏDƏBİYYAT SİYAHISI

1. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsi.
2. Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin 05.01.2004-cü il tarixli 1 nömrəli "Əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanı.
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Ofis işi: şirkətin sənəd dövriyyəsinə olan tələblər (Rusiya Federasiyasının Gosts əsasında) .- M .: Bizn.-məktəb. Intel Sintezi, 2004.
5. Andreeva V.I. O çətin suallarəmək münasibətlərinin sənədləşdirilməsi//Kadrlar üzrə məsul işçinin kitabçası, 2006, № 10.
6. Barixin A.B. Ofis işi: dərslik. M., 2006
7. Belushchenko S. Çərçivələrdə avtomatik sifariş//Kadrların idarə edilməsi üzrə kitabça, 2007, № 4.
8. Boriskin V.V. Rəsmi biznes. M., 2007
9. Bykova T.A. Ofis işi. M., 2008
10. Vyalova V.M. Ayrı-ayrı bölməsi olan təşkilatlarda kadr uçotunun aparılması//Kadrlar üzrə məsul işçinin məlumat kitabı, 2008, № 8.
11. Qalahov V.V. Kadrlar şöbəsində ofis işi. M., 2006
12. Doronina L.A. Ofis işinin əsasları. M., 2007
13. “Documentation” jurnalı, 2007, N 4
14. İritikova V.S. Sənəd işləri//Katib iş. - 2007. - No 1 - s. 20-27
15. Kirsanova M.V. Biznes kursu. M., 2006
16. Koryakina Yu.S. Ofis işi. M., 2007
17. Kudryaev V.A. "Sənədlərlə işin təşkili" V.A. Kudryaev və başqaları.M.: INFRA-M, 2006
18. Kuznetsov D.L. Kadrların idarə edilməsi. M., 2007
19. Kuznetsova T. Ofis işi. M., 2008
20. Kurnoskina L.V. Müasir ofis işləri. M., 2007
21. Lenkeviç L.A. Ofis işi: dərs vəsaiti. M., 2007
22. Makarova N.A. Müəssisədə ofis işi. M., 2008
23. Pis hava A.V. Təşkilat işi. M., 2007
24. Novikova E.A. Kadrlar şöbəsində ofis işi. M., 2006
25. Pustozerova V.M., Solovyov A.A. İşçilərin işə götürülməsi və işdən çıxarılması. – M.: Əvvəlki, 2006.
26. Pshenko A.V. Ofis işinin əsasları. M., 2006
27. Smirnova E.P. Ofis işi: dərslik. M., 2006
28. Sokolov A.V. Sənədlərin idarə edilməsi. M., 2006.
29. Stenyukov M.V. Sənədlərin idarə olunması və ofis işləri. M., 2007
30. Stenyukov M.V. Sənədlər. Sənəd işi: Praktiki. Müəssisənin sənədli təminatı üçün müavinət. M.: Əvvəlki, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Sənədlərin təsnifatı: həllər və problemlər. // Kitab: tədqiqat və materiallar. Oturdu. 70. M., 2005. S. 24-40.

ƏLAVƏ 1

Təşkilat üçün tələb olunan kadr sənədlərinin siyahısı

№ p / p	Sənəd	Hansı sənəd idarə edir	Qeyd	Raf ömrü
	Daxili əmək qaydaları (PVTR)	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 189-cu maddəsi	İşə qəbul edərkən (əmək müqaviləsi imzalanmazdan əvvəl) işəgötürən işçini imzaya qarşı PWTR ilə tanış etməyə borcludur. Yeniləri ilə əvəz olunana qədər etibarlıdır.	Daim
	İşçilərin şəxsi məlumatlarının qorunması haqqında Əsasnamə	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 86-cı maddəsi	İşə qəbul edərkən (əmək müqaviləsi bağlanmazdan əvvəl) işəgötürən işçini işçilərin şəxsi məlumatlarının imzadan mühafizəsi haqqında Əsasnamə ilə tanış etməyə borcludur. Yenisi ilə əvəz olunana qədər etibarlıdır.	Daim
	Kadrlar cədvəli (f. T-3) (ştat)		Hər dəfə ona müəyyən dəyişikliklər edildikdə tərtib edilir.	Daim
	Əmək kitabçalarının hərəkəti üçün uçot kitabı və onlara əlavələr		Kadrlar şöbəsində saxlanılır və daim saxlanılır.
	Əmək kitabçalarının formalarının və onlara əlavələrin uçotu üçün gəlir və xərclər kitabı	Əmək kitabçalarının və onlara əlavələrin doldurulması qaydası haqqında təlimat (Rusiya Əmək Nazirliyinin 10 oktyabr 2003-cü il tarixli 69 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir)	Əmək kitabçalarının blankları və onlara əlavələr ilə birlikdə mühasibatlıqda saxlanılır; blanklar kadr işçisinin tələbi ilə kadrlar şöbəsinə göndərilir.	50 il (lakin müəssisə ləğv edildikdə, saxlama müddəti 75 il olan digər sənədlərlə birlikdə şəhər arxivinə verilir)
	Əmək haqqı, mükafatlar və maddi həvəsləndirmələr haqqında Əsasnamə	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 6-cı bölməsi, Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 21-ci fəsli.	iştirakı ilə mürəkkəb sistemlərəmək haqqı və əmək və mükafat sistemləri. Yenisi ilə əvəz olunana qədər etibarlıdır.	Daim
	Təlim sistemi haqqında Əsasnamə	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 196, 197-ci maddələri	Təşkilatda təlim sistemi varsa.	Daim
	İşçilərin attestasiyası haqqında Əsasnamə	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 81-ci maddəsi	İşəgötürənin qərarı ilə sertifikatlaşdırma apararkən.	Daim
	Tətil cədvəli		Təqvim ilinin başlanmasına ən geci iki həftə qalmış işəgötürən tərəfindən təsdiq edilir.	1 il
	Əmək müqaviləsi	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 16, 56, 57, 67-ci maddələri	Hər bir işçi ilə yazılı şəkildə bağlanır.	75 yaş
	İş təsvirləri hər bir vəzifə üzrə ştat cədvəlinə, peşə üzrə iş təlimatına uyğun olaraq		İşəgötürənin istəyi ilə qəbul edilir.	Daim
	İş Sifarişləri	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 68-ci maddəsi	Əmək müqaviləsi əsasında verilir. Onlar faktiki işə başladığı gündən üç gün ərzində işçiyə imzası ilə elan edilir.	75 yaş
	Başqa işə keçid üçün sifarişlər	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 72.1-ci maddəsi	Başqa işə keçmək haqqında müqavilə əsasında verilir ( əlavə razılaşmaəmək müqaviləsi ilə).	75 yaş
	İşdən çıxarılma əmrləri	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 84.1-ci maddəsi		75 yaş
	Əsas iş üçün sifarişlər		Lazım olduğu kimi nəşr olunur. Kadrlar xidməti tərəfindən hazırlanmış əsas fəaliyyətlərə dair sifarişlər ofisdə qeydiyyata alınır və saxlanılır. Kadrlar şöbəsi “Əsas fəaliyyətlər üzrə əmrlərin surətləri” işi aparır.	1 il (kadrlar şöbəsində saxlanılan əmrlərin surətləri)
	Sifarişləri buraxın		Tətil cədvəli və ya işçinin ərizəsi əsasında verilir	5 il
	İşçilərin ödənişsiz məzuniyyət üçün müraciətləri	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 128-ci maddəsi	Ödənişsiz məzuniyyət Sənətin 1-ci hissəsinə uyğun olaraq işçinin tələbi ilə (tələbinə görə) verilir. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 128-ci maddəsi və ya işçinin ərizəsi əsasında qanunun tələbi ilə (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 128-ci maddəsinin 2-ci hissəsi).	5 il
	İşçinin şəxsi kartı (T-2 forması)		Hər bir işçi üçün aparılır.	75 yaş
	Məşğulluq tarixi	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 66-cı maddəsi, Rusiya Federasiyası Hökumətinin 16 aprel 2003-cü il tarixli 225 nömrəli "Əmək kitabçaları haqqında" Qərarı, əmək kitabçalarının və onlara əlavələrin doldurulması qaydası haqqında təlimat (Rusiya Federasiyası Hökuməti tərəfindən təsdiq edilmişdir). Rusiya Əmək Nazirliyinin 10 oktyabr 2003-cü il tarixli 69 nömrəli qərarı)	İşəgötürən beş gündən artıq işləmiş hər bir işçi üçün əmək kitabçalarını aparır.	İşdən çıxarıldıqdan sonra işçi əlində iş dəftəri alır. Tələb olunmamış əmək kitabçaları təşkilatda 50 il saxlanılır, müəssisə ləğv edildikdən sonra arxivə verilir.
	Tam məsuliyyət haqqında müqavilələr		Onlar birbaşa maddi sərvətlərə xidmət edən işçilərlə bağlanır.	5 il
	Əsas fəaliyyətlər üzrə sifarişlərin uçotu kitabı (qeydiyyat jurnalı).	VNIIDAD-ın kadr xidmətində ofis işi üçün təlimat "Bir təşkilatın kadr xidmətində ofis işi üçün nümunəvi təlimat" (tövsiyə olunur)	İşəgötürən tərəfindən nömrələnməli və bağlanmalı, möhürlənmiş və imzalanmış olmalıdır	5 il
	İşə qəbul üçün sifarişlərin mühasibat uçotu kitabı (qeydiyyat jurnalı).			Eyni	75 yaş
	İşdən çıxarılma əmrlərinin mühasibat uçotu kitabı (qeydiyyat jurnalı).			Eyni	75 yaş
	Tətillərin verilməsi üçün sifarişlərin uçotu kitabı (qeydiyyat jurnalı).			Eyni	50 il
	Səyahət şəhadətnamələrinin qeydiyyatı jurnalı			Eyni	5 il
	Vaxt cədvəli	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 91-ci maddəsinin 3-cü hissəsi	İşəgötürən hər bir işçinin faktiki işlədiyi vaxtın uçotunu aparmağa borcludur	75 yaş
	növbə cədvəli	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 103-cü maddəsi	Qüvvəyə minməsinə ən geci bir ay qalmış işçilərin nəzərinə çatdırılır.	1 il
	Yoxlama orqanlarının yoxlamalarının reyestri	"Dövlət nəzarəti (nəzarəti) zamanı hüquqi şəxslərin və fərdi sahibkarların hüquqlarının müdafiəsi haqqında" 8 avqust 2001-ci il tarixli 134-FZ Federal Qanunu.	Hüquqi şəxs yaratmadan bütün hüquqi şəxslər və sahibkarlar tərəfindən aparılır	Daim
	İclasların protokolları, attestasiya ixtisas komissiyalarının qərarları	Müəssisənin işçilərinin attestasiyası haqqında Əsasnamə	Sertifikatlaşdırma komitəsi tərəfindən verilir	15 il
	Təhlükəli peşələrin işçiləri üçün hesabat kartları və geyimlər	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 91-ci maddəsinin 3-cü hissəsi	Aylıq tərtib edilir.	75 yaş
	Zərərli iş şəraiti olan istehsalat işçilərinin siyahıları	SSRİ Nazirlər Sovetinin 1991-ci il 26 yanvar tarixli 10 nömrəli "Güzəştli pensiya təminatı hüququ verən sənayelərin, işlərin, peşələrin, vəzifələrin, göstəricilərin siyahılarının təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanı.	Zərərli əmək şəraiti ilə istehsal edildikdə; davam edir.	75 yaş
	Güzəştli pensiya ilə təqaüdə çıxan işçilərin siyahıları					50 il
	Təyinat üzrə yazışmalar - dövlət pensiya və müavinətləri; güzəştli pensiya	Eyni.		5 il 10 il
	Peşə üzrə əməyin mühafizəsi təlimatları	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 10-cu bölməsi		Daim
	Brifinq jurnalı (təlimatlar ilə tanışlıq)	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 10-cu bölməsi		10 il
	İşçilərin icbari tibbi müayinə jurnalı	Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 69-cu maddəsi, Rusiya Federasiyası Səhiyyə və Tibb Sənayesi Nazirliyinin 14 mart 1996-cı il tarixli 90 nömrəli "İşçilərin ilkin və dövri tibbi müayinələrinin aparılması qaydası və qəbul üçün tibbi qaydalar haqqında" əmri. Peşəyə” (6 fevral 2001-ci il tarixli dəyişikliklərlə)		5 il
	Qəza aktları	Rusiya Federasiyası Əmək Nazirliyinin 24 oktyabr 2002-ci il tarixli 73 nömrəli "İstehsalatda bədbəxt hadisələrin təhqiqatı və uçotu üçün zəruri olan sənədlərin formalarının və bəzi hallarda istehsalat qəzalarının araşdırılmasının xüsusiyyətlərinə dair müddəaların təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanı. sənaye və təşkilatlar"		45 il
	İstehsalatda zəhərlənmələrin və peşə xəstəliklərinin tədqiqi aktları				45 il

ƏLAVƏ 2

Sənəd formalarının vərəqinə nümunə

ƏLAVƏ 3

İlkin mühasibat uçotu sənədlərinin formalarına dəyişiklik etmək əmrinə nümunə

ƏLAVƏ 4

Əsas fəaliyyət üçün sifariş forması üzrə kadrlar üçün əmr nümunəsi

ƏLAVƏ 5

Əmək kitabçasının verilməsi üçün ərizə nümunəsi

ƏLAVƏ 6

Pivot Cədvəli Nümunəsi

1 Basakov M.İ. Ofis işi. M., 2007

2 Orlovski Yu.P. Təşkilatda ofis işi. M., 2007

3 Roqojin M.Yu. Kadrlar şöbəsində ofis işi. M., 2007

4 Stenyukov M.V. Sənədlər. Sənəd işi: Praktiki. Müəssisənin sənədli təminatı üçün müavinət. M.: Əvvəlki, 2006

5 Truxanoviç L.V. Ofis işi. M., 2008

6 Malkova E.N. Müəssisənin kadrlar şöbəsində formalaşan məcburi kadr sənədləri//Kadrlar haqqında qərarlar, 2008, № 7.

7 Malkova E.N. Müəssisənin kadrlar şöbəsində formalaşan məcburi kadr sənədləri//Kadrlar haqqında qərarlar, 2008, № 7.

8 Malkova E.N. Müəssisənin kadrlar şöbəsində formalaşan məcburi kadr sənədləri//Kadrlar haqqında qərarlar, 2008, № 7.