Každý zamestnanec očakáva od zamestnávateľa rešpektovanie jeho práv, zaplatené načas mzdy a zaslúženú dovolenku. Manažér zas od zamestnanca očakáva jasné splnenie svojich povinností. Okrem toho musí byť každý majiteľ firmy právne chránený. Všetky tieto body upravuje personálna evidencia. Vedenie personálnych záznamov v LLC vám pomôže vyriešiť všetky vzťahy s vašimi zamestnancami.

Správa záznamov o ľudských zdrojoch v LLC je spôsob riadenia personálu a práce s pracovným tokom organizácie súvisiacim s personálom. Môže ísť o pohyb personálu, zúčtovanie so zamestnancami a pracovný čas.

Spôsoby vedenia personálnej evidencie

Na rozdiel od individuálnych podnikateľov je personálny manažment v LLC povinnou súčasťou, aj keď je v LLC zaregistrovaný iba jeden účastník, ktorý vykonáva funkcie účtovníka a generálneho riaditeľa. Vysvetľuje to skutočnosť, že zakladateľ a LLC sú dva rôzne subjekty. Preto LLC plní úlohu zamestnávateľa a zakladateľa - zamestnanca.

Správa záznamov o ľudských zdrojoch v LLC je spôsob riadenia personálu a práce s pracovným tokom organizácie súvisiacim s personálom.

Účtovníctvo je možné vykonávať 3 hlavnými spôsobmi:

1. Vžite sa do role personalistu.

Ak sa nebojíte „naštartovať“ proces, máte čas a vaša organizácia nie je taká veľká.

2. Najmite personalistu.

Moderný personalista musí myslieť kreatívne, byť právne zdatný a pedantský.

3. Dôverujte outsourcingovej spoločnosti, ktorá sa špecializuje na správu ľudských zdrojov.

Existuje niekoľko programov určených pre personálne účtovníctvo. Ide o APCS (automatizovaný systém personálneho manažmentu), ERP systém (plánovanie podnikových zdrojov), manažment personálnych záznamov v cloude (SaaS). Ak hovoríme o softvéri, potom je to 1C.

Samostatné vedenie personálnej evidencie

Podrobné pokyny na udržiavanie personálnych dokumentov:

1. Je potrebné určiť regulačné a informačné základne, ktoré budú potrebné na vykonávanie personálnej práce.

Väčšina dokumentov potrebných na vedenie personálnej správy je štandardizovaná vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej úhradu“ z 1.5.2004. Dokumentácia, ktorá nemá štandardizované kánony, je vypracovaná v súlade s GOST R 6.30-2003.

• Pracovná legislatíva Ruskej federácie (aktualizovaná každých šesť mesiacov).
• Pokyny na vedenie pracovných kníh (schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie č. 69 z 10.10.2003).
• Vyhláška vlády Ruskej federácie „O vedení pracovných kníh“ (zo dňa 16. apríla 2003).

Dokumenty potrebné na zápis zamestnanca v štáte:

• Pas (registrácia a registrácia).
• SNILS (osvedčenie o dôchodkovom poistení).
• Vojenský preukaz.
• DIČ (individuálne daňové číslo).
• Lekárska politika.
• Diplom špecialistu.

Význam personálnej dokumentácie spočíva v tom, že umožňuje opraviť právne závažné skutočnosti, jasne upravuje práva a povinnosti zamestnanca a vedúceho zamestnanca.

V závislosti od charakteristík organizácie môže byť balík dokumentov na vedenie personálnej evidencie rozšírený. Vedúci, ktorý rieši personálne otázky, môže samostatne prevziať predpisov miestnej povahy v rámci svojich právomocí, ak neodporujú zákonu.

V závislosti od charakteristík organizácie môže byť balík dokumentov na vedenie personálnej evidencie rozšírený.

2. Je potrebné vypracovať štatutárnu dokumentáciu organizácie.

V charte by mali byť jasne uvedené podmienky prijímania riaditeľa, podmienky vedúceho, výška jeho platu, ako aj postup schvaľovania harmonogramu pracovného procesu.

3. Musíte zaregistrovať vedúceho.

Dizajn hlavy je prvou zákazkou na personál vytvorený v organizácii. Označuje dátum, od ktorého vedúci začína vykonávať svoje povinnosti.

4. Je potrebné zostaviť zoznam personálnej dokumentácie podieľajúcej sa na personálnej produkcii organizácie.

Obsahuje:

• Predpisy vnútorného pracovného poriadku organizácie.
• Rámová štruktúra.
• Harmonogram zamestnancov.
• Harmonogram dovoleniek pre zamestnancov.
• Dokumentácia vymedzujúca ochranu osobných údajov zamestnancov.

Zoznam povinných dokladov obsahuje aj pracovné zmluvy, pracovné knihy a knihu na evidenciu ich pohybu, harmonogram evidencie pracovného času, osobné karty zamestnancov, personálne príkazy a podklady na ich vydanie (žiadosti, správy, úkony, poznámky atď.). ), evidenciu časového rozlíšenia a mzdovú agendu, výplatné pásky, popis práce.

5. Prijímanie zamestnancov.

Pre každého budúceho zamestnanca je potrebné podať balík dokumentov. Zostáva len vyplniť pracovné knihy, osobné karty a zariadiť zvyšok personálne doklady(o mzdovej agende, účtovaní dovoleniek, práceneschopnosti, pracovných ciest; podpísať dohodu o mlčanlivosti o zamestnancovi).

Podľa čl. 419 Zákonníka práce Ruskej federácie hrozí za nedodržanie pracovnoprávnych predpisov pokuta 200 000 rubľov.

Riadenie ľudských zdrojov v LLC je veľmi chúlostivá a zodpovedná činnosť. Mnoho zákonných prvkov, ktoré ovplyvňujú dodržiavanie vašich práv a práv zamestnancov, závisí od správneho pracovného postupu a zvoleného HR programu. Všetky personálne dokumenty sú právne záväzné a možno ich použiť na súde.

Personálne účtovníctvo je nevyhnutné v každom podniku bez ohľadu na formu vlastníctva, činnosť a počet zamestnancov. Pre jej kompetentné a kvalifikované správanie sa potrebujete orientovať v pracovnom práve, sledovať zmeny v legislatíve a mať zručnosti v oblasti vedenia personálnej evidencie.

Čo je to personálne účtovníctvo a prečo je to potrebné?

Neoddeliteľnou súčasťou činnosti každej spoločnosti je personálna evidencia. Ide o zákonom upravenú prácu o evidencii, účtovníctve a sledovaní pohybu zamestnancov organizácie.

HR aktivity zahŕňajú:

• prijímanie zamestnancov;
• prepúšťanie;
• horizontálne (prestup medzi oddeleniami) a vertikálne (napríklad kariérny rast) pohyby;
• služobné cesty;
• práceneschopnosť;
• časový výkaz;
• dovolenky (akéhokoľvek druhu - ročné, bez mzdy, na tehotenstvo atď.);
• osobné karty pre každého zamestnanca a pod.

Platí to aj pre personálne obsadenie:

• vedenie vojenských záznamov;
• regulácia pracovnoprávnych vzťahov;
• vytváranie a registrácia rôznych objednávok a pokynov (napríklad o prijímaní, povzbudzovaní zamestnanca atď.);
• organizácia práce a iné aspekty.

Všetka dokumentácia je vypracovaná iba v súlade s požadovanými normami a pravidlami. Niektoré formy sú zjednotené, iné sú zriadené v samotnom podniku.

Kompetentná organizácia personálnej evidencie rieši mnohé problémy a úlohy spoločnosti. Samozrejme, existujú tisíce nuancií, ale existujú základné body, ktoré platia pre každý podnik.

Ako organizovať a komu zveriť vedenie personálnej evidencie?

Existuje niekoľko spôsobov, ako organizovať účtovníctvo. Všetko závisí od charakteristík podniku a od toho, akú voľbu manažér urobí. Najbežnejšie možnosti:

Vytvorte celé HR oddelenie, ak spoločnosť zamestnáva veľa ľudí

A keď je personál malý, môžete si najať jedného špecialistu. Výhody tejto metódy spočívajú v tom, že prácu organizuje manažér tak, ako sa mu páči, a je regulovaná a kontrolovaná podľa vlastných zásad.

Existujú aj nevýhody: je ťažké skontrolovať profesionalitu najatého špecialistu, takže existuje riziko, že bude prijatý nie úplne kompetentný personalista.

Budete musieť minúť čas a peniaze na školenia alebo hľadať iného zamestnanca.

Výhody tejto možnosti organizácie účtovníctva spočívajú v tom, že ak bol človek odporúčaný, potom (možno) naozaj robí prácu, to znamená, že bol v prípade testovaný. Samozrejme, s takýmto personalistom si treba vyjednať pracovné podmienky tak, aby vyhovovali obom stranám.

Personálne záležitosti zverte účtovníčke alebo dobrej sekretárke

Plusy: Šetrí čas a peniaze. To znamená, že nie je potrebné vyberať personalistu a nevznikajú žiadne náklady na vedenie záznamov.

Nevýhody: Hlavným problémom pri výbere tejto metódy je, že zamestnanci vykonávajú dodatočnú prácu po hlavnej, čo vedie k chybám, omylom, medzerám a elementárnej absencii požadované dokumenty. A tu sú, samozrejme, dôležité odborné znalosti na tému HR. A ak ich má tá istá sekretárka, potom je riziko komplikácií v tomto prípade minimalizované. A naopak.

Zverte personálne účtovníctvo outsourcingovej organizácii

dobre: ​​všetko personálna činnosť padá na plecia outsourcingovej spoločnosti, ktorá takúto zodpovednosť preberá na základe zmluvy. Okrem toho podľa personálne záležitosti existuje stála, nepretržitá pomoc, výber tejto metódy výrazne znižuje náklady.

Nevýhody: musíte si vybrať dobre zavedenú, serióznu spoločnosť a tiež musíte vytvoriť interakciu, vytvoriť koncept pre prácu so špecialistami, ktorí budú pracovať mimo kancelárie.
Manažér si musí len vybrať pre neho najpohodlnejší a najvhodnejší spôsob vedenia personálnej evidencie, pričom zváži všetky klady a zápory každej metódy.

Pracovné funkcie personálneho pracovníka

Personalistovi sa ukladajú v súlade s pokynmi a pracovná dohoda tieto povinnosti:

Toto je neúplný zoznam povinností personálneho pracovníka, požiadavky sú približné. Môže ich byť uvedených viac (alebo menej), ale celkovo práve tieto zručnosti a schopnosti musí mať personálny špecialista.

Personálne účtovníctvo: aké doklady sú potrebné?

Za normálnych okolností musí mať každý podnik tieto typy dokumentov týkajúcich sa zamestnancov:

• administratívne (osobné a výrobné zákazky);
• potvrdenie pracovnej činnosti;
• informácie a zúčtovanie;
• interná korešpondencia;
• protokoly kontroly a registrácie.

Niektoré personálne dokumenty celkom určite musí byť v spoločnosti. Tie obsahujú:
PVTR (interné pracovné predpisy);

Všetky dokumenty sa uchovávajú určitý počet rokov. Sú regulované:

• článok alebo paragraf Zákonníka práce;
• uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku;
• Federálny zákon a iné predpisy.

Ak niečo (návod, príkazy atď.) nie je k dispozícii, potom bude potrebné túto skutočnosť opraviť. Vo všeobecnosti je jednou zo zásad práce personalistu včasnosť. Výrazne uľahčuje pracovné dni a niektorým aktom dokonca dáva právnu silu. To je vlastne veľmi dôležité – neriadiť súčasný biznis. V opačnom prípade majú tendenciu hromadiť sa ako snehová guľa.

Organizácia personálnych záznamov: ako postupovať, kde začať?

Po usadení sa na novom mieste ako personalista musíte najskôr zrevidovať povinnú dokumentáciu. Ak sa ukáže (a stane sa), že niektoré dôležité papiere zo zoznamu chýbajú, treba ich obnoviť. Samozrejme, nebude možné vykonať takúto prácu za jeden deň.

Preto je potrebné vyzdvihnúť najdôležitejšie pozície a začať od nich. Skontrolujte dostupnosť a gramotnosť v dizajne (a ak potrebujete opraviť alebo vypracovať nový dokument): personálne obsadenie, plán dovoleniek, pracovné zmluvy, objednávky, záznamy o práci.

Evidovať pracovné zmluvy, objednávky pre personál. Vytvorte registračnú knihu zošita. Pochopte osobné karty (T-2). Pracujte s miestnymi predpismi.
Hlavná vec je dokončiť všetky aktuálne dokumenty včas. Práca založená na Zákonníka práce a obchodné pravidlá. A neničte papiere o personáli. Čas ich uloženia schvaľuje Spolkový archív („Zoznam ...“ zo dňa 06.10.2000).

Všetky účtovné doklady sú potrebné pre transparentnosť pracovnoprávnych vzťahov. Personálny systém stanovuje normy a princípy, ktoré zabezpečujú stabilitu zamestnancov organizácie a administratívy vytvárajú priaznivé podmienky pre personálne riadenie.

Automatizácia účtovníctva - 1C: výhody práce s programom

Viesť personálnu evidenciu najmä v veľká spoločnosť- Ide o nesmierne zodpovednú a vo svojom rozsahu obrovskú prácu. Ale tu sú chyby neprijateľné! Ale dnes existuje spôsob, ako automatizovať činnosť personalistov, čo môže výrazne uľahčiť a zjednodušiť prácu oddelenia, zlepšiť činnosť a výrazne znížiť riziko chýb.

Pomocou programu 1C môžete viesť záznamy v súlade so zákonnými požiadavkami. Databáza poskytuje spoľahlivé ukladanie potrebných informácií o zamestnancoch. Ako sa hromadí, je možné vytvárať rôzne správy, ktoré môžu pomôcť pri analýze práce a vývoji nových smerov. Prehľady môžu vyzerať napríklad takto:

• miera fluktuácie zamestnancov;
• personálne štatistiky;
• pohyb pracovníkov a pod.

Program pomáha riešiť takmer všetky problémy a úlohy personálneho účtovníctva. Vedúci podniku má vďaka 1C možnosť získať informácie o stave vecí v tomto oddelení, analyzovať a robiť správne rozhodnutia o riadení. A tiež automatizácia vám umožňuje synchronizovať činnosti niekoľkých firemných služieb (účtovníctvo, personál, účtovné oddelenie), čo zvyšuje efektivitu práce a tiež vytvára všetky podmienky pre včasné vyplácanie miezd.

Aké psychologické môže byť potrebné? Tento článok vám povie o všetkých tajomstvách testov.

Ak chcete vykonať daňovú kontrolu, prečítajte si článok: všetky tajomstvá výberu špecialistu na daňovú kontrolu.

Záver

Ak to teda zhrnieme, môžeme si všimnúť nasledovné:

• Personálne účtovníctvo je nevyhnutnou súčasťou práce každého podniku.
• Existuje niekoľko spôsobov, ako organizovať účtovníctvo. Voľba je na vodcovi.
• Povinnosti personálneho pracovníka určuje pokyn a pracovná zmluva.
• Existuje zoznam dokumentov súvisiacich s personálnou prácou, ktorý musí byť prítomný v každej spoločnosti. A mali by ste začať svoju kariéru na personálnom oddelení kontrolou týchto konkrétnych dokumentov.
• Vedenie záznamov je oveľa jednoduchšie, ak je automatizované.

Osobné účtovníctvo je jadrom pre bežné a efektívnu prácu akýkoľvek podnik. Preto k nemu treba pristupovať so všetkou zodpovednosťou.

V kontakte s

V tomto článku nebudeme poskytovať vzory vypĺňania formulárov, spracovania iných dokumentov alebo textov regulačných dokumentov, ktoré by organizácia mala mať. Zastavme sa iba pri postupnosti práce na organizácii riadenia personálnych záznamov v spoločnosti od nuly.

Normatívny základ

Pri organizovaní správy záznamov ľudských zdrojov od začiatku budete potrebovať nasledujúce regulačné dokumenty:

GOST R 6.30-2003 „Jednotný dokumentačný systém. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.

Zákonníka práce Ruská federácia(aby ste sa nemýlili v zmenách a doplnkoch, má zmysel si cca raz za pol roka zaobstarať nový text Zákonníka práce so zmenami – samozrejme pokiaľ vaša organizácia nemá právny referenčný systém, ktorý sa pravidelne aktualizuje).

Pokyny na vyplnenie pracovných zošitov, schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruska zo dňa 10.10.2003 č.69.

Pravidlá vedenia a uchovávania zošitov, príprava tlačív pracovná kniha a ich poskytovaní zamestnávateľom, schváleného uznesením vlády Ruskej federácie zo dňa 16. apríla 2003 č. 225 (v znení z 19. mája 2008).

Vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 05.01.2004 č. 1 "O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej platby."

Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt uloženia, schválený Federálnym archívom dňa 6.10.2000 (v znení úpravy zo dňa 27.10.2003).

Okrem toho kniha od Ya.E. Varlamová a E.A. Kosheleva „Správa osobných záznamov od nuly“ (Moskva: Profesionálne vydavateľstvo, 2008).

Poznámka

Mnohé formy dokumentov v správe personálnych záznamov sú zjednotené vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska z 1.5.2004 č. 1 "O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej platby." Nájdete ho v akomkoľvek právnom referenčnom systéme (Consultant Plus, Garant, Kódex) alebo na internete, existujú aj hotové formuláre z tejto vyhlášky, ktoré si stačí skopírovať na pevný disk. Dokumenty, pre ktoré neexistujú jednotné formuláre, musia byť vypracované v súlade s GOST R 6.30-2003 „Jednotný systém dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.

Krok 1: Vypracujeme dokumenty, ktoré musia byť v spoločnosti bez problémov

Organizácia personálneho podnikania výroby najčastejšie začína vývojom všetkých druhov predpisov a pokynov, a to je správne. Regulačné dokumenty, ktoré musia byť v spoločnosti bezpodmienečne, zahŕňajú:

vnútorné pracovné predpisy;

nariadenie o ochrane osobných údajov zamestnanca;

predpisy o ochrane práce a požiarnej bezpečnosti.

Všetko ostatné bude musieť počkať: vypracovanie dokumentov, ktoré sú nepovinné, je možné až po vypracovaní povinných dokumentov.

Krok 2: upravte personálne obsadenie

S najväčšou pravdepodobnosťou má spoločnosť už vypracovaný personálny stôl, existuje tím zamestnancov, ktorí úspešne plnia svoje úlohy, s ktorými boli uzatvorené pracovné zmluvy, boli vydané objednávky na prijatie do zamestnania a boli vykonané zápisy do pracovných kníh. Ako však ukazuje prax, tieto dokumenty nie sú vždy správne vypracované.

Požiadajte účtovné oddelenie o informácie o platoch zamestnancov a názvoch ich pozícií - na základe týchto údajov musíte zosúladiť personálnu tabuľku.

Je potrebné poznamenať, že názvy pozícií v zozname zamestnancov sa nie vždy zhodujú so skutočnými pozíciami zamestnancov. Účtovné oddelenie v skutočnosti nepotrebuje tieto informácie na prevod platieb a daní, ale programy ako 1C vyžadujú vyplnenie sekcie s takýmito informáciami a niekedy sa zadá pozícia, ktorá nezodpovedá skutočnej. Pred schválením personálnej tabuľky je preto potrebné ujasniť si názvy pozícií zamestnancov s vedúcimi oddelení, vedením spoločnosti či samotnými zamestnancami.

Personálne čísla zamestnancov môžete požiadať aj účtovníkov. Ak je účtovníctvo automatizované, tak personálne čísla prideľuje program, ak nie, tak si ich budete musieť prideliť sami, počnúc zamestnancom, ktorý pracuje najdlhšie a končiac tým, ktorý prišiel do organizácie najneskôr. Po prepustení zamestnanca je lepšie jeho osobné číslo nikomu neprenášať: všetky čísla nech sú jedinečné a pridelené len jednej osobe, ktorá vo firme niekedy pracovala.

Kým účtovníci pripravujú prehľad zamestnancov, je potrebné skontrolovať stav osobných spisov zamestnancov a ich osobných kariet, ak boli vedené, a tiež zistiť, aké doklady v osobnom spise každého zamestnanca chýbajú. Každý zamestnanec musí napísať poznámku o kópiách dokumentov, ktoré je potrebné odovzdať.

Krok 3: skontrolujte súlad informácií v zozname zamestnancov a pracovných zmluvách

Po zostavení personálnej tabuľky je potrebné overiť informácie v nej s údajmi v pracovných zmluvách. Ak sa informácie líšia (zvyčajne je nesprávne uvedený plat alebo je len uvedené „Plat podľa zoznamu zamestnancov“, čo je porušením Zákonníka práce Ruskej federácie a môže mať za následok sankcie; dátumy podpisu zmluvy pripadajú na deň pracovného voľna, podpis zástupcu zamestnávateľa nezodpovedá osobe vyhlásenej za zástupcu - napr. jeho zástupca podpísal namiesto generálneho riaditeľa), potom je potrebné zmluvy prerobiť. V tomto prípade treba vychádzať zo skutočnosti, že dohoda podpísaná neoprávnenou osobou v skutočnosti nie je dohodou; inými slovami neexistuje písomná pracovná zmluva. Preto musí byť vystavený, samozrejme, aktuálny (pravý) dátum. Vo všetkých ostatných prípadoch sa k pracovnej zmluve uzatvárajú dodatočné dohody, ktoré dopĺňajú pracovnú zmluvu o nové podmienky alebo objasňujú (menia) tie podmienky, ktoré boli uvedené nesprávne.

Ak je zmluva vykonaná správne, ale zmeny sa vykonali neskôr (zvýšenie mzdy, presun zamestnanca na inú prácu), musia sa pre každý prípad vypracovať ďalšie dohody pre každého zamestnanca. Pracovné zmluvy a dodatočné dohody sa vypracúvajú dvojmo, z ktorých jedna zostáva spoločnosti a druhá sa dáva zamestnancovi.

4. krok: skontrolujte správnosť vykonania personálnych príkazov

Ďalej musíte skontrolovať dostupnosť a správnosť vykonania príkazov na prenájom, presun zamestnancov (ak existujú) atď. (dátumy, podpisy, informácie v nich uvedené). Objednávky musia byť v súlade s obsahom pracovnej zmluvy uzatvorenej so zamestnancami a tabuľkou obsadenia. Podpísať ich musí nielen šéf firmy, ale aj samotný zamestnanec. Ak neexistujú žiadne príkazy na nábor alebo preloženie pracujúcich zamestnancov alebo ak sú vydané s porušením, musia byť obnovené, prerobené alebo „dodatočne podpísané“. Zo zákona nezodpovedáte za to, čo sa stalo pred vami, ale zamestnanec má právo požadovať kópiu takejto objednávky, ktorú musí poskytnúť.

Krok 5: skontrolujte správnosť vedenia pracovných kníh

Ďalšou fázou práce je kontrola dostupnosti pracovných kníh. Vo firme musia byť vedené knihy všetkých prihlásených zamestnancov. Ak nájdete knihy zamestnancov na dôchodku, musíte majiteľom kníh poslať doporučený list s doručenkou so žiadosťou, aby si prišli po pracovnú knihu alebo uveďte adresu, kam ju možno poslať. Po obdržaní odpovede je potrebné zošit zaslať doporučeným balíkom s doručenkou. Ak neodpoviete, stačí vložiť oznámenie o prijatí listu do zošita. Pracovné knihy nepracujúcich zamestnancov sa musia viesť oddelene od zvyšku až do doby potreby, najmenej však 50 rokov.

Ak v pracovnej knihe nie je záznam o zamestnaní alebo prevode, neponáhľajte sa s tým. Najprv si pozorne prečítajte oba dokumenty upravujúce vypĺňanie zošitov: Pokyny na vypĺňanie zošitov a Pravidlá pre vedenie a uchovávanie zošitov, prípravu tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom. A až keď ste si istí svojimi znalosťami, môžete začať zapisovať do zošita. Pamätajte: nesprávne vykonaný zápis môže viesť k tomu, že zamestnancovi nemusí byť započítaná dĺžka služby v spoločnosti, v ktorej bol chybný zápis vykonaný.

Krok 6: zostavíme osobné spisy alebo osobné priečinky zamestnancov (ak neboli vedené pred vami)

Pre zamestnancov určite vystavte osobné karty v tvare č. T-2. Mnohé programy dnes umožňujú vyplniť formulár č.T-2 na počítači a vytlačiť ho na obyčajný papier, čo niektorí personalisti využívajú. Štátne archívy však stále akceptujú osobné karty len na hrubom, „polkartónovom“ papieri. Ak je teda vaša organizácia zdrojom akvizície štátneho archívu, kúpte si tlačivá č.T-2 v papiernictve v r. požadované množstvo alebo si zakúpte vhodný papier na ich tlač.

Osobné karty vypĺňa personalista - takýto pokyn je obsiahnutý v pokynoch na používanie jednotných formulárov (vyhláška Štátneho štatistického výboru Ruska z 1.5.2004 č. 1).

Kópie dokumentov prijatých od zamestnancov (pasy, potvrdenia o poistení atď.) sa musia vložiť do priečinkov „spisov“, potom sa vykoná inventarizácia každého prípadu a vytvoria sa vaše osobné priečinky. Môžete k nim priložiť aj kópie objednávok a zmlúv, aby boli všetky informácie o zamestnancovi na jednom mieste, nie je to však potrebné. Fotografie zamestnancov je možné nalepiť na osobné karty.

Osobné spisy sa často vkladajú do formulára č. T-2, čo nie je pravda: osobné karty by sa mali uchovávať oddelene od všetkých ostatných dokumentov.

Nové dokumenty a kópie sa pridávajú do osobného priečinka, keď budú dostupné.

Krok 7: zostavte potrebné účtovné knihy alebo denníky

Knihu účtovania pohybu pracovných kníh a príloh v nich a knihu príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív pracovnej knihy a príloh v nej možno viesť len v r. papierová forma. Keďže ide o účtovné denníky pre prísne formuláre správ, každá strana knihy je očíslovaná a samotná je prešitá a zapečatená pečaťou organizácie.

Krok 8: Naplánujte si dovolenku

Dva týždne pred novým rokom musí organizácia schváliť plán dovoleniek. Práce na ňom by sa mali začať v novembri. Ak je firma malá, môžete urobiť rozhovor so zamestnancami o tom, kedy by chceli ísť na dovolenku, ak je veľká, pošlite list vedúcim oddelení so žiadosťou o poskytnutie takýchto informácií pre ich oddelenie.

Pri plánovaní dovoleniek dbajte na to, aby pri odchode zamestnancov malého oddelenia na dovolenku nezostal smer neuzavretý. Napríklad, ak sú v spoločnosti len dvaja obchodní manažéri, potom by sa ich dovolenky nemali časovo zhodovať, a to ani čiastočne, navyše medzi týmito dovolenkami by malo byť obdobie spoločnej práce - prenášať prípady z jedného manažéra na druhého.

Ak sami robíte rozhovory so zamestnancami o čase odchodu na dovolenku a vznikne konflikt o tom, kto a kedy ide, nesnažte sa to vyriešiť sami - upozornite vedenie a zostavte harmonogram v súlade s rozhodnutím vedenia. . Ak požadujete informácie prostredníctvom vedúcich oddelení, dôverujte rozhodnutiu sporné otázky ich. Zhromažďovanie informácií na plánovanie dovolenky zvyčajne trvá jeden až tri týždne.

Po registrácii musí byť rozvrh dovoleniek predložený na schválenie vedúcemu.

Dva týždne pred nástupom na dovolenku je potrebné upozorniť zamestnanca na jej vznik a vydať príkaz na poskytnutie dovolenky. Nástup na dovolenku je možné zmeniť po dohode zamestnanca s vedúcim. Ak zamestnanec v čase nástupu na dovolenku ochorel a poskytol práceneschopnosť, je potrebné na jeho žiadosť posunúť dovolenku na iný čas, ktorý mu vyhovuje. Všetky tieto zmeny sa vykonajú v príslušných stĺpcoch plánu dovolenky. A nezabudnite, že zamestnanec nemôže ísť na dovolenku dva roky po sebe a povinne platenú dovolenku si môže nahradiť peňažnú náhradu len v prípade výpovede zamestnanca.

Krok 9: vytvoríme personálne spisy

Prípady možno dokončiť na tieto témy:

„Príkazy na personál (nábor, prepustenie, prevod, bonusy, povýšenie, dovolenka bez mzdy, posielanie na dlhé pracovné cesty a služobné cesty do zahraničia)“ (trvanlivosť - 75 rokov);

„Personálne príkazy (bežné a študijné prázdniny, clo, penále, krátkodobé služobné cesty v rámci Ruska)“ (doba použiteľnosti - 5 rokov);

"Pracovné zmluvy";

"Osobné veci";

"Osobné karty";

"Regulačné dokumenty spoločnosti (predpisy, pokyny)";

„Korešpondencia v personálnych záležitostiach s orgánmi štátnej správy a komerčné organizácie"a atď.

Rozvrhy dovoleniek, rozvrhy povinností a rozvrhy zamestnancov sú pohodlnejšie rozdelené do samostatných obalov a uložené v tenkých priečinkoch.

Je pohodlnejšie ukladať osobné súbory a osobné karty abecedné poradie v súlade s menami zamestnancov, všetky ostatné dokumenty - v časová postupnosť ako dokument príde.

Príkazy na osobnom základe majú dve doby uchovávania: 5 a 75 rokov, preto sú rozdelené minimálne na dva prípady (všetky zákazky, ktoré nie sú uvedené s 5-ročnou dobou uchovávania, majú dobu uchovávania 75 rokov).

Ak je spoločnosť dostatočne veľká a v súbore sa za jeden rok vytvorí viac ako 250 listov, musí sa rozdeliť do niekoľkých súborov alebo do zväzkov (napríklad: „Pracovné zmluvy (A-K)“, „Pracovné zmluvy (L-Z)“ “ Personálne príkazy (riadna a študijná dovolenka), “Personálne príkazy (povinnosti, pokuty, krátkodobé služobné cesty v rámci Ruska)”).

Pri vytváraní prípadov je potrebné použiť oddiely 7 a 8 Zoznamu štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácie s uvedením lehôt uchovávania.

Krok 10: zostavte nomenklatúru prípadov

Nomenklatúru prípadov možno vypracovať samostatne podľa personálnych dokumentov alebo zahrnúť do všeobecnej nomenklatúry záležitostí organizácie.

Vo všeobecnosti sa proces formovania prípadov a zostavovania nomenklatúry v práci personálnej kancelárie nelíši od formovania prípadov a zostavovania nomenklatúry vo všeobecnej kancelárskej práci.

A až po všetkých fázach je možné začať vypracovávať popisy práce, služobné predpisy a ďalšie voliteľné (z hľadiska Zákonníka práce Ruskej federácie nie povinné) miestne predpisy.

Yu.V. Eremeeva,
prednosta kancelárie, člen Klubu odborných tajomníkov

Dosť často nastáva situácia, keď sa firma práve otvorila, má málo zamestnancov, no okrem pracovných zmlúv tam nie je nič iné. Často sa to stáva vo firme, ktorá je na trhu už niekoľko rokov, no napriek tomu nevenuje dokladovaniu pracovnoprávnych vzťahov náležitú pozornosť. Absencia dokumentov predpísaných pracovnoprávnymi predpismi však môže viesť k uloženiu správnych pokút. Tento článok bude užitočný pre začínajúcich personalistov alebo účtovníkov, ktorí boli okrem práce poverení aj vedením personálnej evidencie.

Normatívny základ

Pre správna organizácia vedenie personálnej evidencie je potrebné zásobiť sa zákonmi a inými regulačnými právnymi aktmi v oblasti pracovného práva, ako aj odbornou literatúrou. Špecializovaný softvérový produkt výrazne uľahčí vedenie personálnej evidencie: obsahuje takmer všetky potrebné formy dokumentov. V každom prípade budete potrebovať najmä:

- Zákonník práce;

- Pravidlá vedenia a uchovávania pracovných kníh, vyhotovovanie prázdnych pracovných kníh a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie zo dňa 16. apríla 2003 N 225 (ďalej len „Pravidlá na udržiavanie a ukladanie práce“). knihy);

- Pokyny na vyplnenie pracovných zošitov schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003 N 69;

— Federálny zákon č. 152-FZ z 27. júla 2006 „o osobných údajoch“ (ďalej len zákon o osobných údajoch);

— Federálny zákon č. 98-FZ z 29. júla 2004 „o obchodnom tajomstve“ (ďalej len zákon o obchodnom tajomstve);

- Predpis o špecifikách vysielania zamestnancov na pracovné cesty, schválený nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 N 749;

- vyhláška Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 1.5.2004 N 1 „o schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej platby“ (ďalej len vyhláška N 1);

— Zoznam typických manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činností vládne agentúry, miestne samosprávy a organizácie s uvedením lehôt skladovania, schválené vyhláškou Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25.8.2010 N 558;

- Postup a formy účtovania zamestnancov odchádzajúcich na pracovné cesty z vysielajúcej organizácie a prichádzajúcich do organizácie, do ktorej sú vyslaní, schválené nariadením Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruskej federácie z 11. septembra 2009 N 739n ;

- Nariadenie vlády Ruskej federácie z 22. júla 2008 N 554 „O minimálnej výške zvýšenia mzdy za nočnú prácu“;

- Nariadenie vlády Ruskej federácie z 24. decembra 2007 N 922 „O osobitostiach postupu pri výpočte priemernej mzdy“;

- Zoznamy pozícií a prác zastupovaných a vykonávaných zamestnancami, s ktorými môže zamestnávateľ uzavrieť písomné dohody o plnej individuálnej alebo kolektívnej zodpovednosti, ako aj štandardné formy takýchto zmlúv, schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie z 31. decembra 2008 N 85;

- Predpisy o vojenskej registrácii, schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 27. novembra 2006 N 719, a Smernice Generálneho štábu Ozbrojených síl Ruskej federácie zo dňa 4.11.2008 o vedení vojenskej evidencie v organizáciách.

Okrem regulačných dokumentov by nebolo na škodu študovať zakladajúce dokumenty spoločnosti. Práve v nich možno určiť postup pri prijímaní vedúceho organizácie a stanovovaní jeho platu. Pomerne často je v charte predpísaný postup prijímania kľúčových manažérov.

Stanovíme zoznam požadovaných dokumentov

Po preštudovaní regulačných dokumentov v oblasti pracovného práva a personálnej evidencie získate predstavu nevyhnutné minimum ktoré musia byť vypracované a udržiavané v každej organizácii. to:

- vnútorné pracovné predpisy (články 189, 190 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- personálne zabezpečenie (článok 15, 57 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- rozvrh dovolenky (článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- Nariadenia o ochrane osobných údajov (články 86-88 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- pracovné zmluvy (čl. 16, 56-59, 67 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- pracovné knihy (články 65, 66 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- popis práce (ak úradné povinnosti zamestnanci nie sú špecifikovaní v pracovných zmluvách);

- kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh k nim, kniha príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív pracovnej knihy a prílohy k nej (odseky 40-41 Pravidiel vedenia a uchovávania pracovných kníh);

- osobné karty zamestnancov (bod 12 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh);

- výplatná páska (článok 136 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- objednávky (o prijatí, prepustení, dovolenkách, vyslaní na služobnú cestu atď.) (články 62, 68, 84.1, 193 Zákonníka práce Ruskej federácie atď.) a dôvody ich zverejnenia (vyhlásenia, akty , poznámky, dohody atď.);

- nariadenie o odmeňovaní a prémiách (časť 2 článku 135 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- výkazy, poznámky-kalkulácie a iné doklady súvisiace s výpočtom a výplatou miezd, náhrady mzdy za dovolenku, náhrady za nevyužité dovolenky, „vyrovnanie“ pri prepustení.

Je jasné, že v každom prípade budú musieť byť vyhotovené zákonom požadované dokumenty. Ale pokiaľ ide o iné dokumenty, mali by ste sa opýtať vedenia (ktoré z voliteľných dokumentov môžu byť pre spoločnosť potrebné). Vopred si tiež môžete s manažérom ujasniť, aké osobitné podmienky chce vidieť vo vnútorných pracovnoprávnych predpisoch, iných miestnych predpisoch a formách pracovných zmlúv.

Poznámka!Podľa čl. 16 federálneho zákona z 26. decembra 2008 N 294-FZ „O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri vykonávaní štátna kontrola(dozor) a obecná kontrola“ organizácia musí viesť register kontrol právnickej osoby, fyzického podnikateľa, vykonávaných štátnou, obecnou kontrolou a dozorom.

Vyššie uvedený zoznam je, samozrejme, neúplný a za určitých okolností je potrebné vypracovať a vykonať ďalšie dokumenty. Napríklad, ak sa to plánuje jednotlivých pracovníkov bude niekedy pracovať mimo bežného pracovného času, je potrebné schváliť zoznam pozícií pracovníkov s nepravidelným pracovným časom (článok 101 Zákonníka práce Ruskej federácie). Okrem toho, berúc do úvahy špecifiká činností organizácie, môže byť potrebné:

- Predpisy o certifikácii a súvisiace certifikačné dokumenty, ak zamestnávateľ vykonáva certifikáciu zamestnancov (časť 2 článku 81 Zákonníka práce Ruskej federácie);

- ustanovenie o obchodnom tajomstve, ak pracovné zmluvy so zamestnancami zakladajú povinnosť zachovávať obchodné tajomstvo (§ 10, 11 zákona o obchodnom tajomstve);

- dohody o plnej zodpovednosti (ak bola táto zodpovednosť zamestnancovi ustanovená zmluvným spôsobom);

- kolektívna zmluva (ak aspoň jedna zo zmluvných strán (zamestnanci alebo zamestnávateľ) prevezme iniciatívu na jej uzavretie).

Zostavovanie jednotlivých dokumentov

Keďže všetky pracovné vzťahy musia byť zdokumentované, pri tvorbe miestnych predpisov a iných personálnych dokumentov treba pamätať na to, že ich ustanovenia by nemali zhoršovať postavenie zamestnanca v porovnaní s platnou pracovnou legislatívou. Normy miestnych predpisov, ktoré zhoršujú postavenie zamestnancov alebo prijaté bez dodržania ustanovení čl. 372 Zákonníka práce Ruskej federácie o postupe zohľadňovania stanovísk zastupiteľský orgán zamestnancov (ak existujú). Toto je zdôraznené v čl. 8 Zákonníka práce Ruskej federácie.

Takže najprv musíte zostaviť personálnu tabuľku. Tento dokument sa používa na formalizáciu štruktúry, personálneho obsadenia a personálneho obsadenia organizácie v súlade s jej chartou, ktorá obsahuje zoznam štrukturálnych jednotiek, pracovné pozície, špecializácie, profesie s uvedením kvalifikácie, informácie o počte personálnych jednotiek. Vyhotovuje sa podľa jednotného formulára T-3 schváleného uznesením č.1.

Poznámka.V súvislosti s nadobudnutím účinnosti federálneho zákona zo 6. decembra 2011 N 402-FZ „O účtovníctve“ v roku 2013 formuláre dokumentov obsiahnuté v albumoch jednotných formulárov primárnej účtovnej dokumentácie nie sú povinné a zamestnávatelia môžu samostatne rozvíjať požadované formuláre. Ak sa organizácia rozhodne zaviesť vlastné formuláre dokumentov, stále odporúčame vychádzať z predtým schválených zjednotených formulárov a vykonať v nich zmeny zahrnutím alebo odstránením ďalších riadkov alebo stĺpcov. Nezabudnite v účtovnej politike zafixovať používanie nových foriem prvotnej účtovnej dokumentácie.

Berúc do úvahy želania manažmentu, je potrebné vyplniť všetky potrebné stĺpce v personálnej tabuľke, skontrolovať jej súlad s pracovnou legislatívou a hotovú verziu predložiť manažmentu na schválenie. Miestny akt je zvyčajne schválený príkazom alebo pokynom, na ktorý sa odkazuje v príslušnom atribúte. Miestny normatívny akt možno schváliť aj tak, že sa k dokumentu pripojí pečiatka schválenia s osobným podpisom vedúceho organizácie alebo ním poverenej osoby.

Ďalším dôležitým dokumentom sú vnútorné pracovné predpisy. Podľa čl. 189 Zákonníka práce Ruskej federácie tento miestny normatívny akt upravuje postup pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov, základné práva, povinnosti a zodpovednosť strán pracovnej zmluvy, pracovný čas, čas odpočinku, stimuly a sankcie voči zamestnancom. , ako aj ďalšie otázky úpravy pracovnoprávnych vzťahov s týmto zamestnávateľom. Dokument môže obsahovať tieto časti: pracovný pomer, základné práva a povinnosti zamestnancov, práva a povinnosti zamestnávateľa, pracovný čas a čas odpočinku, stimuly, zodpovednosť za porušenie pracovnej disciplíny.

Po odsúhlasení všetkých nuancií s vedením a kontrole súladu ustanovení vnútorných pracovnoprávnych predpisov s platnou pracovnoprávnou legislatívou sa tento miestny zákon predkladá na schválenie aj prednostovi.

Nariadenie o ochrane, spracúvaní a uchovávaní osobných údajov je tiež potrebné vypracovať a čo najskôr uviesť do platnosti. Je to spôsobené tým, že zamestnávateľ je povinný prijať opatrenia potrebné a dostatočné na ochranu osobných údajov zamestnancov a upraviť mechanizmus ich prijímania, spracúvania, uchovávania a ochrany. Vyplýva to z kap. 14 Zákonníka práce Ruskej federácie a zákona o osobných údajoch.

V tomto ustanovení je potrebné ustanoviť, akými spôsobmi dochádza k získavaniu osobných údajov, v akom poradí sa tvoria a vedú osobné spisy zamestnancov, ako aj určiť práva a povinnosti zamestnancov, spôsoby účtovania, uchovávania, prenosu a uchovávania osobných údajov zamestnancov. ochranu ich osobných údajov.

Poznámka!Je potrebné vyriešiť otázku, kto bude viesť pracovné knihy. Ak ešte nie je personalista, vedúci spoločnosti musí prevziať zodpovednosť za vedenie, uchovávanie, účtovanie a vydávanie pracovných kníh vydaním príslušného príkazu. Následne môže riaditeľ preniesť tieto právomoci na prijatého personalistu (aj vydaním príkazu). Takéto vymenovanie vyžaduje odsek 45 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh.

Okrem toho je žiaduce vypracovať štandardnú formu pracovnej zmluvy, ktorá sa bude uzatvárať so zamestnancami. Pripomeňme si to umenie. 57 Zákonníka práce Ruskej federácie, ktorý definuje zoznam informácií a povinné podmienky zaradiť do nej, ako aj ďalšie články Zákonníka práce (napríklad § 58, 59, 64 ods. 1, 70, 282 atď.).

Okrem vypracovania miestnych zákonov, personálneho obsadenia, plánov dovoleniek atď., musíte pripraviť ďalšie dokumenty, ktoré budú v budúcnosti potrebné pre personálnu prácu. Ide o rôzne účtovné knihy, evidenčné denníky, časové výkazy, objednávky, zmluvy o ručení atď.

Samostatne sa bavme o dokumentoch o ochrane práce, pretože ide o dôležitú súčasť pracovnej legislatívy. V budúcnosti, keď sa organizácia rozrastie tak, aby zabezpečovala dodržiavanie požiadaviek ochrany práce, monitorovala ich implementáciu, môže byť vytvorená služba bezpečnosti práce alebo môže byť zavedená pozícia špecialistu bezpečnosti práce s príslušným školením alebo skúsenosťami v tejto oblasti. Medzitým je spoločnosť malá, zodpovednosť za zabezpečenie bezpečných podmienok a ochrany práce je zverená vedúcemu.

V článku 212 Zákonníka práce Ruskej federácie je zakotvené ustanovenie, že je to zamestnávateľ, ktorý je povinný zabezpečiť vypracovanie a schválenie pravidiel a pokynov na ochranu práce zamestnancov. Ministerstvo práce schválilo dňa 13. mája 2004 Metodické odporúčania na vypracovanie pokynov na ochranu práce na pomoc zamestnávateľom, podľa ktorých sa majú vypracovať pokyny na ochranu práce pre zamestnanca na základe jeho postavenia, povolania a druhu ním vykonávanej práce.

Normatívne akty zavádzajúce akékoľvek nové formy dokumentov v tejto oblasti, v nedávne časy nebol prijatý, preto uvádzame hlavné, ktoré by mali byť v každej organizácii:

— nariadenie o ochrane práce v organizácii;

- príkaz na vymenovanie zodpovednej osoby v organizácii (v neprítomnosti inžiniera ochrany práce);

— pokyny na ochranu práce;

— registre na registráciu informácií o ochrane práce;

– programy na vykonávanie rôznych typov inštruktáží o ochrane práce;

- program riadenie výroby;

- iné doklady.

Organizovanie a ukladanie dokumentov

Článok 17 federálneho zákona z 22. októbra 2004 N 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ zaväzuje spoločnosti zabezpečiť bezpečnosť dokumentov vytvorených pri ich činnosti, vrátane dokumentov o zamestnancoch. Sme presvedčení, že bezpečnosť dokumentov bez organizácie ich uloženia je nemožná. Ak chcete ukladať a používať dokumenty generované v personálnom oddelení, musíte ich systematizovať.

S cieľom zefektívniť dokumenty generované v procese správy personálnych záznamov sa zostavuje nomenklatúra prípadov - systematizovaný zoznam názvov prípadov uložených v organizácii s uvedením lehôt ich uchovávania v predpísanej forme. Takáto definícia je obsiahnutá v GOST R 51141-98 „Kancelárske práce a archivácia. Termíny a definície“, schválené vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 27. februára 1998 N 28 a Základné pravidlá prevádzky archívov organizácií, schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov z februára. 6, 2002. Podoba nomenklatúry tak pre štrukturálne členenie, ako aj pre celú organizáciu je uvedená v menovaných pravidlách pre prácu archívov organizácií.

Predloženie pracovnej ponuky

Najprv musíte formalizovať pracovný pomer s vedúcim organizácie. Na to je s ním uzatvorená pracovná zmluva. Vyhotovuje sa v dvoch kópiách, z ktorých jedna zostáva u vedúceho a druhá - v organizácii (toto je uvedené na kópii zamestnávateľa).

Na základe pracovnej zmluvy je vystavená objednávka, keďže v súlade s ust. 68 Zákonníka práce Ruskej federácie je zamestnanie formalizované príkazom (pokynom) zamestnávateľa. Podobu príkazu schvaľuje uznesenie č. 1. Ak je však vedúcim jediným členom organizácie, prijímanie je formalizované príkazom na nástup do funkcie, ktorý vydáva sám riaditeľ na základe uzatvorenej zmluvy. pracovná zmluva. V budúcnosti vydáva aj príkazy na pridelenie povinností riaditeľa zástupcovi (inému zamestnancovi) pre prípad odchodu na pracovnú cestu alebo dovolenku. Toto sú vysvetlenia Rostrud uvedené v liste zo dňa 19.12.2007 N 5205-6-0.

Pracovný zošit pre vedúceho vypĺňa osoba zodpovedná za vedenie pracovných zošitov. Zároveň musí byť po piatich dňoch práce vedúceho spísaný pracovný záznam (bod 3 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh). Podkladom na vykonanie záznamu je príkaz (pokyn) alebo iné rozhodnutie zamestnávateľa, podľa ktorého bol zamestnanec prijatý (napríklad zápisnica zo schôdze účastníkov).

Nezabudnite si vybaviť osobnú kartu, zapísať údaje do knihy účtovníctva o pohybe zošitov a príloh k nim av prípade potreby aj do knihy príjmov a výdavkov pre účtovanie tlačív zošitov a príloh k nim.

Okrem toho je potrebné zaslať príslušnému vojenskému komisariátu a (alebo) miestnym orgánom informácie o prijímanom občanovi, ktorý podlieha vojenskej registrácii (článok 32 nariadenia o vojenskej registrácii). Dokument, ktorý sa posiela vojenskému komisariátu a (alebo) miestnym samosprávam, je zaregistrovaný spôsobom predpísaným zamestnávateľom (napríklad v denníku (knihe) na registráciu odchádzajúcej dokumentácie).

Teraz môžete najať ďalších pracovníkov. Postup je podobný, len nezabudnite, že zamestnanec musí byť oboznámený s miestnymi predpismi týkajúcimi sa jeho pracovnej činnosti (to je uvedené v článku 68 Zákonníka práce Ruskej federácie). Zoznámenie odporúčame zdokumentovať. Na to vám prídu vhod účtovné knihy, evidenčné denníky alebo zoznamovacie hárky.

Konečne

Stručne povedané, poznamenávame, že po správnej organizácii kancelárskej práce nezaberie papierovanie veľa času a pre personálneho pracovníka sa začne fáza každodennej práce: budete musieť viesť pracovný výkaz, zostaviť plán dovolenky, prijímať stimuly. a pokuty, zariaďovať služobné cesty, prevody, kombinovať, prepúšťať a mnoho ďalšieho. A na stránkach časopisu vám povieme, ako to urobiť správne.

kancelárska práca v personálna práca

ÚVOD 1 TEORETICKÉ ZÁKLADY RIADENIA KANCELÁRIE V HR PRÁCI 1.1 Systém dokumentácie v správe personálnej evidencie 1.2 Povinné personálne dokumenty vytvorené v r personálna služba podnikov 2 WORKSHOPOVÁ PRAX V HR PRÁCI NA PRÍKLADE CJSC "POLYGRAF" 2.1 Všeobecná charakteristika kancelárskej práce v personálnej práci CJSC "Polygraph" 2.2 Objednávky na personál a ich registrácia v CJSC "Polygraph" 2.3 Uznesenie lídra 2.4 Zapisovanie do pracovných zošitov. Vyplnenie osobnej karty 3 OPTIMALIZÁCIA RIADENIA KANCELÁRIE NA HR ODDELENÍ ZÁVER ZOZNAM POUŽITEJ LITERATÚRY DODATOK 1 DODATOK 2 DODATOK 3 DODATOK 4 DODATOK 5 PRÍLOHA 6

ÚVOD

Znakom moderného pracovného práva je rozšírenie zmluvnej úpravy pracovnoprávnych vzťahov. Mnohé z problémov, ktoré sa predtým riešili centrálne, môžu byť predmetom úvah o kolektívnej zmluve, dohode, pracovnej zmluve. Áno, čl. 179 Zákonníka práce Ruskej federácie definuje konkrétny zoznam zamestnancov, ktorí majú prednostné právo zostať v práci so znížením počtu zamestnancov alebo zamestnancov, a zároveň uvádza, že kolektívna zmluva môže ustanoviť napr. ostatné kategórie pracovníkov, ktorí majú prednostné právo zostať v práci s rovnakou produktivitou práce a kvalifikáciou.

Úlohy personálnej služby sa teraz zvýšili v dôsledku skutočnosti, že Zákonník práce Ruskej federácie priradil miestne predpisy k zdrojom pracovného práva: príkazy a iné dokumenty obsahujúce normy pracovného práva. Treba mať na pamäti, že v prípadoch ustanovených kódexom, inými federálnymi zákonmi a inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie, kolektívnej zmluvy, dohôd musí zamestnávateľ pri prijímaní miestnych predpisov brať do úvahy stanovisko zastupiteľský orgán zamestnancov. Všetko vyššie uvedené vysvetľuje relevantnosť tejto práce.

Cieľom práce je štúdium kancelárskej práce v personálnej práci.

Úlohy práce sú

• zvážiť teoretický základ organizácia kancelárskej práce v personálnej práci;
• študovať organizáciu kancelárskej práce v personálnej práci na príklade CJSC Polygraph;
• zvážiť metódy na optimalizáciu organizácie kancelárskej práce v personálnej práci CJSC Polygraph.

Predmetom práce je organizácia práce v kancelárii. Predmetom práce je CJSC "Polygraph".

1 TEORETICKÉ ZÁKLADY RIADENIA KANCELÁRIE V HR PRÁCI

1.1 Systém dokumentácie v správe personálnej evidencie

Pri uchádzaní sa o zamestnanie vstupuje občan do pracovného pomeru s organizáciou alebo individuálnym podnikateľom. Obsahom týchto vzťahov sú vzájomné pracovné práva a povinnosti zamestnávateľov a zamestnancov. Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancovi prácu ustanovenú pracovnou zmluvou, zabezpečovať pracovné podmienky a včas vyplácať mzdu a zamestnanec je povinný osobne vykonávať pracovná funkcia určená pracovnou zmluvou podľa pravidiel vnútorného pracovného poriadku.

Pracovná legislatíva stanovuje dokumentáciu vzťahu medzi zamestnancom a zamestnávateľom, ako aj medzi uchádzačom o zamestnanie a zamestnávateľom (písomné odmietnutie prijatia do zamestnania). Správny dizajn vznik, zmena a zánik pracovnoprávnych vzťahov je dôležitý pre každého zamestnanca nielen počas výkonu práce, ale aj po prepustení.

Práca s personálom vyžaduje od zamestnávateľa riešenie mnohých manažérskych problémov: nábor, adaptácia nových zamestnancov, hodnotenie činnosti zamestnancov, zvyšovanie ich kvalifikácie, pracovná motivácia atď. Personálne riadenie vedie aj k tvorbe množstva dokumentov. 1 .

Vzhľadom na vyššie uvedené možno všetku personálnu dokumentáciu rozdeliť do dvoch skupín:

• dokumenty súvisiace s pracovnoprávnymi vzťahmi (napríklad pracovné zmluvy, personálne príkazy, osobné karty zamestnancov, výpisy zamestnancov, rozpis dovoleniek, rozpis zmien a pod.);
• dokumenty súvisiace s personálnym riadením (personálne plány a správy; predpisy o nábore, adaptácii zamestnancov, personálnom hodnotení atď.; dotazníky, testy, profesiogramy, personogramy atď.) 2 .

Správa personálnej evidencie tradične zahŕňa dokumenty súvisiace s pracovnoprávnymi vzťahmi, z ktorých väčšina je potrebná na spracovanie takých postupov, ako je prijatie do zamestnania, preradenie na inú prácu, prepustenie, dovolenka, služobná cesta atď.

Pri dokumentovaní pracovnoprávnych vzťahov vznikajú početné organizačné, administratívne, účtovné, informačné a referenčné a iné dokumenty rôzneho druhu a druhu. Tieto dokumenty možno rozdeliť do dvoch skupín:

• miestne predpisy organizácie týkajúce sa pracovnoprávnych vzťahov;
• doklady súvisiace s účtovníctvom a pohybom personálu.

Miestne predpisy sú dokumenty organizácie, ktoré obsahujú normy pracovného práva (časť 1 článku 8 Zákonníka práce Ruskej federácie), napríklad vnútorné pracovné predpisy. Školenie určité typy miestne predpisy upravuje Zákonník práce Ruskej federácie. Takéto dokumenty sú povinné pre žiadosť (napríklad plán dovolenky). Dokumenty, ktoré nie sú ustanovené v Zákonníku práce Ruskej federácie, majú poradný charakter a sú vypracované podľa uváženia organizácie (napríklad nariadenie o štrukturálnej jednotke organizácie).

Všetci zamestnávatelia vrátane individuálnych podnikateľov by mali uplatňovať viaceré miestne predpisy stanovené Zákonníkom práce Ruskej federácie. Medzi takéto zákony patrí: personálne zabezpečenie, vnútorný pracovný poriadok, rozvrh dovoleniek, nariadenie o odmeňovaní, nariadenie o postupe pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov.

Niektoré miestne predpisy ustanovené Zákonníkom práce Ruskej federácie sú povinné používať iba tí zamestnávatelia, ktorí majú vhodné vlastnosti organizácie práce a práce s personálom, napríklad rozvrh zmien, ustanovenie o certifikácii, ustanovenie. o pracovných prídeloch, ustanovenie o rotačnom spôsobe práce, ustanovenie o zaučení, zoznam pozícií s nepravidelným pracovným časom a pod.

Dokumenty súvisiace s účtovníctvom a pohybom personálu zahŕňajú: dokumenty, ktoré zamestnanec predkladá pri prijímaní do zamestnania, a dokumenty vytvorené pre konkrétne personálne funkcie.

Dokumenty potrebné na prijatie do zamestnania zahŕňajú:

• doklady totožnosti;
• dokumenty potvrdzujúce dĺžku služby, pracovné skúsenosti;
• doklady potvrdzujúce úroveň vzdelania a kvalifikácie;
• doklady súvisiace s dôchodkovým poistením štátu;
• vojenské registračné dokumenty;
• dokumenty (ak sú potrebné) požadované s prihliadnutím na špecifiká budúca práca(napr. zdravotný preukaz, vodičský preukaz a pod.) 3 .

Dokumenty vytvorené pre špecifické funkcie HR zahŕňajú:

• zmluvné dokumenty: pracovné zmluvy, dohody zmluvných strán, dodatočné dohody k pracovným zmluvám, učňovské zmluvy, zmluvy o plnej individuálnej zodpovednosti, zmluvy o plnej kolektívnej (tímovej) zodpovednosti;
• administratívne dokumenty: príkazy (pokyny) pre personál;
• referenčné dokumenty: vyjadrenia zamestnancov, správy a vysvetlivky, protokoly, akty atď.;
• prvotné účtovné doklady: osobné karty zamestnancov, pracovné výkazy, poznámky, výpočty pre udelenie dovolenky a prepúšťanie 4 .

Súčasne s dokumentmi sa vyhotovujú knihy, časopisy, karty, v ktorých sa zohľadňujú (evidujú) dokumenty vyhotovené v organizácii: účtovná kniha o pohybe pracovných kníh a príloh v nich, príjem a výdavok. kniha na účtovanie tlačív pracovných kníh a príloh v nich, knihy evidencie pracovných zmlúv, objednávok, osobných kariet zamestnancov, osobných spisov a pod.

Riadenie personálnych záznamov je teda súborom postupov prípravy, vyhotovenia, spracovania, vyhotovenia, formovania v prípadoch, uchovávania a používania personálnej dokumentácie.

V súčasnosti, po nadobudnutí účinnosti Zákonníka práce Ruskej federácie, nastali v správe osobných záznamov tieto hlavné zmeny:

• niektoré tradičné personálne dokumenty prestali byť povinné, dlhé roky povinné (napríklad žiadosť o zamestnanie);
• pribudli nové dokumenty povinné pre zamestnávateľa (napríklad dokumenty upravujúce postup pri práci s osobnými údajmi zamestnancov);
• zvýšil sa celkový počet dokumentov spracovaných na personálnom oddelení (napríklad dokumenty pri žiadosti o ročnú platenú dovolenku);
• rozšíril sa okruh dokumentov, ktoré je potrebné priniesť zamestnancovi proti podpisu;
• viaceré dokumenty prijaté zamestnávateľom vyžadujú zohľadnenie stanoviska zastupiteľského orgánu zamestnancov;
• personálna dokumentácia by mala byť voľne predložená štátnym inšpektorom práce pri kontrole dodržiavania pracovnoprávnych predpisov zamestnávateľmi 5 .

Príprava personálnej dokumentácie naďalej zaberá väčšinu pracovného času špecialistov personálnych služieb a často spôsobuje vážne problémy pri kontrolách a kontrolách. konfliktné situácie. Analýza stavu práce s personálnou dokumentáciou v mnohých moderných organizáciách ukazuje, že najčastejšie chyby v tejto oblasti sú:

• nedostatok (povinných) dokumentov ustanovených súčasnou legislatívou;
• porušenie postupu pri vypracovaní a implementácii dokumentov obsahujúcich pracovnoprávne normy;
• nesprávne vyhotovenie dokumentov, neznalosť pravidiel poskytovania právnej sily dokumentom;
• nesprávna dokumentácia riadiacich situácií, vyjadrená absenciou potrebných dokumentov alebo nedostatkom pochopenia toho, aký typ dokumentu by mal potvrdiť udalosti, ktoré sa dejú;
• organizácia ukladania a ničenia personálnej dokumentácie s hrubým porušením pravidiel prevádzky archívov organizácií.

Jednou z hlavných úloh každého zamestnávateľa v oblasti práce s personálom je včasné a správne vedenie personálnej evidencie.

1.2 Povinné personálne dokumenty generované na personálnom oddelení podniku

Účtovanie práce a miezd v organizácii sa vykonáva na základe primárnych dokumentov generovaných v personálnej službe. Zle organizovaná práca personálnej služby nevyhnutne ovplyvňuje prácu účtovného oddelenia aj celej organizácie. Dôsledkom toho je predčasné odmeňovanie zamestnancov, práceneschopnosť, predčasná príprava podkladov na predloženie štátnym sociálnym orgánom. V dôsledku toho dochádza k poklesu finančnej výkonnosti podniku ako celku.

Dodržiavanie noriem Zákonníka práce Ruskej federácie, správnosť vykonávania personálnej dokumentácie kontrolujú orgány Federálneho inšpektorátu práce (Rostrudinspektsiya), ako aj orgány Federálneho úradu práce. daňový úrad. Štátny inšpektor môže prísť do kancelárie akejkoľvek organizácie bez ohľadu na formu vlastníctva a požadovať dokumenty týkajúce sa personálnej evidencie a iných záväzných a interných predpisov a príkazov dostupných v organizácii (federálny zákon z 8. augusta 2001 č. 134- ФЗ „O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri výkone štátnej kontroly (dozoru)“) 6 .

Dokumentácia činnosti personálnej služby pokrýva všetky procesy súvisiace s návrhom a spracovaním personálnej dokumentácie pre zavedené pravidlá a rieši nasledovné úlohy personálneho manažmentu:

• organizácia práce zamestnancov;
• uzatvorenie pracovnej zmluvy a pracovného pomeru;
• prechod na inú prácu;
• poskytovanie dovoleniek zamestnancom;
• stimuly pre zamestnancov;
• uvalenie disciplinárnych sankcií na zamestnancov;
• certifikácia zamestnancov;
• udržiavanie zamestnancov;
• účtovanie o využití pracovného času;
• prilákanie zamestnancov do práce cez víkendy a sviatky;
• evidencia služobných ciest;
• skončenie pracovnej zmluvy a prepustenie z práce 7 .

Zoznam personálnych dokumentov, ktoré musia organizácie viesť bez ohľadu na formu vlastníctva, je uvedený v prílohe 1. Obsahuje aj regulačné dokumenty upravujúce povinnosť zamestnávateľa uchovávať niektoré personálne dokumenty a podmienky ich uchovávania (v súlade s Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácie s uvedením lehôt uloženia, schválený Federálnym archívom dňa 6. októbra 2000 v znení neskorších predpisov zo dňa 27. októbra 2003).

Organizácia práce zamestnancov sa vykonáva prijatím (schválením vedúcim organizácie alebo ním povereným úradníkom) miestnych predpisov. Každý zamestnávateľ musí mať vnútorný pracovný poriadok a ustanovenie o ochrane osobných údajov. V prípade potreby sa prijmú ďalšie miestne predpisy, ako napríklad predpisy o odmeňovaní, prídelových dávkach, prémiách a materiálnych stimuloch, certifikácii atď.

Kolektívna zmluva (dohoda) má poradný charakter, pretože sa uzatvára dohodou zmluvných strán (kapitola 7 Zákonníka práce Ruskej federácie). Vedenie osobných spisov zamestnancov je poradné pre súkromné ​​spoločnosti. Povinnosť zamestnávateľa viesť osobné spisy sa vzťahuje na zamestnancov štátnych organizácií v súlade s federálnym zákonom z 27. júla 2004 č. FZ-79 „O štátnej službe Ruskej federácie“. Pre pohodlie sa stále odporúča vytvárať osobné súbory alebo osobné priečinky a stanoviť postup ich vytvárania v miestnom regulačnom akte organizácie schválenej vedúcim.

Do osobného spisu (osobného priečinka) zamestnanca môžete vložiť kópie dokumentov, ktoré sa vyžadujú pri uchádzaní sa o zamestnanie (pas, vojenský preukaz, osvedčenie o pridelení DIČ, osvedčenie o dôchodkovom poistení, sobášny list, rodný list detí - poskytnúť zvýhodnenie na dani z príjmov, doklady o vzdelaní a pod.) a následne všetky hlavné doklady vytvorené v období výkonu pracovnej činnosti zamestnanca, ktoré charakterizujú jeho pracovnú činnosť (žiadosti o preradenie na inú prácu, výpoveď, charakteristika, doklady o pokročilom školenia, kópie príkazov na prijatie prevodu, prepustenie atď.).

Okrem toho musí mať zamestnávateľ tieto dokumenty o ochrane práce:

• pokyny o bezpečnosti práce;
• inštruktážny denník (oboznámenie sa s pokynmi);
• denník zamestnancov absolvujúcich povinnú lekársku prehliadku a iné 8 .

Tieto dokumenty môžu byť uložené na personálnom oddelení podniku, ak organizácia nemá samostatnú službu ochrany práce, alebo v kancelárii.

V súlade s ods. „a“ časť 1 čl. 356 Zákonníka práce Ruskej federácie vykonáva federálny inšpektorát práce štátny dozor a kontrolu nad dodržiavaním pracovnoprávnych predpisov a iných regulačných právnych aktov zamestnávateľmi.

Za dokumentačný fond vytvorený pri ich činnosti osobne zodpovedajú vedúci organizácií. Za porušenie právnych predpisov Ruskej federácie a iných regulačných právnych aktov, nesprávnu údržbu personálnej dokumentácie alebo jej nedostatok zákonodarca stanovuje uloženie správnej pokuty: úradníkom - od 1 000 do 5 000 rubľov, právnickým osobám - od 30 000 do 50 000 rubľov. alebo administratívne pozastavenie činnosti až na 90 dní, a to opakovane - znamená diskvalifikáciu činiteľa (články 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 a 14.23 zákona o správnych deliktoch).

2 WORKSHOPOVÁ PRAX V HR PRÁCI NA PRÍKLADE CJSC "POLYGRAF"

2.1 Všeobecná charakteristika kancelárskej práce v personálnej práci CJSC "Polygraph"

Pracovné vzťahy medzi zamestnancom a CJSC "Polygraph" vznikajú na základe uzatvorenej pracovnej zmluvy (článok 16 Zákonníka práce Ruskej federácie). V budúcnosti musia byť vzniknuté pracovné vzťahy, ako aj ich zmena a ukončenie riadne formalizované (články 68, 73, 80 a ďalšie Zákonníka práce Ruskej federácie).

Evidenciou pracovnoprávnych vzťahov sa rozumie ich dokumentácia, t.j. tvorba príslušných dokumentov.

V dôsledku dokumentácie vznikajú organizačné, administratívne, účtovné, informačné a referenčné a iné dokumenty rôznych druhov a odrôd. Súčasne s dokladmi sa vydávajú knihy, časopisy, karty, v ktorých sa zohľadňujú (evidujú) doklady vyhotovené v organizácii.

Povinná registrácia dokumentov vyplýva priamo z požiadavky bodu 4.1.2 Modelový návod kancelárska práca v federálne orgány výkonnej zložky, schválené Príkaz Ministerstva kultúry Ruska z 8. novembra 2005 č. 536: "... registrácii podliehajú všetky dokumenty vyžadujúce registráciu, vyhotovenie a použitie na referenčné účely."

Je potrebné zdôrazniť, že samotný postup registrácie dokumentov sa neobmedzuje len na uvedenie dátumov a čísel registrácie do nich. Registrácia dokumentov je záznam poverení o dokumente v predpísanej forme, ktorý určuje skutočnosť jeho vytvorenia, odoslania alebo prijatia (odsek 4.1.1 Štandardného pokynu o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch).

Práca s personálnou dokumentáciou sa neobmedzuje len na prípravu, evidenciu a vyhotovenie dokumentov. Najdôležitejšou zložkou tejto práce je tvorba vyhotovených dokumentov v prípadoch na organizáciu ich uloženia a použitia na referenčné účely.

Riadenie personálnych záznamov je teda súborom postupov na prípravu, vyhotovenie, spracovanie, uchovávanie a vyhľadávanie dokumentov o personálnom riadení. Pre včasnú a správnu implementáciu týchto postupov sa javí ako najúčelnejšie v maximálnej možnej miere upraviť skladbu personálnych dokumentov, ako aj technológiu práce s nimi vytvorením súboru miestnych predpisov o kancelárskej práci: List tlačív dokumentov, Album tlačív dokumentov, Harmonogram pracovného postupu personálnej služby, Pokyny pre prácu personálnej kancelárie .

Jednou z hlavných úloh týchto aktov je odrážať charakteristiky výrobných činností organizácie a pre začiatočníkov v personálnom oddelení by sa miestne predpisy o kancelárskej práci mali stať návodom, ktorý odpovie na ich otázky o dokumentovaní pracovnoprávnych vzťahov.

Základom regulačného rámca pre správu personálnych záznamov je Tabuľka formulárov dokumentov. Účelom vypracovania dochádzkového listu je určiť potrebný a dostatočný súbor typov dokumentov pre právnu evidenciu situácií, ktoré vznikajú pri práci s personálom. Používanie Pracovného výkazu umožňuje znížiť pracovný čas a mzdové náklady zamestnancov organizácie pri riešení problémov dokumentovania riadiacich činností.

Formu pracovného výkazu (Príloha 2) si určuje organizácia sama, vypracuje ho personálne oddelenie a schvaľuje príkazom vedúceho.

Prípravu tabuľky formulárov dokumentov by malo sprevádzať vypracovanie albumu formulárov a vzorov personálnych dokumentov zahrnutých v tabuľke. Prítomnosť Report Card a Album vám umožňuje rýchlo a správne zdokumentovať prácu s personálom v Polygraph CJSC.

Výkaz a album by mali v prvom rade obsahovať dokumenty ustanovené Zákonníkom práce Ruskej federácie, t. j., ktoré sú povinné pri registrácii pracovnoprávnych vzťahov.

2.2 Objednávky na personál a ich registrácia v CJSC "Polygraph"

Základom vedenia personálnej evidencie sú príkazy (pokyny) pre personál vydávané po uzatvorení pracovných zmlúv s ich zmenami a zánikmi. Obsah personálneho príkazu musí zodpovedať podmienkam uzatvorenej pracovnej zmluvy. Z personálnych príkazov vedúceho organizácie sa informácie prenášajú do účtovných dokladov a pracovných kníh zamestnancov.

Podľa bodu 3.5.5 Základných pravidiel prevádzky archívov organizácií schválených rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 6.2.2002 (ďalej len Základné pravidlá) sú zákazky na ťažisko činnosti a zamestnancov vedené oddelene a tvoria sa do rôznych súborov. Tento postup platí aj pre malé organizácie, kde sa vytvára malý objem administratívnej dokumentácie a za vedenie personálnej evidencie je zodpovedný jeden zo zamestnancov (sekretár, účtovník, ekonóm a pod.).

Samostatné typy dokumenty o zamestnancoch CJSC "Polygraph" majú jednotné formy, schválené. Vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 05.01.04 č. 1 (tabuľka 2.1).

Uvedené formy personálnych príkazov sa týkajú primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej platby, preto by sa pri ich vypĺňaní malo riadiť schváleným postupom používania jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie. Vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 24. marca 1999 č. 20.

Tabuľka 2.1

Typy personálnych dokumentov, ktoré majú jednotné formy

V súlade s uvedeným Postupom je možné v prípade potreby do jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie uviesť ďalšie podrobnosti. V tomto prípade by sa nemali meniť všetky údaje dostupné vo formulároch (vrátane kódu, čísla formulára, názvu dokumentu). Odstránenie jednotlivých detailov z jednotných formulárov nie je povolené. Formáty tlačív uvedené v albumoch jednotných tlačív primárnej účtovnej dokumentácie sú odporúčané a môžu sa meniť.

Pri výrobe polotovarov na základe zjednotených formulárov je povolené vykonávať zmeny v zmysle rozšírenia alebo zúženia stĺpcov a riadkov, aby sa uľahčilo umiestnenie a spracovanie informácií.

Zmeny jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie sa vykonávajú vydaním príkazu (pokynu) vedúceho Polygraph CJSC (pozri prílohu č. 3).

Ak neexistuje jednotná forma príkazu pre personál schválený Štátnym štatistickým výborom Ruska (napríklad pri vydávaní príkazov na zmenu biografických údajov zamestnancov, na uplatnenie disciplinárnych sankcií a v iných prípadoch), formuláre sa používajú na ktoré objednávky sa vypracúvajú pre hlavné činnosti (príloha 4).

Zdá sa vhodné zahrnúť do albumu formuláre dokumentov maximálne množstvo vzorov zákaziek pre personalistov, ako aj systematicky dopĺňať o nové príklady po zdokumentovaní situácií, ktoré vznikajú v praxi práce s personálom.

Pre personálne objednávky je veľmi dôležité správne indexovanie a registrácia. Je neprijateľné používať jeden registračný formulár pre všetky personálne príkazy a ďalšie vytváranie týchto dokumentov v jednom prípade. Postup pri práci s objednávkami pre personál v „aktuálnej“ kancelárskej práci určujú požiadavky na následnú tvorbu prípadov: objednávky pre personál sú zoskupené do prípadov v súlade s termíny ich uchovávanie (bod 3.5.5 Základných pravidiel).

Objednávky s rôznou dobou skladovania musia byť evidované v rôznych účtovných formulároch a majú rôzne registračné indexy (čísla). Pravidlá indexovania personálnych objednávok vyvíja samotný Polygraph CJSC. V praxi personálnych služieb sa najčastejšie používa alfanumerické indexovanie.

S veľkým objemom dokumentov, objednávok na personál týkajúcich sa rôzne problémy práce s personálom, je vhodné ich zoskupiť oddelene (bod 3.5.5 základných pravidiel), pričom sa použije rôzne indexovanie, napr.: k poradovým číslam zákaziek na pohyb personálu (nábor, preradenie na inú prácu, prepustenie), na príkazy na dočasné preloženie zamestnancov - "km", na poskytnutie dovolenky - "o", na povzbudenie - "p", o disciplinárne opatrenia- "v" atď.

Systém indexovania objednávok prijatý spoločnosťou Polygraph CJSC sa odráža v registračných knihách (časopisoch), ktorých formuláre stanovuje samotná organizácia. Pri vytváraní účtovných formulárov môžete použiť poradenské formuláre uvedené v prílohe 2 k Medzisektorovým agregovaným časovým štandardom pre nábor a účtovníctvo personálu (1991).

V prípade vedenia účtovného formulára, ktorý obsahuje informácie o vypracovaných personálnych príkazoch na rôzne záležitosti, môžeme odporučiť nasledujúcu knihu (časopis) na evidenciu objednávok (tabuľka 2.2).

Tabuľka 2.2

Forma knihy (časopisu) evidencie objednávok

Účtovné formuláre vyvinuté CJSC "Polygraph" s rôzne možnosti ich vyplnenie je potrebné odovzdať v príslušných častiach Albumu tlačív dokumentov.

Personálne príkazy sa vydávajú, ak existujú vhodné písomné dôvody, ktoré okrem pracovných zmlúv a dodatkov k nim obsahujú aj informačné a referenčné dokumenty: vyhlásenia zamestnancov, poznámky (správy a vysvetlivky), podania, protokoly, akty atď.

Doklady – podklady pre objednávky musia byť riadne vyhotovené a evidované. Niektoré dokumenty (vyhlásenia, memorandá, vysvetlivky, podania, oznámenia) sú vyhotovené v ľubovoľnej forme, iné (protokoly, akty) majú formu jednotnú alebo odporúčaciu.

2.3 Uznesenie lídra

Žiadosti zamestnancov a poznámky sú internou korešpondenciou a vyžadujú posúdenie a rozhodnutie vedúceho Polygraph CJSC. rozhodnutie sa odzrkadľuje v uznesení, ktorého obsah je vo väčšine prípadov zredukovaný na veľmi stručné pokyny: „Objednať“, „Vykonať“, „Na personálne oddelenie“, ktoré nezodpovedajú významu tohto atribútu.

Ďalšou závažnou chybou pri zadávaní uznesení o dokumentoch je sémantický nesúlad rozhodnutia vedúceho s obsahom posudzovaného dokumentu. Najčastejšie sa takéto chyby nachádzajú v uzneseniach o vyjadreniach zamestnancov.

Zamestnanec žiada v žiadosti rozdeliť si celoročnú dovolenku na časti a poskytnúť mu časť dovolenky v trvaní 5 dní (od pondelka do piatku). Vedúci organizácie, ktorý nesúhlasí so žiadosťou zamestnanca, v uznesení uvádza: „Poskytnite 7 dní dovolenky“ (od pondelka do nedele).

Toto uznesenie nezodpovedá obsahu výroku, čiže nejde o posúdenie nastolenej otázky vo veci samej. V tomto prípade musí uznesenie obsahovať odmietnutie poskytnutia časti dovolenky.

Pracovník pre vlastnej iniciatívy chce ukončiť pracovný pomer a zamestnávateľa na to písomne ​​upozorní, nie však dva týždne vopred, ale kratšiu dobu. Vedúci, ktorý nechce vyhovieť žiadosti zamestnanca, vydá uznesenie: „Výpoveď s odpracovaním do dvoch týždňov“ alebo v uznesení uvedie dátum výpovede po dvojtýždňovej výstrahe, t.j. nezhoduje sa s dátumom uvedeným v žiadosti zamestnanca.

Opäť, namiesto odmietnutia žiadosti zamestnanca, dostane „ponuku“, ktorá nespĺňa jeho túžbu.

Aby sa predišlo takýmto chybám v Albume foriem dokumentov, mali by sa pri rozhodovaní o najtypickejších, často opakujúcich sa situáciách poskytnúť možnosti možných riešení.

Charakteristickým znakom protokolov a úkonov je vytváranie týchto dokumentov buď v procese kolegiálnej diskusie a rozhodovania (zápisnice), alebo keď viaceré osoby zisťujú (potvrdzujú) skutočnosti a udalosti, ktoré sa odohrali za ich prítomnosti (úkony). Protokoly navyše obsahujú informácie o prítomných členoch kolegiálneho orgánu (t. j. uznášaniaschopnosť) a pri vyhotovovaní väčšiny úkonov je potrebná prítomnosť nezainteresovaných svedkov.

Nasledujúce je možné použiť na účtovanie interných dokumentov vytvorených CJSC Polygraph približná forma registračných denníkov, ktoré sú vedené oddelene podľa typov a odrôd dokumentov (tabuľka 2.3).

Tabuľka 2.3

Registračný formulár

2.4 Zapisovanie do pracovných zošitov. Vyplnenie osobnej karty

Ďalšími dôležitými informáciami v Albume formulárov dokumentov by mali byť príklady zápisov do pracovných zošitov zamestnancov. Ako viete, aktuálne Pokyny na vyplnenie pracovných zošitov boli schválené. Vyhláška Ministerstva práce Ruska zo dňa 10.10.03 č. 69 obsahuje niekoľko vzorov záznamov (napríklad o založení druhého povolania, o premenovaní organizácie, o prepustení atď.), ale to zjavne nestačí. , najmä pre začínajúcich personalistov.

Vzorové záznamy v zošitoch je možné umiestniť do albumu po príkladoch evidencie objednávok pre personál alebo vo forme súhrnnej tabuľky (Príloha 5).

Ťažkosti pri práci s pracovnými knihami sú spravidla spôsobené medzerami alebo protichodnými požiadavkami obsiahnutými v súčasných regulačných právnych aktoch na ich údržbu.

Napríklad v súlade so schváleným nariadením vlády Ruskej federácie z 24. júla 2002 č.555 Pravidlá pre výpočet a potvrdenie dĺžky služby na zriadenie pracovné dôchodky hlavným dokladom potvrdzujúcim doby práce na základe pracovnej zmluvy je pracovná kniha - originál, nie overená kópia. V oddiele IV Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov je však schválená výroba tlačív pracovných zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom. Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 sa týka vydania pracovnej knihy zamestnancovi až po prepustení (ukončení pracovnej zmluvy). Vzniká tak problém s vydaním originálu pracovného zošita zamestnancovi, ktorý neodstúpi.

V tejto situácii a v iných podobných prípadoch, keď zamestnanec musí predložiť originál zošita tomu či onomu orgánu, je vhodné ukázať v Albume tlačív dokumentov postup zdokumentovania postupu pri vydávaní zošita.

Dokladom, na základe ktorého bude pracovný zošit vydaný, by podľa nášho názoru malo byť vyjadrenie zamestnanca adresované Polygraph CJSC, a nie v praxi hojne využívaná „potvrdenka“. Po zaevidovaní žiadosti, jej posúdení vedúcim organizácie a uložení uznesenia musí zamestnanec písanie(na tej istej žiadosti) potvrdiť prijatie zošita na dočasné použitie s povinnosťou vrátiť ho včas bez poškodenia, opráv, fľakov atď.

Personálna služba musí zabezpečiť kontrolu vrátenia zošita vydaného na dočasné použitie a skontrolovať ho pri vrátení zošita zamestnancom. Ak zamestnanec nemá opodstatnený dôvod na prevzatie originálu zošita, možno mu vydať len overenú kópiu.

Podrobné pokyny k postupu pri vypĺňaní by mali byť priložené v Albume tlačív dokladov takými účtovnými tlačivami, ako je pracovný výkaz (tlačivá T-12 a T-13) a osobná karta zamestnanca (T-2).

Vedenie pracovného výkazu je povinné, pretože Polygraph CJSC je povinný viesť záznamy o skutočne odpracovanom čase každého zamestnanca (článok 91 Zákonníka práce Ruskej federácie). Pri vypĺňaní časového rozvrhu sa používajú tieto metódy:

- nepretržitá denná evidencia odpracovaných hodín alebo uvedenie dôvodov neprítomnosti zamestnanca (dovolenka, zdravotné postihnutie atď.);

- registrácia len neprítomnosti, neprítomnosti, meškania atď.

Odpracované hodiny môžu zahŕňať: denné hodiny, nočnú prácu, nadčasy, služobné cesty a prácu cez víkendy a sviatky. Rôzne druhy pracovného času sa berú do úvahy a platia oddelene.

Známky neprítomnosti v práci z dobrých dôvodov musia byť potvrdené potvrdzujúcimi dokumentmi. Hodiny odpracované v skrátenom režime sa evidujú v pracovnom výkaze v súlade s podmienkami uvedenými v pracovnej zmluve.

Časový výkaz vyhotovuje v jednom vyhotovení časomerač alebo ním poverená osoba a podpisuje ho vedúci konštrukčná jednotka a zamestnanca personálnej služby a preradený do účtovného oddelenia. Vo veľkých organizáciách vedú časový výkaz štrukturálne divízie.

Osobná karta zamestnanca sa vypĺňa všetkým zamestnancom, s ktorými je uzatvorená pracovná zmluva, vrátane brigádnikov. Osobné karty vypĺňa v jednom vyhotovení zamestnanec personálnej služby na základe osobných dokladov občana, ktorý sa uchádza o zamestnanie. Karty sa vypĺňajú ručne alebo pomocou elektronickej verzie s následným vytlačením. Pri ručnom vypĺňaní karty nie sú bloty a vymazania povolené.

Ak sa vyskytnú chyby alebo sú potrebné zmeny (napríklad pri zmene priezviska, zmene adresy bydliska alebo údajov v pase), nesprávny alebo neaktuálny záznam sa na karte prečiarkne a správny záznam sa umiestni nad alebo vedľa neho. Vykonané opravy musia byť potvrdené podpisom personalistu.

Dôležitú úlohu pri vypĺňaní osobných kariet zamestnancov zohrávajú celoruské klasifikátory technických a ekonomických informácií (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), ktorých použitie vám umožňuje správne vyplniť zodpovedajúce riadky karty. (Tabuľka 2.4).

Ak je potrebné do osobnej karty zamestnanca zakódovať informácie, ktoré nie sú zahrnuté v celoruských klasifikátoroch, sú vyvinuté lokálne klasifikátory organizácie. Karty vyplnené pri uchádzaní sa o zamestnanie sú evidované v knihe osobných kariet, ktorej forma je vypracovaná podľa uváženia CJSC Polygraph.

Tabuľka 2.4

Chyby pri vydávaní osobných kariet Polygraph CJSC

Logický záver vývoja regulačnej podpory v oblasti riadenia personálnych záznamov je príprava a schválenie Harmonogramu toku dokumentov personálnej služby CJSC "Polygraph". Harmonogram v tabuľkovej forme odráža postupy dokumentovania pracovnoprávnych vzťahov pre nasledujúce položky:

- vypracovanie dokumentov (základ pre vypracovanie, frekvencia, osoba zodpovedná za prípravu, počet kópií atď.);

– evidencia dokumentov (koordinácia, podpisovanie, schvaľovanie);

– spracovanie dokumentov (registrácia, odovzdanie na vyhotovenie, oboznámenie zamestnancov);

- operatívne a archívne uloženie vyhotovených dokumentov (miesto a podmienky uloženia, frekvencia odovzdávania do archívu).

Postup pri uplatňovaní uvažovaných miestnych predpisov pre prácu s personálnou dokumentáciou, ako aj zodpovednosť za jej porušenie by mali byť zakotvené v Pokynoch pre vedenie záznamov o ľudských zdrojoch, schválených príkazom vedúceho Polygraph CJSC.

3 OPTIMALIZÁCIA RIADENIA KANCELÁRIE NA HR ODDELENÍ

Automatizovaný systém v podniku dnes nie je pocta móde, ale naliehavá potreba. Jeden z obchodné spoločnosti podarilo realizovať projekt automatizácie, a to doslova od nuly. V čase realizácie mala organizácia viac ako päťsto ľudí. Zároveň sa v personálnej službe nenachádzal ani jeden softvérový produkt.

Bolo ťažké nadviazať komunikáciu medzi oddeleniami spoločnosti. Túžba po odstránení tohto problému, ako aj vyriešenie naliehavej úlohy vytvorenia spoločnej databázy zamestnancov, sa stali hlavnými dôvodmi automatizácie obchodných procesov. Projekt iniciovali dve divízie: finančné oddelenie a personálna služba. Boli to oni, kto sformuloval hlavné parametre automatizácie a odpovedal na tri základné otázky:

1. Čo by ste chceli získať ako výsledok projektu?
2. Aký druh finančné výdavky bude spoločnosť znášať v súvislosti s tým?
3. Ako dlho bude trvať príprava a implementácia automatizácie?

Na prácu na projekte bola vytvorená iniciatívna skupina, ktorá zahŕňala odborníkov z troch oddelení:

• služieb informačných technológií– medzi jeho úlohy patrila analýza programov prezentovaných na trhu, hodnotenie možnosti ich interakcie s IT produktmi, ktoré spoločnosť plánovala v budúcnosti implementovať, ako aj riešenie otázok súvisiacich s ďalšou údržbou programu;
• finančné oddelenie - definovanie rozsahu automatizačných úloh súvisiacich so mzdovou agendou;
• HR oddelenia – formulovanie cieľov projektu z hľadiska riadenia zamestnancov.

V prvom rade iniciatívna skupina analyzovala trh informačných služieb. Ukázalo sa, že z pohľadu úloh, ktorým spoločnosť čelí, je potrebné zlepšiť takmer všetky softvérové ​​produkty. Výber toho najpohodlnejšieho z nich si vyžiadal poriadne siahodlhú diskusiu, ktorá prebiehala hneď pri viacerých okrúhle stoly". Na týchto akciách sa zisťovali klady a zápory rôznych riešení. V dôsledku toho bola voľba urobená v prospech programu „1C: Plat a personál 7.7“. V tom čase ešte neobsahoval blok „1C: Ľudské zdroje a mzdy“, takže bolo potrebné vykonať určité vylepšenia, ktoré vykonali externí špecialisti.

Projekt bol vypracovaný a schválený podrobný plán s uvedením termínov a zodpovedných za implementáciu každej položky. Celý projekt (vývoj, testovanie, implementácia a školenie personálu) mal 4 mesiace (tabuľka 3.1). V prvom rade sa zamestnanci jednotlivých oddelení personálnej služby rozhodli, aké údaje potrebujú v elektronickej podobe. Pre HR inšpektora - personálne dokumenty, pre HR manažéra - databáza kandidátov (predtým sa zbierala na papieri), pre špecialistu na školenia - zoznamy tých, ktorí boli na školeniach (všetci zamestnanci spoločnosti sú školení). Pre personálnu službu bolo teda potrebné nakonfigurovať niekoľko blokov:

1. „Výber personálu“. Na uloženie maxima bol vytvorený špeciálny adresár úplné informácie o všetkých kandidátoch pozvaných na pohovory, ako aj o potenciálnych zamestnancoch spoločnosti, ktorí by ju mohli zaujímať, ak by sa uvoľnili nejaké voľné miesta.

2. „Tréning“. Pre zaznamenávanie informácií o absolvovaní školení bola vylepšená už existujúca referenčná kniha „Zamestnanci“. Zahŕňal zoznam všetkých, ktorí pracujú (a pracovali) pre spoločnosť. Ukázalo sa, že je to výhodné, pretože obsahuje informácie o každom zamestnancovi - dátum narodenia, adresu, údaje z pasu, pracovnú pozíciu a oddelenie, rozvrh, plat atď. Preto bol tento adresár vybraný na revíziu. Bolo možné zadať informácie o dátume a názve školenia, jeho výsledkoch, ako aj o tom, aký druh školenia je potrebný pre ďalší rozvoj zamestnanca, nového aj už pracujúceho.

3. „Personálna kancelárska práca“. Tento blok sa finalizoval aj za účelom rozšírenia jeho možností, najmä zadávania dovolenkového plánu, kontroly jeho dodržiavania a uzatvárania pracovných zmlúv.

4. "Vykazovanie a štatistiky". Práve zostavovanie správ a zber štatistických údajov nám umožňuje analyzovať vykonanú prácu a vytvárať plány do budúcnosti. Na tieto účely boli vytvorené nasledujúce elektronické prehľady:

• "Procentik" - zhromažďuje informácie v percentách: miera fluktuácie zamestnancov, pomer počtu kandidátov, ktorí prešli pohovorom, a počtu prijatých zamestnancov;
• "Zaujímavá štatistika" - každý mesiac personálne oddelenie oboznamuje všetkých zamestnancov spoločnosti s údajmi tejto správy. Obsahuje informácie o počte mužov a žien v organizácii, štatistiky o vzdelaní, rodinnom stave a priemernej dĺžke pôsobenia v spoločnosti.

Tabuľka 3.1

Plán realizácie projektu

č. p / p	Fáza projektu	Doba vykonávania	Zodpovedný
	Zistenie potrieb na dokončenie programu pre finančnú službu	01.09–10.09	finančný riaditeľ
	Zistenie potrieb dopracovania programu pre personálnu službu	01.09–10.09
	Nastavenie programových blokov pre finančnú službu	11.09–10.10	Developerská spoločnosť
	Nastavenie programových blokov pre personálnu službu	11.10–10.11
	Poskytnutie skúšobnej verzie spoločnosti, testovanie	11.11–16.11
	Dopĺňanie komentárov	17.11–30.11
	Inštalácia firemného programu, nastavenie prístupových práv pre zamestnancov	01.12	Vývojár spoločnosti, finančný riaditeľ, vedúci personálneho servisu
	Školenie personálu na používanie programu	02.12–07.12	Developerská spoločnosť
	Zadanie všetkých potrebných informácií do programu	08.12–31.12	Vedúci oddelenia ľudských zdrojov

Po nainštalovaní programu a otestovaní nastavení prišla na rad najťažšia etapa – implementácia. Na začiatok boli všetci zamestnanci vyškolení na používanie nového programu. Uskutočnilo sa v školiacom stredisku developerskej spoločnosti v dvoch etapách: najprv - pre personálnu službu, potom - pre finančné oddelenie (v tom čase už personalisti zadávali informácie do programu). Vyučovanie prebiehalo cez týždeň každé ráno od 9. do 11. hodiny. Proces osvojovania si programu medzi zamestnancami prebiehal rôznym tempom, no všetci boli presvedčení, že automatizácia im umožňuje pracovať efektívnejšie.

Po zaškolení boli všetky informácie zadané do systému (obr. 3.1).

Ryža. 3.1 Zadávanie informácií o personáli

Po zavedení automatizácie boli výsledky zhrnuté. Analýza získaných výsledkov ukázala nasledovné:

1. Výrazne znížené mzdové náklady na najjednoduchšie personálne postupy (tabuľka 3.2).

2. Zjednodušila sa interakcia medzi personálnou službou a finančným oddelením.

3. Je pohodlnejšie ukladať a používať informácie o zamestnancoch.

Tabuľka 3.2

Zmeny v procese prijímania zamestnancov

Svetelný bod	Čo bolo predtým		Po automatizácii
Zadávanie údajov o zamestnancoch do programu	Nemal		Trvanie procedúry - 10 minút
Vypracovanie pracovnej zmluvy	Registrácia v Exceli v rámci	15 minút
Vyhotovenie akceptačnej objednávky			10 minút	Registrácia do programu - 5 minút
Vyplnenie osobnej karty T-2			20 minút	Stlačenie klávesu v programe - 1 minúta

Personálna služba by si mala byť vedomá nasledujúcich ťažkostí pri automatizácii personálnych procesov:

• dobrý a kvalitný projekt si vyžaduje veľké Peniaze(najmä ak je potrebné výrazne zmeniť alebo doplniť konfiguráciu programu);
• Personalisti zapojení do projektu automatizácie budú musieť komunikovať s vývojármi softvéru. Medzitým nie všetci personalisti môžu hovoriť „rovnakým jazykom“ s programátormi (ako aj naopak), preto sa to budú musieť naučiť;
• proces zadávania všetkých potrebných informácií si bude vyžadovať maximálnu koncentráciu pozornosti personálu personálnej služby.

ZÁVER

V súčasnosti sa objem práce personálnej služby podnikov vo všeobecnosti a najmä ZAO Polygraph výrazne zvýšil. Je to spôsobené potrebou písomného uzatvorenia pracovnej zmluvy, prípravou objednávok vo všetkých fázach pracovného pomeru, od prijatia do zamestnania až po prepustenie.

V praxi nie je zaužívaný názor, ako najlepšie zariadiť súbeh povolaní (pozícií), zmeny v pracovnej zmluve formou trvalého a dočasného preradenia na inú prácu. Taktiež je potrebné rozlišovať medzi ustanoveniami, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou pracovnej zmluvy, a dohodami, ktoré majú samostatný význam.

Dnes je právna oblasť, v ktorej personálna služba pôsobí, veľmi rozsiahla. Zahŕňa nielen Zákonník práce Ruskej federácie, ale aj ďalšie federálne zákony, najmä federálny zákon z 29. decembra 2006 N 255-FZ „O poskytovaní dávok pri dočasnej invalidite, tehotenstve a pôrode občanov podliehajúcich povinnej sociálne poistenie", federálny zákon zo dňa 04.20.2007 N 54-FZ "o zmene a doplnení federálneho zákona "o minimálnej mzde" a ďalších legislatívnych aktov Ruskej federácie", v súlade s ktorým minimálna veľkosť mzdy od 1. septembra 2007 boli stanovené na 2300 rubľov. za mesiac.

Dôležitú úlohu v úprave pracovnoprávnych vzťahov zohrávajú vyhlášky vlády Ruskej federácie, najmä vyhláška z 24. decembra 2007 N 922 „O osobitostiach postupu pri výpočte priemernej mzdy“ a iné regulačné právne úkony obsahujúce pracovné právo.

znalosť rozsiahleho regulačného materiálu, súdna prax a schopnosť ich aplikovať nevyhnutná podmienkaúspešná práca všetkých personálnych služieb.

ZOZNAM POUŽITEJ LITERATÚRY

1. Zákonník práce Ruskej federácie.
2. Vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 05.01.2004 č. 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej platby“.
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Kancelárske práce: požiadavky na tok dokumentov spoločnosti (na základe Gostov Ruskej federácie) .- M .: Bizn.-school. Intel Synthesis, 2004.
5. Andreeva V.I. O ťažké otázky dokumentovanie pracovnoprávnych vzťahov//Príručka personalistu, 2006, č.10.
6. Barikhin A.B. Kancelárske práce: učebnica. M., 2006
7. Belushchenko S. Automatická objednávka v rámoch//Príručka personálneho manažmentu, 2007, č.4.
8. Boriskin V.V. Oficiálny biznis. M., 2007
9. Byková T.A. Kancelárska práca. M., 2008
10. Vyalová V.M. Vedenie personálnej evidencie v organizáciách so samostatným členením//Príručka personalistu, 2008, č.8.
11. Galakhov V.V. Kancelárske práce na personálnom oddelení. M., 2006
12. Doronina L.A. Základy kancelárskej práce. M., 2007
13. Časopis "Dokumentácia", 2007, N 4
14. Iritiková V.S. Papierovačky//Obchodný tajomník. - 2007. - č. 1 - str. 20-27
15. Kirsanová M.V. Obchodný kurz. M., 2006
16. Koryakina Yu.S. Kancelárska práca. M., 2007
17. Kudryaev V.A. "Organizácia práce s dokumentmi" V.A. Kudryaev a ďalší.M.: INFRA-M, 2006
18. Kuznecov D.L. Personálny manažment. M., 2007
19. Kuznetsova T. Práca v kancelárii. M., 2008
20. Kurnoskina L.V. Moderná kancelárska práca. M., 2007
21. Lenkevič L.A. Práca v kancelárii: študijná príručka. M., 2007
22. Makarova N.A. Kancelárske práce v podniku. M., 2008
23. Zlé počasie A.V. Organizácia podnikania. M., 2007
24. Novíková E.A. Kancelárske práce na personálnom oddelení. M., 2006
25. Pustozerová V.M., Solovjov A.A. Prijímanie a prepúšťanie zamestnancov. – M.: Prior, 2006.
26. Pshenko A.V. Základy kancelárskej práce. M., 2006
27. Smirnova E.P. Kancelárske práce: učebnica. M., 2006
28. Sokolov A.V. Správa dokumentácie. M., 2006.
29. Stenyukov M.V. Správa dokumentov a kancelárska práca. M., 2007
30. Stenyukov M.V. Dokumentácia. Papierovanie: Praktické. Príspevok na dokumentárnu podporu podniku. M.: Prior, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Klasifikácia dokumentov: riešenia a problémy. // Kniha: výskum a materiály. So. 70. M., 2005. S. 24-40.

DODATOK 1

Zoznam personálnych dokumentov potrebných pre organizáciu

č. p / p	dokument	Akým dokumentom sa riadi	Poznámka	Čas použiteľnosti
	Interné pracovné predpisy (PVTR)	Článok 189 Zákonníka práce Ruskej federácie	Pri prijímaní do zamestnania (pred podpisom pracovnej zmluvy) je zamestnávateľ povinný oboznámiť zamestnanca s PWTR proti podpisu. Platí do výmeny za nové.	Neustále
	Nariadenie o ochrane osobných údajov zamestnancov	Článok 86 Zákonníka práce Ruskej federácie	Pri prijímaní do zamestnania (pred podpisom pracovnej zmluvy) je zamestnávateľ povinný oboznámiť zamestnanca s Nariadením o ochrane osobných údajov zamestnancov proti podpisu. Platí do výmeny za nové.	Neustále
	Pracovný stôl (pred T-3) (obsadzovanie)		Zostavuje sa vždy, keď sa v ňom vykonajú určité zmeny.	Neustále
	Kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh k nim		Uložené na personálnom oddelení a neustále udržiavané.
	Kniha príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív pracovných kníh a príloh k nim	Pokyny na postup pri vypĺňaní zošitov a príloh k nim (schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruska z 10. októbra 2003 č. 69)	Je uložený v účtovníctve spolu s formulármi pracovných kníh a príloh k nim; tlačivá sa zasielajú na personálne oddelenie na požiadanie personálneho pracovníka.	50 rokov (ale pri likvidácii spoločnosti sa odovzdáva do mestského archívu spolu s ďalšími dokumentmi, ktorých doba použiteľnosti je 75 rokov)
	Predpisy o odmeňovaní, prémiách a materiálnych stimuloch	§ 6 Zákonníka práce Ruskej federácie, kapitola 21 Zákonníka práce Ruskej federácie	V prítomnosti komplexné systémy mzdové a pracovné a prémiové systémy. Platí do výmeny za nové.	Neustále
	Predpisy o školiacom systéme	Články 196, 197 Zákonníka práce Ruskej federácie	Ak je v organizácii vzdelávací systém.	Neustále
	Predpisy o certifikácii zamestnancov	Článok 81 Zákonníka práce Ruskej federácie	Pri vykonávaní certifikácie podľa uváženia zamestnávateľa.	Neustále
	Rozpis dovoleniek		Schvaľuje zamestnávateľ najneskôr dva týždne pred začiatkom kalendárneho roka.	1 rok
	Pracovná zmluva	Články 16, 56, 57, 67 Zákonníka práce Ruskej federácie	S každým zamestnancom sa uzatvára písomne.	75 rokov
	Popis práce pre každú pozíciu v súlade s tabuľkou obsadenia, pracovné pokyny podľa profesie		Akceptované podľa uváženia zamestnávateľa.	Neustále
	Pracovné príkazy	Článok 68 Zákonníka práce Ruskej federácie	Vydané na základe pracovnej zmluvy. Oznamujú sa zamestnancovi proti podpisu do troch dní odo dňa skutočného nástupu do práce.	75 rokov
	Príkazy na preloženie na inú prácu	Článok 72.1 Zákonníka práce Ruskej federácie	Vydáva sa na základe dohody o preradení na inú prácu ( dodatočná dohoda na pracovnú zmluvu).	75 rokov
	Príkazy na prepustenie	Článok 84.1 Zákonníka práce Ruskej federácie		75 rokov
	Objednávky pre hlavnú činnosť		Zverejnené podľa potreby. Objednávky na kmeňové činnosti vypracované personálnou službou sú evidované a uložené v kancelárii. Personálne oddelenie vedie prípad „Kópie zákaziek na kľúčové činnosti“.	1 rok (kópie objednávok uchováva personálne oddelenie)
	Nechajte príkazy		Vydáva sa na základe rozvrhu dovoleniek alebo žiadosti zamestnanca	5 rokov
	Žiadosti zamestnancov o neplatené voľno	Článok 128 Zákonníka práce Ruskej federácie	Neplatené voľno sa poskytuje na žiadosť (na žiadosť) zamestnanca v súlade s 1. časťou čl. 128 Zákonníka práce Ruskej federácie alebo na žiadosť zákona na základe žiadosti zamestnanca (časť 2 článku 128 Zákonníka práce Ruskej federácie).	5 rokov
	Osobná karta zamestnanca (formulár T-2)		Vykonávané pre každého zamestnanca.	75 rokov
	História zamestnaní	Článok 66 Zákonníka práce Ruskej federácie, Vyhláška vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“, Pokyny na postup pri vypĺňaní pracovných zošitov a príloh k nim (schválené Vyhláška Ministerstva práce Ruska z 10. októbra 2003 č. 69)	Zamestnávateľ vedie pracovné knihy pre každého zamestnanca, ktorý u neho odpracoval viac ako päť dní.	Pri prepustení dostane zamestnanec do rúk pracovnú knihu. Nevyzdvihnuté pracovné knihy sa v organizácii uchovávajú 50 rokov, pri likvidácii podniku sa archivujú
	Dohody o plnej zodpovednosti		Uzatvárajú sa so zamestnancami, ktorí priamo slúžia hmotnému majetku.	5 rokov
	Kniha účtovníctva (evidenčný denník) zákaziek na hlavné činnosti	Pokyny pre kancelársku prácu v personálnej službe VNIIDAD „Vzorové pokyny pre kancelársku prácu v personálnej službe organizácie“ (odporúča sa)	Musí byť očíslované a zašnurované, zapečatené a podpísané zamestnávateľom	5 rokov
	Kniha účtovníctva (evidenčný denník) objednávok do zamestnania			To isté	75 rokov
	Kniha účtovníctva (evidenčný denník) príkazov na prepustenie			To isté	75 rokov
	Kniha účtovníctva (evidenčný denník) objednávok na udelenie dovolenky			To isté	50 rokov
	Vestník registrácie cestovných osvedčení			To isté	5 rokov
	Časový výkaz	Časť 3 článku 91 Zákonníka práce Ruskej federácie	Zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu skutočne odpracovaného času každého zamestnanca	75 rokov
	harmonogram zmien	Článok 103 Zákonníka práce Ruskej federácie	Zamestnancom sa dáva do pozornosti najneskôr mesiac pred nadobudnutím jeho účinnosti.	1 rok
	Register kontrol kontrolných orgánov	Federálny zákon z 8. augusta 2001 č. 134-FZ „O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri štátnej kontrole (dozore)“	Vykonávajú všetky právnické osoby a podnikatelia bez založenia právnickej osoby	Neustále
	Zápisnice zo zasadnutí, uznesenia atestačných kvalifikačných komisií	Predpisy o certifikácii zamestnancov podniku	Vydáva certifikačný výbor	15 rokov
	Vysvedčenia a výstroj pre pracovníkov rizikových profesií	Časť 3 článku 91 Zákonníka práce Ruskej federácie	Kompilované mesačne.	75 rokov
	Zoznamy pracovníkov vo výrobe so škodlivými pracovnými podmienkami	Vyhláška Rady ministrov ZSSR z 26. januára 1991 č. 10 "O schvaľovaní zoznamov odvetví, zamestnaní, profesií, pozícií, ukazovateľov zakladajúcich právo na zvýhodnené dôchodkové zabezpečenie"	Ak výroba so škodlivými pracovnými podmienkami; prebieha.	75 rokov
	Zoznamy zamestnancov odchádzajúcich do prednostného dôchodku					50 rokov
	Korešpondencia o vymenovaní - štátne dôchodky a príspevky; preferenčný dôchodok	To isté.		5 rokov 10 rokov
	Pokyny pre bezpečnosť práce podľa profesie	§ 10 Zákonníka práce Ruskej federácie		Neustále
	Denník brífingu (zoznámenie sa s pokynmi)	§ 10 Zákonníka práce Ruskej federácie		10 rokov
	Vestník povinnej lekárskej prehliadky zamestnancov	Článok 69 Zákonníka práce Ruskej federácie, vyhláška Ministerstva zdravotníctva a zdravotníckeho priemyslu Ruskej federácie zo 14. marca 1996 č. 90 „O postupe pri vykonávaní predbežných a pravidelných lekárskych prehliadok pracovníkov a lekárskych predpisoch na prijatie k povolaniu“ (v znení zo 6. februára 2001)		5 rokov
	Akty nehôd	Vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie z 24. októbra 2002 č. 73 „O schvaľovaní formulárov dokumentov potrebných na vyšetrovanie a účtovanie priemyselných havárií a ustanovenia o znakoch vyšetrovania priemyselných havárií v niektorých priemyselné odvetvia a organizácie"		45 rokov
	Akty vyšetrovania otráv a chorôb z povolania				45 rokov

DODATOK 2

Príklad listu formulárov dokumentov

DODATOK 3

Príklad príkazu na úpravu foriem prvotnej účtovnej dokumentácie

DODATOK 4

Príklad objednávky pre personál na formulári objednávky na hlavnú činnosť

DODATOK 5

Príklad žiadosti o vydanie pracovného zošita

PRÍLOHA 6

Príklad kontingenčnej tabuľky

1 Basakov M.I. Kancelárska práca. M., 2007

2 Orlovský Yu.P. Kancelárske práce v organizácii. M., 2007

3 Rogozhin M.Yu. Kancelárske práce na personálnom oddelení. M., 2007

4 Stenyukov M.V. Dokumentácia. Papierovanie: Praktické. Príspevok na dokumentárnu podporu podniku. M.: Prior, 2006

5 Truchanovič L.V. Kancelárska práca. M., 2008

6 Malková E.N. Povinné personálne doklady generované na personálnom oddelení podniku//Personálne rozhodnutia, 2008, č.7.

7 Malková E.N. Povinné personálne doklady generované na personálnom oddelení podniku//Personálne rozhodnutia, 2008, č.7.

8 Malková E.N. Povinné personálne doklady generované na personálnom oddelení podniku//Personálne rozhodnutia, 2008, č.7.