Vrlo je važno napraviti izvješće o obavljenom radu kako biste ukratko, ali jezgrovito naveli rezultate svojih aktivnosti. Su tamo posebna pravila izvješćivanje, što trebate znati kada počinjete pisati takvu dokumentaciju?

Izvješće o napretku - Zahtjevi za pisanje

Zašto uopće trebate pisati izvješće o napretku? Izvještavanje pomaže:

1. vrše kontrolu nad obavljanjem svojih dužnosti od strane zaposlenika;
2. identificirati problematična područja u radu određenog zaposlenika i odjela u cjelini;
3. saznati je li uloženo dovoljno napora da se problem riješi;
4. podrška radna disciplina u kolektivu;
5. opravdati troškove plaćanja zaposlenika.

Koji su glavni zahtjevi za izvješće? O rezultatima svog rada trebate govoriti poslovno, kratko, ali istovremeno naznačiti cjelokupni obim posla.

Inteligentno izvješće ne samo da će dati predodžbu o tome koliko ste dobro radili, već će vas i predstaviti u povoljnom svjetlu - zaposlenika koji može izraziti svoje misli na pristupačan način, ističući glavnu stvar i ne ometajući ga nepotrebnim detaljima.

Izvještaj o obavljenom poslu - koje su vrste

S gledišta periodičnosti, izvješće može biti tjedno, mjesečno, tromjesečno, godišnje.

Ponekad zaposlenik izvještava o određenom događaju (primjerice, kako je organizirana prezentacija nove knjige za koju je trebalo nekoliko dana za pripremu i izvođenje ili trodnevni trening prodaje).

Naslov izvješća treba sadržavati podatke o vremenu, na primjer, „Izvješće o radionici na uredski rad osoblja 7.-9. listopada 2015.“.

Izvješće o službenom putu potrebno je za sve zaposlenike, bez obzira na njegovo trajanje.

Izvješće o obavljenom radu može se pisati u tekstualnom i statističkom obliku. Tekstualno izvješće je koherentan narativ, dopunjen raznim grafikonima, dijagramima i tablicama.

A ako više volite statističku formu, onda se usredotočite na ilustrativne materijale, kojima napišite objašnjenja u obliku teksta.

Struktura izvješća

Ne postoji jedinstveni standard za pisanje izvještaja o obavljenom poslu, kao ni autobiografije zaposlenika. Svaka organizacija može imati svoje zahtjeve za strukturu takvih dokumenata.

Na primjer, sljedeća prezentacija izgleda logično: prvi dio je „Uvod“, u njemu ukratko opišite zadatke koji su vam dodijeljeni, metode koje su korištene za njihovo rješavanje i dobiveni rezultat.

U "Glavnom dijelu" detaljnije opišite slijed svog rada:

1. priprema za provedbu projekta;
2. faze njegove provedbe (navesti sve korištene resurse: Marketing istraživanje, analitički rad, eksperimenti, poslovna putovanja, uključivanje ostalih djelatnika);
3. problemi i poteškoće, ako ih ima;
4. prijedlozi za rješavanje problema;
5. postignut rezultat.

Izvješće u obliku tablice izgledat će vizualnije, strukturirano i sažetije.

Ako često morate sastavljati izvješća o tijeku, bit će zgodno pripremiti predložak u koji ćete redovito unositi potrebne podatke.

A kako ne biste zaboravili ništa važno za protekli radni dan, izdvojite nekoliko minuta iz rasporeda tako što ćete zapisati sve što ste radili. Inače ćete sigurno nešto propustiti.

Prilikom izrade godišnjeg izvješća analizirajte dinamiku ostvarenih rezultata u usporedbi s prethodnom godinom i dajući prognozu za sljedeću godinu.

Kao dodatak glavnom dijelu izvješća priložiti materijale koji potvrđuju navedene činjenice – preslike zahvalna pisma te upisi u knjigu gostiju, objave u tisku o održanim događanjima, čekovi i fakture.

Bolje je odvojiti financijski dio u zaseban odjeljak, koji treba popuniti prema zahtjevima računovodstvenog odjela vaše organizacije.

Izvješće o napretku zaključuje odjeljak Zaključak. U njemu formulirate zaključke i prijedloge koji su proizašli iz obavljenog posla, ako ih smatrate korisnima za poboljšanje učinka vaše organizacije.

Izvještaj o obavljenom radu ispisuje se na A4 listovima. Stranice trebaju biti numerirane Naslovnica.

Kada je vaš dokument dovoljno dugačak, napravite zaseban sadržaj - to će olakšati kretanje po izvješću.

Može postojati i ovakvo izvješće:

PUNO IME.________
Položaj_________
Pododjel_______

Glavna postignuća u proteklom razdoblju:

• u profesionalnoj djelatnosti;
• u smislu osobnog razvoja.

Što nije uspjelo i zašto.
Potreba za dodatnom obukom.
Prijedlozi za poboljšanje organizacije vašeg rada.
Željena područja odgovornosti i razvoja karijere.
Potpis_______
Datum__________

Sposobnost da napišete razumno izvješće o obavljenom poslu pomoći će vam da pružite konkretne dokaze da radite savjesno, da se nosite sa svojim dužnostima. I, osim toga, ovo je težak argument za vlasti, ako odlučite pokrenuti pitanje

1. dio

1. Odredite svrhu izvješća. Tjedni izvještaji mogu biti dio radnih obaveza, ali želja da se zadrži posao ne bi trebala biti krajnji cilj izvješća. Odredite funkcije koje tjedno izvješće treba obavljati kako bi u njemu odražavalo smislene informacije i upotrijebite najučinkovitiju strukturu.

   Definirajte ciljanu publiku. Nemoguće je napraviti kompetentan izvještaj ako ne znate kome će biti namijenjen i za koju svrhu. To je jedini način da se shvati koja je informacija najveća vrijednost.

   • Razumijevanje publike omogućuje vam da ispravno organizirate strukturu izvješća i koristite najprikladnije riječi. Na primjer, izvješće za studente osnovna škola bit će potpuno drugačiji od teksta namijenjenog čelnicima velike korporacije.
   • Također je važno razumjeti koje su točke potencijalnom čitatelju već poznate i koja pitanja treba razjasniti ili navesti dodatne izvore. Na primjer, prilikom izrade izvješća o pravna pitanja, koja je namijenjena odvjetništvu, ne morate dati detaljno objašnjenje važećih zakona. S druge strane, takva su objašnjenja nužna ako je izvješće namijenjeno menadžerima bez diplome prava.
   • Ako se izvješće piše u vezi sa stažiranjem, istraživanjem ili drugim aspektom obrazovanja, važno je razumjeti da vaša publika nije profesor ili supervizor, čak i ako na kraju skuplja radove. Usredotočite se na bit projekta i specifično područje stručnosti kako biste razumjeli svog čitatelja.

2. Rasporedite informacije po važnosti. Unatoč sažetoj prirodi izvješća, vaš dokument možda neće biti pročitan u cijelosti. Iz tog razloga najvažnije podatke s rezultatima i zaključcima treba staviti na početak teksta.

   • Na primjer, ako želite usporediti i suprotstaviti tri različita zaštitni znakovi opremu i preporučiti najbolja opcija, zatim počnite s ukupnim vrijednostima, a zatim objasnite svoj izbor.
   • Obično je prva stranica izvješća kratki pregled rezultate, zaključke i preporuke. Detaljna objašnjenja trebaju biti uključena u glavni tekst dokumenta kako bi čitatelji, ako je potrebno, razumjeli razloge za takve zaključke.

3. Shvatite tipičnu "sudbinu" izvješća. U većini slučajeva tjedni izvještaji su nužni za računovodstvo i uredski rad, pa se jednostavno arhiviraju i arhiviraju. Bolje je odmah shvatiti da se izvještaji iznimno rijetko čitaju od početka do kraja.

   • Ova činjenica nije razlog za lijenčenje ili odustajanje od posla. neodgovarajuća kvaliteta. Vaša izvješća postaju odraz vaše radne etike i osobnosti. Slab izvještaj će vjerojatno biti zamijećen, pa "znao sam da ga nećete pročitati" neće biti dobar izgovor.
   • Cijelo izvješće treba biti kvalitetno i kompetentno, ali posebnu pozornost treba posvetiti onim elementima teksta koji se najčešće čitaju. Oni obično uključuju sažetak i zaključke ili preporuke. Posvetite im posebnu pažnju.
   • Važno je razumjeti da poslodavac možda uopće neće pročitati prijavu jer nema što raditi ili prijava nije potrebna. Rukovoditelji na visokoj razini uvijek su iznimno zaposleni, pa su u stanju istaknuti važne informacije koje im omogućuju donošenje učinkovitih odluka. Takve osobe neće pročitati cijelo izvješće ako nije potrebno, ali mu se uvijek mogu vratiti kasnije.

   2. dio

   Struktura izvješća

   1. Zatražite uzorak. Mnoge tvrtke usvojile su standardni format tjednog izvješća, a menadžeri i menadžment navikli su primati informacije u određeni oblik. Različiti format izvješća može izazvati zabunu.

      • Budite posebno oprezni s izvješćima o prodaji. Menadžeri se naviknu na strukturu izvješća i mogu pronaći potrebne informacije samo jednim pogledom na stranicu. Ako odstupite od prihvaćenog formata, izvješće će postati gotovo beskorisno, jer će upravitelj morati ponovno pročitati cijeli tekst kako bi pronašao potrebne informacije.
      • Obratite se tajnici i zatražite uzorak kako ne biste ponovno izumili kotač. Poduzeće obično koristi predložak dokumenta sa svim opcijama, uključujući margine, fontove, stilove tablice i odlomka.

   2. Razmotrite metodu izvješćivanja. Tiskani dokument ili elektronički privitak osmišljen je na potpuno drugačiji način od izvješća koje se dostavlja u tijelu e-maila.

      • Na primjer, ako je izvješće poslano kao privitak e-poruci, tada bi sažetak trebao biti uključen u tijelo e-pošte. Tada čitatelj ne mora otvarati prilog da bi razumio glavnu ideju.
      • Za tiskano izvješće obično je potrebno pripremiti prijenosno pismo ili naslovnu stranicu kako bi se izvješće moglo ispravno identificirati i podnijeti.
      • Bez obzira na način na koji podnosite svoje izvješće, važno je navesti svoje prezime na svakoj stranici i numerirati ih u formatu "X od Y". Stranice se lako mogu podijeliti, stoga je važno znati na koliko stranica se nalazi izvješće i tko je autor dokumenta.
      • Sve potrebne informacije mogu se navesti u zaglavlju. Na primjer, upišite: "Izvješće o prodaji Petra Ivanova, 32. tjedan, stranica 3 od 7."

   3. Priložite sažetak. Sažetak izvješća obično stane u nekoliko paragrafa, a svaki dio se prenosi u jednoj ili dvije rečenice. Suština je da je često menadžeru dovoljno pročitati samo sažetak kako bi donio potrebnu odluku ako se vaši zaključci poklapaju s njegovim pretpostavkama o ovom pitanju.

      • Važno je da sažetak bude napisan jasnim, pristupačnim i sažetim jezikom. Nemojte koristiti žargon i tehničke izraze koji zahtijevaju objašnjenje, čak i ako je čitatelj dobro upućen u terminologiju industrije.
      • Sažetak se sastavlja nakon dovršetka preostalih elemenata izvješća. Nije moguće ukratko sažeti odlomke koji još nisu napisani, čak i ako detaljan plan. Puno toga se može promijeniti tijekom posla.

   4. Razmotrite strukturu paragrafa i odjeljaka. Odlučite o formatu i ostavite plan odjeljka izvješća koji će ispuniti ciljeve.

      • Plan treba biti logičan i koherentan, te uzeti u obzir potencijalne čitatelje izvješća.
      • Izvješće se obično sastoji od Sažetak, uvod, zaključci i preporuke, podaci i objašnjenja, kao i popis izvora. Proširena izvješća mogu se nadopuniti prilozima s važnim podacima i sadržajem, no tjedni izvještaji su prilično kratki.
      • Svaki odjeljak trebao bi se baviti jednim problemom. Svaki odlomak unutar odjeljka opisuje jednu ideju. Na primjer, ako je odjeljak tjednog izvješća o prodaji naslovljen "Popularne robne marke dječje odjeće", tada treba dati jedan odlomak svakom modelu. Ako želite zasebno navesti odjeću za dječake i djevojčice, koristite podnaslove (s odgovarajućim podnaslovima) za svaku marku, unutar kojih ćete imati jedan odlomak za odjeću za dječake i jedan odlomak za odjeću za djevojčice.

   5. Napravite naslovnu stranicu ili propratno pismo. Naslovna stranica nije potrebna za sažeta izvješća, ali detaljno izvješće treba biti priloženo uz poseban list s naznakom autora izvješća i Kratak opis zadataka.

      • Naslovna stranica se razlikuje od sažetka jer sadrži samo podatke koji su potrebni za ispravnu registraciju i podnošenje izvješća.
      • Vaša organizacija može imati standardni predložak naslovne stranice za tjedne izvještaje. U tom slučaju slijedite utvrđena pravila.
      • Naslovna stranica treba sadržavati naslov ili opis izvješća (na primjer, "Tjedno izvješće o prodaji"), ime sastavljača i svih koautora, naziv tvrtke i datum kada je izvješće sastavljeno ili predano.

      dio 3

      Uvjerljive riječi i fraze

      1. Razmislite o dobrim naslovima i podnaslovima. Takvi elementi izvješća omogućuju čitatelju da brzo pronađe potrebnim odjeljcima i dodatne informacije koje će pomoći u razumijevanju nalaza i preporuka.

         • Naslovi i podnaslovi odjeljaka trebaju točno i jasno opisati sadržaj.
         • Na primjer, u tjednom izvješću o prodaji možete koristiti " Opći trendovi u Ženska odjeća"," Trendovi u muškoj odjeći "i" Popularne marke dječje odjeće ". Zatim se unutar svakog odjeljka mogu razlikovati pododjeljci čiji će nazivi odražavati jasne trendove ili imena popularnih marki.
         • Koristite iste gramatičke strukture za sve naslove kako bi izvješće izgledalo logično i dosljedno. Na primjer, ako je prvi naslov "Najbolja muška kolekcija", onda bi sljedeći naslov trebao biti "Vodeći u ženskoj odjeći", a ne "Učinak prodaje žena".

      2. Koristite jednostavne i jasne rečenice. Vaše izvješće treba se sastojati od rečenica sa standardnom strukturom subjekta, glagola kako biste jasno izrazili svoje misli i pokazali povjerenje u zaključke i preporuke.

         • Ponovno pročitajte nacrt i prekrižite sve nepotrebne riječi. U svakoj rečenici pronađite izvršitelja radnje i stavite ga ispred glagola. Shematski bi rečenice trebale izgledati kao "Tko što radi".
         • Riješite se suvišnih riječi i izraza poput "za danas", "u svrhu" ili "za dostupnost".
         • Ovaj stil se može činiti dosadnim, ali vaš cilj nije zabaviti čitatelja. Mnogo je važnije da izvješće učinkovito komunicira ključne aspekte i zaključke.

      3. Zaključci moraju biti objektivni i nepristrani. Izvješće često treba sadržavati preporuke, ali one se trebaju temeljiti na činjenicama, a ne na osobnom mišljenju i osjećajima. Važno je uvjeriti čitatelja nepobitnim dokazima i jasnoćom misli.

         • Nemojte koristiti pridjeve, kao ni druge riječi i izraze s izraženim pozitivnim ili negativnim emocionalno obojenje. Usredotočite se na činjenice i zdrav razum.
         • Na primjer, u izvješću preporučujete promociju za jednog od svojih voditelja prodaje. Potkrijepite svoju preporuku činjenicama koje pokazuju da osoba zaista zaslužuje promaknuće, ali nemojte davati subjektivna mišljenja niti pozivati ​​na emocije. "Alina redovito ima bolje rezultate iako radi samo 15 sati tjedno" uvjerljivije je od "Alina je vrlo druželjubiva i uvijek se trudi, ali mora raditi pola radnog vremena dok se brine o starijim roditeljima."

      4. Koristite uvjerljive glagole. Ako je tekst napisan aktivnim glasom, tada se radnja u rečenici izražava jednom riječju – glagolom. Koristite sažete i uvjerljive glagole koji jasno opisuju radnju.

         • Prednost treba dati jednostavnim glagolima. Na primjer, "prodati" je uvijek bolje od "realizirati".
         • Ponekad su potrebni glagoli koji izražavaju misaone procese – misliti, znati, razumjeti, vjerovati, ali općenito su inferiorni glagolima radnje. Pokušajte proširiti svoju izjavu i pretvoriti je u djelo. Na primjer, napisali ste rečenicu "Vjerujem da će se prodaja povećati u narednim mjesecima." Proširite tvrdnju i navedite razloge za ovu pretpostavku. Preformulirajte rečenicu: "U praksi se prodaja povećava tijekom blagdanske sezone. Predviđam da će prodaja rasti u studenom i prosincu."
         • Tekst treba biti usmjeren na akciju. Ponovno pročitajte izvještaj, pokušajte se riješiti nepotrebnih prijedloga i zamijeniti suvišne riječi uvjerljivim glagolima. Na primjer, "pomoć" se može zamijeniti sa "pomoć", a umjesto "pružati zaštitu" reći "protect".

      5. Nemojte koristiti pasivni glas. Pasivni oblik briše subjekt radnje iz rečenice, a objekt dolazi u prvi plan. U nekim je situacijama pasivni glas nužan iz političkih ili diplomatskih razloga, ali najčešće čini tekst zbunjujućim i nejasnim.

         • Aktivni glas omogućuje vam da naglasite izvođače radnje i pokazuje čitatelju tko je odgovoran. Da cijenimo važnost ovaj aspekt, zamislite da ste u novinskom članku o požaru naišli na sljedeću rečenicu: "Srećom, sva su djeca spašena." Potrebno je razumjeti tko je spasio ovu djecu. Ako je rečenica izgledala kao "Mjesni učitelj Ivan Petrov više se puta vraćao u zapaljenu zgradu internata i spasio svu djecu", onda dolazi do izražaja pravi junak.
         • Također, valjani zalog omogućuje vam da pronađete odgovornog za negativne posljedice. Fraza "Neke greške su napravljene" natjerat će poslodavca da se zapita tko je napravio greške i koga treba kazniti. Ako ste vi taj koji je pogriješio, prihvatite odgovornost i prihvatite posljedice.
         • Obratite pažnju na glagol "biti" s kojim ćete pronaći rečenice pasivni glas. Ako ste ih uspjeli pronaći, tada odredite izvršenu radnju i osobu koja je izvodi, a zatim promijenite redoslijed riječi.

      6. Koristite vizualne načine za izražavanje podataka. Sheme i grafikoni se percipiraju mnogo lakše i nalaze se odmah nakon odlomka s takvim informacijama (osobito ako takvi podaci sadrže veliki broj brojeva).

         • Odaberite odgovarajuća vizualna pomagala koja čitatelju olakšavaju posao i služe svrsi izvješća.
         • Na primjer, upotrijebite linijski grafikon da prikažete rast prodaje vunenih kaputa. Ovo predstavljanje podataka je mnogo učinkovitiji od stola s brojem prodanih jedinica svaki mjesec, budući da tablica tjera čitatelja da sve brojke ima na umu i međusobno ih usporedi kako bi otkrio trendove. Jedan pogled na graf bit će dovoljan da se shvati suština.
         • Prije svega, osoba uvijek obraća pažnju na vizualne elemente. Svi grafikoni i dijagrami moraju biti jasni i točni, ispravno pozicionirani na stranici. Koristite samo one elemente koji doista podupiru vaše zaključke i preporuke.

      7. Nemojte koristiti žargon. Svaka grana znanja ili djelatnosti ima svoju neizbježnu terminologiju, kao i riječi koje se često koriste u knjigama i člancima. Ponekad su korisni, ali u većini slučajeva žargon samo smeta u jasnom i kompetentnom izražavanju glavne ideje.

         • Pokušajte napraviti popis profesionalnog žargona kako ne biste pretjerano koristili takve riječi u svom izvješću. Završite tekst i potražite ključne riječi za zamjenu neželjenih leksičkih jedinica.
         • Treba imati na umu da veliki broj buzzworda čitatelju neće pokazati da ste „upoznati“, već će imati suprotan učinak. Direktor i menadžeri često su stariji od običnih i vidjeli su mnogo takvih riječi u svom životu. Ako zlorabite žargon, mislit će da ste previše lijeni, slabo upućeni u temu ili samo želite impresionirati.
         • Također je najbolje ne koristiti pretjerano komplicirane izraze. Na primjer, izvješće o pravnom sporu ne bi smjelo sadržavati pretjeranu količinu pravnih gluposti.

      8. Ispravite sve greške. Veliki broj tipkarske i gramatičke pogreške samo odvlače čitatelja i stvaraju negativnu sliku o autoru. Napišite nacrt izvješća unaprijed kako biste imali vremena poraditi na greškama.

         • Provjerite pravopis i gramatiku u programu za obradu teksta na računalu, ali nemojte se oslanjati samo na automatske ispravke. Takvi programi mogu propustiti puno pogrešaka, posebno u sličnim riječima ("pečati" umjesto "rukavice").
         • Pročitajte izvješće unatrag kako biste pronašli greške. Ako ste bliski temi izvješća, onda je vrlo lako ne primijetiti grešku, jer mozak može automatski “smisliti” riječi ili slova koja nedostaju u tekstu. Čitajte unatrag da biste razumjeli pojedinačne riječi.
         • Pročitajte izvješće naglas kako biste uočili pogreške i stilske nedostatke. Ako ne možete pročitati rečenicu ili odlomak bez problema, onda je vjerojatno da je vaš tekst preopterećen i da će se čitatelj također izgubiti. Prepiši loše rečenice.

Je li u vašoj praksi bilo slučajeva da ste neumorno orali ruke, noge i druge dijelove tijela 24 sata dnevno. Prodaje se savršeno pripremljen objekt. Već su potresli tržište sa svojim komercijalnim prijedlozima, zacrtali plan daljnje djelovanje te, u potpunom skladu sa sobom, očekujte prirodan rezultat u obliku transakcije i naknadnog primanja pošteno zarađenih provizija.

Ali u nekom trenutku na ekranu telefona se prikaže broj vašeg klijenta i vi, ne sumnjajući ništa, mirno dižete slušalicu. No, umjesto zahvalnosti, čujete mnogo pritužbi, počevši od činjenice da ne radite baš ništa pa do zahtjeva za raskidom ugovora i prijetnji. Poznato?

Prije nego što se zamjerite, stavite se na njegovo mjesto...

Osoba je s vama sklopila ekskluzivni ugovor. Povjerio vam je možda najvrjedniju imovinu koju posjeduje. Vjerovao ti je, odlučio je da si gotovo samo mađioničar i da mu možeš pomoći. Ali onda, sve vrijeme dok neumorno radite, on NE ČUJE I NE ZNA NIŠTA o vama i vašem radu! Sukladno tome, raste sumnja da se ništa ne događa. Štoviše, uvijek će se naći "dobrih savjetnika" među rođacima, prijateljima i poznanicima koji će ga nakapati na mozgove i zastrašivati ​​horor pričama o "prevarantima", o "crnim realtorima" i o tome "kako je to skupo, ali za takav posao". Stoga nakon 7-10 dana dolazi do potpuno logične i prirodne eksplozije.

Zapravo, postoji vrlo jednostavan način da spriječite takav razvoj događaja. Klijentu je dovoljno poslati tjedni izvještaj o obavljenom poslu.

Redovito, prema unaprijed izrađenom predlošku, sastavljajte izvješće u kojem će biti navedene sve radnje i aktivnosti provedene u prošlosti. I pošaljite ga prodavaču poštom. I klijent je zadovoljan - razumije što se događa, da nisu zaboravili na njega, rade na njegovoj temi, a vi ćete uvijek biti zaštićeni od nerazumnih tvrdnji.

Sada ćemo formirati zahtjeve za dokument "Izvješće o obavljenom poslu":

Što mora biti u izvješću

• Broj ugovora
• Kontakti agenta
• Popis izvedenih radnji i provedenih aktivnosti
• Datum i potpis izrade izvješća

Metode prijenosa

• E-mail
• ispisati i predati

Izvještaj o vremenu prijenosa

• Petak navečer je optimalan (kada imate rezultate tjednog rada)
• Ili nakon zadnjih pregleda vikendom

VAŽNO!

• Ako vaše izvješće sadrži popis internetskih resursa na kojima ste postavili oglase, svakako naznačite veze na ove oglase
• Ako ste objavili u medijima, priložite fotografija ili snimka zaslona oglasi
• Ako ste kreirali zasebnu prezentacija ne zaboravite to priložiti izvješću

Slijedeći ove jednostavne korake, brzo ćete smanjiti broj takvih poziva na minimum. I, usput rečeno, bit će vam puno lakše kontrolirati situaciju. Pa, kako bismo što više pojednostavili ovaj ionako bezprašni posao izrade izvješća, predlažemo da preuzmete primjer gotovog predloška.

o autoru

Tatjana Porubaimikh. Organizator i voditelj konzultantskog centra Arsenal consult. Istodobno, idejni inspirator projekta i generator ideja. Također konzultant. Glavni smjer: marketing i copywriting. Tatyana je marketer čiji portfelj uključuje uspješne završeni projekti u najrazličitijim smjerovima.

Poboljšanje učinkovitosti odjela prodaje za 50 dana Ryazantsev Alexey

Paket predložaka izvješća

Paket predložaka izvješća

1. Izvješće o aktivnostima

Izvješće o aktivnostima kvantificira aktivnosti koje su menadžeri obavili tijekom dana, kao i ukupne dnevne vrijednosti. U tablicu se upisuje sljedeće:

Mjesec, datum i dan;

Kašnjenje, u minutama;

Broj novih hladnih poziva;

Broj izlaza do donositelja odluka (DM);

Broj poslanih komercijalnih ponuda (CO);

Broj ponovljenih poziva;

Broj uspješnih poziva;

Broj termina;

Broj održanih sastanaka;

Broj izdanih računa;

Iznos plaćanja, u rubljama;

Bilježi se da se dnevnik poziva (sljedeći dan) ispunjava i šalje voditelju odjela prodaje ROP-a (tablica 5.2).

Ovo je jedan od najmoćnijih alata u prodajnom odjelu. Njegovom implementacijom moći ćete održati produktivnost rada, jer s vremenom menadžeri počinju izvoditi manje ciljanih radnji. Osim toga, moći ćete kontrolirati koliko radnji izvrše upravitelji i vidjeti kako se mijenjaju iznosi konverzija i plaćanja.

Vrijeme završetka izvješća: 10 minuta.

2. Dnevnik rada

Dnevnik rada jedan je od glavnih alata za rad voditelja prodaje. Priprema se na kraju radnog dana za naredni dan. U njega se unose kontakti za dodire. Na kraju radnog dana ispunjeni dnevnik rada predaje se voditelju odjela prodaje za e-mail– ako sustav nije konfiguriran uobičajena upotreba dokumente ili CRM.

Koji se podaci bilježe u dnevnik rada.

Organizacija.

LPR naziv.

Telefon i e-mail.

Rezultat poziva.

Izvor za prikupljanje kontakata (kako voditelji ne bi sami birali nekvalitetne baze podataka) (tablica 5.3).

Tablica 5.2. Popis poziva

Tablica 5.3. Primjer radnog dnevnika

Ovaj alat vam pomaže da brzo stignete na posao ujutro i obavite pozive u bloku za dva do tri sata, umjesto da na Internetu tražite kontakte organizacija jedan po jedan. Prosječna brzina menadžer u ovom slučaju bit će pet ili šest kontakata po satu. Imajući radni dnevnik, ljudi dolaze na posao i mogu odmah nazvati gotove kontakte.

Ako se popis ne napravi navečer, možete biti sigurni da će se upravitelj lako posvetiti ovom važnom procesu svi prva polovica dana.

3. Kontrolna lista "Raspored dana" (tablica 5.4, 5.5)

Tablica 5.4. Kontrolna lista voditelja prodaje

Bitno je da se rad u odjelu gradi blokovno: jedan blok je dva do tri sata, unutar kojih se obavlja jedna vrsta posla (uglavnom). Isključite multitasking za svoje menadžere i možete povećati njihovu produktivnost za najmanje dva i pol puta. Ne vjerujete? Zakažite probni mjesec i uvjerite se sami.

Znanstvenici su dokazali da je našem mozgu potrebno oko 30 minuta da dostigne vrhunac i uđe u stanje protoka. A za izlazak iz toga dovoljan je mali prelazak na drugu stvar, čak i na 30 sekundi. Ovo je važno razumjeti. Stoga ne možete dati menadžerima priliku da zovu cijeli dan. Trebali bi imati blokadu poziva. Isto i s ostalim zadacima.

Drugi plus ovdje je psihološki aspekt: ​​kada si postavite vremensko ograničenje zadatka, izvršavate ga puno brže nego da ste imali puno vremena da ga dovršite.

4. Baza za jačanje toplih klijenata

Baza za povećanje kupaca je neophodna kako ne bi izgubili potencijalnim klijentima tko vam se javio - poslani su ponuda, možda su održavali sastanke, ali nije došlo do prodaje. Naša statistika pokazuje da u ovoj fazi padne 20-30% transakcija – samo zato što su jednostavno zaboravili na klijente, nadajući se da će se sami javiti ako se odluče. Treba raditi sa svim toplim klijentima, odrediti datume sljedećih poziva i poticanja transakcije (tablica 5.6).

Nakon popunjavanja baze, upravitelj unosi raspored u svoj kalendar i postavlja podsjetnik na telefonu. Ili ispunite svoj Google kalendar i u njega ubacite SMS podsjetnik. Vrlo udobno.

5. Izvješće o sastanku

Zaposlenici popunjavaju izvješće o sastanku nakon sastanka. Određuje temu sastanka, glavne dogovore i datume sljedećeg dodira.

Izvješće je važno jer omogućuje menadžmentu da prati stvarno održane sastanke i njihovu učinkovitost.

Tablica 5.5. Kontrolna lista za voditelja prodaje

Tablica 5.6. Baza za povećanje prodaje

Često se javlja problem kada menadžeri sami sebi organiziraju sastanke, a oni sami obavljaju svoj posao.

Izvješće o sastanku voditelja prodaje

Datum _______________ Ime upravitelja _________________

Naziv tvrtke ________________________________

Osoba za kontakt _______________________________________

Bilješke upravitelja:

Rezultat sastanka:

Daljnje radnje:

Sljedeći koraci za klijenta:

6. Izvještavanje voditelja odjela prodaje

Izvješće o rezultatima odjela prodaje popunjava voditelj odjela i na taj način omogućuje direktoru poduzeća kontrolu uspješnosti prodaje za odjel u cjelini i rezultate svakog menadžera (tablice 5.7, 5.8).

Možete dodati bilo koje druge mjerne podatke, kao što su broj i obujam povećanja prodaje, prodaja partnerskih proizvoda i tako dalje.

Tablica 5.7. Izvješće odjela prodaje

Tablica 5.8. Izvješće o prodaji određenog menadžera

7. Revizija baze klijenata

Voditelj odjela prodaje provodi reviziju baze klijenata jednom mjesečno / tromjesečno. Na temelju rezultata revizije popunjava tablicu izvješća (tablica 5.9).

Tablica 5.9. Revizija baze klijenata (prema ABC segmentaciji)

8. Izvještavanje prodajnog predstavnika (merchandiser)

Koristi se za kontrolu obilaska prodajnim mjestima podređeno prodajnom predstavniku (tablica 5.10).

Tablica 5.10. Dnevni izvještaj prodajnog predstavnika

9. Baza ključni klijenti

Važno je da menadžeri vode bazu podataka ključnih kupaca. Jer s njima trebate održavati komunikaciju sasvim druge kvalitete. Na ovom dijelu vaše baze temelji se poslovanje i vrlo je važno uspostaviti sistemske dodire u njemu.