Fəaliyyətinizin nəticələrini qısa, lakin lakonik şəkildə ifadə etmək üçün görülən işlər haqqında hesabat hazırlamaq çox vacibdir. Var xüsusi qaydalar hesabat, belə sənədləri yazmağa başlayanda nəyi bilməlisiniz?

Tərəqqi Hesabatı - Yazı tələbləri

Niyə ümumiyyətlə tərəqqi hesabatı yazmağa ehtiyacınız var? Hesabat kömək edir:

1. işçilər tərəfindən öz vəzifələrinin yerinə yetirilməsinə nəzarəti həyata keçirmək;
2. müəyyən bir işçinin və bütövlükdə şöbənin işində problemli sahələri müəyyən etmək;
3. problemin həlli üçün kifayət qədər səylərin olub-olmadığını öyrənmək;
4. dəstək əmək intizamı kollektivdə;
5. işçilərin əmək haqqını əsaslandırmaq.

Hesabat üçün əsas tələblər hansılardır? İşinizin nəticələri haqqında işgüzar şəkildə, qısa, lakin eyni zamanda görülən işlərin bütün həcmini göstərməklə danışmaq lazımdır.

Ağıllı hesabat nəinki nə qədər yaxşı işlədiyiniz barədə fikir verəcək, həm də sizi əlverişli bir işıqda təqdim edəcək - fikirlərini əlçatan bir şəkildə ifadə edə bilən, əsas şeyi vurğulayan və lazımsız işlərdən yayınmayan bir işçi. təfərrüatlar.

Görülən işlər haqqında hesabat verin - hansı növlər var

Dövrilik baxımından hesabat həftəlik, aylıq, rüblük, illik ola bilər.

Bəzən işçi konkret hadisə haqqında məlumat verir (məsələn, yeni kitabın təqdimatının necə təşkil edildiyi, hazırlanması və aparılması bir neçə gün çəkdiyi və ya üç günlük satış təlimi).

Hesabatın başlığında vaxt məlumatları göstərilməlidir, məsələn, “Seminar haqqında hesabat kadr ofisi işi 7-9 oktyabr 2015-ci il”.

Ezamiyyət hesabatı müddətindən asılı olmayaraq bütün işçilər üçün tələb olunur.

Görülən işlər haqqında hesabat mətn şəklində və statistik formada yazıla bilər. Mətn hesabatı müxtəlif qrafiklər, diaqramlar və cədvəllər ilə tamamlanan ardıcıl bir hekayədir.

Əgər statistik formaya üstünlük verirsinizsə, o zaman mətn şəklində izahat yazan illüstrativ materiallara diqqət yetirin.

Hesabat strukturu

Görülən işlərə dair hesabatın, eləcə də işçinin tərcümeyi-halının yazılması üçün vahid standart yoxdur. Hər bir təşkilatın bu cür sənədlərin strukturuna dair öz tələbləri ola bilər.

Məsələn, aşağıdakı təqdimat məntiqli görünür: birinci bölmə "Giriş"dir, orada sizə tapşırılan vəzifələri, onların həlli üçün istifadə olunan üsulları və əldə olunan nəticəni qısaca təsvir edin.

"Əsas hissədə" işinizin ardıcıllığını daha ətraflı təsvir edin:

1. layihənin icrasına hazırlıq;
2. onun həyata keçirilməsi mərhələləri (istifadə olunan bütün resursları göstərin: marketinq araşdırması, analitik iş, təcrübələr, ezamiyyətlər, digər işçilərin cəlb edilməsi);
3. problemlər və çətinliklər, əgər varsa;
4. problemlərin aradan qaldırılması üçün təkliflər;
5. əldə edilmiş nəticə.

Cədvəl şəklində olan hesabat daha vizual, strukturlaşdırılmış və yığcam görünəcək.

Əgər tez-tez davam edən tərəqqi hesabatlarını tərtib etməlisinizsə, müntəzəm olaraq lazımi məlumatları daxil etməyiniz lazım olan bir şablon hazırlamaq rahat olacaq.

Keçən iş günü üçün vacib bir şeyi unutmamaq üçün, etdiyiniz hər şeyi yazaraq cədvəlinizdən bir neçə dəqiqə ayırın. Əks təqdirdə, nəyisə qaçırmaq məcburiyyətində qalacaqsınız.

İllik hesabat hazırlayarkən əldə olunan nəticələrin dinamikasını təhlil edin, əvvəlki illə müqayisə edin və növbəti il ​​üçün proqnoz verin.

Hesabatın əsas hissəsinə əlavə olaraq göstərilən faktları təsdiq edən materialları - surətləri əlavə edin təşəkkür məktubları və qonaqlar kitabındakı qeydlər, keçirilən tədbirlər haqqında mətbuatda dərc edilənlər, çeklər və qaimə-fakturalar.

Maliyyə hissəsini təşkilatınızın mühasibatlıq şöbəsinin tələb etdiyi kimi doldurulmalı olan ayrı bir bölməyə ayırmaq daha yaxşıdır.

Tərəqqi hesabatı Nəticə bölməsini tamamlayır. Orada, təşkilatınızın fəaliyyətini yaxşılaşdırmaq üçün faydalı hesab edirsinizsə, görülən işlərdən irəli gələn nəticələr və təklifləri tərtib edirsiniz.

Görülən işlərə dair hesabat A4 vərəqlərindən istifadə etməklə çap olunur. Səhifələr nömrələnməlidir başlıq səhifəsi.

Sənədiniz kifayət qədər uzun olduqda, ayrıca məzmun cədvəli hazırlayın - bu, hesabatınızın naviqasiyasını asanlaşdıracaq.

Belə bir hesabat da ola bilər:

TAM ADI.________
Vəzifə _________
Bölmə_______

Ötən dövr üçün əsas nailiyyətlər:

• peşə fəaliyyətində;
• şəxsi inkişaf baxımından.

Nə uğursuz oldu və niyə.
Əlavə təlimə ehtiyac.
İşinizin təşkilini yaxşılaşdırmaq üçün təkliflər.
İstədiyiniz məsuliyyət sahələri və karyera inkişafı.
İmza______
Tarix __________

Görülən işlər haqqında həssas hesabat yazmaq bacarığı vicdanla işlədiyinizə, vəzifələrinizin öhdəsindən gəldiyinə dair konkret sübutlar təqdim etməyə kömək edəcəkdir. Üstəlik, bu məsələni qaldırmaq qərarına gəlsəniz, səlahiyyətlilər üçün ciddi bir arqumentdir

1-ci hissə

1. Hesabatın məqsədini müəyyənləşdirin. Həftəlik hesabatlar iş öhdəliklərinin bir hissəsi ola bilər, lakin işi saxlamaq istəyi hesabatın əsas məqsədi olmamalıdır. Həftəlik hesabatda mənalı məlumatları əks etdirmək və ən effektiv strukturdan istifadə etmək üçün onun yerinə yetirməsi nəzərdə tutulan funksiyaları müəyyənləşdirin.

   Hədəf auditoriyasını müəyyənləşdirin. Kimə və hansı məqsədlə hazırlanacağını bilməsəniz, səlahiyyətli hesabat hazırlamaq mümkün deyil. Bu, hansı məlumatın ən böyük dəyərə malik olduğunu başa düşməyin yeganə yoludur.

   • Auditoriyanı başa düşmək hesabatın strukturunu düzgün təşkil etməyə və ən uyğun sözlərdən istifadə etməyə imkan verir. Məsələn, tələbələr üçün hesabat orta məktəb böyük bir korporasiyanın rəhbərləri üçün nəzərdə tutulan mətndən tamamilə fərqli olacaq.
   • Potensial oxucuya hansı məqamların artıq məlum olduğunu və hansı məsələlərin aydınlaşdırılması və ya əlavə mənbələrin təqdim edilməsi lazım olduğunu başa düşmək də vacibdir. Məsələn, haqqında hesabat yaratarkən hüquqi məsələlər, vəkil üçün nəzərdə tutulmuşdur, qüvvədə olan qanunlar haqqında ətraflı izahat verməyə ehtiyac yoxdur. Digər tərəfdən, hesabat hüquq təhsili olmayan menecerlər üçün nəzərdə tutulubsa, belə izahatlar zəruridir.
   • Hesabat təcrübə, tədqiqat və ya təhsilin digər aspektləri ilə əlaqədar yazılırsa, başa düşmək lazımdır ki, auditoriyanız professor və ya rəhbər deyil, hətta sonunda sənədlər toplasalar da. Oxucunu başa düşmək üçün layihənin mahiyyətinə və xüsusi təcrübə sahəsinə diqqət yetirin.

2. Məlumatı əhəmiyyətinə görə sıralayın. Hesabatların qısa xarakterinə baxmayaraq, sənədiniz tam oxunmaya bilər. Bu səbəbdən, mətnin əvvəlində nəticələr və nəticələrlə birlikdə ən vacib məlumatları yerləşdirməlisiniz.

   • Məsələn, üç fərqli müqayisə etmək və müqayisə etmək istəyirsinizsə ticarət nişanları avadanlıq və tövsiyə ən yaxşı variant, sonra yekunlarla başlayın və seçiminizi izah edin.
   • Tipik olaraq, hesabatın birinci səhifəsi olur qısa baxış nəticələr, nəticələr və tövsiyələr. Müfəssəl izahatlar sənədin əsas mətninə daxil edilməlidir ki, zərurət yarandıqda oxucular bu cür nəticələrin səbəblərini başa düşə bilsinlər.

3. Hesabatın tipik "taleyini" anlayın.Əksər hallarda, həftəlik hesabatlar mühasibat uçotu və ofis işləri üçün zəruridir, ona görə də onlar sadəcə olaraq sənədləşdirilir və arxivləşdirilir. Dərhal başa düşmək daha yaxşıdır ki, hesabatlar başdan sona çox nadir hallarda oxunur.

   • Bu fakt tənbəl olmaq və ya işdən əl çəkmək üçün səbəb deyil. qeyri-adekvat keyfiyyət. Hesabatlarınız iş etikanızın və şəxsiyyətinizin əksi olur. Zəif bir hesabat diqqəti cəlb edə bilər, ona görə də "Oxumayacağını bilirdim" yaxşı bir bəhanə olmayacaq.
   • Bütün hesabat yüksək keyfiyyətli və bacarıqlı olmalıdır, lakin mətnin ən çox oxunan elementlərinə xüsusi diqqət yetirilməlidir. Bunlara adətən xülasə və nəticələr və ya tövsiyələr daxildir. Onlara xüsusi diqqət yetirin.
   • İşəgötürənin heç bir işi olmadığı və ya hesabata ehtiyac olmadığı üçün hesabatı ümumiyyətlə oxuya bilməyəcəyini başa düşmək vacibdir. Yüksək səviyyəli menecerlər həmişə hədsiz dərəcədə məşğul olurlar, ona görə də onlar effektiv qərarlar qəbul etməyə imkan verən əhəmiyyətli məlumatları vurğulamağı bacarırlar. Bu cür insanlar zərurət olmadığı təqdirdə hesabatı tam oxumayacaqlar, lakin daha sonra ona qayıda bilərlər.

   2-ci hissə

   Hesabat strukturu

   1. Nümunə istəyin. Bir çox şirkətlər standart həftəlik hesabat formatını qəbul etmişlər və menecerlər və menecerlər məlumat almağa vərdiş etmişlər. müəyyən forma. Fərqli hesabat formatı çaşqınlığa səbəb ola bilər.

      • Satış hesabatlarında xüsusilə diqqətli olun. Menecerlər hesabatların strukturuna öyrəşirlər və səhifəyə bir baxışla lazım olan məlumatları tapa bilirlər. Qəbul edilmiş formatdan yayınsanız, hesabat demək olar ki, faydasız olacaq, çünki menecer lazımi məlumatları tapmaq üçün bütün mətni yenidən oxumalı olacaq.
      • Katiblə əlaqə saxlayın və təkəri yenidən kəşf etməmək üçün nümunə istəyin. Tipik olaraq, şirkət kənarlar, şriftlər, cədvəl və paraqraf üslubları daxil olmaqla, bütün variantları olan bir sənəd şablonundan istifadə edir.

   2. Hesabat üsulunu nəzərdən keçirin.Çap edilmiş sənəd və ya elektron əlavə e-poçtun mətnində təqdim olunan hesabatdan tamamilə fərqli bir şəkildə tərtib edilmişdir.

      • Məsələn, hesabat e-poçta əlavə olaraq təqdim olunursa, xülasə e-poçtun mətninə daxil edilməlidir. O zaman oxucunun əsas fikri başa düşmək üçün əlavəni açması lazım deyil.
      • Çap edilmiş hesabat üçün adətən hazırlamaq lazımdır ötürücü məktub və ya hesabatın düzgün müəyyən edilməsi və təqdim edilməsi üçün başlıq səhifəsi.
      • Hesabatınızı necə təqdim etməyinizdən asılı olmayaraq, hər bir səhifədə soyadınızı qeyd etmək və onları “X-dən Y” formatında nömrələmək vacibdir. Səhifələr asanlıqla bölünə bilər, ona görə də hesabatın neçə səhifədən ibarət olduğunu və sənədin müəllifinin kim olduğunu bilmək vacibdir.
      • Bütün lazımi məlumatlar başlıqda göstərilə bilər. Məsələn, onu yazın: "Peter İvanovun satış hesabatı, 32-ci həftə, 7 səhifədən 3-cü səhifə."

   3. Xülasə əlavə edin. Hesabatın xülasəsi adətən bir neçə paraqrafa uyğun gəlir və hər bölmə bir və ya iki cümlə ilə ötürülür. Nəticə odur ki, çox vaxt menecerin bu məsələ ilə bağlı fərziyyələrinizlə fikirləriniz üst-üstə düşərsə, lazımi qərar qəbul etmək üçün yalnız xülasə oxuması kifayətdir.

      • Xülasə aydın, əlçatan və qısa bir dildə yazılmalıdır. Oxucu sənaye terminologiyasını yaxşı bilsə belə, izahat tələb edən jarqon və texniki terminlərdən istifadə etməyin.
      • Xülasə hesabatın qalan elementləri tamamlandıqdan sonra tərtib edilir. Hələ yazılmamış abzasları qısaca ümumiləşdirmək mümkün deyil, hətta ətraflı plan. İş zamanı çox şey dəyişə bilər.

   4. Paraqrafların və bölmələrin quruluşunu nəzərdən keçirin. Formaya qərar verin və məqsədlərə cavab verəcək hesabat bölməsi planını buraxın.

      • Plan məntiqli və ardıcıl olmalı, hesabatın potensial oxucularını nəzərə almalıdır.
      • Tipik olaraq, hesabat ibarətdir xülasə, giriş, nəticə və tövsiyələr, məlumatlar və izahatlar, həmçinin mənbələrin siyahısı. Genişləndirilmiş hesabatlar mühüm məlumatlar və məzmunlar cədvəli olan əlavələrlə əlavə edilə bilər, lakin həftəlik hesabatlar olduqca qısadır.
      • Hər bölmə bir məsələyə toxunmalıdır. Bölmədəki hər bir paraqraf bir fikri təsvir edir. Məsələn, həftəlik satış hesabatının bölməsi "Məşhur uşaq geyim markaları" adlanırsa, hər modelə bir paraqraf verilməlidir. Oğlan və qızların geyimlərini ayrı-ayrılıqda sadalamaq istəyirsinizsə, hər bir marka üçün alt başlıqlardan (müvafiq alt başlıqlarla) istifadə edin, onların daxilində oğlan geyimləri üçün bir abzas və qız geyimləri üçün bir abzas olacaq.

   5. Qapaq səhifəsi və ya örtük məktubu yaradın. Xülasə hesabatlar üçün üzlük səhifəsi tələb olunmur, lakin ətraflı hesabat hesabatın müəllifini və qısa təsviri tapşırıqlar.

      • Başlıq səhifəsi xülasədən fərqlənir, çünki əslində yalnız hesabatın düzgün qeydiyyatı və təqdim edilməsi üçün lazım olan məlumatları ehtiva edir.
      • Təşkilatınızın həftəlik hesabatlar üçün standart örtük səhifəsi şablonu ola bilər. Bu vəziyyətdə müəyyən edilmiş qaydalara əməl edin.
      • Başlıq səhifəsində hesabatın başlığı və ya təsviri (məsələn, “Həftəlik Satış Hesabatı”), tərtibçinin və bütün həmmüəlliflərin adı, şirkətin adı, hesabatın tərtib edildiyi və ya təqdim edildiyi tarix göstərilməlidir.

      3-cü hissə

      İnandırıcı sözlər və ifadələr

      1. Yaxşı başlıqlar və alt başlıqlar düşünün. Belə hesabat elementləri oxucuya tez tapmağa imkan verir zəruri bölmələr və nəticələri və tövsiyələri anlamağa kömək etmək üçün əlavə məlumat.

         • Bölmə başlıqları və alt başlıqlar məzmunu dəqiq və aydın şəkildə təsvir etməlidir.
         • Məsələn, həftəlik satış hesabatında " istifadə edə bilərsiniz. Ümumi tendensiyalar in qadın geyimləri"," Kişi geyimində trendlər "və" Uşaq geyimlərinin məşhur brendləri ". Sonra, hər bölmədə adları aydın tendensiyaları və ya məşhur brendlərin adlarını əks etdirəcək alt bölmələri ayırd etmək olar.
         • Hesabatın məntiqli və ardıcıl görünməsi üçün bütün başlıqlar üçün eyni qrammatik strukturlardan istifadə edin. Məsələn, əgər birinci başlıq “Ən yaxşı kişi kolleksiyası”dırsa, növbəti başlıq “Qadınların satış performansı” deyil, “Qadın geyimlərində lider” olmalıdır.

      2. Sadə və aydın cümlələrdən istifadə edin. Hesabatınız fikirlərinizi aydın şəkildə ifadə etmək və verilən nəticələrə və tövsiyələrə inam nümayiş etdirmək üçün standart Mövzu, Verb strukturu olan cümlələrdən ibarət olmalıdır.

         • Qaralamanı yenidən oxuyun və hər şeyin üstündən xətt çəkin lazımsız sözlər. Hər cümlədə hərəkətin icraçısını tapın və onu feldən əvvəl qoyun. Sxematik olaraq, cümlələr "Kim nə edir" kimi görünməlidir.
         • "Bu gün üçün", "məqsədi üçün" və ya "mövcudluq üçün" kimi lazımsız söz və ifadələrdən xilas olun.
         • Bu üslub darıxdırıcı görünə bilər, amma məqsədiniz oxucunu əyləndirmək deyil. Hesabat üçün əsas aspektləri və nəticələri effektiv şəkildə çatdırmaq daha vacibdir.

      3. Nəticələr obyektiv və qərəzsiz olmalıdır. Hesabatda tez-tez tövsiyələr verilməlidir, lakin onlar şəxsi fikir və hisslərə deyil, faktlara əsaslanmalıdır. Oxucunu təkzibedilməz dəlillər və düşüncə aydınlığı ilə inandırmaq vacibdir.

         • Sifətlərdən, eləcə də müsbət və ya mənfi tələffüz olunan digər söz və ifadələrdən istifadə etməyin emosional rəngləmə. Faktlara və sağlam düşüncəyə diqqət yetirin.
         • Məsələn, hesabatda siz satış menecerlərinizdən birinə yüksəltməyi tövsiyə edirsiniz. Tövsiyənizi şəxsin həqiqətən yüksəlməyə layiq olduğunu göstərən faktlarla dəstəkləyin, lakin subyektiv fikirlər söyləməyin və ya emosiyalara müraciət etməyin. “Alina həftədə cəmi 15 saat işləsə də, müntəzəm olaraq daha yaxşı çıxış edir” ifadəsi “Alina çox mehribandır və həmişə çox çalışır, lakin qoca valideynlərinə baxdığı üçün yarımçıq işləməli olur” ifadəsindən daha inandırıcıdır.

      4. İnandırıcı fellərdən istifadə edin. Mətn aktiv səslə yazılıbsa, cümlədəki hərəkət bir sözlə - fellə ifadə olunur. Hərəkəti aydın şəkildə təsvir edən qısa və inandırıcı fellərdən istifadə edin.

         • Sadə fellərə üstünlük verilməlidir. Məsələn, "satmaq" həmişə "başa düşmək"dən daha yaxşıdır.
         • Bəzən düşüncə proseslərini ifadə edən fellərə ehtiyac duyulur - düşünmək, bilmək, başa düşmək, inanmaq, lakin ümumiyyətlə hərəkət fellərindən aşağıdırlar. Bəyanatınızı genişləndirməyə və hərəkətə çevirməyə çalışın. Məsələn, “İnanıram ki, yaxın aylarda satışlar artacaq” cümləsini yazmısınız. Bəyanatı genişləndirin və bu fərziyyənin səbəblərini təsvir edin. Cümləni dəyişdirin: "Praktikada bayram mövsümündə satışlar artır. Noyabr və dekabr aylarında satışların artacağını proqnozlaşdırıram".
         • Mətn fəaliyyət yönümlü olmalıdır. Hesabatı yenidən oxuyun, lazımsız ön sözlərdən qurtulmağa çalışın və lazımsız sözləri inandırıcı fellərlə əvəz edin. Məsələn, "kömək" "kömək" ilə əvəz edilə bilər və "qorunma təmin etmək" əvəzinə "qorumaq" deyin.

      5. Passiv səsdən istifadə etməyin. Passiv forma cümlədən hərəkətin subyektini çıxarır, obyekt ön plana çıxır. Bəzi hallarda passiv səs siyasi və ya diplomatik səbəblərə görə zəruridir, lakin əksər hallarda mətni çaşqın və qeyri-müəyyən edir.

         • Aktiv səs hərəkətin ifaçılarını vurğulamağa imkan verir və oxucuya kimin cavabdeh olduğunu göstərir. Önəmini qiymətləndirmək üçün bu aspekt, təsəvvür edin ki, yanğınla bağlı qəzet yazısında belə bir cümlə ilə rastlaşdınız: “Xoşbəxtlikdən bütün uşaqlar xilas oldu”. Bu uşaqları kimin xilas etdiyini anlamaq lazımdır. Cümlə “Yerli müəllim İvan Petrov bir neçə dəfə internat məktəbinin yanan binasına qayıdıb bütün uşaqları xilas etdi” kimi görünürdüsə, əsl qəhrəman ön plana çıxır.
         • Həmçinin, etibarlı girov mənfi nəticələrə görə cavabdeh olanı tapmağa imkan verir. “Bəzi səhvlərə yol verildi” ifadəsi işəgötürəndə səhvləri kimin etdiyini və kimin cəzalandırılmasını düşündürəcək. Səhv edən sizsinizsə, məsuliyyəti qəbul edin və nəticələrini qəbul edin.
         • İlə cümlələr tapmaq üçün “to be” felinə diqqət yetirin passiv səs. Əgər onları tapa bilmisinizsə, o zaman yerinə yetirilən hərəkəti və onu yerinə yetirən şəxsi müəyyənləşdirin və sonra söz sırasını dəyişdirin.

      6. Verilənləri ifadə etmək üçün vizual üsullardan istifadə edin. Sxemlər və qrafiklər daha asan qəbul edilir və bu cür məlumatlar olan bir paraqrafdan dərhal sonra yerləşdirilir (xüsusilə belə məlumatlar çox sayda rəqəmi ehtiva edirsə).

         • Oxucu üçün işləri asanlaşdıran və hesabatın məqsədinə xidmət edən uyğun əyani vəsaitləri seçin.
         • Məsələn, yun palto satışlarının artımını göstərmək üçün xətt qrafikindən istifadə edin. Məlumatların bu təqdimatı çoxdur masadan daha səmərəlidir hər ay satılan vahidlərin sayı ilə, çünki cədvəl oxucunu bütün rəqəmləri yadda saxlamağa və tendensiyaları aşkar etmək üçün onları bir-biri ilə müqayisə etməyə məcbur edir. Qrafikə bir nəzər salmaq mahiyyəti başa düşmək üçün kifayət edəcək.
         • Əvvəla, insan həmişə vizual elementlərə diqqət yetirir. Bütün qrafiklər və diaqramlar aydın və dəqiq olmalı, səhifədə düzgün yerləşdirilməlidir. Yalnız nəticələrinizi və tövsiyələrinizi həqiqətən dəstəkləyən elementlərdən istifadə edin.

      7. jarqon istifadə etməyin. Hər bir bilik və ya fəaliyyət sahəsinin öz qaçılmaz terminologiyası, eləcə də kitablarda və məqalələrdə tez-tez istifadə olunan sözlər var. Bəzən onlar faydalıdır, lakin əksər hallarda jarqon yalnız əsas fikri aydın və bacarıqla ifadə etməyə mane olur.

         • Hesabatınızda belə sözlərdən çox istifadə etməmək üçün peşəkar jarqonların siyahısını tərtib etməyə çalışın. Mətni tamamlayın və arzuolunmaz leksik elementləri əvəz etmək üçün açar sözlər axtarın.
         • Başa düşmək lazımdır ki, çoxlu sayda səs-küylü sözlər oxucuya sizin “bildiyiniz” olduğunuzu göstərməyəcək, əksinə təsir edəcək. Direktor və menecerlər çox vaxt adi işçilərdən yaşlı olurlar və həyatları boyu belə sözlər çox görüblər. Əgər jarqondan sui-istifadə etsəniz, onlar sizin çox tənbəl olduğunuzu, mövzunu zəif bildiyinizi və ya sadəcə təəssürat yaratmaq istədiyinizi düşünəcəklər.
         • Həddindən artıq mürəkkəb terminlərdən istifadə etməmək də yaxşıdır. Məsələn, hüquqi mübahisə ilə bağlı hesabatda həddən artıq çox hüquqi boşboğazlıq olmamalıdır.

      8. Bütün səhvləri düzəldin. Çoxlu sayda yazı və qrammatik səhvlər yalnız oxucunun diqqətini yayındırır və müəllif haqqında mənfi obraz yaradır. Səhvlər üzərində işləməyə vaxtınız olması üçün əvvəlcədən hesabat layihəsini yazın.

         • Kompüterinizdə söz emal proqramında orfoqrafiya və qrammatikanı yoxlayın, lakin yalnız avtomatik düzəlişlərə etibar etməyin. Bu cür proqramlar, xüsusən də oxşar sözlərdə ("əlcəklər" əvəzinə "möhür") çoxlu səhvləri qaçıra bilər.
         • Səhvləri tapmaq üçün hesabatı geri oxuyun. Hesabatın mövzusu sizə yaxındırsa, səhvi görməmək çox asandır, çünki beyin mətndə çatışmayan sözləri və ya hərfləri avtomatik olaraq "düşünə" bilər. Ayrı-ayrı sözləri başa düşmək üçün geriyə doğru oxuyun.
         • Səhvləri və üslub qüsurlarını görmək üçün hesabatı ucadan oxuyun. Əgər siz cümlə və ya abzasları qüsursuz oxuya bilmirsinizsə, o zaman çox güman ki, mətniniz həddən artıq yüklənib və oxucu da çaşıb qalacaq. Pis cümlələri yenidən yazın.

Təcrübənizdə 24 saat yorulmadan qollarınızı, ayaqlarınızı və bədəninizin digər hissələrini şumladığınız hallar olubmu? Satılır tam hazır obyekt. Onsuz da kommersiya təklifləri ilə bazarı sarsıtdılar, bir plan ortaya qoydular sonrakı fəaliyyət və özünüzlə tam uyğunlaşaraq, əməliyyat və vicdanla qazanılmış komissiyaların sonrakı alınması şəklində təbii bir nəticə gözləyin.

Ancaq bir anda müştərinizin nömrəsi telefon ekranında göstərilir və siz heç nədən şübhələnmədən sakitcə telefonu götürürsünüz. Ancaq minnətdarlıq əvəzinə, ümumiyyətlə heç bir şey etmədiyinizdən başlayaraq müqaviləni ləğv etmək tələbi və təhdidlərə qədər çoxlu şikayətlər eşidirsiniz. tanış?

Kədərlənməzdən əvvəl özünü onun yerinə qoy...

Həmin şəxs sizinlə eksklüziv müqavilə bağlayıb. O, bəlkə də sahib olduğu ən qiymətli malı sizə əmanət etmişdir. O, sənə inandı, qərara gəldi ki, sən yalnız sehrbazsan və ona kömək edə bilərsən. Ancaq sonra, yorulmadan çalışdığınız hər zaman, o, sizin və işiniz haqqında heç nə EŞİDİR və BİLMİR! Müvafiq olaraq, heç bir şeyin olmadığına dair şübhələr artır. Üstəlik, qohumlar, dostlar və tanışlar arasından həmişə "yaxşı məsləhətçilər" olacaq. beyinlərdə və "aldadıcılar", "qara rieltorlar" haqqında və "nə qədər bahalıdır, amma belə bir iş üçün" haqqında dəhşət hekayələri ilə qorxutmaq. Buna görə də 7-10 gündən sonra tamamilə məntiqli və təbii partlayış baş verir.

Əslində hadisələrin belə inkişafının qarşısını almağın çox sadə yolu var. Müştəriyə görülən işlər haqqında həftəlik hesabat göndərmək kifayətdir.

Mütəmadi olaraq, əvvəlcədən hazırlanmış şablona uyğun olaraq, keçmişdə həyata keçirilən bütün hərəkətləri və fəaliyyətləri sadalayan bir hesabat tərtib edin. Və poçtla satıcıya göndərin. Müştəri isə razıdır - nə baş verdiyini, onun haqqında unutmadıqlarını başa düşür, mövzusu üzərində işləyirlər və siz həmişə əsassız iddialardan qorunacaqsınız.

İndi "Görülən işlər haqqında hesabat" sənədinə tələbləri formalaşdıracağıq:

Hesabatda nə olmalıdır

• Müqavilənin sayı
• Agent kontaktları
• Görülən tədbirlərin və həyata keçirilən tədbirlərin siyahısı
• Hesabatın yaradılma tarixi və imzası

Transfer üsulları

• E-poçt
• çap edib təhvil verin

Hesabat ötürmə vaxtı

• Cümə axşamı optimaldır (həftənin işinin nəticəsi olduqda)
• Və ya həftə sonu son yoxlamalardan sonra

ƏHƏMİYYƏTLİ!

• Hesabatınızda reklam yerləşdirdiyiniz İnternet resurslarının siyahısı varsa, qeyd etməyi unutmayın bu reklamlara keçidlər
• Əgər mediada dərc etmisinizsə, əlavə edin şəkil və ya ekran görüntüsü reklamlar
• Ayrı bir yaratmısınızsa təqdimat hesabata əlavə etməyi unutmayın

Bu sadə addımları yerinə yetirməklə siz tez bir zamanda belə zənglərin sayını minimuma endirəcəksiniz. Yeri gəlmişkən, vəziyyətə nəzarət etmək sizin üçün daha asan olacaq. Yaxşı, hesabat yaratmaq kimi onsuz da tozsuz işi mümkün qədər sadələşdirmək üçün sizə hazır şablon nümunəsini yükləməyi təklif edirik.

Müəllif haqqında

Tatyana Porubaimix. Arsenal konsaltinq mərkəzinin təşkilatçısı və rəhbəri. Eyni zamanda, layihənin ideoloji ilhamvericisi və ideyaların generatoru. Həm də məsləhətçi. Əsas istiqamət: marketinq və kopirayterlik. Tatyana, portfelində uğurlu olan marketoloqdur tamamlanmış layihələr müxtəlif istiqamətlərdə.

50 gün ərzində satış şöbəsinin səmərəliliyinin artırılması Ryazantsev Aleksey

Hesabat şablon paketi

Hesabat şablon paketi

1. Fəaliyyət hesabatı

Fəaliyyət hesabatı menecerlərin gün ərzində tamamladığı fəaliyyətləri, eləcə də günün yekunlarını göstərir. Cədvəldə aşağıdakılar daxil edilir:

ay, tarix və gün;

Gecikmə, dəqiqələrlə;

Yeni soyuq zənglərin sayı;

Qərar qəbul edənlərə çıxışların sayı (DM);

Göndərilən kommersiya təkliflərinin sayı (CO);

Təkrar edilən zənglərin sayı;

Uğurlu zənglərin sayı;

Randevuların sayı;

Keçirilmiş görüşlərin sayı;

Verilmiş fakturaların sayı;

Ödənişlərin məbləği, rublla;

Zəng jurnalının (ertəsi gün) doldurulması və ROP satış şöbəsinin rəhbərinə göndərilməsi barədə qeyd aparılır (Cədvəl 5.2).

Bu, satış departamentində ən güclü vasitələrdən biridir. Onu həyata keçirməklə siz əmək məhsuldarlığını qoruyub saxlaya biləcəksiniz, çünki zaman keçdikcə menecerlər daha az məqsədyönlü hərəkətlər etməyə başlayırlar. Bundan əlavə, siz menecerlərin neçə hərəkət yerinə yetirməsinə nəzarət edə və konvertasiya və ödəniş məbləğlərinin necə dəyişdiyini görə biləcəksiniz.

Hesabatın tamamlanma müddəti: 10 dəqiqə.

2. İş jurnalı

İş jurnalı satış menecerinin əsas iş alətlərindən biridir. İş gününün sonunda növbəti gün üçün hazırlanır. Toxunma üçün kontaktlar ona daxil edilir. İş gününün sonunda tamamlanmış iş jurnalı satış şöbəsinin müdirinə təhvil verilir e-poçt– sistem konfiqurasiya edilmədikdə ümumi istifadə sənədlər və ya CRM.

İş jurnalında hansı məlumatlar qeyd olunur.

Təşkilat.

LPR adı.

Telefon və e-poçt.

Zəng nəticəsi.

Əlaqələrin toplanması üçün mənbə (menecerlərin özbaşına aşağı keyfiyyətli verilənlər bazası seçməməsi üçün) (Cədvəl 5.3).

Cədvəl 5.2. Zəng jurnalı

Cədvəl 5.3.İş jurnalı nümunəsi

Bu alət internetdə təşkilatların kontaktlarını bir-bir axtarmaqdansa, səhər tezdən işə getməyə və iki-üç saat ərzində blokda zənglər etməyə kömək edir. orta sürəti menecer bu vəziyyətdə saatda beş və ya altı kontakt olacaq. İş jurnalına sahib olan insanlar işə gəlirlər və dərhal hazır əlaqələrə zəng edə bilərlər.

Siyahı axşam saatlarında tərtib edilməsə, menecerin bu vacib prosesi asanlıqla həsr edəcəyinə əmin ola bilərsiniz hamısı günün birinci yarısı.

3. “Günün cədvəli” yoxlama siyahısı (cədvəl 5.4, 5.5)

Cədvəl 5.4. Satış meneceri yoxlama siyahısı

Şöbədə işin bloklarda qurulması vacibdir: bir blok iki-üç saatdır, onun çərçivəsində bir növ iş aparılır (əsasən). Menecerləriniz üçün çoxlu tapşırıqları söndürün və siz onların məhsuldarlığını ən azı iki yarım dəfə artıra bilərsiniz. inanmırsınız? Bir sınaq ayı təyin edin və özünüz baxın.

Alimlər sübut etdilər ki, beynimizin zirvəyə çatması və axın vəziyyətinə gəlməsi təxminən 30 dəqiqə çəkir. Və ondan çıxmaq üçün başqa bir şeyə kiçik bir keçid, hətta 30 saniyə üçün kifayətdir. Bunu başa düşmək vacibdir. Buna görə də bütün günü idarəçilərə zəng etmək imkanı verə bilməzsiniz. Onların zəng bloku olmalıdır. Digər vəzifələrlə eynidir.

Burada ikinci müsbət cəhət psixoloji aspektdir: bir tapşırığa vaxt məhdudiyyəti qoyduğunuzda, onu tamamlamaq üçün çox vaxtınız olduğundan daha tez başa vurursunuz.

4. İsti müştəriləri artırmaq üçün baza

Müştəriləri artırmaq üçün baza itirməmək üçün lazımdır potensial müştərilər kim sizinlə əlaqə saxladı - onlar göndərildi təklif, bəlkə də görüşlər keçirdilər, amma satışa gəlmədi. Bizim statistika göstərir ki, bu mərhələdə tranzaksiyaların 20-30%-i düşür - sadəcə olaraq, müştəriləri unutduqları üçün, qərar versələr, özlərinə zəng edəcəklərinə ümid edirlər. Bütün isti müştərilərlə iş aparılmalı, növbəti zənglərin tarixləri və əməliyyatın gücləndirilməsi müəyyən edilməlidir (Cədvəl 5.6).

Verilənlər bazasını doldurduqdan sonra menecer cədvəli öz təqviminə daxil edir və telefonda xatırlatma qoyur. Və ya Google təqviminizi doldurur və ona SMS xatırlatma qoyur. Çox rahat.

5. İclasın hesabatı

İşçilər iclasdan sonra iclas haqqında hesabat doldururlar. O, görüşün mövzusunu, əsas razılaşmaları və növbəti toxunuşun tarixlərini müəyyənləşdirir.

Hesabat vacibdir, çünki o, rəhbərliyə faktiki keçirilən görüşlərə və onların effektivliyinə nəzarət etməyə imkan verir.

Cədvəl 5.5. Satış meneceri üçün yoxlama siyahısı

Cədvəl 5.6. Satışları artırmaq bazası

Çox vaxt menecerlər öz işləri ilə məşğul olarkən özləri üçün görüşlər quranda problem yaranır.

Satış meneceri iclasının hesabatı

Tarix _______________ Rəhbərin adı _________________

Şirkətin adı ________________________________

Əlaqədar şəxs ______________________________________________________

Menecer qeydləri:

Görüşün nəticəsi:

Əlavə tədbirlər:

Müştəri üçün növbəti addımlar:

6. Satış şöbəsinin rəhbərinin hesabatı

Satış şöbəsinin nəticələri haqqında hesabat şöbə müdiri tərəfindən doldurulur və beləliklə, müəssisənin direktoruna bütövlükdə şöbə üzrə satış göstəricilərinə və hər bir menecerin nəticələrinə nəzarət etmək imkanı verir (cədvəl 5.7, 5.8).

Siz hər hansı digər göstəriciləri əlavə edə bilərsiniz, məsələn, satışların sayı və həcmi, tərəfdaş məhsullarının satışı və s.

Cədvəl 5.7. Satış şöbəsinin hesabatı

Cədvəl 5.8. Müəyyən bir menecerin satış hesabatı

7. Müştəri bazasının auditi

Satış şöbəsinin rəhbəri ayda/rübdə bir dəfə müştəri bazasının auditini aparır. Auditin nəticələrinə əsasən o, hesabat cədvəlini doldurur (cədvəl 5.9).

Cədvəl 5.9. Müştəri bazasının auditi (ABC seqmentasiyasına görə)

8. Satış nümayəndəsinin (merçendayzerin) hesabatı

Dolama nəzarəti üçün istifadə olunur satış nöqtələri satış nümayəndəsinə tabedir (cədvəl 5.10).

Cədvəl 5.10. Satış nümayəndəsinin gündəlik hesabatı

9. Baza əsas müştərilər

Menecerlərin əsas müştərilərin məlumat bazasını saxlaması vacibdir. Çünki onlarla tamam başqa keyfiyyətdə ünsiyyət saxlamaq lazımdır. Biznes bazanızın bu hissəsinə əsaslanır və orada sistem əlaqəsi yaratmaq çox vacibdir.