Role servicio de personal en la empresa, sus funciones, tareas y estructura

Introducción

La tarea principal de la gestión de personal es la más uso efectivo habilidades y capacidades de los empleados de acuerdo con los objetivos de la empresa. Teniendo en cuenta su plena satisfacción con su trabajo, manteniendo la salud y estableciendo una cooperación competitiva entre ellos. En este caso, se debe considerar una tarea importante de la gestión de personal para proporcionar a la organización empleados altamente calificados e interesados.

Para una gestión de personal exitosa, es necesario comprender claramente los principales mecanismos y patrones mediante los cuales se lleva a cabo el trabajo con el personal, a lo que debe prestar atención, en otras palabras, el gerente debe saber tecnologías modernas administración de personal.

El personal de la empresa es la composición principal de empleados calificados de la empresa, empresa, organización. Por lo general, el personal de una empresa se divide en personal de producción y personal empleado en unidades que no son de producción y se mejoran constantemente. La eficiencia de la producción depende en gran medida de las calificaciones de los trabajadores, su formación profesional y sus cualidades comerciales.

Para el funcionamiento efectivo de cualquier organización, es necesario que se cumpla una condición importante: se garantiza el uso de cada empleado en toda la variedad de manifestaciones de los potenciales psicofisiológicos y motivacionales.

Para gestionar la activación del personal, es necesario monitorear constantemente el proceso de uso de métodos de incentivos en la empresa. Un líder que quiere administrar no "al tacto", sino hacerlo económicamente de manera competente, debe tener constantemente frente a él descripción precisa relaciones laborales en la empresa.

Tal característica solo puede obtenerse sobre la base de un análisis del uso de métodos de incentivos y la identificación de las formas más efectivas de motivación laboral para aumentar el interés del personal en el trabajo de la empresa.

El concepto de servicio de personal, sus tareas, funciones y estructura.

El servicio de personal (servicio de gestión de personal) es una unidad estructural autorizada para llevar a cabo la gestión de personal y la gestión organizativa y metodológica de las medidas de gestión de personal implementadas en la empresa.
Las grandes esperanzas de la dirección para asegurar la prosperidad de la empresa están puestas en sus propias capacidades, habilidades, iniciativa y espíritu empresarial y, más precisamente, en los recursos humanos que se han creado y que deben actualizarse para tener en cuenta todos los nuevas y cambiantes necesidades del mercado.

Las actividades del servicio de personal (gerente de recursos humanos) se definen en la descripción del puesto correspondiente.

Fundamentos del servicio de personal.

La organización de las actividades de cualquier unidad debe comenzar con la elaboración de un reglamento sobre dicha unidad. El Reglamento sobre el servicio de personal debe constar de los siguientes apartados: provisiones generales, tareas, estructura, funciones, relaciones con otras unidades, derechos, deberes y responsabilidades.
En el apartado "Estructura" se indica el procedimiento para desarrollar y aprobar la estructura del departamento, su tamaño, las áreas específicas de trabajo y las divisiones del departamento que tienen asignadas.
El tamaño y la estructura de los servicios de recursos humanos dependen principalmente del tamaño de la organización. Dependiendo del tamaño de una organización en particular, se distinguen las siguientes: formas organizacionales implementación del trabajo del personal:
- una unidad estructural independiente con subordinación directa al jefe de la organización o su adjunto;
- desempeño de las funciones del servicio de personal por un empleado individual de la organización;
- desempeño de las funciones del servicio de personal en combinación con el desempeño de otros trabajos.
Las funciones del servicio de personal son las siguientes:
- desarrollo de planes de dotación de personal de acuerdo con el programa de desarrollo de una organización en particular;
- Registro de recepción, traslado y despido de empleados de acuerdo con la legislación laboral Federación Rusa;
- contabilidad del personal;
- almacenamiento y llenado libros de trabajo, el mantenimiento de la documentación sobre el trabajo de oficina;
- monitorear la ejecución por parte de los jefes de departamento de órdenes e instrucciones para trabajar con el personal;
- estudio del movimiento de personal, análisis de la rotación de personal, desarrollo de medidas para eliminarla;
-análisis de la composición de los especialistas de la organización, las cualidades comerciales de los empleados para uso racional;
-creación de condiciones para mejorar el nivel educativo y de calificación de los especialistas;
- trabajar en la creación de una reserva para la promoción;
-preparación de propuestas para mejorar la colocación y utilización de los trabajadores;
-elaboración y sistematización de materiales para la certificación
comisiones;
-preparación de materiales para presentar empleados para promoción y recompensa;
- tomar medidas para el empleo de trabajadores despedidos;
-organización del control sobre el estado de la disciplina laboral y reglamentos internos de trabajo;
- Mantener todos los informes. asuntos de personal.
En el curso de la interacción con otros departamentos de la organización, el departamento de personal recibe de ellos solicitudes para la admisión de trabajadores y especialistas, ideas sobre incentivos, horarios de vacaciones, etc.
Desde el servicio de personal a los departamentos se envían:
1) información sobre infractores de la disciplina laboral;
2) copias de órdenes sobre la admisión de nuevos empleados, movimiento dentro de la organización, despido de empleados;
3) copias de las órdenes de aprobación (modificación) del Reglamento Interno del Trabajo;
4) información relacionada con temas de cumplimiento de la disciplina laboral.
Del departamento de contabilidad, el departamento de personal recibe una plantilla, cálculos de la necesidad de mano de obra, certificados de salario para el procesamiento de pensiones por edad, invalidez, sobrevivientes, etc.
A su vez, el servicio de personal presenta al departamento de contabilidad información sobre el número de nómina de empleados, ausentismo, rotación de personal, hoja de tiempo, órdenes de ingreso, traslado y despido, hojas de incapacidad temporal para pago, información sobre vacaciones regulares de los empleados, etc.
El Departamento de Recursos Humanos generalmente tiene las siguientes facultades:
- exigir a todos los departamentos de la organización que presenten los materiales necesarios para su trabajo;
- aceptar empleados, organizaciones en temas de reubicación y despido;
- interactuar con otras organizaciones sobre el tema de la contratación;
- exigir de las demás divisiones el cumplimiento obligatorio de aquellas instrucciones que disponga el reglamento del departamento de personal.
El reglamento sobre el departamento de personal establece la responsabilidad del jefe del departamento de personal por el desempeño de las funciones asignadas al departamento y la responsabilidad de los empleados del departamento, que se establece mediante descripciones de puestos.

Tareas del servicio de personal.

Las tareas principales del trabajo del personal en la empresa se pueden dividir en las siguientes áreas:
1. La dirección de contabilidad y control del trabajo del personal implica la solución de las siguientes tareas principales:
- contratación de empleados para la empresa;
- contabilidad de los empleados;
- despido de empleados;
-trabajar con empleados temporalmente ausentes de la empresa (de vacaciones, ausentes por enfermedad, que hayan ido de viaje de negocios, etc.).
2. Planificación y dirección normativa:
- selección (búsqueda y selección) de empleados para la empresa;
- disposición de los empleados de la empresa;
- movimiento de empleados de la empresa;
- posicionamiento y adaptación de los empleados.
3. Informes y dirección analítica del trabajo del personal:
- estudio de los empleados;
-evaluación del trabajo de los empleados;
- trabajo analítico;
-elaboración de informes.
4. Coordinación y dirección de la información:
- formación profesional (formación y readiestramiento) de los empleados;
- organización de la recepción de los empleados de la empresa (por cuestiones oficiales y personales);
- trabajar con apelaciones escritas de empleados de la empresa;
- trabajo de archivo y referencia.
5. Dirección organizativa y metodológica:
- documentar las actividades de los empleados de la empresa;
- trabajo de personal en los departamentos de la empresa;
- la planificación del trabajo del personal;
- Gestión de recursos humanos.
Todas las tareas del departamento de personal están determinadas por los detalles del trabajo de la organización, teniendo en cuenta:
- el tamaño de la organización;
- ramo de actividad (fabricación, comercio, servicios a la población);
- objetivos estratégicos de la organización;
- etapa de desarrollo de la organización;
- numero de empleado;
- Tareas prioritarias de trabajo con personal.

Las responsabilidades y la estructura del departamento de recursos humanos pueden variar según el tipo de actividad de la organización.

La estructura organizativa del departamento de personal comprende sus divisiones principales y auxiliares (otras unidades estructurales internas). Por regla general, estas divisiones concentran su trabajo en áreas independientes de trabajo de personal e interactúan estrechamente entre sí en el curso de las actividades diarias.
Principios de construcción sistema moderno manejo de personal son:
- la eficacia de la selección y colocación de empleados;
- remuneración justa y motivación, remuneración no sólo por logros individuales, sino también colectivos;
- promoción de empleados de acuerdo con los resultados del trabajo, calificaciones, habilidades, intereses personales, necesidades de la organización;
- Solución rápida y eficaz de problemas personales.
El trabajo de los servicios de personal tiene dos direcciones: táctica y estratégica.
En el marco de la dirección táctica se realizan trabajos de personal corriente: análisis del estado y planificación de necesidades de personal, elaboración de cuadros de personal, reclutamiento, evaluación y selección de personal; pruebas; planificación de los próximos traslados y despidos de personal, contabilidad y control corriente, capacitación, reentrenamiento y capacitación avanzada, formación de una reserva para promoción, promoción de valores organizacionales y educación del personal en su espíritu.
Se considera que la actividad principal de los departamentos de personal es la formación de recursos laborales: planificar la necesidad de ellos y organizar actividades prácticas de contratación, resolver conflictos, realizar politica social.
La esencia del trabajo de personal es determinar qué exactamente, por quién, cómo y con la ayuda de lo que se debe hacer en la práctica en este momento en el campo de la gestión de personal. La solución de estas tareas diarias se basa en métodos administrativos.
La dirección estratégica del trabajo de los servicios de personal se centra en la formación de la política de personal de la organización: un sistema de puntos de vista teóricos, ideas, requisitos, medidas prácticas en el campo del trabajo con el personal, sus principales formas y métodos.
Así, las tareas del servicio de personal dependen de las áreas de actividad.

En la estructura de cualquier empresa moderna, el departamento de personal ocupa una de las posiciones más importantes y significativas. Incluso existe la teoría de que es el departamento de personal el que es la cara o seña de identidad de la empresa, porque el primer lugar donde nuevo empleado- esto es sólo esta división.

¿Qué se incluye en las funciones y tareas del departamento de personal de la empresa?

La función principal del departamento de personal en la empresa es la selección de personal y trabajo permanente con el equipo Si las tareas de esta unidad incluirán solo la contratación directa, sin recopilar información sobre la vida laboral del equipo, dicha empresa logrará poco en los negocios.

Hoy en día, el trabajo del personal consiste en toda una gama de medidas organizativas y pasos competentes destinados a maximizar el uso de las habilidades profesionales del personal. Si los empleados de la empresa están debidamente motivados e interesados ​​en el desempeño efectivo de sus funciones, la empresa podrá llevar a cabo una lucha productiva con los competidores. Es difícil imaginar hoy empresa exitosa sin el departamento de personal, cuyo trabajo en la empresa es mantener, registrar y apoyar al personal.

Las funciones principales del departamento de personal en la empresa incluyen:

• determinación de la necesidad de personal de la empresa y selección de personal junto con los jefes de departamento;
• análisis de la rotación de personal, búsqueda de métodos para combatir nivel alto fluidez;
• preparación de la dotación de personal de la empresa;
• registro de expedientes personales de los empleados, emisión de certificados y copias de documentos a solicitud de los empleados;
• un complejo de operaciones con libros de trabajo (recepción, emisión, llenado y almacenamiento de documentos);
• llevar registros de vacaciones, programar y registrar las vacaciones de acuerdo con la legislación laboral vigente;
• organización de evaluaciones de empleados, preparación de planes de carrera para el personal;
• elaboración de planes de mejora de la cualificación de los trabajadores.

La estructura del departamento de personal de la empresa y su número lo determina el director de cada empresa, según el número total de personal y las características de la actividad. La decisión de crear o liquidar divisiones estructurales del propio departamento de personal la toma el jefe del departamento, también aprueba las disposiciones sobre trabajo conjunto divisiones

Para realizar sus funciones de manera efectiva, el departamento de personal debe interactuar constantemente con otros departamentos de la empresa:

• con el departamento de contabilidad se resuelven temas de remuneración, allí también se presentan documentos y copias de órdenes de despido, alta, viajes de negocios, vacaciones, incentivos o sanciones para empleados;
• el departamento legal brinda a los empleados del departamento de personal información sobre los últimos cambios en la legislación vigente, brinda apoyo legal integral;
• en temas de personal, el departamento interactúa constantemente con todas las divisiones estructurales de la empresa.

Si el trabajo del personal de contabilidad en la empresa se lleva a cabo de manera deficiente o de mala calidad, esto tiene las consecuencias más graves: la interacción entre las divisiones individuales se interrumpe y el trabajo de los departamentos se deteriora. En general, esto conduce a una disminución de la eficiencia de toda la empresa.

Un oficial de recursos humanos calificado es como un médico de familia, cuya gama de deberes incluye resolver muchos problemas importantes. Muchos gerentes de pequeñas empresas, en un esfuerzo por ahorrar dinero, confían las funciones de un especialista de personal a gerentes de personal ordinarios. Tal decisión es fundamentalmente errónea, porque la conducción de la gestión de registros de personal debe confiarse a un especialista competente en esta área en particular. Solo un oficial de personal experimentado podrá determinar a tiempo si un empleado en particular es adecuado para el puesto que ocupa y le dirá a dónde puede transferirse dicho empleado. Las decisiones bien equilibradas de los especialistas en recursos humanos proporcionan una organización eficaz del trabajo en la empresa y una adecuada carrera profesional cada uno de sus empleados.

La producción de cada país y de cada industria depende de una serie de factores. Uno de los factores más importantes que afectan el nivel de productividad laboral y, en consecuencia, la eficiencia de la producción, es el personal (personal) de la empresa.

Los cuadros son la parte más valiosa e importante de las fuerzas productivas de la sociedad. En general, la eficiencia de una empresa depende de las calificaciones de los empleados, su ubicación y uso, lo que afecta el volumen y la tasa de crecimiento de los productos manufacturados, el uso logístico fondos. Este o aquel uso de personal está directamente relacionado con el cambio en el indicador de productividad laboral. El crecimiento de este indicador es la condición más importante para el desarrollo de las fuerzas productivas del país y la principal fuente de crecimiento del ingreso nacional.

Entonces, ¿cómo obligas mano de obra trabajar más eficientemente? La respuesta a esta pregunta se encuentra en el centro de cualquier política de personal.

El propósito de este trabajo es revelar el papel del servicio de personal en la organización.

Para lograr este objetivo, es necesario resolver una serie de tareas:

1. revelar la esencia de la política de personal;

2. identificar los principios básicos de la construcción del servicio de personal de la organización;

3. mostrar el papel del departamento de personal en la gestión de personal.

El tema del estudio es el servicio de personal de la empresa. Objeto - actividad gerencial este servicio.

1. Servicio de personal de la organización.

1.1. El concepto de servicio de personal.

El servicio de personal de una empresa es un conjunto de unidades estructurales especializadas en el campo de la gestión empresarial, junto con los funcionarios empleados en ellas (gerentes, especialistas, ejecutores técnicos), diseñadas para administrar personal en el marco de la política de personal elegida.

Etapas de formación del servicio de personal de la empresa:

1. Estructuración de los objetivos del sistema PM.

2. Determinación de la composición de las funciones de gestión que permitan la realización de los fines del sistema.

3. Formación de la composición de los subsistemas de la estructura organizativa del servicio de personal.

4. Establecer relaciones entre subsistemas de la estructura organizativa del servicio de personal.

5. Determinación de los derechos y responsabilidades de los subsistemas.

6. Cálculo de la intensidad laboral del trabajo realizado y el número de personal del servicio de personal de la empresa.

7. Construir la configuración de la estructura organizativa del servicio de personal de la empresa.

1.2. El papel y el lugar del servicio de personal en el logro de los objetivos de la organización. El papel y la importancia de los servicios de personal aumentaron a medida que aumentaba el papel del factor humano en la producción, aumentaba la dificultad de sobrevivir y lograr el éxito financiero para las empresas en la economía de mercado moderna. Así, en la década del 20 del presente siglo, las tareas de los especialistas en gestión de personal se concentraron principalmente en temas Psicología Social para resolver los conflictos entre el personal y la administración en representación de los intereses del sujeto de propiedad. En la posguerra y hasta los años 60, las funciones de los servicios de personal se centraron en los problemas staff de producción("trabajadores de cuello azul"), y las tareas funcionales aún no tenían certeza de sujeto.

Debe tenerse en cuenta que el servicio de personal en las empresas capitalistas durante muchos años se consideró una unidad auxiliar.

A mediados del siglo XX. en las empresas públicas y privadas de Occidente bajo la influencia del movimiento sindical, la legislación social, la negociación colectiva y el crecimiento económico general, que permitieron mejorar estatus social trabajadores, el servicio de personal amplió gradualmente sus funciones. A los deberes técnicos previamente existentes de los empleados de los departamentos (departamentos) de personal, tales como: contratación, organización de la formación profesional, estudio de las calificaciones de los empleados, despido, asuntos legales, procesamiento de promociones, etc. - agregó la función "relaciones humanas (sociales)" como un área de trabajo independiente.

Con la formación de departamentos especiales y departamentos de relaciones sociales ( relaciones humanas, relaciones laborales), comenzó a surgir una función políticamente significativa de los trabajadores de servicios de personal, quienes debían entrar en contacto con las organizaciones sindicales, prevenir conflictos y proponer un curso de acción adecuado a la dirección de la empresa. A través de una combinación de técnicas y funciones politicas El servicio de personal en Occidente se mantuvo a la par con otros servicios de la empresa.

Según los científicos y especialistas occidentales, cuando surgen sistemas de producción tecnológicamente cerrados en las empresas modernas, las relaciones sociales y laborales adquieren un carácter descentralizado, la importancia principal se otorga al lugar y el papel del individuo en el equipo. De ahí que también cambien las funciones del servicio de personal, que deja de ser un “cuerpo de bomberos” para extinguir focos de tensión social. A partir de ahora, su tarea principal es desarrollar una política de empleo que permita a todos los niveles percibir las innovaciones tecnológicas necesarias. El desarrollo de esta política incluye elementos tales como el reciclaje del personal, su promoción, evaluación del desempeño, etc. La tarea se establece en todos los niveles para fomentar el dominio de otras especialidades y la preparación para el estudio. A plan organizativo el servicio de personal debe esforzarse por la descentralización y la reducción de los pasos jerárquicos en el tratamiento de determinadas cuestiones.

Desde la década de 1970, el concepto de "recursos humanos (humanos)" se ha establecido en los Estados Unidos, y la mayoría de las empresas y empresas han abandonado el nombre tradicional de los servicios de personal "gestión de personal", reemplazándolo con "gestión de recursos humanos". El cambio de nombre reflejó la expansión de las funciones de los servicios de personal y la mayor profesionalidad de los "oficiales de personal", y también consolidó una serie de innovaciones en los métodos de trabajo del personal.

Para muchas organizaciones que funcionan bien, la pregunta principal hoy en día es cómo cerrar la brecha entre el desarrollo de estrategias innovadoras, la creación de nuevos productos, Estructuras organizacionales, por un lado y uso correcto y desarrollo del potencial laboral - por el otro. Los servicios de personal juegan aquí un papel especial. Hoy, según sus funciones, nivel, competencia profesional los empleados, el equipo técnico, las herramientas metodológicas utilizadas por el servicio de gestión han superado durante mucho tiempo esas oficinas de almacenamiento información del personal con la que comenzó su actividad hace muchos años.

Los cambios que se están produciendo no significan que desaparezcan las funciones tradicionales de los departamentos de recursos humanos. Contratación, formación, cuestiones conexas salario, la distribución de beneficios, así como las relaciones en la industria (relaciones industriales), aparentemente, seguirán siendo siempre responsabilidad de los servicios de gestión de personal. Al mismo tiempo, el "contexto" en el que se realizan estas funciones se transforma radicalmente. Así, debido a la creciente importancia de la toma de decisiones descentralizada, los planes de participación de los trabajadores y el capital, al mismo tiempo que se reducen los niveles de gestión, el departamento de recursos humanos debe proporcionar tanto a los empleados ordinarios como a la dirección una participación de línea activa y servicios de asesoramiento. Es probable que los departamentos de recursos humanos se vuelvan más pequeños, pero estarán integrados por personas más calificadas y altamente educadas. Estos servicios están diseñados para asegurar una combinación más completa de los intereses de los empleados con los intereses de la organización, aumentando su interés en aumentar la eficiencia laboral y mejorar sus indicadores cuantitativos y cualitativos. Al mismo tiempo, estos servicios deben monitorear el crecimiento del personal, su preparación para las condiciones de producción en constante cambio.

Los servicios de administración de personal deben considerarse ahora entre las principales divisiones estructurales de la organización.

1.3. Funciones, poderes y funciones principales de los servicios de personal

El principal contenido del trabajo de la CS fue, en primer lugar, dotar a la organización de recursos laborales Alta calidad(planificación de requisitos, métodos activos de selección y contratación, gestión de residuos, análisis de rotación, etc.); en segundo lugar, el desarrollo del personal (formación y perfeccionamiento, planificación de carrera, evaluación, etc.); en tercer lugar, su apoyo y estabilización (mejora de los incentivos laborales y pagos sociales, atención médica, medidas de seguridad).

Esto se puede juzgar por la lista de áreas de actividad de los servicios de personal. Una parte importante del tiempo se dedica a resolver problemas del personal (reclutamiento, selección, orientación, evaluación, disciplina). La siguiente área más grande es compensación y beneficios, luego - capacitación, capacitación avanzada y, finalmente, relaciones laborales. Otras áreas de actividad ocupan el 5% o menos del tiempo en el trabajo del departamento de administración de personal.

La distribución del fondo de tiempo entre las funciones relacionadas con la gestión de personal se muestra en la Tabla. 10.1.1.

Tabla 10.1.1. Distribución del fondo de tiempo entre funciones relacionadas con la gestión de personal *

Funciones de gestión de personal Tiempo dedicado, %

Relaciones laborales 17

Contabilidad y trabajo de oficina 10

programas de recursos humanos 24

Organización salarios 16

Condiciones de trabajo, TB 10

Formación de personal 9

Programas de Igualdad en el Empleo 8

Ver servicios, secreto 5

* Asesor del director. 1995. Nº 8. C. 18-19.

EO Ostyukova, Los Ángeles Kairov, estudiantes

ZV Yakimov

científico manos., Ph.D. psicologico Ciencias, Profesor Asociado

Vladivostok Universidad Estatal economia y servicio

Vladivostok

RRHH es uno de los roles más importantes en cualquier organización.

En la mayoría de los casos, esto se debe a la atención muy cercana de las autoridades de supervisión y control. La medida en que la organización de los registros de personal cumple con los criterios formales para cumplir con todos los requisitos y cumple con los estándares depende de cómo la documentación del personal puede convertirse en una herramienta real y un asistente para administrar y administrar un negocio.

En la actualidad, una gestión de personal exitosa y eficaz no puede llevarse a cabo sin un buen conocimiento documentos normativos. Existen actos jurídicos reglamentarios del ámbito federal que regulan las normas de conducta de las personas en el trabajo, la lista y el procedimiento para el desempeño de sus funciones, y la legislación laboral también establece la cantidad de tiempo que los empleados deben dedicar a su trabajo y al descanso. ; derechos y obligaciones de las partes del contrato de trabajo; el procedimiento de remuneración de los empleados, etc.

Sin embargo, los empleadores tienen sus propias herramienta importante política de personal son locales regulaciones. De acuerdo con el artículo 8 del Código Laboral de la Federación Rusa, “los empleadores, con la excepción de los empleadores: individuos, que no son empresarios individuales, adoptar reglamentos locales que contengan las normas derecho laboral(en adelante - normativa local), dentro de su competencia de acuerdo con la legislación laboral y demás normativa actos legales que contengan normas de derecho laboral, convenios colectivos, convenios”. Por un lado, estos documentos no deben empeorar la posición del trabajador y reducir el nivel de sus derechos y garantías en comparación con las leyes federales vigentes, por otro lado, la gama de temas que rigen las normas locales es muy amplia. Incluye temas tales como regímenes específicos y horarios de trabajo en la organización; el monto de la remuneración, incluidos bonos, pagos adicionales y asignaciones; lista de deberes profesionales y oficiales del empleado, etc.

La función principal de la documentación del personal es el registro y consolidación de las relaciones laborales. Las relaciones laborales según el art. 15 del Código Laboral de la Federación Rusa es una relación basada en un acuerdo entre el empleado y el empleador sobre el desempeño personal del empleado por una tarifa función laboral(trabajo de acuerdo a la posición de acuerdo con dotación de personal, profesiones, especialidades indicando calificaciones; tipo específico de trabajo encomendado al empleado), la subordinación del empleado a las reglas de los reglamentos laborales internos al tiempo que garantiza al empleador las condiciones de trabajo previstas por la legislación laboral y otras regulaciones que contienen normas de derecho laboral, acuerdo colectivo, convenios, normativa local, contrato de empleo.

Como ya se mencionó en el artículo, las regulaciones locales no deben reducir el nivel de la posición del empleado en la organización, por lo tanto, de acuerdo con el Código Laboral de la Federación de Rusia, la gestión del personal y la organización laboral deben basarse en los principios de colaboración social, consistencia. de los intereses de los trabajadores y de los patrones. Sin embargo, desafortunadamente, no todos los gerentes prestan suficiente atención a este tema. En la mayoría de los casos, los jefes de las organizaciones comienzan a recordar el tema de la contabilidad del personal cuando los empleados de los organismos reguladores acuden a ellos con un cheque o cuando ex empleado va a la corte con un reclamo. En tales situaciones, la corrección de errores puede incurrir en grandes costos financieros y de tiempo, lo que no siempre ayudará a ganar y lograr el éxito en la resolución del problema. Esto es lo que demuestra la importancia de organizar el correcto mantenimiento de la documentación del personal, incluso a la hora de formalizar las relaciones laborales de acuerdo con la legislación laboral vigente.

Los contratos de trabajo que se celebran con los empleados también pueden convertirse en provocadores de disputas laborales, si, cuando se redactaron, los oficiales de personal no prestaron la debida atención. posibles consecuencias cuando ciertas condiciones están incluidas en el contrato; o pueden convertirse en un seguro tanto para el empleado como para la organización contra la violación de los derechos e intereses de una de las partes de la relación laboral. De esto se deduce que una de las claves para la existencia exitosa de la organización es la actitud seria de la gerencia de la empresa hacia las normas de la legislación laboral, el excelente conocimiento de los empleados involucrados en la gestión de registros de personal de sus competencias, y los gerentes deben pagar lo suficiente atención a la formación y desarrollo profesional oficiales de personal.

El servicio de personal es una especie de compañía de seguros intraorganizacional, cuyo objetivo es proteger a su empleador de las sanciones de las autoridades supervisoras y los litigios perdidos, para lo cual debe poder resolver las siguientes tareas:

Advertir oportunamente a la dirección de la organización de acciones que puedan ir en contra de las normas de la ley, y protegerlos de los riesgos correspondientes;

Ofrezca al jefe de la organización tales opciones para resolver problemas que lo acerquen lo más posible a los resultados deseados.

Además, en el trabajo de un oficial de personal, es muy importante no solo ejecutar claramente los documentos, sino también registrar y almacenar archivos. Este proceso te permite crear una base que te ayudará a demostrar que tienes razón y te asegurará que ganes en cualquier disputa laboral, así como prevenir su ocurrencia: después de todo, los reclamos no surgen de la nada, para cada reclamo debe haber una razón. Y el motivo de las quejas y demandas de los empleados es una violación de las normas legales por parte de los empleadores y errores de los trabajadores del personal.

Sin embargo, a veces los oficiales de personal pasan mucho tiempo creando documentos completamente innecesarios. Esto puede indicar la incompetencia del empleado. Por lo tanto, el tema de crear, almacenar, cambiar, registrar documentos de gestión de registros de personal debe abordarse con cuidado y tener al menos experiencia en esta área. La forma de mejorar la profesionalidad y ganar experiencia es no tener miedo y ser capaz de encontrar tiempo para el autodesarrollo.

Entonces, ¿qué es la documentación de recursos humanos?

Antes de intentar responder a esta pregunta, me gustaría señalar que la documentación del personal forma parte de conceptos generales, como la gestión documental, el trabajo de oficina y el trabajo de oficina de personal.

Circulación de documentos: la actividad de organizar el movimiento de documentos en la empresa desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución: envío desde la organización y (o) envío al archivo. Cabe señalar que en esta definición, el énfasis está en las palabras "movimiento de documentos", es decir, su ruta de una unidad o de un empleado a otro. Al mismo tiempo, el orden de movimiento del documento (su ruta) está predeterminado por el proceso de gestión aceptado en esta organización. Por ejemplo, si el jefe de la organización requiere que todos los documentos recibidos se le informen primero y solo él designará al albacea, la ruta del documento será de varias etapas de arriba a abajo. Si la organización tiene una clara división de funciones entre divisiones estructurales y empleados, la mayoría de los documentos pasarán inmediatamente al departamento a los ejecutantes, es decir, el camino será diferente, mucho más corto.

El trabajo de oficina es un concepto más amplio; Esta es una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales.

De ello se deduce que la gestión de registros de personal es un concepto más limitado que implica la organización del trabajo con documentos relacionados con cuestiones de personal.

Al organizar un flujo de trabajo, una empresa se enfrenta a los siguientes conceptos básicos:

Un documento es una forma material de recepción, almacenamiento, uso y difusión de información prevista por la ley al fijarla en papel, película magnética, video, película fotográfica, disco óptico u otro medio;

El documento primario es un documento que incluye la información original;

Un documento secundario es un documento que es el resultado de un procesamiento analítico-sintético y otro de uno o más documentos;

Un documento electrónico es un documento en el que se registra información en forma de datos electrónicos, incluidos detalles requeridos documento;

Documento de archivo: un documento, independientemente de su tipo, tipo transportador de materiales, información, lugar y tiempo, creación y forma de propiedad de la misma, que ha dejado de cumplir las funciones para las que fue creada, pero se almacena o es objeto de almacenamiento, teniendo en cuenta la importancia para una persona, sociedad o estado o valor para el propietario en la misma forma que una cosa mueble;

Documento oficial: un documento creado por una organización o un funcionario y ejecutado de la manera prescrita;

Gestión de documentos electrónicos (apelación documentos electronicos) - un conjunto de procesos para crear, procesar, enviar, transmitir, recibir, almacenar, usar y destruir documentos electrónicos, realizados mediante un control de integridad y, si es necesario, con confirmación del hecho de la recepción de dichos documentos;

Registro de documentos: fijar el hecho de crear o recibir documentos asignándoles un número de serie y registrando información establecida sobre ellos;

Forma del documento - hoja estándar papel con información constante reproducida en él y un lugar reservado para cambiar la información.

La documentación del personal es un conjunto de documentos que refleja la disponibilidad y el movimiento de los recursos laborales.

Los procesos de recursos humanos deben estar documentados; admisión, despido, traslado, solicitud acción disciplinaria, los viajes de negocios y las vacaciones deben formalizarse mediante las correspondientes órdenes, instrucciones.

Los documentos de personal están legalmente fijados. hechos importantes que son la base de las relaciones laborales entre el trabajador y los patrones. A partir de esto, puede ver lo importante que es llevar a cabo de manera competente la gestión de registros de personal.

La gestión de recursos humanos le permite resolver de manera efectiva varios problemas a la vez:

Crear sistema eficaz la gestión de personal, que dará cumplimiento a los objetivos estratégicos de gestión;

Documentar todas las relaciones laborales;

Formalizar los procedimientos de personal para un empresario en particular;

Crear una base organizativa y legal actividad laboral tanto para el empleador como para el empleado; después de todo, los documentos de personal respaldan los intereses de ambas partes en las relaciones laborales;

Regular la relación entre el trabajador y el empleador. Es posible lograr un cierto equilibrio en la relación entre el trabajador y el empleador manteniendo registros del personal y regulando claramente sus derechos y obligaciones (por ejemplo, la descripción del puesto regula claramente lo que se incluye en los deberes de un trabajador en particular, su responsabilidad , derechos y obligaciones);

Resolver conflictos laborales. En la mayoría de los casos, la calidad de la ejecución de los documentos de personal ayuda a lograr el éxito de la posición del empleador en situaciones de conflicto.

Sin embargo la tarea principal gestión de registros de personal es dar más transparencia a las relaciones laborales. El sistema de documentación del personal define ciertas reglas, bajo las cuales los empleados se sienten estables y seguros, y permite a los empleadores aumentar el nivel de gestión del personal. De aquí, nuevamente, se puede señalar que la regulación más precisa de la gama de derechos y obligaciones de los empleados y empleadores es en interés de ambas partes.

En este sentido, un papel especial en la organización de la gestión de registros de personal lo juega la definición de su papel en el soporte documental de la organización en su conjunto, en el que se pueden distinguir tres grupos de documentos: internos; entrante (entrante); enviado (saliente). Cada uno de estos grupos tiene sus propias características de procesamiento y paso.

El procedimiento de elaboración y coordinación de los documentos internos no difiere significativamente de la redacción de los documentos de salida e incluye las mismas operaciones, con la excepción del envío al destinatario.

El registro se puede realizar para todos los grupos de documentos, pero en primer lugar para los entrantes. El trabajo de ejecución y control de ejecución cubre los documentos internos, entrantes, y solo como excepción, los salientes. Desde la etapa de formación de casos, todos los grupos de documentos pasan por las mismas operaciones, a excepción de los documentos entrantes, que, con raras excepciones, no se transfieren al almacenamiento de archivos.

Esquema del movimiento de documentos en la organización:

1. Recepción de documentos

2. Clasificación de documentos

3. Registro

4. Transferencia al jefe de la organización o jefes de divisiones estructurales

5. Tomar una decisión por parte del jefe y transferir documentos para su ejecución.

6. Actuación directa en sí misma

7. Almacenamiento de documentos (transferencia al archivo)

La persona responsable debe "filtrar" los documentos entrantes enviados al jefe de la empresa y transferirle para su consideración los más importantes y urgentes de los documentos recibidos. Los documentos que no requieren una decisión a nivel del jefe pueden transferirse directamente al subdirector de la empresa, a las divisiones estructurales o directamente a los ejecutores.

Debido al hecho de que el flujo de trabajo refleja el sistema de gestión, lo que le permite verlo visualmente, es extremadamente importante analizar el flujo de trabajo para mejorar el trabajo del aparato administrativo.

Hoy en día, nadie necesita demostrar la importancia de la información en el campo de la gestión, y cada gerente entiende que puede tomar una decisión sobre cualquier tema solo si tiene la información adecuada sobre el tema. Cuanto más rápido reciba la información y más completa sea, más posibilidades tiene de desarrollarse. mejor solución lo antes posible.

Los principios fundamentales de la gestión de documentos incluyen:

Paso rápido de documentos: para reducir el tiempo que pasan en el campo del trabajo de oficina, se deben realizar varias operaciones de procesamiento de documentos en paralelo (por ejemplo, copiar y distribuir copias de un documento a personas en cuya ejecución participan en a la misma hora, etc.);

Cada movimiento de un documento debe estar justificado, es necesario excluir o limitar los movimientos de devolución de documentos;

El procedimiento para pasar y procesar los principales tipos de documentos debe ser uniforme;

Para optimizar las rutas de movimiento de varias categorías de documentos (entrantes, salientes, internos; pedidos de actividades y personal básicos, cartas y propuestas de ciudadanos; solicitudes, quejas, etc.), se desarrollan esquemas de rutas;

Toda la correspondencia que ingrese a la organización, independientemente del destinatario, debe ser procesada en la oficina;

En todos los documentos (tanto registrados como no registrados), para registrar el hecho y la hora de su recepción por parte de la institución, se realiza una marca en forma de sello de registro. El sello y la fecha en el mismo se realizan el día de la recepción del documento.

En el proceso de procesamiento inicial, los documentos se clasifican por unidades estructurales. Los documentos dirigidos a la gerencia se transfieren a la oficina o al subsecretario del jefe. Los documentos dirigidos a las divisiones estructurales son ordenados por sus nombres y luego clasificados por los secretarios de estas divisiones.

Los documentos no registrados deben clasificarse por divisiones estructurales para su entrega en su destino, el resto de la documentación se presenta para su registro.

Los resultados del examen de los documentos por parte de los administradores se reflejan en las resoluciones. titular de la institución o unidad estructural, considerando el documento recibido, deberá dar instrucciones claras y específicas para su ejecución. Con la resolución, el documento se traslada a los albaceas responsables. Si se especifican varios albaceas, el documento se transfiere a cada uno de ellos por turno. Para el trabajo simultáneo en un documento, se hacen fotocopias de acuerdo con el número de ejecutantes. El original del documento se envía al albacea responsable, especificado en la resolución primero.

La ejecución de la resolución la lleva a cabo el ejecutor responsable junto con los empleados especificados en ella. Al enviar un documento de respuesta para su firma, se deben adjuntar los materiales sobre la base de los cuales se preparó. Esto facilita el trabajo del gestor, evita llamar a ejecutores, etc. El documento y todos los materiales relacionados con él se envían al caso cuando el trabajo en el documento de respuesta se completa por completo.

Los documentos de salida (enviados) incluyen, principalmente, las cartas de respuesta expresando el consentimiento, la negativa a la correspondiente solicitud o propuesta del destinatario, y las cartas de iniciativa del tema más amplio, que requieren una respuesta del destinatario.

El paso de un documento saliente incluye varias etapas:

1) redacción de un documento, su impresión;

2) coordinación del proyecto, su aval, si es necesario;

3) firma (aprobación) del documento;

4) registro y envío del documento.

El proceso de coordinación y aprobación puede acelerarse enviando copias del proyecto a las organizaciones e individuos interesados. Los documentos firmados se registran y envían para su despacho (a la oficina, expedición, secretaria).

Los documentos internos pasan por las siguientes etapas: elaboración de un borrador, reimpresión, aprobación, endoso, firma, ejecución. Por lo tanto, las rutas de su paso en las etapas de preparación y ejecución son las mismas que las de los documentos salientes, y en la etapa de ejecución coinciden con las rutas de los documentos entrantes.

Resumiendo, se puede decir que organización adecuada flujo de trabajo en la empresa afecta la eficiencia, la eficiencia, la fiabilidad de la empresa en su conjunto. Con la organización racional del flujo de trabajo, la productividad y la eficiencia del trabajo realizado por los empleados de la empresa aumentan y los costos asociados con el funcionamiento del aparato de gestión se reducen. Al mismo tiempo, cabe señalar que la conducción de la gestión de registros de personal en la organización tiene un papel importante. Gracias a una buena base de documentación del personal, es posible resolver un gran número de problemas, por ejemplo, para evitar situaciones de conflicto, establecer normas organizativas internas y reglamentos laborales, mejorar el sistema de gestión de personal, facilitar el trabajo del director de personal y el propio gerente, y evitar sanciones de las autoridades de inspección.

1. Código Laboral de la Federación Rusa del 30 de diciembre de 2001 N 197-FZ (versión actual del 4 de noviembre de 2014) [Recurso electrónico] // SPS Consultant Plus. Modo de acceso: http://www.consultant.ru/

popular/tkrf/7utm_campaign=law_doc&utm_source=google.adwords&utm_medium=cpc&=utm_content=Labor %20Code&gclid=CKjGh4b3gsICFYPPcgoddmwAaQ

2. Zhuravleva, IV. Gestión de registros de personal y regulación del trabajo con el personal: ¿qué tan importante es seguir las reglas? [Recurso electrónico] / I.V. Zhuravleva // Revista electrónica de SKB "Kontur". - Modo de acceso: https://school.kontur.ru/publications/6

Shchur, D. L. Libro de referencia trabajo de oficina de personal/ D. L. Shchur, L. V. Trujánovich. - 7ª ed. - M.: Empresa y servicio, 2013. - 608 p.

Los deberes diarios de un oficial de personal están regulados por el Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa en una resolución del 21/08/1998. Especifica en detalle las áreas de responsabilidad de un especialista, los límites de subordinación, se considera el marco regulatorio , requerido por el empleado departamento de personal, el procedimiento para la entrega y mantenimiento de la documentación. El Manual de Cualificación Unificado define 17 profesiones que, en el desempeño de funciones oficiales, se guían por la descripción del trabajo de un trabajador de personal. La estructura del departamento que regula las actividades de los empleados se refleja en el Reglamento correspondiente "Sobre el Departamento de Recursos Humanos".

Responsabilidades del puesto de especialista en recursos humanos

La descripción del trabajo de un especialista en el departamento de personal establece el procedimiento para las relaciones laborales, el rango de responsabilidad, las funciones asignadas al empleado, los requisitos para él, nivel requerido educación y servidumbre. Una persona con suficiente Entrenamiento vocacional, educación y experiencia de al menos 12 meses.

El jefe del departamento de personal es responsable del desarrollo y contenido de la instrucción, y es aprobado por el jefe de la empresa. refleja todo deberes oficiales especialista del departamento de personal. Su composición, reglas de ejecución, poderes están detallados por los actos administrativos de la empresa, reglamentos internos, reglamentos federales y regionales. Incluyen las siguientes tareas:

• documentar la contratación y el despido de empleados, la transferencia de personal a otras unidades de personal de acuerdo con las normas del Código Laboral de la Federación Rusa y las órdenes de la gerencia;
• contabilidad de actividades y cambios en datos personales de empleados de todos los niveles, desde el director hasta el vigilante, de acuerdo con los estándares de documentos contables con la introducción de cambios en las bases de datos de información;
• recopilación de datos para certificación y capacitación avanzada;
• desarrollo de un mecanismo de recompensas y sanciones;
• preparación y mantenimiento de archivos personales, recopilación y procesamiento de datos personales;
• registro de libros de trabajo - realización de asientos, registro, contabilidad y almacenamiento;
• formación de experiencia laboral;
• seguimiento de vacaciones y control sobre la ejecución del horario;
• selección oportuna de documentación para el archivo y su ejecución;

La actividad de un especialista en personal brinda acceso a datos confidenciales: archivos personales, secretos comerciales. Si las acciones de un empleado causaron daños materiales o financieros a la organización, será responsable de conformidad con la ley.

El Especialista en Recursos Humanos puede realizar sus funciones laborales horas extras. Según el art. 152 del Código Laboral de la Federación Rusa, la tasa de horas extras la establece la empresa.

Responsabilidades del trabajo del inspector de recursos humanos

Como se indica en el Manual de Cualificación Unificado, para el puesto de inspector de recursos humanos se consideran candidatos con educación secundaria, no importa la presencia de experiencia profesional. El alcance completo de los deberes del inspector de recursos humanos se determina en instrucción interna. Incluye las siguientes tareas comerciales:

Además del trabajo de oficina, los deberes del inspector de recursos humanos también incluyen la selección de empleados para vacantes de acuerdo con los requisitos profesionales y el nivel de habilidades de comunicación. El oficial de personal coloca anuncios en la prensa, portales de Internet, presenta una solicitud al centro de empleo y realiza una entrevista. Su tarea no es solo seleccionar un profesional, sino encontrar una persona que ingrese fácilmente al equipo y no se convierta en una fuente de conflicto. La dirección podrá prever la obligación del inspector de realizar un concurso entre los solicitantes. Los eventos de selección y el control de paso son competencia del oficial de personal.

Responsabilidades laborales del jefe de recursos humanos

Sólo un empleado con un diploma de educación más alta Que haya trabajado en un puesto similar durante al menos 3 años. Su candidatura está determinada únicamente por el jefe de la empresa. Las actividades de gestión se llevan a cabo sobre la base de la carta interna de la empresa, estrictamente dentro del marco del derecho laboral y civil ruso y de conformidad con descripción del trabajo trabajador de personal El jefe de OK es responsable únicamente ante la alta dirección de la empresa.

Las responsabilidades del Jefe de Recursos Humanos son las siguientes:

• elaboración de reglamentos sobre política de personal;
• evaluación de la necesidad de la organización para la renovación del personal;
• gestión del personal de acuerdo con la autoridad y competencia;
• apoyo metodológico e informativo de la certificación, organización y análisis de sus resultados;
• depurar los procesos de transferencia, despido o contratación de personal;
• actividad correctiva;
• supervisión periódica del desempeño de las funciones por parte de especialistas del departamento de personal;
• control sobre la ejecución de órdenes de recompensa y promoción.

Los deberes del oficial jefe de personal incluyen la implementación de medidas para establecer disciplina laboral, aumentando la motivación del equipo. El jefe se dedica a la preparación, aprobación de la información oficial destinada al director. La competencia de las autoridades es consultar al personal sobre cuestiones de personal actuales.

O nivel profesional el jefe de OK se evidencia por el conocimiento de la legislación laboral y civil de la Federación de Rusia, los métodos para evaluar a los empleados, la estructura de la empresa, los requisitos para el papeleo, las normas seguridad contra incendios y protección laboral.

El solicitante firma una instrucción con los deberes de un oficial de personal (un jefe, un inspector o un especialista) cuando solicita un trabajo. El documento se elabora para cada categoría de trabajadores según un modelo estándar.