Continúo una serie de publicaciones de respuestas a preguntas en el marco de la acción.
Soy empresario, decidí presentar informes por Internet, me encontré con que el sistema me pide “fecha y número de convenio con el Fondo de Pensiones”. ¿Qué es este contrato y cómo celebrarlo? ¿Por qué puedo presentar informes al fisco y al FSS sin ningún contrato?
Permítanme comenzar, quizás, con la respuesta a la segunda pregunta, que es más de carácter filosófico general y pertenece a las retóricas. Sí, el sistema es exactamente tal que no se requieren acciones adicionales para presentar informes al Servicio de Impuestos Federales y al FSS, basta con conectarse a cualquier sistema de gestión de documentos electrónicos. Por qué todo está mal con el Fondo de Pensiones, no puedo responder, sin embargo, puedo informar que se han aprobado (ahora el documento es válido modificado por la orden del 10/06/2009 N° 116r, del 19/03/2010 N° 75 r), y expresa expresamente que la gestión de documentos electrónicos entre el Fondo de Pensiones y el asegurado se realiza en la base de la correspondiente acuerdos, la forma estándar del acuerdo fue aprobada por la misma orden.
¿Cómo concluir un acuerdo?
La forma más fácil es descargar un formulario estándar del sitio web de PFR, completarlo, imprimirlo, certificarlo con la firma de una persona autorizada, sellar y llevar dos copias a la oficina del Fondo de Pensiones en el lugar de registro del empresario ( bien, o la ubicación de la organización).
El inspector responsable de organizar la gestión de documentos electrónicos recibe de usted ambas copias del acuerdo, lo registra en algunos de sus diarios especiales e inmediatamente le da la fecha y el número del acuerdo, que puede utilizar al presentar informes. El contrato en sí, firmado por el Fondo de Pensiones, se emite un poco más tarde, pero esto ya no es importante, no recuerdo un solo caso en la práctica en el que el asegurado necesitaría su copia del Contrato. Lo principal para usted es obtener la fecha y el número del acuerdo, y los obtiene de inmediato.
AGREGADO: después de la publicación, se recibieron dos útiles comentarios de mis amigos, que consideré necesario reflejar en este artículo.
En primer lugar, un comentario del especialista técnico Alexander Kolybelnikov, respondiendo a la pregunta "¿Por qué se proporciona este procedimiento solo para la UIF?".
…porque los informes de impuestos y FSS se envían utilizando medios certificados firma electronica, pero no en la UIF. Estas son las características de la solución técnica, afectan el significado legal del flujo de documentos.
Para ser honesto, como usuario no iniciado en estos detalles técnicos, las diferencias no me quedan muy claras, y directamente indiqué allí en los comentarios que no noto la diferencia, no recibí ninguna clave adicional para informar en la UIF. , personalmente tengo un acceso al sistema "Contour" y no tengo claves adicionales. Pero si los reglamentos técnicos de los diferentes departamentos son diferentes, tomemos nota de esto e implementémoslo. Por separado, llamo su atención sobre el hecho de que si alguien quiere comprender en detalle los procedimientos técnicos precisos, me dirijo a Alexander (haciendo clic en el enlace de arriba, encontrará tanto el texto de su comentario como su perfil), él prometió contar algo más sobre este tema, así que ¿cómo lidia con estos temas profesionalmente?
Y la segunda adición importante de Marina Mishukova, se refiere a la práctica de redactar un acuerdo:
Desafortunadamente, en Moscú y la región de Moscú, debe tomar el acuerdo en su UPFR (puede escribirlo en una unidad flash USB). En el contrato tipo, los empleados del Fondo tendrían que ingresar personalmente los datos de su UPFR, y en la versión "su", estos datos ya están impresos.
Teniendo en cuenta este comentario, parece que no tiene ningún sentido imprimir el texto del acuerdo usted mismo, pero debe ir directamente al Fondo de Pensiones y allí, para acelerar el procedimiento, complete el acuerdo a mano. con sus datos, o tome una versión electrónica de ellos, complételo usted mismo y luego imprímalo, tráigalo.
Gracias a mis queridos amigos comentaristas. Agradezco cualquier participación en mis actividades.
Para facilitar el trabajo de un contador, en particular, para conectar el flujo de documentos con el PFR, es necesario realizar una serie de acciones: completar una solicitud de conexión al flujo de documentos electrónicos del PFR y un acuerdo con el PFR en el flujo de documentos electrónicos 2019. Más sobre estas sutilezas en el material.
En vista del flujo de información muy rico, es muy importante optimizar el trabajo de un contador. Una de las formas de lograr este objetivo es conectarse a la gestión electrónica de documentos con el Fondo de Pensiones. Las ventajas de tal interacción son obvias: no es necesario visitar el Fondo de Pensiones y enviar informes, además, es posible identificar y corregir errores rápidamente.
La gestión documental digital con el Fondo de Pensiones es segura. Por ley, toda la información involucrada en el flujo de documentos no es transferible a terceros.
Lo que necesitas para conectar la gestión de documentos electrónicos
Las organizaciones para iniciar el flujo de trabajo con la UIF deben llenar los siguientes documentos:
- solicitud de conexión a la gestión de documentos electrónicos en 3 copias;
- acuerdo de conexión a la gestión de documentos electrónicos en 2 copias.
Los documentos anteriores deben presentarse en la sucursal del Fondo de Pensiones, con la cual, de hecho, se celebrará un convenio. Pueden ser proporcionados por el jefe o por otra persona, sobre la base de un poder notarial de esta organización. El poder notarial puede redactarse en cualquier forma, debe contener información de que este individual tiene derecho a entregar y recibir los documentos relacionados con el registro de la conexión del canje electrónico de papeles con el Fondo de Pensiones. Dicho poder debe estar firmado por el jefe y también debe contener el sello de la organización aseguradora.
Antes de completar la solicitud y el acuerdo, es necesario decidir sobre la elección de un centro de certificación acreditado o sus representantes autorizados, quienes asumen el aspecto técnico de la conexión a través de los canales de telecomunicaciones. Por hoy, más que suficiente.
En cuanto al acuerdo de conexión al intercambio electrónico de documentos, su formulario se puede descargar en el sitio web de PFR.
Cómo llenar una solicitud de gestión de documentos electrónicos con la UIF
La esencia de la declaración es que la organización asegurada tiene la intención de establecer un intercambio de documentos con el Fondo de Pensiones. En el encabezado de la solicitud debes indicar a qué sucursal te postulas y debajo la fecha a partir de la cual necesitas activar el servicio. Luego complete la siguiente información:
- nombre de la compañía;
- TIN, puesto de control;
- número de registro en la UIF;
- información sobre el banco en el que esta organización;
- domicilio legal y real;
- número medio de empleados.
Después de completar los datos de la persona jurídica, es necesario ingresar información sobre el centro de certificación seleccionado o su representante autorizado.
Al final, el solicitante firma el documento y le pone un sello, confirmando así su acuerdo con las condiciones.
Los empleados del departamento, después de recibir la solicitud, deben proporcionar el Acuerdo sobre la conexión de la gestión de documentos electrónicos a través de canales de telecomunicaciones. Este documento también debe ser completado. El Fondo de Pensiones puede pasar de una semana a un mes para considerar la solicitud. Si hay errores en los datos del asegurado, no se aceptará la solicitud.
Acuerdo sobre la conexión a la gestión de documentos electrónicos con el Fondo de Pensiones de la Federación Rusa
Los empleados del Fondo de Pensiones devolverán un formulario completado incorrectamente para su corrección, así que tenga cuidado. Si recibió el formulario en el Fondo de Pensiones, generalmente los detalles del departamento deseado del departamento ya se han completado. Si ha descargado el Acuerdo de conexión al flujo de documentos electrónicos sin los detalles del Fondo de Pensiones, entonces debe anotar el nombre y la información de contacto de la sucursal del fondo donde solicitó. También es necesario rellenar todos los datos del asegurado. Después de eso, debe firmar el documento y poner un sello. A continuación se muestra un encabezado de muestra para este documento.
Tenga en cuenta: el Acuerdo de conexión al intercambio electrónico de documentos del PFR establece que puede contar con el intercambio de información con el Fondo de Pensiones a través de Internet, fax y otros sistemas modernos de comunicación. Después de recibir todos los documentos, el departamento puede considerarlos de dos semanas a un mes.
¡Atención! Al cambiar a otro operador especial, el contrato debe ser renegociado. Ocurre que no todas las UPFR exigen la renegociación del contrato, sin embargo, de acuerdo a la normativa, esta debe hacerse.
Una vez que el solicitante recibe copias firmadas de la solicitud y el acuerdo, puede comenzar a configurar un programa que encripta y transmite datos al departamento de seguros de pensiones. Al finalizar el procedimiento, puede iniciar el intercambio.
Ejemplo de llenado de una Solicitud a la UIF para conexión de reporte electrónico
Declaración forma estándar
Para poder enviar informes electrónicos al Fondo de Pensiones de Rusia a través de canales de telecomunicaciones (TCS), es necesario celebrar un acuerdo con el Fondo de Pensiones de la Federación Rusa sobre gestión de documentos electrónicos (2019). Para ello, es necesario cumplimentar y enviar al Fondo una solicitud de conexión a la gestión electrónica de documentos. La UIF permite informar a los empleadores a través de un centro de certificación acreditado oa través de representantes autorizados. Pero en ambos casos, es necesario comenzar con una afirmación; cómo completarlo correctamente, ahora lo diremos.
Electronic Document Management (EDF) PFR y el procedimiento para conectarse a él
La obligación de informar en forma electrónica surge para aquellas aseguradoras en las que el número promedio de empleados supera las 25 personas, esto se establece en el art. 15 de la Ley Federal "Sobre primas de seguros" del 24 de julio de 2009 No. 212-FZ. Dichos empleadores deben certificar sus informes a la UIF con una firma digital electrónica calificada mejorada y enviarlos a través de TCS. Para hacer esto, por supuesto, necesitan dicha firma, así como una forma de acuerdo sobre la gestión electrónica de documentos con la UIF-2019. Todos los demás patrones: empresarios, notarios privados y abogados con empleados, y entidades legales puede realizar EDI con la UIF a voluntad. Es cierto que el Fondo en sí tiene una serie de argumentos por los que es conveniente y confiable. Éstos son sólo algunos de ellos:
- contador no debe gastar tiempo de trabajo para un viaje a la oficina de la UIF;
- se excluye la probabilidad de error al transferir datos de un informe en papel a la base de datos de la Fundación;
- Puede enviar un informe en cualquier momento conveniente (por la noche y los fines de semana);
- en el futuro, EDI será obligatorio para todos, independientemente del número de empleados.
Por supuesto, para comenzar a enviar informes de esta manera, deberá incurrir en costos: tanto de tiempo como económicos. La obtención de una firma electrónica cualificada cuesta dinero, al igual que un contrato de transferencia de datos y la instalación de los necesarios software. Aunque por lo general los centros de certificación por una tarifa general pueden proporcionar a sus clientes EPC y software con soporte técnico. Absolutamente gratis, un empleador solo puede descargar un acuerdo con la UIF sobre gestión de documentos electrónicos y una solicitud de conexión.
Elegir un operador EDI
Para comodidad de los asegurados, el PFR en su sitio web oficial proporciona datos sobre organizaciones acreditadas que brindan servicios de EDI a los asegurados con el PFR. Es deseable seleccionar un operador para el trabajo de esta lista. Se repone y actualiza constantemente. La tabla muestra:
- nombre de la compañía;
- la tecnología sobre la que trabaja;
- información de contacto (dirección, número de teléfono y correo electrónico).
Si la organización empleadora planea trabajar con un representante autorizado, debe asegurarse de que funcione en el software acordado con la UIF.
Cómo llenar una solicitud para un EDI
Debe comenzar a escribir una solicitud para la gestión de documentos electrónicos con la UIF solo después de que el asegurado haya elegido un representante autorizado o un centro de certificación que brindará servicios de transferencia de datos a través de TCS. Esto se debe al hecho de que en el documento es necesario proporcionar los datos de dicha empresa. Además, deberá proporcionar los siguientes detalles:
- nombre, TIN y OGRN de la organización;
- su domicilio legal y actual;
- número de registro en el sistema PFR;
- Detalles del banco;
- número medio de empleados;
- datos del operador de telecomunicaciones;
- otra información necesaria.
A veces, los empleados de un centro de certificación o un representante autorizado completan de forma independiente el formulario de este documento inmediatamente después de la conclusión de un acuerdo sobre la prestación de servicios de informes electrónicos. No hay nada complicado en su compilación. Contiene dos bloques separados: uno para personas jurídicas, el segundo para empresarios individuales. El tomador debe completar un solo bloque de acuerdo con su estado. Se parece a esto:
Después de eso, solo necesita confirmar el consentimiento para el procesamiento de datos personales y la exactitud de la información ingresada con la firma del jefe.
Los especialistas de PFR, después de recibir la solicitud, deberán completar el bloque destinado a ellos, así como formar y proporcionar a la organización un acuerdo sobre el intercambio de documentos electrónicos en el sistema de gestión de documentos electrónicos para TCS.
Para iniciar un intercambio completo de documentos con la UIF, el asegurado debe transferir el número y la fecha del acuerdo a su representante autorizado. También puede ingresarlos de forma independiente en la sección de software de informes proporcionada por el centro de certificación. Las instrucciones sobre cómo hacer esto se pueden obtener de su operador.
En este artículo hablaremos de un acuerdo con el PFR sobre gestión electrónica de documentos. Le diremos en qué casos se concluyen dichos acuerdos, con qué fines se redacta este documento, cuáles son las sutilezas y matices de crear un acuerdo con el PFR. Entre otras cosas, al final del artículo tendrá la oportunidad de descargar un modelo de acuerdo sobre la conexión al sistema de gestión de documentos electrónicos PFR para que pueda verificar visualmente que el formulario se ha completado correctamente y correctamente. Pero antes entenderemos los conceptos básicos que nos ayudarán a construir un esquema narrativo lógico y completo.
Acuerdo con PFR sobre gestión electrónica de documentos
Para empezar, analizaremos todos los conceptos incomprensibles de nuestra pregunta. ¿Qué es pfr? PFR es un fondo de pensiones Federación Rusa. ¿Por qué necesita este acuerdo sobre la gestión electrónica de documentos? Si, por ejemplo, abrió su propia empresa, entonces prepárese para el hecho de que necesitará ponerse en contacto con muchas organizaciones y estructuras de terceros. El fondo de pensiones de la Federación Rusa definitivamente estará entre sus contactos regulares. Es necesario un acuerdo con el PFR sobre la gestión de documentos electrónicos para que pueda intercambiar datos oficialmente con esta estructura a través de medios electrónicos de intercambio de información. ¿Cuáles son las ventajas de esta transición a la gestión electrónica de documentos? En primer lugar, en el ahorro de dinero, tiempo y esfuerzo. No es ningún secreto que el papeleo es agotador y muy agotador. La gestión electrónica de documentos aliviará esta pesada carga y mejorará las comunicaciones con el fondo de pensiones de la Federación Rusa.
¿Dónde puedo obtener un formulario de acuerdo con el PFR para la gestión de documentos electrónicos?
Para obtener un formulario de acuerdo de gestión de documentos electrónicos, solo necesita ir al PFR que supervisa la región o ciudad donde vive. Si no es posible acudir al fondo de pensiones, entonces descargue el formulario de acuerdo con el PFR sobre gestión de documentos electrónicos del sitio web oficial de esta institución. Los acuerdos se crean en la cantidad de dos piezas, porque una copia permanece con los empleados del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa y la otra con la persona que escribió la solicitud. Por cierto, ambas copias escritas del acuerdo deben estar certificadas y firmadas por los empleados de PFR.
Elaboración de un convenio con el PFR sobre gestión electrónica de documentos
Entonces, ahora detengámonos con más detalle directamente en completar un acuerdo con el fondo de pensiones de la Federación Rusa sobre la gestión de documentos electrónicos. Haremos una reserva de inmediato de que los empleados de PFR simplemente no aceptarán un acuerdo escrito incorrectamente, por lo que es especialmente importante hacer todo de inmediato, ya que esto le ahorrará tiempo y nervios. Para ello, le recomendamos que descargue un modelo de acuerdo con el PFR sobre gestión de documentos electrónicos, que se encuentra al final de nuestro artículo.
El error más común en la elaboración de una solicitud de gestión documental electrónica con el PFR es la entrega negligente e inexacta de los datos de su empresa
Trátelo con cuidado y escrupulosamente. Si hay nebulosas y puntos incomprensibles en el acuerdo, no dude en ponerse en contacto con los empleados del fondo de pensiones de la Federación Rusa. Tiene esa oportunidad, porque deberá llevar ambas copias de la solicitud al Fondo de Pensiones.
En el acuerdo sobre la gestión de documentos electrónicos, asegúrese de indicar los detalles, el nombre y la información de contacto que se relacionan con la sucursal del fondo de pensiones de la Federación de Rusia a la que se está postulando. También se deben ingresar todos los datos del asegurado. Si no tiene esta información a mano, puede obtenerla de su departamento local de PFR. En el caso de que el asegurado sea un empleado de la empresa a cuyo nombre está escrito el contrato, aquí le damos una declaración informativa completa sobre la organización.
Si leemos atentamente el formulario de convenio con el PFR sobre gestión de documentos electrónicos, veremos allí siguientes condiciones: con la firma de este documento, puede contar con el intercambio de información con el fondo de pensiones de la Federación Rusa a través de Internet, fax y otros sistemas de comunicación modernos. Pero hay una condición: necesitas tener un EDS. ¿Qué es ecp? EDS se abrevia como firma digital electrónica. Es decir, este es el formulario que sustituye al formulario “en papel” en la gestión de documentos electrónicos. Inmediatamente le advertiremos que es mejor hacer una firma digital electrónica para su empresa inmediatamente después de la apertura, porque en el futuro puede facilitar significativamente la vida de sus empleados.
Pero, como todo lo bueno de este mundo, esta herramienta no es una opción gratuita. En promedio, los especialistas cobran seis o siete mil rublos por crear una firma digital electrónica. Naturalmente, el costo puede variar según la región de residencia, así como según la situación financiera del país.
Mucha gente pregunta si la gestión de documentos electrónicos es de una manera segura¿intercambio de información? La pregunta es comprensible, porque ninguna empresa quiere mostrar el interior de sus asuntos financieros, ya sea una gran empresa comercial o un puesto de cerveza. Por ley, toda la información, todos los datos que se transmiten en forma de gestión de documentos electrónicos entre cualquier empresa y el fondo de pensiones de la Federación Rusa no están sujetos a transferencia a terceros. Es decir, diciendo en palabras simples, PFR no tiene derecho a divulgar sus datos transferidos de ninguna forma.
Características del convenio con el PFR sobre gestión electrónica de documentos
Ahora analicemos algunos matices que se relacionan con la gestión de documentos electrónicos entre la empresa y el PFR:
- Los datos digitales se pueden enviar a través de medios electronicos comunicaciones solo de la empresa o del fondo de pensiones de la Federación Rusa
- Los datos que se transfieren como archivos de texto no se pueden cambiar ni corregir durante la transferencia
- Una firma digital electrónica es un garante de la exactitud y exactitud de los datos ingresados.
- El destinatario a quien se envían los datos está obligado a redactar un documento determinado, en el que se reflejará el hecho de recibir la información. Por lo general, este documento es un recibo.
Si el número medio de empleados es igual o superior a 25 personas, la organización está obligada a informar electrónicamente. Además, el indicador del número se establece para el período de informe anterior. Así, si en una organización trabajaron 30 especialistas en septiembre y solo 5 en octubre, entonces el de octubre debe enviarse electrónicamente.
Una de las opciones para el envío de documentación a través de canales seguros es celebrar un acuerdo con la UIF para la gestión electrónica de documentos. Beneficios para organización presupuestaria:
- no es necesario visitar la sucursal del Fondo de Pensiones (reducimos los costos de transporte);
- no es necesario imprimir y firmar documentos (reducimos los gastos de oficina);
- pronta detección y eliminación de errores (reducir el riesgo de sanciones).
Además, señalamos que la formación de cualquier informe en formato digital minimiza el riesgo de errores e inconsistencias.
Cómo concluir un acuerdo sobre el intercambio de documentos electrónicos con la UIF
Para ello, la organización presupuestaria deberá presentar:
- Solicitud al Fondo de Pensiones para la conexión del reporte electrónico. El formulario del formulario normalizado deberá redactarse por triplicado.
- Acuerdo con la UIF sobre gestión electrónica de documentos 2019. Se redacta en dos ejemplares en formulario especial. Una copia permanece con la organización solicitante y la segunda, con representantes del Fondo de Pensiones.
- Poder legal. El documento es necesario si el diseño no lo maneja el jefe, sino el responsable. Por ejemplo, un contador o un abogado. Está redactado en cualquier forma, certificado por la firma del jefe y el sello de la organización.
Envíe el paquete completo de documentos a la oficina territorial en el lugar institución presupuestaria. Para conectar subdivisión separada, que interactúa de forma independiente en el Fondo de Pensiones de la Federación Rusa, envíe la documentación al departamento en la ubicación de la unidad.
Solicitud de gestión de documentos electrónicos con la UIF
como llenar
Sólo deberán cumplimentarse aquellas partes tabulares de la solicitud que correspondan a la organización presupuestaria.
Paso 1. Comenzamos con un encabezado: indique el nombre completo de la oficina territorial del Fondo de Pensiones de Rusia, con la que se establecerá el intercambio de documentos.
Paso 2. Se procede a cumplimentar la parte tabular de la solicitud de conexión a la gestión documental electrónica del PFR.
Información sobre el participante EDO. Prescribimos el número de registro de la organización presupuestaria, nombre completo, TIN, KPP, teléfono, fax y correo electrónico. Luego prescribimos las direcciones legales y reales, indicamos el nombre del jefe de la institución.
La información adicional se indica en la solicitud a pedido de los representantes de la rama territorial del fondo: datos bancarios (nombre del banco, su BIC, cuenta de liquidación de una institución presupuestaria, cuenta corresponsal), recuento promedio.
Paso 3. Deje la segunda tabla vacía o ponga guiones. Esta parte es para empresarios individuales. No se permite completar información en ambas tablas.
Paso 4. Ve a la tercera mesa. Especificar el nombre de la entidad explotadora servicios complejos en SED. A veces, los representantes de la RF PF requieren información adicional. Por ejemplo, la dirección del operador, información sobre la herramienta de protección de información criptográfica (CIPF) utilizada.
Paso 5. Firmamos la solicitud con el administrador, ponemos un sello, indicamos la fecha de compilación.
La última tabla de la solicitud la completan los empleados del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa.
Características de la redacción de un acuerdo sobre EDI
El formulario oficial del acuerdo sobre gestión de documentos electrónicos (EDF) está disponible públicamente en el sitio web del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa. Además, el formulario se puede obtener del fondo territorial en la ubicación de su institución. Debe completar los detalles del acuerdo en el EDI cuidadosamente. Si los representantes de la Junta de Pensiones encuentran errores, omisiones o inexactitudes, el acuerdo será devuelto para su revisión y el período de conexión será pospuesto.
Modelo de acuerdo sobre gestión de documentos electrónicos con la UIF 2019
El formulario de acuerdo EDI indica el nombre completo de TOPFR, el cargo del jefe (persona responsable). Luego prescriben datos similares para su organización: el nombre completo, el cargo y el nombre completo del jefe, indican el número de registro, así como documento normativo regular las actividades de una institución presupuestaria (reglamentos, estatutos, etc.).
Al final del apartado 3, indicar el nombre de la rama territorial del fondo. Luego vaya a la sección 9, aquí anote los datos y domicilios legales de las partes (su institución y TOPF).
El tiempo de consideración de la solicitud de la organización para la conexión al EDI oscila entre dos semanas y un mes. O decisión se le notificará en escritura. Si una organización planea cambiar el operador de servicios complejos en el PFR EDMS, entonces se deberá renegociar el acuerdo. En cualquier caso, consulta con los especialistas cómo cambiar de operador de servicio sucursal local fondo.
