Poslovno pismo za informacije. Poslovna korespondencija - uzorci pisama

U ovom ćete članku pronaći informacije o rješavanju teških pisama koja se često susreću u poslovnoj interakciji, kao i vidjeti uzorke poslovnih pisama. Riječ je o dopisima čija se potreba za pisanjem javlja u situaciji povrede poslovnih interesa: zamolnica i tužba.

Budući da je sama situacija prilično teška, pisanje pisma u takvoj situaciji vrlo je važno pitanje, u kojem je važno da autor bude pismen, pristojan, korektan, a ujedno i sposoban čvrsto braniti svoje poslovne interese. .

Uspješno riješiti složenost "teških" slova pomaže:

• Kompetentan stav u interakciji: čvrst, ali ispravan odnos prema partnerstvu
• Odabir odgovarajućeg stila pisanja (formalno ili poslovno povjerljivo)
• Kompetentno i logično rukovanje činjenicama

Uzorci poslovnih pisama.

(instalacija - partnerstvo, stil - službeni posao, uvjerljivo baratanje činjenicama)

Dragi kolege!

U cilju poduzimanja mjera za osiguranje kvalitete i pouzdanosti uređaja KIP-12 u radnim uvjetima, koji proizvodi Institut "Optika" od 1992. godine, apeliramo na Vas sa sljedećim zahtjevom: razmotrite mogućnost isporuke Institutu "Optica" s podacima o parametrima uređaja u stvarnim radnim uvjetima (detalji u prilogu). Podaci koje šaljete omogućit će institutu prikupljanje informacija potrebnih za analizu, praćenje i pridonijeti učinkovitijem rješavanju pitanja poboljšanja kvalitete i pouzdanosti uređaja KIP-12.

Obavijestite nas u svom odgovoru na vašu odluku da nam pomognete. Ako su vam potrebne dodatne informacije koje trebate za donošenje odluke, također ih navedite u svom odgovoru.

Iskreno,

Tim Tehničkog biroa

Institut "Optika"

Poslovno pismo. uzorak zamolnice(instalacija - partnerstvo, stil - povjerljivo poslovanje, uvjerljivo baratanje činjenicama)

Dragi kolege!

Jako smo zainteresirani za poboljšanje kvalitete i pouzdanosti uređaja KIP-12 koji proizvodimo od 1992. godine i koji je od 1995. godine našao solidnu primjenu u radu Vaše tvrtke. Stoga Vam se obraćamo s ovom molbom.

Za poboljšanje kvalitete i pouzdanosti uređaja KIP-12 potrebni su nam detaljni podaci o radu ovog uređaja u radnim uvjetima. U provedbi ovog zadatka računamo na Vašu pomoć i izravno sudjelovanje. S obzirom na dugogodišnju i pozitivnu suradnju naših tvrtki, molimo Vas da nam pomognete u prikupljanju i pružanju statističkih podataka o radu uređaja. Bit ćemo vam zahvalni ako nađete priliku da za nas prikupite statistiku o zadanim parametrima (detalji u dodatku). To će nam omogućiti praćenje učinkovitosti uređaja i brzo poduzimanje mjera za poboljšanje kvalitete i pouzdanosti njegovog rada.

Obavijestite nas ako ste nam u načelu voljni pomoći. Ako trebate dodatne komentare ili imate pitanja za donošenje odluke, spremni smo odgovoriti na njih.

Bit ćemo vam zahvalni na odgovoru.

Iskreno,

Ivan Ivanov

Šef tehničkog biroa

Institut "Optika"

Poslovno pismo. Uzorak zamolnice i uzorak pisma pritužbe.

Uzmite na znanje naše informacije i sigurni smo da će vam pitanje pisanja "teških slova" biti puno manje radno intenzivan.

Tamara Vorotyntseva

Pogledajte naše programe obuke za poslovno dopisivanje:

vrati se

Bez obzira na svrhu poslovnih pisama, ona su napisana kako bi se postigao željeni cilj u poslovanju. Nema svaki zaposlenik organizacije odgovarajuću kompetentnost u području poslovne korespondencije, nesposobnim pristupom postoji rizik da se jednim slovom potpuno pokvari ugled tvrtke. Ali ako koristite uslugu sastavljanja pisma u našoj agenciji, adresat će sigurno biti zainteresiran za suradnju s vama.

Svrha poslovnih pisama

Poslovna pisma ne gube na važnosti u rješavanju radnih pitanja i marketinških zadataka. Informacije u pisanom obliku su zgodne jer im se uvijek možete vratiti ili se na njih obratiti prilikom rješavanja kontroverznih pitanja. Pisani tekst omogućuje vam da artikulirate misli sažetije i jasnije od usmene komunikacije. Osim toga, neke primatelje moguće je kontaktirati samo slanjem poslovnog pisma. A što je viši status ovog adresata, to bi tekst trebao biti profesionalnije sastavljen. Vrste poslovnih pisama raznolik koliko i opseg poslovnih odnosa. Poslovna korespondencija može biti komercijalna (želja za sklapanjem posla, potraživanje od strane u transakciji) i nekomercijalna (zahvala, informacije, jamstveno pismo, pisma zamolnice, pozivnice, opomene i sl.) Prema funkcionalnosti, Razlikuju se pisma inicijative i pisma odgovora, kao i poruke koje ne zahtijevaju odgovor.

Kako pisati poslovna pisma.

Značajke strukture i teksta poslovnog pisma

Poslovna pisma imaju jasan sastav:

U uvodu je naznačena svrha i razlog pisma, data je poveznica na dokument koji je poslužio kao polazište za ovu poruku;

Glavni dio opisuje stanje, daje analizu situacije i argumente.

Priroda dokaza ovisi o smjeru pisma: na primjer, uvjeriti doći na konferenciju, uložiti u projekt, kupiti proizvod;

Zaključno se donosi zaključak na temelju prethodno navedenog: ponuda, zahtjev, odbijanje, želja itd.

Prije teksta pisma uvijek se postavlja uljudan poziv primatelju (Na primjer, "Dragi Sergej Mihajloviču!"), A također na početku ili na kraju teksta nalazi se formula ljubaznosti sastavljena prema kanonima poslovnog dopisivanja. Formule uljudnosti obično počinju ovako: "Izražavam svoju zahvalnost na pruženoj pomoći ... / zahvalnost na pozivu ... / nadam se plodnoj suradnji ... ". Prilikom pisanja takvih pisama promatra se poslovni stil. Njegove značajke: sažetost, jasnoća, jednoznačnost, upotreba termina, neutralan ton, standardiziranost.

Poteškoće u pisanju poslovnih pisama

Budite svjesni primatelja i informacija koje on već ima o vašem pitanju;

Poznavanje pravila i značajki ruskog jezika poslovni stil: jezične formule, pravila za sastavljanje rečenica i sl.;

Ispravna i primjerena uporaba terminologije;

Ispravnost u obraćanju adresatu.

Kako napisati dobra poslovna pisma.

Rječnici, uzorci pisanja poslovnih pisama mogu vam pomoći da se sami nosite s ovim zadatkom. Ali ako nema dovoljno kompetentnog djelatnika ili vremena za pripremu za pisanje poslovnih pisama, ovu uslugu može pružiti profesionalna agencija. Stručnjaci Comagency komunikacijske agencije pomoći će vam razviti memorandum, prikupiti potrebne dokumente za uvjerljiv argument, sastaviti kompetentno i prezentabilno poslovno pismo, čime ćete poboljšati imidž vaše organizacije.

Kako naučiti pisati poslovna pisma

Pogledajte video ispod, gdje je lako i jednostavno naučiti pisati poslovna pisma, daje jasne i razumljive preporuke i prakse za obuku:

Što planirate outsourcing u 2017

službeno pismo- ovo je generalizirani naziv za dokumente različitog sadržaja, koji služe kao sredstvo komunikacije s institucijama i pojedincima, izvješćivanje o nečemu, obavijest o nečemu.

Poslovna pisma se sastavljaju radi obavještavanja dopisnika, kako bi ga obavijestili o informacijama koje mu mogu biti izuzetno važne, dopisi se pišu radi dobivanja potrebnih informacija, radi uspostavljanja kontakta, uspostavljanja poslovnih veza, kako bi se u budućnosti biti moguće obavljati zajedničke aktivnosti, sklapati transakcije i sl. Poslovno pismo je sredstvo operativne razmjene informacija u provedbi zajedničkih aktivnosti. Pismo se može koristiti kao potvrda usmenih dogovora, kao jamstvo preuzetih obveza, kao uvjet za ispunjenje preuzetih uvjeta, kao podsjetnik. Osim toga, u bilo kojem od ovih slučajeva, poslovno pismo je uvijek način predstavljanja tvrtke. Kao što prvi dojam o osobi dugo vremena određuje odnos prema njoj, tako i oblik pisma, omotnice, dizajn pisma i, konačno, tekst, mogu imati povoljan ili nepovoljan učinak na primatelja. pisma. Dakle, ako želite da ovaj utjecaj bude povoljan, poslovno pismo mora biti savršeno u svakom pogledu.

Poslovno pismo ne mora biti dugo. U poslovnim odnosima svaka minuta je dragocjena, stoga svoje misli trebate iznositi sažeto, jednostavno i jasno. Pismo treba sadržavati samo podatke koji su izravno relevantni za slučaj. Pismo treba biti napisano logično, jasno, razumljivo. Poslovno pismo treba koristiti složene jezične obrate, složene pojmove, dok poslovno pismo ne smije biti suhoparno, ono bi trebalo zanimati primatelja. Istodobno, to ne znači da slovo treba biti emotivno, a kamoli izražajno. Čak i ako je sama situacija prilično napeta, izaziva ozbiljan strah ili zabrinutost, emocije bi trebale biti suzdržane u pismu, ton pisma trebao bi biti izvana miran, neutralan. Štoviše, familijarnost u pismu nije dopuštena. Konverzacijski način komunikacije, neformalni stil - nije za poslovno pisanje.

Poslovna pisma podliježu sljedećim zahtjevima:

- poslovno pismo se sastavlja na posebnom obrascu - dopisnom obrascu (za ostale vrste korespondencije mogu se koristiti i posebni obrasci: obrasci brzojava, obrasci telefaks poruka, obrasci telefonskih poruka);

- dizajn poslovnog pisma mora biti u skladu s GOST R 6.30-2003; "

− poslovno pismo potpisuje čelnik organizacije, odnosno njegov zamjenik ili drugi službenik u skladu s raspodjelom odgovornosti između uprave koja je donesena u organizaciji;

- pismo treba biti posvećeno jednom pitanju, u pismu se može razmatrati više pitanja samo ako su ta pitanja međusobno povezana i o njima će se donijeti jedna odluka;

- slovo ne smije biti veliko (većina slova - do jedne stranice teksta i samo u iznimnim slučajevima zahtijeva Detaljan opis i analiza, pismo može sadržavati više od jedne stranice teksta);

- mora se odgovoriti na inicijativno pismo (zahtjev, zahtjev, zahtjev itd.);

- poslovno pismo treba sastaviti kompetentno, točno, bez ispravaka;

- poslovno pismo treba sadržavati objektivne podatke o navedenim događajima i činjenicama, te po potrebi sadržavati pojašnjenja i dopunske materijale.

Za pripremu i oblikovanje poslovnih pisama koristi se računalna tehnologija. Formalna priroda poslovne korespondencije i etika poslovna komunikacija zahtijevati Visoka kvaliteta izradu dokumenata na uređajima za ispis, uz promatranje:

− jedinstven stil dokumenta;

− utvrđene veličine uslužnih polja;

− ispravno mjesto adresat, potpis, datum, matični broj i drugi podaci;

− ista uvlaka stavka, ako odlomak počinje crvenom crtom;

- jasni, jasni otisci znakova;

- ravna linija linija, slova;

− jednaki razmaci između znakova, slova i brojeva.

Priprema dokumenata koji se prenose telekomunikacijskim kanalima ima svoje karakteristike i uključuje:

− prisutnost zaglavlja usluge;

− ograničenje volumena poruke;

− korištenje utvrđenog ograničenog skupa kratica;

− registraciju u skladu s pravilima koja su utvrdila tijela za komunikacije.

Iz svega prethodno rečenog proizlazi da kompozicija teksta i dizajn slova zahtijevaju kreativan stav. Svaki stručnjak ne samo da mora biti kompetentan u svom području djelovanja, već i biti kompetentan, ovladati umijećem formuliranja misli i raspoređivanja u okviru zahtjeva trenutnih normativni dokumenti. Teorijske odredbe, koliko god bile opširno iznesene, za njihovu asimilaciju i praktičnu primjenu zahtijevaju prikaz maketa, uzoraka i primjera njihove konkretne implementacije.

Vještine dopisivanja u pravilu se razvijaju iskustvom, stoga pisac pisama treba pažljivo proučiti prethodnu korespondenciju organizacije, koristiti pisma koja su prethodno sastavili stručnjaci kao uzorke, proučavati pravila dopisivanja, analizirati značajke pisanja tekstova pisama o temi organizacije, uzimajući u obzir njezine ciljeve, ciljeve, specifičnosti aktivnosti. Važnu ulogu igra i opća kultura osobe, njezino znanje, vještine, pogledi, stoga je vrlo važno stalno raditi na sebi, usavršavati se zajednička kultura, uključujući kulturu poslovne komunikacije i kulturu govora.

Pisanje pisma uključuje sljedeće korake:

Proučavanje suštine problematike;

Prikupljanje potrebnih informacija, uključujući iz prethodne korespondencije;

Priprema nacrta pisma;

Koordinacija projekta (ako je potrebno);

Potpisivanje od strane glave.

Nacrte dopisa pripremaju izvršitelji u ime čelnika poduzeća.

Poslovna pisma izdaju se na memorandumima u skladu s GOST R 6.30-2003, u pravilu, s kutnim rasporedom trajnih detalja ("pečat"). Obrasci s longitudinalnim rasporedom trajnih detalja za pisma koriste se rjeđe, uglavnom od strane vlasti i viših organizacija. Koriste se obrasci A4 i A5. Format A5 koristi se ako slovo ne prelazi 7-8 redaka.

Prva stranica pisma ispisana je na obrascima, ostatak - na praznim listovima papira A4.

Pismo se sastavlja u najmanje dva primjerka.

Prvi primjerak se sastavlja na obrascu i šalje primatelju, drugi (naziva se kopija) ispisuje se na praznom listu papira i unosi u predmet kao dokaz o obavljenom poslu.

Prilikom izdavanja poslovnih pisama koriste se sljedeći podaci:

− Državni grb Ruska Federacija;

− grb subjekta Ruske Federacije;

− logotip organizacije ili žig (uslužni znak);

− šifra organizacije;

− glavni državni registarski broj (OGRN) pravna osoba;

− identifikacijski broj poreznog obveznika / šifra razloga registracije (TIN/KPP);

− šifra obrasca dokumenta;

− naziv organizacije;

− referentni podaci o organizaciji;

− datum dokumenta;

− registarski broj isprave;

− adresat;

− razrješenje;

− naslov teksta;

− oznaka kontrole;

− tekst dokumenta;

− oznaku o prisutnosti prijave;

− potpis;

− odobrenje dokumenta za vizu;

− otisak tiska;

- oznaka o izvođaču;

- bilješku o izvršenju isprave i njenom slanju u predmet;

− oznaka o primitku dokumenta od strane organizacije;

− identifikator elektroničke kopije dokumenta.

Navedeni detalji mogu se podijeliti u tri skupine:

− pojedinosti o obliku pisma: državni grb Ruske Federacije; amblem subjekta Ruske Federacije; logotip tvrtke ili zaštitni znak (uslužni znak); šifra organizacije; glavni državni registarski broj (OGRN) pravne osobe; identifikacijski broj poreznog obveznika / šifra razloga registracije (TIN/KPP); šifra obrasca dokumenta; ime kompanije; referentni podaci o organizaciji;

− pojedinosti koje se koriste pri sastavljanju poslovnog pisma: upućivanje na matični broj i datum dokumenta; odredište; naslov teksta; tekst; oznaka o prisutnosti prijave; potpis; dokument o odobrenju vize; pečat; oznaka o izvođaču;

- pojedinosti koje se koriste pri radu s poslovnim pismima i potrebne za organizaciju tijeka rada, izvođenje pisama, sistematizaciju pisama i organiziranje njihove pohrane: datum dokumenta; registarski broj dokumenta; razrješenje; naslov teksta; oznaka kontrole; bilješku o izvršenju isprave i njenom smjeru u predmetu; oznaka o primitku dokumenta od strane organizacije; identifikator elektroničke kopije dokumenta.

Tekst pisma najčešće se sastoji od uvodnog i glavnog dijela. U uvodnom dijelu navode se razlozi za pisanje pisma, popraćeni poveznicama na činjenice, datume, dokumente. Glavni dio pisma formulira njegovu glavnu svrhu (ponuda, odbijanje, zahtjev, jamstvo itd.).

Tekst pisma piše se u prvom licu množine: “pitamo..., šaljemo...”, ili trećem licu jednine - “poduzeće vjeruje..., organizacija je smatrala...”.

Ako je pismo izdano na službenom memorandumu čelnika organizacije, tada se tekst u pravilu navodi u prvom licu jednine: "Predlažem ..., pitam ...".

Tekst pisma može početi žalbom.

Ovaj mali dio teksta izuzetno je značajan za potrebe komunikacije. Ispravno odabrana žalba ne samo da privlači pozornost primatelja, već i postavlja pravi ton korespondenciji, pridonosi uspostavljanju i održavanju poslovnih odnosa. Važnost žalbe određuje autor pisma, apel vam omogućuje da sebi osigurate slušatelja. Posebnu pozornost zaslužuje interpunkcijski znak nakon žalbe. Zarez iza žalbe daje slovu neobavezni karakter, uskličnik naglašava značaj i službeni karakter. Apel je tiskan na centriran način.

Dragi Mihaile Petroviču!

gospođice Petrova!

Poštovani gospodine Smirnov!

Predsjednik!

Dragi kolege!

Pismo se obično sastavlja prema shemi: uvod, tijelo, zaključak.

„U skladu s Uredbom Vlade Ruske Federacije od 27. lipnja 2003. br. 620 „O odobravanju Modela propisa ....“.

Glavni dio sadrži opis događaja, trenutno stanje, njihovu analizu i dokaze.

Zaključak dopisa je zaključak u obliku zahtjeva, sugestija, mišljenja, odbijanja, podsjetnika.

U slovima se smiju koristiti samo službeno prihvaćene kratice, oznake i pojmovi. Nazivi ustanova, organizacija i pozicija, titule, mjerne jedinice, zemljopisni nazivi i drugo moraju točno odgovarati službenim nazivima.

Završni dio teksta može završiti očekivanjem izvršenja zahtjeva, kao i formulom pristojnosti:

Pismo može sadržavati samo jedan završni dio.

Oznaka o prisutnosti priloga ispisuje se dva razmaka ispod teksta slova od lijevog ruba tekstualnog polja u slučaju da pismo predviđa privitak uz njega.

Potpis je odvojen od teksta s tri proreda.

Vize za odobrenje izdaju se na kopiji pisma koja ostaje u dosjeu. Vize su pričvršćene na dnu lista pisma.

Oznaka o izvođaču ispisuje se na prednjoj ili stražnjoj strani posljednjeg lista dokumenta na lijevoj strani dokumenta.

Datum pisma je datum njegovog potpisivanja.

Pisma potpisuju dužnosnici u skladu s raspodjelom poslova i dodjeljivanjem prava potpisivanja dokumenata u propisima o ustrojstvenim odjelima i opisima poslova.

Prije potrebnog "potpisa" može biti i formula uljudnosti, koja je ispisana iz odlomka i odvojena od pozicije zarezom, na primjer:

Formula ljubaznosti mogla bi izgledati ovako:

S poštovanjem, …

Najbolje želje, …

Uz iskrenu zahvalnost,…

S poštovanjem,…

Pečat potvrđuje vjerodostojnost potpisa službene osobe na dokumentima koji potvrđuju prava osoba, utvrđuju činjenice vezane uz financijska, materijalna sredstva i sl. Pisma koja sadrže obveze (jamstvena pisma) kojima se potvrđuju činjenice, događaji, pisma financijskog sadržaja ovjeravaju se s pečat.

Otisak pečata na dokumentu može sadržavati dio naziva radnog mjesta, ali ne i potpis službenika. Otisak stavljenog pečata mora biti dobro čitljiv.

Izgled poslovnog pisma prikazan je na sl. 7.

Ako se tekst pisma sastoji od dva ili više odlomaka, tada slovo počinje 5. znakom (iz retka polja). Tekst bez pasusa može se ispisati izravno s lijeve margine.

Tijelo pisma mora sadržavati tri strukturni element: uvodni dio u kojem se navodi razlog pisanja pisma; dokazni dio; završni dio, koji iznosi zahtjev, suglasnost, odbijanje i sl.

Moguć je i obrnuti redoslijed građenja pisma: završni dio se daje prije dokaza. Ovaj redoslijed je tipičan za pisma viših organizacija.

Dodatak: na ... l., u ... primjeraka.

Naziv radnog mjesta

vođa (potpis) I O.

Položaj

(potpis) I. O. Prezime

00.00.0000

Izvođač (I.O. Prezime)

Telefon (000 00 00)

ID elektroničke kopije dokumenta

sl.7. izgled poslovnog pisma

Datum objave: 2014-10-19; Pročitano: 6692 | Kršenje autorskih prava stranice

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014.-2018. (0,008 s) ...

Plan pisma

1. U prvom uvodnom izrazu navedite svrhu vašeg pisma-zastupanja vaše tvrtke, proizvoda, usluge.

Pišem Vam da predstavim našu tvrtku.

Pišem Vam da predstavim našu tvrtku.

Jako mi je drago predstaviti našu tvrtku.

Zadovoljstvo mi je predstaviti našu tvrtku.

Nakon našeg telefonskog razgovora s velikim zadovoljstvom Vam mogu pisati više o našoj tvrtki i njenim proizvodima.

U nastavku našeg telefonskog razgovora, s velikim zadovoljstvom vam mogu reći više o našoj tvrtki i proizvodima koje proizvodi.

S obzirom na naš telefonski razgovor od 19. svibnja o obrazovnom softveru, sa zadovoljstvom vas obavještavam.

Sukladno našem telefonskom razgovoru od 19. svibnja, vezano uz programe osposobljavanja, s velikim zadovoljstvom Vas obavještavam.

Pišem Vam u vezi sa…

Pišem vam o...

Pozivajući se na naš jutrošnji telefonski razgovor, pišem Vam da potvrdim…

Prema našem jutrošnjem telefonskom razgovoru, pišem Vam da potvrdim...

Pišem Vam u vezi…

Pišem Vam u vezi...

Možda se sjećate da smo se sreli i razmijenili adrese na CeBIT'2004 u Hannoveru.

Možda se sjećate da smo se sreli na CeBIT'2004 u Hannoveru i razmijenili adrese.

Mi smo tvrtka koja uvozi alate za industrijska tržišta i tržišta uradi sam.

Naša tvrtka uvozi alate za industriju i DIY potrošače na tržištu.

2. Navedite glavne prednosti, inovacije, prednosti predloženog proizvoda, usluge.

Ovo je novo recenzirano izdanje koje uključuje više od 20 novih slika.

Ovo je novo, revidirano izdanje koje uključuje više od 20 novih slika.

3. Odredite tržišni segment na kojem namjeravate predstaviti svoj proizvod. Identificirajte potencijalne potrošače.

Naši kupci su mali poduzetnici.

Naši kupci su mali poduzetnici.

Radimo za tinejdžere.

Radimo za tinejdžere. Izrađujemo proizvode za tinejdžere.

Pretpostavljamo da će naši proizvodi biti zanimljivi mladim obiteljima i osobama s prilično niskim primanjima.

Vjerujemo da će naši proizvodi biti zanimljivi mladim obiteljima i osobama s prilično niskim primanjima.

4. Izraziti konkretan prijedlog suradnje: veleprodaja ili maloprodaja, licencni ugovor, stvaranje distribucijske mreže itd.

Posebno smo zainteresirani za dugoročne radne odnose.

Posebno nas zanimaju dugoročni radni odnosi.

Tražimo njemačke tvrtke za stvaranje lanca trgovaca.

Tražimo njemačke tvrtke za stvaranje maloprodajne mreže.

Zapravo nas zanimaju samo licencni ugovori.

U stvarnosti nas zanimaju samo licencni ugovori.

5. Ako prilažete uzorke proizvoda, morate objasniti koji se proizvodi iz serije nude.

Prilažem 5 kopija gore spomenutog softvera.

Prilažem gore navedenih 5 primjera programa.

Za ocjenu pronađite priložene 3 jedinice "Smart Styler".

3 uzorka proizvoda Smart Styler uključena su za testiranje i ocjenu.

6. Izrazite svoju spremnost da odgovorite na sva pitanja koja se mogu pojaviti tijekom evaluacije proizvoda.

Ako su vam potrebne dodatne informacije, kontaktirajte nas.

Obavijestite nas ako trebate dodatne informacije.

Rado ćemo vam dati sve dodatne informacije koje su vam potrebne.

Rado ćemo vam pružiti sve potrebne informacije.

Ne ustručavajte se kontaktirati ako trebate dodatne informacije.

Obavijestite nas ako trebate dodatne informacije.

7. Završite pismo standardnom frazom, izrazite nadu u suradnju.

Nadam se da ćemo se čuti uskoro.

Radujemo se Vašem odgovoru.

Nadamo se da ćemo uskoro dobiti odgovor.

Radujemo se poslovanju s vama.

Veselimo se zajedničkoj suradnji.

Bili bismo zahvalni na brzom odgovoru.

Rado ćemo se uskoro čuti.

Nadamo se budućoj suradnji.

Veselimo se zajedničkoj suradnji. Radujemo se zajedničkoj suradnji.

8. Vaš potpis, ime i položaj

Zlatno pravilo:

Navedite sva postignuća, prednosti vaše tvrtke, proizvoda, usluge, vaša osobna treba biti iskrena, bez pretjeranog pretjerivanja. Bilo koja informacija može se lako provjeriti.

Zlatno pravilo:

Poslovno službeno pismo treba biti napisano kao osobno, naslovljeno samo na njega, primatelja. Bez hladnih, formalnih fraza!

Sav globalni posao izgrađen je na osobnim odnosima i oni se moraju graditi!

Zlatno pravilo:

Pismo treba biti informativno i sažeto i ne smije zauzimati više od jedne stranice. Zapamtite, nitko neće pročitati više od jedne stranice. Završite pismo s izravnim naznakom što očekujete od ove tvrtke. Najviše će se pamtiti ova posljednja fraza.

Zlatno pravilo:

Kada pišete bilo koja slova, uvijek se trebate voditi formulom:

KISS = Neka bude kratko i jednostavno

Primjer 1. Zastupstva tvrtke - programera obrazovnih računalnih programa.

Drago mi je što Vam mogu predstaviti našu tvrtku i njene softverske proizvode za moguću suradnju s Vašom tvrtkom.

Naši interaktivni softverski proizvodi "Otvorene" verzije sadrže posljednja dostignuća suvremenih tehnologija i čine obrazovni proces vrlo atraktivnim i učinkovitim. Ova "Otvorena" verzija jedinstvena je kombinacija mogućnosti slušanja i čitanja tekstova, izvođenja računalnih eksperimenata i rješavanja niza problema. Htio bih to istaknuti tamo su Na njemačkom tržištu trenutno nema tako kvalitetnih obrazovnih softverskih proizvoda.

"Otvorena" verzija je vrlo preporučljiva za srednjoškolce i studente, kao i za samoobrazovanje.

Ova "Otvorena" verzija trenutno uključuje:

"Otvorena fizika" (2 dijela, 2 CD-ROM-a), njemački/engleski/ruski/francuski i

"Otvorena matematika" (6 dijelova, 6 CD-ROM-ova) njemački/ engleski/ruski/francuski.

Gore spomenuti softver razvio je zajednički pothvat Open Learn Inc. (SAD) – MATHEMATIC Ltd. (Rusija) i široko se koristi u SAD-u, Rusiji i Europi.

Budući da se naše poslovanje širi u njemačkom govornom području Europe, zainteresirani smo za dugoročne kontakte s njemačkim prodavačima softvera i smatramo da je Media Surep-Market jedan od najboljih.

Stoga vas molimo, pronađite priloženi set "Otvoreno" za pregled i ocjenu.

Veselim se što ćemo se uskoro javiti.

Srdačno,

Primjer 2

Bi li "Seans Printers" bio zainteresiran za marketing novih uzbudljivih spremnika s tintom iz "Russian Rainbow ink"?

Razvio sam i posjedujem sva prava na savršene spremnike s tintom za "Seans Printers" za koje smatram da bi se mogli iznimno dobro prodavati u industriji pisača kao što je vaša.

Novi spremnik s tintom svojim korisnicima nudi niz pogodnosti.

Boje tinte savršeno su svježe i svijetle.

Sam uložak je iste veličine kao predmet koji sada koristite, ali sadrži dva puta više različitih boja.

Kvaliteta ispisa je veća u odnosu na trenutne modele koje koristite.

Iskreno vjerujem da bi se ovaj proizvod vrlo dobro uklopio s realnim cijenama i jakim kanalima distribucije koji su, čini se, zaštitni znak "Seans Printersa".

Ovo pismo nije pokušaj privlačenja bilo koga i svakoga tko bi bio zainteresiran za novi spremnik s tintom.

Šalje se isključivo na "Seans Printers" i iskreno bih vam bio zahvalan da mi se javite što je prije moguće kako bismo mogli dalje razgovarati o izgledima ovog problema.

Razmislite o novom spremniku s tintom i javite mi svoje mišljenje!

Primjer 3

Ponuda za proizvodnju i prodaju u Rusiji proizvoda u vlasništvu strane tvrtke.

Želio bih istražiti mogućnost poslovanja s vašom tvrtkom.

Nedavno sam posjetio Boston i trebala sam neku igračku kao poklon za svoju osobnu upotrebu. Kupio sam "Selfeducable Box" koji je razvila vaša tvrtka i učinio je točno ono što mi je trebalo.

Palo mi je na pamet da bi se ovaj proizvod, ako se pravilno zapakira i označi, mogao pokazati kao vrlo učinkovit promotivni alat, barem za edukaciju.

Predlažem da proizvedemo i zapakiramo vaš proizvod, zajedno s komplementarnim proizvodima, i prvo ga prodamo u Rusiji našim klijentima u knjižarama i knjižnicama. Vjerujemo da bi ovaj izravniji pristup prodaji proizvoda pomogao uspostaviti neke značajne dugoročne odnose.

Želio bih znati što bi se moglo razraditi u smislu ugovora o autorskim honorarima/licencama za korištenje "Selfeducable Box". Kao alternativno sredstvo za prodaju vašeg proizvoda, ovo bi se moglo pokazati kao izvrstan put za "Magic Tools" i "Selfeducable Box" na rusko tržište koje je u ovom trenutku neiskorišteno.

Cijenio bih vaše misli.

Srdačno,

Primjer 4

Prijedlog za pronalaženje izdavača u inozemstvu za knjigu ruskog autora.

Kao nastavak naše jučerašnje rasprave, prilažem primjerak naše knjige "Emergent Markets" koju je objavio Moscow Business Press. To je vrlo dobro prihvaćeno od strane medija.

Do proljeća 1999. knj imat će objavljeno je na četiri jezika: ruskom, kineskom, danskom i slovenskom. Kao što sam vam spomenuo, jako bih volio vidjeti i američko izdanje. Vjerujem da će pitanje Emergent Markets biti vrlo pravovremeno u SAD-u. Možete li mi pomoći pronaći dobrog izdavača? bio bih vrlo zahvalan.

Kako je takva suradnja evoluirala; Također bih želio razmotriti mogućnost razgovora s nekim od vaših kolega u Bergamon Pressu na istu temu.

Mislite li da bi bilo interesa?

Jedva čekam čuti od vas.

Uz srdačan pozdrav

s poštovanjem,

Primjer 5

Prijedlog za dopisno poslovno obrazovanje.

Poštovana gospođo Vancouver

Hvala vam na interesu za Poslovnu školu Svjetskog otvorenog sveučilišta.

Visoka poslovna škola pruža razvoj menadžmenta namijenjenog osobama koje rade s punim radnim vremenom. Odabirom ove vrste programa moći ćete se usredotočiti na vlastitu organizaciju i situaciju kao osnovu za praktičan zadatak, dok stječete uvid u druge organizacije i industrije iz studija slučaja i iz interakcije s vašom lokalnom studijskom grupom.

Svjetsko otvoreno sveučilište vodeće je svjetsko sveučilište u "Podržanom otvorenom učenju". Ima više iskustva i stručnosti od bilo kojeg drugog sveučilišta u pružanju učinkovitog, visokokvalitetnog obrazovanja za odrasle zaposlene s punim radnim vremenom.

Naši su programi relevantni za vaš posao i karijeru i jamče fleksibilnost, gdje učite tempom koji se uklapa u vaše druge obveze.

Svjetsko otvoreno sveučilište je priznato britansko državno sveučilište, a MBA poslovne škole akreditira AMBA, koja akreditira samo 30% najboljih od svih Europeam MBA programa.

Prije nego što se odlučite za svoj sljedeći korak, iskoristite naše lokalne savjetodavne usluge! Nudimo redovite informativne večeri u Moskvi i Sankt Peterburgu ili odabir osobnog termina u vrijeme koje vam odgovara.

Primjer 6. Odgovor na novinski oglas koji nudi zastupanje ruske tvrtke u SAD-u.

Re: Vaša reklama u Business Weekly

Iz Business Weeklyja saznao sam da ste zainteresirani za predstavljanje ruskih tvrtki u Sjedinjenim Državama.

Naša tvrtka još nije zastupljena u sad. Prošle godine smo naručili institut za istraživanje tržišta da istraži tamošnje tržište prodaje naših proizvoda. Rezultati istraživanja bili su vrlo ohrabrujući, te stoga sada tražimo predstavnika u ovoj regiji.

Business Weekly je vrlo pohvalno pisao o vašim postignućima kao nove start-up tvrtke, pa mislim da bismo mogli uspješno surađivati.

Stoga, možete li mi dati neke reference i popis tvrtki koje zastupate?

Molimo vas da mi pošaljete preporuke poštom ili faksom, zajedno s imenom i brojem telefona kontakta s kojim mogu detaljno razgovarati o projektu.

S nadom u buduću suradnju.

Srdačno,

Vježba 1. Ponuda za zastupanje strane tvrtke u Rusiji.

Ispod je tekst pisma ponude zastupničkih usluga od strane ruske tvrtke za određenu inozemnu tvrtku. Tekst pisma je proizvoljno izlomljen. Koristeći gornji plan za sastavljanje takvih slova, sastavite slovnu formulu pravog slova. Provjerite rezultat klikom na gumb "Provjeri".

Poštovani gospodine Heathrow

d. Ako ste zainteresirani za predstavljanje u Rusiji, uvjeren sam da ćete biti zadovoljni našim uslugama.

b. Naša tvrtka "Soft-System" radi u softverskoj industriji više od 10 godina i vrlo smo zainteresirani za predstavljanje i prodaju vašeg softvera sustava u Rusiji. Obavijestite nas ako ste zainteresirani za distribuciju vašeg softvera u Rusiji.

a. Vašu smo adresu primili od moskovske podružnice Američke gospodarske komore.

e. Za vašu informaciju prilažemo brošuru i dodatne pojedinosti o našoj organizaciji.

f. Radujem se što ćete se uskoro čuti,

c. Trenutno u Rusiji zastupamo dvije američke i jednu francusku tvrtku velikog renomea. Želim istaknuti da uživamo u natprosječnim prodajnim rezultatima. Zapošljavamo dobro obučeno i učinkovito prodajno osoblje, a raspolažemo i s odgovarajućim prostorima i prijevoznim sredstvima.

Srdačno,

Točan odgovor: a, b, c, d, e, f.

Ispod je obnovljeni tekst pisma.

Primjer 7. Ponuda za zastupanje strane tvrtke u Rusiji.

Poštovani gospodine Heathrow

Vašu smo adresu primili od moskovske podružnice Američke gospodarske komore.

Naša tvrtka "Soft-System" radi u softverskoj industriji više od 10 godina i vrlo smo zainteresirani za predstavljanje i prodaju vašeg softvera sustava u Rusiji. Obavijestite nas ako ste zainteresirani za distribuciju vašeg softvera u Rusiji.

Trenutno u Rusiji zastupamo dvije američke i jednu francusku tvrtku velikog renomea. Želim istaknuti da uživamo u natprosječnim prodajnim rezultatima. Zapošljavamo dobro obučeno i učinkovito prodajno osoblje, a raspolažemo i s odgovarajućim prostorima i prijevoznim sredstvima.

Ako ste zainteresirani za predstavljanje u Rusiji, uvjeren sam da ćete biti zadovoljni našim uslugama.

Obećanja:- hitno, spektar (usluga)–širok, popust–značajan / beznačajan, prijedlog–konstruktivno, neslaganje–materijalno/beznačajno, isplativost–visoka / niska, izračuni–preliminarni ili konačni itd.

Zahvalno pismo dobavljaču

Pismo broj 1:
dragi Ivan Ivanovič,

izražava svoju zahvalnost Delopis.ru LLC za višegodišnju obostrano korisnu i plodnu suradnju.

Vaša tvrtka je tvrtka s kojom je zaista zanimljivo surađivati, jer Delopis.ru tvrtka koja se vrlo dinamično razvija, svake godine na tržište plasira nove proizvode izvrsne kvalitete. Želio bih posebno napomenuti da je, samo šest mjeseci nakon ulaska na tržište, uspio pridobiti svog stalnog kupca.

Veselimo se izdanju.

Nadamo se da će u narednom Rujan 2013 godine izložbe Delopis.ru LLC ponovno nas obradujte svojim novim proizvodima.

Delopis.ru je tim profesionalaca s kojima se možete nositi!

Iskreno,
Petr Petrov

Pismo #2:
dragi Ivan Ivanovič,

Društvo Delopis.ru višestruki je pobjednik na natječajima za nabavu proizvoda i usluga za državne potrebe, etablirao se kao pouzdan partner dobavljač.

Za cijelo razdoblje suradnje, počevši od 2005 godine, isporuke su izvršene na vrijeme iu cijelosti.

U procesu rada pokazali su djelatnici tvrtke visoka razina profesionalnost i komunikacijske vještine.

Zahvaljujemo se na dugogodišnjem zajedničkom radu i veselimo se daljnjoj plodnoj suradnji.

Iskreno,
Petr Petrov

Pismo broj 3:
dragi Ivan Ivanovič,

Izražavamo našu zahvalnost tvrtki Delopis.ru za pravovremeno poštivanje rokova isporuke, montažne radove od strane tima profesionalnih instalatera s bogatim iskustvom i visokom profesionalnošću u svom području. Posebno bih istaknuo visoku kvalitetu proizvoda koja se pokazala s najbolje strane tijekom cijelog razdoblja rada.

Iskreno,
Petr Petrov

Pismo #4:
dragi Ivan Ivanovič,

Tvrtka izražava zahvalnost i priznanje za kvalitetnu i pravovremenu isporuku opreme, za pažljiv pristup zadatku.

Također želimo izraziti osobnu zahvalnost voditelju odjela Aleksej Aleksandrovič Semčenko za profesionalnost, strpljenje i vještinu u čim prije riješiti probleme.

Iskreno,
Petr Petrov

Pismo #5:
dragi Ivan Ivanovič,

Hvala Delopis.ru LLC za pravovremenu isporuku proizvoda u popravne objekte grada Tver.

etablirao se kao pouzdan dobavljač koji isporučuje opremu u cijelosti i na vrijeme. Isporučeni proizvodi konstantno visoke kvalitete, prošli sve potrebne pretrage i certificiranje.

Osim toga, našoj tvrtki pruža informacijsku podršku, pružajući stručne savjete o cijelom spektru električne opreme.

Hvala na suradnji, brzom odgovoru na deklarirane količine. Spremni smo nastaviti raditi na zajedničkim projektima.

Iskreno,
Petr Petrov

Pismo #6:
dragi Ivan Ivanovič,

Hvala ekipi Delopis.ru i Vama osobno za uspješnu i plodnu suradnju s nama na građevinskom tržištu grada Moskva.

U razdoblju našeg zajedničkog rada tvrtka Delopis.ru etablirao se kao pouzdan dobavljač kvalitetnih proizvoda, sposoban za obavljanje složenih zadataka na visokoj profesionalnoj razini.

Vama i vašoj tvrtki od srca želim prosperitet i daljnji uspjeh u realizaciji novih projekata.

Iskreno,
Petr Petrov

Zamolnice su sastavni, važan i neophodan dio poslovne korespondencije. S jedne strane, to su taktični i diplomatski zahtjevi o aktualnim temama, s druge strane, oni su oruđe za postizanje određenih ciljeva primatelja. Svrha svakog pisma zamolnice je potaknuti primatelja da poduzme određene radnje potrebne za autora pisma. Kako napisati zamolnicu kako bi se što više približili pozitivnom odgovoru?

Svako pismo zahtjeva treba sadržavati dobro osmišljeno obrazloženje i jasnu izjavu o zahtjevu. Osim toga, možete koristiti tehnike koje povećavaju učinkovitost pisanja.

Korak 1. Koga pitate?

Osobno se obratite primatelju, bolje je - imenom i patronimom:

"Dragi Ivane Ivanoviču!", "Dragi gospodine Ivanov!"

Prvo, izražavate poštovanje prema primatelju, a drugo, zahtjev upućen određenoj osobi nameće mu odgovornost za njegovu provedbu. Postoje situacije kada se zahtjev upućuje timu ili skupini ljudi. U ovom slučaju, također je poželjno personalizirati žalbu što je više moguće:

“Poštovani kolege!”, “Poštovani menadžeri!”, “Poštovani niži zaposlenici!”, “Poštovani kadrovi!”

Korak 2. Zašto me kontaktirate?

Pohvalite primatelja. Dajući kompliment primatelju, odgovarate na njegovo pitanje: "Zašto mi upućujete ovo pitanje?" Obratite pažnju na njegova dosadašnja postignuća ili osobne kvalitete.

“Uvijek ste spremni saslušati i pronaći najbolji način da riješite problem gotovo svih koji su vam se obratili. I, moram vam odati priznanje, puno ste pomogli.”

"Vi ste vodeći stručnjak u tom području...".

„Mnogima ste pomogli najteža pitanja u polju…".

Ova tehnika će omogućiti primatelju da pobliže pogleda zahtjev i pokuša pronaći priliku da mu udovolji. jebi je.

Kompliment je prikladan kada su u pitanju nestandardni zahtjevi, kada trebate pridobiti adresata, kada trebate obratiti pažnju na određene zasluge i kvalitete koje su potrebne i važne za ispunjenje vašeg zahtjeva.

Vrlo je važno ne prijeći granicu između komplimenta i grubog laskanja. Budite iskreni.

Korak 3. Obrazloženje zahtjeva

Svaki zahtjev mora biti obrazložen zašto upućujete ovaj zahtjev. Unesite adresata u kontekstu vašeg problema.

U ovoj fazi trebate odabrati tri najznačajnija argumenta za primatelja. Najbolje je graditi argumente prema shemi: jak - srednji - najjači.

Zahtjevi dolaze u različitim razinama složenosti, pa adresat nije uvijek zainteresiran za ispunjenje nečijih zahtjeva. Mora biti uvjeren da ispunjavanje zahtjeva nosi potencijalnu korist:

Zainteresirajte primatelja

Ponudite mu da provedete neku atraktivnu priliku vezanu za ispunjenje vašeg zahtjeva:

"U svakom trenutku, poslovni, poduzetni ljudi nastojali su ne samo postići materijalni uspjeh, već i ostaviti trag u povijesti domovine, biti zapamćen po dobrim djelima, zadobiti poštovanje."

« Uspješno djelovanje svake stručne zajednice je prije svega razumijevanje i podrška prijateljskih sindikata, sudjelovanje u zajedničkim događanjima i projektima.».

« Naravno, vaš veliki cilj je čist i udoban grad za ljude».

Ili izrazite problem koji je vrlo relevantan za vašeg primatelja:

“Vi, kao mudri gospodar grada, vjerojatno ste zabrinuti zbog nestalnih šetnji djece različite dobi na mjestima neprikladnim za to, što dovodi do češćih nezgoda i porasta maloljetničke delikvencije.

"Povećan je broj poziva vašem odjelu o nebitnim pitanjima, što oduzima puno neprocjenjivog radnog vremena."

Pokažite kako vaš zahtjev može pomoći u realizaciji prilike:

« A danas, kada se naša zemlja oslanja na mlade, teško je pronaći potrebniji, svetiji cilj od pomoći mladićima i djevojkama iz nefunkcionalnih obitelji. Ima ih u našem gradu koji već pružaju takvu pomoć - pod pokroviteljstvom Ureda gradonačelnika na donacije građana djeluje naš dobrotvorni centar "Baština" koji podučava teške tinejdžere narodnim zanatima. ».

Ili riješite problem:

“Opremanje specijaliziranih mjesta za razonodu djece različite dobi pomoći će u smanjenju razine maloljetničke delikvencije i minimiziranju prometnih nesreća s djecom.”

Opišite značaj zahtjeva

Kada se primatelju nema što ponuditi ili je to neprikladno u kontekstu ovog zahtjeva, bolje je primatelja informirati. Ovdje morate opisati situaciju što je potpunije potrebno kako biste razumjeli relevantnost zahtjeva i važnost njegove provedbe. Važnost zahtjeva mora se opisati na način da "odnese dušu". Ako zahtjev ne spada u kategoriju "duše", tada morate pokazati primatelju uzročno-posljedične veze, što će osigurati da adresat ispuni zahtjev.

“Od (datum), prema ugovoru o zakupu br. X, najamnina za 1 m 2 iznosi 20 c.u. u danu. Tijekom protekla tri mjeseca došlo je do pada trgovačke aktivnosti zbog ekonomske nestabilnosti i socijalnih nemira. Prosječna dobit od trgovanja je 10 dolara. po danu, što nije dovoljno ni za plaćanje stanarine. Ako se ništa ne poduzme, privatni poduzetnici će biti prisiljeni zatvoriti svoje prodajnim mjestimašto bi moglo negativno utjecati na vaš prihod.

Dakle, morate jasno dati do znanja primatelju da ispunjenje zahtjeva nosi izglede za primanje materijalne ili nematerijalne koristi.

Korak 4 Izjava o zahtjevu

Kada je primatelj pripremljen, možete navesti stvarni zahtjev. Tekst zahtjeva treba biti dovoljno sažet i krajnje jasan. Ni u kojem slučaju ne smije sadržavati dvosmislenost ili podcjenjivanje. Na primjer, ako govorimo o smanjenju stanarine, važno je naznačiti do koje razine:

“Molimo vas da smanjite razinu najamnine dok se situacija ne stabilizira na 5 USD. po m2 dnevno.

Ako govorimo o pružanju usluga, navedite zahtjev što je više moguće, navodeći željene datume, pitanje cijene itd.:

« Za opremanje lončarske radionice potrebna vam je peć za pečenje keramike - molimo vas da nam pomognete u nabavi iste. Trošak peći s instalacijom iznosi 998 tisuća rubalja».

U ovom primjeru nije sasvim jasno kakva se pomoć od primatelja traži. Bolje da budem precizniji: "Molimo vas da pomognete u kupnji peći za pečenje keramike prijenosom 333 tisuće USD na obračunski račun tvrtke za proizvodnju i ugradnju peći."

Što god tražite, primatelj mora točno znati kada, što, koliko i po kojoj cijeni želite dobiti. Generalizirani zahtjev je u većoj opasnosti od odbijanja jer adresat nema uvijek vremena i želje baviti se detaljima. Osim toga, riskirate da ne dobijete ono što želite prenošenjem inicijative na primatelja.

Primjerice, privatni poduzetnici napisali su dopis u kojem traže smanjenje stanarine, ali nisu naveli do koje razine žele smanjiti najam:

“Molimo vas da smanjite razinu stanarine dok se situacija ne stabilizira.”

Kao rezultat toga, dobili su smanjenje najamnine, ali neznatno (za 1% postojeće). Tako je njihov zahtjev udovoljen, ali se malo promijenio stav inicijatora pisma.

U nekim slučajevima, tekst zahtjeva može biti podebljan tako da se ističe u tekstu, ali nemojte zloupotrijebiti ovu tehniku.

Korak 5. Sažmite svoj zahtjev.

Ponovite svoj zahtjev i naglasite kakvu će korist primatelj dobiti ako se zahtjev ispuni. Zahtjev treba malo izmijeniti. Najbolje je izgraditi rečenicu prema shemi: "Ako ispunite zahtjev, tada ćete biti sretni."

“Pođete li s nama i snizite najam na neko vrijeme dok se situacija u regiji ne stabilizira, ne samo da ćete moći spasiti više od 150 radnih mjesta, već nećete imati globalne gubitke zbog potpunog nedostatka stanarine. ”

Ali mogu postojati i druge opcije:

“Možete biti sigurni da će svaki rublja vaših dobrotvornih donacija otići u dobre svrhe i pomoći djeci koja se nađu u teškoj situaciji da odrastu u dostojne građane.”

„Možete biti sigurni da će vam svaki dječji osmijeh pružiti moralno zadovoljstvo od vašeg teškog rada, a vaš trud i trud ulaganje su u dostojne i sretne građane bliske budućnosti.

Glavna stvar je ponoviti značenje zahtjeva i prednosti njegove provedbe. Korist ne mora biti materijalna. Zapamtite da je adresat osoba, a osjećaji mu nisu strani.

PRIMJER:

I ne zaboravite na dizajn slova - ovo je "lice" organizacije. Ako je inicijator zamolnice organizacija, tada se takvo pismo sastavlja na memorandumu koji potpisuje voditelj ili ovlaštena osoba. Ako je privatna osoba, onda je dovoljno pridržavati se osnovnih normi u rasporedu elemenata slova. Ti su detalji pravno i psihološki vrlo važni za primatelja i formiranje ispravne slike pošiljatelja.

	-
	-	Svaki dan šaljete stotine prodajnih prijedloga, zahtjeva i drugih poslovnih e-poruka, ali ne dobivate poruku koju želite? Ne znate nenametljivo i pristojno podsjetiti primatelja na njegove obveze? Tada će vam online trening sigurno pomoći. "Poslovne vještine pisanja"! Možete ga proći u bilo koje vrijeme.	-	-
	-

Preko poslovna korespondencija ne postoji samo koordinacija poslovnih aktivnosti, već i prikupljanje potrebnih informacija za ovu organizaciju, koje će biti tražene tijekom raznih revizija izvješćivanja. Stoga, prije svega, zadaća administrativnih djelatnika uključuje ispravno vođenje poslovnih knjiga, za što se izrađuju različite interne upute i obrasci. Prednost standardnog obrasca je činjenica da ga osoba automatski ispunjava, čime se štedi svoje vrijeme i vrijeme tvrtke.

Poslovna korespondencija treba sadržavati:

Pouzdane i potpune informacije;
- sažetak zbog nedostatka pripovijedanja;
- neutralan ton obraćanja, ali na prijateljski način;
- logički lanac, a ne emocionalna procjena iznesenih činjenica.

Kako napisati poslovno pismo?

Najvažnije je odlučiti koja je vrsta poslovnog pisma prikladna za ovu situaciju. Postoji nekoliko vrsta toga:

Podsjetnik;
- potvrda;
- odbijanje;
- prijenosno pismo;
- pozivnica;
- jamstvo;
- informacije;
- dopis s obaviješću i nalog.

Takva poslovna pisma u pravilu zahtijevaju odgovor koji u svom sadržaju sadrži zahtjev, ponudu, žalbu, zahtjev ili zahtjev.

Pravila za pisanje poslovnog pisma.

Ton poslovnog pisma nosi vrlo važno emocionalno opterećenje, budući da će prikriveno nepoštovanje i dalje biti vidljivo besprijekornim komunikacijskim tehnikama. Trebali biste biti posebno oprezni kada pišete poslovno pismo koje sadrži odbijanje. U tom slučaju ne biste trebali navesti odbijanje na samom početku pisma. U prvom dijelu poruke trebate dati uvjerljive argumente u korist svog stajališta, za to možete koristiti formule kao što su

- “Nažalost, ne možemo udovoljiti vašem zahtjevu”;
- “Duboko nam je žao, ali nije moguće udovoljiti vašoj želji” itd.

U slučaju odbijanja, važno je zapamtiti da je naš zadatak odbiti, ali ne izgubiti kupca, partnera itd.

Dakle, osnovna pravila za pisanje poslovnog pisma:

Za ispravnu asimilaciju suštine pisma potrebno je nekoliko puta u tekstu ponoviti zahtjev upućen primatelju;
- u pismu odbijanja važno je navesti razloge zbog kojih se ovom zahtjevu ne može udovoljiti;
- odbijanje ponude je formula za odbijanje.

Jezik poslovne korespondencije.

Važno je da čitatelj poslovne korespondencije uhvati samo njezinu bit, a ne jezik na kojem je napisana. Upravo u tom stanju leži ovladavanje pravilima pisanja poslovnog pisma koje se razvija kroz dugogodišnje iskustvo.

Treba imati na umu da u poslovnom pismu:

Potrebno je koristiti jednostavne riječi, a ne osiromašiti sadržaj;
- češće upotrebljavajte glagole nego pridjeve - to će tekst slova učiniti dinamičnim;
- ostati blizu značenja žalbe, ne ulazeći u detalje i obrazloženje;
- nemojte koristiti duge rečenice, jer raspršuju pozornost čitatelja;
- prijelaz između fraza treba biti logičan i neprimjetan;
- koristite što manje zamjenica.

Poslovno pismo odlikuje se pismenošću i stilom.

Izrada poslovne korespondencije.

Kad pišete poslovno pismo, zapamtite to gornji dio(1/4 list A4) mora ostati slobodan za memorandum. također u gornji kut Pismo označava odlazni broj i datum, koji se bilježe u posebnom dnevniku odlazne pošte.

U donjem lijevom kutu je naznačeno radno mjesto, prezime i potpis voditelja, a na samom kraju lista prezime izvršitelja poslovnog pisma s njegovim brojem telefona za dodatne informacije.

Dakle, poslovno pismo se sastoji od tri dijela: suštine zahtjeva, njegovog obrazloženja i pratećih informacija.

Prilikom odgovora na pismo, prvi dio sadržaja treba se odnositi na posljednje pismo primatelja. Ako postoji strana korespondencija, tada je za bolju jasnoću potrebno pismu priložiti knjižicu, veza na koju će biti navedena u ovom pismu. Vrlo je važno završiti takvo pismo zahvalnošću za suradnju i izrazom "S poštovanjem (ime) ..."

pokušavaš, pišeš, biraš potrebne riječi - i sve je beskorisno! Potencijalni partner ili ulagač ne otvara ili skroluje po vašem poslovnom pismu, a da nije ni udostojio odgovora. Poznata situacija? U našem novom članku govorimo vam kako ispravno voditi poslovnu korespondenciju i što napisati u pismu da se pročita do kraja.

Kome je ovaj članak namijenjen?

Samo imajte na umu: govorimo o e-mailovima. Ako netko drugi koristi običnu poštu, uvjeravamo vas, pravila su ista. U principu, sva ova pravila vrijede i za redovite pošiljke, o čemu smo već pisali. Sada govorimo o poslovnoj korespondenciji. Ako ti:

• poduzetnik koji komunicira s ljudima važnim za posao;
• zaposlenik koji piše šefu ili budućem menadžmentu;
• osoba koju zanimaju osnove internetskog bontona i ljudske psihologije - onda slobodno čitaj, bit će zanimljivo.

Značajke poslovne korespondencije

• glatka, mirna prezentacija - ne smije se brkati sa suhim birokratskim jezikom;
• komunikacija strogo na predmetu - prenijeti određene informacije primatelju;
• mali volumen - A4 list je više nego dovoljan;
• poštivanje podređenosti, nema familijarnosti. U posebnim slučajevima, kada se s primateljem poslovnog pisma razvije neformalni, neradni odnos, ovo pravilo se, naravno, može zanemariti. Ali to neće biti baš poslovno pismo, već prijateljsko, slažete se?
• posebnu čvrstinu daje pismo ispisano na memorandumu tvrtke. Trebao bi sadržavati logo i naziv, podatke i kontakt podatke, adresu stranice.

Vrste poslovnih pisama

1. Informativni. Takva pisma ne zahtijevaju odgovor - pišete ih kako biste primatelju obavijestili neku informaciju. Na primjer, posjedujete internetsku trgovinu i najavljujete da je sutra posljednji dan popusta. Ili da se cijene mijenjaju. Postoji mnogo vrsta informativnih pisama: mogu se izjasniti o namjerama, podsjetiti vas na važan događaj, potvrditi isporuku i primitak robe i tako dalje.

2. Pisma s molbama. Koliko često ih poduzetnici, posebno početnici, moraju pisati! To su apeli investitorima sa zahtjevom za sponzoriranje vašeg cool projekta, bezbroj prijedloga za suradnju, svakakvi zahtjevi da se doznaju, primjerice, neke informacije.

3. Poštanska pisma – nešto što je ponekad potrebno napisati nakon susreta s primateljem. U ovom pismu prisjetite se glavne teme vašeg sastanka, izrazite svoj stav prema njoj, naglasite da želite nastavak suradnje i ponudite svoju opciju za vrijeme i mjesto sljedećeg sastanka.

4. Jamstvo. Ako ste već dogovorili suradnju, uskoro će vam zatrebati ovakva pisma. U njima dajete jamstva da ćete ispuniti svoje obveze: posao ćete obaviti na vrijeme, platiti uslugu, donijeti robu na vrijeme i tako dalje.

5. Radna pisma su ona koja svaka tvrtka šalje i prima svaki dan. To je korespondencija s partnerima i klijentima: sklapanje ugovora, razgovori i pregovori, upoznavanje s cjenikom i katalogom proizvoda, podsjetnici na sastanke - rutinski radni procesi.

6. Zahtjevi - da, potrebno je i tako. Obično se pišu kada je jedna strana nezadovoljna postupcima druge. I ne samo radnje, nego i obveze sadržane u ugovoru. Na primjer, Vasya je sklopio sporazum s dobavljačima robe, a oni, takve rotkvice, stalno odgađaju rokove. Ili je kupio auto i pokvario se.

7. Neradna pisma su poruke koje nisu izravno povezane s vašim aktivnostima. Ovo su čestitke, hvala na radu, pa čak i sućut - svašta se događa u životu.

1. Naslov. Sastavljanje zaglavlja e-pošte cijela je znanost. O tajnim trikovima detaljnije smo razgovarali u članku.. Ukratko, naslovi poslovnih pisama bi trebali biti što korisniji za primatelja.

Provokacije i humor ovdje jedva da su prikladni: pišemo ozbiljnim ljudima, sjećaš se? Sada, ako bolje upoznate osobu, onda možete pokušati, ali za sada je bolje ne riskirati.

1. Uvod. Poput običnog poslovnog pisma, počinje uvodom ili preambulom. U njemu se pozdravite i kažete samu bit, samo meso. Vodite računa o vremenu adresata: odmah recite što vam je potrebno od njega. “Ja, Vasya Pupkin, osmislio sam cool start-up u području internet marketinga (građevinarstvo, ljepota, industrija, auto - ovisno o vašem području djelatnosti) i molim vas da se upoznate s njim i financijski ga podržite. Glavna pogreška u ovoj fazi: širenje misli duž stabla, mumljanje, ne prelazak na bit problema.
2. Glavni dio. Ovdje je sve jednostavno: detaljno kažete koja je vaša ideja, navodite činjenice i argumente koji mogu zanimati primatelja. Vratimo li se Vasyi i njegovom startupu, on će objasniti koja je njegova bit, korist i korist za čovječanstvo općenito, a posebno za primatelja pisma. On će dati brojke i činjenice, mišljenje ciljane publike, mišljenje stručnjaka. Vjerujemo u Vasyu, on može!
3. Najvažnija stvar. Ako pitaš, pitaj ponovo. Ako pitate, budite konkretni i konkretni. Ako se nadate suradnji, još jednom jasno formulirajte svoj prijedlog. I sve to u nekoliko redaka.
4. Zaključak. Hvala vam na pažnji i izrazite nadu da će vam primatelj odgovoriti ili poduzeti drugu potrebnu radnju. Koristite poziv na radnju kao u prodaja tekstova ili .
5. Navedite svoje podatke: puno ime, kontakte, naziv organizacije i njezine podatke.
6. Priložene datoteke. Često se to zaboravlja, ali uzalud. Mnogi ljudi lakše cijene vizualne informacije nego samo slova i crte. Priložite fotografije uz pismo za najpotpuniju ideju o predmetu pisma, priložite potrebne dokumente kako biste primatelja uvjerili u svoju solventnost i ozbiljnost namjera.

Najčešće greške poslovne e-pošte

1. Nemoj se pozdravljati. Da, tisuće pristojnih i dobro odgojenih ljudi iz nekog razloga zaboravljaju pozdraviti se, započevši pismo riječima "Dragi (s) ..." Naravno, lijepo je biti poštovan, ali još nitko nije otkazao jednostavnu ljudski pozdrav.
2. Kao što je već spomenuto, širiti misao, odnosno misao, po stablu. Ako skačete s jednog na drugo, naučite formulirati misli, a ako nema vremena, angažirajte copywritere i novinare – oni će vam svakako pomoći.
3. Govorite beživotnim, suhim jezikom. Sve to "uzimajući u obzir", "ako je moguće" prepustite službenim osobama - ne izražavate se tako u stvarnom životu, pa zašto bi vaš adresat? Smiluj se na osobu, piši što jednostavnije!
4. U isto vrijeme, nemojte kliziti u familijarnost. Postoje dva stila poslovnog dopisivanja: osobni i formalni. U osobnom, komunicirate u prvom licu - to jest, "Ja, Vasya Pupkin, nudim ti ..." U formalnom, osobne zamjenice obično se zamjenjuju neutralnim srednjem "Tvrtka Horns and Hooves vam nudi ..." što stil vam je bliži i koliko korelira s područjem djelovanja vašeg adresata - odlučujete sami. Ako vam je partner mlada moderna osoba, slobodno pišite u prvom licu. Ako trebate komunicirati s vladinim agencijama, općinskim organizacijama, bolje je ne iskušavati sudbinu i komunicirati neutralno. Odgovorit će vam – dužni su! - ali možete ostaviti negativan dojam. Budite relevantni.
5. Budite neutemeljeni. Možeš sto puta reći koja ti je isplativa ponuda i cool ideja, ali koja je svrha bez dokaza? Poslovni ljudi su navikli operirati činjenicama, ne vjeruju lijepim riječima i slikama. Brojke, činjenice, specifičnosti - to je vaše glavno oružje.
6. Ne zezaj, nego izađi. Zamislite da i sami primite poslovno pismo od Vasye Pupkin. Otvorite ga, počnete čitati i tamo ... potpuno hvale Vasyu i njegov proizvod. Sretan sam zbog Vasye, mogli biste pomisliti, ali koja je svrha? Ali ako Vasya kaže kako vam može pomoći, koje će koristi donijeti i koliko brzo će se investicija isplatiti, tada će postati zanimljivo.
7. Pogreške, propusti, neuredan dizajn (drugačiji font, bez razmaka) - bez komentara.
8. Pretjerana upotreba slenga. Čak i ako vi i vaš adresat radite na istom području s posebnim profesionalnim slengom, pažljivo koristite određene izraze. Bolje ih je umetnuti u tekst na minimum, dešifrirati kratice, objasniti značenje nekih riječi. Odjednom vaš sugovornik ima 60 godina?
9. Irelevantnost. Još se nadamo Vasyi. Vasya je pametan, vlasnicima kozmetičkih salona neće slati ponude o svom pokretanju u auto-poslu. A koliko Sing i Kol čine takvu grešku! Kako napraviti bazu podataka adresa za slanje komercijalnih ponuda dobro je napisano u članku.

Kako ne treba i kako. Pravi primjer

I evo ga – najvažnijeg pitanja na koje će kolektivni um sada odgovoriti. Urednik Pavel Molyanov nedavno je održao natjecanje među pretplatnicima svoje grupe na VKontakteu