Opis posla tajnica
Ovaj opis posla izrađen je i odobren na temelju ugovor o radu s Ivanovom Natalijom Vladimirovnom i u skladu s
odredbe Zakon o radu Ruska Federacija i drugi regulatorni
akti koji reguliraju radne odnose u Ruskoj Federaciji.
1. Opće odredbe
1.1. Tajnik pripada kategoriji tehničkih izvršitelja, prima se i razrješava po nalogu direktora poduzeća.
1.2. Osoba koja ima višu stručno obrazovanje, bez predočenja uvjeta za radno iskustvo, odnosno srednje strukovno obrazovanje i radno iskustvo u specijalnosti najmanje 2 godine.
1.3. Tajnik voditelja odgovara izravno čelniku poduzeća.
1.4. U svojim aktivnostima tajnik pročelnika vodi:
normativni dokumenti o obavljenom radu;
metodološki materijali koji se odnose na relevantna pitanja;
statut poduzeća;
propisi o radu;
nalozi i nalozi direktora poduzeća (neposrednog rukovoditelja);
ovaj opis posla.
1.5. Upraviteljeva tajnica mora znati:
rezolucije, naredbe, naredbe i drugi materijali smjernica i propisi koji se odnose na djelatnost poduzeća i vođenje evidencije;
strukturu i upravljanje poduzećem i njegovim odjelima;
organizacija uredskog rada;
metode registracije i obrade dokumenata;
arhivsko poslovanje;
strojopis;
pravila za korištenje prijamnih i interfonskih uređaja;
standarde jedinstvenog sustava organizacijske i administrativne dokumentacije;
pravila tiska poslovna pisma korištenje standardnih obrazaca;
temelji etike i estetike;
propisi poslovna komunikacija;
osnove organizacije rada i upravljanja;
pravila za rad računalne tehnologije;
osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
interni propisi o radu;
pravila i propise o zaštiti rada.
1.6. Za vrijeme odsutnosti tajnika pročelnika njegove poslove na propisan način obavlja imenovani zamjenik, koji je u potpunosti odgovoran za uredno obavljanje poslova koji su mu dodijeljeni.
2. FUNKCIJE
Izvršni tajnik odgovoran je za sljedeće:
2.1. Provedba poslova na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova čelnika poduzeća.
2.2. Vođenje evidencije.
2.3. Organizacija prijema posjetitelja.
3. POSLNE ODGOVORNOSTI
Za obavljanje funkcija koje su mu dodijeljene, tajnik čelnika poduzeća mora:
3.1. Obavljati poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativnih i administrativnih poslova čelnika poduzeća.
3.2. Prihvaćati korespondenciju na razmatranje od strane voditelja, prenijeti je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenim izvođačima za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.
3.3. Obavljati uredski posao, obavljati razne operacije koristeći računalna tehnologija, dizajniran za prikupljanje, obradu i prezentiranje informacija u pripremi i donošenju odluka.
3.4. Prihvatite dokumente i osobne izjave za potpis voditelja poduzeća.
3.5. Pripremiti dokumente i materijale potrebne za rad voditelja.
3.6. Pratiti pravovremeno razmatranje i dostavljanje od strane strukturnih jedinica i pojedinih izvršitelja dokumenata zaprimljenih na izvršenje, provjeravati ispravnost pripreme nacrta dokumenata koji se dostavljaju voditelju na potpis, te osigurati njihovo kvalitetno uređivanje.
3.7. Organizirati vođenje telefonskih razgovora voditelja, evidentirati primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznati njegov sadržaj, prenositi i primati informacije putem prijamnih i interfonskih uređaja (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, donositi njegovoj pozornosti pravodobno primljene informacije putem komunikacijskih kanala.
3.8. U ime voditelja pišite pisma, zahtjeve, druge dokumente, pripremite odgovore autorima pisama.
3.9. Obavljati poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava pročelnik (zbir potrebni materijali, obavijest sudionika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihovoj prijavi), vodi i sastavlja zapisnike sjednica i sastanaka.
3.10. Obavljati kontrolu nad izvršavanjem od strane djelatnika poduzeća izdanih naredbi i naloga, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa čelnika poduzeća uzetih pod kontrolu.
3.11. Održavajte kontrolnu i registracijsku datoteku.
3.12. Pružiti radno mjesto glava s potrebnim sredstvima organizacijske tehnologije, tiskanica, stvoriti uvjete pogodne za njegovu učinkovit rad.
3.13. Ispisati, prema uputama voditelja, uredske materijale potrebne za njegov rad ili unijeti aktualne podatke u banku podataka.
3.14. Organizirati prijem posjetitelja, doprinijeti brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
3.15. Predmete formirati u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurati njihovu sigurnost i dostaviti ih u arhiv u utvrđenim rokovima.
3.16. Kopirajte dokumente na osobni fotokopirni uređaj.
Tajnik ima pravo:
4.1. Upoznajte se s nacrtima odluka uprave poduzeća koje se odnose na njegovu djelatnost.
4.2. Prijedloge za unaprjeđenje rada u vezi s odgovornostima predviđenim ovim uputstvom dostaviti na razmatranje upravi.
4.3. Primite od vođa strukturne podjele, informacije stručnjaka i dokumente potrebne za ispunjavanje njihovih službene dužnosti.
4.4. Zahtijevati od uprave poduzeća pomoć u obavljanju njihovih dužnosti i prava.
5. ODGOVORNOST
Tajnik je odgovoran:
5.1. Za neispunjavanje (nepravilno ispunjavanje) službenih dužnosti predviđenih ovim opisom poslova, u obimu utvrđenom važećim zakonodavstvom o radu.
5.2. Za prekršaje počinjene u obavljanju svoje djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom.
5.3. Za nanošenje materijalne štete - u granicama utvrđenim važećim radnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom.
Upoznat s ovim opisom posla: Datum. Potpis.
1. OPĆE ODREDBE 1.1. Ovaj opis posla definira funkcionalne odgovornosti, prava i odgovornosti tajnika 1.2. Tajnik se na to radno mjesto imenuje i razrješava po postupku utvrđenom važećim radnim zakonodavstvom naredbom direktor tvrtke organizacijama. 1.3. Tajnik odgovara izravno voditelju Službe tajništva. 1.4. Tajnik pripada kategoriji specijalista. 1.5. Glavne zadaće tajnika su organizacijska i dokumentcijska potpora aktivnosti upravljanja organizacijama. 1.6. Za vrijeme odsutnosti tajnika (bolest, godišnji odmor i sl.), njegove poslove obavlja osoba imenovana nalogom čelnika organizacije, na prijedlog voditelja Službe tajništva. Od imenovanja ove osobe na mjesto tajnice, ta osoba stječe odgovarajuća prava i odgovorna je za uredno obavljanje poslova koji su joj dodijeljeni. 1.7. U svom radu tajnik se rukovodi: - zakonodavni akti RF; -normativni dokumenti koji reguliraju djelatnost organizacije; - pravilnik o funkcionalnim podjelama organizacije; - naredbe (upute) uprave organizacije; - regulativni i metodološki materijali za organizaciju uredskog rada; - pravilnik o upravljanju dokumentima; - Pravilnik o službi tajništva; - ovaj opis posla. 1.8. Na mjesto tajnika imenuju se osobe s višom ili srednjom stručnom spremom i radnim iskustvom od najmanje 1 godine ili bez radnog iskustva, ali podliježu osposobljavanju na tajničkim tečajevima. 1.9. Tajnik mora biti stručan u sljedećim pitanjima: - organiziranje rada s dokumentima, sastavljanje dokumentacije; - organizacija rukovodećeg rada; - korištenje računalne i organizacijske tehnologije; - kultura rada i radna etika; - Zaštita na radu, sigurnost i zaštita od požara. Također, tajnik mora poznavati: - važeće odluke, naredbe, naredbe, druge propise i propise, - propise, upute, druge propise za vođenje evidencije; - strukturu i vodstvo organizacije; - organizacija uredskog rada; - načini evidentiranja i obrade dokumenata; - arhiviranje; - strojopis; - pravila korištenja prijemnih i komunikacijskih uređaja; - standardi jedinstvenog sustava organizacijske i administrativne dokumentacije; - pravila za tiskanje poslovnih pisama standardnim obrascima; - temelji etike i estetike; - pravila poslovne komunikacije; - pravila za rad računalne tehnike; - interni pravilnik o radu. 2. FUNKCIJE Tajniku su dodijeljene sljedeće funkcije: 2.1. Informativno-referentna služba prema dokumentima organizacije. 2.2. Metodološko vođenje i nadzor nad organizacijom uredskog rada u odjelima, odjelima, službama organizacije. 2.3. Dokumentiranje aktivnosti savjetodavnih tijela (konferencije, radne skupine, sastanci) 2.4. Operativno i organizacijsko održavanje upravljanja organizacijom.2.5. Registracija zaprimljenih, poslanih i unutarnje organizacijske i administrativne
dokumente.
2.6. Praćenje izvršenja ulaznih, izlaznih i internih dokumenata.
2.7. Analiza stanja izvršne discipline u upravljanju dokumentima i izrada mjera za njeno poboljšanje.
2.8. Računovodstvo obujma toka dokumenata organizacije.
2.9. Priprema i slanje izlaznih dokumenata.
2.10. Priprema ulazne i interne dokumentacije.
2.11. Formiranje predmeta, na način propisan relevantnim regulatornim dokumentima organizacije.
3. POSLNE ODGOVORNOSTI Tajnik mora:3.1. Održavati registraciju organizacijskih i administrativnih dokumenata korištenjem utvrđenih registracijskih obrazaca.
3.2. Pružaju usluge prijema, računovodstva, evidentiranja, kontrole izvršenja isprava, informacijske i referentne usluge i čuvanja dokumentarnih podataka. 3.3. Kontrolirati kvalitetu pripreme, ispravnost pripreme, koordinaciju, odobravanje dokumenata koji se dostavljaju na potpis upravi Organizacije. 3.4. Pratiti izvršenje dokumenata i uputa uprave, poduzeti žurne mjere za njihovo pravovremeno i kvalitetno izvršenje. 3.5. Provesti organizaciju pripreme, odlučivanja i dovođenje do neposrednih izvršitelja. Analizirati reference i izvještaje dostavljene upravi, davati zaključke o njima, u okviru nadležnosti. 3.6. Povezivanje s vanjskim organizacijama (komercijalnim i državnim) i pojedini građani o tekućim aktivnostima organizacije (telefon, faks, itd.). 3.7. Primanje posjetitelja. 3.8. Osigurati tipkanje i fotokopiranje. 3.9. Koristite RS (za dekodiranje) kao sredstvo za automatizaciju dokumentacijske potpore poduzeća. 3.10. Obavljati specifične zadatke koje je dodijelila uprava. 4. PRAVA Tajnik ima pravo: 4.1. Zatražite od funkcionalnih službi potrebne materijale, kao i objašnjenja razloga kašnjenja u izvršavanju zadataka i upute od uprave. 4.2. Pregledajte dokumente i pošaljite ih na izvršenje menadžerima i stručnjacima organizacije. 4.3. Zahtijevajte od izvođača da finaliziraju dokumente pripremljene u suprotnosti utvrđena pravila njihovu kompilaciju i dizajn. 4.4. Odobrenje dokumenata uprave u okviru svoje nadležnosti. 4.5. Upravi dostaviti prijedloge na razmatranje o poboljšanju dokumentacijske potpore poduzeća, poboljšanju oblika i metoda rukovodećeg rada temeljenog na korištenju elektroničke tehnologije. 4.6. Rad s dokumentima s oznakom "Povjerljivo". 4.7. Donosite odluke u okviru svoje nadležnosti. 4.8. Interakcija s odjelima, odjelima, službama organizacije (menadžeri, zaposlenici) po pitanjima provjere izvršenja dokumenata i pružanja potrebnih informacija upravi organizacije. 5. ODGOVORNOST Tajnik je odgovoran za: 5.1. Kvaliteta dokumenata predanih na potpis upravi poduzeća. 5.2. Nemaran, nemaran odnos prema registraciji i održavanju dokumenata. 5.3. Sigurnost dokumentacije. 5.4. Za kršenje zahtjeva za poštivanje uvjeta pristupa, korištenje dokumenata koji sadrže povjerljive informacije. 5.5. Za otkrivanje informacija s oznakom "Povjerljivo". 5.6. Za neizvršavanje, nejasno i nepravodobno obavljanje službenih dužnosti predviđenih ovom uputom. 5.5. Loše izvođenje radova na dizajnu i umnožavanju dokumenata.
5.6. Nepoštivanje uputa i uputa menadžmenta organizacije.
5.7. Nepoštivanje radne i proizvodne discipline.
6. VEZE, VEZE
Tajnik komunicira sa svim zaposlenicima i voditeljima odjela, odjela i službi organizacije po pitanjima dokumentarne potpore poslova upravljanja.
Dokument: Što bi tajnica trebala znati?
Što bi tajnica trebala znati?
Niti jedan čelnik više ili manje ozbiljne tvrtke ne može bez tajnice. Najvažniji tokovi informacija konvergiraju s njim, a ipak su unutra moderni svijet pobijediti u natjecanje prije svega ona poduzeća koja učinkovitije upravljaju tokovima informacija. Dakle, ovaj skromni zaposlenik igra ulogu koja je mnogo značajnija nego što se obično misli, i na neki način, možda, određuje sudbinu cijelog poduzeća.
Moderna tajnica nije samo "djevojka na telefonu", koja povremeno služi kavu šefu, ona je pravi menadžer cijelog poduzeća. Ona mora imati na umu mnogo činjenica i brojki, racionalno planirati radno vrijeme- svoj i voditelj (a često i njegovi zamjenici), kompetentno obavljaju uredski posao. Plus sposobnost pronalaženja pravi pristup a prava intonacija u razgovoru s najviše razliciti ljudi- počevši od jednostavnog vrijednog radnika (čiji vokabular ograničeno na desetak riječi, od kojih se samo polovica može izgovoriti u pristojnom društvu) i završava s vrlo inteligentnim profesorom iz prijateljskog istraživačkog instituta.
I u isto vrijeme, uvijek morate ostati elegantni, šarmantni i prijateljski raspoloženi: na kraju krajeva, tajnica je lice tvrtke.
Mjesto tajnice tradicionalno je žensko, iako nam je povijest donijela podatke o mnogim legendarnim muškim tajnicima (primjerice, niti jedan državnik Staljinove ere u svojim memoarima nije zaobišao lik Poskrebiševa, osobnog Staljinova tajnika). Istina, sada je sve više muškaraca na ovoj poziciji, ali još je daleko od potpune “ravnopravnosti spolova”. A žene su, iskreno govoreći, zbog osobitosti svog uma i karaktera, prikladnije za obavljanje tajničkih funkcija.
Što bi tajnica trebala znati i umjeti? Međutim, ovo je drugo pitanje. Prvo, trebali biste razmisliti o tome koje osobne kvalitete treba imati osoba koja se prijavljuje za ovaj posao. Pokušajmo nacrtati sliku idealne tajnice. Dakle, vrlo je poželjno da on (ona) posjeduje (posjeduje) takve kvalitete kao što su:
Dobro pamćenje;
Sposobnost brzog prebacivanja pažnje;
Sposobnost donošenja neovisnih odluka;
Visoka razina otpornosti na stres;
Točnost;
Sposobnost obavljanja monotonog rada;
izvođenje;
Točnost;
Sposobnost planiranja radnog vremena i određivanja prioriteta zadataka;
Dobra volja (vjerujte mi, ovo je važna kvaliteta: možete "čuti" neiskren osmijeh čak i kada razgovarate telefonom);
Sposobnost komuniciranja s ljudima različitih društvenih skupina;
Sposobnost psihologa, "osjećaj šefa".
Tome, naravno, trebate dodati i kompetentne usmene i pisani govor u kombinaciji s reprezentativnim izgled. Ako se poduzeće aktivno bavi inozemnom gospodarskom djelatnošću, potrebne kvalitete tajnika trebaju uključivati i poznavanje stranog jezika (jezika) u mjeri u kojoj je to određeno specifičnostima poduzeća.
Kao što vidite, pronaći prikladnog kandidata za mjesto tajnice nije lak zadatak. Ne može svatko obavljati tajničke poslove: netko je potpuno uznemiren bilo kakvim ukorom šefa, netko je očito precijenio samopoštovanje i svoj posao doživljava kao uslugu, a mnogo je takvih kandidata koji su čvrsto uvjereni da se sve tajničke dužnosti svode na povremeno poslužite kavu kuharu i “stvorite ugodne uvjete”.
Naravno, potrebne kvalifikacije stječu se iskustvom, pa renomirana poduzeća, kada oglašavaju natječaj za tajnicu, često ograničavaju dob kandidata (na primjer, ne mlađa od 30-35 godina). Ali ovdje postoji još jedna opasnost: može se pokazati da novi radnik s odlično iskustvo, teže je prekvalificirati nego učiti “od nule” 20-godišnju djevojku.
Ali sada je pronađena prikladna osoba, a sada ga je potrebno posvetiti zamršenostima posla. Glavne dužnosti tajnika zapisane su u radnim uputama (njegov uzorak je dat u nastavku). Također ukazuje na zahtjeve za kvalifikacijama i čisto tehničkim vještinama (kao što su sposobnost rada na računalu, rukovanje faksom i drugom uredskom opremom, brzo tipkanje pod diktatom itd.).
Međutim, u radu tajnice postoje mnoge značajke koje se ne mogu upisati u radnu uputu. Kako biste izbjegli međusobne uvrede i nezaslužene prigovore, preporučljivo je odmah uputiti tajnicu o takvim značajkama. Na primjer, bilo bi joj korisno znati:
1. Kako se predstaviti telefonom? Uobičajen je bonton imenovati tvrtku i potom pozdraviti, ali u praksi, iz sigurnosnih razloga, mnogi menadžeri ne dopuštaju da se izgovori ime tvrtke.
2. Kakva je formalna i stvarna hijerarhija zaposlenika u poduzeću? Trebam li slijediti upute ostalih zaposlenika, i ako da, kojim redoslijedom?
3. Kako “filtrirati” telefonske pozive? S kim se povezati u bilo koje vrijeme, a s kim nikada?
4. Kakva je procedura za primanje posjetitelja? Tko može posjetiti voditelja u bilo koje vrijeme, bez dogovora i bez prijave?
5. Koji je “ritual” za posluživanje čaja i kave? Što i kada vođa preferira? Kada posjetiteljima treba ponuditi šalicu čaja ili kave?
6. Kakav je okvirni raspored radnog dana i tjedna za voditelja?
7. Kad posao tajnice zapravo završi – strogo Određeno vrijeme Ili nakon odlaska glave?
U sljedećim brojevima našeg tjednika ćemo vam reći nešto više o nekim nijansama “tehnologije” tajničkog rada. A sada - Upute za rad. Podsjećamo da je ovo samo uzorak koji možete mijenjati po vlastitom nahođenju dodavanjem bodova koji vam nedostaju i brisanjem suvišnih. I ne zaboravite upoznati svoju tajnicu s ovom uputom uz potvrdu.
Alena Myshkina,
odvjetnik
Sergej Koval,
odvjetnik
| "Odobravam" __________________ (_________________) (potpis) (puno ime) Direktor _____________________________________ (naziv poduzeća, organizacije) “____” ____________ 200__ godine |
Upute za rad izvršnog tajnika
I. Opće odredbe
1. Ovim radnim uputstvom definiraju se funkcionalne dužnosti, prava i odgovornosti tajnika pročelnika (u daljnjem tekstu: tajnik).
2. Tajnik se zapošljava i razrješava nalogom čelnika poduzeća u skladu sa zahtjevima Zakona o radu Ukrajine i važećeg radnog zakonodavstva.
3. Tajnik odgovara izravno voditelju poduzeća.
II. Kvalifikacijski uvjeti
Tajnik mora znati:
1. Upravljanje poduzećem i njegovim odjelima.
2. Organizacija i sadržaj rada direktora poduzeća.
3. Uredbe, upute, naredbe, propisi, upute i drugi materijali o vođenju evidencije.
4. Pravila za oblikovanje poslovnih pisama standardnim obrascima.
5. Pravila obrade usmenih i pismenih (dokumentarnih) informacija.
6. Pravila rada računalne opreme i komunikacijskih sustava.
7. Tehnološki procesi obrada informacija, upute za rad, programi, izgledi, normativni i nastavni materijali o tehnici izvođenja i redoslijedu operacija u računalni sustavi(mreže).
8. Tehnički zahtjevi na magnetske i laserske diskove, druge korištene nosače informacija, papir, potrošni materijal za pisač i faks.
9. Pravopisna i interpunkcijska pravila (za ruski i ukrajinski), imaju vještinu brzog tipkanja.
10. engleski* jezik u mjeri potrebnoj za rad.
11. poslovni govor i radnu etiku.
12. Interni propisi o radu.
13. Osnove radnog zakonodavstva, organizacija rada.
14. Pravila i normativi zaštite na radu.
III. Zadaci i odgovornosti
Tajnik mora:
1. Ispuniti tehničke funkcije za osiguranje i održavanje rada čelnika poduzeća.
2. Rad s informacijama i dokumentima potrebnim za upravljanje, upravljanje i interakciju strukturnih jedinica.
3. Primite od odjela ili izvršitelja informacije potrebne za upravitelja, pozovite u njegovo ime zaposlenike.
4. Osigurajte radno mjesto za voditelja dopisnica stvoriti povoljne uvjete za svoj produktivan rad.
5. Šaljite i primajte informacije faksom, e-mail itd.
6. Organizirati telefonske razgovore s voditeljem, primati i odašiljati telefonske poruke, snimati primljene poruke za vrijeme odsutnosti pročelnika i predočiti mu njihov sadržaj.
7. Organizirati pripremu sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupiti potrebne materijale, obavijestiti sudionike o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, voditi registraciju i sl.), sastaviti zapisnik.
8. Voditi evidenciju, prihvaćati korespondenciju zaprimljenu na ime voditelja, sistematizirati u skladu s procedurom koja je usvojena u poduzeću i nakon razmatranja voditelja prenijeti je odjelima ili određenim izvođačima.
9. Pratiti tijek izvršenja naloga uzetih pod kontrolu, utvrditi razloge za njihovo nepravodobno izvršenje, stalno o tome obavještavati upravitelja.
10. Znati gdje se nalaze visoki dužnosnici tvrtke i drugi ključni zaposlenici (navedeni).
11. U skladu s uputama voditelja, organizirati rad službenih vozila, po potrebi naručiti prijevoz treće strane, a također osigurati naručivanje karata za vlakove, avione i sl. za upravljanje poduzećem u slučaju poslovno putovanje.
12. Dokumente i osobne izjave zaposlenika prihvatiti na potpis voditelju.
13. Organizirati prijem posjetitelja, omogućiti promptno razmatranje prijava i prijedloga zaposlenika.
14. Formirati predmete, osigurati njihovu pohranu i predaju u arhiv u rokovi.
15. Poštovanje potrebne zahtjeve do računalne sigurnosti. Ažurirajte antivirusne baze podataka na vrijeme, skenirajte sve dolazne datoteke na viruse tijekom rada i spriječite pregledavanje interneta ili lokalne računalne mreže bez uključenog antivirusnog programa.
16. Nemojte dopustiti da se nelicencirani proizvodi instaliraju na vaše računalo softver i sve programe koji nisu povezani s neposrednim obavljanjem službenih dužnosti. Instalaciju bilo kojeg programa mora odobriti čelnik poduzeća ili administrator sustava računalne mreže.
17. O svim uočenim odstupanjima u radu računalne opreme, otkrivenim virusima, kao i neovlašteno instaliranim programima na računalu u odsutnosti tajnice izvijestiti odgovornog djelatnika.
18. Čuvati poslovne tajne i poduzeti mjere za njihovu zaštitu:
18.1. Ne ostavljajte bez nadzora nikakve dokumente, uključujući i one na magnetskim i laserskim medijima, ne iznosite ih iz poduzeća bez dopuštenja upravitelja, nemojte ih prenositi drugim osobama, ne kopirati bez potrebe.
18.2. Ne otkrivajte kolegama informacije koje nisu izravno povezane s njihovim dužnostima.
18.3. Nemojte otkrivati informacije koje se odnose na tehnička sredstva obradu i pohranu informacija, uključujući računala (lozinke, kodove, nazive i lokacije datoteka i imenika, njihov sadržaj) te spriječiti pristup neovlaštenim osobama i vanjskim osobama.
19. Stalno usavršavati vještine i sposobnosti rada.
20. Obavljati zasebne službene zadatke voditelja.
Tajnik ima pravo:
1. Upoznati se s nacrtima odluka čelnika poduzeća o njegovim aktivnostima.
2. Podnosi prijedloge za unaprjeđenje rada u vezi sa svojim dužnostima na razmatranje upravi poduzeća.
3. Izvještavati čelnika poduzeća o svim uočenim nedostacima u radu poduzeća i dati prijedloge za njihovo otklanjanje.
4. Zatražite i primite osobno ili u ime direktora poduzeća od čelnika strukturnih odjela i stručnjaka potrebne informacije i dokumente.
5. Zahtijevati od uprave poduzeća da pomogne u obavljanju njihovih dužnosti.
V. Odgovornost
Tajnik je odgovoran:
1. Za nepravilno obavljanje ili neizvršavanje svojih službenih dužnosti predviđenih ovom uputom - u granicama utvrđenim važećim zakonodavstvom Ukrajine o radu.
2. Za kaznena djela počinjena tijekom obavljanja svojih aktivnosti - u granicama utvrđenim trenutnim građanskim, upravnim i kaznenim zakonodavstvom Ukrajine.
3. Za nanošenje materijalne štete poduzeću - u granicama utvrđenim važećim građanskim zakonodavstvom i radnim zakonodavstvom Ukrajine.
4. Za odavanje poslovne tajne - kaznena odgovornost iz čl. 232 Kaznenog zakona Ukrajine.
VI. Odnosi
1. Za vrijeme odsutnosti tajnika njegove poslove obavlja osoba imenovana prema utvrđenom postupku. Ova osoba stječe odgovarajuća prava i odgovorna je za nepropisno obavljanje dužnosti koje su joj dodijeljene.
2. Za obavljanje poslova i ostvarivanje prava tajnik surađuje:
2.1. Od _____________________ za pitanja: _____________________
2.2. Od _____________________ za pitanja: _____________________
Voditelj strukturnog odjela.
Opis posla
glavni tajnik[naziv organizacije, poduzeća itd.]
Ovaj opis posla izrađen je i odobren u skladu s odredbama Zakona o radu Ruske Federacije i drugim propisima koji uređuju radne odnose u Ruskoj Federaciji.
I. Opće odredbe
1.1. Tajnik pročelnika spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Na mjesto tajnika pročelnika imenuje se osoba koja ima višu stručnu spremu, bez preduvjeta za radno iskustvo, odnosno srednju stručnu spremu i radno iskustvo u specijalnosti od najmanje [vrijednih] godina.
1.3. Imenovanje na mjesto tajnika voditelja i razrješenje s njega vrši se po nalogu čelnika poduzeća po podnošenju [popuniti po potrebi].
1.4. Tajnik mora znati:
Uredbe, naredbe, naredbe, drugi upravni i podzakonski akti viših i drugih tijela koji se odnose na djelatnost poduzeća;
Propisi, upute, drugi regulatorni dokumenti za vođenje evidencije;
Struktura i upravljanje poduzećem i njegovim odjelima;
Povelja poduzeća;
Organizacija uredskog rada;
Načini registracije i obrade dokumenata;
Arhivsko poslovanje;
strojopis;
Pravila za korištenje prijamnih i interfonskih uređaja;
Standardi jedinstvenog sustava organizacijske i administrativne dokumentacije;
Pravila za tiskanje poslovnih pisama standardnim obrascima;
Osnove etike i estetike;
Pravila poslovne komunikacije;
Pravila za rad računalne tehnike;
Osnove upravnog prava i radno zakonodavstvo;
Interni propisi o radu;
Pravila i norme zaštite rada, sigurnosnih mjera, industrijskih sanitarija i zaštite od požara;
1.5. Tajnik odgovara izravno voditelju [poduzeća, strukturne jedinice].
1.6. Za vrijeme odsutnosti tajnika (godišnji odmor, bolest i sl.), njegove poslove obavlja propisno imenovana osoba koja stječe odgovarajuća prava i odgovorna je za uredno obavljanje poslova koji su joj dodijeljeni.
1.7. [Unesite prema potrebi].
II. Odgovornosti na poslu
Tajnica:
2.1. Obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova pročelnika.
2.2. Prima dolaznu korespondenciju na razmatranje od strane voditelja, prenosi je u skladu sa odluka strukturnim odjelima ili određenim izvođačima za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.
2.3. Obavlja uredske poslove, obavlja razne poslove korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija u pripremi i donošenju odluka.
2.4. Prihvaća dokumente i osobne izjave na potpis voditelja.
2.5. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad voditelja.
2.6. Prati pravovremeno razmatranje i dostavljanje od strane strukturnih odjela i pojedinih izvršitelja dokumenata koji se dostavljaju voditelju na potpis, osigurava njihovo kvalitetno uređivanje.
2.7. Organizira telefonske razgovore s voditeljem, bilježi primljene informacije u njegovoj odsutnosti i saopštava mu njihov sadržaj, prenosi i prima informacije putem prijamnih i interfonskih uređaja (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, promptno dostavlja svom informacije o pozornosti primljene putem komunikacijskih kanala.
2.8. U ime voditelja sastavlja pisma, zahtjeve, druge dokumente, priprema odgovore autorima pisama.
2.9. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihovoj prijavi), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.10. Obavlja kontrolu nad izvršavanjem od strane djelatnika poduzeća izdanih naredbi i uputa, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa voditelja uzetih pod kontrolu.
2.11. Održava kontrolnu i registracijsku datoteku.
2.12. Osigurava radno mjesto za upravitelja potrebna sredstva organizacijska oprema, tiskanica, stvara uvjete pogodne za učinkovit rad voditelja.
2.13. Ispisuje, po nalogu voditelja, uredske materijale potrebne za njegov rad ili unosi aktualne podatke u banku podataka.
2.14. Organizira prijem posjetitelja, doprinosi brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
2.15. Formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostavlja u arhiv.
2.16. Obavlja pojedinačne službene poslove pročelnika.
2.17. [Unesite prema potrebi].
III. Prava
Tajnik ima pravo:
3.1. Upoznajte se s nacrtima odluka uprave poduzeća koje se odnose na njegovu djelatnost.
3.2. Prijedloge za unaprjeđenje rada u vezi s odgovornostima predviđenim ovim uputstvom dostaviti na razmatranje upravi.
3.3. U granicama svoje nadležnosti izvještavati neposrednog rukovoditelja o svim nedostacima uočenim u obavljanju dužnosti i davati prijedloge za njihovo otklanjanje.
3.4. Zatražite osobno ili u ime uprave poduzeća od strukturnih odjela i stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njihovih dužnosti.
3.5. Zahtijevati od uprave poduzeća pomoć u obavljanju njihovih dužnosti i prava.
3.6. [Unesite prema potrebi].
IV. Odgovornost
Tajnik je odgovoran:
4.1. Za nepravilno obavljanje ili neizvršavanje svojih službenih dužnosti predviđenih ovim opisom posla, u mjeri u kojoj je to određeno radno zakonodavstvom Ruske Federacije.
4.2. Za kaznena djela počinjena tijekom obavljanja svoje djelatnosti - u granicama utvrđenim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.
4.3. Za nanošenje materijalne štete - u granicama utvrđenim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.
Opis posla izrađen je u skladu s [nazivom, brojem i datumom dokumenta].
Voditelj strukturne jedinice
[inicijal, prezime]
[potpis]
[dan mjesec godina]
Dogovoren:
Voditelj pravne službe
[inicijal, prezime]
[potpis]
[dan mjesec godina]
Upoznat s uputama:
[inicijal, prezime]
[potpis]
[dan mjesec godina]
Opis poslova sekretara treba predvidjeti odgovornosti koje su dodijeljene ovom zaposleniku u organizaciji (uostalom, posao tajnika nipošto nije ograničen na odgovaranje na pozive i susrete s posjetiteljima). Pogledajmo kako je takva uputa sastavljena i što bi trebala sadržavati.
Koje su odgovornosti izvršnog tajnika?
Odmah treba napomenuti da su tajnice različite. Dakle, u malim organizacijama, tajnik voditelja nije samo njegov osobni pomoćnik, već, zapravo, voditelj svih uredskih i činovničkih poslova. U velikim tvrtkama i tijela državne uprave tajnik može biti ne samo kod načelnika, već i kod njegovih zamjenika. To znači da raspon odgovornosti onih koji rade na ovoj poziciji može biti vrlo različit.
Određenu jasnoću donosi KSD zaposlenika, odobren od strane Ministarstva rada Ruske Federacije 1998. godine. Prema ovom dokumentu, tajnik pročelnika:
- bavi se tehničkom i organizacijskom potporom rada voditelja;
- obavlja uredski rad, posebno bilježi korespondenciju primljenu u ime voditelja i prenosi dokumente izvođačima po njegovom nalogu;
- osigurava da se dokumenti podneseni na izvršenje blagovremeno razmatraju;
- dostavlja voditelju na potpisivanje prijave, nacrte naloga i drugu dokumentaciju;
- organizira telefonske razgovore;
- u nedostatku voditelja, hvata dolazne informacije i upućuje na njih pozornost voditelja;
- priprema sastanke ili sastanke, sastavlja zapisnike;
- organizira prijem posjetitelja i sl.
U svakoj pojedinoj organizaciji za tajnika se mogu predvidjeti i druge dužnosti - koje predviđa CSD, a koje nisu uključene u njega. Konkretno, dužnosti voditelja ureda mogu se dodijeliti tajnici: osiguravanje ureda potrošnim materijalom, pozivanje servisera itd. U ovom slučaju, KSD je samo minimum na koji se trebate usredotočiti i koji se može nadopuniti na isto vrijeme.
Izrada opisa poslova tajnika pročelnika
Registracija, kao i svaki drugi dokument, mora se provesti u skladu s pravilima uredskog rada, posebno u skladu s GOST R 6.30-2003. Prema svojim standardima, ovaj dokument treba sadržavati:
- naziv institucije za koju je dokument izrađen;
- naziv dokumenta ("Uputa za rad");
- naznaka datuma izrade i sastavljanja;
- registarski broj prema pravilima internog uredskog rada organizacije;
- naznaku mjesta gdje je kompilacija napravljena;
- oznaka odobrenja;
- stvarni naslov i tekst upute;
- oznaku da li postoje prijave;
- napomene o internoj koordinaciji dokumenta sa službama i odjelima unutar organizacije (obično se koordinacija provodi s kadrovskom službom, pravnom službom, financijskim odjelom, iako se, ako se ukaže takva potreba, u koordinaciju mogu uključiti i drugi odjeli).
Uzorak takvog opisa posla možete pronaći na našoj web stranici.
Opis posla pomoćnika tajnice - u čemu je razlika?
U nekim organizacijama umjesto redovnog tajnika postoji mjesto pomoćnika tajnika. Naime, teško je jasno razlikovati ta radna mjesta, budući da referent može biti angažiran i na organizacijskoj i tehničkoj podršci radu voditelja i obavljati druge tajničke poslove. U skladu s tim, ono o čemu se govori opis poslova tajnice upravitelja, u mnogočemu vrijedi i za sličan dokument za pomoćnika tajnika.
Međutim, obično rad referenta podrazumijeva da se radi o specijalistu više razine. Jednostavno, ako obična tajnica jednostavno ispiše dopise ili naloge direktora, onda ih referent sam priprema i tek onda prosljeđuje voditelju na potpis.
To bi trebalo značiti da referent posjeduje ne samo uredski posao, već i da prilično ozbiljno razumije područje u kojem poduzeće posluje. Obično, odgovornosti referenta dodatno uključuju:
- odabir materijala s kojima se uprava treba upoznati;
- izrada izvješća o traženim temama;
- savjetovanje menadžmenta o pitanjima za koja je referent stručnjak.
Referent je u pravilu dužan imati više obrazovanje i znanje strani jezici(barem engleski). Zapravo, referent je pomoćnik voditelja (ali ne i zamjenik, budući da referent obično nema administrativne ovlasti u organizaciji).
Ukoliko propisi Referentna profesija nije regulirana, u nekim organizacijama tako se nazivaju i obični tajnici pročelnika ili njegovi zamjenici. To dovodi do neke zabune, ali nije zabranjeno zakonom. Stoga je pri izradi uputa za pomoćnika tajnika sasvim moguće uzeti za uzor upute običnog tajnika pročelnika.
