Analiza opisa poslova tajnika. Tipičan opis posla za tajnicu pročelnika

Kvalifikacijski imenik radnih mjesta rukovoditelja, stručnjaka i drugih zaposlenika, odobren. Uredba Ministarstva rada Rusije od 21. kolovoza 1998. br. 37 klasificira poziciju tajnika voditelja kao tehničkog izvođača.

TAJNIK je izvršni pomoćnik odgovoran za dokumentiranje aktivnosti pročelnika, strukturna jedinica, organizacija kao cjelina, koja radi samostalno, bez izravne kontrole od strane čelnika, donosi odluke i iznosi prosudbe o pitanjima iz svoje nadležnosti.

Međunarodno udruženje tajnika

Kvalificirana tajnica oslobađa do 30% radnog vremena voditelja, daje potrebne informacije svakom četvrtom posjetitelju i samostalno rješava do polovice svih telefonskih zahtjeva

No, profesionalne zadaće i funkcije tajnika uvelike su određene smjerom i specifičnostima djelovanja organizacije, korporativnom kulturom, stilom rada menadžera i nekim drugim čimbenicima.

Kvalifikacijski imenik za radna mjesta rukovoditelja, specijalista i ostalih djelatnika sadrži kvalifikacijske karakteristike sljedećih djelatnika tajništva:

daktilografi;

tajnik-daktilograf;

tajnik pročelnika;

tajnik-stenograf;

administrator;

znanstveni tajnik.

Svaka kvalifikacijska karakteristika uključena u Priručnik je normativni dokument koji regulira sadržaj funkcija koje obavlja zaposlenik.

Usklađenost radnika kvalifikacijski zahtjevi je nužan, ali ne i dovoljan uvjet za njegovo učinkovito djelovanje. Ovisno o području djelovanja organizacije, njezina korporativna kultura, organizacijska struktura, veličina, stilski kontrolni popis funkcionalne dužnosti tajnik može biti različit, a njihova učinkovita provedba zahtijeva ne samo odgovarajuću razinu stručno znanje ali i određene vještine, sposobnosti, poslovne i osobne kvalitete.

Tajnik u trgovačkoj organizaciji

U suvremenim komercijalnim strukturama ne postoji jasna podjela tajnika po kvalifikacijama, kako je to predviđeno Kvalifikacijskim vodičem, a izraz „tajnik“ koristi se u odnosu na tajnike različitih razina.

Tržište rada tajnika danas je predstavljeno pozicijama kao što su tajnica na telefonu, tajnica-prijemnica; uredska tajnica; tajnik-referent; tajnik-činovnik; voditelj ureda (administrator); tajnik-prevoditelj; pomoćnik (osobni tajnik) pročelnika; voditeljica tajništva.

Razmotrite glavne odgovornosti posla i zahtjeve za ove kategorije radnika.

Tajnica na telefonu. Ključne poslovne odgovornosti uključuju odgovaranje na telefonske pozive, njihovo prosljeđivanje i primanje faksova. Tajnica na telefonu mora poznavati osnovna pravila za vođenje telefonskih razgovora, tečno govoriti i znati koristiti uredsku opremu. Dodatni uvjet je prisutnost ugodnog glasa.

NA stranim tvrtkama i ruske firme rad sa stranim klijentima, radno mjesto sličnog karaktera posla može se nazvati tajnica-prijemnica. Osim odgovaranja na telefonske pozive, njezine dužnosti uključuju susrete s klijentima, organiziranje pregovora. Jedan od glavnih uvjeta kandidata za ovo radno mjesto je poznavanje stranog jezika na dobroj konverzacijskoj razini.

Tajnik voditelja (ureda) obavlja prilično značajnu količinu dužnosti: primanje telefonskih poziva, sastajanje s klijentima, obavljanje uredskog rada, opskrba ureda papirnatim materijalom i potrošnim materijalom. Tajnik pročelnika mora poznavati sustav dokumentarne potpore menadžmentu, Poslovni bonton znati koristiti računalo, računalni programi i internetskih resursa.

Među dužnostima pomoćnika tajnika, osim gore navedenih, spadaju i planiranje radnog vremena pročelnika, pripremanje i organiziranje sastanaka te izvršavanje odgovornih zadataka. U tom smislu, pomoćnik tajnika trebao bi dobro poznavati djelokrug tvrtke i njezinog upravljačkog tima, biti sposoban raditi s informacijskim i pravnim sustavima.

NA velike tvrtkečesto se uvodi pozicija voditelja ureda (administratora) u čije dužnosti spada rješavanje svih pitanja osiguranja života ureda (nabava dopisnica i Pribor, organiziranje čišćenja prostora), vođenje kurira i tajnica, praćenje poštivanja rasporeda rada i sl. Voditelj ureda mora poznavati osnove marketinga, menadžmenta, organizacije proizvodnje, znati organizirati rad ureda, pripremati prezentacije, pregovore. Obvezni uvjet dobre su organizacijske sposobnosti.

U tvrtkama koje obavljaju aktivnu inozemnu gospodarsku djelatnost predviđeno je radno mjesto tajnika-prevoditelja. Uz tečno znanje stranog jezika, od specijaliste je potrebno poznavanje posebne terminologije, sposobnost pregovaranja, ovladavanje tehnikom prevođenja i pisanja te sposobnost pratnje voditelja na službenim putovanjima. Poznavanje poslovnog bontona je preduvjet.

Pomoćnik (osobni tajnik) pročelnika prati izvršavanje uputa, odluka, poštivanje internog pravilnika o radu, pomaže pročelniku u formiranju Konstruktivne odluke, organizira sastanke i pregovore, provodi planiranje i organizaciju radnog dana pročelnika. Pomoćnik upravitelja mora imati znanja iz područja menadžmenta, vođenja dokumentacije, mora poznavati osnove organizacije rada, ekonomije i tehnologije. Dodatni zahtjevi su psihološka kompatibilnost kod voditelja, poznavanje pravila bontona.

Mjesto voditelja tajništva uvodi se u pravilu u velikim tvrtkama s osobljem tajnika u uredu od najmanje 5-8. Glavne zadaće posla su raspored, organizacija, koordinacija rada tajnika i kontrola njihovog rada. U nekim se tvrtkama dužnosti voditelja tajništva djelomično kombiniraju s funkcijama administratora (voditelja ureda).

NA posljednjih godina u kontekstu nove ekonomske i društvene stvarnosti, počeli su se formirati integrirani zahtjevi za tajnicima. Zapravo, mnogi poslodavci počinju nametati međunarodne zahtjeve zaposlenicima. profesionalni standardi. Temelj profesionalnih standarda u Europi i SAD-u je standard ISO-9000 – temelji se na sustavima upravljanja kvalitetom, u čijem je središtu certificirani djelatnik.

Svaka kvalifikacijska karakteristika uključena u imenik je regulatorni dokument koji regulira sadržaj funkcija koje obavlja zaposlenik.

U modernim komercijalnim strukturama ne postoji jasna podjela tajnika prema kvalifikacijama, kako je predviđeno kvalifikacijski priručnik, a termin "tajnik" koristi se u odnosu na tajnike različitih razina

Tržište rada tajnika danas je predstavljeno pozicijama: tajnik na telefonu, tajnik recepcije, tajnik ureda, pomoćnik tajnika, tajnik referent, voditelj ureda, tajnik prevoditelj, pomoćnik voditelja, voditelj tajništva.

Zakonsko reguliranje poslova tajnika provodi se uz pomoć opisa poslova. Opis poslova tajnika sastavlja se kako bi se obuhvatila cjelokupna stručna prava i obveze ovaj zaposlenik. Njime se definiraju njegova prava i dužnosti, kao i odgovornost za neobavljanje ili neispravno obavljanje radne funkcije.

Vrijednost opisa poslova tajnice je vrlo visoka. To je prije svega potrebno kako bi se izbjegle povrede zakona o radu i precizirale dužnosti navedenog djelatnika, jer sadrži osnovne zahtjeve za tajnika u pogledu posebnog znanja, poznavanja zakona, određenih metoda i sredstava koje tajnik mora znati primjenjivati u obavljanju svojih dužnosti.

Opis poslova tajnika ima određeni oblik. Istodobno, kada ga razvija, poslodavac bi se trebao osloniti na odredbu o strukturnoj jedinici organizacije. Opis poslova i pravilnik o ustrojstvenoj jedinici međusobno su povezani dokumenti koji se međusobno nadopunjuju. Taj se odnos može pratiti u činjenici da dužnosti svakog tajnika proizlaze iz zadataka i funkcija same strukturne jedinice organizacije.

Opis posla sastavlja se na uobičajenom obrascu. Tekst opisa poslova tajnika uključuje sljedeće dijelove:

1) "Opće odredbe";

2) "Funkcije";

3) "Odgovornosti na poslu";

4) "Prava";

5) "Odgovornost".

Također treba napomenuti da je učinkovit timski rad voditelja i tajnika moguće je samo ako između njih postoji potpuno međusobno povjerenje. Ovo povjerenje temelji se na jedinstvu pogleda, zajedničkom razumijevanju ciljeva i zadataka rada, predanosti poslu, želji za postizanjem visoka efikasnost rad njihove organizacije, dovoljan stručno osposobljavanje, marljivost i pouzdanost tajnika, asimilacija individualni stil rad voditelja, sposobnost razumijevanja i predviđanja tijeka njegovih misli i logike prosuđivanja, međusobno uvažavanje.

Također važni čimbenici Uspjeh rada osobnog tajnika je sposobnost ponašanja s ljudima i sposobnost stvaranja dojma koji jača autoritet vođe. Tajnik bi trebao biti važna karika u mreži kontakata svog menadžera, osiguravajući učinkovitu komunikaciju i pravovremeno prihvaćanje potrebne mjere. Tajnik je osobni predstavnik svog menadžera, a obavljanje te ključne uloge zahtijeva sposobnost ostavljanja povoljnog dojma na zaposlenike organizacije i predstavnike drugih tvrtki. Uloga izvršnog tajnika, kako je definirana u brošuri Europske udruge profesionalnih tajnika, je poznavati bit aktivnosti svog menadžera i biti sposoban preuzeti značajan dio tog posla.

Opis poslova sekretara

ODOBRITI
direktor tvrtke
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opće odredbe

1.1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Tajnik se imenuje i razrješava nalogom glavnog direktora društva.
1.3. Tajnik odgovara izravno izvršnom direktoru/ voditelj strukturnog odjela poduzeća.
1.4. Za vrijeme odsutnosti tajnika njegova prava i dužnosti prenose se na drugog službenika, što se objavljuje u nalogu za organizaciju.
1.5. Na radno mjesto tajnika imenuje se osoba koja ispunjava sljedeće uvjete: stručna sprema - viša, nepotpuna viša ili srednja stručna sprema, radni staž sličan rad od pola godine, znanje Uredska oprema(faks, fotokopir, skener, printer), programi Microsoft Office(Word, Excel).
1.6. Tajnika u svom djelovanju vodi:
- zakonodavni akti RF;
- Statut poduzeća, Interni pravilnik o radu, ostalo propisi tvrtke;
- naredbe i direktive uprave;
- ovaj opis posla.

2. Dužnosti tajnika

Tajnik obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova pročelnika.
2.2. Prima dolaznu korespondenciju na razmatranje od strane voditelja, prenosi je u skladu sa odluka strukturnim odjelima ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.
2.3. Prihvaća dokumente i osobne izjave na potpis voditelja.
2.4. Odgovara na telefonske pozive, snima i prenosi službene informacije pročelniku, organizira telefonske razgovore pročelnika.
2.5. U ime voditelja sastavlja pisma, zahtjeve i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava pročelnik (zbir potrebni materijali, obavijest sudionika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihovoj prijavi), vodi i sastavlja zapisnike sjednica i sjednica.
2.7. Obavlja kontrolu nad izvršavanjem od strane djelatnika poduzeća izdanih naredbi i uputa, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa voditelja uzetih pod kontrolu.
2.8. Pruža radno mjesto vođa nužna sredstva organizacijska tehnologija, dopisnica, stvara uvjete pogodne za učinkovit rad vođa.
2.9. Organizira prijem posjetitelja, doprinosi brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
2.10. Formira kutije u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i rokovi predaje u arhiv.
2.11. Organizira poslovna putovanja voditelja: naručuje zrakoplovne i željezničke karte, rezervira hotele.
2.12. Obavlja pojedinačne službene poslove svog neposrednog rukovoditelja.

3. Prava tajnika

Tajnik ima pravo:
3.1. Primati informacije, uključujući i povjerljive informacije, u mjeri potrebnoj za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Upravi davati prijedloge za poboljšanje njihovog rada i rada poduzeća.
3.3. Zatražite osobno ili u ime čelnika od odjela poduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.
3.4. Zahtijevati od uprave stvaranje normalnih uvjeta za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata koji proizlaze iz aktivnosti tvrtke.
3.5. Donosite odluke u okviru svoje nadležnosti.

4. Odgovornost tajnika

Tajnik je odgovoran:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nemarno obavljanje svojih dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputa, naloga i naloga za čuvanje poslovne tajne i povjerljivih podataka.
4.3. Zbog kršenja pravilnika o internom radu, radna disciplina, sigurnosnih propisa i zaštite od požara.

Ako nakon čitanja ovog članka niste dobili konačan odgovor, potražite brzu pomoć:

1. Opće odredbe

1.1. Tajnik se na radno mjesto imenuje nalogom direktora društva (u daljnjem tekstu: direktor).

1.2. Tajnik odgovara ravnatelju.

1.3. Cilj rada tajnika je stvoriti uvjete za ravnatelja koji osiguravaju maksimalnu učinkovitost njegova rada.

2. Zadaci i odgovornosti

2.1. Prihvaća korespondenciju koju ravnatelj predaje na razmatranje, prenosi je, sukladno donesenim odlukama, strukturnim odjelima ili pojedinim nositeljima na korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.

2.2. Obavlja uredske poslove, obavlja razne poslove koristeći uredsku opremu namijenjenu prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija za pripremu i donošenje odluka.

2.3. Prihvaća dokumente i osobne prijave na potpis ravnatelju.

2.4. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad ravnatelja.

2.5. Organizira telefonske razgovore ravnatelja, bilježi primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznaje s njihovim sadržajem, prenosi i prima informacije putem prijamnih i interfonskih uređaja, promptno izvještava ravnatelja o informacijama zaprimljenim putem komunikacijskih kanala.

2.6. Prati pravovremeno razmatranje i dostavljanje od strane strukturnih odjela i pojedinih izvršitelja dokumenata zaprimljenih na izvršenje; provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju ravnatelju na potpis, osigurava njihovo kvalitetno uređivanje.

2.7. U ime ravnatelja sastavlja dopise, zahtjeve, druge dokumente, priprema odgovore autorima dopisa.

2.8. Obavlja poslove na pripremi sjednica i sastanaka koje održava ravnatelj (prikuplja potrebne materijale, obavještava sudionike o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, registruje), vodi i sastavlja zapisnike sjednica i sjednica.

2.9. Obavlja kontrolu nad provedbom od strane djelatnika društva izdanih naredbi i naredbi, kao i vremenskim rokovima provedbe uputa i uputa ravnatelja, uzetih pod kontrolu. Održava kontrolnu i registracijsku datoteku.

2.10. Osigurava radno mjesto ravnatelja potrebnom organizacijskom opremom, dopisnicom.

2.11. Ispisuje, po nalogu ravnatelja, službene materijale potrebne za svoj rad ili unosi aktualne podatke u bazu podataka.

2.12. Organizira prijem posjetitelja, pridonosi učinkovitosti razmatranja zahtjeva i prijedloga zaposlenika tvrtke.

2.13. Formira spise u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu pohranu i pravovremeno ih dostavlja u arhiv.

2.14. Kopira dokumente na osobnom fotokopirnom stroju.

3. Prava

Tajnik ima pravo:

3.1. Odredite prioritete u odnosu direktora s kontaktnim organizacijama i posjetiteljima.

3.2. Pišite jednostavna pisma i kratke propise na temelju usmenih uputa ravnatelja.

3.3. Ako je potrebno, uključite zaposlenike poduzeća u pripremu dokumenata potrebnih direktoru.

3.4. Ne prihvaćajte službene dokumente pripremljene protivno važećim standardima za potpis ravnatelja.

3.5. U okviru svoje nadležnosti i ovlasti odgovara na telefonske pozive upućene ravnatelju kako bi učinkovito korištenje njegovo radno vrijeme.

4. Odgovornost

Tajnik je odgovoran:

4.1. Za kvalitetno i pravovremeno izvršavanje naloga ravnatelja.

4.2. Za poštivanje "Internih pravilnika" i "Pravilnika o poslovnoj tajni društva."

5. Poznavanje pravila

Tajnik mora znati:

5.1. Uredbe, naredbe, naredbe, propisi, upute i drugi regulatorni dokumenti koji se odnose na djelatnost društva i vođenje evidencije.

5.2. Struktura i upravljanje tvrtkom i njezinim odjelima.

5.3 Organizacija uredskog rada; metode obrade i obrade dokumenata; arhivsko poslovanje; strojopis.

5.4. Pravila za korištenje prijemnih i komunikacijskih uređaja, tehnička sredstva obrada dokumenata, usmene i pisane dokumentarne informacije, računala i strojevi za tiskanje.

5.5. Standardi sustava organizacijske i propisne dokumentacije; pravila sastavljanja poslovna pisma koristeći tipične forme.

5.6. Osnove etike i estetike; pravila poslovne komunikacije.

5.7. Osnove organizacije rada i upravljanja.

5.8. Pravila za rad računalne tehnike.

5.9. Osnove upravnog prava i radno zakonodavstvo.

6. Kvalifikacijski zahtjevi

Završeno opće srednje obrazovanje i strukovno obrazovanje ili završeno opće srednje obrazovanje i strukovno osposobljavanje na radu.

7. Odnosi (veze) u skladu sa položajem

Neposredan kontakt s direktorom, kao i sa zaposlenicima društva i drugih organizacija, kada se takve osobe obraćaju direktoru po poslovnim i osobnim pitanjima; obraća im se ako je potrebno radi pribavljanja zasebnih dokumenata, potvrda ili drugih podataka za ravnatelja.

Tajnik se zove vjerni pomoćnik i desna ruka načelnika i ne uzalud, jer dužnosti tajnika pročelnika uključuju osiguravanje učinkovitih upravljačkih i administrativnih aktivnosti. Tajnik voditelja bavi se pripremanjem i izradom poslovnih papira i dokumenata, pomaže šefu u poslovanju, rješava mnoga organizacijska pitanja.

Reprezentativnim se može smatrati i mjesto pomoćnika tajnika, budući da je on zaštitno lice tvrtke - susreće goste, odgovara na pozive i pisma. Takav rad zahtijeva puno pribranosti, komunikacije i organiziranosti. Iz tog razloga profesija tajnika može obećati velike izglede - u budućnosti stručnjak može postati voditelj ureda, a zatim jedan od direktora ili top menadžera.

U gotovo svakoj tvrtki koja ima ured za klijente i posjetitelje potrebna je pozicija izvršnog tajnika. To mogu biti i velika poduzeća i mala poduzeća.

Povijest struke

S vremenom su se ovlasti tajnika značajno proširile i danas mogu obavljati najrazličitije funkcije. Dakle, pojavila se potreba za stručnjacima uže specijalizacije, uslijed čega se pojavila profesija tajnik-referent, referent, tajnik-prevoditelj i voditelj ureda.

Odgovornosti tajnika

Odgovornosti pomoćnika tajnika uključuju:

prijem posjetitelja;
primanje telefonskih poziva;
vođenje evidencije;
planiranje radnog dana voditelja;
organizacija sastanaka;
naručivanje karata i rezervacija hotela za voditelja i ostale zaposlenike tijekom službenog putovanja;
naručivanje tiskanice za ured;
ispunjenje zahtjeva upravitelja.

Ponekad funkcije tajnika voditelja uključuju dopisivanje na engleskom jeziku.

uvjeti za sekretara

Zahtjevi za tajnika-referenta uključuju:

srednje ili visoko obrazovanje;
posjedovanje računala;
poznavanje osnova uredskog rada;
znanje engleskog jezika(ponekad).

Također, pozicija tajnice zahtijeva sljedeće vještine:

točnost;
sposobnost dobrog izgleda (prezentabilnost);
organizacija.

predložak životopisa tajnika

Uzorak životopisa

Kako postati tajnica

Kako postati tajnica? Može biti vlasnik bilo kojeg više obrazovanje koji je prošao tečajeve pomoćnika tajnika ili se osposobio neposredno na radnom mjestu. Poslodavci u pravilu ne postavljaju posebne zahtjeve za specijalnost kandidata, već se usredotočuju na činjenicu da podnositelj zahtjeva ima potrebne osobne kvalitete i mogao je obavljati dužnosti na odgovarajućoj razini.

tajnička plaća

Plaća tajnika može biti različita - od 15 do 45 tisuća rubalja. Prihodi ovise o opsegu dužnosti zaposlenika i regiji u kojoj radi. Prosječna plaća pomoćnika tajnika je 30 tisuća rubalja.

Natrag na odgovornosti vodstva

Tajnik obavlja sljedeće poslove:

- Obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativne djelatnosti pročelnika.

- Prihvaća korespondenciju koju je voditelj primio na razmatranje, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.

- Prihvaća dokumente i osobne izjave na potpis voditelja.

- Odgovara na telefonske pozive, snima i prenosi službene informacije pročelniku, organizira telefonske razgovore pročelnika.

- U ime pročelnika sastavlja pisma, zahtjeve i druge dokumente.

- Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava pročelnik (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sjednica i sastanaka.

— Obavlja kontrolu nad izvršavanjem od strane djelatnika poduzeća izdanih naredbi i uputa, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa voditelja uzetih pod kontrolu.

– Osigurava radno mjesto voditelja potrebnim sredstvima organizacijske tehnologije, dopisnicom, stvara uvjete pogodne za učinkovit rad voditelja.

— Organizira prijem posjetitelja, pridonosi brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.

– Formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i u utvrđenim rokovima predaje ih u arhiv.

— Organizira službena putovanja voditelja: naručuje zrakoplovne i željezničke karte, rezervira hotele.

- Obavlja zasebne službene poslove svog neposrednog rukovoditelja.

Tajnik ima pravo:

- Primati informacije, uključujući i povjerljive, u mjeri potrebnoj za rješavanje zadataka.

— Upravi dostavljati prijedloge za poboljšanje njihovog rada i rada poduzeća.

- Zatražiti osobno ili u ime čelnika od odjela poduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njegovih dužnosti.

— Zahtijevati od uprave stvaranje normalnih uvjeta za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti tvrtke.

- Donositi odluke iz svoje nadležnosti.

Tajnik je odgovoran:

— Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nemarno obavljanje svojih dužnosti.

— Za nepoštivanje važećih uputa, naloga i naloga za čuvanje poslovnih tajni i povjerljivih podataka.

— Za kršenje pravilnika o internom radu, radne discipline, pravila sigurnosti i zaštite od požara.

Dužnosti ravnatelja
Bivši direktor
Vanjska kontrola
operativno upravljanje
Kontrolni sustav

Natrag | | gore

©2009-2018 Centar za financijsko upravljanje. Sva prava pridržana. Objavljivanje materijala
dopušteno uz obaveznu naznaku poveznice na stranicu.

Što tajnik treba znati i umjeti, navedeno je u kvalifikacijskom profilu.

Kvalifikacijska karakteristika- ovo je normativni dokument, utvrđujući što ovaj ili onaj zaposlenik treba raditi na svom poslu, što za to treba znati i biti sposoban, te kolika bi trebala biti razina njegove osposobljenosti.

Poslovna zaduženja (tajnica mora biti sposobna) Ispuniti tehničke funkcije osigurati i servisirati rad voditelja poduzeća (ili odjela), pomoći planiranju radnog dana voditelja. Primajte informacije potrebne za menadžera od odjela ili izvođača, nazovite zaposlenike u njegovo ime. Organizirati telefonske razgovore s voditeljem, primati i odašiljati telefonske poruke, snimati primljene poruke u njegovoj odsutnosti i predočiti njihov sadržaj voditelju. Organizirajte putovanja i poslovna putovanja voditelja. Obavljati poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, njihovo evidentiranje), vođenje i sastavljanje zapisnika. Osigurajte upraviteljevo radno mjesto kancelarijskim materijalom, organizacijskom opremom, stvorite uvjete pogodne za njegov učinkovit rad. Prenosite i primajte informacije putem interfona, brzo ispisujte prema uputama upravitelja raznih materijala. Voditi dokumentacijski rad, primati korespondenciju upućenu voditelju, organizirati je u skladu s procedurom usvojenom u poduzeću i nakon razmatranja prenijeti voditeljima odjela ili određenim izvođačima na korištenje u procesu njihovog rada ili za pripremu odgovora. Vijesti informacijska služba voditelj i zaposlenici (usmeno, dokumentarno, pisati recenzije tiska, dati kopije zanimljivih članaka). Poštivati rokove za ispunjavanje uputa pročelnika o osobnim izjavama građana. Organizirati prijem posjetitelja, pokazujući takt i pažnju prema njima, pridonijeti brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika, formirati predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom predmeta, osigurati njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostaviti u arhiv. . Stvaranje i korištenje baza podataka (uključujući informacije s Interneta).

Tajnik mora znati: djelatnosti društva te dužnosti i kompetencije zaposlenika; odredbe i upute za potporu dokumentaciji; strojopis; raditi za osobno računalo, moderni računalni uređivači (Word, Excel, itd.); pravopisna i interpunkcijska pravila; redoslijed rasporeda materijala pri tiskanju raznih dokumenata; pravila za rad uredske opreme (faksovi, mini-ATS, fotokopirni uređaji, diktafoni, kasetofoni); pravila za korištenje prijemnih i komunikacijskih uređaja; standarde jedinstvenog sustava organizacijske i administrativne dokumentacije; interni propisi o radu; osnove znanstvene organizacije tajničkog rada; psihologija ljudi i zakoni učinkovite komunikacije; uredski bonton; pravila i norme zaštite na radu, sigurnosnih mjera, industrijskih sanitarija i zaštita od požara; strani jezik klijenata i partnera; Zakon o radu RF.

Za razvoj i specifikaciju kvalifikacijska karakteristika poduzeća (firme) razvijaju opise poslova.

Opis posla - glavni organizacijski i pravni dokument kojim se reguliraju poslovi tajnika, definiraju njegova prava, položaj u organizaciji, priroda posla. Tajnik se u svojim odnosima sa zaposlenicima oslanja na ovaj dokument. Što piše u opisu posla, onda će se pitati koja su prava u njemu data, tajnica ih ima.

Opis poslova tajnika je individualan dokument, budući da radno mjesto tajnika ima mnogo stupnjeva. U maloj organizaciji (ili firmi) bit će jedan tajnik (tajnik-referent). U većim organizacijama pročelnik i njegovi zamjenici mogu imati tajnike u svakoj strukturnoj jedinici. Postoje tajnici odbora, znanstveni tajnici znanstvenih vijeća itd. Svaki tajnik uvijek, na temelju opsega i specifičnosti aktivnosti organizacije, zahtjeva voditelja i povjerenja u tajnika, razvija svoj niz dužnosti i prava. , razne kombinacije kreativnog, logičnog i tehničke vrste djela. Istodobno, postoji tipičan skup poslova upravljanja za dokumentarne i nedokumentarne usluge koje obavljaju svi tajnici. Osim toga, posebnost i složenost sastavljanja opisa poslova tajnika posljedica su svestranosti njegovih aktivnosti. Stoga je nemoguće govoriti ni o jednom standardu opisa poslova tajnice (tajnice-referenta).

Međutim, kao i svaki opis posla, podliježe Opći zahtjevi. Prije svega, ima već uspostavljenu jedinstvenu strukturu teksta, odnosno odjeljke:

1. Opće odredbe;

2) funkcije;

3) službene dužnosti;

5) odgovornost;

6) odnosi;

7) komunikacije po položaju.

Može se dodati i odjeljak "Evaluacija posla", a posljednjih godina sve je veći broj odjeljaka "Organizacija rada (dnevni raspored)".

Odjeljak "Opće odredbe" sadrži točan naziv radnog mjesta u skladu s kadroviranje, mjesto u sustavu upravljanja, odnosno naziv ustrojne jedinice i podređenosti, postupak imenovanja i razrješenja te postupak zamjene. U velikim organizacijama koje imaju DOW službu, tajnik ima dvostruku podređenost – izravno svom čelniku i voditelju DOW službe. Tajnici se imenuju i razrješavaju nalogom pročelnika (u velikoj organizaciji - na prijedlog voditelja službe DOW-a).

U istom dijelu navedeni su uvjeti za stručno osposobljavanje i radno iskustvo. Danas su se odnos prema tajniku i zahtjevi prema njemu dramatično promijenili. Firme traže tajnicu s višom ili srednjom stručnom spremom koja zna strani jezik i tečno koristi računalo. Sve češće se od tajnice, kao i u inozemstvu, traži da poznaje ne jedno, već dvoje ili više strani jezici, jer tvrtke imaju brojne kontakte sa inozemnim partnerima, a tajnica s njima komunicira. Sadrži i naznake glavnih zakonodavnih, regulatornih, regulatornih, metodoloških, organizacijskih, administrativnih dokumenata kojima se tajnik rukovodi u svom radu.

U rubrici "Funkcije" navedene su glavne aktivnosti tajnika (tajnika-referenta), na primjer: informacijsko-dokumentacijska potpora voditelju, organizacijska podrška radu voditelja, sudjelovanje u pripremi izložbi i prezentacija itd.

U odjeljku "Odgovornosti" navedene su sve vrste radova, operacija i tehnologije koje se koriste u njihovoj provedbi. U njemu se logičnim slijedom navode poslovi koje obavlja tajnik. Sve vrste radova podijeljene su na operacije s naznakom tehnologije izvršenja. Primjerice, funkcija "informacijsko-dokumentacijska potpora" podijeljena je na dva dijela: dokumentaciju i rad s dokumentima. Dokumentacija pak uključuje pripremu pisama (pozivnica, podsjetnika i sl.), brzojava i sl. po uputama voditelja projekta; ispis dokumenata glave na računalu; provjera ispravnosti izvršenja dokumenata kada se podnose na potpis voditelju (vize, dostupnost i točnost podataka u skladu sa zahtjevima standarda itd.); izrada i ovjera preslika dokumenata i sl. Rad s dokumentima uključuje primanje ulaznih dokumenata (navedeno je radno vrijeme npr. u 09 i 16 sati), primanje faksova i E-mail(tijekom dana); primarna obrada zaprimljenih dokumenata u skladu sa zahtjevima uredskih uputa za rad; pregled dokumenata (ako je povjeren tajnici); registracija dokumenata prema pravilima koje je ustanovila organizacija; izvješće o dokumentima voditelju itd.

Odjeljak "Prava" je možda najvažniji. Ističe mjesto tajnika u sustavu upravljanja, njegovu važnost, poziciju u organizaciji. Kroz prava su vidljive ovlasti koje pročelnik delegira tajniku i stupanj njegove neovisnosti. Ovaj odjeljak omogućuje tajniku da oslobodi vrijeme upravitelja za rješavanje glavnih strateških i taktičkih zadataka.

Upravo ovaj dio opisa radnog mjesta tajniku (tajniku-referentu) daje veće ili manje ovlasti i određuje stupanj njegovih sposobnosti.

Odjeljak "Odgovornost" sastavljen je strogo u skladu sa zakonom.

Rubrika „Odnosi (veze po pozicijama)” također je vrlo važna za organizaciju rada svakog djelatnika upravnog aparata, a to je prvenstveno zbog aktivne implementacije automatizirani sustavi, koji zahtijevaju detaljnu naznaku koje informacije, u kojem obliku, kome se prenose i od koga dolaze.

Posljednjih godina u opisima poslova često se pojavljuje odjeljak za evaluaciju poslova. Obično označava kriterije ažurnosti rada i njegove kvalitete, na primjer: odsutnost pritužbi, pritužbi i pritužbi; odsutnost pogrešaka u dokumentima; poštivanje rokova za izvršenje uputa uprave i sl.

Obično, opis posla završava naznakom redoslijeda njegove revizije. Uvjeti za reviziju opisa poslova mogu biti promjene u strukturi organizacije, koje su podrazumijevale preraspodjelu dužnosti zaposlenika, promjenu vrste poslova koje obavlja tajnik i uvođenje računalne tehnologije. Ali mnogo češće označavaju razdoblje obvezne revizije ili ponovnog odobrenja upute (3 godine ili 5 godina).

Izborni dio je "Organizacija rada", ali u novije vrijeme vrlo je popularan i sve češći. Daje okvirni dnevni raspored rada tajnika. Moglo bi izgledati ovako.

PRVA POLOVINA RADNOG DANA:

1) doći na posao 10 minuta prije šefa, kako bi provjerio stanje na radnom mjestu (svoje i šefa), doveo se u red, izradio ili razjasnio plan za naredni dan;

2) preuzeti prema planu potrebni dokumenti i djela;

3) primati korespondenciju, upoznati se sa sadržajem, odlagati dokumente za koje je potrebna prioritetna odluka voditelja;

4) brzojave, hitne faksove i telefonske poruke odmah prenijeti voditelju;

5) pripremiti opcije mogućih odgovora ili rješenja za ostale dokumente, distribuirati među izvršiteljima;

6) pregledati primljene recenzije, izvještaje, pozive i sl.

d.; Zabilježite datume i vremena svih događaja u svoj dnevnik-kalendar;

7) čuva dokumentaciju potrebnu za tekući informativni i referentni rad;

8) izvješćuje upravitelja o zaprimljenoj korespondenciji;

9) zajedno s pročelnikom pojasni sadržaj planiranih aktivnosti za tekući dan;

10) telefonski i osobno prenijeti upute voditelja nadležnim izvršiteljima i podsjetiti na istekle rokove za izvršenje dokumenata.

POSLIJEPODNE:

1) prikupljanje i priprema za potpisivanje izvršenih dokumenata;

2) izvješćuje voditelja o izvršenim dokumentima, uzima od njega obrađene dokumente;

3) obrađivati i slati izlazne dokumente;

4) planirati aktivnosti za sljedeći dan.

Tijekom cijelog radnog dana su:

a) rad s posjetiteljima, telefonski razgovori;

b) podnošenje izvršenih isprava u predmete;

c) obavljanje poslova na računalu;

d) organiziranje kopiranja dokumenata u skladu s uputama pročelnika.

KRAJ RADNOG DANA:

1) pregledati svoj dnevnik i obavijestiti nadležne službe o potrebi pripreme za određene aktivnosti;

2) ako voditelj ostane na poslu nakon završetka radnog dana, potrebno mu je dati sve potrebne podatke, materijale;

3) pospremiti svoje radno mjesto, izvaditi dokumente, ključem zaključati sef i sve ormare za spise, isključiti elektroničku i tehničku opremu iz mreže.

Opis posla je sastavni dio cijeli paket dokumenata potrebnih za organizaciju rada upravnog aparata.

SAVJET. Organizirajte svoj radni dan tako da možete sve i svima biti od koristi. Prepustite se svom poslu, ali ne zaboravite da postoje pitanja koja nisu u vašoj nadležnosti. Stoga činite samo ono što morate učiniti.

Sumirati: ponovno treba napomenuti da je opis radnog mjesta tajnika individualan dokument, budući da radno mjesto tajnika ima mnogo stupnjeva. Svaki tajnik, na temelju obujma i specifičnosti aktivnosti organizacije, zahtjeva voditelja i njegovog povjerenja u tajnika, ima svoj raspon dužnosti i prava, različite kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta posla.

Glavni inženjer poduzeća obično se smatra desnom rukom direktora, a zamjenikom za trgovinu lijevom, ali kad nema tajnika, direktor je potpuno bez ruku.

Pojam tajnice i sorte
Koncept "tajnice" dovoljno široka. U prijevodu s latinskog, riječ "secretarius" znači "povjerljiva osoba".

Obično je odnos između tajnice i menadžera prilično povjerljiv, a tako bi i trebao biti, jer. obvezati službene ovlasti.

Koncept tajnice danas je prilično složen i ima mnogo gradacija, navest ću primjer nekih od njih:
tehnički tajnik- radi s uredskom opremom (fax, multifunkcionalni uređaj, osobno računalo), koristi internet, obavlja upute za rukovoditelje i zaposlenike, zove tvrtke i ustanove u ime voditelja, prima i šalje poruke komunikacijskim sredstvima.
recepcioner– prima pristigla pisma i faksove, e-mail poruke, odgovara na telefonske pozive, prosljeđuje ih odjelima ili određenim zaposlenicima, susreće posjetitelje.
sekretarica ureda- prima i analizira korespondenciju, ispunjava upute pročelnika i njegovih zamjenika, piše tekstove dokumenata, vodi dokumentaciju.
pomoćnik tajnika- ne samo tajnik, već i stručnjak koji je dobro upoznat s aktivnostima tvrtke, koji u nekim slučajevima može samostalno donositi odluke. Tajnik-referent priprema izvješća voditelja, traži potrebnu dokumentaciju za voditelja, planira radni dan voditelja, rješava administrativna pitanja iz svoje nadležnosti.
Upravitelj ureda– osigurava funkcioniranje cjelokupnog ureda: priprema materijale za prezentacije, osigurava nesmetanu uslugu prijevoza, jasnu komunikaciju, osigurava rad uredske opreme i dostupnost tiskanice. Voditelj ureda je odgovoran za izgled ureda, u maloj ustanovi može istovremeno obavljati funkcije kadrovskog službenika.
U malom trgovačke organizacije tajnice, kako god se zvali, odlikuju se po tome što moraju nastupati univerzalni rad.
Zanimanje tajnice možda je najbliže zanimanju glumca. Specifičnost i složenost rada tajnika je zbog činjenice da je on uvijek na vidiku, u središtu komunikacije s upravom, kolegama, klijentima. Osmijeh, ugodan glas, uredan izgled, samouvjerene geste i dobra volja, bez obzira na raspoloženje, stvaraju posebna atmosfera u uredu.

Opis poslova sekretara

ODOBRITI
direktor tvrtke
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opće odredbe

1.1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Tajnik se imenuje i razrješava nalogom glavnog direktora društva.
1.3. Tajnik odgovara izravno glavnom direktoru / voditelju strukturnog odjela društva.
1.4. Za vrijeme odsutnosti tajnika njegova prava i dužnosti prenose se na drugog službenika, što se objavljuje u nalogu za organizaciju.
1.5. Na radno mjesto tajnika imenuje se osoba koja ispunjava sljedeće uvjete: stručna sprema - viša, nepotpuna viša ili srednja stručna, iskustvo na sličnim poslovima od šest mjeseci, poznavanje uredske opreme (fax, fotokopir, skener, printer), Microsoft Office programi (Word, Excel).
1.6. Tajnika u svom djelovanju vodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
— Statut društva, Pravilnik o radu, drugi regulatorni akti društva;
- naredbe i direktive uprave;
- ovaj opis posla.

2. Dužnosti tajnika

Tajnik obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova pročelnika.
2.2. Prihvaća dolaznu korespondenciju na razmatranje voditelju, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.
2.3. Prihvaća dokumente i osobne izjave na potpis voditelja.
2.4. Odgovara na telefonske pozive, snima i prenosi službene informacije pročelniku, organizira telefonske razgovore pročelnika.
2.5. U ime voditelja sastavlja pisma, zahtjeve i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Obavlja kontrolu nad izvršavanjem od strane djelatnika poduzeća izdanih naredbi i uputa, kao i poštivanje rokova za provedbu uputa i uputa voditelja uzetih pod kontrolu.
2.8. Osigurava radno mjesto voditelja potrebnim sredstvima organizacijske tehnologije, priborom, stvara uvjete pogodne za učinkovit rad voditelja.
2.9. Organizira prijem posjetitelja, doprinosi brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
2.10. Formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostavlja u arhiv.
2.11. Organizira poslovna putovanja voditelja: naručuje zrakoplovne i željezničke karte, rezervira hotele.
2.12.

Obavlja pojedinačne službene poslove svog neposrednog rukovoditelja.

3. Prava tajnika

4. Odgovornost tajnika

Tajnik je odgovoran:
4.1. Za neizvršavanje i/ili neblagovremeno, nemarno obavljanje svojih dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputa, naloga i naloga za čuvanje poslovne tajne i povjerljivih podataka.
4.3. Za kršenje pravilnika o radu, radne discipline, pravila sigurnosti i zaštite od požara.

Ako nakon čitanja ovog članka niste dobili jasan odgovor, potražite brzu pomoć.

2.3. Što treba, a što može tajnica

Što tajnik treba znati i umjeti, navedeno je u kvalifikacijskom profilu.

Kvalifikacijska karakteristika- ovo je regulatorni dokument koji utvrđuje što taj ili onaj zaposlenik treba raditi na svom poslu, što za to treba znati i biti sposoban, te kolika bi trebala biti razina njegove osposobljenosti.

Poslovna zaduženja (tajnica mora biti sposobna) Obavljanje tehničkih funkcija za osiguranje i servisiranje rada voditelja poduzeća (ili odjela), pomoć pri planiranju radnog dana voditelja. Primajte informacije potrebne za menadžera od odjela ili izvođača, nazovite zaposlenike u njegovo ime. Organizirati telefonske razgovore s voditeljem, primati i odašiljati telefonske poruke, snimati primljene poruke u njegovoj odsutnosti i predočiti njihov sadržaj voditelju. Organizirajte putovanja i poslovna putovanja voditelja. Obavljati poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, njihovo evidentiranje), vođenje i sastavljanje zapisnika. Osigurajte upraviteljevo radno mjesto kancelarijskim materijalom, organizacijskom opremom, stvorite uvjete pogodne za njegov učinkovit rad. Prijenos i primanje informacija o prijemnim i interfonskim uređajima, brzo ispis raznih materijala u smjeru glave. Voditi dokumentacijski rad, primati korespondenciju upućenu voditelju, organizirati je u skladu s procedurom usvojenom u poduzeću i nakon razmatranja prenijeti voditeljima odjela ili određenim izvođačima na korištenje u procesu njihovog rada ili za pripremu odgovora. Obavljati informativne usluge za voditelja i zaposlenike (usmeni, dokumentarni, pisati recenzije tiska, osigurati kopije zanimljivih članaka). Poštivati rokove za ispunjavanje uputa pročelnika o osobnim izjavama građana. Organizirati prijem posjetitelja, pokazujući takt i pažnju prema njima, pridonijeti brzom razmatranju zahtjeva i prijedloga zaposlenika, formirati predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom predmeta, osigurati njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostaviti u arhiv. . Stvaranje i korištenje baza podataka (uključujući informacije s Interneta).

Tajnik mora znati: djelatnosti društva te dužnosti i kompetencije zaposlenika; odredbe i upute za potporu dokumentaciji; strojopis; rad na osobnom računalu, moderni računalni uređivači (Word, Excel itd.); pravopisna i interpunkcijska pravila; redoslijed rasporeda materijala pri tiskanju raznih dokumenata; pravila za rad uredske opreme (faksovi, mini-ATS, fotokopirni uređaji, diktafoni, kasetofoni); pravila za korištenje prijemnih i komunikacijskih uređaja; standarde jedinstvenog sustava organizacijske i administrativne dokumentacije; interni propisi o radu; osnove znanstvene organizacije tajničkog rada; psihologija ljudi i zakoni učinkovite komunikacije; uredski bonton; pravila i norme zaštite rada, sigurnosnih mjera, industrijske sanitacije i zaštite od požara; strani jezik klijenata i partnera; Zakon o radu Ruske Federacije.

Za razvoj i specifikaciju kvalifikacijskih karakteristika u poduzećima (poduzećima) izrađuju se opisi poslova.

Opis poslova tajnika je individualan dokument, budući da radno mjesto tajnika ima mnogo stupnjeva. U maloj organizaciji (ili firmi) bit će jedan tajnik (tajnik-referent). U većim organizacijama pročelnik i njegovi zamjenici mogu imati tajnike u svakoj strukturnoj jedinici. Postoje tajnici odbora, znanstveni tajnici znanstvenih vijeća itd. Svaki tajnik uvijek, na temelju obima i specifičnosti aktivnosti organizacije, zahtjeva voditelja i povjerenja u tajnika, razvija svoj niz dužnosti i prava. , razne kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta rada. Istodobno, postoji tipičan skup poslova upravljanja za dokumentarne i nedokumentarne usluge koje obavljaju svi tajnici. Osim toga, posebnost i složenost sastavljanja opisa poslova tajnika posljedica su svestranosti njegovih aktivnosti. Stoga je nemoguće govoriti ni o jednom standardu opisa poslova tajnice (tajnice-referenta).

Međutim, kao i za svaki opis posla, za njega postoje opći zahtjevi. Prije svega, ima već uspostavljenu jedinstvenu strukturu teksta, odnosno odjeljke:

1. Opće odredbe;

2) funkcije;

3) službene dužnosti;

5) odgovornost;

6) odnosi;

7) komunikacije po položaju.

Može se dodati i odjeljak "Evaluacija posla", a posljednjih godina sve je veći broj odjeljaka "Organizacija rada (dnevni raspored)".

Odjeljak "Opće odredbe" sadrži točan naziv radnog mjesta u skladu s kadrovskim rasporedom, mjesto u sustavu upravljanja, odnosno naziv strukturne jedinice i podređenosti, postupak imenovanja i razrješenja te postupak zamjene. U velikim organizacijama koje imaju DOW službu, tajnik ima dvostruku podređenost – izravno svom čelniku i voditelju DOW službe. Tajnici se imenuju i razrješavaju nalogom pročelnika (u velikoj organizaciji - na prijedlog voditelja službe DOW-a). U istom dijelu navedeni su uvjeti za stručno osposobljavanje i radno iskustvo. Danas su se odnos prema tajniku i zahtjevi prema njemu dramatično promijenili. Firme traže tajnicu s višom ili srednjom stručnom spremom koja zna strani jezik i tečno koristi računalo. Sve češće se od tajnice, kao iu inozemstvu, traži poznavanje ne jednog, već dva ili više stranih jezika, budući da tvrtke imaju brojne kontakte sa inozemnim partnerima, a tajnica s njima komunicira. Sadrži i naznake glavnih zakonodavnih, regulatornih, regulatornih, metodoloških, organizacijskih, administrativnih dokumenata kojima se tajnik rukovodi u svom radu.

U odjeljku "Odgovornosti" navedene su sve vrste radova, operacija i tehnologije koje se koriste u njihovoj provedbi. U njemu se logičnim slijedom navode poslovi koje obavlja tajnik. Sve vrste radova podijeljene su na operacije s naznakom tehnologije izvršenja. Primjerice, funkcija "informacijsko-dokumentacijska potpora" podijeljena je na dva dijela: dokumentaciju i rad s dokumentima. Dokumentacija pak uključuje pripremu pisama (pozivnica, podsjetnika i sl.), brzojava i sl. po uputama voditelja projekta; ispis dokumenata glave na računalu; provjera ispravnosti izvršenja dokumenata kada se podnose na potpis voditelju (vize, dostupnost i točnost podataka u skladu sa zahtjevima standarda itd.); izrada i ovjera preslika dokumenata i sl. Rad s dokumentima uključuje primanje ulaznih dokumenata (navedeno je radno vrijeme npr. u 09 i 16 sati), primanje faksova i e-mailova (tijekom dana); primarna obrada zaprimljenih dokumenata u skladu sa zahtjevima uredskih uputa za rad; pregled dokumenata (ako je povjeren tajnici); registracija dokumenata prema pravilima koje je ustanovila organizacija; izvješće o dokumentima voditelju itd.

Upravo ovaj dio opisa radnog mjesta tajniku (tajniku-referentu) daje veće ili manje ovlasti i određuje stupanj njegovih sposobnosti.

Odjeljak "Odgovornost" sastavljen je strogo u skladu sa zakonom.

Odjeljak „Odnosi (veze po radnim mjestima)” također je vrlo važan za organizaciju rada svakog zaposlenika administrativnog aparata, a prije svega, to je zbog aktivnog uvođenja automatiziranih sustava koji zahtijevaju detaljnu naznaku koje informacije, u kakav oblik, kome se prenosi i od koga dolazi .

Opis posla u pravilu završava naznakom postupka njegove revizije. Uvjeti za reviziju opisa poslova mogu biti promjene u strukturi organizacije, koje su podrazumijevale preraspodjelu dužnosti zaposlenika, promjenu vrste poslova koje obavlja tajnik i uvođenje računalne tehnologije. Ali mnogo češće označavaju razdoblje obvezne revizije ili ponovnog odobrenja upute (3 godine ili 5 godina).

Fakultativna rubrika je "Organizacija rada", ali je u posljednje vrijeme vrlo popularna i sve je češća. Daje okvirni dnevni raspored rada tajnika. Moglo bi izgledati ovako.

PRVA POLOVINA RADNOG DANA:

1) doći na posao 10 minuta prije šefa, kako bi provjerio stanje na radnom mjestu (svoje i šefa), doveo se u red, izradio ili razjasnio plan za naredni dan;

2) odabire potrebne dokumente i predmete u skladu s planom;

3) primati korespondenciju, upoznati se sa sadržajem, odlagati dokumente za koje je potrebna prioritetna odluka voditelja;

4) brzojave, hitne faksove i telefonske poruke odmah prenijeti voditelju;

5) pripremiti opcije mogućih odgovora ili rješenja za ostale dokumente, distribuirati među izvršiteljima;

6) pregledati zaprimljene recenzije, izvještaje, pozive i sl.; Zabilježite datume i vremena svih događaja u svoj dnevnik-kalendar;

7) čuva dokumentaciju potrebnu za tekući informativni i referentni rad;

8) izvješćuje upravitelja o zaprimljenoj korespondenciji;

9) zajedno s pročelnikom pojasni sadržaj planiranih aktivnosti za tekući dan;

10) telefonski i osobno prenijeti upute voditelja nadležnim izvršiteljima i podsjetiti na istekle rokove za izvršenje dokumenata.

POSLIJEPODNE:

1) prikupljanje i priprema za potpisivanje izvršenih dokumenata;

2) izvješćuje voditelja o izvršenim dokumentima, uzima od njega obrađene dokumente;

3) obrađivati i slati izlazne dokumente;

4) planirati aktivnosti za sljedeći dan.

Tijekom cijelog radnog dana su:

a) rad s posjetiteljima, telefonski razgovori;

b) podnošenje izvršenih isprava u predmete;

c) obavljanje poslova na računalu;

d) organiziranje kopiranja dokumenata u skladu s uputama pročelnika.

KRAJ RADNOG DANA:

1) pregledati svoj dnevnik i obavijestiti nadležne službe o potrebi pripreme za određene aktivnosti;

2) ako voditelj ostane na poslu nakon završetka radnog dana, potrebno mu je dati sve potrebne podatke, materijale;

3) pospremiti svoje radno mjesto, izvaditi dokumente, ključem zaključati sef i sve ormare za spise, isključiti elektroničku i tehničku opremu iz mreže.

Opis posla sastavni je dio cjelokupnog paketa dokumenata potrebnih za organiziranje rada upravnog aparata.

Glavni inženjer poduzeća obično se smatra desnom rukom direktora, a zamjenikom za trgovinu lijevom, ali kad nema tajnika, direktor je potpuno bez ruku.