Na uľahčenie práce účtovníka, najmä prepojenie toku dokladov s PFR, je potrebné vykonať niekoľko úkonov: vyplniť žiadosť o napojenie na elektronický tok dokladov PFR a dohodnúť sa s PFR o toku elektronických dokumentov 2019. Prečítajte si viac o týchto jemnostiach v materiáli.
Vzhľadom na veľmi bohatý informačný tok je veľmi dôležité optimalizovať prácu účtovníka. Jedným zo spôsobov, ako tento cieľ dosiahnuť, je prepojenie na elektronickú správu dokumentov s Dôchodkovým fondom. Výhody takejto interakcie sú zrejmé - nie je potrebné navštevovať dôchodkový fond a podávať správy, navyše je možné rýchlo identifikovať a opraviť chyby.
Digitálna správa dokumentov s dôchodkovým fondom je bezpečná. Podľa zákona nie sú všetky informácie zahrnuté v toku dokumentov prenosné na tretie strany.
Čo potrebujete na pripojenie elektronickej správy dokumentov
Organizácie, ktoré chcú začať pracovný postup s FIU, musia vyplniť tieto dokumenty:
- žiadosť o napojenie na elektronickú správu dokumentov v 3 vyhotoveniach;
- dohoda o pripojení na elektronickú správu dokumentov v 2 vyhotoveniach.
Vyššie uvedené dokumenty je potrebné predložiť pobočke dôchodkového fondu, s ktorou bude v skutočnosti uzavretá dohoda. Môže ich poskytnúť buď vedúci, alebo iná osoba, a to na základe plnej moci od tejto organizácie. Splnomocnenie môže byť vyhotovené v akejkoľvek forme, musí obsahovať informáciu, že toto individuálny má právo doručovať a prijímať písomnosti súvisiace s registráciou spojenia elektronickej výmeny papierov s Dôchodkovým fondom. Takéto splnomocnenie musí byť podpísané vedúcim a musí obsahovať aj pečiatku poisťujúcej organizácie.
Pred vyplnením prihlášky a súhlasu je potrebné rozhodnúť o výbere akreditovaného certifikačného centra alebo jeho splnomocnených zástupcov, ktorí preberajú technickú stránku pripojenia cez telekomunikačné kanály. Na dnes viac než dosť.
Pokiaľ ide o dohodu o pripojení k elektronickej výmene dokumentov, jej formulár je možné stiahnuť na stránke PFR.
Ako vyplniť žiadosť o elektronickú správu dokumentov na FIU
Podstatou vyhlásenia je, že poistená organizácia má v úmysle zaviesť výmenu dokumentov s dôchodkovým fondom. V hlavičke prihlášky je potrebné uviesť, na ktorú pobočku sa hlásite, a pod ňou dátum, od ktorého je potrebné službu aktivovať. Potom vyplňte nasledujúce informácie:
- názov spoločnosti;
- TIN, kontrolný bod;
- registračné číslo v FIU;
- informácie o banke, v ktorej túto organizáciu;
- legálna a skutočná adresa;
- priemerný počet zamestnancov.
Po vyplnení údajov o právnickej osobe je potrebné zadať informácie o vybranom certifikačnom centre alebo jeho splnomocnenom zástupcovi.
Na záver žiadateľ dokument podpíše a opečiatkuje, čím potvrdí súhlas s podmienkami.
Zamestnanci oddelenia musia po prijatí žiadosti poskytnúť Zmluvu o pripojení správy elektronických dokumentov prostredníctvom telekomunikačných kanálov. Tento dokument je tiež potrebné vyplniť. Dôchodkový fond môže na posúdenie žiadosti stráviť jeden týždeň až mesiac. Ak sa vyskytnú chyby v údajoch o poistencovi, prihláška nebude akceptovaná.
Dohoda o pripojení k elektronickej správe dokumentov s Dôchodkovým fondom Ruskej federácie
Zamestnanci dôchodkového fondu vrátia nesprávne vyplnené tlačivo na opravu, takže buďte opatrní. Ak ste dostali formulár v dôchodkovom fonde, zvyčajne už boli vyplnené údaje o požadovanom oddelení oddelenia. Ak ste si stiahli Zmluvu o pripojení k elektronickému toku dokumentov bez údajov o dôchodkovom fonde, je potrebné uviesť názov a kontaktné údaje pobočky fondu, kde ste žiadosť podávali. Taktiež je potrebné vyplniť všetky údaje poistenca. Potom musíte dokument podpísať a dať pečať. Vzorová hlavička tohto dokumentu je uvedená nižšie.
Upozornenie: V Zmluve o pripojení k elektronickej výmene dokumentov PFR sa uvádza, že môžete počítať s výmenou informácií s Dôchodkovým fondom prostredníctvom internetu, faxu a iných moderných komunikačných systémov. Po obdržaní všetkých dokumentov ich môže oddelenie zvážiť od dvoch týždňov do mesiaca.
Pozor! Pri prechode k inému špeciálnemu operátorovi treba zmluvu prerokovať. Stáva sa, že nie všetky UPFR vyžadujú opätovné prerokovanie dohody, ale podľa predpisov sa to musí urobiť.
Keď žiadateľ dostane späť podpísané kópie prihlášky a zmluvy, môžete začať s nastavovaním programu, ktorý šifruje a prenáša údaje na oddelenie dôchodkového poistenia. Po dokončení postupu môžete začať s výmenou.
Vzor vyplnenia Žiadosti do FIU na pripojenie elektronického hlásenia
Vyhlásenie štandardného formulára
V tomto článku budeme hovoriť o dohode s PFR o elektronickej správe dokumentov. Povieme vám, v akých prípadoch sa takéto dohody uzatvárajú, na aké účely je tento dokument vypracovaný, aké sú jemnosti a nuansy vytvorenia dohody s PFR. Okrem iného budete mať na konci článku možnosť stiahnuť si vzor zmluvy o pripojení k systému elektronickej správy dokumentov PFR, aby ste si mohli vizuálne overiť, či je formulár správne a správne vyplnený. Najprv však pochopíme základné pojmy, ktoré nám pomôžu vybudovať logickú a úplnú osnovu rozprávania.
Dohoda s PFR o elektronickej správe dokumentov
Na začiatok rozoberieme všetky nepochopiteľné pojmy našej otázky. čo je pfr? PFR je dôchodkový fond Ruská federácia. Prečo potrebujete túto dohodu o elektronickej správe dokumentov? Ak ste, povedzme, otvorili svoju vlastnú spoločnosť, buďte pripravení na to, že budete musieť kontaktovať mnoho organizácií a štruktúr tretích strán. Dôchodkový fond Ruskej federácie bude určite patriť medzi vaše pravidelné kontakty. Dohoda s PFR o elektronickej správe dokumentov je potrebná, aby ste si mohli oficiálne vymieňať údaje s touto štruktúrou prostredníctvom elektronických prostriedkov výmeny informácií. Aké sú výhody takéhoto prechodu na elektronická správa dokumentov? V prvom rade v úspore peňazí, času a úsilia. Nie je žiadnym tajomstvom, že papierovanie je únavné, a to veľmi únavné. Elektronická správa dokumentov uľahčí túto veľkú záťaž a zlepší komunikáciu s dôchodkovým fondom Ruskej federácie.
Kde môžem získať formulár zmluvy s PFR na správu elektronických dokumentov?
Ak chcete získať elektronický formulár zmluvy o správe dokumentov, stačí ísť na PFR, ktorý dohliada na región alebo mesto, v ktorom žijete. Ak nie je možné ísť do dôchodkového fondu, stiahnite si formulár zmluvy s PFR o elektronickej správe dokumentov z oficiálnej webovej stránky tejto inštitúcie. Dohody sa vytvárajú vo výške dvoch kusov, pretože jedna kópia zostáva zamestnancom Dôchodkového fondu Ruskej federácie a druhá osoba, ktorá napísala žiadosť. Mimochodom, obe písomné vyhotovenia dohody musia byť overené a podpísané zamestnancami PFR.
Vypracovanie dohody s PFR o elektronickej správe dokumentov
Poďme sa teda podrobnejšie venovať vyplneniu zmluvy s dôchodkovým fondom Ruskej federácie o správe elektronických dokumentov. Okamžite urobíme výhradu, že zamestnanci PFR jednoducho nebudú akceptovať nesprávne napísanú dohodu, takže je obzvlášť dôležité urobiť všetko hneď, pretože vám to ušetrí čas a nervy. Na tento účel vám odporúčame stiahnuť si vzor zmluvy s PFR o elektronickej správe dokumentov, ktorý sa nachádza na samom konci nášho článku.
Najčastejšou chybou pri zostavovaní žiadosti o elektronickú správu dokumentov s PFR je nedbalé a nepresné poskytnutie údajov o vašej spoločnosti.
Zaobchádzajte s tým opatrne a svedomito. Ak sú v dohode nejaké hmloviny a nezrozumiteľné body, neváhajte kontaktovať zamestnancov dôchodkového fondu Ruskej federácie. Máte takú možnosť, pretože budete musieť vziať obe kópie žiadosti do dôchodkového fondu.
V zmluve o elektronickej správe dokumentov nezabudnite uviesť podrobnosti, meno a kontaktné informácie, ktoré sa týkajú pobočky dôchodkového fondu Ruskej federácie, do ktorej sa uchádzate. Je potrebné zadať aj všetky údaje o poistencovi. Ak tieto informácie nemáte po ruke, môžete ich získať na miestnom oddelení PFR. V prípade, že poistenec je zamestnancom spoločnosti, na meno ktorej je zmluva napísaná, uvádzame kompletné informačné vyhlásenie o organizácii.
Ak si pozorne prečítame formulár dohody s PFR o elektronickej správe dokumentov, uvidíme tam nasledujúcich podmienok: Podpísaním tohto dokumentu môžete počítať s výmenou informácií s dôchodkovým fondom Ruskej federácie prostredníctvom internetu, faxu a iných moderných komunikačných systémov. Ale je tu jedna podmienka: musíte mať EDS. čo je ecp? EDS je skrátený ako elektronický digitálny podpis. To znamená, že toto je formulár, ktorý nahrádza „papierový“ formulár v elektronickej správe dokumentov. Hneď vás upozorníme, že elektronický digitálny podpis pre vašu firmu je lepšie urobiť hneď po otvorení, pretože to môže v budúcnosti výrazne uľahčiť život vašim zamestnancom.
Ale ako všetky dobré veci na tomto svete, ani tento nástroj nie je bezplatná možnosť. V priemere si odborníci účtujú šesť alebo sedem tisíc rubľov za vytvorenie elektronického digitálneho podpisu. Prirodzene, náklady sa môžu líšiť v závislosti od regiónu bydliska, ako aj v závislosti od finančnej situácie v krajine.
Mnoho ľudí sa pýta, či je elektronická správa dokumentov bezpečným spôsobom výmena informácií? Otázka je pochopiteľná, pretože ani jedna firma nechce ukázať vnútro svojich finančných záležitostí, či ide o veľký obchodný koncern, alebo či ide o stánok s pivom. Podľa zákona nie sú všetky informácie, všetky údaje prenášané vo forme elektronickej správy dokumentov medzi akoukoľvek spoločnosťou a dôchodkovým fondom Ruskej federácie predmetom prenosu tretím stranám. Teda vyslovením jednoducho povedané, PFR nemá právo zverejniť vaše prenesené údaje v akejkoľvek forme.
Vlastnosti dohody s PFR o elektronickej správe dokumentov
Teraz analyzujme niekoľko nuancií, ktoré sa týkajú elektronickej správy dokumentov medzi spoločnosťou a PFR:
- Digitálne dáta je možné odosielať cez elektronickými prostriedkami komunikácie iba od spoločnosti alebo z dôchodkového fondu Ruskej federácie
- Údaje, ktoré sa prenášajú ako textové súbory, sa počas prenosu nedajú zmeniť ani opraviť
- Elektronický digitálny podpis je garantom správnosti a správnosti zadávaných údajov
- Adresát, ktorému sa údaje odosielajú, je povinný vyhotoviť určitý dokument, ktorý bude odrážať skutočnosť, že dostal informácie. Zvyčajne je týmto dokladom potvrdenie.
Na elektronickú správu dokumentov s FIU musíte napísať žiadosť a uzavrieť s FIU príslušnú dohodu o správe dokumentov. Vzor je možné stiahnuť zadarmo z priameho odkazu na stránke
Elektronická správa dokumentov s Dôchodkovým fondom Ruskej federácie je budúcnosťou právnych vzťahov vo všetkých sférach spoločnosti v Moskve a ďalších megacities krajiny. Prechádzka po úradoch s horou ťažkého papiera, byrokratické reťaze, rady posledné storočie. Jednoduchosť online pracovného toku nahrádza zavedené tradície a umožňuje vám rýchlejšie a efektívnejšie produkovať funkcie. Pohodlie spočíva v absencii nutnosti osobnej návštevy pobočky PFR. Ak chcete podávať správy elektronicky, účastníci musia napísať žiadosť a uzavrieť príslušnú dohodu s FIU o toku dokumentov v mieste registrácie podniku. Vzor prihlášky a dohody s FIU o elektronickej vzájomnej práci si môžete bezplatne stiahnuť na stránke pomocou priamych odkazov.
Najpopulárnejšie informácie o elektronickej správe dokumentov nájdete v predpisov uvedené v predmete zmluvy. Ruská prax zavádzania noviniek do kancelárskej práce vyžaduje, aby jej účastníci najskôr navštívili organizáciu za účelom vzdelávania ďalšiu prácu s programami. Ďalšia vzdialená schopnosť zdieľať dokumentáciu s vládna agentúra online, ušetrí oveľa viac času, nervov a papierových médií.
Povinné ustanovenia dohody s PFR o elektronickej správe dokumentov
:- Názov dokumentu, číslo, dátum a miesto jeho vyhotovenia;
- Predmet zmluvy s podrobný výklad fungovanie procesu medzi stranami;
- Technické podmienky a postup výmeny informácií;
- Práva a povinnosti, zodpovednosť zmluvných strán, doba trvania zmluvy a ďalšie podmienky;
- V dolnej časti už tradične účastníci stvrdia zmluvu podpismi a pečaťami.
- Vytvárajú sa súbory stanoveného formátu;
- Ďalej program PFR kontroluje správnosť ich zostavenia;
- Ak sa vyskytnú chyby, sú potrebné opravy;
- Existuje povinná kontrola vírusov;
- Potom sú správy podpísané oprávnenou osobou pomocou EDS a odoslané na FIU;
- orgán PFR pošle odpoveď potvrdenie o prijatí;
- Ak je výsledok príjmu negatívny, účastník dostane oznámenie o odmietnutí s odôvodnením;
- V dôsledku toho je potrebné nové predloženie dokumentov;
- Ak k balíku dokumentov nie sú žiadne otázky, sú prijaté a uložené, o čom sa odošle oznámenie;
- Všetky poruchy vznikajúce pri práci so správou elektronických dokumentov sa riadia právnymi predpismi o správe elektronických dokumentov a dohodou uzatvorenou medzi zmluvnými stranami.
Porušenie podmienok (samozrejme po objasnení dôvodov) má za následok vznik zodpovednosti zo zákona. Najlepšie je začať s dodávkou materiálov v predstihu a nie v posledný deň a eliminovať riziká pokút.
Na aktiváciu služby potrebujete:
Ak sú údaje v prihláške správne, do 3 pracovných dní od ich prijatia vypočítame cenu objednaných služieb podľa aktuálnych sadzieb zverejnených na našej webovej stránke a prepočítame predplatné z obdobia, v ktorom je služba aktivovaná. (v súlade s bodom 2.3 Postupu pri platbe za služby v Systémoch EDO).
V súlade s Nariadením Rady PFR č.190r zo dňa 11.10.2007 môžete dokumenty UPFR zasielať elektronickou formou len v prípade, že máte s UPFR uzatvorenú „Dohodu o výmene elektronických dokumentov v elektronickej správe dokumentov“. systém PFR cez telekomunikačné kanály“.
Text zmluvy si môžete stiahnuť na webovej stránke Dôchodkového fondu Ruskej federácie alebo získať od svojho UPFR.
Predkladať správy UPFR za mesto Petrohrad a Leningradská oblasť je tiež potrebné:
- Vyplňte „Žiadosť o pripojenie k elektronickej správe dokumentov“ a podpíšte ju v UPFR;
- Pošlite naskenovanú kópiu žiadosti na e-mail a originál - na adresu 127051, Moskva, PO Box 40 (označené ako „pre Taxcom LLC, oddelenie vzťahov so zákazníkmi“) alebo ju pošlite kuriérom do jednej z kancelárií našej spoločnosti spoločnosti. Bez toho nebudeme môcť službu aktivovať.
Službu môžeme aktivovať k dátumu, ktorý určíte, ak:
- Máte platnú servisnú zmluvu s našou spoločnosťou.
- dosť na vašom účte Peniaze zaplatiť za všetky objednané periodické služby (bez ohľadu na skutočnosť úhrady prijatej faktúry).
- Váš tarifný plán vám umožňuje prepojiť smer výmeny s dôchodkovým fondom.
- v programe "Referent" - na karte "Novinky" v sekcii "Mailout";
- v systéme „Online Sprinter“ – na záložke „Listy z Taxcomu“;
- v systéme 1C-Sprinter - v časti „Regulované vykazovanie v denníku výmeny na karte „Iné“;
- v programe Taxcom-Docliner – na karte „Pošta“ v časti „Doručená pošta“.
Ak sa kvôli niektorým funkciám vášho systému nenačítajú nastavenia automaticky, môžete ich aktualizovať manuálne: v programe „Referent“ vyberte v príkazovom menu položky „Parametre“ - „Pole nastavení“, v ponuke „Nastavenia“ “, v stĺpci „Skrátený“ názov organizácie“ vyberte požadovanú spoločnosť a kliknite na tlačidlo „Načítať nastavenia“.
Ak používate systém Online-Sprinter alebo 1C-Sprinter, nastavenia sa aktualizujú automaticky.
Ak používate Taxcom-Docliner:
- spustiť program Taxcom-Docliner;
- stlačte tlačidlo "Nastavenia" na ovládacom paneli;
- v okne, ktoré sa otvorí, kliknite na „Nastaviť organizáciu cez internet“ - „Získať nastavenia cez internet“;
- v zobrazenom okne vyberte osobný certifikát pre vašu organizáciu a kliknite na tlačidlo „Vybrať“;
- po dokončení automatického nastavenia sa zobrazí okno "Aktualizovať nastavenia". V ňom kliknite na tlačidlo „Aktualizácia dokončená!“.
- v okne nastavení kliknite na tlačidlo "Uložiť".
Sme pripravení prísť aj za vami a pomôcť s nastavením programu. Ak chcete pozvať špecialistu Taxcom, zavolajte nám na číslo (495) 730-73-45 alebo napíšte na
Aby bolo možné posielať elektronické výkazy do Dôchodkového fondu Ruska prostredníctvom telekomunikačných kanálov (TCS), je potrebné uzavrieť dohodu s Dôchodkovým fondom Ruskej federácie o elektronickej správe dokumentov (2019). K tomu je potrebné vyplniť a zaslať fondu žiadosť o pripojenie k elektronickej správe dokumentov. FIU umožňuje podávať správy zamestnávateľom prostredníctvom akreditovaného certifikačného centra alebo prostredníctvom splnomocnených zástupcov. Ale v oboch prípadoch je potrebné začať vyhlásením; ako to správne vyplniť, teraz povieme.
Electronic Document Management (EDF) PFR a postup pripojenia k nemu
Povinnosť hlásenia elektronickou formou vzniká tým poisťovateľom, v ktorých priemerný počet zamestnancov presiahne 25 osôb - je to uvedené v čl. 15 federálneho zákona „o poistnom“ zo dňa 24. júla 2009 č. 212-FZ. Takíto zamestnávatelia musia svoje hlásenia pre FIU overiť vylepšenou kvalifikovanou elektronikou digitálny podpis a odoslať cez TCS. K tomu, samozrejme, potrebujú takýto podpis, ako aj formu dohody o elektronickej správe dokumentov s FIU-2019. Všetci ostatní zamestnávatelia: podnikatelia, súkromní notári a advokáti so zamestnancami a právnických osôb môže vykonávať EDI s FIU podľa vlastného uváženia. Pravda, samotný fond má množstvo argumentov, prečo je pohodlný a spoľahlivý. Tu je len niekoľko z nich:
- účtovník by nemal míňať pracovný čas na výlet do kancelárie FIU;
- pravdepodobnosť chyby pri prenose údajov z papierovej správy do databázy nadácie je vylúčená;
- Hlásenie môžete podať v akomkoľvek vhodnom čase (večer a cez víkendy);
- v budúcnosti sa EDI stane povinným pre každého bez ohľadu na počet zamestnancov.
Samozrejme, aby ste mohli začať podávať správy týmto spôsobom, budete musieť vynaložiť náklady: časové aj finančné. Získanie kvalifikovaného elektronického podpisu stojí peniaze, rovnako ako zmluva o prenose dát a inštalácii potrebného softvér. Hoci certifikačné centrá zvyčajne za všeobecný poplatok môžu poskytnúť svojim zákazníkom EPC aj softvér s technickou podporou. Úplne zadarmo si zamestnávateľ môže stiahnuť iba zmluvu s FIU o elektronickej správe dokumentov a žiadosť o pripojenie.
Výber EDI operátora
Pre pohodlie poistencov PFR na svojej oficiálnej webovej stránke poskytuje údaje o akreditovaných organizáciách, ktoré poskytujú služby EDI poistencom s PFR. Je žiaduce vybrať operátora pre prácu z tohto zoznamu. Neustále sa dopĺňa a aktualizuje. Tabuľka ukazuje:
- názov spoločnosti;
- technológia, na ktorej funguje;
- kontaktné údaje (adresa, telefónne číslo a e-mail).
Ak zamestnávajúca organizácia plánuje spolupracovať s oprávneným zástupcom, musí sa uistiť, že pracuje na softvéri dohodnutom s FIU.
Ako vyplniť žiadosť o EDI
Žiadosť o elektronickú správu dokumentov na FIU musíte začať písať až potom, čo si poistenec vyberie oprávneného zástupcu alebo certifikačné centrum, ktoré bude poskytovať služby prenosu dát prostredníctvom TCS. Je to spôsobené tým, že v dokumente je potrebné uviesť údaje takejto spoločnosti. Okrem toho budete musieť poskytnúť nasledujúce podrobnosti:
- názov, DIČ a OGRN organizácie;
- jeho legálna a skutočná adresa;
- registračné číslo v systéme PFR;
- Bankové údaje;
- priemerný počet zamestnancov;
- údaje telekomunikačného operátora;
- ďalšie potrebné informácie.
Niekedy zamestnanci certifikačného centra alebo splnomocnený zástupca vypĺňajú formulár tohto dokumentu sami ihneď po uzavretí zmluvy o poskytovaní služieb elektronického výkazníctva. Pri jeho zostavovaní nie je nič zložité. Obsahuje dva samostatné bloky: jeden pre právnické osoby, druhý pre individuálnych podnikateľov. Poistenec musí vyplniť len jeden blok v súlade s jeho stavom. Vyzerá to takto:
Potom už len stačí potvrdiť súhlas so spracovaním osobných údajov a správnosť zadaných údajov podpisom vedúceho.
Špecialisti PFR po prijatí žiadosti budú musieť vyplniť blok určený pre nich, ako aj formulár a poskytnúť organizácii dohodu o výmene elektronických dokumentov v systéme správy elektronických dokumentov pre TCS.
Na začatie plnohodnotnej výmeny dokumentov s FIU musí poistenec preniesť číslo a dátum dohody na svojho splnomocneného zástupcu. Môžete ich tiež nezávisle zadať do sekcie reportovacieho softvéru, ktorú poskytuje certifikačné centrum. Pokyny, ako to urobiť, získate od svojho operátora.
