Uveďte v tabuľke vykonanú prácu. Všetky úlohy boli splnené, napr. Správy v rôznych podnikoch

Je veľmi dôležité vypracovať správu o vykonanej práci, aby ste stručne, ale výstižne vyjadrili výsledky svojej činnosti. Sú tam osobitné pravidlá hlásenie, čo potrebujete vedieť, keď začnete písať takúto dokumentáciu?

Správa o pokroku – Požiadavky na písanie

Prečo vôbec potrebujete písať správu o pokroku? Nahlasovanie pomáha:

1. dohliadať na výkon zamestnancov úradné povinnosti;
2. identifikovať problémové oblasti v práci konkrétneho zamestnanca a oddelenia ako celku;
3. zistiť, či bolo vynaložené dostatočné úsilie na vyriešenie problému;
4. podpora pracovná disciplína v kolektíve;
5. odôvodniť náklady na platenie zamestnancov.

Aké sú hlavné požiadavky na správu? O výsledkoch svojej práce musíte hovoriť vecne, stručne, ale zároveň s uvedením celého množstva vykonanej práce.

Inteligentná správa nielenže poskytne predstavu o tom, ako dobre ste pracovali, ale tiež vás predstaví v priaznivom svetle - zamestnanca, ktorý dokáže vyjadriť svoje myšlienky prístupným spôsobom, zdôrazniť to hlavné a nerozptyľovať sa zbytočnosťami. podrobnosti.

Správa o vykonanej práci - aké sú typy

Z hľadiska periodicity môže byť výkaz týždenný, mesačný, štvrťročný, ročný.

Niekedy zamestnanec referuje o konkrétnej udalosti (napríklad ako bola zorganizovaná prezentácia novej knihy, ktorej príprava a priebeh trvala niekoľko dní, alebo trojdňové obchodné školenie).

V záhlaví správy by sa mali uvádzať časové údaje, napríklad „Správa o workshope práca personálnej kancelárie 7. – 9. októbra 2015“.

Potvrdenie o pracovnej ceste sa vyžaduje pre všetkých zamestnancov bez ohľadu na dĺžku jej trvania.

Správa o vykonanej práci môže byť napísaná v textovej forme a v štatistickej forme. Textová správa je súvislé rozprávanie doplnené rôznymi grafmi, schémami a tabuľkami.

A ak preferujete štatistickú formu, tak sa zamerajte na ilustračné materiály, ku ktorým píšte vysvetlivky vo forme textu.

Štruktúra správy

Neexistuje jednotný štandard na písanie správy o vykonanej práci, ako aj autobiografiu zamestnanca. Každá organizácia môže mať svoje vlastné požiadavky na štruktúru takýchto dokumentov.

Napríklad nasledujúca prezentácia vyzerá logicky: prvá časť je „Úvod“, v ktorej sú stručne opísané úlohy, ktoré vám boli pridelené, metódy, ktoré boli použité na ich riešenie, a dosiahnutý výsledok.

V časti „Hlavná časť“ podrobnejšie opíšte postupnosť vašej práce:

1. príprava na realizáciu projektu;
2. etapy jeho implementácie (uveďte všetky použité zdroje: marketingový výskum, analytické práce, experimenty, služobné cesty, zapojenie ďalších zamestnancov);
3. problémy a ťažkosti, ak existujú;
4. návrhy na riešenie problémov;
5. dosiahnutý výsledok.

Správa vo forme tabuľky bude vyzerať vizuálne, štruktúrovanejšie a stručnejšie.

Ak musíte často zostavovať priebežné správy o pokroku, bude vhodné pripraviť si šablónu, do ktorej pravidelne potrebujete zadávať potrebné údaje.

A aby ste na nič dôležité z uplynulého pracovného dňa nezabudli, vyhraďte si pár minút zo svojho plánu zapisovaním si všetkého, čo ste urobili. V opačnom prípade vám určite niečo unikne.

Keď pripravujete výročnú správu, analyzujte dynamiku dosiahnutých výsledkov, porovnajte ich s predchádzajúcim rokom a uveďte prognózu na nasledujúci rok.

Ako doplnok k hlavnej časti správy priložte materiály, ktoré potvrdzujú uvedené skutočnosti - kópie ďakovné listy a záznamy v knihe návštev, tlačové publikácie o uskutočnených akciách, šeky a faktúry.

Finančnú časť je lepšie oddeliť do samostatnej časti, ktorá by mala byť vyplnená podľa požiadaviek účtovného oddelenia vašej organizácie.

Správa o pokroku uzatvára časť Záver. Formulujete v ňom závery a návrhy vyplývajúce z vykonanej práce, ak ich považujete za užitočné pre zlepšenie výkonnosti vašej organizácie.

Protokol o vykonanej práci sa vytlačí na listy A4. Strany by mali byť očíslované, vydať titulnú stranu.

Keď je váš dokument dostatočne veľký, vytvorte samostatný obsah – uľahčíte tak navigáciu v zostave.

Môže existovať aj takáto správa:

CELÉ MENO.________
Pozícia_________
Pododdelenie_______

Hlavné úspechy za posledné obdobie:

• v profesionálnej činnosti;
• z hľadiska osobného rozvoja.

Čo sa nepodarilo a prečo.
Potreba dodatočného školenia.
Návrhy na zlepšenie organizácie vašej práce.
Požadované oblasti zodpovednosti a kariérneho rozvoja.
Podpis_______
Dátum__________

Schopnosť napísať rozumnú správu o vykonanej práci vám pomôže poskytnúť konkrétny dôkaz, že pracujete svedomito a zvládate svoje povinnosti. A okrem toho, toto je vážny argument pre orgány, ak sa rozhodnete nastoliť problém

Osobné informácie:

Poradilo viac ako 70 spoločnostiam v oblasti bežného riadenia: od 10 do 9 000 ľudí (vrátane: holdingov, obchodných reťazcov, tovární, servisných spoločností, stavbárov, štátnych zamestnancov, webových agentúr, internetových obchodov). Žiak Alexandra Friedmana.

Jeden zo spoluautorov knihy "Sociálne technológie Tallinnskej školy manažérov. Skúsenosti s úspešným využitím v biznise, manažmente a súkromnom živote": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Presnosť je zdvorilosťou kráľov, ale povinnosťou pre ich poddaných

Ľudovít XVIII

komu: majitelia, vrcholoví manažéri

Ako si simuláciu násilnej činnosti môže manažér pomýliť s výsledkom práce

„Čo dnes robili moji podriadení? Aké úlohy splnili? Ako dlho to trvalo a aké výsledky sa dosiahli?“- takéto vzrušujúce myšlienky často prenasledujú vodcu. Odkiaľ by prišli?

S vonku všetko je skvelé. Len čo šéf vstúpi do kancelárie, všetci sa okamžite pustia do práce: v polovici vety sa prerušia reči, niekto začne horúčkovito písať do počítača, iní usilovne prenášajú papiere z jedného miesta na druhé a ďalší okamžite zvolajú všetkých dodávateľov. riadok. Prečo takýto blažený obraz vyvoláva „vzrušujúce myšlienky“?

Faktom je, že skúsený vodca dokonale rozumie rozdiel medzi „faktami“ a „názormi na fakty“. Aby sme však pochopili, čo robili jemu zverení podriadení, je potrebné zorganizovať podrobné ústne vypočúvanie, „čo“, „ako“, „kedy“, s „akými výsledkami“ a „kto“ to urobil. Manažérovi aj zamestnancovi to zaberá veľa času. Preto vedúci rieši tento problém podľa zvyškového princípu. A kto sa bude pýtať, kým bude na dovolenke alebo práceneschopnosti?

Nástroj, ktorý vám umožňuje oddeliť „fakty“ od „názorov na fakty“, na meranie efektívnosti a výkonu podriadených, bude diskutovaný v tomto článku. Zoznámte sa. Denné pracovné výkazy vo formalizovanej forme pre každého zamestnanca.

Pracovné dokumenty: Popis technológie a výhody

Technológia pracovných správ je jednoduchá, „ako dvakrát dva“. Každý zamestnanec na konci svojho pracovného dňa musí predložiť správu s úplný zoznam dokončené úlohy a čas strávený na každej z nich spolu s odkazom na výsledok práce.

Pripomínam, že pracovné výkazy sú súčasťou rozsiahlejšej technológie – „Organizácia práce zamestnancov s prihliadnutím na pracovný čas na úlohy pomocou plánov a výkazov a ich analýzy manažérom“. Všeobecná technológia pozostáva z nasledujúcich prvkov:

• Denné plánovanie pre zamestnancov: požiadavky na organizáciu a formát. Prečítajte si viac v článku "".
• Analýza, hodnotenie a úprava plánov zamestnancov, prerokovanie plánov s manažérom. Pozrite si článok „“.
• Denné výkazy pre zamestnancov: požiadavky na organizáciu a formát. To je to, o čom hovorím v tomto článku.
• Analýza, hodnotenie a závery zo správ zamestnancov. Viac podrobností v "".

Kľúčové princípy pracovných výkazov

1. Zamestnanci musia denne podávať správy o svojej práci bez ohľadu na ich kvalifikáciu, pozíciu a akékoľvek iné faktory.
2. Hlásenia musia byť odoslané striktne na konci aktuálneho dňa (ktorému hlásenie zodpovedá)
3. Hlásenie je potrebné podať elektronicky a uložiť tak, aby ho mal konateľ možnosť podrobne analyzovať.
4. Každý nadriadený manažér by mal mať možnosť prezerať si správy všetkých svojich podriadených.
5. Správa by mala byť taká podrobná, ako je potrebné, aby sa zabezpečila transparentnosť vykonanej práce bez ďalšej diskusie so zamestnancom.
6. Manažér si vyhradzuje právo analyzovať správu, klásť otázky o spôsobe plnenia úloh a hodnotiť kvalitu a efektivitu vykonanej práce.

Výhody denného výkazníctva pre vedúcich pracovníkov

• 100% transparentnosť konania každého zamestnanca na konci pracovného dňa, týždňa, mesiaca atď. Teraz už nie sú potrebné ústne prieskumy: „Čo si urobil?“.
• Možnosť odloženej kontroly činnosti zamestnanca. Nie vždy je možné skontrolovať všetko naraz. Teraz si môžete otvoriť pracovné výkazy a zistiť, čo manažér Ivan Petrov urobil za posledné 2 týždne počas každého pracovného dňa.
• Hmatateľné zvýšenie produktivity zamestnancov, pretože teraz môžete požiadať o každých „desať minút“ 8-hodinového pracovného dňa.
• Výrazná úspora času pre manažéra aj podriadeného vďaka absencii mnohých hodín hlasovania „kto čo urobil“.
• Rýchla možnosť vyradenia slabých, nezvládajúcich a málo pracovitých zamestnancov medzi novoprijatými a dôchodcami skúšobná doba. Teraz sú ich výsledky „v úplnom zobrazení“ na konci každého dňa.
• Oddýchnuť si a zaspať na vavrínoch nebudú môcť ani „starobylí“ spoločnosti. Všetko za nich povedia ich pracovné výkazy.
• Znížený stres manažérov v dôsledku „neúspechu pri audite“, as teraz môžete vyhodnotiť výsledky každého zamestnanca vo vhodnom čase.

Výhody denných správ pre podriadených

• Neustály proces získavania vedomostí a skúseností od vášho nadriadeného. Výsledkom je prudký rozvoj profesionálnych aj osobných zručností. V skutočnosti sa vodca stáva učiteľom-mentorom, s ktorým si pravidelne premýšľajte spolu: o novom a ďalšom efektívnymi spôsobmi riešenie problémov; ako ďalej rozvíjať svoje „body rastu“ a posilňovať“ slabé miesta“; o urobených chybách a predchádzaní novým.
• Zvyk pracovať „profesionálne“, ktorý je na trhu práce vždy veľmi cenený: plánovacie schopnosti, riadenie času a miera zodpovednosti za svoje činy sú napumpované.
• Možnosť vlastného hodnotenia jeho účinnosti. Zamestnanec si môže kedykoľvek pozrieť svoj pracovný výkaz, analyzovať ho a načrtnúť kroky pre svoj ďalší rozvoj.
• Rýchlejšie kariéra tých, ktorí sú pracovití a robia kvalitnú prácu. Jasné a transparentné preukázanie výsledku manažérovi. Teraz s ním nie je potrebné pravidelne piť pivo a parný kúpeľ, aby ste mohli hovoriť o jeho úspechoch - všetko je jasne viditeľné. Systém podávania správ v organizácii výrazne znižuje vplyv majstrov tajných hier a „obľúbených“.

Požiadavky na zostavenie pracovnej správy

1. Názov dokončenej úlohy. Z toho by malo byť zrejmé, aká práca bola vykonaná. Napríklad: „Zaplaťte faktúru za nákup kancelárskeho vybavenia na účtovníctvo.“
2. Dosiahnutý výsledok. (príklad: „Faktúra bola čiastočne uhradená, pretože predajca nemal na sklade dva skenery“). Ak sa výsledok NIE JE dosiahnutý, potom by vedľa informácií o výskyte a reakcii na vzniknutý problém/úlohu mali byť informácie o tom, ako a kedy sa tento problém plánuje vyriešiť a ako sa mu v budúcnosti vyhnúť. Je tiež potrebné uviesť, ktoré predpisy/normy vyžadujú doplnenie/zmeny/vytvorenie a okamžite si stanoviť plán príslušných úloh. Nové úlohy by mali mať ako základný zdroj odkaz na aktuálnu.

• Základný princíp: každá úloha by mala mať výsledok. Ak je to možné, výsledok by mal byť vo formalizovanej forme (napríklad: ak zamestnanec vedie pohovor, potom ako výsledok práce: zoznam vybraných kandidátov a stručná informácia o nich + zoznam tých, s ktorými hovoril).
• Ak úloha zahŕňala prácu s dokumentmi, súbormi alebo inými informáciami, musíte umiestniť priamy odkaz na tieto dokumenty alebo na priečinok alebo miesto, kde sú uložené.
• Dôležité pre lídrov! Vo všetkých úlohách súvisiacich s riadením (napríklad: štúdium plánov a správ ostatných zamestnancov, kontrola atď.) Nezabudnite uviesť stručné výsledky: úspechy, nedostatky, trendy atď. Príklad „Úloha: Analyzovať správy zamestnanca Ivana Petrova počas 2 týždňov. Závery: „Neexistujú žiadne návrhy na niektoré úlohy na zlepšenie predpisov. Petrov bol oboznámený so závermi a vzal na seba povinnosť venovať pozornosť a podrobnejšie formulovať svoje návrhy.“
• Pri štúdiu akýchkoľvek materiálov, účasti na konferenciách, stretnutí s partnermi a pod. by mala byť vypracovaná krátke zhrnutie+ Odkaz naň v správe.

• Ak má účinkujúci pocit, že celkový čas strávený na úlohe môže u manažéra vyvolať otázku, je potrebné okamžite vysvetliť „prečo bolo vynaložené toľko času“. (Príklad: Úloha: Vystavenie a odoslanie faktúry Klientovi. Čas: 1 hodina. Vysvetlenie: 1 hodina času bola vynaložená na fakturáciu z dôvodu potreby opätovného prerokovania znenia s klientom z jeho iniciatívy 3 krát)

Príklad pracovnej správy

Príklad ukazuje zoznam úloh z reportu urobeného v Bitrix24 (systém umožňuje pracovať centrálne v rámci firmy a brať do úvahy čas na úlohy). Pri správnej organizácii plánovania a účtovania pracovného času pre úlohy sa všetky prehľady vygenerujú automaticky.

Príklad výsledku úlohy

Dodatok k pracovnej správe

Na konci každej pracovnej správy musíte uviesť nasledujúcu frázu (DD - dátum; MM - mesiac; RR - rok; HH:MM - formát hodín + minút).

Celkom za DD.MM.RR:
1) Pracoval v kancelárii: HH:MM
2) Pracoval z domu: HH:MM
3) Celkovo vypracované: HH:MM
4) Pracovná neschopnosť: HH:MM
5) Hodiny na vlastné náklady: HH:MM

Pravidlá pridávania do prehľadu (na príklade mojej spoločnosti)

• V rámci jedného pracovného dňa (dňa) „Celkovo odpracované“ a „Nemocenské“ môžu presiahnuť 8 hodín, len ak sa nemocenská rovná nule).
• V rámci jedného pracovného dňa (dňa) by „Celkovo vypracované“ a „Hodiny na vlastné náklady“ mali spolu poskytnúť 8 hodín, nie viac.
• Napríklad si vzal voľno o 01:19, obed skrátil na 00:25 namiesto 01:00, pracovný čas na konci dňa bolo - 07:19. Do "Hodiny na vlastné náklady" napíšte "00:41" plus komentár: voľno o 01:19, obed 00:25 namiesto 01:00 (t. j. zaznamenajte všetky odchýlky od noriem pracovného času).
• V riadku „Odpracované v kancelárii“ sa započítava aj čas strávený na pracovnej ceste alebo služobnej ceste.
• Riadok, kde je čas nula, je nastavený na 0:00
• Pre rýchlosť pridávania frázy ju musíte skopírovať-prilepiť z predchádzajúcich prehľadov a zmeniť čas.

Postupnosť vykonávania pracovných výkazov

Implementácia denných reportov do každodennej práce oddelenia/spoločnosti môže byť mimoriadne náročná a niekedy aj nemožná bez paralelného projektu zavedenia pravidelného manažmentu. Podrobnosti o pravidelnom riadení si prečítajte v článku „.“ Tu stručne načrtnem 2 hlavné fázy:

1. Prvé štádium(trvanie: 2-3 týždne): zamestnanci sú povinní zaznamenať do správ päť najväčších dokončených úloh s uvedením času pre každú z nich. Implementácia: GoogleDocs alebo textové editory, prípadne hneď taskingový systém.
2. Druhá fáza(Trvanie: 3 týždne a viac): Zamestnanci sú povinní zaznamenávať všetky úlohy do správ s uvedením stráveného času. Implementácia: Bitrix24 alebo iný systém nastavenia úloh.

Kedy môže byť pracovný posudok nadbytočný

Pre profesie, kde sa vykonáva rovnaký typ opakujúcich sa úkonov, má zmysel namiesto výkazu zaviesť normu na počet vykonaných úloh. Na začiatku sa odhaduje požadovaný priemerný čas na dokončenie jednej úlohy. Ďalej sa norma vypočíta jednoduchou akciou:<количестов рабочих часов>rozdeliť podľa<норма времени на выполнение одной задачи>.

Napríklad operátor call centra môže mať normu: 90 hovorov za deň, 4 predaje atď. V tomto prípade sa manažér pozerá na odchýlku od normy, a nie na pracovný výkaz. Podobne to bude s pracovníkom, ktorý vyrába rovnaký typ dielov.

Pravidelne dostávam nasledujúcu otázku: "Ako často sa odporúča kontrolovať pracovné výkazy zamestnanca?" Odpoveď je banálna: „V takej miere, aká je potrebná na zabezpečenie toho, aby bol výkon konkrétneho zamestnanca prijateľný pre spoločnosť a manažéra“.

Na počiatočná fáza(1-1,5 mesiaca) implementácie, je dôležité kontrolovať pracovné správy každý deň pre každého. Následne niektorým zamestnancom stačí kontrola raz za 1-2 týždne, niekomu každý deň.

Ak človek pracuje so správami už 1 rok a vy ste nútení kontrolovať jeho správu každý deň, nezlepšujete sa ako líder: neposkytujete náležitý vplyv na podriadeného alebo udržujete neefektívneho zamestnanca.

Neexistuje vodca, ktorý by od svojich podriadených nevyžadoval aspoň raz do roka správu o tom, čo sa urobilo. A problém je v tom, že pri rutinnom zamestnaní sa zdá, že vypracovať takýto dokument úplne stačí. náročná úloha. A z nejakého dôvodu je nám trápne žiadať od úradov príklady správ o vykonanej práci. Čo ak sa rozhodne, že nezodpovedáme pozícii, ktorú zastávame?

Kto to potrebuje

Túto otázku kladie účinkujúci, ktorý dostal úlohu nahlásiť. Najčastejšie sa takými požiadavkami cítia zamestnanci firiem takmer urazení. Ale všetko má svoj význam.

Po prvé, správu o vykonanej práci potrebuje samotný dodávateľ. Nie formálny, ale zainteresovaný postoj k tomuto procesu vám umožní nájsť úzke miesta a slabé miesta vo vašej kvalifikácii. Takže sú určené smery, ktorými je možné (a potrebné) sa rozvíjať. Všetci sa predsa učíme na vlastných chybách.

Po druhé, vodca to potrebuje. Správa o vykonanej práci umožňuje objektívne posúdiť kvalitu a rýchlosť riešenia úloh. Vďaka tomuto dokumentu zmizne veľa otázok - od najprimitívnejšieho „čo stále robíš“ až po zložité „prečo by som ti mal meniť počítač za modernejší“. Pretože správa bude indikovať, že uloženie zmien v dokumente trvá dlho. A nezáleží na interpretovi - zastarané Kancelárska technika nemôže bežať rýchlejšie. Vlastne práve preto vzniká pocit, že zamestnanec pije čaj neustále – len čaká na dokončenie operácie.

A otázka: „Prečo musím napísať správu o vykonanej práci za mesiac? sám o sebe je nesprávny. Pretože hromadenie a napĺňanie databáz má zmysel pre stratégov a nie pre nich, len je pre nich jednoduchšie vyriešiť problém, ako hovoriť o metódach jeho riešenia.

Čo napísať

Príklady správ o pokroku ukazujú, že musíte písať veľmi podrobne. Čokoľvek sa zdá byť maličkosťou alebo malým gestom, môže byť kľúčovým prvkom pri vykonávaní konkrétnych funkcií. Pochopenie toho však príde až po preštudovaní niekoľkých písomných správ.

Ak je práca rutinného charakteru, napríklad zosúlaďovanie dokumentov a identifikácia nezrovnalostí, potom má zmysel vypracovať tabuľkovú formu. Aj v tomto prípade by mala byť tabuľka najskôr veľmi podrobná a mala by obsahovať veľa stĺpcov; časom zmizne potreba niektorých stĺpcov a forma prehľadu nadobudne normálny (čítaj - rozumný) vzhľad.

V niektorých prípadoch pri zostavovaní správy o vykonanej práci (napríklad učitelia) nemožno formálne pristupovať k otázke introspekcie. Škola sa totiž popri plánovanej výchovno-metodickej záťaži a štúdiu potrebného materiálu venuje aj výchovno-vzdelávacej činnosti. To si vyžaduje osobitný prístup k príprave dokumentu: je potrebné pochopiť dôvody zaostávania mnohých študentov, nájsť spôsoby, ako zaujať deti o ich predmet. A zároveň netreba zabúdať ani na úspešných (a dokonca aj nadaných) školákov.

Ciele prehľadov

Pre správne zostavenie a minimálne časové náklady je potrebné už od začiatku rozhodnúť, za akým účelom a prečo sa píše správa o vykonanej práci za rok. Vymenujme tie najpopulárnejšie:

Zdôvodnenie skutočných výhod konkrétnej pozície v organizácii;

Potvrdenie o kvalifikácii zamestnanca;

Demonštrácia efektívnu prácu vedenie;

Získanie finančných prostriedkov na ďalšie vykazované obdobie;

Získanie súhlasu na vypracovanie smeru (nápadu);

Zdôvodnenie vynakladania pridelených zdrojov a financií a pod.

Známa formulácia - správne uvedenie úlohy poskytuje 50% riešenia - funguje aj v tomto prípade. Čím lepšie pochopíme, prečo je správa potrebná, tým ľahšie ju napíšeme. Až do toho, že dokument „na ukážku“ od nás vôbec nevyžaduje kreatívny prístup. A náklady na čas.

Štruktúra dokumentu

Ak podnik nemá rozvinutý podnik, musíte ho rozvíjať sami. Keď poznáme účel dokumentu, je potrebné premyslieť jeho štruktúru. Príklady správ o pokroku naznačujú, že je potrebný jasný a jednoduchý náčrt.

Hneď na začiatku treba vysvetliť účel a logiku prezentovania informácií. Vysvetlite poradie prezentácie a vytvorte obsah. Pre tabuľku je potrebné stručne vysvetliť, prečo bola zvolená práve takáto forma.

V rámci sekcií a podsekcií treba tiež dodržiavať jednotu prezentácie. Takže dokument bude zrozumiteľnejší, v dôsledku toho bude ľahšie vnímateľný. V správe na dlhú dobu sú ilustrácie a grafy celkom vhodné, čo uľahčí vnímanie. Tu však musíte dodržiavať pravidlo „zlatého priemeru“: pevný text, ako aj výlučne vizuálne materiály sa veľmi rýchlo unavia.

Štylistika

Pre bežného zamestnanca je asi najťažšie napísať terminológia a formulácie. Bombastická správa bude vyzerať neprirodzene a spôsobí negatívnu reakciu vedenia. Čitateľa odpudí aj príliš jednoduchá formulácia (napr. 25 dokumentov bolo xeroxovaných).

Treba sa však vyhnúť šablónam. Jedinou výnimkou je dokument, ktorý si nikto nikdy neprečíta. S takýmito úlohami sa občas stretávame, no v tomto článku nás zaujímajú reálne (nie pro forma vytvorené) reporty.

V každom prípade by ste nemali hovoriť len o úspechoch. Na ich zdôraznenie je potrebné hovoriť o ťažkostiach, s ktorými sa museli počas práce stretnúť. Analýza zložitosti je okrem iného o optimalizácii práce pre vedúcich pracovníkov. Príklady správ o pokroku naznačujú, že by ste nemali používať vágne frázy ako „nevyhovujúci stav“, „vyskytli sa ťažkosti“ atď. Je lepšie nazvať všetko pravým menom: „pokazená kopírka“, „nedostatok prístupu na internet“, „nedostatok alebo predčasný príjem informácií od pridruženého oddelenia. To všetko nám umožňuje adekvátne a objektívne posúdiť aktuálnu situáciu v spoločnosti.

Vyhodnotenie výsledkov

Každý získaný výsledok musí byť potvrdený číslami. Takáto konkretizácia poskytuje pochopenie dynamiky vývoja.

Okrem toho je potrebné stanoviť kritériá hodnotenia výsledkov. Bude to ten predchádzajúci (ak je to napríklad štvrťročná správa) alebo naopak percento dosiahnutia stanovených cieľov, je na rozhodnutí autora dokumentu.

Vo všeobecnosti môžu nepriame ukazovatele veľa napovedať o procese riešenia úloh. Je tu tiež množstvo informácií na ďalšiu analýzu. Od určovania nákladov práce až po pochopenie správnosti stanovenia cieľov.

Od problému k riešeniu

Väčšina správ sa pripravuje na princípe opisu postupu prác. Výhodnejší je dokument, ktorý jasne ukazuje vzťah problém – riešenie. Čitateľ okamžite pochopí, aké metódy a techniky (ak je to potrebné) interpret použil na včasné a kvalitné splnenie úlohy.

Ešte podrobnejší reťazec „konkrétny problém – príčiny jeho vzniku – stanovenie úloh – riešenie“ hneď napovedá o potrebe predkladať dennú správu v tabuľkovej forme. Názvy grafov sú už navyše známe. Takto prezentované informácie sa dajú ľahko čítať a analyzovať.

Prezentácia kvantitatívnych ukazovateľov

V prípadoch, keď správa pozostáva hlavne z číselných údajov, môže byť tabuľková forma len veľmi ťažko zrozumiteľná. Nepretržitý prúd čísel čitateľa po pár minútach doslova unaví. Ďalšia vec - farebné tabuľky a grafy. Sú jasné, zrozumiteľné a ľahko čitateľné.

Každý diagram je potrebné okomentovať. Okrem toho je potrebné uviesť, ako sú jednotlivé grafy prepojené; objasnenie kauzálnych vzťahov ďalej uľahčí analýzu správy.

Ak počas práce boli vynaložené materiálne zdroje Neuvádzajte ich len všetky. Namiesto toho by mali byť uvedené získané výhody. Suchá fráza: „Kancelárska technika zakúpená“ bude znieť úplne inak, ak napíšete: „Vytvorili sa 2 pracovné miesta, čo umožnilo zvýšiť výkon oddelenia.“

Ako vypracovať dokument

Napriek tomu, že neexistuje jednotná forma prípravy, správu o vykonanej práci je možné vypracovať v súlade s GOST, ktorý definuje hlavné kritériá. vedecká práca. Vysvetľuje požiadavky na formátovanie, typ a veľkosť písma atď.

Čo sa týka čitateľnosti dokumentu, tu je niekoľko tipov:

Snažte sa mať v jednom odseku maximálne 5 viet;

Kľúčové indikátory môžu byť zvýraznené písmom alebo farbou;

Rozdeľte text tak, aby tabuľka alebo graf nezaberali celú stranu; určite si k nim nechajte priestor na komentáre;

Napíšte jasné a stručné zhrnutie správy.

Tieto tipy vám uľahčia vnímanie vašej správy, čo znamená, že čitateľa na začiatku nastavia na lojálny postoj k autorovi dokumentu. Predstavte si, že ste šéf. A urobte správu spôsobom, ktorý by bol pre vás užitočný a zaujímavý na čítanie.

Správa o pokroku umožní manažérovi posúdiť kvalitu a rýchlosť práce sekretárky. Článok obsahuje ukážky správ o vykonanej práci. použitie pokyny krok za krokom aby ste napísali dobrú správu.

Z článku sa dozviete:

Prečo potrebujete správu o pokroku?

Manažér zadá úlohu, zamestnanec ju splní – to je podstata pracovný proces. Skutočnosť, že úloha bola splnená, je zaznamenaná vo forme správy o vykonanej práci. Každý zamestnanec pravidelne vyhotovuje takýto dokument. Frekvencia správ a ich forma závisí od interných pravidiel spoločnosti.

Kto potrebuje správu o pokroku a prečo?

Potrebuje vodcu. Tento dokument vám umožňuje vyhodnotiť kvalitu a rýchlosť úlohy zamestnancom. Reportingové dokumenty všetkých zamestnancov poskytujú možnosť získať celkový obraz o práci spoločnosti a uľahčujú taktické a strategické plánovanie.

Zamestnanec potrebuje správu. Po prvé, dobre napísaný záverečný dokument pomáha prezentovať výsledky vašej práce manažmentu ziskovým spôsobom. Po druhé, správa užitočný nástroj sebaovladanie. Na konci vykazovaného obdobia vidíte svoje úspechy a neúspechy. To vám ukáže smery, ktorými sa musíte rozvíjať.

Výkaz finančných nákladov (podrobnosti)

Čo napísať do správy o pokroku

Jeden štandardná vzorka neexistuje žiadna správa o pokroku. Dokument je vyhotovený vo voľnej forme. Závisí to od charakteru vykonávaných úloh.

Nevýhodou voľnej formy je, že mnohí pracovníci nevedia, ako napísať správu o pokroku. Toto sa v škole neučí a na strednej škole sa to učí len zriedka. Zamestnanec nedostane adekvátne hodnotenie svojej práce, ak nemá schopnosti napísať kompetentnú správu.

Zamestnancov nemôžete prinútiť písať pravdivé správy, ale môžete ich naučiť správne prezentovať svoje úspechy a úspechy. Pri zostavovaní ohlasovacieho dokumentu nie sú žiadne ťažkosti. Musíte sa vyvarovať chýb, ktorých sa veľa ľudí dopúšťa.

Zvážte vzorku nesprávne napísanej týždennej správy o pokroku a analyzujte typické chyby.

Neúspešná možnosť

Urobilo sa nasledovné:

• písomné listy na daň a inšpekcia práce;
• príprava na stretnutie so zástupcami HR-consulting LLC (rozoslané pozvánky, potrebné materiály pripravil návrh programu schôdze);
• odpovede na požiadavky inšpektorátu práce a viacerých klientov;
• sa zúčastnil na konferencii o problémoch optimalizácie využívania pracovného času.

Dátum zostavenia 27.04.218.
Podpis: Petrova A.S.

Po oboznámení sa s takýmto dokumentom nadobudne manažér dojem, že sekretárka nie je pracovne veľmi vyťažená. Okrem toho je text ťažko čitateľný.

Štruktúra správy

Hlavnou chybou recenzovaného dokumentu je chýbajúca jasná štruktúra. Aké prvky chýbajú?

• Zoznam úloh, ktoré boli zadané na vykonanie.
• Špecifikácia dokončených úloh.
• Analýza vykonanej práce.
• Plány na ďalšie vykazované obdobie.
• Ponuky.

Súbor prvkov štruktúry závisí od dĺžky vykazovaného obdobia. Denná alebo týždenná správa o pokroku nemusí obsahovať analýzu a návrhy, ale mesačná správa o pokroku alebo výročná správa by tieto prvky mala obsahovať.

Vhodná možnosť

Zvážte príklad toho, ako bolo potrebné vypracovať správu o vykonanej práci.

Vzor týždennej správy o pokroku

Komu: vedúci LLC "Komunikačné technológie" Smirnov Yu.P.
Od tajomníka Communication Technologies LLC Petrova A.S.
Druh dokladu: správa o vykonaných prácach za obdobie od 23.04.2018 do 27.04.2018

Počas reportovacieho týždňa som mal tieto úlohy:

• pripraviť listy: daňový úrad o objasnení platby dane a inšpektorátu práce na podnet Smirnov P.P.;
• pripraviť informačnú podporu pre stretnutie s HR-consulting LLC, rozoslať pozvánky účastníkom, pripraviť návrh programu stretnutia;
• zúčastniť sa konferencie o problémoch optimalizácie využívania pracovného času, pripravovať otázky a podnety.

Všetky úlohy boli splnené, a to:

• listy na daňový a inšpektorát práce pripravené a odoslané;
• boli pripravené informačné materiály na stretnutie s HR-consulting sro, rozoslané pozvánky, vypracovaný návrh programu stretnutia.
• sa konferencie zúčastnil, správa s návrhmi je pripojená k správe.

Okrem toho sa pracovalo s prichádzajúcou dokumentáciou, a to:

• vypracoval a zaslal dve odpovede na žiadosti inšpektorátu práce;
• boli poskytnuté odpovede na písomné odvolania. Semenova A.A., Kuznecovová V.N. a Moskalenko R.A.

V období od 30.04.2018 do 5.5.2018 je plánovaná účasť na školení pre sekretárky „Základy time managementu a sebaorganizácie“, venované základom rozvrhovania v práci sekretárky.

Dátum zostavenia 27.04.218.
Podpis: Petrova A.S.

Návrh správy

Ak neexistujú žiadne ďalšie požiadavky, správa o vykonanej práci sa vypracuje v súlade s GOST 7.32-2001. GOST reguluje základné požiadavky na prípravu správy. Obsahuje normy, ktoré definujú spôsob formátovania, typ a veľkosť písma, medzery, veľkosť okrajov atď. Odborník „Príručky tajomníka“ povie ako vytvoriť zostavu pomocou služby Sway

Aké sú požiadavky na písanie?

Keďže neexistujú jednotné požiadavky na zostavenie reportovacieho dokumentu, všetky požiadavky na písanie súvisia so zlepšením vnímania textu a zvýšením jeho čitateľnosti. Pre to:

• nepoužívajte viac ako 5 viet v jednom odseku;
• striedať dlhé a krátke vety;
• rozdeľte text tak, aby tabuľka alebo graf nezaberali celú stranu;
• ponechať priestor na komentáre k tabuľkám a grafom;
• ak je správa objemná, na konci urobte záver.

Správa o vykonanej práci sa niekedy zostavuje vo forme tabuľky:

Ryža. 1. Tabuľka správy o pokroku: Ukážka

Ako napísať správu: pokyny krok za krokom

1. Vytvorte návrh osnovy dokumentu. Správa za krátke obdobie by nemala zabrať viac ako 1-2 strany. Ak podávate správy pravidelne, pripravte si elektronický vzor dokumentu pre každý prípad:

• vzorová denná správa o pokroku;
• vzorová týždenná správa o pokroku;
• vzorová mesačná správa o pokroku atď.

Do šablóny jednoducho zadáte skutočné údaje a vytlačíte.

1. Urobte si zoznam pridelených úloh. Ak je úloh veľa, zoskupte ich do sémantických blokov.
2. Uveďte nástroje a zdroje, ktoré boli použité počas úloh (voliteľné pracovná sila, finančné výdavky, služobné cesty, materiály a pod.)
3. Prezentujte výsledky svojej práce. Popíšte, ako plnia ciele. Ak úloha nie je dokončená, vysvetlite dôvod. Uveďte svoje hodnotenie situácie. Urobte si vlastné závery.
4. Formulujte ciele a zámery na nasledujúce vykazované obdobie.
5. Do textu vložte tabuľky, grafy a tabuľky. Manažér často listuje v dokumente výkazov. Pokúste sa uistiť, že tabuľka alebo graf umožňuje hodnotiť vašu prácu.
6. Pozorne si prečítajte text, dodržujte gramotnosť a štýl. Zvýraznite kľúčové fakty tučným písmom alebo kurzívou. Pripravte si elektronickú verziu dokumentu a verziu pre tlač. Ak sa potrebujete hlásiť ústne alebo formou prezentácie, pripravte si vopred krátku verziu textu vrátane najdôležitejších bodov v ňom.

Správa o pokroku pomáha manažérovi hodnotiť kvalitu a rýchlosť úloh zamestnanca a samotnému zamestnancovi - vidieť jeho úspechy a zlyhania. Dokument je vypracovaný vo voľnej forme, existuje však základná štruktúra správy, ktorú odporúčame dodržiavať: zoznam úloh, výsledky práce, analýza, návrhy a záver.

ODPOVEĎ:
(materiál pripravil I. Kurolesov, vedúci právny poradca SPAR RETAIL CJSC)

Zamestnávatelia čoraz častejšie vyžadujú od svojich zamestnancov, aby podávali správy o vykonanej práci, bez ohľadu na to, akú prácu vykonávajú, na akých pozíciách zastávajú, ako dlho vo firme pracujú. A spravidla takéto právo zamestnávateľa nie je predpísané v žiadnych interných dokumentoch spoločnosti. Napriek tomu zamestnanci bezpodmienečne vypracúvajú správy za mesiac, štvrťrok, rok - v závislosti od účelu ich prípravy (nakoniec je mimoriadne ťažké namietať voči zamestnávateľovi). V článku si povieme, prečo je potrebná správa o pokroku, kto a za akých podmienok môže požadovať jej predloženie, čo má obsahovať, či je potrebné ju schváliť
jeho formu a skladujte ho podľa všetkých pravidiel.

Na čo slúži správa?

Je známe, že potreba prilákať personál by mala byť ekonomicky opodstatnená, pretože odmeňovanie zamestnancov pre organizáciu je nákladovou položkou, a to dosť významnou. Takmer každý vodca konštrukčná jednotka organizácie prostredníctvom personálna služba zamestnanci, musia manažmentu zdôvodniť tieto dôležité body:
- personálne obsadenie jednotky;
- deliaci mzdový fond;
- Organizačná štruktúra divízie;
- funkčnosť zamestnancov oddelenia;
- požiadavky na kandidátov (vzdelanie, kvalifikácia, pracovné skúsenosti, odborné zručnosti a pod.).
Až po schválení motivovaného návrhu vedúceho štrukturálneho útvaru na prijatie zamestnancov manažmentom bude možné otvárať voľné miesta a hľadať kandidátov. Zdôvodnenie potreby „údržby“ konkrétneho zamestnanca však nie je
končí po jeho prijatí do zamestnania. Práve naopak, ešte len začína. Takže bude musieť vykonať množstvo práce, ktoré určí jeho priamy nadriadený. ​​Musím povedať, že v zriedkavej organizácii sa počítajú výrobné sadzby (toto zvyčajne robia ekonómovia a finančníci, ktorí, ak pracujú vo firme, vždy mať dôležitejšiu prácu). V praxi úloha rozdeľovania množstva práce medzi zamestnancov štrukturálnej jednotky spravidla leží na pleciach vedúceho jednotky, ktorý musí konať podľa zásady „každý zamestnanec by mal podnikať“. Vedúci oddelenia zároveň musí plánovať prácu svojich zverencov. Na druhej strane, zamestnanec, aby mohol pracovať efektívnejšie, si musí plánovať svoj pracovný čas sám. Po vypracovaní plánu a schválení vedúcim štrukturálnej jednotky spôsobom stanoveným v organizácii je povinný sa ním riadiť aj vedúci.
štrukturálnej jednotky a podriadených zamestnancov. Samozrejme, aby sa zohľadnila práca vykonaná jednotkou ako celkom, ako aj jej jednotlivými zamestnancami, pri porovnaní so schváleným plánom je potrebná správa.
Preto je správa zamestnanca potrebná pre:
- preukázanie výdavkov na odmeňovanie zamestnancov štrukturálnej jednotky;
- použiť ho ako podklad na účely podávania správ dodávateľom na základe občianskoprávnych zmlúv o poskytovaní služieb / výkone práce ich zamestnancami (vrátane zmlúv o outsourcingu a outsourcingu);
- vytváranie akéhosi poriadku a disciplíny v jednotke;
- rýchla komunikácia: kto zo zamestnancov, kedy a akú prácu vykonal (napr konfliktné situácie spojené s neplnením alebo nesprávnym plnením zo strany zamestnanca jeho pracovné povinnosti).

Kedy je potrebná správa?

Dôležité je upozorniť, že problematika poskytovania prehľadov zamestnancov o vykonanej práci je zákonom upravená len v prípade, ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu.

Pokiaľ ide o ostatné prípady, je zrejmé, že správy o vykonanej práci by sa mali predkladať celkom určite len tým zamestnancom, ktorých pracovné povinnosti toto zahŕňajú, t.j. kto to má napísané pracovná zmluva a/alebo popis práce. Ako príklad uvádzame úryvky z týchto dokumentov.

Kto môže požiadať o správu?

Vzniká otázka: komu presne sa má zamestnanec hlásiť? Na zodpovedanie je dôležité pochopiť, komu je zamestnanec priamo podriadený. Tieto informácie sú spravidla uvedené v pracovnej zmluve, ako aj v popise práce (ak existuje). V dôsledku toho má tento priamy nadriadený zamestnanca právo požadovať od neho správu. Okrem toho má právo požadovať správu nielen o vykonaní plánovanej práce, ale aj o akejkoľvek inej.
Pozor: ako podklad pre bonusový systém môže slúžiť posudok zamestnanca o vykonanej práci, t.j. stimuly pre zamestnancov organizácie. Potom môže jeho obsah naznačovať tieto ukazovatele na vymenovanie a vyplácanie bonusov:
- splnenie normy;
- vykonanie dodatočného množstva práce v rámci služobných povinností zamestnanca;
- kvalitné a promptné plnenie zvlášť dôležitých úloh a zvlášť naliehavých prác, jednorazových úloh riadenia v rámci pracovných povinností zamestnanca a pod. dôvod, prečo ho nedoplnil, hlásenie pomôže priamemu nadriadenému identifikovať dôvody (presnejšie, vy mu ich musíte v hlásení preukázať).

Ak správa chýba

„Čo však v prípade, ak zamestnanec odmietne predložiť výkaz o vykonanej práci,“ pýtajú sa niekedy manažéri, „je možné ho za to potrestať?“ Teoreticky možné. Článok 192 Zákonníka práce RF poskytuje disciplinárnej zodpovednosti za neplnenie alebo nesprávne plnenie pracovných povinností zamestnanca, ktoré mu boli pridelené. Ak je teda podanie výkazu o vykonanej práci povinnosťou zamestnanca (t. j. je to zakotvené v pracovnej zmluve a/alebo pracovnej náplni), zamestnávateľ má právo uplatniť nasledujúce disciplinárne sankcie za nesplnenie povinnosti: splnenie alebo nesprávne splnenie tejto povinnosti: pripomienka alebo pokarhanie (v závislosti od závažnosti disciplinárneho previnenia).

Samozrejme, je nepravdepodobné, že niektorý zamestnávateľ v praxi takto postihne zamestnanca za neodovzdanie pracovného posudku v správnom čase. Zamestnávateľ navyše nepotrebuje samotnú správu, ale výkon práce. A väčšinou zamestnanec, ktorý nepredložil výkaz na žiadosť zamestnávateľa, má problémy nie so samotným výkazom, ale s ním
výkon pridelenej práce. Preto je správnejšie, ak zamestnávateľ uplatní disciplinárnu sankciu práve za nesplnenie alebo nesprávne splnenie priamo pracovných povinností zo strany zamestnanca, ako za nepodanie hlásenia.

Čo je súčasťou obsahu správy?

Správa zamestnanca môže obsahovať:


- vykonaná práca (môže byť uvedená v kvantitatívnom alebo percentuálnom vyjadrení s uvedením času výkonu práce a bez nej atď.):
- plánovaná práca;
- neplánovaná práca;
- CELÉ MENO. a postavenie osoby, ktorá je objednávateľom diela (alebo názov organizácie objednávateľa);
- stav práce (dokončená úplne alebo len čiastočne);
- výsledok práce (bol pripravený dokument, uskutočnilo sa stretnutie atď.);
- komu bol prevedený výsledok práce;
- s kým bol zamestnanec v kontakte pri výkone práce;
- či vykonaná práca zodpovedá schválenému plánu;
- dátum správy, ako aj obdobie nasledujúce po výsledkoch, za ktoré bola správa zostavená.
Samozrejme, toto sú len približné časti správy. Možno to nebude také podrobné.

Zjednodušená verzia hlásenia je vhodná v prípadoch, keď má organizácia alebo konkrétna štrukturálna jednotka systém na podávanie denných hlásení zamestnancami. V zjednodušenej verzii správa obsahuje najmä tieto prvky:
- CELÉ MENO. a postavenie zamestnanca;
- štrukturálna jednotka, v ktorej zamestnanec pracuje;
- vykonaná práca (plánovaná a neplánovaná);
- dátum správy, ako aj obdobie, na základe ktorého bola správa zostavená.
Upozornenie: Správa musí byť podpísaná zamestnancom a odovzdaná priamemu nadriadenému.

Musím schváliť formulár správy?

Ako viete, jednotný formulár na hlásenie zamestnanca o vykonanej práci neexistuje.
Jednak preto, že legislatíva neukladá zamestnancom povinnosť takéto hlásenia podávať.
Po druhé, každá organizácia má svoje špecifické aktivity a štýl vedenia. To znamená, že v zásade nie je možné schváliť jeden formulár správy pre všetkých.
Ak má však organizácia zabehnutý tok dokumentov, dokumenty sú správne evidované a uchovávané, potom bude celkom postačujúce schváliť formu výkazov zamestnancov o vykonanej práci. Môžete ho schváliť jedným z nasledujúcich spôsobov:
- ako súčasť miestneho normatívny akt, napríklad pokyny úradu alebo služobné predpisy (ak zamestnanci centrálne podávajú správy o vykonanej práci);
- na základe objednávky (ak sa tým zaoberajú zamestnanci len určitých štrukturálnych divízií).

Mala by sa uchovávať správa?

Bez ohľadu na to, či je forma hlásenia zamestnanca o vykonanej práci v organizácii schválená alebo nie, takéto hlásenia podliehajú uchovávaniu. Otázkou je, ako dlho by sa mali skladovať? Regulačné právne úkony neexistujú žiadne pravidlá pre ukladanie správ na
vykonaná práca, ktorej zostavovanie nie je povinné. Napriek tomu uvádzame niekoľko výňatkov zo Zoznamu typických manažérskych archívnych dokumentov z roku 2010.
Na základe vyššie uvedených položiek Zoznamu odporúčame dodržiavať nasledujúce lehoty uchovávania prehľadov:
- posudok zamestnanca o ním vykonanej práci (okrem "pracovnej cesty") - do 1 roka;
- súhrnná správa o práci stavebnej jednotky - do 5 rokov.

Táto a ďalšie konzultácie o aktuálne problémy nájdete v informačnej banke „Accounting Press and Books“ systému „ConsultantPlus“.