Është shumë e rëndësishme të bëni një raport mbi punën e bërë në mënyrë që të shprehni shkurtimisht, por në mënyrë të përmbledhur rezultatet e aktiviteteve tuaja. Jan aty rregulla të veçanta raportimi, çfarë duhet të dini kur filloni të shkruani një dokumentacion të tillë?

Raporti i Progresit - Kërkesat e Shkrimit

Pse duhet të shkruani fare një raport progresi? Raportimi ndihmon:

1. ushtrojnë kontroll mbi kryerjen e detyrave të tyre nga punonjësit;
2. identifikoni fushat problematike në punën e një punonjësi të caktuar dhe të departamentit në tërësi;
3. zbuloni nëse janë bërë përpjekje të mjaftueshme për të zgjidhur problemin;
4. mbështetje disiplinës së punës në një kolektiv;
5. justifikoni koston e pagesës së punonjësve.

Cilat janë kërkesat kryesore për një raport? Ju duhet të flisni për rezultatet e punës suaj në një mënyrë biznesi, shkurtimisht, por në të njëjtën kohë duke treguar të gjithë sasinë e punës së bërë.

Një raport inteligjent jo vetëm që do të japë një ide se sa mirë keni punuar, por gjithashtu do t'ju prezantojë në një dritë të favorshme - një punonjës që mund të shprehë mendimet e tij në një mënyrë të arritshme, duke theksuar gjënë kryesore dhe duke mos u hutuar nga të panevojshmet. detajet.

Raport për punën e bërë - cilat janë llojet

Nga pikëpamja e periodicitetit, raporti mund të jetë javor, mujor, tremujor, vjetor.

Ndonjëherë një punonjës raporton për një ngjarje specifike (për shembull, se si u organizua prezantimi i një libri të ri, i cili zgjati disa ditë për t'u përgatitur dhe kryer, ose një trajnim tre-ditor për shitje).

Titulli i raportit duhet të tregojë të dhënat e kohës, për shembull, "Raporti mbi seminarin në punë në zyrë të personelit 7-9 tetor 2015”.

Një raport udhëtimi pune kërkohet për të gjithë punonjësit, pavarësisht nga kohëzgjatja e tij.

Një raport mbi punën e bërë mund të shkruhet në formë teksti dhe në formë statistikore. Një raport tekstual është një tregim koherent, i plotësuar nga grafikë, diagrame dhe tabela të ndryshme.

Dhe nëse preferoni një formë statistikore, atëherë përqendrohuni në materialet ilustruese, të cilave u shkruani shpjegime në formën e tekstit.

Struktura e raportit

Nuk ka asnjë standard të vetëm për të shkruar një raport mbi punën e bërë, si dhe autobiografinë e një punonjësi. Çdo organizatë mund të ketë kërkesat e veta për strukturën e dokumenteve të tilla.

Për shembull, prezantimi i mëposhtëm duket logjik: seksioni i parë është "Hyrje", në të përshkruani shkurtimisht detyrat që ju janë caktuar, metodat që janë përdorur për t'i zgjidhur ato dhe rezultatin e marrë.

Në "Pjesën kryesore" përshkruani më në detaje sekuencën e punës suaj:

1. përgatitja për zbatimin e projektit;
2. fazat e zbatimit të tij (tregoni të gjitha burimet e përdorura: hulumtim marketingu, punë analitike, eksperimente, udhëtime pune, përfshirje të punonjësve të tjerë);
3. problemet dhe vështirësitë, nëse ka;
4. sugjerime për zgjidhjen e problemeve;
5. rezultat i arritur.

Një raport në formën e një tabele do të duket më vizual, i strukturuar dhe konciz.

Nëse shpesh ju duhet të përpiloni raporte të vazhdueshme të progresit, do të jetë e përshtatshme të përgatitni një shabllon në të cilin duhet të futni rregullisht të dhënat e nevojshme.

Dhe për të mos harruar asgjë të rëndësishme për ditën e kaluar të punës, zgjidhni disa minuta nga orari juaj duke shkruar gjithçka që keni bërë. Përndryshe, ju do të humbisni diçka.

Kur përgatitni një raport vjetor, analizoni dinamikën e rezultateve të arritura, duke u krahasuar me vitin e kaluar dhe duke dhënë një parashikim për vitin e ardhshëm.

Si shtesë në pjesën kryesore të raportit, bashkëngjitni materiale që vërtetojnë faktet e deklaruara - kopje letra falenderimi dhe shënime në librin e të ftuarve, botime në shtyp për ngjarjet e zhvilluara, çeqe dhe fatura.

Është më mirë të ndani pjesën financiare në një seksion të veçantë, i cili duhet të plotësohet siç kërkohet nga departamenti i kontabilitetit të organizatës suaj.

Raporti i progresit përfundon seksionin Përfundim. Në të, ju formuloni përfundimet dhe sugjerimet që kanë dalë nga puna e bërë, nëse i konsideroni të dobishme për përmirësimin e performancës së organizatës suaj.

Një raport mbi punën e bërë shtypet duke përdorur fletë A4. Faqet duhet të numërohen Titulli i faqes.

Kur dokumenti juaj është mjaft i gjatë, bëni një tabelë të veçantë të përmbajtjes - kjo do ta bëjë më të lehtë lundrimin në raport.

Mund të ketë gjithashtu një raport si ky:

EMRI I PLOTË.________
Pozicioni_________
nënndarje_______

Arritjet kryesore për periudhën e kaluar:

• në veprimtarinë profesionale;
• në aspektin e zhvillimit personal.

Çfarë dështoi dhe pse.
Nevoja për trajnime shtesë.
Sugjerime për të përmirësuar organizimin e punës suaj.
Fushat e dëshiruara të përgjegjësisë dhe zhvillimit të karrierës.
Nënshkrimi_______
Data__________

Aftësia për të shkruar një raport të arsyeshëm për punën e bërë do t'ju ndihmojë të siguroni prova konkrete se jeni duke punuar me ndërgjegje, duke përballuar detyrat tuaja. Dhe, përveç kësaj, ky është një argument me peshë për autoritetet, nëse vendosni të ngrini çështjen e

Pjesa 1

1. Përcaktoni qëllimin e raportit. Raportet javore mund të jenë pjesë e përgjegjësive të punës, por dëshira për të mbajtur një punë nuk duhet të jetë qëllimi përfundimtar i një raporti. Përcaktoni funksionet që synohet të kryejë raporti javor në mënyrë që të pasqyrojë informacion kuptimplotë në të dhe të përdorë strukturën më efektive.

   Përcaktoni audiencën e synuar.Është e pamundur të bësh një raport kompetent nëse nuk e di se kujt do t'i dedikohet dhe për çfarë qëllimi. Kjo është mënyra e vetme për të kuptuar se çfarë informacioni ka vlerën më të madhe.

   • Të kuptuarit e audiencës ju lejon të organizoni saktë strukturën e raportit dhe të përdorni fjalët më të përshtatshme. Për shembull, një raport për studentët shkollë fillore do të jetë krejtësisht i ndryshëm nga teksti i destinuar për drejtuesit e një korporate të madhe.
   • Është gjithashtu e rëndësishme të kuptohet se cilat pika janë tashmë të njohura për lexuesin e mundshëm dhe cilat çështje duhet të sqarohen ose të sigurohen burime shtesë. Për shembull, kur krijoni një raport mbi çështjet juridike, e cila është e destinuar për lokalin, nuk keni nevojë të jepni një shpjegim të detajuar të ligjeve në fuqi. Nga ana tjetër, shpjegime të tilla janë të nevojshme nëse raporti ka për qëllim menaxherët pa diplomë juridike.
   • Nëse raporti është duke u shkruar në lidhje me një praktikë, kërkime ose aspekt tjetër të arsimit, është e rëndësishme të kuptoni se audienca juaj nuk është një profesor ose mbikëqyrës, edhe nëse ata mbledhin punime në fund. Përqendrohuni në thelbin e projektit dhe në fushën specifike të ekspertizës për të kuptuar lexuesin tuaj.

2. Organizoni informacionin sipas rëndësisë. Pavarësisht nga natyra koncize e raporteve, dokumenti juaj mund të mos lexohet në tërësi. Për këtë arsye, të dhënat më të rëndësishme me rezultate dhe përfundime duhet t'i vendosni në fillim të tekstit.

   • Për shembull, nëse doni të krahasoni dhe krahasoni tre të ndryshme markat tregtare pajisjet dhe rekomandojnë opsioni më i mirë, më pas filloni me totalet dhe më pas shpjegoni zgjedhjen tuaj.
   • Në mënyrë tipike, faqja e parë e një raporti është rishikim i shkurtër rezultatet, përfundimet dhe rekomandimet. Shpjegimet e hollësishme duhet të përfshihen në tekstin kryesor të dokumentit në mënyrë që, nëse është e nevojshme, lexuesit të kuptojnë arsyet e përfundimeve të tilla.

3. Kuptoni "fatin" tipik të raportit. Në shumicën e rasteve, raportet javore janë të nevojshme për punën e kontabilitetit dhe zyrës, kështu që ato thjesht depozitohen dhe arkivohen. Është më mirë të kuptosh menjëherë se raportet lexohen jashtëzakonisht rrallë nga fillimi në fund.

   • Ky fakt nuk është një arsye për të qenë dembel apo për të hequr dorë nga puna. cilësi joadekuate. Raportet tuaja bëhen një pasqyrim i etikës dhe personalitetit tuaj të punës. Një raport i dobët ka të ngjarë të vihet re, kështu që "E dija që nuk do ta lexonit" nuk do të jetë një justifikim i mirë.
   • I gjithë raporti duhet të jetë i cilësisë së lartë dhe kompetent, por vëmendje e veçantë duhet t'u kushtohet atyre elementeve të tekstit që lexohen më shpesh. Këto zakonisht përfshijnë një përmbledhje dhe përfundime ose rekomandime. Kushtojini vëmendje të veçantë.
   • Është e rëndësishme të kuptohet se punëdhënësi mund të mos e lexojë fare raportin sepse nuk ka çfarë të bëjë ose raporti nuk është i nevojshëm. Drejtuesit e nivelit të lartë janë gjithmonë jashtëzakonisht të zënë, kështu që ata janë në gjendje të nxjerrin në pah informacione të rëndësishme që u mundësojnë atyre të marrin vendime efektive. Personat e tillë nuk do ta lexojnë të gjithë raportin nëse nuk është e nevojshme, por ata gjithmonë mund t'i kthehen më vonë.

   Pjesa 2

   Struktura e raportit

   1. Kërkoni një mostër. Shumë kompani kanë miratuar një format standard raporti javor, dhe menaxherët dhe menaxhmenti janë mësuar të marrin informacion në të formë të caktuar. Një format i ndryshëm raporti mund të shkaktojë konfuzion.

      • Jini veçanërisht të kujdesshëm me raportet e shitjeve. Menaxherët mësohen me strukturën e raporteve dhe mund të gjejnë informacionin që u nevojitet vetëm me një shikim në faqe. Nëse devijoni nga formati i pranuar, atëherë raporti do të bëhet pothuajse i padobishëm, sepse menaxheri do të duhet të rilexojë të gjithë tekstin për të gjetur informacionin e nevojshëm.
      • Kontaktoni sekretarin dhe kërkoni një mostër në mënyrë që të mos rishpikni timonin. Në mënyrë tipike, një kompani përdor një shabllon dokumenti me të gjitha opsionet, duke përfshirë kufijtë, shkronjat, tabelat dhe stilet e paragrafëve.

   2. Merrni parasysh metodën e raportimit. Një dokument i printuar ose një shtojcë elektronike është krijuar në një mënyrë krejtësisht të ndryshme nga një raport që dorëzohet në trupin e një e-mail.

      • Për shembull, nëse raporti dorëzohet si bashkëngjitje në një email, atëherë përmbledhja duhet të përfshihet në trupin e emailit. Atëherë lexuesi nuk duhet të hapë bashkëngjitjen për të kuptuar idenë kryesore.
      • Për një raport të printuar, zakonisht është e nevojshme të përgatitet letër transmetuese ose një faqe titulli në mënyrë që raporti të mund të identifikohet dhe depozitohet saktë.
      • Pavarësisht se si e dorëzoni raportin tuaj, është e rëndësishme të përfshini mbiemrin tuaj në çdo faqe dhe t'i numëroni ato në një format "X jashtë Y". Faqet mund të ndahen lehtësisht, prandaj është e rëndësishme të dini se në sa faqe është raporti dhe kush është autori i dokumentit.
      • Të gjitha informacionet e nevojshme mund të specifikohen në kokë. Për shembull, shkruani: "Raporti i shitjeve të Peter Ivanov, java 32, faqe 3 nga 7."

   3. Bashkangjit një përmbledhje. Përmbledhja e raportit zakonisht përshtatet në disa paragrafë dhe çdo seksion transmetohet në një ose dy fjali. Përfundimi është se shpeshherë mjafton që një menaxher të lexojë vetëm një përmbledhje për të marrë vendimin e nevojshëm nëse përfundimet tuaja përkojnë me supozimet e tij për këtë çështje.

      • Është e rëndësishme që përmbledhja të shkruhet në gjuhë të qartë, të arritshme dhe koncize. Mos përdorni zhargon dhe terma teknikë që kërkojnë shpjegim, edhe nëse lexuesi është i përgatitur mirë në terminologjinë e industrisë.
      • Përmbledhja përpilohet pas përfundimit të elementeve të mbetura të raportit. Nuk është e mundur të përmblidhen shkurtimisht paragrafët që nuk janë shkruar ende, edhe nëse plani i detajuar. Shumë gjëra mund të ndryshojnë gjatë një pune.

   4. Merrni parasysh strukturën e paragrafëve dhe seksioneve. Vendosni për formatin dhe lini një plan të seksionit të raportit që do të përmbushë objektivat.

      • Plani duhet të jetë logjik dhe koherent dhe të marrë parasysh lexuesit e mundshëm të raportit.
      • Në mënyrë tipike, raporti përbëhet nga përmbledhje, hyrje, përfundime dhe rekomandime, të dhëna dhe shpjegime, si dhe një listë burimesh. Raportet e zgjeruara mund të plotësohen me bashkëngjitje me të dhëna të rëndësishme dhe një tabelë të përmbajtjes, por raportet javore janë mjaft të shkurtra.
      • Çdo seksion duhet të trajtojë një çështje. Çdo paragraf brenda një seksioni përshkruan një ide. Për shembull, nëse seksioni i raportit javor të shitjeve titullohet "Markat e njohura të veshjeve për fëmijë", atëherë çdo modeli duhet t'i jepet një paragraf. Nëse dëshironi të renditni veçmas veshjet e djemve dhe vajzave, përdorni nëntituj (me nëntituj të përshtatshëm) për secilën markë, brenda të cilave do të keni një paragraf për veshjet e djemve dhe një paragraf për veshjet e vajzave.

   5. Krijo një faqe kopertinë ose letër motivimi. Një faqe e parë nuk kërkohet për raportet përmbledhëse, por një raport i detajuar duhet të sigurohet me një fletë të veçantë që tregon autorin e raportit dhe përshkrim i shkurtër detyrat.

      • Faqja e titullit ndryshon nga përmbledhja, sepse në të vërtetë përmban vetëm informacionin që nevojitet për regjistrimin dhe depozitimin e saktë të raportit.
      • Organizata juaj mund të ketë një shabllon standard të faqes së kopertinës për raportet javore. Në këtë rast, ndiqni rregullat e përcaktuara.
      • Faqja e titullit duhet të përfshijë titullin ose përshkrimin e raportit (për shembull, "Raporti javor i shitjeve"), emrin e përpiluesit dhe të gjithë bashkëautorët, emrin e kompanisë dhe datën kur raporti është përpiluar ose dorëzuar.

      Pjesa 3

      Fjalë dhe fraza bindëse

      1. Mendoni për titujt dhe nëntitujt e mirë. Elementë të tillë raporti i lejojnë lexuesit të gjejë shpejt seksionet e nevojshme dhe informacion shtesë për të ndihmuar në kuptimin e gjetjeve dhe rekomandimeve.

         • Titujt dhe nëntitujt e seksioneve duhet të përshkruajnë saktë dhe qartë përmbajtjen.
         • Për shembull, në një raport javor shitjesh, mund të përdorni " Tendencat e përgjithshme në Veshje Grash"," Tendencat në veshjet e meshkujve "dhe" Markat e njohura të veshjeve për fëmijë ". Më pas, brenda çdo seksioni, mund të dallohen nënseksionet, emrat e të cilëve do të pasqyrojnë tendenca të qarta ose emra të markave të njohura.
         • Përdorni të njëjtat struktura gramatikore për të gjithë titujt në mënyrë që raporti të duket logjik dhe konsistent. Për shembull, nëse titulli i parë është "Koleksioni më i mirë për meshkuj", atëherë titulli tjetër duhet të jetë "Lider në veshjet e grave", jo "Performanca e shitjeve të grave".

      2. Përdorni fjali të thjeshta dhe të qarta. Raporti juaj duhet të përbëhet nga fjali me strukturën standarde Tema, Folje për të shprehur qartë mendimet tuaja dhe për të demonstruar besim në përfundimet dhe rekomandimet e bëra.

         • Rilexoni draftin dhe kryqëzoni gjithçka fjalë të panevojshme. Në secilën fjali gjeni kryerësin e veprimit dhe vendoseni para foljes. Skematikisht, fjalitë duhet të duken si "Kush bën çfarë".
         • Hiqni qafe fjalët dhe frazat e tepërta si "për sot", "për qëllim" ose "për disponueshmërinë".
         • Ky stil mund të duket i mërzitshëm, por qëllimi juaj nuk është të argëtoni lexuesin. Është shumë më e rëndësishme që një raport të komunikojë në mënyrë efektive aspektet dhe përfundimet kryesore.

      3. Përfundimet duhet të jenë objektive dhe të paanshme. Raporti shpesh duhet të japë rekomandime, por ato duhet të bazohen në fakte, jo në opinione dhe ndjenja personale. Është e rëndësishme të bindësh lexuesin me prova të pakundërshtueshme dhe qartësi mendimi.

         • Mos përdorni mbiemra, si dhe fjalë dhe fraza të tjera me një pozitiv ose negativ të theksuar ngjyrosje emocionale. Përqendrohuni në fakte dhe sens të përbashkët.
         • Për shembull, në një raport, ju rekomandoni një promovim për një nga menaxherët tuaj të shitjeve. Mbështetni rekomandimin tuaj me fakte që tregojnë se personi me të vërtetë meriton një promovim, por mos jepni opinione subjektive ose mos u bëni thirrje emocioneve. "Alina rregullisht performon më mirë edhe pse punon vetëm 15 orë në javë" është më bindëse sesa "Alina është shumë miqësore dhe gjithmonë përpiqet shumë, por duhet të punojë me kohë të pjesshme pasi kujdeset për prindërit e saj të moshuar".

      4. Përdorni folje bindëse. Nëse teksti është shkruar me zërin aktiv, atëherë veprimi në fjali shprehet me një fjalë - folje. Përdorni folje koncize dhe bindëse që përshkruajnë qartë veprimin.

         • Preferenca duhet t'u jepet foljeve të thjeshta. Për shembull, "shitja" është gjithmonë më e mirë se "realizimi".
         • Ndonjëherë nevojiten folje që shprehin proceset e të menduarit - mendo, di, kuptoj, besoj, por në përgjithësi ato janë inferiore ndaj foljeve të veprimit. Mundohuni të zgjeroni deklaratën tuaj dhe ta ktheni atë në veprim. Për shembull, keni shkruar fjalinë "Unë besoj se shitjet do të rriten në muajt e ardhshëm". Zgjeroni deklaratën dhe përshkruani arsyet për këtë supozim. Riformuloni fjalinë: "Në praktikë, shitjet rriten gjatë sezonit të festave. Parashikoj që shitjet të rriten në nëntor dhe dhjetor."
         • Teksti duhet të jetë i orientuar drejt veprimit. Rilexoni raportin, përpiquni të hiqni qafe parafjalët e panevojshme dhe zëvendësoni fjalët e tepërta me folje bindëse. Për shembull, "ndihma" mund të zëvendësohet me "ndihmë", dhe në vend të "siguroj mbrojtje" thuaj "mbroj".

      5. Mos përdorni zërin pasiv. Forma pasive e nxjerr temën e veprimit nga fjalia dhe objekti del në plan të parë. Në disa situata, zëri pasiv është i nevojshëm për arsye politike ose diplomatike, por më së shpeshti e bën tekstin konfuz dhe të paqartë.

         • Zëri aktiv ju lejon të theksoni interpretuesit e veprimit dhe i tregon lexuesit se kush është përgjegjës. Për të vlerësuar rëndësinë këtë aspekt, imagjinoni që në një artikull gazete për një zjarr të keni hasur në fjalinë e mëposhtme: "Për fat të mirë, të gjithë fëmijët u shpëtuan". Është e nevojshme të kuptohet se kush i shpëtoi këta fëmijë. Nëse fjalia dukej si "Mësuesi lokal Ivan Petrov u kthye disa herë në ndërtesën e djegur të konviktit dhe shpëtoi të gjithë fëmijët", atëherë heroi i vërtetë del në plan të parë.
         • Gjithashtu, një peng i vlefshëm ju lejon të gjeni dikë përgjegjës për pasojat negative. Shprehja "Janë bërë disa gabime" do ta bëjë punëdhënësin të pyesë veten se kush i bëri gabimet dhe kush duhet të ndëshkohet. Nëse jeni ju ai që keni bërë gabime, atëherë pranoni përgjegjësinë dhe pranoni pasojat.
         • Kushtojini vëmendje foljes "të jesh" për të gjetur fjali me të zë pasiv. Nëse keni arritur t'i gjeni, atëherë përcaktoni veprimin e kryer dhe personin që e kryen atë dhe më pas ndryshoni rendin e fjalëve.

      6. Përdorni mënyra vizuale për të shprehur të dhënat. Skemat dhe grafikët perceptohen shumë më lehtë dhe ndodhen menjëherë pas paragrafit me një informacion të tillë (veçanërisht nëse të dhëna të tilla përmbajnë një numër të madh numrash).

         • Zgjidhni mjete të përshtatshme vizuale që i bëjnë gjërat më të lehta për lexuesin dhe i shërbejnë qëllimit të raportit.
         • Për shembull, përdorni një tabelë vijash për të treguar rritjen e shitjeve të palltove të leshta. Ky prezantim i të dhënave është shumë më efikas se një tavolinë me numrin e njësive të shitura çdo muaj, pasi tabela e detyron lexuesin të mbajë parasysh të gjithë numrat dhe t'i krahasojë ato me njëri-tjetrin për të zbuluar tendencat. Një shikim në grafik do të mjaftojë për të kuptuar thelbin.
         • Para së gjithash, një person gjithmonë i kushton vëmendje elementeve vizuale. Të gjithë grafikët dhe diagramet duhet të jenë të qarta dhe të sakta, të pozicionuara saktë në faqe. Përdorni vetëm ato elemente që vërtet mbështesin përfundimet dhe rekomandimet tuaja.

      7. Mos përdorni zhargon. Secila degë e dijes ose veprimtarisë ka terminologjinë e saj të pashmangshme, si dhe fjalët e zakonshme që përdoren shpesh në libra dhe artikuj. Ndonjëherë ato janë të dobishme, por në shumicën e rasteve, zhargoni pengon vetëm shprehjen e qartë dhe me kompetencë të idesë kryesore.

         • Përpiquni të bëni një listë të zhargoneve profesionale në mënyrë që të mos i përdorni shumë fjalë të tilla në raportin tuaj. Përfundoni tekstin dhe kërkoni fjalë kyçe për të zëvendësuar njësitë leksikore të padëshiruara.
         • Duhet kuptuar se një numër i madh fjalësh nuk do t'i tregojnë lexuesit se jeni "në dijeni", por do të kenë efektin e kundërt. Drejtori dhe menaxherët janë shpesh më të vjetër se grada dhe kanë parë shumë fjalë të tilla gjatë jetës së tyre. Nëse abuzoni me zhargonin, ata do të mendojnë se jeni shumë dembel, nuk jeni të aftë për këtë temë ose thjesht dëshironi të bëni përshtypje.
         • Është gjithashtu më mirë të mos përdorni terma tepër të ndërlikuar. Për shembull, një raport mbi një mosmarrëveshje ligjore nuk duhet të përmbajë një sasi të tepruar të koklaviturave ligjore.

      8. Korrigjoni të gjitha gabimet. Nje numer i madh i gabimet e shtypit dhe gabimet gramatikore vetëm e shpërqendrojnë lexuesin dhe krijojnë një imazh negativ të autorit. Shkruani një draft raport paraprakisht në mënyrë që të keni kohë për të punuar me defektet.

         • Kontrolloni drejtshkrimin dhe gramatikën në një program të përpunimit të tekstit në kompjuterin tuaj, por mos u mbështetni vetëm në korrigjimet automatike. Programe të tilla mund të humbasin shumë gabime, veçanërisht në fjalë të ngjashme ("vula" në vend të "doreza").
         • Lexoni raportin mbrapsht për të gjetur ndonjë gabim. Nëse jeni afër temës së raportit, atëherë është shumë e lehtë të mos e vini re gabimin, sepse truri mund të "mendojë" automatikisht fjalët ose shkronjat që mungojnë në tekst. Lexoni mbrapsht për të kuptuar fjalët individuale.
         • Lexoni raportin me zë të lartë për të vërejtur gabime dhe të meta stilistike. Nëse nuk mund të lexoni një fjali ose paragraf pa probleme, atëherë ka të ngjarë që teksti juaj të jetë i mbingarkuar dhe lexuesi gjithashtu të humbasë. Rishkruaj fjali të këqija.

A ka pasur raste në praktikën tuaj kur i keni lëruar pa u lodhur krahët, këmbët dhe pjesët e tjera të trupit 24 orë në ditë. Shitet objekt i pergatitur perfekt. Tashmë tronditën tregun me propozimet e tyre komerciale, përshkroi një plan veprime të mëtejshme dhe, në harmoni të plotë me veten, prisni një rezultat të natyrshëm në formën e një transaksioni dhe marrjen e mëvonshme të komisioneve të fituara me ndershmëri.

Por në një moment, numri i klientit tuaj shfaqet në ekranin e telefonit dhe ju, pa dyshuar asgjë, e merrni me qetësi telefonin. Por në vend të mirënjohjes dëgjon shumë ankesa, duke filluar nga fakti që nuk bën asgjë dhe duke përfunduar me kërkesën për të zgjidhur kontratën dhe kërcënimet. Të njohur?

Përpara se të zemëroheni, vendoseni veten në vendin e tij...

Personi ka lidhur një kontratë ekskluzive me ju. Ai ju ka besuar ndoshta pasurinë më të vlefshme që zotëron. Ai ju besoi, ai vendosi që ju ishit vetëm një magjistar dhe i aftë për ta ndihmuar atë. Por pastaj, gjatë gjithë kohës që ju punoni pa u lodhur, ai NUK DËGJON DHE DI asgjë për ju dhe punën tuaj! Prandaj, dyshimi rritet se asgjë nuk po ndodh. Për më tepër, do të ketë gjithmonë "këshilltarë të mirë" nga të afërmit, miqtë dhe të njohurit që do ta pikojnë atë në tru dhe intimidoni me histori horror për "mashtruesit", për "sekserët e zinj" dhe për "sa kushton, por për një punë të tillë". Prandaj, pas 7-10 ditësh, ndodh një shpërthim krejtësisht logjik dhe natyror.

Në fakt, ekziston një mënyrë shumë e thjeshtë për të parandaluar një zhvillim të tillë të ngjarjeve. Mjafton t'i dërgoni klientit një raport javor për punën e bërë.

Rregullisht, sipas një modeli të paraformuar, hartoni një raport që do të listojë të gjitha veprimet dhe aktivitetet e kryera në të kaluarën. Dhe dërgojini shitësit me postë. Dhe klienti është i kënaqur - ai e kupton se çfarë po ndodh, se ata nuk e kanë harruar atë, ata punojnë në temën e tij dhe gjithmonë do të mbroheni nga pretendimet e paarsyeshme.

Tani do të formojmë kërkesat për dokumentin "Raport mbi punën e bërë":

Çfarë duhet të jetë në raport

• Numri i kontratës
• Kontaktet e agjentit
• Lista e veprimeve të kryera dhe aktiviteteve të kryera
• Data e krijimit të raportit dhe nënshkrimi

Metodat e transferimit

• Email
• printoni dhe dorëzoni

Raportoni kohën e transmetimit

• Mbrëmja e së premtes është optimale (kur keni rezultatet e punës së javës)
• Ose pas inspektimeve të fundit në fundjavë

E RËNDËSISHME!

• Nëse raporti juaj përmban një listë të burimeve të internetit në të cilat keni vendosur reklama, sigurohuni që të tregoni lidhje me këto reklama
• Nëse keni publikuar në media, bashkëngjitni foto ose pamje nga ekrani reklama
• Nëse keni krijuar një të veçantë prezantimi mos harroni t'ia bashkëngjitni raportit

Duke ndjekur këto hapa të thjeshtë, do ta ulni shpejt numrin e thirrjeve të tilla në minimum. Dhe, nga rruga, do të jetë shumë më e lehtë për ju të kontrolloni situatën. Epo, për ta thjeshtuar këtë punë tashmë pa pluhur të krijimit të raporteve sa më shumë që të jetë e mundur, ju sugjerojmë të shkarkoni një shembull të një modeli të gatshëm.

Rreth Autorit

Tatiana Porubaimikh. Organizatori dhe drejtuesi i qendrës konsulente Arsenal konsultohen. Njëkohësisht, frymëzuesi ideologjik i projektit dhe gjeneruesi i ideve. Gjithashtu një konsulent. Drejtimi kryesor: marketing dhe copywriting. Tatyana është një tregtar, portofoli i së cilës përfshin të suksesshëm projektet e përfunduara në një shumëllojshmëri të gjerë drejtimesh.

Përmirësimi i efikasitetit të departamentit të shitjeve në 50 ditë Ryazantsev Alexey

Raporto paketën e shabllonit

Raporto paketën e shabllonit

1. Raporti i aktivitetit

Raporti i aktivitetit përcakton sasinë e aktiviteteve që menaxherët kanë kryer gjatë ditës, si dhe totalin e ditës. Në tabelë futen sa vijon:

Muaji, data dhe dita;

Vonesa, në minuta;

Numri i thirrjeve të reja të ftohta;

Numri i daljeve te vendimmarrësit (DM);

Numri i ofertave komerciale të dërguara (CO);

Numri i thirrjeve të përsëritura;

Numri i thirrjeve të suksesshme;

Numri i emërimeve;

Numri i takimeve të mbajtura;

Numri i faturave të lëshuara;

Shuma e pagesave, në rubla;

Bëhet një shenjë që regjistri i thirrjeve (të nesërmen) plotësohet dhe dërgohet te drejtuesi i departamentit të shitjeve të ROP (Tabela 5.2).

Ky është një nga mjetet më të fuqishme në departamentin e shitjeve. Duke e zbatuar atë, do të jeni në gjendje të ruani produktivitetin e punës, pasi me kalimin e kohës, menaxherët fillojnë të kryejnë më pak veprime të synuara. Përveç kësaj, do të jeni në gjendje të kontrolloni se sa veprime kryejnë menaxherët dhe të shihni se si ndryshojnë shumat e konvertimit dhe të pagesës.

Koha e përfundimit të raportit: 10 minuta.

2. Ditari i punës

Ditari i punës është një nga mjetet kryesore të punës së një menaxheri shitjesh. Përgatitet në fund të ditës së punës për të nesërmen. Kontaktet për prekje futen në të. Në fund të ditës së punës, regjistri i plotë i punës i dorëzohet shefit të departamentit të shitjeve për e-mail– nëse sistemi nuk është i konfiguruar përdorim të përbashkët dokumente ose CRM.

Cilat të dhëna regjistrohen në regjistrin e punës.

Organizimi.

Emri LPR.

Telefon dhe e-mail.

Rezultati i thirrjes.

Burimi për mbledhjen e kontakteve (në mënyrë që menaxherët të mos zgjedhin vetë bazat e të dhënave me cilësi të ulët) (Tabela 5.3).

Tabela 5.2. Regjistri i thirrjeve

Tabela 5.3. Shembull i regjistrit të punës

Ky mjet ju ndihmon të shkoni shpejt në punë në mëngjes dhe të bëni telefonata në një bllok në dy deri në tre orë, në vend që të kërkoni në internet për kontaktet e organizatave një nga një. Shpejtësia mesatare menaxheri në këtë rast do të jetë pesë ose gjashtë kontakte në orë. Dhe duke pasur një ditar pune, njerëzit vijnë në punë dhe mund të thërrasin menjëherë kontakte të gatshme.

Nëse lista nuk bëhet në mbrëmje, mund të jeni i sigurt se menaxheri do t'i kushtojë lehtësisht këtij procesi të rëndësishëm të gjitha gjysmën e parë të ditës.

3. Lista kontrolluese "Orari i ditës" (tabela 5.4, 5.5)

Tabela 5.4. Lista kontrolluese e menaxherit të shitjeve

Është e rëndësishme që puna në departament të ndërtohet në blloqe: një bllok është dy deri në tre orë, brenda të cilave kryhet një lloj pune (kryesisht). Çaktivizoni multitasking për menaxherët tuaj dhe mund ta rrisni produktivitetin e tyre me të paktën dy herë e gjysmë. Nuk besoj? Programoni një muaj prove dhe shikoni vetë.

Shkencëtarët kanë vërtetuar se nevojiten rreth 30 minuta që truri ynë të arrijë kulmin dhe të hyjë në një gjendje rrjedhjeje. Dhe për të dalë prej saj mjafton një kalim i vogël në një gjë tjetër, qoftë edhe për 30 sekonda. Kjo është e rëndësishme për të kuptuar. Prandaj, nuk mund t'u jepni menaxherëve mundësinë për të telefonuar gjatë gjithë ditës. Ata duhet të kenë një bllok thirrjesh. E njëjta gjë me detyrat e tjera.

Plus i dytë këtu është aspekti psikologjik: kur i vendosni vetes një kufi kohor për një detyrë, ju e përfundoni atë shumë më shpejt sesa nëse do të kishit shumë kohë për ta përfunduar atë.

4. Bazë për nxitjen e klientëve të ngrohtë

Baza për të rritur klientët është e nevojshme për të mos humbur klientët potencialë kush ju kontaktoi - ata u dërguan oferta, ndoshta kanë bërë takime, por nuk ka dalë në shitje. Statistikat tona tregojnë se në këtë fazë, 20-30% e transaksioneve bien - vetëm sepse thjesht harruan klientët, duke shpresuar që nëse vendosin, ata do ta thërrasin veten. Puna duhet të kryhet me të gjithë klientët e ngrohtë, duhet të përcaktohen datat e thirrjeve të radhës dhe nxitja e transaksionit (Tabela 5.6).

Pas mbushjes së bazës së të dhënave, menaxheri fut orarin në kalendarin e tij dhe vendos një kujtesë në telefon. Ose plotëson kalendarin tënd të Google dhe vendos një kujtesë SMS në të. Shumë komode.

5. Raporti i mbledhjes

Punonjësit plotësojnë një raport mbi takimin pas takimit. Ai rregullon temën e takimit, marrëveshjet kryesore dhe datat e prekjes së radhës.

Raporti është i rëndësishëm sepse i lejon menaxhmentit të monitorojë takimet e mbajtura aktualisht dhe efektivitetin e tyre.

Tabela 5.5. Lista kontrolluese për menaxherin e shitjeve

Tabela 5.6. Baza e rritjes së shitjeve

Shpesh ka një problem kur menaxherët organizojnë takime për veten e tyre, ndërsa ata vetë merren me biznesin e tyre.

Raporti i takimit të menaxherit të shitjeve

Data _______________ Emri i menaxherit _________________

Emri i Kompanise ________________________________

Personi i kontaktit ______________________________________

Shënimet e menaxherit:

Rezultati i takimit:

Veprime të mëtejshme:

Hapat e mëtejshëm për klientin:

6. Raportimi i shefit të departamentit të shitjeve

Raporti për rezultatet e departamentit të shitjeve plotësohet nga drejtuesi i departamentit dhe në këtë mënyrë i mundëson drejtorit të ndërmarrjes të kontrollojë performancën e shitjeve për departamentin në tërësi dhe rezultatet e secilit menaxher (Tabela 5.7, 5.8).

Mund të shtoni çdo metrikë tjetër, si numri dhe vëllimi i shitjeve të larta, shitjet e produkteve partnere, etj.

Tabela 5.7. Raporti i departamentit të shitjeve

Tabela 5.8. Raporti i shitjeve i një menaxheri specifik

7. Auditimi i bazës së klientëve

Shefi i departamentit të shitjeve kryen një auditim të bazës së klientit një herë në muaj / tremujor. Bazuar në rezultatet e auditimit, ai plotëson një tabelë raporti (Tabela 5.9).

Tabela 5.9. Auditimi i bazës së klientit (sipas segmentimit ABC)

8. Raportimi i një përfaqësuesi të shitjeve (tregtarit)

Përdoret për kontrollin e devijimit pikat e shitjes në varësi të përfaqësuesit të shitjeve (Tabela 5.10).

Tabela 5.10. Raporti ditor i përfaqësuesit të shitjeve

9. Baza klientët kryesorë

Është e rëndësishme që menaxherët të mbajnë një bazë të dhënash të klientëve kryesorë. Sepse ju duhet të ruani komunikimin me ta të një cilësie krejtësisht të ndryshme. Biznesi bazohet në këtë pjesë të bazës suaj dhe është shumë e rëndësishme të vendosni prekje të sistemit në të.