Shembull i letrës motivuese për vizë. Letër sponsorizimi për vizën Shengen. Leje qëndrimi në Spanjë pa të drejtë pune: përpilimi i një letre motivimi

Kur hyjnë në shumicën e vendeve evropiane, turistëve u kërkohet të lëshojnë. Për ta bërë këtë, duhet të paraqisni një grup të caktuar dokumentesh. Një nga dokumentet e rëndësishme është një letër sponsorizimi për një vizë Shengen.

Një letër sponsorizimi për vizë është një detyrim i një të afërmi ose disa të afërmve të një turisti për të paguar të gjitha shpenzimet që lidhen me një vizitë në vendet e BE-së.

Kush e dorëzon letrën e sponsorizimit?

Detyrimi për paraqitjen e një letre të tillë buron nga kërkesat e Kodit të Vizave të BE-së, sipas të cilit viza lëshohet me garanci për mbulimin e plotë financiar të të gjithë kohës së kaluar në vend dhe udhëtimit të kthimit. Meqenëse vetë personat me të ardhura konfirmojnë aftësitë e tyre financiare për të vizituar vendet e BE-së, është e qartë se kërkohet një letër sponsorizimi për ata qytetarë, të ardhurat e të cilëve nuk mund të sigurojnë qëndrimin e tyre në vendet e Shengenit.

Në paketën e aplikimit për paraqitje në qendrën e vizave, qytetarët e mëposhtëm përfshijnë letrën e sponsorit:

• Fëmijët nën 14 vjeç që udhëtojnë vetëm. Nëse fëmija po udhëton me prindërit, atëherë shkrimi i një letre nuk kërkohet, një deklaratë bankare në gjendjen e llogarisë do të jetë e mjaftueshme;
• Studentë dhe nxënës;
• Personat në moshë pensioni dhe personat me aftësi të kufizuara;
• i papunë.

Bashkangjitur është një letër sponsorizimi. qytetarë me burime jozyrtare të ardhurash ose me të ardhura të ulëta. Është më mirë të sqaroni shumën e dëshiruar të të ardhurave në konsullatën e një vendi të caktuar, por në shumicën e rasteve për vendet e BE-së, të ardhurat e udhëtarit duhet të kalojnë 15-20 mijë rubla në muaj (dhe për të mbajtur veten në një udhëtim, një turist duhet kanë 50 euro për çdo ditë qëndrimi).

Kush mund të shkruajë një letër sponsori?

Sponsor i turistit mund të jetë një i afërm i afërt i cili ka të ardhurat e nevojshme për të paguar udhëtimin. Në praktikë, letra e sponsorit dorëzohet nga prindërit (ose kujdestarët ligjorë), vëllezërit e motrat, fëmijët ose bashkëshortët.

Nëse martesa nuk është e regjistruar, atëherë kur dorëzoni një letër nga një bashkëshort jozyrtar, ekziston një rrezik i lartë i refuzimit për të lëshuar vizë, dhe vende të tilla si dhe nuk pranojnë letra garancie nga jo të afërm.

Nëse vizita është e natyrës prodhuese, atëherë punëdhënësi ose pala pritës do të rimbursojë shpenzimet e udhëtimit.

Kërkesat e letrës së sponsorit

Letra e sponsorizimit hartohet në çfarëdo forme me dorë ose me makinë shkrimi. Ai duhet të përmbajë të dhënat e mëposhtme:

• Datat e mbërritjes dhe nisjes;
• Emri i vendit pritës;
• Përmendja e marrëdhënies familjare me një qytetar të sponsorizuar;
• Të dhënat e pasaportës së sponsorit;
• Shuma e të ardhurave të tij;

Në letër, sponsori konfirmon angazhimet e marra për të ofruar mbështetje financiare për udhëtimin, akomodimin, ushqimin, sigurimin mjekësor dhe shpenzime të tjera të kryera nga turisti. Rekomandohet noterizimi i letrës së sponsorizimit, kjo do të rrisë shanset për lëshimin e vizës. Letra e sponsorizimit është e shkruar në rusisht, por ndonjëherë ambasadave u kërkohet të paraqesin një dokument në anglisht.

Shembull i letrës së sponsorizimit

Këtu është një shembull i një letre sponsorizimi.

letër sponsorizimi

Unë, Sergei Viktorovich Lavrov, i lindur më 21 mars 1960, seria e pasaportave 99 01 nr. 102105, lëshuar nga Drejtoria e Punëve të Brendshme të rrethit Tverskoy të Moskës më 21 maj 2005, kodi i nënndarjes 991-001, marr përsipër të paguaj për udhëtimi turistik i vajzës sime Lavrova Svetlana Sergeevna, seria e pasaportave 99 02 nr. 102106, lëshuar nga Shërbimi Federal i Migracionit i Federatës Ruse për rrethin Tverskoy të Moskës më 22.05.2012, në Spanjë nga 01.06.2019 deri në 20.06.2019 dhe garanton rimbursimin e shpenzimeve shtesë të kryera në këtë udhëtim.

Mund të më kontaktoni në telefon +7 977 177 01 02

07.05.2019 Lavrov S.V.

Një shembull i letrës sponsorizimi për vizë në formatin .doc mund të shkarkohet.

Ky është një shembull i një letre sponsorizimi, megjithatë, përmbajtja mund të ndryshojë pak në varësi të rregullave të një shteti të caktuar. Letra mund të përmbajë detajet e një pasaporte gjithë-ruse ose të huaj. Nëse udhëtimi përfshin vizitën e disa vendeve, atëherë këshillohet që t'i listoni ato.

Aplikimet e kërkuara

Dokumentet që konfirmojnë informacionin e specifikuar duhet t'i bashkëngjiten letrës së garancisë së sponsorizimit. Një grup i përafërt i dokumenteve të paraqitura me një letër sponsorizimi duket kështu:

1. Një kopje e noterizuar e një dokumenti që konfirmon marrëdhëniet familjare. Nëse punëdhënësi merr përsipër të paguajë për udhëtimin, atëherë duhet të bashkëngjitni një certifikatë nga puna me një justifikim për nevojën e prodhimit për udhëtimin dhe një kopje të urdhrit të punës;
2. Nëse sponsori dhe turisti kanë mbiemra të ndryshëm, kërkohet një dokument që mbështet ndryshimin e mbiemrit;
3. Një kopje e pasaportës së aplikantit, duke përfshirë faqen e adresës së regjistrimit;
4. lëshuar jo më herët se një muaj para lëshimit të vizës. Certifikata duhet të përmbajë të dhënat e mëposhtme - pozicionin e aplikantit, pagën, numrat e kontaktit të drejtuesit dhe llogaritarit kryesor, adresën e kompanisë dhe një vulë blu. Nëse drejtuesi i organizatës punëdhënëse është një i afërm ose adash i sponsorit, atëherë kërkohet prania e një nënshkrimi të dytë. Nëse sponsori është i punësuar nga një sipërmarrës, atëherë certifikatës duhet t'i bashkëngjitet një kopje e certifikatës së regjistrimit shtetëror të sipërmarrësit individual. Ato mund të noterizohen, kjo do të rrisë shanset për lëshimin e vizës. Nëse sponsori i përket kategorive të qytetarëve të vetëpunësuar (sipërmarrës individualë, noterë, avokatë privatë), atëherë në vend të një vërtetimi nga punëdhënësi, paraqitet një deklaratë bankare që konfirmon disponueshmërinë e fondeve për sponsorizim. Ai gjithashtu duhet të dorëzojë një kopje të certifikatës së regjistrimit shtetëror, deklaratën e fundit të tatimit mbi të ardhurat dhe një ekstrakt nga regjistri i IP-së për një periudhë më pak se një muaj në muaj. Si rregull i përgjithshëm, shuma e mjaftueshme për udhëtim është 62 euro në ditë. Por është më mirë të sqaroni sasinë e kërkuar të fondeve në konsullatën e një vendi të caktuar. Për shembull, për një vizitë në Greqi, një letër sponsorizimi mund të lëshohet nga një qytetar me një gjendje llogarie prej 30,000 rubla ose më shumë.

Në disa qendra vizash, gjatë aplikimit për vizë, lejohet lëshimi i një letre nga një person që nuk është i afërm. Por në këtë rast noterizimi i tij është i detyrueshëm.

Karakteristikat e paraqitjes së një letre sponsorizimi për vende të ndryshme

Shumë vende kanë kërkesat e tyre shtesë për hartimin e letrës së sponsorizimit dhe dokumentet mbështetëse për të. Kushtet specifike mund t'i mësoni në ambasadën e vendit pritës.

• Për shembull, për regjistrim nuk mjafton të jepet informacion për shumën e fondeve në llogarinë bankare të sponsorit. Kërkohet të paraqesë një vërtetim të lëvizjes së fondeve në llogaritë e tij për tre muajt e fundit. Për të vizituar Italinë, do t'ju duhet të noterizoni jo vetëm letrën e sponsorizimit, por edhe dokumente që tregojnë marrëdhënien familjare midis sponsorit dhe turistit.
• Për regjistrim, të ardhurat e sponsorit duhet të jenë të paktën 40 mijë rubla (sa më të larta të jenë të ardhurat, aq më i ulët është rreziku i refuzimit të vizës), si dhe disponueshmëria e fondeve në llogari në shumën e barabartë me 50 euro në ditë + 500 euro .

Një letër sponsorizimi kërkohet jo vetëm për një vizë në vendet e BE-së.

1. Për shembull, për qytetarët që nuk punojnë ose personat me të ardhura të pamjaftueshme, kërkohet të paraqesin një letër sponsori me një përkthim të detyrueshëm në anglisht. Noterizimi i përkthimit nuk kërkohet. Të gjitha dokumentet mbështetëse (certifikatat nga punëdhënësi, deklaratat e llogarisë, dëshmitë e lidhjeve familjare) duhet gjithashtu të përkthehen. Nëse ndërmjet sponsorit dhe turistit nuk ka lidhje familjare, arsyeja e sponsorizimit duhet të shpjegohet me hollësi në letër.
2. Për të marrë

Shkrimi i një letre motivimi është një hap i rëndësishëm në jetën e çdo personi. Nëse keni marrë përsipër ta përpiloni, atëherë kjo do të thotë se dëshironi të bëni disa ndryshime në jetën tuaj. Do t'ju duhet gjithashtu një dokument i tillë kur punësoni, kur hyni në një institucion arsimor të lartë. Nëse dëshironi të udhëtoni në çdo vend, mjafton të shkruani një letër motivimi në ambasadë.

Kur shkruani një letër, duhet t'i kushtoni vëmendje nuancave të ndryshme.

Shembull i letrës motivuese drejtuar ambasadës

Një shembull i një letre motivimi në Rusisht mund të shkarkohet në anglisht.

Pse dëshironi të merrni një arsim në këtë vend të veçantë, ndoshta jeni frymëzuar nga shembulli i miqve ose të afërmve tuaj që kanë shkuar tashmë atje. Sipas jush, sa i dobishëm është edukimi që merrni prej tyre në vendlindje? Na tregoni se çfarë dini tashmë për vendin që dëshironi të vizitoni kaq keq.

Ju duhet të konfirmoni qëllimin tuaj për t'u kthyer në atdheun tuaj pasi të keni përfunduar studimet në vendin ku do të shkoni, për shembull, në. Garancitë e kthimit tuaj në vendlindje do të jenë pasuria e paluajtshme që keni në vendlindje, prania e një biznesi apo një punë e mirë në vendlindje. Ndoshta ju jeni përfshirë në ndonjë projekt kulturor në vendlindjen tuaj dhe kjo mund të vërtetohet. Në këtë rast, do t'ju lëshohet një vizë.

Letra motivuese për ambasadat e vendeve të ndryshme

Irlanda

Ju shkruani një letër motivuese në anglisht dhe shpjegoni pse dëshironi. Gjithashtu në letrën që jep garanci se do të sillesh mirë në vend, nuk do të shkelësh legjislacionin në fuqi në të.

Gjermania

Një letër motivimi drejtuar Ambasadës Gjermane duhet të shkruhet saktë, pa gabime dhe të ndryshojë në përmbajtje në varësi të faktit nëse dëshironi të merrni një vizë Shengen afatshkurtër apo kombëtare afatgjatë. Është drejtshkrimi i saktë i letrës që mund të motivojë ambasadën gjermane t'ju lëshojë një vizë për të qëndruar dhe studiuar në Gjermani.

Kështu duket një letër motivimi drejtuar ambasadës gjermane

Australia

Nëse po i shkruani një letër motivimi Ambasadës Australiane, atëherë përpiquni të bindni oficerët e migracionit për dashurinë tuaj për atdheun e tyre dhe admirimin për të.

Kjo do të thotë, ju do të shkoni në Australi jo vetëm për të marrë arsimin më të mirë anglo-sakson falas, por për të shijuar kulturën dhe zakonet më të mira në botë.

Dhe gjithashtu ju tërheq bota natyrore, ku jetojnë kangurët, koalat dhe rriten pemët eukalipt. Mënyra më e lehtë është për një person që është nën moshën 25 vjeç dhe prindërit e pasur që paguajnë shkollimin e tij në kurse dhe në universitet.

Kanadaja

Nëse dëshironi të shkoni në Kanada, atëherë për të marrë një përgjigje pozitive nga ambasada, një letër motivimi nuk do të mjaftojë, gjithashtu do të duhet të konfirmoni nivelin tuaj të njohurive të gjuhës angleze. Niveli i gjuhës duhet të jetë së paku i lartë-i mesëm. Nëse niveli juaj është më i ulët, atëherë do t'ju duhet të përfundoni një program shtesë të studimit të gjuhës, i cili zgjat të paktën 8 javë. Nëse kohëzgjatja e programit të studimit të gjuhës është të paktën gjashtë muaj, do t'ju kërkohet t'i nënshtroheni një ekzaminimi mjekësor.

Sa kushton një vizë amerikane.

Departamenti Amerikan i Shtetit i kushton vëmendje të mjaftueshme letrave akuzuese anonime, pavarësisht nga motivimi i atyre që i dërgojnë ato. Që nga shtatori deri në shtator 2011, rreth 60,000 aplikantëve u janë anuluar vizat e SHBA-së në bazë të informacionit që nuk dihej deri pasi ata morën vizat e tyre. Aplikantëve të tjerë, numri i përgjithshëm i të cilëve nuk dihet, u është refuzuar viza amerikane në bazë të letrave anonime të marra.

Dhe pse këta kundërshtarë zgjodhën Departamentin e Shtetit si aleat të tyre? Këshillat anonime të dhëna me letra sigurisht kanë vendin e tyre në sistemin ligjor. Shumë shpesh, Departamenti i Shtetit i SHBA-së dhe zyrtarët konsullorë i marrin këto aplikacione me vlerë nominale kur shqyrtojnë dokumentet e aplikantit për vizë. Ndonjëherë oficerët e vizave nuk bëjnë asnjë akuzë të drejtpërdrejtë që kanë marrë nga një autor anonim kundër aplikantit për vizë, pasi kjo është në kundërshtim me mandatin e vetë Departamentit.

Tashmë është bërë zakon që punonjësit e konsullatës të luajnë me aplikantin “me mend se kush e ka shkruar letrën anonime”. Nëse një person mendon saktë, dhe ai do të ketë një shans për të marrë një vizë amerikane; hamendësoni gabim, dhe aplikantit do t'i mohohet viza amerikane. Ndonjëherë oficerët e vizave mbysin përpjekjen e një aplikanti për të sqaruar natyrën e pretendimeve duke iu referuar procesit FOIA (Akti i Lirisë së Informacionit), ndërkohë që janë plotësisht të vetëdijshëm se shumica e aplikimeve në këtë proces për një çështje vize nuk do të marrin asnjë vendim të mëtejshëm.

Kështu, Departamenti Amerikan i Shtetit i paraqet aplikantit një detyrë sizifiane: jepni prova të pakundërshtueshme të synimeve tuaja jo-imigruese, bazuar në Aktin e Emigracionit dhe Kombësisë (INA, seksioni 291, i cili thotë se barra e provës që aplikanti ka të drejtë marrja e vizës i takon vetë aplikantit) pa pasur as idenë më të vogël për ekzistencën e këtyre akuzave, përmbajtjen dhe/ose burimin e tyre.

Kishte një rast kur një grua ruse refuzoi përparimet romantike ndaj një amerikani. Pasi ajo refuzoi të martohej me të, ai i dërgoi një letër policisë duke e informuar se ajo dhe shoqja e saj ishin spiunë rusë dhe atyre duhet t'u hiqeshin vizat. Dhe kështu Konsullata e SHBA në Shën Petersburg ua anulon me maturi vizat amerikane. Gjëja më e pabesueshme është se kur gratë paraqitën më shumë se 50 dokumente në intervistat me oficerët e vizave, duke pasqyruar synimet e tij mercenare, Departamenti ende refuzoi t'u rivendoste vizat.

Një incident i ngjashëm ka ndodhur me një biznesmen rus, kundër të cilit punonjësi i tij i pakënaqur i dërgoi një letër Ambasadës Amerikane në Moskë. Duke ditur që menaxheri i tij shpesh udhëton në Amerikë për punë, punonjësi akuzoi punëdhënësin për pjesëmarrje në trafikun e drogës. Dhe në vend që t'i parashtronte biznesmenin akuzat e ngritura ndaj tij ose t'i jepte një shans për të hedhur poshtë informacionet e pafavorshme, Ambasada e SHBA thjesht e njoftoi atë me shkrim me email se atij i ishte ndaluar përgjithmonë hyrja në SHBA si tregtar droge.

Ka pasur raste të tjera, për shembull, kur ish-bashkëshorti shkruante se burri i saj nuk paguante detyrimin ushqimor që i detyrohej fëmijës së tyre; një fanatik fetar i cili pretendonte se aplikanti po sillej në mënyrë imorale; një debitor që donte të mbyllte aksesin në gjykatat amerikane duke njoftuar Konsullatën se mbajtësi i vizës synonte të qëndronte ilegalisht në SHBA me një vizë joemigruese. Në rastin e fundit, kërkuesit iu refuzua viza katër herë gjatë një periudhe 10-vjeçare derisa përfundimisht u miratua viza.

Korrespondenca diplomatike është një shembull i stilit të saktë të të shkruarit të një mesazhi të shkruar, i cili duhet ndjekur në çdo lloj aktiviteti tjetër, përfshirë biznesin.

Në rrjedhën e informacionit modern, një vend të veçantë zënë dokumentet diplomatike, pra ato që kanë të bëjnë me politikën e jashtme të shteteve.

Këtu përfshihen: fjalimet e shtetarëve, mesazhet, shënimet, memorandumet, letrat, telegramet e krerëve të shteteve, qeveritë që përvijojnë qëndrimin e shteteve për problemet aktuale të kohës sonë. Përmbajtja e dokumenteve diplomatike pasqyron diversitetin e vetë jetës. Në formë, këto mund të jenë mesazhe që njohin pavarësinë e shteteve dhe një propozim për vendosjen e marrëdhënieve diplomatike, dhe deklarata që ndikojnë në fatin e të gjithë popujve, si propozime për çarmatimin bërthamor dhe parandalimin e militarizimit të hapësirës së jashtme, dhe një paralajmërim, një protestë për veprimet e shteteve të caktuara në arenën ndërkombëtare, duke kërcënuar paqen dhe pavarësinë e shteteve të tjera. Korrespondenca diplomatike e viteve të fundit pasqyron probleme globale që janë të një rëndësie të veçantë: ruajtja e mjedisit natyror, tejkalimi i prapambetjes së vendeve të të ashtuquajturës "bota e tretë", lufta kundër sëmundjeve, kërkimi i burimeve të reja të energjisë. etj.

Përgatitja e dokumenteve diplomatike është një nga fushat më të rëndësishme të punës së departamenteve të punëve të jashtme. Si rregull, kontrolli mbi respektimin e praktikës së vendosur të korrespondencës i besohet shërbimit të protokollit.

Në praktikën diplomatike, llojet më tradicionale të korrespondencës diplomatike janë:

1) shënime personale;

2) shënime verbale;

3) memorandume;

4) memorandume;

5) letra private të natyrës gjysmë zyrtare.

Disa nga këto dokumente janë të përshtatura nga të ashtuquajturat formula mirësjelljeje, komplimente.

Formulat e mirësjelljes së protokollit përdoren në shënime personale dhe verbale, memorandume të dërguara me korrierë (një formë dokumenti që përdoret mjaft rrallë).

Një shënim personal dërgohet për çështje me rëndësi të rëndësishme dhe themelore ose përmban informacion për ndonjë ngjarje të madhe. Shënimi përpilohet në vetën e parë në emër të nënshkruesit të shënimit dhe fillon me ankim. Forma më e zakonshme është: “I nderuar zoti ministër”, “I nderuar zoti ambasador”. Ky apel synon të vendosë në mënyrë të favorshme marrësin në lidhje me përmbajtjen e tekstit. Njohja e saktë e regalive të tij, titujve shkencorë, etj., do t'ju ndihmojë të zgjidhni stilin e duhur të adresimit të adresuesit. Në veçanti, ka vende (për shembull në Azi dhe Afrikë) ku njerëz të rangut të lartë dhe me ndikim kanë tituj të ndryshëm, përmendja kompetente e të cilëve mund të vendosë menjëherë lexuesin. Për myslimanët, për shembull, është zakon të shtohet parashtesa "H" në emër të personit që ka kryer haxhin.
Më pas vjen pjesa semantike e dokumentit. Shënimi përfundon me një kompliment (formula e mirësjelljes), në të cilën autori "dëshmon respektin e tij".

Toni i shënimeve personale mund të jetë pak a shumë i ngrohtë. Nëse shënimi fillon me fjalët: "Zoti Ministër", "Z. Ambasador" dhe përfundon me "Me respekt" (pa "të sinqertë" ose "të thellë"), atëherë qëllimi i autorit është i qartë për t'i dhënë shënimit një karakter i përmbajtur.

Autori i letrës mund të fillojë një shënim personal me fjalët "I nderuar zoti Ministër" dhe të përfundojë me "Me të fala të sinqerta". Qëllimi këtu është t'i japë notës një karakter të ngrohtë, miqësor. Lloje të tjera komplimentesh:
Ministër i Punëve të Jashtme ose Ambasador

Kërkoj nga ju, zoti ministër, zoti ambasador, të pranoni garancitë e konsideratës sime më të lartë.
I dërguari, i Ngarkuari me Punë ad i përkohshëm

Ju lutem, zoti Ministër, Zoti i Ngarkuar me Punë, të pranoni garancitë e konsideratës sime më të lartë.

Shembull i shënimit personal:
Ministria e Punëve të Jashtme

Federata Ruse

Moskë, ___ janar ___ 20
I nderuar zoti Ambasador,

Ju lutemi pranoni mirënjohjen time të sinqertë për urimet tuaja miqësore për nisjen e suksesshme të anijes me një ekuipazh ndërkombëtar në bord.

Unë ndaj plotësisht mendimin tuaj se kjo fitore do t'i shërbejë kauzës së përparimit të mbarë njerëzimit, forcimit të miqësisë midis popujve tanë.

Me respekt të thellë

(nënshkrimi personal)

Zoti.

Republika

Shembull shënimi personal për paraqitjen e kredencialeve:
ambasadë

Federata Ruse

___ 20 mars
I nderuar zoti Ambasador,

Kam nderin t'ju informoj se më 20 mars, Shkëlqesisë së Tij Z. President i dorëzova letrat kredenciale, me të cilat Presidenti i Federatës Ruse V.V. Putin më akrediton si Ambasador të Jashtëzakonshëm dhe Fuqiplotë në ______

Duke shprehur kënaqësinë që jam thirrur në këtë mënyrë për të mbajtur marrëdhënie zyrtare dhe personale me ju që do të jenë në përputhje me marrëdhëniet miqësore që ekzistojnë midis vendeve tona, ju kërkoj zotit Ambasador të pranoni garancitë e konsideratës sime më të lartë* .
Zoti. __________,

Ambasador i Jashtëzakonshëm dhe Fuqiplotë

(nënshkrimi personal)
* Ky shabllon mund të modifikohet në varësi të gjendjes së marrëdhënieve me vendin e ambasadorit të cilit i është dërguar shënimi.
Natyra e komplimentit duhet të marrë parasysh parimin e reciprocitetit, veçanërisht në rastin e dërgimit të një note në këmbim.

Forma e adresës varet gjithashtu nga rasti specifik dhe praktika lokale. Letra mund të përfshijë:

Ministër - Zoti Ministër, Shkëlqesia Juaj;

Ambasador - Zoti Ambasador, Shkëlqesia Juaj;

të dërguarit - z. Lajmëtar ose z. Ministër; Chargé d'Affaires ad interim - Z. Chargé d'Affaires (mbiemri "i përkohshëm" zakonisht nuk shkruhet në qarkullim).

Nëse i ngarkuari me punë është këshilltar në rangun e të dërguarit, atëherë adresa ndaj tij duhet të jetë si vijon: “Zoti Ministër”.

Në varësi të praktikës lokale, sipas rendit të reciprocitetit, fjala "mjeshtër" mund të shkruhet e plotë.

Vula, si dhe emri dhe pozita e nënshkruesit, nuk janë të vendosura në shënim.

Adresa shkruhet në këndin e poshtëm të majtë të faqes së parë të shënimit, pavarësisht nga numri i fletëve. Adresa tregon gradën e personit të cilit i dërgohet shënimi:
Z. A.D. Lusaka,

Për Ambasadorin e Jashtëzakonshëm dhe Fuqiplotë të Republikës së Zambisë

Moska

Në disa raste, në varësi të praktikës lokale dhe në bazë të respektit të ndërsjellë, titulli përdoret para emrit të personit të cilit i dërgohet shënimi personal:
Shkëlqesia e tij

Z. D.P. dharu,

Për Ambasadorin e Jashtëzakonshëm dhe Fuqiplotë të Republikës së Indisë

Moska
ose
E.P. Z. D.P. dharu,

Ambasador i Jashtëzakonshëm dhe Fuqiplotë

Republika e Indisë

Moska

I njëjti tekst shtypet në zarf, i cili ngjitet në shënimin personal.

Praktika diplomatike po evoluon vazhdimisht, duke u larguar nga format e vendosura.

Gjatë Luftës së Dytë Botërore, kur situata diktoi marrjen e vendimeve urgjente dhe të përgjegjshme nga krerët e shteteve të koalicionit antihitler, u zhvillua praktika e shkëmbimit të letrave dhe mesazheve personale mes tyre.

Praktika e shkëmbimit të mesazheve personale midis krerëve të shteteve, qeverive dhe ministrave të jashtëm për çështjet më të rëndësishme të politikës botërore, e krijuar që atëherë, i vendos këto dokumente në një rresht të veçantë që shkon përtej formave tradicionale të krijuara më parë të korrespondencës diplomatike. .

Kjo lloj korrespondence diplomatike është bërë e përhapur në vitet e fundit. Shpesh quhet mesazh personal nga kreu i shtetit ose i qeverisë. Nga pikëpamja formale, një mesazh i tillë mund të kategorizohet si "shënime personale". Sidoqoftë, për shkak të pozitës së lartë të dërguesit dhe marrësit, si dhe rëndësisë së madhe të dokumenteve të tilla, është zakon që ato të veçohen si një lloj i pavarur i korrespondencës diplomatike. Në këto mesazhe, si dhe në shënimet personale, ka formula protokollare - një apel dhe një kompliment përfundimtar. Për shembull, formula e adresimit në fjalimin drejtuar krerëve të shteteve ose qeverive: "I nderuar zoti President". Komplimenti i fundit i mesazhit mund të jetë: "Me respekt" ose "Sinqerisht".

Në mesazhet që fillojnë me titullin e plotë të adresuesit, për shembull, "Shkëlqesia e tij Zhak Shirak, President i Republikës Franceze", teksti duhet të paraprihet gjithashtu nga një adresë.

Në këtë rast mund të jetë: “I nderuar zoti President”, ndryshe: “Shkëlqesia Juaj”.

Aktualisht, shkëmbimi i mesazheve ndërmjet krerëve të shteteve po bëhet gjithnjë e më pak i zakonshëm në praktikë. Ato janë zëvendësuar nga një formë e re e opinionit: bisedimet televizive. Niveli aktual i zhvillimit të negociatave ndërshtetërore ofron një mundësi unike për shkëmbimin e shpejtë dhe të besueshëm të pikëpamjeve, pavarësisht distancës.

Nota verbale është dokumenti më i përdorur sot. Ministritë e Jashtme dhe Ambasadat kryejnë korrespondencë diplomatike kryesisht duke dërguar nota verbale. Shënimet verbale përdoren për të shqyrtuar dhe zgjidhur një gamë të gjerë çështjesh. Ato parashtrojnë probleme politike, ekonomike, shkencore, teknike dhe probleme të tjera të natyrës dypalëshe dhe shumëpalëshe. Shënimet kërkojnë gjithashtu viza, raportim për aksidentet rrugore ku përfshihen punonjës të ambasadave, u japin ambasadave informacione përfaqësuese (për organizimin e udhëtimeve të trupit diplomatik në të gjithë vendin, për ftesën e diplomatëve në ngjarje me rastin e festës kombëtare të vendit, në ekskursione në ndërmarrjet industriale dhe institucionet shkencore) etj.

Shënimet verbale fillojnë dhe përfundojnë me një kompliment. Shënimi fillon me emrin e plotë të dërguesit dhe marrësit: Ministria e Punëve të Jashtme e Federatës Ruse tregon respektin e saj ndaj Ambasadës së Republikës së Bullgarisë dhe ka nderin të njoftojë ... "

Komplimenti i fundit përmban titullin e shkurtuar: "Ministria shfrytëzon rastin për t'i ripërtërirë Ambasadës garancitë e konsideratës më të lartë".

Ndonjëherë fjalët "përfiton" nga komplimenti hiqen, për shembull, kur një shënim raporton një aksident rrugor ku përfshihet një diplomat, si rezultat i të cilit ka viktima njerëzore. Është e qartë se fjalët "shfrytëzimi i kësaj mundësie" janë të papërshtatshme në këtë kontekst dhe komplimenti mund të marrë formën e mëposhtme: "Ministria i ripërtërin Ambasadës garancitë për konsideratën e saj shumë të lartë".

Nëse nota verbale e Ministrisë është një përgjigje ndaj notës së ambasadës, atëherë në këtë rast shënimi do të fillojë si më poshtë: "Ministria e Punëve të Jashtme të Federatës Ruse tregon respektin e saj ndaj Ambasadës së Francës dhe në Lidhja me notën e Ambasadës Nr. ___ datë (dita, muaji, viti) ka nderin të njoftojë sa vijon… ”Një kompliment në shënime mund të hiqet, por kjo bëhet vetëm nëse shënimi përmban një protestë në lidhje me veprimet e përfaqësuesve të ambasadës ose shtetit (përpjekje për t'u përfshirë në veprimtari të paligjshme, shkelje e rëndë e normave të sjelljes). Është e qartë se në një rast të tillë komplimenti do të kishte dobësuar protestën dhe për rrjedhojë do të kishte shtrembëruar natyrën e shënimit.

Komplimenti nuk përdoret në shënimet verbale që përmbajnë një mesazh për shpalljen e zisë në vend, ose në shënimet ku shprehin ngushëllimet, si dhe në bazë të parimit të reciprocitetit në rastet kur departamenti i punëve të jashtme të një vendi nuk përdor komplimente në korrespondencën e saj diplomatike.

Gama e formulave të mirësjelljes së protokollit është shumë e gjerë. Kjo ju lejon të zbutni një ton më të ashpër ose t'i jepni më shumë ngrohtësi. Sidoqoftë, duhet mbajtur mend gjithmonë: asgjë nuk vlerësohet aq shtrenjtë dhe nuk është aq e lirë sa mirësjellja. Shprehje të ashpra, kthesa retorike të fjalës, aludime të paqarta, pasthirrma, shkurtesa në formën e "etj. etj." në korrespondencë muzikore nuk lejohen. Kur punoni në tekstin e një shënimi që përmban, për shembull, një protestë, ia vlen të mbani mend se ai mund të mos pranohet, dhe kjo, nga ana tjetër, mund të çojë në një situatë konflikti me pasoja të gjera.

Teksti i shënimeve verbale shkruhet në vetën e tretë.

Të dyja shënimet personale dhe verbale janë të printuara në letër të stampuar me cilësi të lartë. Nën stemën ka një mbishkrim "Ministria e Punëve të Jashtme të Federatës Ruse" ose "Ambasada e Federatës Ruse në (emri i vendit)".

Ashtu si në një shënim personal, adresa është ngjitur në këndin e poshtëm të majtë në fletën e parë të foljes së shënimit:
ambasadë

Republika e Hungarisë

Moska
Ministria e Punëve të Jashtme

Republika e Kongos

Brazavil
I njëjti tekst shtypet në zarf.

Shembull i verbalit të shënimit:
MINISTRIA E PUNËVE TË JASHTME

FEDERATA RUSE

Nr 3/1 DGP
Ministria e Punëve të Jashtme të Federatës Ruse tregon respektin e saj ndaj Ambasadës ___ dhe në përgjigje të notës së saj nr. 0108 datë ___ 20 shkurt ___ ka nderin të njoftojë se autoritetet kompetente ruse nuk kanë asnjë kundërshtim për emërimin e Gjeneral Majorit Aviacioni ___ si atashe ushtarak dhe ajror në ambasadën ___ Në Federatën Ruse.
Ministria shfrytëzon rastin për t'i ripërtërirë Ambasadës garancitë e konsideratës më të lartë.
Moskë, ___ 20 shkurt ___

Ambasada e Moskës
Në praktikën ndërkombëtare, shënimet verbale të nënshkruara ose të miratuara nga kreu i një misioni diplomatik po bëhen gjithnjë e më pak të zakonshme. Praktikisht nuk ka asnjë ndryshim midis shënimeve verbale me nënshkrim (vizë) dhe atyre që kanë vetëm vulën e ambasadës.

Një folje shënimi ka një numër dalës, shifër dhe datë nisjeje, për shembull nr. 14/1 DE ose 27 / DGP. Nuk janë vendosur indekse shtesë. Nëse është e nevojshme, kjo bëhet në një kopje të mbetur në dosje. Shënimi vendoset me një vulë zyrtare mastike të Ministrisë së Punëve të Jashtme ose të ambasadës. Vula vendoset në fund të tekstit të shënimit, ku shtypet data e nisjes. Është e nevojshme të sigurohet që stema e paraqitur në vulë të ketë pozicionin e duhur.
MOSTRA SHËNIMEVE VERBALE*
* Shënoni veçoritë e dizajnit:

1) shtypja në këndin e majtë;

2) vendi dhe data e nisjes në krye;

3) shënimi është miratuar;

4) shkurtimi i adresës "Protokolli" është i pasaktë (shih përkthimin më poshtë).
REPUBLICUE FRANCAISE AMBASSADE DE FRANCE EN RUSSIE

Nr 293/MID
Ambasada e Francës prezanton komplimente për Ministrinë e Punëve të Etrangeres së Federatës së Rusisë dhe nderin e informatorit të kërkesës.

Monsieur Jacques BAUMEL, Ministër i lashtë, Zëvendës-President i Komisionit të Dé Fense Nationale et des Forces Arm th es de l'Assemblee Nationale, President i Komisionit të D th fense de l'UEO, Zëvendës-President i Kuvendit Parlamentar du Conseil de l'Europe, mbërriti a Moscou en provenance de Bakou më 13 nëntor 1995 a 21 h par le vol 216 de la Compagnie Transaero a l'aeroport de Cheremetievo 1.

L'Ambassade de France serait reconnaissante au Minist and re des Affaires Etrang dhe res de la Federation de Russie de bien vouloir intervenir aupres des autorites de l'aeroport de Cheremetievo 1 pour que le sallon d'honneur soit ouvert a l'arrivee de M. BAUMEL, et saisit cette case pour lui renouveler les assurances de sa haute konsiderate.
MINISTERI I ÇËSHTJEVE TË KOSOVËS ETRANGERES DE LA FEDERATION DE RUSSIE
– Protokolli

Monsieur Jacques BAUMEL, Ministër i lashtë, Zëvendës-President i Komisionit të Mbrojtjes Kombëtare dhe Forcave Armees de l'Assemblee Nationale, President i Komisionit të Mbrojtjes de l'UEO, Zëvendës-President i Parlamentit të Këshillit të Mbrojtjes 'Evropa, mbërriti në Moskë dhe origjinë nga Bakou në 13 nëntor 1995 në 21 hparle vol 216delaCompagnie Transaero dhe l'aeroport de Cheremetievo 1.

L'Ambassade de France serait reconnaissante au Ministrie des Affaires Etrangeres de la Federation de Russie de bien vouloir intervenir aupres des autorites de I'aeroport de Cheremetievo 1 pour que le salon d'honneur spit ouvert a l'aUM EL,BAUMete l'a. saisit cette rast pour lui renpuveler les assurances de sa haute konsiderate.
MINISTERI I ÇËSHTJEVE TË KOSOVËS ETRANGERES DE LA FEDERATION DE RUSSIE
– Protokolli

– Premier Department Europeen
AMBASADA E FRANCËS NË RUSI

Nr 293 /MID
Ambasada e Francës shpreh nderimet e saj për Ministrinë e Punëve të Jashtme të Federatës Ruse dhe ka nderin ta informojë atë për sa vijon.

Ish-ministri, Zëvendëskryetari i Komitetit të Mbrojtjes dhe Forcave të Armatosura të Asamblesë Kombëtare, Kryetari i Komisionit të Mbrojtjes të WEU-së, Zëvendëskryetari i Asamblesë Parlamentare të Këshillit të Evropës Z. Jacques BOMEL do të mbërrijë në Moskë nga Baku më 13 nëntor në orën 21.00 në Fluturimin Transaero 216 për në Aeroportin Sheremetyevo-1.

Ambasada e Francës do t'i ishte mirënjohëse Ministrisë së Punëve të Jashtme të Federatës Ruse që të mos refuzonte mirësjelljen për të ndihmuar autoritetet e Aeroportit Sheremetyevo-1 për të hapur një sallë pritjeje VIP për z. BOMEL pas mbërritjes së tij, dhe shfrytëzon këtë mundësi për të rinovuar garancitë e konsideratës më të lartë ndaj Tij.
MINISTRIA E PUNËVE TË JASHTME E FEDERATES RUSE

Moska
AMBASSADE DE LA REPUBLICQUE DU SENEGAL

EN FEDERATION DE RUSSIE

12, Rue Donskaya

Nr 0552 /ASM/95 MOSCOU,

le 04 dhjetor. 1995
Ambasada e Republikës së Senegalit prezanton komplimente për Ministrinë e Punëve të Etrangeres së Federatës Ruse dhe të nderit të portës sa Haute Connaissance que Madame Absa Claude DIALLO, L'Ambassade de la Republique du Senegal prezanton komplimentet au Ministria e Punëve të Etrangeres së Federatës së Rusisë dhe e nderit të porterit të një njohjeje të lartë të zonjës Abambasaderetë DIALLO, Plenipotentiaire du Senegal, se propozoj de quitter definitivement Moscou, le Mercredi 6 dhjetor 1995, par Vol AF 1849 a 16.15, a l'issue des operations de fermeture de l'Ambassade du Senegal.

En exprimant au Ministrie des Affaires Etrangeres de la Federation de Russie, sa tres vive appreciation pour sa constante sollicitude et l'excellence des Relations entretenues, l'Ambassade de la Republique du Senegal saisit sette case pour lui rentetenues .
MINISTERI I PUNËVE TË TË HUAJT

DE LA FEDERATION DE RUSSIE

Moska*
* 1) Vendi dhe data e nisjes në krye;

2) shtypja në prerjen e fletës në të djathtë;

3) shënimi është me shikim (shih përkthimin e mëtejshëm).
ambasadë

REPUBLIKA E SENEGALIT

0552
Ambasada e Republikës së Senegalit shpreh nderimet e saj për Ministrinë e Punëve të Jashtme të Federatës Ruse dhe ka nderin të njoftojë në dijeninë e saj të lartë se znj. Absa Claude Diallo, Ambasadorja e Jashtëzakonshme dhe Fuqiplotë e Senegalit, synon të largohet përgjithmonë nga Moska. të mërkurën, 6 dhjetor 1995, në fluturimin AF 1849 në orën 16:15 pasi ajo përfundoi procedurën për mbylljen e Ambasadës së Senegalit në Moskë.

Duke shprehur mirënjohjen e thellë Ministrisë së Punëve të Jashtme të Federatës Ruse për mbështetjen e vazhdueshme dhe marrëdhëniet e shkëlqyera që ekzistojnë midis dy vendeve, Ambasada e Republikës së Senegalit përfiton nga ky rast për të ripërtërirë garancitë e konsideratës më të lartë për Ministrinë.
Moskë, 4 dhjetor 1995
PËR MINISTRINË E PUNËVE TË JASHTME TË FEDERATISË RUSE

Moska
Në diplomacinë e viteve 50 u shfaq praktika e shkëmbimit të notave drejtpërdrejt ndërmjet qeverive. Kjo dëshmon jo vetëm për zgjerimin e gamës së formave tradicionale të korrespondencës diplomatike, por edhe për rritjen e rolit të politikës së jashtme, një rritje të nivelit të përgjegjësisë së diplomacisë në zgjidhjen e çështjeve kardinale të kohës sonë. Aktualisht, kjo praktikë përdoret rrallë.

Si rregull, nuk ka komplimente në shënime në emër të qeverisë. Zakonisht në këtë rast, shënimi fillon si më poshtë: "Qeveria e Federatës Ruse ka nderin t'i deklarojë Qeverisë së (emrit të vendit) sa vijon."

Nuk ka asnjë kompliment përfundimtar në shënim. Të gjitha shënimet janë dokumente zyrtare, pavarësisht nga natyra e çështjes së përcaktuar në to. Çdo notë konsiderohet se vjen nga qeveria. Shënimet kërkojnë vëmendjen e duhur dhe kërkojnë një përgjigje nga ana e atij të cilit i drejtohen.

Në praktikën diplomatike, rastet e dërgimit të një note kolektive nga përfaqësues të disa shteteve po bëhen gjithnjë e më pak të zakonshme. Shtetet i ndërtojnë marrëdhëniet e tyre mbi baza dypalëshe si anëtarë të barabartë dhe sovran të komunitetit botëror. Një notë kolektive, qoftë nga i gjithë trupi diplomatik, qoftë nga një grup ambasadash, mund të shihet si një demarsh, një përpjekje për të ushtruar presion, që nuk mund të mos shkaktojë reagime.

Me interes të veçantë është ndërveprimi i ambasadorëve të vendeve të Komunitetit Evropian në Moskë në raport me autoritetet e vendit pritës. Rrotullimi i presidencës së Komunitetit në Bruksel çon automatikisht në faktin se ambasadori i vendit kryesues bëhet kreu i ambasadorëve të vendeve të BE-së në Moskë, duke përfaqësuar interesat e Komunitetit dhe duke folur në emër të tij. Të tilla fjalime dhe dokumente (shënime, letra) në kushte të caktuara mund të konsiderohen si demarshe kolektive.

Për të shmangur akuzën për një demarsh kolektiv, përdoret forma e dërgimit të shënimeve identike. Kjo përdoret për t'i shprehur, nëse është e nevojshme, çdo shteti një këndvështrim të rënë dakord midis disa vendeve ose për të raportuar për miratimin e masave të duhura.

Ka dokumente në korrespondencën diplomatike që nuk kërkojnë regjistrim falas. Këto përfshijnë memorandume, memorandume.

Ka dy lloje memorandumesh: memorandume të dorëzuara personalisht dhe memorandume të dërguara me korrier. Një ndihmës kujtim zakonisht dorëzohet personalisht për të rritur kuptimin ose për të theksuar rëndësinë e një deklarate ose kërkese gojore të bërë gjatë bisedës, për të lehtësuar ecurinë e mëtejshme të çështjes, për të parandaluar mundësinë e keqinterpretimit ose të kuptuarit të bisedës. ose deklaratë gojore. Teksti i memorandumit është përpiluar në formë jopersonale duke përdorur shprehjet: "është bërë një kërkesë", "është e nevojshme të deklarohet", "është raportuar".

Shënimet përkujtimore shtypen në letër të zakonshme pa stemë. Adresa dhe numri dalës nuk janë vendosur; fiksohet vetëm vendi dhe data e nisjes: “Z. Moskë, ___ 20___ korrik. Mbi tekstin e shënimit është shtypur mbishkrimi: “Shënim përkujtimor”.

Shënimet përkujtimore të dërguara nga korrierët tani janë mjaft të rralla. Në formë, ato pothuajse nuk ndryshojnë nga një shënim verbal: ato janë hartuar në vetën e tretë, përmbajnë një apel dhe një kompliment, janë të shtypura në një fletë shënimi, kanë një numër, vendin e dërgimit dhe datën. Ndryshe nga një shënim verbal, shënime të tilla nuk janë të vulosura dhe nuk tregojnë adresën. Në krye ka një mbishkrim: "Shënim përkujtimor". Kujtimet dërgohen ose me kërkesë të personit me të cilin u zhvillua biseda, ose si kujtesë për një çështje të veçantë.

Një memorandum është një dokument që shqyrton anën faktike të një çështjeje të caktuar, përmban një analizë të aspekteve të saj individuale, parashtron argumente në mbrojtje të pozicionit të dikujt, përmban një polemikë me argumentet e palës tjetër. Memorandumi mund të jetë ose një bashkëngjitje e një shënimi personal ose verbal, ose një dokument i pavarur i transmetuar personalisht ose i dërguar me korrier. Bashkëngjitja e një memorandumi në një shënim bën të mundur shkurtimin e vetë tekstit të shënimit dhe, në të njëjtën kohë, jep disa avantazhe në natyrën e paraqitjes së çështjes që është objekt i korrespondencës.

Memorandumi si shtojcë e një shënimi personal është shtypur në letër muzikore pa stemë; numri, vula, vendi (qyteti) dhe data e nisjes nuk janë caktuar. Një memorandum i dorëzuar personalisht shtypet në një fletë shënimi dhe nuk ka asnjë apel apo kompliment. Vula dhe numri nuk vendosen në të, megjithatë, tregohet vendi dhe data e nisjes.

Një letër private e një natyre gjysmë zyrtare u dërgohet zyrtarëve të njohur në rastet kur kërkohet ndonjë ndihmë në zgjidhjen e çështjeve që janë objekt i korrespondencës ose negociatave zyrtare, për të theksuar interesin e autorit në këtë rast ose për të përshpejtuar zgjidhjen e ndonjë çështje duke shfrytëzuar ndikimin e personit të cilit i dërgohet.letër.

Letrat private shkruhen në letër të zakonshme (gjysmë fletë), ndonjëherë në një kokë me emrin dhe mbiemrin ose titullin zyrtar të dërguesit të shtypur në këndin e sipërm majtas. Ana e pasme e fletës nuk përdoret. Apeli në një letër të tillë është si më poshtë: “I nderuari zoti N”:

Kërkohet komplimenti i fundit. Numri nuk tregohet në letër, kërkohet data dhe nënshkrimi personal. Adresa shkruhet vetëm në zarf.

Shembull i letrës private:
Moskë, shkurt ___, 20___
I nderuar zoti Ambasador,

Duke iu rikthyer bisedës sonë të këndshme dje, dua t'ju falënderoj edhe një herë për ftesën tuaj dashamirëse në koncertin e solistëve të teatrit të operës së vendit tuaj.

Gruaja ime dhe unë e shijuam shumë muzikën e klasikëve të famshëm dhe aftësitë performuese të artistëve ishin përtej lavdërimit.

Mbrëmja e kaluar në shtëpinë tuaj do të mbetet në kujtesën tonë për një kohë të gjatë.

Ju lutemi pranoni, zoti Ambasador, garancitë e respektit tim të thellë për ju.

(nënshkrimi)
§ 10. Kur drejtuesit flasin dhe shkruajnë
Përveç llojeve të dokumenteve diplomatike të renditura më sipër, të cilat konsiderohen tradicionale dhe përgjithësisht të pranuara, ka të tjera që përdoren nga shumë shtete. Ndryshe nga ato të diskutuara më sipër, dokumente të tilla nuk kanë një formë strikte. Kjo zgjeron ndjeshëm mundësitë e tyre për sa i përket natyrës së formulimit dhe mbulimit të problemeve.

Dokumentet diplomatike të këtij grupi përfshijnë deklarata, mesazhe, deklarata të krerëve të shteteve, qeverive, ministrave të jashtëm, organeve legjislative të shteteve për marrëdhëniet ndërkombëtare.

Me zhvillimin e komunikimeve telegrafike dhe radio, u përhapën një lloj i tillë dokumentesh diplomatike si telegramet. Si rregull, telegramet kërkojnë një përgjigje. Përmbajtja e telegrameve shpesh ka implikime të rëndësishme politike.

Arsyet e dërgimit të telegrameve mund të jenë të ndryshme: festat kombëtare, përvjetorët, përvjetorët e ngjarjeve të rëndësishme etj. Nuk kalon ditë që gazetat kryesore të mos publikojnë dokumente të tilla në faqet e para. Dërgimi, për shembull, i një telegrami në lidhje me marrjen e postit të një kreu të ri të shtetit nuk është vetëm një shenjë mirësjelljeje, e pranuar në praktikën protokollare ndërkombëtare. Ai është gjithashtu një tregues i nivelit dhe natyrës së marrëdhënieve ndërmjet shteteve, një rast për të demonstruar dëshirën për të vazhduar zhvillimin e bashkëpunimit dhe zgjerimin e lidhjeve.

Kështu, në lidhje me marrjen e George W. Bush si President i Shteteve të Bashkuara të Amerikës, Presidenti i Federatës Ruse V.V. Putin i dërgoi një telegram urimi.
SHKELENCISE TE TIJ Z. GEORGE W. BUSH, PRESIDENT I SHTETEVE TE BASHKUARA TE AMERIKE

Uashington
I nderuar zoti President,

Ju përgëzoj për marrjen zyrtare të detyrës së Presidentit të Shteteve të Bashkuara të Amerikës dhe ju uroj sinqerisht suksese në postin tuaj të ri të lartë.

Unë e ndaj plotësisht dëshirën tuaj për të "forcuar miqësinë ruso-amerikane në vitet e ardhshme".

Dëshiroj të shpreh disa konsiderata paraprake se si ne i imagjinojmë mënyrat e zhvillimit të dialogut ruso-amerikan. Për ne, Shtetet e Bashkuara janë partneri më i rëndësishëm i politikës së jashtme dhe ne, nga ana jonë, jemi të gatshëm të vazhdojmë të punojmë në drejtim të forcimit të marrëdhënieve të reja të bashkëpunimit midis vendeve dhe popujve tanë dhe të kërkojmë së bashku përgjigjet për sfidat serioze që Shekulli 21 na godet ne dhe komunitetin ndërkombëtar në tërësi. Unë pajtohem me ju se marrëdhëniet ruso-amerikane duhet të trajtohen në mënyrë pragmatike, të bashkëpunojnë në baza të barabarta mbi një shqiponjë të gjerë interesash që përputhen dhe të gjejnë zgjidhje racionale për mosmarrëveshjet ekzistuese mbi një bazë të pranueshme reciprokisht.

Mendoj se është krijuar një bazë e mirë për një qasje të tillë në marrëdhëniet tona, është akumuluar përvojë e dobishme përmes shumë sprovave, madje edhe gabimeve. Prandaj, duke ndërtuar mbi të një vazhdimësi pozitive dhe në të njëjtën kohë duke marrë parasysh realitetet e reja, mund të ecim përpara në zgjerimin e përmirësimit të bashkëpunimit dhe ndërveprimit tonë. Gjëja kryesore është; siç theksoni me të drejtë, është; se ne kërcënojmë më shumë njëri-tjetrin dhe nuk e shohim njëri-tjetrin si kundërshtarë. Me rëndësi të veçantë tani, natyrisht, është fillimi i dialogut tonë të drejtpërdrejtë, në të cilin ne, siç e kuptoj unë, i përmbahemi një qasjeje të përbashkët. E di që ju e vlerësoni komunikimin e sinqertë personal.Në këtë drejtim, në muajt në vijim, pa pritur ndonjë forum të madh ndërkombëtar, do të sugjeroja të shqyrtohej mundësia e takimit tonë me ju, të themi, në një vend të tretë: Një takim i tillë nuk do të të zyrtarizohej, nuk do të duhej shumë kohë për t'u përgatitur nëpërmjet kanaleve burokratike dhe aty do të mund të shkëmbenim pa detaje të tepruara pikëpamjet mbi situatën ekonomike dhe politike ndërkombëtare, prioritetet e ndërveprimit tonë. Sigurisht, ju dhe unë nuk do t'i zgjidhim të gjitha problemet menjëherë, por padyshim që do t'u japim përfaqësuesve tanë një shtysë për një dialog produktiv.

Kjo, në veçanti, vlen edhe për kompleksin e problemeve START/ABM. Këtu, siç e kuptojmë, ka si një rastësi qasjesh në lidhje me reduktimet e mëtejshme të armëve bërthamore, ashtu edhe mosmarrëveshje thelbësore në lidhje me mbrojtjen raketore. Është e nevojshme të gjejmë rrugë dhe t'i rikthehemi kërkimit të përbashkët të mjeteve për të garantuar sigurinë tonë kombëtare dhe për të ruajtur stabilitetin strategjik.

Unë jam gati të flas në parim për vizionin tonë për problemet më të mprehta rajonale. Vitet e fundit të shekullit të 20-të treguan edhe një herë qartë se suksesi në një zgjidhje paqësore mund të vijë vetëm kur Rusia dhe Shtetet e Bashkuara të veprojnë së bashku ose në drejtime paralele. Kjo ka të bëjë me interesin tonë të përbashkët për vazhdimin e procesit të negociatave në Lindjen e Mesme, për zgjidhjen e situatës në Ballkan dhe Gadishullin Korean, për t'iu kundërvënë kërcënimit terrorist ndërkombëtar dhe për zgjidhjen e shumë problemeve të tjera.

Një detyrë e rëndësishme është shfrytëzimi më i plotë i potencialeve të dy vendeve në çështjen e intensifikimit të lidhjeve të biznesit ruso-amerikan në sfondin e një situate të vështirë ekonomike ndërkombëtare dhe bërjen më efektive të mekanizmave përkatës dypalësh.

Nëse një plan i tillë veprimi, bazuar në situatën që po zhvillohet në Shtetet e Bashkuara pas zgjedhjeve presidenciale, ju përshtatet, atëherë do të ishte e dëshirueshme që të zhvillohej një takim i ministrave tanë të jashtëm për ta nisur atë. Udhëzimet përkatëse I.S. Unë tashmë ia kam dhënë Ivanovit dhe shpresoj që edhe C. Powell do të marrë një detyrë të ngjashme.

Në përfundim, dëshiroj të shpreh edhe një herë shpresën se marrëdhëniet e bashkëpunimit të barabartë, me përfitim reciprok midis Rusisë dhe Shteteve të Bashkuara do të marrin zhvillim konkret në të mirë të popujve të dy vendeve tona dhe të gjithë komunitetit ndërkombëtar.

Sinqerisht,

V. PUTIN
Duke folur për korrespondencën diplomatike, është e pamundur të mos përmendim dokumentet që burojnë nga organet më të larta legjislative: apele në parlamentet e shteteve të ndryshme për çarmatimin, parandalimin e luftës bërthamore, komunikata të përbashkëta të parlamenteve pas rezultateve të vizitave dhe negociatave të parlamentarëve.

Kategoria e dokumenteve të rëndësishme diplomatike duhet të përfshijë përgjigjet e figurave drejtuese të shteteve ndaj ankesave ose pyetjeve të përfaqësuesve të organizatave publike ose individëve; përgjigjet e pyetjeve të korrespondentëve të gazetave për problemet më urgjente të situatës ndërkombëtare; fjalimet e përfaqësuesve të shtetit në forume ndërkombëtare, takime publike kushtuar datave të rëndësishme në marrëdhëniet me shtetet e huaja; fjalimet e krerëve të shteteve, qeverive, ministrave të jashtëm në pritjet diplomatike për nder të të ftuarve të huaj. Dokumentet e tilla zakonisht publikohen në shtyp. Ato janë të mbushura me përmbajtje të madhe politike, prekin jo vetëm marrëdhëniet dypalëshe, por edhe problemet globale, falë të cilave marrin një përgjigje të madhe ndërkombëtare.

Praktika ndërkombëtare njeh dokumente të karakterit diplomatik, të cilat miratohen në baza rajonale dhe globale. Midis tyre janë dokumentet e OKB-së.

Gjatë ekzistencës së saj, OKB-ja ka miratuar një numër të konsiderueshëm dokumentesh të ndryshme që kanë pasur një ndikim të rëndësishëm në proceset ndërkombëtare dhe në formimin e klimës ndërkombëtare. Si shembuj, mund të citohen dy prej tyre: Deklarata Universale e të Drejtave të Njeriut (dhjetor 1948), e cila shpalli se "të gjitha qeniet njerëzore lindin të lirë dhe të barabartë në dinjitet", dhe Deklarata për dhënien e pavarësisë vendeve dhe popujve kolonialë. (dhjetor 1960). ), i cili thoshte se "të gjithë popujt kanë të drejtën e vetëvendosjes", se "ata përcaktojnë lirisht statusin e tyre politik dhe kryejnë zhvillimin e tyre ekonomik, social dhe kulturor".

Edhe pse, në përputhje me Kartën e OKB-së, dokumentet e miratuara nga Asambleja e Përgjithshme janë në natyrë rekomandimesh, ato megjithatë kanë peshë të madhe morale dhe politike dhe ndikojnë në formimin e qëndrimit të bashkësisë botërore për një çështje të caktuar. Kështu, Deklarata e vitit 1960 kontribuoi në përfundimin e kolapsit të sistemit kolonial.

Siç e tha me zgjuarsi një gazetar i huaj, "Një rezolutë e OKB-së nuk është një menu restoranti që mund të hidhet lehtësisht".

Në çdo dokument diplomatik, si përmbajtja ashtu edhe forma janë të rëndësishme. Në këtë drejtim, vlen të përmendet teknika e përpilimit të dokumenteve të tilla, aftësia për të realizuar mundësitë që janë të ngulitura në dokumente të llojeve të ndryshme.

Hartimi i një dokumenti diplomatik kërkon të merren parasysh shumë faktorë. Në fund të fundit, shërbimi diplomatik vendos se çfarë të lërë në këtë apo atë dokument, çfarë të heqë, cilat argumente t'i japë përparësi etj. Megjithatë, është e nevojshme të merren parasysh kundërargumentet e mundshme të partnerëve. Prandaj, përgatitja e dokumenteve të tilla kërkon njohuri të mëdha profesionale dhe përvojë diplomatike.

Shërbimi diplomatik i Rusisë përdor në mënyrë aktive të gjithë arsenalin e formave të korrespondencës diplomatike. Duke pasur një përvojë të gjerë në hartimin e dokumenteve diplomatike, duke iu drejtuar hapur qeverive dhe popujve, diplomacia ruse ndikon në botën e jashtme, mobilizon të gjitha forcat progresive në mbrojtje të paqes dhe besimit midis popujve.

Korrespondenca diplomatike, ashtu si diplomacia në përgjithësi, ka bërë një rrugë të gjatë në zhvillim. Duke qenë një nga format e veprimtarisë diplomatike të shtetit, dokumentet diplomatike pasqyrojnë tiparet e natyrshme në sistemin socio-ekonomik të vendit, gjuhën, kulturën. Mirëpo, me gjithë dallimet, e përbashkëta për dokumentet diplomatike të epokave të ndryshme ishte se kërkesa të veçanta u janë paraqitur gjithmonë dhe vazhdojnë t'u paraqiten edhe sot e kësaj dite. Dhe çështja nuk është vetëm se në të kaluarën dokumentet diplomatike vinin vetëm nga monarku ose nënshkruheshin nga një person i autorizuar në emër të tij dhe i drejtoheshin një tjetri, kreut të shtetit. Nëse dokumenti ishte shkruar në formë kuneiforme në pllaka balte, si traktati i faraonit egjiptian Ramses II me mbretin hitit Hattushil III (1296 p.e.s.), ose në papirus, mëndafsh, letër, ai kishte një kuptim të veçantë ("shkruar me stilolaps - nuk mund ta këpusësh sëpatën"). Krerët sovranë të shteteve morën përsipër detyrimin për të respektuar "shkronjën dhe frymën" e dokumentit. Devijimet nga detyrimet e pranuara (me gojë ose me shkrim) sollën humbjen e prestigjit dhe besimit, e cila, natyrisht, nuk kalon pa lënë gjurmë për shtetin.

Meqenëse të gjitha dokumentet e korrespondencës diplomatike janë zyrtare, zgjedhja e saktë e llojit të dokumentit ka një rëndësi të madhe: duhet të korrespondojë me këtë rast të veçantë.

Në këtë rast, duhet nisur kryesisht nga përmbajtja e dokumentit, të ketë njohuri të mira të teknikës së korrespondencës diplomatike dhe të merren parasysh traditat e vendit pritës kur bëhet fjalë për shënimet e një misioni diplomatik. Është e zakonshme që një shënim verbal t'i përgjigjet me një shënim verbal, dhe një letre personale me një letër personale. Konsiderohet e padukshme t'i përgjigjesh një letre personale me një shënim verbal, ashtu siç konsiderohet e pasjellshme t'i përgjigjesh letrës me nënshkrim personal me një shkronjë me mbiemër të shtypur në makinë shkrimi.

Një dokument diplomatik kërkon një përgjigje. Mungesa e një përgjigjeje do të perceptohet si një përgjigje e një natyre të caktuar negative: Kjo formë reagimi duhet përdorur në raste të jashtëzakonshme. Çdo dokument fillon me një telefonatë. Titulli dhe mbiemri i saktë i personit të cilit i drejtohet ky dokument ndonjëherë nuk janë më pak të rëndësishëm se përmbajtja e tij. Nuk lejohet asnjë shtrembërim në të kaluarën dhe tani.

Gjatë sundimit të Alexei Mikhailovich në Rusi (1645-1676)*, urdhri i ambasadës (në atë kohë Ministria e Punëve të Jashtme) drejtohej nga një diplomat i shquar rus, Duma boyar Ordin-Nashchokin. Në një letër zyrtare të hartuar në një urdhër ambasade drejtuar carit, fjala "sovran" ishte lënë jashtë; Në lidhje me këtë, cari i dërgoi një letër Ordin-Nashchokin me përmbajtjen e mëposhtme:

“Na shkroi në datën 19 prill, por në çregjistrimin tuaj në rubrikën e parë shkruhet ku duhej të na shkruante ne, sovrani i madh, dhe ata shkruanin të madhin, por sovrani nuk ishte shkruar. Dhe atëherë nuk e bëre me kujdes, dhe të gjitha letrat tona do të vijnë tek ju, dhe ju do të vazhdonit në çregjistrimet tuaja dhe në të gjitha veprat tona që do të jenë në letër, sovrani ynë i madh, emri dhe nderi u shkrua shumë. kujdes.

Dhe ju, nëpunës, do t'i lexoni vetë të gjitha letrat më shumë se një herë dhe do të shikonit për shumë, në mënyrë që në të ardhmen të mos kishte pakujdesi të tilla në letrat tuaja.

... Dhe nëpunësja Grishka Kotoshikhin, e cila shkroi atë përgjigje, u urdhërua të jepte dënim për këtë - të rrihte shkopinj.

* Alexei Mikhailovich (1645-1676) nga 1645 ndoqi një politikë të jashtme aktive, detyrat më të rëndësishme të së cilës ai konsideroi kthimin e tokave ruse që ishin nën sundimin e Komonuelthit dhe Suedisë, si dhe sigurimin e sigurisë së jugut kufijtë nga sulmi i Turqisë dhe vasalit të saj - Khanatit të Krimesë. Alexei Mikhailovich nënshkroi dekrete dhe dokumente me dorën e tij, mbikëqyri drejtpërdrejt negociatat e politikës së jashtme me Suedinë, Poloninë dhe shtetet e tjera, forcoi kontrollin mbi aktivitetet e ambasadorëve rusë.

Dënime të tilla të rënda për gabime në një dokument diplomatik nuk përdoren aktualisht, por ato janë ende të mbushura me pasoja të rënda.

Duke iu përmbajtur rreptësisht normave dhe rregullave tradicionale të korrespondencës, protokolli diplomatik monitoron nga afër respektimin e këtyre normave dhe rregullave nga shtetet e huaja, kundërshton me vendosmëri shkeljen e tyre dhe aq më tepër tenton të cenojë dinjitetin e vendit.

Një nga kërkesat për një dokument diplomatik edhe sot e kësaj dite mbetet drejtshkrimi i saktë i mbiemrit dhe titullit të adresuesit. Dokumenti ndonjëherë mund të përmbajë diçka të pakëndshme për adresuesin, por formulat e mirësjelljes duhet të respektohen. Shumë prej tyre janë shumë të veçantë për drejtshkrimin dhe rendin e emrave të tyre. Të dyja duhet të korrespondojnë rreptësisht me të dhënat në dokumentet zyrtare që dalin nga institucionet në të cilat këta persona punojnë. Drejtshkrimi i emrave dhe mbiemrave kompleksë (spanjoll, arab, etj.) kërkon vëmendje të veçantë dhe reduktimi i tyre nuk duhet të lejohet, duke u udhëhequr nga rregullat e gjuhës ruse. Disa popuj nuk kanë mbiemra në kuptimin tonë, ekziston vetëm një emër, të cilit ndonjëherë i shtohet emri i babait në korrespondencën zyrtare, një ulje arbitrare e një emri mund të shkaktojë një shkelje të arsyeshme te një person.

Është detyrë e secilit që udhëzohet të përgatisë një dokument diplomatik për të kuptuar se ku është mbiemri dhe ku është emri. Mos cenoni dinjitetin e partnerit, tregoni korrektësi, respekt - kjo është drejtshkrimi i saktë i apelit dhe adresës. Në këtë rast, forma nuk është më pak e rëndësishme se përmbajtja. Ka shumë shembuj në historinë e diplomacisë kur janë bërë përpjekje për kodifikimin e titujve dhe formulave të mirësjelljes kur iu referohen monarkëve, anëtarëve të familjeve të tyre, përfaqësuesve të kishës, dukës, markezes, baronetëve dhe baronetëve. Në mesin e shekullit të 17-të, urdhri i ambasadës ruse krijoi një listë të "titujve të autorizuar të Carit të Moskës të shkrimtarit". Baza ishte parimi i respektit të ndërsjellë: "... Cari shkruan në letrat e tij drejtuar pushtetarëve të mëdhenj përreth tituj sipas dinjitetit të tyre, siç e përshkruajnë veten e tyre, pa përjashtim".

Një diplomat pa përvojë, të cilit i është besuar korrespondenca, shpesh mund të përballet me vështirësi edhe tani, veçanërisht kur u lë dokumente krerëve të shtetit. Kështu, në vitin 1984, Sulltan Iskander ishte kreu i Malajzisë. Titulli i tij i plotë vështirë se mund të ishte shkruar pa gabim pa ndihmën e një burimi autoritar, por edhe këtu nuk ishte pa “perestrojkë”. Titulli i korrigjuar i kreut të Malajzisë ishte: "Madhështia e tij Sulltan Azlan Shah, Kreu Suprem i Malajzisë, Akong i Malajzisë". Jo më pak origjinal ishte titulli zyrtar i ish-kreut të shtetit të Zaire: "Shkëlqesia e tij Marshall Mobutu Sese Seko Kuku Ngebendu Wa Za ​​Banga, President i Republikës së Zaire, Kryetar i Këshillit Ekzekutiv, Kryetar - Themelues i Popullit Lëvizja”.

Dhe këtu është titulli i kreut të shtetit dhe qeverisë së Brunei Darussalam, me të cilin Rusia ka vendosur marrëdhënie diplomatike dhe ka dërguar ambasadorin e saj: “Madhëria e tij Sulltan Sir Muda Hassanal Bolkiah Muizzadeen Waddaulah Sultan dhe Kreu i Shtetit, Kryeministri i Brunei Darussalam .”

Gabimet në drejtshkrimin ose kuptimin e emrave dhe mbiemrave të zyrtarëve të lartë ndonjëherë çojnë në kuriozitete, si për shembull në rastin gjysmë anekdotik me pronarin e një hoteli në jug të Francës. Atij iu afrua një i huaj me kërkesën për t'i dhënë një dhomë hoteli; kur e pyetën se kush ishte, i huaji u përgjigj: Domingo Rumardo Montealegre Almendares Covarrubias; Pasi e dëgjoi këtë, pronari tha se dy të parët mund të qëndronin në hotelin e tij, dhe pjesa tjetër - në hotelin përballë ... Dhe ky ishte një spanjoll.

Në pamje të parë, mund të duket e parëndësishme nëse një shënim fillon me fjalët "... ka nderin të njoftojë se ...", dhe tjetri thjesht "... njofton se ..." Megjithatë, kjo është larg nga duke qenë kështu. Mund të bëhet një largim nga formula e pranuar përgjithësisht. Por ky duhet të jetë një hap i qëllimshëm dhe ka nevojë për arsye serioze. Kur, për shembull, bëhet një prezantim ose shprehet një protestë, në lidhje me ndonjë situatë konflikti, dokumenti mund të mos përmbajë komplimentin e zakonshëm mbyllës ("... përfiton nga rasti për të rinovuar ... garancitë e tij ... respekt").

Përpjekjet e diplomacisë së disa vendeve për të braktisur formulat e vendosura të mirësjelljes nuk gjejnë mbështetje në praktikën ndërkombëtare. Shumica dërrmuese e shteteve tregojnë shenja respekti për njëri-tjetrin në korrespondencën e tyre diplomatike. Nëse njëra nga palët refuzon formulat e mirësjelljes, atëherë, bazuar në parimin e reciprocitetit, pala tjetër bën të njëjtën gjë.

Një dokument diplomatik duhet të ketë një pamje të patëmetë. Prandaj, të gjitha dokumentet diplomatike shtypen në letër të cilësisë së lartë, të prerë në makinë. Gjatë printimit të tekstit, fshirjet dhe korrigjimet nuk lejohen. Zarfet për dokumente duhet të jenë të madhësisë dhe cilësisë së duhur. Vula duhet të jetë në vendin e duhur - në fund të dokumentit, dhe teksti duhet të jetë i vendosur bukur në të gjithë fletën.

Ka raste në histori kur letra në të cilën është shkruar dokumenti ka pasur një ngarkesë më të madhe semantike sesa vetë përmbajtja e saj.

Në vitin 1915, Japonia i lëshoi ​​një ultimatum Kinës - të ashtuquajturat "njëzet e një kërkesat". Bëhej fjalë për kushte zhvatëse dhe presidenti kinez Yuan Shikai ishte i ngadalshëm për t'u përgjigjur. Pastaj ambasadori japonez e këshilloi atë të shikonte në dritë letrën në të cilën ishte shtypur ultimatumi. Siluetat me ujëra të anijeve luftarake japoneze dukeshin qartë në letër.

Korrespondenca e sotme diplomatike nuk kërkon një numër të madh skribësh që "zbardhën" dokumentet zyrtare. Në ditët e sotme, letrat personale të një natyre gjysmë zyrtare ndonjëherë shkruhen ende me dorë. Të gjitha letrat e tjera diplomatike janë të shkruara me makinë, shpesh edhe duke përdorur një teknikë kopjimi. Por në të njëjtën kohë, nëse autori i letrës dëshiron të tregojë shenja respekti të veçantë ndaj adresuesit, një apel ndaj tij (“I nderuar zoti Ambasador”, “Z. Ministër” etj.), si dhe një përfundimtar. kompliment (“Me urimet më të mira”, “Sinqerisht tuajat” etj.) shkruan me dorë, megjithëse pjesa tjetër e tekstit do të jetë e shtypur.

Aktualisht, vulosja e një dokumenti diplomatik është reduktuar në një formalitet të thjeshtë. Më parë, vendi i shtypjes në dokument ishte i një rëndësie thelbësore. Në 1595, ambasadori rus Vasily Tyufyakin, i cili u dërgua në Iran për të lidhur një traktat, u udhëzua të këmbëngulte që "shahu do të urdhëronte që nishani (vula) e tij t'i bashkëngjitet letrës së fundit në fund, dhe jo në krye. ." Si një kompromis, ambasadori mund të binte dakord që Shahu të vendoste vulën "anash, në mes të letrës".

Vula mbretërore ishte simbol pushteti dhe mund të bashkëjetonte vetëm me vulën e një sovrani tjetër dhe në të njëjtin nivel2. Kjo dëshmonte për barazinë dhe sovranitetin e krerëve të shtetit. Dhe aktualisht, kur vendosni shënime me një vulë zyrtare, duhet të monitorohet me kujdes që stema të zë pozicionin e saktë, rreptësisht vertikal *.

* Në kartat mbretërore të ambasadorëve të Marokut, vula është vendosur ende në krye. Ky është ndoshta i vetmi vend në botë që harton kredencialet në këtë mënyrë.
Ministria e Punëve të Jashtme kryen korrespondencë diplomatike në gjuhën e vendit të saj. Megjithatë, një përkthim në një gjuhë të huaj MUND t'i bashkëngjitet tekstit zyrtar. Kjo bëhet nëse synohet që përmbajtja e dokumentit të sillet tek adresuesi sa më shpejt që të jetë e mundur, si dhe të parandalohen pasaktësitë e mundshme që mund të bëhen kur dokumenti përkthehet nga adresuesi. Në vitet e para të Komisariatit Popullor të Punëve të Jashtme, një sërë notash verbale iu dërguan misioneve të huaja në Moskë në frëngjisht.

Ambasadat mund të korrespondojnë me Ministrinë e Punëve të Jashtme në gjuhën e vendit të tyre. Por ky rregull nuk është universal. Ambasadat shpesh korrespondojnë në gjuhën e vendit pritës ose bashkangjisin përkthimet e dokumenteve në këtë gjuhë me origjinalet. Dokumentet diplomatike, si rregull, duhet t'i dorëzohen personalisht adresuesit ose të dërgohen me korrier dhe t'i dorëzohen një personi të posaçëm të autorizuar kundrejt marrjes. Nuk rekomandohet të dërgoni korrespondencë diplomatike me postë.

Pavarësisht se sa të rëndësishme janë forma dhe atributet e mirësjelljes në një dokument diplomatik, përparësi përsëri duhet t'i jepet përmbajtjes, qartësisë së paraqitjes, mendimit logjik, dëshmisë së fakteve, duke marrë parasysh karakteristikat e adresuesit dhe reagimin e mundshëm nga ana e tij. .

Një dokument diplomatik do të jetë efektiv nëse pasqyron tërë grupin kompleks të problemeve të mëdha dhe të vogla që kanë të bëjnë me një ose disa vende, nëse ai është i mbushur me shqetësim për mirëqenien e njerëzimit.

Në korrespondencën diplomatike nuk duhet lejuar pasaktësia, shtrembërimi i fakteve, nënvlerësimi apo ekzagjerimi i tyre. Një plogështi e tillë e bën dokumentin të pambrojtur, pasi përmbajtja e tij do të vihet në dyshim. Ndryshimet dhe sqarimet e mëvonshme, si rregull, nuk mund të ndihmojnë. Prandaj, gjatë analizimit dhe përzgjedhjes së fakteve në dokumente, duhet të përdoren vetëm ato që kanë siguri absolute.

Është e përshtatshme të zbatohet rregulli për dokumentet diplomatike: fjalët duhet të jenë të ngushta dhe mendimet duhet të jenë të bollshme. Gjuha e dokumenteve diplomatike është e thjeshtë, koncize, krahasimet dhe epitetet përdoren rrallë. Sidoqoftë, një imazh artistik i aplikuar në vend mund të përmirësojë ekspresivitetin e dokumentit.

Një fjalë në një dokument diplomatik duhet të jetë absolutisht autentike me konceptin e ngulitur në të. Nëse një fjalë në një kontekst mund të kuptohet dhe interpretohet në mënyra të ndryshme, atëherë është më mirë të mos e përdorni, por të zgjidhni një tjetër. Gjuha ruse është e pasur dhe e fuqishme, por pasioni për stilin letrar në kurriz të qartësisë dhe saktësisë mund të jetë i dëmshëm.

Duke e paraqitur qartë dhe qartë mendimin, duke u përpjekur të përdorë fjalë të freskëta dhe formulime të pahijshme, hartuesi i dokumentit nuk duhet të lërë pas dore konceptet e vendosura dhe të vendosura tashmë. Nuk ka nevojë, për shembull, të kërkojmë një zëvendësim semantik të shprehjeve “bashkëjetesë paqësore”, “luftë e ftohtë”, “pozicione të forcës”, politikë, “mendim i ri”, “perestrojkë”, “diplomaci popullore”. Këto dhe shprehje të tjera të ngjashme të vërtetuara mirë në gjuhë të ndryshme shprehin koncepte specifike, të unifikuara.

Fjala në korrespondencën diplomatike dhe në diplomaci në përgjithësi mund të jetë edhe aleat edhe armik. E zgjedhur me mjeshtëri dhe e thënë deri në pikën, do të bindë dyshuesit, do t'i anojë ata që hezitojnë në drejtimin e duhur, do të forcojë bindjen e simpatizantëve. Me një përzgjedhje të rreptë të materialit verbal, një dokument diplomatik do të bëhet përfundimtar dhe bindës. Një fjalë e thënë me nxitim, e shkruar në dokument me nxitim, do të bëhet armik, sepse jo më kot thonë: "Fjala nuk është harabeli, do të fluturojë - nuk do ta kapësh".