La auditoría de la caja es una herramienta importante para mantener la disciplina del efectivo y controlar a los empleados de la caja. Su importancia no puede ser sobreestimada. Esto se aplica no solo a las personas jurídicas, sino también a los empresarios individuales. Si el inventario se lleva a cabo de manera competente y regular, tiene un efecto beneficioso sobre la disciplina de los empleados, el clima en el equipo y el cumplimiento de los requisitos legales.
El concepto del acto de auditar la caja registradora.
Informe de auditoría del cajero- este es un documento que registra la ubicación real de los fondos en la caja, si hay faltantes o excedentes, también es necesario reflejar, así como la presencia de otros valores que tienen lugar en la caja. Y lo comparo con la cantidad de dinero que debe ser según los documentos.
Cabe señalar que no existe una forma especial del acto de auditoría de fondos aprobada por ley. El Comité Estatal de Estadística ha puesto en vigencia el formulario primario INV-15 “Ley de Inventario de Caja”, pero hoy en día su uso no se considera obligatorio, pero muchas empresas utilizan este formulario para auditar la caja registradora, aunque está destinado a inventario. Esto no contradice la legislación de la Federación Rusa, ya que los procedimientos de auditoría e inventario de fondos son muy similares entre sí, y el propósito de ambos es verificar el cumplimiento de la cantidad de efectivo en la caja registradora con información contable.
Cada empresa puede desarrollar de forma independiente un acto de auditoría de efectivo y aplicarlo al verificar la caja registradora. Muy a menudo, el formulario INV-15 es una plantilla de alta calidad para desarrollar un formulario independiente de un acto de auditoría de efectivo en la caja.
Cuándo auditar la caja registradora
La auditoría de la caja se realiza en determinados casos, estos casos pueden incluir:
- Cambio de responsable financiero que sea directamente responsable de la caja;
- Al detectar el robo de efectivo o documentos de efectivo de la caja registradora;
- Por liquidación de la empresa o su reorganización;
- Antes de la formación de estados financieros anuales;
- Si ha ocurrido alguna emergencia;
- Y también en los demás casos, que estén previstos por la legislación del país.
Quién audita la caja registradora
Si la auditoría se lleva a cabo dentro de la empresa, entonces se crea una comisión de al menos tres personas para este evento. Por lo general, por orden separada del director, incluye
- contador,
- representante de la dirección,
- jefe de una de las divisiones estructurales de la organización.
Un empleado financieramente responsable también debe estar presente durante estas acciones, pero no está incluido en la comisión.
En los casos en que la fiscalización se realice como parte de un control fiscal in situ, a todas las personas antes mencionadas se le suman inspectores del organismo de control.
Características de la caja de auditoría.
El Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia regula las auditorías de todos los activos de las empresas, incluido el efectivo. Todos los controles se realizan de acuerdo con la metodología desarrollada por la orden N° 49 del 13/06/1995. Esta ANP determina el procedimiento de actuación y registro de los resultados obtenidos.
La auditoría de la caja puede ser una auditoría separada o convertirse en una etapa de una auditoría multidireccional compleja realizada por una organización superior o departamento de control departamental. Pero más a menudo, el jefe de la empresa actúa como iniciador de la verificación de la caja, ya que las actividades de la empresa deben controlarse desde adentro. La frecuencia de llevar a cabo las medidas de control se fija en el PM. Por lo general, en el orden de una auditoría intraempresarial, se planifica una auditoría de la caja para el final del período del informe y necesariamente para el 31 de diciembre.
Cómo auditar la caja registradora
El informe de auditoría lo elabora la comisión de auditoría sobre la base de los resultados de la auditoría de la caja. Esto se debe a la gran responsabilidad de la circulación del dinero en efectivo y otros valores que se encuentran en la caja de la empresa ya las exigencias de la ley. La comisión de auditoría es nombrada por el jefe de la empresa mediante la emisión de una orden. Después de emitir una orden para auditar la caja de la empresa, debe informarse a todos los miembros de la comisión, así como al presidente de la comisión. Para asegurarse de que todos los miembros de la comisión estén familiarizados con el pedido, deben poner su firma al final del pedido.
Es obligatorio notificar al propio cajero que se realizará una auditoría de la caja, ya que él es el responsable de la caja auditada.
Antes de iniciar la auditoría de la caja, el presidente de la comisión anuncia a todos los miembros de la comisión y al cajero el contenido del documento en base al cual se lleva a cabo la auditoría de la caja. Después de eso, cualquiera de los presentes puede ofrecer sus razones por las que se puede cancelar la auditoría de la caja. Si no existen tales motivos, la comisión de auditoría comienza a inspeccionar la caja de la empresa.
La auditoría de la caja se lleva a cabo solo en presencia de todos los miembros de la comisión, una persona financieramente responsable, a saber, el cajero, así como otras partes interesadas. Durante la auditoría de la caja, se pueden redactar documentos adjuntos que fijarán el procedimiento para realizar la auditoría.
Elaboración de un informe de auditoría.
Con base en los resultados de la auditoría, se debe redactar un acto de auditoría de fondos en la caja por parte de la comisión de auditoría.
Está compuesto de la siguiente manera:
- En el medio del documento, se escribe el nombre del documento, a saber, el acto de auditar la caja;
- Se indica la fecha completa de la inspección;
- El nombre de la empresa donde se realiza la auditoría;
- El contenido de la operación que sirvió de base para la ejecución del acto;
- La medición de una transacción en términos monetarios, indicando las unidades en que se realiza la medición.
- Cargos, así como apellidos, nombres y patronímicos de todos los miembros de la comisión de auditoría.
- Firmas de todos los miembros de la comisión, con transcripción.
Ejemplo de acto de auditoría de la caja registradora
APROBAR
CEO
(posición de la cabeza)
Céfiro LLC
(Nombre de empresa)
Ivanov II
(firma)
Informe de auditoría del cajero
La comisión, sobre la base de la orden No. 256 del 30 de diciembre de 2017, en presencia del empleado responsable del mantenimiento de la caja Kudri Irina Vyacheslavovna, auditó la caja de la empresa Zefir LLC al 31 de diciembre de 2018.
Como resultado de la auditoría se encontró lo siguiente:
- El saldo de efectivo disponible al 31 de diciembre de 2017 es de 100 565 rublos 49 kopeks.
- Se encontró una escasez en la cantidad de 00 rublos 00 kopeks.
- El saldo real de efectivo disponible al 31 de diciembre de 2017 es de 100 565 rublos 49 kopeks.
- Al 31 de diciembre de 2017, Irina Vyacheslavovna Kudrya era la persona responsable del mantenimiento de esta caja.
- Se adjunta memorando con explicaciones del responsable.
Composición de la comisión:
Presidente - Jefe de Contabilidad Novikova I.V. Nóvikov
(cargo, nombre completo)
Miembros de la comisión: 1.especialista de la 1ra categoría Korzh S.S. Korzh
(cargo, nombre completo)
(cargo, nombre completo)
3. Especialista líder Yaroshchuk L.V. Yaroshchuk
(cargo, nombre completo)
Presente: cajero Kudrya I.V.
Familiarizado con el acto: Kudrya I.V. rizo
(nombre completo) (firma)
El acta de revisión de la caja se redacta en 4 ejemplares:
1ra copia. - en el expediente oficial No. 54;
2da copia. - director de la empresa;
3ra copia. - contador jefe;
4ta copia. - cajero
Anexo: Nota explicativa del cajero Kudri I.V. por 1 litro en 1 copia.
Acta de revisión de caja (formulario y muestra)
Cada empresa rusa debe realizar un inventario. La conciliación anterior está sujeta a la propiedad, los pasivos y el dinero en la organización. Los resultados de las inspecciones por parte de una persona jurídica deben redactarse utilizando documentos cuyos formularios estén aprobados por ley o sean desarrollados por una entidad comercial específica. Es importante señalar que entre los documentos establecidos utilizados en el inventario, no existe ninguna forma del acto de auditoría de caja.
Inventario
El Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa, por Orden No. 49 del 13 de junio de 1995, desarrolló y aprobó las Directrices para realizar un inventario. Esta ley regula no solo el procedimiento para la designación e implementación de la conciliación, sino también los métodos para formalizar los resultados de la auditoría.
De acuerdo con las aclaraciones especificadas del Ministerio de Finanzas de Rusia, cualquier inventario comienza con la decisión de conciliación de la dirección de la empresa. La orden correspondiente se redacta mediante auto, que debe contener el nombre del objeto de verificación y el momento de su ejecución.
El final de la conciliación se formaliza mediante la preparación de documentos, cuyas formas fueron aprobadas inicialmente por el Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa en la Orden anterior. Es importante señalar que el departamento financiero no aprobó el documento denominado acto de auditoría de la caja.
El Ministerio de Finanzas de Rusia en el párrafo 2.5 de las Directrices enfatizó el hecho de que los formularios desarrollados son ejemplares.
Posteriormente, el Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa aprobó el Decreto del 18/08/1998 N 88, que puso en vigencia los formularios que se encuentran actualmente en uso. Sin embargo, el documento normativo especificado no contiene un acto de revisión de efectivo.
Es importante enfatizar que, a pesar de la ausencia de una forma aprobada de un documento de auditoría de caja, cada empresa tiene derecho a desarrollar un acto apropiado por su cuenta.
Esta conclusión se deriva del hecho de que en la actualidad los formularios de los documentos aprobados por el Comité Estatal de Estadística y utilizados para el registro del inventario no son obligatorios.
Ejemplo de acto de auditoría de la caja registradora
Tanto la revisión como el inventario son procedimientos similares. El propósito de estas dos herramientas es verificar el cumplimiento de la cantidad de efectivo en la caja registradora con la información contable.
En vista de lo anterior, es posible suponer que el formulario de inventario de caja en el formulario No. INV-15 puede ser un modelo para desarrollar un formulario para el informe de auditoría de caja registradora.
Esta conclusión también se fundamenta en la posibilidad y el derecho de cada empresa de desarrollar y poner en circulación sus propios formularios de documentos que formalizan ciertas medidas de control.
Además, debe recordarse que el Comité Estatal de Estadística de Rusia, mediante su Decreto del 18 de agosto de 1998 N 88, atribuyó el formulario INV-15 a la documentación contable primaria. En consecuencia, está permitido utilizar este formulario como un acto de auditoría de la caja de la empresa.
Por favor complete este documento cuidadosamente. No se permiten errores, manchas o borrados. La forma del acto debe contener:
- el nombre de la empresa y una indicación de su división;
- enlace al pedido correspondiente;
- recibo de un empleado responsable, garantizando la seguridad del dinero en efectivo;
- una indicación de la cantidad de dinero en la caja, revelada por el conteo de hojas;
- explicaciones sobre la discrepancia entre la información real y los datos contables;
- firmas de comisiones.
La verificación periódica de los resultados del trabajo con pagos en efectivo se lleva a cabo mediante el acto de auditoría de la caja registradora. La muestra se puede descargar de forma gratuita a través de un enlace directo.
Los controles regulares de los resultados del trabajo con los compradores para las liquidaciones en efectivo se llevan a cabo utilizando acto de auditoría cajas registradoras. Los supermercados, las cadenas minoristas con un gran flujo de clientes minoristas se enfrentan a la necesidad de monitorear constantemente la caja registradora. Gracias al acto de auditoría, es posible fijar los fondos por escrito y compararlos con los bienes que pasan a lo largo de la cinta. En esta página del recurso gratuito, puede descargar una muestra del documento en discusión. Considere sus características y principales criterios de diseño.
Dado que el objetivo principal de la auditoría es la verificación, es recomendable confiar su implementación a la comisión. Un equipo preformado distribuye responsabilidades y realiza determinadas acciones. Los miembros del cuerpo colegiado están autorizados para ello por orden especial u orden de superiores. Antes de comenzar la auditoría, el presidente debe establecer la agenda del evento y enumerar a los participantes. Después de eso, cada uno de los presentes tiene derecho a hacer sus comentarios y declaraciones. En su ausencia, el estudio comienza inmediatamente.
Párrafos obligatorios del informe de auditoría
:- Visa del titular, nombre de la institución, sello en el ángulo superior derecho;
- Nombre del acto local, número y fecha;
- Las bases del estudio, la composición de la comisión;
- Enumeración de los hechos establecidos por el órgano colegiado;
- Reparar la escasez y otros resultados;
- saldo de caja real;
- Carta de presentación a gerencia y contabilidad, anexos;
- Firmas y expediente académico de cada participante.
Para el inventario de efectivo, el Comité Estatal de Estadística elaboró un formulario unificado INV-15 y lo aprobó en su resolución del 18 de agosto de 1998 No. 88. Este formulario es opcional y puede ser reemplazado por un documento similar desarrollado por la empresa de manera independiente. Sin embargo, INV-15 continúa siendo ampliamente utilizado. ¿Con qué frecuencia se redacta un acta del modelo INV-15? La respuesta depende de la frecuencia establecida del control que se está realizando. Para las auditorías internas de la caja, la frecuencia de las inspecciones está determinada por la dirección de la persona jurídica o empresario individual (cláusula 7 de la instrucción del Banco Central de la Federación de Rusia sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo con fecha 11 de marzo de 2014 nº 3210-U). Las inspecciones pueden realizarse periódicamente (según un plan) o ser de carácter repentino. No debemos olvidarnos de los casos legalmente establecidos en los que es obligatorio realizar un inventario de la caja (punto 1.5 de la Guía Metodológica para el Inventario, aprobada por
Ley de auditoría
Valor de la caja registradora al comienzo del turno de trabajo Diario del cajero-operador 2. Indicación de la caja registradora al comienzo del cheque Impresión del informe Z antes del inicio de un cheque repentino 3. Ingresos según las lecturas del medidor Por cálculo (p. 2 - p. 1) 4.
Atención
Disponibilidad real de fondos según datos contables La suma de los valores del saldo de caja real y los documentos de caja de gastos y recibos. 5. Calculado Faltante (ítem 3 - ítem 4) 6. Calculado Excedente (ítem 4 - ítem 3) Pregunta No. 4. ¿Quién está presente durante el inventario de la caja operativa? Respuesta: Se lleva a cabo una auditoría sin previo aviso en presencia de un representante de la autoridad fiscal y uno de los líderes de la organización.
El resultado del inventario de fondos, obtenido como resultado de una verificación repentina de la caja operativa, ilustra claramente el estado de la contabilidad en la empresa. Valora la calidad del artículo.
Formulario de muestra de certificado de auditoría de caja
La composición de la comisión de auditoría se establece mediante un acto administrativo separado de la dirección de la empresa. Tal orden u orden, contra la firma, se señala a la atención de los miembros de la comisión y otras partes interesadas. Este documento también debe estar familiarizado con el cajero u otra persona responsable del mantenimiento de la caja inspeccionada.
Antes del inicio de la auditoría, en presencia de todas las personas interesadas, el presidente de la comisión anuncia el contenido del documento administrativo, en base al cual se verifica la caja. Asimismo, se invita a todos los presentes a pronunciarse sobre la existencia de causales que impidan dicha auditoría. Si no existen motivos significativos para posponer la auditoría, la comisión procede a estudiar la caja registradora.
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Descargar un acto en el formulario KM-9 (Excel) Llenar y descargar un acto en el formulario KM-9 (Excel) (Escribir documentos sin errores y 2 veces más rápido debido al llenado automático de documentos en el programa Class365) Ver una muestra de llenado Ver el catálogo completo de formularios Cómo simplificar el trabajo con documentos y mantener registros de manera fácil y natural Programa especial para pequeñas empresas Class365: un programa en línea para todos:
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Gratis para un usuario Vea cómo funciona Class365Ingrese a la versión de demostración Cómo completar correctamente el acto en el formulario KM-9 Antes del inicio del cheque, el cajero da un recibo de que su dinero personal no está en la caja registradora.
Formulario unificado No. inv-15 - formulario y muestra
Todas las actuaciones relacionadas con la auditoría de la caja se realizan colegiadamente en presencia de todos los miembros de la comisión, del responsable de la caja y de las demás personas involucradas e interesadas. En el transcurso de la auditoría, se pueden redactar protocolos u otros documentos que documenten el procedimiento para realizar la auditoría. Reglas para redactar un acto En base a los resultados de la verificación, se redacta un documento oficial.
Importante
Tal documento puede ser un acto u otra forma similar. Tal acto, sin falta, debe tener forma escrita y redactarse en el número de copias requerido. Todos los participantes en la auditoría de la caja deben firmar los documentos finales e intermedios.
En caso de desacuerdo de las personas que participan en el procedimiento con el procedimiento, hechos y resultados de la verificación, cada uno de ellos tiene derecho a hacer una anotación especial apropiada en los documentos finales y otros.
El acto de comprobar el efectivo de la caja
Además, debe recordarse que el Comité Estatal de Estadística de Rusia, mediante su Decreto del 18 de agosto de 1998 N 88, atribuyó el formulario INV-15 a la documentación contable primaria. En consecuencia, está permitido utilizar este formulario como un acto de auditoría de la caja de la empresa. Por favor complete este documento cuidadosamente. No se permiten errores, manchas o borrados.
La forma del acto debe contener:
- el nombre de la empresa y una indicación de su división;
- enlace al pedido correspondiente;
- recibo de un empleado responsable, garantizando la seguridad del dinero en efectivo;
- una indicación de la cantidad de dinero en la caja, revelada por el conteo de hojas;
- explicaciones sobre la discrepancia entre la información real y los datos contables;
- firmas de comisiones.
Descargue el formulario del acto de revisión de efectivo El formulario especificado debe completarse en una computadora o a mano con un bolígrafo.
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En los casos en que la fiscalización se realice como parte de un control fiscal in situ, a todas las personas antes mencionadas se le suman inspectores del organismo de control. ¿Cuáles son las consecuencias de la inspección?Si, de acuerdo con los resultados de las medidas de control, no se revelan violaciones y el saldo de efectivo coincide con el indicado en los documentos al centavo, entonces, por supuesto, no habrá consecuencias. Pero si durante la auditoría resulta que hay menos o más dinero en la caja registradora (esto también sucede) de lo que debería ser de acuerdo con los informes, lo más probable es que se imponga una sanción disciplinaria a las personas materialmente responsables (a partir de una observación, amonestación hasta el despido).
Además, es probable que la gerencia solicite el reembolso de los fondos faltantes. Los inspectores fiscales por excedentes o faltantes multan a la empresa ya sus altos funcionarios.
Actuar sobre un cheque repentino de efectivo en la taquilla
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Acta de revisión de caja (formulario y muestra)
Sin embargo, el documento normativo especificado no contiene un acto de revisión de efectivo. Es importante enfatizar que, a pesar de la ausencia de una forma aprobada de un documento de auditoría de caja, cada empresa tiene derecho a desarrollar un acto apropiado por su cuenta. Esta conclusión se deriva del hecho de que en la actualidad los formularios de los documentos aprobados por el Comité Estatal de Estadística y utilizados para el registro del inventario no son obligatorios.
Ejemplo de acto de auditoría de caja registradora Tanto la auditoría como el inventario son procedimientos similares. El propósito de estas dos herramientas es verificar el cumplimiento de la cantidad de efectivo en la caja registradora con la información contable. En vista de lo anterior, es posible suponer que el formulario de inventario de caja en el formulario No. INV-15 puede ser un modelo para desarrollar un formulario para el informe de auditoría de caja registradora.
Descargar formulario acto de retiro de saldos en efectivo
El número de copias del acto depende directamente del número de participantes en la auditoría. Si la auditoría se lleva a cabo dentro de la empresa, entonces dos copias son suficientes: una para el cajero, la segunda para el departamento de contabilidad, pero si los empleados de impuestos participan en las medidas de control, se deben hacer tres. Si es necesario tener en cuenta y registrar el documento Los actos formados en la empresa están sujetos a contabilidad obligatoria. Para esto, generalmente se usa un diario especial, donde se ingresa el nombre del documento, su número y fecha. Con la ayuda del diario, no solo se registra el hecho mismo de la creación del acto, sino que, si es necesario, el documento se encuentra sin problemas. En qué guiarse durante el almacenamiento Al determinar el período de almacenamiento de un acto, uno debe guiarse por la legislación de la Federación Rusa y los documentos reglamentarios locales de la empresa. El período de almacenamiento de la documentación financiera y de control no debe ser inferior a tres años (este es el período de prescripción).
Formulario de acto de retiro de saldo de efectivo
Información
El acto de verificar efectivo en la caja en el formulario KM-9 se utiliza para reflejar los resultados de una verificación repentina de la disponibilidad real de efectivo en la caja de una organización comercial (empresario: una persona que participa en actividades empresariales sin formando una persona jurídica). Código de formulario OKUD 0330109. La verificación de efectivo se realiza de acuerdo con el procedimiento establecido. Los resultados de la auditoría son documentados por representantes de la organización de control y la persona responsable de la seguridad de los fondos, y se comunican al jefe de la organización auditada.
A pesar de que a los empresarios individuales se les permite una contabilidad simplificada, esto no se aplica a la contabilidad de transacciones en efectivo. La legislación obliga a los empresarios a cumplir con todas las normas y reglamentos para mantener una caja registradora en igualdad de condiciones con las personas jurídicas. Pero si las empresas tienen un jefe de contabilidad que puede controlar la organización y el mantenimiento adecuados de la caja, entonces, en el caso de un empresario individual, el empresario a menudo tiene que resolver estos problemas por sí mismo, e incluso en poco tiempo.
No se puede imaginar una organización de trabajo competente sin una auditoría correcta y regular de la caja. Sus resultados permiten identificar posibles errores en la contabilización de transacciones en efectivo, verificar el saldo de efectivo y elaborar informes confiables.
Tareas de procedimiento
En primer lugar, la auditoría de las transacciones de efectivo de los empresarios individuales debe hacer que la contabilidad sea lo más transparente posible para que las autoridades reguladoras siempre puedan analizar el cumplimiento de la legislación en el campo de la contabilidad de efectivo. Si un empresario individual acepta dinero de la población o empresas, o paga él mismo en efectivo, cada transacción debe formalizarse en la forma prescrita y reflejarse en el libro de caja.
El libro de caja se inicia por un período de un año, debe ser atado, numerado y sellado con el sello de un empresario individual. El libro contiene datos sobre todas las órdenes de pago entrantes y salientes emitidas. En base a los resultados del día, mes, trimestre o año, se realiza un inventario del saldo de caja real y su conciliación con los datos del libro de caja.
La revisión de las transacciones en efectivo cobra especial relevancia para los empresarios individuales en la USNO o en la OSNO, es decir, cuando el monto del impuesto a pagar depende de los ingresos reales recibidos y los gastos incurridos.
Los empresarios en un sistema impositivo como UTII no están obligados a monitorear el movimiento de efectivo con tanto cuidado y pueden auditar con menos frecuencia (por ejemplo, una vez al año). Esto se debe a las peculiaridades del cálculo de impuestos. Su valor no depende de los ingresos reales recibidos y de los gastos reales incurridos, se imputa.
Las tareas de auditoría de transacciones en efectivo incluyen identificar los hechos de robo o abuso de su posición oficial por parte de los empleados del empresario. En este caso, se realiza un inventario súbito con la redacción de un acta.
orden de conducta
El procedimiento para auditar la caja está fijado por ley e incluye los siguientes pasos:
- El empresario firma la orden de inventario. Debe indicar la fecha en que se realiza la auditoría de la caja, los plazos para su realización, se enumeran los nombres y cargos de las personas que forman parte de la comisión de inventario.
- La orden también debe ser firmada por todos los miembros de la comisión y el responsable de la seguridad de los fondos de la empresa. Es decir, antes del inicio del procedimiento, el cajero debe familiarizarse con dicho pedido contra la firma, y solo después de eso proceder con el inventario.
- En un formulario especial, todos los fondos en la caja registradora en el momento del inventario se enumeran en forma de facturas. El formulario está firmado por todos los miembros de la comisión, que audita la caja y la persona financieramente responsable.
- Los datos del formulario se verifican con los saldos de caja según datos contables.
- Con base en los resultados, se redacta un acta que describe los resultados del inventario. Esto puede ser un acto sobre el descubrimiento de una escasez, un acto sobre la contabilización de excedentes o un acto que establezca que la cantidad de dinero que realmente hay en la caja registradora corresponde a los datos contables del empresario individual.
- Después de establecer el estado real de las cosas, se puede firmar una orden para acreditar el excedente o una orden para retener el faltante de la persona financieramente responsable. En el segundo caso, el cajero debe escribir en el pedido que está familiarizado con él. También se recomienda obtener de él una explicación por escrito sobre las razones de la escasez de efectivo.
Documentando
Actualmente, la legislación no establece un marco estricto en cuanto a la elección de formas de documentos por parte de un empresario. Puede utilizar tanto formularios unificados de actas, órdenes, formularios de inventario, como aquellos desarrollados por el empresario de manera independiente. En el segundo caso, se puede usar un formulario unificado como muestra, está permitido agregarle sus propias columnas y detalles.
Una muestra de cómo completar el acto de auditar la caja registradora.
La única salvedad es que los formularios de documentos desarrollados de forma independiente deben ser aprobados por una orden separada del empresario individual que, como solicitud, debe acompañar muestras de estos documentos desarrollados de forma independiente. En este caso, la auditoría de las transacciones en efectivo se realizará cumpliendo todas las condiciones formales.
Las formas de formas unificadas de documentos, cuyo uso recomienda el Ministerio de Finanzas, se pueden encontrar en los anexos de los actos legislativos que regulan la contabilidad de las transacciones en efectivo en las empresas.
Formulario del acto de revisión de la caja (formulario unificado N° INV-15)
No obstante, en el acto por el que se redacta la PI, los siguientes detalles obligatorios deben estar presentes:
- Nombre IP, su TIN.
- La fecha del acto.
- El lugar donde se realiza la auditoría (punto de venta, almacén, caja de la oficina).
- La composición de la comisión que haga el inventario, la firma de todos sus miembros.
- Nombre completo del responsable económico respecto de quien se realiza este trámite, su firma.
- La cantidad de saldo de efectivo que debe estar en la caja registradora de acuerdo con los datos contables.
- El importe real del saldo de caja con un inventario de facturas.
- La lista de violaciones de almacenamiento y contabilidad de fondos identificados durante el inventario, registro de documentos contables primarios. Ante tales violaciones, el funcionario responsable del cumplimiento de la disciplina en efectivo puede estar sujeto a responsabilidad disciplinaria.
- Descripción del resultado de la verificación de la caja de la empresa. Se debe indicar si se identifican excedentes o deficiencias.
- Firmas finales de todos los participantes del inventario.
La auditoría de la caja es una herramienta importante para mantener la disciplina del efectivo y controlar a los empleados de la caja. Su importancia no puede ser sobreestimada. Esto se aplica no solo a las personas jurídicas, sino también a los empresarios individuales. Si el inventario se lleva a cabo de manera competente y regular, tiene un efecto beneficioso sobre la disciplina de los empleados, el clima en el equipo y el cumplimiento de los requisitos legales.
En esencia, la auditoría de la caja registradora no contiene características complejas y no requiere mucho tiempo y recursos. Sin embargo, ignorar el procedimiento puede tener consecuencias muy desastrosas, desde faltantes hasta una multa por violar la disciplina de efectivo.
El almacenamiento de actos de inventario es también un aspecto importante de la empresa. Estos documentos deben conservarse durante 5 años. Vale la pena cuidar el lugar de su almacenamiento por adelantado.
