Para recibir el pago de bienes y servicios, un empresario individual mediante transferencia bancaria debe emitir facturas a sus clientes. Para hacer esto, debe saber cómo redactar este documento, qué debe indicarse en él, quién debe firmar la factura y de qué manera proporcionarla al pagador.

Normas generales de facturación

Las facturas se emiten para el pago tanto sobre la base de contratos como sin ellos. El documento terminado puede enviarse por correo electrónico o entregarse personalmente al comprador. El documento factura no tiene formato legal, es decir, lo desarrollas tú mismo en cualquier editor de texto con tablas.

Para su diseño se puede utilizar un membrete o una hoja en blanco, esto tampoco está regulado en ninguna parte. Y también puedes usar portales en línea (por ejemplo, los servicios My Business o Elba) o programas de contabilidad que simplifican este proceso. El más común de ellos es el software de la empresa 1C.

Vídeo: cómo facturar con la aplicación

Elementos obligatorios de una factura

Para que su contraparte pueda pagar la factura, deberá indicar en la misma los siguientes datos:

• nombre de IP.
• NIF del empresario.
• Datos de la cuenta bancaria (número de cuenta, número de cuenta corresponsal, BIC, TIN, KPP, forma de titularidad y nombre del banco).
• Forma de propiedad y nombre o razón social del cliente (según sea persona jurídica o persona física).
• Número de serie de la factura (en orden ascendente en el libro de registro) y la fecha de su emisión.
• Nombre de los bienes/servicios por cuyo suministro/ejecución se emite una factura.
• El número de bienes o servicios.
• Precio unitario y costo total.
• IVA dedicado (si el empresario individual trabaja con carácter general) o indicación de su ausencia.
• Firma IP y sello (si lo hubiere).

Este es el aspecto que podría tener su factura, aunque los detalles completos del comprador son completamente opcionales.

Puede descargar formularios de factura desde los enlaces: .docx, .xlsx.

Algunos matices para cuentas de IP.

Los clientes de un emprendedor pueden ser tanto organizaciones como individuos. Las empresas y los empresarios individuales pagan las facturas emitidas desde su cuenta corriente o en efectivo a través del cajero. Para empresarios individuales, también es posible pagar desde sus cuentas personales / de tarjeta.

Hay otras características que debe tener en cuenta al facturar:

• El empresario tiene derecho a trabajar sin sello, por lo que basta con firmar personalmente o enviar un facsímil.
• No se necesita la firma del jefe de contabilidad si no se encuentra en el estado.
• No es necesario registrar direcciones legales, ya que no participan en la transacción de pago.
• Si un empresario utiliza regímenes fiscales especiales, por ejemplo, el sistema fiscal simplificado, luego del monto total, debe indicarse "Sin IVA", de lo contrario, el IVA debe calcularse e ingresarse en la factura como una línea separada.

Hoy en día, es muy fácil crear facturas para el pago de empresarios individuales, incluso para un principiante. Para hacer esto, no necesita recibir educación especial ni tener experiencia como contador; solo necesita una computadora (teléfono inteligente) e Internet a mano.

Para que el comprador pague los bienes sin dinero en efectivo, necesita, en particular, información sobre los datos bancarios del vendedor, datos que identifiquen al vendedor (nombre de la organización, TIN, KPP), información sobre el costo de la mercancía, su nombre. Una factura de pago es un documento que contiene todos los datos necesarios para pagar mediante transferencia bancaria. Así, la emisión de una factura de pago es un mensaje al comprador de los detalles del pago, así como el hecho de esperar el pago de él.

Por lo general, una factura de pago se emite sobre la base de documentos contables primarios. Por ejemplo, estamos hablando de un contrato de suministro con pago por transferencia bancaria. Además del contrato de suministro, se redactan documentos de liquidación, documentos primarios, documentos de transporte y expedición. Además, si el vendedor es contribuyente del impuesto al valor agregado, se debe emitir una factura al comprador. Para que el comprador pueda pagar correctamente al vendedor los bienes comprados mediante transferencia bancaria, es necesario emitir una factura de pago. La ley no prevé proporcionar al comprador documentos que confirmen el hecho de recibir el pago en la cuenta de liquidación de la organización vendedora.

La facturación puede causar dificultades, ya que la forma unificada de este documento no está aprobada por ley y de hecho es desarrollada por la empresa de forma independiente. Mientras tanto, debe tenerse en cuenta que si la facturación es utilizada por las partes, entonces la organización que elabora la factura es responsable de su diseño y contenido.

¿En cuyo caso puede ser necesario volver a emitir una factura para el pago? Si la factura se emite incorrectamente, el departamento de contabilidad simplemente no la aceptará para el pago y el comprador solicitará que se vuelva a emitir el documento, para emitir una factura para el pago, teniendo en cuenta los comentarios. El motivo de la reemisión de una factura puede ser indicación incorrecta de datos, indicación de información incompleta (por ejemplo, se olvidó de indicar el número de cuenta corriente), etc. ¿En qué otra situación un proveedor puede recibir un mensaje: “le pedimos que emita una factura para el pago”? Hay situaciones en las que es necesario redirigir la factura para el pago a otra persona (debe recordarse que si la obligación de pagar por una entidad legal la asume otra entidad legal, esto debe documentarse, por ejemplo, mediante un acuerdo adicional ).

Emitir una factura de pago (daremos un ejemplo de factura de pago al final del artículo), a pesar de que en realidad no son documentos obligatorios, en la práctica es una situación común. Es recomendable aprobar una determinada plantilla para la facturación, es decir, aprobar una muestra del documento en sí, las reglas (secuencia) para ingresar datos en el documento para que el contenido de la factura no cambie de contrato a contrato y de contratista a contratista.

¿Cómo facturar correctamente el pago?

La factura de pago puede emitirse en papel con membrete de la empresa, pero esto no es obligatorio. La empresa tiene derecho a determinar de manera independiente cuál será la forma de emisión de factura por pago de servicios, ajustándose a las reglas generales para el procesamiento de documentos de salida.

¿Cómo facturar correctamente? Como documento externo, la factura debe contener ciertos detalles para que el comprador pueda pagar correctamente la factura.

El encabezado del documento generalmente contiene el nombre del documento, el número del documento y la fecha en que se emitió. Los siguientes son los datos detallados del vendedor (proveedor):

• Nombre completo;
• Dirección de la empresa;
• TIN y KPP;
• número de cuenta corriente;
• Número de cuenta correspondiente;

Luego, para poder emitir una factura (formulario a continuación), debe completar los datos del comprador (cliente):

• Nombre completo de la empresa;
• La dirección;
• TIN/KPP;

• Datos de contacto: número de teléfono, fax, dirección de correo electrónico.

Además de los detalles de las partes, la información principal en la factura es la lista de bienes y servicios por los cuales el proveedor tiene la intención de recibir el pago. ¿Cómo emitir una factura e indicar correctamente los bienes por los que el proveedor espera el pago? La información sobre el producto o los servicios prestados se suele presentar en forma de tabla que consta de las siguientes columnas:

• Número de serie;
• Nombre de los bienes, descripción de los servicios prestados: lo que se paga con la factura;
• Unidad de medida (si la factura se emite para el pago de los servicios prestados, se puede colocar un guión en esta columna);
• Cantidad;
• Precio por unidad de medida;
• El costo total del producto (es decir, el precio por unidad de medida multiplicado por la cantidad del producto);

Debajo de la tabla, se resume el costo total que debe pagar el comprador, se puede asignar el IVA y la cantidad que incluye el IVA. Si el vendedor es un contribuyente del IVA, debe cobrar el IVA sobre la cantidad de bienes vendidos. En consecuencia, el IVA también debe indicarse en una línea separada en la factura. Si la factura se emite sin IVA, se indica en la factura: "Sin IVA".

La factura de pago está certificada por las firmas del jefe y el contador con decodificación obligatoria. El estampado es opcional.

(variante de formulario No. 1)

Puede colocar un logotipo en el encabezado de la factura y hay una columna con el IVA en la lista de bienes y servicios.

• El encabezado contiene un logotipo, se completan el nombre de la organización, PSRN, TIN, KPP, así como la dirección de la organización con un índice. Además, se indican los números de teléfono y fax.
• Debajo del encabezado está el nombre completo de la organización.
• A continuación se indican los datos del Vendedor y del Comprador. Los datos del vendedor deben contener el nombre de la organización, dirección, TIN, KPP, PSRN, cuenta corriente o personal, nombre del banco, BIC y cuenta corresponsal. Adicionalmente, puede especificar el teléfono, fax, correo electrónico y sitio web de la empresa.
• Los datos del Comprador pueden completarse completamente por analogía con los datos del Vendedor.
• El número de cuenta se indica de acuerdo con la política contable de la organización. Puede ser un número de serie simple (desde el comienzo del año) o un número de cuenta compuesto especial. Indica la fecha de la factura.
• Debajo del número y la fecha de la factura, a la derecha, se indica un nombre breve generalizado de los bienes o servicios en la factura. Por ejemplo, "componentes de computadora", "computadora portátil", "reparación de equipo de oficina", "producción de productos de impresión".
• La tabla enumera bienes y servicios, costo, cantidad, unidad de medida, IVA.
• Después del producto, puede especificar características importantes de la factura, por ejemplo, "tiempo de entrega del producto", "fecha de vencimiento del pago de la factura", etc.
• Al final de la factura, debe especificar el jefe de la organización y el contador jefe. La firma y el sellado son opcionales, pero muchas empresas exigen que la factura esté firmada y sellada.

(variante de formulario No. 2)

Este formulario está simplificado y se usa por defecto en muchos programas de contabilidad.

• Al comienzo de la cuenta, se completa una tabla que se asemeja a una orden de pago. Contiene los datos de pago del Vendedor (beneficiario). Este es el nombre de la organización, TIN, KPP, cuenta corriente o personal, nombre del banco, BIC y cuenta corresponsal.
• El siguiente es el número de cuenta que corresponde a la política contable de la organización. Este puede ser un número de cuenta serial (desde principios de año) o un número compuesto especial. Indica la fecha de la factura.
• Los datos del Vendedor deben especificarse en su totalidad. Nombre de la organización, TIN, KPP, PSRN, dirección, cuenta corriente o personal, nombre del banco, BIC y cuenta corresponsal. También puede especificar el teléfono, fax, correo electrónico y sitio web de la empresa.
• Los datos del Comprador se indican completos o abreviados. Basta con indicar sólo el nombre de la organización.
• La tabla enumera bienes y servicios, costo, cantidad, unidad de medida.
• Después de la lista de bienes y servicios, puede especificar los detalles de la factura, por ejemplo, "condiciones de pago de las mercancías", "condiciones de entrega o recogida", etc.
• Al final de la factura, se indica el nombre completo del jefe de la organización y el contador jefe. La firma y el sello son opcionales, pero algunas empresas no consideran facturas sin firma y sello.

Muy a menudo, las relaciones entre empresarios individuales y organizaciones se establecen mediante una factura de pago. Una de las partes emite una factura al cliente, él la paga y luego recibe los bienes o servicios pagados. El artículo de hoy es para aquellos que no saben qué es una factura y cómo emitirla.

Me gustaría señalar de inmediato que la facturación y los informes son muy convenientes en servicio especial.

Comencemos con el hecho de que la factura de pago es un documento que el vendedor expone al comprador. La factura contiene la siguiente información básica:

• Información sobre el vendedor: quién emitió la factura;
• Información sobre el comprador - a quien se emite esta factura;
• Lista de bienes o servicios, su cantidad - lo que paga el comprador;
• Precios de bienes o servicios, el monto total: cuánto debe pagar el comprador;
• Detalles de la cuenta corriente del vendedor - donde el comprador debe pagar.

Esencialmente, el proceso de facturación es así:

1. Un cliente potencial contacta al vendedor porque quiere comprar sus bienes/servicios;
2. El vendedor, sobre la base de la solicitud del cliente, elabora una factura de pago y la envía al comprador;
3. El comprador paga la cantidad especificada a la cuenta bancaria del vendedor;
4. El vendedor verifica la recepción del pago y entrega los bienes/presta servicios al comprador.

Cuándo facturar

Aquí hay algunas situaciones:

• Existe un contrato válido entre las contrapartes, pero no contiene cantidades específicas de bienes/servicios, su volumen y fechas de entrega/ejecución. El acuerdo se concluye por un largo período y contiene disposiciones generales para la cooperación entre las dos partes. Como la necesidad de bienes/servicios, el cliente envía una solicitud al vendedor, y el vendedor le emite una factura de acuerdo con cada solicitud específica;
• No existe relación contractual entre las partes, debiendo realizarse el suministro de bienes o servicios con la mayor celeridad posible. En esta situación, el vendedor emite una factura de pago y el contrato se redacta más tarde.
• También se emite factura de pago en el caso de un suministro o servicio de una sola vez, cuando no tiene sentido que las partes suscriban el contrato.

Así, una factura de pago es un documento que sirve de base para que el comprador pague al vendedor con el fin de recibir bienes o servicios de él. Tenga en cuenta que este no es un pago en efectivo, por lo que el vendedor debe tener una cuenta bancaria.

La factura de pago no tiene un formulario unificado, se puede desarrollar de forma independiente. La cuenta debe contener los siguientes datos obligatorios:

• El nombre de la persona jurídica (si es una organización) o empresario individual;
• TIN del vendedor (para personas jurídicas, aún debe especificar el punto de control);
• Datos bancarios, número de cuenta corriente, cuenta personal, cuenta corresponsal, nombre del banco y BIC;
• Lista de bienes/servicios;
• El importe total de la factura sin IVA.

Y en el mismo lugar puede descargar ejemplos de llenado en formato Excel, cuyas capturas de pantalla le daremos a continuación.

¡Presta especial atención a la asignación del IVA en la factura para el pago! Si eres una persona jurídica o un empresario individual en régimen general, entonces la tasa de IVA debe especificarse en el formulario de factura y su monto asignado. Si utiliza el sistema tributario simplificado, entonces no se asigna el IVA, el monto total se indica en la factura y se realiza una adición "Sin IVA".

Un ejemplo de una factura sin IVA:

Un ejemplo de una factura con IVA:

La cuenta, como ya hemos señalado, se puede desarrollar de forma independiente. Se puede hacer en Excel o Word y usar el archivo creado como plantilla. La factura se puede emitir tanto en el membrete del vendedor como sin él. Para generar automáticamente las facturas de pago, también puede utilizar programas de contabilidad o servicios electrónicos.

La factura para el pago debe tener un número de serie. Su nueva numeración comienza desde el inicio de cada año. Puedes simplemente numerarlos en orden (No. 1, 2, 3, 4...), o puedes usar una numeración especial, aunque seguirá siendo serial (No. TT/16-1, TT/16-2. ..).

En la factura, puede especificar condiciones adicionales para la prestación de un servicio o la entrega de bienes, por ejemplo, el momento de su implementación.

El jefe y el jefe de contabilidad pusieron sus firmas en la cuenta. Si la factura es emitida por un empresario individual, entonces solo se firma el empresario individual. Se recomienda imprimir.

Luego enviado al comprador para el pago. La factura original se puede enviar por correo o servicio de mensajería, para agilizar el proceso de trabajo, se envía una copia de la factura al comprador por correo electrónico o fax. Si el comprador está de acuerdo con las condiciones especificadas en la factura, la paga.

Factura (muestra)

Una de las reglas para sistematizar el flujo de trabajo es su unificación, cuando la organización desarrolla y utiliza formularios estándar para la ejecución de formularios idénticos, pero no fijados legalmente, o la presencia de detalles obligatorios de los documentos. Dichos documentos también incluyen una factura de pago, según la cual la organización determina de forma independiente el formulario que se utilizará en la gestión de documentos comerciales con los clientes. Las mismas reglas internas sobre cómo completar una factura para el pago dependen de la forma de la factura que la organización proveedora utiliza para transferir a los clientes-compradores. A continuación se muestra una factura de muestra para el pago.

Hacer una factura para el pago

La factura de pago debe contener todos los detalles necesarios que permitan al cliente, al recibirla de la organización, identificar inequívocamente la transacción a la que se refiere la factura, aceptarla y pagar. Así, las reglas para el llenado de una factura de pago deben incluir el llenado de los datos del pagador, destinatario, bienes y servicios entregados, monto a pagar, IVA, si lo hubiere.

Formulario de factura para el pago.

La factura de pago se puede redactar tanto en el membrete de la empresa como sin su uso. Es recomendable desarrollar un formulario de factura estándar para el pago en la empresa y aplicarlo a todos los clientes para que cualquier empleado responsable de la organización pueda completar una factura para el pago.

formulario de factura completo

El formulario universal debe contener columnas para completar los siguientes datos:

• número de factura y fecha de emisión,
• datos del destinatario-proveedor;
• datos del pagador-comprador;
• una lista de bienes, obras y servicios por los cuales se realiza el pago;
• el monto total a pagar, el monto del IVA (si corresponde).

El formulario también debe proporcionar columnas para las firmas de los departamentos de administración y contabilidad y su interpretación. Las cuentas en la organización deben completarse de acuerdo con una muestra para mantener la uniformidad de los documentos.

Formulario de factura

El sistema de numeración de facturas de una organización puede ser simple o complejo. Un sistema simple involucra la numeración consecutiva de cuentas para cada cliente durante el año calendario. Se utiliza un sistema de numeración complejo cuando una organización emite una gran cantidad de facturas a cada uno de los clientes y bajo varios contratos concurrentes. Al mismo tiempo, en el número de cuenta se puede codificar el número de contrato, anexos al contrato, certificados de trabajo realizado, etc. Por ejemplo, el número de cuenta es 05-14/01, donde 05-14 es el número de contrato y 01 es el número de serie de la cuenta.

La fecha de la factura la ingresa el empleado que redacta el documento y, al igual que el número, sirve para identificar la factura en el flujo de documentos con los clientes de la organización.

Los datos del comprador - nombre, dirección, KPP y TIN identifican al cliente y, para evitar discrepancias, se completan en base a los datos especificados en el contrato, si el cliente no notificó su cambio. El TIN contiene 10 caracteres para personas jurídicas, 12 caracteres para empresarios individuales, el TIN de un cliente, por regla general, no se indica un individuo.

Los datos de la organización proveedora deberán incluir los mismos datos que los del comprador, con la indicación adicional de los datos bancarios para el pago de la factura. Si los datos de la empresa han cambiado desde que se emitió la última factura, no basta con rellenar la factura con los nuevos datos, se debe notificar al cliente por separado el cambio de datos bancarios mediante un oficio.

Los números de la cuenta corriente y la cuenta corresponsal del banco deben contener 20 caracteres, el BIC debe tener 9 caracteres, el BIC y el nombre del banco deben pertenecer al mismo banco del Directorio BIC.

Para el nombre de los bienes, obras y servicios, su cantidad y costo, las reglas para completar una factura de pago deben ser las siguientes: los datos no deben agregarse adicionalmente para no causar quejas de los clientes sobre el llenado de una factura. Los datos indicados en la factura deben coincidir con los documentos contables primarios: facturas, cartas de porte, actos de trabajo realizados.

El monto total, el monto del IVA y la columna “Total a pagar” deben corresponder al precio total de todos los elementos de bienes, obras, servicios enumerados en la factura y el impuesto al valor agregado sobre los mismos. Rellenar una factura de pago indicando el importe total, no solo en números, sino también en palabras, es una práctica comercial tradicional, aunque una factura de pago no es un documento de pago.

Las firmas de las personas autorizadas del departamento de contabilidad y la gestión de la organización certifican la exactitud de la factura, el sello se coloca si la empresa lo utiliza. Especificar el albacea de la cuenta no es obligatorio, pero a menudo facilita la interacción con los clientes.