Para que el comprador pague los bienes sin dinero en efectivo, necesita, en particular, información sobre los datos bancarios del vendedor, datos que identifiquen al vendedor (nombre de la organización, TIN, KPP), información sobre el costo de la mercancía, su nombre. Una factura de pago es un documento que contiene todos los datos necesarios para pagar mediante transferencia bancaria. Así, la emisión de una factura de pago es un mensaje al comprador de los detalles del pago, así como el hecho de esperar el pago de él.
Por lo general, una factura de pago se emite sobre la base de documentos contables primarios. Por ejemplo, estamos hablando de un contrato de suministro con pago por transferencia bancaria. Además del contrato de suministro, se redactan documentos de liquidación, documentos primarios, documentos de transporte y expedición. Además, si el vendedor es contribuyente del impuesto al valor agregado, se debe emitir una factura al comprador. Para que el comprador pueda pagar correctamente al vendedor los bienes comprados mediante transferencia bancaria, es necesario emitir una factura de pago. La ley no prevé proporcionar al comprador documentos que confirmen el hecho de recibir el pago en la cuenta de liquidación de la organización vendedora.
La facturación puede causar dificultades, ya que la forma unificada de este documento no está aprobada por ley y de hecho es desarrollada por la empresa de forma independiente. Mientras tanto, debe tenerse en cuenta que si la facturación es utilizada por las partes, entonces la organización que elabora la factura es responsable de su diseño y contenido.
¿En cuyo caso puede ser necesario volver a emitir una factura para el pago? Si la factura se emite incorrectamente, el departamento de contabilidad simplemente no la aceptará para el pago y el comprador solicitará que se vuelva a emitir el documento, para emitir una factura para el pago, teniendo en cuenta los comentarios. El motivo de la reemisión de una factura puede ser indicación incorrecta de datos, indicación de información incompleta (por ejemplo, se olvidó de indicar el número de cuenta corriente), etc. ¿En qué otra situación un proveedor puede recibir un mensaje: “le pedimos que emita una factura para el pago”? Hay situaciones en las que es necesario redirigir la factura para el pago a otra persona (debe recordarse que si la obligación de pagar por una entidad legal la asume otra entidad legal, esto debe documentarse, por ejemplo, mediante un acuerdo adicional ).
Emitir una factura de pago (daremos un ejemplo de factura de pago al final del artículo), a pesar de que en realidad no son documentos obligatorios, en la práctica es una situación común. Es recomendable aprobar una determinada plantilla para la facturación, es decir, aprobar una muestra del documento en sí, las reglas (secuencia) para ingresar datos en el documento para que el contenido de la factura no cambie de contrato a contrato y de contratista a contratista.
¿Cómo facturar correctamente el pago?
La factura de pago puede emitirse en papel con membrete de la empresa, pero esto no es obligatorio. La empresa tiene derecho a determinar de manera independiente cuál será la forma de emisión de factura por pago de servicios, ajustándose a las reglas generales para el procesamiento de documentos de salida.
¿Cómo facturar correctamente? Como documento externo, la factura debe contener ciertos detalles para que el comprador pueda pagar correctamente la factura.
El encabezado del documento generalmente contiene el nombre del documento, el número del documento y la fecha en que se emitió. Los siguientes son los datos detallados del vendedor (proveedor):
- Nombre completo;
- Dirección de la empresa;
- TIN y KPP;
- número de cuenta corriente;
- Número de cuenta correspondiente;
Luego, para poder emitir una factura (formulario a continuación), debe completar los datos del comprador (cliente):
- Nombre completo de la empresa;
- La dirección;
- TIN/KPP;
- Datos de contacto: número de teléfono, fax, dirección de correo electrónico.
Además de los detalles de las partes, la información principal en la factura es la lista de bienes y servicios por los cuales el proveedor tiene la intención de recibir el pago. ¿Cómo emitir una factura e indicar correctamente los bienes por los que el proveedor espera el pago? La información sobre el producto o los servicios prestados se suele presentar en forma de tabla que consta de las siguientes columnas:
- Número de serie;
- Nombre de los bienes, descripción de los servicios prestados: lo que se paga con la factura;
- Unidad de medida (si la factura se emite para el pago de los servicios prestados, se puede colocar un guión en esta columna);
- Cantidad;
- Precio por unidad de medida;
- El costo total del producto (es decir, el precio por unidad de medida multiplicado por la cantidad del producto);
Debajo de la tabla, se resume el costo total que debe pagar el comprador, se puede asignar el IVA y la cantidad que incluye el IVA. Si el vendedor es un contribuyente del IVA, debe cobrar el IVA sobre la cantidad de bienes vendidos. En consecuencia, el IVA también debe indicarse en una línea separada en la factura. Si la factura se emite sin IVA, se indica en la factura: "Sin IVA".
La factura de pago está certificada por las firmas del jefe y el contador con decodificación obligatoria. El estampado es opcional.
(variante de formulario No. 1)
Puede colocar un logotipo en el encabezado de la factura y hay una columna con el IVA en la lista de bienes y servicios.
- El encabezado contiene un logotipo, se completan el nombre de la organización, PSRN, TIN, KPP, así como la dirección de la organización con un índice. Además, se indican los números de teléfono y fax.
- Debajo del encabezado está el nombre completo de la organización.
- A continuación se indican los datos del Vendedor y del Comprador. Los datos del vendedor deben contener el nombre de la organización, dirección, TIN, KPP, PSRN, cuenta corriente o personal, nombre del banco, BIC y cuenta corresponsal. Adicionalmente, puede especificar el teléfono, fax, correo electrónico y sitio web de la empresa.
- Los datos del Comprador pueden completarse completamente por analogía con los datos del Vendedor.
- El número de cuenta se indica de acuerdo con la política contable de la organización. Puede ser un número de serie simple (desde el comienzo del año) o un número de cuenta compuesto especial. Indica la fecha de la factura.
- Debajo del número y la fecha de la factura, a la derecha, se indica un nombre breve generalizado de los bienes o servicios en la factura. Por ejemplo, "componentes de computadora", "computadora portátil", "reparación de equipo de oficina", "producción de productos de impresión".
- La tabla enumera bienes y servicios, costo, cantidad, unidad de medida, IVA.
- Después del producto, puede especificar características importantes de la factura, por ejemplo, "tiempo de entrega del producto", "fecha de vencimiento del pago de la factura", etc.
- Al final de la factura, debe especificar el jefe de la organización y el contador jefe. La firma y el sellado son opcionales, pero muchas empresas exigen que la factura esté firmada y sellada.
(variante de formulario No. 2)
Este formulario está simplificado y se usa por defecto en muchos programas de contabilidad.
- Al comienzo de la cuenta, se completa una tabla que se asemeja a una orden de pago. Contiene los datos de pago del Vendedor (beneficiario). Este es el nombre de la organización, TIN, KPP, cuenta corriente o personal, nombre del banco, BIC y cuenta corresponsal.
- El siguiente es el número de cuenta que corresponde a la política contable de la organización. Este puede ser un número de cuenta serial (desde principios de año) o un número compuesto especial. Indica la fecha de la factura.
- Los datos del Vendedor deben especificarse en su totalidad. Nombre de la organización, TIN, KPP, PSRN, dirección, cuenta corriente o personal, nombre del banco, BIC y cuenta corresponsal. También puede especificar el teléfono, fax, correo electrónico y sitio web de la empresa.
- Los datos del Comprador se indican completos o abreviados. Basta con indicar sólo el nombre de la organización.
- La tabla enumera bienes y servicios, costo, cantidad, unidad de medida.
- Después de la lista de bienes y servicios, puede especificar los detalles de la factura, por ejemplo, "condiciones de pago de las mercancías", "condiciones de entrega o recogida", etc.
- Al final de la factura, se indica el nombre completo del jefe de la organización y el contador jefe. La firma y el sello son opcionales, pero algunas empresas no consideran facturas sin firma y sello.
Muy a menudo, las relaciones entre empresarios individuales y organizaciones se establecen mediante una factura de pago. Una de las partes emite una factura al cliente, él la paga y luego recibe los bienes o servicios pagados. El artículo de hoy es para aquellos que no saben qué es una factura y cómo emitirla.
Me gustaría señalar de inmediato que la facturación y los informes son muy convenientes en servicio especial.
Comencemos con el hecho de que la factura de pago es un documento que el vendedor expone al comprador. La factura contiene la siguiente información básica:
- Información sobre el vendedor: quién emitió la factura;
- Información sobre el comprador - a quien se emite esta factura;
- Lista de bienes o servicios, su cantidad - lo que paga el comprador;
- Precios de bienes o servicios, el monto total: cuánto debe pagar el comprador;
- Detalles de la cuenta corriente del vendedor - donde el comprador debe pagar.
Esencialmente, el proceso de facturación es así:
- Un cliente potencial contacta al vendedor porque quiere comprar sus bienes/servicios;
- El vendedor, sobre la base de la solicitud del cliente, elabora una factura de pago y la envía al comprador;
- El comprador paga la cantidad especificada a la cuenta bancaria del vendedor;
- El vendedor verifica la recepción del pago y entrega los bienes/presta servicios al comprador.
Cuándo facturar
Aquí hay algunas situaciones:
- Existe un contrato válido entre las contrapartes, pero no contiene cantidades específicas de bienes/servicios, su volumen y fechas de entrega/ejecución. El acuerdo se concluye por un largo período y contiene disposiciones generales para la cooperación entre las dos partes. Como la necesidad de bienes/servicios, el cliente envía una solicitud al vendedor, y el vendedor le emite una factura de acuerdo con cada solicitud específica;
- No existe relación contractual entre las partes, debiendo realizarse el suministro de bienes o servicios con la mayor celeridad posible. En esta situación, el vendedor emite una factura de pago y el contrato se redacta más tarde.
- También se emite factura de pago en el caso de un suministro o servicio de una sola vez, cuando no tiene sentido que las partes suscriban el contrato.
Así, una factura de pago es un documento que sirve de base para que el comprador pague al vendedor con el fin de recibir bienes o servicios de él. Tenga en cuenta que este no es un pago en efectivo, por lo que el vendedor debe tener una cuenta bancaria.
La factura de pago no tiene un formulario unificado, se puede desarrollar de forma independiente. La cuenta debe contener los siguientes datos obligatorios:
- El nombre de la persona jurídica (si es una organización) o empresario individual;
- TIN del vendedor (para personas jurídicas, aún debe especificar el punto de control);
- Datos bancarios, número de cuenta corriente, cuenta personal, cuenta corresponsal, nombre del banco y BIC;
- Lista de bienes/servicios;
- El importe total de la factura sin IVA.
Y en el mismo lugar puede descargar ejemplos de llenado en formato Excel, cuyas capturas de pantalla le daremos a continuación.
¡Presta especial atención a la asignación del IVA en la factura para el pago! Si eres una persona jurídica o un empresario individual en régimen general, entonces la tasa de IVA debe especificarse en el formulario de factura y su monto asignado. Si utiliza el sistema tributario simplificado, entonces no se asigna el IVA, el monto total se indica en la factura y se realiza una adición "Sin IVA".
Un ejemplo de una factura sin IVA:
Un ejemplo de una factura con IVA:
La cuenta, como ya hemos señalado, se puede desarrollar de forma independiente. Se puede hacer en Excel o Word y usar el archivo creado como plantilla. La factura se puede emitir tanto en el membrete del vendedor como sin él. Para generar automáticamente las facturas de pago, también puede utilizar programas de contabilidad o servicios electrónicos.
La factura para el pago debe tener un número de serie. Su nueva numeración comienza desde el inicio de cada año. Puedes simplemente numerarlos en orden (No. 1, 2, 3, 4...), o puedes usar una numeración especial, aunque seguirá siendo serial (No. TT/16-1, TT/16-2. ..).
En la factura, puede especificar condiciones adicionales para la prestación de un servicio o la entrega de bienes, por ejemplo, el momento de su implementación.
El jefe y el jefe de contabilidad pusieron sus firmas en la cuenta. Si la factura es emitida por un empresario individual, entonces solo se firma el empresario individual. Se recomienda imprimir.
Luego enviado al comprador para el pago. La factura original se puede enviar por correo o servicio de mensajería, para agilizar el proceso de trabajo, se envía una copia de la factura al comprador por correo electrónico o fax. Si el comprador está de acuerdo con las condiciones especificadas en la factura, la paga.
