Descripción del trabajo secretario
Esta descripción de trabajo ha sido desarrollada y aprobada sobre la base de contrato de empleo con Ivanova Natalya Vladimirovna y de acuerdo con
provisiones Código de Trabajo Federación Rusa y otras normativas
leyes que regulan las relaciones laborales en la Federación Rusa.
1. Disposiciones generales
1.1. El secretario pertenece a la categoría de ejecutores técnicos, es contratado y despedido por orden del director de la empresa.
1.2. Una persona que tiene una mayor educación profesional, sin presentar requisitos de experiencia laboral, o formación profesional secundaria y experiencia laboral en la especialidad de al menos 2 años.
1.3. El secretario del jefe reporta directamente al jefe de la empresa.
1.4. En sus actividades, el secretario del jefe se guía por:
documentos normativos sobre el trabajo realizado;
materiales metodológicos relacionados con temas relevantes;
el estatuto de la empresa;
regulaciones laborales;
órdenes y órdenes del director de la empresa (supervisor inmediato);
esta descripción de trabajo.
1.5. La secretaria del gerente debe saber:
resoluciones, autos, órdenes y otros materiales de orientación y regulaciones relacionados con las actividades de la empresa y mantenimiento de registros;
la estructura y gestión de la empresa y sus divisiones;
organización del trabajo de oficina;
métodos de registro y procesamiento de documentos;
negocio de archivo;
mecanografiado;
reglas para el uso de dispositivos de recepción e intercomunicación;
normas del sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
reglas de impresión cartas de negocios utilizando formularios estándar;
fundamentos de ética y estética;
regulaciones comunicacion de negocios;
conceptos básicos de organización y gestión del trabajo;
reglas para el funcionamiento de la tecnología informática;
fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral;
reglamento interno de trabajo;
normas y reglamentos de protección laboral.
1.6. Durante la ausencia del secretario del jefe, sus funciones son desempeñadas en la forma prescrita por el suplente designado, quien es totalmente responsable del correcto desempeño de las funciones que se le asignan.
2. FUNCIONES
El Secretario Ejecutivo es responsable de lo siguiente:
2.1. Implementación del trabajo sobre el apoyo organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe de la empresa.
2.2. Mantenimiento de registros.
2.3. Organización de recepción de visitantes.
3. RESPONSABILIDADES LABORALES
Para desempeñar las funciones que se le asignan, el secretario del jefe de la empresa debe:
3.1. Realizar trabajos en el soporte organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe de la empresa.
3.2. Aceptar correspondencia para consideración del jefe, transferirla de acuerdo con la decisión tomada a divisiones estructurales o ejecutantes específicos para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
3.3. Realizar trabajos de oficina, realizar diversas operaciones utilizando tecnologia computacional, diseñado para recopilar, procesar y presentar información en la elaboración y toma de decisiones.
3.4. Aceptar documentos y declaraciones personales para la firma del jefe de la empresa.
3.5. Preparar documentos y materiales necesarios para el trabajo del jefe.
3.6. Supervisar la consideración y presentación oportuna por parte de las unidades estructurales y los ejecutores específicos de los documentos recibidos para la ejecución, verificar la corrección de la preparación de los borradores de los documentos presentados al jefe para su firma y garantizar su edición de alta calidad.
3.7. Organizar la realización de conversaciones telefónicas del jefe, registrar la información recibida en su ausencia y llamar su atención sobre su contenido, transmitir y recibir información a través de dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, traer a su atención en forma oportuna la información recibida a través de los canales de comunicación.
3.8. En nombre del jefe, escriba cartas, solicitudes, otros documentos, prepare respuestas a los autores de las cartas.
3.9. Realizar trabajos en la preparación de reuniones y reuniones realizadas por el jefe (colección materiales necesarios, notificación a los participantes sobre la hora y el lugar de la reunión, la agenda, su registro), llevar y redactar actas de reuniones y reuniones.
3.10. Ejercer control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de órdenes y órdenes emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de instrucciones e instrucciones del jefe de la empresa bajo control.
3.11. Llevar un archivo de control y registro.
3.12. Proveer lugar de trabajo cabeza con los medios necesarios de tecnología organizacional, papelería, crear condiciones propicias para su trabajo efectivo.
3.13. Imprimir, bajo la dirección del jefe, los materiales de oficina necesarios para su trabajo o ingresar información actual en el banco de datos.
3.14. Organizar la recepción de visitantes, contribuir a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
3.15. Formar los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, velar por su seguridad y entregarlos al archivo dentro de los plazos establecidos.
3.16. Copie documentos en una copiadora personal.
El secretario tiene derecho:
4.1. Familiarícese con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa en relación con sus actividades.
4.2. Presentar propuestas de mejora de los trabajos relacionados con las responsabilidades previstas en esta instrucción para consideración de la dirección.
4.3. Recibir de los líderes divisiones estructurales, especialistas información y documentos necesarios para cumplir con sus deberes oficiales.
4.4. Exigir a la dirección de la empresa que le ayude en el ejercicio de sus deberes y derechos.
5. RESPONSABILIDAD
El secretario es responsable:
5.1. Por incumplimiento (cumplimiento indebido) de sus funciones oficiales previstas en esta descripción de funciones, en la medida que determine la legislación laboral vigente.
5.2. Por las infracciones cometidas en el ejercicio de sus actividades - dentro de los límites que determine la legislación administrativa, penal y civil vigente.
5.3. Por causar daño material - dentro de los límites determinados por la legislación laboral, penal y civil vigente.
Familiarizado con esta descripción de trabajo: Fecha. Firma.
1. DISPOSICIONES GENERALES 1.1. Esta descripción de trabajo define responsabilidades funcionales, derechos y responsabilidad del Secretario 1.2. El secretario es nombrado en el cargo y separado del cargo de acuerdo con el procedimiento establecido por la legislación laboral vigente mediante orden CEO organizaciones 1.3. El Secretario reporta directamente al Jefe del Servicio de Secretaría. 1.4. El secretario pertenece a la categoría de especialistas. 1.5. Las principales tareas del secretario son el apoyo organizativo y documental. actividades de gestión organizaciones 1.6. Durante la ausencia del secretario (enfermedad, vacaciones, etc.), sus funciones son ejercidas por una persona designada por orden del responsable de la organización, a propuesta del responsable del Servicio de Secretaría. Desde el nombramiento de esta persona para el cargo de secretario, esta persona adquiere los derechos correspondientes y es responsable del adecuado desempeño de las funciones que tiene asignadas. 1.7. En su trabajo, el secretario se guía por: - actos legislativos RF; -documentos normativos que regulan las actividades de la organización; - reglamentos sobre las divisiones funcionales de la organización; - órdenes (instrucciones) de la dirección de la organización; - materiales normativos y metodológicos para la organización del trabajo de oficina; - normas sobre gestión de documentos; - Reglamento del Servicio de Secretaría; - esta descripción de trabajo. 1.8. Las personas con educación superior o secundaria especializada y experiencia laboral de al menos 1 año o sin experiencia laboral son nombradas para el puesto de secretario, pero están sujetas a capacitación en cursos de secretaria. 1.9. El secretario debe ser competente en los siguientes temas: - organizar el trabajo con documentos, compilar documentación; - organización del trabajo de gestión; - el uso de tecnología informática y organizativa; - cultura de trabajo y ética laboral; - Seguridad, salud en el trabajo y protección contra incendios. Asimismo, el secretario deberá conocer: - las resoluciones, órdenes, decretos, demás documentos rectores y reglamentarios vigentes, - los reglamentos, instrucciones, demás documentos reglamentarios para el registro; - la estructura y dirección de la organización; - organización del trabajo de oficina; - métodos de registro y procesamiento de documentos; - archivo; - mecanografiado; - reglas para el uso de dispositivos de recepción y comunicación; - normas del sistema unificado de documentación organizativa y administrativa; - reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar; - fundamentos de ética y estética; - reglas de comunicación empresarial; - reglas para el funcionamiento de la tecnología informática; - reglamento interno de trabajo. 2. FUNCIONES Se asignan al secretario las siguientes funciones: 2.1. Servicio de información y referencia según documentos de la organización. 2.2. Orientación metodológica y control sobre la organización del trabajo de oficina en departamentos, departamentos, servicios de la organización. 2.3. Documentación de las actividades de los órganos consultivos (conferencias, grupos de trabajo, reuniones) 2.4. Mantenimiento operativo y organizativo de la gestión de la organización.2.5. Registro de recibidos, enviados e internos organizativos y administrativos.
documentos.
2.6. Seguimiento de la ejecución de documentos entrantes, salientes e internos.
2.7. Análisis del estado de la disciplina ejecutiva en la gestión documental y desarrollo de medidas para mejorarla.
2.8. Contabilización del volumen de flujo de documentos de la organización.
2.9. Preparación y envío de documentos de salida.
2.10. Preparación de documentos entrantes e internos.
2.11. Formación de casos, en la forma prescrita por los documentos reglamentarios relevantes de la organización.
3. RESPONSABILIDADES LABORALES El secretario debe:3.1. Mantener el registro de los documentos organizacionales y administrativos utilizando los formularios de registro establecidos.
3.2. Prestar servicios de recepción, contabilidad, registro, control de ejecución de documentos, información y referencia y almacenamiento de información documental. 3.3. Controlar la calidad de la preparación, corrección de la redacción, coordinación, aprobación de los documentos presentados para su firma a la dirección de la Organización. 3.4. Supervisar la ejecución de los documentos e instrucciones de la dirección, tomar medidas oportunas encaminadas a su ejecución oportuna y de alta calidad. 3.5. Llevar a cabo la organización de la preparación, toma de decisiones y llevarlas a los ejecutores directos. Analizar las referencias e informes proporcionados a la dirección, para emitir conclusiones sobre los mismos, dentro de su competencia. 3.6. Servir de enlace con organizaciones externas (tanto comerciales como gubernamentales) y ciudadanos individuales sobre las actividades actuales de la organización (teléfono, fax, etc.). 3.7. Recibir visitantes. 3.8. Proporcionar mecanografía y fotocopias. 3.9. Utilice RS (para ser decodificado) como un medio para automatizar el soporte de documentación de la empresa. 3.10. Llevar a cabo las tareas específicas asignadas por la gerencia. 4. DERECHOS El Secretario tiene derecho: 4.1. Solicitar a los servicios funcionales los materiales necesarios, así como explicaciones de los motivos del retraso en la realización de tareas e instrucciones de la dirección. 4.2. Revisar documentos y enviarlos para su ejecución a los gerentes y especialistas de la organización. 4.3. Exigir a los artistas intérpretes o ejecutantes que finalicen los documentos preparados en violación de reglas establecidas su compilación y diseño. 4.4. Aprobación de los documentos de la actividad de gestión en el marco de su competencia. 4.5. Presentar propuestas para consideración de la gerencia sobre el mejoramiento del soporte documental de la empresa, mejorando las formas y métodos de trabajo gerencial basados en el uso de tecnología electrónica. 4.6. Trabaje con documentos marcados como "Confidencial". 4.7. Tomar decisiones dentro de su competencia. 4.8. Interactuar con departamentos, divisiones, servicios de la organización (gerentes, empleados) en los temas de verificación de la ejecución de documentos y proporcionar la información necesaria a la gestión de la organización. 5. RESPONSABILIDAD Corresponde al Secretario: 5.1. La calidad de los documentos presentados para su firma a la dirección de la empresa. 5.2. Actitud descuidada y negligente en el registro y mantenimiento de documentos. 5.3. Seguridad de la documentación. 5.4. Por violación de los requisitos para el cumplimiento de las condiciones de acceso, uso de documentos que contengan información confidencial. 5.5 Por divulgación de información etiquetada como "Confidencial". 5.6. Por incumplimiento, cumplimiento difuso e intempestivo de las funciones oficiales previstas en esta instrucción. 5.5. Mal desempeño de los trabajos de diseño y replicación de documentos.
5.6. Incumplimiento de las instrucciones e instrucciones de la dirección de la organización.
5.7. Incumplimiento de la disciplina laboral y productiva.
6. RELACIONES, RELACIONES
El Secretario interactúa con todos los empleados y jefes de departamentos, departamentos y servicios de la organización en los temas de soporte documental de las actividades de gestión.
Documento: ¿Qué debe saber una secretaria?
¿Qué debe saber una secretaria?
Ningún líder de una empresa más o menos seria puede prescindir de una secretaria. Los flujos de información más importantes convergen en él y, sin embargo, en mundo moderno ganar en competencia en primer lugar, aquellas empresas que gestionan los flujos de información de forma más eficiente. Así que este modesto empleado juega un papel que es mucho más importante de lo que comúnmente se piensa, y de alguna manera, tal vez, determina el destino de toda la empresa.
Una secretaria moderna no es solo una "chica al teléfono", que periódicamente le sirve café al jefe, es una verdadera gerente de toda la empresa. Necesita tener en cuenta muchos hechos y cifras, planificar racionalmente tiempo de trabajo- el suyo y el líder (y, a menudo, sus adjuntos), realizan de manera competente el trabajo de oficina. Además de la capacidad de encontrar el enfoque correcto y la entonación adecuada en una conversación con los más Gente diferente- a partir de un simple trabajador (cuya vocabulario limitado a una docena de palabras, de las cuales solo la mitad se puede decir en sociedad educada) y terminando con un profesor muy inteligente de un instituto de investigación amigo.
Y al mismo tiempo, siempre debe permanecer elegante, encantador y amable: después de todo, la secretaria es la cara de la empresa.
El cargo de secretario es tradicionalmente femenino, aunque la historia nos ha traído información sobre muchos secretarios masculinos legendarios (por ejemplo, ni un solo estadista de la era de Stalin pasó por alto la figura de Poskrebyshev, el secretario personal de Stalin, en sus memorias). Es cierto que ahora hay cada vez más hombres en este puesto, pero todavía está lejos de ser una "igualdad de género" completa. Y las mujeres, hablando francamente, debido a las peculiaridades de su mente y carácter, son más adecuadas para desempeñar funciones secretariales.
¿Qué debe saber y ser capaz de hacer una secretaria? Sin embargo, esta es la segunda pregunta. Primero, debe pensar qué cualidades personales debe tener una persona que solicita este trabajo. Tratemos de dibujar una imagen de una secretaria ideal. Entonces, es altamente deseable que él (ella) posea (posea) cualidades tales como:
Buena memoria;
La capacidad de cambiar rápidamente su atención;
Capacidad para tomar decisiones independientes;
Alto nivel de resistencia al estrés;
Puntualidad;
Capacidad para realizar trabajos monótonos;
actuación;
Precisión;
Capacidad para planificar su tiempo de trabajo y priorizar tareas;
Buena voluntad (créame, esta es una cualidad importante: puede "escuchar" una sonrisa poco sincera incluso cuando habla por teléfono);
Habilidad para comunicarse con personas de diferentes grupos sociales;
La habilidad de un psicólogo, "el sentimiento del jefe".
A esto, por supuesto, hay que añadirle competencias orales y Lengua escrita combinado con representante apariencia. Si una empresa participa activamente en actividades económicas en el extranjero, las cualidades necesarias de un secretario también deben incluir el conocimiento de un idioma extranjero (idiomas) en la medida en que lo determinen las características específicas de la empresa.
Como puede ver, encontrar un candidato adecuado para el puesto de secretario no es una tarea fácil. No todo el mundo puede hacer un trabajo de secretaria: alguien está completamente perturbado por cualquier reprimenda mandona, alguien claramente ha sobreestimado su autoestima y percibe su trabajo como un favor, y hay muchos candidatos que están firmemente convencidos de que todos los deberes de secretaria se reducen a periódicamente. servir café al chef y “crear condiciones cómodas”.
Por supuesto, las calificaciones necesarias se adquieren con la experiencia, por lo que las empresas de renombre, cuando anuncian una vacante para una secretaria, a menudo limitan la edad de los solicitantes (por ejemplo, no menores de 30 a 35 años). Pero aquí hay otro peligro: puede resultar que un nuevo trabajador con gran experiencia, es más difícil reciclar que aprender “desde cero” a una chica de 20 años.
Pero ahora se ha encontrado una persona adecuada, y ahora es necesario dedicarlo a las complejidades del trabajo. Las funciones principales del secretario se registran en las instrucciones de trabajo (su muestra se muestra a continuación). También indica los requisitos de calificaciones y habilidades puramente técnicas (como la capacidad de trabajar en una computadora, manejar un fax y otros equipos de oficina, mecanografiar rápidamente al dictado, etc.).
Sin embargo, hay muchas características en el trabajo de una secretaria que no se pueden escribir en una instrucción de trabajo. Para evitar insultos mutuos y reproches inmerecidos, es conveniente instruir inmediatamente al secretario sobre tales características. Por ejemplo, sería útil que ella supiera:
1. ¿Cómo presentarse por teléfono? Es una etiqueta común nombrar la empresa y luego saludar, pero en la práctica, por razones de seguridad, muchos gerentes no permiten que se pronuncie el nombre de la empresa.
2. ¿Cuál es la jerarquía formal y real de los empleados en la empresa? ¿Debo seguir las instrucciones de otros empleados y, de ser así, en qué orden?
3. ¿Cómo “filtrar” las llamadas telefónicas? ¿Con quién conectar en cualquier momento y con quién no conectar nunca?
4. ¿Cuál es el procedimiento para recibir visitas? ¿Quién puede visitar al líder en cualquier momento, sin cita previa y sin informe?
5. ¿Cuál es el “ritual” para servir té y café? ¿Qué y cuándo prefiere el líder? ¿Cuándo se debe ofrecer una taza de té o café a los visitantes?
6. ¿Cuál es el horario aproximado de jornada y semana laboral del gerente?
7. Cuando termina realmente el trabajo del secretario, estrictamente tiempo específico¿O después de la partida de la cabeza?
En los próximos números de nuestro semanario, les contaremos más sobre algunos de los matices de la “tecnología” del trabajo secretarial. Y ahora - instrucción de trabajo. Te recordamos que esto es solo una muestra que puedes modificar a tu criterio agregando los puntos que, a tu juicio, faltan y eliminando los que te sobran. Y no olvide familiarizar a su secretaria con esta instrucción contra recibo.
Alena Myshkina,
abogado
sergey koval,
abogado
| "Lo apruebo" __________________ (_________________) (firma) (nombre completo) Director _____________________________________ (nombre de la empresa, organización) “____” ____________ 200__ |
Instrucciones de Trabajo para el Secretario Ejecutivo
I. Disposiciones generales
1. Esta instrucción de trabajo define los deberes, derechos y responsabilidades funcionales del secretario del jefe (en adelante, el secretario).
2. El secretario es contratado y despedido por orden del jefe de la empresa de conformidad con los requisitos del Código Laboral de Ucrania y la legislación laboral vigente.
3. El secretario reporta directamente al jefe de la empresa.
II. Requisitos de calificación
El secretario debe saber:
1. La dirección de la empresa y sus divisiones.
2. Organización y contenido del trabajo del director de la empresa.
3. Decretos, órdenes, órdenes, reglamentos, instrucciones y otros materiales sobre mantenimiento de registros.
4. Reglas para el diseño de cartas comerciales utilizando formularios estándar.
5. Reglas para el tratamiento de la información oral y escrita (documental).
6. Normas para el funcionamiento de equipos de cómputo y sistemas de comunicación.
7. Procesos tecnológicos procesamiento de información, instrucciones de trabajo, programas, diseños, normativa y materiales de enseñanza sobre la técnica de realización y la secuencia de operaciones en sistemas informáticos(redes).
8. Requerimientos técnicos a discos magnéticos y láser, otros soportes de información usados, papel, consumibles para impresora y fax.
9. Reglas de ortografía y puntuación (para ruso y ucranio), tener una habilidad de escritura de alta velocidad.
10. Idioma inglés* en la medida necesaria para el trabajo.
11. discurso de negocios y ética del trabajo.
12. Reglamento interno de trabajo.
13. Fundamentos de la legislación laboral, organización del trabajo.
14. Reglas y normas de protección laboral.
tercero tareas y responsabilidades
El secretario debe:
1. Cumplir funciones tecnicas para la provisión y mantenimiento del trabajo del jefe de la empresa.
2. Trabajar con información y documentos necesarios para la dirección, gestión e interacción de las unidades estructurales.
3. Recibir de los departamentos o ejecutores la información necesaria para que el gerente llame en su nombre a los empleados.
4. Proporcionar un lugar de trabajo para el gerente papelería crear condiciones favorables para su trabajo productivo.
5. Enviar y recibir información por fax, Email etc.
6. Organizar conversaciones telefónicas con el jefe, recibir y transmitir mensajes telefónicos, registrar los mensajes recibidos durante la ausencia del jefe y traer su contenido a su atención.
7. Organizar la preparación de las reuniones y encuentros que celebre el titular (reunir los materiales necesarios, comunicar a los participantes la hora, lugar y orden del día de la reunión o reunión, llevar registro, etc.), levantar actas.
8. Llevar registros, aceptar la correspondencia recibida a nombre del jefe, sistematizar de acuerdo con el procedimiento adoptado en la empresa y transferirla previa consideración del jefe a departamentos o ejecutores específicos.
9. Realice un seguimiento del progreso de la ejecución de las órdenes tomadas bajo control, determine las razones de su ejecución inoportuna, informe constantemente al gerente sobre esto.
10. Conozca la ubicación de los altos funcionarios de la empresa y otros empleados clave (enumerados).
11. De acuerdo con las instrucciones del jefe, organice el trabajo de los vehículos de la empresa, si es necesario, ordene el transporte de terceros y también garantice el pedido de boletos para trenes, aviones, etc. para la gestión de la empresa en caso de un viaje de negocios.
12. Aceptar documentos y declaraciones personales de los empleados para la firma del jefe.
13. Organizar la recepción de visitantes, facilitar la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
14. Formar casos, asegurar su almacenamiento y entrega al archivo en plazos.
15. Cumplir requisitos necesarios a la seguridad informática. Actualice las bases de datos antivirus de manera oportuna, analice todos los archivos entrantes en busca de virus en el curso del trabajo y evite navegar por Internet o una red informática local sin un programa antivirus habilitado.
16. No permita que se instalen productos sin licencia en su computadora software y cualquier programa no relacionado con el desempeño directo de funciones oficiales. La instalación de cualquier programa debe ser autorizada por el jefe de la empresa o el administrador del sistema de la red informática.
17. Informar al empleado responsable sobre todas las desviaciones detectadas en el funcionamiento del equipo de cómputo, sobre los virus detectados, así como los programas instalados no autorizados en la computadora en ausencia de una secretaria.
18. Observar los secretos comerciales y tomar medidas para protegerlos:
18.1. No deje ningún documento desatendido, incluidos los que están en soporte magnético y láser, no los saque de la empresa sin el permiso del gerente, no los transfiera a otras personas, no haga copias sin necesidad.
18.2. No revele información a sus colegas que no esté directamente relacionada con sus funciones.
18.3. No divulgar información relacionada con medios tecnicos procesamiento y almacenamiento de información, incluidas las computadoras (contraseñas, códigos, nombres y ubicaciones de archivos y directorios, sus contenidos) y no permitir que personas no autorizadas y ajenas accedan a ellos.
19. Mejorar constantemente las habilidades y capacidades de trabajo.
20. Realizar asignaciones oficiales separadas del jefe.
El secretario tiene derecho:
1. Familiarícese con los proyectos de decisiones del jefe de la empresa con respecto a sus actividades.
2. Presentar propuestas para el mejoramiento del trabajo relacionado con sus funciones para consideración de la administración de la empresa.
3. Informar al jefe de la empresa sobre todas las deficiencias identificadas en las actividades de la empresa y hacer propuestas para su eliminación.
4. Exigir y recibir personalmente oa nombre del director de la empresa de los jefes de divisiones estructurales y especialistas la información y documentación necesaria.
5. Requerir a la dirección de la empresa que le ayude en el desempeño de sus funciones.
V. Responsabilidad
El secretario es responsable:
1. Por desempeño indebido o incumplimiento de sus deberes oficiales previstos en esta instrucción, dentro de los límites establecidos por la legislación laboral vigente de Ucrania.
2. Por delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites establecidos por la legislación civil, administrativa y penal vigente de Ucrania.
3. Por causar daños materiales a la empresa, dentro de los límites establecidos por la legislación civil vigente y la legislación laboral de Ucrania.
4. Por la divulgación de secretos comerciales - responsabilidad penal en virtud del art. 232 del Código Penal de Ucrania.
VI. Relaciones
1. En ausencia del secretario, sus funciones son ejercidas por una persona designada de acuerdo con el procedimiento establecido. Esta persona adquiere los derechos correspondientes y es responsable del desempeño indebido de los deberes que se le asignan.
2. Para el desempeño de sus funciones y el ejercicio de los derechos, el secretario interactúa:
2.1. De _____________________ para preguntas: ______________________
2.2. De _____________________ para preguntas: ______________________
Jefe de la división de estructuras.
Descripción del trabajo
secretario jefe[nombre de la organización, empresa, etc.]
Esta descripción del puesto ha sido desarrollada y aprobada de acuerdo con las disposiciones del Código Laboral de la Federación Rusa y otras normas que rigen las relaciones laborales en la Federación Rusa.
I. Disposiciones generales
1.1. El secretario del jefe pertenece a la categoría de ejecutantes técnicos.
1.2. Se designa para el cargo de secretario de la jefatura a una persona que cuente con una educación profesional superior, sin presentar requisitos de experiencia laboral, o una educación vocacional secundaria y experiencia laboral en la especialidad de por lo menos [valor] años.
1.3. El nombramiento para el cargo de secretario del jefe y la destitución del mismo se llevan a cabo por orden del jefe de la empresa previa presentación [insertar según corresponda].
1.4. El secretario debe saber:
Decretos, órdenes, órdenes, otros documentos rectores y reglamentarios de órganos superiores y otros relacionados con las actividades de la empresa;
Reglamentos, instrucciones, otros documentos reglamentarios para el mantenimiento de registros;
La estructura y dirección de la empresa y sus divisiones;
Carta de la empresa;
Organización del trabajo de oficina;
Métodos de registro y procesamiento de documentos;
negocio de archivo;
Mecanografiado;
Reglas para el uso de dispositivos de recepción e intercomunicación;
Normas del sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
Reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar;
Fundamentos de ética y estética;
Reglas de comunicación empresarial;
Reglas para el funcionamiento de la tecnología informática;
Fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral;
reglamento interno de trabajo;
Reglas y normas de protección laboral, medidas de seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios;
1.5. El secretario reporta directamente al jefe de la [empresa, unidad estructural].
1.6. Durante la ausencia del secretario (vacaciones, enfermedad, etc.), sus funciones son ejercidas por una persona debidamente designada que adquiere los derechos correspondientes y es responsable del correcto desempeño de las funciones que le son asignadas.
1.7. [Ingrese según sea necesario].
II. Responsabilidades laborales
Secretario:
2.1. Realiza trabajos en el soporte organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe.
2.2. Recibe la correspondencia entrante para consideración del jefe, la transfiere de acuerdo con decisión a divisiones estructurales o ejecutantes específicos para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
2.3. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones utilizando tecnología informática destinada a recopilar, procesar y presentar información en la preparación y toma de decisiones.
2.4. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.
2.5. Prepara documentos y materiales necesarios para el trabajo del jefe.
2.6. Supervisa la consideración y presentación oportunas por parte de las divisiones estructurales y ejecutores específicos de los documentos presentados al jefe para su firma, asegura su edición de alta calidad.
2.7. Organiza conversaciones telefónicas con el jefe, registra la información recibida en su ausencia y llama su atención sobre su contenido, transmite y recibe información a través de dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, trae puntualmente a su Atención de la información recibida a través de los canales de comunicación.
2.8. En nombre del jefe, redacta cartas, solicitudes, otros documentos, prepara respuestas a los autores de las cartas.
2.9. Realiza trabajos en la preparación de reuniones y reuniones celebradas por el jefe (recopilación de los materiales necesarios, notificación a los participantes de la hora y el lugar de la reunión, agenda, su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.
2.10. Realiza el control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de las instrucciones e instrucciones del jefe bajo control.
2.11. Mantiene un archivo de control y registro.
2.12. Proporciona un lugar de trabajo para el gerente. medios necesarios equipo de organización, papelería, crea condiciones propicias para el trabajo efectivo del jefe.
2.13. Imprime, por indicación del jefe, los materiales de oficina necesarios para su trabajo, o ingresa información actual en el banco de datos.
2.14. Organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
2.15. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.
2.16. Realiza las asignaciones oficiales individuales del jefe.
2.17. [Ingrese según sea necesario].
tercero Derechos
El secretario tiene derecho:
3.1. Familiarícese con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa en relación con sus actividades.
3.2. Presentar propuestas de mejora de los trabajos relacionados con las responsabilidades previstas en esta instrucción para consideración de la dirección.
3.3. Dentro de los límites de su competencia, informar al jefe inmediato sobre todas las deficiencias detectadas en el ejercicio de sus funciones, y formular propuestas para su eliminación.
3.4. Solicitar personalmente o en nombre de la dirección de la empresa a las divisiones estructurales y especialistas información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.
3.5. Exigir a la dirección de la empresa que le ayude en el ejercicio de sus deberes y derechos.
3.6. [Ingrese según sea necesario].
IV. Una responsabilidad
El secretario es responsable:
4.1. Por desempeño inadecuado o incumplimiento de sus deberes oficiales previstos en esta descripción del trabajo, en la medida determinada por la legislación laboral de la Federación Rusa.
4.2. Por delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil de la Federación Rusa.
4.3. Por causar daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación laboral y civil de la Federación Rusa.
La descripción del puesto se elaboró de acuerdo con [nombre, número y fecha del documento].
jefe de unidad estructural
[iniciales, apellido]
[firma]
[día mes año]
Acordado:
Responsable del departamento jurídico
[iniciales, apellido]
[firma]
[día mes año]
Familiarizado con las instrucciones:
[iniciales, apellido]
[firma]
[día mes año]
Descripción del puesto de secretaria debe prever las responsabilidades que se asignan a este empleado en la organización (después de todo, el trabajo de la secretaria no se limita de ninguna manera a responder llamadas y recibir visitas). Veamos cómo se redacta dicha instrucción y qué debe contener.
¿Cuáles son las responsabilidades del secretario ejecutivo?
Inmediatamente cabe señalar que los secretarios son diferentes. Entonces, en organizaciones pequeñas, el secretario del jefe no es solo su asistente personal, sino, de hecho, el jefe de todo el trabajo de oficina y asuntos administrativos. En grandes empresas y cuerpos gubernamentales el secretario puede estar no solo con el jefe, sino también con sus adjuntos. Esto significa que el rango de responsabilidades de quienes trabajan en este puesto pueden ser muy diferentes.
El KSD de empleados, aprobado por el Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa en 1998, aporta cierta claridad. Según este documento, el secretario de la cabeza:
- se dedica al apoyo técnico y organizativo del trabajo del jefe;
- realiza trabajos de oficina, en particular, registra la correspondencia recibida en nombre del jefe y transfiere documentos a los artistas intérpretes o ejecutantes por orden suya;
- asegura que los documentos presentados para su ejecución sean considerados de manera oportuna;
- presenta al jefe para la firma de solicitudes, borradores de órdenes y otra documentación;
- organiza conversaciones telefónicas;
- en ausencia del jefe, captura la información entrante y la trae a la atención del jefe;
- prepara juntas o asambleas, levanta actas;
- organiza la recepción de visitantes, etc.
En cada organización específica, se pueden prever otras funciones para el secretario, tanto previstas por el CSD como no incluidas en él. En particular, las funciones de un gerente de oficina pueden asignarse a la secretaria: proporcionar consumibles a la oficina, llamar a los reparadores, etc. En este caso, el KSD es solo el mínimo en el que debe concentrarse y que puede complementarse en el Mismo tiempo.
Preparación de la descripción del trabajo del secretario del jefe.
El registro, como cualquier otro documento, debe realizarse de acuerdo con las reglas del trabajo de oficina, en particular de acuerdo con GOST R 6.30-2003. De acuerdo con sus normas, este documento debe contener:
- el nombre de la institución para la cual se desarrolló el documento;
- título del documento ("Instrucción de trabajo");
- indicación de la fecha de desarrollo y compilación;
- número de registro de acuerdo con las reglas de trabajo de la oficina interna de la organización;
- una indicación del lugar donde se hizo la compilación;
- marca de aprobación;
- el título real y el texto de la instrucción;
- una marca sobre si hay aplicaciones;
- notas sobre la coordinación interna del documento con servicios y departamentos dentro de la organización (habitualmente la coordinación se realiza con el departamento de personal, servicio jurídico, departamento financiero, aunque, si surge tal necesidad, pueden estar involucrados en la coordinación otros departamentos).
Puede encontrar una muestra de dicha descripción de trabajo en nuestro sitio web.
Descripción del trabajo del subsecretario: ¿cuál es la diferencia?
En algunas organizaciones, en lugar de un secretario regular, existe un puesto de secretario adjunto. De hecho, es difícil distinguir claramente entre estos cargos, ya que el referente también puede participar en el apoyo organizativo y técnico del trabajo del jefe y realizar otras funciones de secretaría. En consecuencia, lo dicho sobre descripción del puesto de secretaria gerente, en muchos aspectos también se aplica a un documento similar para el subsecretario.
Sin embargo, normalmente el trabajo del referente implica que es un especialista de un nivel superior. En pocas palabras, si una secretaria ordinaria simplemente imprime cartas u órdenes del director, entonces el asistente las prepara él mismo y solo luego se las pasa al jefe para que las firme.
Debería implicar que el referente no solo posee trabajo de oficina, sino que también comprende muy seriamente el área en la que opera la empresa. Por lo general, las responsabilidades del referente incluyen además:
- selección de materiales con los que la gerencia debería familiarizarse;
- redacción de informes sobre los temas requeridos;
- asesorar a la gerencia en temas en los que el referente sea especialista.
Por regla general, se requiere que el referente tenga educación más alta y el conocimiento idiomas extranjeros(al menos inglés). De hecho, el referente es un asistente del jefe (pero no un suplente, ya que el referente generalmente no tiene poder administrativo en la organización).
Porque el regulaciones la profesión del referente no está regulada, en algunas organizaciones se denomina así a los secretarios ordinarios del jefe oa sus suplentes. Esto genera cierta confusión, pero no está prohibido por la ley. Por lo tanto, al desarrollar instrucciones para el secretario adjunto, es muy posible tomar como modelo las instrucciones del secretario ordinario del jefe.
