Obchodný list pre informáciu. Obchodná korešpondencia – vzorové listy

V tomto článku nájdete informácie o práci s náročnými listami, s ktorými sa často stretávate v obchodnej interakcii, ako aj ukážky obchodných listov. Ide o listy, ktorých potreba písať vzniká v situácii porušenia obchodných záujmov: žiadosť a reklamačný list.

Keďže samotná situácia je dosť zložitá, napísanie listu v takejto situácii je veľmi dôležitou otázkou, v ktorej je dôležité, aby bol autor gramotný, slušný, korektný a zároveň schopný pevne hájiť svoje obchodné záujmy.

Úspešne vyriešiť zložitosť „náročných“ písmen pomáha:

• Kompetentný postoj v interakcii: pevný, ale správny postoj k partnerstvu
• Výber vhodného štýlu písania (formálneho alebo obchodného tajomstva)
• Kompetentné a logické zaobchádzanie s faktami

Vzorové obchodné listy.

(inštalácia - partnerstvo, štýl - oficiálna záležitosť, presvedčivé spracovanie faktov)

Drahí kolegovia!

Za účelom prijatia opatrení na zabezpečenie kvality a spoľahlivosti prístroja KIP-12 v prevádzkových podmienkach, vyrábaného Ústavom "Optiky" od roku 1992, sa na Vás obraciame s nasledujúcou požiadavkou: zvážte možnosť poskytnutia Ústavu "Optiky" s informáciami o parametroch zariadenia v reálnych prevádzkových podmienkach (podrobnosti v prílohe). Vami zaslané údaje umožnia ústavu zbierať informácie potrebné pre analytiku, vykonávať monitoring a prispejú k efektívnejšiemu riešeniu otázok zvyšovania kvality a spoľahlivosti zariadenia KIP-12.

Oznámte nám, prosím, v odpovedi svoje rozhodnutie pomôcť nám. Ak potrebujete ďalšie informácie, ktoré potrebujete na rozhodnutie, uveďte ich aj v liste s odpoveďou.

s pozdravom

Tím technického úradu

Inštitút "Optika"

Obchodný list. vzor žiadosti(inštalácia - partnerstvo, štýl - dôverný obchod, presvedčivé spracovanie faktov)

Drahí kolegovia!

Máme veľký záujem na zlepšovaní kvality a spoľahlivosti prístroja KIP-12, ktorý vyrábame od roku 1992 a ktorý od roku 1995 nachádza pevné uplatnenie v práci Vašej spoločnosti. Preto sa na Vás obraciame s touto prosbou.

Na zlepšenie kvality a spoľahlivosti zariadenia KIP-12 potrebujeme podrobné údaje o prevádzke tohto zariadenia v prevádzkových podmienkach. Pri realizácii tejto úlohy počítame s vašou pomocou a priamou účasťou. Vzhľadom na dlhodobú a pozitívnu spoluprácu medzi našimi spoločnosťami Vás prosíme o pomoc pri zbere a poskytovaní štatistických informácií o prevádzke zariadenia. Budeme vďační, ak si nájdete možnosť zozbierať pre nás štatistiky o daných parametroch (podrobnosti v prílohe). To nám umožní sledovať efektívnosť zariadenia a rýchlo prijať opatrenia na zlepšenie kvality a spoľahlivosti jeho práce.

Prosím, dajte nám vedieť, či ste ochotní nám v zásade pomôcť. Ak potrebujete ďalšie pripomienky alebo máte otázky na rozhodnutie, sme pripravení na ne odpovedať.

Budeme vďační za vašu odpoveď.

s pozdravom

Ivan Ivanov

Vedúci technického úradu

Inštitút "Optika"

Obchodný list. Vzor žiadosti a vzor reklamačného listu.

Berte na vedomie naše informácie a sme si istí, že otázka písania „náročných písmen“ bude pre vás oveľa menej náročná na prácu.

Tamara Vorotyncevová

Pozrite si naše školiace programy pre obchodnú korešpondenciu:

vráť sa

Bez ohľadu na účel obchodných listov sú písané na dosiahnutie požadovaného cieľa v podnikaní. Nie každý zamestnanec organizácie má náležité kompetencie v oblasti obchodnej korešpondencie, pri nešikovnom prístupe hrozí úplné pokazenie dobrého mena spoločnosti jedným listom. Ak ale využijete službu zostavenia listu v našej agentúre, adresát bude mať určite záujem s Vami spolupracovať.

Účel obchodných listov

Obchodné listy nestrácajú na aktuálnosti pri riešení pracovných problémov a marketingových úloh. Informácie v písomnej forme sú pohodlné, pretože sa k nim môžete kedykoľvek vrátiť alebo sa na ne odvolať pri riešení kontroverzných problémov. Písaný text vám umožňuje formulovať myšlienky stručnejšie a jasnejšie ako ústna komunikácia. Navyše niektorých adresátov je možné kontaktovať len zaslaním obchodného listu. A čím vyšší status má tento adresát, tým odbornejšie by mal byť text zostavený. Druhy obchodných listov tak rôznorodé, ako je rozsah obchodných vzťahov. Obchodná korešpondencia môže byť komerčná (túžba uzavrieť obchod, pohľadávka voči účastníkovi obchodu) a nekomerčná (ďakovné, informácie, záručný list, prosby, pozvánky, upomienky a pod.) Podľa funkčnosti, Rozlišujú sa iniciatívne listy a listy s odpoveďou, ako aj správy, ktoré nevyžadujú odpoveď.

Ako písať obchodné listy.

Vlastnosti štruktúry a textu obchodného listu

Obchodné listy majú jasné zloženie:

V úvode je uvedený účel a dôvod listu, je uvedený odkaz na dokument, ktorý slúžil ako východiskový bod pre túto správu;

Hlavná časť popisuje stav veci, poskytuje analýzu situácie a argumenty.

Povaha dôkazov závisí od smerovania listu: napríklad presvedčiť prísť na konferenciu, investovať do projektu, kúpiť produkt;

Na záver sa vyvodzuje záver na základe vyššie uvedeného: ponuka, žiadosť, odmietnutie, želanie atď.

Pred textom listu je vždy umiestnená zdvorilá výzva adresátovi (napríklad „Drahý Sergej Michajlovič!“) A tiež na začiatku alebo na konci textu je zdvorilostná formulka zostavená podľa kánonov. obchodnej korešpondencie. Formulky zdvorilosti zvyčajne začínajú takto: „Vyjadrujem svoju vďačnosť za poskytnutú pomoc ... / vďačnosť za pozvanie ... / dúfam v plodnú spoluprácu ... “. Pri písaní takýchto listov sa dodržiava obchodný štýl. Jeho vlastnosti: stručnosť, jasnosť, jednoznačnosť, používanie pojmov, neutrálny tón, štandardizácia.

Ťažkosti s písaním obchodných listov

Buďte si dobre vedomí adresáta a informácií, ktoré už o vašej otázke má;

Znalosť pravidiel a funkcií ruského jazyka obchodný štýl: jazykové vzorce, pravidlá zostavovania viet a pod.;

správne a vhodné používanie terminológie;

Korektnosť pri oslovovaní adresáta.

Ako písať dobré obchodné listy.

Slovníky, vzorky písania obchodných listov vám môžu pomôcť zvládnuť túto úlohu sami. Ak však nie je dostatok kompetentného zamestnanca alebo času na prípravu na písanie obchodných listov, túto službu môže poskytnúť profesionálna agentúra. Špecialisti komunikačnej agentúry Comagency vám pomôžu vytvoriť hlavičkový papier, zhromaždiť potrebné dokumenty na presvedčivú argumentáciu, zostaviť kompetentný a prezentovateľný obchodný list, čím zlepší imidž vašej organizácie.

Ako sa naučiť písať obchodné listy

Pozrite si video nižšie, ktoré jednoduchým a jednoduchým spôsobom vysvetľuje, ako sa naučiť písať obchodné listy, poskytuje jasné a zrozumiteľné odporúčania a postupy pre školenie:

Čo plánujete outsourcovať v roku 2017?

oficiálny list- ide o zovšeobecnený názov pre dokumenty rôzneho obsahu, ktoré slúžia ako prostriedok komunikácie s inštitúciami a jednotlivcami, nahlasovanie niečoho, upozornenie na niečo.

Obchodné listy sa zostavujú s cieľom informovať korešpondenta, informovať ho o informáciách, ktoré môžu byť pre neho mimoriadne dôležité, listy sa píšu s cieľom získať potrebné informácie, nadviazať kontakt, nadviazať obchodné väzby, aby v budúcnosti byť možné vykonávať spoločné aktivity, transakcie a pod. Obchodný list je prostriedkom operatívnej výmeny informácií pri realizácii spoločných aktivít. List možno použiť ako potvrdenie ústnych dohôd, ako záruku prevzatých záväzkov, ako požiadavku na splnenie predpokladaných podmienok, ako upomienku. Navyše, v každom z týchto prípadov je obchodný list vždy spôsobom prezentácie spoločnosti. Tak ako prvý dojem človeka na dlhú dobu určuje postoj k nemu, tak forma listu, obálka, dizajn listu a napokon aj text môžu na príjemcu pôsobiť priaznivo alebo nepriaznivo. z listu. Ak teda chcete, aby bol tento vplyv priaznivý, obchodný list musí byť dokonalý vo všetkých smeroch.

Obchodný list nemusí byť dlhý. V obchodných vzťahoch je každá minúta vzácna, preto musíte svoje myšlienky vyjadrovať stručne, jednoducho a jasne. List by mal obsahovať iba informácie, ktoré sa priamo týkajú prípadu. List by mal byť napísaný logicky, jasne, zrozumiteľne. Obchodný list by mal používať zložité jazykové frázy, zložité pojmy, pričom obchodný list by nemal byť suchý, mal by adresáta zaujímať. Zároveň to neznamená, že list má byť emotívny, nieto ešte expresívny. Aj keď je samotná situácia dosť napätá, spôsobuje vážny strach alebo obavy, emócie by mali byť v liste zdržanlivé, tón listu by mal byť navonok pokojný, neutrálny. Okrem toho nie je v liste povolená známosť. Konverzačný spôsob komunikácie, neformálny štýl - nie na obchodné písanie.

Obchodné listy podliehajú týmto požiadavkám:

- obchodný list sa vyhotovuje na osobitnom formulári - listový formulár (pre iné druhy korešpondencie možno použiť aj špeciálne formuláre: telegramové formuláre, formuláre faxových správ, formuláre telefonických správ);

- dizajn obchodného listu musí byť v súlade s GOST R 6.30-2003; "

− obchodný list podpisuje vedúci organizácie, prípadne jeho zástupca, prípadne iný funkcionár v súlade s rozdelením zodpovedností medzi vedenie prijaté v organizácii;

- list by mal byť venovaný jednej problematike, viacero otázok je možné v liste zvážiť len vtedy, ak sú tieto otázky vzájomne prepojené a bude sa o nich rozhodovať jedným;

- list by nemal mať veľký objem (väčšina písmen - do jednej strany textu a len vo výnimočných prípadoch vyžadujúcich Detailný popis a analýzy, list môže obsahovať viac ako jednu stranu textu);

- treba odpovedať na iniciatívny list (žiadosť, žiadosť, žiadosť atď.);

- obchodný list by mal byť zostavený kompetentne, presne, bez opráv;

- obchodný list by mal obsahovať objektívne informácie o uvádzaných udalostiach a skutočnostiach a v prípade potreby mať vysvetľujúce a doplňujúce materiály.

Na prípravu a formátovanie obchodných listov sa používa výpočtová technika. Formálny charakter obchodnej korešpondencie a etiky obchodná komunikácia vyžadovať Vysoká kvalita výroba dokumentov na tlačových zariadeniach pri dodržaní:

− jednotný štýl dokumentu;

− stanovené veľkosti polí služieb;

− správne umiestnenie adresát, podpis, dátum, registračné číslo a ďalšie údaje;

− rovnaké zarážky odseku, ak odsek začína červenou čiarou;

- jasné, jasné odtlačky znakov;

- priamka čiar, písmen;

− rovnaké medzery medzi znakmi, písmenami a číslami.

Príprava dokumentov prenášaných prostredníctvom telekomunikačných kanálov má svoje vlastné charakteristiky a zahŕňa:

− prítomnosť hlavičiek služieb;

− obmedzenie objemu správ;

− používanie zavedeného obmedzeného súboru skratiek;

− registrácia v súlade s pravidlami stanovenými komunikačnými orgánmi.

Zo všetkého, čo už bolo povedané, vyplýva, že kompozícia textu a dizajn listu si vyžadujú kreatívny prístup. Každý odborník musí byť nielen kompetentný vo svojom odbore, ale musí byť aj gramotný, ovládať umenie formulovať myšlienky a usporiadať ich v rámci požiadaviek súčasnej doby. normatívne dokumenty. Teoretické ustanovenia, bez ohľadu na to, ako úplne sú uvedené, vyžadujú na ich asimiláciu a praktickú aplikáciu ukázať makety, vzorky a príklady ich konkrétnej implementácie.

Korešpondenčné schopnosti sa spravidla rozvíjajú so skúsenosťami, preto si pisateľ listov musí dôkladne preštudovať predchádzajúcu korešpondenciu organizácie, používať listy, ktoré predtým zostavili odborníci ako vzorky, študovať pravidlá korešpondencie, analyzovať vlastnosti písania textov. listov o predmete organizácie s prihliadnutím na jej ciele, ciele, špecifiká činnosti. Dôležitú úlohu zohráva aj všeobecná kultúra človeka, jeho vedomosti, zručnosti, rozhľad, preto je veľmi dôležité na sebe neustále pracovať, zlepšovať sa spoločná kultúra vrátane kultúry obchodnej komunikácie a kultúry prejavu.

Písanie listu zahŕňa nasledujúce kroky:

Štúdium podstaty problému;

Zhromažďovanie potrebných informácií, a to aj z predchádzajúcej korešpondencie;

Príprava návrhu listu;

Koordinácia projektu (ak je to potrebné);

Podpisovanie hlavou.

Návrhy listov pripravujú exekútori v mene vedúceho podniku.

Obchodné listy sa vydávajú na hlavičkových papieroch v súlade s GOST R 6.30-2003 spravidla s rohovým usporiadaním trvalých detailov („pečiatka“). Formuláre s pozdĺžnym usporiadaním trvalých detailov pre listy používajú menej často najmä úrady a vyššie organizácie. Používajú sa formuláre A4 a A5. Formát A5 sa používa, ak list nepresahuje 7-8 riadkov.

Prvá strana listu je vytlačená na formulároch, zvyšok - na prázdnych listoch papiera A4.

List sa vyhotovuje najmenej v dvoch kópiách.

Prvá kópia sa vyhotoví na tlačive a odošle sa adresátovi, druhá (nazýva sa kópia) sa vytlačí na čistý list papiera a vloží sa do prípadu ako dôkaz vykonanej práce.

Pri vydávaní obchodných listov sa používajú tieto údaje:

− Štátny znak Ruská federácia;

− štátny znak subjektu Ruskej federácie;

− logo organizácie alebo ochranná známka (servisná známka);

− organizačný kód;

− hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnická osoba;

− identifikačné číslo daňovníka / kód dôvodu registrácie (DIČ/KPP);

− kód formulára dokumentu;

− názov organizácie;

− referenčné údaje o organizácii;

− dátum dokumentu;

− evidenčné číslo dokumentu;

− adresát;

− rozlíšenie;

− názov textu;

− značka kontroly;

− text dokumentu;

− značka o prítomnosti prihlášky;

− podpis;

− vízové ​​schválenie dokumentu;

− odtlačok tlače;

- značka o výkonnom umelcovi;

- poznámka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do prípadu;

− značka pri prijatí dokumentu organizáciou;

− identifikátor elektronickej kópie dokumentu.

Uvedené podrobnosti možno rozdeliť do troch skupín:

− podrobnosti o forme listu: štátny znak Ruskej federácie; znak subjektu Ruskej federácie; logo alebo ochranná známka spoločnosti (servisná známka); organizačný kód; hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnickej osoby; identifikačné číslo daňovníka / kód dôvodu registrácie (DIČ/KPP); kód formulára dokumentu; názov spoločnosti; referenčné údaje o organizácii;

− údaje použité pri zostavovaní obchodného listu: odkaz na registračné číslo a dátum dokumentu; destinácia; názov textu; text; značka o prítomnosti prihlášky; podpis; doklad o schválení víza; tuleň; značka o výkonnom umelcovi;

- podrobnosti používané pri práci s obchodnými listami a potrebné na organizáciu pracovného toku, vykonávanie listov, systematizáciu listov a organizáciu ich uloženia: dátum dokumentu; registračné číslo dokumentu; rozhodnutie; názov textu; značka kontroly; poznámka o vykonaní dokumentu a jeho smerovaní vo veci; značka na prijatí dokumentu organizáciou; identifikátor elektronickej kópie dokumentu.

Text listu sa najčastejšie skladá z úvodnej časti a hlavnej časti. V úvodnej časti sú uvedené dôvody na napísanie listu, doplnené o odkazy na fakty, dátumy, dokumenty. Hlavná časť listu formuluje jeho hlavný účel (ponuka, odmietnutie, žiadosť, záruka atď.).

Text listu je napísaný v prvej osobe množného čísla: „žiadame ..., posielame ...“, alebo v tretej osobe jednotného čísla - „spoločnosť verí ..., organizácia zvážila ...“.

Ak je list vydaný na hlavičkovom papieri vedúceho organizácie, text sa spravidla uvádza v prvej osobe jednotného čísla: „Navrhujem ..., pýtam sa ...“.

Text listu môže začínať odvolaním.

Táto malá časť textu je mimoriadne dôležitá pre účely komunikácie. Správne zvolené odvolanie nielen priťahuje pozornosť adresáta, ale udáva aj správny tón korešpondencie, prispieva k nadväzovaniu a udržiavaniu obchodných vzťahov. Dôležitosť výzvy určuje autor listu, výzva vám umožňuje poskytnúť si poslucháča. Osobitnú pozornosť si zasluhuje interpunkčné znamienko nasledujúce po odvolaní. Čiarka za odvolaním dáva listu ležérny charakter, výkričník zdôrazňuje význam a oficiálny charakter. Odvolanie je vytlačené na stred.

Milý Michail Petrovič!

Slečna Petrová!

Vážený pán Smirnov!

Pán prezident!

Drahí kolegovia!

List sa zvyčajne zostavuje podľa schémy: úvod, telo, záver.

„V súlade s nariadením vlády Ruskej federácie z 27. júna 2003 č. 620 „O schválení vzorových nariadení...“.

Hlavná časť obsahuje popis udalosti, súčasný stav, ich rozbor a dôkazy.

Záver listu je záverom vo forme žiadostí, návrhov, stanovísk, odmietnutí, upomienok.

V listoch by sa mali používať iba oficiálne akceptované skratky, označenia a výrazy. Názvy inštitúcií, organizácií a pozícií, tituly, merné jednotky, geografické názvy a iné sa musia presne zhodovať s oficiálnymi názvami.

Záverečná časť textu môže končiť očakávaním vykonania žiadosti, ako aj zdvorilostnej formulky:

List môže obsahovať iba jednu záverečnú časť.

Značka o prítomnosti príloh sa vytlačí dva intervaly pod textom listu od ľavého okraja textového poľa, ak má list prílohu.

Podpis je oddelený od textu tromi riadkami.

Schvaľovacie víza sa vydávajú na kópii listu, ktorý zostáva v spise. Víza sú nalepené v spodnej časti listu.

Značka o výkonnom umelcovi je vytlačená na prednej alebo zadnej strane posledného listu dokumentu na ľavej strane dokumentu.

Dátum listu je dátumom jeho podpisu.

Listy podpisujú úradníci v súlade s rozdelením povinností a priznávajú im právo podpisovať dokumenty v predpisoch o štrukturálnych členeniach a popisoch práce.

Pred požadovaným „podpisom“ môže byť aj zdvorilostný vzorec, ktorý je vytlačený z odseku a oddelený od pozície čiarkou, napríklad:

Vzorec zdvorilosti môže vyzerať takto:

S úctou, …

Všetko najlepšie, …

S úprimnou vďakou,…

S pozdravom,…

Pečať osvedčuje pravosť podpisu úradníka na listinách, ktoré osvedčujú práva osôb, upevňujú skutočnosti súvisiace s finančnými, vecnými prostriedkami a pod. Listy obsahujúce záväzky (záručné listy) potvrdzujúce skutočnosti, udalosti, listy finančného obsahu sú osvedčené pečať.

Odtlačok pečiatky na dokumente môže obsahovať časť názvu funkcie, nie však podpis úradníka. Odtlačok nalepenej pečate musí byť dobre čitateľný.

Rozloženie obchodného listu je znázornené na obr. 7.

Ak text listu pozostáva z dvoch alebo viacerých odsekov, potom písmeno začína 5. znakom (od riadku poľa). Text bez odsekov je možné vytlačiť priamo z ľavého okraja.

Telo listu musí obsahovať tri konštrukčný prvok: úvodná časť s uvedením dôvodu napísania listu; dôkazová časť; záverečná časť, v ktorej je uvedená žiadosť, súhlas, odmietnutie atď.

Obrátené poradie konštrukcie listu je možné: posledná časť je uvedená pred dôkazom. Toto poradie je typické pre listy od vyšších organizácií.

Príloha: dňa ... l., v ... kópiách.

Názov práce

vodca (podpis) A O.

pozícia

(podpis) I. O. Priezvisko

00.00.0000

Interpret (I.O. Priezvisko)

Telefón (000 00 00)

ID elektronickej kópie dokumentu

Obr.7. rozloženie obchodného listu

Dátum publikácie: 19.10.2014; Prečítané: 6692 | Porušenie autorských práv stránky

Studopedia.org – Studopedia.Org – 2014 – 2018. (0,008 s) ...

Listový plán

1. V prvej úvodnej vete uveďte účel Vášho listového zastúpenia Vašej spoločnosti, produktu, služieb.

Píšem Vám, aby som Vám predstavil našu spoločnosť.

Píšem Vám, aby som Vám predstavil našu spoločnosť.

Som veľmi rád, že vám môžem predstaviť našu spoločnosť.

S potešením Vám predstavujem našu spoločnosť.

Po našom telefonickom rozhovore vám veľmi rád napíšem viac o našej spoločnosti a jej produktoch.

Pokračovaním nášho telefonického rozhovoru som veľmi rád, že vám môžem povedať viac o našej spoločnosti a produktoch, ktoré vyrába.

S odvolaním sa na náš telefonický rozhovor z 19. mája týkajúci sa vzdelávacieho softvéru vás veľmi rád informujem.

V súlade s naším telefonickým rozhovorom zo dňa 19. mája o tréningových programoch Vás veľmi rád informujem.

Píšem vám v súvislosti s…

Píšem vám o...

S odvolaním sa na náš telefonický rozhovor dnes ráno vám píšem, aby som potvrdil...

Podľa nášho ranného telefonického rozhovoru vám píšem, aby som potvrdil...

Píšem Vám ohľadom…

Píšem Vám ohľadom...

Možno si pamätáte, že sme sa stretli a vymenili si adresy na CeBIT'2004 v Hannoveri.

Možno si pamätáte, že sme sa stretli na CeBIT'2004 v Hannoveri a vymenili sme si adresy.

Sme spoločnosť, ktorá dováža nástroje pre priemyselný trh a trh pre domácich majstrov.

Naša spoločnosť dováža nástroje pre priemysel a domácich majstrov.

2. Uveďte hlavné výhody, inovácie, výhody navrhovaného produktu, služby.

Toto je nové recenzované vydanie, ktoré obsahuje viac ako 20 nových obrázkov.

Toto je nové, prepracované vydanie, ktoré obsahuje viac ako 20 nových obrázkov.

3. Určite segment trhu, kde navrhujete prezentovať svoj produkt. Identifikujte potenciálnych spotrebiteľov.

Našimi zákazníkmi sú malí podnikatelia.

Našimi zákazníkmi sú malí podnikatelia.

Pracujeme pre tínedžerov.

Pracujeme pre tínedžerov. Vyrábame produkty pre tínedžerov.

Predpokladáme, že naše produkty zaujmú mladé rodiny a ľudí s pomerne nízkym príjmom.

Veríme, že naše produkty zaujmú mladé rodiny a ľudí s dosť nízkym príjmom.

4. Vyjadrite konkrétny návrh spolupráce: veľkoobchod alebo maloobchod, licenčná zmluva, vytvorenie distribučnej siete a pod.

Máme záujem najmä o dlhodobé pracovné vzťahy.

Máme záujem najmä o dlhodobé pracovné vzťahy.

Hľadáme nemecké spoločnosti na vytvorenie reťazca maloobchodníkov.

Hľadáme nemecké firmy na vytvorenie maloobchodnej siete.

V skutočnosti nás zaujímajú iba licenčné zmluvy.

V skutočnosti nás zaujímajú len licenčné zmluvy.

5. Ak prikladáte vzorky produktov, musíte vysvetliť, ktoré produkty z ponúkanej série.

Prikladám 5 kópií vyššie uvedeného softvéru.

Pripájam 5 vzorových programov uvedených vyššie.

V prílohe nájdete 3 jednotky "Smart Styler" na vyhodnotenie.

Na testovanie a hodnotenie sú zahrnuté 3 vzorky produktov Smart Styler.

6. Vyjadrite ochotu odpovedať na všetky otázky, ktoré môžu vzniknúť pri hodnotení produktu.

Ak potrebujete ďalšie informácie, kontaktujte nás.

Ak potrebujete ďalšie informácie, dajte nám vedieť.

Radi vám poskytneme akékoľvek ďalšie informácie, ktoré budete potrebovať.

Radi Vám poskytneme akékoľvek požadované informácie.

Ak potrebujete ďalšie informácie, neváhajte nás kontaktovať.

Ak potrebujete ďalšie informácie, dajte nám vedieť.

7. Ukončite list štandardnou frázou, vyjadrite nádej na spoluprácu.

Dúfam, že sa čoskoro ozvete.

Tešíme sa na vašu odpoveď.

Dúfame, že čoskoro od vás dostaneme odpoveď.

Tešíme sa na spoluprácu s vami.

Tešíme sa na spoluprácu.

Boli by sme vďační za skorú odpoveď.

Budeme radi, ak sa nám čoskoro ozvete.

Nádej na budúcu spoluprácu.

Tešíme sa na spoluprácu. Tešíme sa na spoluprácu.

8. Váš podpis, meno a funkcia

Zlaté pravidlo:

Uveďte všetky úspechy, výhody vašej spoločnosti, produktu, služby, vaše osobné by mali byť úprimné, bez zbytočného preháňania. Akékoľvek informácie sa dajú ľahko overiť.

Zlaté pravidlo:

Obchodný formálny list by mal byť napísaný ako osobný, adresovaný jemu samotnému, príjemcovi. Žiadne studené, formálne frázy!

Všetky globálne obchody sú postavené na osobných vzťahoch a tie sa musia budovať!

Zlaté pravidlo:

List by mal byť informatívny a stručný a nemal by zaberať viac ako jednu stranu. Pamätajte, že nikto nebude čítať viac ako jednu stranu. Zakončite list priamym uvedením toho, čo od tejto spoločnosti očakávate. Práve túto poslednú vetu si budeme pamätať najviac.

Zlaté pravidlo:

Pri písaní akýchkoľvek písmen by ste sa mali vždy riadiť vzorcom:

KISS = Keep It Short and Simple

Príklad 1. Reprezentácie firmy – vývojára vzdelávacích počítačových programov.

Som veľmi rád, že Vám môžem predstaviť našu spoločnosť a jej softvérové ​​produkty pre prípadnú spoluprácu s Vašou spoločnosťou.

Naše interaktívne softvérové ​​produkty "Otvorené" verzie obsahujú najnovšie výdobytky moderných technológií a robia vzdelávací proces veľmi atraktívnym a efektívnym. Táto "otvorená" verzia je jedinečnou kombináciou možností počúvať a čítať texty, robiť počítačové experimenty a riešiť súbor problémov. Na to by som rád upozornil existujú na nemeckom trhu v súčasnosti neexistujú žiadne takéto kvalitné vzdelávacie softvérové ​​produkty.

"Otvorená" verzia je vysoko odporúčaná pre študentov stredných a vysokých škôl, ako aj pre samovzdelávanie.

Táto „otvorená“ verzia v súčasnosti obsahuje:

"Otvorená fyzika" (2 časti, 2 CD-ROM), nemčina/angličtina/ruština/francúzština a

"Otvorená matematika" (6 častí, 6 CD-ROMov) nemčina/angličtina/ruština/francúzština.

Vyššie uvedený softvér bol vyvinutý spoločným podnikom Open Learn Inc. (USA) – MATHEMATIC Ltd. (Rusko) a široko používaný v USA, Rusku a Európe.

Keďže naše podnikanie expanduje v nemecky hovoriacej časti Európy, máme záujem o dlhodobé kontakty s nemeckými predajcami softvéru a Media Surep-Market považujeme za jeden z najlepších.

Preto, prosím, nájdite v prílohe súpravu „Otvorené“, aby ste ju mohli skontrolovať a zhodnotiť.

Teším sa, že sa mi čoskoro ozvete.

S pozdravom

Príklad 2

Mali by „Seans Printers“ záujem o marketing nových vzrušujúcich atramentových kaziet od „Russian Rainbow ink“?

Vyvinul som a vlastním všetky práva na dokonalé atramentové kazety pre „tlačiarne Seans“, ktoré by sa podľa mňa mohli výnimočne dobre predávať v odvetví tlačiarní, ako je ten váš.

Nová atramentová kazeta ponúka svojim používateľom množstvo výhod.

Farby atramentu sú dokonale svieže a jasné.

Samotná kazeta má rovnakú veľkosť ako položka, ktorú práve používate, ale obsahuje dvakrát viac rôznych farieb.

Kvalita tlače je vyššia v porovnaní s aktuálnymi modelmi, ktoré používate.

Úprimne verím, že tento produkt by sa veľmi dobre hodil k realistickým cenám a silným distribučným kanálom, ktoré sa zdajú byť charakteristickým znakom „tlačiarní Seans“.

Tento list nie je obyčajným pokusom prilákať kohokoľvek a každého, kto by mal záujem o novú atramentovú kazetu.

Posiela sa výhradne do "Seans Printers" a naozaj by som ocenil, keby ste sa mi čo najskôr ozvali, aby sme mohli ďalej diskutovať o perspektívach tohto problému.

Zvážte novú atramentovú kazetu a dajte mi vedieť, čo si myslíte!

Príklad 3

Ponuka na výrobu a predaj v Rusku produktu vo vlastníctve zahraničnej spoločnosti.

Chcel by som preskúmať možnosť podnikania s vašou spoločnosťou.

Nedávno som navštívil Boston a potreboval som nejakú hračku ako darček pre svoje osobné použitie. Kúpil som si "Selfeducable Box" vyvinutý vašou spoločnosťou a urobil presne to, čo som potreboval.

Napadla ma myšlienka, že ak by bol tento produkt správne zabalený a označený, mohol by sa ukázať ako veľmi účinný propagačný nástroj, aspoň pre vzdelávanie.

Navrhujem vyrobiť a zabaliť váš produkt spolu s doplnkovými produktmi a predávať ho najskôr v Rusku našim klientom v oblasti kníhkupectiev a knižníc. Veríme, že tento priamejší prístup k predaju vášho produktu by pomohol vytvoriť niekoľko významných dlhodobých vzťahov.

Chcel by som vedieť, čo by sa dalo vypracovať v rámci licenčnej/licenčnej zmluvy, aby sme mohli používať „Selfeducable Box“. Ako alternatívny spôsob predaja vášho produktu by sa to mohlo ukázať ako vynikajúca cesta k „Magic Tools“ a „Selfeducable Box“ na ruský trh, ktorý je v súčasnosti nevyužitý.

Ocenil by som vaše myšlienky.

S pozdravom

Príklad 4

Návrh nájsť vydavateľa v zahraničí pre knihu ruského autora.

V nadväznosti na našu včerajšiu diskusiu prikladám kópiu našej knihy „Emergent Markets“, ktorú vydalo Moscow Business Press. Tlač to prijala veľmi dobre.

Na jar 1999 bola kniha bude mať vyšiel v štyroch jazykoch: ruštine, čínštine, dánčine a slovinčine. Ako som vám už spomenul, veľmi rád by som videl aj americké vydanie. Verím, že otázka vznikajúcich trhov bude v USA veľmi aktuálna. Mohli by ste mi pomôcť nájsť dobrého vydavateľa? Bol by som veľmi vďačný.

Spolupráca ako taká sa vyvinula; Chcel by som tiež preskúmať možnosť porozprávať sa s niektorými vašimi kolegami v Bergamon Press na rovnakú tému.

Myslíte, že by bol záujem?

Teším sa na vašu odpoveď.

S pozdravom

S úctou,

Príklad 5

Návrh na získanie korešpondenčného obchodného vzdelania.

Vážená pani Vancouverová

Ďakujeme za váš záujem o World Open University Business School.

Business School poskytuje rozvoj manažmentu určený pre ľudí na plný úväzok. Pri výbere tohto typu programu sa budete môcť zamerať na svoju vlastnú organizáciu a situáciu ako základ pre praktickú úlohu a zároveň získate prehľad o iných organizáciách a odvetviach z prípadových štúdií a z interakcie s miestnou študijnou skupinou.

World Open University je vedúcou svetovou univerzitou v oblasti „podporovaného otvoreného vzdelávania“. Má viac skúseností a odborných znalostí ako ktorákoľvek iná univerzita v poskytovaní efektívneho a vysokokvalitného vzdelávania pre dospelých na plný úväzok.

Naše programy sú relevantné pre vašu prácu a kariéru a zaručujú flexibilitu, kde sa učíte tempom, ktoré zapadá do vašich ostatných záväzkov.

World Open University je uznávaná britská štátna univerzita a titul MBA Business School je akreditovaný organizáciou AMBA, ktorá akredituje iba 30 % najlepších zo všetkých programov MBA v Európe.

Pred rozhodnutím o ďalšom kroku využite našu miestnu poradenskú službu! Ponúkame pravidelné informačné večery v Moskve a Petrohrade alebo výber osobného stretnutia v čase, ktorý vám vyhovuje.

Príklad 6. Odpoveď na novinový inzerát ponúkajúci zastupovanie ruskej spoločnosti v USA.

Re: Vaša reklama v týždenníku Business Weekly

Z týždenníka Business Weekly som sa dozvedel, že máte záujem zastupovať ruské spoločnosti v Spojených štátoch.

Naša spoločnosť zatiaľ nemá zastúpenie v Spojené štáty Americké. Minulý rok sme poverili inštitút pre prieskum trhu, aby preskúmal tamojší trh s predajom našich produktov. Výsledky štúdie boli veľmi povzbudivé, a preto teraz hľadáme zástupcu v tomto regióne.

Business Weekly písal veľmi pozitívne o vašich úspechoch ako novej začínajúcej spoločnosti, takže si myslím, že by sme mohli úspešne spolupracovať.

Mohli by ste mi preto poskytnúť nejaké referencie a zoznam spoločností, ktoré zastupujete?

Pošlite mi prosím mailom alebo faxom referencie spolu s menom a telefónnym číslom na kontakt, s ktorým môžem projekt detailne prediskutovať.

S nádejou na budúcu spoluprácu.

S pozdravom

Cvičenie 1. Ponuka na zastupovanie zahraničnej spoločnosti v Rusku.

Nižšie je uvedený text ponuky zastupiteľských služieb ruskej spoločnosti pre určitú zahraničnú spoločnosť. Text listu je svojvoľne rozbitý. Pomocou vyššie uvedeného plánu na zostavenie takýchto písmen zostavte vzorec písmen pre skutočné písmeno. Skontrolujte výsledok kliknutím na tlačidlo "Skontrolovať".

Vážený pán Heathrow

d. Ak máte záujem o zastúpenie v Rusku, som si istý, že budete s našimi službami spokojný.

b. Naša spoločnosť "Soft-System" pôsobí v softvérovom priemysle už viac ako 10 rokov a máme veľký záujem zastupovať vás a predávať váš systémový softvér v Rusku. Prosím, dajte nám vedieť, ak máte záujem o distribúciu svojho softvéru v Rusku.

a. Vašu adresu sme dostali od moskovskej pobočky Americkej obchodnej komory.

e. Pre vašu informáciu prikladáme brožúru a ďalšie podrobnosti o našej organizácii.

f. Teším sa na skorú odpoveď,

c. V súčasnosti tu v Rusku zastupujeme dve americké a jednu francúzsku spoločnosť s veľkým renomé. Chcel by som podotknúť, že sa tešíme z nadpriemerných predajných výsledkov. Zamestnávame dobre vyškolený a efektívny predajný personál a máme tiež primerané vybavenie a dopravné prostriedky.

S pozdravom

Správna odpoveď: a, b, c, d, e, f.

Nižšie je obnovený text listu.

Príklad 7. Ponuka na zastupovanie zahraničnej spoločnosti v Rusku.

Vážený pán Heathrow

Vašu adresu sme dostali od moskovskej pobočky Americkej obchodnej komory.

Naša spoločnosť "Soft-System" pôsobí v softvérovom priemysle už viac ako 10 rokov a máme veľký záujem zastupovať vás a predávať váš systémový softvér v Rusku. Prosím, dajte nám vedieť, ak máte záujem o distribúciu svojho softvéru v Rusku.

V súčasnosti tu v Rusku zastupujeme dve americké a jednu francúzsku spoločnosť s veľkým renomé. Chcel by som podotknúť, že sa tešíme z nadpriemerných predajných výsledkov. Zamestnávame dobre vyškolený a efektívny predajný personál a máme tiež primerané vybavenie a dopravné prostriedky.

Ak máte záujem o zastúpenie v Rusku, som si istý, že budete s našimi službami spokojný.

Sľuby:- naliehavé, spektrum (služieb)–široký, zľava–významný / bezvýznamný, návrh–konštruktívny, nesúhlas–materiálne/bezvýznamné, rentabilita–vysoká / nízka, výpočty–predbežné alebo konečné atď.

Ďakovný list dodávateľovi

List #1:
drahá Ivan Ivanovič,

vyjadruje svoju vďačnosť Delopis.ru LLC za obojstranne prospešnú a plodnú spoluprácu už niekoľko rokov.

Vaša spoločnosť je spoločnosť, s ktorou je skutočne zaujímavé spolupracovať, pretože Delopis.ru veľmi dynamicky sa rozvíjajúca spoločnosť, ktorá každoročne uvádza na trh nové produkty vynikajúcej kvality. Samostatne by som chcel poznamenať, že len šesť mesiacov po vstupe na trh dokázal získať svojho pravidelného zákazníka.

Tešíme sa na vydanie.

Dúfame, že v nadchádzajúcom september 2013 ročník výstavy Delopis.ru LLC ešte raz nás potešte ich novými produktmi.

Delopis.ru je tím profesionálov, s ktorými si môžete poradiť!

s pozdravom
Petra Petrova

Písmeno #2:
drahá Ivan Ivanovič,

Spoločnosť Delopis.ru je opakovaným víťazom výberových konaní na nákup produktov a služieb pre potreby štátu, sa etablovala ako spoľahlivý dodávateľský partner.

Po celú dobu spolupráce, počnúc od 2005 rokov boli dodávky realizované načas a v plnom rozsahu.

V procese práce sa ukázali zamestnanci spoločnosti vysoký stupeň profesionalita a komunikačné schopnosti.

Vyjadrujeme vďaku za dlhoročnú spoločnú prácu a tešíme sa na ďalšiu plodnú spoluprácu.

s pozdravom
Petra Petrova

Písmeno #3:
drahá Ivan Ivanovič,

Vyjadrujeme našu vďačnosť spoločnosti Delopis.ru za včasné dodržanie dodacích termínov, montážne práce tímom profesionálnych montážnikov s bohatými skúsenosťami a vysokou profesionalitou vo svojom odbore. Osobitne by som chcel poznamenať vysokú kvalitu výrobkov, ktorá sa osvedčila z tej najlepšej stránky počas celej doby prevádzky.

s pozdravom
Petra Petrova

List #4:
drahá Ivan Ivanovič,

Spoločnosť vyjadruje vďaku a uznanie za kvalitnú a včasnú dodávku zariadení, za pozorný prístup k úlohe.

Osobne sa chceme poďakovať aj vedúcemu oddelenia Alexej Alexandrovič Semčenko za profesionalitu, trpezlivosť a zručnosť čo najskôr riešiť problémy.

s pozdravom
Petra Petrova

5. list:
drahá Ivan Ivanovič,

Vďaka Delopis.ru LLC za včasné dodanie výrobkov do opravárenských zariadení mesta Tver.

sa etablovala ako spoľahlivý dodávateľ, ktorý dodáva vybavenie v plnom rozsahu a včas. Dodávané produkty trvalo vysokej kvality, prešli všetkým potrebné testy a certifikácia.

Okrem toho poskytuje našej spoločnosti informačnú podporu, pričom poskytuje odborné poradenstvo v celom spektre elektrozariadení.

Ďakujem za spoluprácu, rýchla reakcia na deklarované objemy. Sme pripravení pokračovať v práci na spoločných projektoch.

s pozdravom
Petra Petrova

6. list:
drahá Ivan Ivanovič,

Vďaka tímu Delopis.ru a Vám osobne za úspešnú a plodnú spoluprácu s nami na stavebnom trhu mesta Moskva.

Za obdobie našej spoločnej práce sa spol Delopis.ru sa etablovala ako spoľahlivý dodávateľ kvalitných produktov, schopný vykonávať komplexné úlohy na vysokej profesionálnej úrovni.

Úprimne prajem Vám a Vašej spoločnosti prosperitu a ďalšie úspechy pri realizácii nových projektov.

s pozdravom
Petra Petrova

Žiadosti sú neoddeliteľnou, dôležitou a nevyhnutnou súčasťou obchodnej korešpondencie. Na jednej strane sú to taktné a diplomatické požiadavky k aktuálnym problémom, na druhej strane sú nástrojom na dosiahnutie určitých cieľov adresáta. Účelom každého listu so žiadosťou je povzbudiť adresáta, aby vykonal určité kroky potrebné pre autora listu. Ako napísať žiadosť, aby ste sa čo najviac priblížili kladnej odpovedi?

Každá žiadosť by mala obsahovať dobre premyslené zdôvodnenie a jasné vyjadrenie žiadosti. Okrem toho môžete použiť techniky, ktoré zvyšujú efektivitu písania.

Krok 1. Koho sa pýtate?

Oslovte adresáta osobne, je lepšie - podľa mena a priezviska:

"Vážený Ivan Ivanovič!", "Vážený pán Ivanov!"

Po prvé, vyjadrujete adresátovi úctu a po druhé, žiadosť adresovaná konkrétnej osobe naňho ukladá zodpovednosť za jej realizáciu. Sú situácie, keď je požiadavka adresovaná tímu alebo skupine ľudí. V tomto prípade je tiež žiaduce čo najviac personalizovať odvolanie:

"Vážení kolegovia!", "Vážení manažéri!", "Vážení mladší zamestnanci!", "Vážení personalisti!"

Krok 2. Prečo ma kontaktujete?

Pochváľte príjemcu. Zložením komplimentu adresátovi odpoviete na jeho otázku: „Prečo adresujete túto otázku mne? Všimnite si jeho minulé úspechy alebo osobné kvality.

„Ste vždy pripravení počúvať a nájsť najlepší spôsob, ako vyriešiť problém takmer každého, kto sa na vás obrátil. A musím ti uznať, že si veľmi pomohol."

"Ste popredným odborníkom v tejto oblasti...".

„Mnohým ste pomohli najťažšie otázky v oblasti…“.

Táto technika umožní adresátovi bližšie sa pozrieť na požiadavku a pokúsiť sa nájsť príležitosť na jej uspokojenie. jebnúť ju.

Kompliment je namieste, keď ide o neštandardné požiadavky, keď si adresát potrebuje získať, keď treba dbať na určité prednosti a vlastnosti, ktoré sú potrebné a dôležité pre splnenie vašej požiadavky.

Je veľmi dôležité neprekročiť hranicu medzi komplimentom a hrubým lichôtkom. Buďte úprimní.

Krok 3. Odôvodnenie žiadosti

Každá žiadosť musí byť odôvodnená, prečo podávate túto konkrétnu žiadosť. Zadajte adresáta v kontexte vášho problému.

V tejto fáze musíte vybrať tri najdôležitejšie argumenty pre adresáta. Najlepšie je postaviť argumenty podľa schémy: silný - stredný - najsilnejší.

Požiadavky prichádzajú na rôznych úrovniach zložitosti, takže adresát nie vždy má záujem splniť niečie požiadavky. Musí byť presvedčený, že splnenie požiadavky prináša potenciálny prínos:

Záujem adresáta

Ponúknite mu zrealizovať nejakú atraktívnu príležitosť súvisiacu s plnením vašej požiadavky:

"Vždy sa obchodníci, podnikaví ľudia snažili nielen dosiahnuť materiálny úspech, ale aj zanechať svoju stopu v histórii vlasti, aby si ich pamätali za dobré skutky, získali rešpekt."

« Úspešnou činnosťou každej odbornej komunity je predovšetkým pochopenie a podpora zo strany spriatelených Odborov, účasť na spoločných podujatiach a projektoch».

« Samozrejme, vaším veľkým cieľom je čisté a pohodlné mesto pre ľudí».

Alebo vyslovte problém, ktorý je pre vášho adresáta veľmi dôležitý:

„Vy, ako múdry pán mesta, máte zrejme obavy z nestálych prechádzok detí rôzneho veku na miestach na to nevhodných, čo vedie k častejším úrazom a nárastu kriminality mládeže.

"Zvýšilo sa množstvo telefonátov na vaše oddelenie o nezákladných otázkach, čo zaberá veľa neoceniteľného pracovného času."

Ukážte, ako môže vaša žiadosť pomôcť pri realizácii príležitosti:

« A dnes, keď je naša krajina odkázaná na mladých ľudí, je ťažké nájsť potrebnejší, posvätnejší dôvod ako pomoc mladým mužom a ženám z dysfunkčných rodín. Aj v našom meste sú takí, ktorí už takúto pomoc poskytujú – pod záštitou primátora funguje z darov mešťanov naše charitatívne centrum „Dedičstvo“, ktoré učí náročných tínedžerov ľudové remeslá. ».

Alebo vyriešte problém:

„Vybavenie špecializovaných miest na zábavu detí rôzneho veku pomôže znížiť úroveň kriminality mladistvých a minimalizovať dopravné nehody s deťmi.“

Opíšte význam žiadosti

Ak adresátovi nie je čo ponúknuť alebo je to v kontexte tejto požiadavky nevhodné, je lepšie informovať adresáta o aktuálnom stave. Tu musíte opísať situáciu čo najpodrobnejšie, aby ste pochopili relevantnosť žiadosti a dôležitosť jej implementácie. Význam prosby musí byť opísaný tak, že „berie dušu“. Ak žiadosť nepatrí do kategórie „oduševnená“, potom je potrebné adresátovi ukázať vzťahy príčiny a následku, ktoré zabezpečia, že adresát žiadosť splní.

„Od (dátum) je podľa nájomnej zmluvy č. X nájomné za 1 m 2 20 mj. o deň. Za posledné tri mesiace došlo k poklesu obchodnej aktivity v dôsledku ekonomickej nestability a sociálnych nepokojov. Priemerný zisk z obchodovania je 10 USD. za deň, čo nestačí ani na zaplatenie nájomného. Ak sa neprijmú žiadne opatrenia, súkromní podnikatelia budú nútení svoju činnosť zatvoriť predajných miestčo by mohlo negatívne ovplyvniť váš príjem.

Preto musíte adresátovi objasniť, že splnenie žiadosti prináša perspektívu získania hmotných alebo nehmotných výhod.

Krok 4 Vyhlásenie o žiadosti

Keď je adresát pripravený, môžete uviesť skutočnú žiadosť. Text žiadosti by mal byť dostatočne stručný a maximálne jasný. V žiadnom prípade by nemala obsahovať nejednoznačnosť alebo podhodnotenie. Napríklad, ak hovoríme o znížení nájomného, ​​je dôležité uviesť, do akej miery:

“Žiadame vás, aby ste znížili výšku nájomného, ​​kým sa situácia nestabilizuje na 5 USD. za m2 za deň.

Ak hovoríme o poskytovaní služieb, špecifikujte požiadavku čo najviac, uveďte požadované dátumy, cenový problém atď.:

« Na vybavenie hrnčiarskej dielne potrebujete pec na vypaľovanie keramiky - prosíme o pomoc pri jej obstaraní. Náklady na pec s inštaláciou sú 998 tisíc rubľov».

V tomto príklade nie je celkom jasné, aký druh pomoci sa od adresáta vyžaduje. Radšej byť konkrétnejší: "Prosíme Vás o pomoc pri kúpe pece na vypaľovanie keramiky prevodom 333-tisíc USD na zúčtovací účet firmy na výrobu a montáž pecí."

Čokoľvek požadujete, príjemca musí presne vedieť, kedy, čo, koľko a za akú cenu chcete dostať. Zovšeobecnená žiadosť je viac vystavená riziku zamietnutia, pretože nie vždy má adresát čas a chuť zaoberať sa detailmi. Navyše riskujete, že prenesením podnetu na adresáta nedostanete to, čo chcete.

Napríklad súkromní podnikatelia napísali list so žiadosťou o zníženie nájomného, ​​ale neuviedli, do akej miery chcú nájomné znížiť:

Žiadame vás, aby ste znížili výšku nájomného, ​​kým sa situácia nestabilizuje.

V dôsledku toho dostali zníženie nájomného, ​​ale nevýznamné (o 1% existujúceho). Ich žiadosti bolo teda vyhovené, no na pozícii iniciátorov listu sa len málo zmenilo.

V niektorých prípadoch môže byť text žiadosti označený tučným písmom, aby v texte vynikol, túto techniku ​​však nezneužívajte.

Krok 5. Zhrňte svoju požiadavku.

Zopakujte svoju žiadosť a zdôraznite, aký prospech dostane adresát, ak bude žiadosť splnená. Žiadosť by sa mala mierne upraviť. Najlepšie je zostaviť vetu podľa schémy: "Ak splníte požiadavku, budete šťastní."

„Ak pôjdete s nami a na chvíľu znížite nájomné, kým sa situácia v regióne nestabilizuje, nielenže dokážete zachrániť viac ako 150 pracovných miest, ale neutrpíte ani globálne straty z dôvodu úplného nedostatku nájomného. “

Ale môžu existovať aj iné možnosti:

„Môžete si byť istí, že každý rubeľ z vašich charitatívnych darov pôjde na dobrú vec a pomôže deťom, ktoré sa ocitli v ťažkej situácii, vyrásť v dôstojných občanov.“

„Môžete si byť istí, že každý detský úsmev vám poskytne morálne zadosťučinenie z vašej ťažkej práce a vaše úsilie a úsilie sú investíciou do dôstojných a šťastných občanov blízkej budúcnosti.“

Hlavnou vecou je zopakovať význam žiadosti a výhody jej implementácie. Výhoda nemusí byť materiálna. Pamätajte, že adresát je osoba a pocity mu nie sú cudzie.

PRÍKLAD:

A nezabudnite na dizajn listu - to je „tvár“ organizácie. Ak je iniciátorom žiadosti organizácia, potom je takýto list napísaný na hlavičkovom papieri podpísaným vedúcim alebo oprávnenou osobou. Ak súkromná osoba, potom stačí dodržať základné normy v usporiadaní prvkov listu. Tieto detaily sú právne a psychologicky veľmi dôležité pre adresáta a vytvorenie správneho obrazu odosielateľa.

	-
	-	Posielate každý deň stovky návrhov, žiadostí a iných obchodných e-mailov, no nedostávate správu, ktorú chcete? Neviete, ako nenápadne a slušne pripomenúť adresátovi jeho povinnosti? Potom vám online školenie určite pomôže. "Schopnosti obchodného písania"! Môžete ním prejsť v ľubovoľnom vhodnom čase.	-	-
	-

Cez Obchodná korešpondencia dochádza nielen ku koordinácii obchodných aktivít, ale aj k zberu potrebných informácií pre túto organizáciu, ktoré budú žiadané pri rôznych reportingových auditoch. Preto v prvom rade medzi úlohy administratívnych zamestnancov patrí správne vedenie obchodnej evidencie, na čo sú vypracovávané rôzne interné pokyny a tlačivá. Výhodou štandardného formulára je, že ho človek vypĺňa automaticky, čím šetrí svoj čas aj čas firmy.

Obchodná korešpondencia by mala obsahovať:

spoľahlivé a úplné informácie;
- zhrnutie z dôvodu nedostatku rozprávania;
- neutrálny tón oslovovania, ale priateľským spôsobom;
- logický reťazec, a nie emocionálne hodnotenie prezentovaných faktov.

Ako napísať obchodný list?

Najdôležitejšie je rozhodnúť sa, aký typ obchodného listu je pre túto situáciu vhodný. Existuje niekoľko druhov:

Pripomenutie;
- potvrdenie;
- odmietnutie;
- zasielací list;
- pozvánka;
- záruka;
- informácie;
- list s upozornením a príkazom.

Na takéto obchodné listy sa spravidla vyžaduje odpoveď, ktorá vo svojom obsahu obsahuje požiadavku, ponuku, odvolanie, požiadavku alebo dopyt.

Pravidlá písania obchodného listu.

Tón obchodného listu nesie veľmi dôležitú emocionálnu záťaž, pretože zahalená neúcta sa stále prejaví bezchybnými komunikačnými metódami. Pri písaní obchodného listu obsahujúceho odmietnutie by ste mali byť obzvlášť opatrní. V tomto prípade by ste odmietnutie nemali uviesť na samom začiatku listu. V prvej časti správy by ste mali uviesť presvedčivé argumenty v prospech vášho názoru, na to môžete použiť vzorce ako napr.

- „Bohužiaľ nemôžeme uspokojiť vašu požiadavku“;
- „Je nám to veľmi ľúto, ale nie je možné splniť vaše želanie“ atď.

V prípade odmietnutia je dôležité pamätať na to, že našou úlohou je odmietnuť, ale nestratiť zákazníka, partnera a pod.

Takže základné pravidlá pre písanie obchodného listu:

Pre správnu asimiláciu podstaty listu je potrebné v texte niekoľkokrát zopakovať žiadosť adresovanú adresátovi;
- v liste o odmietnutí je dôležité uviesť dôvody, prečo tejto žiadosti nemožno vyhovieť;
- odmietnutie ponuky je vzorec odmietnutia.

Jazyk obchodnej korešpondencie.

Je dôležité, aby čitateľ obchodnej korešpondencie zachytil iba jej podstatu, a nie jazyk, v ktorom je napísaná. Práve v tomto stave je zvládnutie pravidiel písania obchodného listu, ktoré sa rozvíja dlhoročnými skúsenosťami.

Malo by sa pamätať na to, že v obchodnom liste:

Je potrebné používať jednoduché slová a pritom neochudobniť obsah;
- častejšie používať slovesá ako prídavné mená - text písmena tak bude dynamický;
- zostať blízko zmyslu odvolania bez zachádzania do podrobností a zdôvodňovania;
- nepoužívajte dlhé vety, pretože rozptyľujú pozornosť čitateľa;
- prechod medzi frázami by mal byť logický a nepostrehnuteľný;
- používať čo najmenej zámen.

Obchodný list sa vyznačuje gramotnosťou a štýlom.

Vypracúvanie obchodnej korešpondencie.

Pri písaní obchodného listu na to pamätajte vrchná časť(1/4 listu A4) musí zostať voľná pre hlavičkový papier. aj v horný roh List označuje číslo a dátum odchádzajúcej pošty, ktoré sú zaznamenané v špeciálnom denníku odchádzajúcej pošty.

V ľavom dolnom rohu je uvedená funkcia, priezvisko a podpis konateľa a na samom konci listu je uvedené priezvisko vykonávateľa obchodného listu s jeho telefónnym číslom pre doplňujúce informácie.

Obchodný list sa teda skladá z troch častí: podstata žiadosti, jej odôvodnenie a podporné informácie.

Pri odpovedi na list by mala prvá časť obsahu odkazovať na posledný list adresáta. Ak existuje zahraničná korešpondencia, pre lepšiu prehľadnosť je potrebné k listu pripojiť brožúru, na ktorú bude v tomto liste uvedený odkaz. Je veľmi dôležité ukončiť takýto list vďačnosťou za spoluprácu a frázou „S pozdravom (meno) ...“

skúšate, píšete, vyberáte potrebné slová - a všetko je zbytočné! Potenciálny partner alebo investor neotvorí alebo neprelistuje váš obchodný list bez toho, aby sa dotkol odpovede. Známa situácia? V našom novom článku vám povieme, ako správne viesť obchodnú korešpondenciu a čo napísať do listu, aby bol prečítaný až do konca.

Pre koho je tento článok?

Len si všimnite: hovoríme o e-mailoch. Ak niekto iný používa bežnú poštu, uisťujeme vás, že pravidlá sú rovnaké. V zásade všetky tieto pravidlá platia aj pre bežné mailingy, o ktorých sme už písali. Teraz hovoríme o obchodnej korešpondencii. Ak ty:

• podnikateľ, ktorý komunikuje s dôležitými ľuďmi pre podnikanie;
• zamestnanec, ktorý píše šéfovi alebo budúcemu manažmentu;
• človek, ktorý sa zaujíma o základy internetovej etikety a psychológie človeka - potom si kľudne prečítajte, bude to zaujímavé.

Vlastnosti obchodnej korešpondencie

• plynulá, pokojná prezentácia – nezamieňať so suchým byrokratickým jazykom;
• komunikácia výlučne o prípade - sprostredkovať určité informácie adresátovi;
• malý objem - hárok A4 je viac ako dosť;
• dodržiavanie podriadenosti, žiadna známosť. V osobitných prípadoch, keď s adresátom obchodného listu vznikne neformálny mimopracovný vzťah, možno samozrejme toto pravidlo zanedbať. Ale nebude to celkom obchodný list, ale priateľský, súhlasíte?
• zvláštnu pevnosť dáva list napísaný na hlavičkovom papieri spoločnosti. Mal by obsahovať logo a názov, podrobnosti a kontaktné údaje, adresu stránky.

Druhy obchodných listov

1. Informačné. Takéto listy nevyžadujú odpoveď - píšete ich, aby ste príjemcovi oznámili nejaké informácie. Napríklad vlastníte internetový obchod a oznamujete, že zajtra je posledný deň zliav. Alebo že sa ceny menia. Existuje mnoho druhov informačných listov: môžu deklarovať zámery, pripomenúť vám dôležitú udalosť, potvrdiť doručenie a prevzatie tovaru atď.

2. Listy so žiadosťami. Ako často ich musia písať podnikatelia, najmä začiatočníci! Sú to výzvy na investorov so žiadosťou o zasponzorovanie vášho cool projektu, nespočetné množstvo ponúk na spoluprácu, všelijaké žiadosti o zistenie napríklad nejakých informácií.

3. Post-listy - niečo, čo niekedy treba napísať po stretnutí s adresátom. V tomto liste si pripomeňte hlavnú tému vášho stretnutia, vyjadrite svoj postoj k nej, zdôraznite, že chcete pokračovať v spolupráci a ponúknite si možnosť času a miesta ďalšieho stretnutia.

4. Záruka. Ak ste sa už dohodli na spolupráci, možno budete čoskoro potrebovať potrebu týchto typov listov. V nich dávate záruky, že si splníte svoje záväzky: prácu urobíte načas, zaplatíte za službu, priveziete tovar načas atď.

5. Pracovné listy sú tie, ktoré každá spoločnosť posiela a dostáva každý deň. Ide o korešpondenciu s partnermi a klientmi: uzatváranie zmlúv, diskusie a rokovania, oboznamovanie sa s cenníkom a produktovým katalógom, pripomínanie stretnutí - bežné pracovné procesy.

6. Žalobné listy - áno, je to potrebné a podobne. Zvyčajne sa píšu, keď je jedna strana nespokojná s konaním druhej. A nielen úkony, ale povinnosti zakotvené v zmluve. Napríklad Vasya uzavrela dohodu s dodávateľmi tovaru a oni, také reďkovky, neustále meškajú termíny. Alebo si kúpil auto a pokazilo sa.

7. Nepracovné listy sú správy, ktoré priamo nesúvisia s vašimi aktivitami. Toto sú gratulácie, poďakovanie za prácu a dokonca aj sústrasť - všetko sa v živote deje.

1. Názov. Skladanie hlavičiek emailov je celá veda. O tajných trikoch sme sa podrobnejšie rozprávali v článku.. Skrátka, nadpisy obchodných listov by mali byť pre adresáta čo najužitočnejšie.

Provokácie a humor sú tu sotva vhodné: píšeme vážnym ľuďom, pamätáte? Teraz, ak danú osobu lepšie spoznáte, môžete to skúsiť, ale zatiaľ je lepšie to neriskovať.

1. Úvod. Rovnako ako bežný obchodný list sa začína úvodom alebo preambulou. V ňom sa pozdravíte a poviete samotnú podstatu, samotné mäso. Postarajte sa o čas adresáta: okamžite povedzte, čo od neho potrebujete. “Ja, Vasya Pupkin, som prišiel so skvelým start-upom v oblasti internetového marketingu (stavebníctvo, krása, priemysel, auto - v závislosti od vašej oblasti činnosti) a žiadam vás, aby ste sa s ním zoznámili a podporili ho finančne. Hlavná chyba v tejto fáze: šírenie myšlienok pozdĺž stromu, mrmlanie, neprechádzanie k podstate problému.
2. Hlavná časť Tu je všetko jednoduché: podrobne poviete, aká je vaša predstava, uvediete fakty a argumenty, ktoré môžu adresáta zaujímať. Ak sa vrátime k Vasyovi a jeho startupu, vysvetlí, čo je jeho podstatou, prínosom a prínosom pre ľudstvo všeobecne a pre adresáta listu zvlášť. Poskytne čísla a fakty, názor cieľového publika, názor odborníkov. Veríme vo Vasyu, on môže!
3. Najdôležitejšia vec. Ak sa pýtate, pýtajte sa znova. Ak sa pýtaš, buď konkrétny a konkrétny. Ak dúfate v spoluprácu, ešte raz jasne formulujte svoju ponuku. A to všetko v niekoľkých riadkoch.
4. Záver. Ďakujem za pozornosť a vyjadrite nádej, že vám príjemca odpovie alebo urobí inú potrebnú akciu. Použite výzvu na akciu ako v predaj textov alebo .
5. Zadajte svoje údaje: celé meno, kontakty, názov organizácie a jej podrobnosti.
6. Priložené súbory. Často sa na to zabúda, ale márne. Mnoho ľudí považuje vizuálne informácie za jednoduchšie ako len písmená a riadky. K listu pripojte fotografie pre čo najúplnejšiu predstavu o predmete listu, pripojte potrebné dokumenty, aby ste ubezpečili adresáta o vašej solventnosti a serióznosti zámerov.

Najčastejšie chyby v obchodných e-mailoch

1. Nezdravuj. Áno, tisíce zdvorilých a dobre vychovaných ľudí z nejakého dôvodu zabúdajú pozdraviť, začínajúc list slovami „Vážení (y) ...“ Samozrejme, je pekné byť rešpektovaný, ale nikto ešte nezrušil jednoduché ľudský pozdrav.
2. Ako už bolo spomenuté, šíriť myšlienku, teda myšlienku, pozdĺž stromu. Ak skáčete od jedného k druhému, naučte sa formulovať myšlienky a ak nie je čas, najmite si copywriterov a novinárov – určite vám pomôžu.
3. Hovorte nezáživným, suchým jazykom. Toto všetko „berúc do úvahy“, „ak je to možné“ nechajte na úradníkov – v reálnom živote sa tak nevyjadrujete, tak prečo by mal váš adresát? Zľutuj sa nad osobou, píš čo najjednoduchšie!
4. Zároveň neskĺznite do známosti. V obchodnej korešpondencii existujú dva štýly: osobný a formálny. Osobne komunikujete v prvej osobe - to znamená: „Ja, Vasya Pupkin, ponúkam vám ...“ Vo formálnych podmienkach sa osobné zámená zvyčajne nahrádzajú neutrálnym stredom „Spoločnosť Rohy a kopytá vám ponúka ...“ Čo štýl je vám bližší a nakoľko koreluje s oblasťou pôsobenia vášho adresáta – rozhodujete vy. Ak je váš partner mladý moderný človek, pokojne píšte v prvej osobe. Ak potrebujete komunikovať s vládnymi agentúrami, mestskými organizáciami, je lepšie nepokúšať osud a komunikovať neutrálne. Odpovedia vám – sú povinní! - ale môžete urobiť negatívny dojem. Buďte relevantní.
5. Buďte neopodstatnení. Môžete stokrát povedať, akú máte výhodnú ponuku a skvelý nápad, ale aký zmysel má bez dôkazov? Obchodníci sú zvyknutí pracovať s faktami, neveria krásnym slovám a obrázkom. Čísla, fakty, špecifiká – to je vaša hlavná zbraň.
6. Nešuhaj, ale vypadni. Predstavte si, že vy sami dostanete obchodný list od Vasya Pupkina. Otvoríte ho, začnete čítať a tam ... úplne chválite Vasyu a jeho produkt. Som rád za Vasyu, možno si myslíte, ale aký to má zmysel? Ale ak Vasya povie, ako vám môže pomôcť, aké výhody prinesie a ako skoro sa investícia vráti, potom to bude zaujímavé.
7. Chyby, opomenutia, nedbalý dizajn (iné písmo, bez medzier) - bez komentárov.
8. Nadmerné používanie slangu. Aj keď vy a váš adresát pracujete v rovnakej oblasti so špeciálnym odborným slangom, konkrétne výrazy používajte opatrne. Je lepšie ich vložiť do textu na minimum, rozlúštiť skratky, vysvetliť význam niektorých slov. Váš partner má zrazu 60?
9. Irelevantnosť. Stále dúfame vo Vasyu. Vasya je šikovný, nebude majiteľom kozmetických salónov posielať ponuky o svojom spustení v automobilovom priemysle. A koľkí Sing a Kol robia takú chybu! Ako vytvoriť databázu adries na rozosielanie obchodných ponúk je dobre napísané v článku.

Ako nie a ako na to. Reálny príklad

A je to tu – najdôležitejšia otázka, na ktorú teraz kolektívna myseľ odpovie. Redaktor Pavel Molyanov nedávno usporiadal súťaž medzi predplatiteľmi svojej skupiny na VKontakte