Úspech v činnosti akejkoľvek organizácie, obchodnej firmy alebo podniku je neoddeliteľne spojený s kultúrou správania a etiketou. Všetky kroky manažéra, zamestnancov musia určite brať do úvahy pravidlá dobrého vkusu a zodpovedať situácii.
Jednou z najdôležitejších súčastí etikety je obchodná korešpondencia.
Odhaduje sa, že takmer 50 % pracovného času pripadá na znalosť papierov a pošty. Je to však potrebné, pretože kompetentná obchodná korešpondencia môže výrazne zvýšiť obrat spoločnosti, urýchliť interakciu rôznych služieb a oddelení.
Samozrejme, existujú určité vzory a určite sa o nich bude diskutovať v tomto článku. Pravidlá obchodnej korešpondencie sú už dávno štandardizované. Existujúci GOST R.6.30-2003 pomôže správne umiestniť text na list, povie vám, aké zarážky, okraje, typy písma. Obchodnú korešpondenciu charakterizuje rovnomernosť a opakovanie rečových obratov.
Každé písmeno je však iné. Veľký odtlačok na ňom zanecháva identita odosielateľa, jeho postavenie, situácia a adresát. Obchodná korešpondencia je do určitej miery kombináciou kreativity a starostlivej práce.
Druhy obchodnej korešpondencie
Tok dokumentov sa vykonáva na papieri a prostredníctvom e-mailu.
Všetku korešpondenciu v podniku možno podmienečne rozdeliť do nasledujúcich skupín:
úradná / neoficiálna korešpondencia;
Interný a externý.
Oficiálna korešpondencia zahŕňa obchodné ponuky, ďakovné listy a záruky, obchodné zmluvy, objednávky pre podnik, pracovné povinnosti, požiadavky, požiadavky, reklamácie.
Neformálna korešpondencia sú rôzne gratulácie obchodných partnerov, zákazníkov, zamestnancov; sústrasť, ospravedlnenie, pozvanie a poďakovanie.
Interné dokumenty obiehajú iba medzi oddeleniami jedného podniku, zatiaľ čo externé dokumenty presahujú jeho rámec.
Pravidlá obchodnej korešpondencie: Vnútorný obsah
Hlavnou požiadavkou je stručnosť a kapacita listu. Nenaťahujte text na niekoľko strán. Najlepšie urobíte, ak zostanete pri jednom.
Pravidlá obchodnej korešpondencie zahŕňajú vylúčenie zložitých, nezrozumiteľných, cudzích a vysoko odborných slov a výrazov z textu. Všetky vety by mali byť krátke, s hlavnými myšlienkami autora a bez „vody“.
Vyhnite sa dvojitým výkladom v liste, inak, ak vzniknú spory, bude ťažšie obhájiť svoj názor a dokázať, čo ste mysleli určitou frázou.
Pravidlá registrácie obchodnej korešpondencie zaväzujú pisateľa volať adresáta menom a patronymom, pred ktorým uvedie odvolanie „Vážení ...“. A vždy na „Ty“, aj keď má príjemca listu dobrý priateľský vzťah.
V úvode je okrem uvedenia priezviska a mena predpísaný hlavný účel správy. Príklady obchodnej korešpondencie poznajú dostatok šablón a pečiatok pre takéto prípady: „V súvislosti s predchádzajúcim listom ...“, „Pripomíname ...“, „Informujeme vás ...“ a ďalšie.
Pre príjemcu nevýhodnú odpoveď (odmietnutie ponuky, odmietnutie spolupráce) zjemnite vetami: „Bohužiaľ, nebudeme môcť využiť navrhované podmienky...“ alebo podobne.
Externá papierová dokumentácia
Akýkoľvek obchodný list musí byť napísaný na hlavičkovom papieri spoločnosti s údajmi o spoločnosti a všetkými kontaktnými údajmi.
Nezabudnite zadať presný dátum dokumentu.
V pravom hornom rohu listu sa nachádzajú iniciály adresáta a adresa prijímajúcej spoločnosti.
Rozdeľte text do sémantických odsekov, aby ho čitateľ ľahšie pochopil a vnímal. Nie viac ako 4-5 riadkov.
Písanie všetkých slov veľkými (veľkými) písmenami je zlá forma.
K listu môžu byť priložené dokumenty. V tomto prípade sú uvedené na samostatnom riadku v ľavej dolnej časti listu. V rámci obchodnej etikety musí byť odpoveď na list doručená do 10 dní. Ak si problém vyžaduje dlhší čas na jeho vyriešenie, musí na to adresát upozorniť.
Po napísaní nezabudnite znova dôkladne skontrolovať text, či neobsahuje pravopisné aj gramatické chyby. Ak máte čas, mali by ste list odložiť a vrátiť sa k nemu neskôr. Spravidla sa zistia nepresnosti, ktoré si najskôr nevšimli. Táto rada je najdôležitejšia pri odpovedi na sťažnosť zákazníka. Negramotným listom by ste nemali človeka ešte viac nahnevať.
Keď je dokument napísaný a niekoľkokrát skontrolovaný, vytlačte ho na papier A4. Táto veľkosť sa štandardne používa na akúkoľvek korešpondenciu, aj keď samotný text zaberá len polovicu strany.
Pred tlačou skontrolujte atrament v tlačiarni, aby ste predišli rozmazaniu a nedbalosti.
V niektorých prípadoch môžete k dokumentu pripojiť svoju vizitku a samotný vytlačený hárok priložiť k priehľadnému súboru.
Za dobrú formu sa považuje aj firemná obálka s logom spoločnosti.
Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie v neformálnej rovine sú často emotívnejšie ako v obchodných dokumentoch a sú menej opečiatkované. Vhodné sú tu skratky, použitie farebných prídavných mien, napríklad pri gratuláciách: úžasný, sympatický, milý.
obchodné e-maily
To, že korešpondenciu neposielate v obálke cez poštovú sieť, by nemalo poľaviť. Aj v týchto prípadoch platia pravidlá obchodnej korešpondencie.
Kompetentné a správne elektronické obchodné oznámenia vytvárajú pozitívny obraz o podniku aj jednotlivcovi. Povesť v podnikaní stojí za veľa!
Základné pravidlá pre e-mailovú korešpondenciu
Používajte svoju pracovnú e-mailovú adresu iba na určený účel.
Venujte pozornosť názvu poštovej schránky. Nedovoľte pri práci nesprávne mená ako „baby“, „superman“, aj keď sú uvedené v anglickom prepise.
Vždy vyplňte kolónku „predmet“, inak môže váš list skončiť v spame. Popisy ako „plán“, „zoznam“, „ponuka“, „správa“ nebudú fungovať. Podobných listov môže byť v poštovej schránke vášho príjemcu pomerne veľa. Buďte čo najkonkrétnejší v tom, o čom je vaša správa. Nepoužívajte viac ako päť slov. Predmet napíšte s veľkým začiatočným písmenom. Na koniec nemusíte dávať bodku.
Ak odpovedáte na e-mail, ktorý ste dostali skôr, nezabudnite odstrániť „Re“ v riadku predmetu.
Komunikačný štýl
Dodržujte formát obchodného listu. Odstráňte výhražný, prosiaci, rozkazovací tón.
Pravidlá elektronickej obchodnej korešpondencie neumožňujú používanie emotikonov, veľkého množstva otáznikov či výkričníkov v texte.
Byť zdvorilý. Dobrou formou je povinný pozdrav na začiatku a rozlúčka s partnerom na konci. Napríklad „S úctou ...“ alebo takto: „S pozdravom ...“.
Firemný e-mail a jeho „zlaté pravidlo“: nemiešajte niekoľko rôznych tém v jednej správe. Je lepšie poslať sériu listov.
E-mail by mal byť dvakrát kratší ako papierový.
Práca s prílohami
Ak je na odoslanie priveľa informácií, nevkladajte ich všetky do tela listu, ale priložte ich ako samostatné dokumenty v prílohe.
Pre pohodlie príjemcu premenujte dokumenty, ktoré ste pripravili, na mená, ktoré sú pre neho zrozumiteľné. To ukáže váš záujem a získa si vás. Zamyslite sa nad tým, koľko pracovných priečinkov má príjemca vo svojom počítači a ako medzi nimi bude hľadať váš list.
Nezabudnite informovať príjemcu o súboroch, ktoré posielate, aby ich nepovažoval za náhodný vírus. Archivujte veľké dokumenty.
A najlepšie je posielať príliš veľké prílohy (od 200 kb) iným spôsobom, napríklad cez ftp server.
Formát ako COM, EXE, CMD, PIF a množstvo ďalších, niektoré poštové servery nepovoľujú a blokujú.
Ak bolo niekoľko príjemcov vášho listu, nebuďte príliš leniví na to, aby ste zakaždým vymazali všetky dôkazy o hromadnom preposielaní. Takéto dodatočné informácie adresát vôbec nepotrebuje. Pomôže vám príkaz „slepá kópia“.
Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu zahŕňajú informovanie druhej strany o prijatí korešpondencie. Ak momentálne nie je možné odpovedať, informujte o tom partnera. Uložte si históriu korešpondencie, aby ste sa vyhli ďalším otázkam a konaniam.
Ak je odpoveď dôležitá a naliehavá, je dovolené dodatočne upozorniť adresáta telefonicky, Skype alebo ICQ. Ak ani potom nebolo možné dosiahnuť pozitívny výsledok, pripomeňte si to znova.
Nie je nezvyčajné, že žiadosť o dokument vráti prázdny list s priloženým súborom. Je to neprijateľné. Príklady obchodnej korešpondencie vyžadujú povinné umiestnenie relevantných informácií v tele dokumentu. Napríklad toto: "Posielam potrebné údaje k Vašej žiadosti."
Na konci listu nezabudnite uviesť súradnice: všetky dostupné komunikačné prostriedky, pozíciu, webovú stránku spoločnosti, odkazy na sociálne siete.
Pri písaní kontaktov organizácie uveďte čo najviac informácií - telefónne číslo s predvoľbou, adresu s PSČ. Vaša komunikácia totiž prebieha nielen s obyvateľmi vášho regiónu. Ak máte všetky údaje, bude jednoduchšie vás kontaktovať.
A posledné pravidlo: kto začal korešpondenciu, musí ukončiť elektronický dialóg.
Záver
Obchodné písanie je chúlostivá záležitosť. Niekedy stačí jeden pohľad na to, aby sme si vytvorili jednoznačný názor na človeka a organizáciu, ktorú zastupuje. Poznanie pravidiel obchodného písania môže vo vašej kariére výrazne napredovať.
Hlavná otázka: zamestnávateľ má podozrenie, že zamestnanec je v korešpondencii s konkurentmi. Dá sa obísť ústavou garantované právo na súkromie korešpondencie? Riešenie: zamestnávateľ má právo prezerať si správy zamestnancov odoslané z pracovnej (firemnej) pošty. Toto právo však nefunguje automaticky – musí byť upravené v miestnom regulačnom akte.
Zamestnávatelia majú často otázku, ako legálne zaviesť kontrolu nad využívaním firemnej elektronickej schránky zamestnancami. Takáto túžba je celkom opodstatnená: pre zamestnávateľa je dôležité identifikovať prípady, keď zamestnanec šíri dôverné alebo iné informácie (vrátane obchodného tajomstva), ktorých zverejnenie môže poškodiť spoločnosť. Potreba kontroly elektronickej korešpondencie má aj iné dôvody. Napríklad na obmedzenie alebo potlačenie používania poštovej schránky na osobné alebo iné účely, ktoré nesúvisia s prácou, ako aj na monitorovanie dodržiavania firemných pravidiel lojality a etiky zamestnancami pri korešpondencii so zákazníkmi. Tento článok je o tom, ako legálne sledovať e-maily zamestnancov. Právo zamestnávateľa na prezeranie e-mailov zamestnancov Problém kontroly e-mailov zamestnancov je nejednoznačný. Na jednej strane vlastníkom počítačov, e-mailového servera, prístupových bodov na internet je zamestnávateľ. Z toho vyplýva právo spoločnosti kontrolovať proces používania majetku, ktorý jej patrí, zamestnancami v súlade s určeným účelom (časť 2 článku 209 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie). Okrem toho je jednou z pracovných povinností zamestnávateľa povinnosť poskytnúť zamestnancovi vybavenie, nástroje, technickú dokumentáciu a iné prostriedky potrebné na to, aby mohol vykonávať svoje pracovné povinnosti (článok 22 Zákonníka práce Ruskej federácie). Táto povinnosť zamestnávateľa zodpovedá povinnosti zamestnanca svedomito si plniť svoje pracovné povinnosti, ktoré mu ukladá pracovná zmluva, pri dodržaní pravidiel vnútorných pracovných predpisov (článok 21 ods. federácia). Za porušenie korešpondenčného tajomstva prostredníctvom služobného úradu môže byť odsúdenému uložená pokuta vo výške 100 000 až 300 000 rubľov alebo vo výške mzdy alebo iného príjmu odsúdeného na jeden až dva roky, prípadne odňatie slobody. právo zastávať určité funkcie alebo vykonávať určité činnosti po dobu dvoch až piatich rokov alebo povinnú prácu do 480 hodín alebo nútené práce do štyroch rokov alebo zatknutie do štyroch mesiacov alebo trest odňatia slobody do štyri roky (časť 2, článok 138 Trestného zákona Ruskej federácie). Na druhej strane však článok 23 Ústavy Ruskej federácie zaručuje právo každého na nedotknuteľnosť súkromného života, utajenie korešpondencie, telegrafu a inej komunikácie. Rovnaký princíp ochrany komunikačného tajomstva je implementovaný v normách článku 63 federálneho zákona z 07. 07.03 č. 126-FZ „O komunikácii“ a článok 138 Trestného zákona, ktorý ustanovuje trestnú zodpovednosť za porušenie tajomstva korešpondencie, telefonických rozhovorov, poštových, telegrafických alebo iných správ. Obmedzenie tajomstva korešpondencie je povolené iba v prípadoch ustanovených federálnymi zákonmi. Pri rozhodovaní o zákonnosti kontroly firemnej korešpondencie zamestnancov je preto potrebné pochopiť, kde je hranica medzi súkromným životom zamestnanca a jeho pracovnými povinnosťami pri správach, ktoré si vymieňa z firemnej pošty. prístup ESĽP. V roku 2007 Európsky súd pre ľudské práva v prípade Copland proti Spojenému kráľovstvu rozhodol dňa 3. apríla 2007 č. 62617/00 (Copland proti Spojenému kráľovstvu), v ktorom dospel k záveru, že zamestnávateľ nemôže kontrolovať elektronickú korešpondenciu zamestnancov, ak je splnených niekoľko podmienok. Je potrebné vziať do úvahy, že ruské súdy všeobecnej jurisdikcie musia pri rozhodovaní brať do úvahy akty Európskeho súdu pre ľudské práva (ďalej len ESĽP), ktoré vykladajú ustanovenia Dohovoru o ochrane ľudských práv a základných slobôd. ľudských práv a základných slobôd v tomto prípade uplatniť. Vyplýva to z bodu 4 rozhodnutia pléna Najvyššieho súdu z 19. decembra 2003 č. 23 „Rozsudok“. Vo veci Copland proti Spojenému kráľovstvu boli okolnosti nasledovné: sťažovateľ pracoval na britskej vysokej škole ako osobný asistent riaditeľa. Na žiadosť zástupkyne riaditeľa boli vykonané kontroly jej používania telefónu, elektronickej pošty a internetu. Podľa zamestnávateľa to malo zabezpečiť, aby nepoužívala vybavenie vysokej školy na osobné účely. Sledovanie využívania elektronickej pošty spočívalo v analýze adries, dátumov a časov odoslania elektronickej pošty. Zároveň neboli vypracované pravidlá takejto kontroly v kolégiu a táto situácia nebola upravená ani v legislatíve. Pri posudzovaní prípadu však ESĽP uviedol: „Telefónne hovory z kancelárskych priestorov sú pokryté pojmami „súkromný život“ a „korešpondencia“. Z toho vyplýva logický záver, že e-maily odoslané z práce by mali byť chránené rovnako ako informácie získané v dôsledku monitorovania osobného používania internetu. Ústavné princípy rešpektovania korešpondenčného tajomstva a súkromia pri používaní internetu a elektronickej korešpondencie mimo pracovného pomeru tak ESĽP rozšíril aj na obdobné úkony vykonávané v tých hodinách, kedy zamestnanec plní alebo by mal plniť pracovné povinnosti. Zaujímavá otázka Je legálne prepustiť zamestnanca za šírenie obchodného tajomstva, ak táto skutočnosť bola zistená pri prezeraní jeho osobnej (nie firemnej) pošty? Nie, je to nezákonné. Ak informáciu o odovzdaní informácií obsahujúcich obchodné tajomstvo získal zamestnávateľ v dôsledku neoprávneného prístupu k osobnej pošte zamestnanca, bude sa takýto dôkaz považovať za prijatý v rozpore so zásadami korešpondenčného tajomstva a nebude môcť potvrdiť oprávnenosť výpovede (kasačný rozsudok Kolégia sudcov pre občianske veci Krajského súdu vo Volgograde z 01. 09.11 vo veci č. 33-11601/11). To však neznamená, že zamestnávateľ nemá právo zaviesť kontrolu nad elektronickou korešpondenciou zamestnancov. V uvedenom rozsudku sa ESĽP zaoberal aj tým, či bol zásah do práv sťažovateľa vykonaný v súlade so zákonom. V tejto veci dospel k záveru, že zásah nebol v súlade so zákonom, keďže neexistujú dôkazy o existencii v čase udalostí akýchkoľvek ustanovení vo všeobecnom práve krajiny alebo miestnych predpisov kolégia, ustanovujúcich okolnosti, ktoré dávali zamestnávateľovi právo monitorovať používanie telefónu, elektronickej pošty a internetu zamestnancami. Otázku, či možno za určitých okolností sledovanie používania telefónu, elektronickej pošty alebo internetu na pracovisku považovať v demokratickej spoločnosti za nevyhnutné na dosiahnutie legitímneho cieľa, ponechal ESĽP zároveň otvorenú. Podmienky kontroly korešpondencie legálne. Z uvedeného rozhodnutia ESĽP č. 62617/00 teda vyplýva, že právo zamestnávateľa kontrolovať korešpondenciu zamestnanca nie je úplne vylúčené. Toto právo však musí byť zakotvené v regulačnom právnom akte, alebo aspoň v miestnom regulačnom akte. Najmä právo zamestnávateľa kontrolovať elektronické správy zamestnancov, ktoré sú odosielané z firemných emailových adries, môže byť zakotvené vo Vnútornom pracovnom poriadku organizácie spolu s povinnosťou zamestnanca používať email len na pracovné účely (4. časť článku 189 Zákonníka práce Ruskej federácie). Je tiež lepšie uviesť konkrétne účely, na ktoré zamestnávateľ takúto kontrolu zavádza. Okrem toho je potrebná ešte jedna podmienka. Vyplýva to z odôvodnenia ESĽP v rozsudku č. 62617/00 k otázke, či zamestnávateľ zasahoval do výkonu jeho práv zo strany zamestnanca. ESĽP poznamenal: „Zhromažďovanie a uchovávanie osobných informácií týkajúcich sa používania telefónu, elektronickej pošty a internetu bez vedomia sťažovateľky predstavovalo zásah do jej práva na rešpektovanie jej súkromného života a korešpondencie.“ To znamená, že súd venoval osobitnú pozornosť skutočnosti, že sťažovateľka nebola upozornená, že jej zamestnávateľ zbiera údaje o jej e-mailoch, telefonických rozhovoroch a používaní internetu. Vzhľadom na uvedené môžeme konštatovať, že v prípadoch, keď zamestnanec vie, že zamestnávateľ má prístup k obsahu správ odoslaných a prijatých prostredníctvom pracovnej e-mailovej schránky a navyše vyjadril súhlas s páchaním takéhoto konania zo strany zamestnávateľa. zamestnávateľa, nemali by byť kvalifikované ako porušenie ústavného práva pracovníka. Preto treba zamestnanca aspoň upozorniť, že zamestnávateľ si prezerá jeho firemnú poštu. Presnejšie povedané, musí sa proti podpisu oboznámiť s miestnym predpisom, ktorý zamestnávateľovi zakladá právo na kontrolu firemnej pošty. To tiež spĺňa požiadavky ruského pracovného práva: podľa článku 22 Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný oboznámiť zamestnancov proti podpisu s prijatými miestnymi predpismi, ktoré priamo súvisia s ich pracovnou činnosťou. V ideálnom prípade je tiež lepšie získať písomný súhlas zamestnanca, aby zamestnávateľ mohol kontrolovať jeho korešpondenciu z firemnej e-mailovej adresy. Takáto podmienka môže byť napríklad uvedená priamo v pracovnej zmluve. Nota bene! Ak kontrola korešpondencie odhalí nie prezradenie obchodného tajomstva, ale iné porušenia (napríklad nesprávna komunikácia s protistranou), môže sa to stať dôvodom na uloženie disciplinárnej sankcie. Nevyhnutná podmienka: povinnosť, ktorú zamestnanec porušil, musí byť uvedená v jeho pracovných povinnostiach - uvedená v popise práce, v miestnych predpisoch upravujúcich jeho prácu atď. Pri opakovanej povahe porušení je možné prepustenie podľa článku 81 ods. 5 Zákonníka práce Ruskej federácie. Znenie o práve na kontrolu firemnej elektronickej pošty Predpisy o kontrole zamestnávateľa nad elektronickou korešpondenciou zamestnancov možno štrukturálne „rozsypať“ do rôznych častí vnútorných pracovnoprávnych predpisov. Môžu byť napríklad formulované takto:- „Zamestnanci berú na vedomie, že osobné počítače (stolné počítače a notebooky), tablety, mobilné telefóny a iné technické zariadenia s možnosťou prístupu na internet, ako aj osobné firemné e-mailové adresy vytvorené zamestnávateľom pre zamestnancov, by sa mali používať výlučne na prijímanie a prenášať informácie pracovného charakteru. Použitie týchto prostriedkov na osobné účely nie je povolené.
- „Zamestnávateľ má právo na prístup k informáciám o webových stránkach, ktoré si zamestnanci prezerajú na internete, ako aj k obsahu správ odoslaných a prijatých prostredníctvom firemného e-mailového kanála (e-maily). Uplatnenie takéhoto práva je možné za účelom kontroly: platnosti používania internetu, súladu týchto činností s potrebami produkcie; za dodržiavanie etických noriem prijatých v spoločnosti zamestnancami pri komunikácii s dodávateľmi; z dôvodu absencie dôverných informácií v odoslaných správach a pod.“
ESĽP uznal zákonné monitorovanie e-mailov a instant messengerov zamestnancov. Ruské a zahraničné médiá rozhodli, že oficiálna korešpondencia zamestnancov podlieha kontrole. Ale je to naozaj tak, povieme v článku.
- Z tohto článku sa dozviete:
- Môže zamestnávateľ tajne čítať korešpondenciu z pracovných schránok zamestnancov
- Môže firma prepustiť zamestnanca pre osobné správy v pracovnej korešpondencii?
- Ako dokázať, že kontrolou nad korešpondenciou zamestnancov neboli porušené ich práva
Zamestnanecká korešpondencia: Keď ju viete čítať
Podstatou sporu, ktorý sa dostal až na ESĽP, bolo právo zamestnávateľa nahliadať do pracovnej korešpondencie zamestnancov. V tomto prípade ESĽP uznal túto formu kontroly plnenia odborných úloh zamestnancami za zákonnú (rozsudok ESĽP zo dňa 1. 12. 2016 vo veci Bărbulescu proti Rumunsku (sťažnosť č. 61496/08). Slepak s odvolaním sa na k tomuto prípadu dokonca navrhol zákonne zakázať komunikáciu na sociálnych sieťach v pracovnom čase, hoci ministerstvo práce tento návrh nepodporilo.
Na takýto zásadný výklad rozsudku ESĽP nie sú dôvody. Ak sa pozrieme na iné stanoviská Európskeho súdu k podobným otázkam, môžeme pochopiť, že Súd podporuje princíp ochrany súkromia aj pri práci. No zároveň je tu množstvo právne významných okolností, ktorých preukázanie umožňuje zamestnávateľovi s určitými výhradami zasahovať do súkromného života zamestnanca. Vrátane zobrazenia jeho pracovnej korešpondencie. V tomto článku sa bude diskutovať o tom, kedy budú takéto kroky zamestnávateľa legálne.
Čo vám umožní čítať úradnú korešpondenciu: štyri podmienky
Podstata konfliktu medzi Barbulescom a jeho zamestnávateľom bola nasledovná. Zamestnanec pracoval vo firme ako obchodný špecialista 3 roky. Na žiadosť zamestnávateľa vytvoril účet Yahoo Messenger, aby mohol odpovedať na otázky zákazníkov. Dňa 13.07.2007 zamestnávateľ oznámil zamestnancovi, že zdroje spoločnosti používa nie na pracovné, ale na osobné účely. Pravidlá spoločnosti to prísne zakazujú.
Pracovník trval na tom, že Yahoo Messenger používal iba na obchodné účely. Potom mu zamestnávateľ ukázal prepis jeho správ na pracovnom účte Yahoo Messenger. Medzi nimi bola korešpondencia o osobných záležitostiach s jeho bratom a snúbenicou. Dňa 1. augusta 2007 zamestnávateľ prepustil zamestnanca pre porušenie interných predpisov spoločnosti, ktoré zakazovali zamestnancom používať počítače, kopírky, telefóny, ďalekopisy a faxy na osobné účely. Bola otvorená oficiálna korešpondencia zamestnancov.
Zamestnanec sa proti prepusteniu odvolal na vnútroštátnych súdoch a keďže nedosiahol kladný výsledok, odvolal sa na Európsky súd pre ľudské práva. Tvrdil, že jeho správy na Yahoo Messenger majú súkromný charakter, a preto v dôsledku vykonaných kontrol zamestnávateľ porušil jeho právo na rešpektovanie súkromného života. ESĽP rozhodol v neprospech zamestnanca. Súd nezistil žiadne porušenie jeho práv. To bol dôvod, prečo bolo stanovisko ESĽP vnímané ako „zelená“ pre ostatných zamestnávateľov k úplnej kontrole zamestnancov.
Treba povedať, že ESĽP vo svojej praxi často využíva originálne testy - sled otázok, ktorých odpovede umožňujú zistiť, či niektoré ustanovenia Európskeho dohovoru o ochrane ľudských práv a základných slobôd (ďalej len dohovoru) boli porušené. Na druhej strane „vidličky“, ktoré vznikajú v dôsledku rôznych odpovedí na rovnaké otázky v zdanlivo podobných prípadoch, umožňujú navzájom odlíšiť súvisiace situácie.
Tento druh testu existuje aj na zistenie porušenia práva na rešpektovanie súkromného života, ktoré je zakotvené v čl. 8 Dohovoru. Môže byť prezentovaný vo forme štyroch otázok:
- či osoba mohla počítať s nedotknuteľnosťou súkromného života vo vzťahu ku konkrétnej sfére, v ktorej k zásahu došlo;
- či takýto zásah sledoval legitímny cieľ;
- či neboli porušené formálne pravidlá;
- či existovala rovnováha záujmov.
Odpovede na tieto otázky umožňujú pochopiť logiku ESĽP v tomto prípade.
Oficiálna korešpondencia zamestnancov: zamestnávateľ to môže skontrolovať
Vo všeobecnosti má zamestnanec právo spoliehať sa na súkromie v typických pracovných situáciách3. Hovorí sa tomu predpoklad očakávania súkromia. Zdá sa však, že tento predpoklad je vyvrátiteľný. Zamestnávateľ na to musí okrem iného ustanoviť osobitný interný podnikový predpis alebo zásady ochrany osobných údajov4. V § 38 rozsudku Bărbulescu v. Rumunsko“ Európsky súd poznamenal (hoci vyvrátenie vyššie uvedenej domnienky výslovne neuviedol), že zamestnávateľ vytvoril interné pravidlá, ktoré zakazujú zamestnancom používať počítače a zdroje spoločnosti na osobné účely.
Zároveň je dôležitá nielen existencia takéhoto zákazu, ale aj to, že zamestnanec bol naň včas upozornený, oboznámený s príslušným miestnym zákonom. Napríklad v rozsudku v prospech zamestnanca vo veci Halford v. Spojené kráľovstvo“, ESĽP okrem iného poukázal na skutočnosť, že nepreukázalo žiadne upozornenie zamestnankyne na možnú kontrolu jej telefonátov (§ 45). Podobné okolnosti skúmal Súd v prípade Bărbulescu v. Rumunsko“ (§ 43). Zistil, že hoci sa zamestnávateľ odvolal na oznámenie pána Barbulesca, že jeho účet Yahoo Messenger možno skontrolovať, neposkytol dôkaz o tom, že zamestnanec bol s dokumentom oboznámený. Pracovník zas poprel, že by o tom vedel.
A hoci táto okolnosť nemala vplyv na záverečné stanovisko ESĽP, napriek tomu na to netreba zabúdať. Je lepšie spísať si zásady ochrany osobných údajov vopred a oboznámiť s nimi zamestnancov, ako následne čeliť sporom ako je prípad Barbulescu.
Schopnosť kontrolovať zamestnanca musí byť stanovená zákonom
Požiadavka zasahovať do súkromného života „v súlade so zákonom“ znamená v prvom rade existenciu primeranej legislatívnej úpravy. Ak nie sú upravené dôvody a postup zásahu, tak to hraničí so svojvôľou, čo je neprijateľné. Pre ESĽP sa to považuje za taký závažný faktor, že nepovažuje za potrebné zaoberať sa ďalšími jemnosťami prípadu, ak sa zistí absencia regulačného rámca pre zasahovanie5.
Napríklad vo veci Copland v. Spojené kráľovstvo“ (§ 47 – 49), súd rozhodol, že keďže v čase zhromažďovania informácií o hovoroch zamestnanca z telefónneho čísla na vysokej škole neexistovali žiadne pravidlá upravujúce tieto otázky, zamestnávateľ vykonával kontrolu nad zamestnancom v rozpore s ods. 2 čl. 8 Dohovoru. V dôsledku toho ESĽP konštatoval porušenie práva na rešpektovanie súkromného života.
V prípade Bărbulescu v. Rumunsko“, naopak, Súd aplikoval ustanovenia čl. 40 ods. 1 písm. d) rumunského zákonníka práce, podľa ktorého má zamestnávateľ právo kontrolovať plnenie pracovných úloh zamestnancami.
Treba poznamenať, že v najvšeobecnejšej podobe je právo kontrolovať zamestnávateľa nad zamestnancami zakotvené aj v Zákonníku práce Ruskej federácie. Vyplýva to napríklad z 1. časti čl. 15, ktorý hovorí, že pracovnoprávne vzťahy sú vzťahy založené na dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom o osobnom výkone pracovnej funkcie zamestnancom za odplatu v záujme, pod jeho vedením a kontrolou. Obdobné znenie je v čl. 56, ktorý prezrádza, čo je to pracovná zmluva. Kontrola množstva a kvality vykonaných prác je uvedená v odseku 1 čl. 86 Zákonníka práce Ruskej federácie. Okrem toho čl. 209 Zákonníka práce Ruskej federácie uvádza, že pracovisko je miesto, ktoré je priamo alebo nepriamo pod kontrolou zamestnávateľa. Určenie foriem takejto kontroly, dôvodov a iných vecí je v kompetencii zamestnávateľa pri tvorbe miestnych predpisov.
Je dôležité zdôrazniť, že nestačí, aby zamestnávateľ na miestnej úrovni stanovil pravidlo o možnosti čítať úradnú korešpondenciu zamestnancov a odpočúvať telefóny. Toto všetko musí sledovať legitímny cieľ a byť v súlade s Dohovorom, ako aj s vnútroštátnym právom. Ustanovenia zákonov a miestnych zákonov by zároveň mali byť jasné a zrozumiteľné. Potom zástupcovia zamestnávateľa nebudú konať svojvoľne, ale len na dosiahnutie formulovaných cieľov a nebudú porušovať práva zamestnancov. Takýmito cieľmi môže byť napríklad sledovanie efektívnosti pracovných procesov a bezpečnosti majetku6.
Kontrola nad zamestnancom musí byť v rozumných medziach
Aj keď existuje jednoznačná legislatíva alebo podľa nej prijatý jasný a zrozumiteľný miestny zákon, s ktorým je zamestnanec oboznámený, na zásah do súkromného života to nestačí. Je tiež dôležité nájsť rovnováhu medzi záujmami. Oficiálna korešpondencia zamestnancov môže obsahovať akékoľvek informácie. Kým napríklad telefonáty a emaily spadajú do „súkromného života“, v určitých situáciách je dovolené zasahovať do tejto oblasti za účelom dosiahnutia legitímnych cieľov.
Vyváženosť záujmov podľa metodiky ESĽP možno ilustrovať na príklade prípadu „Köpke v. Nemecko“. Podstatou veci je, že v predajni, kde žalobkyňa pracovala ako pokladníčka, zamestnávateľ po viacerých kontrolách zistil nedostatok. Keďže sa nepodarilo identifikovať únoscu, zamestnávateľ sa rozhodol zorganizovať skryté video natáčanie práce pokladní. Vypovedala, že krádeže sa dopustila práve pokladníčka Köpke. Dostala výpoveď a všetky vnútroštátne súdy sa postavili na stranu zamestnávateľa. ESĽP tiež nepodporil pracovníka. Zdôvodnenie súdu bolo nasledovné:
- Kamerový systém na pracovisku žalobkyne bol zorganizovaný až po zistení nedostatku v nápojovom oddelení, kde pracovala, za účelom preverenia dôvodného podozrenia z krádeže;
- video sledovanie bolo vykonávané len 2 týždne, do zorného poľa kamery sa dostala len pokladníčka, pokladník a miesto v bezprostrednej blízkosti pokladníka a prístup mali len zamestnanci zamestnávateľa a ním najatí zamestnanci detektívnej kancelárie. prijaté video materiály;
- videokazeta bola použitá len na prepustenie pracovníka; zamestnávateľ nemal iné účinnejšie prostriedky na ochranu svojich vlastníckych práv.
V dôsledku toho Európsky súd konštatoval, že nebola porušená rovnováha medzi právom zamestnanca na rešpektovanie súkromného života a záujmom zamestnávateľa na ochrane jeho vlastníckych práv8.
Práve posúdenie vyváženosti záujmov zohralo kľúčovú úlohu v prípade Bărbulescu v. Rumunsko“. Európsky súd uviedol nasledovné:
- konto Yahoo Messenger bolo vytvorené zamestnancom na žiadosť zamestnávateľa a bolo určené výlučne na výkon práce, ktorú mal zamestnávateľ právo kontrolovať;
- počas monitorovania sa skúmal iba obsah pracovného posla a nie ďalšie údaje a dokumenty, ktoré boli uložené na Barbulescovom kancelárskom počítači;
- skutočnosť, že zamestnávateľovi nevznikla škoda, nie je nevyhnutným faktorom, ktorý zamestnávateľovi umožňuje sledovať výkon zamestnancov pri ich odborných činnostiach9.
Hoci správy v Yahoo Messenger spadajú pod pojem „súkromný život“ a v priebehu prípadu nebola domnienka očakávania jeho nedotknuteľnosti vyvrátená, súd sa stále priklonil na stranu zamestnávateľa. V jeho prospech bolo zákonné právo zamestnávateľa kontrolovať plnenie pracovných úloh zamestnanca, existencia miestneho zákazu používania zdrojov spoločnosti na osobné účely a udržiavanie rovnováhy záujmov.
Vzhľadom na tieto okolnosti dospel ESĽP k záveru, že v tomto prípade nedošlo k porušeniu práva na rešpektovanie súkromného života. Rozsudok Európskeho súdu zároveň neobsahuje dôvody na všeobecný záver o carte blanche pre zamestnávateľov na monitorovanie e-mailov a instant messengerov zamestnancov počas pracovnej doby.
Odpoveď
Áno, majú právo, vrátane prepustených. Zamestnávateľ má právo kontrolovať, aké informácie zamestnanec z pracovnej elektronickej pošty odosiela a či takáto korešpondencia súvisí s prácou.
Hosť, zoznámte sa -!
Zdôvodnenie tejto pozície je v materiáloch „Personálneho systému“.
„Áno, je to správne, ak hovoríme o korešpondencii z pracovného e-mailu alebo iných komunikačných prostriedkov.
Zamestnávateľ môže skontrolovať, aké informácie zamestnanec posiela z pracovného e-mailu a či takáto korešpondencia súvisí s prácou (čl. , Zákonník práce Ruskej federácie). Vrátane zamestnávateľa má právo v prípade potreby uplatniť prostriedky, ktoré nie sú v rozpore s ruským právom, a metódy technickej ochrany dôvernosti informácií, ktoré sa týkajú (). Je potrebné poznamenať, že všetka korešpondencia vykonávaná počas pracovného času pomocou technických prostriedkov patriacich organizácii a prostredníctvom ňou platených komunikačných kanálov alebo prenosu údajov je oficiálna. Keďže korešpondenčné tajomstvo sa vzťahuje na osoby zúčastňujúce sa na jeho procese len vtedy, ak je vedené vo svojom voľnom čase, na osobnom zariadení pri platbe za tieto prostriedky a služby telekomunikačného operátora vo vlastnej réžii ().
Takže napríklad za čítanie osobných e-mailov zamestnancov alebo správ ICQ (za predpokladu, že tento typ komunikácie nie je celopodnikovým prostriedkom a nie sú na to vytvorené samostatné účty), môžu byť predstavitelia organizácie trestne zodpovední až do trest odňatia slobody až na štyri roky , keďže povaha takejto korešpondencie je osobná ().
Je potrebné poznamenať, že dôkazy, ktoré boli získané pri čítaní elektronickej korešpondencie zamestnancov z pracovnej pošty, budú mať na súde právnu silu, iba ak boli získané zákonným spôsobom (). Preto je dôležité pri získavaní takýchto dôkazov brať do úvahy normy zákona. Protizákonné môže byť najmä sledovanie používania pracovnej elektronickej pošty zamestnancom, ak zamestnávateľ výslovne neuložil zákaz jej používania na osobné účely a zamestnanci neboli vopred písomne upozornení na kontrolu zo strany zamestnávateľa. dodržiavanie postupu pri používaní pošty. Oprávnenosť tohto postoja potvrdzuje aj súdna prax, napríklad rozsudok Európskeho súdu pre ľudské práva z 3. apríla 2007 vo veci Copland proti Spojenému kráľovstvu, sťažnosť č. 62617/00.
