Sú všetci pripravení pracovať?
Áno….
Skvelé, poďme pracovať!
Je vám situácia známa?
Stretnutie na smeny je najcennejším prvkom komunikácie s vašimi zamestnancami. Dostanete príležitosť motivovať ich, informovať ich o tom, aké kľúčové témy a problémy je dnes potrebné riešiť a vypočuť si ich nápady a návrhy.
Hlavné ciele zmenového stretnutia:
1. Zvýšiť nadšenie zamestnancov, ktorí musia pochopiť konkrétne ciele stanovené pre daný deň (motivácia na úrovni jednotlivca);
2. Dosiahnuť úspešná práca v tíme (skupinová motivácia);
3. Zvýšte objem predaja a úroveň príjmov poskytovaním bezchybnej kvality služieb;
4. Stanovenie cieľa a definovanie konkrétnej úlohy pre zmenu. (Napríklad plán na december je 2 000 000 rubľov, plán na deň je 64 516 rubľov).
Spôsoby, ktorými možno dosiahnuť stanovené ciele stretnutia:
1. Motivácia zamestnancov
2. Informovanie zamestnancov
3. Efektívne počúvať zamestnancov
stretnutia
Umožňujú vám vykonávať nepretržité školenia zamerané na vykonávanie konkrétnych úloh bez toho, aby ste tomu venovali veľa času. Preto môžeme hovoriť o prítomnosti nasledujúcich výhod tejto metódy.
Výhody:
Pre kupujúceho- Zlepšenie atmosféry služby.
Pre personál- možnosť sústavného vzdelávania, zdokonaľovania.
Pre manažéra, manažéra predajne- zlepšenie vzájomného porozumenia so zamestnancami, zisťovanie potrieb zamestnancov.
Pre organizáciu- tvorenie firemná kultúra organizáciu a tímového ducha svojich zamestnancov.
Smeny spĺňajúce normy
Pri stretnutí na smeny sa musia dodržiavať určité normy, medzi ktoré patria:
1. Štruktúra stretnutia by mala byť jednoduchá
2. Overte si v praxi, ako sa zamestnanci dozvedeli informácie
3. Ukončite stretnutie
4. Predvídať a efektívne riešiť vznikajúce problémy
5. Vykonajte záverečnú kontrolu
Štruktúra stretnutia by mala byť jednoduchá
pozdravujem- môžu byť rôzne, v závislosti od štýlu vedenia porady manažérom. Hlavným účelom pozdravu je upútať pozornosť všetkých zamestnancov, ako aj toto správny čas informovať zamestnancov o vašom aktuálnom objeme predaja v predajni.
Oznámte im to v krátkosti hlavné otázky o ktorých budete hovoriť na dnešnom stretnutí. To. Urobíš krátka recenzia obsah vášho stretnutia. Recenzia musí byť krátka, napr.
„Dnes budeme diskutovať o spôsoboch zvýšenia predaja a o tom, čo budeme robiť prázdniny».
„Dnes si zopakujeme fázu nadviazania kontaktu s kupujúcim, pretože je to jedna z najdôležitejších. Veď práve v tejto fáze sa klient rozhoduje, či s vami chce komunikovať alebo nie.
Hlavná časť stretnutia
V hlavnej časti stretnutia by ste mali zamestnancom vysvetliť každý hlavný problém pri používaní efektívnymi spôsobmi prezentácia informácií, aby si zamestnanci lepšie zapamätali hlavné body a všeobecný obsah porady.
napríklad: Názov témy využíva existujúce príležitosti na zvýšenie predaja. Diskutujte so zamestnancami o tom, ako môžete zlepšiť svoju zákaznícku skúsenosť počas sviatkov.
Použite riadená diskusia. Požiadajte zamestnancov, aby ponúkli svoje nápady, svoje myšlienky na tému stretnutia. Zapíšte si všetky odpovede.
Otázky a odpovede
V tejto fáze máte možnosť spätná väzba od zamestnancov. Môžu vám klásť otázky, ktoré môžu alebo nemusia súvisieť s hlavnými témami diskusie. Pri poskytovaní spätnej väzby a kladení otázok musíte byť konkrétni.
Napríklad: Potrebujete informácie o organizácii práce počas sviatkov?
Preskúmanie
V tejto fáze potrebujete krátko pripomenúť o tom, o čom ste počas stretnutia hovorili.
Na konci stretnutia by ste si mali urobiť záverečnú revíziu cieľov, ktoré ste si pre túto zmenu stanovili, aby zamestnanci pocítili ich dôležitosť a aby ste sa mohli ubezpečiť, že tieto ciele sú splnené. jasné, konkrétne a realistické. Recenzia by mala byť krátka a nemala by pridávať nové nápady. Bude lepšie, ak budete klásť otvorené otázky na kľúčové témy, o ktorých sa počas stretnutia hovorilo.
Napríklad: „Irina, povedz nám, čo si sa dnes naučila o tom, ako môžeš zlepšiť služby zákazníkom počas sviatkov.“
Takáto revízia stanovených cieľov tiež umožní uisti sa Vy, že oni:
realistické a konkrétne a že zamestnanci môžu počas dňa potrebovať ďalší rozvoj alebo školenie.
Záver – hovor
Výzva do akcie. Pred nástupom do práce je potrebné vzbudiť v zamestnancoch čo najviac nadšenia ...
Možné problémy
Je potrebné, aby ste si vopred naplánovali možnosť akýchkoľvek problémov. Typické problémy, ktoré môžu nastať počas porady pri zmene, sú nasledovné:
- Nesprávny výber miesta stretnutia. Musíte si vybrať miesto stretnutia, ktoré tým najlepším spôsobom by bolo vhodné na vyriešenie problémov, ktoré vyplynuli od vašich zamestnancov, alebo prediskutovanie hlavných tém, ktoré ste si na toto stretnutie pripravili. Ak je napríklad hlavnou témou stretnutia kvalita zákazníckych služieb pri pokladni, zorganizujte stretnutie v blízkosti pokladničnej zásuvky.
- Odklon od témy diskusie. Ak budete striktne dodržiavať štruktúru stretnutia, môžete sa vyhnúť prípadným odchýlkam od témy. Ak sa napriek tomu vyskytnú odchýlky, mali by ste sa pokúsiť vrátiť k hlavnej téme diskusie. Napríklad:
- « Svetlana, toto je veľmi zaujímavý nápad a budeme o ňom diskutovať zajtra na stretnutí, ale teraz sa musíme vrátiť k diskusii o efektívnych spôsoboch, ako slúžiť našim zákazníkom počas sviatkov.“
- Príliš veľa hlavných tém na diskusiu. Ak sú vaši zamestnanci zahltení informáciami, budú zmätení a nebudú si vedieť zapamätať základné otázky. V ideálnom prípade by nemali existovať viac ako 3 hlavné témy diskusie. Ak pri diskusii na túto tému potrebujete použiť hranie rolí alebo ukážku zručnosti alebo postupu, potom povoľte diskusiu iba o jednej téme na stretnutie.
- Zamestnanci, ktorí vo svojej práci zaostávajú za ostatnými. Takýchto zamestnancov by ste nemali verejne kritizovať ani nadávať. Ihneď po skončení porady s nimi v súkromí prediskutujte problém zamestnanca.
Vážení kolegovia, dúfame, že tento článok bude pre vás užitočný. čo sa vám najviac páčilo? Čo by ste chceli uplatniť? Napíšte nám recenziu alebo zanechajte svoje otázky.
Sledujte nové články a získajte výsledky!
S pozdravom tím Diamantového školenia
Pravidelné obchodné stretnutia nevyhnutný nástroj riadenie obchodných manažérov, ktoré by nemal zanedbávať žiadny vedúci obchodného oddelenia. Stretnutia môžu byť týždenné alebo denné, v závislosti od špecifík vašej práce. Mali by však byť pravidelné a nevyhnutné a mali by sa konať aspoň raz týždenne.
Kľúčovou funkciou pravidelných stretnutí je pripraviť vašich predajcov na predaj, podeliť sa o skúsenosti, priniesť nové nápady, získať nové zručnosti, naladiť víťazne a pozdvihnúť morálku.
Hlavným problémom takýchto stretnutí je, že sa často menia na nudné stretnutia, ktoré šéf aj podriadení slúžia ako druh povinnosti. Prvý nevie, čo má povedať nové a organizuje takéto stretnutia jednoducho preto, že je to potrebné alebo na tom úrady trvajú, a druhý, ktorý nevidí prínos, k nim pristupuje ako k nutnému zlu a pri takejto zábave stráca náladu na produktívnu prácu. Výsledkom je strata drahocenného času a plytvanie energiou a emóciami.
Ale stretnutia sú naozaj potrebné. Nemáte na výber, či bežať alebo nebežať. Existuje len jedna odpoveď - určite to urobte.
Záver – treba mať každý týždeň dobrá téma na stretnutie a jasne pochopte, čo nové môžete svojim predajcom priniesť na zlepšenie ich práce. Toto je veľký problém mnohých obchodných manažérov.
Nikdy by ste nemali strácať čas svojich predajcov, ale je tiež nesprávne ich zahlcovať informáciami. Musíte jasne nájsť rovnováhu medzi plánovanou produktivitou a pohodlným prostredím a atmosférou. Kľúčom k úspechu na takomto podujatí je urobiť ho zaujímavým, užitočným a pozitívnym.
A dnes vám chcem ponúknuť niekoľko tipov, ako zefektívniť vaše pravidelné obchodné stretnutia.
Stanovte pravidlá a vymenujte seniora, ktorí to budú dôsledne presadzovať, aby stretnutia prebiehali v dobrom tempe a neťahali sa pol dňa alebo neprechádzali do noci, ak stretnutia organizujete po večeroch.
Dobrý začiatok je z polovice hotový. Ak začínate schôdzu o 7:30, aby ste stihli vyriešiť všetky záležitosti pred začiatkom pracovného dňa, ponúknite svojim zamestnancom kávu, kúpte tortu alebo bonboniéru. Nikoho to nezruinuje, no vytvorí to vynikajúci backlog – vaši zamestnanci začnú schôdzu o hod dobrá poloha ducha. A situácia bude menej napätá.
Určite si nájdite čas označte úspech svojich predajcov verejne na stretnutí - zablahoželajte Ivanovovi k splneniu plánu, zatlieskajte celému oddeleniu Sidorova, pretože nakoniec dokončila zložitý veľký obchod, ktorý viedla niekoľko mesiacov, označte Petrova za to, že Ivanovi Ivanovičovi predal veľkú dávku vášho tovaru , hoci predtým sa nikto nemohol priblížiť k Ivanovi Ivanovičovi a zavrieť, pretože to bol najrozmarnejší a najneustálejší klient. Ukážte predajcom, že si vážite ich úspech a povzbuďte ich k novým víťazstvám.
Určite povedzte príbeh. zaujímavé príbehy predajných skúseností je plne skladom u každého skúseného predajcu. Samozrejme, váš príbeh by mal niečo ilustrovať a mať nejaký praktický význam. Malo by to byť pozitívne a riešiť nejaký špecifický výrobný problém.
Pozvite na stretnutie externého rečníka. Toto je veľmi efektívny príjem a funguje to skvele. Tretia osoba vždy vzbudí záujem medzi zamestnancami a umožní trochu odpútať pozornosť od bežnej rutiny.
Kto môže byť takým človekom?
Najúžasnejšia možnosť je pozvať svojho stáleho zákazníka a nechať ho povedať, prečo u vás nakupuje, čo sa mu páči na vašom produkte a vašej spoločnosti a odpovedať na otázky vašich predajcov. To dodá vašim zamestnancom obrovskú dôveru v produkt a v spoločnosť. Nie je totiž nič horšie ako pochybovať o tom, či niekto potrebuje váš produkt. A tie vznikajú od predajcov vždy, keď sa niečo začne kaziť.
Hosťujúca hviezda na vašom stretnutí môže byť viac než len klient. Pozvite svojho šéfa oddelenie výroby, nech hovorí o produktoch, aké novinky sa očakávajú v blízkej budúcnosti v produktovom rade, čo sa robí pre zlepšenie kvality produktu. Ak sa zákazníci sťažujú na produkt, nechajte ich vypočuť si tieto sťažnosti od vašich predajcov.
Zavolajte CFO a nechajte ho hovoriť o cene produktu, ktorý predávate, o štruktúre nákladov, aby predajcovia pochopili, čo vysoká cena na produkte nie je dôsledok niekoho chamtivosti, ale objektívna realita založená na trhových faktoroch.
Zavolajte marketingovému riaditeľovi a nechajte ho povedať, aké marketingové aktivity sú vo firme plánované na propagáciu produktu, ochranná známka a uľahčiť prácu predajcov. Nechajte ho hovoriť o konkurenčných výhodách vášho produktu. Zvyčajne sú známe predajcom v vo všeobecných podmienkach ale opakovanie je matka učenia. Ako ukazuje prax, nikdy nie je zbytočné ich predajcom pripomínať.
Zavolajte vedúcemu doručovacieho oddelenia, nech sa porozpráva o dianí na jeho oddelení, nech odpovie na otázky zamestnancov, najmä ak sú problémy s doručovaním a sú sťažnosti zákazníkov.
Strávte deň čítania: témou vášho stretnutia môže byť diskusia o tom, čo vaši predajcovia čítajú podľa profesie. Čítajú odbornú literatúru? Dúfam, že nemusím vysvetľovať, prečo je to potrebné? Tento problém musíte mať pod kontrolou a schôdza je skvelý nástroj kontroly. Určite by si mali prečítať knihy a časopisy o predaji, aby sa zlepšili profesionálna úroveň. A úloha pre vaše ďalšie stretnutie môže byť práve nasledujúca: každý by mal na stretnutí povedať nejakú techniku predaja, ktorú čítal v knihe alebo časopise a používa alebo plánuje použiť vo svojej práci. Najprv musíte čítať nielen tak, aby vám neskôr všetko zmizlo z hlavy. Ak chcete podať žiadosť, musíte si prečítať. A ak ste si to prečítali a dokonca ste to povedali iným, sami si zo školy pamätáte, že takáto lekcia sa učí lepšie. Nech teda každý ponúkne nejaký ten čip, niekde odpočítaný a zvyšok si to vydiskutuje, nájde pre a proti. Ide opäť o tímovú prácu, ktorá je veľmi dobrá.
Hry na hranie rolí nikto nezrušil! Neexistuje užitočnejšie školenie ako fingovaný predaj, kde jeden zamestnanec hrá rolu predajcu a druhý rolu kupujúceho. A potom tím diskutuje o chybách a veľa šťastia ..
Vykonajte brainstormingové stretnutia. Každý nech príde na stretnutie s vlastným problémom, s ktorým sa stretol v procese komunikácie s klientom, s vlastnou námietkou, na ktorú nenašiel odpoveď a hľadá odpovede kolektívne.
Môžete tiež diskutovať o tom, ako môžeme predať viac. Niekedy sa v takýchto rozhovoroch zrodia dobré nápady, povzbudzujte svojich predajcov, aby tvorili a boli kreatívni, aj tak je to veľmi užitočná zručnosť.
vyvolal medzi jeho čitateľmi silný ohlas. Niekoľko mojich klientov priznalo, že sa v rozprávanom príbehu spoznali: hovoria, že článok je „na tému dňa“ a „nie v obočí, ale v očiach“. Vzhľadom na aktuálnosť nastolenej témy som v nej chcel pokračovať a porozprávať o kľúčových bodoch, ktoré je užitočné dodržiavať pri zavádzaní zmien vo firme.
Vlastne taký Kľúčové body len dve.
V prvom rade je dôležité dbať na to, aby správy o zmenách plánovaných vo firme boli zamestnancom správne komunikované a nepadali ako „sneh na hlavu“, prípadne sa neprenášali v skreslenej podobe cez interné „rozbité“. telefón“. Po druhé, buďte pripravení (v prvom rade morálne) na odpor zamestnancov voči inováciám (to je prirodzená reakcia) a na používanie nepopulárnych opatrení voči nim (až exemplárne prepúšťanie). Pozrime sa bližšie na vyslovené tézy a vaše možné kroky.
Takže hneď po tom, ako sa rozhodnete pre novú stratégiu rozvoja spoločnosti, stanovte si termíny a kritériá úspešnosti jej implementácie, utrácajte valné zhromaždenie s personálom, ktorého sa tieto zmeny týkajú. Ak je vaša spoločnosť malá, zorganizujte stretnutie osobne – posilníte tým vašu dôveryhodnosť a realizované zmeny budú mať väčší zmysel.
Počas stretnutia povedzte zamestnancom, prečo ste sa rozhodli pre zmenu, aký je aktuálny stav vo firme a čo ohrozuje firmu a všetkých prítomných najmä ignorovaním tejto situácie. Potom vysvetlite výhody a vyhliadky pre zamestnancov z plánovaných inovácií.
V skutočnosti musíte svojim zamestnancom „predať“ novú stratégiu rozvoja spoločnosti tak, aby bola nimi lojálne prijatá a „zakorenená“ na maximum. krátka doba. Stratégia takejto prezentácie je veľmi podobná tej, ktorú som opísal. Zároveň sa snažte rozprávať o tom, čo je pre vašich zamestnancov dôležité a cenné, a nie o „fyzickom koni vo vzduchoprázdne“. Je pravdepodobné, že vaši zamestnanci budú viac inšpirovaní argumentom: „Teraz budete mať príležitosť urobiť si kariéru v našej spoločnosti,“ než „Vďaka týmto inováciám spoločnosť ušetrí veľa na výplatnej páske.“
Ja osobne milujem jahody so smotanou, no ryby z nejakého dôvodu uprednostňujú červy. Preto, keď idem na ryby, nemyslím na to, čo milujem, ale na to, čo milujú ryby. © D. Carnegie
Ak sú zmeny, ktoré plánujete, dostatočne veľké, dobré rozhodnutie ustanoví „prechodné obdobie“ na reštrukturalizáciu personálu na „nových koľajniciach“. V závislosti od globálneho charakteru zmien môžete určiť obdobie od 2 týždňov do mesiaca.
V tomto „prechodnom období“ už bude musieť personál konať novým spôsobom, v súlade s novým zavedené pravidlá(v súlade s tým dopyt po ňom už bude podľa nových noriem), no zároveň budú sankcie za chyby minimálne alebo úplne žiadne.
Je veľmi dôležité, aby ste sa zároveň postarali o zaškolenie zamestnancov o nových pracovných štandardoch, aby vaši ľudia neboli ponechaní sami na seba, ale dostávali promptné podnety a odpovede na svoje otázky (môže to byť denne aj 10- minútové plánovacie stretnutia pred začiatkom pracovného dňa).
Zároveň dajte vedieť personálu, že ak má pevný čas neexistujú žiadne otázky a vysvetlenia týkajúce sa inovácií, potom sa štandardne predpokladá, že zamestnanci všetkému rozumejú. Preto na konci „prechodného obdobia“ výhovorky týkajúce sa nesprávneho výkonu práce, ako napríklad „Nerozumel som, ako to mám urobiť správne“, nie sú akceptované a považujú sa za chyby a porušenia (so všetkými z toho vyplývajúcimi dôsledkami).
Ďalšie dôležitý krok je zabezpečiť, aby bol každý zamestnanec dostatočne oboznámený s novými „pravidlami hry“. Vytlačte si nové štandardy (alebo v krajnom prípade zápisnicu z porady) a rozdajte ich všetkým prítomným proti podpisu a tiež stanovte zamestnancom lehotu na dôkladné preštudovanie poskytnutých dokumentov.
Zvážte sankcie za nečestný prístup k úlohe: od napomenutia so zápisom do osobného spisu až po pokutu. Nezabudnite si skontrolovať realizáciu svojej objednávky, inak podriadení rýchlo „preseknú“, že nie je potrebné plniť vaše objednávky, a „nič sa im nestane“. V súlade s tým budú fungovať „po starom“ a vaše pokusy o zmeny v spoločnosti upadnú do zabudnutia.
Takže do stanoveného dátumu môžete zorganizovať testovanie personálu na znalosti nových pracovných noriem a pre tých zamestnancov, ktorí úlohu nedokončili alebo sa s ňou zle vyrovnali, nastavte „nápravnú lehotu“ na 1-2 dni. Potom znova otestujte a aplikujte príslušné sankcie na tých, ktorí tentoraz ignorovali vašu objednávku, bez ohľadu na minulé zásluhy „vinníka“.
Odolajte pokušeniu prehovárať a/alebo len „pokarhať“. Prax ukazuje, že presvedčenia „v slovách“ nepomáhajú a ľudia budú zakaždým dúfať, že „možno to preletí“. Prejavte vážnosť svojich úmyslov trestaním rubľom. Alebo aj rozlúčka s nelojálnymi zamestnancami. Často stačia 1-2 demonštratívne výpovede, aby sa zvyšku zrazu začalo dariť a nároky a nespokojnosť sa vyparili samé. Navyše vo väčšine prípadov je zaučenie nového človeka od nuly oveľa jednoduchšie ako rekvalifikácia.
Ak vo firme necháte „neposlušných“ zamestnancov, po prvé to bude „zlý príklad“ pre ostatných, a po druhé, títo „trójski koni“ zvnútra dokážu rozložiť tím tak, že budete nútený kompletne vymeniť celý personál.
„Mám manažérsky tím. Je medzi nimi aj človek, ktorý si chce tým podriadiť, no nerobí to otvorene, ale potichu... Keď ona zlá nálada kazí to ostatným manažérom. Keď som v týchto chvíľach ja, stíchne a nič nepovie, ale rada sa za chrbtom rozpráva, pokojne sa choďte sťažovať. Z tohto dôvodu bol manažér odvolaný z doterajšieho vedúceho obchodu a troch manažérov. Pracuje tu už dlho, asi 4 roky. V súlade s tým má zatiaľ silný tromf, že pracuje už dlho. Urobil som rozbor jej práce - prešli k nej všetci klienti odvolaných manažérov, s prácou sa vyrovnáva, robí ju profesionálne, ale v r. osobný plán rozloží kolektív, kvôli tomu je tu neporiadok, neustále sa musíte kvôli tomu namáhať a vymáhať si nejaké pracovné chvíle. © Zo súkromných rozhovorov s vedúcimi
Pamätajte: rakovinový nádor musí byť odstránený včas. Nebojte sa byť „zlí“. Nie, určite vás nenabádam, aby ste sa stali tyranom. Len sa zastávam rovnako férových požiadaviek na každého zamestnanca firmy.
Môžete milovať tých, ktorých si objednáte, ale nemôžete im o tom povedať. © Antoine Saint-Exupéry
Veď tu nemáte záujmový klub. Platíte ľuďom, aby pracovali podľa pravidiel, ktoré si stanovíte. Okrem toho sa tieto pravidlá môžu zmeniť jednostranne. A ak dovolíte zamestnancom, aby na vás „tlačili“ a zmenili pravidlá „pre seba“, spôsobom, ktorý im vyhovuje, môžete skončiť s úplne iným výsledkom, ako ste očakávali, keď sa všetky tieto zmeny začali.
Zdá sa, že „dobre, tu trochu ustúpime“, „tu znížime požiadavky“, „a to nemusí byť vôbec potrebné“. V skutočnosti je kľúčom k stabilnému výsledku iba dokonalé dodržiavanie pravidiel.
Chcete piecť lahodný koláč- dodržujte pravidlá (recept): musíte vyšľahať vajcia oddelene, dať presne 200 g múky, piecť presne 60 minút a len pri teplote 200 stupňov.
Ak sa chcete dostať z bodu A do bodu B, dodržujte pravidlá premávky: držte sa pravého jazdného pruhu, zastavte na červenú, nepredbiehajte na súvislej.
Ak chcete schudnúť, dodržujte pravidlá zdravého životného štýlu: konzumujte menej kalórií ako vydáte, cvičte, jedzte viac zeleniny a ovocia a menej mastných a sladkých atď.
Predstavte si, aký neporiadok by začal, keby všetci motoristi nejazdili tak, ako majú, ale ako sa im zachce? Čo sa stane, ak do koláča namiesto múky dáte soľ? Alebo pridať nie 200 g múky, ale pol kila? Alebo piecť nie 60 minút, ale len 6? Dosiahnete očakávaný výsledok?
Takže tu. Ak ste odhodlaní zaviesť zmeny vo firme, pokračujte, bez ohľadu na to, striktne požadujte, aby personál dodržiaval všetky body tak, ako bolo zamýšľané. A bez výčitiek sa rozlúčte s tými, ktorí sa ukázali byť s vami „nie na ceste“. V opačnom prípade bude váš čas a iné zdroje vynaložené na vývoj novej stratégie premrhané a veci zostanú na rovnakom mieste. A to znamená, že stále prídete o zisk.
Stretnutia by mali byť ako korenie posypané na miske. Príliš veľa korenia pokazí jedlo. Príliš veľa stretnutí ničí morálku a motiváciu obchodných zástupcov.
Tu je 5 tipov, ktoré môžete použiť na zefektívnenie stretnutí.
1. Majte jasný plán a účel stretnutia
Pripravte sa na stretnutie ako na obchodné stretnutie, kde máte jasný a definovaný cieľ. Predstavte si obchodných zástupcov ako obchodných partnerov, s ktorými chcete obchodovať.
Príklad začiatku stretnutia:
„Stojíme pred úlohou zvýšiť objemy predaja zvýšením efektivity práce na trase o viac ako 75 %. Aká je efektivita práce na trase, chcem vám ukázať v krátke video(ukážte tento videoklip do času 1:14).
Potom uveďte účel stretnutia: „Účelom dnešného stretnutia je naplánovať si ciele na každý deň na vašej trase na január 2016 (4 týždne)“.
2. Naplánujte si čas stretnutia
Viete, čo vás najviac rozčuľuje, keď sa stretnete? Kedy to všetko skončí, nie je jasné. Uistite sa, že ste si nastavili jasný čas stretnutia. Vďaka tomu bude produktívnejšia, pretože každý bude vedieť, že čas sa kráti. Nastavte načasovanie každej otázky a dodržujte ho.
Príklad:
Pracovná doba na dnes:
- Dohodnite si Plán počtu návštev na každý deň na obdobie 4 týždňov - od 4. januára do 31. januára 2016. Čas - 1 hodina.
- Naplánujte si koeficient zvýšenia efektivity práce na trase na základe minulej výkonnosti na každý deň. Čas - 30 minút.
- Odpovede na bežné otázky. Čas - 20 minút
3. Pozvite len tých správnych ľudí
Veľmi často je na stretnutia pozývaný celý tím obchodných zástupcov, aj keď sa ich to nemusí týkať. Často, aby analyzovali chybu jedného z obchodných zástupcov, ako výchovné opatrenie pozvú všetkých na stretnutie. Vyhnite sa tomuto typu stretnutia pre všetkých. Oceňujte čas každého človeka a pozvite len tých, ktorí musia byť na stretnutí.
V našom príklade pozvite na stretnutie iba tých obchodných zástupcov, ktorých skóre výkonnosti trasy je nižšie ako zavedená norma, povedzme pod 75 %. Inzerát vytlačte a zverejnite na nástenke:
Viete, ako veľmi neradi navštevujeme stretnutia. Táto prax konania takýchto stretnutí má tiež vzdelávací charakter. Obchodní zástupcovia si pomyslia: „Radšej urobím 75 % a nepôjdem na stretnutie, ktoré mi zaberie 2 hodiny času a ešte viac cez víkend.“
Existujú však stretnutia, na ktoré treba povzbudiť všetkých obchodných zástupcov, aby sa zúčastnili. Ak to chcete urobiť, napíšte inzerát, ktorý ich povzbudí, aby naň prišli.
Napríklad:
4. Dajte každému príležitosť prehovoriť
Existujú štúdie, ktoré ukázali, že väčšinu času na stretnutiach hovoria iba vedúci. Ukázalo sa, že sa tým ničia možnosti inovácií vo firme, pretože existujú len nápady lídra. Poskytnite zamestnancom príležitosť vyjadriť svoje nápady a zdieľať informácie. Keď človek cíti, že je oceňovaný, má dodatočnú motiváciu stretnúť sa.
Príklad:
„Vybrali sme 20 položiek, ktoré spoločnosti prinášajú 50 % hrubého zisku. Z tohto zoznamu sa má vybrať 5 konkrétnych položiek, ktoré budú štandardne priradené ku každej predajni pre objednanie podľa sortimentu.
Chcel by som počuť váš názor na to, ktoré pozície by sa mali zabezpečiť pre jednotlivé maloobchodné segmenty a ktoré pozície by sa mali vyberať pre „náročné“ predajne.“
5. Na sledovanie úloh používajte programy
Často sa konajú stretnutia s cieľom zistiť výsledky obchodných zástupcov za aktuálny deň a zistiť dôvody nedostatku objednávok a platieb za predajných miest. To sa však dá naučiť na diaľku, ak máte automatizovanú kontrolu priebežných a konečných výsledkov za deň pre každú trasu. Tým sa zbavíte zbytočných ranných a večerných stretnutí a hlavne sa zvýši efektivita obchodných zástupcov.
Oznámte, že schôdza sa začne o 14:00 a začne až o 14:10. Naplánujte si stretnutie na 10:13 a zamestnanci vás zoberú doslova.
Cyril Northcote Parkinson
V tejto recenzii: ako viesť efektívne stretnutie, čo sú kritériá efektívnosti stretnutí. Zohľadnia sa aj hlavné fázy a pravidlá, ktoré pomôžu usporiadať kvalitné stretnutie a dosiahnuť stanovené ciele.
Ak chcete zistiť efektívnosť stretnutí, vykonajte experiment. Starostlivo si zapíšte všetky otázky, ktoré vám podriadení adresujú (v individuálne, na e-mail). Spočítajte počet zásahov. Zamyslite sa nad tým, ktoré z týchto problémov sa dajú vyriešiť raz na stretnutí a vypočítajte, koľko času ušetríte.
Keď sa bude vaša technika stretnutí zlepšovať, počet týchto „rozptyľovačov“ sa určite zníži.
V mnohých organizáciách nie je zvykom považovať stretnutia za pracovný nástroj, ktorý umožňuje riešiť každodenné problémy. Stretnutia prebiehajú v podstate chaoticky, z času na čas, nie sú pripravené, Vodca ich nevie viesť. Preto mnohí účastníci stretnutia vnímajú informácie nesprávne („nepočuli“, „nerozumeli“, „zabudli“), správne riešenia nie sú akceptované (odložené a zavesené), a ak sú prijaté, často nie sú popravené.
Štatistiky hovoria nasledovné: „Keď manažéri začnú so svojimi podriadenými organizovať porady, najskôr im nedajú veľký význam a nečakajte od nich veľa. Ale čím dlhšie majú stretnutia, tým sú užitočnejší. Po prvé, týmto spôsobom „natlačia“ 90 % rutiny. Manažéri nemusia tak prísne kontrolovať zamestnancov – výsledky hovoria samy za seba, a to je pre zamestnancov veľká motivácia. Stretnutia pomáhajú zefektívniť prácu Spoločnosti a hneď je jasné, čo je potrebné urobiť ďalej.
Aby však stretnutia skutočne fungovali, musíte vziať do úvahy veľa jemností jeho konania.
Skúsený líder vie, že stretnutia vytvárajú organizáciu. S ich pomocou môžete udržiavať komunikáciu v rámci spoločnosti a implementovať prijaté rozhodnutia, overovať mieru prístupu k cieľom a búrať bariéry medzi zamestnancami. Ak nebudete mať stretnutia so svojimi podriadenými, potom bude problém s fámami, čo vedie k nejednotnosti a neistote zamestnancov v budúcnosti a potom k strate kontroly.
Dobre organizované a vedené stretnutie umožňuje:
- rýchlo riešiť aktuálne problémy v tíme;
- motivovať zamestnancov k implementácii plánu;
- zbierať názory a testovať plánované zmeny;
- vytvoriť tím z tímu;
- posúvať spoločnosť vpred čo najrýchlejšie a s minimálnymi nákladmi;
Bohužiaľ, univerzity neučia, ako správne organizovať stretnutia…
S niektorými najčastejšími chybami pri vedení porád a metódami ich nápravy vás zoznámime v tomto prehľade.
Pri vedení stretnutí je potrebné zvážiť 3 hlavné body:
- POČAS
- a PO stretnutí.
Čo treba urobiť PRED stretnutím?
1. Vyberte si niekoľko typov stretnutí, ktoré budete pravidelne organizovať. Definujte ich pravidlá a vykonávajte ich podľa harmonogramu. Kým sa nebudete pravidelne stretávať, váš tím sa nebude rozvíjať.
2. Náhle stretnutia spôsobujú zbytočné reči, úzkosť a niekedy aj strach z administrátorov. Takéto stretnutia organizujte veľmi zriedka, iba v prípade „požiaru“. Na mimoriadnych stretnutiach riešte len jeden problém. Núdzové stretnutia by mali byť krátke (snažte sa ich dodržať do 45 minút, aj keď ide o zložitú a zložitú záležitosť). Vopred jasne formulujte a komunikujte: účel stretnutia, účastníkov, čas od ... do ..., miesto. Nech sa zamestnanci zbytočne nezhromažďujú, ale pokojne sa venujú svojej hlavnej činnosti, teda zarábaniu peňazí.
3. Je mimoriadne náročné pripraviť sa na každé stretnutie. Kde na to nájdem čas? Preto je optimálne to urobiť raz Montážny poriadok, do ktorej zapíšete všetky dôležité aspekty: pravidelnosť stretnutia (mesačne / týždenne), čas a miesto stretnutia, účastníci, otázky na stretnutie. Teraz musíte pripraviť nie stretnutie, ale iba informácie o každom probléme.
4. Duplikácia informácií na rôznych stretnutiach spôsobuje všeobecnú nespokojnosť administrátorov – každý si váži svoj čas. Zvážte len naliehavé záležitosti. Neopakujte sa – robte zovšeobecnenia, referencie. Preneste na tabuľu vo vizuálnej podobe všetko, čo sa dá – tabuľky, grafy. Potom nebude potrebné čítať, môžete okamžite pristúpiť k analýze. (Navyše, podľa niektorých odhadov je až 55 % ľudí zrakových a vnímajú sluchom nové informácie zlé – nie viac ako 7 % všetkých informácií).
5. Vytvorte formulár správy o ktorej budú všetci referovať.
Po prvé, každý bude vedieť, čo presne má povedať, a vopred si pripraví čísla.
Po druhé, túto správu môžete vidieť vopred, čo znamená, že sa môžete pripraviť na stretnutie a urobiť analýzu informácií, záverov a premyslieť rozhodnutia.
Po tretie, informácie zostanú pre históriu/štatistiku, ktorá je pre biznis na nezaplatenie.
Pre otázky, ktoré nie sú pravidelné, pripravte informácie samostatne.
6. Dobre si premyslite, čo chcete v každej otázke dosiahnuť a ako presne to urobíte. Ak je to možné, povedzte text sebe alebo niekomu inému. vyčistiť zbytočné slová. Hovorte jasne a jednoducho. Pripravte sa zakaždým – ušetríte tak čas vám aj vašim zamestnancom.
Čo treba urobiť POČAS stretnutia?
1. Ak niekto nie je na stretnutí, zvážte, ako sa môže dozvedieť o prijatých rozhodnutiach. Na začiatku stretnutia určte zodpovednú osobu, ktorá bude zapisovať hlavné body a úlohy.
2. Naučte sa sebadisciplíne, rozvíjajte Pravidlá stretnutia a nepodliehajte pokušeniam a „tvorivým impulzom“. Nevynechávajte stretnutia: Ak vaše týždenné stretnutie pripadne na štátny sviatok, preložte ho na iný deň a nahláste to predchádzajúcemu stretnutiu.
Začnite vždy včas! Nikdy na nikoho nečakajte - "loď odchádza presne podľa plánu." Len tak si budete môcť zvyknúť, aby sa všetci zhromažďovali presne podľa Predpisov.
Ak je čas zmeniť Pravidlá, urobte zmeny písomne, dajte o tom všetkým vedieť a žite znova podľa Pravidiel.
3. Nedovoľte, aby sa rečník odchýlil od pravidiel. Okamžite prerušte: „Váš čas vypršal. Odbočil si od témy." Stretnutie veďte podľa nasledujúceho postupu: otázka bola vznesená, každý sa ohlásil, problém bol identifikovaný, každý sa vyjadril. Vedúci zhrnul a opýtal sa: „Existujú nejaké ďalšie otázky a názory na túto položku? nie Poďme ďalej.“ Účastníkov je tiež potrebné naučiť kompetentne zúčastňovať sa na stretnutiach.
Najprv musíte vysvetliť pravidlá hry a potom sa nimi riadiť: prerušiť rečníkov, stručne a výstižne zhodnotiť informácie a činy.
4. Ak je na stretnutí bolestivá a nudná atmosféra, potom sa možno diskutuje o nepodstatných otázkach – k dôležitým otázkam patrí každý. Alebo sú podriadení uzavretí, neveria vám, boja sa prejaviť svoj názor. Alebo možno sú všetci len unavení.
Vždy sledujte náladu prítomných. Rýchlo reagujte na situáciu. Skúste situáciu upokojiť, vtipkujte. Nechajte účastníkov usmievať sa a problémy sa vyriešia rýchlejšie.
5. Každý účastník musí hovoriť. Vedúci začína a končí stretnutie – využite tieto chvíle naplno. Každý by mal mať „slovo“ o súčasných aj rozvojových otázkach. Jedna poznámka rečníka by nemala presiahnuť 3-5 minút. Vrátane lídra.
Výsledkom je, že všetci sú zapojení a aktívne zapojení do riešenia problémov.
6. Nechajte každého zamestnanca podať správu o svojich vlastných výsledkoch.
7. Nechajte všetkých najprv hovoriť, zapojte sa do diskusie, pýtajte sa každého na názor.
8. Vedúci musí vedieť kedy a ako správne chváliť a karhať, povzbudzovať a trestať a porada je najviac správne miesto pre to. Informujte sa pred stretnutím a pripravte si svoj názor, a ak je to potrebné, pomôže vám to rýchlo reagovať na fakty a mať hneď ten správny dopad na tím. Niekedy je nemožné pripraviť sa vopred, ale musíte rýchlo reagovať, odložiť otázku a povedať: „Pomyslím si na to“ - nemôžete. Technologicky najjednoduchší spôsob, ako tento problém vyriešiť, je porovnať čísla za minulé obdobie s najnovšie výsledky. Mal by existovať iba rast. Kto má rast - dobre urobil. Kto nemá rast - červený signál. Môžete tancovať podľa plánu: „Vydržíme? Ako môžeme zvýšiť výkon?
9. Ak sa zrazu na schôdzi objaví potreba prediskutovať nepripravený problém a unáhlené rozhodnutie na samotnom stretnutí, tak diskusiu a ešte viac rozhodnutie odložíte. Najviac, čo môžete urobiť, je vypočuť si názor ostatných účastníkov, ak je to pre nich tiež relevantné. Zapíšte si otázku, aby ste nezabudli. Po stretnutí sa k nemu vráťte a rozhodnite sa, čo s ním urobíte.
10. Nástroj "spustenie" používajte s mimoriadnou opatrnosťou - jej sila je veľmi veľká, môžete ju obrátiť proti sebe. Ak nie je možné nenadávať, nalejte to najsilnejšiemu. Zvyšok všetko pochopí sám. Nikdy nenadávajte všetkým naraz, aby ste sa nestali v opozícii voči tímu. Oveľa efektívnejšie je viesť „debriefing“ podľa schémy: „Urobili sme chybu, urobili sme to a to a viedlo to k tomu. Ako napravíme situáciu a ako nedopustíme, aby sa to stalo nabudúce?“
11. Výsledkom každého stretnutia by mali byť činy, konkrétne skutky inak sa nema zmysel zbierat. Na konci stretnutia by mal každý vedieť, čo a ako musí urobiť, aby vykonal prijaté rozhodnutia. Úlohou manažéra je kontrolovať, či zodpovední skutočne prevzali zodpovednosť a sú pripravení realizovať stanovené úlohy. Ak to chcete urobiť, vykonajte hodnotenie rizika a opýtajte sa každého účastníka: „Čo vám môže brániť v dosiahnutí vašich cieľov? Aké vidíte riziká? Ak nie je možné rozhodnúť v rámci tohto stretnutia, povedzte, kde a kedy bude prijaté a kto je za to zodpovedný.
Čo treba urobiť PO stretnutí?
1. Pri odchode zo stretnutia by účastníci mali mať jasnú predstavu o stave vecí v spoločnosti a o tom, čo musí každý jednotlivec urobiť, aby sa posunul k spoločnému a osobnému cieľu. Po schôdzi zanechajte dokumentárne stopy: vymenujte osobu zodpovednú za vedenie zápisnice zo schôdze, nechajte ju zapísať prijaté rozhodnutia.
2. Prijaté rozhodnutia musí byť pod dohľadom vedúceho, skontrolovať, implementovať. Ak ste si dovolili aspoň raz „pustiť na brzdu“ realizáciu svojho spoločné riešenia Prečo by sa potom nabudúce mal niekto riadiť inými rozhodnutiami na schôdzi? Neuskutočňujte ďalšie stretnutie, prepustite ľudí - choďte implementovať prijaté rozhodnutia.
3. Manažér by si mal po porade urobiť rozbor svojich chýb. Znova skontrolujte plán stretnutia. Prelistujte si v hlave, ako ste to urobili. Napíšte si odporúčania pre seba
Ako často potrebujete mať stretnutia so svojimi zamestnancami? Ako si myslíte, že? Od čoho to závisí?
„Debriefing“ o typických problémoch je celkom vhodné robiť na mesačných poradách, ak takéto stretnutia máte.Ak potrebujete súrne sprostredkovať zamestnancom informácie týkajúce sa akýchkoľvek zmien v spoločnosti, môžete tieto zmeny oznámiť elektronicky.
Existuje ďalší zaujímavým spôsobom skontrolovať kvalitu vašich stretnutí znamená zistiť, ako to cítia tí, ktorí sú neprítomní. Prečo neboli na stretnutí? Sú naštvaní, že zmeškali stretnutie a pedantne zisťujú od prítomných, čo im prešlo. Alebo mali lepšie veci na práci? Vyvodiť vhodné závery.
Nezabúdajte, že aj pravidlá stretnutí by sa mali pravidelne meniť. Týka sa to zvažovaných otázok, ako aj frekvencie stretnutí. Vaši podriadení vyrastú, učia sa pracovať: hlásiť a riešiť problémy. Postupne skracujte čas na preskúmanie aktuálnej situácie. Zvýšte čas na riešenie problémov a samozrejme aj na otázky ich vývoja. Týždenný rytmus vám umožní mať čas na splnenie úloh na poradu. Potrebujú čas a aktuálna práca nikto nezrušil.
