Kako bi se olakšao rad računovođe, posebno za povezivanje tijeka dokumenata s PFR-om, potrebno je izvršiti niz radnji: ispuniti prijavu za povezivanje s elektroničkim tijekom dokumenata PFR-a i ugovor s PFR o elektroničkom tijeku dokumenata 2019. Više o ovim suptilnostima u materijalu.
S obzirom na vrlo bogat protok informacija, vrlo je važno optimizirati rad računovođe. Jedan od načina za postizanje ovog cilja je povezivanje s elektroničkim upravljanjem dokumentima s Mirovinskim fondom. Prednosti takve interakcije su očite - nema potrebe posjećivati mirovinski fond i podnositi izvješća, osim toga moguće je brzo identificirati i ispraviti pogreške.
Digitalno upravljanje dokumentima kod Mirovinskog fonda je sigurno. Prema zakonu, sve informacije uključene u tijek dokumenata nisu prenosive trećim stranama.
Što vam je potrebno za povezivanje elektroničkog upravljanja dokumentima
Organizacije da bi započele tijek rada s FIU-om moraju ispuniti sljedeće dokumente:
- prijava za spajanje na elektroničko upravljanje dokumentima u 3 primjerka;
- ugovor o priključenju na elektroničko upravljanje dokumentima u 2 primjerka.
Navedene dokumente potrebno je dostaviti u podružnicu Mirovinskog fonda s kojom će se, zapravo, sklopiti ugovor. Može ih dati ili voditelj ili druga osoba, na temelju punomoći ove organizacije. Punomoć se može sastaviti u bilo kojem obliku, mora sadržavati podatke o tome pojedinac ima pravo dostavljanja i primanja dokumenata vezanih uz registraciju veze elektroničke razmjene papira s mirovinskim fondom. Takvu punomoć mora potpisati čelnik, a mora sadržavati i pečat osiguravajuće organizacije.
Prije popunjavanja prijave i ugovora potrebno je odlučiti se o izboru akreditiranog certifikacijskog centra ili njegovih ovlaštenih predstavnika koji preuzimaju tehničku stranu povezivanja putem telekomunikacijskih kanala. Za danas više nego dovoljno.
Što se tiče ugovora o priključenju na elektroničku razmjenu dokumenata, njegov obrazac možete preuzeti na web stranici PFR-a.
Kako ispuniti zahtjev za elektroničko upravljanje dokumentima kod FIU-a
Bit izjave je da osigurana organizacija namjerava uspostaviti razmjenu dokumenata s Mirovinskim fondom. U zaglavlju prijave morate navesti u koju poslovnicu se prijavljujete, a ispod datuma od kojeg trebate aktivirati uslugu. Zatim ispunite sljedeće podatke:
- ime kompanije;
- TIN, kontrolna točka;
- registarski broj u FIU;
- podatke o banci u kojoj je ovu organizaciju;
- pravnu i stvarnu adresu;
- prosječan broj zaposlenih.
Nakon što se popune podaci o pravnoj osobi, potrebno je unijeti podatke o odabranom certifikacijskom centru ili njegovom ovlaštenom predstavniku.
Na kraju, podnositelj zahtjeva potpisuje dokument i stavlja pečat na njega, čime potvrđuje da se slaže s uvjetima.
Djelatnici odjela, nakon zaprimanja zahtjeva, moraju dostaviti Ugovor o povezivanju elektroničkog upravljanja dokumentima putem telekomunikacijskih kanala. Ovaj dokument također treba popuniti. Mirovinski fond može potrošiti od jednog tjedna do mjesec dana za razmatranje zahtjeva. Ako postoje greške u podacima o osiguraniku, prijava neće biti prihvaćena.
Ugovor o povezivanju s elektroničkim upravljanjem dokumentima s Mirovinskim fondom Ruske Federacije
Djelatnici Mirovinskog fonda će vratiti pogrešno popunjen obrazac na ispravak, stoga budite oprezni. Ako ste obrazac zaprimili u mirovinskom fondu, tada su obično podaci o željenom odjelu odjela već ispunjeni. Ako ste preuzeli Ugovor o priključenju na elektronički dokumentotok bez podataka o mirovinskom fondu, potrebno je zapisati naziv i kontakt podatke podružnice fonda u koju ste se prijavili. Također je potrebno popuniti sve podatke o osiguraniku. Nakon toga morate potpisati dokument i staviti pečat. Uzorak zaglavlja za ovaj dokument prikazan je u nastavku.
Napominjemo: Ugovor o povezivanju s elektroničkom razmjenom dokumenata PFR-a navodi da možete računati na razmjenu informacija s mirovinskim fondom putem interneta, faksa i drugih modernih komunikacijskih sustava. Nakon zaprimanja svih dokumenata, odjel ih može razmatrati od dva tjedna do mjesec dana.
Pažnja! Prilikom prelaska na drugog posebnog operatera, ugovor se mora ponovno pregovarati. Događa se da svi UPFR ne zahtijevaju ponovno pregovaranje o sporazumu, međutim, prema propisima, to se mora učiniti.
Nakon što podnositelj zahtjeva primi natrag potpisane kopije zahtjeva i ugovora, možete započeti s postavljanjem programa koji šifrira i prenosi podatke odjelu mirovinskog osiguranja. Po završetku postupka možete započeti razmjenu.
Uzorak ispunjavanja Zahtjeva za FOJ za povezivanje elektroničkog izvještavanja
Standardni obrazac izjave
U ovom članku ćemo govoriti o sporazumu s PFR-om o elektroničkom upravljanju dokumentima. Reći ćemo vam u kojim slučajevima se takvi sporazumi sklapaju, za koje je svrhe sastavljen ovaj dokument, koje su suptilnosti i nijanse stvaranja sporazuma s PFR-om. Između ostalog, imat ćete priliku na kraju članka preuzeti uzorak ugovora o povezivanju na PFR sustav elektroničkog upravljanja dokumentima kako biste vizualno provjerili je li obrazac ispravno i ispravno popunjen. Ali prvo ćemo razumjeti osnovne koncepte koji će nam pomoći da izgradimo logičan i potpun narativni nacrt.
Ugovor s PFR-om o elektroničkom upravljanju dokumentima
Za početak ćemo analizirati sve nerazumljive koncepte našeg pitanja. Što je pfr? PFR je mirovinski fond Ruska Federacija. Zašto vam je potreban ovaj ugovor o elektroničkom upravljanju dokumentima? Ako ste, recimo, otvorili vlastitu tvrtku, budite spremni na činjenicu da ćete morati kontaktirati mnoge organizacije i strukture trećih strana. Mirovinski fond Ruske Federacije svakako će biti među vašim redovitim kontaktima. Neophodan je sporazum s PFR-om o elektroničkom upravljanju dokumentima kako biste službeno mogli razmjenjivati podatke s ovom strukturom putem elektroničkih sredstava razmjene informacija. Koje su prednosti takvog prijelaza elektroničko upravljanje dokumentima? Prije svega, u uštedi novca, vremena i truda. Nije tajna da je papirologija zamorna, i to jako zamorna. Elektroničko upravljanje dokumentima olakšat će ovaj težak teret i poboljšati komunikaciju s mirovinskim fondom Ruske Federacije.
Gdje mogu dobiti obrazac ugovora s PFR-om za elektroničko upravljanje dokumentima?
Da biste dobili obrazac ugovora o elektroničkom upravljanju dokumentima, samo trebate otići u PFR koji nadzire regiju ili grad u kojem živite. Ako nije moguće otići u mirovinski fond, preuzmite obrazac ugovora s PFR-om o elektroničkom upravljanju dokumentima sa službene web stranice ove institucije. Ugovori se stvaraju u količini od dva komada, jer jedan primjerak ostaje zaposlenicima Mirovinskog fonda Ruske Federacije, a drugi kod osobe koja je napisala zahtjev. Usput, obje pisane kopije ugovora moraju biti ovjerene i potpisane od strane zaposlenika PFR-a.
Sastavljanje ugovora s PFR-om o elektroničkom upravljanju dokumentima
Dakle, hajde da se sada detaljnije zadržimo izravno na ispunjavanju ugovora s mirovinskim fondom Ruske Federacije o elektroničkom upravljanju dokumentima. Odmah ćemo rezervirati da zaposlenici PFR-a jednostavno neće prihvatiti krivo napisani ugovor, pa je posebno važno sve učiniti odmah, jer ćete tako uštedjeti vrijeme i živce. Da biste to učinili, preporučujemo da preuzmete uzorak ugovora s PFR-om o elektroničkom upravljanju dokumentima, koji se nalazi na samom kraju našeg članka.
Najčešća pogreška u sastavljanju zahtjeva za elektroničko upravljanje dokumentima s PFR-om je nemarno i netočno navođenje podataka o vašoj tvrtki
Prema tome postupajte pažljivo i savjesno. Ako u sporazumu ima nejasnoća i nerazumljivih točaka, slobodno se obratite zaposlenicima mirovinskog fonda Ruske Federacije. Imate takvu priliku, jer ćete morati oba primjerka zahtjeva odnijeti u mirovinski fond.
U ugovoru o elektroničkom upravljanju dokumentima obavezno navedite pojedinosti, naziv i kontakt podatke koji se odnose na podružnicu mirovinskog fonda Ruske Federacije na koju se prijavljujete. Također se moraju unijeti svi podaci o osiguraniku. Ako nemate tu informaciju pri ruci, možete je dobiti od svog lokalnog PFR odjela. U slučaju da je osiguranik zaposlenik tvrtke na čije je ime napisan ugovor, tada ovdje dajemo potpunu informativnu izjavu o organizaciji.
Ako pažljivo pročitamo obrazac ugovora s PFR-om o elektroničkom upravljanju dokumentima, vidjet ćemo tamo slijedećim uvjetima: potpisivanjem ovog dokumenta možete računati na razmjenu informacija s mirovinskim fondom Ruske Federacije putem interneta, faksa i drugih modernih komunikacijskih sustava. Ali postoji jedan uvjet: morate imati EDS. Što je ecp? EDS je skraćeno elektronički digitalni potpis. Odnosno, ovo je obrazac koji zamjenjuje "papirnati" obrazac u elektroničkom upravljanju dokumentima. Odmah ćemo vas upozoriti da je elektronički digitalni potpis za svoju tvrtku bolje napraviti odmah nakon otvaranja, jer to u budućnosti može značajno olakšati život vašim zaposlenicima.
Ali, kao i sve dobre stvari na ovom svijetu, ovaj alat nije besplatna opcija. Stručnjaci u prosjeku naplaćuju šest ili sedam tisuća rubalja za izradu elektroničkog digitalnog potpisa. Naravno, trošak može varirati, ovisno o regiji prebivališta, kao i ovisno o financijskoj situaciji u zemlji.
Mnogi ljudi pitaju je li elektroničko upravljanje dokumentima na siguran način razmjena informacija? Pitanje je razumljivo, jer niti jedna tvrtka ne želi pokazati unutrašnjost svojih financijskih poslova, bilo da je riječ o velikom trgovačkom koncernu ili o pivskom štandu. Prema zakonu, sve informacije, svi podaci koji se prenose u obliku elektroničkog upravljanja dokumentima između bilo koje tvrtke i mirovinskog fonda Ruske Federacije ne podliježu prijenosu trećim stranama. Odnosno rekavši jednostavnim riječima, PFR nema pravo otkriti vaše prenesene podatke u bilo kojem obliku.
Značajke sporazuma s PFR-om o elektroničkom upravljanju dokumentima
Sada analizirajmo nekoliko nijansi koje se odnose na elektroničko upravljanje dokumentima između tvrtke i PFR-a:
- Digitalni podaci se mogu slati putem elektroničkim sredstvima komunikacije samo od tvrtke ili iz mirovinskog fonda Ruske Federacije
- Podaci koji se prenose kao tekstualne datoteke ne mogu se mijenjati ili ispravljati tijekom prijenosa
- Elektronički digitalni potpis jamac je točnosti i ispravnosti unesenih podataka
- Primatelj kojem se podaci šalju dužan je sastaviti određeni dokument koji će odražavati činjenicu zaprimanja informacije. Obično je ovaj dokument potvrda.
Za elektroničko upravljanje dokumentima kod FIU-a potrebno je napisati prijavu i sklopiti odgovarajući ugovor o upravljanju dokumentima s FIU-om. Uzorak se može besplatno preuzeti s izravne poveznice na stranici
Elektronsko upravljanje dokumentima s Mirovinskim fondom Ruske Federacije budućnost je pravnih odnosa u svim sferama društva u Moskvi i drugim megagradovima zemlje. Šetajući vlastima s brdom teškog papira, birokratskim lancima, redovi su otišli do posljednje stoljeće. Jednostavnost online tijeka rada zamjenjuje uspostavljene tradicije i omogućuje vam da brže i učinkovitije proizvodite funkcije. Pogodnost leži u nedostatku potrebe za osobnim posjetom poslovnici PFR-a. Za podnošenje izvješća elektroničkim putem, pretplatnici trebaju napisati zahtjev i sklopiti odgovarajući sporazum s FIU-om o protoku dokumenata na mjestu registracije poduzeća. Uzorak prijave i ugovora za FIU o elektroničkom međusobnom radu može se besplatno preuzeti na stranici putem izravnih poveznica.
Najpopularnije informacije o elektroničkom upravljanju dokumentima možete pronaći u propisi navedeno u predmetu ugovora. Ruska praksa uvođenja noviteta u uredski rad zahtijeva od svojih sudionika da prvo posjete organizaciju u svrhu edukacije daljnji rad s programima. Daljnja daljinska mogućnost dijeljenja dokumentacije s Vladina agencija online, uštedjet će puno više vremena, živaca i papirnatih medija.
Obvezne klauzule ugovora s PFR-om o elektroničkom upravljanju dokumentima
:- Naziv dokumenta, broj, datum i mjesto njegove izrade;
- Predmet ugovora sa detaljno tumačenje funkcioniranje procesa između stranaka;
- Tehnički uvjeti i postupak razmjene informacija;
- Prava i obveze, odgovornost stranaka, rok trajanja ugovora i drugi uvjeti;
- Na dnu, tradicionalno, sudionici potpisima i pečatima potvrđuju ugovor.
- Formiraju se datoteke utvrđenog formata;
- Nadalje, program PFR provjerava ispravnost njihovog formiranja;
- Ako postoje greške, potrebne su ispravke;
- Postoji obavezna provjera virusa;
- Zatim izvješća potpisuje ovlaštena osoba pomoću EDS-a i šalju FOJ-u;
- Tijelo PFR-a šalje odgovor potvrdu o primitku;
- ako je rezultat prijema negativan, pretplatnik dobiva obavijest o odbijanju s obrazloženjem razloga;
- Kao rezultat toga, potrebno je novo podnošenje dokumenata;
- Ako nema pitanja za paket dokumenata, oni se prihvaćaju i spremaju, o čemu se šalje obavijest;
- Svi propusti koji nastanu u radu elektroničkog upravljanja dokumentima regulirani su zakonskom regulativom o elektroničkom upravljanju dokumentima i ugovorom zaključenim između stranaka.
Kršenje rokova (naravno, nakon razjašnjenja razloga) povlači odgovornost prema zakonu. Najbolje je započeti isporuku materijala unaprijed, a ne zadnji dan i otkloniti rizike od kazni.
Za aktivaciju usluge potrebno je:
Ako su podaci u aplikaciji točni, u roku od 3 radna dana nakon zaprimanja, obračunat ćemo cijenu naručenih usluga u skladu s aktualnim cijenama objavljenim na našoj web stranici te preračunati pretplatu iz razdoblja u kojem je usluga aktivirana. (sukladno točki 2.3. Postupka plaćanja usluga u EDO sustava).
Sukladno Naredbi Upravnog odbora PFR-a br. 190r od 11. listopada 2007. godine, dokumente UPFR-u možete slati u elektroničkom obliku samo ako ste s UPFR-om zaključili „Ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata u elektroničkom upravljanju dokumentima sustava PFR putem telekomunikacijskih kanala".
Tekst sporazuma može se preuzeti na web stranici Mirovinskog fonda Ruske Federacije ili dobiti od svog UPFR-a.
Za podnošenje izvješća UPFR-u za grad Sankt Peterburg i Lenjingradska oblast također je potrebno:
- Ispuniti "Zahtjev za priključenje na elektroničko upravljanje dokumentima" i potpisati ga u UPFR;
- Pošaljite skeniranu kopiju prijave na e-mail, a original - na adresu 127051, Moskva, poštanski pretinac 40 (s naznakom "za Taxcom LLC, odjel za odnose s korisnicima") ili je pošaljite kurirskom službom u jedan od ureda našeg društvo. Bez toga nećemo moći aktivirati uslugu.
Uslugu možemo aktivirati na datum koji navedete ako:
- Imate važeći ugovor o servisiranju s našom tvrtkom.
- dovoljno na tvoj račun Novac platiti sve naručene periodične usluge (bez obzira na činjenicu plaćanja zaprimljenog računa).
- Vaš tarifni plan omogućuje vam povezivanje smjera mjenjačnice s mirovinskim fondom.
- u programu "Referent" - na kartici "Novosti" u odjeljku "Mailout";
- u sustavu "Online Sprinter" - na kartici "Pisma iz Taxcoma";
- u sustavu 1C-Sprinter - u odjeljku "Regulirano izvješćivanje u dnevniku razmjene na kartici "Ostalo";
- u programu Taxcom-Docliner - na kartici "Pošta" u odjeljku "Pristigla pošta".
Ako se zbog nekih značajki vašeg sustava postavke ne učitavaju automatski, možete ih ažurirati ručno: u programu "Referentni" odaberite stavke "Parametri" - "Okviri za postavke" u izborniku naredbi, u "Postavke" " prozoru koji se pojavi, u stupcu "Kratki" naziv organizacije" odaberite potrebnu tvrtku i kliknite gumb "Učitaj postavke".
Ako koristite sustav Online-Sprinter ili 1C-Sprinter, postavke će se automatski ažurirati.
Ako koristite Taxcom-Docliner:
- pokrenuti program Taxcom-Docliner;
- pritisnite gumb "Postavke" na upravljačkoj ploči;
- u prozoru koji se otvori kliknite "Postavi organizaciju putem Interneta" - "Preuzmi postavke putem Interneta";
- u prozoru koji se pojavi odaberite osobni certifikat za svoju organizaciju i kliknite gumb "Odaberi";
- nakon što je automatska postavka dovršena, pojavit će se prozor "Ažuriraj postavke". U njemu kliknite gumb "Ažuriranje dovršeno!".
- u prozoru postavki kliknite gumb "Spremi".
Također smo spremni doći k vama i pomoći u postavljanju programa. Da biste pozvali Taxcom stručnjaka, nazovite nas na (495) 730-73-45 ili pišite na
Kako biste mogli slati elektroničko izvješćivanje Mirovinskom fondu Rusije putem telekomunikacijskih kanala (TCS), potrebno je sklopiti ugovor s Mirovinskim fondom Ruske Federacije o elektroničkom upravljanju dokumentima (2019.). Za to je potrebno ispuniti i poslati u Fond zahtjev za povezivanje s elektroničkim upravljanjem dokumentima. FIU omogućuje izvješćivanje poslodavcima putem akreditiranog centra za certifikaciju ili putem ovlaštenih predstavnika. Ali u oba slučaja, potrebno je započeti izjavom; kako ga ispravno popuniti, sada ćemo reći.
Electronic Document Management (EDF) PFR i postupak povezivanja s njim
Obveza izvješćivanja u elektroničkom obliku nastaje za one osiguravatelje kod kojih prosječan broj zaposlenih prelazi 25 osoba – stoji u čl. 15. Federalnog zakona "O premijama osiguranja" od 24. srpnja 2009. br. 212-FZ. Takvi poslodavci moraju ovjeriti svoja izvješća FIU-u s poboljšanom kvalificiranom elektroničkom opremom digitalni potpis i poslati putem TCS-a. Za to im je, naravno, potreban takav potpis, kao i oblik ugovora o elektroničkom upravljanju dokumentima s FIU-2019. Svi ostali poslodavci: poduzetnici, privatni bilježnici i odvjetnici sa zaposlenicima, i pravna lica može provoditi EDI s FIU po želji. Istina, sam Fond ima niz argumenata zašto je prikladan i pouzdan. Evo samo neke od njih:
- računovođa ne bi trebao trošiti radno vrijeme za odlazak u ured FIU;
- isključena je vjerojatnost pogreške pri prijenosu podataka iz papirnatog izvješća u bazu podataka Zaklade;
- Izvješće možete podnijeti u bilo koje prikladno vrijeme (navečer i vikendom);
- EDI će ubuduće postati obvezan za sve, bez obzira na broj zaposlenih.
Naravno, da biste počeli podnositi izvješća na ovaj način, morat ćete imati troškove: i vremenske i financijske. Dobivanje kvalificiranog elektroničkog potpisa košta, kao i ugovor o prijenosu podataka i instalaciji potrebnog softver. Iako obično centri za certifikaciju uz opću naknadu mogu svojim klijentima pružiti i EPC i softver uz tehničku podršku. Apsolutno besplatno, poslodavac može preuzeti samo ugovor s FIU-om o elektroničkom upravljanju dokumentima i prijavu za povezivanje.
Odabir EDI operatera
Za praktičnost osiguranika, PFR na svojoj službenoj web stranici daje podatke o akreditiranim organizacijama koje pružaju usluge EDI osiguranicima s PFR-om. Poželjno je s ovog popisa odabrati operatera za rad. Stalno se nadopunjuje i ažurira. Tablica pokazuje:
- ime kompanije;
- tehnologija na kojoj radi;
- kontakt informacije (adresa, broj telefona i e-mail).
Ako organizacija poslodavca planira raditi s ovlaštenim predstavnikom, mora se pobrinuti da radi na softveru dogovorenom s FIU-om.
Kako ispuniti prijavu za EDI
Zahtjev za elektroničko upravljanje dokumentima kod FIU-a trebate započeti tek nakon što osiguranik odabere ovlaštenog predstavnika ili certifikacijski centar koji će pružati usluge prijenosa podataka putem TCS-a. To je zbog činjenice da je u dokumentu potrebno navesti podatke takve tvrtke. Osim toga, morat ćete navesti sljedeće pojedinosti:
- naziv, TIN i OGRN organizacije;
- njegovu pravnu i stvarnu adresu;
- registarski broj u PFR sustavu;
- Bankovni detalji;
- prosječan broj zaposlenih;
- podaci telekom operatera;
- ostale potrebne informacije.
Ponekad zaposlenici certifikacijskog centra ili ovlašteni predstavnik samostalno popunjavaju obrazac ovog dokumenta odmah nakon sklapanja ugovora o pružanju usluga elektroničkog izvješćivanja. U njegovoj kompilaciji nema ništa komplicirano. Sadrži dva odvojena bloka: jedan za pravne osobe, drugi za pojedinačne poduzetnike. Ugovaratelj osiguranja mora ispuniti samo jedan blok u skladu sa svojim statusom. izgleda ovako:
Nakon toga samo trebate potvrditi privolu za obradu osobnih podataka i točnost unesenih podataka potpisom voditelja.
Stručnjaci za PFR, nakon zaprimanja prijave, morat će ispuniti blok koji im je namijenjen, te formirati i dostaviti organizaciji ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata u sustavu za elektroničko upravljanje dokumentima za TCS.
Za početak cjelovite razmjene dokumenata s FIU-om, osiguranik mora prenijeti broj i datum ugovora svom ovlaštenom predstavniku. Također ih možete samostalno unijeti u odjeljak softvera za izvješćivanje koji pruža certifikacijski centar. Upute o tome kako to učiniti možete dobiti od svog operatera.
