Jesu li svi spremni za rad?
Da….
Super, idemo raditi!
Je li situacija poznata?
Smjenski sastanak je najvrjedniji element komunikacije s vašim zaposlenicima. Dobivate priliku motivirati ih, informirati ih o tome koje ključne teme i probleme danas treba pozabaviti te saslušati njihove ideje i prijedloge.
Glavni ciljevi smjenskog sastanka:
1. Povećati entuzijazam zaposlenika koji moraju razumjeti konkretne ciljeve postavljene za dan (motivacija na razini pojedinca);
2. Postići uspješan rad u timu (grupna motivacija);
3. Povećati obim prodaje i razinu prihoda pružanjem besprijekorne kvalitete usluge;
4. Postavljanje cilja i definiranje konkretnog zadatka za smjenu. (Na primjer, plan za prosinac je 2 000 000 rubalja, plan za dan je 64 516 rubalja).
Načini na koje se mogu postići navedeni ciljevi sastanka:
1. Motivacija zaposlenika
2. Informiranje zaposlenika
3. Učinkovito slušajte zaposlenike
sastancima
Omogućuju vam provođenje kontinuirane obuke usmjerene na obavljanje određenih zadataka, a da tome ne posvetite puno vremena. Stoga možemo govoriti o prisutnosti sljedećih prednosti ove metode.
Prednosti:
Za kupca- Poboljšanje atmosfere usluge.
Za osoblje- mogućnost kontinuiranog usavršavanja, usavršavanja.
Za upravitelja, voditelja trgovine- poboljšanje međusobnog razumijevanja s osobljem, prepoznavanje potreba zaposlenika.
Za organizaciju- formiranje korporativna kultura organizaciju i timski duh svojih zaposlenika.
Standardi ispunjavanja smjena
Prilikom održavanja smjenskog sastanka potrebno je pridržavati se određenih standarda, među kojima su sljedeći:
1. Struktura sastanka treba biti jednostavna
2. Provjerite u praksi kako su zaposlenici naučili informacije
3. Završite sastanak
4. Predvidjeti i učinkovito riješiti probleme koji se pojavljuju
5. Napravite završni pregled
Struktura sastanka trebala bi biti jednostavna
pozdrav- mogu biti različiti, ovisno o stilu vođenja sastanka od strane voditelja. Glavna svrha čestitke je privući pažnju svih zaposlenika, kao i ovo pravo vrijeme obavijestite zaposlenike o svom trenutnom obujmu prodaje u trgovini.
Nakratko im javite glavna pitanja o kojoj ćete razgovarati na današnjem sastanku. Da. Učinit ćeš kratki pregled sadržaj vašeg sastanka. Recenzija mora biti kratka, na primjer:
“Danas ćemo razgovarati o načinima povećanja prodaje i što ćemo raditi Praznici».
“Danas ćemo ponoviti fazu uspostavljanja kontakta s kupcem, jer je ona jedna od najvažnijih. Uostalom, u ovoj fazi klijent odlučuje želi li komunicirati s vama ili ne.
Glavno tijelo sastanka
U glavnom dijelu sastanka trebate objasniti zaposlenicima svaki glavni problem tijekom korištenja učinkovite načine prezentiranje informacija kako bi zaposlenici bolje zapamtili glavne točke i opći sadržaj sastanka.
Na primjer: Naslov teme je korištenje postojećih mogućnosti za povećanje prodaje. Raspravite sa zaposlenicima kako možete poboljšati svoje korisničko iskustvo tijekom praznika.
Koristiti vođena rasprava. Zamolite zaposlenike da iznesu svoje ideje, svoja razmišljanja o temi sastanka. Zapišite sve odgovore.
Pitanja i odgovori
U ovoj fazi imate priliku da Povratne informacije od zaposlenika. Mogu vam postavljati pitanja koja mogu, ali ne moraju biti povezana s glavnim temama rasprave. Kada dajete povratne informacije i postavljate pitanja, morate biti konkretni.
Na primjer: Trebate li kakve informacije o organizaciji rada u dane praznika?
Pregled
U ovoj fazi trebate ukratko podsjetiti o onome o čemu ste govorili tijekom cijelog sastanka.
Na kraju sastanka trebate napraviti konačan pregled ciljeva koje ste postavili za ovu smjenu kako bi zaposlenici osjetili njihovu važnost i kako biste bili sigurni da su ti ciljevi ispunjeni. jasno, konkretno i realno. Pregled bi trebao biti kratak i ne smije dodavati nove ideje. Bit će bolje ako postavljate otvorena pitanja o ključnim temama o kojima se raspravljalo tijekom sastanka.
Na primjer: "Irina, reci nam što si danas naučila o tome kako poboljšati uslugu korisnicima tijekom praznika"
Takav pregled postavljenih ciljeva također će omogućiti budi siguran Vi da oni:
realno i specifično te da bi zaposlenici mogli trebati daljnji razvoj ili obuku tijekom dana.
Zaključak - poziv
Poziv na akciju. Prije početka rada potrebno je potaknuti što više entuzijazma u zaposlenike...
Mogući problemi
Potrebno je unaprijed isplanirati mogućnost eventualnih problema. Tipični problemi koji se mogu pojaviti tijekom sastanka smjene su sljedeći:
- Pogrešan odabir mjesta sastanka. Morate odabrati mjesto sastanka koje na najbolji način bio bi prikladan za rješavanje pitanja koja proizlaze iz vaših zaposlenika ili raspravu o glavnim temama koje ste pripremili za ovaj sastanak. Na primjer, ako je glavna tema sastanka kvaliteta korisničke usluge na blagajni, održite sastanak blizu ladice s gotovinom.
- Odstupanje od teme rasprave. Ako se striktno pridržavate strukture sastanka, možete izbjeći moguća odstupanja od teme. Ako ipak dođe do odstupanja, pokušajte se vratiti na glavnu temu rasprave. Na primjer:
- « Svetlana, ovo je vrlo zanimljiva ideja i o njoj ćemo razgovarati sutra na sastanku, ali sada se moramo vratiti na razgovor o učinkovitim načinima pružanja usluga našim klijentima tijekom praznika.”
- Previše glavnih tema za raspravu. Ako su vaši zaposlenici preopterećeni informacijama, bit će zbunjeni i neće se moći sjetiti osnovnih pitanja. U idealnom slučaju, ne bi trebalo biti više od 3 glavne teme rasprave. Ako, kada raspravljate o ovoj temi, trebate koristiti igranje uloga ili demonstraciju vještine ili postupka, tada dopustite samo jednu temu za raspravu po sastanku.
- Zaposlenici koji u svom poslu zaostaju za drugima. Takve zaposlenike ne smijete javno kritizirati ili grditi. Odmah nakon završetka sastanka razgovarajte s njima nasamo o problemu zaposlenika.
Poštovani kolege, nadamo se da će vam ovaj članak biti od koristi. Što vam se najviše svidjelo? Što biste željeli prijaviti? Napišite nam recenziju ili ostavite svoja pitanja.
Pratite nove članke, ostvarite rezultate!
Srdačan pozdrav, Diamond-training team
Redoviti prodajni sastanci bitan alat upravljanje voditeljima prodaje, što ne smije zanemariti niti jedan voditelj odjela prodaje. Sastanci mogu biti tjedni ili dnevni, ovisno o specifičnostima vašeg posla. Ali oni bi trebali biti redoviti i neizbježni i održavati se barem jednom tjedno.
Ključna funkcija redovitih sastanaka je priprema prodavača za prodaju, razmjena iskustava, donošenje novih ideja, stjecanje novih vještina, postavljanje raspoloženja za pobjedu i podizanje morala.
Glavna je nevolja takvih sastanaka što se često pretvaraju u dosadna okupljanja, kojima i šef i podređeni služe kao svojevrsna dužnost. Prvi ne zna što reći novo i održava takve sastanke samo zato što je to potrebno ili vlasti inzistiraju, a drugi, ne videći korist, tretiraju ih kao nužno zlo, gubeći raspoloženje za produktivan rad tijekom takve zabave. Rezultat je gubitak dragocjenog vremena i gubitak energije i emocija.
Ali sastanci su zaista potrebni. Nemate izbora trčati ili ne trčati. Postoji samo jedan odgovor – svakako to učinite.
Zaključak – trebate imati svaki tjedan dobra tema za sastanak i jasno razumjeti koje nove stvari možete prenijeti svojim prodavačima kako bi poboljšali njihov rad. To je veliki problem za mnoge rukovoditelje prodaje.
Nikada ne biste trebali gubiti vrijeme svojih prodavača, ali je također pogrešno preopteretiti ih informacijama. Morate jasno uspostaviti ravnotežu između planirane produktivnosti i ugodnog okruženja i atmosfere. Ključ uspjeha u takvom događaju je učiniti ga zanimljivim, korisnim i pozitivnim.
A danas vam želim ponuditi nekoliko savjeta kako svoje redovite prodajne sastanke učiniti učinkovitijima.
Postavite pravila i imenujte starijeg, koji će to striktno provoditi kako bi sastanci tekli dobrim tempom i ne bi se odugovlačili po pola dana ili odlazili u noć ako sastanke održavate navečer.
Dobar početak je napola gotov. Ako sastanak započnete u 7:30 sati, kako biste imali vremena za rješavanje svih pitanja prije početka radnog dana, ponudite zaposlenicima kavu, kupite tortu ili bombonjeru. To neće nikoga upropastiti, ali će stvoriti izvrstan zaostatak – vaši zaposlenici će započeti sastanak u dobra lokacija duh. I situacija će biti manje napeta.
Svakako odvojite vrijeme za označite uspjeh svojih prodavača javno na sastanku - čestitajte Ivanovu na ispunjenju plana, aplaudirajte cijelom odjelu Sidorove, jer je konačno završila složeni veliki posao koji je vodila nekoliko mjeseci, Marko Petrov što je Ivanu Ivanoviču prodao veliku seriju vaše robe , iako prije toga nitko nije mogao prići Ivanu Ivanoviču i zatvoriti se, jer je bio najkapriciozniji i najnepovoljniji klijent. Pokažite prodavačima da cijenite njihov uspjeh i potaknite ih na nove pobjede.
Svakako ispričajte priču. zanimljive priče prodajnog iskustva je u potpunosti na zalihi kod svakog iskusnog prodavača. Naravno, vaša priča treba nešto ilustrirati i imati neko praktično značenje. Trebao bi biti pozitivan i rješavati neki specifičan proizvodni problem.
Pozovite vanjskog govornika na sastanak. Ovo je jako učinkovit prijem i radi odlično. Treća osoba uvijek budi interes među zaposlenicima i dopušta malo odvraćanja od uobičajene rutine.
Tko može biti takva osoba?
Najbolja opcija je da pozovete svog redovnog kupca i dopustite mu da vam kaže zašto kupuje od vas, što mu se sviđa u vašem proizvodu i vašoj tvrtki te odgovori na pitanja vaših prodavača. To će vašim zaposlenicima dati ogromno povjerenje u proizvod i tvrtku. Uostalom, nema ništa gore od sumnje treba li netko vaš proizvod. A oni uvijek nastaju od prodavača kada nešto krene po zlu.
Gostujuća zvijezda na vašem sastanku može biti više od klijenta. Pozovite svog šefa Odjel proizvodnje, neka priča o proizvodima, koji novi proizvodi se očekuju u bliskoj budućnosti u liniji proizvoda, što se radi na poboljšanju kvalitete proizvoda. Ako se kupci žale na proizvod, neka saslušaju te pritužbe vaših prodavača.
Nazovite financijskog direktora i neka priča o cijeni proizvoda koji prodajete, o strukturi troškova, kako bi prodavači razumjeli što visoka cijena na proizvod nije posljedica nečije pohlepe, već objektivna stvarnost utemeljena na tržišnim čimbenicima.
Nazovite direktora marketinga i neka vam kaže koje su marketinške aktivnosti planirane u tvrtki za promociju proizvoda, zaštitni znak i olakšati rad prodavačima. Neka priča o konkurentskim prednostima vašeg proizvoda. Obično su poznati prodavačima u općenito govoreći ali ponavljanje je majka učenja. Kao što pokazuje praksa, nikada nije suvišno podsjetiti prodavače na njih.
Nazovite voditelja odjela dostave, neka priča o tome što se događa u njegovom odjelu, neka odgovara na pitanja zaposlenika, pogotovo ako ima problema s dostavom i ima pritužbi kupaca.
Provedite dan čitanja: Tema vašeg sastanka mogla bi biti rasprava o tome što vaši prodavači čitaju po struci. Čitaju li stručnu literaturu? Nadam se da ne trebam objašnjavati zašto je to potrebno? Morate kontrolirati ovo pitanje, a sastanak je izvrstan alat za kontrolu. Svakako bi trebali čitati knjige i časopise o prodaji kako bi poboljšali svoje profesionalnoj razini. A zadatak za vaš sljedeći sastanak može biti samo sljedeći: svatko na sastanku treba reći neku tehniku prodaje koju je pročitao u knjizi ili časopisu i koju koristi ili planira koristiti u svom radu. Prvo, treba čitati ne samo tako, da kasnije sve nestane iz glave. Morate pročitati da biste se prijavili. A ako je pročitate, pa čak i kažete drugima, i sami se sjećate iz škole da se takva lekcija bolje uči. Dakle, neka svatko ponudi nekakav čip, negdje oduzet, a ostali raspravljaju o tome, pronađu prednosti i nedostatke. Ovo je opet timski rad, što je jako dobro.
Nitko nije otkazao igranje uloga! Nema korisnijeg treninga od lažne prodaje, gdje jedan zaposlenik igra ulogu prodavača, a drugi ulogu kupca. A onda tim raspravlja o greškama i sretno ..
Provedite sesije razmišljanja. Neka svatko dođe na sastanak sa svojim problemom na koji se susreo u procesu komuniciranja s klijentom, sa svojim prigovorom na koji nije našao ništa za odgovoriti, i potražiti odgovore kolektivno.
Također možete razmišljati o tome kako možemo prodati više. Ponekad se u takvim razgovorima rađaju dobre ideje, potaknite svoje prodavače na stvaranje i kreativnost, to je ionako vrlo korisna vještina.
izazvao snažan odjek među svojim čitateljima. Nekoliko mojih klijenata priznalo je da su se prepoznali u ispričanoj priči: kažu, članak je “na temu dana” i “ne u obrvi, već u oku”. S obzirom na relevantnost pokrenute teme, želio sam je nastaviti i govoriti o ključnim točkama koje je korisno slijediti prilikom provođenja promjena u poduzeću.
Zapravo, takav ključne točke samo dva.
Prije svega, važno je osigurati da se vijesti o planiranim promjenama u tvrtki korektno prenesu osoblju, te da im ne padaju poput "snijega na glavu" ili se ne prenose u iskrivljenom obliku putem internog "pokvarenog telefona". ". Drugo, pripremite se (prije svega moralno) na otpor zaposlenika prema inovacijama (to je prirodna reakcija) i na primjenu nepopularnih mjera protiv njih (sve do uzornih otpuštanja). Pogledajmo pobliže izrečene teze i vaše moguće postupke.
Dakle, odmah nakon što ste se odlučili za novu strategiju razvoja tvrtke, odredili rokove i kriterije za uspješnost njezine implementacije, potrošite glavna skupština s osobljem pogođenim ovim promjenama. Ako je vaša tvrtka mala, održite sastanak osobno - to će ojačati vaš kredibilitet i učiniti promjene koje provodite značajnijim.
Tijekom sastanka recite zaposlenicima zašto ste se odlučili na promjenu, kakvo je trenutno stanje u tvrtki te što ugrožava tvrtku i sve prisutne posebno ignoriranjem ove situacije. Zatim objasnite prednosti i izglede za osoblje od planiranih inovacija.
Zapravo, morate svojim zaposlenicima “prodati” novu strategiju razvoja tvrtke kako bi ona bila lojalno prihvaćena od strane njih i maksimalno “zaživjela”. kratko vrijeme. Strategija za takvu prezentaciju vrlo je slična onoj koju sam opisao. Pritom pokušajte razgovarati o onome što je važno i vrijedno za vaše zaposlenike, a ne o "fizičkom konju u vakuumu". Najvjerojatnije će vaše osoblje biti više inspirirano argumentom: “Sada ćete imati priliku napraviti karijeru u našoj tvrtki” nego “Zahvaljujući ovim inovacijama, tvrtka će puno uštedjeti na fondu plaća.”
Osobno volim jagode s vrhnjem, ali ribe iz nekog razloga više vole crve. Zato kad idem na pecanje ne razmišljam o tome što volim, nego o tome što voli riba. © D. Carnegie
Ako su promjene koje planirate dovoljno velike, dobra odluka uspostavit će "prijelazno razdoblje" za restrukturiranje kadrova na "novim tračnicama". Ovisno o globalnoj prirodi promjena, možete odrediti razdoblje od 2 tjedna do mjesec dana.
U tom "prijelaznom razdoblju" osoblje će već morati djelovati na nov način, u skladu s novim utvrđena pravila(sukladno tome, potražnja će već biti po novim standardima), ali će istovremeno kazne za učinjene pogreške biti minimalne ili će ih uopće izostati.
Vrlo je važno da, uz to, vodite računa o osposobljavanju zaposlenika novim standardima rada kako vaši ljudi ne bi bili prepušteni sami sebi, već dobili brze upute i odgovore na svoja pitanja (to može biti i dnevno i 10- minutni sastanci za planiranje prije početka radnog dana).
Ujedno dajte do znanja osoblju ako imaju popravljeno vrijeme nema pitanja i pojašnjenja u vezi s inovacijama, tada se po defaultu pretpostavlja da zaposlenici sve razumiju. Stoga se na kraju „prijelaznog razdoblja“ ne prihvaćaju izgovori o nepravilnom obavljanju posla poput „Nisam razumio kako to učiniti kako treba“ i ubrajaju se u pogreške i kršenja (sa svim posljedicama).
Sljedeći važan korak je osigurati da je svaki zaposlenik dovoljno upoznat s novim "pravilima igre". Ispišite nove standarde (ili, u ekstremnim slučajevima, zapisnik sa sastanka) i dajte ga svima nazočnima uz potpis, a zaposlenicima odredite i rok da temeljito prouče priložene dokumente.
Razmotrite kazne za nepošten odnos prema zadatku: od ukora s upisom u osobni dosje do novčane kazne. Obavezno provjerite provedbu svoje narudžbe, inače će podređeni brzo "presjeći" da nije potrebno ispunjavati vaše naredbe i "ništa im se neće dogoditi". Sukladno tome, oni će raditi "na starinski način", a vaši pokušaji da napravite promjene u tvrtki će potonuti u zaborav.
Dakle, do dogovorenog datuma možete organizirati testiranje osoblja za poznavanje novih standarda rada, a za one zaposlenike koji nisu završili ili su se loše nosili sa zadatkom, postaviti "razdoblje ispravljanja" od 1-2 dana. Nakon toga, ponovno testirajte i primijenite odgovarajuće kazne za one koji su ovaj put ignorirali vašu naredbu, bez obzira na dosadašnje zasluge “krivih”.
Oduprite se iskušenju da se nagovarate i/ili samo "ukorite". Praksa pokazuje da uvjerenja "riječima" ne pomažu, a ljudi će se svaki put nadati da će "možda propasti". Prenesite ozbiljnost svojih namjera kažnjavanjem rubljom. Ili čak i zbogom nelojalnim zaposlenicima. Često su 1-2 pokazna otkaza dovoljna da ostali odjednom počnu uspijevati, a tvrdnje i nezadovoljstvo sami od sebe ispare. Osim toga, u većini slučajeva podučavanje nove osobe od nule mnogo je lakše od prekvalifikacije.
Ako ostavite “pokorne” zaposlenike u poduzeću, onda će to, prvo, biti “loš primjer” za ostale, a drugo, ti “trojanci” iznutra mogu razgraditi tim na način da ćete tada biti prisiljen potpuno zamijeniti cjelokupno osoblje.
“Imam menadžerski tim. Među njima je i osoba koja želi pokoriti tim, ali to ne čini otvoreno, nego tiho... Kad ona Loše raspoloženje ona ga pokvari drugim menadžerima. Kada sam ja prisutan u tim trenucima, ona zašuti i ne govori ništa, ali voli pričati iza leđa, tiho se ići žaliti. Zbog toga je upravitelj smijenjen s dosadašnjeg voditelja prodaje i tri menadžera. Ovdje radi dugo, oko 4 godine. Sukladno tome, zasad ima jak adut, da već dugo radi. Napravio sam analizu njezina rada - na nju su prebačeni svi klijenti smijenjenih menadžera, ona se nosi sa svojim poslom, radi ga profesionalno, ali u osobni plan razgrađuje tim, zbog toga nastaje nered, stalno se moraš naprezati oko toga i iznuđivati neke radne momente. © Iz privatnih razgovora s voditeljima
Zapamtite: kancerogeni tumor mora se ukloniti na vrijeme. Nemojte se bojati biti "loš". Ne, sigurno te ne potičem da postaneš tiranin. Samo se zalažem za jednako poštene zahtjeve prema svakom zaposleniku tvrtke.
Možete voljeti one koje naručite, ali im ne možete reći o tome. © Antoine Saint-Exupéry
Uostalom, ovdje nemate interesni klub. Plaćate ljude da rade prema pravilima koja ste postavili. Štoviše, ova pravila se mogu promijeniti jednostrano. A ako dopustite zaposlenicima da vas "guraju" i mijenjaju pravila "za sebe", na njima prikladan način, možete završiti s potpuno drugačijim rezultatom nego što ste očekivali kada su sve te promjene krenule.
Čini se samo da “dobro, ovdje ćemo malo popustiti”, “ovdje ćemo smanjiti zahtjeve”, “a ovo možda uopće nije potrebno.” Zapravo, samo besprijekorno poštivanje pravila ključ je stabilnog rezultata.
Želite li peći ukusna torta- pridržavajte se pravila (recepta): treba posebno umutiti jaja, staviti točno 200 g brašna, peći točno 60 minuta i to samo na temperaturi od 200 stupnjeva.
Ako želite doći od točke A do točke B, slijedite pravila promet: držite se desnog kolničkog traka, zaustavite se na crvenom semaforu, nemojte pretjecati na neprekidnom.
Želite li smršaviti, pridržavajte se pravila zdravog načina života: unosite manje kalorija nego što ih trošite, vježbajte, jedite više povrća i voća, a manje masnog i slatkog itd.
Zamislite kakav bi nered počeo da svi vozači ne voze kako bi trebali, nego kako im je volja? Što se događa ako u kolač umjesto brašna stavite sol? Ili dodati ne 200 g brašna, već kilogram? Ili pecite ne 60 minuta, nego samo 6? Hoćete li dobiti rezultat koji očekujete?
Dakle ovdje. Ako ste odlučni provesti promjene u tvrtki, samo naprijed, bez obzira na sve, strogo zahtijevajte da se osoblje pridržava svih točaka kako je predviđeno. I bez žaljenja, recite zbogom onima za koje se pokazalo da su s vama "ne na putu". Inače će vaše vrijeme i drugi resursi utrošeni na razvoj nove strategije biti izgubljeni, a stvari će ostati na istom mjestu. A to znači da ćete i dalje gubiti dobit.
Sastanci bi trebali biti poput začina posipanih po jelu. Previše začina pokvari jelo. Previše sastanaka uništava moral i motivaciju prodajnih predstavnika.
Evo 5 savjeta koje možete upotrijebiti da sastanke učinite učinkovitijima.
1. Imajte jasan plan i svrhu sastanka
Pripremite se za sastanak kao poslovni sastanak, gdje imate jasan, definiran cilj. Zamislite prodajne predstavnike kao poslovne partnere s kojima želite poslovati.
Primjer početka sastanka:
“Pred nama je zadatak povećanja obima prodaje povećanjem učinkovitosti rada na ruti za više od 75%. Koja je učinkovitost rada na ruti, želim vam pokazati kratki video(pokažite ovaj video isječak do razdoblja 1:14).
Nakon toga navedite svrhu sastanka: "Svrha današnjeg sastanka je planiranje ciljeva za svaki dan na vašoj ruti za siječanj 2016. (4 tjedna)".
2. Zakažite vrijeme sastanka
Znate li što vas najviše nervira kada se sretnete? Nije jasno kada će sve ovo završiti. Provjerite jeste li postavili jasno vrijeme sastanka. To će je učiniti produktivnijom, jer će svi znati da vrijeme ističe. Postavite vrijeme za svako pitanje i slijedite to vrijeme.
Primjer:
Radno vrijeme za danas:
- Dogovoriti Plan broja posjeta za svaki dan za period od 4 tjedna - od 4. siječnja do 31. siječnja 2016. godine. Vrijeme - 1 sat.
- Planirajte koeficijent povećanja učinkovitosti rada na ruti na temelju prošlih performansi za svaki dan. Vrijeme - 30 minuta.
- Odgovori na uobičajena pitanja. Vrijeme - 20 minuta
3. Pozovite samo prave ljude
Vrlo često se na sastanke poziva cijeli tim prodajnih predstavnika, čak i ako ih se to ne tiče. Često, radi analize pogreške nekog od prodajnih predstavnika, pozivaju sve na sastanak kao odgojnu mjeru. Izbjegavajte ovakvu vrstu okupljanja za sve. Cijenite vrijeme svake osobe i pozovite samo one koji su obavezni da budu na sastanku.
U našem primjeru na sastanak pozovite samo one prodajne predstavnike čija je ocjena izvedbe rute niža od utvrđena norma, recimo ispod 75%. Ispišite oglas i postavite ga na oglasnu ploču:
Znate koliko mrzimo sami dolaziti na sastanke. Ova praksa održavanja ovakvih sastanaka je i edukativne prirode. Prodajni predstavnici će misliti: “Radije bih napravio brojku od 75% i ne bih otišao na sastanak koji mi oduzima 2 sata vremena, a još više vikendom.”
Ali postoje sastanci na koje se moraju potaknuti svi prodajni predstavnici. Da biste to učinili, napišite oglas koji će ih potaknuti da dođu na njega.
Na primjer:
4. Dajte svima priliku da govore
Postoje studije koje su pokazale da većinu vremena na sastancima govore samo vođe. Pokazalo se da to uništava mogućnost inovacije u tvrtki, jer postoje samo ideje voditelja. Dajte osoblju priliku da izrazi svoje ideje i podijeli informacije. Kada osoba osjeti da je cijenjena, tada ima dodatni poticaj za upoznavanje.
Primjer:
“Odabrali smo 20 stavki koje tvrtki donose 50% bruto dobiti. S ovog popisa odabire se 5 specifičnih artikala, koje će biti dodijeljene svakom prodajnom mjestu kao standard za naručivanje po asortimanu.
Želio bih čuti vaše mišljenje o tome koje pozicije treba osigurati za svaki segment maloprodaje, a koje pozicije odabrati za “teška” prodajna mjesta.”
5. Koristite programe za praćenje zadataka
Često se održavaju sastanci kako bi se saznali rezultati prodajnih predstavnika za tekući dan i otkrili razlozi nedostatka narudžbi i plaćanja za prodajnim mjestima. Ali to se može naučiti na daljinu ako imate automatiziranu kontrolu srednjih i konačnih rezultata za dan za svaku rutu. Time ćete se riješiti nepotrebnih jutarnjih i večernjih sastanaka, a što je najvažnije, povećati učinkovitost prodajnih predstavnika.
Najavite da će sastanak početi u 14:00 sati i da će početi tek u 14:10 sati. Zakažite sastanak za 10:13 i zaposlenici će vas shvatiti doslovno.
Cyril Northcote Parkinson
U ovoj recenziji: kako provesti učinkovit sastanak, koji su kriteriji za učinkovitost sastanaka. Također će se razmotriti glavne faze i pravila koja će pomoći u održavanju visokokvalitetnog sastanka i postizanju postavljenih ciljeva.
Da biste utvrdili učinkovitost sastanaka, provedite eksperiment. Pažljivo zapišite sva pitanja koja vam se podređeni obraćaju (u pojedinačno, na e-mail). Izbrojite broj pogodaka. Razmislite koji se od ovih problema može riješiti jednom na sastanku i izračunajte koliko ćete vremena uštedjeti.
Kako se vaša tehnika susreta bude poboljšavala, broj tih "smetanja" će se definitivno smanjiti.
U mnogim organizacijama nije uobičajeno sastanke smatrati radnim alatom koji vam omogućuje rješavanje svakodnevnih problema. Uglavnom, sastanci se održavaju kaotično, s vremena na vrijeme, nisu pripremljeni, Vođa ne zna kako ih voditi. Stoga mnogi sudionici sastanka pogrešno percipiraju informacije („nisam čuo“, „nisam razumio“, „zaboravio“), prava rješenja nisu prihvaćene (odgođene i obješene), a ako se prihvate, često se ne pogube.
Statistika kaže sljedeće: „Kada menadžeri počnu održavati sastanke sa svojim podređenima, u početku im ne daju od velike važnosti i ne očekuj puno od njih. Ali što duže održavaju sastanke, postaju korisniji. Kao prvo, na taj način “guraju” 90% rutine. Menadžeri ne trebaju tako strogo kontrolirati zaposlenike – rezultati govore sami za sebe, a to je veliki poticaj za osoblje. Sastanci pomažu u racionalizaciji rada Društva i odmah postaje jasno što dalje treba učiniti.
Ali da bi sastanci stvarno funkcionirali, morate uzeti u obzir mnoge suptilnosti njegovog vođenja.
Iskusni vođa zna da sastanci stvaraju organizaciju. Uz njihovu pomoć možete održavati komunikaciju unutar tvrtke i provoditi donesene odluke, provjeravati stupanj pristupa ciljevima i rušiti barijere među zaposlenicima. Ako ne održavate sastanke sa svojim podređenima, tada će se pojaviti problem glasina, što dovodi do nejedinstva i neizvjesnosti zaposlenika u budućnosti, a potom i do gubitka kontrole.
Dobro organiziran i proveden sastanak omogućuje:
- brzo riješiti trenutne probleme u timu;
- motivirati osoblje za provedbu plana;
- prikupiti mišljenja i testirati planirane promjene;
- formirati tim iz tima;
- pokrenuti tvrtku naprijed što je brže moguće i uz minimalne troškove;
Nažalost, sveučilišta ne uče kako pravilno održavati sastanke...
S nekim od najčešćih pogrešaka u vođenju sastanaka i metodama za njihovo ispravljanje, upoznat ćemo vas u ovom pregledu.
Prilikom održavanja sastanaka potrebno je uzeti u obzir 3 glavne točke:
- TIJEKOM
- i NAKON sastanka.
Što treba učiniti PRIJE sastanka?
1. Odaberite nekoliko vrsta sastanaka koje ćete održavati redovito. Definirajte njihova pravila i provodite ih prema rasporedu. Dok se ne sastajete redovito, vaš tim se neće razvijati.
2. Iznenadni sastanci izazivaju nepotrebne razgovore, tjeskobu, a ponekad i strah od administratora. Takve sastanke organizirajte iznimno rijetko, samo u slučaju “požara”. Na hitnim sastancima pozabavite se samo jednim problemom. Hitni sastanci trebaju biti kratki (pokušajte zadržati manje od 45 minuta, čak i ako je to složeno i teško pitanje). Jasno formulirajte i unaprijed komunicirajte: svrhu sastanka, sudionike, vrijeme od ... do ..., mjesto. Neka se zaposlenici ne okupljaju nepotrebno, već se mirno bave svojim glavnim poslom, naime, zaradom.
3. Izuzetno je teško pripremiti se za svaki susret. Gdje mogu naći vremena za ovo? Stoga je optimalno to učiniti jednom Pravila montaže, u koji zapisujete sve važni aspekti: redovitost sastanka (mjesečno/tjedno), vrijeme i mjesto sastanka, sudionici, pitanja za sastanak. Sada morate pripremiti ne sastanak, već samo informacije o svakom pitanju.
4. Dupliciranje informacija na različitim sastancima izaziva opće nezadovoljstvo administratora - svatko cijeni svoje vrijeme. Razmotrite samo hitne stvari. Nemojte se ponavljati – pravite generalizacije, reference. Sve što je moguće prenesite na ploču u vizualnom obliku – tablice, grafikoni. Tada neće biti potrebno čitati, možete odmah nastaviti s analizom. (Osim toga, prema nekim procjenama, do 55% ljudi je vidno, a percipiraju sluhom nove informacije loše - ne više od 7% svih informacija).
5. Napravite obrazac za izvješće o čemu će svi izvještavati.
Prvo, svatko će znati što točno ima za reći i unaprijed će pripremiti brojke.
Drugo, ovo izvješće možete vidjeti unaprijed, što znači da se možete pripremiti za sastanak i napraviti analizu informacija, zaključaka i razmisliti o odlukama.
Treće, informacije će ostati za povijest/statistiku, što je neprocjenjivo za poslovanje.
Za pitanja koja nisu redovita pripremite podatke zasebno.
6. Dobro razmislite što želite postići po svakom pitanju i kako ćete to točno učiniti. Ako je moguće, recite tekst sebi ili nekom drugom. počistiti nepotrebne riječi. Govorite jasno i jednostavno. Pripremite se svaki put – tako ćete uštedjeti vrijeme i vrijeme vaših zaposlenika.
Što treba učiniti TIJEKOM sastanka?
1. Ako netko nije na sastanku, razmislite kako može saznati za donesene odluke. Na početku sastanka odredite odgovornu osobu koja će zapisati glavne točke i zadatke.
2. Naučite se samodisciplini, razvijajte Pravila susreta i ne podležite iskušenjima i „kreativnim impulsima“. Nemojte preskakati sastanke: ako vaš tjedni sastanak pada na državni praznik, pomaknite ga na drugi dan i prijavite ga na prethodni sastanak.
Uvijek počnite na vrijeme! Nikada nikoga ne čekajte - "brod kreće točno po rasporedu." Samo tako ćete moći sve naviknuti da se okupljaju točno po Pravilniku.
Ako je vrijeme da promijenite Pravila, napravite izmjene u pisanom obliku, obavijestite sve o tome i ponovno živite po Pravilima.
3. Ne dopustite govorniku da odstupi od Pravila. Odmah prekinuti: „Vaše vrijeme je isteklo. Skrenuo si s teme." Vodite sastanak prema sljedećoj proceduri: postavljeno je pitanje, svi su prijavili, problem je identificiran, svi su se oglasili. Voditelj je sažeo, upitao: „Ima li još pitanja i mišljenja o ovoj točki? Ne. Idemo dalje." Sudionike također treba kompetentno podučiti, da sudjeluju na sastancima.
Najprije morate objasniti pravila igre, a zatim ih slijediti: prekinuti govornike, dati - kratko i jezgrovito - ocjenu informacija i djela.
4. Ako na sastanku vlada bolna i dosadna atmosfera, onda se raspravlja o možda nebitnim pitanjima – važna pitanja uključuju sve. Ili su podređeni zatvoreni, ne vjeruju vam, boje se izraziti svoje mišljenje. Ili su možda svi samo umorni.
Uvijek pazite na raspoloženje prisutnih. Brzo reagirajte na situaciju. Pokušajte smiriti situaciju, šalite se. Neka se sudionici nasmiješe i problemi će se brže riješiti.
5. Svaki sudionik mora govoriti. Voditelj započinje i završava sastanak – iskoristite ove trenutke na najbolji način. Svatko bi trebao imati “riječ” o tekućim i razvojnim pitanjima. Jedna primjedba govornika ne smije biti dulja od 3-5 minuta. Uključujući Vođu.
Kao rezultat, svi su uključeni i aktivno uključeni u rješavanje problema.
6. Neka svaki zaposlenik izvješćuje o svojim rezultatima.
7. Neka svi prvi govore, uključite se u raspravu, pitajte svačije mišljenje.
8. Vođa mora znati kada i kako pravilno hvaliti i grditi, ohrabrivati i kažnjavati, a susret je najviše pravo mjesto za ovo. Informirajte se prije sastanka i pripremite svoje mišljenje, a ako je potrebno, to će vam pomoći da brzo odgovorite na činjenice i odmah imate pravi utjecaj na tim. Ponekad je nemoguće pripremiti se unaprijed, ali morate brzo reagirati, ostaviti pitanje po strani i reći: "Razmislit ću o tome" - ne možete. Najlakši način da se ovaj problem tehnološki riješi je usporedba brojki za proteklo razdoblje s najnoviji rezultati. Treba postojati samo rast. Tko ima rast - bravo. Tko nema rasta - crveni signal. Možete plesati iz plana: „Držimo li se? Kako možemo povećati učinak?
9. Ako se iznenada na sastanku pojavi potreba za raspravom o nepripremljenom pitanju i ishitrenoj odluci na samom sastanku, tada ćete odgoditi raspravu, a još više odluku. Najviše što možete učiniti je saslušati mišljenje drugih sudionika, ako je i za njih relevantno. Zapišite pitanje da ne zaboravite. Vratite se k njemu nakon sastanka i odlučite što ćete s njim.
10. Koristite alat "izvršenje" s krajnjim oprezom - njegova moć je vrlo velika, možete je okrenuti protiv sebe. Ako je nemoguće ne grditi, prelijte ga najjačem. Ostali će sve sami razumjeti. Nikada ne grdite sve odjednom, kako ne biste postali opozicija timu. Mnogo je učinkovitije provoditi “debrifing” prema shemi: “Pogriješili smo, napravili smo to i to, i to je dovelo do toga. Kako ćemo popraviti situaciju i kako ne dopustiti da se dogodi sljedeći put?”
11. Rezultat svakog sastanka trebaju biti akcije, konkretna djela inače nema smisla skupljati. Do kraja sastanka svatko bi trebao znati što i kako mora učiniti da donesene odluke provede. Zadatak Voditelja je provjeriti jesu li odgovorni stvarno preuzeli odgovornost i spremni su provesti postavljene zadatke. Da biste to učinili, izvršite procjenu rizika, pitajte svakog sudionika: „Što vas može spriječiti da postignete svoje ciljeve? Koje rizike vidite? Ako nije moguće donijeti odluku u okviru ovog sastanka, recite gdje će i kada biti donesena i tko je za to odgovoran.
Što treba učiniti NAKON sastanka?
1. Po izlasku sa sastanka sudionici moraju imati jasnu predodžbu o stanju u Društvu i što svaki pojedinac mora učiniti kako bi krenuo prema zajedničkom i osobnom cilju. Ostavite dokumentarne tragove nakon sastanka: odredite osobu odgovornu za vođenje zapisnika sa sastanka, neka zapiše donesene odluke.
2. Donesene odluke mora biti pod nadzorom voditelja, provjeriti, implementirati. Ako ste si barem jednom dopustili da "pustite na kočnici" provedbu vašeg zajednička rješenja, zašto bi onda netko sljedeći put slijedio druge odluke sastanka? Ne održavajte sljedeći sastanak, otpustite ljude - idite provoditi donesene odluke.
3. Menadžer bi trebao napraviti analizu svojih pogrešaka nakon sastanka. Ponovno pregledajte plan sastanka. Skrolajte u glavi kako ste to učinili. Zapišite preporuke za sebe
Koliko često trebate imati sastanke sa svojim zaposlenicima? Kako misliš? O čemu ovisi?
“Debriefing” o tipičnim problemima sasvim je prikladno raditi na mjesečnim sastancima, ako takve sastanke imate.Ako hitno trebate prenijeti informacije zaposlenicima u vezi s bilo kakvim promjenama u Društvu, te promjene možete prenijeti elektroničkim putem.
Postoji još jedan zanimljiv način provjeriti kvalitetu vaših sastanaka znači saznati kako se oni koji su odsutni osjećaju o tome. Zašto nisu bili na sastanku? Uznemireni su što su propustili sastanak i pedantno od prisutnih saznaju što ih je prošlo. Ili su imali bolje stvari za napraviti? Donesite odgovarajuće zaključke.
Ne zaboravite da se pravila sastanaka također trebaju redovito mijenjati. To se odnosi i na pitanja koja se razmatraju i na učestalost sastanaka. Vaši podređeni odrastaju, uče raditi: i prijavljivati i rješavati probleme. Postupno smanjite vrijeme za preispitivanje trenutne situacije. Povećajte vrijeme za rješavanje problema i, naravno, za pitanja njihovog razvoja. Tjedni ritam omogućit će vam da imate vremena za dovršetak zadataka za sastanak. Treba im vremena i trenutni rad nitko nije otkazao.
