¿Están todos listos para trabajar?
Sí….
¡Genial, vamos a trabajar!
¿Es conocida la situación?
La reunión de turno es el elemento más valioso de comunicación con sus empleados. Tienes la oportunidad de motivarlos, informarles sobre los temas y problemas clave que deben abordarse hoy y escuchar sus ideas y sugerencias.
Los principales objetivos de la reunión de turno:
1. Aumentar el entusiasmo de los empleados que deben comprender las metas específicas establecidas para el día (motivación a nivel del individuo);
2. Lograr trabajo exitoso en equipo (motivación grupal);
3. Aumentar el volumen de ventas y el nivel de ingresos brindando una calidad de servicio impecable;
4. Establecer una meta y definir una tarea específica para el turno. (Por ejemplo, el plan para diciembre es de 2 000 000 de rublos, el plan para el día es de 64 516 rublos).
Formas en que se pueden lograr los objetivos declarados de la reunión:
1. Motivación de los empleados
2. Informar a los empleados
3. Escuche efectivamente a los empleados
reuniones
Te permiten realizar una formación continua encaminada a realizar tareas específicas sin dedicarle mucho tiempo. Por lo tanto, podemos hablar de la presencia de las siguientes ventajas de este método.
Ventajas:
para el comprador- Mejorar el ambiente de servicio.
Para el personal- la posibilidad de formación continua, formación avanzada.
Para gerente, gerente de tienda- mejorar el entendimiento mutuo con el personal, identificando las necesidades de los empleados.
para la organización- formación cultura corporativa organización y espíritu de equipo de sus empleados.
Estándares de cumplimiento de turnos
Al realizar una reunión de turno, se deben seguir ciertas normas, entre ellas las siguientes:
1. La estructura de la reunión debe ser simple
2. Comprobar en la práctica cómo los empleados aprendieron la información
3. Concluye la reunión
4. Anticipar y resolver eficazmente los problemas emergentes
5. Haz una revisión final
La estructura de la reunión debe ser simple.
Saludos- puede ser diferente, dependiendo del estilo de conducción de la reunión por parte del gerente. El objetivo principal del saludo es llamar la atención de todos los empleados, así como esto tiempo correcto informar a los empleados sobre su volumen de ventas actual en la tienda.
Hágales saber brevemente preguntas principales que va a hablar en la reunión de hoy. Ese. Harás breve reseña el contenido de su reunión. La reseña debe ser breve, por ejemplo:
“Hoy discutiremos formas de aumentar las ventas y lo que haremos en vacaciones».
“Hoy repetiremos la etapa de toma de contacto con el comprador, ya que es una de las más importantes. Después de todo, es en esta etapa que el cliente decide si quiere comunicarse contigo o no.
Cuerpo principal de la reunión.
En la parte principal de la reunión, debe explicar a los empleados cada tema principal, mientras utiliza formas efectivas presentación de información para que los empleados recuerden mejor los puntos principales y el contenido general de la reunión.
por ejemplo: El título del tema utiliza las oportunidades existentes para aumentar las ventas. Hable con los empleados sobre cómo puede mejorar la experiencia de sus clientes durante las vacaciones.
Usar discusión guiada. Pida a los empleados que ofrezcan sus ideas, sus pensamientos sobre el tema de la reunión. Anote todas las respuestas.
Preguntas y respuestas
En esta etapa, usted tiene la oportunidad de comentario de empleados Es posible que le hagan preguntas que pueden o no estar relacionadas con los principales temas de discusión. Al dar retroalimentación y hacer preguntas, debe ser específico.
Por ejemplo: ¿Necesitas información sobre la organización del trabajo en vacaciones?
Revisar
En esta etapa, necesita recordar brevemente sobre lo que han estado hablando a lo largo de la reunión.
Al final de la reunión, debe hacer una revisión final de las metas que ha establecido para este turno para que los empleados sientan su importancia y para que pueda asegurarse de que se cumplan estas metas. claro, especifico y realista. La revisión debe ser corta y no debe agregar nuevas ideas. Será mejor si hace preguntas abiertas sobre temas clave que se discutieron durante la reunión.
Por ejemplo: “Irina, cuéntanos qué aprendiste hoy sobre cómo puedes mejorar el servicio al cliente durante las vacaciones”
Tal revisión de los objetivos fijados también permitirá asegurarse tu que ellos:
realista y especifico y que los empleados pueden necesitar mayor desarrollo o capacitación durante el día.
Conclusión - llamada
Llamada a la acción. Es necesario inspirar el mayor entusiasmo posible en los empleados antes de empezar a trabajar...
Posibles problemas
Es necesario que planifique con anticipación la posibilidad de cualquier problema. Los problemas típicos que pueden surgir durante una reunión de turno son los siguientes:
- Elección incorrecta del lugar de reunión. Debe elegir un lugar de encuentro que de la mejor manera sería adecuado para resolver las cuestiones que surjan de sus empleados o discutir los principales temas que ha preparado para esta reunión. Por ejemplo, si el tema principal de la reunión es la calidad del servicio al cliente en la caja, realice la reunión cerca de la caja registradora.
- Desviación del tema de discusión.. Si se adhiere estrictamente a la estructura de la reunión, puede evitar posibles desviaciones del tema. Si, a pesar de todo, se producen desviaciones, debe intentar volver al tema principal de discusión. Por ejemplo:
- « Svetlana, esta es una idea muy interesante y la discutiremos mañana en la reunión, pero ahora debemos volver a discutir formas efectivas de atender a nuestros clientes durante las vacaciones”.
- Demasiados temas principales de discusión. Si sus empleados están sobrecargados de información, se confundirán y no podrán recordar las preguntas básicas. Idealmente, no debería haber más de 3 temas principales de discusión. Si, al discutir este tema, necesita usar juego de rol o una demostración de una habilidad o procedimiento, luego permita solo un tema de discusión por reunión.
- Empleados que van a la zaga de otros en su trabajo.. No debe criticar ni regañar públicamente a dichos empleados. Inmediatamente después de que termine la reunión, discuta el problema del empleado con ellos en privado.
Estimados colegas, esperamos que este artículo les sea útil. ¿Qué es lo que más te gusta? ¿Qué te gustaría aplicar? Escríbenos una reseña o deja tus preguntas.
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Saludos cordiales, equipo de entrenamiento Diamond
Reuniones regulares de ventas. Herramienta esencial gestión de los responsables comerciales, que no debe ser descuidada por ningún responsable del departamento comercial. Las reuniones pueden ser semanales o diarias, dependiendo de las especificaciones de su trabajo. Pero deben ser regulares e inevitables y tener lugar al menos una vez a la semana.
La función clave de las reuniones periódicas es preparar a sus vendedores para las ventas, compartir experiencias, aportar nuevas ideas, adquirir nuevas habilidades, establecer el ambiente para la victoria y elevar la moral.
El principal problema con tales reuniones es que a menudo se convierten en reuniones aburridas, que tanto el jefe como los subordinados cumplen como una especie de deber. El primero no sabe qué decir nuevo y realiza tales reuniones simplemente porque es necesario o las autoridades insisten, y el segundo, al no ver el beneficio, las trata como un mal necesario, perdiendo el ánimo para el trabajo productivo durante tal pasatiempo. El resultado es una pérdida de tiempo precioso y un desperdicio de energía y emociones.
Pero las reuniones son realmente necesarias. No tienes la opción de correr o no correr. Solo hay una respuesta: definitivamente hazlo.
Conclusión - necesitas tener cada semana buen tema para la reunión y entender claramente qué cosas nuevas puedes transmitir a tus vendedores para mejorar su trabajo. Este es el gran problema para muchos ejecutivos de ventas.
Nunca debe hacer perder el tiempo a sus vendedores, pero también está mal sobrecargarlos con información. Debe lograr claramente un equilibrio entre la productividad planificada y un entorno y una atmósfera confortables. La clave del éxito en un evento de este tipo es hacerlo interesante, útil y positivo.
Y hoy quiero ofrecerle algunos consejos sobre cómo hacer que sus reuniones de ventas regulares sean más efectivas.
Establecer las reglas y nombrar a un senior, quien lo hará cumplir estrictamente para que las reuniones se desarrollen a buen ritmo y no se prolonguen durante medio día o se adentren en la noche si realiza reuniones por la noche.
Un buen comienzo está a medio hacer. Si inicia una reunión a las 7:30 a.m., para tener tiempo de resolver todos los problemas antes del inicio de la jornada laboral, ofrezca café a sus empleados, compre un pastel o una caja de chocolates. Esto no arruinará a nadie, pero creará un excelente retraso: sus empleados comenzarán la reunión a las buena ubicación espíritu. Y la situación será menos tensa.
Asegúrese de tomarse el tiempo para marca el éxito de tus vendedores públicamente en una reunión: felicite a Ivanov por el cumplimiento del plan, aplauda a todo el departamento de Sidorova, porque finalmente completó un gran negocio complejo que había estado realizando durante varios meses, marque a Petrov por venderle a Ivan Ivanovich un gran lote de sus productos , aunque antes nadie podía acercarse a Ivan Ivanovich y cerrar, porque era el cliente más caprichoso e intratable. Muestre a los vendedores que valora su éxito y anímelos a lograr nuevas victorias.
Asegúrese de contar una historia. historias interesantes de experiencia en ventas está completamente en stock con cada vendedor experimentado. Por supuesto, su historia debe ilustrar algo y tener algún significado práctico. Debe ser positivo y resolver algún problema específico de producción.
Invite a un orador externo a su reunión. Esto es muy recepción efectiva y funciona muy bien Una tercera persona siempre despierta interés entre los empleados y permite distraerse un poco de la rutina habitual.
¿Quién puede ser una persona así?
La opción más chula es invitar a tu cliente habitual y dejar que te cuente por qué te compra, qué le gusta de tu producto y de tu empresa, y que responda a las preguntas de tus vendedores. Esto dará a sus empleados una gran confianza en el producto y en la empresa. Después de todo, no hay nada peor que dudar si alguien necesita tu producto. Y esos siempre surgen de los vendedores cuando algo empieza a salir mal.
La estrella invitada en su reunión puede ser algo más que un cliente. Invita a tu jefe Departamento de producción, déjelo hablar sobre los productos, sobre lo que se espera en un futuro cercano en la línea de productos, qué se está haciendo para mejorar la calidad del producto. Si los clientes se quejan de un producto, pídales que escuchen las quejas de sus vendedores.
Llame al CFO y permítale hablar sobre el precio del producto que está vendiendo, sobre la estructura de costos, para que los vendedores comprendan qué precio alto sobre el producto no es consecuencia de la codicia de alguien, sino una realidad objetiva basada en factores de mercado.
Llama al director de marketing y deja que te diga qué actividades de marketing están previstas en la empresa para promocionar el producto, marca comercial y facilitar el trabajo de los vendedores. Permítale hablar sobre las ventajas competitivas de su producto. Por lo general, son conocidos por los vendedores en en términos generales pero la repetición es la madre del aprendizaje. Como muestra la práctica, nunca está de más recordárselos a los vendedores.
Llame al jefe del departamento de entrega, déjelo hablar sobre lo que está sucediendo en su departamento, déjelo responder preguntas de los empleados, especialmente si hay problemas con la entrega y hay quejas de los clientes.
Pasa un día de lectura: el tema de su reunión podría ser una discusión sobre lo que sus vendedores leen por profesión. ¿Leen literatura profesional? Espero no tener que explicar por qué esto es necesario. Tienes que controlar este tema, y la reunión es una gran herramienta de control. Definitivamente deberían leer libros y revistas sobre ventas para mejorar su nivel profesional. Y la tarea para su próxima reunión puede ser simplemente la siguiente: cada uno debe contar en la reunión alguna técnica de ventas que haya leído en un libro o revista y use o planee usar en su trabajo. En primer lugar, debe leer no solo así, para que luego todo desaparezca de su cabeza. Necesitas leer para aplicar. Y si lo lees, e incluso le dices a otros, tú mismo recuerdas de la escuela que esa lección se aprende mejor. Entonces, que todos ofrezcan algún tipo de chip, deducido en algún lugar, y el resto lo discuta, encuentre los pros y los contras. Esto es nuevamente un trabajo en equipo, lo cual es muy bueno.
¡Nadie canceló los juegos de rol! No hay formación más útil que una venta falsa, donde un empleado hace el papel de vendedor y el otro el de comprador. Y luego el equipo discute errores y buena suerte..
Realizar sesiones de lluvia de ideas. Deje que cada uno venga a la reunión con su propio problema, que encontró en el proceso de comunicación con el cliente, con su propia objeción, a la que no encontró nada para responder, y busque respuestas colectivamente.
También puede intercambiar ideas sobre cómo podemos vender más. A veces, las buenas ideas nacen en tales conversaciones, anime a sus vendedores a crear y ser creativos, esta es una habilidad muy útil de todos modos.
provocó una fuerte respuesta entre sus lectores. Varios de mis clientes admitieron que se reconocieron en la historia contada: dicen, el artículo es “sobre el tema del día” y “no en la ceja, sino en el ojo”. Dada la relevancia del tema planteado, quise continuarlo y hablar de los puntos clave que son útiles a seguir a la hora de implementar cambios en una empresa.
En realidad, tal puntos clave sólo dos.
En primer lugar, es importante asegurarse de que las noticias sobre los cambios previstos en la empresa se comuniquen correctamente al personal, y no caigan como “nieve en la cabeza”, o no se transmitan de forma distorsionada a través de la “red rota” interna. teléfono". En segundo lugar, estar preparados (antes que nada, moralmente) para la resistencia de los empleados a las innovaciones (esta es una reacción natural) y para el uso de medidas impopulares contra ellos (hasta despidos ejemplares). Echemos un vistazo más de cerca a las tesis expresadas y sus posibles acciones.
Entonces, inmediatamente después de haber decidido una nueva estrategia de desarrollo de la empresa, establezca plazos y criterios para el éxito de su implementación, gaste reunión general con el personal afectado por estos cambios. Si su empresa es pequeña, celebre la reunión en persona; esto fortalecerá su credibilidad y hará que los cambios que se implementen sean más significativos.
Durante la reunión, explique a los empleados por qué decidió cambiar, cuál es el estado actual de la empresa y qué amenaza a la empresa y a todos los presentes en particular al ignorar esta situación. Luego explique los beneficios y las perspectivas para el personal de las innovaciones planificadas.
De hecho, necesita “vender” una nueva estrategia de desarrollo de la empresa a sus empleados para que sea aceptada fielmente por ellos y “enraice” al máximo. poco tiempo. La estrategia para tal presentación es muy similar a la que describí en. Al mismo tiempo, trate de hablar sobre lo que es importante y valioso para sus empleados, y no sobre "un caballo físico en el vacío". Lo más probable es que su personal se sienta más inspirado por el argumento: “Ahora tendrá la oportunidad de hacer carrera en nuestra empresa” que “Gracias a estas innovaciones, la empresa ahorrará mucho en el fondo de salarios”.
Personalmente, me encantan las fresas con crema, pero por alguna razón los peces prefieren los gusanos. Por eso cuando voy a pescar, no pienso en lo que amo, sino en lo que ama el pez. © D. Carnegie
Si los cambios que está planeando son lo suficientemente grandes, Buena decisión establecerá un "período transitorio" para la reestructuración del personal en los "nuevos raíles". Dependiendo de la naturaleza global de los cambios, puede determinar el período de 2 semanas a un mes.
Durante este "período de transición", el personal ya deberá actuar de una nueva forma, de acuerdo con las nuevas reglas establecidas(en consecuencia, la demanda ya será según los nuevos estándares), pero al mismo tiempo, las sanciones por los errores cometidos serán mínimas o no existirán en absoluto.
Es muy importante que, junto con esto, se ocupe de capacitar a los empleados en los nuevos estándares de trabajo para que su gente no se quede sola, sino que reciba indicaciones y respuestas rápidas a sus preguntas (esto puede ser tanto diario como cada 10 días). minuciosas reuniones de planificación antes del comienzo de la jornada laboral).
Al mismo tiempo, infórmele al personal que si tienen horario fijo no hay preguntas y aclaraciones sobre las innovaciones, entonces por defecto se supone que los empleados entienden todo. Por lo tanto, al final del “período de transición”, las excusas relacionadas con la ejecución incorrecta del trabajo, como “No entendí cómo hacerlo bien”, no se aceptan y se cuentan como errores y violaciones (con todas las consecuencias consiguientes).
próximo paso importante es asegurarse de que cada empleado esté suficientemente familiarizado con las nuevas "reglas del juego". Imprima las nuevas normas (o, en casos extremos, el acta de la reunión) y entréguelas a todos los presentes contra la firma, y también fije una fecha límite para que los empleados estudien a fondo los documentos proporcionados.
Considere sanciones por actitud deshonesta en la tarea: desde una amonestación con registro en un archivo personal hasta una multa. Asegúrese de verificar la implementación de su pedido, de lo contrario, los subordinados "cortarán" rápidamente que no es necesario cumplir con sus pedidos y "no les pasará nada". En consecuencia, funcionarán "a la antigua", y sus intentos de realizar cambios en la empresa se hundirán en el olvido.
Por lo tanto, para la fecha designada, puede organizar pruebas de conocimiento del personal sobre los nuevos estándares de trabajo, y para aquellos empleados que no completaron o hicieron mal la tarea, establezca un "período de corrección" de 1-2 días. Después de eso, vuelva a probar y aplique las sanciones correspondientes a quienes ignoraron su orden esta vez, independientemente de los méritos pasados de los "culpables".
Resista la tentación de engatusar y/o simplemente "reprender". La práctica muestra que las creencias "en palabras" no ayudan, y cada vez que la gente espera que "tal vez pase". Transmite la seriedad de tus intenciones castigándolos con un rublo. O incluso decir adiós a los empleados desleales. A menudo bastan 1-2 despidos demostrativos para que el resto empiece a prosperar de golpe y las reclamaciones e insatisfacciones se esfumen por sí solas. Además, en la mayoría de los casos, enseñar a una persona nueva desde cero es mucho más fácil que volver a entrenar.
Si deja empleados "recalcitrantes" en la empresa, entonces, en primer lugar, será un "mal ejemplo" para el resto y, en segundo lugar, estos "troyanos" desde adentro pueden descomponer el equipo de tal manera que usted será obligado a reemplazar completamente a todo el personal.
“Tengo un equipo de gestión. Entre ellos hay una persona que quiere someter al equipo, pero no lo hace abiertamente, sino en silencio... Cuando ella mal humor ella lo estropea para otros gerentes. Cuando estoy presente en estos momentos, ella se calla y no dice nada, pero le gusta hablar a sus espaldas, en silencio va a quejarse. Debido a esto, el gerente fue removido del anterior jefe de ventas y tres gerentes. Lleva mucho tiempo trabajando aquí, unos 4 años. En consecuencia, hasta ahora tiene una carta de triunfo fuerte, que ha estado trabajando durante mucho tiempo. Hice un análisis de su trabajo: todos los clientes de los gerentes despedidos le fueron transferidos, ella hace frente a su trabajo, lo hace profesionalmente, pero en plan personal descompone el equipo, por eso hay un desorden, constantemente tienes que esforzarte por esto y extorsionar algunos momentos de trabajo. © De conversaciones privadas con líderes
Recuerde: un tumor canceroso debe extirparse de manera oportuna. No tengas miedo de ser "malo". No, ciertamente no te animo a que te conviertas en un tirano. Solo defiendo demandas igualmente justas para todos los empleados de la empresa.
Puedes amar a aquellos a quienes ordenas, pero no puedes decírselo. © Antoine Saint-Exupéry
Después de todo, aquí no tienes un club de intereses. Pagas a la gente para que trabaje de acuerdo con las reglas que estableces. Además, estas reglas pueden cambiar unilateralmente. Y si permite que los empleados lo "empujen" y cambien las reglas "por sí mismos", de una manera que sea conveniente para ellos, puede terminar con un resultado completamente diferente al que esperaba ver cuando se iniciaron todos estos cambios.
Simplemente parece que “bueno, aquí cederemos un poco”, “aquí reduciremos los requisitos”, “y esto puede no ser necesario en absoluto”. De hecho, solo el cumplimiento impecable de las reglas es la clave para un resultado estable.
quieres hornear torta deliciosa- siga las reglas (receta): debe batir los huevos por separado, poner exactamente 200 g de harina, hornear durante exactamente 60 minutos y solo a una temperatura de 200 grados.
Si quieres ir del punto A al punto B, sigue las reglas tráfico: manténgase en el carril derecho de la carretera, deténgase en un semáforo en rojo, no adelante en un semáforo continuo.
Si quieres adelgazar, sigue las reglas de un estilo de vida saludable: consume menos calorías de las que gastas, haz ejercicio, come más verduras y frutas y menos grasas y dulces, etc.
¿Imagínese qué lío comenzaría si todos los automovilistas no condujeran como deberían, sino como les place? ¿Qué pasa si pones sal en el pastel en lugar de harina? ¿O agregar no 200 g de harina, sino una libra? ¿O hornear no 60 minutos, sino solo 6? ¿Obtendrás el resultado que esperas?
Así que aquí. Si está decidido a implementar cambios en la empresa, adelante, pase lo que pase, exija estrictamente al personal que cumpla con todos los puntos según lo previsto. Y sin remordimientos, despídete de aquellos que resultaron estar contigo "no en el camino". De lo contrario, se desperdiciará su tiempo y otros recursos dedicados al desarrollo de una nueva estrategia, y las cosas permanecerán en el mismo lugar. Y esto significa que aún perderá ganancias.
Las reuniones deben ser como especias rociadas en un plato. Demasiadas especias arruinan el plato. Demasiadas reuniones destruyen la moral y la motivación de los representantes de ventas.
Aquí hay 5 consejos que puede usar para hacer que las reuniones sean más efectivas.
1. Tenga un plan y propósito claros para la reunión
Prepárese para la reunión como una reunión de negocios, donde tiene un objetivo claro y definido. Piense en los representantes de ventas como socios comerciales con los que desea hacer negocios.
Ejemplo de inicio de reunión:
“Nos enfrentamos a la tarea de aumentar los volúmenes de venta aumentando la eficiencia del trabajo en la ruta en más de un 75%. ¿Cuál es la eficiencia del trabajo en la ruta? Quiero mostrarte en video corto(muestra este videoclip hasta el período 1:14).
Después de eso, indique el propósito de la reunión: "El propósito de la reunión de hoy es planificar los objetivos para cada día a lo largo de su ruta para enero de 2016 (4 semanas)".
2. Programar la hora de la reunión
¿Sabes lo que más te molesta cuando te encuentras? No está claro cuándo terminará todo esto. Asegúrese de establecer una hora de reunión clara. Esto la hará más productiva, porque todos sabrán que el tiempo se acaba. Establezca un tiempo para cada pregunta y siga ese tiempo.
Ejemplo:
Horario de trabajo para hoy:
- Acordar el Plan para el número de visitas por cada día por un período de 4 semanas - del 4 al 31 de enero de 2016. Tiempo - 1 hora.
- Planifique el coeficiente de aumento en la eficiencia del trabajo en la ruta en función del desempeño pasado de cada día. Tiempo - 30 minutos.
- Respuestas a preguntas comunes. Tiempo - 20 minutos
3. Invita solo a las personas adecuadas
Muy a menudo, se invita a todo el equipo de representantes de ventas a las reuniones, incluso si no les concierne. A menudo, para analizar el error de uno de los representantes de ventas, invitan a todos a una reunión como medida educativa. Evite este tipo de reunión para todos. Aprecie el tiempo de cada persona e invite solo a aquellos que deben estar en la reunión.
En nuestro ejemplo, invite a la reunión solo a aquellos representantes de ventas cuya puntuación de rendimiento de ruta sea inferior a norma establecida, digamos por debajo del 75%. Imprima el anuncio y publíquelo en el tablón de anuncios:
Sabes cuánto odiamos asistir a las reuniones nosotros mismos. Esta práctica de celebrar tales reuniones también es de naturaleza educativa. Los representantes de ventas pensarán: "Prefiero hacer una cifra del 75% y no ir a una reunión que me tome 2 horas de tiempo, y más aún en un fin de semana".
Pero hay reuniones a las que se debe animar a todos los representantes de ventas a asistir. Para ello, escribe un anuncio que les anime a acudir a él.
Por ejemplo:
4. Da a todos la oportunidad de hablar
Ha habido estudios que han demostrado que la mayor parte del tiempo en las reuniones, solo los líderes hablan. Demostró que esto destruye la posibilidad de innovación en la empresa, porque solo existen las ideas del líder. Brinde al personal la oportunidad de expresar sus ideas y compartir información. Cuando una persona siente que es apreciada, entonces tiene un incentivo adicional para reunirse.
Ejemplo:
“Elegimos 20 ítems que aportan a la empresa el 50% de la utilidad bruta. De esta lista se seleccionarán 5 artículos específicos, que se asignarán a cada punto de venta como estándar para ordenar por surtido.
Me gustaría conocer su opinión sobre qué puestos deben asegurarse para cada segmento minorista y qué puestos deben seleccionarse para puntos de venta “difíciles”.
5. Usa programas para realizar un seguimiento de las tareas
A menudo se llevan a cabo reuniones para conocer los resultados de los representantes de ventas para el día actual y para conocer los motivos de la falta de pedidos y pagos por puntos de venta. Pero esto se puede aprender de forma remota si tiene un control automatizado de los resultados intermedios y finales del día para cada ruta. Esto eliminará las reuniones matutinas y vespertinas innecesarias y, lo que es más importante, aumentará la eficiencia de los representantes de ventas.
Anuncie que la reunión comenzará a las 2:00 p. m. y no comenzará hasta las 2:10 p. m. Programe una reunión para las 10:13 y los empleados lo tomarán literalmente.
Cyril Northcote Parkinson
En esta revisión: cómo llevar a cabo una reunión eficaz, cuáles son los criterios para la eficacia de las reuniones. Y también se considerarán las principales etapas y reglas, que ayudarán a realizar una reunión de alta calidad y lograr los objetivos establecidos.
Para determinar la eficacia de las reuniones, realice un experimento. Anote cuidadosamente todas las preguntas que le hagan los subordinados (en individualmente, sobre Email). Cuente el número de visitas. Piensa cuáles de estos problemas se pueden resolver una vez en una reunión y calcula cuánto tiempo ahorrarás.
A medida que mejore su técnica de reunión, el número de estas "distracciones" definitivamente disminuirá.
En muchas organizaciones no se acostumbra considerar las reuniones como una herramienta de trabajo que permita solucionar problemas cotidianos. Básicamente, las reuniones se realizan de manera caótica, de vez en cuando, no están preparadas, el Líder no sabe cómo conducirlas. Por lo tanto, muchos participantes de la reunión perciben la información incorrectamente ("no escuché", "no entendí", "olvidé"), las soluciones correctas no se aceptan (aplazan y cuelgan), y si se aceptan, muchas veces no se ejecutan.
Las estadísticas dicen lo siguiente: “Cuando los jefes empiezan a tener reuniones con sus subordinados, al principio no les dan de gran importancia y no esperes mucho de ellos. Pero cuanto más tiempo llevan a cabo las reuniones, más útiles se vuelven. En primer lugar, “empujan” el 90% de la rutina de esta manera. Los gerentes no necesitan controlar a los empleados con tanta fuerza: los resultados hablan por sí mismos y esto es un gran incentivo para el personal. Las reuniones ayudan a agilizar el trabajo de la Compañía, e inmediatamente queda claro lo que se debe hacer a continuación.
Pero para que las reuniones realmente funcionen, debe tener en cuenta muchas sutilezas de su conducta.
Un líder experimentado sabe que las reuniones crean una organización. Con su ayuda, podrá mantener la comunicación dentro de la Empresa e implementar las decisiones tomadas, verificar el grado de acercamiento a las metas y derribar barreras entre los empleados. Si no realiza reuniones con sus subordinados, entonces habrá un problema de rumores, lo que lleva a la desunión e incertidumbre de los empleados en el futuro, y luego a la pérdida de control.
Una reunión bien organizada y conducida permite:
- resolver rápidamente los problemas actuales en el equipo;
- motivar al personal para implementar el plan;
- recopilar opiniones y probar los cambios planificados;
- formar un equipo del equipo;
- hacer avanzar a la Compañía lo más rápido posible y al mínimo costo;
Desafortunadamente, las universidades no enseñan cómo realizar reuniones correctamente…
Con algunos de los errores más comunes en la conducción de las reuniones y los métodos para corregirlos, lo conoceremos en esta descripción general.
Al realizar reuniones, hay 3 puntos principales a considerar:
- DURANTE
- y DESPUÉS de la reunión.
¿Qué se debe hacer ANTES de la reunión?
1. Seleccione varios tipos de reuniones que realizará regularmente. Defina sus reglas y lleve a cabo de acuerdo con el cronograma. Hasta que no se reúna regularmente, su equipo no se desarrollará.
2. Las reuniones repentinas provocan conversaciones innecesarias, ansiedad y, a veces, miedo a los administradores. Organice tales reuniones muy raramente, solo en caso de un "incendio". En las reuniones de emergencia, trate solo un tema. Las reuniones de emergencia deben ser cortas (trate de mantenerlas por debajo de los 45 minutos, incluso si se trata de un tema complejo y difícil). Formula claramente y comunica con anticipación: el propósito de la reunión, los participantes, la hora de... a..., el lugar. Deje que los empleados no se reúnan innecesariamente, sino que se dediquen tranquilamente a su negocio principal, es decir, ganar dinero.
3. Es extremadamente difícil prepararse para cada reunión. ¿Dónde puedo encontrar tiempo para esto? Por lo tanto, es óptimo hacerlo una vez. Reglas de montaje, en el que se escribe todo aspectos importantes: periodicidad de la reunión (mensual/semanal), hora y lugar de la reunión, participantes, preguntas para la reunión. Ahora debe preparar no una reunión, sino solo información sobre cada tema.
4. La duplicación de información en diferentes reuniones provoca la insatisfacción general de los administradores: todos valoran su tiempo. Considere solo asuntos urgentes. No te repitas, haz generalizaciones, referencias. Transfiera todo lo que sea posible al tablero de forma visual: tablas, gráficos. Entonces no será necesario leer, puede proceder inmediatamente al análisis. (Además, según algunas estimaciones, hasta el 55% de las personas son visuales y perciben de oído nueva información malo - no más del 7% de toda la información).
5. Crear un formulario de informe sobre el cual todos informarán.
Primero, todos sabrán exactamente lo que tiene que decir y prepararán los números con anticipación.
En segundo lugar, puede ver este informe con anticipación, lo que significa que puede prepararse para la reunión y hacer un análisis de la información, las conclusiones y reflexionar sobre las decisiones.
En tercer lugar, la información quedará para el histórico/estadística, que no tiene precio para los negocios.
Para preguntas que no son regulares, prepare la información por separado.
6. Piense detenidamente qué quiere lograr en cada tema y cómo lo hará exactamente. Si es posible, di el texto para ti mismo o para alguien más. limpiar palabras innecesarias. Hablar de forma clara y sencilla. Prepárese siempre: esto le ahorrará tiempo y el tiempo de sus empleados.
¿Qué se debe hacer DURANTE la reunión?
1. Si alguien no está en la reunión, considere cómo puede enterarse de las decisiones tomadas. Al comienzo de la reunión, designe a una persona a cargo que anotará los puntos principales y las tareas.
2. Aprenda la autodisciplina, desarrolle las Reglas de la reunión y no sucumba a las tentaciones y "impulsos creativos". No se salte las reuniones: si su reunión semanal cae en un día festivo, reprograme para otro día e infórmela en la reunión anterior.
¡Empieza siempre a tiempo! Nunca esperes a nadie: "el barco sale justo a tiempo". Solo de esta manera podrá acostumbrar a todos a reunirse exactamente de acuerdo con las Regulaciones.
Si es hora de cambiar las Reglas, hágalo por escrito, infórmeselo a todos y vuelva a vivir de acuerdo con las Reglas.
3. No dejes que el orador se desvíe de las Reglas. Inmediatamente interrumpa: “Se acabó su tiempo. Te has desviado del tema". Dirija la reunión de acuerdo con el siguiente procedimiento: se planteó la pregunta, todos informaron, se identificó el problema, todos hablaron. El líder resumió, preguntó: “¿Hay otras preguntas y opiniones sobre este tema? No. Vamonos." Los participantes también necesitan que se les enseñe de manera competente, para participar en las reuniones.
Primero debe explicar las reglas del juego y luego seguirlas: interrumpir a los que hablan, dar, breve y sucintamente, una evaluación de la información y los hechos.
4. Si hay una atmósfera dolorosa y aburrida en la reunión, quizás se discutan temas irrelevantes; los temas importantes incluyen a todos. O los subordinados son cerrados, no confían en ti, tienen miedo de expresar su opinión. O tal vez todo el mundo está cansado.
Vigila siempre el estado de ánimo de los presentes. Reacciona rápidamente a la situación. Trate de calmar la situación, broma. Deje que los participantes sonrían y los problemas se resolverán más rápido.
5. Cada participante debe hablar. El líder inicia y finaliza la reunión: aproveche al máximo estos momentos. Todos deberían tener una “palabra” sobre temas actuales y de desarrollo. El comentario de un orador no debe exceder los 3-5 minutos. Incluyendo líder.
Como resultado, todos están incluidos y participan activamente en la resolución de problemas.
6. Deje que cada empleado informe sobre sus propios resultados.
7. Deje que todos hablen primero, participe en la discusión, pida la opinión de todos.
8. El líder debe saber cuándo y cómo elogiar y regañar adecuadamente, alentar y castigar, y la reunión es la más lugar correcto para esto. Infórmese antes de la reunión y prepare su opinión, y si es necesario, esto lo ayudará a responder rápidamente a los hechos y tener el impacto correcto en el equipo de inmediato. A veces es imposible prepararse con anticipación, pero debe reaccionar rápidamente, dejar la pregunta a un lado y decir: "Lo pensaré", no puede. La forma más fácil de resolver este problema tecnológicamente es comparar las cifras del período anterior con últimos resultados. Solo debe haber crecimiento. Quien tiene crecimiento - bien hecho. Quien no tiene crecimiento - una señal roja. Puedes bailar desde el plan: “¿Estamos aguantando? ¿Cómo podemos aumentar el rendimiento?
9. Si de repente en la reunión es necesario discutir un tema no preparado y una decisión apresurada en la reunión misma, pospondrá la discusión, y aún más la decisión. Lo máximo que puede hacer es escuchar la opinión de otros participantes, si también es relevante para ellos. Escriba la pregunta para que no se le olvide. Vuelva a él después de la reunión y decida qué hacer con él.
10. Use la herramienta de "ejecución" con extrema precaución - su poder es muy grande, puedes volverlo contra ti mismo. Si es imposible no regañar, viértelo al más fuerte. El resto lo entenderá todo por sí mismo. Nunca regañe a todos a la vez, para no convertirse en oposición al equipo. Es mucho más eficiente realizar un "debriefing" de acuerdo con el esquema: "Cometimos un error, hicimos esto y aquello, y esto es lo que condujo". ¿Cómo vamos a arreglar la situación y cómo no podemos dejar que suceda la próxima vez?
11. El resultado de cada encuentro debe ser acciones, hechos concretos de lo contrario, no tiene sentido reunirse. Al final de la reunión, todos deben saber qué y cómo deben hacer para implementar las decisiones tomadas. La tarea del Gerente es verificar que los responsables realmente hayan asumido la responsabilidad y estén listos para implementar las tareas establecidas. Para ello, realice una evaluación de riesgos, pregunte a cada participante: “¿Qué puede impedirle alcanzar sus objetivos? ¿Qué riesgos ves? Si no es posible tomar una decisión en el marco de esta reunión, diga dónde y cuándo se tomará y quién es el responsable.
¿Qué se debe hacer DESPUÉS de la reunión?
1. Al salir de la reunión, los participantes deben tener una idea clara del estado de cosas en la Empresa y lo que debe hacer cada individuo para avanzar hacia un objetivo común y personal. Deje huellas documentales después de la reunión: designe a una persona responsable de llevar el acta de la reunión, que anote las decisiones tomadas.
2. decisiones tomadas debe ser supervisado por el líder, verificar, implementar. Si al menos una vez te permitiste "soltar los frenos", la implementación de tu soluciones comunes, entonces, ¿por qué alguien seguiría las decisiones de otras reuniones la próxima vez? No celebre la próxima reunión, despida a la gente, vaya a implementar las decisiones tomadas.
3. El gerente debe hacer un análisis de sus errores después de la reunión. Revise el plan de la reunión nuevamente. Desplázate en tu cabeza cómo lo hiciste. Escriba recomendaciones para usted mismo
¿Con qué frecuencia necesita tener reuniones con sus empleados? ¿Cómo crees que? ¿De qué depende?
Es muy apropiado hacer un "informe" sobre problemas típicos en las reuniones mensuales, si tiene reuniones de ese tipo. Si necesita transmitir información urgentemente a los empleados relacionada con cualquier cambio en la Compañía, puede transmitir estos cambios electrónicamente.
Hay otro manera interesante verificar la calidad de sus reuniones es averiguar cómo se sienten los que están ausentes. ¿Por qué no estaban en la reunión? Están molestos porque se perdieron la reunión y averiguan meticulosamente de los presentes lo que pasó. ¿O tenían mejores cosas que hacer? Sacar conclusiones apropiadas.
Recuerde que las reglas de las reuniones también deben cambiarse periódicamente. Esto se aplica tanto a los temas bajo consideración como a la frecuencia de la reunión. Tus subordinados crecen, aprenden a trabajar: informan y resuelven problemas. Reducir gradualmente el tiempo para revisar la situación actual. Aumentar el tiempo de resolución de problemas y, por supuesto, de dudas sobre su desarrollo. El ritmo semanal le permitirá tener tiempo para completar las tareas de la reunión. Toman tiempo y trabajo actual nadie canceló.
