Istruzioni per il flusso di lavoro aziendale di 1 secondo sed. Sistema elettronico di gestione dei documenti "gestione dei documenti aziendali". All inclusive o implementazione in breve tempo

Tra i vantaggi competitivi del sistema di gestione elettronica dei documenti "Gestione dei documenti aziendali", si possono distinguere:
1. Implementazione rapida: installa e lavora! L'installazione del sistema non è difficile, in quanto il sistema viene fornito come configurazione standard per la piattaforma 1C:Enterprise.

L'implementazione e la formazione sono molto più semplici, poiché nella maggior parte dei casi il personale dell'azienda ha già familiarità con altri programmi basati sulla piattaforma 1C:Enterprise. Gli utenti sentono intuitivamente come utilizzare gli oggetti di sistema, perché hanno già familiarità con i principi e l'interfaccia di base 1C: Impresa 8 .

Il manuale utente viene fornito in formato cartaceo ed elettronico, anche in formato MS Word, che facilita la preparazione di istruzioni e integrazioni alle descrizioni dei lavori del personale aziendale.

2. Potente sottosistema dei processi aziendali. Il sistema EDMS "Gestione dei documenti aziendali" supporta l'automazione dei processi aziendali utilizzando un editor visivo. Il design visivo consente di automatizzare quasi tutti i processi aziendali di un'azienda in modo semplice e senza programmazione aggiuntiva. Ulteriori informazioni sulla progettazione dei processi aziendali nel sistema EDMS "Gestione dei documenti aziendali".

Una libreria di processi aziendali è supportata per lo scambio di processi. È supportato il caricamento e il caricamento di tipi di processi aziendali in file XML.

3. Integrazione con tipiche configurazioni 1C. EDMS "Corporate Document Management" può essere integrato con qualsiasi configurazione basata su "1C: Enterprise 8.3 / 8.2", inclusi "1C: Accounting 8", "1C: Small Business Management", "1C: Manufacturing Enterprise Management" e altri. Per ulteriori informazioni sull'integrazione con le configurazioni tipiche, vedere .

5. Grande funzionalità della consegna principale. La fornitura principale del sistema, oltre ai sottosistemi per la gestione dei documenti aziendali e dei processi aziendali, contiene ulteriori sottosistemi per il supporto tecnico e la gestione tramite indicatori chiave di prestazione (KPI)

6. Possibilità di apportare modifiche, open source! Il codice completamente aperto del prodotto e l'assenza di protezione hardware offrono comodità ai programmatori e agli utenti dell'EDMS "Corporate Document Management". Qualsiasi specialista con conoscenza di 1C:Enterprise può sempre apportare modifiche al prodotto per soddisfare al meglio le esigenze della tua azienda.

E inoltre:

• Il nostro prodotto ha un editor di processi aziendali visivo molto conveniente che ti consente di farlo risparmiare un'enorme quantità di tempo per la progettazione dei processi aziendali, il che significa non meno un'enorme quantità di denaro
• abbiamo ricca esperienza nell'automazione processi aziendali e flusso di lavoro in Russia e nei paesi della CSI. Il sistema ha soluzioni collaudate (la storia del sistema è stata condotta dal 2005)
• Ci concentriamo sullo sviluppo soluzioni di circolazione già pronte, rispettivamente, le soluzioni ready-made danno il miglior effetto dagli investimenti nell'acquisizione del sistema
• Nella consegna principale del sistema sottosistemi inclusi supporto tecnico ( ITIL) e gestione basata su indicatori chiave di prestazione ( KPI)
• Il prodotto funziona con successo in 9 paesi (CSI e oltre) e dispone di un'interfaccia aggiuntiva in lingua inglese
• Noi stessi utilizziamo ogni giorno questo sistema di gestione dei documenti, che è un ulteriore garanzia di qualità e supporto

Per saperne di più sulle possibilità di "Gestione dei documenti aziendali", puoi scaricare subito

Gli obiettivi dell'automazione del lavoro con i documenti in diverse imprese possono differire radicalmente per scala e dinamica. Ad esempio, la realizzazione di un sistema di gestione documentale per una grande holding che ha deciso di abbandonare completamente i documenti cartacei comporta l'avvio di un progetto che è incomparabile per portata e natura con il progetto di introdurre lo stesso sistema, ma presso una piccola singola impresa. Allo stesso tempo, in entrambi i casi, si può parlare dell'introduzione di "1C: Document Management 8".

Uno strumento universale per la creazione di sistemi elettronici di gestione dei documenti (spesso utilizzati anche - 1C SED) in imprese di qualsiasi dimensione - il programma 1C di gestione dei documenti è stato sviluppato da 1C come moderno sistema ECM(Enterprise Content Management), che, oltre ai documenti, aiuta ad avviare un processo complesso, controllare e gestire i flussi aziendali e organizzare il lavoro congiunto dei dipendenti. La soluzione implementa metodi collaudati e dispone di funzionalità che forniscono un ciclo completo di elaborazione dei documenti all'interno dell'azienda.

La funzionalità di 1C: Document Management 8 permette di:

• Archivia i documenti in modo centralizzato e sicuro;
• Registrare i documenti in entrata e in uscita;
• Creare, archiviare ed elaborare documenti, contratti, note organizzative, amministrative, informative, di riferimento e di altro tipo;
• Ottieni un rapido accesso ai documenti, tenendo conto dei diritti degli utenti;
• Stabilire il lavoro collettivo dei dipendenti con coordinamento, approvazione e controllo trasparenti sull'esecuzione dei documenti;
• Configurazione flessibile dell'instradamento dei documenti, controllo e analisi della disciplina esecutiva;
• Eseguire il download automatico di documenti dalla posta elettronica e da uno scanner;
• Tenere registri e controllare l'orario di lavoro dei dipendenti.

Ci sono quattro opzioni per la consegna della configurazione 1C: Document Management 8

• 1C:Gestione documentale CORP per qualsiasi impresa con una struttura organizzativa complessa e un flusso di lavoro sviluppato e multilivello.
• 1C: Gestione documentale di un'istituzione statale per le istituzioni statali (municipali) con una struttura complessa e un flusso di lavoro sviluppato.
• 1C: Gestione documentale PROF per piccole imprese commerciali e istituzioni di bilancio con una struttura organizzativa semplice e scartoffie minime.
• 1C:Gestione dei documenti con interfaccia bilingue: inglese e russo. Può essere utilizzato in imprese russe con filiali o filiali all'estero, imprese russe con una percentuale significativa di dipendenti stranieri, nonché in filiali di società straniere in Russia.

Il programma 1C Document Management non ha affiliazioni di settore. Grazie alla sua versatilità, il flusso di lavoro in 1C è facilmente configurabile e adattato alle specifiche di una particolare organizzazione. Consideriamo più in dettaglio la funzionalità della soluzione utilizzando l'esempio di 1C: Document Management CORP (release 2.1.11.5).

Funzionalità di 1C: gestione dei documenti 8

Contabilità della corrispondenza, in entrata e in uscita

Il programma ha una visualizzazione associata integrata di documenti in entrata e in uscita. Viene monitorata l'integrità delle risposte, viene monitorata la cronologia delle corrispondenze.

Flusso di documenti interni

Memo, ORD, ordini, documenti di progetto, documenti tecnici. L'archiviazione dei documenti interni è organizzata in un giornale di registrazione. È possibile visualizzare tutti i documenti in un elenco continuo.

La figura mostra la struttura delle cartelle: si tratta di un rubricatore per raggruppare i documenti interni (per cartelle, per tipi di documenti, per appaltatori, per categorie, per progetti).

Ricerca di informazioni, codici a barre

Il programma è in grado di memorizzare una grande quantità di informazioni. Per comodità degli utenti, sono implementate le seguenti modalità di ricerca dei dati:

• Ricerca per dettagli;
• Cerca nelle liste (usando le selezioni rapide);
• Ricerca a tutto testo;
• Cerca documenti cartacei tramite codici a barre.

1C:Document Management supporta la stampa di codici a barre direttamente in un file di documento e la stampa su un foglio separato, nonché la stampa di codici a barre su base adesiva da applicare a una versione cartacea. L'utilizzo di tali tecnologie semplifica enormemente la ricerca di documenti e la creazione di un archivio ben strutturato: basta leggere un codice a barre con uno scanner per aprire automaticamente una scheda documento, o compiti per un documento che esistono al momento.

Il programma ha la possibilità di utilizzare una firma elettronica, con la quale è possibile approvare carte di documenti, file allegati, visti di approvazione, risoluzioni, decisioni di approvazione, ecc.

Documenti contrattuali e quant'altro ad essi connesso

• negoziazione di contratti;
• Controllo degli importi, controllo del passaggio dei documenti di accompagnamento previsti dal contratto;
• Controllo del ciclo di vita del contratto;
• Ricezione di copie scannerizzate di contratti originali con firme e sigilli.

I file vengono creati e modificati quotidianamente dai dipendenti. Viene fornito un lavoro collaborativo e multiutente, viene stabilito un meccanismo per la gestione del ciclo di vita dei file, vincolante ai documenti.

Cosiddetto "posta commerciale" in termini di funzionalità, è simile ai normali programmi di posta, ma integrato con strumenti utili (più di 40), che semplificano notevolmente il lavoro dei dipendenti. Ad esempio, la funzione di controllo "posta interna - esterna" consente di visualizzare gli avvisi che la posta interna va a un server esterno e confermare o impedire tempestivamente questa azione. Il meccanismo è implementato nelle configurazioni KORP e DGU.

Processi e compiti aziendali

Il concetto di approccio per processi nell'ambito del programma 1C: Document Management 8 include non solo il metodo di instradamento dei documenti. Un processo aziendale è anche un'unità di contabilità attorno alla quale è costruito tutto ciò che è correlato al miglioramento dell'efficienza dei dipendenti, alla trasparenza e all'accuratezza delle prestazioni lavorative e, in definitiva, al portare l'organizzazione dell'impresa nel suo insieme a un nuovo livello di qualità.

Le attività nel programma sono formate nell'ambito di processi elementari, distribuiti per impostazione predefinita in 6 tipi:

• considerazione, il cui risultato è la formulazione da parte del capo della delibera e la restituzione del documento certificato all'autore.
• Esecuzione: trasferimento della documentazione in corso di elaborazione a tutti gli utenti, secondo l'elenco, nonché al soggetto controllante per l'esecuzione della disciplina di prestazione. Uno degli utenti è assegnato come esecutore responsabile.
• Approvazione: come parte di questo processo aziendale, gli intervistati selezionati apportano modifiche o certificano la documentazione, quindi la restituiscono all'iniziatore per l'elaborazione dei risultati e ulteriori azioni.
• Dichiarazione: Il documento è sottoposto all'approvazione del responsabile designato. Il risultato è un ritorno all'autore per apportare correzioni o rivedere la risoluzione.
• Registrazione: il documento viene consegnato alla segreteria. Il segretario assegna un numero di iscrizione, appone il sigillo dell'organizzazione e lo invia al corrispondente.
• Familiarizzazione consente a tutti i dipendenti nell'elenco delle parti interessate di visualizzare il documento.

Sulla base di questi processi, è possibile formare schemi e percorsi più complessi e multilivello con varie transizioni: complessi processi interfunzionali con un livello illimitato di annidamento.

Gestione di progetto

Questo blocco 1C: Gestione dei documenti 8 è necessario per scomporre l'intera gamma di documenti e la quantità di lavoro dei dipendenti del progetto, nonché per aiutare i team a lavorare su progetti in questioni amministrative e organizzative e compiti di controllo, a partire dal mantenimento di un piano di progetto , terminando con l' esecuzione dei compiti per questo progetto . Il meccanismo di project management è implementato nelle configurazioni KORP e DGU.

Tracciamento del tempo

Un semplice blocco funzionale 1C: Document Management 8, che consente ai dipendenti di registrare in modo comodo e intuitivo le problematiche affrontate durante la giornata, nonché le tipologie di lavoro su cui è stato dedicato il tempo. Allo stesso tempo, tutti i dati di lavoro sono collegati a documenti, attività, processi e progetti con cui il dipendente ha interagito. Il blocco del monitoraggio del tempo aiuta a valutare come è effettivamente strutturato l'orario di lavoro dei dipendenti, quale percentuale è stata spesa per le riunioni e quale percentuale è stata spesa per la preparazione e il coordinamento dei documenti.

Un piccolo ma molto utile meccanismo che segnala l'assenza di un dipendente e consente di trovare opzioni per sostituire la persona responsabile in tutte le fasi del processo o del progetto, dove è implicita l'interazione con lui.

Controllo della disciplina delle prestazioni

Un'importante funzionalità integrata nel programma è il controllo della disciplina delle prestazioni per le attività:

• Monitoraggio dei tempi e della portata dei compiti;
• Contabilità giornaliera dell'orario di lavoro dei dipendenti nell'ambito del lavoro svolto (compresa la contabilità automatica in base alle attività completate);
• Analisi dei costi dell'orario di lavoro dei singoli dipendenti, dipartimenti e progetti sulla base di report.

Classico lavoro d'ufficio

I moduli necessari per il flusso di lavoro cartaceo sono già completamente inclusi nel programma 1C Document Management, ad esempio la stampa di una copertina di un caso, un diario di trasferimento e molto altro.

1C: Gestione dei documenti 8 offre opportunità complete per la registrazione di eventi, a partire dal piano per lo svolgimento di una riunione o riunione, per finire con il monitoraggio dell'attuazione di quelle decisioni che sono state prese durante questo evento. Se tutti i punti del protocollo non sono stati completamente sviluppati in occasione dell'evento, o non sono state prese decisioni su tutti i punti, l'evento successivo verrà visualizzato nel programma come relativo al precedente, il che aumenta la trasparenza e il controllo sull'andamento del concordare le decisioni prese e migliora la disciplina delle prestazioni. Implementato nelle versioni KORP e DGU.

con la possibilità di collegarsi a un'organizzazione e un programma di eventi specifici aiuta i dipendenti a trovare rapidamente una stanza nelle immediate vicinanze. E' possibile visionare i locali in pianta.

Uno strumento integrato in 1C: Document Management 8 per la risoluzione dei problemi di lavoro da parte dei dipendenti con il grado di formalizzazione accettato nell'organizzazione: dalla comunicazione informale alla corrispondenza commerciale che funge da rinforzo di decisioni e azioni. Allo stesso tempo, tutte le discussioni sul forum sono legate a documenti, attività, processi. Il forum è comodo da usare per la prima linea di supporto, dove dipendenti esperti spiegano alcuni punti di lavoro ai nuovi arrivati. Il meccanismo del Forum è implementato nelle configurazioni KORP e DGU.

Il meccanismo è progettato per differenziare i diritti di accesso degli utenti al database del flusso di lavoro in termini di parametri quali criteri di accesso, cartelle e gruppi di lavoro.

Altro

• Direttamente "in the box" 1C Document Management è un meccanismo di integrazione con altre 13 configurazioni 1C. In particolare, è possibile integrarsi con Configurazione ERP attraverso un piano di scambio e una perfetta integrazione.
• Configurazione funziona su dispositivi mobili su piattaforma Android, IOS, Windows Phone, oltre che tramite browser, grazie alle funzionalità della piattaforma 1C:Enterprise 8.
• Personale e generale calendari, in cui puoi conservare non solo i record, come in MS Outlook, ma anche i documenti e le attività dell'utente.
• Personalizzazione dell'interfaccia- una caratteristica regolare di 1C: Enterprise, ma nel programma 1C: Document Management 8 ha un'applicazione più ampia, che consente di personalizzare tutte le interfacce del programma "per te", ovvero modificare la composizione dei dettagli, elenchi di colori, impostare l'ordinamento, assegnare colonne, ecc.

Non ci sono restrizioni (ad eccezione dell'apposito supporto tecnico) per l'attuazione del programma di gestione dei documenti da 1C: la possibilità di utilizzarlo non dipende dal settore industriale dell'impresa, dalla sua struttura, dalla forma organizzativa, dal tipo di attività, dal numero del personale, ecc. Il sistema può essere personalizzato e adattato a compiti specifici e requisiti dei clienti, è facilmente padroneggiabile dagli utenti e oggi ci sono più di 1700 implementazioni di successo di 1C Document Management 8 in organizzazioni commerciali, di servizi, industriali e di bilancio.

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• installazione

Sistema elettronico di gestione dei documenti 8 (di seguito - 1C SED) è un prodotto software che permette di svolgere attività con vari tipi di documentazione aziendale. Inoltre, il sistema consente di gestire i processi aziendali dell'impresa e di controllarne le attività.

Parte 1C SED comprende diversi sottosistemi:

• documenti attuali. Questo sottosistema include il lavoro con la documentazione dell'azienda, che è rilevante in questa fase dell'attività;
• compiti e processi di lavoro dei dipendenti. Qui il programma crea i processi aziendali dell'azienda, che vengono quindi controllati. Ciò include anche la creazione di una matrice di sostituti in carica in assenza di un esecutore testamentario, nonché la funzione di indirizzamento dei compiti basato sui ruoli;
• redazione di report e dati statistici. Questo sottosistema include un elenco di rapporti necessari per l'analisi statistica della documentazione, nonché il controllo sulle attività dei dipendenti e sull'adempimento dei loro compiti;
• elaborazione automatica delle informazioni. Questo sottosistema implica meccanismi mediante i quali avviene l'elaborazione automatica dei documenti. Ciò include il controllo sulle directory con i file, l'emissione di periodici ai dipendenti dell'azienda, ecc.;
• archiviazione. Ciò include i mezzi utilizzati quando si lavora con l'archivio, ad esempio la visualizzazione, l'emissione di informazioni, il ritiro di un documento, ecc.;
• scambio di dati. Il sottosistema facilita lo scambio di dati tra le parti componenti la struttura;
• funzione di amministrazione. Con l'aiuto di questo sottosistema, il sistema viene configurato e vi vengono inseriti i dati personali degli utenti;
• forum e chat. Questo sottosistema contribuisce all'organizzazione del team e delle sue attività. Contiene inoltre notizie aziendali e un elenco di collegamenti su Internet che possono essere utili per i dipendenti.

Il sistema funziona con i processi aziendali dell'azienda, mentre gli utenti del programma possono personalizzare questi processi aziendali "per se stessi", tenendo conto di varie opzioni e parametri. Inoltre, il programma può reindirizzare automaticamente questi processi aziendali ai sostituti degli artisti che sono attualmente assenti.

Il modulo di reporting include la compilazione di vari tipi di report, comprese le statistiche sul flusso di lavoro, il monitoraggio della dinamica delle modifiche ai file, la disciplina delle prestazioni, ecc.

Il programma consente inoltre agli utenti di personalizzare l'aspetto dei documenti, modificare la composizione dei dettagli, senza ricorrere alla configurazione dell'intero software 1C Enterprise 8.3.

Principali vantaggi del sistema

• il programma è facile da installare e utilizzare;
• la costruzione dei processi aziendali è possibile sia in modalità normale che tramite l'interfaccia web;
• il programma è perfettamente combinato con altri strumenti software dell'azienda 1C;
• i dati possono essere facilmente modificati;
• la libreria in cui sono archiviati i processi aziendali è pubblica e reintegrabile.

Il prodotto software 1C SED consente di automatizzare completamente tutti i processi dell'azienda, compreso l'invio di attività al personale, nonché il controllo sull'esecuzione di queste attività e la ricezione di report. Inoltre, utilizzando il programma, è anche possibile automatizzare la contabilizzazione dei documenti e la loro registrazione nel sistema. Il programma consente di trovare rapidamente il documento desiderato nel database, pur disponendo di informazioni minime.

Funzionalità aggiuntive del programma

Grazie all'uso di 1C SED, puoi anche creare vari modelli, ad esempio modelli di documenti che possono essere utilizzati in futuro. È inoltre possibile conservare i registri dei documenti nell'archivio, nonché organizzare l'accesso agli stessi. Il sistema di gestione elettronica dei documenti utilizza al 100% le capacità della piattaforma 1C, poiché tutti i moduli costitutivi del sistema sono creati sulla base della piattaforma gestita "1C: Enterprise 8.2".

Vale anche la pena notare che il prodotto "1C: Document Management" può essere un'alternativa a questo programma. Con esso, puoi anche gestire il processo di contabilità dei documenti aziendali e gestire i processi aziendali.