Objednávka o prechode na elektronický systém správy dokumentov. Objednávka a pokyn: postup pri vydávaní v podniku. Typická cesta „Schválenie protokolu guvernéra“

Elektronická správa dokumentov v organizácii vám umožňuje optimalizovať proces práce s dokumentmi vo všetkých fázach: od vypracovania projektu až po schválenie a odoslanie hotovej kópie. V našom materiáli vám povieme, ako zaviesť elektronický systém správy dokumentov v organizácii a aké sú špecifiká jeho používania v rôznych oddeleniach spoločnosti.

Implementácia elektronického systému správy dokumentov v podniku

Implementácia správy elektronických dokumentov v organizácii prebieha v niekoľkých fázach:

Etapa 1. Analýza existujúceho systému správy dokumentov

Dokumenty môžu byť vytvorené alebo prijaté spoločnosťou v papierovej alebo elektronickej forme. Analýza môže odhaliť také nedostatky toku dokumentov spoločnosti, ako sú:

• strata dokladov;
• ich nadmerné zdvojenie;
• dlhý čas schvaľovania;
• náklady na tlač alebo získanie naskenovaného obrazu papierového dokumentu a pod.

Súčasný systém spoločnosti už nemusí spĺňať moderné požiadavky na prácu s dokumentmi, ako sú:

• pohodlný vyhľadávací mechanizmus;
• operatívnu kontrolu vo všetkých fázach práce s dokumentom;
• možnosť autorizovanej úpravy a schvaľovania.

Rovnako ako ďalšie požiadavky na systém súvisiace so špecifikami toku dokumentov vo firme.

Etapa 2. Formulácia požiadaviek na elektronický systém správy dokumentov a vypracovanie plánu jeho implementácie

V tejto fáze sa spája úsilie vedenia spoločnosti a IT špecialistov do kompetentne stanovených cieľov a zámerov, ktoré sú riešené prostredníctvom elektronického systému správy dokumentov. Systém musí poskytovať minimálne:

• vstupná a výstupná registračná kontrola dokumentov;
• preklad papierových dokumentov do elektronickej podoby (ich skenovanie a rozpoznávanie);
• výmena dokumentov medzi štruktúrnymi jednotkami spoločnosti;
• triedenie dokumentov do skupín;
• rýchle vyhľadávanie dokumentu pomocou kľúčových parametrov a textu;
• vytváranie záložných a archívnych kópií;
• schopnosť spravovať prístupové práva;
• riešenie iných problémov.

Samostatne sú formulované úlohy pre prácu s dokumentmi generovanými priamo v samotnej firme. Systém by mal umožňovať:

• vytvárať, opravovať, koordinovať návrhy dokumentov;
• kontrolovať výkonných umelcov podľa termínov;
• zaznamenávať všetky úkony s dokumentom a pod.

S prihliadnutím na zadané úlohy je vypracovaný plán implementácie elektronického systému správy dokumentov v spoločnosti.

Etapa 3. Vypracovanie prevádzkových predpisov systému

V predpisoch:

• sú stanovené základné pravidlá systému;
• určí sa zoznam dokumentov zúčastňujúcich sa na elektronickom toku dokumentov;
• ich šablóny a formáty sú schválené;
• opisuje technológiu prevodu papierových dokumentov na elektronické;
• pravidlá prístupu k dokumentom sú podrobné;
• dešifrujú sa ďalšie nuansy fungovania systému.

Fáza 4. Príprava na spustenie systému a školenie používateľov

Vo fáze implementácie sa testuje elektronický systém správy dokumentov a vykonajú sa potrebné nastavenia hardvéru a softvéru. Nastavia sa heslá a personálu sa vysvetlia špecifiká prístupu do systému.

Okrem toho sú pracovníci školení a testovaní na znalosti pokynov pre prácu v systéme elektronickej správy dokumentov.

Etapa 5. Registrácia oficiálneho spustenia systému do prevádzky

Na spustenie elektronického systému správy dokumentov v podniku je potrebné vydať príkaz alebo pokyn. Čo do nej zahrnúť, vám prezradíme v ďalšej časti.

Objednávka o prechode na elektronickú správu dokumentov

Na to, aby systém elektronickej správy dokumentov začal legálne fungovať, je vydaný príkaz, v ktorom:

• je uvedený dátum spustenia systému;
• potvrdzuje sa nadobudnutie platnosti sprievodnej organizačnej dokumentácie (predpisy, pokyny, pravidlá);
• je schválený zoznam osôb, ktorým je povolený prístup do systému;
• načasovanie brífingov a školení zamestnancov je podrobné;
• sú dešifrované ďalšie nuansy súvisiace s implementáciou elektronického systému správy dokumentov.

S objednávkou musia byť oboznámení všetci zúčastnení zamestnanci.

Predpisy o elektronickej správe dokumentov

Spoločnosti niekedy vypracujú samostatný dokument o práci s elektronickými dokumentmi, v ktorom kombinujú všetky súvisiace pokyny a predpisy. Tento dokument sa nazýva „Predpisy o toku elektronických dokumentov“.

Spoločnosť sama rozhoduje o tom, čo do tohto ustanovenia zahrnúť a ako podrobné by mali byť niektoré záležitosti týkajúce sa práce so systémom. Približný súbor sekcií je znázornený na obrázku:

Elektronický systém správy dokumentov: automatizačné programy, stupeň pokrytia, špecifiká odvetvia

Organizácia správy elektronických dokumentov v podniku je nákladný a pracovne náročný proces. Nie každý dokáže automatizovať všetky úlohy súčasne a spojiť všetky reťazce práce s dokumentmi do jedného systému.

Na pomoc prichádzajú špecializované programy, ktoré vám umožňujú automatizovať aspoň určité oblasti činností podniku a organizovať minimálny možný tok elektronických dokumentov. Takéto programy na správu elektronických dokumentov v organizácii sú dostupné aj tým najmenším podnikateľským subjektom. Zvyčajne sa nakupujú pre potreby účtovníctva (účtovníctvo a daňové účtovníctvo) s prvkami toku osobných dokladov.

Toto nie je najlepší spôsob implementácie elektronickej správy dokumentov v podniku. Pri absencii potrebných zdrojov však automatizácia jednotlivých oblastí a služieb podniku pomáha čiastočne uľahčiť prácu s dokumentmi.

Odborníci z oblasti elektronickej správy dokumentov odporúčajú iný postup. Ak podnik nemá dostatok zdrojov na implementáciu plnohodnotného efektívneho systému na prácu s dokumentmi, problém by sa mal riešiť nie lokálne. Elektronickú správu dokumentov je potrebné zaviesť nie vo vybraných oblastiach, ale ako všeobecný systém, ktorý spája všetky oddelenia. Zároveň môžete na začiatku stanoviť minimálnu sadu funkcií a postupne ich zvyšovať a prispôsobovať systém tak, aby vyhovoval potrebám a rozsahu spoločnosti.

V poslednom období dochádza k rozdeleniu vývojárov programov elektronickej správy dokumentov podľa odvetvových špecifík (samostatné programy pre verejný sektor, telekomunikácie a pod.).

Ďalej sa podrobnejšie zastavíme pri personálnej a právnej elektronickej správe dokumentov (na čo si dať pozor pri ich tvorbe v situácii, keď si firma nevie zorganizovať jednotný systém správy dokumentov).

Kedy je potrebná elektronická správa dokumentov HR a dá sa bez nej zaobísť?

Elektronická správa personálnych dokumentov je jedným z prvkov systému elektronickej správy dokumentov v organizácii.

Pokiaľ ide o rozmanitosť, personálne dokumenty nie sú nižšie ako účtovná služba - líder v objeme vytvorených a prijatých primárnych dokumentov. Veľa závisí od takých nuancií, ako sú:

• rozsah a štruktúra organizácie;
• špecifiká jej činností;
• geografická fragmentácia štrukturálnych delení;
• fluktuácia zamestnancov;
• ďalšie vlastnosti (prítomnosť vzdialených pracovníkov, škodlivé a nebezpečné pracovné podmienky atď.).

Všetky tieto nuansy sa berú do úvahy pri rozhodovaní, či organizácia potrebuje elektronickú správu personálnych dokumentov.

Ak sa spoločnosť skladá z riaditeľa, hlavného účtovníka a 5-7 zamestnancov, elektronická správa dokumentov sa môže stať veľmi nákladnou a nepraktickou záležitosťou. Ak je firma veľká s rozsiahlou sieťou pobočiek a špecifickými pracovnými podmienkami, bez automatizácie dokumentačných procesov sa to nezaobíde.

Ďalej budeme hovoriť o špecifikách organizácie personálnej elektronickej výmeny dokumentov.

Ako organizovať tok elektronických dokumentov na personálnom oddelení?

Na vytvorenie plnohodnotného toku osobných elektronických dokumentov v organizácii je potrebné:

1. Zabezpečiť ochranu osobných údajov

V tejto veci by sa malo vychádzať z požiadaviek:

• Zákon „O osobných údajoch“ z 27. júla 2006 č. 152-FZ;
• Nariadenie vlády Ruskej federácie „O schválení požiadaviek na ochranu osobných údajov...“ zo dňa 1. novembra 2012 č. 1119.

Ak to chcete urobiť, musíte poskytnúť (článok 15 požiadaviek):

• zabezpečenie priestorov, v ktorých sa informačný systém nachádza, pred neoprávneným prístupom neoprávnených osôb;
• bezpečnosť nosičov osobných údajov;
• prístup k personálnym dokumentom pre obmedzený počet osôb vykonávajúcich svoje služobné povinnosti;
• používanie nástrojov informačnej bezpečnosti;
• vykonávanie iných povinných činností.

2. Upraviť postup získavania a používania elektronického podpisu

V tejto veci treba vychádzať z ustanovení zákona „o elektronickom podpise“ zo dňa 6. apríla 2011 č. 63-FZ. Vzhľadom na dôležitosť personálnych dokumentov (aj pri riešení pracovnoprávnych sporov) musí šéf spoločnosti pri ich podpisovaní použiť vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis (ECES). Používanie iných typov elektronického podpisu (jednoduchého alebo vylepšeného nekvalifikovaného) môže mať za následok uznanie miestnych aktov spoločnosti za neplatné.

3. Samostatné personálne dokumenty

Osobné dokumenty sú rozdelené do dvoch skupín:

1. Generované elektronicky.
2. Vytvorené výhradne na papieri.

Práve tu spočívajú značné ťažkosti pri vytváraní personálnej elektronickej správy dokumentov v organizácii. Značná časť personálnych dokumentov musí byť vyhotovená len v papierovej forme a potvrdená vlastnoručným podpisom účastníkov pracovného pomeru (zamestnanec a (alebo) zamestnávateľ).

Zamestnanec musí byť oboznámený s jednotlivými dokumentmi a personálnymi informáciami proti podpisu (napríklad s príkazom na uloženie disciplinárneho postihu) a špecialista personálnej služby pri oprave údajov v osobných kartách zamestnancov musí všetky opravy osvedčiť osobným podpis.

4. Organizujte zálohovanie a ukladanie elektronických dokumentov

Pomôže to vyhnúť sa negatívnym dôsledkom okolností vyššej moci, ktoré môžu viesť k strate osobného dokumentu.

5. Opraviť formy elektronických osobných dokladov v miestnom zákone

Formuláre personálnych dokladov vydávaných elektronicky musia byť zakotvené v osobitných predpisoch. Mali by sa tiež uviesť všetky nuansy práce s takýmito dokumentmi: postup ich úprav, podmienky a spôsoby uchovávania, typy elektronických podpisov pre dokumenty osobitného právneho významu atď.

Personálna správa elektronických dokumentov: čo plánujú zákonodarcovia?

Pokrok nezostáva stáť. Postupne sa do elektronickej podoby prenášajú tie personálne dokumenty, ktoré vždy existovali len v papierovej podobe.

Dnes je zo zákona povolené uzavrieť elektronickú pracovnú zmluvu so vzdialeným pracovníkom, ak má elektronický podpis (článok 312.3 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Viac sa dozviete v tomto materiáli.

Hoci na rozsiahle zavádzanie elektronických zmlúv je stále potrebný osobitný legislatívny vývoj.

O elektronických pracovných zošitoch sa na legislatívnej úrovni diskutuje už niekoľko rokov.

Vo všeobecnosti je postoj úradov jasný: v blízkej budúcnosti bude zavedená elektronická správa dokumentov v personálnom sektore. Ministerstvo práce už spustilo experiment na jeho implementáciu (príkaz č. 194 zo dňa 26.3.2018), podľa ktorého v elektronickej forme vo viacerých spoločnostiach:

• zohľadňuje sa pracovný čas;
• zamestnanci sú oboznámení s miestnymi predpismi, zložkami miezd a popismi práce;
• informovať o začiatku dovolenky;
• organizovať služobné cesty.

Zavedenie elektronickej správy personálnych dokumentov umožní zamestnávateľom absolvovať inšpekciu práce cez internet (na diaľku).

Právny elektronický tok dokumentov v spoločnosti

Právne otázky v obchodných aktivitách vznikajú pravidelne.

Ak má spoločnosť právnika alebo právnu službu, je racionálne zorganizovať elektronický tok dokumentov právnej dokumentácie s jej následnou integráciou do všeobecného toku elektronických dokumentov spoločnosti. Takýto systém umožňuje:

1. Koordinovať proces odsúhlasovania zmlúv

Koordinácia hotových vzorov zmlúv je proces spoločný pre všetky spoločnosti. Trvá to veľa času a vyžaduje zapojenie špecialistov z rôznych služieb (finančných, technických, právnych a iných). Elektronická správa dokumentov vám v tomto procese umožňuje koordinovať celý proces schvaľovania a promptne odoslať vyplnenú zmluvu protistrane.

Právny elektronický systém správy dokumentov by mal umožňovať:

• vytvoriť zoznam osôb na schválenie;
• kontrolovať načasovanie kontroly a úprav;
• riešiť ďalšie záležitosti (o odoslaní zmluvy na revíziu, jej predložení na podpis a pod.).

2. Efektívne riešiť nároky a súdne spory

Na vykonávanie reklamácií a reklamačných prác musí mať odborník na právne služby kompletný balík zdrojových dokumentov. Tieto dokumenty môžu byť generované v rámci samotnej spoločnosti a môžu pochádzať zvonku (od protistrán). Na zhromaždenie všetkých týchto rozptýlených informácií je potrebná rýchla interakcia s rôznymi službami (účtovníctvo, obchodné oddelenie a ďalšie oddelenia).

V predpisoch je dôležité podrobne rozviesť otázky súvisiace s postupom zhromažďovania všetkých informácií potrebných pre právnikov v elektronickej forme.

Systém musí byť nakonfigurovaný tak, aby:

• všetky podklady boli dodávateľovi doručené včas;
• šablóny hotových dokumentov od právnikov sa automaticky posielali vedeniu na schválenie;
• bola implementovaná možnosť úprav;
• bolo možné vysledovať všetky fázy práce s dokumentom;
• Sledovalo sa načasovanie prípravy žalôb a žalôb.

3. Žiadosti vybavujte promptne

Právnici musia pripraviť listy protistranám, kópie rôznych dokumentov, odpovede na požiadavky regulačných orgánov a orgánov činných v trestnom konaní atď. Zavedenie elektronickej správy dokumentov umožní sledovať:

• keď dodávateľ dostane žiadosť;
• koľko času je na jeho dokončenie;
• dátum odoslania vyplnenej odpovede.

Tento druh kontroly umožňuje potrestať nielen právnika (umelca), ale aj iniciátorov žiadosti, čo prispieva k včasnému odoslaniu žiadosti a jej vykonaniu.

V predpisoch musí byť popísaný celý postup práce s elektronickými žiadosťami: lehoty na vygenerovanie žiadosti, požiadavky na úplnosť zdrojových údajov, čas na dokončenie žiadosti.

***

Na vývoj elektronického systému správy dokumentov je potrebné analyzovať aktuálny tok dokumentov v spoločnosti, určiť hlavné úlohy a formalizovať projekt. Následne systém uviesť do prevádzky, zaškoliť personál a upevniť postup pri práci s elektronickým riadením dokumentov v internom miestnom akte (predpisy, pokyny).

Správa Petrohradu
PRIMORSKÝ SPRÁVNY OBVOD
ÚZEMNÝ MANAŽMENT

O implementácii elektronických systémov správy dokumentov
a kancelárska práca

1. Prideliť zodpovednosť za prípravu počítačového vybavenia oddelení správy kancelárií a lokálnej siete (LAN) na implementáciu systémov elektronickej správy dokumentov a správy kancelárií (ďalej len EDMS) v súlade s požiadavkami súkromných technických špecifikácií ( Dodatok č.1 k Zmluve č.1008/25-2000 zo dňa 23.08.2000) a realizácii opatrení na zabezpečenie technickej prevádzkyschopnosti systémov správy elektronických záznamov, vedúcemu oddelenia informačných systémov a databáz oddelenia ekonomiky a mestské obstarávanie, Miroshnik M.I.

2. Zodpovednosť za vykonávanie skúšobnej prevádzky systémov, školenie zamestnancov oddelení riadenia úradu a implementáciu EDS na územných odboroch vedúcemu odboru záležitostí K.V.

3. Vedúci oddelenia informačných systémov a databáz oddelenia ekonomiky a mestských zákaziek Miroshnik M.I. a vedúci oddelenia záležitostí Gulyaev K.V. spolu s generálnym realizátorom projektu ESED - štátnym podnikom "Centrum rozvoja počítačov" - zabezpečiť skúšobnú prevádzku systémov elektronickej evidencie, prípravu technických prostriedkov a realizáciu akceptačných prác pre zavádzanie systémov do komerčnej prevádzky. prevádzka.

4. Vyhradzujem si kontrolu nad realizáciou objednávky.

Vedúci územnej správy
Yu.L.Osipov

Text dokumentu je overený podľa:
oficiálny newsletter

Vzorový formulár objednávky na implementáciu systému elektronickej správy dokumentov (pripravený odborníkmi zo spoločnosti Garant)

objednať
o zavedení elektronického systému správy dokumentov

[ deň mesiac rok ]

Za účelom [doplňte podľa potreby] objednávam:

1. Od [dátum, mesiac, rok] zaviesť elektronický systém správy dokumentov [názov] v [názov právnickej osoby].

2. [Pozícia, celé meno] do [deň, mesiac, rok] vypracuje a schvaľuje postup na správu elektronických dokumentov.

3. Vymenujte [pozícia, celé meno] za zodpovedného za správu elektronickej správy dokumentov.

4. [Pozícia, celé meno] organizovať elektronický archív prijatých a odoslaných dokumentov.

5. [Pozícia, celé meno] zaviesť do účtovnej politiky [názov právnickej osoby] pravidlá pre vytváranie, prijímanie a uchovávanie elektronických dokumentov.

6. Vymenujte [funkciu, celé meno] za zodpovedného za tvorbu a podpisovanie elektronických dokumentov.

7. Objednávka by mala byť oznámená všetkým štrukturálnym divíziám organizácie.

8. Kontrolou vykonania príkazu poverujem [pozícia, celé meno].

S objednávkou boli oboznámení:

[pozícia, podpis, iniciály, priezvisko]

Vzorový formulár objednávky na implementáciu systému elektronickej správy dokumentov

Vyvinutý: Garant Company, jún 2016

Aktuálna verzia dokumentu, o ktorý máte záujem, je dostupná len v komerčnej verzii systému GARANT. Môžete si zakúpiť dokument za 54 rubľov alebo získať úplný prístup do systému GARANT zadarmo na 3 dni.

Ak ste používateľom internetovej verzie systému GARANT, môžete si tento dokument otvoriť hneď teraz alebo si ho vyžiadať prostredníctvom Hotline v systéme.

Regulačná podpora procesu implementácie EDMS

Takže vážne uvažujete o otázke implementácie EDMS. Ste na pokraji dlhej cesty, ktorá pozostáva z mnohých etáp: predprojektová skúška, výber softvérového produktu, jeho predbežná konfigurácia, zaškolenie používateľa, skúšobná prevádzka, uvedenie do komerčnej prevádzky. Aby však elektronický systém správy dokumentov fungoval „oficiálne“, je potrebný zodpovedajúci papierový dokument. Dnes budeme analyzovať všetky fázy implementácie systému a zvážime regulačné dokumenty, ktoré by ich mali regulovať.

Aktivity na implementáciu EDS v podniku musia byť podložené administratívnymi dokumentmi. A čím jasnejšie bude v príkazoch/pokynoch stanovený zoznam potrebných činností, postup ich implementácie a zodpovednosť úradníkov podieľajúcich sa na implementácii, tým rýchlejšie a efektívnejšie bude práca na implementácii EDMS vykonaná.

1. Predprojektová skúška, výber softvérového produktu.

Administratívny dokument (zvyčajne príkaz) vydaný manažmentom v prvej fáze implementácie obsahuje zdôvodnenie potreby implementácie EDS a v texte je uvedená zodpovedná osoba, prípadne viaceré osoby, ktoré musia:

Určiť, akými silami bude systém implementovaný (vlastnými alebo so zapojením dodávateľa prác);

určiť generálneho dodávateľa diela;

Určite približný rozsah implementácie a plánovaný rozpočet.

Výsledkom práce na uvedenej zákazke je najčastejšie obojstranne vypracovaný komerčný návrh.

2. Vytvorenie pracovnej skupiny a schválenie harmonogramu práce.

Po výbere softvérového produktu a dodávateľa prác je potrebné vytvoriť administratívny dokument, ktorý bude definovať:

Vedúci realizačného tímu na strane zákazníka;

Zloženie pracovnej skupiny;

Úlohy na prípravu harmonogramu prác, zapojenie ďalších špecialistov podieľajúcich sa na implementácii EDMS (príprava technického vybavenia, informácií a softvéru atď.).

V budúcnosti bude potrebné vydať objednávku na schválenie harmonogramu prác na implementáciu EDMS. S prihliadnutím na tento plán sa vykonávajú všetky nasledujúce etapy implementácie.

3. Schválenie zoznamu užívateľov a určenie správcu systému.

Administratívne dokumenty musia obsahovať zoznam používateľov EDMS, ako aj harmonogram ich školenia. Rozvrh školenia je možné stanoviť nezávislou objednávkou/pokynom. Táto objednávka pomôže regulovať proces vykonávania školení používateľov v podniku.

Ďalšia objednávka bude obsahovať informáciu o určení správcu systému - ide o špeciálneho používateľa, ktorý zabezpečuje a kontroluje prácu ostatných používateľov systému; musí vykonať prácu na identifikácii, oprave chýb používateľa, doplnení a zmene referenčných údajov (referenčných informácií).

4. Spustenie systému do skúšobnej a priemyselnej prevádzky.

Typicky sa systém po alebo počas zaškolenia používateľa uvedie do skúšobnej prevádzky. Špeciálna objednávka na uvedenie systému do skúšobnej prevádzky musí obsahovať:

Načasovanie skúšobnej prevádzky;

Zoznam oddelení (pracovísk);

Časový rámec na ich vybavenie softvérom a hardvérom;

Zodpovedá za vykonávanie skúšobnej prevádzky na oddeleniach.

Rovnaká objednávka môže obsahovať pokyny na schválenie dočasných predpisov (pravidiel, postupov) pre prácu s EDMS.

Po skúšobnej prevádzke je potrebné vypracovať zoznam návrhov alebo odporúčaní na prechod na EDMS, ktorý spravidla, ak návrhy vypracovali pracovníci organizácie zákazníka, vypracúva formou interného úradníka dokument. Tento dokument obsahuje informácie o problémoch, ktoré sa vyskytli počas skúšobnej prevádzky, ako aj návrhy na dodatočnú konfiguráciu systému.

Po ukončení všetkých nezhôd a dodatočných nastavení je elektronický systém správy dokumentov prijatý do komerčnej prevádzky, čo je stanovené samostatnou objednávkou, v ktorej musí byť uvedené:

zloženie funkcií EDMS alebo jeho častí, hardvér a softvér akceptovaný na komerčnú prevádzku;

zoznam úradníkov a zoznam divízií zákazníckej organizácie zodpovedných za prevádzku EDMS;

postup a načasovanie zavádzania nových foriem dokumentov (ak je to potrebné);

postup a načasovanie presunu personálu do práce v prevádzkových podmienkach EDMS.

Po ukončení prác pri uvádzaní do prevádzky je potrebné vykonať zmeny v miestnych predpisoch (popisy práce, predpisy upravujúce prácu s dokumentmi a pod.). Pokyny musia brať do úvahy inovácie súvisiace s používaním EDMS v podniku. Správnemu vykonaniu takýchto zmien v dokumentoch sa budeme venovať v nasledujúcich článkoch.

Príkaz na realizáciu sed

Implementácia akéhokoľvek systému elektronickej správy dokumentov má svoje špecifiká. Pozostáva z prácne náročných prípravných prác zameraných na vytvorenie optimálnych podmienok pre použitie automatizačných nástrojov. Metodické materiály pomôžu špecialistom na implementáciu systémov správy dokumentov zvládnuť novú odbornú oblasť. Hovoríme o dokumentačnej podpore pre manažment.

Príprava na automatizáciu toku dokumentov často vyústi do nezávislého poradenského projektu, v rámci ktorého sa realizuje organizácia toku dokumentov vo firme a pripravujú procesy na zaradenie do nového informačného systému.

V prípravnej fáze by ste mali:

• vykonať audit procesov správy dokumentov a posúdiť aktuálnu situáciu;
• identifikovať potreby manažmentu a problémy, ktoré majú zamestnanci v procesoch práce s dokumentmi;
• v závislosti od potrieb manažmentu a zistených problémov vykonať zmeny v súčasnom systéme alebo navrhnúť zásadne nový systém organizácie toku dokumentov;
• regulovať prácu s dokumentmi: pripraviť balík regulačných dokumentov, ktoré stanovia pravidlá práce s dokumentmi a vytvoria právny rámec pre prácu v systéme elektronickej správy dokumentov.

Konzultačný projekt na prípravu na automatizáciu dokumentov má množstvo funkcií.

Po prvé, podiel poradenstva na projektoch implementácie systémov elektronickej správy dokumentov je pomerne vysoký a samotná prípravná fáza má významný vplyv na efektivitu implementácie.

Po druhé, poradenský projekt je na priesečníku dvoch tematických oblastí – dokumentačnej podpory pre manažment a informačných technológií (IT). Na úspešné dokončenie takéhoto projektu sú preto potrebné špeciálne znalosti, ktoré odborníci na implementáciu často nemajú.

Po tretie, ruská kancelárska práca má silné tradície a hlboké korene, čo má vplyv aj na automatizáciu procesov správy dokumentov.

Na základe charakteristík poradenského projektu môžete zostaviť portrét kvalifikovaného konzultanta. Takýto špecialista má znalosti z predmetnej oblasti dokumentačnej podpory pre manažment a je schopný hovoriť so špecialistami v oblasti kancelárskeho manažmentu v rovnakom odbornom jazyku. Zároveň pozná funkcionalitu implementovaného systému elektronickej správy dokumentov a ovláda metódy na skúmanie a popis podnikových procesov.

Z profesionálneho portrétu poradcu vyvstáva logická otázka: kde možno takého poradcu nájsť?

Pomocník pre vývojárov

Spoločnosť 1C, vývojár systému 1C: Document Flow, pristúpila k riešeniu tohto problému systematicky a dôkladne. Otvorila sa nová oblasť činnosti - metodická podpora projektov na implementáciu programov elektronickej správy dokumentov. Dnes existujú dva smery metodickej práce:

1. Vývoj hotových metód na organizovanie toku dokumentov a prieskum podniku.
2. Školenie v práci pomocou hotových metód.

V rámci vývoja hotových metód organizácie toku dokumentov a prieskumu podniku bol vytvorený metodický produkt „Súbor normatívnych dokumentov“. Metodika organizácie kancelárskej práce a toku dokumentov.“ Produkt je dostupný v dvoch verziách zameraných na rôzne segmenty podnikania. Každá sada dokumentov je viazaná na možnosti konkrétnej verzie programu 1C: Document Flow.

Na podporu metodického produktu bol spustený dvojdňový vzdelávací kurz „Príprava na automatizáciu toku dokumentov“. Školiaci kurz obsahuje základy kancelárskej práce a vysvetlenia, ako pracovať so súbormi regulačných dokumentov. Študenti počas školenia pracujú s príkladmi dokumentov, učia sa hodnotiť aktuálne miestne predpisy upravujúce prácu s dokumentmi, formulovať k nim pripomienky a vypracovávať nové dokumenty rôzneho druhu.

Metodický produkt „Súbor regulačných dokumentov“ je vo svojej podstate hotová technológia a nie učebnica kancelárskej práce. Toto je zbierka miestnych predpisov o organizácii kancelárskej práce, v ktorej sú všetky procesy spojené s programom 1C: Document Flow. Súprava vám pomôže pripraviť sa na implementáciu v krátkom čase: organizovať kancelársku prácu vo firme. A čo je dôležité, súbor dokumentov si pri implementácii bude vyžadovať len drobné úpravy s prihliadnutím na odvetvové špecifiká spoločnosti. Podľa odborníkov množstvo takejto úpravy nepresahuje 30%.

nariadenia

Obsah sady dokumentov:

• Objednávka „O spustení pilotnej/priemyselnej prevádzky systému elektronickej správy dokumentov“.
• Objednávka „Na prácu v systéme elektronickej správy dokumentov.
• Predpisy o kancelárskej práci a toku dokumentov.
• Predpisy o službe podpory riadiacej dokumentácie.
• Náplň práce pre zamestnancov služby podpory riadiacej dokumentácie (alebo náplň práce sekretárky pre malé spoločnosti).
• Predpisy o práci s administratívnymi, zmluvnými a regulačnými dokumentmi
• Predpisy o práci s organizačnými a administratívnymi dokumentmi.
• Predpisy o práci so zmluvnými dokumentmi.
• Predpisy o práci s regulačnými dokumentmi.
• Album jednotných formulárov dokumentov, ktorý obsahuje 26 šablón a 8 formulárov dokumentov.

Pozrime sa podrobnejšie na každý z regulačných dokumentov.

objednať „O spustení pilotnej/komerčnej prevádzky systému elektronickej správy dokumentov“ obsahuje návod:

• prijať elektronický systém správy dokumentov;
• poskytnúť prístup do systému správy elektronických dokumentov;
• vykonať školenie pre zamestnancov o používaní systému elektronickej správy dokumentov.

Objednávka vymedzuje oblasti zodpovednosti medzi službou podpory riadiacej dokumentácie a IT z hľadiska prevádzky systému elektronickej správy dokumentov. Príkaz sa vzťahuje na všetkých zamestnancov organizácie a zaväzuje ich pracovať v novom informačnom systéme.

objednať „O práci v systéme elektronickej správy dokumentov“ ustanovuje právny rámec pre prácu s elektronickými dokumentmi: prirovnáva úkony zamestnancov v systéme elektronickej správy dokumentov k úkonom vykonávaným v rámci správy papierových dokumentov. Tieto akcie zahŕňajú:

• objednávky vydané v rámci systému správy elektronických dokumentov;
• potvrdenie dokumentov;
• pripomienky, rozsudky, závery zverejnené v informačnom systéme k návrhu dokumentov;
• oboznamovanie zamestnancov vykonávané pomocou nástrojov elektronickej správy dokumentov;
• delegovanie právomoci vykonávať dokumenty a kontrolovať návrhy dokumentov.

Predpisy o kancelárskej práci a toku dokumentov, zaradený do súboru dokumentov, je zostavený striktne v súlade s Metodickými odporúčaniami pre vypracovanie pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych orgánoch výkonnej moci (schválené výnosom Federálneho archívu z 23. decembra 2009 č. 76).

• podrobný popis všetkých fáz prípravy a odovzdávania dokumentov;
• odporúčané zloženie organizačných dokumentov;
• pravidlá pre súčasné a archívne uchovávanie;
• akcie konkrétnych výkonných umelcov v systéme elektronickej správy dokumentov.

Ustanovenie je zamerané na zabezpečenie právnej sily tých dokumentov, ktoré sa budú vytvárať v rámci informačného systému, ako aj na automatizáciu procesov toku dokumentov.

Jedným z kritérií právoplatnosti je vyhotovenie dokumentu predpísaným spôsobom. Ustanovenia dokumentu sú preto zamerané na vytvorenie podmienok pre zamestnancov organizácie, aby si mohli správne vybrať typ dokumentu pre konkrétnu obchodnú situáciu a správne vykonať, a to:

• zjednotenie dokumentov (tvorba šablón dokumentov na základe jednotných textov);
• zníženie počtu používaných druhov dokladov (zjednotenie typov dokladov).

Predpisy uvádzajú všetky operácie, ktoré sa musia vykonať v programe elektronickej správy dokumentov (obr. 1). Tým sa výrazne zjednoduší adaptácia zamestnancov na nový informačný systém.

Ryža. 1. Príklad operácie, ktorá sa musí vykonať v programe na správu elektronických dokumentov

Súbor dokumentov obsahuje hotové predpisy upravujúce činnosť služby podpory riadiacej dokumentácie:

• Predpisy o službe podpory riadiacej dokumentácie;
• Popisy práce pre zamestnancov služby podpory riadiacej dokumentácie.

Predpisy o službe podpory riadiacej dokumentácie ustanovuje organizačnú štruktúru, vymedzuje oblasť zodpovednosti služby a obsahuje podrobný zoznam úloh a funkcií, ktoré vykonávajú jej zamestnanci.

Navrhovaný zoznam úloh a funkcií je najúplnejší a má optimálne rozdelenie oblastí zodpovednosti medzi oddelenia služby podpory dokumentácie. V prípade potreby je možné úlohy a funkcie doplniť chýbajúcimi alebo nepotrebné odstrániť zo zoznamu.

Popis funkcií obsahuje návod na vykonávanie procedúr v programe elektronickej správy dokumentov (obr. 2):

Ryža. 2. Pokyny na vykonávanie postupov v programe na správu elektronických dokumentov

Popisy práce pre zamestnancov služby podpory riadiacej dokumentácie rozvíjať v súlade s navrhovanou organizačnou štruktúrou útvaru a upevniť rozdelenie úloh a funkcií medzi zamestnancov. Okrem toho popis práce:

• špecifikovať pracovné povinnosti zamestnancov služby: obsahovať podrobný popis vykonávaných operácií;
• stanoviť kvalifikačné požiadavky na pozície;
• sú základom pre popisy práce pre službu výberu personálu;
• umožniť novým zamestnancom rýchlo zvládnuť pracovné povinnosti.

Popisy úloh obsahujú aj návod na vykonávanie operácií v programe elektronickej správy dokumentov (obr. 3):

Ryža. 3. Pokyny na vykonávanie operácií v programe správy elektronických dokumentov

Pri príprave na automatizáciu toku dokumentov musíte venovať pozornosť takým dôležitým oblastiam práce, ako sú administratívne, zmluvné a interné činnosti v oblasti tvorby pravidiel.

Riadiace činnosti sa realizujú prijímaním manažérskych rozhodnutí. V každej organizácii mnohé manažérske rozhodnutia robia manažéri na rôznych úrovniach. Všetky tieto rozhodnutia musia mať také charakteristiky, ktoré zabezpečia ich racionalitu, uskutočniteľnosť, platnosť, včasnosť a ekonomickú efektívnosť.

Napriek zjavnému množstvu prijatých manažérskych rozhodnutí sú riadiace činnosti stále charakterizované opakovaním riadiacich funkcií. Preto je potrebné identifikovať podobné riadiace funkcie a vypracovať pre ne jednotné pravidlá.

Dobre fungujúci systém manažérskeho rozhodovania je kritériom efektívnosti manažérskych činností ako celku.
Na organizáciu jednotného systému rozhodovania manažmentu je potrebné:

1. Formulovať pravidlá rozhodovania manažérov na rôznych úrovniach alebo rôznych riadiacich orgánoch.
2. Automatizujte postup prijímania manažérskych rozhodnutí a monitorovania ich vykonávania.

Predpisy o práci s organizačnou a administratívnou dokumentáciou upravuje proces prijímania manažérskych rozhodnutí, individuálnych aj kolegiálnych.

• správne vybrať typ administratívneho dokladu;
• vytvárať administratívne dokumenty pomocou hotových šablón;
• preniesť procesy odovzdávania administratívnych dokumentov zo štandardného ustanovenia do programu 1C: Document Flow 8;
• organizovať včasné a nepretržité monitorovanie vykonávania prijatých rozhodnutí;
• organizovať uchovávanie elektronických verzií a originálov administratívnych dokumentov na papieri;
• zabezpečiť včasnú aktualizáciu administratívnych dokumentov;
• budovať prácu kolegiálnych orgánov organizácie.

Práca na dohodu je pre väčšinu firiem prioritou. Kvalita organizácie zmluvnej práce určuje jej efektívnosť. Predpisy o práci so zmluvnou dokumentáciou je zameraný na vybudovanie systému riadenia zmluvnej práce a obsahuje pravidlá vykonávania zmluvnej práce, ako aj metódy jej automatizácie.

Súlad s požiadavkami dokumentu umožní:

• pripraviť zmluvné dokumenty pomocou štandardizovaných formulárov v súlade s prijatými štandardmi;
• skrátiť čas na dohodnutie zmlúv používaním štandardných formulárov s vopred dohodnutými podmienkami a prípadnými odchýlkami od týchto podmienok;
• minimalizovať právne a obchodné riziká spojené s neplnením zmluvných záväzkov či stratou dokladov

Jedným z ústredných miest pri zabezpečovaní efektívnosti riadenia je tvorba, implementácia, používanie a udržiavanie regulačných dokumentov. Požiadavky na reguláciu úradných činností stanovuje norma GOST R 52294-2004 „Manažment organizácie. Elektronické predpisy pre administratívnu a úradnú činnosť.“

Predpisy o práci s regulačnou dokumentáciou podporuje požiadavky normy a obsahuje pravidlá pre tvorbu regulačných dokumentov, štandardy pre tvorbu jednotného regulačného rámca pre organizáciu.

Nariadenie zavádza centralizovanú kontrolu nad prípravou regulačných dokumentov a ich umiestňovaním do jednotnej regulačnej databázy, vďaka čomu je práca pri tvorbe pravidiel transparentnejšia a systematickejšia.

Súlad s požiadavkami dokumentu umožní:

• znížiť mzdové náklady na vývoj nových regulačných dokumentov;
• zabezpečiť súlad novovytvorených regulačných dokumentov s regulačným prostredím;
• minimalizovať riziká spojené s nedostatkom regulačnej dokumentácie alebo jej irelevantnosťou, neprístupnosťou alebo zložitosťou prezentácie;
• vytvoriť platformu pre interné vzdelávanie zamestnancov v oblasti ich funkčných povinností;
• skrátiť čas potrebný na vyhľadávanie regulačných dokumentov.

Použitie hotových súborov regulačných dokumentov teda skracuje čas na prípravu na automatizáciu toku dokumentov, umožňuje budovať kancelársku prácu organizácie v súlade s aktuálnymi regulačnými a metodickými požiadavkami a tiež stanovuje jednotný podnikový štandard pre prácu s dokumenty v organizácii. Prepojením všetkých regulačných dokumentov súboru s programom elektronickej správy dokumentov je adaptácia zamestnancov na prácu v novom programe menej bolestivá a samotné akcie v systéme sú efektívnejšie.

Objednávka a pokyn: postup pri vydávaní v podniku

Postup vydávania príkazov a pokynov pozostáva z oddelených etáp, ktoré sa vykonávajú v určitom poradí. Bolo by nesprávne začať článok priamym skúmaním týchto štádií. Najprv musíte určiť hlavný účel objednávky a pokynov, identifikovať podobnosti a rozdiely, ktoré existujú medzi týmito typmi dokumentov.

Poradie a inštrukcie: aké sú podobnosti a rozdiely

Okamžite stojí za zmienku, že príkazy a pokyny sa vzťahujú na administratívne dokumenty 1 vydané za podmienok jediného rozhodovania. V takýchto podmienkach patrí právomoc vo všetkých záležitostiach riadenia v podniku ako celku jeho vedúcemu a v otázkach riadenia v rámci štrukturálnej jednotky - manažérovi na príslušnej úrovni.

Pokyny a rozhodnutia obsiahnuté v texte príkazu alebo smernice možno smerovať na:

● zlepšenie organizačnej štruktúry podniku;

● výber prostriedkov a metód na vykonávanie hlavných (alebo výrobných) činností podniku;

● poskytnúť podniku finančné, pracovné, materiálne, informačné a iné zdroje;

● schvaľovanie organizačných dokumentov a ich zmien a pod.

Je potrebné poznamenať, že pokyny a rozhodnutia obsiahnuté v príkazoch alebo pokynoch sú povinné na vykonanie všetkými alebo niektorými zamestnancami podniku.

Teraz sa pokúsme identifikovať rozdiely medzi typmi dokumentov, ktoré zvažujeme.

objednať je právny akt vydaný vedúcim podniku (jeho štrukturálnej jednotky), ktorý koná na základe jednoty velenia s cieľom vyriešiť hlavné a prevádzkové úlohy podniku.

objednať 2 – ide o právny akt vydaný jednotlivým vedúcim, najmä kolegiálnym orgánom, za účelom riešenia prevádzkových záležitostí; Spravidla má obmedzené trvanie a týka sa úzkeho okruhu úradníkov a občanov.

V súčasnosti je v praxi známych viacero prístupov, ktoré určujú v akých prípadoch by sa mali vytvárať príkazy av akých prípadoch - pokyny.

1.V malých podnikoch, ak má právo podpisovať administratívne dokumenty iba manažér (alebo v jeho neprítomnosti konajúci manažér), vydávajú sa príkazy na hlavné úlohy (napríklad na úlohy hlavných činností podniku, na úlohy zlepšovania organizačná štruktúra atď.), a príkazy - o prevádzkových otázkach a otázkach informačno-metodického charakteru(napríklad k otázkam zapojenia sa do práce cez víkendy a sviatky z dôvodu potreby výroby, k otázkam týkajúcim sa organizácie vykonávania objednávok, pokynov a pod.).

2. Druhý prístup je prijateľný pre stredné a veľké podniky, kde nielen vedúci podniku, ale aj vedúci štrukturálnych divízií majú právo podpisovať administratívne dokumenty. V tomto prípade vedúci podniku vydáva príkazy, ktoré sa vzťahujú na celý podnik ako celok a manažérov štrukturálne jednotky vydávajú príkazy, ktorých pôsobenie sa zvyčajne rozširuje len na štrukturálnu jednotku podriadenú danému manažérovi.

Objednávky a pokyny sú rozdelené do troch podtypov:

● podľa hlavnej činnosti;

● personálne;

● o administratívnych a ekonomických otázkach.

Etapy vydávania príkazov a pokynov

V postupe vydávania príkazov a pokynov možno rozlíšiť osem etáp 3:

1. Začatie vydania príkazu alebo pokynu.

2. Zhromažďovanie a analýza informácií na prípravu návrhu dokumentu.

3. Príprava návrhu nariadenia alebo nariadenia.

4. Schválenie návrhu dokumentu.

5. Dopracovanie návrhu nariadenia alebo nariadenia na základe pripomienok schvaľovateľov.

6. Podpísanie príkazu alebo pokynu.

7. Registrácia objednávky alebo pokynu.

8. Prinesenie príkazu alebo pokynu vykonávateľom.

Vyššie uvedené etapy sa vykonávajú postupne, od prvej etapy po ôsmu, navyše piata etapa môže úplne chýbať, ak v etape schvaľovania nie sú žiadne pripomienky k návrhu dokumentu.

Zvážme každú fázu samostatne.

Iniciovanie vydania príkazu alebo pokynu

Návrhy príkazov a predpisov je možné pripraviť v nasledujúcich prípadoch:

● na plánovanom základe (v súlade s vopred vypracovaným plánom alebo programom);

● v mene vedenia podniku;

● z iniciatívy vedúcich štrukturálnych divízií alebo podriadených podnikov, ako aj jednotlivých špecialistov.

Zdôvodnenie potreby vydania príkazu alebo nariadenia môže byť uvedené v memorande, osvedčení o analytickom alebo informačnom obsahu, návrhu, závere, zákone alebo úradnom liste. Tieto dokumenty slúžia ako spúšťač pre rozhodnutie.

Novostroyregion-A LLC dostáva list od vývojára softvéru OJSC Technologies 21. storočia o vydaní novej verzie softvérového produktu skladového účtovníctva „Sklad+“, ako aj CD s aktualizačným modulom a pokynmi na aktualizáciu.

Po prijatí tohto listu vedúci Novostroyregion-A LLC vydáva uznesenie, v ktorom dáva pokyn vedúcemu skladu A. V. Stepanovovi. analyzovať nové možnosti systému automatizácie skladového účtovníctva a informovať o potrebe prechodu na novú verziu programu.

Stepanov A.V. pripravuje správu adresovanú generálnemu riaditeľovi, v ktorej uvádza, že prechod na novú verziu systému umožní efektívnejšie organizovať prácu pri účtovaní tovaru a zvýšiť efektivitu práce zamestnancov.

Po preštudovaní tohto oznámenia generálny riaditeľ vytvorí nové uznesenie, v ktorom nariaďuje pripraviť návrh objednávky na uvedenie novej verzie systému automatizácie skladového účtovníctva do prevádzky.

To znamená, že v tejto situácii boli iniciačnými dokumentmi na vydanie objednávky list od spoločnosti 21st Century Technologies OJSC a interná správa od vedúceho skladu A. V. Stepanova. Na základe týchto dokumentov dal vedúci podniku pokyny na prípravu návrhu objednávky.

Zhromažďovanie a analýza informácií na prípravu návrhu nariadenia alebo nariadenia

Táto etapa zahŕňa v prvom rade zber a analýzu objektívnych, dostatočných a včasných informácií potrebných na vypracovanie rozhodnutia manažmentu, ktoré sa následne premietne do vydaného nariadenia alebo nariadenia.

Zdrojmi informácií môžu byť:

● legislatívne akty a regulačná dokumentácia;

● aktuálna dokumentácia organizácie;

● dokumenty pochádzajúce od iných organizácií;

● publikácie v periodikách;

● vedecké materiály a pod.

Výsledkom zberu a analýzy informácií je vypracovanie rozhodnutia manažmentu. Je potrebné venovať pozornosť skutočnosti, že v procese analýzy informácií sa zvyčajne vypracúvajú rôzne riešenia a po komplexnom posúdení sa vyberie jedno, najprijateľnejšie.

Pokračovanie príkladu 1

V prípade uvedenom v príklade 1 zdroje informácií zahŕňajú interné dokumenty organizácie aj dokumenty získané od organizácie tretej strany.

Medzi interné dokumenty Novostroyregion-A LLC, ktoré sú potrebné na štúdium, patria: aktuálne predpisy o práci v systéme automatizácie skladového účtovníctva "Sklad+", objednávka, ktorá ho schválila, ako aj memorandum.

Okrem toho je potrebné podrobne si preštudovať prihlášky zaslané OJSC „Technológie 21. storočia“ listom z 9. januára 2007 č. 2/02-15.

Príprava návrhu nariadenia alebo nariadenia

Keď už hovoríme o príprave projektu, treba poznamenať, že špecialista (alebo vývojár) pripravuje projekt, nie dokument. Projekt nemá právnu silu a na to, aby sa z návrhu administratívneho dokumentu stal príkaz alebo nariadenie, musí prejsť procesom schvaľovania a podpisu. Okrem toho je po podpísaní potrebná registrácia dokumentu.

Návrh objednávky alebo predpisu vypracuje špecialista alebo špecialisti stavebných jednotiek. Ak návrh dokumentu ovplyvňuje záujmy rôznych oddelení, potom by sa na základe rozhodnutia vedenia podniku mala vytvoriť dočasná komisia alebo by mala byť vymenovaná skupina pracovníkov na prípravu projektu.

Návrhy objednávok a pokynov 4 sú vypracované v súlade s požiadavkami GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentov“ 5 (ďalej len GOST R 6.30-2003).

takže, návrhy nariadení a nariadení sú vytlačené na formulároch Formát A4, t.j. 210 × 297 mm. Zvyčajne sú pre objednávky a pokyny vyvinuté špeciálne formuláre. Podľa GOST R 6.30-2003 sa nazývajú „formuláre pre konkrétne typy dokumentov“. Takéto formuláre (okrem listov) v závislosti od základných dokumentov organizácie obsahujú tieto podrobnosti:

● Štátny znak Ruskej federácie (alebo znak zakladajúceho subjektu Ruskej federácie, alebo znak organizácie, alebo ochranná známka (servisná značka);

● názov typu dokumentu;

● miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu;

● ako aj obmedzujúce značky pre podrobnosti:

— registračné číslo dokumentu.

Osobitnú pozornosť si zasluhuje veľkosť polí formulára. Preto v súlade s GOST R 6.30-2003 musí mať formulár polia minimálne:

Ľavý okraj slúži na uloženie dokumentu do súboru. Z toho môžeme vyvodiť záver, že pri vývoji formulárov dokumentov na dlhodobé (nad 10 rokov) a trvalé skladovacie obdobia (ktoré zahŕňajú objednávky a pokyny) je lepšie nastaviť ľavý okraj v rozsahu 30–35 mm, ako 20 mm.

Tabuľka 1. Povinné údaje objednávky a pokynov

názov typu dokumentu

netreba vypĺňať, je to vo formulári

miesto prípravy alebo zverejnenia dokumentu

netreba vypĺňať, je to vo formulári

registračné číslo dokumentu

vypracované po podpise v čase registrácie dokumentu

názov k textu

vypracované pri príprave návrhu dokumentu

doklad o schválení víza (v prípade potreby to môže byť aj pečiatka schválenia dokladu)

sú plne formalizované počas schvaľovania návrhu dokumentu

vypracovaný v čase podpisu dokumentu

v závislosti od zakladajúcich dokumentov môže byť prítomný štátny znak Ruskej federácie (alebo znak zakladajúceho subjektu Ruskej federácie, alebo znak organizácie alebo ochranná známka) 6

netreba vypĺňať, je to vo formulári

Nastavenie na kontrolu a vykonávanie

kontrolná značka

vypracovaný pri predložení dokladu na kontrolu

Vyňatie z kontroly a postúpenie dokumentu do spisu

poznámku o vyhotovení listiny a jej odoslaní do spisu

sa vyhotovuje, keď sa dokument zbaví kontroly a odošle sa do spisu

Teraz prejdime k zváženiu vlastností návrhu návrhov príkazov a nariadení. Začnime s pravidlá písania textu. On vždy uvedené v prvej osobe jednotného čísla a skladá sa z dvoch častí:

● uvedenie (alebo preambuly) a

IN zisťujúca časť je uvedené zdôvodnenie predpísaných úkonov. Ak bol podkladom na vydanie príkazu alebo pokynu legislatívny alebo regulačný právny akt vyššej organizácie alebo dokument predtým vydaný touto organizáciou, uvádza sa v zisťovacej časti jeho názov, dátum a číslo. V tomto prípade možno použiť formulácie ako „Na základe“, „V súlade s“, „V súlade s“. Ak je rozkaz alebo pokyn vydaný proaktívne, uvádzacia časť formuluje ciele a ciele predpísaných úkonov a uvádza skutočnosti alebo udalosti, ktoré viedli k vydaniu rozkazu alebo pokynu.

Uvádzacia časť sa zvyčajne začína slovami „Na účely“, „V súvislosti s“ atď.

Sú prípady, keď zisťovacia časť môže chýbať z dôvodu, že predpísané úkony nepotrebujú vysvetlenie ani zdôvodnenie 7 .

Zisťovacia časť v objednávkach je oddelená od administratívnej časti slovom „OBJEDNÁVAM:“, a v objednávkach slovom „PONÚKAM:“ alebo „ZAVÄZUJEM:“. Tieto slová sa vytlačia na nový riadok z poľa veľkými písmenami.

Administratívna časť musí obsahovať zoznam predpísaných úkonov s uvedením vykonávateľa každého úkonu a lehotu na vykonanie.

Administratívna časť je často bodovo rozdelená z dôvodu, že sa predpokladá, že na rôzne úkony bude viacero vykonávateľov s vlastnými termínmi.

Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na prípravu dokumentu: Pokyny na implementáciu GOST R 6.30-2003.

Ak sa akcia týka konkrétneho umelca, príslušný odsek dokumentu musí začínať uvedením funkcie a priezviska umelca (iniciály v texte sú umiestnené za priezviskom) v datívnom prípade. Ako účinkujúci môžu byť uvedené organizácie alebo štrukturálne divízie.

Informáciu o manažérskej akcii sprostredkúva sloveso v neurčitom tvare a objekt označujúci predmet akcie. Napríklad:

1. Vedúci oddelenia medzinárodných operácií A.D. Kotov pripraviť návrh „Pokynov na organizáciu práce na. "

2. Vedúci právneho oddelenia S.G. Melnikov poskytnúť odboru medzinárodných operácií potrebné regulačné právne akty a metodické dokumenty.

Označenie doby exekúcie sa uvádza na samostatnom riadku a vydáva sa ako dátum ukončenia exekúcie. Napríklad:

3. Termín odovzdania: 15. júla 2003.

V poslednom odseku administratívnej časti sú uvedené konkrétne osoby, ktoré sú poverené kontrolou nad vyhotovením administratívneho dokladu. Napríklad:

Zverte kontrolu nad vykonaním príkazu podpredsedovi predstavenstva banky K.M. Sidorovovi.

Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 8. novembra 2005 č. 536.

Ak sa v objednávke mení alebo ruší niektoré z jej ustanovení, potom musí jeden z odsekov administratívnej časti textu obsahovať odkaz na rušený dokument (doložku dokladu) s uvedením jeho dátumu, čísla a názvu. Text odseku musí začínať slovami „Uznať za neplatný. "

Príkaz by nemal obsahovať klauzulu „Nariadenie treba upozorniť. " Útvary (úradníci), ktorým sa príkaz dáva do pozornosti, sú uvedené v distribučnom indexe, ktorý vykonávateľ vypracuje spolu s návrhom príkazu.

Text akéhokoľvek organizačného a administratívneho dokumentu vyhotoveného na papieri A4 musí byť vytlačený cez jeden a pol riadkovanie.

Nariadenie alebo smernica môže mať rôzne prílohy 8: ustanovenia, nariadenia, zoznamy, zoznamy, grafy, tabuľky, vzory dokumentov atď. detail „Pečiatka o prítomnosti žiadosti“ sa nikdy nevydáva na príkazy a pokyny z dôvodu, že odkaz na žiadosť je uvedený priamo v texte administratívneho dokumentu.

Ak je žiadosť referenčného alebo analytického charakteru (schéma, tabuľka, zoznam a pod.), potom text objednávky alebo pokynu obsahuje odkaz „podľa Prílohy 2“ alebo „(Príloha 2)“. V tomto prípade je na prvej strane prihlášky v pravom hornom rohu napísané slovo „Príloha“ a nižšie je odkaz na objednávku alebo pokyn. Ak existuje niekoľko aplikácií, sú očíslované.

Príloha č.2
na objednávku JSC "Alternativa-M"
zo dňa 11.01.2007 č.1

Ak je prílohou administratívneho dokumentu schválený dokument (predpisy, pravidlá, pokyny atď.), v príslušnom odseku administratívnej časti sa uvedie táto značka: „(v prílohe).“ A na samotnom dokumente je v pravom hornom rohu prvej strany napísaný atribút „Vyhlásenie o schválení dokumentu“.

Smerovanie musia byť formalizované na všetkých návrhoch príkazov a pokynov a musia obsahovať stručné zhrnutie dokumentu.

Mal by odpovedať na otázku „o čom (kom)?“, napríklad „o schvaľovaní pokynov pre kancelársku prácu“, „o certifikácii zamestnancov Svyazinvestcom CJSC“, „o implementácii koncepcie zlepšovania podpory dokumentácie pre manažment“.

V tomto prípade by názov nemal zaberať viac ako päť riadkov s celkovou dĺžkou do 150 znakov, vytlačené od okraja (t. j. bez odsadenia odseku) cez jedno riadkovanie bez úvodzoviek a nepodčiarknuté, začínajúce veľkým písmenom písmeno a končí bez bodky.

Nebudeme sa zaoberať otázkami vyplnenia povinných údajov objednávky alebo formulára pokynov, pretože to je podrobne popísané v článku E.M. Kameneva „Vývoj foriem organizačných a administratívnych dokumentov“, uverejnené v časopisoch č. 8‘ a č. 9‘ 2005.

Po vypracovaní návrhu vyhlášky alebo nariadenia začína ďalšia etapa - schválenie návrhu administratívneho dokumentu. Neodmysliteľne sa spája s ďalšou etapou – finalizáciou projektu na základe pripomienok schvaľujúcich úradníkov. Preto budeme brať do úvahy obe tieto fázy súčasne.

Schválenie návrhu vyhlášky alebo nariadenia a finalizácia návrhu na základe pripomienok schvaľujúcich úradníkov

Schválenie návrhu dokumentu znamená:

● interné schválenie alebo schválenie (ak na vydanie dokumentu postačuje interné schválenie), ktoré je formalizované požadovaným „vízom na schválenie dokumentu“;

● externé schválenie (ak je potrebné vykonať preverenie riešenia v iných organizáciách). K externému schvaľovaniu návrhov nariadení a nariadení sa uchyľuje len zriedka, preto sa ním v tomto článku 9 nebudeme zaoberať.

Za kvalitnú prípravu návrhov dokumentov a ich koordináciu so zainteresovanými stranami zodpovedajú vedúci oddelení, ktoré návrh predkladajú.

Ustanovenie 2.7.1.2. Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 8. novembra 2005 č. 536.

Ustanovenie 2.7.1.2. Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 8. novembra 2005 č. 536.

Návrhy príkazov (pokynov) a ich prílohy schvaľuje vykonávateľ 10 a vedúci útvaru, ktorý projekt predložil, vedúci útvarov, ktorým projekt zabezpečuje úlohy a zadania, ako aj vedúci útvaru MŠ. vzdelávacia služba a právna služba (schvaľuje návrhy regulačných právnych aktov). Námietky proti návrhu príkazu (pokynu) vzniknuté pri schvaľovaní sa uvádzajú v osvedčení priloženom k ​​návrhu.

Ak dôjde v priebehu schvaľovacieho procesu k zásadným zmenám návrhu objednávky, podlieha opätovnej tlači a opätovnému schváleniu.

Návrhy príkazov (pokynov) predložené vedúcemu na podpis schvaľujú zástupcovia vedúceho v súlade s rozdelením zodpovednosti.

Podnik musí vypracovať zoznam druhov a podtypov 11 dokumentov s uvedením osôb, ktorých víza sa vyžadujú na schválenie, t.j. s uvedením hlavných schvaľovateľov alebo list formulárov dokumentov 12.

Etapy prípravy návrhu dokumentu, jeho schvaľovanie a dolaďovanie na základe pripomienok schvaľovateľov je možné realizovať takzvaným „tradičným“ spôsobom alebo pomocou kancelárskej automatizácie a systému elektronickej správy dokumentov.

S "tradičnou" metódou návrh administratívneho dokumentu sa vyhotovuje na tlačive a predkladá sa na schválenie v listinnej podobe.

V tomto prípade sa víza úradníkov prilepia na spodnú stranu zadnej strany posledného listu návrhu dokumentu. Špecialista pripravujúci návrh príkazu alebo smernice môže vytvoriť základ pre ďalšie udeľovanie víz tak, že na zadnej strane posledného listu návrhu dokumentu uvedie pozície a mená tých, ktorí ho schvaľujú. Podrobnosti „víza na schválenie dokumentu“ musia byť vypracované v súlade s GOST R 6.30-2003.

P. 3.24. GOST R 6.30-2003. Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.

Schválenie dokladu sa vydáva so schválením dokladu vízum (ďalej len vízum), ktoré obsahuje podpis a funkciu osoby, ktorá doklad schvaľuje, odpis podpisu (iniciály, priezvisko) a dátum podpisu. Napríklad:

Osobný podpis A.S. Orlov
dátum

Ak sú k dokumentu nejaké pripomienky, vízum sa udeľuje takto:

Komentáre sú priložené
Vedúci právneho oddelenia
Osobný podpis A.S. Orlov
dátum

Pripomienky sú uvedené na samostatnom hárku, podpísané a pripojené k dokumentu.

Podľa uváženia organizácie je povolené schvaľovanie návrhu dokumentu po jednotlivých stranách alebo možnosť vydávania dokladových víz na samostatnom schvaľovacom hárku. Forma schvaľovacieho listu zároveň nie je upravená ani GOSTmi, ani právnymi aktmi, av súlade s tým môže mať schvaľovací list v rôznych organizáciách inú formu.

Pri predkladaní návrhu administratívneho dokumentu v papierovej forme na schválenie je možný len jeden typ cesty projektu: sekvenčný. To znamená, že zároveň môže byť návrh dokumentu vo vlastníctve iba jedného zo schvaľujúcich úradníkov. V praxi sa často vyskytujú prípady, keď návrh dokumentu musia schváliť manažéri na rovnakej úrovni a na poradí ich schválenia nezáleží. Preto postupné schvaľovanie dokumentov nie je vždy optimálnym riešením.

Okrem toho „tradičný“ spôsob schvaľovania „zaberie“ zamestnancom spoločnosti pomerne veľa pracovného času. Koniec koncov, návrh dokumentu na papieri musí byť nezávisle predložený schvaľujúcim úradníkom alebo prenesený prostredníctvom služby podpory riadiacej dokumentácie (ďalej len služba DOU). V druhom prípade schválenie dokumentu trvá dlho, pretože najprv musíte projekt odovzdať službe predškolskej vzdelávacej inštitúcie, potom je potrebné, aby si sekretárka alebo osoba zodpovedná za kancelársku prácu požadovaného oddelenia vybrala projekt zo služby predškolskej výchovno-vzdelávacej inštitúcie odovzdať na schválenie jeho manažérovi a po schválení vráťte projekt do služby DOW... Tento postup by mal pokračovať, kým projekt neodsúhlasia všetci potrební úradníci. Výsledkom je, že v stredných a veľkých podnikoch môže schválenie jedného návrhu dokumentu trvať niekoľko dní.

Koordinácia návrhov dokumentov pomocou automatizácie kancelárie a systémov elektronickej správy dokumentov má mnoho výhod v porovnaní s „tradičnou“ metódou. Pri tomto prístupe tvorca návrhu dokumentu vytvorí v systéme projekt, pri schvaľovaní uvedie typ trasy pre návrh dokumentu a aktivuje schvaľovací postup.

Možné sú nasledujúce spôsoby koordinácie:

● sekvenčné: keď sa projekt prvýkrát dostane k prvému schvaľovateľovi; po schválení projektu projekt automaticky prechádza k druhému schvaľovateľovi atď.;

● paralelne: keď je projekt predložený súčasne všetkým schvaľujúcim stranám naraz a tí schvaľujú návrh dokumentu v ľubovoľnom poradí;

● paralelne-sekvenčné (alebo zmiešané): keď návrh dokumentu prvýkrát dostane jedna skupina úradníkov, ktorí môžu vykonať schválenie v ľubovoľnom poradí; a až po odsúhlasení všetkých úradníkov z prvej skupiny sa projekt odošle ďalšej skupine úradníkov.

Ak vezmeme do úvahy koordináciu návrhov príkazov a pokynov, možno poznamenať, že najoptimálnejšia by bola paralelne sekvenčná cesta. V tomto prípade môže byť koordinácia organizovaná pomocou nasledujúceho reťazca:

● 1 skupina schvaľovateľov – realizátor (alebo spracovateľ) návrhu dokumentu;

● 2. skupina koordinátorov – vedúci zhotoviteľa;

● 3. skupina schvaľovateľov - vedúci (resp. zamestnanec služby predškolského zariadenia), ktorý kontroluje správnosť návrhu administratívneho dokumentu;

● 4. skupina koordinátorov – vedúci oddelení, ktorým projekt zabezpečuje úlohy a pokyny, ako aj vedúci právnej služby;

● 5. skupina koordinátorov – zástupca (resp. zástupcovia) vedúceho podniku.

Koordinácia pomocou automatizovaných systémov má v porovnaní s „tradičnou“ koordináciou aj množstvo výhod. Vymenujme tie hlavné:

1. Developer nemusí strácať čas doručovaním projektu schvaľovacím úradníkom, pretože to robí systém v súlade s danou trasou.

2. Spracovateľ môže uviesť čas, počas ktorého je úradník povinný schváliť návrh dokumentu.

3. Spracovateľ návrhu dokumentu môže kedykoľvek vidieť, ako sa dokument schvaľuje, ktorý z úradníkov schválil schválenie a aké vízum bolo vydané.

4. Schvaľujúci úradníci sa rýchlo dozvedia, že dostali návrh dokumentu na schválenie vďaka špeciálnemu systému oznamovania.

5. Návrh dokumentu sa odsúhlasí čo najrýchlejšie.

6. Návrh dokumentu sa v procese schvaľovania nemôže stratiť.

7. Systém môže uchovávať všetky verzie projektu, víza a poznámky o schválení.

Napriek vyššie uvedeným pomerne významným výhodám „elektronického“ schvaľovania sa v súčasnosti používa v malom počte podnikov. A dôvod je nasledujúci: automatizovať prácu s návrhmi dokumentov, vrátane fázy schvaľovania, je možné len vtedy, ak sa všetci manažéri stanú aktívnymi používateľmi systémov automatizácie kancelárie a elektronickej správy dokumentov, pretože sú hlavnými schvaľovacími úradníkmi. Žiaľ, dnešná prax ukazuje, že vo väčšine organizácií a podnikov sú hlavnými používateľmi automatizačných systémov sekretárky a osoby zodpovedné za kancelársku prácu, ktorých kompetencia nezahŕňa schvaľovanie návrhov dokumentov.

Teraz sa zamyslime nad tým, čo sa stane, ak niektorý zo schvaľovateľov nesúhlasí s obsahom návrhu dokumentu.

V prípade jedného alebo viacerých schválení komentáre zásadného charakteru, zmenou podstaty dokumentu je potrebné návrh dotlačiť (t. j. musí sa vytvoriť nová verzia návrhu dokumentu) a opätovne ho odsúhlasiť.

Ak pri schvaľovaní boli vyhotovené redakčné komentáre, nemeniť obsah projektu, potom projekt tiež podlieha dotlači, ale opätovné schválenie sa v tomto prípade nevyžaduje.

Podpísanie objednávky alebo pokynu

Odsúhlasený návrh dokumentu sa predkladá konateľovi na podpis.

Ak boli schvaľovacie víza vydané nie na zadnej strane posledného listu projektu, ale na samostatnom schvaľovacom hárku, potom je v tomto prípade potrebné odovzdať aj schvaľovací hárok návrhu dokumentu manažérovi.

Podpis manažéra zmení návrh dokumentu na plnohodnotný dokument, po ktorom musí byť zaregistrovaný.

Registrácia objednávky alebo pokynu

Registrácia dokumentu je evidencia účtovných údajov o doklade v predpísanej forme, zaznamenávajúca skutočnosť jeho vyhotovenia, odoslania alebo prijatia.

V našom prípade registrácia zaznamená skutočnosť vytvorenia dokumentu. Stojí za zmienku, že registrácia je potrebná aj na ďalšie zaznamenávanie dokumentov a organizáciu referenčných prác.

Registráciu je možné vykonať jedným z troch spôsobov:

● záznam o dokumente v papierovom denníku (registračný list denníka);

● záznamom do papierovej evidenčnej a kontrolnej karty (formulár na registráciu karty);

● zadávanie informácií o dokumente do systému automatizácie kancelárie a elektronickej správy dokumentov (automatizovaný registračný formulár).

Stojí za zmienku, že v súčasnosti sa odporúča automatizovaná registrácia dokumentov, pretože má mnoho výhod v porovnaní s žurnálovou a kartovou formou registrácie. Vymenujme malú časť týchto výhod:

● rýchle vyhľadávanie dokumentov podľa akýchkoľvek detailov alebo detailov;

● automatické generovanie správ, súhrnov, vykonávanie referenčných a analytických prác na dokumentoch;

● automatická kontrola vykonávania príkazov (dokumentov);

● možnosť súčasne evidovať dokumenty na viacerých pracoviskách a iné.

Navyše, automatizovaná registrácia dokumentov je možná bez zavedenia špecializovaného softvéru v podniku.

Vo väčšine malých firiem sa to robí pomocou programu MS Excel vyplnením obyčajnej tabuľky.

Pri registrácii je dokument priradený evidenčné číslo a dátum dokumentu. Dátum objednávky a pokynov musí byť dátumom podpisu, z čoho môžeme usúdiť, že objednávky a pokyny musia byť evidované v deň ich podpisu.

Dokumenty sú registrované v rámci skupín v závislosti od názvu typu dokumentu. Okrem toho sa samostatne evidujú objednávky (ako aj pokyny) na hlavné činnosti, personálne a administratívne a ekonomické záležitosti. To znamená, že vyššie uvedené podtypy príkazov a pokynov nebudú mať spoločné, ale samostatné číslovanie.

Teraz uvádzame požiadavky na registráciu registračného čísla a dátumu dokumentu, ktoré sú zakotvené v GOST R 6.30-2003.

P. 3.12. GOST R 6.30-2003. Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.

Evidenčné číslo dokumentu tvorí jeho poradové číslo 13, ktoré môže byť podľa uváženia organizácie doplnené o index prípadov podľa nomenklatúry vecí, údaje o korešpondentovi, vykonávateľoch a pod.

Evidenčné číslo dokumentu zostaveného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentu každej z týchto organizácií oddelených lomkou v poradí, v akom sú uvedení autori v dokumente.

Časť 3.11. GOST R 6.30-2003. Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.

Dátum dokumentu sa píše arabskými číslicami v poradí: deň v mesiaci, mesiac, rok. Deň v mesiaci a mesiac sa píšu dvoma pármi arabských číslic oddelených bodkou; rok – štyrmi arabskými číslicami.

Verbálno-numerický spôsob formátovania dátumu je povolený, napríklad 5. júna 2003, ako aj formátovanie dátumu v poradí: rok, mesiac, deň v mesiaci, napríklad: 2003.06.05.

Na formalizáciu dátumu objednávok a pokynov sa zvyčajne používa digitálna metóda, napríklad 2.5.2007.

Prinesenie príkazu alebo pokynu exekútorom

Donesenie administratívnej písomnosti exekútorom znamená replikáciu písomnosti, jej zaslanie (čo najskôr) alebo odovzdanie exekútorom.

V „tradičnej“ organizácii kancelárskej práce sa najčastejšie robia kópie príkazov a pokynov a menej často výpisy, ktoré sa potom posielajú vykonávateľom alebo zamestnancom organizácie v súlade s distribučným indexom (tiež sa kreslí napísané a podpísané exekútorom).

Ak sa pri práci s dokumentmi používa systém automatizácie kancelárie a elektronického toku dokumentov, potom vo väčšine prípadov (keď zamestnanec nemusí byť oboznámený s dokumentom na podpis, čo je dôležité napríklad pri vyhotovovaní niektorých administratívnych dokumentov pre personál), registrovaný dokument sa posiela zamestnancom pomocou systémov. Tento prístup umožňuje príjemcom dostať dokument v čo najkratšom čase a tiež šetrí materiálne a časové zdroje, ktoré sa vynakladajú pri „tradičnom“ prístupe ku kopírovaniu dokumentov a prenosu kópií.

Stojí za zmienku, že väčšina administratívnych dokumentov podlieha kontrole zo strany predškolskej vzdelávacej inštitúcie pred doručením exekútorom. Samostatnou veľkou témou je však kontrola nad exekúciou, ktorej sme minulý rok venovali dostatočnú pozornosť 14 , 15 .

V téme pokračuje článok V.P. Kozyreva „Vypracovanie návrhov administratívnych dokumentov: interakcia medzi zodpovedným exekútorom a odborníkom na správu záznamov“.

Keď sa o svoju prácu delí skúsený špecialista, je to vždy zaujímavé. A najmä pokiaľ ide o nadviazanie konštruktívnej interakcie s kolegami z iných oddelení. Naučíte sa, ako pripraviť návrh administratívneho dokumentu v súlade s pravidlami kancelárskej práce a všetkými jemnosťami ruského jazyka. GOST R 6.30-2003 stanovuje len najzákladnejšie požiadavky na prípravu administratívnych dokumentov. Autor hovorí, ako boli dokončené (rozšírené) a implementované v medziregionálnej telekomunikačnej spoločnosti. Špecifické príklady znenia pre rôzne situácie a prítomnosť vzorov dizajnu robia článok veľmi pohodlným pre jeho praktickú aplikáciu vo vašej práci. Článok bol publikovaný v júli 2007 v časopise „Office Management and Document Flow in the Enterprise“.

1 Administratívne dokumenty – dokumenty, ktoré zaznamenávajú rozhodnutia o administratívnych a organizačných záležitostiach činnosti inštitúcie (príkaz, pokyn a pod.). – Stručný slovník typov a odrôd dokumentov. – M.: VNIIDAD. – 1974.

2 V súčasnosti je dekrét aj právnym aktom, ktorý jednotlivo vydáva: – hlava štátu – prezident Ruskej federácie; – vedúci kolegiálneho orgánu moci a riadenia v rámci kompetencií, ktoré mu boli udelené, napríklad na príkaz predsedu vlády Ruskej federácie; – vedúci výkonnej moci jednotlivých subjektov Ruskej federácie – guvernéri, starostovia atď.

3 Pozri operogram životného cyklu zákazky na hlavnú činnosť v článku Yu.V Khimicha na strane 32 časopisu č. 2’ 2007.

4 Niektoré príkazy a pokyny pre personál musia byť vypracované na základe článku 9 federálneho zákona z 21. novembra 1996 č. 129-FZ „O účtovníctve“ podľa jednotných formulárov schválených uznesením Štátneho štatistického výboru Ruska z r. 5. januára 2004 č. 1 „O schválení jednotných formulárov primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo a platby práce“.

5 GOST R 6.30-2003 má poradný charakter pre všetky organizácie okrem federálnych výkonných orgánov. Napriek tomu dôsledná implementácia jeho ustanovení svedčí o vysokej kultúre dokumentovania informácií a práce s dokumentmi.

6 Ak komerčná organizácia nemá logo organizácie alebo ochrannú známku (servisnú značku), tento údaj sa nevydáva.

7 Príklad objednávky bez uvedenia časti nájdete v článku T.A. Kuznecovovej na strane 45 časopisu č. 2’ 2007.

8 Pozri článok E. M. Kameneva. "Niektoré jemnosti dizajnu aplikácií", publikované v č. 11' 2006 na strane 26 časopisu "Správa kancelárie a tok dokumentov v podniku."

9 Postup externého schvaľovania nájdete v odpovedi na otázku na strane 37 časopisu č. 6’ 2006.

10 Exekútorom sa rozumie špecialista, ktorý vypracúva návrh dokumentu.

11 Typ dokumentu je príslušnosť dokumentu k dokumentačnému systému na základe jeho obsahu a účelu (napríklad príkaz, pokyn, úkon atď.). Podtypom sa v tomto prípade rozumie skupina dokumentov rovnakého druhu, ktoré spája charakter problematiky uvedenej v dokumente (napríklad objednávky na školenia, objednávky na certifikáciu, objednávky na vytvorenie odbornej komisie, atď.).

12 Tabuľka foriem dokumentov používaných v činnosti organizácie je zoznam schválených foriem dokumentov, ktoré sú potrebné a postačujúce na vykonávanie funkcií a úloh riadiacej činnosti, s popisom ich právneho stavu, štádií prípravy a dokončenie.

13 Poradové čísla sa prideľujú v priebehu kalendárneho roka, t.j. od začiatku budúceho roka budú poradové čísla opäť začínať jednotkou.

14 Pozri článok O.V. Ryskovej „Kontrola vykonávania pokynov: požiadavky nariadení federálnych výkonných orgánov“ na strane 24 časopisu č. 1‘ 2006.

15 Pozri články E.M. Kameneva o spôsoboch sledovania vykonávania pokynov na strane 72 časopisu číslo 9’ 2006 a na strane 76 časopisu číslo 10’ 2006.

Nahradenie tradičného systému správy papierových dokumentov elektronickým je dlhý a pomerne náročný proces, ktorý zahŕňa množstvo prípravných prác zameraných na zavedenie automatizačných nástrojov. Jeho korunou by mala byť premyslená a podrobná objednávka na elektronickú správu dokumentov v podniku (organizácii, inštitúcii).

Príprava na prechod

Zavedeniu bezpapierového systému správy dokumentov predchádza:

1. vykonanie analýzy efektívnosti existujúcich procesov pre prácu s dokumentáciou;
2. identifikácia potrieb riadenia vedúcich a vyšších manažérov;
3. skúmanie problémov, ktoré vznikajú pri práci s dokumentmi, vrátane podávania správ zo strany výkonných umelcov, a hľadanie adekvátnych spôsobov ich riešenia;
4. príprava regulačnej dokumentácie:

• vykonávanie zmien v existujúcich dokumentoch týkajúcich sa elektronických dokumentov alebo vývoj zásadne novej schémy toku dokumentov;
• vypracovanie podrobných predpisov pre prácu s určitými typmi dokumentov: prichádzajúce a odchádzajúce; normatívne a individuálne; výzvy občanov; požiadavky vládnych štruktúr;
• ktorým sa ustanovujú pravidlá správy archívnej, výkonnej a personálnej evidencie.

Vlastnosti administratívnych aktov riadenia

• Správa dokumentov je komplexný proces. Je ťažké nájsť zamestnanca, ktorého sa to netýka. Z tohto dôvodu by sa účinok príkazov a odporúčaní v oblasti toku dokumentov mal vzťahovať na všetkých zamestnancov.

Objednávky na ED sa nachádzajú na hranici rôznych oblastí vedomostí:

1. zvládanie;
2. podpora dokumentácie a archívne záležitosti;
3. informačné a digitálne technológie.

Preto sa pri zostavovaní a organizovaní jej vykonávania musí manažér spoliehať na tím odborníkov s dostatočnými znalosťami a zručnosťami v týchto oblastiach.

• Miestne akty o toku dokumentov sú určené na vymedzenie oblastí zodpovednosti medzi všeobecným oddelením (kanceláriou) a správcami systému za implementáciu a následnú prevádzku systému ED.
• Systém ED nemôže okamžite nahradiť predtým existujúci papierový. Preto má zmysel zaviesť prechodné obdobie, počas ktorého môžete rovnocenne používať elektronické a papierové dokumenty alebo duplikovať elektronický dokument s naskenovanou kópiou papierového dokumentu. Odporúča sa tiež zabezpečiť trochu rozšírené fázy nadobudnutia účinnosti ustanovení jednotlivých regulačných dokumentov o novom toku dokumentov a odsekov príkazov manažéra.

Akt manažéra pri spustení

Príkaz na zavedenie elektronickej správy dokumentov môže zaviazať zodpovedné osoby na vykonanie skúšobného alebo komerčného spustenia systému.

Tento miestny zákon zvyčajne obsahuje nariadenia o:

• prijatie systému ED do prevádzky a široké využitie jeho schopností;
• nadobudnutie účinnosti regulačnej dokumentácie (pokyny, predpisy, pravidlá) o organizácii toku dokumentov;
• okruh osôb, ktoré majú povolený prístup do systému;
• vedenie všeobecných inštruktáží a školení operátorov ED systémov;
• vymenovanie osôb zodpovedných za implementáciu nových šablón kancelárskej práce a rozdelenie zodpovedností medzi ne.

Nariadenie by sa malo vzťahovať na všetkých zamestnancov podniku a zaväzovať ich využívať príležitosti ED všade.

Zákon manažéra o práci v systéme

Takýto dokument nie je o nič menej potrebný ako vykonávací príkaz. Je zameraná na zefektívnenie právnej oblasti pre činnosti v digitálnej elektronike a zrovnoprávňuje činnosť zamestnancov podniku pri vytváraní, zmene, archivácii a likvidácii elektronických dokumentov s ich papierovými náprotivkami.

Tieto akcie zahŕňajú:

• pokyny a odporúčania vydané v rámci systému;
• potvrdenie dokumentov a pripojenie ich digitálnym podpisom;

Elektronická správa dokumentov sa dnes odvážne rúti do našich životov, dnes takmer všetky firmy používajú elektronické dokumenty, využívajú e-mail, elektronické priznania, najmä preto, že pre zdaňovanie DPH sú povinné priznania ustanovené zákonom. Niekto sa posunul ďalej a používa elektronické systémy správy dokumentov v každodennom živote a previedol všetky výkazy a primárne dokumenty do elektronickej podoby.

Koncepcia elektronickej správy dokumentov a výhody elektronickej správy dokumentov

Elektronická správa dokumentov je spôsob práce s dokumentmi. Vlastnosti elektronickej správy dokumentov spočívajú v tom, že elektronické dokumenty sa podpisujú elektronickým digitálnym podpisom. Takýto dokument podpísaný elektronickým podpisom má rovnakú hodnotu ako dokument na papieri.

Elektronická správa dokumentov má svoje klady aj zápory.

Tabuľka
Výhody a nevýhody elektronickej správy dokumentov

Výhody elektronickej správy dokumentov	Nevýhody elektronickej správy dokumentov
Schopnosť rýchlo nájsť dokumenty; Dostupnosť centralizovanej štruktúry toku dokumentov; Systematizované ukladanie dokumentov v elektronickom archíve; Jednoduchá registrácia a schvaľovanie dokumentov; Schopnosť podpisovať a odosielať dokumenty prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov, čo šetrí čas; Možnosť vypracovania podobných dokumentov; Vykonávanie elektronického auditu	Potreba zakúpenia elektronického digitálneho podpisu; Nemožnosť použitia, ak protistrana nepoužíva elektronickú správu dokumentov; Dodatočné náklady na správu elektronických dokumentov; Nedostatok jednotných formátov toku dokumentov; Nedôvera niektorých používateľov k elektronickým dokumentom

Zároveň sa čoraz viac rozvíja elektronická správa dokumentov. A sú na to predpoklady.

Po prvé, elektronická správa dokumentov je stanovená v daňovej legislatíve. Napríklad pri podávaní prehľadov o poistnom alebo dani z príjmov fyzických osôb ho treba podať elektronicky, ak má firma viac ako 25 zamestnancov. Podávanie hlásení elektronicky Priznanie je potrebné podať v elektronickej forme. Okrem toho bude potrebné v roku 2017 poskytnúť vysvetlenia, ak sa hlásenie podáva elektronicky, aj vo forme elektronického dokumentu.

Po druhé, v účtovníctve bola zavedená elektronická správa dokumentov. Podľa zákona č. 402-FZ „O účtovníctve“ sa primárny účtovný doklad vyhotovuje na papieri a (alebo) vo forme elektronického dokumentu podpísaného elektronickým podpisom.
Po tretie, v roku 2017 sa elektronická správa dokumentov ešte viac rozvinie v súdnom konaní. Mnohí sú teda zvyknutí, že rozhodnutia súdov sa zverejňujú elektronicky na internete. Podľa článku 4 Rozhodcovského poriadku Ruskej federácie možno žalobu, vyhlásenie, sťažnosť, prezentáciu a iné dokumenty podať na súd v papierovej alebo elektronickej forme, a to aj vo forme elektronického dokumentu podpísaného elektronický podpis spôsobom stanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie, vyplnením formulára uverejneného na oficiálnej webovej stránke súdu na internete. Podobné ustanovenia sú stanovené v občianskoprávnom procese.

Po štvrté, elektronické technológie sa stali neoddeliteľnou súčasťou nášho života z hľadiska využívania elektronickej správy dokumentov v súťažných podkladoch a elektronických aukciách. Podľa článku federálneho zákona zo dňa 04.05.2013 č. 44-FZ (v znení zo dňa 07.03.2016) „O zmluvnom systéme v oblasti obstarávania tovarov, prác, služieb na splnenie štátnych a obecných potreby,“ aukciou v elektronickej forme (elektronická aukcia) sa rozumie aukcia, pri ktorej objednávateľ oznamuje informácie o obstarávaní neobmedzenému počtu osôb vyvesením oznámenia o aukcii a dokumentácie o nej v jednotnom informačného systému, sú účastníkom obstarávania predkladané jednotné požiadavky a dodatočné požiadavky, uskutočnenie takejto aukcie zabezpečuje na elektronickej platforme jej prevádzkovateľ.

Piaty dôvod je spôsobený skutočnosťou, že dnes mnoho spoločností pôsobí v rôznych regiónoch, s rôznymi mestami, takže na organizovanie efektívneho podnikania je potrebné urýchliť tok dokumentov a zjednodušiť vzťahy medzi stranami. V tomto smere intuitívne mnohé spoločnosti zavádzajú elektronickú správu dokumentov.

Ako zaviesť elektronickú správu dokumentov?

V prvej fáze je potrebné urobiť zásadné rozhodnutie o zavedení elektronickej správy dokumentov. Takéto rozhodnutie je formalizované objednávkou pre podnik. Niektoré spoločnosti vytvárajú špeciálne miestne zákony, ktoré upravujú tok dokumentov a koordináciu dokumentov v rámci spoločnosti, medzi ktoré patrí koordinácia dokumentov medzi oddeleniami, kontrola, podpisovanie správou a uchovávanie archívnych dokumentov.

V druhej fáze si musíte vybrať, ktorý podpis bude spoločnosť používať pri zostavovaní dokumentov.

Jednoduchý elektronický podpis je elektronický podpis, ktorý pomocou kódov, hesiel alebo iných prostriedkov potvrdzuje skutočnosť, že určitá osoba vytvorila elektronický podpis.

Nekvalifikovaný elektronický podpis je elektronický podpis, ktorý:

1. získané ako výsledok kryptografickej transformácie informácií pomocou kľúča elektronického podpisu;
2. umožňuje identifikovať osobu, ktorá elektronický dokument podpísala;
3. umožňuje zistiť skutočnosť vykonania zmien v elektronickom dokumente po jeho podpísaní;
4. vytvorené pomocou nástrojov elektronického podpisu.

Kvalifikovaný elektronický podpis je elektronický podpis, ktorý spĺňa všetky znaky nekvalifikovaného elektronického podpisu a tieto dodatočné vlastnosti:

1. kľúč na overenie elektronického podpisu je uvedený v kvalifikovanom certifikáte;
2. Na vytvorenie a overenie elektronického podpisu sa používajú nástroje elektronického podpisu, ktoré majú potvrdenie o splnení požiadaviek (článok 5 federálneho zákona zo 6. apríla 2011 č. 63-FZ (v znení z 30. decembra 2015) „o elektronickom Podpisy.“ V mnohých prípadoch sa však dokumenty vyžadujú na účely zabezpečenia, je to posilnený kvalifikovaný podpis.

Treťou etapou bude výber špeciálneho certifikačného centra. Pri výbere spoločnosti špecializovanej na správu elektronických dokumentov je dôležité zhodnotiť jednoduchosť spolupráce s konkrétnou spoločnosťou. Dôležité je stanoviť si cenu poskytovaných služieb, možnosti doplnkových funkcií, ako aj služby elektronickej správy dokumentov, dôležité je aj stanovenie toho, akú zodpovednosť nesie spoločnosť – certifikačné centrum v prípade technických porúch a problémov v správe dokumentov.

Vo štvrtej fáze je potrebné poskytnúť dokumenty na uzavretie dohody.

Piatou etapou je uzatvorenie zmluvy s certifikačným centrom. Podľa článku 2 federálneho zákona zo 6. apríla 2011 č. 63-FZ (v znení z 30. decembra 2015) „o elektronickom podpise“ je certifikačným centrom právnická osoba, fyzická osoba, podnikateľ alebo štátny orgán alebo orgán miestnej samosprávy. ktorá vykonáva funkcie vytvárania a vydávania kľúčových certifikátov, overovanie elektronických podpisov, ako aj ďalšie funkcie.

Šiestou etapou je zavedenie elektronickej správy dokumentov vo firme, organizácia špecifickej výmeny elektronických dokumentov. Faktúry sa vystavujú v elektronickej forme po vzájomnej dohode zmluvných strán transakcie a ak majú kompatibilné technické prostriedky a možnosti na prijímanie a spracovanie týchto faktúr v súlade so schváleným formátom.

Čo by mala obsahovať zmluva s certifikačnou autoritou?

Pri uzatváraní zmluvy s certifikačným centrom je potrebné dbať na právny štatút certifikačného centra. Akreditácia certifikačného centra sa vykonáva najmä za predpokladu splnenia jeho požiadaviek na dostupnosť finančného zabezpečenia zodpovednosti za straty spôsobené tretím osobám v dôsledku ich dôvery v informácie uvedené v certifikáte kľúča na overenie elektronického podpisu vydané takýmto certifikačným centrom alebo informácie obsiahnuté v registri certifikátov, ktorý takéto certifikačné centrum vedie, vo výške najmenej 1,5 milióna rubľov.

Pri uzatváraní zmluvy s certifikačným centrom je dôležité venovať pozornosť predmetu zmluvy. Podľa článku 432 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie sú to podmienky povinné pre zmluvy tohto typu. Dohoda sa považuje za uzavretú, ak medzi stranami dôjde k dohode vo forme, ktorá sa vo vhodných prípadoch vyžaduje, o všetkých podstatných náležitostiach dohody. To znamená, že je dôležité čo najjasnejšie formulovať predmet zmluvy.

Predmet zmluvy vyplýva zo zákona „o elektronickom podpise“.

Verifikačné centrum:

1. vytvára certifikáty pre kľúče na overovanie elektronického podpisu a vydáva takéto certifikáty;
2. stanovuje doby platnosti pre certifikáty kľúčov na overovanie elektronického podpisu;
3. ruší certifikáty kľúča na overovanie elektronického podpisu vydané týmto certifikačným centrom;
4. vydáva prostriedky elektronického podpisu na žiadosť žiadateľa;
5. vedie register certifikátov kľúčov na overovanie elektronického podpisu vydaných a zrušených týmto certifikačným centrom;
6. stanovuje postup vedenia registra osvedčení;
7. na žiadosť žiadateľov vytvára kľúče pre elektronický podpis a kľúče na overovanie elektronického podpisu;
8. kontroluje jedinečnosť kľúčov na overenie elektronického podpisu v registri certifikátov;
9. vykonáva overovanie elektronických podpisov na základe požiadaviek účastníkov elektronickej interakcie;
10. vykonáva ďalšie činnosti súvisiace s používaním elektronického podpisu.

Zodpovednosť certifikačného centra nastáva v týchto prípadoch:

1. neplnenie alebo nesprávne plnenie povinností vyplývajúcich zo zmluvy o poskytovaní služieb certifikačným centrom;
2. neplnenie alebo nesprávne plnenie povinností (článok 3 ods. 3 spolkového zákona č. 63-FZ zo 4. 6. 2011 (v znení z 30. 12. 2015) „o elektronickom podpise“).

Poistenie môže byť poskytnuté ako dodatočné podmienky zmluvy s certifikačným centrom.

Ako organizovať tok elektronických dokumentov v rámci spoločnosti?

V rámci spoločnosti by tok elektronických dokumentov mal byť organizovaný ako hodinky. Je dôležité, aby správa elektronických dokumentov zahŕňala skenovanie dokumentov a podpisovanie elektronickým digitálnym podpisom. To znamená, že je potrebný špecialista zodpovedný za elektronické naskenované kópie a na pracoviskách manažérov musí byť nainštalovaný špeciálny softvér, ktorý umožní podpisovanie dokumentov.

Príprava, vyhotovenie a schválenie návrhov elektronických dokumentov sa vykonáva podľa všeobecných pravidiel kancelárskej práce ustanovených pre podobné dokumenty v papierovej forme. Elektronický dokument musí mať všetky náležitosti stanovené pre podobný dokument na papieri, s výnimkou odtlačku pečate, keďže pečať nie je povinný údaj. V rámci spoločnosti možno použiť metódy na potvrdenie akcií s elektronickými dokumentmi, v ktorých sa nepoužíva elektronický digitálny podpis. Napríklad dokumenty je možné predložiť na kontrolu bez elektronického digitálneho podpisu.

Ak chcete zorganizovať tok dokumentov so svojimi protistranami, musíte do zmluvy s protistranou zahrnúť príslušné ustanovenia.

Dokumenty sa generujú a podpisujú elektronicky. Používané nástroje elektronického digitálneho podpisu musia byť certifikované predpísaným spôsobom.

Najjednoduchším spôsobom je zorganizovať tok elektronických dokumentov s úradmi, napríklad s daňovou službou. K tomu je potrebné získať aj elektronický podpis a uzavrieť zmluvu s certifikačným centrom. Daňovníci najčastejšie poskytujú daňovému úradu vyhlásenia, vysvetlenia a faktúry. Ako „spätnú väzbu“ sú dokumenty generované daňovými úradmi v súlade s nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 15. apríla 2015 č. daňové orgány pri výkone ich pôsobnosti vo vzťahoch upravených daňovými predpismi a poplatkami, v elektronickej forme prostredníctvom telekomunikačných kanálov a o uznaní neplatnosti niektorých ustanovení príkazu Federálnej daňovej služby zo dňa 17.2.2011 č. ММВ-7-2 /169@.”

Takéto dokumenty zahŕňajú:

1. požiadavky na poskytovanie vysvetlení;
2. oznámenia kontrolovaných zahraničných spoločností;
3. oznámenia o vyzvaní daňovníka (platiteľa poplatku, daňového agenta);
4. daňové oznámenie;
5. rozhodnutia o pozastavení transakcií na účtoch daňovníka (platiteľa poplatku, daňového agenta) v banke a prevody jeho elektronických prostriedkov;
6. rozhodnutia o zrušení pozastavenia transakcií na účtoch daňovníka (platiteľa poplatku, daňového agenta) v banke a prevody jeho elektronických prostriedkov;
7. rozhodnutia o vykonaní daňovej kontroly na mieste;
8. iné dokumenty.

Ak teda hovoríme o vnútropodnikových elektronických dokumentoch, ich obeh bude regulovaný internými miestnymi aktmi, ak hovoríme o vzťahoch s protistranami, potom takéto vzťahy upravujú strany, a ak je tok dokumentov organizovaný s úradmi, potom orgány budú konať v súlade s elektronickým postupovým tokom dokumentov prijatým pre konkrétnu spoločnosť.

Ako zorganizovať ukladanie elektronických dokumentov?

Hlavným regulačným aktom upravujúcim uchovávanie elektronických dokumentov sú Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov z archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v orgánoch štátnej správy, samosprávy a organizáciách (schválené vyhláškou č. Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 31.03.2015 č. 526, ďalej len Pravidlá). Tento dokument po prvýkrát stanovuje pravidlá uchovávania elektronických dokumentov.

Ako by sa mali dokumenty uchovávať?

Po prvé, je potrebné vypracovať zoznam záležitostí pre konkrétnu organizáciu. Rozsah prípadov sa bude líšiť v závislosti od spoločnosti a oblasti činnosti.

Názvoslovie vecí slúži na zoskupovanie vyhotovených dokumentov do prípadov, systematizáciu a evidenciu prípadov, určenie ich lehôt uloženia a vyhľadávanie dokumentov. Číselník spisov je podkladom pre zostavovanie súpisov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia, ako aj pre evidenciu dočasného (do 10 rokov vrátane) uloženia.

Po druhé, je potrebné formulovať prípady. Na tento účel je potrebné vykonať preskúmanie hodnoty dokumentov, ktoré budú uchovávané elektronicky. Pripomeňme, že pre jednotlivé dokumenty sú stanovené regulačné úložné lehoty. Napríklad účtovné doklady sa uchovávajú 5 rokov a daňové doklady 4 roky.

Po tretie, je potrebné vyznačiť, že údaje sú uložené elektronicky v spisovom označovaní. Napríklad „Rozvrhy pracovného času. Elektronické dokumenty“.

Po štvrté, musíte dokumenty archivovať.

Pred uložením elektronického súboru musí:
— stiahnutie z elektronického systému (ak je dokument vytvorený v nejakom špeciálnom softvérovom produkte);
— chrániť pred možnými zmenami uložením vo vhodnom formáte;
— zapisovať na pamäťové médium.

Všeobecne akceptovaným formátom na ukladanie a archiváciu elektronických dokumentov je PDF/A. Malo by sa odlišovať od bežného PDF, pri každej aktualizácii ktorého sa objavujú nové príležitosti na prácu so súbormi. PDF/A je určený na niečo iné: je to formát na dlhodobé archivovanie elektronických dokumentov.

Piaty krok je príprava inventúr. Súpis obsahuje všetky elektronické súbory, ktoré boli vygenerované v súvislosti s elektronickými dokumentmi. Namiesto počtu listov, ktorý sa uvádza pri vytváraní papierových súborov, sa však uvádza objem elektronických dokumentov.

Formát inventára môže vyzerať takto:

Názov pozície manažéra konštrukčná jednotka
	Podpis	Dekódovanie
Dátum podpisu
DOHODNUTÉ Názov práce vedúci predškolského zariadenia
	Podpis	Dekódovanie
Dátum podpisu
Správca archívu (osoba zodpovedná za archív)
	Podpis	Dekódovanie
Dátum podpisu

Vo všeobecnosti je elektronické ukladanie dokumentov oveľa pohodlnejšie, pretože pri hľadaní dokumentov v budúcnosti nie je potrebné prehrabávať sa celou miestnosťou papierovej dokumentácie. Jednoduchšie je aj poskytovanie dokumentov v elektronickej podobe na žiadosť daňového úradu, dôchodkového fondu a iných kontrolórov.

V niektorých prípadoch je potrebné dokumenty zničiť. Napríklad úradné poznámky boli dlho uložené, lehota uloženia uplynula a je potrebné ich zlikvidovať. V tomto prípade sa vykoná preskúmanie hodnoty dokumentov. Takúto skúšku môže vykonať osobitná komisia. Na základe výsledkov preskúmania sa vypracuje zákon o pridelení dokumentov na zničenie. Formu takéhoto aktu vypracuje spoločnosť samostatne. A na základe zákona sú disky alebo iné pamäťové médiá jednoducho zničené.

Na záver treba poznamenať, že budúcnosť samozrejme patrí elektronickým dokumentom. Je však dôležité správne organizovať tok elektronických dokumentov. Mnohé firmy sa stretávajú s problémami nesprávnej organizácie toku dokumentov, keď je na elektronický tok dokumentov napojené iba jedno pracovisko v oddelení alebo dokonca oddelení, pričom väčšina dokumentov je stále vedená na papieri. Všetky otázky týkajúce sa elektronickej správy dokumentov preto musia byť vyriešené „onshore“ vo fáze implementácie systému.

Zavedenie elektronického systému správy dokumentov je vhodné takmer v každom podniku, pretože môže výrazne zvýšiť výkonovú disciplínu a výrazne skrátiť čas potrebný na spracovanie dokumentov. Nízke náklady a schopnosť prispôsobiť sa špecifikám činnosti podniku robia z implementácie systému elektronickej správy dokumentov optimálne riešenie na zvýšenie produktivity práce a efektívnosti riadenia.

Z článku sa dozviete:

• čo poskytuje implementácia elektronického systému správy dokumentov v organizácii;
• aké sú ciele zavedenia elektronickej správy dokumentov;
• aké sú hlavné etapy implementácie elektronickej správy dokumentov;
• čo obsahuje príkaz na zavedenie elektronickej správy dokumentov.

V súčasnosti už nie je pochýb o efektívnosti implementácie elektronického systému správy dokumentov v podniku. S nízkymi nákladmi na hardvér a softvér môžu takéto systémy výrazne zlepšiť výkonovú disciplínu, kvalitu toku dokumentov a produktivitu práce, čím sa výrazne skráti čas na príjem a prenos riadiacich signálov.

Implementácia elektronického systému správy dokumentov v podniku

Optimalizácia dokumentačnej podpory pre činnosti akéhokoľvek podniku sa vykonáva niekoľkými smermi:

• zlepšenie kvality informačného obsahu dokumentov: ich vypracovanie v potrebnom a dostatočnom množstve, názvy zodpovedajú obsahu, vylúčenie dokumentov, ktoré sa podstatou a obsahom navzájom duplikujú; tvorba, vyhotovenie a schvaľovanie dokumentov v súlade s prijatými štátnymi a miestnymi normami;
• zvýšenie efektívnosti systému toku dokumentov v podniku: smerovanie s možnosťou kontroly termínov, spojenie primárnych účtovných a personálnych záznamov s procesom operatívneho riadenia; skrátenie času spracovania a prechodu dokumentu, schopnosť rýchlo vyhľadať požadovaný dokument, organizovať ukladanie veľkých objemov informácií.

Všetky tieto úlohy sú jednoducho vyriešené zavedením elektronického systému správy dokumentov v organizácii, ktorý umožňuje automatizovať proces vytvárania, vývoja a evidencie dokumentov, riadiť ich distribúciu a pohyb, zabezpečiť ich rýchle spracovanie, vyhľadávanie a uchovávanie.

Ciele implementácie elektronického systému správy dokumentov:

Uvedené úlohy určujú aj výhody implementácie systému elektronickej správy dokumentov, najmä v tých podnikoch, kde sa ročný tok dokumentov počíta v tisícoch účtovných jednotiek a archív v desiatkach tisíc. Efektívnosť implementácie elektronického systému správy dokumentov je, samozrejme, určená tak jeho nákladmi, ako aj objemom spracovávaných dokumentov, ako aj špecifikami činnosti spoločnosti. Výpočty ukazujú, že vo všeobecnosti sa implementácia elektronického systému správy dokumentov vyplatí za rok alebo dva.

Etapy implementácie elektronického systému správy dokumentov

Skôr či neskôr si každý manažér, ktorého cieľom je optimalizovať svoje výrobné a organizačné aktivity, uvedomí potrebu automatizácie systému toku dokumentov v podniku. Jeho úspech do značnej miery závisí od toho, ako dobre sa dodržiavajú základné princípy implementácie systému elektronickej správy dokumentov:

• záujem a aktívna účasť na implementácii vrcholového manažmentu podniku;
• pochopenie cieľov a súlad s fázami implementácie systému správy elektronických dokumentov;
• zapojenie kľúčových používateľov a špecialistov organizácie do výberu alebo rozvoja;
• prispôsobenie sa súčasným a budúcim výzvam, ktorým organizácia čelí.

Proces implementácie elektronického systému správy dokumentov bude realizovaný v niekoľkých etapách.

V prvej fáze je potrebné vytvoriť pracovnú skupinu špecialistov a manažérov, ktorí budú regulovať toky dokumentov v organizácii a s ich pomocou identifikovať „slabé stránky“ súčasného systému toku dokumentov. Skupina potrebuje identifikovať potreby manažmentu vrcholových manažérov, ako aj užívateľské potreby bežných účinkujúcich. To pomôže sformulovať základné požiadavky na systém a prezentovať ich vo forme technických špecifikácií.

V druhej fáze, berúc do úvahy vyvinuté požiadavky, sa vyberie systém elektronickej správy dokumentov, ktorý bude optimálny z hľadiska funkčnosti aj nákladov. Ak sú úlohy riešené podnikovým systémom správy dokumentov dosť špecifické, je možné elektronický systém vyvinúť na kľúč a potom sú to práve členovia pracovnej skupiny, ktorí budú s vývojármi najužšie komunikovať, formulovať pre nich konkrétne úlohy.

V tretej etape implementácie systému elektronickej správy dokumentov dôjde k jeho inštalácii a v prípade potreby k modernizácii vozového parku technického vybavenia, modernizácii zastaraných zariadení a nákupu nových zariadení.

Štvrtou etapou je skúšobná prevádzka a školenie personálu v súlade so schváleným plánom implementácie systému elektronickej správy dokumentov. V tejto fáze sa diagnostikujú problémy s implementáciou systému elektronickej správy dokumentov a tie, ktoré sú spôsobené chybami v technických alebo softvérových riešeniach, musia vývojári odstrániť. Skúšobná prevádzka systému spravidla prebieha v reálnych výrobných podmienkach, možno ju teda spojiť s poslednou etapou – uvedením systému elektronickej správy dokumentov do komerčnej prevádzky.

Objednávka na implementáciu systému elektronickej správy dokumentov

Týmto dokumentom, vyhotoveným v akejkoľvek forme, môže vedúci organizácie zaviazať členov pracovnej skupiny alebo iné zodpovedné osoby na vykonanie skúšobnej prevádzky systému alebo jeho okamžitého uvedenia do komerčnej prevádzky. Zoznam požiadaviek objednávky môže obsahovať aj:

• využitie jeho schopností na všetkých pracoviskách;
• nadobudnutie účinnosti dokumentov upravujúcich prevádzku elektronického systému správy dokumentov v podniku (pokyny, usmernenia, pravidlá);
• určenie okruhu osôb, ktorým je povolený prístup do systému na úrovni administrátora;
• vedenie všeobecných inštruktáží a školení používateľov;
• vymenovanie osôb zodpovedných za implementáciu nových štandardov kancelárskej práce a vymedzenie ich zodpovednosti.