Storno di carburanti e lubrificanti acquistati tramite report anticipati. Caratteristiche della contabilità delle spese per (carburanti e lubrificanti) carburanti e lubrificanti Contabilità per i resoconti anticipati della lettera di vettura

Qualsiasi impresa che disponga di veicoli e li utilizzi per scopi di produzione deve prendersi cura di un meccanismo affidabile per la contabilità di carburanti e lubrificanti. Nell'articolo utilizzeremo esempi per comprendere e considerare le specifiche delle operazioni di riflessione con carburanti e lubrificanti.

Nella contabilità, combustibili e lubrificanti si riflettono nel conto 10. A seconda dell'ubicazione dei combustibili e dei lubrificanti, vengono utilizzati i seguenti gruppi di contabilità analitica:

• carburanti e lubrificanti in magazzino;
• tagliandi pagati;
• carburante nei serbatoi.

Acquisto di carburanti e lubrificanti tramite coupon

Nel marzo 2016, Avtolyubitel LLC ha acquistato un buono benzina del valore di 1.020 rubli, IVA 156 rubli. Il tagliando è stato rilasciato all'autista A.K. Kondratyev, che ha acquistato 60 litri di benzina utilizzando un tagliando (17 rubli/litro), IVA 9,15 rubli. A fine marzo 2016 sono stati consumati 60 litri di benzina.

Utilizzo e smaltimento di carburanti e lubrificanti

Nel dicembre 2015 Jupiter LLC ha acquistato 115 litri di benzina al prezzo di 41 rubli/litro, IVA esclusa. All'inizio del mese, Jupiter LLC ha registrato 35 litri di benzina della stessa marca al costo medio di rubli al litro. Per fare rifornimento all'auto sono stati forniti 45 litri di benzina.

Il costo medio di cancellazione per dicembre 2015 è di 42 rubli. (115 l * 41 rub. + 35 l * rub.) / (115 l + 35 l).

La cancellazione di carburante e lubrificanti presso Jupiter LLC viene effettuata secondo standard stabiliti. Il tasso di consumo per questo veicolo è di 8 km, il fattore di correzione è del 10%. Secondo la lettera di vettura, a dicembre 2015 sono stati percorsi 110 km.

Il consumo di benzina a dicembre è di 9,68 l (0,01*110*8*(1+0,01*10).

L'importo da ammortizzare è di 407 rubli. (9,68 l * 42 sfregamenti.)

Carenza di carburante e lubrificanti

Sulla base dei risultati dell'inventario, presso Garant 1 LLC è stata identificata una carenza di carburante e lubrificanti. Il valore contabile del carburante e dei lubrificanti era di 1.030 rubli, il valore di mercato era di 1.075 rubli. Il colpevole del delitto è stato identificato nell'autista A.K. Kondratyev, che ha ammesso la sua colpevolezza e ha accettato di ripagare l'importo del deficit a proprie spese. 1 settembre 2015 Kondratyev ha depositato 750 rubli nel registratore di cassa. per saldare il debito.

Nella contabilità di Garant 1 LLC, queste transazioni si riflettevano come segue:

Consumo eccessivo di carburante e lubrificanti

Sulla base dei risultati di ottobre 2015, è stato riscontrato che Zarya 1 LLC aveva un consumo eccessivo di carburante su un veicolo aziendale superiore agli standard stabiliti. La commissione ha riscontrato che carburante e lubrificanti sono stati consumati in eccesso rispetto alla norma per colpa dell'autista P.K. Kondratenko, in relazione al quale è stata presa la decisione di recuperare l'importo delle spese eccessive per un importo di 2143 rubli, IVA 327 rubli. dal colpevole. Kondratenko ha depositato l'importo in eccesso nel registratore di cassa.

Le seguenti voci si riflettevano nella contabilità di Zarya 1 LLC:

I campioni unificati di lettere di vettura sono stati approvati con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 28 novembre 1997 n. 78. Tuttavia, non sono obbligatori per l'uso.

Se per qualche motivo le lettere di vettura campione unificate non sono adatte (ad esempio, alcuni dettagli non vengono utilizzati o non ci sono indicatori necessari), è possibile sviluppare autonomamente forme di lettere di vettura. Registrare l'uso delle lettere di vettura nella politica contabile (clausola 4 della PBU 1/2008).

Hai deciso di sviluppare tu stesso il modulo della lettera di vettura? Quindi controlla che contenga tutti i dettagli obbligatori previsti dalla Sezione II dell'Ordine n. 152 del Ministero dei Trasporti russo del 18 settembre 2008. In particolare, questo è il numero della lettera di vettura in ordine cronologico, le informazioni sulla sua validità periodo, informazioni sul conducente, informazioni sul mezzo di trasporto e altro. Puoi anche fornire ulteriori dettagli che tengano conto delle specificità delle attività dell’organizzazione.

Inoltre, tale modulo deve soddisfare altri requisiti legali per i documenti primari (parte 2 dell'articolo 9 della legge del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ).

Si prega di compilare una copia della lettera di vettura per ciascun veicolo. E la tipologia dell'auto deve essere subito indicata nel nome della lettera di vettura. Ad esempio: una lettera di vettura per un'autovettura o una lettera di vettura per un autobus. Il modulo deve essere compilato da un dipendente autorizzato dell'organizzazione (ad esempio, uno spedizioniere o un segretario di una flotta di veicoli a motore, se presente). Tutte le lettere di vettura devono essere numerate e certificate con sigillo (timbro).

Al momento della partenza dell'auto e al suo rientro in officina, la lettera di vettura dovrà essere autenticata dal meccanico o dall'addetto alla conduzione del veicolo con la sua firma (indicando il suo nome completo) o l'apposito timbro.

Le date e gli orari della visita medica pre-viaggio e post-viaggio del conducente sono stabiliti dal medico che ha effettuato la visita. Tali dati dovranno essere certificati anche mediante la sua firma (indicando il suo nome completo) o un apposito timbro. Inoltre, sulla base dei risultati della visita medica pre-viaggio, l'operatore sanitario deve annotare sulla lettera di vettura: "Ha superato la visita medica pre-viaggio ed è autorizzato a svolgere mansioni lavorative". E secondo i risultati dell'esame post-viaggio, la voce: "Superato un esame medico post-viaggio". Ciò è previsto ai paragrafi 16 e 17 della Procedura, approvata con ordinanza del Ministero della Salute russo del 15 dicembre 2014 n. 835n.

Consiglio: Se non è possibile mantenere un medico nello staff, è possibile stipulare un contratto con un operatore sanitario. Oppure registrarlo come lavoratore part-time esterno. In questo modo puoi evitare controversie con gli ispettori.

In pratica sono poche le persone che rispettano l'obbligo che il contrassegno sulla lettera di vettura debba essere apposto dall'operatore sanitario che ha effettuato l'esame. Spesso, se in azienda non è presente un medico a tempo pieno, ciò non viene fatto da un operatore sanitario (come dovrebbe essere secondo le regole), ma da uno di loro, ad esempio il capo del dipartimento trasporti. In questo caso l’organizzazione commette una violazione.

Il fatto è che gli esami medici pre e post viaggio dovrebbero essere effettuati da:

Operatori sanitari che hanno un'istruzione specializzata superiore e (o) secondaria (compresi i dipendenti del personale dell'organizzazione);

Oppure organizzazioni mediche o di altro tipo che svolgono attività medica con la licenza appropriata.

In questo caso, la responsabilità di organizzare le ispezioni obbligatorie pre-viaggio e post-viaggio spetta all'organizzazione.

Ciò è previsto ai paragrafi 8 e 9 della Procedura, approvata con ordinanza del Ministero della Salute russo del 15 dicembre 2014 n. 835n.

In base a ciò, l'effettuazione di ispezioni pre-viaggio (post-viaggio) da parte di altre persone costituisce una violazione per la quale l'organizzazione può essere sanzionata.

Attenzione: se vengono da te durante un'ispezione da Roszdravnadzor e vedono che le iscrizioni nelle lettere di vettura non sono state effettuate da un medico qualificato, ma da qualcun altro, la società potrebbe essere accusata di aver violato la procedura per la visita medica del conducente (articolo 11.32 della Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa).

E a ciò seguirà una sanzione amministrativa:

• per un funzionario (ad esempio per un manager) - da 2.000 a 3.000 rubli;

• per un'organizzazione o un imprenditore: da 30.000 a 50.000 rubli.

Pertanto, è ancora più sicuro concludere almeno un accordo con un operatore sanitario.

Inoltre, per l'assenza di una nota sulla lettera di vettura che l'autista ha subito una visita medica pre-viaggio, l'ispettore della polizia stradale può multare:

• direttore: 5.000 rubli;

• organizzazione o imprenditore: 30.000 rubli.

Tali misure di responsabilità sono previste nella parte 2 dell'articolo 12.31.1 del Codice della Federazione Russa sugli illeciti amministrativi.

Emettere una lettera di vettura per ogni giorno o qualsiasi altro periodo non superiore a un mese. Se un veicolo viene utilizzato da più conducenti su turni, è possibile emettere più lettere di vettura contemporaneamente per un veicolo, per ciascun conducente.

Questa procedura per la compilazione delle lettere di vettura è prevista nella Sezione III dell'Ordine n. 152 del Ministero dei Trasporti russo del 18 settembre 2008.

Consiglio: Durante la preparazione delle lettere di vettura, compilare attentamente e senza errori tutti i dati richiesti. Durante l'ispezione, le inesattezze possono diventare motivo per gli ispettori di escludere le lettere di vettura dai documenti che confermano le spese. In questo caso la giustificazione delle spese dovrà essere provata in tribunale.

La pratica arbitrale che si è sviluppata nell'esame di tali controversie è eterogenea. Alcuni tribunali sottolineano: le incongruenze nelle lettere di vettura non smentiscono il fatto che l'organizzazione avesse spese associate ad attività commerciali (vedere, ad esempio, la sentenza della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 15 dicembre 2008 n. VAS-16222/ 08, decisioni del Servizio federale antimonopolio del distretto del Caucaso settentrionale del 26 novembre 2009 n. A32-24509/2007, del 27 agosto 2008 n. F08-5063/2008).

Allo stesso tempo, molti tribunali confermano: le spese per carburante e lubrificanti non riducono la base imponibile sul reddito se le lettere di vettura non contengono informazioni sul percorso, il chilometraggio, le letture del tachimetro, se le lettere di vettura sono firmate da persone non autorizzate, non ci sono trascrizioni di firme, ecc. (vedi, ad esempio, la decisione della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 30 agosto 2013 n. VAS-11880/13, la decisione del Servizio federale antimonopolio del distretto degli Urali del 5 marzo , 2009 n. F09-946/09-S5, Distretto della Siberia occidentale del 20 novembre 2009 n. A46-11958/2009).

Se non è possibile compilare alcun dato della lettera di vettura, è necessario documentarne il motivo e indicarlo nell'apposito campo. In particolare, una situazione del genere può verificarsi se, a causa di un malfunzionamento del tachimetro, è impossibile compilare il campo “Letture del tachimetro” nella lettera di vettura. In questo caso, riflettere il fatto della ripartizione nel documento appropriato (ad esempio, è possibile redigere un rapporto sui malfunzionamenti (difetti) identificati dell'immobilizzazione). Indicare il fatto del guasto dell'apparecchiatura e i dettagli di tale documento (ad esempio un rapporto) nel campo "Letture del tachimetro". Inoltre, alla lettera di vettura deve essere allegato un documento attestante la distanza percorsa dall'auto con tachimetro difettoso. Deve contenere tutti i dettagli necessari previsti per i documenti primari (articolo 9 della legge del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ). Puoi confermare il tuo chilometraggio, ad esempio, con un certificato contabile. Riflette la distanza percorsa dall'auto (può essere determinata a seguito di misurazioni). Questa procedura è raccomandata nella lettera del Servizio fiscale federale russo del 16 luglio 2010 n. ШС-37-3/6848.

Attenzione: L'utilizzo da parte di un dipendente di un veicolo aziendale senza lettere di vettura o altri documenti giustificativi può essere considerato come utilizzo del veicolo per scopi personali. In tal caso, gli ispettori possono richiedere che l’imposta sul reddito personale sia valutata sul reddito ricevuto in natura. Ad esempio, in base al costo del noleggio di un'auto per il periodo di utilizzo. Ciò è stato affermato nella lettera del Ministero delle Finanze russo dell'11 giugno 2014 n. 03-04-05/28243.

Per controllare a quali conducenti sono state emesse le lettere di vettura e quando, e se sono state presentate in tempo all'ufficio contabilità, effettuare registrazioni nel giornale di bordo per la registrazione del movimento delle lettere di vettura (clausola 17 della sezione III dell'ordinanza del Ministero dei Trasporti di Russia del 18 settembre 2008 n. 152). La risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 28 novembre 1997 n. 78 prevede un modulo standard di questo documento (modulo n. 8).

Le lettere di vettura emesse devono essere conservate per cinque anni (clausola 18 della sezione III dell'ordinanza del Ministero dei trasporti russo del 18 settembre 2008 n. 152).

Situazione: come apportare correzioni al diario di viaggio?

Se viene commesso un errore nel diario di viaggio, apportare le correzioni secondo le regole generali:

• cancellare l'iscrizione errata con una riga e la voce corretta deve essere leggibile;

• accanto ad esso, contrassegna "Corretto" e indica l'iscrizione corretta;

• indicare la data in cui è stata effettuata la rettifica;

• L'addetto alla tenuta del giornale dovrà attestare la rettifica con la propria firma.

Tali regole sono stabilite dal paragrafo 7 dell'articolo 9 della legge del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ, sezione 4 del regolamento approvato dal Ministero delle finanze dell'URSS il 29 luglio 1983 n. 105.

Un esempio di compilazione di una lettera di vettura per un veicolo speciale

COME. Kondratyev lavora come autista presso LLC “Production Company “Master””. Nelle sue attività l'organizzazione utilizza veicoli speciali, compresi i camion della spazzatura.

Il 28 agosto Kondratyev stava eseguendo un ordine di rimozione dei rifiuti. Allo stesso tempo è stata emessa una lettera di vettura per un veicolo speciale.

Situazione: come descrivere il percorso di un'auto in una lettera di vettura?

Indica la tua destinazione specifica sul tuo itinerario. Ad esempio, in questo modo: “Luogo di partenza - Mosca, st. Novodmitrovskaja, 34 anni; destinazione - Vladimir, st. Startovaya, 8." Non sono consentite voci come “viaggi in città”. Se un'organizzazione gestisce un'auto all'interno di una località, ciascun indirizzo visitato dall'autista deve essere annotato sulla lettera di vettura. Inoltre, è necessario indicare l'orario di partenza, di arrivo e il chilometraggio percorso lungo tutto il percorso. Se queste colonne vengono compilate in modo errato, gli ispettori potrebbero considerare irragionevoli i costi del carburante e dei lubrificanti per questa lettera di vettura. Il fatto è che l'assenza di informazioni su un luogo e un orario specifici nella lettera di vettura non ci consente di giudicare se l'auto viene utilizzata per scopi commerciali. Ciò è affermato nelle lettere del Ministero delle Finanze della Russia del 20 febbraio 2006 n. 03-03-04/1/129, Servizio fiscale federale della Russia per Mosca del 13 novembre 2006 n. 20-12/100253, in data 19 giugno 2006 n. 20-12/54213.

Consiglio: le spese per la benzina possono essere riconosciute anche se sulla lettera di vettura non è indicato il percorso specifico del veicolo. Ma quando si utilizza questo approccio, prepararsi alle controversie con gli ispettori.

I seguenti argomenti aiuteranno nella controversia. Per imputare il costo del carburante e dei lubrificanti alle spese, sono necessari documenti primari correttamente eseguiti che confermino gli scopi di produzione del funzionamento del veicolo (clausola 1 dell'articolo 252 del Codice Fiscale della Federazione Russa, parte 1 dell'articolo 9 della Legge di dicembre 6, 2011 n. 402-FZ). Le organizzazioni (eccetto il trasporto automobilistico) possono utilizzare moduli di viaggio sviluppati autonomamente per questi scopi. La cosa principale è che contengano tutti i dettagli obbligatori indicati nella Sezione II dell'Ordine n. 152 del Ministero dei Trasporti russo del 18 settembre 2008, nonché quelli che dovrebbero trovarsi in qualsiasi ufficio primario (Articolo 9 della Legge del 6 dicembre 2011 n. 402- Legge federale).

Tuttavia, il percorso dell'auto, così come l'indirizzo nel percorso, non sono elencati tra i dettagli richiesti. Pertanto è possibile riconoscere come spese il costo del carburante e dei lubrificanti, anche se tali dati non sono riportati nella lettera di vettura. Ma è possibile che tale posizione debba essere difesa in tribunale. Ed è difficile prevedere in anticipo da che parte si schiereranno i giudici.

Pertanto, ci sono esempi tratti dalla pratica arbitrale in cui i giudici hanno sostenuto l'organizzazione (vedere, ad esempio, le decisioni del distretto FAS di Mosca del 18 settembre 2013 n. A40-19421/13-99-60, del 26 agosto 2010 n. KA -A41/ 9668-10, del 20 luglio 2010 N. KA-A40/7436-10, Distretto Nordoccidentale del 18 novembre 2009 N. A44-1106/2009, del 6 luglio 2009 N. A56-50333/2008, Distretto degli Urali del 12 ottobre 2010 n. F09-8425/10-S3).

Allo stesso tempo, ci sono decisioni a favore degli ispettori fiscali (vedi, ad esempio, la decisione della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 30 agosto 2013 n. VAS-11880/13, la risoluzione del Servizio federale antimonopolio del distretto della Siberia occidentale del 4 maggio 2012 nel caso n. A27-10606/2011, distretto della Siberia orientale del 16 luglio 2010 n. A33-10451/2009, del 21 ottobre 2009 n. A33-13602/08).

Situazione: quanto spesso è necessario emettere una lettera di vettura??

Questa frequenza dipende dal fatto che l'organizzazione sia un'impresa di autotrasporto o meno.

Se stiamo parlando di un'azienda di trasporti automobilistici, emetti lettere di vettura quotidianamente. Poiché in questo caso tali documenti sono validi per un giorno (turno). Per periodi più lunghi le lettere di vettura vengono emesse solo per viaggi di lavoro. Quindi l'autista scrive autonomamente un percorso dettagliato indicando le date rilevanti. Ciò deriva dalla sezione 2 delle istruzioni approvate con la risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 28 novembre 1997 n. 78.

Le organizzazioni non classificate come autotrasporti emettono lettere di vettura con una frequenza che consente loro di giustificare i costi di carburante e lubrificanti. Ma almeno una volta al mese (clausola 10 dell'ordinanza del Ministero dei trasporti russo del 18 settembre 2008 n. 152, lettera del Ministero delle finanze russo del 30 novembre 2012 n. 03-03-07/51 ).

Dati di misurazione

Le spese per carburante e lubrificanti possono essere confermate non solo dalle lettere di vettura, ma anche da qualsiasi altro documento che consenta di determinare in modo affidabile la distanza percorsa. Ad esempio, documenti compilati sulla base dei dati provenienti da dispositivi di misurazione e controllo per la circolazione dei veicoli che utilizzano il sistema di navigazione satellitare GLONASS o altri sistemi. Tali chiarimenti sono contenuti nella lettera del Ministero delle Finanze russo del 16 giugno 2011 n. 03-03-06/1/354.

Contabilità: cancellazione di carburanti e lubrificanti

Sulla base della lettera di vettura (altri documenti), calcolare la quantità di carburante che viene ammortizzata come spesa. Per fare ciò, utilizzare la formula:

È possibile acquistare carburanti e lubrificanti venduti presso le stazioni di servizio (stazioni di servizio) e altre strutture per scopi simili: utilizzando tagliandi. sulle carte carburante. per il pagamento in contanti tramite una persona responsabile. Una persona responsabile è una persona che riceve fondi in acconto per pagare beni (lavoro, servizi) nell'interesse dell'organizzazione in cui è dipendente ufficiale. Per ricevere contanti in acconto, il dipendente deve scrivere una domanda in qualsiasi forma. Su questa richiesta, il capo della persona giuridica approva personalmente l'importo e il periodo per il quale viene emesso il contante. Per confermare l'accordo con il contenuto del documento, il manager lo vista e lo data. L'emissione di fondi in acconto viene effettuata subordinatamente al rimborso completo da parte della persona responsabile del debito sull'importo di denaro precedentemente ricevuto in acconto. Sulla base della richiesta della persona responsabile, viene emesso un ordine di spesa in contanti (clausola 4.1, clausola 4.4 del Regolamento della Banca Centrale della Federazione Russa del 12 ottobre 2011 n. 373-P “Sulla procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti con banconote e monete della Banca di Russia sul territorio della Federazione Russa” (di seguito denominato Regolamento n. 373-P)). Il saldo dell'anticipo non utilizzato viene consegnato dalla persona responsabile al registratore di cassa dell'organizzazione utilizzando un ordine di ricevuta di cassa, la spesa eccessiva viene compensata e il denaro viene emesso alla persona responsabile utilizzando un ordine di ricevuta di cassa. Dopo che il dipendente ha completato le istruzioni dell'organizzazione, è tenuto a fornire un rapporto anticipato entro tre giorni lavorativi dalla scadenza del periodo per il quale è stato rilasciato denaro per il rapporto, o dal giorno in cui è tornato al lavoro (paragrafo 2, clausola 4.4 del Regolamento n. 373-P , clausola 26 del Decreto del Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749 "Sulle peculiarità dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari"). L'organizzazione ha il diritto di elaborare autonomamente un modulo di relazione anticipata, che deve contenere i dettagli obbligatori elencati nella parte 2 dell'art. 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità" (di seguito denominata legge n. 402-FZ) o utilizzare il modulo unificato AO-1 (per maggiori dettagli sui documenti contabili primari, vedere qui ). Il dipendente deve allegare alla relazione anticipata i documenti attestanti le spese sostenute (articolo 252 del Codice Fiscale della Federazione Russa). In base al comma 1 dell'art. 5 della legge federale del 22 maggio 2003 n. 54-FZ "Sull'uso delle apparecchiature del registratore di cassa quando si effettuano pagamenti in contanti e (o) regolamenti utilizzando carte di pagamento", le organizzazioni (IP) sono tenute a rilasciare ai clienti quando effettuano contanti pagamenti e (o) liquidazioni utilizzando carte di pagamento al momento del pagamento, ricevute di cassa stampate da apparecchiature di registratore di cassa. In conformità con la clausola 4 del decreto del governo della Federazione Russa del 30 luglio 1993 n. 745 "Sull'approvazione del regolamento sull'uso dei registratori di cassa quando si effettuano pagamenti in contanti con la popolazione", l'elenco dei dettagli obbligatori di una ricevuta di cassa non contiene tutti i dettagli del documento contabile primario ai sensi della legge n. 402 -FZ. Poiché un assegno del registratore di cassa viene emesso non a un'organizzazione, ma a un individuo, la base dell'organizzazione per la registrazione degli articoli di inventario acquistati da un dipendente sono i documenti contabili primari, in particolare rapporti anticipati, ricevute di vendita, ricevute per un ordine di ricevuta di cassa , ecc. (lettera del Servizio fiscale federale russo del 25 giugno 2013 n. ED-4-3/11515@). Se l'IVA è evidenziata su una riga separata in una ricevuta di cassa, ma non è presente alcuna fattura, l'acquirente non ha il diritto di detrarre l'importo dell'IVA (lettera del Ministero delle Finanze russo del 03/09/2010 n. 03-07-11/51, lettera del Ministero delle finanze russo del 03.08.2010 n. 03-07/11/335). Se la ricevuta del registratore di cassa indica che il costo della merce è comprensivo di IVA e non è presente alcuna fattura, anche questa IVA non può essere detratta. Se l'importo dell'IVA non è evidenziato in una riga separata, l'intero costo della merce può essere incluso nelle spese. Nota! Il limite per i pagamenti in contanti nell'ambito di un accordo concluso tra organizzazioni (singoli imprenditori) non deve superare i 100.000 rubli. (clausola 1 della Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa del 20 giugno 2007 n. 1843-U). Dopo l'approvazione del rapporto preventivo, l'organizzazione riceve carburanti e lubrificanti per marca, quantità e costo. La proprietà del carburante passa dal venditore all'acquirente al ricevimento della benzina presso una stazione di servizio nel momento in cui il carburante viene scaricato nel serbatoio del veicolo o in un altro contenitore appropriato. Il rifornimento di benzina nel serbatoio di un'auto sulla base della ricevuta di una stazione di servizio conferma solo il fatto del pagamento di beni materiali sotto forma di benzina (articolo 493 del Codice civile della Federazione Russa), ma non conferma il fatto che la benzina viene utilizzata da una determinata automobile per determinati scopi. Ai fini contabili, i carburanti e i lubrificanti sono classificati come rimanenze e contabilizzati in conformità alla PBU 5/01 “Contabilità delle rimanenze”. La contabilità analitica delle rimanenze viene effettuata al costo effettivo nel sottoconto 10.03 "Carburante" del conto 10 "Materiali". Ai fini della contabilità fiscale, le organizzazioni hanno il diritto di prendere in considerazione le spese per l'acquisto di carburante e lubrificanti come parte delle spese materiali (clausola 5, clausola 1, articolo 254 del Codice fiscale della Federazione Russa) o come parte di altre spese associato alla produzione e alle vendite, come costo di manutenzione dei veicoli ufficiali (clausola 11 clausola 1 dell'articolo 264 del codice fiscale della Federazione Russa). La cancellazione di carburante e lubrificanti come spese viene effettuata man mano che vengono spesi in volumi effettivi sulla base di documenti debitamente redatti, in particolare secondo le lettere di vettura (lettera del Ministero delle Finanze russo del 25 agosto 2009 n. 03- 03-06/2/161). La lettera di vettura è un documento che conferma il consumo di carburante, i dati sul chilometraggio effettivo e la natura del percorso di produzione del veicolo (modulo n. 0345001, approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 28 novembre 1997 n. 78). Le organizzazioni possono sviluppare il proprio modulo di documento, che deve contenere tutti i dettagli previsti dall'articolo 9 della legge contabile federale. Le organizzazioni di trasporto sono tenute a utilizzare i moduli delle lettere di vettura approvati dall'ordinanza n. 152 del Ministero dei trasporti russo del 18 settembre 2008. Il consumo effettivo di carburante viene determinato in base ai dati di chilometraggio del veicolo utilizzando gli standard di consumo di carburante stabiliti per la marca automobilistica corrispondente. Quando si raziona il consumo di carburanti e lubrificanti, la cancellazione viene effettuata separatamente per ciascun veicolo e viene effettuata in uno dei seguenti modi: secondo i tassi di consumo approvati dal capo dell'impresa, o Standard di consumo di carburanti e lubrificanti su strada trasporto (approvato con ordinanza del Ministero dei trasporti russo del 14 marzo 2008 n. AM-23 -R); sulla base dei dati sul carburante effettivamente prodotto (confermati dall'inventario dei residui). Se la politica contabile dell'organizzazione prevede l'uso di standard di consumo di carburante, la quantità di carburante consumato entro i limiti è inclusa nelle spese dell'organizzazione (Dt 20, 23, 26, 44, ecc. Kt 10.03) e il consumo di carburante in eccesso della norma è compresa nelle altre spese (Dt 91,02 Kt 10,03). Ai fini dell'imposta sugli utili, le spese per carburanti e lubrificanti non sono standardizzate e sono prese in considerazione integralmente se sono economicamente giustificate, documentate e sostenute allo scopo di svolgere attività volte a generare reddito (clausola 1 dell'articolo 252 del Codice Fiscale della Federazione Russa, lettera del Ministero delle Finanze della Russia del 30 gennaio 2013 n. 03-03-06/2/12). Consideriamo un esempio in cui a un dipendente sono stati dati i fondi dal registratore di cassa di un'organizzazione a fronte di un verbale per l'acquisto di benzina per fare rifornimento di carburante a un'auto. Il dipendente fornisce un rapporto anticipato con allegato una ricevuta di cassa, nonché una lettera di vettura, sulla base della quale il carburante consumato viene ammortizzato come spese. Esempio L'organizzazione Trading House LLC ha la propria vettura Volkswagen Passat B7 nel proprio bilancio. Il funzionamento del veicolo è destinato a scopi amministrativi. Sulla base della domanda del dipendente, dalla cassa dell'organizzazione sono stati emessi fondi per la rendicontazione per un importo di RUB 5.000,00. acquistare benzina VPower AI-95 classe 5 in contanti presso una stazione di servizio di una compagnia petrolifera. Dopo aver completato l'incarico ufficiale, il dipendente ha presentato un rapporto anticipato con ricevuta di cassa al reparto contabilità dell'organizzazione entro e non oltre tre giorni lavorativi. Sullo scontrino sono indicati: la marca della benzina, la quantità, il costo di un litro e l'importo. L'importo dell'IVA non viene visualizzato come una riga separata. Inoltre, l'assegno non contiene la dicitura “IVA inclusa”. Nessuna fattura fornita. Lo stesso giorno, il dipendente ha fornito all'ufficio contabilità una lettera di vettura, sulla base della quale il carburante consumato per un importo di RUB 5.000,00 è stato ammortizzato come spese. Il saldo dell'importo contabile non utilizzato viene consegnato alla cassa dell'organizzazione. Secondo l'ordine interno del capo dell'organizzazione, gli importi contabili vengono emessi per un periodo non superiore a 14 giorni di calendario. In conformità con la politica contabile dell'organizzazione, le spese per carburante e lubrificanti non sono standardizzate nella contabilità fiscale, ovvero vengono prese in considerazione per intero. Vengono eseguite le seguenti operazioni commerciali: 1. Emissione di contanti a carico dell'autista per l'acquisto di carburante (registrazione di un ordine di ricevuta di cassa). 2. Il carburante viene capitalizzato dopo l'approvazione del rapporto anticipato (registrazione del rapporto anticipato). 3. Restituzione degli articoli contabili non utilizzati alla cassa dell'organizzazione (registrazione di un ordine di ricevuta di cassa). 4. Il costo della benzina consumata viene preso in considerazione nelle spese (compilazione di una richiesta-fattura per il rilascio di materiali nel modulo M-11).

I costi per carburanti e lubrificanti e il loro riconoscimento nella contabilità fiscale sono un punto dolente per i contabili della maggior parte delle organizzazioni. In che misura e su quali basi si può ridurre la base imponibile dell'imposta sul reddito per queste spese, afferma L.P. Fomicheva (728-82-40, [e-mail protetta]), commercialista. Per quanto riguarda l'automazione, il materiale è stato preparato dagli specialisti del Centro di formazione autorizzato "Master Service Engineering".

Disposizioni generali per la contabilizzazione di carburanti e lubrificanti

• carburante (benzina, gasolio, gas di petrolio liquefatto, gas naturale compresso);
• lubrificanti (oli per motori, trasmissioni e speciali, grassi);
• fluidi speciali (freni e liquido di raffreddamento).

Un'organizzazione che possiede, noleggia o utilizza automobili gratuitamente e le utilizza nelle sue attività per generare reddito può attribuire al suo costo le spese di carburante e lubrificanti. Ma non tutto è così semplice come sembra.

Sono necessari standard per la contabilità di carburanti e lubrificanti?

Attualmente, le normative contabili non stabiliscono standard massimi per l'attribuzione al costo dei costi associati all'uso di carburanti e lubrificanti durante il funzionamento dei veicoli. L'unica condizione per ammortizzare carburante e lubrificanti come costo è la disponibilità di documenti che confermino il fatto del loro utilizzo nel processo di produzione.

Nel calcolare l'utile imponibile, devi essere guidato dal capitolo 25 del codice fiscale della Federazione Russa. I costi di manutenzione dei veicoli ufficiali, che comprendono i costi per l'acquisto di carburante e lubrificanti, sono considerati altre spese legate alla produzione e alla vendita (comma 11, comma 1, articolo 264 e comma 2, comma 1, articolo 253 del Codice Fiscale del Federazione Russa). Il codice fiscale della Federazione Russa non limita in alcun modo i costi di manutenzione dei veicoli ufficiali, pertanto, a fini fiscali, le spese per carburante e lubrificanti vengono ammortizzate in base ai costi effettivi. Tuttavia, devono essere documentati ed economicamente giustificati (clausola 1 dell'articolo 252 del Codice fiscale della Federazione Russa).

Secondo il Ministero delle Finanze russo, indicato nella lettera n. 03-03-02-04/1/67 del 15 marzo 2005, le spese per l'acquisto di carburanti e lubrificanti entro i limiti definiti nella documentazione tecnica del veicolo può essere riconosciuto a fini fiscali se sono soddisfatti i requisiti stabiliti dal summenzionato paragrafo 1 dell'articolo 252 del Codice Fiscale della Federazione Russa. Il Dipartimento dell'amministrazione fiscale della Russia per Mosca, in una lettera del 23 settembre 2002 n. 26-12/44873, ha espresso un parere simile.

Il requisito di validità obbliga l'organizzazione a sviluppare e approvare i propri standard per il consumo di carburante, lubrificanti e liquidi speciali per i propri veicoli, che vengono utilizzati per le attività produttive, tenendo conto delle sue caratteristiche tecnologiche. L'organizzazione sviluppa tali standard per controllare il consumo di carburante e lubrificanti per il funzionamento, la manutenzione e la riparazione delle apparecchiature automobilistiche.

Durante il loro sviluppo, un'organizzazione può procedere dalle caratteristiche tecniche di una particolare vettura, dal periodo dell'anno, dalle statistiche esistenti, dai rapporti sulle misurazioni di controllo del consumo di carburante e lubrificante per chilometro, compilati per suo conto da rappresentanti di organizzazioni o specialisti del servizio automobilistico, ecc. Durante lo sviluppo, tempi di inattività negli ingorghi, fluttuazioni stagionali del consumo di carburante e altri fattori di correzione. Gli standard sono sviluppati, di norma, dai servizi tecnici dell'organizzazione stessa.

La procedura per il calcolo delle tariffe di consumo di carburante è un elemento della politica contabile dell'organizzazione.

Sono approvati per ordine del capo dell'organizzazione. Tutti i conducenti di veicoli dovrebbero avere familiarità con l'ordine. L'assenza di standard approvati all'interno di un'organizzazione può portare ad abusi da parte dei conducenti e, di conseguenza, a costi aggiuntivi ingiustificati.

In realtà, queste norme vengono utilizzate come economicamente giustificate a fini contabili per la cancellazione di carburanti e lubrificanti e a fini fiscali nel calcolo dell'imposta sul reddito.

Nello sviluppo di questi standard, l'organizzazione può utilizzare gli standard per il consumo di carburante e lubrificanti nei trasporti stradali, approvati dal Ministero dei trasporti russo il 29 aprile 2003 (documento guida n. R3112194-0366-03 concordato con il capo di Dipartimento della Sicurezza Materiale, Tecnica e Sociale del Ministero delle Imposte della Russia e applicato dal 1° luglio 2003). Il documento fornisce i valori degli standard di base sul consumo di carburante per il materiale rotabile automobilistico, gli standard di consumo di carburante per il funzionamento di apparecchiature speciali installate sui veicoli e la metodologia per la loro applicazione, nonché gli standard per il consumo di olio lubrificante.

Gli standard di consumo di carburante sono stabiliti per ciascuna marca e modifica dei veicoli in uso e corrispondono a determinate condizioni operative del trasporto su strada.

Il consumo di carburante per il garage e altre necessità domestiche (ispezioni tecniche, lavori di regolazione, rodaggio del motore e delle parti dell'auto dopo la riparazione, ecc.) non è incluso negli standard ed è stabilito separatamente.

Le peculiarità del funzionamento del veicolo legate al trasporto su strada, i fattori climatici e altri fattori vengono presi in considerazione applicando fattori di correzione agli standard di base. Questi coefficienti sono fissati come percentuali di aumento o diminuzione del valore iniziale della norma. Se è necessario applicare più supplementi contemporaneamente, la tariffa di consumo di carburante viene stabilita tenendo conto della somma o della differenza di tali supplementi.

Il documento disciplinare stabilisce inoltre gli standard per il consumo di lubrificanti per 100 litri di consumo totale di carburante, calcolati secondo gli standard per un dato veicolo. I tassi di consumo di olio sono fissati in litri per 100 litri di consumo di carburante, i tassi di consumo di lubrificante sono rispettivamente in chilogrammi per 100 litri di consumo di carburante. Anche in questo caso esistono fattori di correzione che dipendono dalle condizioni operative della macchina. Il consumo dei liquidi dei freni e del liquido di raffreddamento è determinato dal numero di rabbocco per veicolo.

È necessario applicare gli standard stabiliti dal Ministero dei Trasporti russo come gli unici possibili? NO. Il Ministero dei Trasporti russo, ai sensi dell'articolo 4 del Codice Fiscale della Federazione Russa, non ha il diritto di sviluppare alcuno standard a fini fiscali. Gli standard approvati dal Ministero dei Trasporti russo non costituiscono un ordine e non sono stati registrati presso il Ministero della Giustizia russo come atto giuridico normativo obbligatorio per l'uso da parte delle organizzazioni in tutta la Federazione Russa. Tenendo conto di tutte queste circostanze, possiamo dire che, nonostante il nome “Documento guida”, nonché il fatto che sia stato concordato con il Ministero delle imposte e delle imposte russo, gli standard di base per il consumo di carburante e lubrificanti su strada trasporto hanno solo natura consultiva.

Ma la probabilità che le autorità fiscali continuino a fare affidamento su questi standard, concordati con il proprio dipartimento, durante i controlli è piuttosto alta. Dopotutto, se le spese di un’organizzazione per l’acquisto di carburanti e lubrificanti superano significativamente gli standard stabiliti dal Ministero dei trasporti russo, la loro giustificazione economica potrebbe sollevare dubbi tra le autorità fiscali. E questo è logico: gli standard del Ministero dei trasporti russo sono ben ponderati e abbastanza ragionevoli. E sebbene non siano stati sviluppati per scopi fiscali, possono essere utilizzati in tribunale e, a quanto pare, serviranno come argomento convincente per i giudici.

Pertanto, l'organizzazione deve essere preparata a giustificare le ragioni delle deviazioni dagli standard applicati per la cancellazione di carburante e lubrificanti come spese da quelle approvate dal Ministero dei Trasporti russo.

Lettere di vettura

L'acquisto di carburanti e lubrificanti non indica ancora il loro consumo effettivo su un'auto utilizzata per scopi professionali. La conferma che il carburante è stato speso per scopi di produzione è una lettera di vettura, che costituisce la base per ammortizzare carburante e lubrificanti come costi. Ciò è confermato dalle autorità fiscali (lettera dell'Amministrazione fiscale di Mosca n. 26-12/31459 del 30 aprile 2004) e Rosstat (lettera del Servizio statistico statale federale del 3 febbraio 2005 n. IU-09-22/ 257 “Sulle lettere di vettura”). La lettera di vettura contiene le letture del tachimetro e gli indicatori del consumo di carburante e indica il percorso esatto, confermando la natura produttiva dei costi di trasporto.

I documenti primari possono essere accettati per la contabilità se redatti in forma unificata (clausola 2, articolo 9 della legge federale del 21 novembre 1996 n. 129-FZ "Sulla contabilità").

La risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 28 novembre 1997 n. 78 ha approvato le seguenti forme di documentazione primaria per la registrazione del funzionamento dei veicoli:

Poiché la maggior parte delle organizzazioni utilizza auto o camion aziendali, utilizza moduli di lettera di vettura per questi veicoli.

La lettera di vettura del camion (moduli n. 4-c o n. 4-p) è il principale documento primario per i pagamenti per il trasporto di merci, la cancellazione di carburante e lubrificanti come spese per attività ordinarie, il calcolo della retribuzione del conducente e conferma anche la natura della produzione delle spese sostenute. Quando si trasportano merci commerciali, le lettere di vettura dei moduli n. 4-c e n. 4-p vengono rilasciate all'autista insieme alla lettera di vettura.

L'utilizzo del modulo n. 4-c (lavoro a cottimo) è soggetto al pagamento del lavoro del veicolo a cottimo.

Il modulo n. 4-p (a tempo) viene utilizzato previo pagamento del lavoro del veicolo a una tariffa a tempo ed è progettato per il trasporto simultaneo di merci per un massimo di due clienti durante un giorno lavorativo (turno) del conducente.

I tagliandi staccabili della lettera di vettura, moduli n. 4-c e n. 4-p, vengono compilati dal cliente e servono come base affinché l'organizzazione proprietaria del veicolo possa presentare una fattura al cliente. Alla fattura è allegato il relativo tagliando a strappo.

La lettera di vettura, che rimane presso l'organizzazione proprietaria del veicolo, ripete le registrazioni identiche relative al tempo in cui il veicolo è stato utilizzato dal cliente. Se le merci vengono trasportate da un veicolo che circola a tempo, i numeri delle fatture vengono inseriti nella lettera di vettura e viene allegata una copia di queste fatture. Le lettere di vettura vengono archiviate in contabilità insieme ai documenti di spedizione per la loro contestuale verifica.

La lettera di vettura per un'auto aziendale (modulo n. 3) funge da documento principale principale per la cancellazione di carburante e lubrificanti per le spese associate alla gestione dell'organizzazione.

Il giornale di registrazione del movimento delle lettere di vettura (modulo n. 8) viene utilizzato dall'organizzazione per registrare le lettere di vettura emesse all'autista e le lettere di vettura consegnate al reparto contabilità dopo l'elaborazione.

La lettera di vettura viene rilasciata all'autista dallo spedizioniere o da un altro dipendente autorizzato a rilasciarlo per il viaggio. Ma nelle piccole organizzazioni può trattarsi dell'autista stesso o di un altro dipendente nominato per ordine del capo dell'organizzazione.

La lettera di vettura dovrà riportare il numero di serie, la data di emissione, il timbro e il sigillo dell'ente proprietario dell'auto.

La lettera di vettura è valida solo per un giorno o turno. Per un periodo più lungo viene rilasciato solo in caso di viaggio di lavoro quando l'autista svolge un'attività per più giorni (turno).

L'itinerario del trasporto o dell'incarico ufficiale viene registrato in tutti i punti del percorso del veicolo sulla lettera di vettura stessa.

La responsabilità della corretta esecuzione della lettera di vettura spetta ai responsabili dell'organizzazione e ai responsabili della conduzione dei veicoli e della partecipazione alla compilazione del documento. Ciò è sottolineato ancora una volta nella già citata lettera del Servizio statistico federale (Rosstat) del 03/02/2005 n. IU-09-22/257 “Sulle lettere di vettura”. Dice anche che tutti i dettagli devono essere compilati in moduli unificati. I dipendenti che hanno compilato e firmato i documenti sono responsabili della correttezza dei dati in essi contenuti.

Se la lettera di vettura è compilata in modo errato, ciò dà alle autorità di controllo motivo di escludere i costi del carburante dalle spese.

Un contabile che tiene conto di carburante e lubrificanti dovrebbe essere particolarmente interessato alla parte anteriore destra della lettera di vettura. Consideriamolo utilizzando l'esempio della lettera di vettura di un'autovettura (modulo n. 3).

Le letture del tachimetro all'inizio della giornata di lavoro (colonna accanto alla firma che autorizza la partenza) devono coincidere con le letture del tachimetro alla fine del giorno precedente di utilizzo della vettura (colonna al rientro in garage). E la differenza tra le letture del tachimetro per l'attuale giornata di lavoro dovrebbe corrispondere al numero totale di chilometri percorsi al giorno, indicato sul retro.

La sezione “Movimento carburante” è completata integralmente con tutti i dettagli, basati sui costi effettivi e sulle prestazioni dello strumento.

Il carburante rimanente nel serbatoio viene registrato su un foglio all'inizio e alla fine del turno. Il calcolo del consumo è indicato secondo gli standard approvati dall'organizzazione per questa macchina. Rispetto a tale norma viene indicato il consumo effettivo, il risparmio o il consumo in eccesso rispetto alla norma.

Per determinare il consumo standard di carburante per turno, è necessario moltiplicare il chilometraggio del veicolo per giorno lavorativo in chilometri per il consumo standard di benzina in litri per 100 chilometri e dividere il risultato per 100.

Per determinare il consumo effettivo di carburante per turno, la quantità di carburante versata nel serbatoio dell'auto durante il turno deve essere aggiunta al carburante rimanente nel serbatoio dell'auto all'inizio del turno e da questa quantità sottrarre la benzina rimanente nell'auto cisterna a fine turno.

Sul retro del foglio sono indicate la destinazione, l'orario di partenza e di ritorno dell'auto, nonché il numero di chilometri percorsi. Questi indicatori sono i più importanti, servono come base per includere nelle spese il costo del carburante consumato e confermano quali operazioni sono state associate all'uso della macchina (ricezione di oggetti di valore dai fornitori, consegna ai clienti, ecc.).

La parte inferiore del retro della lettera di vettura è importante per la busta paga degli autisti.

Alla fine di questa sezione, qualche parola sull'opportunità di compilare le lettere di vettura solo per gli autisti.

A volte tale conclusione viene tratta dal testo della Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 28 novembre 1997 n. 78 (di seguito denominata Risoluzione n. 78) e dal foglio stesso. E traggono la seguente conclusione: se la tabella del personale non prevede direttamente la posizione di autista, l'organizzazione non è obbligata a redigere il documento corrispondente. Secondo l'autore questo non è corretto: il conducente è una funzione e non solo una posizione.

È importante che il veicolo ufficiale dell'organizzazione venga utilizzato e chi lo controlla è affare dell'organizzazione. Ad esempio, un'auto aziendale può essere guidata da un direttore o manager e anche le relative spese verranno prese in considerazione solo sulla base di un documento di viaggio. Inoltre, se questo documento non è disponibile sulla strada, il dipendente che svolge effettivamente le funzioni di conducente potrebbe avere problemi con gli agenti della polizia stradale.

Formalmente, le lettere di vettura vengono emesse dalle organizzazioni. Ciò è affermato nella Risoluzione n. 78. Gli imprenditori, per motivi formali, non dovrebbero compilare una lettera di vettura, poiché, ai sensi dell'articolo 11 del Codice fiscale della Federazione Russa, sono persone fisiche.

Ma usano i trasporti per scopi di produzione. L'Ispettorato fiscale russo, in una lettera del 27 ottobre 2004 n. 04-3-01/665@, ha attirato l'attenzione sul fatto che le lettere di vettura dovrebbero essere utilizzate da loro.

Contabilità di carburanti e lubrificanti

Le spese per l'acquisto di carburanti e lubrificanti sono associate alla manutenzione del processo di trasporto e si riferiscono alle spese per le attività ordinarie nella voce “Costi materiali” (clausole 7, 8 della PBU 10/99 “Spese dell'organizzazione”). Le spese comprendono la somma di tutte le spese effettive dell'organizzazione (clausola 6 della PBU 10/99).

Il reparto contabilità dell'organizzazione mantiene la contabilità quantitativa e totale di carburanti, lubrificanti e liquidi speciali. Il rifornimento dei veicoli viene effettuato presso i distributori di benzina in contanti o tramite bonifico bancario utilizzando tagliandi o carte speciali.

Senza entrare nello specifico della formazione del costo iniziale di carburanti e lubrificanti e della contabilità IVA, diciamo che un contabile, sulla base di documenti primari (report anticipati, fatture, ecc.), riceve carburanti e lubrificanti per marca, quantità e costo . Carburante e lubrificanti sono contabilizzati nel conto secondario 10 "Materiali" 3 "Carburante". Ciò è previsto dal piano dei conti (approvato con ordinanza del Ministero delle Finanze russo del 31 ottobre 2000 n. 94n).

• "Combustibili e lubrificanti nei magazzini (benzina, gasolio, gas, petrolio, ecc.)";
• “Buoni benzina pagati (gasolio, olio)”;
• “Benzina, gasolio nei serbatoi delle auto e tagliandi di guida”, ecc.

Poiché esistono molti tipi di carburanti e lubrificanti, per tenerne conto vengono aperti conti secondari del secondo, terzo e quarto ordine, ad esempio:

• conto 10 sottoconto “Carburante”, sottoconto “Combustibili e lubrificanti nei magazzini”, sottoconto “Benzina”, sottoconto “Benzina AI-98”;
• conto 10 sottoconto "Carburante", sottoconto "Combustibili e lubrificanti nei magazzini", sottoconto "Benzina", sottoconto "Benzina AI-95".

Inoltre, vengono conservati registri analitici dei carburanti e dei lubrificanti emessi per le persone finanziariamente responsabili: i conducenti dei veicoli.

Il contabile registra la ricevuta di carburante e lubrificanti nella scheda contabile dei materiali secondo il modulo n. M-17. Un'organizzazione può sviluppare una propria forma di carta per registrare la ricezione e l'storno di carburante e lubrificanti, che è approvata per ordine del gestore o costituisce un'appendice alla politica contabile dell'organizzazione.

I costi di manutenzione dei veicoli dell'organizzazione vengono ammortizzati come costo dei prodotti (lavori, servizi). Nella contabilità, i costi associati al processo di trasporto si riflettono nel conto di bilancio 20 "Produzione principale" o 44 "Spese di vendita" (solo per le organizzazioni commerciali).

I costi per la manutenzione dei veicoli aziendali sono riflessi nella voce di bilancio 26 “Spese generali d'impresa”. Le imprese con una flotta di automobili riflettono i costi associati alla loro manutenzione e funzionamento nel conto patrimoniale 23 "Produzione ausiliaria". L'utilizzo di un conto costi specifico dipende dalla direzione d'uso delle automobili. Ad esempio, se un camion trasportava merci per ordini di un'organizzazione terza, i costi di carburante e lubrificanti si riflettono nel conto 20 e se un'autovettura veniva utilizzata per viaggi di lavoro legati alla gestione dell'organizzazione, allora i costi si riflettono nel conto 26.

In contabilità, la cancellazione di carburante e lubrificanti si riflette nella registrazione contabile:

Addebito 20 (23, 26, 44) Credito 10-3 “Carburante” (contabilità analitica: “carburante e lubrificanti nei serbatoi dei veicoli” e altri sottoconti rilevanti) - nell'importo effettivamente consumato in base ai documenti primari.

Quando si rilasciano carburanti e lubrificanti in produzione o si smaltiscono in altro modo, la loro valutazione contabile viene effettuata in uno dei seguenti modi (clausola 16 della PBU 5/01):

• al costo di una unità di inventario,
• al costo dei primi acquisti (FIFO),
• al costo degli ultimi acquisti (LIFO),
• a costo medio.

L'ultimo metodo è il più comune.

Il metodo scelto dall'organizzazione deve essere registrato nell'ordine sulle politiche contabili.

Attiriamo l'attenzione dei contabili sul fatto che, di norma, nei serbatoi delle auto c'è sempre una quantità di benzina (o altro carburante), che rappresenta un saldo di riporto per il mese (trimestre) successivo. Questo saldo deve continuare a essere preso in considerazione in un sottoconto separato “Benzina nei serbatoi delle auto” (nella contabilità analitica per le persone finanziariamente responsabili (conducenti).

Su base mensile, il contabile riconcilia i risultati dell'emissione, del consumo e del bilancio dei prodotti petroliferi nei serbatoi dei veicoli.

Se il costo delle spese per carburante e lubrificanti accettato nella contabilità e nella contabilità fiscale sarà diverso (ad esempio, a causa del superamento degli standard adottati dall'organizzazione per la sua auto da parte del conducente), i contribuenti che applicano PBU 18/02 dovranno riflettere permanente passività fiscali.

Questo è il requisito del paragrafo 7 di questa disposizione, che è stata approvata con ordinanza del Ministero delle Finanze russo del 19 novembre 2002 n. 114n.

Diamo un'occhiata alla contabilità di carburante e lubrificanti utilizzando l'esempio della contabilità della benzina per un conducente specifico.

Esempio

Conducente di un'autovettura A.A. Sidorov riceve fondi dal registratore di cassa di Zima LLC come acconto per l'acquisto di carburante e lubrificanti e presenta rapporti anticipati che riflettono i costi della loro acquisizione con l'allegato dei documenti primari.
La benzina viene ammortizzata secondo standard basati sulle lettere di vettura presentate dall'autista al reparto contabilità.
La contabilità quantitativa e totale di carburanti e lubrificanti viene effettuata utilizzando carte personali, il cui modulo è stato sviluppato dall'organizzazione in modo indipendente e approvato per ordine del gestore. Viene aperta una carta per ogni conducente.
Il saldo della benzina non scritta del conducente all'inizio di aprile era di 18 litri a 10 rubli.
Il 3 aprile sono stati acquistati 20 litri di benzina per 11 rubli. Per semplicità non consideriamo l'IVA.
Nei giorni 1, 2 e 3 aprile l'autista ha consumato rispettivamente 7, 10 e 11 litri di benzina.
Quando si cancellano i materiali, l'organizzazione utilizza il metodo del costo a media mobile, che viene calcolato alla data dell'operazione.
Dal 1° al 3 aprile il contabile ha effettuato le seguenti registrazioni sulla carta del conducente:

Nota:
* 10,95 = (1 l x 10 rub. + 20 l. x 11 rub.) / 21 l

Nella contabilità dell'organizzazione sono state effettuate le seguenti registrazioni:

Addebito 26 Credito 10-3 conto secondario "Benzina A-95 nel serbatoio dell'auto di A.A. Sidorov." - 70 rubli. - 7 litri di benzina sono stati cancellati secondo le norme secondo la lettera di vettura n. 3 dell'autovettura del 1 aprile;

Addebito 26 Credito 10-3 conto secondario "Benzina A-95 nel serbatoio dell'auto di A.A. Sidorov." - 100 rubli. - 10 litri di benzina sono stati cancellati secondo gli standard secondo il modulo n. 3 della lettera di vettura dell'autovettura del 2 aprile;

Conto secondario di addebito 10-3 "Benzina A-95 nel serbatoio dell'auto di A.A. Sidorov." Credito 71 conto secondario "Sidorov" - 220 rubli. - 11 litri di benzina sono stati capitalizzati sulla base di una ricevuta di cassa allegata alla denuncia anticipata del conducente; Addebito 26 Credito 10-3 conto secondario "Benzina A-95 nel serbatoio dell'auto di A.A. Sidorov." -120,48 sfregamenti. - 11 litri di benzina sono stati cancellati secondo le norme secondo la lettera di vettura n. 3 dell'autovettura del 3 aprile.

Trasporto noleggiato

È possibile ottenere un veicolo per il possesso e l'uso temporaneo stipulando un contratto di noleggio del veicolo con una persona giuridica o fisica.

In base a un contratto di locazione, il locatore (locatore) si impegna a fornire al locatario (locatario) la proprietà a pagamento per il possesso e l'uso temporaneo. Salvo diversa disposizione del contratto di noleggio del veicolo, il locatario sostiene i costi derivanti dall'esercizio commerciale del veicolo, compreso il costo del pagamento del carburante e degli altri materiali consumati durante il funzionamento (articolo 646 del codice civile della Federazione Russa) . Le parti possono prevedere condizioni miste di pagamento del canone sotto forma di quota fissa (affitto diretto) e di pagamento di un compenso per la manutenzione corrente dell'immobile locato, che può variare a seconda di fattori esterni.

Nel caso in cui i costi del carburante e dei lubrificanti siano a carico del datore di lavoro dei trasporti, la contabilizzazione del carburante e dei lubrificanti è identica alla situazione con l'utilizzo del proprio veicolo. Tale automobile viene semplicemente presa in considerazione non come parte delle immobilizzazioni, ma nel conto fuori bilancio 001 "Immobilizzazioni in leasing" nella valutazione adottata nel contratto. Per il suo utilizzo viene addebitato un canone di noleggio, ma non viene addebitato l'ammortamento.

L'affitto viene preso in considerazione come parte delle altre spese associate alla produzione e (o) alla vendita, indipendentemente da chi noleggia l'auto: una persona giuridica o un individuo (sottoclausola 10, clausola 1, articolo 264 del Codice fiscale russo Federazione).

Allo stesso tempo, lo status di locatore influisce sulle conseguenze fiscali per altre imposte. Quindi, se un'auto viene noleggiata da un privato, ha un reddito imponibile.

Per quanto riguarda l'imposta sociale unificata, è necessario distinguere tra il noleggio di un veicolo con e senza equipaggio (clausola 1 dell'articolo 236 e 3 dell'articolo 238 del Codice fiscale della Federazione Russa).

Per l'auto noleggiata viene rilasciata una lettera di vettura per tutta la durata dei lavori, poiché l'organizzazione dispone dell'auto. E il comma 2 del paragrafo 1 dell'articolo 253 del Codice Fiscale della Federazione Russa consente di includere nelle spese che riducono il reddito imponibile tutti i fondi spesi per il mantenimento e il funzionamento delle immobilizzazioni e di altri beni utilizzati nelle attività produttive. Ciò vale anche per i carburanti e i lubrificanti utilizzati su un'auto a noleggio.

Uso gratuito di un'auto

Un'organizzazione può stipulare un accordo per l'uso gratuito di un'auto.

In base a un contratto di uso gratuito (prestito), il mutuatario è obbligato a mantenere l'oggetto ricevuto in uso gratuito in buone condizioni, comprese le riparazioni ordinarie e importanti, nonché a sostenere tutte le spese per la sua manutenzione, salvo diversa disposizione del contratto .

Le spese dell'organizzazione per la manutenzione e il funzionamento di un'auto ricevuta in base a un contratto di uso gratuito riducono l'utile imponibile nel modo generalmente stabilito, se l'accordo prevede che tali spese siano a carico del mutuatario.

Per i contratti di comodato d'uso (comodo) a titolo gratuito si applicano norme distinte previste per i contratti di locazione. Le spese per carburante e lubrificanti vengono prese in considerazione allo stesso modo di un'auto a noleggio, poiché l'organizzazione la gestisce.

La cessione di un immobile ad uso temporaneo in forza di un contratto di comodato d'uso non è, ai fini fiscali, altro che un servizio reso a titolo gratuito. Il costo di tale servizio è incluso dal mutuatario nel reddito non operativo (clausola 8 dell'articolo 250 del Codice fiscale della Federazione Russa). Questo costo deve essere determinato in modo indipendente, sulla base dei dati sul valore di mercato* del noleggio di un'auto simile.

Retribuzione dei lavoratori

Ai dipendenti viene corrisposto un risarcimento per l'usura dei veicoli personali e un rimborso delle spese se i veicoli personali vengono utilizzati con il consenso del datore di lavoro per scopi commerciali (articolo 188 del Codice del lavoro della Federazione Russa). L'importo del rimborso delle spese è determinato mediante accordo delle parti del contratto di lavoro, espresso per iscritto.

Spesso, per ordine, al dipendente viene corrisposto un compenso secondo la tariffa stabilita dal governo della Federazione Russa e in aggiunta al costo della benzina.

Poiché tale disposizione non è direttamente prevista nella Lettera n. 57 del Ministero delle Finanze russo del 21 luglio 1992, anche la posizione delle autorità fiscali su questo tema sembra legittima. L'importo del risarcimento al dipendente tiene conto del rimborso dei costi di gestione di un'autovettura personale utilizzata per viaggi di lavoro: l'entità dell'usura, i costi di carburanti e lubrificanti, la manutenzione e le riparazioni ordinarie (lettera del Ministero delle imposte e delle imposte Imposte della Russia del 2 giugno 2004 n. 04-2-06/419).

L'indennità per l'utilizzo del trasporto personale a fini aziendali viene corrisposta ai dipendenti nei casi in cui il loro lavoro per tipo di attività produttiva (ufficiale) comporta viaggi ufficiali costanti in conformità con le loro responsabilità lavorative.

Il documento iniziale che stabilisce questo compenso è la lettera del Ministero delle Finanze russo del 21 luglio 1992 n. 57 “Sulle condizioni per il pagamento del compenso ai dipendenti per l’utilizzo delle loro auto personali per viaggi di lavoro”. Il documento è valido, sebbene gli standard di pagamento stessi siano cambiati in futuro. Questo è ciò che consigliamo al commercialista di leggere con particolare attenzione. Il paragrafo 3 stabilisce che l'importo specifico del risarcimento è determinato in base all'intensità dell'uso dell'auto personale per viaggi d'affari. L'importo del risarcimento al dipendente tiene conto del rimborso dei costi di gestione di un'autovettura personale utilizzata per viaggi di lavoro (entità dell'usura, costi di carburanti e lubrificanti, manutenzione e riparazioni ordinarie).

L’importo del risarcimento viene calcolato utilizzando la formula:

K = A + carburanti e lubrificanti + manutenzione + TR,

Dove
K - importo del risarcimento,
A - svalutazione dell'auto;
carburanti e lubrificanti - costi per carburanti e lubrificanti;
TO - manutenzione tecnica;
TR - riparazioni attuali.

Il compenso viene calcolato sulla base di un ordine del capo dell'organizzazione.

Il compenso viene calcolato mensilmente in un importo fisso, indipendentemente dal numero di giorni di calendario del mese. Durante il periodo in cui un dipendente è in ferie, in viaggio d'affari, assente dal lavoro per invalidità temporanea, nonché per altri motivi, quando l'auto personale non è in uso, l'indennità non viene corrisposta.

La cosa più difficile in questa situazione sembra essere la conferma del fatto e dell'intensità di utilizzo della macchina da parte del dipendente. Pertanto, la base per il calcolo del compenso, oltre all'ordine del manager, può essere una dichiarazione di viaggio o altro documento simile, la cui forma è approvata nell'ordine sulla politica contabile dell'organizzazione. In questo caso non vengono predisposte lettere di vettura.

I compensi corrisposti a un dipendente per l'utilizzo dell'auto personale a fini aziendali sono spese per l'organizzazione per le attività ordinarie sulla base del paragrafo 7 della PBU 10/99.

Il compenso pagato a un dipendente in conformità con la legge, nell'ambito delle norme approvate, non è soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche (articolo 217 del Codice fiscale della Federazione Russa) e all'imposta sociale unificata (Articolo 238 del Codice fiscale della Federazione Russa Federazione). In questo caso, il documento legislativo è il Codice del lavoro della Federazione Russa. Poiché il Governo della Federazione Russa ha sviluppato standard di compensazione in relazione solo al paragrafo 11 dell'articolo 264 del Codice tributario della Federazione Russa (imposta sul reddito), essi non sono soggetti a richiesta ai fini della determinazione dell'imposta base per l’imposta sul reddito delle persone fisiche.

Le autorità fiscali insistono sul fatto che le norme applicate nell'organizzazione non possono essere applicate per l'imposta sul reddito delle persone fisiche, poiché non sono norme stabilite in conformità con l'attuale legislazione della Federazione Russa (lettera del Ministero delle Imposte della Russia del 02.06.2004 n. 04 -2-06/419@ "Sul rimborso delle spese quando i dipendenti utilizzano mezzi di trasporto personali").

Tuttavia, nella risoluzione n. F09-5007/03-AK del 26 gennaio 2004, la FAS del distretto degli Urali è giunta alla conclusione che è illegale applicare le norme sui pagamenti compensativi stabilite dal capitolo 25 del codice fiscale di la Federazione Russa per il calcolo dell'imposta sul reddito delle persone fisiche. L'indennità per il trasporto personale è esente dall'imposta sul reddito nella misura stabilita da un accordo scritto tra l'organizzazione e il dipendente. Ciò è indirettamente confermato dalla decisione della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 26 gennaio 2005 n. 16141/04 (leggi di più).

Pertanto, a nostro avviso, nella situazione in esame non esiste una base imponibile per l'imposta sul reddito delle persone fisiche.

Il risarcimento per l'uso dell'auto personale a fini aziendali è un importo standardizzato ai fini del calcolo dell'imposta sul reddito. Gli standard attualmente validi sono stabiliti dal decreto del governo della Federazione Russa del 02/08/2002 n. 92.

Le spese per il risarcimento per l'utilizzo di auto e moto personali per viaggi di lavoro entro i limiti a fini fiscali sono classificate come altre spese (sottoclausola 11, clausola 1, articolo 264 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Nella contabilità fiscale tali spese vengono rilevate alla data di effettivo pagamento del compenso maturato.

L’importo del compenso maturato a un dipendente superiore alle norme massime non può ridurre la base imponibile per il calcolo dell’imposta sul reddito dell’organizzazione. Tali spese sono considerate eccedenti ai fini fiscali.

Naturalmente si può provare a contestare questo punto di vista sulla base della posizione più recente dell'articolo 188 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Ma nella lettera del Ministero delle Finanze si afferma che nel calcolo del risarcimento è necessario tenere conto di tutte le caratteristiche dell'utilizzo di un'auto personale da parte di un dipendente a fini di produzione. Ma esiste una regola per la tassazione ed è inequivocabile. Pertanto, i costi per l'acquisto di carburante e lubrificanti parallelamente al pagamento del risarcimento non vengono presi in considerazione ai fini dell'imposta sul reddito, poiché questa vettura non è un veicolo di servizio (sottoclausola 11, comma 1, articolo 264 del Codice Fiscale della Russia Federazione).

Le spese per retribuzioni dei dipendenti superiori alle norme stabilite, nonché il costo del carburante consumato e dei lubrificanti, esclusi dal calcolo della base imponibile per l'imposta sul reddito sia per il periodo di riferimento che per quello successivo, sono riconosciuti come una differenza permanente (clausola 4 della PBU 18/02).

In base all'importo della passività fiscale permanente calcolata sulla sua base, l'organizzazione adegua l'importo delle spese condizionali (reddito condizionale) per l'imposta sul reddito (clausole 20, 21 della PBU 18/02).

Contabilità di carburanti e lubrificanti in "1C: Contabilità 7.7"

La contabilità di carburante e lubrificanti nella configurazione "1C: Contabilità 7.7" (rev. 4.5) è mantenuta nel conto 10.3 "Carburante". Nella directory “Materiali”, per gli elementi relativi a carburanti e lubrificanti, deve essere indicata la tipologia “(10.3) Carburante” (vedi Fig. 1).

L'acquisto di carburante e lubrificanti si riflette nei documenti "Ricezione materiali" o "Relazione anticipata", in quest'ultimo documento deve essere indicato il conto corrispondente 10.3.

Per riflettere il consumo di carburanti e lubrificanti è conveniente utilizzare il documento “Movimento materiali” selezionando la tipologia di movimento: “Trasferimento in produzione” (vedi Fig. 2). Sul documento deve essere indicato il conto di costo corrispondente al senso di utilizzo dell'auto (20, 23, 25, 44) e la voce di costo.

Si consiglia di impostare nell'elenco delle voci di costo due voci che riflettano le spese per carburanti e lubrificanti, per una delle quali impostare la “Tipologia di spesa” ai fini della contabilità fiscale “Altre spese accettate a fini fiscali”, e per la seconda ( spese eccedenti la norma) - “Non accettato ai fini fiscali” (Fig. 3).

Nelle aziende in cui sono di proprietà le automobili, è abbastanza comune che l'autista acquisti benzina con i soldi che gli sono stati dati. Per questa operazione il programma genera un report anticipato su carburanti e lubrificanti. Diamo un'occhiata a come è possibile farlo nell'ottava edizione di 1C Accounting. 3.0.

Innanzitutto, devi emettere fondi sul conto. Se il denaro viene emesso dal registratore di cassa, il programma crea un documento "Prelievo di contanti" con il tipo di transazione "Emissione a una persona responsabile". Si prega di notare che a partire dalla versione 3.0.39 questo documento può essere emesso dal giornale dei documenti di cassa, che si trova nella scheda “Banca e cassa”.

Nel documento è necessario selezionare il destinatario dei fondi, indicare l'importo, la base e compilare la domanda.

Secondo il documento viene generata la registrazione Dt 71,01 Kt 50,01

Verrà compilata la prima scheda del documento, dove è necessario indicare il documento con cui è stato rilasciato l'anticipo. Nel nostro esempio, questo è “Prelievo di contanti”. In fondo c'è anche lo scopo e il numero dei documenti allegati alla nota spese.

Per riflettere la ricezione del carburante, viene compilata la seconda scheda del rapporto anticipato – “Merci”. Qui indichiamo la base del documento, il nome del carburante, la sua quantità, costo e fornitore. Se alla nota spese è allegata una fattura, indicarne il numero e la data.

Affinché il carburante venga accreditato sul sottoconto 3 del conto 10, è possibile specificare il conto 10.03 nella nomenclatura. Oppure aggiungilo a una cartella separata "Carburante" a cui è assegnato l'account 10.03.

Dopo aver registrato il documento, viene generata una registrazione: Dt 10.03 Kt 71.01. Se viene assegnata l'IVA, allora Dt 19.03 Kt 71.01.

Se la persona responsabile ha un saldo di fondi, deve essere restituito alla cassa compilando il documento "Ricevuta di cassa" con il tipo di transazione "Restituzione dalla persona responsabile". Se invece è stato speso più di quanto emesso, è necessario emettere la differenza con il documento “Prelievo di contanti”, tipologia di operazione “Emissione a soggetto responsabile”.

Entrambi i documenti possono essere creati in base alla nota spese.

E quando il carburante viene ammortizzato per la produzione, viene creato un documento di “fattura di domanda”. Situato nella scheda "Produzione". Il documento indica il nome del materiale, la sua quantità e il conto su cui viene stornato il materiale. Ad esempio, quando si cancella per la produzione principale - conto 20, per esigenze aziendali generali - conto 26, se l'impresa è un'impresa commerciale, conto 44.01, ecc. È anche possibile creare una richiesta di fattura sulla base di una nota spese.