Ordinanza sul passaggio ad un sistema di gestione elettronica dei documenti. Ordine e istruzione: procedura per il rilascio presso un'impresa. Itinerario tipo “Approvazione del Protocollo del Governatore”

La gestione elettronica dei documenti in un'organizzazione consente di ottimizzare il processo di lavoro con i documenti in tutte le fasi: dalla stesura di un progetto all'approvazione e all'invio della copia finita. Nel nostro materiale ti diremo come implementare un sistema di gestione elettronica dei documenti in un'organizzazione e quali sono le specificità del suo utilizzo nei vari dipartimenti dell'azienda.

Implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti in un'impresa

L'implementazione della gestione elettronica dei documenti in un'organizzazione avviene in più fasi:

Fase 1. Analisi del sistema di gestione dei documenti esistente

I documenti possono essere creati o ricevuti da un'azienda in formato cartaceo o elettronico. L’analisi può rivelare carenze nel flusso di documenti dell’azienda come:

• perdita di documenti;
• la loro eccessiva duplicazione;
• tempi di approvazione lunghi;
• costi di stampa o di ottenimento di un'immagine scansionata di un documento cartaceo, ecc.

L’attuale sistema dell’azienda potrebbe non soddisfare più i requisiti moderni per lavorare con i documenti, come ad esempio:

• comodo meccanismo di ricerca;
• controllo operativo in tutte le fasi del lavoro con il documento;
• possibilità di modifica e approvazione autorizzate.

Oltre ad altri requisiti per il sistema relativi alle specificità del flusso di documenti in azienda.

Fase 2. Formulazione dei requisiti per un sistema di gestione elettronica dei documenti e sviluppo di un piano per la sua implementazione

In questa fase, gli sforzi del management dell’azienda e degli specialisti IT vengono combinati per fissare con competenza traguardi e obiettivi che vengono risolti attraverso un sistema di gestione elettronica dei documenti. Come minimo, il sistema deve fornire:

• controllo della registrazione in ingresso e in uscita dei documenti;
• traduzione di documenti cartacei in formato elettronico (loro scansione e riconoscimento);
• scambio di documenti tra unità strutturali dell'azienda;
• classificazione dei documenti in gruppi;
• ricerca rapida di un documento utilizzando parametri chiave e testo;
• creazione di copie di backup e di archivio;
• capacità di gestire i diritti di accesso;
• risolvere altri problemi.

Separatamente, vengono formulati compiti per lavorare con documenti generati direttamente nell'azienda stessa. Il sistema dovrebbe consentire:

• creare, correggere, coordinare bozze di documenti;
• controllare gli esecutori secondo le scadenze;
• registrare tutte le azioni con il documento, ecc.

Tenendo conto dei compiti assegnati, viene elaborato un piano per l'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti in azienda.

Fase 3. Sviluppo delle regole di funzionamento del sistema

Nella normativa:

• vengono stabilite le regole fondamentali del sistema;
• viene determinato un elenco di documenti che partecipano al flusso di documenti elettronici;
• i loro modelli e formati sono approvati;
• descrive la tecnologia per convertire i documenti cartacei in elettronici;
• le regole per l'accesso ai documenti sono dettagliate;
• altre sfumature del funzionamento del sistema vengono decifrate.

Fase 4. Preparazione al lancio del sistema e formazione degli utenti

Nella fase di implementazione, il sistema di gestione elettronica dei documenti viene testato e vengono effettuate le necessarie impostazioni hardware e software. Vengono impostate le password e le specifiche di accesso al sistema vengono spiegate al personale.

Inoltre, il personale viene formato e testato per conoscere le istruzioni per lavorare nel sistema di gestione elettronica dei documenti.

Fase 5. Registrazione dell'avvio ufficiale del sistema in funzione

Per avviare un sistema di gestione elettronica dei documenti in un'impresa, è necessario emettere un ordine o un'istruzione. Ti diremo cosa includere nella sezione successiva.

Ordinanza sul passaggio alla gestione elettronica dei documenti

Affinché il sistema di gestione elettronica dei documenti inizi legalmente a funzionare, viene emesso un ordine in cui:

• è indicata la data di inizio dell'impianto;
• è confermata l'entrata in vigore della documentazione organizzativa accompagnatoria (regolamenti, istruzioni, norme);
• viene approvato l'elenco delle persone a cui è consentito l'accesso al sistema;
• sono dettagliate le tempistiche dei briefing e della formazione dei dipendenti;
• vengono decifrate altre sfumature relative all'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti.

Tutti i dipendenti coinvolti devono essere a conoscenza dell'ordine.

Regolamento sulla gestione elettronica dei documenti

A volte le aziende sviluppano un documento separato su come lavorare con i documenti elettronici, combinando in esso tutte le istruzioni e i regolamenti correlati. Questo documento è denominato “Regolamento sul flusso dei documenti elettronici”.

L'azienda stessa decide cosa includere in questa disposizione e quanto dovrebbero essere dettagliate alcune questioni relative al lavoro con il sistema. Nella figura è mostrato un insieme approssimativo di sezioni:

Sistema di gestione elettronica dei documenti: programmi di automazione, grado di copertura, specifiche del settore

L'organizzazione della gestione dei documenti elettronici in un'azienda è un processo costoso e ad alta intensità di manodopera. Non tutti possono automatizzare tutti i lavori contemporaneamente e combinare tutte le catene di lavoro con i documenti in un unico sistema.

Programmi specializzati vengono in soccorso, consentendo di automatizzare almeno alcune aree delle attività aziendali e organizzare il flusso minimo possibile di documenti elettronici. Tali programmi per la gestione elettronica dei documenti in un'organizzazione sono disponibili anche per le entità aziendali più piccole. Di solito vengono acquistati per esigenze contabili (contabilità e contabilità fiscale) con elementi di flusso di documenti del personale.

Questo non è il modo migliore per implementare la gestione elettronica dei documenti in un'azienda. Ma in assenza delle risorse necessarie, l'automazione delle singole aree e servizi dell'impresa aiuta a facilitare parzialmente il lavoro con i documenti.

Gli esperti nel campo della gestione elettronica dei documenti raccomandano un approccio diverso. Se l'impresa non dispone di risorse sufficienti per implementare un sistema efficace e completo per lavorare con i documenti, il problema dovrebbe essere risolto non a livello locale. La gestione elettronica dei documenti deve essere implementata non in aree selezionate, ma come un sistema generale che unisca tutti i dipartimenti. Allo stesso tempo, inizialmente è possibile definire un insieme minimo di funzioni, per poi aumentare gradualmente le funzionalità, personalizzando il sistema in base alle esigenze e alle dimensioni dell'azienda.

Recentemente è nata una divisione degli sviluppatori di programmi di gestione elettronica dei documenti in base alle specifiche del settore (programmi separatamente per il settore pubblico, telecomunicazioni, ecc.).

Successivamente ci soffermeremo più in dettaglio sulla gestione del personale e dei documenti elettronici legali (a cosa prestare attenzione quando li si crea in una situazione in cui l'azienda non è in grado di organizzare un sistema unificato di gestione dei documenti).

Quando è necessaria la gestione elettronica dei documenti HR ed è possibile farne a meno?

La gestione elettronica dei documenti del personale è uno degli elementi del sistema di gestione elettronica dei documenti in un'organizzazione.

In termini di diversità, i documenti del personale non sono inferiori al servizio di contabilità, leader nel volume dei documenti primari creati e ricevuti. Molto dipende da sfumature come:

• scala e struttura dell'organizzazione;
• le specificità delle sue attività;
• frammentazione geografica delle divisioni strutturali;
• rotazione del personale;
• altre caratteristiche (presenza di lavoratori a distanza, condizioni di lavoro dannose e pericolose, ecc.).

Tutte queste sfumature vengono prese in considerazione quando si decide se un'organizzazione necessita della gestione elettronica dei documenti del personale.

Se un'azienda è composta da un direttore, un capo contabile e 5-7 dipendenti, la gestione elettronica dei documenti può diventare un'impresa molto costosa e poco pratica. Se l'azienda è grande con una vasta rete di filiali e condizioni di lavoro specifiche, è impossibile fare a meno dell'automazione delle procedure documentali.

Parleremo ulteriormente delle specifiche dell'organizzazione dello scambio elettronico di documenti del personale.

Come organizzare il flusso di documenti elettronici nel servizio del personale?

Per stabilire un flusso di documenti elettronici del personale a tutti gli effetti in un'organizzazione, è necessario:

1. Garantire la protezione dei dati personali

In questa materia, si dovrebbe procedere dai requisiti:

• Legge "Sui dati personali" del 27 luglio 2006 n. 152-FZ;
• Decreto del governo della Federazione Russa "Sull'approvazione dei requisiti per la protezione dei dati personali..." del 1 novembre 2012 n. 1119.

Per fare ciò, è necessario fornire (clausola 15 dei Requisiti):

• sicurezza dei locali in cui è situato il sistema informativo da accessi non autorizzati da parte di persone non autorizzate;
• sicurezza dei supporti di dati personali;
• accesso ai documenti del personale per un numero limitato di persone che svolgono le loro funzioni ufficiali;
• utilizzo di strumenti di sicurezza informatica;
• svolgimento delle altre attività obbligatorie.

2. Regolamentare la procedura per l'ottenimento e l'utilizzo della firma elettronica

In questa materia, si dovrebbe procedere dalle disposizioni della legge "Sulla firma elettronica" del 6 aprile 2011 n. 63-FZ. Considerando l'importanza dei documenti del personale (anche nella risoluzione delle controversie di lavoro), quando li firma, il capo dell'azienda deve utilizzare una firma elettronica qualificata avanzata (ECES). L’utilizzo di altri tipi di firma elettronica (semplice o rafforzata non qualificata) può comportare il riconoscimento dell’invalidità degli atti locali dell’impresa.

3. Documenti personali separati

I documenti del personale sono divisi in due gruppi:

1. Generato elettronicamente.
2. Creato esclusivamente su carta.

È qui che risiedono le difficoltà significative nella creazione di una gestione elettronica dei documenti del personale in un'organizzazione. Una parte significativa dei documenti del personale deve essere redatta solo in forma cartacea e certificata dalla firma personale delle parti del rapporto di lavoro (dipendente e (o) datore di lavoro).

Il dipendente deve conoscere i singoli documenti e le informazioni sul personale contro firma (ad esempio, con un ordine di imporre una sanzione disciplinare) e lo specialista del servizio del personale, quando corregge i dati nelle carte personali dei dipendenti, deve certificare tutte le correzioni con un documento personale firma.

4. Organizzare il backup e l'archiviazione dei documenti elettronici

Ciò contribuirà ad evitare le conseguenze negative di circostanze di forza maggiore, che potrebbero comportare la perdita di un documento personale.

5. Fissare i moduli dei documenti elettronici del personale nella legge locale

La forma dei documenti personali emessi elettronicamente deve essere sancita da regolamenti speciali. Dovrebbero essere specificate anche tutte le sfumature del lavoro con tali documenti: la procedura per apportare modifiche ad essi, termini e metodi di archiviazione, tipi di firme elettroniche per documenti di particolare significato legale, ecc.

Gestione elettronica dei documenti del personale: cosa progetta il legislatore?

Il progresso non si ferma. A poco a poco, quei documenti personali che sono sempre esistiti solo in formato cartaceo vengono trasferiti in formato elettronico.

Oggi è legalmente consentito concludere un contratto di lavoro elettronico con un lavoratore a distanza se dispone di una firma elettronica (articolo 312.3 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Scopri di più in questo materiale.

Anche se, per l’implementazione diffusa dei contratti elettronici, sono ancora necessari sviluppi legislativi separati.

Da diversi anni ormai a livello legislativo si discute sui libri di lavoro elettronici.

In generale, la posizione delle autorità è chiara: nel prossimo futuro verrà introdotta la gestione elettronica dei documenti nel settore del personale. Il Ministero del Lavoro ha già avviato una sperimentazione sulla sua attuazione (ordinanza n. 194 del 26 marzo 2018), secondo la quale in formato elettronico in alcune aziende:

• si tiene conto dell'orario di lavoro;
• i dipendenti vengono introdotti alle normative locali, ai componenti della retribuzione e alle descrizioni del lavoro;
• informare sull'inizio delle vacanze;
• organizzare viaggi d'affari.

L'introduzione della gestione elettronica dei documenti del personale consentirà ai datori di lavoro di sottoporsi alle ispezioni del lavoro tramite Internet (a distanza).

Flusso dei documenti elettronici legali in azienda

Le questioni legali nelle attività commerciali sorgono regolarmente.

Se l'azienda dispone di un avvocato o di un servizio legale, è razionale organizzare il flusso di documenti elettronici della documentazione legale con la sua successiva integrazione nel flusso generale di documenti elettronici dell'azienda. Un tale sistema consente:

1. Coordinare il processo di stipula dei contratti

Il coordinamento dei modelli contrattuali già pronti è un processo comune a tutte le aziende. Ci vuole molto tempo e richiede il coinvolgimento di specialisti di vari servizi (finanziari, tecnici, legali e altri). In questo processo, la gestione elettronica dei documenti consente di coordinare l'intero iter approvativo e di inviare tempestivamente alla controparte il contratto completato.

Il sistema di gestione dei documenti elettronici legali dovrebbe consentire:

• creare un elenco di persone per l'approvazione;
• controllare i tempi di revisione e aggiustamenti;
• risolvere altre questioni (sull'invio del contratto per la revisione, sulla presentazione per la firma, ecc.).

2. Affrontare efficacemente reclami e cause legali

Per svolgere attività di reclamo e reclamo, uno specialista del servizio legale deve disporre di un pacchetto completo di documenti di origine. Tali documenti possono essere generati sia all'interno dell'azienda stessa, sia provenire dall'esterno (dalle controparti). Per raccogliere tutte queste informazioni sparse è necessaria una tempestiva interazione con i vari servizi (contabilità, ufficio commerciale e altri reparti).

È importante nei regolamenti dettagliare le questioni relative alla procedura per la raccolta di tutte le informazioni necessarie agli avvocati in formato elettronico.

Il sistema deve essere configurato in modo tale che:

• tutti i documenti originali sono stati ricevuti dal contraente in modo tempestivo;
• i modelli di documenti già pronti degli avvocati sono stati inviati automaticamente alla direzione per l'approvazione;
• è stata implementata la possibilità di apportare modifiche;
• è possibile tracciare tutte le fasi del lavoro con il documento;
• Sono state monitorate le tempistiche di predisposizione dei reclami e delle cause legali.

3. Elaborare tempestivamente le richieste

Gli avvocati devono preparare lettere alle controparti, copie di vari documenti, risposte alle richieste delle autorità di regolamentazione e delle forze dell'ordine, ecc. L'introduzione della gestione elettronica dei documenti consentirà di tracciare:

• quando la richiesta perviene al contraente;
• quanto tempo c'è per completarlo;
• data di invio della risposta completata.

Questo tipo di controllo consente di disciplinare non solo l'avvocato (esecutore), ma anche i promotori della richiesta, il che contribuisce alla tempestiva trasmissione della richiesta e alla sua esecuzione.

L'intera procedura per lavorare con le richieste elettroniche deve essere descritta nel regolamento: scadenze per la generazione della richiesta, requisiti per la completezza dei dati di origine, tempo per completare la richiesta.

***

Per sviluppare un sistema di gestione elettronica dei documenti, è necessario analizzare l'attuale flusso di documenti in azienda, determinare i compiti principali e formalizzare il progetto. Quindi mettere in funzione il sistema, formare il personale e consolidare la procedura per lavorare con la gestione elettronica dei documenti in un atto locale interno (regolamenti, istruzioni).

Amministrazione di San Pietroburgo
DISTRETTO AMMINISTRATIVO DI PRIMORSKY
GESTIONE DEL TERRITORIO

Sull'implementazione di sistemi di gestione elettronica dei documenti
e lavoro d'ufficio

1. Assegnare la responsabilità della preparazione delle strutture informatiche dei dipartimenti di gestione degli uffici e della rete locale (LAN) per l'implementazione dei sistemi di gestione elettronica dei documenti e di gestione degli uffici (di seguito denominati EDMS) in conformità con i requisiti delle specifiche tecniche private ( Appendice n. 1 dell'accordo n. 1008/25-2000 del 23 agosto 2000) e l'attuazione di misure per garantire l'operabilità tecnica dei sistemi di gestione dei dati elettronici, al capo del dipartimento dei sistemi informativi e delle banche dati del dipartimento di economia e appalti cittadini, Miroshnik M.I.

2. Assegnare la responsabilità della conduzione del funzionamento di prova dei sistemi, della formazione dei dipendenti dei dipartimenti di gestione degli uffici e dell'implementazione dell'EDS nei dipartimenti territoriali al capo del dipartimento degli affari, K.V.

3. Capo del Dipartimento dei sistemi informativi e dei database del Dipartimento di Economia e Ordini cittadini Miroshnik M.I. e il capo del dipartimento degli affari, Gulyaev K.V. insieme all'esecutore generale del progetto ESED - il "Centro per lo sviluppo informatico" dell'impresa statale - per garantire il funzionamento sperimentale dei sistemi di conservazione dei registri elettronici, la preparazione dei mezzi tecnici e lo svolgimento dei lavori di accettazione per l'introduzione dei sistemi nel commercio operazione.

4. Mi riservo il controllo sull'esecuzione dell'ordine.

Responsabile dell'amministrazione territoriale
Yu.L.Osipov

Il testo del documento è verificato secondo:
notiziario ufficiale

Modulo campione di un ordine per l'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti (preparato da esperti della società Garant)

Ordine
sull'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti

[ giorno mese Anno ]

Allo scopo di [compilare secondo necessità], ordino:

1. Dal [data, mese, anno] introdurre un sistema di gestione elettronica dei documenti [nome] in [nome della persona giuridica].

2. [Posizione, nome completo] entro [giorno, mese, anno] sviluppa e approva la procedura per la gestione elettronica dei documenti.

3. Nominare [posizione, nome completo] come responsabile del mantenimento della gestione elettronica dei documenti.

4. [Posizione, nome completo] organizzare un archivio elettronico dei documenti ricevuti e inviati.

5. [Posizione, nome completo] aggiunge alla politica contabile di [nome della persona giuridica] le regole per la creazione, la ricezione e l'archiviazione di documenti elettronici.

6. Nominare [posizione, nome completo] responsabile della formazione e della firma dei documenti elettronici.

7. L'ordinanza dovrà essere comunicata a tutti gli ambiti strutturali dell'organizzazione.

8. Affido il controllo dell'esecuzione dell'ordine a [posizione, nome completo].

Hanno preso conoscenza dell'ordinanza:

[posizione, firma, iniziali, cognome]

Modulo campione di un ordine per l'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti

Sviluppato da: Garant Company, giugno 2016

La versione attuale del documento che ti interessa è disponibile solo nella versione commerciale del sistema GARANT. Puoi acquistare un documento per 54 rubli o ottenere l'accesso completo al sistema GARANT gratuitamente per 3 giorni.

Se sei utente della versione Internet del sistema GARANT, puoi aprire subito questo documento o richiederlo tramite la Hotline del sistema.

Supporto normativo per il processo di implementazione dell'EDMS

Quindi, stai seriamente pensando alla questione dell'implementazione di un EDMS. Sei sull'orlo di un lungo viaggio, composto da molte fasi: esame preliminare del progetto, selezione del prodotto software, sua configurazione preliminare, formazione dell'utente, funzionamento di prova, introduzione nell'operazione commerciale. Tuttavia, affinché il sistema di gestione elettronica dei documenti funzioni “ufficialmente”, è necessario un corrispondente documento cartaceo. Oggi analizzeremo tutte le fasi di attuazione del sistema e considereremo i documenti normativi che dovrebbero regolamentarle.

Le attività per l'implementazione dell'EDS nell'impresa devono essere supportate da documenti amministrativi. E quanto più chiaramente negli ordini/istruzioni saranno fissati l'elenco delle attività necessarie, la procedura per la loro attuazione e la responsabilità dei funzionari coinvolti nell'attuazione, tanto più rapido ed efficiente sarà svolto il lavoro sull'attuazione dell'EDMS.

1. Esame pre-progetto, selezione del prodotto software.

Il documento amministrativo (solitamente un ordine), emesso dalla direzione nella prima fase di attuazione, contiene la motivazione della necessità di implementare l'EDS e il testo indica la persona responsabile, o più persone che devono:

Determinare con quali forze il sistema verrà implementato (le nostre o con il coinvolgimento di un appaltatore di lavoro);

Determinare l'appaltatore generale per i lavori;

Determinare la scala approssimativa di attuazione e il budget pianificato.

Il risultato del lavoro sull'ordine di cui sopra è molto spesso una proposta commerciale elaborata da entrambe le parti.

2. Creazione di un gruppo di lavoro e approvazione del programma di lavoro.

Dopo aver selezionato il prodotto software e il committente dei lavori, è necessario creare un documento amministrativo che definirà:

Responsabile del team di implementazione lato cliente;

Composizione del gruppo di lavoro;

Compiti per la preparazione di un programma di lavoro, coinvolgendo altri specialisti coinvolti nell'implementazione dell'EDMS (preparazione di attrezzature tecniche, informazioni e software, ecc.).

In futuro sarà necessario emettere un'ordinanza che approvi il programma di lavoro per l'attuazione dell'EDMS. Tenendo conto di questo piano, vengono eseguite tutte le fasi successive di attuazione.

3. Approvazione dell'elenco degli utenti e determinazione dell'amministratore di sistema.

I documenti amministrativi devono contenere un elenco degli utenti EDMS, nonché un programma per la loro formazione. Il programma di formazione può essere fissato da un ordine/istruzione indipendente. Questo ordine aiuterà a regolamentare il processo di conduzione della formazione degli utenti presso l'azienda.

L'ordine successivo conterrà informazioni sulla nomina di un amministratore di sistema: si tratta di un utente speciale che garantisce e controlla il lavoro degli altri utenti del sistema; deve svolgere attività di identificazione, correzione di errori dell'utente, integrazione e modifica dei dati di riferimento (informazioni di riferimento).

4. Lancio del sistema in fase di prova e funzionamento industriale.

Solitamente, dopo o durante la formazione dell'utente, il sistema viene messo in funzione di prova. L'ordinanza speciale di messa in prova dell'impianto dovrà indicare:

Tempistica dell'operazione di prova;

Elenco dei dipartimenti (luoghi di lavoro);

Tempi per dotarli di software e hardware;

Responsabile della conduzione delle operazioni di prova nei dipartimenti.

Lo stesso ordine può contenere istruzioni sull'approvazione di regolamenti temporanei (regole, procedure) per lavorare con l'EDMS.

Dopo l'operazione di prova, è necessario preparare un elenco di proposte o raccomandazioni per il passaggio a un EDMS, che, di norma, se le proposte sono state preparate dai dipendenti dell'organizzazione del cliente, vengono redatte sotto forma di un funzionario interno documento. Questo documento contiene informazioni sui problemi sorti durante l'operazione di prova, nonché proposte per ulteriori configurazioni del sistema.

Dopo che tutti i disaccordi e le impostazioni aggiuntive sono state completate, il sistema elettronico di gestione dei documenti viene accettato per l'operazione commerciale, che viene fissato da un ordine separato, che deve indicare:

la composizione delle funzioni dell'EDMS o delle sue parti, hardware e software accettati per l'operazione commerciale;

un elenco di funzionari e un elenco di divisioni dell'organizzazione cliente responsabili del funzionamento dell'EDMS;

modalità e tempistiche per l'introduzione di nuove forme di documenti (se necessarie);

la procedura e i tempi per il trasferimento del personale per lavorare nelle condizioni operative dell'EDMS.

Dopo il completamento del lavoro di messa in servizio, è necessario apportare modifiche alle normative locali (descrizioni dei lavori, norme che regolano il lavoro con i documenti, ecc.). Le istruzioni devono tenere conto delle innovazioni relative all'uso dell'EDMS nell'impresa. Discuteremo la corretta esecuzione di tali modifiche nei documenti nei seguenti articoli.

Ordine di implementare sed

L'implementazione di qualsiasi sistema di gestione elettronica dei documenti ha le sue specifiche. Consiste in un lavoro preparatorio ad alta intensità di manodopera volto a creare condizioni ottimali per l'utilizzo degli strumenti di automazione. I materiali metodologici aiuteranno gli specialisti nell'implementazione dei sistemi di gestione dei documenti a padroneggiare un nuovo campo professionale. Parliamo di supporto documentale al management.

La preparazione all'automazione del flusso di documenti spesso si traduce in un progetto di consulenza indipendente, durante il quale viene effettuata l'organizzazione del flusso di documenti in azienda e vengono preparati i processi per l'inclusione in un nuovo sistema informativo.

Nella fase preparatoria dovresti:

• condurre un audit dei processi di gestione dei documenti e valutare la situazione attuale;
• identificare le esigenze della direzione e i problemi che i dipendenti hanno nei processi di lavoro con i documenti;
• a seconda delle esigenze della direzione e dei problemi identificati, apportare modifiche al sistema attuale o proporre un sistema fondamentalmente nuovo per organizzare il flusso di documenti;
• regolamentare il lavoro con i documenti: preparare un pacchetto di documenti normativi che stabiliranno le regole per lavorare con i documenti e stabilire il quadro giuridico per lavorare nel sistema di gestione elettronica dei documenti.

Il progetto di consulenza per la preparazione all'automazione dei documenti ha una serie di caratteristiche.

In primo luogo, la quota di consulenza nei progetti per l'implementazione di sistemi di gestione elettronica dei documenti è piuttosto elevata e la stessa fase preparatoria ha un impatto significativo sull'efficacia dell'implementazione.

In secondo luogo, il progetto di consulenza si trova all'intersezione di due aree tematiche: supporto alla documentazione per la gestione e tecnologia dell'informazione (IT). Pertanto, per portare a termine con successo un progetto del genere, sono necessarie conoscenze speciali, che spesso gli specialisti dell'implementazione non possiedono.

In terzo luogo, il lavoro d’ufficio russo ha forti tradizioni e radici profonde, il che ha un impatto anche sull’automazione dei processi di gestione dei documenti.

In base alle caratteristiche del progetto di consulenza è possibile stilare un ritratto del consulente qualificato. Tale specialista ha una conoscenza dell'area tematica del supporto della documentazione per la gestione ed è in grado di parlare con specialisti nel campo della gestione dell'ufficio nello stesso linguaggio professionale. Allo stesso tempo, conosce la funzionalità del sistema di gestione elettronica dei documenti da implementare e conosce fluentemente i metodi per esaminare e descrivere i processi aziendali.

Dal ritratto professionale di un consulente sorge una domanda logica: dove si può trovare un consulente del genere?

Aiuto per gli sviluppatori

L'azienda 1C, sviluppatrice del sistema 1C: Document Flow, si è avvicinata alla risoluzione di questo problema in modo sistematico e completo. È stata aperta una nuova area di attività: supporto metodologico a progetti per l'implementazione di programmi di gestione elettronica dei documenti. Oggi ci sono due direzioni di lavoro metodologico:

1. Sviluppo di metodi già pronti per organizzare il flusso di documenti e monitorare un'impresa.
2. Formazione al lavoro utilizzando metodi già pronti.

Nell'ambito dello sviluppo di metodi già pronti per l'organizzazione del flusso di documenti e il rilevamento di un'impresa, è stato creato un prodotto metodologico "Insieme di documenti normativi". Metodologia per l’organizzazione del lavoro d’ufficio e del flusso di documenti.” Il prodotto è disponibile in due versioni, rivolte a diversi segmenti di business. Ogni serie di documenti è legata alle funzionalità di una versione specifica del programma 1C: Document Flow.

A supporto del prodotto metodologico è stato avviato il corso formativo di due giorni “Preparazione all'automazione del flusso documentale”. Il corso di formazione contiene le basi del lavoro d'ufficio e spiegazioni su come lavorare con serie di documenti normativi. Durante la formazione, gli studenti lavorano con esempi di documenti, imparano a valutare le attuali normative locali che regolano il lavoro con i documenti, formulano commenti su di essi e redigono nuovi documenti di vario tipo.

Il prodotto metodologico "Set di documenti normativi", nella sua essenza, è una tecnologia già pronta e non un libro di testo sul lavoro d'ufficio. Questa è una raccolta di normative locali sull'organizzazione del lavoro d'ufficio, in cui tutti i processi sono legati al programma 1C: Document Flow. Il kit ti aiuta a prepararti all'implementazione in breve tempo: organizza le pratiche burocratiche in azienda. E, cosa più importante, l'insieme dei documenti richiederà solo piccole modifiche durante l'implementazione, tenendo conto delle specificità del settore dell'azienda. Secondo gli esperti, l'importo di tale modifica non supera il 30%.

Regolamenti

Contenuto della serie di documenti:

• Ordine "Sull'avvio dell'operazione pilota/industriale di un sistema di gestione elettronica dei documenti".
• Ordine “Sul lavoro nel sistema di gestione elettronica dei documenti.
• Norme sul lavoro d'ufficio e sul flusso documentale.
• Regolamento sul servizio di supporto alla documentazione gestionale.
• Descrizione delle mansioni per i dipendenti del servizio di supporto alla documentazione gestionale (o descrizioni delle mansioni di segretario per le piccole imprese).
• Norme sul lavoro con documenti amministrativi, contrattuali e normativi
• Regolamento sul lavoro con documenti organizzativi e amministrativi.
• Norme per lavorare con i documenti contrattuali.
• Norme sul lavoro con documenti normativi.
• Un album di moduli di documenti unificati, che comprende 26 modelli e 8 moduli di documenti.

Soffermiamoci più in dettaglio su ciascuno dei documenti normativi.

Ordine “Sull’avvio dell’operazione pilota/commerciale del sistema di gestione elettronica dei documenti” contiene istruzioni:

• adottare un sistema di gestione elettronica dei documenti;
• fornire l'accesso al sistema di gestione elettronica dei documenti;
• condurre formazione per i dipendenti su come utilizzare il sistema di gestione elettronica dei documenti.

L'ordinanza delinea gli ambiti di responsabilità tra il servizio di supporto alla documentazione gestionale e quello informatico in termini di funzionamento del sistema di gestione elettronica dei documenti. L'ordine si applica a tutti i dipendenti dell'organizzazione e li obbliga a lavorare nel nuovo sistema informativo.

Ordine "Informazioni sul lavoro nel sistema di gestione elettronica dei documenti" stabilisce un quadro giuridico per lavorare con documenti elettronici: equipara le azioni dei dipendenti nel sistema di gestione elettronica dei documenti alle azioni eseguite nell'ambito della gestione dei documenti cartacei. Queste azioni includono:

• ordini emessi nell'ambito del sistema di gestione elettronica dei documenti;
• vidimazione di documenti;
• commenti, giudizi, conclusioni inseriti nel sistema informativo per redigere documenti;
• familiarizzazioni dei dipendenti effettuate mediante strumenti di gestione elettronica dei documenti;
• delega dell'autorità per eseguire documenti e rivedere bozze di documenti.

Norme sul lavoro d'ufficio e sul flusso documentale, incluso nell'insieme dei documenti, è redatto in stretta conformità con le Raccomandazioni metodologiche per lo sviluppo di istruzioni per il lavoro d'ufficio nelle autorità esecutive federali (approvate con Ordinanza dell'Archivio federale del 23 dicembre 2009 n. 76).

• descrizione passo passo di tutte le fasi di preparazione e trasmissione dei documenti;
• composizione consigliata dei documenti dell'organizzazione;
• regole per la conservazione attuale e archivistica;
• azioni di specifici esecutori nel sistema di gestione elettronica dei documenti.

Il provvedimento è volto a garantire la forza giuridica dei documenti che verranno creati all'interno del sistema informativo, nonché ad automatizzare i processi di flusso documentale.

Uno dei criteri per la validità legale è l'esecuzione dell'atto nel modo prescritto. Pertanto, le disposizioni del documento mirano a creare le condizioni affinché i dipendenti dell'organizzazione possano selezionare correttamente il tipo di documento per una specifica situazione aziendale e la sua corretta esecuzione, vale a dire:

• portare i documenti all'uniformità (creando modelli di documenti basati su testi unificati);
• riduzione del numero delle tipologie di documenti utilizzati (unificazione delle tipologie di documenti).

Nel Regolamento sono indicate tutte le operazioni che devono essere effettuate in un programma di gestione elettronica dei documenti (Fig. 1). Ciò semplificherà notevolmente l'adattamento dei dipendenti al nuovo sistema informativo.

Riso. 1. Un esempio di operazione che deve essere eseguita in un programma di gestione elettronica dei documenti

L'insieme dei documenti contiene norme già pronte che regolano le attività del servizio di supporto alla documentazione gestionale:

• Regolamento sul servizio di supporto alla documentazione gestionale;
• Descrizioni delle mansioni per i dipendenti del servizio di supporto alla documentazione gestionale.

Regolamento sul servizio di supporto alla documentazione gestionale stabilisce la struttura organizzativa, definisce l'area di responsabilità del servizio e contiene un elenco dettagliato dei compiti e delle funzioni svolte dai propri dipendenti.

L'elenco proposto di compiti e funzioni è il più completo e presenta una ripartizione ottimale delle aree di responsabilità tra i dipartimenti del servizio di supporto alla documentazione. Se necessario, i compiti e le funzioni possono essere integrati con quelli mancanti o quelli non necessari possono essere rimossi dall'elenco.

La descrizione delle funzioni contiene le istruzioni per eseguire le procedure nel programma di gestione elettronica dei documenti (Fig. 2):

Riso. 2. Istruzioni per l'esecuzione delle procedure in un programma di gestione elettronica dei documenti

Descrizioni delle mansioni per i dipendenti del servizio di supporto alla documentazione gestionale sviluppato in conformità con la struttura organizzativa proposta dell'unità e consolidare la distribuzione dei compiti e delle funzioni tra i dipendenti. Inoltre, descrizioni del lavoro:

• specificare le responsabilità lavorative dei dipendenti del servizio: contenere una descrizione dettagliata delle operazioni eseguite;
• stabilire i requisiti di qualificazione per le posizioni;
• costituiscono la base per le descrizioni delle mansioni per il servizio di selezione del personale;
• consentire ai nuovi dipendenti di padroneggiare rapidamente le responsabilità lavorative.

Le descrizioni dei lavori contengono anche istruzioni per l'esecuzione delle operazioni nel programma di gestione elettronica dei documenti (Fig. 3):

Riso. 3. Istruzioni per l'esecuzione delle operazioni nel programma di gestione elettronica dei documenti

Quando ci si prepara ad automatizzare il flusso di documenti, è necessario prestare attenzione ad aree di lavoro importanti come le attività amministrative, contrattuali e di regolamentazione interna.

Le attività di gestione vengono implementate prendendo decisioni di gestione. In ogni organizzazione, molte decisioni gestionali vengono prese da manager a diversi livelli. Tutte queste decisioni devono avere caratteristiche tali da garantirne la razionalità, la fattibilità, la validità, la tempestività e l’efficienza economica.

Nonostante l’apparente moltitudine di decisioni gestionali prese, le attività gestionali sono ancora caratterizzate dalla ripetizione delle funzioni gestionali. Pertanto, è necessario identificare funzioni gestionali simili e sviluppare regole uniformi per esse.

Un sistema decisionale gestionale ben funzionante è un criterio per l’efficacia delle attività di gestione nel loro complesso.
Per organizzare un sistema decisionale gestionale unificato è necessario:

1. Formulare regole per prendere decisioni di gestione da parte di manager a diversi livelli o vari organi di gestione.
2. Automatizzare la procedura per prendere decisioni gestionali e monitorarne l'esecuzione.

Regolamento sul lavoro con la documentazione organizzativa e amministrativa regola il processo di assunzione delle decisioni gestionali, sia individuali che collegiali.

• fare la scelta giusta del tipo di documento amministrativo;
• creare documenti amministrativi utilizzando modelli già pronti;
• trasferire i processi di passaggio dei documenti amministrativi dalla disposizione standard al programma 1C: Document Flow 8;
• organizzare un monitoraggio tempestivo e continuo dell'attuazione delle decisioni prese;
• organizzare l'archiviazione sia delle versioni elettroniche che degli originali dei documenti amministrativi su supporto cartaceo;
• assicurare il tempestivo aggiornamento dei documenti amministrativi;
• costruire il lavoro degli organi collegiali dell’organizzazione.

Il lavoro a contratto è una priorità per la maggior parte delle aziende. La qualità dell'organizzazione del lavoro contrattuale ne determina l'efficacia. Regolamento sul lavoro con la documentazione contrattuale ha lo scopo di costruire un sistema di gestione del lavoro su contratto e contiene regole per lo svolgimento del lavoro su contratto, nonché metodi per la sua automazione.

Il rispetto dei requisiti del documento consentirà:

• preparare i documenti contrattuali utilizzando moduli standardizzati in conformità con gli standard accettati;
• ridurre i tempi per la conclusione dei contratti utilizzando moduli standard con condizioni prestabilite e possibili deviazioni da tali condizioni;
• ridurre al minimo i rischi legali e commerciali legati al mancato adempimento degli obblighi contrattuali o alla perdita di documenti

Uno dei posti centrali nel garantire l'efficienza della gestione è occupato dallo sviluppo, dall'implementazione, dall'uso e dal mantenimento dei documenti normativi. I requisiti per la regolamentazione delle attività ufficiali sono stabiliti dallo standard GOST R 52294-2004 “Gestione dell'organizzazione. Regolamento elettronico per le attività amministrative e d’ufficio.”

Norme sul lavoro con la documentazione normativa supporta i requisiti dello standard e contiene regole per la creazione di documenti normativi, standard per la creazione di un quadro normativo unificato per l'organizzazione.

Il regolamento stabilisce un controllo centralizzato sulla preparazione dei documenti normativi e sulla loro collocazione in un database normativo unificato, che rende il lavoro normativo più trasparente e sistematico.

Il rispetto dei requisiti del documento consentirà:

• ridurre i costi del lavoro per lo sviluppo di nuovi documenti normativi;
• garantire la conformità dei documenti normativi di nuova creazione con il contesto normativo;
• minimizzare i rischi associati alla mancanza di documentazione normativa o alla loro irrilevanza, inaccessibilità o complessità di presentazione;
• creare una piattaforma per la formazione interna dei dipendenti nelle loro responsabilità funzionali;
• ridurre i tempi necessari per la ricerca dei documenti normativi.

Pertanto, l'uso di serie già pronte di documenti normativi riduce i tempi di preparazione per l'automazione del flusso di documenti, consente di costruire il lavoro d'ufficio dell'organizzazione in conformità con gli attuali requisiti normativi e metodologici e stabilisce anche uno standard aziendale unificato per lavorare con documenti nell'organizzazione. Il collegamento di tutti i documenti normativi del set al programma di gestione elettronica dei documenti rende meno doloroso l'adattamento dei dipendenti al lavoro nel nuovo programma e le azioni stesse nel sistema più efficaci.

Ordine e istruzione: procedura per il rilascio presso un'impresa

La procedura per l'emissione di ordini e istruzioni è costituita da fasi separate che vengono eseguite in una determinata sequenza. Sarebbe sbagliato iniziare l’articolo con l’esame diretto di queste fasi. Per prima cosa è necessario determinare lo scopo principale dell'ordine e delle istruzioni, identificare le somiglianze e le differenze esistenti tra questi tipi di documenti.

Ordine e istruzione: quali sono le somiglianze e le differenze

Vale subito la pena notare che gli ordini e le istruzioni si riferiscono a documenti amministrativi 1 emessi in condizioni di decisione esclusiva. In tali condizioni, il potere su tutte le questioni gestionali dell'impresa nel suo insieme appartiene al suo capo e sulle questioni gestionali all'interno di un'unità strutturale - al manager al livello appropriato.

Le istruzioni e le decisioni contenute nel testo di un'ordinanza o di una direttiva possono essere indirizzate a:

● migliorare la struttura organizzativa dell'impresa;

● selezione dei mezzi e dei metodi per svolgere le attività principali (o produttive) dell'impresa;

● fornire all'impresa risorse finanziarie, lavorative, materiali, informazioni e altre risorse;

● approvazione dei documenti organizzativi e modifiche agli stessi, ecc.

Va notato che le istruzioni e le decisioni contenute negli ordini o nelle istruzioni sono obbligatorie per l'esecuzione da parte di tutti o alcuni dipendenti dell'impresa.

Cerchiamo ora di individuare le differenze tra le tipologie di documenti che stiamo prendendo in considerazione.

Ordine è un atto giuridico emesso dal capo di un'impresa (la sua unità strutturale), che agisce sulla base dell'unità di comando al fine di risolvere i compiti principali e operativi che l'impresa deve affrontare.

Ordine 2 – si tratta di un atto giuridico emanato dal singolo capo, prevalentemente di un organo collegiale, per risolvere questioni operative; Di norma, ha una durata limitata e riguarda una cerchia ristretta di funzionari e cittadini.

Attualmente sono noti nella pratica diversi approcci che determinano in quali casi dovrebbero essere creati gli ordini e in quali casi - istruzioni.

1.Nelle piccole imprese, dove solo il dirigente (o, in sua assenza, il dirigente ad interim) ha il diritto di firmare documenti amministrativi, vengono emessi ordini per i compiti principali (ad esempio, per i compiti delle attività principali dell'impresa, per i compiti di miglioramento la struttura organizzativa, ecc.), e ordini - su questioni operative e questioni di natura informativa e metodologica(ad esempio, su questioni di coinvolgimento nel lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi a causa di esigenze di produzione, su questioni relative all'organizzazione dell'esecuzione degli ordini, istruzioni, ecc.).

2.Il secondo approccio è accettabile per le medie e grandi imprese, dove non solo il capo dell'impresa, ma anche i capi delle divisioni strutturali hanno il diritto di firmare documenti amministrativi. In questo caso il capo dell'impresa emette ordini, che si applicano all’intera impresa nel suo insieme e ai dirigenti le unità strutturali impartiscono ordini, le cui azioni si estendono solitamente solo all'unità strutturale subordinata a un dato manager.

Gli ordini e le istruzioni si dividono in tre sottotipi:

● per attività principale;

● dal personale;

● su questioni amministrative ed economiche.

Fasi di emissione di ordini e istruzioni

Nella procedura di emissione di ordini e istruzioni si possono distinguere otto fasi3:

1. Avvio dell'emissione di un ordine o di un'istruzione.

2. Raccolta e analisi delle informazioni per preparare una bozza di documento.

3. Preparazione di un progetto di ordinanza o regolamento.

4. Approvazione della bozza del documento.

5. Finalizzazione del progetto di ordinanza o regolamento sulla base dei commenti degli approvatori.

6. Firma di un ordine o di un'istruzione.

7. Registrazione di un ordine o di un'istruzione.

8. Portare un ordine o un'istruzione agli esecutori testamentari.

Le fasi di cui sopra vengono eseguite in sequenza, dalla prima all'ottava, inoltre la quinta fase può essere completamente assente se non ci sono commenti sulla bozza del documento in fase di approvazione.

Consideriamo ogni fase separatamente.

Avvio dell'emissione di un ordine o di un'istruzione

Progetti di ordinanze e regolamenti possono essere preparati nei seguenti casi:

● su base pianificata (secondo un piano o programma precedentemente sviluppato);

● per conto della direzione dell'impresa;

● su iniziativa dei capi delle divisioni strutturali o delle imprese subordinate, nonché di singoli specialisti.

La giustificazione della necessità di emanare un'ordinanza o un regolamento può essere contenuta in una nota, in un certificato di contenuto analitico o informativo, in una proposta, in una conclusione, in un atto o in una lettera ufficiale. Questi documenti fungono da fattore scatenante per una decisione.

Novostroyregion-A LLC riceve una lettera dallo sviluppatore di software OJSC Technologies of the 21st Century sul rilascio di una nuova versione del prodotto software di contabilità di magazzino "Sklad+", nonché un CD con un modulo di aggiornamento e istruzioni per l'aggiornamento.

Dopo aver ricevuto questa lettera, il capo della Novostroyregion-A LLC emette una risoluzione in cui incarica il responsabile del magazzino A.V Stepanov. analizzare le nuove funzionalità del sistema di automazione della contabilità di magazzino e segnalare la necessità di passare a una nuova versione del programma.

Stepanov A.V. prepara una nota indirizzata al direttore generale, in cui riferisce che il passaggio a una nuova versione del sistema consentirà di organizzare in modo più efficace il lavoro di contabilità delle merci e di aumentare l'efficienza del lavoro del personale.

Dopo aver studiato questa nota, il Direttore Generale redige una nuova delibera in cui incarica di preparare un progetto di ordine per la messa in servizio di una nuova versione del sistema di automazione della contabilità di magazzino.

Cioè, in questa situazione, i documenti iniziali per l'emissione dell'ordine erano una lettera della 21st Century Technologies OJSC e una nota interna del responsabile del magazzino A.V. Sulla base di questi documenti, il capo dell'impresa ha dato istruzioni per la preparazione di un progetto di ordine.

Raccolta e analisi delle informazioni per preparare un progetto di ordinanza o regolamento

Questa fase prevede, innanzitutto, la raccolta e l'analisi di informazioni oggettive, sufficienti e tempestive necessarie per sviluppare una decisione di gestione, che si rifletterà successivamente nell'ordinanza o nel regolamento emesso.

Le fonti di informazione possono essere:

● atti legislativi e documentazione normativa;

● documentazione attuale dell'organizzazione;

● documenti provenienti da altre organizzazioni;

● pubblicazioni su periodici;

● materiali scientifici, ecc.

Il risultato della raccolta e dell'analisi delle informazioni è lo sviluppo di una decisione gestionale. Vale la pena prestare attenzione al fatto che nel processo di analisi delle informazioni, di solito vengono elaborate varie soluzioni e, dopo una valutazione completa delle stesse, ne viene selezionata una, la più accettabile.

Continuazione dell'esempio 1

Nel caso considerato nell'Esempio 1, le fonti di informazione includono sia documenti interni dell'organizzazione sia documenti ricevuti da un'organizzazione terza.

I documenti interni di Novostroyregion-A LLC necessari per lo studio includono: le attuali norme sul lavoro nel sistema di automazione della contabilità di magazzino "Sklad+", l'ordine che lo ha approvato, nonché un memorandum.

Inoltre, è necessario studiare in dettaglio le domande inviate da OJSC “Tecnologie del 21° secolo” con lettera del 9 gennaio 2007 n. 2/02-15.

Preparazione di un progetto di ordinanza o regolamento

Parlando di preparazione di un progetto, va notato che uno specialista (o sviluppatore) prepara un progetto, non un documento. Il progetto non ha valore legale e, affinché la bozza di documento amministrativo diventi un ordine o un regolamento, deve passare attraverso la procedura di approvazione e firma. Inoltre, dopo la firma, è richiesta la registrazione del documento.

Un progetto di ordine o regolamento viene preparato da uno specialista o da specialisti delle unità strutturali. Se una bozza di documento influisce sugli interessi di vari dipartimenti, allora, con decisione della direzione aziendale, dovrebbe essere creata una commissione temporanea o nominato un gruppo di lavoratori per preparare il progetto.

I progetti di ordini e istruzioni 4 sono redatti in conformità con i requisiti di GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti" 5 (di seguito denominato GOST R 6.30-2003).

COSÌ, progetti di ordinanze e regolamenti sono stampati sui moduli Formato A4, ad es. 210×297 millimetri. Di solito vengono sviluppati moduli speciali per ordini e istruzioni. Secondo GOST R 6.30-2003, sono chiamati "moduli per tipi specifici di documenti". Tali moduli (ad eccezione delle lettere), a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, includono i seguenti dettagli:

● Emblema dello Stato della Federazione Russa (o l'emblema di un'entità costituente della Federazione Russa, o l'emblema di un'organizzazione, o un marchio (marchio di servizio);

● nome del tipo di documento;

● luogo di compilazione o pubblicazione del documento;

● nonché marchi restrittivi per i dettagli:

— numero di registrazione del documento.

La dimensione dei campi del modulo merita un'attenzione particolare. Pertanto, in conformità con GOST R 6.30-2003, il modulo deve contenere almeno campi:

Il margine sinistro viene utilizzato per archiviare il documento nel file. Da ciò possiamo concludere che quando si sviluppano moduli di documenti per periodi di conservazione a lungo termine (oltre 10 anni) e permanenti (che includono ordini e istruzioni), è meglio impostare il margine sinistro nell'intervallo 30–35 mm, piuttosto che 20 mm.

Tabella 1. Dettagli obbligatori dell'ordine e istruzioni

nome del tipo di documento

non c'è bisogno di compilarlo, è sul modulo

luogo di preparazione o pubblicazione del documento

non c'è bisogno di compilarlo, è sul modulo

numero di registrazione del documento

eseguito dopo la firma al momento della registrazione del documento

titolo al testo

redatto durante la preparazione di una bozza di documento

visti per l'approvazione del documento (se necessario può essere presente anche un timbro per l'approvazione del documento)

vengono integralmente formalizzate in sede di approvazione della bozza del documento

redatto al momento della firma del documento

a seconda dei documenti costitutivi, può essere presente l'emblema dello Stato della Federazione Russa (o l'emblema di un'entità costituente della Federazione Russa, o l'emblema di un'organizzazione, o un marchio) 6

non c'è bisogno di compilarlo, è sul modulo

Impostazione per il controllo e l'esecuzione

contrassegno di controllo

redatto al momento della presentazione di un documento per il controllo

Rimozione dal controllo e inoltro del documento agli archivi

una nota sull'esecuzione dell'atto e sull'invio al fascicolo

viene redatto nel momento in cui il documento viene sottratto al controllo e inviato agli archivi

Passiamo ora a considerare le caratteristiche della progettazione di progetti di ordinanze e regolamenti. Iniziamo con regole per la scrittura del testo. Lui sempre espresso in prima persona singolare e si compone di due parti:

● enunciazione (o preambolo) e

IN parte accertativa viene fornita la motivazione delle azioni prescritte. Se la base per l'emissione di un ordine o di un'istruzione era un atto legislativo o regolamentare di un'organizzazione superiore o un documento precedentemente emesso da tale organizzazione, il suo nome, data e numero sono indicati nella parte accertante. In questo caso possono essere utilizzate diciture come “Basato su”, “In conformità”, “In conformità con”. Se un ordine o un'istruzione vengono emessi in modo proattivo, la parte enunciativa formula gli scopi e gli obiettivi delle azioni prescritte e stabilisce i fatti o gli eventi che hanno portato all'emissione dell'ordine o dell'istruzione.

La parte enunciativa di solito inizia con le parole "Ai fini di", "In relazione a", ecc.

Ci sono casi in cui la parte accertativa può essere assente perché le azioni prescritte non necessitano di spiegazione o giustificazione 7 .

La parte accertante negli ordini è separata dalla parte amministrativa dalla parola “ORDINO:”, e negli ordini – dalla parola “OFFRO:” oppure “MI OBBLIGO:”. Queste parole sono stampate su una nuova riga dal campo in lettere maiuscole.

Parte amministrativa deve contenere l'elenco delle azioni prescritte, con l'indicazione dell'esecutore di ciascuna azione e del termine per l'esecuzione.

La parte amministrativa è spesso divisa in punti perché si presuppone che ci saranno più esecutori per vari compiti con le proprie scadenze.

Documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione del documento: Linee guida per l'implementazione di GOST R 6.30-2003.

Se l'azione riguarda un determinato esecutore, il corrispondente paragrafo del documento deve iniziare con l'indicazione della carica e del cognome dell'esecutore (le iniziali nel testo sono poste dopo il cognome) al dativo. Come esecutori possono essere indicati organismi o divisioni strutturali.

Le informazioni sull'azione manageriale sono trasmesse da un verbo in forma indefinita e da un oggetto che indica l'oggetto dell'azione. Per esempio:

1. Capo del dipartimento delle operazioni internazionali A.D. Kotov preparare una bozza di “Istruzioni sull'organizzazione del lavoro su. "

2. Capo del dipartimento legale S.G. Melnikov fornire alla Direzione Operazioni Internazionali i necessari atti normativi e documenti metodologici.

L'indicazione del periodo di esecuzione è riportata su un rigo separato e viene rilasciata come data di completamento dell'esecuzione. Per esempio:

3. Termine per la presentazione: 15 luglio 2003.

L'ultimo paragrafo della parte amministrativa indica i soggetti specifici a cui è affidato il controllo sull'esecuzione del documento amministrativo. Per esempio:

Affidare il controllo sull'esecuzione dell'ordine al Vicepresidente del Consiglio della Banca K.M.

Istruzioni standard per il lavoro d'ufficio nelle autorità esecutive federali, approvate con ordinanza del Ministero della Cultura russo dell'8 novembre 2005 n. 536.

Se l'ordinanza modifica o annulla una qualsiasi delle sue disposizioni, uno dei paragrafi della parte amministrativa del testo deve contenere un collegamento al documento da annullare (clausola del documento) indicandone la data, il numero e il titolo. Il testo del paragrafo deve iniziare con le parole “Riconoscere come non valido. "

L'ordinanza non deve contenere la clausola “Ordine da portare all'attenzione di. " Le divisioni (funzionari) alle quali viene sottoposto l'ordine sono elencate nell'indice di distribuzione, che l'esecutore redige insieme al progetto di ordine.

Il testo di ogni documento organizzativo e amministrativo redatto su foglio A4 deve essere stampato attraverso un'interlinea e mezza.

Un'ordinanza o direttiva può avere diversi allegati 8: disposizioni, regolamenti, elenchi, elenchi, grafici, tabelle, documenti modello, ecc. Tuttavia Sugli ordini e istruzioni non viene mai apposta la dicitura “Timbro sulla presenza della domanda”. dovuto al fatto che il link alla domanda è riportato direttamente nel testo del documento amministrativo.

Se la domanda è di carattere di riferimento o analitico (diagramma, tabella, elenco, ecc.), il testo dell'ordine o dell'istruzione contiene un collegamento "secondo l'Appendice 2" o "(Appendice 2)". In questo caso, sulla prima pagina della domanda, nell'angolo in alto a destra è scritta la parola "Appendice" e sotto c'è un collegamento all'ordine o all'istruzione. Se sono presenti più domande, queste vengono numerate.

Appendice n. 2
all'ordine di JSC "Alternativa-M"
dell'11 gennaio 2007 n. 1

Se l'allegato al documento amministrativo è un documento approvato (regolamenti, norme, istruzioni, ecc.), nel corrispondente paragrafo della parte amministrativa è apposto il seguente contrassegno: “(allegato)”. E sul documento stesso, nell'angolo in alto a destra della prima pagina, è scritto l'attributo "Dichiarazione di approvazione del documento".

Intestazione deve essere formalizzato su tutte le bozze di ordinanze e istruzioni e includere una breve sintesi del documento.

Dovrebbe rispondere alla domanda "su cosa (chi)?", Ad esempio, "Sull'approvazione delle istruzioni per il lavoro d'ufficio", "Sulla certificazione dei dipendenti di Svyazinvestcom CJSC", "Sull'attuazione del concetto di miglioramento del supporto della documentazione per la gestione”.

In questo caso il titolo dovrà occupare non più di cinque righe con una lunghezza totale massima di 150 caratteri, stampato dal margine (cioè senza rientro di paragrafo) con interlinea singola senza virgolette e non sottolineato, iniziare con la lettera maiuscola lettera e terminare senza utilizzare un punto.

Non ci soffermeremo sulla questione della compilazione dei dettagli obbligatori di un modulo d'ordine o di istruzioni, poiché ciò è descritto in dettaglio nell'articolo di E.M. Kameneva “Sviluppo di forme di documenti organizzativi e amministrativi”, pubblicato sulle riviste n. 8’ e n. 9’ 2005.

Una volta preparato il progetto di decreto o regolamento, inizia la fase successiva: l'approvazione del progetto di documento amministrativo. È indissolubilmente legato ad un'altra fase: la finalizzazione del progetto sulla base dei commenti dei funzionari approvanti. Pertanto, considereremo entrambe queste fasi contemporaneamente.

Approvazione di un progetto di ordinanza o regolamento e finalizzazione del progetto sulla base dei commenti dei funzionari approvanti

L’approvazione della bozza del documento implica:

● approvazione interna o approvazione (se l'approvazione interna è sufficiente per il rilascio di un documento), formalizzata con il necessario “visto di approvazione del documento”;

● approvazione esterna (se è necessario condurre un esame della soluzione in altre organizzazioni). Raramente si ricorre all'approvazione esterna di progetti di ordinanze e regolamenti, per cui non ci soffermeremo su questo argomento in questo articolo 9.

Garantire la preparazione di alta qualità delle bozze di documenti e il loro coordinamento con le parti interessate è responsabilità dei capi dipartimento che presentano la bozza.

Clausola 2.7.1.2. Istruzioni standard per il lavoro d'ufficio nelle autorità esecutive federali, approvate con ordinanza del Ministero della Cultura russo dell'8 novembre 2005 n. 536.

Clausola 2.7.1.2. Istruzioni standard per il lavoro d'ufficio nelle autorità esecutive federali, approvate con ordinanza del Ministero della Cultura russo dell'8 novembre 2005 n. 536.

I progetti di ordini (istruzioni) e le relative appendici sono approvati dall'esecutore testamentario 10 e dal capo dell'unità che ha presentato il progetto, dai capi delle unità per le quali il progetto prevede compiti e incarichi, nonché dal capo della scuola dell'infanzia servizio educativo e servizio giuridico (approva i progetti di atti normativi). Le obiezioni al progetto di decreto (istruzione) emerse durante l'approvazione sono esposte in un certificato allegato al progetto.

Se durante il processo di approvazione vengono apportate modifiche fondamentali al progetto di ordine, questo è soggetto a ristampa e riapprovazione.

I progetti di ordini (istruzioni) presentati al direttore per la firma sono approvati dai vicedirettori in conformità con la distribuzione delle responsabilità.

L'impresa deve elaborare un elenco di tipi e sottotipi di 11 documenti indicando le persone per le quali è richiesto il visto per l'approvazione, ad es. indicando i principali approvatori, oppure un foglio di modulistica 12.

Le fasi di preparazione di una bozza di documento, della sua approvazione e perfezionamento sulla base dei commenti degli approvatori possono essere eseguite nel modo cosiddetto “tradizionale” o utilizzando un sistema di office automation e di gestione elettronica dei documenti.

Con il metodo “tradizionale”. La bozza del documento amministrativo viene predisposta su modulo e sottoposta all'approvazione in forma cartacea.

In questo caso i visti dei funzionari sono affissi in fondo al retro dell'ultimo foglio della bozza di documento. Lo specialista che prepara il progetto di decreto o di direttiva può costituire la base per l'ulteriore rilascio dei visti indicando sul retro dell'ultimo foglio del progetto di documento le posizioni e i nomi di coloro che approvano. I dettagli del “visto di approvazione del documento” devono essere redatti in conformità con GOST R 6.30-2003.

Pag. 3.24. GOST R 6.30-2003. Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.

L'approvazione del documento viene rilasciata con un visto di approvazione del documento (di seguito denominato visto), che comprende la firma e la posizione della persona che approva il documento, una trascrizione della firma (iniziali, cognome) e la data della firma. Per esempio:

Firma personale di A.S. Orlov
data

Se sono presenti commenti sul documento, il visto viene rilasciato come segue:

I commenti sono allegati
Responsabile del dipartimento legale
Firma personale di A.S. Orlov
data

I commenti sono riportati su un foglio separato, firmato e allegato al documento.

A discrezione dell'organizzazione, è consentita l'approvazione pagina per pagina della bozza del documento o la possibilità di rilasciare i visti dei documenti su un foglio di approvazione separato. Allo stesso tempo, la forma del foglio di approvazione non è regolata né dai GOST né dagli atti legali e, in conformità con ciò, in diverse organizzazioni il foglio di approvazione può avere una forma diversa.

Quando si presenta una bozza di documento amministrativo su carta per l'approvazione, è possibile un solo tipo di percorso del progetto: sequenziale. Ciò significa che allo stesso tempo il progetto di documento può essere in possesso solo di uno dei funzionari approvanti. In pratica, ci sono spesso casi in cui una bozza di documento deve essere approvata da manager dello stesso livello e l'ordine della loro approvazione non ha importanza. Di conseguenza, un percorso sequenziale di approvazione dei documenti non è sempre la soluzione ottimale.

Inoltre, il metodo di approvazione “tradizionale” “consuma” parecchio tempo di lavoro per i dipendenti dell’azienda. Dopotutto, la bozza del documento su carta deve essere presentata in modo indipendente ai funzionari approvanti o trasferita tramite il servizio di supporto alla documentazione gestionale (di seguito denominato servizio DOU). In quest'ultimo caso, l'approvazione del documento richiede molto tempo, poiché prima è necessario portare il progetto al servizio dell'istituto scolastico prescolare, quindi è necessario che la segretaria o il responsabile del lavoro d'ufficio del dipartimento richiesto raccolga elaborare il progetto dal servizio dell'istituto di istruzione prescolare e trasferirlo al suo manager per l'approvazione e, dopo l'approvazione, restituire il progetto al servizio DOW... Questa procedura dovrebbe continuare fino a quando il progetto non sarà concordato da tutti i funzionari necessari. Di conseguenza, nelle medie e grandi imprese, l'approvazione di una bozza di documento può durare diversi giorni.

Coordinamento delle bozze di documenti utilizzando sistemi di burotica e gestione elettronica dei documenti presenta numerosi vantaggi rispetto al metodo “tradizionale”. Con questo approccio, lo sviluppatore della bozza del documento crea un progetto nel sistema, indica il tipo di percorso per la bozza del documento durante l'approvazione e attiva la procedura di approvazione.

Sono possibili i seguenti percorsi di coordinamento:

● sequenziale: quando il progetto passa per la prima volta al primo approvatore; dopo che ha approvato il progetto, il progetto passa automaticamente al secondo approvatore, ecc.;

● parallelo: quando il progetto viene presentato simultaneamente a tutte le parti approvanti contemporaneamente e approvano la bozza del documento in qualsiasi sequenza;

● sequenziale parallelo (o misto): quando la bozza del documento viene ricevuta per la prima volta da un gruppo di funzionari che possono effettuare l'approvazione in qualsiasi sequenza; e solo dopo che tutti i funzionari del primo gruppo hanno acconsentito, il progetto viene inviato al gruppo di funzionari successivo.

Se consideriamo il coordinamento dei progetti di ordini e istruzioni, si può notare che il percorso più ottimale sarebbe un percorso parallelo-sequenziale. In questo caso il coordinamento può essere organizzato utilizzando la seguente catena:

● 1 gruppo di approvatori – l'esecutore (o sviluppatore) della bozza del documento;

● 2° gruppo di coordinatori – il capo dell'appaltatore;

● 3o gruppo di approvatori: il capo (o il dipendente del servizio dell'istituto di istruzione prescolare) che verifica la correttezza della bozza del documento amministrativo;

● 4° gruppo di coordinatori – capi dipartimento per i quali il progetto prevede compiti e istruzioni, nonché il responsabile del servizio giuridico;

● 5° gruppo di coordinatori – vice (o delegati) del capo dell'impresa.

Il coordinamento mediante sistemi automatizzati presenta inoltre una serie di vantaggi rispetto al coordinamento “tradizionale”. Citiamo i principali:

1. Lo sviluppatore non ha bisogno di perdere tempo consegnando il progetto ai funzionari che lo approvano, poiché ciò viene fatto dal sistema secondo il percorso indicato.

2. Il proponente può indicare il tempo durante il quale il funzionario è obbligato ad approvare il progetto di documento.

3. Lo sviluppatore della bozza del documento può in qualsiasi momento vedere come viene approvato il documento, quale dei funzionari ha effettuato l'approvazione e quale visto è stato rilasciato.

4. I funzionari approvatori apprenderanno tempestivamente di aver ricevuto una bozza di documento per l'approvazione grazie ad un apposito sistema di notifica.

5. La bozza del documento viene concordata il più rapidamente possibile.

6. La bozza del documento non può andare persa nel processo di approvazione.

7. Il sistema può memorizzare tutte le versioni del progetto, dei visti e delle note di approvazione.

Nonostante i vantaggi piuttosto significativi sopra menzionati dell'approvazione "elettronica", attualmente viene utilizzata in un piccolo numero di imprese. E la ragione di ciò è la seguente: è possibile automatizzare il lavoro con le bozze di documenti, compresa la fase di approvazione, solo se tutti i manager diventano utenti attivi dell'automazione dell'ufficio e dei sistemi di gestione elettronica dei documenti, perché sono i principali funzionari approvatori. Sfortunatamente, la pratica odierna mostra che nella maggior parte delle organizzazioni e imprese i principali utenti dei sistemi di automazione sono segretari e responsabili del lavoro d'ufficio, la cui competenza non include l'approvazione di bozze di documenti.

Consideriamo ora cosa succede se uno degli approvatori non è d'accordo con il contenuto della bozza del documento.

In caso di una o più approvazioni commenti di carattere fondamentale, cambiando l'essenza del documento, la bozza deve essere ristampata (vale a dire, deve essere creata una nuova versione della bozza del documento) e concordata nuovamente.

Se durante l'approvazione sono stati fatti commenti editoriali, non modificare il contenuto del progetto, anche il progetto è soggetto a ristampa, ma in questo caso non è richiesta la riapprovazione.

Firma di un ordine o di un'istruzione

La bozza del documento concordato viene sottoposta al manager per la firma.

Se i visti di approvazione sono stati rilasciati non sul retro dell'ultimo foglio del progetto, ma su un foglio di approvazione separato, in questo caso è necessario trasferire al manager anche il foglio di approvazione della bozza del documento.

La firma del manager trasforma la bozza del documento in un documento a tutti gli effetti, dopodiché deve essere registrato.

Registrazione di un ordine o di un'istruzione

Registrazione del documentoè una registrazione dei dati contabili relativi a un documento in una forma prescritta, che registra il fatto della sua creazione, invio o ricezione.

Nel nostro caso, la registrazione registrerà il fatto della creazione del documento. Vale la pena notare che la registrazione è necessaria anche per l'ulteriore registrazione dei documenti e per l'organizzazione del lavoro di consultazione.

La registrazione può essere effettuata in tre modi:

● l'iscrizione di un documento in un giornale cartaceo (modulo di registrazione del giornale);

● mediante registrazione su scheda cartacea di registrazione e controllo (modulo registrazione tessera);

● inserimento delle informazioni sul documento nel sistema di burotica e di gestione elettronica dei documenti (modulo di registrazione automatizzata).

Vale la pena notare che attualmente è consigliabile la registrazione automatizzata dei documenti, poiché presenta molti vantaggi rispetto alle forme di registrazione su giornale e carta. Chiamiamo una piccola parte di questi vantaggi:

● ricerca rapida di documenti per eventuali dettagli o dettagli;

● generazione automatica di report, sintesi, conduzione di lavori di riferimento e analitici sui documenti;

● controllo automatico sull'esecuzione degli ordini (documenti);

● la possibilità di registrare contemporaneamente documenti in diversi luoghi di lavoro e altri.

Inoltre, la registrazione automatizzata dei documenti è possibile senza l'introduzione di software specializzato nell'azienda.

Nella maggior parte delle piccole aziende, ciò avviene utilizzando il programma MS Excel compilando una normale tabella.

Durante la registrazione il documento viene assegnato numero di registrazione e data del documento. La data dell'ordine e delle istruzioni deve corrispondere alla data della firma, dalla quale si può concludere che gli ordini e le istruzioni devono essere registrati il ​​giorno della loro firma.

I documenti vengono registrati all'interno di gruppi, a seconda del nome del tipo di documento. Inoltre, gli ordini (nonché le istruzioni) sulle attività principali, sul personale e su questioni amministrative ed economiche vengono registrati separatamente. Ciò significa che i suddetti sottotipi di ordini e istruzioni non avranno una numerazione comune, ma separata.

Ora presentiamo i requisiti per la registrazione del numero di registrazione e della data del documento, sanciti in GOST R 6.30-2003.

Pag. 3.12. GOST R 6.30-2003. Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.

Il numero di registrazione di un documento è costituito dal suo numero di serie 13, che può essere integrato a discrezione dell'organizzazione con un indice delle cause secondo la nomenclatura delle cause, informazioni sul corrispondente, sugli esecutori, ecc.

Il numero di registrazione di un documento redatto congiuntamente da due o più organizzazioni è costituito dai numeri di registrazione del documento di ciascuna di queste organizzazioni, separati da una barra nell'ordine in cui gli autori sono indicati nel documento.

Sezione 3.11. GOST R 6.30-2003. Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.

La data del documento è scritta in numeri arabi nella sequenza: giorno del mese, mese, anno. Il giorno del mese e il mese sono scritti con due coppie di numeri arabi separati da un punto; anno – in quattro cifre arabe.

È consentito un metodo verbale-numerico per formattare una data, ad esempio 05 giugno 2003, nonché formattare una data nella sequenza: anno, mese, giorno del mese, ad esempio: 2003.06.05.

Di solito, per formalizzare la data degli ordini e delle istruzioni viene utilizzato un metodo digitale, ad esempio 02/05/2007.

Portare un ordine o un'istruzione agli esecutori testamentari

Portare il documento amministrativo agli esecutori significa replicare il documento, inviarlo (nel più breve tempo possibile) o trasferirlo agli esecutori.

Nell'organizzazione “tradizionale” del lavoro d'ufficio, gli ordini e le istruzioni vengono spesso copiati, meno spesso vengono estratti estratti, che vengono poi inviati agli esecutori o ai dipendenti dell'organizzazione secondo l'indice di distribuzione (viene anche disegnato redatto e firmato dall'esecutore testamentario).

Se quando si lavora con i documenti viene utilizzato un sistema di automazione dell'ufficio e un flusso di documenti elettronici, nella maggior parte dei casi (quando un dipendente non ha bisogno di familiarizzare con il documento per la firma, il che è importante, ad esempio, quando si redigono alcuni documenti amministrativi per il personale), il documento registrato viene inviato ai dipendenti che utilizzano i sistemi. Questo approccio consente ai destinatari di ricevere un documento nel più breve tempo possibile e consente inoltre di risparmiare risorse materiali e di tempo che vengono spese con l'approccio "tradizionale" alla copia di documenti e al trasferimento di copie.

Vale la pena notare che la maggior parte dei documenti amministrativi sono soggetti al controllo da parte del servizio dell'istituto di istruzione prescolare prima di essere consegnati agli esecutori. Tuttavia, il controllo sull'esecuzione è un argomento importante a parte, al quale abbiamo prestato sufficiente attenzione l'anno scorso 14 , 15 .

L'argomento è continuato nell'articolo di V.P. Kozyreva "Sviluppo di bozze di documenti amministrativi: interazione tra l'esecutore testamentario responsabile e lo specialista in gestione dei documenti."

Quando uno specialista esperto condivide il suo lavoro, è sempre interessante. E soprattutto quando si tratta di instaurare un’interazione costruttiva con colleghi di altri reparti. Imparerai come preparare una bozza di documento amministrativo nel rispetto delle regole del lavoro d'ufficio e di tutte le sottigliezze della lingua russa. GOST R 6.30-2003 stabilisce solo i requisiti di base per la preparazione dei documenti amministrativi. L'autore racconta come sono stati finalizzati (ampliati) e implementati in un'azienda di telecomunicazioni interregionale. Esempi specifici di formulazione per varie situazioni e la presenza di campioni di progettazione rendono l'articolo molto conveniente per la sua applicazione pratica nel tuo lavoro. L'articolo è stato pubblicato nel numero di luglio 2007 della rivista "Office Management and Document Flow in the Enterprise".

1 Documenti amministrativi – documenti che registrano decisioni su questioni amministrative e organizzative delle attività dell’istituzione (ordine, istruzione, ecc.). – Un breve dizionario dei tipi e delle varietà dei documenti. – M.: VNIIDAD. – 1974.

2 Attualmente il decreto è anche un atto giuridico emesso individualmente da: – il capo dello Stato – il Presidente della Federazione Russa; – il capo dell'organo collegiale di potere e di gestione nell'ambito delle competenze che gli sono state attribuite, ad esempio, un ordine del Presidente del Governo della Federazione Russa; – capi del potere esecutivo delle entità costituenti della Federazione Russa – governatori, sindaci, ecc.

3 Vedi l'operogramma del ciclo di vita di un ordine per l'attività principale nell'articolo di Yu.V Khimich a pagina 32 della rivista n. 2' 2007.

4 Alcuni ordini e istruzioni per il personale devono essere redatti sulla base dell'articolo 9 della legge federale del 21 novembre 1996 n. 129-FZ "Sulla contabilità" secondo moduli unificati approvati con risoluzione del Comitato statistico statale della Russia di 5 gennaio 2004 n. 1 "In occasione dell'approvazione dei moduli unificati della documentazione contabile primaria per la contabilità e il pagamento del lavoro."

5 GOST R 6.30-2003 è di natura consultiva per tutte le organizzazioni ad eccezione delle autorità esecutive federali. Nonostante ciò, la rigorosa attuazione delle sue disposizioni indica un'elevata cultura della documentazione delle informazioni e del lavoro con i documenti.

6 Se un'organizzazione commerciale non ha un logo o un marchio dell'organizzazione (marchio di servizio), questo dettaglio non viene rilasciato.

7 Per un esempio di ordine senza parte enunciativa, vedere l'articolo di T.A Kuznetsova a pagina 45 della rivista n. 2' 2007.

8 Vedi articolo di E.M. Kameneva. “Alcune sottigliezze del design applicativo”, pubblicato nel n. 11’ 2006 a pagina 26 della rivista “Office Management and Document Flow in the Enterprise”.

9 Per la procedura di approvazione esterna si veda la risposta al quesito a pag. 37 della rivista n. 6’ 2006.

10 Per esecutore si intende uno specialista che sta sviluppando una bozza di documento.

11 Tipologia di documento è l'appartenenza del documento al sistema documentale in base al suo contenuto e alla sua finalità (ad esempio, ordine, istruzione, atto, ecc.). In questo caso, per sottotipo si intende un gruppo di documenti dello stesso tipo, accomunati dalla natura della questione indicata nel documento (ad esempio, ordini di formazione, ordini di certificazione, ordini per la creazione di una commissione di esperti, eccetera.).

12 La tabella dei moduli dei documenti utilizzati nelle attività dell'organizzazione è un elenco dei moduli approvati dei documenti necessari e sufficienti per l'attuazione delle funzioni e dei compiti delle attività di gestione, con una descrizione del loro status giuridico, fasi di preparazione e completamento.

13 I numeri di serie vengono assegnati durante l'anno solare, vale a dire dall'inizio del prossimo anno i numeri di serie inizieranno nuovamente con uno.

14 Vedi articolo di O.V. Ryskova “Controllo sull’esecuzione delle istruzioni: requisiti dei regolamenti delle autorità esecutive federali” a pagina 24 della rivista n. 1’ 2006.

15 Vedi articoli di E.M. Kameneva sui metodi di monitoraggio dell'esecuzione delle istruzioni a pagina 72 della rivista n. 9' 2006 e a pagina 76 della rivista n. 10' 2006.

La sostituzione di un tradizionale sistema di gestione dei documenti cartacei con uno elettronico è un processo lungo e piuttosto laborioso, che comprende molto lavoro preparatorio volto all'introduzione di strumenti di automazione. La sua corona dovrebbe essere un ordine ponderato e dettagliato sulla gestione dei documenti elettronici in un'impresa (organizzazione, istituzione).

Prepararsi alla transizione

L’introduzione di un sistema di gestione documentale paperless è preceduta da:

1. condurre un'analisi dell'efficacia dei processi esistenti per lavorare con la documentazione;
2. individuare le esigenze gestionali del vertice aziendale e dei dirigenti;
3. ricercare i problemi che sorgono quando si lavora con i documenti, comprese le segnalazioni degli artisti, e cercare modi adeguati per risolverli;
4. preparazione della documentazione normativa:

• apportare modifiche alle istruzioni burocratiche esistenti relative ai documenti elettronici o sviluppare uno schema di flusso di documenti fondamentalmente nuovo;
• sviluppo di regolamenti dettagliati per lavorare con determinati tipi di documenti: in entrata e in uscita; normativo e individuale; appelli dei cittadini; requisiti delle strutture governative;
• stabilire regole per la gestione dei documenti archivistici, esecutivi e del personale.

Caratteristiche degli atti amministrativi di gestione

• La gestione dei documenti è un processo completo. È difficile trovare un dipendente che non ne sia affetto. Per questo motivo, l'effetto degli ordini e delle raccomandazioni nel campo del flusso dei documenti dovrebbe applicarsi a tutto il personale.

Gli ordini sull'ED sono al confine tra diverse aree della conoscenza:

1. gestione;
2. supporto documentale e affari archivistici;
3. informazioni e tecnologie digitali.

Pertanto, nel predisporre e organizzare la sua esecuzione, il manager deve fare affidamento su un team di specialisti con sufficienti conoscenze e competenze in questi settori

• Gli atti locali sul flusso documentale hanno lo scopo di delimitare le aree di responsabilità tra il dipartimento generale (ufficio) e gli amministratori di sistema per l'implementazione e il successivo funzionamento del sistema ED.
• Il sistema ED non può sostituire immediatamente quello cartaceo preesistente. È quindi opportuno introdurre un periodo transitorio durante il quale sia possibile utilizzare su base paritaria documenti elettronici e cartacei o duplicare un documento elettronico con una copia scannerizzata di un documento cartaceo. È inoltre opportuno prevedere tempi piuttosto prolungati di entrata in vigore delle disposizioni dei singoli documenti normativi sui nuovi flussi documentali e dei commi delle disposizioni del gestore.

L'atto del manager sul lancio

Un ordine che introduce la gestione elettronica dei documenti può obbligare le persone responsabili a effettuare una prova o un lancio commerciale del sistema.

In genere questo atto locale contiene regolamenti su:

• accettazione del sistema ED in funzione e uso diffuso delle sue capacità;
• entrata in vigore della documentazione normativa (istruzioni, regolamenti, norme) sull'organizzazione del flusso documentale;
• la cerchia delle persone a cui è concesso l'accesso al sistema;
• condurre briefing generali e formazione degli operatori del sistema ED;
• nomina delle persone responsabili dell'implementazione dei nuovi modelli di lavoro d'ufficio e distribuzione delle responsabilità tra di loro.

L’ordinanza dovrebbe applicarsi a tutti i dipendenti dell’impresa e obbligarli a sfruttare le opportunità di ED ovunque.

Atto del manager sul lavoro nel sistema

Tale documento non è meno necessario di un ordine di esecuzione. Ha lo scopo di razionalizzare il campo legale per le attività nel campo dell'elettronica digitale e equiparare le azioni dei dipendenti aziendali nella creazione, modifica, archiviazione e distruzione dei documenti elettronici con le loro controparti cartacee.

Queste azioni includono:

• istruzioni e raccomandazioni emesse all'interno del sistema;
• vidimazione di documenti e apposizione della relativa firma digitale;

Oggi la gestione elettronica dei documenti irrompe coraggiosamente nelle nostre vite, oggi quasi tutte le aziende utilizzano documenti elettronici, utilizzano la posta elettronica, dichiarazioni elettroniche, soprattutto perché per la tassazione IVA le dichiarazioni obbligatorie sono stabilite dalla legge. Qualcuno è andato avanti e utilizza i sistemi di gestione elettronica dei documenti nella vita di tutti i giorni e ha convertito tutti i documenti contabili e primari in formato elettronico.

Il concetto di gestione elettronica dei documenti e i vantaggi della gestione elettronica dei documenti

La gestione elettronica dei documenti è un modo di lavorare con i documenti. Le caratteristiche della gestione elettronica dei documenti sono che i documenti elettronici vengono firmati con una firma digitale elettronica. Tale documento, firmato con firma elettronica, ha lo stesso valore di un documento cartaceo.

La gestione elettronica dei documenti ha i suoi pro e i suoi contro.

Tavolo
Pro e contro della gestione elettronica dei documenti

Vantaggi della gestione elettronica dei documenti

Svantaggi della gestione elettronica dei documenti

Capacità di trovare rapidamente i documenti; Disponibilità di una struttura centralizzata del flusso documentale; Archiviazione sistematica dei documenti in un archivio elettronico; Facilità di registrazione e approvazione dei documenti; La possibilità di firmare e inviare documenti tramite canali di comunicazione elettronica, con risparmio di tempo; Possibilità di redigere documenti simili; Condurre un audit elettronico

La necessità di acquistare una firma digitale elettronica; Impossibilità di utilizzo se la controparte non utilizza la gestione elettronica dei documenti; Costi aggiuntivi per la gestione elettronica dei documenti; Mancanza di formati di flusso di documenti unificati; Diffidenza di alcuni utenti nei confronti dei documenti elettronici

Allo stesso tempo, la gestione elettronica dei documenti si sta sviluppando sempre di più. E ci sono i prerequisiti per questo.

In primo luogo, la gestione elettronica dei documenti è prevista dalla legislazione fiscale. Ad esempio, quando si presentano le dichiarazioni sui premi assicurativi o sull'imposta sul reddito delle persone fisiche, è necessario inviarle in formato elettronico se l'azienda ha più di 25 dipendenti. Invio delle segnalazioni in formato elettronico È necessario presentare la dichiarazione in formato elettronico. Inoltre, nel 2017 sarà necessario fornire spiegazioni anche nel caso in cui la rendicontazione venga presentata elettronicamente sotto forma di documento elettronico.

In secondo luogo, nella contabilità è stata adottata la gestione elettronica dei documenti. Secondo la legge n. 402-FZ "Contabilità", il documento contabile primario è redatto su carta e (o) sotto forma di documento elettronico firmato con firma elettronica.
In terzo luogo, nel 2017 la gestione elettronica dei documenti riceverà uno sviluppo ancora maggiore nei procedimenti giudiziari. Pertanto, molti sono abituati al fatto che le decisioni dei tribunali vengono pubblicate elettronicamente su Internet. Secondo l'articolo 4 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, una domanda, una dichiarazione, un reclamo, una presentazione e altri documenti possono essere depositati presso il tribunale in formato cartaceo o elettronico, anche sotto forma di un documento elettronico firmato con una firma elettronica secondo le modalità stabilite dalla legislazione della Federazione Russa, compilando il modulo pubblicato sul sito ufficiale del tribunale su Internet. Disposizioni simili sono stabilite nel processo civile.

In quarto luogo, le tecnologie elettroniche sono diventate parte integrante della nostra vita in termini di utilizzo della gestione elettronica dei documenti nella documentazione delle gare d'appalto e nelle aste elettroniche. Secondo l'articolo della legge federale del 04/05/2013 n. 44-FZ (modificata il 07/03/2016) “Sul sistema contrattuale nel campo degli appalti di beni, lavori, servizi per soddisfare le esigenze statali e comunali esigenze", per asta in formato elettronico (asta elettronica) si intende un'asta in cui le informazioni sull'appalto vengono comunicate dal cliente a un numero illimitato di persone pubblicando un avviso di tale asta e la relativa documentazione in un unico formato sistema informativo, requisiti uniformi e requisiti aggiuntivi vengono presentati ai partecipanti all'appalto, lo svolgimento di tale asta è assicurato su una piattaforma elettronica dal suo operatore.

Il quinto motivo è dovuto al fatto che oggi molte aziende operano in regioni diverse, con città diverse, quindi per organizzare un business efficace è necessario velocizzare il flusso documentale e semplificare il rapporto tra le parti. A questo proposito, intuitivamente, molte aziende stanno introducendo la gestione elettronica dei documenti.

Come introdurre la gestione elettronica dei documenti?

Nella prima fase è necessario prendere una decisione fondamentale sull'introduzione della gestione elettronica dei documenti. Tale decisione è formalizzata da un ordine per l'impresa. Alcune aziende sviluppano leggi locali speciali che regolano il flusso dei documenti e il coordinamento dei documenti all'interno dell'azienda, tali funzionalità includono il coordinamento dei documenti tra i dipartimenti, il controllo, la firma da parte della gestione e l'archiviazione dei documenti;

Nella seconda fase, è necessario scegliere quale firma utilizzerà l'azienda durante la redazione dei documenti.

Una firma elettronica semplice è una firma elettronica che, attraverso l'uso di codici, password o altri mezzi, conferma il fatto della formazione di una firma elettronica da parte di una determinata persona.

Firma elettronica non qualificataè una firma elettronica che:

1. ottenuto come risultato della trasformazione crittografica delle informazioni utilizzando una chiave di firma elettronica;
2. consente di identificare la persona che ha firmato il documento informatico;
3. consente di rilevare il fatto di apportare modifiche ad un documento informatico dopo la sua firma;
4. creati utilizzando strumenti di firma elettronica.

Firma elettronica qualificataè una firma elettronica che soddisfa tutte le caratteristiche di una firma elettronica non qualificata e le seguenti caratteristiche aggiuntive:

1. la chiave di verifica della firma elettronica è specificata nel certificato qualificato;
2. Per creare e verificare una firma elettronica, vengono utilizzati strumenti di firma elettronica che confermano il rispetto dei requisiti (articolo 5 della legge federale del 6 aprile 2011 n. 63-FZ (modificata il 30 dicembre 2015) “Sulla firma elettronica Firme.” Tuttavia, in molti casi i documenti sono necessari per motivi di sicurezza, si tratta di una firma qualificata rafforzata.

La terza fase sarà la selezione di un centro di certificazione speciale. Per selezionare un'azienda specializzata nella gestione elettronica dei documenti, è importante valutare la facilità di lavorare con una determinata azienda. È importante stabilire il costo dei servizi forniti, la possibilità di funzioni aggiuntive, nonché i servizi di gestione elettronica dei documenti, è anche importante stabilire quale responsabilità ha l'azienda - centro di certificazione - in caso di guasti e problemi tecnici; nella gestione dei documenti.

Nella quarta fase è necessario fornire i documenti per la conclusione di un accordo.

La quinta fase è la conclusione di un accordo con un centro di certificazione. Secondo l'articolo 2 della legge federale del 6 aprile 2011 n. 63-FZ (modificata il 30 dicembre 2015) "Sulle firme elettroniche", un centro di certificazione è una persona giuridica, un imprenditore individuale o un ente statale o un ente governativo locale che svolge le funzioni di creazione ed emissione di certificati chiave, verifica delle firme elettroniche, nonché altre funzioni.

La sesta fase è l'introduzione della gestione elettronica dei documenti in azienda, l'organizzazione di uno specifico scambio di documenti elettronici. Le fatture vengono redatte in formato elettronico di comune accordo tra le parti della transazione e se dispongono di mezzi e capacità tecniche compatibili per ricevere ed elaborare tali fatture in conformità con il formato approvato.

Cosa deve contenere un contratto con un ente di certificazione?

Quando si conclude un accordo con un centro di certificazione, è necessario prestare attenzione allo status giuridico del centro di certificazione. L'accreditamento di un centro di certificazione avviene a condizione che soddisfi i requisiti relativi alla disponibilità di una garanzia finanziaria per la responsabilità per perdite causate a terzi a causa della loro fiducia nelle informazioni specificate nel certificato della chiave di verifica della firma elettronica emessi da tale centro di certificazione, o informazioni contenute nel registro dei certificati, tenuto da tale centro di certificazione, per un importo non inferiore a 1,5 milioni di rubli.

Quando si conclude un accordo con un centro di certificazione, è importante prestare attenzione all'oggetto dell'accordo. Secondo l'articolo 432 del Codice Civile della Federazione Russa, queste sono le condizioni obbligatorie per contratti di questo tipo. Un accordo si considera concluso se tra le parti viene raggiunto un accordo, nella forma richiesta nei casi appropriati, su tutti i termini essenziali dell'accordo. Cioè, è importante precisare l'oggetto del contratto nel modo più chiaro possibile.

L'oggetto dell'accordo deriva dalla legge “Sulla firma elettronica”.

Centro di verifica:

1. crea certificati per chiavi di verifica della firma elettronica ed emette tali certificati;
2. stabilisce periodi di validità per i certificati chiave di verifica della firma elettronica;
3. annulla i certificati chiave di verifica della firma elettronica emessi da questo centro di certificazione;
4. emette mezzi di firma elettronica su richiesta del richiedente;
5. mantiene un registro dei certificati chiave di verifica della firma elettronica emessi e revocati da questo centro di certificazione;
6. stabilisce la procedura per la tenuta del registro dei certificati;
7. crea chiavi di firma elettronica e chiavi di verifica della firma elettronica su richiesta dei richiedenti;
8. verifica l'unicità delle chiavi di verifica della firma elettronica nel registro dei certificati;
9. effettua la verifica delle firme elettroniche su richiesta dei partecipanti all'interazione elettronica;
10. svolge altre attività legate all'uso della firma elettronica.

La responsabilità del centro di certificazione si verifica nei seguenti casi:

1. inadempimento o inadeguato adempimento degli obblighi derivanti dal contratto di fornitura di servizi da parte del centro di certificazione;
2. inadempimento o adempimento inadeguato dei doveri (clausola 3 dell'articolo 13 della legge federale del 06/04/2011 n. 63-FZ (modificata il 30/12/2015) "Sulla firma elettronica").

L'assicurazione può essere fornita come termini aggiuntivi del contratto con il centro di certificazione.

Come organizzare il flusso dei documenti elettronici all'interno di un'azienda?

All'interno dell'azienda, il flusso di documenti elettronici dovrebbe essere organizzato come un orologio. È importante che la gestione dei documenti elettronici preveda la scansione dei documenti e la firma con una firma digitale elettronica. Ciò significa che è necessario uno specialista responsabile delle copie elettroniche scansionate e che sul posto di lavoro dei dirigenti sia installato un software speciale per consentire la firma dei documenti.

La preparazione, esecuzione e approvazione delle bozze di documenti elettronici viene effettuata secondo le regole generali del lavoro d'ufficio stabilite per documenti simili su carta. Un documento elettronico deve contenere tutti i dettagli stabiliti per un documento simile su carta, ad eccezione dell'impronta del sigillo, poiché il sigillo non è un dettaglio obbligatorio. All'interno dell'azienda è possibile utilizzare metodi per confermare azioni con documenti elettronici in cui non viene utilizzata una firma digitale elettronica. Ad esempio, i documenti possono essere sottoposti a controllo senza firma digitale elettronica.

Se desideri organizzare il flusso di documenti con le tue controparti, devi includere le disposizioni appropriate nell'accordo con la controparte.

I documenti vengono generati e firmati elettronicamente. Gli strumenti di firma digitale elettronica utilizzati devono essere certificati secondo le modalità prescritte.

Il modo più semplice è organizzare il flusso di documenti elettronici con le autorità, ad esempio con il servizio fiscale. Per fare ciò è necessario anche ottenere una firma elettronica e stipulare un accordo con un centro di certificazione. Molto spesso, i contribuenti forniscono dichiarazioni, spiegazioni e fatture all'autorità fiscale. Come “feedback”, i documenti vengono generati dalle autorità fiscali in conformità con l'Ordine del Servizio fiscale federale della Russia del 15 aprile 2015 n. ММВ-7-2 /149@ “Sull'approvazione della Procedura per l'invio dei documenti utilizzati da autorità fiscali nell'esercizio dei loro poteri nei rapporti regolati dalla legislazione fiscale e dalle tariffe, in formato elettronico tramite canali di telecomunicazione e sul riconoscimento come invalide di alcune disposizioni dell'ordinanza del Servizio fiscale federale del 17 febbraio 2011 n. ММВ-7-2 /169@."

Tali documenti includono:

1. requisiti per fornire spiegazioni;
2. comunicazioni di società estere controllate;
3. notifiche sulla chiamata al contribuente (contribuente, agente fiscale);
4. avviso fiscale;
5. decisioni di sospendere le transazioni sui conti di un contribuente (contribuente, agente fiscale) in una banca e trasferimenti dei suoi fondi elettronici;
6. decisioni di annullare la sospensione delle transazioni sui conti del contribuente (contribuente, agente fiscale) in banca e trasferimenti dei suoi fondi elettronici;
7. decisioni di condurre una verifica fiscale in loco;
8. altri documenti.

Pertanto, se parliamo di documenti elettronici intraaziendali, la loro circolazione sarà regolata da leggi locali interne, se parliamo di rapporti con le controparti, allora tali rapporti sono regolati dalle parti, e se il flusso di documenti è organizzato con le autorità, allora le autorità agiranno in conformità con il flusso di documenti della procedura elettronica adottata per una determinata azienda.

Come organizzare l'archiviazione dei documenti elettronici?

Il principale atto normativo che regola l'archiviazione dei documenti elettronici sono le Regole per l'organizzazione dell'archiviazione, dell'acquisizione, della contabilità e dell'uso dei documenti del fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio negli enti governativi, nei governi e nelle organizzazioni locali (approvato dall'Ordine di Ministero della Cultura della Federazione Russa del 31 marzo 2015 n. 526, di seguito denominate Regole). Questo documento stabilisce per la prima volta le regole per la conservazione dei documenti informatici.

Come devono essere archiviati i documenti?

Innanzitutto, è necessario preparare un elenco di affari per un'organizzazione specifica. La gamma dei casi varierà a seconda dell’azienda e del settore di attività.

La nomenclatura dei casi viene utilizzata per raggruppare i documenti eseguiti in casi, sistematizzare e registrare i casi, determinarne i periodi di conservazione e cercare documenti. La nomenclatura dei fascicoli costituisce la base per la compilazione degli inventari della conservazione permanente e temporanea (oltre 10 anni), nonché per la registrazione della conservazione temporanea (fino a 10 anni compresi).

In secondo luogo, è necessario formulare casi. Per fare ciò, è necessario condurre un esame del valore dei documenti che verranno archiviati elettronicamente. Ricordiamo che esistono periodi di conservazione regolamentare dei singoli documenti. Ad esempio, i documenti contabili vengono conservati per 5 anni, mentre quelli fiscali per 4 anni.

Terzo, è necessario evidenziare che i dati sono archiviati elettronicamente nella nomenclatura del file. Ad esempio, “Orari orari di lavoro. Documenti elettronici".

Il quarto, è necessario archiviare i documenti.

Prima di archiviare un file elettronico, è necessario:
— download dal sistema elettronico (se il documento è creato in qualsiasi prodotto software speciale);
— proteggere da possibili modifiche salvando in un formato adeguato;
— scrivere su un supporto di memorizzazione.

Il formato generalmente accettato per la memorizzazione e l'archiviazione dei documenti elettronici è PDF/A. Dovrebbe essere distinto dal solito PDF, con ogni aggiornamento in cui compaiono nuove opportunità per lavorare con i file. PDF/A è progettato per qualcos'altro: è un formato per l'archiviazione a lungo termine di documenti elettronici.

Quinto passoè la preparazione degli inventari. L'inventario comprende tutti i file elettronici generati in relazione ai documenti elettronici. Tuttavia, al posto del numero di fogli indicato durante la creazione di file cartacei, viene indicato il volume dei documenti elettronici.

Il formato dell'inventario potrebbe assomigliare a questo:

Nome della posizione del manager unità strutturale
	Firma	Decodifica
Data della firma
CONCORDATO Titolo di lavoro capo dell'istituto di istruzione prescolare
	Firma	Decodifica
Data della firma
Responsabile dell'archivio (responsabile dell'archivio)
	Firma	Decodifica
Data della firma

In generale, archiviare i documenti in formato elettronico è molto più conveniente, perché non è necessario frugare in un'intera stanza di documentazione cartacea durante la ricerca di documenti in futuro. È anche più semplice fornire documenti in formato elettronico su richiesta dell'ufficio delle imposte, della Cassa pensione e di altri ispettori.

In alcuni casi è necessario distruggere i documenti. Ad esempio, le banconote ufficiali sono state conservate per molto tempo, il periodo di conservazione è scaduto e devono essere distrutte. In questo caso viene effettuato un esame del valore dei documenti. Tale esame può essere effettuato da una commissione speciale. Sulla base dei risultati dell'esame, viene redatto un atto sull'assegnazione dei documenti per la distruzione. La forma di tale atto è sviluppata dalla società in modo indipendente. E sulla base dell'atto, i dischi o altri supporti di memorizzazione vengono semplicemente distrutti.

In conclusione, va notato che, ovviamente, il futuro appartiene ai documenti elettronici. Tuttavia, è importante organizzare adeguatamente il flusso di documenti elettronici. Molte aziende si trovano ad affrontare problemi di organizzazione impropria del flusso di documenti, quando solo una postazione di lavoro in un dipartimento o addirittura in un dipartimento è collegata al flusso di documenti elettronici, quando la maggior parte dei documenti è ancora conservata su carta. Pertanto, tutte le questioni relative alla gestione elettronica dei documenti devono essere risolte “onshore” nella fase di implementazione del sistema.

L'introduzione di un sistema di gestione elettronica dei documenti è consigliabile in quasi tutte le imprese, poiché può aumentare significativamente la disciplina delle prestazioni e ridurre significativamente il tempo necessario per l'elaborazione dei documenti. I bassi costi e la capacità di adattamento alle specificità delle attività dell'impresa rendono l'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti la soluzione ottimale per aumentare la produttività del lavoro e l'efficienza della gestione.

Dall'articolo imparerai:

• cosa offre l'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti in un'organizzazione;
• quali sono gli obiettivi dell'introduzione della gestione elettronica dei documenti;
• quali sono le fasi principali dell'implementazione della gestione elettronica dei documenti;
• quanto contenuto nell'ordinanza sull'attuazione della gestione elettronica dei documenti.

Attualmente, l'efficacia dell'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti in un'azienda non è più in dubbio. Con bassi costi per hardware e software, tali sistemi possono migliorare significativamente la disciplina delle prestazioni, la qualità del flusso di documenti e la produttività del lavoro, riducendo significativamente i tempi di ricezione e trasmissione dei segnali di gestione.

Implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti in un'impresa

L'ottimizzazione del supporto documentale per le attività di qualsiasi impresa viene effettuata in diverse direzioni:

• migliorare la qualità del contenuto informativo dei documenti: il loro sviluppo nella quantità necessaria e sufficiente, i nomi corrispondono al contenuto, l'esclusione di documenti che si duplicano a vicenda nell'essenza e nel contenuto; creazione, esecuzione e approvazione di documenti in conformità con gli standard statali e locali accettati;
• aumentare l'efficienza del sistema di flusso dei documenti operativo presso l'impresa: instradamento con la capacità di controllare le scadenze, combinando la contabilità primaria e le registrazioni del personale con il processo di gestione operativa; riducendo i tempi di elaborazione e passaggio di un documento, la possibilità di cercare rapidamente il documento desiderato, organizzando l'archiviazione di grandi volumi di informazioni.

Tutti questi compiti possono essere facilmente risolti introducendo un sistema di gestione elettronica dei documenti nell'organizzazione, che consente di automatizzare il processo di creazione, sviluppo e registrazione dei documenti, controllandone la distribuzione e il movimento, garantendo la loro tempestiva elaborazione, ricerca e archiviazione.

Obiettivi dell’implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti:

I compiti elencati determinano anche i vantaggi dell'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti, soprattutto in quelle imprese in cui il flusso annuale di documenti è calcolato in migliaia di unità contabili e l'archivio in decine di migliaia. L'efficacia dell'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti, ovviamente, è determinata sia dal costo che dal volume dei documenti elaborati, nonché dalle specificità delle attività dell'azienda. I calcoli mostrano che, in generale, l'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti ripaga in un anno o due.

Fasi di implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti

Prima o poi, ogni manager il cui obiettivo è ottimizzare le proprie attività produttive e organizzative si rende conto della necessità di automatizzare il sistema di flusso dei documenti in un'azienda. Il suo successo dipende in gran parte dal rispetto dei principi di base dell'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti:

• interesse e partecipazione attiva all'attuazione del top management dell'impresa;
• comprendere gli obiettivi e il rispetto delle fasi di implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti;
• coinvolgere gli utenti chiave e gli specialisti dell'organizzazione nella selezione o nello sviluppo;
• adattamento alle sfide attuali e future che l’organizzazione deve affrontare.

Il processo di implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti sarà attuato in più fasi.

Nella prima fase, è necessario creare un gruppo di lavoro di specialisti e manager che regolano i flussi di documenti nell'organizzazione e, con il loro aiuto, identificano i "punti deboli" dell'attuale sistema di flusso di documenti. Il gruppo deve identificare le esigenze gestionali dei dirigenti senior, nonché le esigenze degli utenti degli artisti ordinari. Ciò aiuterà a formulare i requisiti di base del sistema e a presentarli sotto forma di specifiche tecniche.

Nella seconda fase, tenendo conto dei requisiti sviluppati, viene effettuata la scelta del sistema di gestione elettronica dei documenti che sarà ottimale sia in termini di funzionalità che di costi. Se i compiti risolti dal sistema di gestione dei documenti dell'azienda sono abbastanza specifici, il sistema elettronico può essere sviluppato chiavi in ​​mano, e quindi saranno i membri del gruppo di lavoro a comunicare più da vicino con gli sviluppatori, formulando loro compiti specifici.

Nella terza fase di implementazione del sistema di gestione elettronica dei documenti, verrà installato e, se necessario, verrà aggiornato il parco attrezzature tecniche, verranno modernizzate le apparecchiature obsolete e verranno acquistate nuove apparecchiature.

La quarta fase è la prova operativa e la formazione del personale in conformità con il piano di implementazione approvato per il sistema di gestione elettronica dei documenti. In questa fase vengono diagnosticati i problemi con l'implementazione del sistema di gestione elettronica dei documenti e quelli causati da errori nelle soluzioni tecniche o software devono essere eliminati dagli sviluppatori. Di norma, il funzionamento di prova del sistema avviene in condizioni di produzione reali, quindi può essere combinato con l'ultima fase: mettere in funzione commerciale il sistema di gestione elettronica dei documenti.

Ordinanza sull'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti

Con questo documento, redatto in qualsiasi forma, il responsabile dell'organizzazione può obbligare i membri del gruppo di lavoro o altre persone responsabili a effettuare un funzionamento di prova del sistema o a metterlo immediatamente in esercizio commerciale. L'elenco dei requisiti dell'ordinanza può comprendere anche:

• utilizzo delle proprie capacità in tutti i luoghi di lavoro;
• entrata in vigore dei documenti che regolano il funzionamento del sistema di gestione elettronica dei documenti presso l'impresa (istruzioni, linee guida, regole);
• determinare la cerchia delle persone a cui è concesso l'accesso al sistema a livello di amministratore;
• conduzione di briefing generali e formazione degli utenti;
• nomina delle persone responsabili dell'attuazione dei nuovi standard del lavoro d'ufficio e delimitazione delle loro responsabilità.