Malo je vjerojatno da će se itko raspravljati s činjenicom da je bilo koji posao puno uspješniji ako je sve što vam treba pri ruci. Ali to "potrebno" može se nakupiti toliko da nered na stolu postaje neizbježan. Ako vas ova situacija živcira i sprječava da se koncentrirate, onda je vrijeme da ozbiljno razmislite o tome kako sve sitnice i papire racionalno smjestiti na radnu površinu.
pripremite radnu površinu za narudžbu:
Savjetujemo vam da počnete s provjerom “dispozicije”. Bacite pogled oko svoje radne površine i odlučite: mora li se sve što se sada nalazi na njoj doista nalaziti na radnoj površini? Možda ima smisla tražiti neke sitnice na drugim, racionalnijim mjestima skladištenja. Isprobajte ova 3 koraka, vjerojatno ćete smanjiti količinu stvari koje trebate pohraniti na svoj stol.
korak broj 1 - provjerite racionalnost skladištenja u kutijama:
Ako vaš stol ima prostranu ladicu, velika je vjerojatnost da je već u aktivnoj upotrebi. Ipak, jeste li sigurni da je tu bilo kakvu sitnicu lako pronaći?
Ne? Tada svakako trebate nabaviti unutarnje pretince! Prozirne kante i pregrade, kutije s niskim stranama, male ladice, pa čak i kuhinjska plastična ladica za pribor za jelo, sve će razvrstati sitnice u ladicama na radnoj površini, čineći njihovo pronalaženje lakim. Evo kako bi to moglo izgledati:
1.
2.
3.
korak broj 2 - je li moguće instalirati dodatne dodatne module:
Ako se vaš desktop može nazvati širokim (više od 50-55 cm) ili takvom dužinom da još uvijek ima dovoljno mjesta sa strane monitora, ili koristite prijenosno računalo, u svim tim slučajevima razmislite: je li moguće kupiti “dodatak” za stol - s policama i kutijama?
4.
5.
6.
korak #3 - koristite bočne površine stola:
Ako ste tijekom prethodna dva koraka shvatili da još uvijek nema dovoljno mjesta, upotrijebite originalno rješenje: premjestite male stvari ili čak papire na bočne police radne površine. Bit će vam pomoći u ovoj stvari.
Kuhinjske tračnice + prstenovi za vijence + fascikle s džepovima;
magnetske trake, na primjer, one namijenjene noževima;
kuke, posude za vješanje na tračnice ili zidne čaše za kadu
7.
8.
9.
kako pohraniti tiskanice i papir na radnu površinu:
Sada kada ste već odlučili što bi svakako trebalo staviti na radnu ploču, vrijeme je da se inspirirate idejama pohranjivanja malih stvari.
skladištenje olovaka, olovaka, flomastera i papirnatih sitnica:
Ako trebate da vam ove sitnice uvijek budu pri ruci (i to u velikim količinama), nema smisla skrivati ih u ladicama. Lijepe čaše, pladnjevi, kutije, džepovi od tkanine, drveni podmetači, niske vaze od debelog stakla - sve što volite izgleda i dovoljno je prostrano.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
skladištenje malih papira i pisama:
Ni danas, kada nam pisma, razglednice i računi najčešće stižu e-poštom, ne možemo se riješiti sitnih papirića s privremenom aktualnošću. No, to mogu biti i listovi za bilješke iz bloka (za čije postavljanje nećete dobiti čep ili magnetsku ploču). Da biste se riješili smetnji ovog sitnog kaosa, potražite slatke mini stalke ili podmetače za udobno spremanje malih papira. Na primjer, ove:
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
pohrana posjetnica
Obično se postavljaju u držače za posjetnice, ali ako vam je nekoliko posjetnica uvijek pri ruci, napravite za njih takav "mini kutak":
28.
29.
30.
pohranjivanje važnih dokumenata:
Neki dokumenti moraju biti pohranjeni dosta dugo. Ili je možda vaš rad povezan s velikim brojem A4 listova. Optimalno je, naravno, pronaći mjesto za njih na policama ili stalku. Ali ako nešto mora stalno biti pri ruci (tj. na stolu), upotrijebite gotovo rješenje: minimum mapa = maksimalno odjeljaka u njima.
31.
32.
33.
mješovito skladište (razno):
Za malu radnu površinu i/ili ako odlučite da će na radnoj površini biti pohranjeno najmanje stvari i papira, optimalni će biti multifunkcionalni podmetači. Različite veličine pretinaca prikladne su za različite sitnice. Ako volite kreativan izgled, pronađite mali pladanj, pladanj ili lijepi poklopac kutije i stavite ono što vam je potrebno.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
Gledajući svoj stol zatrpan papirima, sigurno ste se sjetili fraze koja se (pogrešno) pripisuje Einsteinu: “ako nered na stolu znači nered u glavi, što onda znači prazan stol?”. I smirili su se, jer nered je znak kreativne osobe. Ili nedostatak vremena i želje da sredite ovo smeće? Objašnjavamo zašto je potrebno održavati radno mjesto u redu, te savjetujemo kako sve pravilno organizirati.
Red na radnoj površini ne znači sterilnu čistoću. Dapače, radi se o dobro promišljenom sustavu za organizaciju radnog mjesta, koji vam omogućuje da ne gubite vrijeme na traženje papira i rješavanje uredskih blokada.
Ako vas nered ne sprječava u brzom kretanju kroz dokumente i datoteke, ostavite sve kako jest. Pod uvjetom da se poslodavac ne protivi. Ili isprobajte naše trikove za pospremanje i usporedite nakon nekoliko tjedana ako je bolje. Samo u svrhu eksperimenta.
Prednosti reda
Započevši radni dan "s čistog stola", možete se usredotočiti na važne projekte, a da vas ne ometaju nepotrebne sitnice i stari papiri. Red potiče produktivan rad i povećava koncentraciju. Također, nećete morati bjesomučno čistiti prije nego što pozovete kolegu na sastanak. Zaradite reputaciju uredne i organizirane osobe s nadređenima kao bonus. Na kraju, lijepo je i sam raditi za čistim stolom.
Nedostaci narudžbe
Naravno, postoje i nedostaci. Nećete moći pobjednički dignuti ruke i vikati "pronađen!" nakon što je preturao po cijeloj tablici u potrazi za željenim dokumentom. Nemojte uživati u proljetnom čišćenju kada izbacite nekoliko kutija smeća, a kolege jasno vide da ste stvarno pospremili. Sjedeći na radnom mjestu, malo je vjerojatno da ćete pronaći paket kolačića koji ste zaboravili ispod hrpe papira prije tjedan dana. I sada ne možete nikome reći da je "ovo kreativni nered", jer ne možete nazvati kreativnim red.
Kako organizirati radnu površinu
1. Kanta za smeće na dohvat ruke
Uredsku košarku nije zabavno igrati tako, ali nepotreban komad papira, omot ili slomljenu olovku možete baciti jednostavnim ispružanjem ruke. Bez rizika da propustite kantu za smeće ili gomilate smeće na stolu dok ne zauzme sav prostor. Ali nemojte stavljati kantu na najvidljivije mjesto, bolje je ispod stola ili u kutu.
2. Držite potrepštine na svom stolu
Zamislite da je stol vrlo skupo zemljište u centru Moskve, a samo nezamjenjive stvari su vrijedne da budu na površini. Najpotrebnije - pri ruci, potrebno tijekom dana - na stolu. Ostatak stavite u ladicu, rijetko korištenu - u kutiju ispod stola. Poredajte stvari prema zahtjevima, a na stolu će ih biti puno manje. Istodobno, nemojte ići predaleko, odlažući sve - potrebne stvari trebaju biti nadohvat ruke, inače ćete stalno pretraživati sve police i kutije u potrazi za "iznenada" potrebnim klamericom.
3. Razmislite o skladištenju
Koristite ladice, police (ako su dostupne), kutije, podmetače i druge površine i spremnike koji pomažu u organizaciji vašeg radnog prostora.
4. Izradite papirnati katalog
Ako se stalno bavite papirima, sortirajte ih i pospremite u "katalog". Možete sortirati po imenu, datumu, važnosti ili drugim važnim parametrima koji će vam omogućiti da brzo identificirate datoteku. Naravno, morat ćete se popetljati s izradom takvog kataloga, ali tada ćete, kao pravi knjižničar, za nekoliko sekundi pronaći potrebne papire.
5. Papirno "čistilište"
Stvorite hrpu "dolaznih datoteka" za nove dokumente koje još nemate vremena analizirati. Hrpa bi trebala biti ograničena u broju datoteka, inače riskirate nakupljanje papira, neprestano odgađajući gledanje za kasnije.
6. Dobiti broj
Prenesite sve bilješke na svoj pametni telefon ili računalo i bacite bilješke zaglavljene na monitoru, zidu ili stolu. Digitalne bilješke nisu toliko svijetle i ne “iritiraju oči” cijeli dan, ali možete postaviti obavijest kada se trebate vratiti ovom zadatku.
7. Ritual čišćenja
Steknite naviku pospremati svoj stol u određeno vrijeme. Na primjer, na "Čisti četvrtak" prije odlaska od kuće. Ili u petak, ako ste sigurni da možete kasniti 10 minuta na kraju radnog tjedna. Izbacite smeće, višak papira, rastavite površinu stola i ladice, provjerite prostor ispod stola. Ako to radite kontinuirano, možete to učiniti čak i za 5 minuta.
Slijedite ove jednostavne savjete i bit ćete dobro.
Ponekad se dogodi…
Naručite na radnoj površini- ovo je takva organizacija radnog prostora stola, u kojoj svaka stvar ima svoje mjesto.
Nepotrebno je reći da nam red uvelike olakšava život – zato su nas roditelji od djetinjstva tjerali da stvari stavljamo na njihova mjesta i bacamo nepotrebne. Od bezbrižnog djetinjstva prošlo je mnogo godina. Sada moramo posložiti stvari "pod nadzorom" šefa ili čistih kolega u uredu. Na kraju se moramo složiti da je red jednostavno neophodan. Tada se posao raspravlja, a vrijeme se ne gubi.
Prednosti
- U očima vašeg menadžmenta i kolega, red na radnoj površini podržava mišljenje o vama kao ozbiljnom, vrijednom i odgovornom zaposleniku.
- Narudžba vam omogućuje brzo pronalaženje potrebnih stvari i dokumenata. Tako štedite radno vrijeme koje sada možete potrošiti izravno na posao.
- Narudžba vam omogućuje da redovito oslobađate svoj radni prostor od nepotrebnih stvari, riješite se smeća i starih papira. Daje vam više prostora, više prostora, više slobode.
Alarm "pozivi"
Vrlo često je zaposleniku teško shvatiti da je nered na radnoj površini postao pravi problem. Evo ih - alarmantni "pozivi" koji upućuju na to da se s poremećajem treba nositi:
- potrošite više od minute tražeći potrebne papire, brojeve telefona itd.
- ponovno tražite informacije koje ste već saznali prije nekog vremena (na primjer, ponovno kontaktirate help desk ili susjedni odjel kako biste saznali broj telefona itd.);
- kad si skuhaš kavu, nemaš kamo staviti šalicu – jednostavno nema mjesta na stolu;
- vaš stol krasi sloj prašine – čistač se ne usuđuje obrisati, jer je cijeli stol prekriven papirima i drugim stvarima;
- ne trošite vrijeme na čišćenje svaki dan (barem nekoliko minuta), a ladice stola “grabljate” otprilike jednom u šest mjeseci;
- čvrsto vjerujete da je vaš nered kreativan i ne želite se boriti s njim, bez obzira na sve.
Imate li barem dva od gore navedenih simptoma? Onda na posao!
Ljepota i red!
Dovođenje stvari u red
Uklonite sve nepotrebno - sa stola, iz ladica i tako dalje. Što učiniti s tim? Sve što nije vezano uz posao bacite ili sakrijte. Možda su neki predmeti već dugo za ponijeti kući, kao što su suveniri sa sajmova, darovi kolega u susjednom odjelu i tako dalje.
Nakon “revizije” treba ostati samo najnužnije. Sada za svaku stvar moramo pronaći mjesto. Dobro razmislite što i gdje staviti. Možda će vam trebati dodatne mape, polica, pribor za pisanje itd.
Najbolja opcija za organiziranje stolnih ladica je sljedeća. Napunite gornju ladicu osnovnim papirima. Manje hitne papire i dokumente stavite u srednju ladicu. Koristite donju policu za osobne stvari. Naravno, i druge opcije za razvrstavanje radova imaju pravo na postojanje, ali sustav mora biti učinkovit!
Sve stvari koje redovito koristite trebaju biti na dohvat ruke. To znači da biste ih trebali moći uzeti rukom.
Ponovno razmislite o svom tiskanom materijalu. Najvjerojatnije je polovica olovaka ostala bez punjenja, olovke su se pokvarile, a markeri su se osušili. Bez žaljenja, riješite se "neradne" tiskanice, zamjenjujući ih novima.
Stavite sve dnevnike i bilježnice na jedno mjesto. Međutim, zašto ih ima toliko? Kada bilježnica ili dnevnik završi, nemojte biti lijeni "reciklirati" njegov sadržaj. To znači da ga pregledajte i zapišite sve važne informacije - telefonske brojeve, račune, adrese, ideje. Kako razumijete, stari planovi za dan i dalje nisu potrebni, kao ni šefove primjedbe na rad, izrečene na sastanku za planiranje prije šest mjeseci. Sada možete baciti sam dnevnik ili ga barem sakriti na policu.
Kako papiri ne bi padali po cijelom stolu, nabavite stolnu policu za dokumente s pretincima. Da znate koji je dokument gdje, zalijepite natpise.
Produžni kabeli pomoći će da se riješite brojnih kabela na stolu. Neće dopustiti da se užad međusobno zaplete. U istu svrhu možete vezati užad. Ako je moguće, možete potpuno opremiti radno mjesto bežičnom tehnologijom. Time se odmah rješava problem s prostorom.
Ako nemate osobni koš za papire - pitajte. Možda ne bacate nepotrebne papire, jer ste jednostavno previše lijeni da biste otišli do susjednog stola.
Još jedna stvar - potpuni red
Održavajte red
Na kraju radnog dana stvorite naviku da važne telefonske brojeve koje ste skupili tijekom dana upisujete u svoj telefonski imenik. Bacite komadiće papira na kojima ste ih označili. Odvojite nekoliko minuta na kraju dana za čišćenje kako biste mogli odmah ujutro krenuti na posao. Nemojte čuvati papirnate dokumente koje imate u elektroničkom obliku (osim ako stvarno trebate).
znatiželjan znati
Prema znanstvenicima, potrebno je oko 16 sati da se "raščiste ruševine" na radnoj površini prosječnog uredskog zaposlenika, kao i na polici i u ladicama. Ali za održavanje reda potrebno je samo 10 minuta dnevno. Naravno, pod uvjetom da sve stvari stavite na svoja mjesta koja bi trebala biti jasno definirana.
- nije samo zgodan raspored stvari. To je i naša posjetnica: odraz reda u našoj glavi, u mislima, djelima. Izjava ima i retroaktivni učinak: dovođenjem stvari u red na radnoj površini značajno ćete smanjiti kaos u svojim mislima.
U jednom od eksperimenata pronađene su zanimljive činjenice. Sudionici su naizmjenično ulazili u prostoriju u kojoj su se nalazili stolovi s različitim stupnjevima nereda na njima. Dakle, maksimalne fluktuacije krvnog tlaka i povećan broj otkucaja srca (markeri stresa, uzbuđenja) zabilježeni su kod sudionika koji su sjedili za stolovima gdje je bilo izražen poremećaj. Ovi parametri su manje oscilirali kada su "radili" za praznim stolom. A pokazatelji stresa praktički se nisu promijenili tijekom sjedenja za stolna računala na kojima je doveden red, tj. takvi stolovi nisu bili stresni. Osim toga, u procesu "rada", kada su ispitanici dobivali zadatke za pažljivost i brzinu izvođenja, najbolje su rezultate postigli oni koji su dobili stolna računala s redom na sebi.
Usput, Kako znati kada je vrijeme za čišćenje radne površine?? Odgovor je jednostavan: čim počnete trošiti malo više vremena nego inače u potrazi za pravim.
Radna površina je područje posebne pažnje
Na radnoj površini postoji nekoliko zona, a naša je pozornost na njih raspoređena na različite načine. U aktivnoj pažnji možemo držati 1 predmet - stvar, misao o nečemu, predmet. Što može biti u ovoj zoni? Ovo je monitor, prijenosno računalo, radna knjiga - ono s čime izravno radite. A ovo je središte radne površine, njegovo glavno radno područje. Zato je potrebno osloboditi ovu zonu što je više moguće od nepotrebnih predmeta: svaki od njih privlači pozornost na sebe i pažnja se jednostavno raspršuje.
Postoji i tzv pasivna pažnja. Drži do 7 objekata u fokusu. Ovo je sve što okružuje središnji dio vaše radne površine. Kao što vidite, broj stavki u njemu također bi trebao biti ograničen. To su objekti koje vidimo perifernim vidom. To uključuje: naljepnice s podsjetnicima na važne ili hitne stvari, bilježnicu, dokumente koji će vam trebati na poslu u bliskoj budućnosti, telefon itd.
I zona udaljene pažnje- najudaljeniji od središnjeg radnog područja. Može biti svega što se rijetko koristi u radu. Najprikladnija opcija za istovar prva dva područja pozornosti je zid iznad radnog stola. Pladnjevi s dokumentima, stalak, slike s golovima, fotografije, vaši osobni motivatori.
Sada znate koliko je važno održavati radnu površinu u redu i vrijeme je da stvari dovedete u red.
- Uklonite sve nepotrebno s glavnog područja radne površine. Ostavite ono s čime ćete izravno raditi u bliskoj budućnosti.
- Ne držite više od 7 objekata u drugoj zoni pažnje. Ako dodate nešto ovoj zoni, uklonite isti broj stavki iz nje.
- Premjestite nepotrebne, rijetko korištene predmete s radne površine na zid. Opremite policu, objesite ploču s naljepnicama.
- Uredite glavni dio radne površine dnevno na kraju dana, u ostalim područjima - barem jednom tjedno. Održavajte red na radnoj površini, neka vam bude poznato.
- Razvrstajte dokumente u kategorije i stvorite zasebne mape za svaku, potpišite ih. Koristite okomite ladice za mape i dokumente – one štede prostor i olakšavaju pronalaženje pravog dokumenta u njima.
- Razvrstajte mape s dokumentima prema stupnju hitnosti. Sukladno tome, hitno bi trebalo biti bliže zoni aktivne pažnje. Imenujte zasebnu mapu "kairos". Trebao bi sadržavati dokumente koji se odnose na određeni trenutak: „daj Sidorovu kad dođe k meni“, „ponesi sa sobom kad odem do šefa odjela“ itd. "Kairos" - zgodan trenutak, okolnosti za završetak slučaja.
- Koristite naljepnice. Zapišite prioritetne zadatke na njih, stavite naljepnicu u zonu pažnje, pored aktivnog radnog područja vašeg stola. Ali nemojte se previše zanositi, nemojte stol pretvarati u višebojnu igračku.
- Dopisnica treba uvijek biti na istom mjestu. Koristite stolne organizatore, nakon što uklonite sve nepotrebno iz njih. Znate što vam je potrebno u poslu, a što ne. I nemoj ništa držati u rezervi.
- Nemojte zatrpati svoj stol uredskom opremom. Uklonite sve što možete iz zone aktivne pažnje, osim ako se vaš posao ne sastoji od skeniranja i ispisa dokumenata. Koristite bežične tehnologije: za miš, tipkovnicu, pisač, skener. Gomila žica na radnoj površini prava je pozornost.
- Svakako držite kantu za smeće u blizini svog stola. Uzmite za pravilo redovito "hranjivanje" košarice. Odredite vrijeme za to, na primjer: u 12 sati nahranite košaru. Definitivno ćete naći nešto za ubaciti, ova tehnika radi 100%.
Kako izgleda vaš desktop? Čekam komentare!
Windows je najpopularniji svjetski operativni sustav i trenutno, prema Net Applications.com (http://marketshare.hitslink.com/), oko 92% osobnih računala radi na njemu. Ovako impresivna brojka jasno ukazuje da su programeri ovog OS-a doista uspjeli stvoriti pouzdan i jednostavan za korištenje sustav. Međutim, kao što znate, ideal je uvijek nedostižan, pa se stoga, uz sve prednosti sustava Windows, može učiniti još praktičnijim povezivanjem brojnih uslužnih programa proizvođača trećih strana. Upravo će o tim programima biti riječi u ovom članku.
Sređivanje radne površine Windowsa
Na radnoj površini računala za mnoge korisnike vlada kaos: oko njih su razbacani prečaci, datoteke, mape, slike i web veze, često bez ikakve logike. Kao rezultat toga, najlakši i najbrži način pristupa podacima i pokretanja aplikacija - odnosno s desktopa - u praksi uopće nije tako brz, jer često treba neko vrijeme da se pronađe pravi među mnoštvom prečaca. Za praktičnost organiziranja prečaca, mapa, datoteka i poveznica na radnoj površini, možete postaviti pozadine s raznobojnim fragmentima i među njima rasporediti prečace i druge elemente prisutne na stolu. U budućnosti će to pomoći značajno uštedjeti vrijeme pretraživanja.
Međutim, postoji još bolji način - koristite besplatni uslužni program Fences za nekomercijalnu upotrebu (http://www.stardock.com/products/fences/; 9,03 MB; 19,95 USD). Uz njegovu pomoć, lako je odmah dovesti stvari u red na radnoj površini, prikladno raspoređujući nasumično razbacane prečace u tematske blokove (slika 1.). Ovi blokovi su istaknuti na radnoj površini i, naravno, razgraničeni, što vam omogućuje da brzo pronađete stavke koje su vam potrebne. Najlakši način za takvu reorganizaciju radne površine je odabir jednog od gotovih izgleda Fences, zbog čega se ikone i drugi elementi automatski grupiraju ovisno o njihovoj kategoriji (programi, datoteke i dokumenti, mape itd. .). Nakon toga bit će moguće ručno ispraviti položaj i veličinu blokova, njihov naziv, razinu transparentnosti i boju, kao i niz drugih parametara. Ako vam se nijedan od ugrađenih izgleda nije dopao, programeri također pružaju alternativni način za reorganizaciju radne površine razvijanjem vlastitog izgleda. Za takav raspored svi blokovi se kreiraju ručno, a elementi radne površine također se ručno raspoređuju po njima.
Riža. 1. Rezultat organizacije desktopa pomoću ograda
Uz prečace koji su kaotično razbacani po radnoj površini, gomila otvorenih prozora ne stvara ništa manje probleme pri radu, prebacivanje između njih u praksi nije tako jednostavno ako ih ima više od pet do deset (deset, naravno, samo u slučaju monitora širokog zaslona). ) gumbi prozora već su postavljeni na programskoj traci. A također je potrebno puno vremena da se prozori rasporede na ekranu tako da se ne preklapaju. Rješavanje ovih problema je jednostavno ako na uzrok povežete besplatne uslužne programe kao što su WinSplit Revolution i GhostWin.
Pomoću uslužnog programa WinSplit Revolution (http://www.winsplit-revolution.com/ ; 1,49 MB) možete brzo prilagoditi položaj i veličinu prozora u vidljivom prostoru zaslona za produktivniji rad s njima. Zaslon se može automatski podijeliti na nekoliko dijelova (od dva do šest), u svakom od kojih će biti prikazani prozori koje korisnik odabere (slika 2). Tako više ne morate trošiti vrijeme povlačeći prozore po zaslonu, a radni prostor zaslona bit će iskorišten učinkovitije. Očito je da će korisnici koji rade na modernim širokozaslonskim monitorima visoke razlučivosti imati najviše koristi od ovog uslužnog programa, budući da veličine zaslona takvih monitora omogućuju jednostavno postavljanje nekoliko prozora, dajući svakom od njih svoj dio radnog prostora. Upravljanje postavljanjem prozora uz WinSplit Revolution nije teško: željene prozore možete rasporediti na željeni način pritiskom na određene tipkovničke prečace (Ctrl + Alt + 1, Ctrl + Alt + 2, itd.) ili klikom na gumbe skočni panel koji se poziva klikom na ikonu u traci sustava. Dobra vijest je da nakon ponovnog pokretanja računala nema potrebe vraćati lokaciju prozora, budući da program (s odgovarajućim postavkama) pamti koordinate i veličine prozora na radnoj površini i vraća ih u potpuno istom obliku nakon ponovnog pokretanja.
Riža. 2. Moguća opcija za brzo postavljanje radnih prozora
koristeći WinSplit Revolution
