Za primanje plaćanja za robu i usluge, pojedinačni poduzetnik putem bankovne doznake treba ispostaviti račune svojim kupcima. Da biste to učinili, morate znati kako sastaviti ovaj dokument, što u njemu treba biti naznačeno, tko treba potpisati račun i na koji način ga dostaviti platitelju.

Opća pravila naplate

Računi se izdaju za plaćanje i na temelju ugovora i bez njih. Gotovi dokument se može poslati e-mailom ili osobno predati kupcu. Račun dokumenta nema legalan format, odnosno razvijate ga sami u bilo kojem uređivaču teksta s tablicama.

Za njegov dizajn možete koristiti memorandum ili prazan list, to također nigdje nije regulirano. Također možete koristiti online portale (na primjer, usluge My Business ili Elba) ili računovodstvene programe koji pojednostavljuju ovaj proces. Najčešći od njih je softver tvrtke 1C.

Video: kako naplatiti račun pomoću aplikacije

Obvezni elementi računa

Kako bi vaša druga ugovorna strana mogla platiti račun, u njemu moraju biti navedeni sljedeći podaci:

• IP ime.
• TIN poduzetnika.
• Podaci o bankovnom računu (broj računa, broj korespondentnog računa, BIC, TIN, KPP, oblik vlasništva i naziv banke).
• Oblik vlasništva i naziv ili puni naziv kupca (ovisno o tome radi li se o pravnoj ili fizičkoj osobi).
• Serijski broj računa (uzlaznim redoslijedom u registracijskom dnevniku) i datum njegovog izdavanja.
• Naziv robe/usluge za čiju se isporuku/izvođenje ispostavlja račun.
• Broj roba ili usluga.
• Jedinična cijena i ukupni trošak.
• Namjenski PDV (ako individualni poduzetnik radi na općoj osnovi) ili naznaka njegove odsutnosti.
• IP potpis i pečat (ako postoji).

Ovako bi mogla izgledati vaša faktura, iako su potpuni podaci o kupcu potpuno neobavezni.

Obrasce računa možete preuzeti na poveznicama: .docx, .xlsx.

Neke nijanse za račune s IP-a

Klijenti poduzetnika mogu biti i organizacije i pojedinci. Trgovačka društva i poduzetnici plaćaju ispostavljene račune sa svog tekućeg računa ili gotovinom putem blagajne. Za fizičke poduzetnike moguće je i plaćanje s osobnog/kartičnog računa.

Postoje i druge značajke kojih biste trebali biti svjesni prilikom fakturiranja:

• Poduzetnik ima pravo raditi bez pečata, pa je dovoljno da se osobno potpiše ili pošalje faksimil.
• Potpis glavnog računovođe nije potreban ako nije u državi.
• Nema potrebe registrirati pravne adrese, jer one ne sudjeluju u platnoj transakciji.
• Ako poduzetnik koristi posebne porezne režime, na primjer, pojednostavljeni porezni sustav, tada nakon ukupnog iznosa treba navesti "Bez PDV-a", u suprotnom treba obračunati PDV i upisati ga na račun kao poseban redak.

Danas je vrlo jednostavno izraditi račune za plaćanje od individualnih poduzetnika, čak i za početnika. Da biste to učinili, ne morate steći nikakvo posebno obrazovanje ili imati iskustvo kao računovođa - trebate samo računalo (pametni telefon) i internet pri ruci.

Kako bi kupac robu platio na bezgotovinski način, trebaju mu, posebno, podaci o bankovnim podacima prodavatelja, podaci koji identificiraju prodavatelja (naziv organizacije, TIN, KPP), podaci o trošku robe, njen naziv. Račun za plaćanje je dokument koji sadrži sve potrebne podatke za plaćanje bankovnom doznakom. Dakle, izdavanje računa za plaćanje je poruka kupcu o detaljima za plaćanje, kao i o činjenici da se od njega očekuje plaćanje.

Obično se račun za plaćanje izdaje na temelju primarnih računovodstvenih dokumenata. Na primjer, govorimo o ugovoru o opskrbi s plaćanjem bankovnom doznakom. Uz ugovor o opskrbi sastavljaju se dokumenti o nagodbi, primarni dokumenti, transportni i otpremni dokumenti. Također, ako je prodavatelj obveznik poreza na dodanu vrijednost, kupcu se mora ispostaviti račun. Kako bi kupac mogao uredno platiti prodavatelju kupljenu robu bankovnom doznakom, potrebno je izdati račun za plaćanje. Zakonom nije predviđeno da se kupcu daju dokumenti koji potvrđuju činjenicu primitka plaćanja na račun za namirenje organizacije prodavača.

Fakturiranje može uzrokovati poteškoće, budući da jedinstveni oblik ovog dokumenta nije zakonom odobren i zapravo ga razvija tvrtka samostalno. U međuvremenu, treba imati na umu da ako strane koriste fakturiranje, onda je organizacija koja izrađuje račun odgovorna za njegov dizajn i sadržaj.

U kojem slučaju može biti potrebno ponovno izdati račun za plaćanje? Ako je račun ispostavljen nepravilno, računovodstvo ga jednostavno neće prihvatiti za plaćanje, a kupac će zatražiti ponovno izdavanje dokumenta - izdavanje računa za plaćanje, uzimajući u obzir komentare. Razlog za ponovno izdavanje računa može biti netočna naznaka podataka, navođenje nepotpunih podataka (npr. zaboravili su navesti broj tekućeg računa) itd. U kojoj još situaciji dobavljač može dobiti poruku: “molimo da izdate račun za plaćanje”? Postoje situacije kada je potrebno preusmjeriti račun za plaćanje na drugu osobu (mora se imati na umu da ako obvezu plaćanja za jednu pravnu osobu preuzme druga pravna osoba, to mora biti dokumentirano - na primjer, dodatnim sporazumom ).

Izdajte račun za plaćanje (uzorak računa za plaćanje dat ćemo na kraju članka), unatoč tome što zapravo nisu obvezni dokumenti, u praksi je to uobičajena situacija. Preporučljivo je odobriti određeni obrazac za fakturiranje, odnosno odobriti uzorak samog dokumenta, pravila (slijed) unosa podataka u dokument kako se sadržaj računa ne bi mijenjao od ugovora do ugovora i od izvođač izvođaču.

Kako pravilno fakturirati za plaćanje?

Račun za plaćanje može se izdati na memorandumu tvrtke, ali to nije potrebno. Tvrtka ima pravo samostalno odrediti kakav će biti obrazac za izdavanje računa za plaćanje usluga, pridržavajući se općih pravila za obradu odlaznih dokumenata.

Kako ispravno naplatiti? Kao vanjski dokument, račun mora sadržavati određene podatke kako bi kupac mogao ispravno platiti račun.

Zaglavlje dokumenta obično sadrži naziv dokumenta, broj dokumenta i datum izdavanja. Slijede detaljni podaci o prodavatelju (dobavljaču):

• Puno ime;
• Adresa tvrtke;
• TIN i KPP;
• Broj tekućeg računa;
• Odgovarajući broj računa;

Zatim, za izdavanje računa (obrazac ispod), morate ispuniti podatke kupca (kupca):

• Puni naziv tvrtke;
• Adresa;
• PIB/KPP;

• Kontakt podaci: broj telefona, fax, e-mail adresa.

Osim podataka o strankama, glavni podatak u računu je popis roba i usluga za koje dobavljač namjerava primiti uplatu. Kako izdati račun i ispravno naznačiti robu za koju dobavljač očekuje plaćanje? Informacije o pruženom proizvodu ili uslugama obično se prikazuju u obliku tablice koja se sastoji od sljedećih stupaca:

• Serijski broj;
• Naziv robe, opis pruženih usluga – što se plaća po računu;
• Mjerna jedinica (ako je račun ispostavljen za plaćanje pruženih usluga, u ovaj stupac može se staviti crtica);
• Količina;
• Cijena za jednu mjernu jedinicu;
• Ukupni trošak proizvoda (tj. cijena po jedinici mjere pomnožena s količinom proizvoda);

Ispod tablice je sažet ukupan trošak koji kupac mora platiti, PDV se može alocirati i iznos s PDV-om. Ako je prodavatelj obveznik PDV-a, tada mora obračunati PDV na količinu prodane robe. Sukladno tome, PDV se također mora navesti u posebnom retku na računu. Ako je račun izdan bez PDV-a, tada je na računu naznačeno - „Bez PDV-a“.

Račun za plaćanje ovjeren je potpisima voditelja i računovođe uz obavezno dešifriranje. Utiskivanje nije obavezno.

(varijanta obrasca br. 1)

U zaglavlje računa možete postaviti logo, a na popisu roba i usluga nalazi se stupac s PDV-om.

• Zaglavlje sadrži logo, popunjava se naziv organizacije, PSRN, TIN, KPP, kao i adresa organizacije s indeksom. Dodatno su naznačeni brojevi telefona i faksa.
• Ispod zaglavlja nalazi se puni naziv organizacije.
• Zatim se navode podaci o prodavatelju i kupcu. Podaci o prodavatelju moraju sadržavati naziv organizacije, adresu, TIN, KPP, PSRN, tekući ili osobni račun, naziv banke, BIC i korespondentni račun. Dodatno možete odrediti telefon, faks, e-mail i web stranicu tvrtke.
• Podaci o Kupcu mogu se u potpunosti ispuniti analogno podacima Prodavatelja.
• Broj računa je naznačen u skladu s računovodstvenom politikom organizacije. To može biti jednostavan serijski broj (od početka godine) ili poseban broj složenog računa. Označava datum fakture.
• Ispod broja i datuma računa, s desne strane, naveden je kratki generalizirani naziv robe ili usluge u računu. Na primjer, "komponente računala", "laptop", "popravak uredske opreme", "proizvodnja tiskarskih proizvoda".
• U tablici su navedeni proizvodi i usluge, trošak, količina, jedinica mjere, PDV.
• Nakon proizvoda možete odrediti važne značajke računa, na primjer, "vrijeme isporuke proizvoda", "rok plaćanja računa" itd.
• Na kraju računa morate navesti čelnika organizacije i glavnog računovođu. Potpisivanje i pečaćenje nisu obavezni, ali mnoge tvrtke zahtijevaju da faktura bude potpisana i ovjerena.

(varijanta obrasca br. 2)

Ovaj obrazac je pojednostavljen i koristi se prema zadanim postavkama u mnogim računovodstvenim programima.

• Na početku računa popunjava se tablica koja podsjeća na nalog za plaćanje. Sadrži podatke o plaćanju Prodavatelja (primatelja). Ovo je naziv organizacije, TIN, KPP, tekući ili osobni račun, naziv banke, BIC i korespondentni račun.
• Slijedi broj računa koji odgovara računovodstvenoj politici organizacije. To može biti serijski broj računa (od početka godine) ili poseban složeni broj. Označava datum fakture.
• Podaci o Prodavatelju moraju biti navedeni u cijelosti. Naziv organizacije, TIN, KPP, PSRN, adresa, tekući ili osobni račun, naziv banke, BIC i korespondentni račun. Također možete odrediti telefon, faks, e-mail i web stranicu tvrtke.
• Podaci o Kupcu navedeni su u cijelosti ili skraćeno. Dovoljno je navesti samo naziv organizacije.
• U tablici su navedeni proizvodi i usluge, trošak, količina, mjerna jedinica.
• Nakon popisa roba i usluga možete navesti detalje računa, na primjer, "rok plaćanja za robu", "uvjeti isporuke ili preuzimanja" itd.
• Na kraju računa navodi se puno ime čelnika organizacije i glavnog računovođe. Potpis i pečat nisu obavezni, ali neke tvrtke ne razmatraju fakture bez potpisa i pečata.

Vrlo često se odnosi između pojedinačnih poduzetnika i organizacija sastavljaju računom za plaćanje. Jedna od strana izdaje račun klijentu, on ga plaća, a zatim prima plaćenu robu ili uslugu. Današnji je članak za one koji ne znaju što je račun i kako ga izdati.

Želio bih odmah napomenuti da su fakturiranje i izvješćivanje vrlo zgodni posebna služba.

Krenimo od toga da je račun za plaćanje dokument koji prodavatelj izlaže kupcu. Račun sadrži sljedeće osnovne podatke:

• Podaci o prodavatelju - tko je izdao račun;
• Podaci o kupcu - kome se izdaje ovaj račun;
• Popis robe ili usluga, njihova količina - što kupac plaća;
• Cijene za robu ili usluge, ukupan iznos - koliko kupac mora platiti;
• Podaci o tekućem računu prodavatelja - gdje kupac mora platiti.

U suštini, proces naplate ide ovako:

1. Potencijalni klijent kontaktira prodavača jer želi kupiti njegovu robu/uslugu;
2. Prodavatelj na temelju zahtjeva klijenta sastavlja račun za plaćanje i šalje ga kupcu;
3. Kupac uplaćuje navedeni iznos na žiro račun prodavatelja;
4. Prodavatelj ovjerava primitak plaćanja i isporučuje robu/pruža usluge kupcu.

Kada fakturirati

Evo nekoliko situacija:

• Između ugovornih strana postoji valjani ugovor, ali ne sadrži određene količine robe/usluga, njihov volumen i datume isporuke/izvođenja. Ugovor je sklopljen na duži period i sadrži opće odredbe o suradnji dviju strana. Kao potreba za robom/uslugom, klijent šalje zahtjev prodavatelju, a prodavatelj mu ispostavlja račun prema svakom konkretnom zahtjevu;
• Ne postoji ugovorni odnos između strana, a isporuka robe ili usluga mora se izvršiti što je brže moguće. U ovoj situaciji prodavatelj ispostavlja račun za plaćanje, a ugovor se sastavlja naknadno.
• Račun za plaćanje ispostavlja se i u slučaju jednokratne isporuke ili usluge, kada nema smisla da strane potpisuju ugovor.

Dakle, račun za plaćanje je dokument koji služi kao osnova da kupac plati prodavatelju kako bi od njega primio robu ili uslugu. Napominjemo da se radi o bezgotovinskom plaćanju, stoga prodavatelj mora imati bankovni račun.

Račun za plaćanje nema jedinstven oblik, može se samostalno izraditi. Račun mora sadržavati sljedeće potrebne podatke:

• Naziv pravne osobe (ako je organizacija) ili individualnog poduzetnika;
• TIN prodavatelja (za pravne osobe još uvijek morate navesti kontrolnu točku);
• Bankovni podaci, broj tekućeg računa, osobni račun, korespondentni račun, naziv banke i BIC;
• Popis roba/usluga;
• Ukupni iznos računa bez PDV-a.

I na istom mjestu možete preuzeti primjere popunjavanja u Excel formatu, čije ćemo snimke zaslona dati u nastavku.

Posebno obratite pažnju na izdvajanje PDV-a u računu za plaćanje! Ako ste pravna osoba ili individualni poduzetnik na općem režimu, tada se u obrascu računa mora navesti stopa PDV-a i njezin iznos dodijeliti. Ako koristite pojednostavljeni porezni sustav, tada se PDV ne dodjeljuje, ukupan iznos je naveden na računu i dodaje se "Bez PDV-a".

Primjer računa bez PDV-a:

Primjer računa s PDV-om:

Račun, kao što smo već napomenuli, može se samostalno razvijati. To se može učiniti u Excelu ili Wordu i koristiti stvorenu datoteku kao predložak. Račun se može izdati i na memorandumu prodavatelja i bez njega. Za automatsko generiranje računa za plaćanje možete koristiti i računovodstvene programe ili elektroničke usluge.

Račun za plaćanje mora imati serijski broj. Njihovo novo numeriranje počinje od početka svake godine. Možete ih jednostavno numerirati redom (br. 1, 2, 3, 4...), ili možete koristiti posebne numeracije, iako će i dalje biti serijski (br. TT/16-1, TT/16-2. ..).

U računu možete navesti dodatne uvjete za pružanje usluge ili isporuke robe, na primjer, vrijeme njihove provedbe.

Pročelnik i šef računovodstva stavili su svoje potpise na račun. Ako račun izdaje samostalni poduzetnik, tada se potpisuje samo individualni poduzetnik. Preporuča se ispis.

Zatim se šalje kupcu na plaćanje. Originalni račun se može poslati poštom ili kurirskom službom, radi ubrzanja procesa rada kopija računa se šalje kupcu e-mailom ili faxom. Ako se kupac slaže s uvjetima navedenim u računu, onda to plaća.

Račun (uzorak)

Jedno od pravila za sistematizaciju tijeka rada je njegovo objedinjavanje, kada se standardni obrasci razvijaju i koriste od strane organizacije za izvršenje identičnog, ali nije zakonski utvrđenog oblika ili prisutnosti obveznih pojedinosti dokumenata. Takvi dokumenti uključuju i račun za plaćanje, prema kojem organizacija samostalno određuje obrazac koji će se koristiti u upravljanju poslovnom dokumentacijom s klijentima. Ista interna pravila o tome kako ispuniti račun za plaćanje ovise o obliku računa koji organizacija dobavljača koristi za prijenos kupcima-kupcima. Uzorak računa za plaćanje prikazan je u nastavku.

Izrada računa za plaćanje

Račun za plaćanje mora sadržavati sve potrebne podatke koji klijentu omogućuju da po primitku od organizacije nedvosmisleno identificira transakciju na koju se faktura odnosi, prihvati je i plati. Dakle, pravila za ispunjavanje računa za plaćanje trebaju uključivati ​​popunjavanje podataka o platitelju, primatelju, isporučenoj robi i uslugama, iznosu za plaćanje, PDV-u, ako postoji.

Obrazac računa za plaćanje

Račun za plaćanje može se sastaviti i na memorandumu poduzeća i bez njegove upotrebe. Preporučljivo je razviti standardni obrazac računa za plaćanje u poduzeću i primijeniti ga na sve kupce kako bi svaki odgovorni zaposlenik organizacije mogao ispuniti račun za plaćanje.

Ispunjeni obrazac računa

Univerzalni obrazac mora sadržavati stupce za popunjavanje sljedećih podataka:

• broj računa i datum izdavanja,
• pojedinosti o primatelju-dobavljaču;
• podaci obveznika-kupca;
• popis roba, radova i usluga za koje se plaća;
• ukupan iznos koji se plaća, iznos PDV-a (ako postoji).

Obrazac također treba sadržavati stupce za potpise uprave i računovodstva te njihovo tumačenje. Računi u organizaciji moraju se ispuniti prema jednom uzorku kako bi se održala ujednačenost dokumenata.

Obrazac za fakturu

Sustav numeriranja faktura organizacije može biti jednostavan ili složen. Jednostavan sustav uključuje uzastopno numeriranje računa za svakog klijenta tijekom kalendarske godine. Složeni sustav numeriranja koristi se kada organizacija izdaje veliki broj računa svakom od klijenata i pod nekoliko istodobnih ugovora. Ujedno se u broj računa može kodirati broj ugovora, aneksa ugovora, potvrde o obavljenim radovima i sl. Na primjer, broj računa je 05-14/01, gdje je 05-14 broj ugovora, a 01 serijski broj računa.

Datum fakture upisuje zaposlenik koji sastavlja dokument i, kao i broj, služi za identifikaciju fakture u tijeku dokumenata s klijentima organizacije.

Podaci o kupcu - naziv, adresa, KPP i TIN identificiraju klijenta te se, kako bi se izbjegle nesuglasice, popunjavaju na temelju podataka navedenih u ugovoru, ako naručitelj nije obavijestio o njihovoj promjeni. TIN sadrži 10 znakova za pravne osobe, 12 znakova za pojedinačne poduzetnike, TIN klijenta - fizičko lice, u pravilu, nije navedeno.

Podaci organizacije dobavljača moraju sadržavati iste podatke kao i podatke kupca, uz dodatnu naznaku bankovnih podataka za plaćanje računa. Ako su se podaci o tvrtki promijenili od izdavanja zadnjeg računa, nije dovoljno samo popuniti račun novim podacima, klijent se mora posebno obavijestiti o promjeni bankovnih podataka službenim dopisom.

Brojevi tekućeg računa i korespondentnog računa banke moraju sadržavati 20 znakova, BIC mora imati 9 znakova, BIC i naziv banke moraju pripadati istoj banci iz BIC imenika.

Za naziv robe, radova i usluga, njihovu količinu i trošak, pravila za popunjavanje računa za plaćanje trebaju biti sljedeća: podaci se ne smiju dodatno agregirati kako ne bi izazivali pritužbe kupaca na ispunjavanje računa. Podaci navedeni u fakturi moraju odgovarati primarnim knjigovodstvenim dokumentima - fakturama, tovarnim listovima, radnim aktima.

Ukupni iznos, iznos PDV-a i stupac “Ukupno plativo” moraju odgovarati ukupnoj cijeni svih stavki dobara, radova, usluga navedenih u računu i porezu na dodanu vrijednost na njih. Ispunjavanje računa za plaćanje na kojem se navodi ukupan iznos, ne samo brojkama, već i riječima, tradicionalno je za poslovnu praksu, iako račun za plaćanje nije platni dokument.

Potpisi ovlaštenih osoba iz računovodstva i uprave organizacije potvrđuju ispravnost računa, pečat se stavlja ako ga koristi poduzeće. Navođenje izvršitelja računa nije obvezno, ali često olakšava interakciju s korisnicima.