El certificado de finalización del trabajo es un documento principal que confirma la finalización de una determinada cantidad de trabajo o servicios. Se trata de un documento de dos caras redactado por el contratista y firmado por el cliente. Debidamente ejecutado y certificado por ambas partes, demuestra que el trabajo o los servicios se realizaron en la medida especificada en el mismo y que el cliente no tiene quejas sobre la calidad de su desempeño.
El certificado de finalización del trabajo se redacta en dos copias, una para cada una de las partes.
Existe una forma regulada de este documento. Además, cualquier organización puede desarrollar y aprobar su propia forma en sus políticas contables. Al mismo tiempo, deberá contener un conjunto de detalles requeridos para el acto:
Nombre del documento;
fecha de su registro;
nombre completo de la organización que redactó el certificado de finalización del trabajo y de la organización que aceptó este trabajo;
nombre del trabajo realizado o servicios prestados;
su expresión en términos físicos y monetarios;
los nombres de los cargos de los representantes de ambas partes responsables de la entrega y aceptación del trabajo o servicios;
firmas personales.
El certificado de trabajo completado también está certificado por los sellos de las organizaciones: el contratista y el cliente.
La necesidad de redactar un certificado de finalización del trabajo a menudo se indica en el contrato como condición obligatoria. Debidamente ejecutado y certificado con sellos y firmas en ambos lados, confirma que el contratista ha completado el alcance del trabajo especificado en el contrato, y que el cliente los ha aceptado y no tiene quejas sobre el tiempo o la calidad.
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Certificado de prestación de servicios, certificado de trabajo realizado, certificado de aceptación y entrega de trabajo.- Este es todo el mismo documento, que se redacta entre el cliente y el contratista. Este documento es necesario para confirmar que el cliente realizó el trabajo con la calidad adecuada. Inmediatamente vale la pena señalar que hoy en día aún no se ha aprobado una forma unificada de certificados de trabajo realizado (servicios prestados), con excepción de los trabajos de construcción e instalación, para los cuales está aprobado y utilizado.
Existe una lista obligatoria de datos que se requieren en el certificado de finalización del trabajo y deben estar presentes. Éstas incluyen:
Fecha de redacción del acta.
información sobre el cliente y el contratista (nombre completo, razón social, información de contacto, según documentos de registro, detalles de pago).
número de serie del acto para su posterior registro en el diario del contador.
número de contrato y fecha de su celebración, donde se indican todas las condiciones del trabajo.
relación de obras que debe realizar el contratista.
plazos para la finalización de estas obras.
el costo de realizar el trabajo especificado, según el contrato.
Firma y sello del contratista y del cliente.
El acto de prestar servicios.- un acuerdo bilateral, por lo que el documento debe redactarse en dos copias. Una copia queda en manos del contratista y la otra se entrega al cliente. Ambas actas deberán estar firmadas, debiendo certificarse la firma mediante sello, si las partes lo tuvieren.
Según el certificado de finalización del trabajo, el cliente tiene todo el derecho a cambiar el importe del trabajo realizado si este último se realizó de forma deficiente o con defectos. Las relaciones entre el cliente y el contratista suelen regularse mediante negociaciones entre las partes. Si no se llega a un compromiso, entonces es necesario acudir a los tribunales y realizar un examen del trabajo realizado, según el cual el tribunal decidirá si el trabajo se realizó de buena calidad o de la calidad adecuada.
Para poder redactar correctamente y sin errores un certificado de trabajo realizado, a continuación se muestra un modelo de certificado de prestación de servicios y un formulario en blanco. Si necesita un certificado de muestra del trabajo de construcción e instalación completado, a continuación se muestra una muestra de cómo completar el formulario unificado KS-2 y un formulario en blanco vigente al 3 de noviembre de 2016.
Un ejemplo de cómo completar el formulario unificado KS-2:
El certificado de aceptación del trabajo terminado se redacta después de que el contratista haya cumplido con sus obligaciones. El acto no es un documento independiente, sino que sirve como anexo al trabajo en virtud del contrato. Es parte del procedimiento para aceptar los resultados del trabajo y sirve como base para los acuerdos finales en virtud del contrato entre el cliente y el contratista.
ARCHIVOS
Reglas para la elaboración de un certificado de aceptación del trabajo completado.
Este documento no cuenta con un modelo uniforme estándar, legalmente aprobado, por lo que puede redactarse de forma libre o según un modelo desarrollado en la empresa. El acta se imprime en una hoja normal A4 en dos copias, una para cada parte. Una vez finalizado todo el trabajo y finalizada la cooperación en el proyecto, el acto se transfiere al departamento de contabilidad de la empresa cliente para la preparación de los estados financieros en base a él, incluida la contabilidad de los gastos incurridos y la reducción del impuesto sobre la renta.
A la hora de redactar el acta conviene atenerse a las normas y reglamentos de trabajo de oficina desarrollados para este tipo de documento. En particular, el acto tipo debe contener necesariamente
- información sobre ambas partes del contrato,
- breve información sobre el contrato en sí bajo el cual se realizó el trabajo,
- Nombre de las obras,
- fecha de trabajo,
- Calidad y costo del trabajo realizado.
El acto debe ser firmado por los jefes de ambas organizaciones y estampado con sellos (desde 2016, la presencia de sellos y timbres para personas jurídicas no es un requisito legal, por lo que la ausencia de sello no es una necesidad estricta)
En el caso de un gran volumen o especial complejidad del trabajo realizado, una comisión especialmente creada, que incluye representantes del contratista y de la empresa cliente, podrá participar para evaluar su calidad, así como para elaborar un informe.
Si es absolutamente necesario, podrá participar un tercero en forma de expertos o representantes de agencias gubernamentales reguladoras. Su trabajo debe quedar registrado en un documento, y cada experto también debe firmar el documento.
¿Por qué es necesaria esta ley?
El certificado de aceptación de trabajo es una especie de garantía contra la aparición de disputas y desacuerdos legales. Si, no obstante, se produce tal procedimiento, el acto se convierte en documento probatorio. El tribunal puede considerar la ausencia de un acto como un incumplimiento del procedimiento legalmente establecido para la entrega y aceptación del trabajo, lo que a su vez puede dar lugar a la imposición de sanciones por parte de los organismos reguladores.
Se elabora una tabla a partir de la lista de trabajos terminados. El documento también afirma que el trabajo se completó correctamente y el cliente no tiene quejas contra el contratista.
En los casos en que el cliente no esté satisfecho con la calidad del trabajo realizado, esto también debe reflejarse en el informe con una lista detallada de las deficiencias identificadas, así como una indicación del plazo para su eliminación.
Instrucciones para la redacción del certificado de aceptación del trabajo terminado.
Después de firmar el certificado de aceptación del trabajo realizado, todas las reclamaciones solo podrán considerarse ante los tribunales.
Al celebrar un acuerdo para la prestación de cualquier servicio, el acto de registrar el hecho de dicha prestación suele ser un acto de prestación de servicios.
Este acto tiene un significado jurídico importante como confirmación por parte del contratista del cumplimiento de sus obligaciones en virtud del contrato.
Tal ley se refiere a los documentos contables primarios como base para los gastos de la organización.
El procedimiento para celebrar un acto de prestación de servicios.
El acta es suscrita por ambas partes y debe contener necesariamente el costo de los servicios, así como el plazo dentro del cual efectivamente se prestó el servicio. Se diferencia de un acto de finalización de obra, en primer lugar, en que el resultado del trabajo debe ser transferido del contratista al cliente, mientras que el hecho de la prestación de servicios simplemente se registra como un hecho ocurrido.
En la práctica, existe una línea muy delgada entre servicio y trabajo; la principal diferencia debería ser que los resultados del trabajo tienen una expresión material y el servicio se consume en el proceso mismo de su prestación. Por tanto, el acto sólo certifica el hecho de su prestación y el plazo en el que se cumplió.
Normas para la elaboración de un acto de prestación de servicios.
La ley actual no prevé formas estrictas para tales actos, por lo que pueden redactarse en cualquier forma y forman parte del acuerdo principal.
Su texto debe incluir:
el plazo dentro del cual se prestaron los servicios;
al acto se le debe asignar un número;
debe haber una referencia al acuerdo principal y sus detalles;
el número de factura que se generó sobre la base de las obligaciones de pago cumplidas por el cliente;
nombres completos o títulos de las personas jurídicas: partes del acuerdo, sus firmas y sellos.
Al firmar este acta, el cliente acepta su contenido, confirma la aceptación de los servicios prestados y certifica que no existen reclamaciones contra el contratista. Pero tampoco podrá firmarlo si no está satisfecho con la calidad o el volumen de los servicios prestados. Tal acto tiene importancia jurídica, por lo que puede ser la base para procedimientos judiciales, así como el cálculo del plazo de prescripción.
Por regla general, en el propio contrato, las partes indican el formulario en el que el contratista informará sobre el trabajo realizado y en el que se pretende registrar el resultado. Y, por lo general, dicho documento es un acto, que también es importante para los estados financieros de la organización, si está disponible y es un documento que confirma el pago de los servicios especificados.
A continuación se muestra un formulario estándar y un modelo de certificado de trabajo realizado según un contrato de servicio, cuya versión se puede descargar de forma gratuita.
