Carta comercial para información. Correspondencia comercial - Ejemplos de cartas

En este artículo, encontrará información sobre cómo trabajar con cartas difíciles que a menudo se encuentran en la interacción comercial, así como ejemplos de cartas comerciales. Son cartas, la necesidad de escribir que surge en una situación de violación de los intereses comerciales: una carta de solicitud y una carta de reclamación.

Dado que la situación en sí es bastante difícil, escribir una carta en tal situación es un tema muy importante, en el que es importante que el autor sea alfabetizado, cortés, correcto y, al mismo tiempo, capaz de defender firmemente sus intereses comerciales. .

Resolver con éxito la complejidad de las letras "difíciles" ayuda:

• Actitud competente en la interacción: una actitud firme pero correcta hacia la asociación
• Elegir un estilo apropiado de escritura (formal o comercial confidencial)
• Manejo competente y lógico de los hechos.

Ejemplos de cartas comerciales.

(instalación - sociedad, estilo - asuntos oficiales, manejo convincente de los hechos)

¡Estimados colegas!

Con el fin de tomar medidas para garantizar la calidad y confiabilidad del dispositivo KIP-12 en condiciones de funcionamiento, fabricado por el Instituto "Óptica" desde 1992, le hacemos un llamado con la siguiente solicitud: considere la posibilidad de proporcionar el Instituto "Óptica" con información sobre los parámetros del dispositivo en condiciones reales de funcionamiento (detalles en archivo adjunto). Los datos enviados por usted permitirán que el instituto recopile la información necesaria para el análisis, realice el monitoreo y contribuirá a una solución más eficiente de los problemas de mejora de la calidad y confiabilidad del dispositivo KIP-12.

Infórmenos en su carta de respuesta su decisión de ayudarnos. Si necesita información adicional que necesita para tomar una decisión, inclúyala también en su carta de respuesta.

Sinceramente,

Equipo de la Mesa Técnica

Instituto "Óptica"

Carta ejecutiva. modelo de carta de solicitud(instalación - sociedad, estilo - negocio confidencial, manejo convincente de los hechos)

¡Estimados colegas!

Estamos muy interesados ​​en mejorar la calidad y confiabilidad del dispositivo KIP-12, que producimos desde 1992 y que desde 1995 ha encontrado una sólida aplicación en el trabajo de su empresa. Por lo tanto, nos dirigimos a usted con esta solicitud.

Para mejorar la calidad y la confiabilidad del dispositivo KIP-12, necesitamos datos detallados sobre el funcionamiento de este dispositivo en condiciones de funcionamiento. En la implementación de esta tarea, contamos con su ayuda y participación directa. Dada la cooperación positiva a largo plazo entre nuestras empresas, le pedimos que nos ayude a recopilar y proporcionar información estadística sobre el funcionamiento del dispositivo. Le agradeceremos que encuentre la oportunidad de recopilar estadísticas para nosotros sobre los parámetros dados (detalles en el apéndice). Esto nos permitirá monitorear la eficiencia del dispositivo y tomar medidas rápidamente para mejorar la calidad y confiabilidad de su trabajo.

Háganos saber si está dispuesto a ayudarnos en principio. Si necesita comentarios adicionales o tiene preguntas para tomar una decisión, estamos listos para responderlas.

Estaremos agradecidos por su respuesta.

Sinceramente,

ivan ivanov

Jefe de la Oficina Técnica

Instituto "Óptica"

Carta ejecutiva. Modelo de carta de solicitud y modelo de carta de reclamación.

Toma nota de nuestra información y estamos seguros que el tema de escribir "cartas difíciles" te resultará mucho menos laborioso.

Tamara Vorotyntseva

Eche un vistazo a nuestros programas de formación para la correspondencia comercial:

Vuelve

Cualquiera que sea el propósito de las cartas comerciales, se escriben para lograr el objetivo comercial deseado. No todos los empleados de la organización tienen la competencia adecuada en el campo de la correspondencia comercial; con un enfoque inepto, existe el riesgo de estropear por completo la reputación de la empresa con una carta. Pero si utiliza el servicio de compilación de una carta en nuestra agencia, el destinatario seguramente estará interesado en cooperar con usted.

Propósito de las cartas comerciales

Las cartas comerciales no pierden su relevancia a la hora de resolver cuestiones laborales y tareas de marketing. La información por escrito es conveniente porque siempre se puede volver a ella o apelar a ella cuando se resuelven cuestiones controvertidas. El texto escrito le permite articular pensamientos de manera más concisa y clara que la comunicación oral. Además, algunos destinatarios solo pueden ser contactados mediante el envío de una carta comercial. Y cuanto más alto sea el estatus de este destinatario, más profesionalmente se debe redactar el texto. tipos de cartas comerciales tan diversa como el ámbito de las relaciones comerciales. La correspondencia comercial puede ser comercial (el deseo de cerrar un trato, un reclamo contra la parte de la transacción) y no comercial (agradecimiento, información, carta de garantía, cartas de solicitud, invitaciones, recordatorios, etc.) Según la funcionalidad, se distinguen las cartas de iniciativa y las cartas de respuesta, así como los mensajes que no requieren respuesta.

Cómo escribir cartas comerciales.

Características de la estructura y texto de una carta comercial.

Las cartas comerciales tienen una composición clara:

En la introducción se indica el propósito y motivo de la carta, se da enlace al documento que sirvió de punto de partida a este mensaje;

La parte principal describe el estado de cosas, proporciona un análisis de la situación y argumentos.

La naturaleza de la evidencia depende de la dirección de la carta: por ejemplo, para convencer de asistir a una conferencia, invertir en un proyecto, comprar un producto;

En conclusión, se extrae una conclusión sobre la base de lo anterior: oferta, solicitud, rechazo, deseo, etc.

Antes del texto de la carta, siempre se coloca un llamamiento cortés al destinatario (por ejemplo, "¡Estimado Sergey Mikhailovich!") Y también al principio o al final del texto hay una fórmula de cortesía redactada de acuerdo con los cánones. de la correspondencia comercial. Las fórmulas de cortesía suelen comenzar así: “Expreso mi agradecimiento por la ayuda prestada... / agradecimiento por la invitación... / espero una fructífera cooperación...". Al escribir tales cartas, se observa un estilo comercial. Sus características: concisión, claridad, falta de ambigüedad, uso de términos, tono neutral, estandarización.

Dificultades para escribir cartas comerciales.

Conozca bien al destinatario y la información que ya tiene sobre su pregunta;

Conocimiento de las reglas del idioma ruso y sus características. estilo de negocios: fórmulas de lenguaje, reglas para compilar oraciones, etc.;

Uso correcto y apropiado de la terminología;

Corrección en el dirigirse al destinatario.

Cómo escribir buenas cartas comerciales.

Los diccionarios, las muestras de cartas comerciales escritas pueden ayudarlo a hacer frente a esta tarea por su cuenta. Pero si no hay suficientes empleados competentes o tiempo para prepararse para escribir cartas comerciales, este servicio puede ser proporcionado por una agencia profesional. Los especialistas de la agencia de comunicación Comagency lo ayudarán a desarrollar un membrete, recopilar los documentos necesarios para un argumento convincente, redactar una carta comercial competente y presentable, mejorando así la imagen de su organización.

Cómo aprender a escribir cartas comerciales

Mire el video a continuación, que explica de una manera fácil y sencilla cómo aprender a escribir cartas comerciales, brinda recomendaciones y prácticas claras y comprensibles para la capacitación:

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carta oficial- este es un nombre generalizado para documentos de diferente contenido, que sirven como medio de comunicación con instituciones e individuos, informando algo, notificando algo.

Las cartas comerciales se elaboran para informar al corresponsal, para comunicarle información que puede ser de suma importancia para él, se redactan cartas con el fin de obtener la información necesaria, con el fin de establecer contacto, establecer lazos comerciales, para que en un futuro se ser posible realizar actividades conjuntas, realizar transacciones, etc. La carta comercial es un medio de intercambio de información operativa en la realización de actividades conjuntas. La carta puede ser utilizada como confirmación de acuerdos orales, como garantía de las obligaciones asumidas, como requisito para el cumplimiento de las condiciones asumidas, como recordatorio. Además, en cualquiera de estos casos, una carta comercial siempre es una forma de presentar la empresa. Así como la primera impresión de una persona determina la actitud hacia ella durante mucho tiempo, así la forma de la carta, el sobre, el diseño de la carta y, finalmente, el texto, pueden producir un efecto favorable o desfavorable en el destinatario. de la carta Entonces, si quieres que ese impacto sea favorable, una carta comercial debe ser perfecta en todos los sentidos.

Una carta comercial no tiene que ser larga. En las relaciones comerciales, cada minuto es valioso, por lo que debe expresar sus pensamientos de manera concisa, simple y clara. La carta debe contener solo información que sea directamente relevante para el caso. La carta debe estar escrita de manera lógica, clara y comprensible. Una carta comercial debe usar frases de lenguaje complejo, conceptos complejos, mientras que una carta comercial no debe ser seca, debe ser de interés para el destinatario. Al mismo tiempo, esto no significa que la carta deba ser emotiva, y mucho menos expresiva. Incluso si la situación en sí es bastante tensa, causa miedo o preocupación serios, las emociones deben ser restringidas en la carta, el tono de la carta debe ser aparentemente tranquilo, neutral. Además, la familiaridad no está permitida en la carta. Manera conversacional de comunicación, estilo informal, no para escritura comercial.

Las cartas comerciales están sujetas a los siguientes requisitos:

- una carta comercial se redacta en un formulario especial - un formulario de carta (para otros tipos de correspondencia, también se pueden usar formularios especiales: formularios de telegramas, formularios de mensajes de fax, formularios de mensajes telefónicos);

- el diseño de una carta comercial debe cumplir con GOST R 6.30-2003; "

− una carta comercial está firmada por el jefe de la organización, o su adjunto, u otro funcionario de acuerdo con la distribución de responsabilidades entre la gestión adoptada en la organización;

- la carta debe estar dedicada a un tema, se pueden considerar varios temas en la carta solo si estos temas están interconectados y se tomará una decisión sobre ellos;

- la carta no debe tener un volumen grande (la mayoría de las cartas - hasta una página de texto y solo en casos excepcionales que requieran Descripción detallada y análisis, la carta puede contener más de una página de texto);

- se debe responder una carta de iniciativa (solicitud, solicitud, demanda, etc.);

- una carta comercial debe redactarse de manera competente, precisa, sin correcciones;

- una carta comercial debe contener información objetiva sobre los eventos y hechos declarados y, si es necesario, tener materiales explicativos y complementarios.

La tecnología informática se utiliza para preparar y dar formato a las cartas comerciales. Carácter formal de la correspondencia comercial y ética comunicacion de negocios exigir Alta calidad producción de documentos en dispositivos de impresión, observando:

− estilo de documento unificado;

− tamaños establecidos de los campos de servicio;

− ubicación correcta destinatario, firma, fecha, número de registro y otros datos;

− las mismas sangrías de párrafo, si el párrafo comienza con una línea roja;

- impresiones claras y claras de signos;

- una línea recta de líneas, letras;

− espacios iguales entre caracteres, letras y números.

La elaboración de documentos transmitidos por canales de telecomunicaciones tiene sus propias características e implica:

− presencia de encabezamientos de servicio;

− limitación del volumen de mensajes;

− uso de un conjunto limitado establecido de abreviaturas;

− registro de acuerdo con las reglas establecidas por las autoridades de comunicación.

De todo lo dicho anteriormente se deduce que la composición del texto y el diseño de la carta requieren una actitud creativa. Cada especialista no solo debe ser competente en su campo de actividad, sino también estar alfabetizado, dominar el arte de formular pensamientos y ordenarlos en el marco de los requisitos de la corriente. documentos normativos. Las disposiciones teóricas, por muy completas que sean, requieren para su asimilación y aplicación práctica mostrar maquetas, muestras y ejemplos de su aplicación concreta.

Las habilidades de correspondencia, por regla general, se desarrollan con la experiencia, por lo tanto, el escritor de cartas debe estudiar cuidadosamente la correspondencia anterior de la organización, usar cartas previamente compiladas por especialistas como muestras, estudiar las reglas de correspondencia, analizar las características de escribir textos de cartas sobre el tema de la organización, teniendo en cuenta sus metas, objetivos, actividades específicas. La cultura general de una persona, sus conocimientos, habilidades y perspectivas también juegan un papel importante, por lo que es muy importante trabajar constantemente en usted mismo, mejorar cultura común, incluida la cultura de la comunicación empresarial y la cultura del habla.

Escribir una carta incluye los siguientes pasos:

Estudiar la esencia del problema;

Recopilar la información necesaria, incluso de la correspondencia anterior;

Preparar un borrador de carta;

Coordinación del proyecto (si es necesario);

Firma por la cabeza.

Los borradores de cartas son preparados por albaceas en nombre del jefe de la empresa.

Las cartas comerciales se emiten en membretes de acuerdo con GOST R 6.30-2003, por regla general, con una disposición en las esquinas de detalles permanentes ("sello"). Los formularios con una disposición longitudinal de detalles permanentes para cartas se usan con menos frecuencia, principalmente por autoridades y organizaciones superiores. Se utilizan los formularios A4 y A5. Se utiliza el formato A5 si la carta no supera las 7-8 líneas.

La primera página de la carta se imprime en formularios, el resto, en hojas en blanco de papel A4.

La carta se redacta en al menos dos copias.

La primera copia se redacta en un formulario y se envía al destinatario, la segunda (se llama copia) se imprime en una hoja de papel en blanco y se archiva en el estuche como prueba del trabajo realizado.

Al emitir cartas comerciales, se utilizan los siguientes detalles:

− Emblema del Estado Federación Rusa;

− escudo de armas del sujeto de la Federación Rusa;

− logotipo de la organización o marca comercial (marca de servicio);

− código de organización;

− número de registro estatal principal (OGRN) entidad legal;

− número de identificación del contribuyente/código de razón de registro (TIN/KPP);

− código de formulario de documento;

− nombre de la organización;

− datos de referencia sobre la organización;

− fecha del documento;

− número de registro del documento;

− destinatario;

− resolución;

− título del texto;

− marca de control;

− el texto del documento;

− una marca en la presencia de la solicitud;

− firma;

− aprobación de la visa del documento;

− imprimir huella;

- marca sobre el ejecutante;

- una nota sobre la ejecución del documento y su envío al caso;

− una marca en la recepción del documento por parte de la organización;

− identificador de la copia electrónica del documento.

Los detalles enumerados se pueden dividir en tres grupos:

− detalles de la forma de la letra: el emblema estatal de la Federación Rusa; emblema del tema de la Federación Rusa; logotipo o marca comercial de la empresa (marca de servicio); código de organización; número de registro estatal principal (OGRN) de una entidad legal; número de identificación del contribuyente/código de razón de registro (TIN/KPP); código de formulario de documento; nombre de la compañía; datos de referencia sobre la organización;

− detalles utilizados al compilar una carta comercial: referencia al número de registro y fecha del documento; destino; título del texto; texto; una marca en la presencia de la aplicación; firma; documento de aprobación de visa; sello; marca sobre el ejecutante;

- detalles utilizados cuando se trabaja con cartas comerciales y necesarios para organizar el flujo de trabajo, ejecutar cartas, sistematizar cartas y organizar su almacenamiento: fecha del documento; número de registro del documento; resolución; título del texto; marca de control; una nota sobre la ejecución del documento y su dirección en el caso; una marca en la recepción del documento por parte de la organización; identificador de la copia electrónica del documento.

El texto de la carta generalmente consta de una parte introductoria y la parte principal. La parte introductoria indica las razones para compilar la carta, acompañada de enlaces a hechos, fechas, documentos. La parte principal de la carta formula su propósito principal (oferta, rechazo, solicitud, garantía, etc.).

El texto de la carta está escrito en primera persona del plural: "pedimos ..., enviamos ...", o en tercera persona del singular: "la empresa cree ..., la organización ha considerado ...".

Si la carta se emite con el membrete del jefe de la organización, el texto, por regla general, se indica en la primera persona del singular: "Sugiero ..., pido ...".

El texto de la carta puede comenzar con una apelación.

Esta pequeña parte del texto es sumamente significativa a los efectos de la comunicación. Un atractivo elegido correctamente no solo atrae la atención del destinatario, sino que también establece el tono adecuado para la correspondencia, contribuye al establecimiento y mantenimiento de las relaciones comerciales. La importancia de la apelación la determina el autor de la carta, la apelación le permite proporcionarse un oyente. El signo de puntuación que sigue a la apelación merece especial atención. La coma después de la apelación le da a la carta un carácter casual, el signo de exclamación enfatiza el significado y el carácter oficial. El llamamiento se imprime de forma centrada.

¡Estimado Mijail Petrovich!

¡Señorita Petrova!

Estimado Sr. Smirnov!

¡Señor presidente!

¡Estimados colegas!

La carta generalmente se redacta de acuerdo con el esquema: introducción, cuerpo, conclusión.

“De conformidad con el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de fecha 27 de junio de 2003 No. 620 “Sobre la aprobación del Reglamento Modelo ....”.

La parte principal contiene una descripción del evento, la situación actual, su análisis y evidencia.

La conclusión de la carta es una conclusión en forma de solicitudes, sugerencias, opiniones, rechazos, recordatorios.

Solo se deben usar abreviaturas, designaciones y términos aceptados oficialmente en letras. Los nombres de instituciones, organizaciones y cargos, títulos, unidades de medida, nombres geográficos y otros deben coincidir exactamente con los nombres oficiales.

La parte final del texto puede terminar con la expectativa de la ejecución de la solicitud, así como la fórmula de cortesía:

La carta puede contener sólo una parte final.

La marca sobre la presencia de archivos adjuntos se imprime dos intervalos debajo del texto de la carta desde el borde izquierdo del campo de texto si la carta tiene un archivo adjunto.

La firma está separada del texto por tres líneas.

Las visas de aprobación se emiten en una copia de la carta que queda en el archivo. Las visas se fijan en la parte inferior de la hoja de carta.

La marca sobre el ejecutante está impresa en el anverso o reverso de la última hoja del documento en el lado izquierdo del documento.

La fecha de la carta es la fecha de su firma.

Las cartas son firmadas por los funcionarios de acuerdo con la distribución de funciones y asignándoles el derecho de firmar documentos en las normas sobre divisiones estructurales y descripciones de puestos.

Antes de la "firma" requerida también puede haber una fórmula de cortesía, que se imprime desde el párrafo y se separa de la posición por una coma, por ejemplo:

La fórmula de cortesía podría verse así:

Tuyo sinceramente, …

Los mejores deseos, …

Con sincera gratitud,…

Sinceramente, …

El sello certifica la autenticidad de la firma de un funcionario en los documentos que certifican los derechos de las personas, fijando hechos relacionados con recursos financieros, materiales, etc. Las cartas que contienen obligaciones (cartas de garantía) que confirman hechos, eventos, cartas de contenido financiero están certificadas con el sello.

La impresión del sello en el documento puede capturar parte del título del cargo, pero no la firma del funcionario. La impresión del sello fijado debe ser bien legible.

El diseño de una carta comercial se muestra en la fig. 7.

Si el texto de la carta consta de dos o más párrafos, entonces la carta comienza con el quinto carácter (desde la línea de campo). El texto sin párrafos se puede imprimir directamente desde el margen izquierdo.

El cuerpo de la carta debe incluir tres elemento estructural: una parte introductoria que establece el motivo por el que se escribe la carta; parte probatoria; la parte final, en la que se exponen la solicitud, el consentimiento, la negativa, etc.

Es posible el orden inverso de construcción de la carta: la parte final se da antes de la prueba. Este orden es típico de cartas de organizaciones superiores.

Apéndice: en ... l., en ... copias.

Título profesional

líder (firma) Y SOBRE.

Posición

(firma) IO Apellido

00.00.0000

Intérprete (I.O. Apellido)

Teléfono (000 00 00)

ID de la copia electrónica del documento

Figura 7. diseño de carta comercial

Fecha de publicación: 2014-10-19; Leer: 6692 | Infracción de los derechos de autor de la página

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0.008 s) ...

plano de letras

1. En la primera frase introductoria, indique el propósito de su carta-representación de su empresa, producto, servicios.

Le escribo para presentarle nuestra empresa.

Le escribo para presentarle nuestra empresa.

Estoy muy contento de presentar nuestra empresa.

Me complace presentar nuestra empresa.

Además de nuestra conversación telefónica, me complace escribirle más sobre nuestra empresa y sus productos.

Continuando con nuestra conversación telefónica, estoy muy complacido de contarles más sobre nuestra empresa y los productos que produce.

Con referencia a nuestra conversación telefónica del 19 de mayo sobre el software educativo, me complace informarles.

De acuerdo con nuestra conversación telefónica del 19 de mayo, con respecto a los programas de capacitación, tengo el agrado de informarles.

Le escribo en relación con…

Te escribo sobre...

Con referencia a nuestra conversación telefónica esta mañana, le escribo para confirmar...

Según nuestra conversación telefónica de esta mañana, le escribo para confirmar...

Le escribo con respecto a...

Te escribo por...

Tal vez recuerde que nos conocimos e intercambiamos direcciones en el CeBIT'2004 en Hannover.

Tal vez recuerde que nos conocimos en CeBIT'2004 en Hannover e intercambiamos direcciones.

Somos una empresa importadora de herramientas para el mercado industrial y bricolaje.

Nuestra empresa importa herramientas para la industria y los consumidores del mercado del bricolaje.

2. Enumere las principales ventajas, innovaciones, ventajas del producto propuesto, servicios.

Esta es una nueva edición revisada que incluye más de 20 imágenes nuevas.

Esta es una nueva edición revisada, que incluye más de 20 imágenes nuevas.

3. Determina el segmento de mercado donde te propones presentar tu producto. Identificar a los consumidores potenciales.

Nuestros clientes son pequeños empresarios.

Nuestros clientes son pequeños empresarios.

Estamos trabajando para adolescentes.

Trabajamos para adolescentes. Hacemos productos para adolescentes.

Suponemos que nuestros productos serán de interés para familias jóvenes y personas con un nivel de ingresos más bien bajo.

Creemos que nuestros productos serán de interés para familias jóvenes y personas con ingresos bastante bajos.

4. Expresar una propuesta concreta de cooperación: mayorista o minorista, contrato de licencia, creación de una red de distribución, etc.

Estamos particularmente interesados ​​en relaciones de trabajo a largo plazo.

Estamos particularmente interesados ​​en relaciones laborales a largo plazo.

Estamos buscando empresas alemanas para crear una cadena de minoristas.

Estamos buscando empresas alemanas para crear una red minorista.

De hecho, solo nos interesan los acuerdos de licencia.

En realidad, solo nos interesan los acuerdos de licencia.

5. Si está adjuntando muestras de productos, debe explicar qué productos de la serie ofrece.

Adjunto 5 copias del software mencionado anteriormente.

Adjunto los 5 programas de muestra mencionados anteriormente.

Encuentre adjunto 3 unidades del "Smart Styler" para su evaluación.

Se incluyen 3 muestras de productos Smart Styler para pruebas y evaluación.

6. Expresar su disposición a responder todas las preguntas que puedan surgir durante la evaluación del producto.

Si hay más información que necesita, por favor póngase en contacto con nosotros.

Por favor, háganos saber si necesita más información.

Estaremos encantados de proporcionarle cualquier información adicional que necesite.

Estaremos encantados de proporcionarle cualquier información requerida.

Por favor, no dude en ponerse en contacto si necesita más información.

Por favor, háganos saber si necesita más información.

7. Termine la carta con una frase estándar, exprese la esperanza de cooperación.

Espero escuchar pronto de ti.

Esperamos con interés escuchar de usted.

Esperamos recibir una respuesta de usted pronto.

Esperamos hacer negocios con usted.

Esperamos trabajar juntos.

Estaríamos agradecidos por una pronta respuesta.

Estaremos encantados de saber de usted pronto.

Esperanza de cooperación futura.

Esperamos trabajar juntos. Con ganas de trabajar juntos.

8. Su firma, nombre y cargo

Regla de oro:

Enumere todos los logros, ventajas de su empresa, producto, servicio, sus personales deben ser honestos, sin exagerar indebidamente. Cualquier información puede ser fácilmente verificada.

Regla de oro:

Una carta comercial formal debe escribirse como personal, dirigida solo a él, el destinatario. ¡Sin frases frías y formales!

Todos los negocios globales se basan en relaciones personales, ¡y deben construirse!

Regla de oro:

La carta debe ser informativa y concisa y no ocupar más de una página. Recuerde, nadie leerá más de una página. Termina la carta con una indicación directa de lo que esperas de esta empresa. Es esta última frase la que más se recordará.

Regla de oro:

Al escribir cualquier carta, siempre debe guiarse por la fórmula:

KISS = Mantenlo corto y simple

Ejemplo 1. Representaciones de una empresa - desarrolladora de programas informáticos educativos.

Me complace mucho presentarles nuestra empresa y sus productos de software para una posible cooperación con su empresa.

Las versiones "abiertas" de nuestros productos de software interactivo contienen los últimos logros de las tecnologías modernas y hacen que el proceso educativo sea muy atractivo y eficaz. Esta versión "Abierta" es una combinación única de posibilidades para escuchar y leer textos, realizar experimentos informáticos y resolver una serie de problemas. Me gustaría señalar que existen no hay productos de software educativo de tal calidad en el mercado alemán en este momento.

La versión "abierta" es muy recomendable para estudiantes de secundaria y universitarios, así como para la autoeducación.

Esta versión "Abierta" incluye por el momento:

"Física abierta" (2 partes, 2 CD-ROM), alemán/inglés/ruso/francés y

"Open Math" (6 partes, 6 CD-ROM) alemán/inglés/ruso/francés.

El software mencionado anteriormente fue desarrollado por la empresa conjunta Open Learn Inc. (EE. UU.) – MATHEMATIC Ltd. (Rusia) y ampliamente utilizado en EE. UU., Rusia y Europa.

Dado que nuestro negocio se está expandiendo en la parte de Europa de habla alemana, estamos interesados ​​en contactos a largo plazo con minoristas de software alemanes y consideramos que Media Surep-Market es uno de los mejores.

Por lo tanto, busque el conjunto "Abierto" adjunto para su revisión y evaluación.

Tengo ganas de tener noticias de usted pronto.

Sinceramente tuyo,

Ejemplo 2

¿Estaría "Seans Printers" interesada en comercializar los nuevos y emocionantes cartuchos de tinta de "Russian Rainbow ink"?

He desarrollado y poseo todos los derechos de los cartuchos de tinta perfectos para "Impresoras Seans", que creo que podrían venderse excepcionalmente bien en una industria de impresoras como la suya.

El nuevo cartucho de tinta ofrece una variedad de beneficios a sus usuarios.

Los colores de la tinta son perfectamente frescos y brillantes.

El cartucho en sí es del mismo tamaño que el elemento que está utilizando ahora, pero contiene el doble de colores diferentes.

La calidad de impresión es superior en comparación con los modelos actuales que utilizó.

Sinceramente, creo que este producto encajaría muy bien con los precios realistas y los sólidos canales de distribución que parecen ser el sello distintivo de "Seans Printers".

Esta carta no es un intento generalizado de atraer a cualquiera que esté interesado en cartuchos de tinta nuevos.

Se está enviando únicamente a "Impresoras Seans", y realmente agradecería que se comunique conmigo lo antes posible para que podamos analizar más a fondo las perspectivas de este problema.

Considere el nuevo cartucho de tinta y déjeme saber su opinión.

Ejemplo 3

Una oferta para producir y vender en Rusia un producto propiedad de una empresa extranjera.

Me gustaría explorar la posibilidad de hacer algún negocio con su empresa.

Hace poco visité Boston y necesitaba un juguete como regalo para mi uso personal. Compré la "Caja Autoeducable" desarrollada por su empresa e hizo exactamente lo que necesitaba.

Se me ocurrió la idea de que, si se envasa correctamente y se marca correctamente, este producto podría resultar una herramienta de promoción muy eficaz, al menos para la educación.

Propongo producir y empaquetar su producto, junto con productos complementarios, y venderlo en Rusia inicialmente a nuestros clientes en el campo de librerías y bibliotecas. Creemos que este enfoque más directo para vender su producto ayudaría a establecer algunas relaciones significativas a largo plazo.

Me gustaría saber qué se podría resolver en la forma de un acuerdo de regalías/licencia para que usemos la "Caja autoeducable". Como un medio alternativo para vender su producto, esta podría ser una excelente forma de "Herramientas Mágicas" y "Caja Autoeducable" para el mercado ruso que, en este momento, está sin explotar.

Apreciaría sus pensamientos.

Sinceramente tuyo,

Ejemplo 4

Propuesta para encontrar una editorial en el extranjero para un libro de un autor ruso.

Como seguimiento a nuestra discusión de ayer, adjunto una copia de nuestro libro "Mercados emergentes" que fue publicado por Moscow Business Press. Ha sido muy bien recibido por la prensa.

Para la primavera de 1999, el libro tendrá publicado en cuatro idiomas: ruso, chino, danés y esloveno. Como les mencioné, me gustaría mucho ver también una edición americana. Creo que el tema de los Mercados Emergentes será muy oportuno en EE.UU. ¿Podría ayudarme a encontrar una buena editorial? Estaría muy agradecido.

Como tal cooperación ha evolucionado; También me gustaría considerar la posibilidad de hablar con algunos de sus colegas en Bergamon Press sobre el mismo tema.

¿Crees que habría interés?

Espero oír de ti.

Atentamente

tuyo sinceramente,

Ejemplo 5

Propuesta para recibir correspondencia empresa-educación.

Estimada señora Vancouver

Gracias por su interés en la Escuela de Negocios de la Universidad Abierta Mundial.

La Escuela de Negocios proporciona desarrollo gerencial diseñado para personas con empleo de tiempo completo. Al elegir este tipo de programa, podrá concentrarse en su propia organización y situación como base para la asignación práctica, mientras obtiene información sobre otras organizaciones e industrias a partir de estudios de casos y de la interacción con su grupo de estudio local.

La World Open University es la universidad líder en el mundo en "Aprendizaje abierto apoyado". Tiene más experiencia y conocimientos que cualquier otra universidad en brindar educación efectiva y de alta calidad para adultos con empleo de tiempo completo.

Nuestros programas son relevantes para su trabajo y carrera, y garantizan flexibilidad, donde aprende a un ritmo que se adapta a sus otros compromisos.

La World Open University es una universidad estatal británica reconocida, y el MBA de la Escuela de Negocios está acreditado por AMBA, que acredita solo el 30% superior de todos los programas de MBA europeos.

Antes de decidir su próximo paso, ¡aproveche nuestro servicio de asesoramiento local! Ofrecemos veladas informativas periódicas en Moscú y San Petersburgo o la elección de una cita personal en el momento que más le convenga.

Ejemplo 6. Respuesta a un anuncio de periódico que ofrece representar a una empresa rusa en los EE. UU.

Re: Su anuncio en el Business Weekly

Supe por Business Weekly que usted está interesado en representar a empresas rusas en los Estados Unidos.

Nuestra empresa aún no está representada en EE.UU. El año pasado encargamos a un instituto de investigación de mercado que investigara el mercado allí para las ventas de nuestros productos. Los resultados del estudio fueron muy alentadores y, por lo tanto, ahora estamos buscando un representante en esta región.

The Business Weekly escribió muy bien sobre sus logros como una empresa nueva, por lo que creo que podríamos cooperar con éxito.

Por lo tanto, ¿podría darme algunas referencias y una lista de las empresas que representa?

Envíeme por correo o fax las referencias, junto con el nombre y número de teléfono de un contacto con quien pueda discutir el proyecto en detalle.

Con la esperanza de una futura cooperación.

Sinceramente tuyo,

Ejercicio 1. Una oferta para representar a una empresa extranjera en Rusia.

A continuación se muestra el texto de la carta de oferta de servicios de representación de una empresa rusa para una determinada empresa extranjera. El texto de la carta está fragmentado arbitrariamente. Usando el plan anterior para compilar tales letras, elabore una fórmula de letra para una letra real. Compruebe el resultado haciendo clic en el botón "Comprobar".

Estimado señor Heathrow

d. Si está interesado en ser representado en Rusia, estoy seguro de que estará satisfecho con nuestros servicios.

b. Nuestra empresa "Soft-System" ha estado trabajando en la industria del software durante más de 10 años, y estamos muy interesados ​​en representarlo y vender su software de sistema en Rusia. Háganos saber si está interesado en distribuir su software en Rusia.

una. Recibimos su dirección de la sucursal de Moscú de la Cámara de Comercio Estadounidense.

mi. Adjuntamos un folleto y más detalles de nuestra organización para su información.

F. Espero con interés escuchar de usted pronto,

C. Actualmente representamos a dos empresas americanas y una francesa de gran renombre aquí en Rusia. Me gustaría señalar que disfrutamos de resultados de ventas superiores a la media. Empleamos un personal de ventas bien capacitado y eficiente, y también contamos con instalaciones y medios de transporte adecuados.

Sinceramente tuyo,

Respuesta correcta: a, b, c, d, e, f.

A continuación se muestra el texto recuperado de la carta.

Ejemplo 7. Una oferta para representar a una empresa extranjera en Rusia.

Estimado señor Heathrow

Recibimos su dirección de la sucursal de Moscú de la Cámara de Comercio Estadounidense.

Nuestra empresa "Soft-System" ha estado trabajando en la industria del software durante más de 10 años, y estamos muy interesados ​​en representarlo y vender su software de sistema en Rusia. Háganos saber si está interesado en distribuir su software en Rusia.

Actualmente representamos a dos empresas americanas y una francesa de gran renombre aquí en Rusia. Me gustaría señalar que disfrutamos de resultados de ventas superiores a la media. Empleamos un personal de ventas bien capacitado y eficiente, y también contamos con instalaciones y medios de transporte adecuados.

Si está interesado en ser representado en Rusia, estoy seguro de que estará satisfecho con nuestros servicios.

Promesas:- urgente, espectro (de servicios)–ancho, descuento–significativo / insignificante, propuesta–constructivo, desacuerdo–material/insignificante, rentabilidad–alto/bajo, cálculos–preliminar o final etc.

carta de agradecimiento al proveedor

Carta #1:
Estimado Iván Ivánovich,

expresa su gratitud Delopis.ru LLC para una cooperación mutuamente beneficiosa y fructífera durante varios años.

Su empresa es una empresa con la que es realmente interesante trabajar, porque Delopis.ru una empresa de desarrollo muy dinámico, lanzando cada año al mercado nuevos productos de excelente calidad. Me gustaría señalar por separado que, solo seis meses después de ingresar al mercado, pudo ganar a su cliente habitual.

Esperamos el lanzamiento.

Esperamos que en los próximos Septiembre 2013 año de la exposición Delopis.ru LLC una vez más complacernos con sus nuevos productos.

Delopis.ru es un equipo de profesionales con los que puedes tratar!

Sinceramente,
Petr Petrov

Carta #2:
Estimado Iván Ivánovich,

Empresa Delopis.ru es ganadora reiterada en licitaciones para la compra de productos y servicios para las necesidades del estado, se ha consolidado como un socio proveedor confiable.

Para todo el período de cooperación, a partir de 2005 años, las entregas se realizaron a tiempo y en su totalidad.

En el proceso de trabajo, los empleados de la empresa mostraron nivel alto profesionalismo y habilidades de comunicación.

Expresamos nuestra gratitud por muchos años de trabajo conjunto y esperamos una cooperación más fructífera.

Sinceramente,
Petr Petrov

Carta #3:
Estimado Iván Ivánovich,

Expresamos nuestro agradecimiento a la empresa. Delopis.ru para el cumplimiento puntual de las fechas de entrega, trabajos de instalación a cargo de un equipo de instaladores profesionales con amplia experiencia y alta profesionalidad en su ramo. Me gustaría destacar especialmente la alta calidad de los productos, que ha demostrado ser del mejor lado durante todo el período de funcionamiento.

Sinceramente,
Petr Petrov

Carta #4:
Estimado Iván Ivánovich,

La empresa expresa su gratitud y aprecio por la entrega oportuna y de alta calidad del equipo, por un enfoque atento a la tarea.

También queremos expresar nuestro agradecimiento personal al jefe de departamento Alexey Alexandrovich Semchenko por su profesionalidad, paciencia y destreza en tan pronto como sea posible resolver problemas.

Sinceramente,
Petr Petrov

Carta #5:
Estimado Iván Ivánovich,

Gracias Delopis.ru LLC para la entrega oportuna de productos a las instalaciones de reparación de la ciudad tver.

se ha establecido como un proveedor confiable que envía equipos completos y a tiempo. Productos entregados de alta calidad constante, aprobados todos pruebas necesarias y certificación.

Además, brinda a nuestra empresa soporte de información, brindándole asesoramiento profesional en todo el espectro de equipos eléctricos.

Gracias por su cooperación, respuesta rápida a los volúmenes declarados. Estamos listos para seguir trabajando en proyectos conjuntos.

Sinceramente,
Petr Petrov

Carta #6:
Estimado Iván Ivánovich,

gracias al equipo Delopis.ru y a usted personalmente por su exitosa y fructífera cooperación con nosotros en el mercado de la construcción de la ciudad Moscú.

Durante el período de nuestro trabajo conjunto, la empresa Delopis.ru se ha consolidado como un proveedor confiable de productos de calidad, capaz de realizar tareas complejas a un alto nivel profesional.

Les deseo sinceramente a usted y a su empresa prosperidad y más éxito en la implementación de nuevos proyectos.

Sinceramente,
Petr Petrov

Las cartas de solicitud son una parte integral, importante y necesaria de la correspondencia comercial. Por un lado, se trata de solicitudes diplomáticas y con tacto sobre temas de actualidad, por otro lado, son una herramienta para lograr ciertos objetivos del destinatario. El propósito de cualquier carta de solicitud es alentar al destinatario a tomar ciertas medidas necesarias para el autor de la carta. ¿Cómo escribir una carta de solicitud para acercarse lo más posible a una respuesta positiva?

Cualquier carta de solicitud debe incluir una justificación bien pensada y una declaración clara de la solicitud. Además, puede utilizar técnicas que aumentan la eficacia de la escritura.

Paso 1. ¿A quién le preguntas?

Diríjase al destinatario personalmente, es mejor, por nombre y patronímico:

"¡Estimado Ivan Ivanovich!", "¡Estimado Sr. Ivanov!"

En primer lugar, expresa su respeto al destinatario y, en segundo lugar, una solicitud dirigida a una persona específica le impone la responsabilidad de su implementación. Hay situaciones en las que una solicitud se dirige a un equipo o un grupo de personas. En este caso, también es conveniente personalizar al máximo el recurso:

"¡Estimados colegas!", "¡Estimados gerentes!", "¡Estimados empleados jóvenes!", "¡Estimados oficiales de personal!"

Paso 2. ¿Por qué me contactan?

Felicite al destinatario. Haciendo un cumplido al destinatario, respondes a su pregunta: "¿Por qué me diriges esta pregunta?" Tenga en cuenta sus logros pasados ​​o cualidades personales.

“Siempre estás listo para escuchar y encontrar la mejor manera de resolver el problema de casi todos los que recurrieron a ti. Y, debo darte crédito, me ayudaste mucho”.

"Eres el principal experto en la materia...".

"Has ayudado a muchos las preguntas mas dificiles en el campo de…".

Esta técnica permitirá al destinatario observar más de cerca la solicitud e intentar encontrar una oportunidad para satisfacerla. follarla

Un cumplido es apropiado cuando se trata de solicitudes no estándar, cuando necesita ganarse al destinatario, cuando necesita prestar atención a ciertos méritos y cualidades que son necesarios e importantes para cumplir con su solicitud.

Es muy importante no cruzar la línea entre un cumplido y un halago grosero. Ser sincero.

Paso 3. Justificación de la solicitud

Cualquier solicitud debe estar justificada por qué está haciendo esta solicitud en particular. Introduzca el destinatario en el contexto de su problema.

En esta etapa, debe seleccionar los tres argumentos más significativos para el destinatario. Lo mejor es construir argumentos de acuerdo con el esquema: fuerte - medio - más fuerte.

Las solicitudes vienen en diferentes niveles de complejidad, por lo que el destinatario no siempre está interesado en cumplir con las solicitudes de alguien. Necesita estar convencido de que cumplir con la solicitud conlleva un beneficio potencial:

Interesar al destinatario

Ofrezca implementar alguna oportunidad atractiva para él relacionada con el cumplimiento de su solicitud:

“En todo momento, las personas emprendedoras y de negocios buscaron no solo lograr el éxito material, sino también dejar su huella en la historia de la Patria, ser recordadas por sus buenas obras, ganarse el respeto”.

« La actividad exitosa de cualquier comunidad profesional es, ante todo, la comprensión y el apoyo de Sindicatos amigos, la participación en eventos y proyectos conjuntos.».

« Por supuesto, tu gran objetivo es una ciudad limpia y cómoda para las personas.».

O exprese un problema que sea muy relevante para su destinatario:

“Tú, como sabio maestro de la ciudad, probablemente estés preocupado por las caminatas erráticas de los niños. diferentes edades en lugares no aptos para ello, lo que provoca una mayor frecuencia de accidentes y un aumento de la delincuencia juvenil.

“Ha habido un aumento en las llamadas a su departamento sobre cuestiones secundarias, lo que consume una gran cantidad de tiempo de trabajo invaluable”.

Muestre cómo su solicitud puede ayudar a materializar la oportunidad:

« Y hoy, cuando nuestro país depende de los jóvenes, es difícil encontrar una causa más necesaria y sagrada que ayudar a los jóvenes de familias disfuncionales. Hay personas en nuestra ciudad que ya están brindando dicha asistencia: bajo los auspicios de la oficina del alcalde, nuestro centro de caridad "Patrimonio" opera con donaciones de la gente del pueblo, que enseña artesanías populares a adolescentes difíciles. ».

O resolver el problema:

“El equipamiento de lugares especializados para el pasatiempo de niños de diferentes edades ayudará a reducir el nivel de delincuencia juvenil y minimizar los accidentes de tránsito que involucran a niños”.

Describa el significado de la solicitud.

Cuando no hay nada que ofrecer al destinatario o en el contexto de esta solicitud es inapropiado, es mejor poner al destinatario al día. Aquí debe describir la situación tan completamente como sea necesario para comprender la relevancia de la solicitud y la importancia de su implementación. El significado de la solicitud debe describirse de tal manera que "tome el alma". Si la solicitud no pertenece a la categoría de "conmovedora", entonces debe mostrarle al destinatario las relaciones de causa y efecto, lo que garantizará que el destinatario cumpla con la solicitud.

“Desde (fecha), según el contrato de arrendamiento No. X, la renta por 1 m 2 es de 20 u.m. en un día. En los últimos tres meses, ha habido una disminución en la actividad comercial debido a la inestabilidad económica y el malestar social. La ganancia promedio del comercio es de $ 10. por día, que no alcanza ni para pagar el alquiler. Si no se toman medidas, los empresarios privados se verán obligados a cerrar sus puntos de venta lo que podría afectar negativamente sus ingresos.

Por lo tanto, debe dejar claro al destinatario que el cumplimiento de la solicitud conlleva la perspectiva de recibir beneficios tangibles o intangibles.

Paso 4 Declaración de solicitud

Cuando el destinatario esté preparado, puede indicar la solicitud real. El texto de la solicitud debe ser lo suficientemente conciso y extremadamente claro. En ningún caso debe contener ambigüedad o subestimación. Por ejemplo, si estamos hablando de reducción de renta, es importante indicar a qué nivel:

“Le pedimos que reduzca el nivel de alquiler hasta que la situación se estabilice en 5 USD. por m2 por día.

Si estamos hablando de la prestación de servicios, especifique la solicitud tanto como sea posible, indicando las fechas deseadas, el precio, etc.:

« Para equipar un taller de cerámica, necesita un horno para cocer cerámica, le pedimos que nos ayude a adquirirlo. El costo del horno con la instalación es de 998 mil rublos.».

En este ejemplo, no está del todo claro qué tipo de asistencia se requiere del destinatario. Mejor ser más específico: "Le pedimos que ayude en la compra de un horno para cocción de cerámica mediante la transferencia de 333 mil dólares a la cuenta de liquidación de la empresa para la producción e instalación de hornos".

Pidas lo que pidas, el destinatario debe saber exactamente cuándo, qué, cuánto ya qué precio lo quiere recibir. Una solicitud generalizada corre más riesgo de ser rechazada porque el destinatario no siempre tiene el tiempo y las ganas de ocuparse de los detalles. Además, corres el riesgo de no obtener lo que deseas al trasladar la iniciativa al destinatario.

Por ejemplo, los empresarios privados escribieron una carta solicitando una reducción de la renta, pero no indicaron a qué nivel quieren reducir la renta:

“Le pedimos que reduzca el nivel de la renta hasta que la situación se estabilice”.

Como resultado, recibieron una reducción en la renta, pero insignificante (en un 1% de la existente). Por lo tanto, su solicitud fue concedida, pero poco cambió en la posición de los iniciadores de la carta.

En algunos casos, el texto de la solicitud puede ponerse en negrita para que destaque en el texto, pero no abuses de esta técnica.

Paso 5. Resuma su solicitud.

Repita su solicitud y enfatice qué beneficio recibirá el destinatario si se cumple la solicitud. La solicitud debe modificarse ligeramente. Es mejor construir una oración de acuerdo con el esquema: "Si cumple con la solicitud, entonces será feliz".

“Si nos acompaña y baja la renta por un tiempo hasta que la situación en la región se estabilice, no solo podrá salvar más de 150 empleos, sino que tampoco tendrá pérdidas globales debido a la falta total de renta. ”

Pero puede haber otras opciones:

“Puede estar seguro de que cada rublo de sus donaciones benéficas se destinará a una buena causa y ayudará a los niños que se encuentran en una situación difícil a crecer y convertirse en ciudadanos dignos”.

"Puede estar seguro de que la sonrisa de cada niño le dará satisfacción moral por su difícil trabajo, y sus esfuerzos y esfuerzos son una inversión en ciudadanos dignos y felices del futuro cercano".

Lo principal es repetir el significado de la solicitud y los beneficios de su implementación. El beneficio no tiene que ser material. Recuerda que el destinatario es una persona, y los sentimientos no le son ajenos.

EJEMPLO:

Y no se olvide del diseño de la carta: esta es la "cara" de la organización. Si el iniciador de la carta de solicitud es una organización, dicha carta se redacta en papel con membrete firmado por el jefe o la persona autorizada. Si es una persona privada, basta con cumplir con las normas básicas en la disposición de los elementos de la carta. Estos detalles son legal y psicológicamente muy importantes para el destinatario y la formación de la imagen correcta del remitente.

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	-	¿Envía cientos de argumentos de venta, solicitudes y otros correos electrónicos comerciales todos los días, pero no recibe el mensaje que desea? ¿No sabe cómo recordar discreta y cortésmente al destinatario sus obligaciones? Entonces la capacitación en línea definitivamente lo ayudará. "Habilidades de redacción comercial"! Puede revisarlo en cualquier momento conveniente.	-	-
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A través de correspondencia de negocios no solo existe la coordinación de las actividades comerciales, sino también la recopilación de la información necesaria para esta organización, que será solicitada durante varias auditorías de informes. Por lo tanto, en primer lugar, las tareas de los empleados administrativos incluyen el mantenimiento correcto de los registros comerciales, para lo cual se están desarrollando diversas instrucciones y formularios internos. La ventaja de un formulario estándar es que la persona lo rellena automáticamente, ahorrando así su tiempo y el de la empresa.

La correspondencia comercial debe contener:

Información confiable y completa;
- un resumen debido a la falta de narración;
- tono neutral de la dirección, pero de una manera amistosa;
- una cadena lógica, y no una evaluación emocional de los hechos presentados.

¿Cómo escribir una carta comercial?

Lo más importante es decidir qué tipo de carta comercial es adecuada para esta situación. Hay varios tipos de ella:

Recordatorio;
- la confirmación;
- rechazo;
- carta de envio;
- invitación;
- garantía;
- información;
- una carta con un aviso y una orden.

Como regla general, tales cartas comerciales requieren una respuesta que contenga una solicitud, oferta, apelación, solicitud o demanda en su contenido.

Reglas para escribir una carta comercial.

El tono de una carta comercial conlleva una carga emocional muy importante, ya que las faltas de respeto veladas aún se traslucen con técnicas de comunicación impecables. Debe tener especial cuidado al escribir una carta comercial que contenga una negativa. En este caso, no debe indicar la negativa al comienzo de la carta. En la primera parte del mensaje deberás dar argumentos convincentes a favor de tu punto de vista, para ello puedes utilizar fórmulas como

- “Lamentablemente, no podemos satisfacer su solicitud”;
- “Lo sentimos mucho, pero no es posible satisfacer su deseo”, etc.

En caso de rechazo, es importante recordar que nuestra tarea es rechazar, pero no perder al cliente, socio, etc.

Entonces, las reglas básicas para escribir una carta comercial:

Para la correcta asimilación de la esencia de la carta, es necesario repetir varias veces en el texto la petición dirigida al destinatario;
- en la carta de denegación es importante indicar las razones por las que no se puede satisfacer esta solicitud;
- el rechazo de oferta es una fórmula de rechazo.

Idioma de la correspondencia comercial.

Es importante que el lector de la correspondencia comercial capte solo su esencia y no el idioma en el que está escrita. Es en esta condición que radica el dominio de las reglas para escribir una carta comercial, que se desarrolla a lo largo de muchos años de experiencia.

Cabe recordar que en una carta comercial:

Es necesario utilizar palabras sencillas sin empobrecer el contenido;
- use verbos con más frecuencia que adjetivos; esto hará que el texto de la carta sea dinámico;
- mantenerse cerca del significado de la apelación, sin entrar en detalles y razonamientos;
- no utilice oraciones largas, ya que dispersan la atención del lector;
- la transición entre frases debe ser lógica e imperceptible;
- Utilizar el menor número posible de pronombres.

Una carta comercial se distingue por la alfabetización y el estilo.

Redacción de correspondencia comercial.

Cuando escriba una carta comercial, recuerde que parte superior(1/4 hoja A4) debe quedar libre para papel con membrete. También en esquina superior La carta indica el número y la fecha de salida, que se registran en un diario especial de correo saliente.

En la esquina inferior izquierda se indica el cargo, apellido y firma del gerente, y al final de la hoja se indica el apellido del albacea de la carta comercial con su número de teléfono para información adicional.

Así, una carta comercial consta de tres partes: la esencia de la solicitud, su justificación y la información de respaldo.

Al responder a una carta, la primera parte del contenido debe hacer referencia a la última carta del destinatario. Si hay una correspondencia extranjera, para una mayor claridad, es necesario adjuntar un folleto a la carta, cuyo enlace se indicará en esta carta. Es muy importante terminar una carta de este tipo con agradecimiento por la cooperación y la frase "Atentamente (nombre) ..."

intentas, escribes, seleccionas las palabras necesarias, ¡y todo es inútil! Un socio o inversionista potencial no abre ni se desplaza a través de su carta comercial sin siquiera dignarse una respuesta. ¿Situación familiar? En nuestro nuevo artículo, le contamos cómo llevar a cabo la correspondencia comercial correctamente y qué escribir en una carta para que se lea hasta el final.

¿Para quién es este artículo?

Solo tenga en cuenta: estamos hablando de correos electrónicos. Si alguien más usa el correo regular, le aseguramos que las reglas son las mismas. En principio, todas estas reglas también se aplican a los envíos regulares, sobre los que ya hemos escrito. Ahora estamos hablando de la correspondencia comercial. Si tu:

• un emprendedor que se comunica con personas importantes para el negocio;
• un empleado que escribe al jefe oa la futura gerencia;
• una persona interesada en los fundamentos de la etiqueta de Internet y la psicología humana - entonces siéntete libre de leer, será interesante.

Características de la correspondencia comercial.

• presentación suave y tranquila, que no debe confundirse con un lenguaje burocrático seco;
• comunicación estrictamente sobre el caso - para transmitir cierta información al destinatario;
• pequeño volumen: la hoja A4 es más que suficiente;
• Observancia de subordinación, no familiaridad. En casos especiales, cuando se desarrolla una relación informal, no laboral, con el destinatario de una carta comercial, por supuesto, esta regla puede pasarse por alto. Pero no será una carta comercial, sino amistosa, ¿de acuerdo?
• una solidez especial le da una carta escrita en el membrete de la empresa. Debe contener el logotipo y el nombre, detalles y datos de contacto, dirección del sitio.

tipos de cartas comerciales

1. Informativo. Estas cartas no requieren una respuesta: las escribe para informar al destinatario sobre cierta información. Por ejemplo, tienes una tienda online y anuncias que mañana es el último día de descuentos. O que los precios cambien. Hay muchos tipos de cartas informativas: pueden declarar intenciones, recordarle un evento importante, confirmar la entrega y recepción de mercancías, etc.

2. Cartas con solicitudes. ¡Con qué frecuencia los empresarios, especialmente los principiantes, tienen que escribirlos! Estos son llamamientos a los inversores con una solicitud para patrocinar su proyecto genial, innumerables propuestas de cooperación, todo tipo de solicitudes para obtener, por ejemplo, alguna información.

3. Cartas postales: algo que a veces debe escribirse después de reunirse con el destinatario. En esta carta, recuerde el tema principal de su reunión, exprese su actitud al respecto, enfatice que desea continuar la cooperación y ofrezca su opción para la hora y el lugar de la próxima reunión.

4. Garantía. Si ya ha acordado la cooperación, es posible que pronto necesite este tipo de cartas. En ellos, das garantías de que cumplirás con tus obligaciones: harás el trabajo a tiempo, pagarás el servicio, traerás la mercancía a tiempo, etc.

5. Las cartas de trabajo son las que cualquier empresa envía y recibe todos los días. Esta es la correspondencia con socios y clientes: celebración de contratos, discusión y negociaciones, familiarización con la lista de precios y el catálogo de productos, recordatorios de reuniones: procesos de trabajo de rutina.

6. Cartas de reclamación: sí, es necesario y así. Por lo general, se escriben cuando un lado no está satisfecho con las acciones del otro. Y no solo acciones, sino obligaciones consagradas en el contrato. Por ejemplo, Vasya llegó a un acuerdo con los proveedores de bienes, y ellos, tales rábanos, retrasan constantemente los plazos. O compró un auto y se descompuso.

7. Las cartas de no trabajo son mensajes que no están directamente relacionados con sus actividades. Estas son felicitaciones, gracias por el trabajo e incluso condolencias: todo sucede en la vida.

1. Título. Redactar encabezados de correo electrónico es toda una ciencia. Hablamos de trucos secretos con más detalle en el artículo.. En definitiva, los títulos de las cartas comerciales deben ser lo más útiles posible para el destinatario.

Las provocaciones y el humor no son adecuados aquí: escribimos a gente seria, ¿recuerdas? Ahora, si llegas a conocer mejor a la persona, entonces puedes intentarlo, pero por ahora es mejor no arriesgarse.

1. Introducción. Al igual que una carta comercial regular, comienza con una introducción o preámbulo. En él saludas y dices la esencia misma, la carne misma. Cuide el tiempo del destinatario: dígale inmediatamente lo que necesita de él. “Yo, Vasya Pupkin, se me ocurrió una puesta en marcha genial en el campo del marketing en Internet (construcción, belleza, industria, automóvil, según su campo de actividad) y les pido que se familiaricen con él y lo apoyen financieramente. El principal error en esta etapa: difundir pensamientos a lo largo del árbol, murmurar, no pasar a la esencia del problema.
2. La parte principal Aquí todo es simple: usted dice en detalle cuál es su idea, expone los hechos y argumentos que pueden interesar al destinatario. Si volvemos a Vasya y su puesta en marcha, nos explicará cuál es su esencia, beneficio y beneficio para la humanidad en general y para el destinatario de la carta en particular. Dará cifras y hechos, la opinión del público objetivo, la opinión de los expertos. ¡Creemos en Vasya, él puede!
3. La cosa más importante. Si preguntas, vuelve a preguntar. Si está preguntando, sea específico y específico. Si espera cooperación, una vez más formule claramente su oferta. Y todo esto en unas pocas líneas.
4. Conclusión. Gracias por su atención y exprese su esperanza de que el destinatario le responda o tome otra acción necesaria. Utilice una llamada a la acción como en venta de textos o .
5. Especifique sus datos: nombre completo, contactos, nombre de la organización y sus detalles.
6. Archivos adjuntos. A menudo esto se olvida, pero en vano. Muchas personas encuentran que la información visual es más fácil de apreciar que solo letras y líneas. Adjunte fotos a la carta para tener la idea más completa del asunto de la carta, adjunte los documentos necesarios para asegurar al destinatario su solvencia y seriedad de intenciones.

Errores de correo electrónico comercial más comunes

1. No digas hola. Sí, miles de personas educadas y educadas por alguna razón se olvidan de saludar, comenzando una carta con las palabras "Estimado (s) ..." Por supuesto, es bueno ser respetado, pero nadie ha cancelado un simple saludo humano.
2. Como ya se mencionó, para difundir el pensamiento, es decir, el pensamiento, a lo largo del árbol. Si salta de uno a otro, aprenda a formular pensamientos y, si no hay tiempo, contrate redactores y periodistas; definitivamente lo ayudarán.
3. Habla en un lenguaje seco y sin vida. Deje todos estos "teniendo en cuenta", "si es posible" a los funcionarios: no se expresa así en la vida real, entonces, ¿por qué debería hacerlo su destinatario? ¡Ten piedad de la persona, escribe lo más simple posible!
4. Al mismo tiempo, no se deslice hacia la familiaridad. Hay dos estilos en la correspondencia comercial: personal y formal. En personal, te comunicas en primera persona, es decir, "Yo, Vasya Pupkin, te ofrezco ..." En los pronombres personales formales, generalmente se reemplazan con un medio neutral "Horns and Hooves Company te ofrece ..." el estilo está más cerca de usted y cuánto se correlaciona con el campo de actividad de su destinatario: usted decide. Si tu pareja es una persona joven y moderna, siéntete libre de escribir en primera persona. Si necesita comunicarse con agencias gubernamentales, organizaciones municipales, es mejor no tentar al destino y comunicarse de manera neutral. Ellos te responderán, ¡están obligados! - pero puedes causar una impresión negativa. Se relevante.
5. Ser infundado. Puede decir cien veces qué oferta rentable y qué idea genial tiene, pero ¿cuál es el punto sin pruebas? Los empresarios están acostumbrados a operar con hechos, no creen en las bellas palabras e imágenes. Cifras, hechos, detalles: esa es su arma principal.
6. No hables, pero vete. Imagine que usted mismo recibe una carta comercial de Vasya Pupkin. Lo abres, empiezas a leer, y ahí... alabando por completo a Vasya y su producto. Estoy feliz por Vasya, podrías pensar, pero ¿cuál es el punto? Pero si Vasya le dice cómo puede ayudarlo, qué beneficios traerá y qué tan pronto se amortizará la inversión, entonces se volverá interesante.
7. Errores, omisiones, diseño descuidado (fuente diferente, sin espacios) - sin comentarios.
8. Uso excesivo de jerga. Incluso si usted y su destinatario trabajan en el mismo campo con una jerga profesional especial, use expresiones específicas con cuidado. Es mejor insertarlos en el texto al mínimo, descifrar abreviaturas, explicar el significado de algunas palabras. ¿De repente tu interlocutor tiene 60?
9. Irrelevancia. Todavía esperamos a Vasya. Vasya es inteligente, no enviará ofertas sobre su inicio en el negocio automotriz a los propietarios de salones de belleza. ¡Y cuántos Sing y Kol cometen tal error! Cómo crear una base de datos de direcciones para enviar ofertas comerciales está bien escrito en el artículo.

Cómo no hacerlo y cómo hacerlo. ejemplo real

Y aquí está: la pregunta más importante que la mente colectiva ahora responderá. El editor Pavel Molyanov recientemente realizó una competencia entre los suscriptores de su grupo en VKontakte