Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə keçid haqqında sərəncam. Sifariş və göstəriş: müəssisədə verilməsi qaydası. Tipik marşrut "Qubernatorun Protokolunun təsdiqi"

Bir təşkilatda elektron sənəd idarəetməsi bütün mərhələlərdə sənədlərlə işləmə prosesini optimallaşdırmağa imkan verir: layihənin tərtib edilməsindən hazır nüsxənin təsdiqlənməsinə və göndərilməsinə qədər. Bir təşkilatda elektron sənəd idarəetmə sisteminin necə tətbiq olunacağını və şirkətin müxtəlif şöbələrində istifadəsinin xüsusiyyətlərinin nədən ibarət olduğunu materialımızda sizə xəbər verəcəyik.

Müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi

Bir təşkilatda elektron sənəd idarəetməsinin həyata keçirilməsi bir neçə mərhələdə baş verir:

Mərhələ 1. Mövcud sənəd idarəetmə sisteminin təhlili

Sənədlər kağız və ya elektron formada şirkətdə yaradıla və ya şirkət tərəfindən qəbul edilə bilər. Təhlil şirkətin sənəd dövriyyəsindəki çatışmazlıqları aşkar edə bilər:

  • sənədlərin itirilməsi;
  • onların həddindən artıq təkrarlanması;
  • uzun təsdiqləmə müddəti;
  • kağız sənədin çapı və ya skan edilmiş şəklinin alınması xərcləri və s.

Şirkətin mövcud sistemi sənədlərlə işləmək üçün daha müasir tələblərə cavab verməyə bilər, məsələn:

  • rahat axtarış mexanizmi;
  • sənədlə işin bütün mərhələlərində operativ nəzarət;
  • səlahiyyətli redaktə və təsdiqləmə imkanı.

Həmçinin şirkətdə sənəd dövriyyəsinin xüsusiyyətləri ilə bağlı sistemə dair digər tələblər.

Mərhələ 2. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə tələblərin formalaşdırılması və onun həyata keçirilməsi planının işlənib hazırlanması

Bu mərhələdə şirkət rəhbərliyinin və İT mütəxəssislərinin səyləri elektron sənəd idarəetmə sistemi vasitəsilə həll olunan məqsəd və vəzifələri bacarıqla müəyyən etmək üçün birləşdirilir. Sistem ən azı aşağıdakıları təmin etməlidir:

  • sənədlərin daxilolma və çıxış qeydiyyatına nəzarət;
  • kağız sənədlərin elektron formaya tərcüməsi (onların skan edilməsi və tanınması);
  • şirkətin struktur bölmələri arasında sənədlərin mübadiləsi;
  • sənədlərin qruplara təsnifləşdirilməsi;
  • əsas parametrlərdən və mətndən istifadə edərək sənədin sürətli axtarışı;
  • ehtiyat və arxiv nüsxələrinin yaradılması;
  • giriş hüquqlarını idarə etmək bacarığı;
  • digər problemlərin həlli.

Ayrı-ayrılıqda, birbaşa şirkətin özündə yaradılan sənədlərlə işləmək üçün tapşırıqlar tərtib edilir. Sistem imkan verməlidir:

  • sənədlərin layihələrini yaratmaq, düzəltmək, əlaqələndirmək;
  • icraçılara müəyyən edilmiş müddətdə nəzarət etmək;
  • bütün hərəkətləri sənədlə qeyd etmək və s.

Verilmiş tapşırıqları nəzərə alaraq, şirkətdə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi üçün plan tərtib edilir.

Mərhələ 3. Sistemin iş reqlamentlərinin işlənib hazırlanması

Qaydalarda:

  • sistemin əsas qaydaları müəyyən edilir;
  • elektron sənəd dövriyyəsində iştirak edən sənədlərin siyahısı müəyyən edilir;
  • onların şablonları və formatları təsdiq edilir;
  • kağız sənədlərin elektron sənədlərə çevrilməsi texnologiyasını təsvir edir;
  • sənədlərə giriş qaydaları ətraflı təsvir edilmişdir;
  • sistemin işinin digər nüansları deşifrə edilir.

Mərhələ 4. Sistemin işə salınmasına hazırlıq və istifadəçilərin öyrədilməsi

Tətbiq mərhələsində elektron sənəd dövriyyəsi sistemi sınaqdan keçirilir və lazımi aparat və proqram təminatı parametrləri hazırlanır. Parollar təyin edilir, sistemə girişin xüsusiyyətləri personala izah edilir.

Bundan əlavə, işçilərə elektron sənəd dövriyyəsi sistemində işləmək üçün təlimatlar üzrə biliklər öyrədilir və sınaqdan keçirilir.

Mərhələ 5. Sistemin rəsmi işə salınmasının qeydiyyatı

Müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsi sistemini işə salmaq üçün əmr və ya göstəriş vermək lazımdır. Ona nə daxil edəcəyinizi növbəti hissədə sizə xəbər verəcəyik.

Elektron sənəd dövriyyəsinə keçid haqqında sərəncam

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin qanuni olaraq fəaliyyətə başlaması üçün əmr verilir ki, burada:

  • sistemin başlama tarixi göstərilir;
  • müşayiət olunan təşkilati sənədlərin (qaydalar, təlimatlar, qaydalar) qüvvəyə minməsi təsdiq edilir;
  • sistemə giriş hüququ verilmiş şəxslərin siyahısı təsdiq edilir;
  • brifinqlərin və işçilərin təlimlərinin vaxtları ətraflı təsvir edilmişdir;
  • elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi ilə bağlı digər nüanslar deşifrə edilir.

Bütün cəlb edilmiş işçilər əmrlə tanış olmalıdırlar.

Elektron sənəd dövriyyəsi haqqında Əsasnamə

Bəzən şirkətlər elektron sənədlərlə işləmək üçün ayrı bir sənəd hazırlayır, bütün müvafiq təlimatları və qaydaları özündə birləşdirirlər. Bu sənəd “Elektron sənəd dövriyyəsi haqqında Əsasnamə” adlanır.

Bu müddəaya nə daxil ediləcəyinə və sistemlə işləmək üçün müəyyən məsələlərin nə dərəcədə təfərrüatlı olmasına şirkət özü qərar verir. Təxmini bölmələr dəsti şəkildə göstərilmişdir:





Elektron sənəd idarəetmə sistemi: avtomatlaşdırma proqramları, əhatə dairəsi, sənaye xüsusiyyətləri

Müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsinin təşkili bahalı və əmək tutumlu prosesdir. Hamı eyni vaxtda bütün işləri avtomatlaşdıra və sənədlərlə işin bütün zəncirlərini vahid sistemdə birləşdirə bilməz.

Müəssisənin fəaliyyətinin ən azı müəyyən sahələrini avtomatlaşdırmağa və mümkün olan minimum elektron sənəd dövriyyəsini təşkil etməyə imkan verən ixtisaslaşdırılmış proqramlar köməyə gəlir. Bir təşkilatda elektron sənəd dövriyyəsi üçün bu cür proqramlar hətta ən kiçik sahibkarlıq subyektləri üçün də mövcuddur. Adətən onlar kadr sənədlərinin hərəkəti elementləri ilə mühasibat uçotu ehtiyacları (mühasibat və vergi uçotu) üçün alınır.

Bu, müəssisədə elektron sənəd idarəetməsini həyata keçirməyin ən yaxşı yolu deyil. Lakin lazımi resurslar olmadıqda, müəssisənin ayrı-ayrı sahələrinin və xidmətlərinin avtomatlaşdırılması sənədlərlə işi qismən asanlaşdırmağa kömək edir.

Elektron sənəd dövriyyəsi sahəsində mütəxəssislər fərqli yanaşmanı tövsiyə edirlər. Müəssisənin sənədlərlə işləmək üçün tam effektiv sistemi tətbiq etmək üçün kifayət qədər resursları yoxdursa, məsələ yerli deyil, həll edilməlidir. Elektron sənəd dövriyyəsini seçilmiş sahələrdə deyil, bütün şöbələri birləşdirən ümumi sistem kimi həyata keçirmək lazımdır. Eyni zamanda, siz əvvəlcə minimum funksiyalar toplusunu qoya və tədricən funksionallığı artıra, sistemi şirkətin ehtiyaclarına və miqyasına uyğunlaşdıra bilərsiniz.

Son zamanlar sənaye xüsusiyyətlərinə (dövlət sektoru, telekommunikasiya və s. üçün ayrıca proqramlar) uyğun olaraq elektron sənəd dövriyyəsi proqramlarını tərtib edənlərin bölgüsü mövcuddur.

Sonra, kadrlar və hüquqi elektron sənəd idarəetməsi (şirkətin vahid sənəd idarəetmə sistemini təşkil edə bilmədiyi bir vəziyyətdə onları yaratarkən nələrə diqqət etməli) haqqında daha ətraflı danışacağıq.

HR elektron sənəd idarəetməsi nə vaxt lazımdır və onsuz etmək mümkündürmü?

Elektron kadr idarəetməsi bir təşkilatda elektron sənəd idarəetmə sisteminin elementlərindən biridir.

Müxtəliflik baxımından kadr sənədləri mühasibat xidmətindən geri qalmır - yaradılan və alınan ilkin sənədlərin həcminə görə liderdir. Çox şey kimi nüanslardan asılıdır:

  • təşkilatın miqyası və strukturu;
  • onun fəaliyyətinin xüsusiyyətləri;
  • struktur bölmələrinin coğrafi parçalanması;
  • kadr dövriyyəsi;
  • digər xüsusiyyətlər (uzaqdan işçilərin olması, zərərli və təhlükəli iş şəraiti və s.).

Bütün bu nüanslar bir təşkilatın elektron kadr sənədlərinin idarə edilməsinə ehtiyac olub-olmadığına qərar verərkən nəzərə alınır.

Əgər şirkət direktor, baş mühasib və 5-7 işçidən ibarətdirsə, elektron sənəd dövriyyəsi çox bahalı və praktiki olmayan bir işə çevrilə bilər. Şirkət geniş filial şəbəkəsi və xüsusi iş şəraiti ilə böyükdürsə, sənədli prosedurların avtomatlaşdırılması olmadan etmək mümkün deyil.

Kadrların elektron sənəd mübadiləsinin təşkili xüsusiyyətləri haqqında daha çox danışacağıq.

Kadrlar şöbəsində elektron sənəd dövriyyəsini necə təşkil etmək olar?

Təşkilatda tam hüquqlu kadrların elektron sənəd dövriyyəsini yaratmaq üçün aşağıdakılar lazımdır:

1. Şəxsi məlumatların qorunmasını təmin edin

Bu məsələdə tələblərdən çıxış etmək lazımdır:

  • 27 iyul 2006-cı il tarixli, 152-FZ nömrəli "Fərdi məlumatlar haqqında" Qanun;
  • Rusiya Federasiyası Hökumətinin 1 noyabr 2012-ci il tarixli, 1119 nömrəli "Fərdi məlumatların qorunmasına dair tələblərin təsdiq edilməsi haqqında" qərarı.

Bunun üçün siz təmin etməlisiniz (Tələblərin 15-ci bəndi):

  • informasiya sisteminin yerləşdiyi binaların icazəsiz şəxslərin icazəsiz girişindən mühafizəsi;
  • şəxsi məlumat daşıyıcılarının təhlükəsizliyi;
  • öz xidməti vəzifələrini yerinə yetirən məhdud sayda şəxslərin kadr sənədlərinə çıxış imkanı;
  • informasiya təhlükəsizliyi vasitələrindən istifadə;
  • digər məcburi fəaliyyətlərin həyata keçirilməsi.

2. Elektron imzanın alınması və istifadəsi qaydasını tənzimləmək

Bu məsələdə 6 aprel 2011-ci il tarixli 63-FZ nömrəli "Elektron imzalar haqqında" Qanunun müddəalarından çıxış etmək lazımdır. Kadr sənədlərinin (o cümlədən əmək mübahisələrinin həlli zamanı) əhəmiyyətini nəzərə alaraq, onları imzalayarkən şirkət rəhbəri gücləndirilmiş ixtisaslı elektron imzadan (ECES) istifadə etməlidir. Elektron imzanın digər növlərinin (sadə və ya təkmilləşdirilmiş keyfiyyətsiz) istifadəsi şirkətin yerli aktlarının etibarsız sayılması ilə nəticələnə bilər.

3. Ayrı-ayrı kadr sənədləri

Kadr sənədləri iki qrupa bölünür:

  1. Elektron şəkildə yaradılmışdır.
  2. Yalnız kağız üzərində yaradılmışdır.

Təşkilatda kadrların elektron sənəd idarəetməsini yaratmaqda əhəmiyyətli çətinliklər buradadır. Kadr sənədlərinin əhəmiyyətli hissəsi yalnız kağız formasında hazırlanmalı və əmək münasibətləri tərəflərinin (işçinin və (və ya) işəgötürənin) şəxsi imzası ilə təsdiqlənməlidir.

İşçi fərdi sənədlərlə və imzaya qarşı kadr məlumatları ilə tanış olmalıdır (məsələn, intizam tənbehi vermək əmri ilə) və kadr xidməti mütəxəssisi işçilərin şəxsi kartlarındakı məlumatları düzəldərkən bütün düzəlişləri şəxsi sənədlərlə təsdiqləməlidir. imza.

4. Elektron sənədlərin ehtiyat nüsxəsini çıxarmaq və saxlanmasını təşkil etmək

Bu, kadr sənədinin itirilməsi ilə nəticələnə biləcək fors-major hallarının mənfi nəticələrinin qarşısını almağa kömək edəcəkdir.

5. Elektron kadr sənədlərinin formalarını yerli aktda düzəldin

Elektron qaydada verilən kadr sənədlərinin formaları xüsusi reqlamentdə təsbit edilməlidir. Bu cür sənədlərlə işləməyin bütün nüansları da açıqlanmalıdır: onlara düzəlişlərin edilməsi qaydası, saxlanma müddətləri və üsulları, xüsusi hüquqi əhəmiyyət kəsb edən sənədlər üçün elektron imza növləri və s.

Kadrların elektron sənəd idarəetməsi: qanunvericilər nə planlaşdırır?

Tərəqqi hələ də dayanmır. Həmişə yalnız kağız formada mövcud olan kadr sənədləri tədricən elektron formata keçir.

Bu gün, elektron imzası varsa, uzaqdan işləyən bir işçi ilə elektron əmək müqaviləsi bağlamağa qanuni olaraq icazə verilir (Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 312.3-cü maddəsi).

Bu materialda daha çox məlumat əldə edin.

Baxmayaraq ki, elektron müqavilələrin geniş tətbiqi üçün hələ də ayrıca qanunvericilik işlərinə ehtiyac var.

Artıq bir neçə ildir ki, qanunvericilik səviyyəsində elektron əmək kitabçaları ilə bağlı müzakirələr gedir.

Ümumiyyətlə, hakimiyyət orqanlarının mövqeyi aydındır: kadr sektorunda elektron sənəd dövriyyəsi yaxın vaxtlarda tətbiq olunacaq. Əmək Nazirliyi artıq onun həyata keçirilməsi üzrə eksperimentə başlayıb (26 mart 2018-ci il tarixli, 194 nömrəli əmr), buna əsasən bir sıra şirkətlərdə elektron formada:

  • iş vaxtı nəzərə alınır;
  • işçilər yerli qaydalar, əmək haqqının komponentləri və vəzifə təlimatları ilə tanış olurlar;
  • məzuniyyətin başlanması barədə məlumat vermək;
  • işgüzar səfərlər təşkil etmək.

Kadrların elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi işəgötürənlərə internet vasitəsilə (uzaqdan) əmək yoxlamalarından keçməyə imkan verəcək.

Şirkətdə hüquqi elektron sənəd dövriyyəsi

Sahibkarlıq fəaliyyətində hüquqi məsələlər mütəmadi olaraq yaranır.

Şirkətdə hüquqşünas və ya hüquqi xidmət varsa, hüquqi sənədlərin elektron sənəd dövriyyəsini təşkil etmək, sonradan şirkətin ümumi elektron sənəd dövriyyəsinə inteqrasiya etmək məqsədəuyğundur. Belə bir sistem imkan verir:

1. Müqavilələrin razılaşdırılması prosesini əlaqələndirin

Hazır müqavilə şablonlarının əlaqələndirilməsi bütün şirkətlər üçün ümumi bir prosesdir. Bu, çox vaxt aparır və müxtəlif xidmətlərdən (maliyyə, texniki, hüquqi və s.) mütəxəssislərin cəlb edilməsini tələb edir. Bu prosesdə elektron sənəd dövriyyəsi bütün təsdiqləmə prosesini koordinasiya etməyə və tamamlanan müqaviləni operativ şəkildə qarşı tərəfə göndərməyə imkan verir.

Hüquqi elektron sənəd dövriyyəsi sistemi aşağıdakılara imkan verməlidir:

  • təsdiq üçün şəxslərin siyahısını yaratmaq;
  • baxış və düzəlişlərin vaxtına nəzarət etmək;
  • digər məsələləri həll etmək (müqavilənin yenidən baxılmaq üçün göndərilməsi, imzalanması üçün təqdim edilməsi və s.).

2. İddia və iddialarla effektiv şəkildə məşğul olun

İddia və iddia işini həyata keçirmək üçün hüquq xidmətinin mütəxəssisi mənbə sənədlərin tam paketinə malik olmalıdır. Bu sənədlər həm şirkətin özündə yaradıla bilər, həm də kənardan (qarşı tərəflərdən) əldə edilə bilər. Bütün bu səpələnmiş məlumatları toplamaq üçün müxtəlif xidmətlərlə (mühasibat, satış şöbəsi və digər şöbələr) operativ qarşılıqlı əlaqə lazımdır.

Əsasnamədə vəkillər üçün zəruri olan bütün məlumatların elektron formada toplanması proseduru ilə bağlı məsələlərin təfərrüatlı şəkildə əks etdirilməsi vacibdir.

Sistem elə konfiqurasiya edilməlidir ki:

  • bütün mənbə sənədləri podratçı tərəfindən vaxtında qəbul edilmişdir;
  • vəkillərdən hazır sənədlərin şablonları təsdiq üçün avtomatik olaraq rəhbərliyə göndərilirdi;
  • düzəlişlər etmək imkanı həyata keçirildi;
  • sənədlə işin bütün mərhələləri izlənilə bilər;
  • İddia və iddia ərizələrinin hazırlanma müddətinə nəzarət edilib.

3. Sorğuları operativ şəkildə icra edin

Hüquqşünaslar qarşı tərəfə məktublar, müxtəlif sənədlərin surətləri, tənzimləyici və hüquq-mühafizə orqanlarının sorğularına cavablar və s. hazırlamalıdırlar. Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi aşağıdakıları izləməyə imkan verəcək:

  • sorğu podratçı tərəfindən alındıqda;
  • başa çatdırmaq üçün nə qədər vaxt var;
  • tamamlanmış cavabın göndərilmə tarixi.

Bu cür nəzarət təkcə vəkili (icraçısı) deyil, həm də sorğunun təşəbbüskarlarını intizam tənbehinə cəlb etməyə imkan verir ki, bu da sorğunun vaxtında çatdırılmasına və onun icrasına kömək edir.

Elektron sorğularla işləməyin bütün proseduru qaydalarda təsvir edilməlidir: sorğunun yaradılması üçün son tarixlər, mənbə məlumatlarının tamlığına tələblər, sorğunun tamamlanma vaxtı.

***

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemini inkişaf etdirmək üçün şirkətdə mövcud sənəd dövriyyəsini təhlil etmək, əsas vəzifələri müəyyən etmək və layihəni rəsmiləşdirmək lazımdır. Sonra sistemi işə salın, kadr hazırlayın və elektron sənəd dövriyyəsi ilə işləmə prosedurunu daxili yerli aktda (qaydalar, təlimatlar) birləşdirin.

Sankt-Peterburq administrasiyası
PRİMORSKİ İNAZİSTRATİV RAYONU
ƏRAZİ İDARƏETMƏ

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin tətbiqi haqqında
və ofis işi

1. Şəxsi texniki şərtlərin tələblərinə uyğun olaraq elektron sənəd dövriyyəsi və ofis idarəetmə sistemlərinin (bundan sonra EDMS) tətbiqi üçün ofis idarəetmə şöbələrinin kompüter vasitələrinin və yerli şəbəkənin (LAN) hazırlanmasına cavabdehlik təyin etmək ( 23 avqust 2000-ci il tarixli 1008/25-2000 nömrəli Müqaviləyə 1 nömrəli əlavə) və elektron uçotun aparılması sistemlərinin texniki fəaliyyətinin təmin edilməsi üzrə tədbirlərin həyata keçirilməsi İqtisadiyyat şöbəsinin İnformasiya sistemləri və məlumat bazaları şöbəsinin müdiri və şəhər tədarükü, Miroshnik M.I.

2. Sistemlərin sınaq istismarının aparılması, ofis idarəçiliyi şöbələrinin işçilərinin hazırlanması və ərazi idarələrində EDS-nin həyata keçirilməsi üçün məsuliyyət şöbəsinin müdiri K.V.Qulyayevə həvalə edilsin.

3. İqtisadiyyat və Şəhər Sifarişləri İdarəsinin İnformasiya sistemləri və verilənlər bazası şöbəsinin müdiri Miroşnik M.İ. və işlər şöbəsinin müdiri Qulyayev K.V. ESED layihəsinin baş icraçısı - “Kompüterin İnkişafı Mərkəzi” Dövlət Müəssisəsi ilə birlikdə elektron uçot sistemlərinin sınaq rejimində istismarını, texniki vasitələrin hazırlanmasını və sistemlərin kommersiya sisteminə tətbiqi üçün qəbul işlərinin aparılmasını təmin etsin. əməliyyat.

4. Əmrin icrasına nəzarəti öz öhdəmə götürürəm.

Ərazi idarəsinin rəhbəri
Yu.L.Osipov

Sənədin mətni aşağıdakılara uyğun olaraq yoxlanılır:
rəsmi xəbər bülleteni

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi üçün sifarişin nümunə forması (Garant şirkətinin mütəxəssisləri tərəfindən hazırlanmışdır)

Sifariş verin
elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi üzrə

[ gün ay İl ]

[lazım olduqda doldurun] məqsədi ilə əmr edirəm:

1. [tarix, ay, il] tarixindən [hüquqi şəxsin adı] elektron sənəd dövriyyəsi sistemi [ad] tətbiq edilsin.

2. [Vəzifəsi, tam adı] [gün, ay, il] müddətində elektron sənəd dövriyyəsinin aparılması qaydasını hazırlayıb təsdiq etsin.

3. Elektron sənəd dövriyyəsinin aparılmasına cavabdeh kimi [vəzifə, tam adı] təyin edilsin.

4. [Vəzifəsi, Tam adı] qəbul edilmiş və göndərilmiş sənədlərin elektron arxivini təşkil edir.

5. [Vəzifəsi, tam adı] [hüquqi şəxsin adı]nın uçot siyasətinə elektron sənədlərin yaradılması, qəbulu və saxlanması qaydalarını daxil edir.

6. Elektron sənədlərin formalaşdırılması və imzalanması üçün məsul şəxs [vəzifə, tam adı] təyin edilsin.

7. Əmr təşkilatın bütün struktur bölmələrinə çatdırılmalıdır.

8. Əmrin icrasına nəzarəti [vəzifəsi, tam adı]na həvalə edirəm.

Sərəncamla aşağıdakılar tanış olub:

[vəzifə, imza, baş hərflər, soyad]

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi üçün sifariş nümunəsi

Hazırlayan: Garant şirkəti, iyun 2016

Sizi maraqlandıran sənədin cari versiyası yalnız GARANT sisteminin kommersiya versiyasında mövcuddur. Siz 54 rubla sənəd ala və ya 3 gün ərzində GARANT sisteminə tam giriş əldə edə bilərsiniz.

Əgər siz GARANT sisteminin İnternet versiyasının istifadəçisisinizsə, bu sənədi indi aça və ya sistemdəki Qaynar Xətt vasitəsilə tələb edə bilərsiniz.

EDMS-in tətbiqi prosesi üçün tənzimləyici dəstək

Beləliklə, siz EDMS-in tətbiqi məsələsini ciddi şəkildə düşünürsünüz. Siz bir çox mərhələdən ibarət olan uzun bir səyahətin astanasındasınız: layihə öncəsi ekspertiza, proqram məhsulunun seçilməsi, onun ilkin konfiqurasiyası, istifadəçinin təlimi, sınaq əməliyyatı, kommersiya istismarına giriş. Bununla birlikdə, elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin "rəsmi" işləməsi üçün müvafiq kağız sənəd lazımdır. Bu gün biz sistemin tətbiqinin bütün mərhələlərini təhlil edəcəyik və onları tənzimləməli olan normativ sənədləri nəzərdən keçirəcəyik.

Müəssisədə EDS-nin həyata keçirilməsi üzrə fəaliyyətlər inzibati sənədlərlə təsdiqlənməlidir. Sərəncamlarda/təlimatlarda zəruri tədbirlərin siyahısı, onların icrası qaydası və icrası ilə məşğul olan vəzifəli şəxslərin məsuliyyəti nə qədər dəqiq müəyyən edilərsə, EDMS-nin həyata keçirilməsi üzrə işlər bir o qədər tez və səmərəli aparılacaqdır.

1. Layihəqabağı ekspertiza, proqram məhsulunun seçilməsi.

İcranın birinci mərhələsində rəhbərlik tərəfindən verilən inzibati sənəddə (adətən əmr) EDS-nin həyata keçirilməsinin zəruriliyi əsaslandırılır və mətndə məsul şəxs və ya bir neçə şəxs göstərilir:

Sistemin hansı qüvvələr tərəfindən həyata keçiriləcəyini müəyyən etmək (özümüzünkü və ya podratçının iştirakı ilə);

İşin baş podratçısı müəyyən edilir;

Təxmini icra miqyasını və planlaşdırılan büdcəni müəyyənləşdirin.

Yuxarıdakı sifariş üzrə işin nəticəsi, çox vaxt hər iki tərəfdə işlənmiş kommersiya təklifidir.

2. İşçi qrupunun yaradılması və iş qrafikinin təsdiqi.

Proqram məhsulu və iş podratçısı seçildikdən sonra aşağıdakıları müəyyən edən inzibati sənəd yaratmaq lazımdır:

Müştəri tərəfində icra qrupunun rəhbəri;

İşçi qrupunun tərkibi;

EDMS-in həyata keçirilməsində iştirak edən digər mütəxəssisləri cəlb etməklə (texniki avadanlıqların, məlumatların və proqram təminatının hazırlanması və s.) İş qrafikinin hazırlanması üzrə tapşırıqlar.

Gələcəkdə EDMS-nin həyata keçirilməsi üçün iş qrafikini təsdiq edən əmr vermək lazımdır. Bu plan nəzərə alınmaqla həyata keçirilməsinin bütün sonrakı mərhələləri həyata keçirilir.

3. İstifadəçilərin siyahısının təsdiqi və sistem inzibatçısının müəyyən edilməsi.

İnzibati sənədlərdə EDMS istifadəçilərinin siyahısı, habelə onların təlimi üçün cədvəl olmalıdır. Təlim cədvəli müstəqil sifariş/təlimatla müəyyən edilə bilər. Bu əmr müəssisədə istifadəçi təliminin aparılması prosesini tənzimləməyə kömək edəcək.

Növbəti əmrdə sistem administratorunun təyin edilməsi haqqında məlumat olacaq - bu, sistemin digər istifadəçilərinin işini təmin edən və nəzarət edən xüsusi istifadəçidir; o, istifadəçi səhvlərini müəyyən etmək, düzəltmək, arayış məlumatlarını (arayış məlumatı) əlavə etmək və dəyişdirmək üçün işlər görməlidir.

4. Sistemin sınaq və sənaye istismarına buraxılması.

Tipik olaraq, istifadəçi təlimindən sonra və ya müddətində sistem sınaq istismarına verilir. Sistemi sınaqdan keçirmək üçün xüsusi əmrdə aşağıdakılar göstərilməlidir:

Sınaq əməliyyatının vaxtı;

Şöbələrin (iş yerlərinin) siyahısı;

Onları proqram təminatı və aparatla təchiz etmək üçün vaxt çərçivəsi;

Şöbələrdə sınaq əməliyyatının aparılmasına cavabdehdir.

Eyni əmrdə EDMS ilə işləmək üçün müvəqqəti reqlamentlərin (qaydaların, prosedurların) təsdiqinə dair təlimatlar ola bilər.

Sınaq əməliyyatından sonra, bir qayda olaraq, təkliflər sifarişçinin təşkilatının işçiləri tərəfindən hazırlanmışdırsa, daxili vəzifəli şəxs şəklində tərtib edilən EDMS-ə keçid üçün təkliflərin və ya tövsiyələrin siyahısını hazırlamaq lazımdır. sənəd. Bu sənəd sınaq əməliyyatı zamanı yaranan problemlər haqqında məlumatı, həmçinin sistemin əlavə konfiqurasiyası üçün təklifləri ehtiva edir.

Bütün fikir ayrılıqları və əlavə parametrlər tamamlandıqdan sonra, elektron sənəd dövriyyəsi sistemi kommersiya istismarı üçün qəbul edilir, bu, ayrıca bir əmrlə müəyyən edilir, bu da aşağıdakıları göstərməlidir:

EDMS-nin və ya onun hissələrinin, kommersiya istismarı üçün qəbul edilmiş texniki vasitələrin və proqram təminatının funksiyalarının tərkibini;

EDMS-nin fəaliyyətinə cavabdeh olan sifarişçi təşkilatın vəzifəli şəxslərinin siyahısı və bölmələrinin siyahısı;

sənədlərin yeni formalarının tətbiqi qaydası və müddəti (zəruri olduqda);

kadrların EDMS-nin iş şəraitində işə köçürülməsi qaydası və müddəti.

İstismar işləri başa çatdıqdan sonra yerli qaydalara (vəzifə təlimatları, sənədlərlə işi tənzimləyən qaydalar və s.) Dəyişikliklər etmək lazımdır. Təlimatlarda EDMS-nin müəssisədə istifadəsi ilə bağlı yeniliklər nəzərə alınmalıdır. Sənədlərdə bu cür dəyişikliklərin düzgün icrasını növbəti məqalələrdə müzakirə edəcəyik.

sed həyata keçirmək üçün əmr

İstənilən elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi öz xüsusiyyətlərinə malikdir. Avtomatlaşdırma vasitələrinin istifadəsi üçün optimal şəraitin yaradılmasına yönəlmiş əmək tutumlu hazırlıq işlərindən ibarətdir. Metodiki materiallar sənəd idarəetmə sistemlərinin tətbiqi üzrə mütəxəssislərə yeni peşəkar sahəni mənimsəməyə kömək edəcəkdir. Söhbət rəhbərlik üçün sənədləşdirmə dəstəyindən gedir.

Sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılmasına hazırlıq çox vaxt müstəqil konsaltinq layihəsi ilə nəticələnir, bu müddət ərzində şirkətdə sənəd dövriyyəsinin təşkili həyata keçirilir və proseslər yeni informasiya sisteminə daxil edilmək üçün hazırlanır.

Hazırlıq mərhələsində siz:

  • sənəd idarəetmə proseslərinin auditini aparmaq və mövcud vəziyyəti qiymətləndirmək;
  • rəhbərliyin ehtiyaclarını və sənədlərlə işləmə prosesində işçilərin qarşılaşdıqları problemləri müəyyən etmək;
  • rəhbərliyin ehtiyaclarından və müəyyən edilmiş problemlərdən asılı olaraq mövcud sistemdə dəyişikliklər etmək və ya sənəd dövriyyəsinin təşkili üçün prinsipial olaraq yeni sistem təklif etmək;
  • sənədlərlə işi tənzimləmək: sənədlərlə işləmə qaydalarını təyin edəcək və elektron sənəd dövriyyəsi sistemində işləmək üçün qanunvericilik bazasını yaradan normativ sənədlər paketi hazırlayın.

Sənədlərin avtomatlaşdırılmasına hazırlıq üçün konsaltinq layihəsi bir sıra xüsusiyyətlərə malikdir.

Birincisi, elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin tətbiqi layihələrində konsaltinq xidmətlərinin payı kifayət qədər yüksəkdir və hazırlıq mərhələsinin özü tətbiqin effektivliyinə əhəmiyyətli təsir göstərir.

İkincisi, konsaltinq layihəsi iki mövzu sahəsinin kəsişməsindədir - idarəetmə və informasiya texnologiyaları (İT) üçün sənədləşdirmə dəstəyi. Buna görə də, belə bir layihəni uğurla başa çatdırmaq üçün icra mütəxəssislərinin çox vaxt sahib olmadığı xüsusi bilik tələb olunur.

Üçüncüsü, Rusiya ofis işinin güclü ənənələri və dərin kökləri var ki, bu da sənəd idarəetmə proseslərinin avtomatlaşdırılmasına təsir göstərir.

Konsaltinq layihəsinin xüsusiyyətlərinə əsaslanaraq, ixtisaslı məsləhətçinin portretini tərtib edə bilərsiniz. Belə bir mütəxəssis idarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyinin mövzu sahəsini biliyə malikdir və ofis idarəçiliyi sahəsində mütəxəssislərlə eyni peşəkar dildə danışa bilir. Eyni zamanda, o, tətbiq olunan elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin funksional imkanlarını bilir və biznes proseslərinin tədqiqi və təsviri üsullarını mükəmməl bilir.

Məsləhətçinin peşəkar portretindən məntiqi sual yaranır: belə məsləhətçini haradan tapmaq olar?

Tərtibatçı Yardımı

1C: Sənəd axını sisteminin yaradıcısı olan 1C şirkəti bu problemin həllinə sistemli və hərtərəfli yanaşdı. Yeni fəaliyyət sahəsi açıldı - elektron sənəd dövriyyəsi proqramlarının həyata keçirilməsi üçün layihələrə metodiki dəstək. Bu gün metodik işin iki istiqaməti var:

  1. Sənəd dövriyyəsinin təşkili və müəssisənin tədqiqi üçün hazır metodların işlənib hazırlanması.
  2. Hazır metodlardan istifadə etməklə işləmək üçün təlim.

Sənəd dövriyyəsinin təşkili və müəssisənin tədqiqi üçün hazır metodların işlənib hazırlanması çərçivəsində “Normativ sənədlər toplusu” metodik məhsulu yaradılmışdır. Ofis işinin və sənəd dövriyyəsinin təşkili metodikası”. Məhsul müxtəlif biznes seqmentlərinə yönəlmiş iki versiyada mövcuddur. Hər bir sənəd dəsti 1C: Document Flow proqramının müəyyən bir versiyasının imkanlarına bağlıdır.

Metodiki məhsula dəstək olaraq “Sənəd axınının avtomatlaşdırılmasına hazırlıq” adlı iki günlük təlim kursuna start verilib. Təlim kursu ofis işinin əsaslarını və normativ sənədlər toplusu ilə işləməyin izahatlarını ehtiva edir. Təlim zamanı tələbələr sənədlər nümunələri ilə işləyir, sənədlərlə işi tənzimləyən mövcud yerli normativ aktları qiymətləndirməyi, onlara şərhlər tərtib etməyi, müxtəlif növ yeni sənədləri tərtib etməyi öyrənirlər.

“Tənzimləyici sənədlər toplusu” metodik məhsulu mahiyyətcə ofis işi üzrə dərslik deyil, hazır texnologiyadır. Bu, bütün proseslərin 1C: Sənəd axını proqramı ilə əlaqəli olduğu ofis işinin təşkili ilə bağlı yerli qaydaların toplusudur. Dəst sizə qısa müddətdə həyata keçirməyə hazırlaşmağa kömək edir: şirkətdə ofis işini təşkil edin. Və ən əsası, sənədlər toplusu, şirkətin sənaye xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq, icra zamanı yalnız kiçik dəyişikliklər tələb edəcəkdir. Ekspertlərin fikrincə, belə modifikasiyanın məbləği 30%-dən çox deyil.

Qaydalar

Sənədlər toplusunun məzmunu:

  • “Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin sınaq/sənaye əməliyyatına başlanması haqqında” Sərəncam.
  • “Elektron sənəd dövriyyəsi sistemində iş haqqında.
  • Ofis işi və sənəd dövriyyəsi qaydaları.
  • İdarəetmə sənədlərinə dəstək xidməti haqqında Əsasnamə.
  • İdarəetmə sənədlərinə dəstək xidmətinin işçiləri üçün iş təsvirləri (və ya kiçik şirkətlər üçün katib-kargüzar üçün iş təsvirləri).
  • İnzibati, müqavilə və normativ sənədlərlə işləmə qaydaları
  • Təşkilati və inzibati sənədlərlə işləmə qaydaları.
  • Müqavilə sənədləri ilə işləmə qaydaları.
  • Normativ sənədlərlə işləmə qaydaları.
  • 26 şablon və 8 sənəd formasını özündə birləşdirən vahid sənəd formalarının albomu.

Normativ sənədlərin hər biri üzərində daha ətraflı dayanaq.

Sifariş verin “Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin pilot/kommersiya istismarına başlaması haqqında” təlimatları ehtiva edir:

  • elektron sənəd dövriyyəsi sistemini qəbul etmək;
  • elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə çıxışı təmin etmək;
  • işçilər üçün elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən istifadə qaydalarına dair təlim keçirmək.

Sərəncam elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin istismarı baxımından idarəetmə sənədlərinə dəstək xidməti ilə İT arasında məsuliyyət sahələrini müəyyən edir. Sərəncam qurumun bütün işçilərinə şamil edilir və onları yeni informasiya sistemində işləməyə məcbur edir.

Sifariş verin “Elektron sənəd dövriyyəsi sistemində işləmək haqqında” elektron sənədlərlə işləmək üçün hüquqi baza müəyyən edir: elektron sənəd dövriyyəsi sistemində işçilərin hərəkətlərini kağız sənəd dövriyyəsi çərçivəsində həyata keçirilən hərəkətlərə bərabərləşdirir. Bu tədbirlərə aşağıdakılar daxildir:

  • elektron sənəd dövriyyəsi sistemi çərçivəsində verilən əmrlər;
  • sənədlərin təsdiqi;
  • sənədlərin hazırlanması üçün informasiya sistemində yerləşdirilən şərhlər, mühakimələr, nəticələr;
  • elektron sənəd dövriyyəsi vasitələrindən istifadə etməklə işçilərlə tanışlıqlar;
  • sənədlərin icrası və sənədlərin layihələrinə baxılması səlahiyyətlərinin verilməsi.

Ofis işi və sənəd dövriyyəsi qaydaları, sənədlər toplusuna daxil edilmiş, federal icra hakimiyyəti orqanlarında işgüzar iş üçün təlimatların hazırlanması üçün Metodik tövsiyələrə ciddi uyğun olaraq tərtib edilir (Federal Arxivin 23 dekabr 2009-cu il tarixli 76 nömrəli Sərəncamı ilə təsdiq edilmişdir).

  • sənədlərin hazırlanması və verilməsinin bütün mərhələlərinin addım-addım təsviri;
  • təşkilat sənədlərinin tövsiyə olunan tərkibi;
  • cari və arxiv saxlama qaydalarını;
  • elektron sənəd dövriyyəsi sistemində konkret icraçıların hərəkətləri.

Müddəa informasiya sistemi daxilində yaradılacaq sənədlərin hüquqi qüvvəsini təmin etməyə, habelə sənəd dövriyyəsi proseslərinin avtomatlaşdırılmasına yönəlib.

Hüquqi qüvvənin meyarlarından biri də sənədin müəyyən edilmiş qaydada rəsmiləşdirilməsidir. Buna görə də, sənədin müddəaları təşkilat işçilərinin müəyyən bir iş vəziyyəti üçün sənəd növünü düzgün seçə bilməsi və onun düzgün icrası üçün şərait yaratmağa yönəldilmişdir, yəni:

  • sənədlərin vahidliyə gətirilməsi (birləşdirilmiş mətnlər əsasında sənəd şablonlarının yaradılması);
  • istifadə olunan sənədlərin növlərinin sayının azaldılması (sənəd növlərinin unifikasiyası).

Qaydalar elektron sənəd dövriyyəsi proqramında həyata keçirilməli olan bütün əməliyyatları göstərir (Şəkil 1). Bu, işçilərin yeni informasiya sisteminə uyğunlaşmasını xeyli asanlaşdıracaq.

düyü. 1. Elektron sənəd dövriyyəsi proqramında həyata keçirilməli olan əməliyyat nümunəsi

Sənədlər toplusuna idarəetmə sənədlərinə dəstək xidmətinin fəaliyyətini tənzimləyən hazır normativ sənədlər daxildir:

  • İdarəetmə sənədlərinə dəstək xidməti haqqında Əsasnamə;
  • İdarəetmə sənədlərinə dəstək xidmətinin işçiləri üçün iş təsvirləri.

İdarəetmə sənədlərinə dəstək xidməti haqqında Əsasnamə təşkilati strukturu müəyyən edir, xidmətin məsuliyyət sahəsini müəyyənləşdirir və işçilərinin yerinə yetirdiyi vəzifə və funksiyaların ətraflı siyahısını ehtiva edir.

Təklif olunan vəzifə və funksiyaların siyahısı ən dolğundur və sənədləşməyə dəstək xidmətinin şöbələri arasında məsuliyyət sahələrinin optimal bölgüsünə malikdir. Lazım gələrsə, tapşırıq və funksiyalar çatışmayanlarla əlavə edilə bilər və ya lazımsızlar siyahıdan çıxarıla bilər.

Funksiyaların təsviri elektron sənəd idarəetmə proqramında prosedurların yerinə yetirilməsi üçün təlimatları ehtiva edir (Şəkil 2):

düyü. 2. Elektron sənəd dövriyyəsi proqramında prosedurların yerinə yetirilməsi üçün təlimat

İdarəetmə sənədlərinə dəstək xidmətinin işçiləri üçün iş təsvirləri bölmənin təklif olunan təşkilati strukturuna uyğun olaraq hazırlanmış və işçilər arasında vəzifə və funksiyaların bölüşdürülməsini birləşdirmək. Bundan əlavə, iş təsvirləri:

  • xidmət işçilərinin vəzifə öhdəliklərini müəyyən etmək: yerinə yetirilən əməliyyatların ətraflı təsvirini ehtiva edir;
  • vəzifələr üçün ixtisas tələblərini müəyyən etmək;
  • kadr seçimi xidməti üçün vəzifə təlimatları üçün əsasdır;
  • yeni işçilərə iş vəzifələrini tez mənimsəməyə imkan verin.

İş təsvirlərində elektron sənəd dövriyyəsi proqramında əməliyyatların yerinə yetirilməsi üçün təlimatlar da var (şək. 3):

düyü. 3. Elektron sənəd dövriyyəsi proqramında əməliyyatların yerinə yetirilməsi üçün təlimat

Sənəd axınının avtomatlaşdırılmasına hazırlaşarkən, inzibati, müqavilə və daxili qayda yaratma fəaliyyətləri kimi vacib iş sahələrinə diqqət yetirməlisiniz.

İdarəetmə fəaliyyəti idarəetmə qərarlarının qəbulu ilə həyata keçirilir. Hər bir təşkilatda bir çox idarəetmə qərarları müxtəlif səviyyələrdə menecerlər tərəfindən qəbul edilir. Bütün bu qərarlar onun rasionallığını, məqsədəuyğunluğunu, əsaslılığını, vaxtında olmasını və iqtisadi səmərəliliyini təmin edən xüsusiyyətlərə malik olmalıdır.

Qəbul edilmiş idarəetmə qərarlarının görünən çoxluğuna baxmayaraq, idarəetmə fəaliyyəti hələ də idarəetmə funksiyalarının təkrarlanması ilə xarakterizə olunur. Buna görə də oxşar idarəetmə funksiyalarını müəyyən etmək və onlar üçün vahid qaydalar hazırlamaq lazımdır.

Yaxşı işləyən idarəetmə qərarlarının qəbulu sistemi bütövlükdə idarəetmə fəaliyyətinin səmərəliliyinin meyarıdır.
Vahid idarəetmə qərarlarının qəbulu sistemini təşkil etmək üçün aşağıdakılar lazımdır:

  1. Müxtəlif səviyyələrdə və ya müxtəlif idarəetmə orqanlarında menecerlər tərəfindən idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsi qaydalarını formalaşdırmaq.
  2. İdarəetmə qərarlarının qəbulu və onun icrasına nəzarət prosedurunu avtomatlaşdırın.

Təşkilati və inzibati sənədlərlə işləmə qaydaları həm fərdi, həm də kollegial idarəetmə qərarlarının qəbulu prosesini tənzimləyir.

  • inzibati sənədin növünü düzgün seçmək;
  • hazır şablonlardan istifadə etməklə inzibati sənədlər yaratmaq;
  • standart müddəadan inzibati sənədlərin ötürülməsi proseslərini 1C: Sənəd axını 8 proqramına köçürmək;
  • qəbul edilmiş qərarların icrasına vaxtında və davamlı nəzarəti təşkil etmək;
  • inzibati sənədlərin həm elektron variantlarının, həm də orijinallarının kağız daşıyıcıda saxlanmasını təşkil etmək;
  • inzibati sənədlərin vaxtında yenilənməsini təmin etmək;
  • təşkilatın kollegial orqanlarının işini qurmaq.

Müqavilə işi əksər şirkətlər üçün prioritetdir. Müqavilə işinin təşkilinin keyfiyyəti onun effektivliyini müəyyən edir. Müqavilə sənədləri ilə işləmə qaydaları podrat işlərinin idarə edilməsi sisteminin qurulmasına yönəlib və müqavilə işlərinin aparılması qaydalarını, habelə onun avtomatlaşdırılması üsullarını ehtiva edir.

Sənədin tələblərinə uyğunluq aşağıdakılara imkan verəcəkdir:

  • qəbul edilmiş standartlara uyğun olaraq standartlaşdırılmış formalardan istifadə etməklə müqavilə sənədlərini hazırlamaq;
  • əvvəlcədən razılaşdırılmış şərtləri və bu şərtlərdən mümkün kənarlaşmaları olan standart formalardan istifadə etməklə müqavilələrin razılaşdırılması müddətini azaltmaq;
  • müqavilə öhdəliklərinin yerinə yetirilməməsi və ya sənədlərin itirilməsi ilə bağlı hüquqi və kommersiya risklərini minimuma endirmək

İdarəetmənin səmərəliliyinin təmin edilməsində mərkəzi yerlərdən birini normativ sənədlərin hazırlanması, tətbiqi, istifadəsi və saxlanması tutur. Rəsmi fəaliyyətin tənzimlənməsinə dair tələblər GOST R 52294-2004 “Təşkilat idarəetməsi. İnzibati və rəsmi fəaliyyətin elektron reqlamenti”.

Normativ sənədlərlə işləmə qaydaları standartın tələblərini dəstəkləyir və tənzimləyici sənədlərin yaradılması qaydalarını, təşkilat üçün vahid normativ hüquqi baza yaratmaq üçün standartları ehtiva edir.

Əsasnamə normativ sənədlərin hazırlanmasına və onların vahid normativ bazada yerləşdirilməsinə mərkəzləşdirilmiş nəzarəti müəyyən edir ki, bu da normaların yaradılması işini daha şəffaf və sistemli edir.

Sənədin tələblərinə uyğunluq aşağıdakılara imkan verəcəkdir:

  • yeni normativ sənədlərin hazırlanması üçün əmək xərclərini azaltmaq;
  • yeni yaradılmış normativ sənədlərin normativ mühitə uyğunluğunu təmin etmək;
  • normativ sənədlərin olmaması və ya onların uyğunsuzluğu, əlçatmazlığı və ya təqdimatın mürəkkəbliyi ilə bağlı riskləri minimuma endirmək;
  • işçilərin öz funksional vəzifələri ilə bağlı daxili təlimi üçün platforma yaratmaq;
  • normativ sənədlərin axtarışı üçün tələb olunan vaxtı azaltmaq.

Beləliklə, hazır normativ sənədlər dəstlərinin istifadəsi sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılmasına hazırlıq müddətini azaldır, təşkilatın ofis işini mövcud normativ və metodik tələblərə uyğun qurmağa imkan verir, həmçinin sənədlərlə işləmək üçün vahid korporativ standart müəyyən edir. təşkilatdakı sənədlər. Kompleksin bütün normativ sənədlərinin elektron sənəd dövriyyəsi proqramı ilə əlaqələndirilməsi işçilərin yeni proqramda işləməyə adaptasiyasını daha az ağrılı, sistemdəki hərəkətləri isə daha effektiv edir.

Sifariş və göstəriş: müəssisədə verilməsi qaydası

Əmr və göstərişlərin verilməsi proseduru müəyyən ardıcıllıqla həyata keçirilən ayrı-ayrı mərhələlərdən ibarətdir. Məqaləni bu mərhələlərin birbaşa tədqiqi ilə başlamaq düzgün olmazdı. Əvvəlcə əmrin və təlimatın əsas məqsədini müəyyənləşdirməlisiniz, bu növ sənədlər arasında mövcud olan oxşarlıqları və fərqləri müəyyənləşdirməlisiniz.

Sifariş və göstəriş: oxşarlıqlar və fərqlər nələrdir

Dərhal qeyd etmək lazımdır ki, əmr və göstərişlər tək qərar qəbul etmə şərtləri ilə verilən 1 inzibati sənədlərə aiddir. Belə şəraitdə bütövlükdə müəssisədə bütün idarəetmə məsələləri üzrə səlahiyyət onun rəhbərinə, struktur bölmə daxilində idarəetmə məsələləri üzrə isə müvafiq səviyyədə olan rəhbərə məxsusdur.

Sərəncamın və ya göstərişin mətnində olan göstərişlər və qərarlar aşağıdakılara göndərilə bilər:

● müəssisənin təşkilati strukturunun təkmilləşdirilməsi;

● müəssisənin əsas (və ya istehsal) fəaliyyətinin həyata keçirilməsi üçün vasitə və üsulların seçilməsi;

● müəssisənin maliyyə, əmək, maddi, informasiya və digər resurslarla təmin edilməsi;

● təşkilati sənədlərin və onlara dəyişikliklərin təsdiqi və s.

Qeyd etmək lazımdır ki, əmr və ya göstərişlərdə olan göstəriş və qərarlar müəssisənin bütün və ya müəyyən işçiləri tərəfindən icrası məcburidir.

İndi nəzərdən keçirdiyimiz sənədlərin növləri arasındakı fərqləri müəyyən etməyə çalışaq.

Sifariş verin müəssisənin (onun struktur bölməsinin) rəhbəri tərəfindən müəssisənin qarşısında duran əsas və operativ vəzifələrin həlli məqsədi ilə komandanlıq birliyi əsasında fəaliyyət göstərən hüquqi aktdır.

Sifariş verin 2 – bu, əməliyyat məsələlərini həll etmək üçün əsasən kollegial orqanın fərdi rəhbəri tərəfindən verilən hüquqi aktdır; Bir qayda olaraq, onun məhdud qüvvədə olma müddəti var və məmurların və vətəndaşların dar dairəsinə aiddir.

Hal-hazırda praktikada müəyyən edən bir neçə yanaşma məlumdur hansı hallarda sərəncamlar, hansı hallarda isə göstərişlər yaradılmalıdır.

1.Kiçik müəssisələrdə, inzibati sənədləri imzalamaq hüququ yalnız menecerin (yaxud o olmadıqda icra başçısının) olduğu hallarda, əsas tapşırıqlar üçün (məsələn, müəssisənin əsas fəaliyyətinin tapşırıqları, işin təkmilləşdirilməsi vəzifələri üçün) əmrlər verilir. təşkilati struktur və s.), və əmrlər - operativ məsələlər və informasiya-metodiki xarakterli məsələlər üzrə(məsələn, istehsalat ehtiyacları ilə əlaqədar istirahət və bayram günlərində işə cəlb olunma məsələlərinə, əmrlərin, göstərişlərin icrasının təşkili ilə bağlı məsələlərə və s.).

2. İkinci yanaşma məqbuldur orta və iri müəssisələr üçün, burada təkcə müəssisənin rəhbəri deyil, həm də struktur bölmələrinin rəhbərləri inzibati sənədləri imzalamaq hüququna malikdirlər. Bu halda müəssisə rəhbəri əmrlər verir, bütövlükdə bütün müəssisəyə və menecerlərə şamil edilir struktur bölmələri əmrlər verir, hərəkətləri adətən yalnız müəyyən rəhbərə tabe olan struktur bölməyə şamil edilir.

Sifarişlər və göstərişlər üç alt növə bölünür:

● əsas fəaliyyət üzrə;

● personal tərəfindən;

● inzibati və iqtisadi məsələlər üzrə.

Əmr və göstərişlərin verilməsi mərhələləri

Əmr və göstərişlərin verilməsi prosedurunda səkkiz mərhələni ayırd etmək olar 3:

1. Əmr və ya göstərişin verilməsinə başlanılması.

2. Sənəd layihəsinin hazırlanması üçün məlumatların toplanması və təhlili.

3. Əmr və ya əsasnamə layihəsinin hazırlanması.

4. Sənəd layihəsinin təsdiqi.

5. Təsdiq edənlərin iradları əsasında sərəncam və ya əsasnamə layihəsinin yekunlaşdırılması.

6. Əmrin və ya göstərişin imzalanması.

7. Əmr və ya göstərişin qeydiyyatı.

8. Əmrin və ya göstərişin icraçılara çatdırılması.

Yuxarıda göstərilən mərhələlər birinci mərhələdən səkkizinci mərhələyə qədər ardıcıl olaraq həyata keçirilir, əlavə olaraq təsdiqetmə mərhələsində sənəd layihəsinə iradlar olmadıqda beşinci mərhələ tamamilə olmaya bilər.

Hər bir mərhələni ayrıca nəzərdən keçirək.

Əmr və ya göstərişin verilməsinə təşəbbüs göstərmək

Sərəncam və qaydaların layihələri aşağıdakı hallarda hazırlana bilər:

● plan üzrə (əvvəllər hazırlanmış plan və ya proqrama uyğun olaraq);

● müəssisənin rəhbərliyi adından;

● struktur bölmələrinin və ya tabeliyində olan müəssisələrin rəhbərlərinin, habelə ayrı-ayrı mütəxəssislərin təşəbbüsü ilə.

Sərəncamın və ya əsasnamənin verilməsi zərurətinin əsaslandırılması memorandumda, analitik və ya informasiya məzmunlu sertifikatda, təklifdə, nəticədə, aktda və ya rəsmi məktubda göstərilə bilər. Bu sənədlər qərar qəbul etmək üçün təkan rolunu oynayır.

“Novostroyregion-A” MMC “21st Century Technologies” ASC proqram təminatı istehsalçısından “Sklad+” anbar uçotu proqram məhsulunun yeni versiyasının, həmçinin yeniləmə modulu və yeniləmə təlimatı olan CD-nin buraxılması haqqında məktub alır.

Bu məktubu alan “Novostroyregion-A” MMC-nin rəhbəri anbar müdiri A.V.Stepanova göstəriş verir. anbar uçotunun avtomatlaşdırılması sisteminin yeni imkanlarını təhlil etmək və proqramın yeni versiyasına keçmək zərurəti barədə məlumat vermək.

Stepanov A.V. baş direktora ünvanlanmış memorandum hazırlayır və orada məlumat verir ki, sistemin yeni variantına keçid malların uçotu işini daha səmərəli təşkil etməyə və işçi heyətinin işinin səmərəliliyini artırmağa imkan verəcək.

Bu memorandumla tanış olduqdan sonra baş direktor anbar uçotunun avtomatlaşdırılması sisteminin yeni versiyasının istismara verilməsi üçün sifariş layihəsinin hazırlanmasını tapşırdığı yeni qərar yaradır.

Yəni, bu vəziyyətdə, sifarişin verilməsi üçün təşəbbüs sənədləri 21-ci əsr Texnologiyaları ASC-nin məktubu və anbar müdiri A.V. Həmin sənədlər əsasında müəssisə rəhbəri sərəncam layihəsinin hazırlanması ilə bağlı tapşırıqlar verib.

Əmr və ya nizamnamə layihəsinin hazırlanması üçün məlumatların toplanması və təhlili

Bu mərhələ, ilk növbədə, idarəetmə qərarının hazırlanması üçün zəruri olan obyektiv, kifayət qədər və vaxtında məlumatların toplanmasını və təhlilini əhatə edir ki, bu da sonradan verilmiş əmr və ya əsasnamədə əks olunacaq.

Məlumat mənbələri ola bilər:

● qanunvericilik aktları və normativ sənədlər;

● təşkilatın cari sənədləri;

● digər təşkilatlardan gələn sənədlər;

● dövri nəşrlərdə nəşrlər;

● elmi materiallar və s.

Məlumatın toplanması və təhlilinin nəticəsi idarəetmə qərarının hazırlanmasıdır. Məlumatın təhlili prosesində adətən müxtəlif həllərin işləndiyi və hərtərəfli qiymətləndirmədən sonra ən məqbul olanı seçildiyinə diqqət yetirməyə dəyər.

Nümunə 1-in davamı

Nümunə 1-də nəzərdən keçirilən halda, məlumat mənbələrinə həm təşkilatın daxili sənədləri, həm də üçüncü tərəf təşkilatından alınan sənədlər daxildir.

Novostroyregion-A MMC-nin öyrənilməsi üçün zəruri olan daxili sənədlərinə aşağıdakılar daxildir: "Sklad+" anbar uçotunun avtomatlaşdırılması sistemində iş üzrə mövcud qaydalar, onu təsdiq edən əmr, həmçinin memorandum.

Bundan əlavə, “XXI Əsrin Texnologiyaları” ASC tərəfindən 9 yanvar 2007-ci il tarixli 2/02-15 saylı məktubla göndərilən müraciətlərin ətraflı öyrənilməsi zəruridir.

Əmr və ya əsasnamə layihəsinin hazırlanması

Layihənin hazırlanmasından danışarkən qeyd etmək lazımdır ki, mütəxəssis (və ya tərtibatçı) sənəd deyil, layihə hazırlayır. Layihənin heç bir hüquqi qüvvəsi yoxdur və inzibati sənəd layihəsinin sərəncam və ya əsasnaməyə çevrilməsi üçün təsdiq və imzalanma prosedurundan keçməlidir. Bundan əlavə, imzalandıqdan sonra sənədin qeydiyyatı tələb olunur.

Əmr və ya əsasnamə layihəsi mütəxəssis və ya struktur bölmələrinin mütəxəssisləri tərəfindən hazırlanır. Əgər sənəd layihəsi müxtəlif şöbələrin maraqlarına toxunursa, o zaman müəssisə rəhbərliyinin qərarı ilə layihənin hazırlanması üçün müvəqqəti komissiya yaradılmalı və ya işçilər qrupu təyin edilməlidir.

Əmr və göstərişlərin layihələri 4 GOST R 6.30-2003 “Vahid sənədləşdirmə sistemlərinin tələblərinə uyğun olaraq tərtib edilmişdir. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədlərin hazırlanmasına dair tələblər" 5 (bundan sonra GOST R 6.30-2003).

Belə ki, əmr və əsasnamə layihələri blanklarda çap olunur A4 formatı, yəni. 210 × 297 mm. Adətən əmr və göstərişlər üçün xüsusi formalar hazırlanır. GOST R 6.30-2003-ə uyğun olaraq, onlar "müəyyən sənədlər növləri üçün formalar" adlanır. Təşkilatın təsis sənədlərindən asılı olaraq bu cür formalara (məktublar istisna olmaqla) aşağıdakı rekvizitlər daxildir:

● Rusiya Federasiyasının dövlət gerbi (və ya Rusiya Federasiyasının təsis qurumunun gerbi və ya təşkilatın gerbi və ya əmtəə nişanı (xidmət nişanı);

● sənəd növünün adı;

● sənədin tərtib olunduğu və ya dərc olunduğu yer;

● həmçinin təfərrüatlar üçün məhdudlaşdırıcı işarələr:

— sənədin qeydiyyat nömrəsi.

Forma sahələrinin ölçüsü xüsusi diqqətə layiqdir. Beləliklə, GOST R 6.30-2003-ə uyğun olaraq, formada ən azı sahələr olmalıdır:

Sənədi faylda saxlamaq üçün sol kənardan istifadə olunur. Buradan belə nəticəyə gələ bilərik ki, uzunmüddətli (10 ildən çox) və daimi saxlama müddətləri üçün (sərəncam və göstərişlər daxildir) sənəd formalarını hazırlayarkən sol kənarı 30-35 mm diapazonda təyin etmək daha yaxşıdır. 20 mm.

Cədvəl 1. Sifariş və göstərişlərin məcburi təfərrüatları

sənəd növünün adı

doldurmağa ehtiyac yoxdur, formadadır

sənədin hazırlandığı və ya dərc edildiyi yer

doldurmağa ehtiyac yoxdur, formadadır

sənədin qeydiyyat nömrəsi

sənədin qeydiyyatı zamanı imzalandıqdan sonra tərtib edilir

mətnə ​​başlıq

sənəd layihəsi hazırlanarkən tərtib edilir

vizanı təsdiq edən sənəd (zəruri olduqda sənədin təsdiq möhürü də ola bilər)

sənəd layihəsinin təsdiqi zamanı tam rəsmiləşdirilir

sənədin imzalanması zamanı tərtib edilir

təsis sənədlərindən asılı olaraq Rusiya Federasiyasının Dövlət gerbi (və ya Rusiya Federasiyasının təsis qurumunun gerbi və ya təşkilatın gerbi və ya ticarət nişanı) mövcud ola bilər.

doldurmağa ehtiyac yoxdur, formadadır

Nəzarət və icra üçün quraşdırma

nəzarət nişanı

sənəd nəzarətə təqdim edilərkən tərtib edilir

Sənədin nəzarətdən çıxarılması və fayla yönləndirilməsi

sənədin icrası və fayla göndərilməsi haqqında qeyd

sənəd nəzarətdən çıxarılaraq fayla göndərildikdə tərtib edilir

İndi isə əmr və qaydalar layihələrinin tərtibinin xüsusiyyətlərini nəzərdən keçirməyə davam edək. ilə başlayaq mətnin yazılması qaydaları. O həmişə birinci tək şəxslə ifadə edilir və iki hissədən ibarətdir:

● ifadə (və ya preambula) və

IN müəyyən edən hissə müəyyən edilmiş tədbirlərin əsaslandırılması verilir. Sərəncamın və ya göstərişin verilməsi üçün əsas yuxarı təşkilatın qanunvericilik və ya normativ hüquqi aktı və ya bu təşkilat tərəfindən əvvəllər verilmiş sənəd olmuşdursa, müəyyənedici hissədə onun adı, tarixi və nömrəsi göstərilir. Bu zaman “əsasən”, “uyğun olaraq”, “uyğun olaraq” kimi ifadələrdən istifadə edilə bilər. Əmr və ya göstəriş fəal şəkildə verilirsə, qeyd olunan hissədə nəzərdə tutulmuş hərəkətlərin məqsəd və vəzifələri formalaşdırılır və sərəncamın və ya göstərişin verilməsinə səbəb olan faktlar və ya hadisələr göstərilir.

Bəyanat hissəsi adətən “Məqsədləri üçün”, “Bununla əlaqədar” və s. sözləri ilə başlayır.

Müəyyən edilmiş hərəkətlərin izahat və əsaslandırmaya ehtiyacı olmadığı üçün müəyyənedici hissənin olmaya biləcəyi hallar olur 7 .

Əmrlərdə müəyyənedici hissə inzibati hissədən “SƏRƏF EDİRƏM:” sözü ilə, sərəncamlarda isə “TƏKLİF EDİRƏM:” və ya “ÖZLƏYİRƏM:” sözləri ilə ayrılır. Bu sözlər sahədən yeni sətirdə böyük hərflərlə çap olunur.

İnzibati hissə hər bir hərəkətin icraçısı və icra müddəti göstərilməklə, müəyyən edilmiş hərəkətlərin siyahısı olmalıdır.

İnzibati hissə tez-tez nöqtələrə bölünür, çünki müxtəlif tapşırıqlar üçün öz müddətləri ilə bir neçə icraçının olacağı güman edilir.

Təşkilati və inzibati sənədlər. Sənədlərin hazırlanmasına dair tələblər: GOST R 6.30-2003-ün həyata keçirilməsi üçün təlimatlar.

Hərəkət konkret ifaçıya aiddirsə, sənədin müvafiq bəndi dating halda ifaçının vəzifəsi və soyadının (mətndə baş hərflər soyaddan sonra qoyulur) göstərilməklə başlamalıdır. İcraçılar kimi təşkilatlar və ya struktur bölmələr göstərilə bilər.

İdarəetmə hərəkəti haqqında məlumat qeyri-müəyyən formada bir fel və hərəkətin obyektini göstərən bir obyekt ilə ötürülür. Misal üçün:

1. Beynəlxalq əməliyyatlar şöbəsinin müdiri A.D.Kotov üzrə işin təşkilinə dair təlimatın layihəsini hazırlayır. "

2. Hüquq şöbəsinin müdiri S.G. Melnikov Beynəlxalq Əməliyyatlar Departamentini zəruri normativ hüquqi aktlar və metodiki sənədlərlə təmin etmək.

İcra müddətinin göstəricisi ayrıca sətirdə verilir və icranın başa çatma tarixi kimi verilir. Misal üçün:

3. Son təqdimetmə tarixi: 15 iyul 2003-cü il.

İnzibati hissənin sonuncu abzasında inzibati sənədin icrasına nəzarət həvalə edilmiş konkret şəxslər göstərilir. Misal üçün:

Əmrin icrasına nəzarət Bankın İdarə Heyətinin sədr müavini K.M.Sidorova həvalə edilsin.

Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 8 noyabr 2005-ci il tarixli, 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işləri üçün standart təlimatlar.

Sərəncam onun hər hansı müddəasını dəyişdirirsə və ya ləğv edirsə, o zaman mətnin inzibati hissəsinin bəndlərindən birində onun tarixi, nömrəsi və adı göstərilməklə ləğv edilən sənədə (sənəd bəndi) keçid göstərilməlidir. Paraqrafın mətni “Etibarsız hesab edilsin” sözləri ilə başlamalıdır. "

Sərəncamda “Sərəncam diqqətə çatdırılsın. " Əmrin diqqətinə çatdırılan bölmələr (vəzifəli şəxslər) icraçının sərəncam layihəsi ilə birlikdə hazırladığı bölgü indeksində qeyd olunur.

A4 formatlı kağızda tərtib edilmiş istənilən təşkilati və inzibati sənədin mətni çap edilməlidir bir yarım sətir aralığı ilə.

Sərəncam və ya direktivdə müxtəlif əlavələr ola bilər 8: müddəalar, qaydalar, siyahılar, siyahılar, qrafiklər, cədvəllər, nümunə sənədlər və s. əmr və göstərişlərə heç vaxt “ərizənin olması haqqında möhür” rekviziti verilmir ərizəyə keçidin birbaşa inzibati sənədin mətnində verilməsi ilə əlaqədardır.

Ərizə arayış və ya analitik xarakter daşıyırsa (diaqram, cədvəl, siyahı və s.), onda əmrin və ya göstərişin mətnində “2 nömrəli əlavəyə uyğun” və ya “(2 nömrəli əlavə)” keçidi var. Bu halda ərizənin birinci səhifəsində yuxarı sağ küncdə “Əlavə” sözü yazılır, aşağıda isə əmr və ya göstərişə keçid verilir. Bir neçə müraciət varsa, onlar nömrələnir.

Əlavə № 2
"Alternativa-M" ASC-nin sifarişi ilə
11 yanvar 2007-ci il tarixli, 1 nömrəli

İnzibati sənədə əlavə təsdiq edilmiş sənəddirsə (qaydalar, qaydalar, təlimatlar və s.), inzibati hissənin müvafiq bəndində aşağıdakı işarə qoyulur: “(əlavə olunur)”. Və sənədin özündə, birinci səhifənin yuxarı sağ küncündə “Sənədin Təsdiq Bəyanatı” atributu yazılmışdır.

Başlıq bütün əmr və göstəriş layihələri üzrə rəsmiləşdirilməli və sənədin qısa xülasəsi daxil edilməlidir.

"Nə (kim) haqqında?" Sualına cavab verməlidir, məsələn, "İşgüzar iş üçün təlimatların təsdiq edilməsi haqqında", "Svyazinvestcom" QSC işçilərinin sertifikatlaşdırılması haqqında", "Sənəd təminatının təkmilləşdirilməsi konsepsiyasının həyata keçirilməsi haqqında" idarəetmə üçün”.

Bu halda, başlıq ümumi uzunluğu 150 simvola qədər olan beş sətirdən çox olmamalı, kənardan (yəni abzas abzassız) bir sətir intervalı ilə dırnaq işarələri olmadan və altı xətt çəkilmədən çap olunmalı, böyük hərflə başlamalıdır. hərf və nöqtə istifadə etmədən bitir.

Sifariş və ya göstəriş formasının məcburi təfərrüatlarının doldurulması məsələlərinə toxunmayacağıq, çünki bu, E.M.-nin məqaləsində ətraflı təsvir edilmişdir. Kameneva “Təşkilati və inzibati sənədlərin formalarının işlənib hazırlanması”, 2005-ci il № 8’ və No 9’ jurnallarında dərc edilmişdir.

Əmr və ya əsasnamə layihəsi hazırlandıqdan sonra növbəti mərhələ - inzibati sənəd layihəsinin təsdiqi başlayır. Bu, başqa bir mərhələ ilə - təsdiq edən məmurların şərhləri əsasında layihənin yekunlaşdırılması ilə ayrılmaz şəkildə bağlıdır. Buna görə də bu mərhələlərin hər ikisini eyni vaxtda nəzərdən keçirəcəyik.

Sərəncam və ya əsasnamə layihəsinin təsdiq edilməsi və təsdiq edən vəzifəli şəxslərin iradları əsasında layihənin yekunlaşdırılması

Sənəd layihəsinin təsdiqi aşağıdakıları nəzərdə tutur:

● tələb olunan “sənədin təsdiqi vizası” ilə rəsmiləşdirilən daxili təsdiq və ya təsdiq (sənədin verilməsi üçün daxili təsdiq kifayətdirsə);

● kənar razılıq (həllin başqa təşkilatlarda ekspertizasının aparılması zəruri olarsa). Sərəncam və qaydalar layihələrinin kənardan təsdiqinə nadir hallarda müraciət olunur, ona görə də biz bu 9-cu maddədə bunun üzərində dayanmayacağıq.

Sənəd layihələrinin yüksək keyfiyyətlə hazırlanmasını və maraqlı tərəflərlə razılaşdırılmasını təmin etmək layihəni təqdim edən şöbə rəhbərlərinin üzərinə düşür.

Maddə 2.7.1.2. Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 8 noyabr 2005-ci il tarixli, 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işləri üçün standart təlimatlar.

Maddə 2.7.1.2. Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 8 noyabr 2005-ci il tarixli, 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işləri üçün standart təlimatlar.

Əmrlərin (sərəncamların) layihələri və onlara əlavələr layihəni təqdim etmiş icraçı 10 və bölmənin rəhbəri, layihədə tapşırıq və tapşırıqlar verilmiş bölmələrin rəhbərləri, habelə məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin müdiri tərəfindən təsdiq edilir. təhsil xidməti və hüquq xidməti (normativ hüquqi aktların layihələrini təsdiq edir). Sərəncam (təlimat) layihəsinə təsdiq edilərkən yaranan etirazlar layihəyə əlavə edilmiş arayışda göstərilir.

Təsdiqləmə prosesi zamanı sərəncam layihəsinə əsaslı dəyişikliklər edilərsə, o, yenidən çap olunmalı və yenidən təsdiq edilməlidir.

Rəhbərə imzalanmaq üçün təqdim edilən əmrlərin (təlimatların) layihələri vəzifələrin bölgüsünə uyğun olaraq rəis müavinləri tərəfindən təsdiq edilir.

Müəssisə təsdiq üçün vizası tələb olunan şəxsləri göstərən 11 sənədin növlərinin və alt növlərinin siyahısını hazırlamalıdır, yəni. əsas təsdiq edənlər və ya sənəd vərəqləri göstərilməklə 12.

Sənəd layihəsinin hazırlanması, təsdiqləyicilərin rəyləri əsasında təsdiqlənməsi və dəqiqləşdirilməsi mərhələləri "ənənəvi" üsulla və ya ofis avtomatlaşdırılması və elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən istifadə etməklə həyata keçirilə bilər.

"Ənənəvi" üsullaİnzibati sənədin layihəsi blankda hazırlanır və kağız şəklində təsdiq üçün təqdim edilir.

Bu zaman vəzifəli şəxslərin vizaları sənəd layihəsinin sonuncu vərəqinin arxa tərəfinin aşağı hissəsində vurulur. Əmr və ya sərəncam layihəsini hazırlayan mütəxəssis layihə sənədinin sonuncu vərəqinin arxa tərəfində təsdiq edənlərin vəzifələrini və adlarını göstərməklə vizaların sonrakı verilməsi üçün əsas yarada bilər. “Sənədin təsdiqi vizası” təfərrüatları GOST R 6.30-2003-ə uyğun tərtib edilməlidir.

S. 3.24. GOST R 6.30-2003. Vahid sənədləşmə sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşdirmə tələbləri.

Sənədin təsdiqi sənədi təsdiq edən şəxsin imzası və vəzifəsi, imzanın stenoqramı (baş hərfləri, soyadı) və imzalanma tarixini özündə əks etdirən sənədin təsdiqi vizası (bundan sonra viza) ilə verilir. Misal üçün:


A.S.-nin şəxsi imzası. Orlov
Tarix

Sənədə hər hansı şərh varsa, viza aşağıdakı kimi verilir:

Şərhlər əlavə olunur
Hüquq şöbəsinin müdiri
A.S.-nin şəxsi imzası. Orlov
Tarix

Şərhlər ayrıca vərəqdə qeyd olunur, imzalanır və sənədə əlavə olunur.

Təşkilatın mülahizəsinə əsasən, sənəd layihəsinin səhifə-səhifə təsdiqinə və ya ayrıca təsdiq vərəqəsində sənəd vizalarının verilməsinə icazə verilir. Eyni zamanda, təsdiq vərəqinin forması nə GOST-lar, nə də qanunvericilik aktları ilə tənzimlənmir və buna uyğun olaraq, müxtəlif təşkilatlarda təsdiq vərəqinin fərqli forması ola bilər.

İnzibati sənəd layihəsini təsdiq üçün kağız üzərində təqdim edərkən, yalnız bir növ layihə marşrutu mümkündür: ardıcıl. Bu o deməkdir ki, eyni zamanda sənəd layihəsi yalnız təsdiq edən vəzifəli şəxslərdən birinin ixtiyarında ola bilər. Təcrübədə tez-tez belə hallar olur ki, sənəd layihəsi eyni səviyyəli menecerlər tərəfindən təsdiqlənməlidir və onların təsdiqlənmə qaydasının əhəmiyyəti yoxdur. Müvafiq olaraq, ardıcıl sənəd təsdiq marşrutu həmişə optimal həll yolu deyil.

Bundan əlavə, "ənənəvi" təsdiqləmə üsulu şirkətin işçiləri üçün kifayət qədər çox iş vaxtını "yeyir". Axı, kağız üzərində sənəd layihəsi müstəqil olaraq təsdiq edən vəzifəli şəxslərə təqdim edilməli və ya idarəetmə sənədlərinə dəstək xidməti (bundan sonra DOU xidməti) vasitəsilə ötürülməlidir. Sonuncu halda, sənədin təsdiqi uzun müddət çəkir, çünki əvvəlcə layihəni məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin xidmətinə aparmaq lazımdır, sonra isə tələb olunan şöbənin katibi və ya ofis işinə cavabdeh olan şəxs seçməlidir. layihəni məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidmətindən çıxarıb təsdiq üçün öz menecerinə təhvil versin və təsdiq edildikdən sonra layihəni DOW xidmətinə qaytarsın... Layihə bütün zəruri vəzifəli şəxslər tərəfindən razılaşdırılana qədər bu prosedur davam etdirilməlidir. Nəticədə, orta və iri müəssisələrdə bir sənəd layihəsinin təsdiqi bir neçə gün davam edə bilər.

Ofis avtomatlaşdırılması və elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərindən istifadə etməklə sənədlərin layihələrinin əlaqələndirilməsi “ənənəvi” üsulla müqayisədə bir çox üstünlüklərə malikdir. Bu yanaşma ilə sənəd layihəsini tərtib edən şəxs sistemdə layihə yaradır, təsdiqləmə zamanı sənəd layihəsi üçün marşrutun növünü göstərir və təsdiq prosedurunu aktivləşdirir.

Aşağıdakı koordinasiya marşrutları mümkündür:

● ardıcıl: layihə ilk təsdiqləyiciyə ilk getdikdə; o, layihəni təsdiqlədikdən sonra layihə avtomatik olaraq ikinci təsdiqləyiciyə keçir və s.;

● paralel: layihə eyni vaxtda bütün təsdiq edən tərəflərə təqdim edildikdə və onlar sənəd layihəsini istənilən ardıcıllıqla təsdiq etdikdə;

● paralel-ardıcıl (və ya qarışıq): sənəd layihəsi ilk dəfə istənilən ardıcıllıqla təsdiqi həyata keçirə bilən bir qrup vəzifəli şəxs tərəfindən qəbul edildikdə; və yalnız birinci qrupdan olan bütün məmurlar razılaşdıqdan sonra layihə növbəti məmurlar qrupuna göndərilir.

Əmr və göstəriş layihələrinin razılaşdırılmasını nəzərə alsaq, qeyd etmək olar ki, ən optimalı paralel-ardıcıl marşrut olardı. Bu halda koordinasiya aşağıdakı zəncirdən istifadə etməklə təşkil edilə bilər:

● 1 təsdiq edənlər qrupu – sənəd layihəsinin icraçısı (və ya tərtibçisi);

● 2-ci koordinator qrupu – podratçının rəhbəri;

● 3-cü qrup təsdiq edənlər - inzibati sənədin layihəsinin düzgünlüyünü yoxlayan rəhbər (və ya məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidmətinin əməkdaşı);

● 4-cü koordinatorlar qrupu – layihə üzrə tapşırıq və göstərişlərin verildiyi şöbələrin rəhbərləri, habelə hüquq xidmətinin rəhbəri;

● 5-ci koordinatorlar qrupu – müəssisə rəhbərinin müavini (və ya müavinləri).

Avtomatlaşdırılmış sistemlərdən istifadə etməklə koordinasiya həm də “ənənəvi” koordinasiya ilə müqayisədə bir sıra üstünlüklərə malikdir. Əsas olanları adlandıraq:

1. Tərtibatçının layihəni təsdiq edən vəzifəli şəxslərə çatdırmaq üçün vaxt itirməsinə ehtiyac yoxdur, çünki bu, verilən marşruta uyğun olaraq sistem tərəfindən həyata keçirilir.

2. Tərtibatçı rəsmi şəxsin sənəd layihəsini təsdiq etməyə borclu olduğu vaxtı göstərə bilər.

3. Sənəd layihəsini tərtib edən şəxs istənilən vaxt sənədin necə təsdiq edildiyini, təsdiqi rəsmi şəxslərdən hansının həyata keçirdiyini və hansı vizanın verildiyini görə bilər.

4. Təsdiq edən vəzifəli şəxslər xüsusi bildiriş sistemi sayəsində təsdiq üçün sənəd layihəsini qəbul etdiklərini dərhal öyrənəcəklər.

5. Sənəd layihəsi mümkün qədər tez razılaşdırılır.

6. Sənədin layihəsi təsdiq prosesində itirilə bilməz.

7. Sistem layihənin bütün versiyalarını, vizaları və təsdiq qeydlərini saxlaya bilər.

“Elektron” təsdiqin yuxarıda qeyd olunan kifayət qədər əhəmiyyətli üstünlüklərinə baxmayaraq, hazırda ondan az sayda müəssisədə istifadə olunur. Bunun səbəbi isə aşağıdakılardır: sənədlərin layihələri ilə işi, o cümlədən təsdiq mərhələsini avtomatlaşdırmaq yalnız o halda mümkündür ki, bütün rəhbərlər ofisin avtomatlaşdırılması və elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin aktiv istifadəçilərinə çevrilsinlər, çünki onlar əsas təsdiq edən vəzifəli şəxslərdir. Təəssüf ki, bugünkü təcrübə göstərir ki, əksər təşkilat və müəssisələrdə avtomatlaşdırma sistemlərinin əsas istifadəçiləri katiblər və ofis işlərinə cavabdeh olan şəxslərdir, onların səlahiyyətlərinə sənədlərin layihələrinin təsdiqi daxil deyil.

İndi baxaq görək, təsdiq edənlərdən biri sənəd layihəsinin məzmunu ilə razılaşmadıqda nə baş verir.

Bir və ya bir neçə təsdiqləmə halında fundamental xarakterli şərhlər, sənədin mahiyyətini dəyişdirərək, layihə yenidən çap edilməli (yəni sənəd layihəsinin yeni variantı yaradılmalıdır) və yenidən razılaşdırılmalıdır.

Təsdiq zamanı onlar edilmişsə redaksiya şərhləri, layihənin məzmununu dəyişdirməyin, o zaman layihə də təkrar çapa məruz qalır, lakin bu halda yenidən təsdiq tələb olunmur.

Sifariş və ya göstərişin imzalanması

Razılaşdırılmış sənəd layihəsi imza üçün rəhbərə təqdim olunur.

Təsdiq vizaları layihənin son vərəqinin arxa tərəfində deyil, ayrıca təsdiq vərəqində verilmişdirsə, bu halda sənəd layihəsinin təsdiq vərəqini də menecerə təhvil vermək lazımdır.

Menecerin imzası sənəd layihəsini tam hüquqlu bir sənədə çevirir, bundan sonra qeydiyyata alınmalıdır.

Sifarişin və ya göstərişin qeydiyyatı

Sənəd qeydiyyatı sənəd haqqında onun yaradılması, göndərilməsi və ya alınması faktını qeyd edən müəyyən edilmiş formada uçot məlumatlarının qeydidir.

Bizim vəziyyətimizdə qeydiyyat sənədin yaradılması faktını qeyd edəcəkdir. Qeyd etmək lazımdır ki, sənədlərin sonrakı qeydi və arayış işinin təşkili üçün qeydiyyat da lazımdır.

Qeydiyyat üç yoldan biri ilə həyata keçirilə bilər:

● kağız jurnalda sənəd haqqında qeyd (jurnalın qeydiyyat forması);

● kağız üzərində uçot və nəzarət kartında (kartın qeydiyyatı blankında) qeyd etməklə;

● sənəd haqqında məlumatların ofisin avtomatlaşdırılması və elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə (avtomatlaşdırılmış qeydiyyat forması) daxil edilməsi.

Qeyd etmək lazımdır ki, hazırda sənədlərin avtomatlaşdırılmış qeydiyyatı məqsədəuyğundur, çünki qeydiyyatın jurnal və kart formaları ilə müqayisədə bir çox üstünlüklərə malikdir. Bu üstünlüklərin kiçik bir hissəsini adlandıraq:

● istənilən detal və ya detallar üzrə sənədlərin sürətli axtarışı;

● hesabatların, xülasələrin avtomatik yaradılması, sənədlər üzrə arayış və analitik işlərin aparılması;

● sifarişlərin (sənədlərin) icrasına avtomatik nəzarət;

● sənədlərin eyni vaxtda bir neçə iş yerində və digərlərində qeydiyyata alınması imkanı.

Üstəlik, sənədlərin avtomatlaşdırılmış qeydiyyatı müəssisədə xüsusi proqram təminatı tətbiq edilmədən də mümkündür.

Əksər kiçik şirkətlərdə bu, MS Excel proqramından istifadə etməklə adi cədvəli doldurmaqla həyata keçirilir.

Qeydiyyat zamanı sənəd verilir sənədin qeydiyyat nömrəsi və tarixi.Əmr və göstərişlərin tarixi imzalanma tarixi olmalıdır, bundan belə nəticəyə gələ bilərik ki, əmr və göstərişlər imzalandığı gün qeydə alınmalıdır.

Sənədlər qruplar daxilində sənəd növünün adından asılı olaraq qeydiyyata alınır. Bundan əlavə, əsas fəaliyyət, kadrlar və inzibati-təsərrüfat məsələləri üzrə əmrlər (həmçinin göstərişlər) ayrıca qeyd olunur. Bu o deməkdir ki, yuxarıda göstərilən əmr və göstərişlərin alt növləri ümumi deyil, ayrıca nömrələnməyə malik olacaqdır.

İndi biz GOST R 6.30-2003-də təsbit edilmiş sənədin qeydiyyat nömrəsi və tarixinin qeydiyyatı üçün tələbləri təqdim edirik.

S. 3.12. GOST R 6.30-2003. Vahid sənədləşmə sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşdirmə tələbləri.

Sənədin qeydiyyat nömrəsi onun 13 seriya nömrəsindən ibarətdir ki, bu da təşkilatın mülahizəsinə əsasən işlərin nomenklaturası, müxbir, icraçılar haqqında məlumatlar və s.

İki və ya daha çox təşkilatın birgə tərtib etdiyi sənədin qeydiyyat nömrəsi sənəddə müəlliflərin göstərildiyi ardıcıllıqla kəsik işarəsi ilə ayrılmış bu təşkilatların hər birinin sənədinin qeydiyyat nömrələrindən ibarətdir.

Bölmə 3.11. GOST R 6.30-2003. Vahid sənədləşmə sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşdirmə tələbləri.

Sənədin tarixi ərəb rəqəmləri ilə ardıcıllıqla yazılır: ayın günü, ay, il. Ayın və ayın günü nöqtə ilə ayrılmış iki cüt ərəb rəqəmi ilə yazılır; il – dörd ərəb rəqəmi ilə.

Tarixi formatlaşdırmağın şifahi-rəqəm üsuluna icazə verilir, məsələn, 05 iyun 2003-cü il, eləcə də tarixi ardıcıllıqla formatlaşdırmaq: il, ay, ayın günü, məsələn: 2003.06.05.

Adətən, sifarişlərin və təlimatların tarixini rəsmiləşdirmək üçün rəqəmsal bir üsul istifadə olunur, məsələn, 02/05/2007.

Əmrin və ya göstərişin icraçılara çatdırılması

İnzibati sənədin icraçılara çatdırılması sənədin surətinin çıxarılması, göndərilməsi (mümkün qədər tez) və ya icraçılara verilməsi deməkdir.

Ofis işinin "ənənəvi" təşkilində nüsxələr ən çox əmr və göstərişlərdən hazırlanır və çıxarışlar daha az hazırlanır, daha sonra paylama indeksinə uyğun olaraq təşkilatın icraçılarına və ya işçilərinə göndərilir (o da tərtib olunur). tərtib edilir və icraçı tərəfindən imzalanır).

Sənədlərlə işləyərkən ofis avtomatlaşdırılması və elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən istifadə olunursa, əksər hallarda (işçinin imza üçün sənədlə tanış olmasına ehtiyac olmadıqda, məsələn, bəzi inzibati sənədləri tərtib edərkən vacibdir) kadrlar üçün), qeydiyyatdan keçmiş sənəd sistemlərdən istifadə edərək işçilərə göndərilir. Bu yanaşma alıcılara sənədi ən qısa müddətdə almağa imkan verir, həmçinin sənədlərin surətinin çıxarılmasına və nüsxələrin ötürülməsinə “ənənəvi” yanaşma ilə sərf olunan maddi və vaxt resurslarına qənaət edir.

Qeyd etmək lazımdır ki, əksər inzibati sənədlər icraçılara çatdırılmazdan əvvəl məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidməti tərəfindən nəzarətə götürülür. Halbuki icraya nəzarət ayrıca böyük mövzudur, ötən il buna kifayət qədər diqqət yetirmişik 14 , 15 .

Mövzu V.P.-nin məqaləsində davam etdirilir. Kozyreva "İnzibati sənədlərin layihələrinin hazırlanması: məsul icraçı ilə uçotun aparılması üzrə mütəxəssis arasında qarşılıqlı əlaqə".

Təcrübəli mütəxəssis öz işini bölüşəndə ​​həmişə maraqlı olur. Xüsusilə digər şöbələrdən olan həmkarları ilə konstruktiv qarşılıqlı əlaqənin qurulmasına gəldikdə. Siz ofis işinin qaydalarına və rus dilinin bütün incəliklərinə riayət etməklə inzibati sənəd layihəsini necə hazırlamağı öyrənəcəksiniz. GOST R 6.30-2003 inzibati sənədlərin hazırlanması üçün yalnız ən əsas tələbləri müəyyən edir. Müəllif onların regionlararası telekommunikasiya şirkətində necə yekunlaşdırıldığını (genişləndirildiyini) və həyata keçirildiyini izah edir. Müxtəlif vəziyyətlər üçün ifadələrin konkret nümunələri və dizayn nümunələrinin olması məqaləni işinizdə praktik tətbiqi üçün çox rahat edir. Məqalə “Müəssisədə ofis idarəetməsi və sənəd axını” jurnalının 2007-ci il iyul sayında dərc edilmişdir.

1 İnzibati sənədlər - qurumun fəaliyyətinin inzibati və təşkilati məsələləri (əmr, göstəriş və s.) üzrə qərarları qeyd edən sənədlər. – Sənədlərin növləri və növlərinin qısa lüğəti. – M.: VNIIDAD. – 1974.

2 Hazırda fərman həm də aşağıdakılar tərəfindən fərdi qaydada verilən hüquqi aktdır: – dövlət başçısı – Rusiya Federasiyasının Prezidenti; - ona verilmiş səlahiyyətlər daxilində kollegial hakimiyyət və idarəetmə orqanının rəhbəri, məsələn, Rusiya Federasiyası Hökuməti Sədrinin əmri; - Rusiya Federasiyasının təsis qurumlarının icra hakimiyyəti başçıları - qubernatorlar, merlər və s.

3 Jurnalın 2’ 2007-ci il 32-ci səhifəsində Yu.V.Ximiçin məqaləsində əsas fəaliyyət üçün sifarişin həyat dövrünün operoqramına baxın.

4 Kadrlar üçün bəzi əmrlər və təlimatlar 21 noyabr 1996-cı il tarixli 129-FZ "Mühasibat uçotu haqqında" Federal Qanunun 9-cu maddəsinə əsasən, Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin qərarı ilə təsdiq edilmiş vahid formalara uyğun olaraq tərtib edilməlidir. 5 yanvar 2004-cü il, N 1 "Əməyin uçotu və ödənişi üçün ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının təsdiq edilməsi haqqında".

5 GOST R 6.30-2003 federal icra hakimiyyəti orqanları istisna olmaqla, bütün təşkilatlar üçün tövsiyə xarakteri daşıyır. Buna baxmayaraq, onun müddəalarının ciddi şəkildə yerinə yetirilməsi məlumatların sənədləşdirilməsi və sənədlərlə işləmək mədəniyyətinin yüksək olduğunu göstərir.

6 Əgər kommersiya təşkilatının təşkilat loqosu və ya ticarət nişanı (xidmət nişanı) yoxdursa, bu rekvizit verilmir.

7 Göstərişsiz sifariş nümunəsi üçün T.A.Kuznetsovanın 2007-ci il №2 jurnalının 45-ci səhifəsindəki məqaləsinə baxın.

8 E.M.Kamenevanın məqaləsinə baxın. “Müəssisədə ofislərin idarə edilməsi və sənəd axını” jurnalının 2006-cı il № 11’ 26-cı səhifəsində dərc edilmiş “Tətbiq dizaynının bəzi incəlikləri”.

9 Xarici təsdiq proseduru üçün 6’ 2006-cı il jurnalının 37-ci səhifəsindəki sualın cavabına baxın.

10 İcraçı dedikdə sənəd layihəsini hazırlayan mütəxəssis başa düşülür.

11 Sənədin növü sənədin məzmununa və təyinatına görə sənədləşmə sisteminə aid olmasıdır (məsələn, əmr, göstəriş, akt və s.). Bu halda, alt növ, sənəddə göstərilən məsələnin xarakteri ilə birləşən eyni tipli sənədlər qrupu kimi başa düşülür (məsələn, təlim üçün sifarişlər, sertifikatlaşdırma əmrləri, ekspert komissiyasının yaradılması üçün əmrlər, və s.).

12 Təşkilatın fəaliyyətində istifadə olunan sənədlərin formalarının cədvəli idarəetmə fəaliyyətinin funksiya və vəzifələrini həyata keçirmək üçün zəruri və kifayət qədər olan təsdiq edilmiş sənədlər formalarının siyahısı, onların hüquqi vəziyyəti, hazırlanma mərhələləri təsvir edilmişdir. və tamamlama.

13 Seriya nömrələri təqvim ili ərzində verilir, yəni. gələn ilin əvvəlindən seriya nömrələri yenidən birlə başlayacaq.

14 O.V.-nin məqaləsinə baxın. Ryskova "Təlimatların icrasına nəzarət: federal icra hakimiyyəti orqanlarının normativ aktlarının tələbləri" № 1' 2006-cı il jurnalının 24-cü səhifəsində.

15 E.M.-nin məqalələrinə baxın. Kameneva 9’ 2006-cı il № 72 və 10’ 2006-cı il jurnalının 76-cı səhifəsində təlimatların icrasına nəzarət üsulları haqqında.

Ənənəvi kağız sənəd idarəetmə sistemini elektron sistemlə əvəz etmək avtomatlaşdırma vasitələrinin tətbiqinə yönəlmiş bir çox hazırlıq işlərini əhatə edən uzun və kifayət qədər əmək tutumlu bir prosesdir. Onun tacı müəssisədə (təşkilatda, müəssisədə) elektron sənəd dövriyyəsi ilə bağlı düşünülmüş və ətraflı əmr olmalıdır.

Keçid üçün hazırlıq

Sənədsiz sənəd idarəetmə sisteminin tətbiqindən əvvəl:

  1. sənədlərlə işləmək üçün mövcud proseslərin effektivliyinin təhlilinin aparılması;
  2. rəhbərin və yüksək səviyyəli menecerlərin idarəetmə ehtiyaclarının müəyyən edilməsi;
  3. sənədlərlə işləyərkən yaranan problemlərin, o cümlədən ifaçıların hesabatlarının araşdırılması və onların həlli üçün adekvat yolların axtarılması;
  4. normativ sənədlərin hazırlanması:
  • elektron sənədlərlə bağlı mövcud sənədləşmə təlimatlarına dəyişikliklərin edilməsi və ya prinsipcə yeni sənəd dövriyyəsi sxeminin işlənib hazırlanması;
  • müəyyən növ sənədlərlə işləmək üçün müfəssəl reqlamentlərin hazırlanması: daxil olan və çıxan; normativ və fərdi; vətəndaşların müraciətləri; dövlət strukturlarının tələbləri;
  • arxiv, icra və kadr sənədlərinin idarə edilməsi qaydalarının müəyyən edilməsi.

İdarəetmənin inzibati aktlarının xüsusiyyətləri

  • Sənəd idarəetməsi hərtərəfli bir prosesdir. Bundan təsirlənməyən işçi tapmaq çətindir. Bu səbəbdən sənəd dövriyyəsi sahəsində əmr və tövsiyələrin təsiri bütün şəxsi heyətə şamil edilməlidir.

ED üzrə sifarişlər müxtəlif bilik sahələrinin sərhəddində yerləşir:

  1. idarəetmə;
  2. sənədləşmə və arxiv işləri;
  3. informasiya və rəqəmsal texnologiyalar.

Buna görə də, onun tərtibi və icrasını təşkil edərkən menecer bu sahələrdə kifayət qədər bilik və bacarıqlara malik olan mütəxəssislər komandasına etibar etməlidir.

  • Sənəd dövriyyəsi üzrə yerli aktlar ED sisteminin tətbiqi və sonrakı fəaliyyəti üçün ümumi şöbə (ofis) və sistem inzibatçıları arasında məsuliyyət sahələrini məhdudlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur.
  • ED sistemi əvvəllər mövcud olan kağızı dərhal əvəz edə bilməz. Buna görə də, elektron və kağız sənədlərdən bərabər şərtlərlə istifadə edə biləcəyiniz və ya kağız sənədin skan edilmiş nüsxəsi ilə elektron sənədin dublikatını çıxara biləcəyiniz bir keçid dövrünün tətbiqi mantiqidir. Yeni sənəd axını ilə bağlı fərdi normativ sənədlərin müddəalarının və menecerin əmrlərinin bəndlərinin qüvvəyə minməsinin bir qədər uzadılmış mərhələlərini təmin etmək də məqsədəuyğundur.

Menecerin işə salınma aktı

Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi ilə bağlı əmr məsul şəxsləri sistemin sınaq və ya kommersiya sınaqlarını keçirməyə məcbur edə bilər.

Tipik olaraq, bu yerli aktda aşağıdakılarla bağlı qaydalar var:

  • ED sisteminin istismara qəbul edilməsi və onun imkanlarından geniş istifadə edilməsi;
  • sənəd dövriyyəsinin təşkilinə dair normativ sənədlərin (təlimatların, əsasnamələrin, qaydaların) qüvvəyə minməsi;
  • sistemə giriş hüququ verilmiş şəxslərin dairəsi;
  • ED sistem operatorlarının ümumi brifinqinin və təliminin keçirilməsi;
  • yeni ofis işi şablonlarının həyata keçirilməsinə cavabdeh şəxslərin təyin edilməsi və onlar arasında vəzifələrin bölüşdürülməsi.

Sərəncam müəssisənin bütün işçilərinə şamil edilməli və onları hər yerdə ED imkanlarından istifadə etməyə məcbur etməlidir.

Sistemdə iş üzrə menecerin aktı

Belə bir sənəd icra əmrindən az tələb olunmur. O, rəqəmsal elektronika sahəsində fəaliyyət üçün hüquqi sahəni sadələşdirməyə yönəlib və elektron sənədlərin yaradılması, dəyişdirilməsi, arxivləşdirilməsi və məhv edilməsində müəssisə işçilərinin hərəkətlərini kağız analoqları ilə bərabərləşdirir.

Bu tədbirlərə aşağıdakılar daxildir:

  • sistem daxilində verilən təlimat və tövsiyələr;
  • sənədlərin təsdiqi və onların rəqəmsal imzasının qoyulması;

Bu gün elektron sənəd dövriyyəsi həyatımıza cəsarətlə daxil olur, bu gün demək olar ki, bütün şirkətlər elektron sənədlərdən istifadə edir, elektron poçtdan, elektron bəyannamələrdən istifadə edir, xüsusən ƏDV vergisi üçün məcburi bəyannamələr qanunla müəyyən edildiyi üçün. Kimsə gündəlik həyatda elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinə keçib və istifadə edir və bütün hesabat və ilkin sənədləri elektron formaya çevirib.

Elektron sənəd dövriyyəsi anlayışı və elektron sənəd dövriyyəsinin üstünlükləri

Elektron sənəd idarəetməsi sənədlərlə işləmə üsuludur. Elektron sənəd dövriyyəsinin xüsusiyyətləri elektron sənədlərin elektron rəqəmsal imza ilə imzalanmasıdır. Elektron imza ilə imzalanmış belə bir sənəd dəyərinə görə kağız üzərində olan sənədə bərabərdir.

Elektron sənəd idarəetməsinin müsbət və mənfi tərəfləri var.

Cədvəl
Elektron sənəd idarəetməsinin müsbət və mənfi tərəfləri

Elektron sənəd idarəetməsinin üstünlükləri Elektron sənəd dövriyyəsinin çatışmazlıqları
Sənədləri tez tapmaq bacarığı; Mərkəzləşdirilmiş sənəd axını strukturunun mövcudluğu; Sənədlərin elektron arxivdə sistemləşdirilmiş saxlanması; Sənədlərin qeydiyyatı və təsdiqi asanlığı; Elektron rabitə kanalları vasitəsilə sənədləri imzalamaq və göndərmək imkanı, vaxta qənaət edir; Oxşar sənədlərin tərtib edilməsi imkanı; Elektron auditin aparılmasıElektron rəqəmsal imzanın alınması ehtiyacı; Qarşı tərəf elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə etmədikdə istifadənin mümkünsüzlüyü; Elektron sənəd dövriyyəsi üçün əlavə xərclər; Vahid sənəd axını formatlarının olmaması; Bəzi istifadəçilərin elektron sənədlərə inamsızlığı

Eyni zamanda, elektron sənəd dövriyyəsi getdikcə daha çox inkişaf edir. Və bunun üçün ilkin şərtlər var.

Birincisi, elektron sənəd dövriyyəsi vergi qanunvericiliyində nəzərdə tutulub. Məsələn, sığorta haqları və ya fərdi gəlir vergisi üzrə hesabatlar təqdim edilərkən, şirkətdə 25-dən çox işçi varsa, o, elektron qaydada təqdim edilməlidir. Hesabatların elektron formada təqdim edilməsi Bəyannaməni elektron formada təqdim etmək lazımdır. Bundan əlavə, 2017-ci ildə hesabatın elektron şəkildə təqdim edilməsi ilə bağlı izahatlar da elektron sənəd şəklində təqdim edilməlidir.

İkincisi, mühasibat uçotunda elektron sənəd dövriyyəsi qəbul edilib. 402-FZ saylı "Mühasibat uçotu haqqında" Qanuna əsasən, ilkin uçot sənədi kağız üzərində və (və ya) elektron imza ilə imzalanmış elektron sənəd şəklində tərtib edilir.
Üçüncüsü, 2017-ci ildə elektron sənəd dövriyyəsi məhkəmə icraatında daha da inkişaf edəcək. Belə ki, çoxları məhkəmə qərarlarının internetdə elektron şəkildə dərc olunmasına öyrəşib. Rusiya Federasiyasının Arbitraj Prosessual Məcəlləsinin 4-cü maddəsinə əsasən iddia ərizəsi, ərizə, şikayət, təqdimat və digər sənədlər məhkəməyə kağız üzərində və ya elektron formada, o cümlədən imzalanmış elektron sənəd şəklində verilə bilər. Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş qaydada internetdə məhkəmənin rəsmi saytında yerləşdirilən formanı doldurmaqla elektron imza. Oxşar müddəalar mülki prosesdə də müəyyən edilir.

Dördüncüsü, tender sənədlərində və elektron hərraclarda elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi baxımından elektron texnologiyalar həyatımızın ayrılmaz hissəsinə çevrilib. 04.05.2013-cü il tarixli 44-FZ nömrəli Federal Qanunun (07.03.2016-cı il tarixli redaksiyada) maddəsinə əsasən “Dövlət və bələdiyyə tələblərinə cavab vermək üçün malların, işlərin, xidmətlərin satın alınması sahəsində müqavilə sistemi haqqında elektron formada hərrac (elektron auksion) dedikdə, satınalma haqqında məlumatın sifarişçi tərəfindən qeyri-məhdud sayda şəxslərə belə hərracın keçirilməsi barədə bildiriş və bu barədə sənədlərin vahid formada yerləşdirilməsi yolu ilə çatdırıldığı hərrac başa düşülür. informasiya sistemi, vahid tələblər və əlavə tələblər satınalma iştirakçılarına təqdim edilir, belə hərracın elektron platformada keçirilməsi onun operatoru tərəfindən təmin edilir.

Beşinci səbəb onunla bağlıdır ki, bu gün bir çox şirkətlər müxtəlif regionlarda, müxtəlif şəhərlərdə fəaliyyət göstərir, ona görə də effektiv biznesin təşkili üçün sənəd dövriyyəsini sürətləndirmək və tərəflər arasında münasibətləri sadələşdirmək lazımdır. Bu baxımdan, intuitiv olaraq bir çox şirkət elektron sənəd idarəetməsini tətbiq edir.

Elektron sənəd idarəetməsini necə tətbiq etmək olar?

Birinci mərhələdə elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi ilə bağlı fundamental qərar qəbul etmək lazımdır. Belə bir qərar müəssisə üçün sifarişlə rəsmiləşdirilir. Bəzi şirkətlər şirkət daxilində sənəd dövriyyəsini və sənədlərin əlaqələndirilməsini tənzimləyən xüsusi yerli aktlar hazırlayırlar.

İkinci mərhələdə, şirkətin sənədləri tərtib edərkən hansı imzadan istifadə edəcəyini seçməlisiniz.

Sadə elektron imza kodlardan, parollardan və ya digər vasitələrdən istifadə etməklə müəyyən bir şəxs tərəfindən elektron imzanın formalaşması faktını təsdiq edən elektron imzadır.

Qeyri-ixtisaslı elektron imza elektron imzadır:

  1. elektron imza açarından istifadə etməklə məlumatın kriptoqrafik çevrilməsi nəticəsində əldə edilən;
  2. elektron sənədi imzalayan şəxsi müəyyən etməyə imkan verir;
  3. elektron sənəd imzalandıqdan sonra ona dəyişikliklər edilməsi faktını aşkar etməyə imkan verir;
  4. elektron imza alətlərindən istifadə etməklə yaradılmışdır.
İxtisaslı elektron imza keyfiyyətsiz elektron imzanın bütün xüsusiyyətlərinə və aşağıdakı əlavə xüsusiyyətlərə cavab verən elektron imzadır:
  1. elektron imzanın yoxlama açarı ixtisaslı sertifikatda göstərilmişdir;
  2. Elektron imza yaratmaq və yoxlamaq üçün tələblərə uyğunluğunu təsdiqləyən elektron imza vasitələrindən istifadə olunur (6 aprel 2011-ci il tarixli 63-FZ Federal Qanununun 5-ci maddəsi (30 dekabr 2015-ci il tarixli redaksiyada) "Elektron imza haqqında" İmzalar.” Bununla belə, bir çox hallarda sənədlər təhlükəsizlik məqsədləri üçün tələb olunur.
Üçüncü mərhələ xüsusi sertifikatlaşdırma mərkəzinin seçimi olacaq. Elektron sənəd idarəetməsində ixtisaslaşmış bir şirkət seçmək üçün müəyyən bir şirkətlə işləməyin asanlığını qiymətləndirmək vacibdir. Göstərilən xidmətlərin dəyərini, əlavə funksiyaların, eləcə də elektron sənəd dövriyyəsi xidmətlərinin mümkünlüyünü müəyyən etmək vacibdir, texniki nasazlıqlar və problemlər zamanı şirkətin - sertifikatlaşdırma mərkəzinin hansı məsuliyyət daşıdığını müəyyən etmək; sənəd idarəetməsində.

Dördüncü mərhələdə müqavilə bağlamaq üçün sənədləri təqdim etmək lazımdır.

Beşinci mərhələ sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilənin bağlanmasıdır. 6 aprel 2011-ci il tarixli, 63-FZ nömrəli (30 dekabr 2015-ci il tarixli dəyişikliklərlə) "Elektron imzalar haqqında" Federal Qanunun 2-ci maddəsinə əsasən, sertifikatlaşdırma mərkəzi hüquqi şəxs, fərdi sahibkar və ya dövlət orqanı və ya yerli idarəetmə orqanıdır. elektron imzaların yoxlanılması üçün açar sertifikatların yaradılması və verilməsi funksiyalarını, habelə digər funksiyaları yerinə yetirir.

Altıncı mərhələ şirkətdə elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi, elektron sənədlərin konkret mübadiləsinin təşkilidir. Qaimə-fakturalar əməliyyat tərəflərinin qarşılıqlı razılığı ilə və onların bu qaimə-fakturaları təsdiq edilmiş formaya uyğun qəbul etmək və emal etmək üçün uyğun texniki vasitələri və imkanları olduqda elektron formada tərtib edilir.

Sertifikatlaşdırma orqanı ilə müqavilə nələri ehtiva etməlidir?

Sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilə bağlayarkən, sertifikatlaşdırma mərkəzinin hüquqi statusuna diqqət yetirmək lazımdır. Sertifikatlaşdırma mərkəzinin akkreditasiyası, xüsusən də elektron imzanın yoxlanılması açarının sertifikatında göstərilən məlumatlara etibar etmələri nəticəsində üçüncü şəxslərə dəymiş itkilərə görə məsuliyyətin maliyyə təminatının mövcudluğuna dair tələblərin yerinə yetirilməsi şərti ilə həyata keçirilir. belə bir sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən verilmiş və ya belə bir sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən aparılan sertifikatlar reyestrində olan məlumatlar 1,5 milyon rubldan az olmayan məbləğdə.

Sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilə bağlayarkən, müqavilənin mövzusuna diqqət yetirmək vacibdir. Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 432-ci maddəsinə əsasən, bu cür müqavilələr üçün məcburi şərtlər bunlardır. Müqavilənin bütün vacib şərtləri üzrə müvafiq hallarda tələb olunan formada tərəflər arasında razılıq əldə olunarsa, müqavilə bağlanmış sayılır. Yəni, müqavilənin mövzusunu mümkün qədər aydın şəkildə yazmaq vacibdir.

Müqavilənin predmeti “Elektron imza haqqında” Qanundan irəli gəlir.

Doğrulama Mərkəzi:

  1. elektron imzanın yoxlama açarları üçün sertifikatlar yaradır və belə sertifikatlar verir;
  2. elektron imzanın yoxlanılması açarı sertifikatlarının etibarlılıq müddətlərini müəyyən edir;
  3. bu sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən verilmiş elektron imza yoxlama açarı sertifikatlarını ləğv edir;
  4. ərizəçinin müraciəti əsasında elektron imza vasitələri verir;
  5. bu sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən verilmiş və ləğv edilmiş elektron imza yoxlama açarı sertifikatlarının reyestrini aparır;
  6. sertifikatların reyestrinin aparılması qaydasını müəyyən edir;
  7. ərizəçilərin müraciəti əsasında elektron imza açarlarını və elektron imzanın yoxlama açarlarını yaradır;
  8. sertifikat reyestrində elektron imza yoxlama açarlarının unikallığını yoxlayır;
  9. elektron qarşılıqlı əlaqə iştirakçılarının müraciətləri əsasında elektron imzaların yoxlanılmasını həyata keçirir;
  10. elektron imzadan istifadə ilə bağlı digər fəaliyyətləri həyata keçirir.
Sertifikatlaşdırma mərkəzinin məsuliyyəti aşağıdakı hallarda yaranır:
  1. sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən xidmətlərin göstərilməsinə dair müqavilədən irəli gələn öhdəliklərin yerinə yetirilməməsi və ya lazımınca yerinə yetirilməməsi;
  2. vəzifələrin yerinə yetirilməməsi və ya lazımınca yerinə yetirilməməsi ("Elektron imza haqqında" 04.06.2011-ci il tarixli 63-FZ nömrəli Federal Qanunun 13-cü maddəsinin 3-cü bəndi (30.12.2015-ci il tarixli dəyişikliklər).
Sığorta sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilənin əlavə şərtləri kimi təqdim edilə bilər.

Şirkət daxilində elektron sənəd dövriyyəsini necə təşkil etmək olar?

Şirkət daxilində elektron sənəd dövriyyəsi saat mexanizmi kimi təşkil edilməlidir. Elektron sənəd dövriyyəsinin sənədlərin skan edilməsini və elektron rəqəmsal imza ilə imzalanmasını nəzərdə tutması vacibdir. Bu o deməkdir ki, elektron skan edilmiş nüsxələrə cavabdeh olan mütəxəssis lazımdır və sənədlərin imzalanması üçün rəhbərlərin iş yerlərində xüsusi proqram təminatı quraşdırılmalıdır.

Elektron sənədlərin layihələrinin hazırlanması, icrası və təsdiqi kağız üzərində oxşar sənədlər üçün müəyyən edilmiş ümumi işgüzar qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir. Elektron sənəddə möhür izi istisna olmaqla, kağız üzərində oxşar sənəd üçün müəyyən edilmiş bütün rekvizitlər olmalıdır, çünki möhür məcburi detal deyil. Şirkət daxilində elektron rəqəmsal imzanın istifadə olunmadığı elektron sənədlərlə hərəkətləri təsdiqləmək üçün üsullardan istifadə edilə bilər. Məsələn, sənədlər elektron rəqəmsal imza olmadan nəzarətə verilə bilər.

Qarşı tərəflərinizlə sənəd dövriyyəsini təşkil etmək istəyirsinizsə, o zaman qarşı tərəflə müqaviləyə müvafiq müddəaları daxil etməlisiniz.

Sənədlər elektron formada hazırlanır və imzalanır. İstifadə olunan elektron rəqəmsal imza vasitələri müəyyən edilmiş qaydada sertifikatlaşdırılmalıdır.

Ən asan yol, səlahiyyətlilərlə, məsələn, vergi xidməti ilə elektron sənəd dövriyyəsini təşkil etməkdir. Bunun üçün siz həmçinin elektron imza əldə etməli və sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilə bağlamalısınız. Çox vaxt vergi ödəyiciləri vergi orqanına bəyannamələr, izahatlar və hesab-fakturalar təqdim edirlər. "Əlaqə" olaraq sənədlər Rusiya Federal Vergi Xidmətinin 15 aprel 2015-ci il tarixli ММВ-7-2 /149@ "İstifadə olunan sənədlərin göndərilməsi qaydasının təsdiq edilməsi haqqında" əmrinə uyğun olaraq vergi orqanları tərəfindən hazırlanır. vergi orqanları vergi qanunvericiliyi və rüsumlarla tənzimlənən münasibətlərdə öz səlahiyyətlərini həyata keçirərkən telekommunikasiya kanalları vasitəsilə elektron formada və Federal Vergi Xidmətinin 17 fevral 2011-ci il tarixli ММВ-7-2 nömrəli əmrinin bəzi müddəalarının etibarsız sayılması haqqında /169@.”

Belə sənədlərə aşağıdakılar daxildir:

  1. izahatların verilməsi üçün tələblər;
  2. nəzarət edilən xarici şirkətlərin bildirişləri;
  3. vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) çağırılması barədə bildirişlər;
  4. vergi bildirişi;
  5. vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) bankdakı hesabları üzrə əməliyyatların və onun elektron pul vəsaitlərinin köçürülməsinin dayandırılması haqqında qərarlar;
  6. vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) bankdakı hesabları üzrə əməliyyatların və onun elektron pul vəsaitlərinin köçürülməsinin dayandırılmasının ləğv edilməsi haqqında qərarlar;
  7. səyyar vergi yoxlamasının aparılması haqqında qərarlar;
  8. digər sənədlər.
Beləliklə, əgər şirkətdaxili elektron sənədlərdən danışırıqsa, onda onların dövriyyəsi daxili yerli aktlarla tənzimlənəcək, əgər kontragentlərlə münasibətlərdən danışırıqsa, bu cür münasibətlər tərəflər tərəfindən, sənəd dövriyyəsi isə səlahiyyətli orqanlarla təşkil edilirsə, onda səlahiyyətli orqanlar müəyyən bir şirkət üçün qəbul edilmiş elektron prosedur sənəd axınına uyğun olaraq hərəkət edəcəklər.

Elektron sənədlərin saxlanmasını necə təşkil etmək olar?

Elektron sənədlərin saxlanmasını tənzimləyən əsas normativ akt Rusiya Federasiyasının arxiv fondundan sənədlərin və digər arxiv sənədlərinin dövlət orqanlarında, yerli özünüidarəetmə orqanlarında və təşkilatlarda saxlanması, əldə edilməsi, uçotu və istifadəsinin təşkili Qaydalarıdır (Sərəncamı ilə təsdiq edilmişdir). Rusiya Federasiyasının Mədəniyyət Nazirliyinin 31 mart 2015-ci il tarixli 526 nömrəli qərarı, bundan sonra Qaydalar). Bu sənəd ilk dəfə olaraq elektron sənədlərin saxlanması qaydalarını müəyyən edir.

Sənədlər necə saxlanmalıdır?

Birincisi, müəyyən bir təşkilat üçün işlərin siyahısını hazırlamaq lazımdır. İşlərin çeşidi şirkətdən və fəaliyyət sahəsindən asılı olaraq dəyişəcək.

İşlərin nomenklaturası icra edilmiş sənədləri işlər üzrə qruplaşdırmaq, işlərin sistemləşdirilməsi və uçota alınması, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və sənədlərin axtarışı üçün istifadə olunur. Faylların nomenklaturası daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama inventarlarının tərtibi, habelə müvəqqəti (10 ilədək) saxlama yerlərinin uçotu üçün əsasdır.

İkincisi, halları formalaşdırmaq lazımdır. Bunun üçün elektron qaydada saxlanılacaq sənədlərin dəyərinin ekspertizası aparılmalıdır. Nəzərinizə çatdıraq ki, fərdi sənədlər üçün normativ saxlama müddətləri mövcuddur. Məsələn, mühasibat sənədləri 5 il, vergi sənədləri isə 4 il saxlanılır.

üçüncü, məlumatların fayl nomenklaturasında elektron şəkildə saxlandığını qeyd etmək lazımdır. Məsələn, “İş vaxtı cədvəlləri. Elektron sənədlər”.

Dördüncü, sənədləri arxivləşdirməlisiniz.

Elektron faylı saxlamazdan əvvəl o:
— elektron sistemdən yükləmə (sənəd hər hansı xüsusi proqram məhsulunda yaradılıbsa);
— uyğun formatda saxlamaqla mümkün dəyişikliklərdən qorunmaq;
— yaddaş daşıyıcısına yazın.

Elektron sənədlərin saxlanması və arxivləşdirilməsi üçün ümumi qəbul edilmiş format PDF/A-dır. O, adi PDF-dən fərqlənməlidir, hər yeniləmə ilə fayllarla işləmək üçün yeni imkanlar yaranır. PDF/A başqa bir şey üçün nəzərdə tutulub: bu, elektron sənədlərin uzunmüddətli arxiv saxlanması üçün formatdır.

Beşinci addım inventarların hazırlanmasıdır. İnventar elektron sənədlərlə bağlı yaradılan bütün elektron faylları əhatə edir. Bununla belə, kağız faylların yaradılması zamanı göstərilən vərəqlərin sayı əvəzinə elektron sənədlərin həcmi göstərilir.

İnventar formatı belə görünə bilər:

Menecer vəzifəsinin adı
struktur vahidi
İmza Deşifrə
İmza tarixi



RAZILIQ
Vəzifə
məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin rəhbəri
İmza Deşifrə
İmza tarixi



Arxiv meneceri
(arxivə məsul şəxs)
İmza Deşifrə
İmza tarixi



Ümumiyyətlə, sənədləri elektron şəkildə saxlamaq daha rahatdır, çünki gələcəkdə sənədləri axtararkən bütün kağız sənədlər otağını gəzməyə ehtiyac yoxdur. Vergi idarəsinin, Pensiya Fondunun və digər müfəttişlərin tələbi ilə sənədləri elektron formada təqdim etmək də daha asandır.

Bəzi hallarda sənədləri məhv etmək lazımdır. Məsələn, rəsmi qeydlər uzun müddət saxlanılıb, saxlama müddəti başa çatıb və onları məhv etmək lazımdır. Bu zaman sənədlərin dəyərinin ekspertizası aparılır. Belə bir müayinə xüsusi komissiya tərəfindən aparıla bilər. Ekspertizanın nəticələrinə əsasən sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında akt tərtib edilir. Belə bir aktın forması şirkət tərəfindən müstəqil olaraq hazırlanır. Və akt əsasında disklər və ya digər saxlama vasitələri sadəcə məhv edilir.

Sonda qeyd etmək lazımdır ki, əlbəttə ki, gələcək elektron sənədlərə aiddir. Bununla belə, elektron sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkili vacibdir. Bir şöbədə və ya hətta şöbədə yalnız bir iş yeri elektron sənəd dövriyyəsinə qoşulduqda, sənədlərin əksəriyyəti hələ də kağız üzərində saxlandıqda, bir çox şirkət sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkil edilməməsi problemi ilə üzləşir. Buna görə də, elektron sənəd dövriyyəsi ilə bağlı bütün məsələlər sistemin tətbiqi mərhələsində “quruda” həll edilməlidir.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi demək olar ki, hər bir müəssisədə məqsədəuyğundur, çünki bu, iş intizamını əhəmiyyətli dərəcədə artıra və sənədlərin işlənməsi üçün tələb olunan vaxtı əhəmiyyətli dərəcədə azalda bilər. Aşağı xərclər və müəssisənin fəaliyyətinin xüsusiyyətlərinə uyğunlaşma qabiliyyəti elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqini əmək məhsuldarlığını və idarəetmə səmərəliliyini artırmaq üçün optimal həll yolu edir.

Məqalədən öyrənəcəksiniz:

  • elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi təşkilatda nə təmin edir;
  • elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqinin məqsədləri nədən ibarətdir;
  • elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsinin əsas mərhələləri hansılardır;
  • elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsi haqqında sərəncamda nələr var.

Hal-hazırda bir müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin effektivliyi artıq şübhə doğurmur. Aparat və proqram təminatı üçün aşağı xərclərlə belə sistemlər icra intizamını, sənəd dövriyyəsinin keyfiyyətini və əmək məhsuldarlığını əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşdıra, idarəetmə siqnallarının qəbulu və ötürülməsi vaxtını əhəmiyyətli dərəcədə azalda bilər.

Müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi

Hər hansı bir müəssisənin fəaliyyəti üçün sənədləşdirmə dəstəyinin optimallaşdırılması bir neçə istiqamətdə aparılır:

  • sənədlərin informasiya məzmununun keyfiyyətinin yüksəldilməsi: onların zəruri və kifayət qədər miqdarda işlənməsi, adların məzmuna uyğun olması, mahiyyət və məzmunca bir-birini təkrarlayan sənədlərin istisna edilməsi; qəbul edilmiş dövlət və yerli standartlara uyğun sənədlərin yaradılması, icrası və təsdiqi;
  • müəssisədə fəaliyyət göstərən sənəd dövriyyəsi sisteminin səmərəliliyinin artırılması: son tarixlərə nəzarət etmək imkanı ilə marşrutlaşdırma, ilkin uçot və kadr uçotunun operativ idarəetmə prosesi ilə birləşdirilməsi; sənədin emal vaxtının və keçidinin azaldılması, istədiyiniz sənədin tez axtarışı, böyük həcmli məlumatların saxlanmasının təşkili.

Bütün bu vəzifələr təşkilatda sənədlərin yaradılması, işlənməsi və qeydiyyatı prosesini avtomatlaşdırmağa, onların yayılmasına və hərəkətinə nəzarət etməyə, operativ işlənməsini, axtarışını və saxlanmasını təmin etməyə imkan verən elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi ilə asanlıqla həll olunur.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi məqsədləri:

Sadalanan vəzifələr həmçinin elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin üstünlüklərini, xüsusən də illik sənəd dövriyyəsinin minlərlə mühasibat vahidi ilə, arxivin isə on minlərlə hesablandığı müəssisələrdə üstünlüklərini müəyyən edir. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin effektivliyi, əlbəttə ki, həm onun dəyəri, həm də işlənmiş sənədlərin həcmi, habelə şirkətin fəaliyyətinin xüsusiyyətləri ilə müəyyən edilir. Hesablamalar göstərir ki, ümumiyyətlə, elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi bir-iki ilə öz bəhrəsini verir.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi mərhələləri

Gec və ya tez, məqsədi istehsal və təşkilati fəaliyyətini optimallaşdırmaq olan hər bir menecer müəssisədə sənəd dövriyyəsi sisteminin avtomatlaşdırılması ehtiyacını dərk edir. Onun müvəffəqiyyəti əsasən elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin əsas prinsiplərinə nə dərəcədə əməl olunmasından asılıdır:

  • müəssisənin yuxarı rəhbərliyinin həyata keçirilməsində maraq və fəal iştirak;
  • məqsədləri başa düşmək və elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi mərhələlərinə uyğunluq;
  • təşkilatın əsas istifadəçilərinin və mütəxəssislərinin seçim və ya inkişafa cəlb edilməsi;
  • təşkilatın qarşısında duran cari və gələcək çağırışlara uyğunlaşma.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi prosesi bir neçə mərhələdə həyata keçiriləcək.

Birinci mərhələdə təşkilatda sənəd dövriyyəsini tənzimləyən mütəxəssis və menecerlərdən ibarət işçi qrupu yaratmaq və onların köməyi ilə mövcud sənəd dövriyyəsi sisteminin “zəif tərəflərini” müəyyən etmək lazımdır. Qrup yüksək vəzifəli şəxslərin idarəetmə ehtiyaclarını, eləcə də adi ifaçıların istifadəçi ehtiyaclarını müəyyən etməlidir. Bu, sistem üçün əsas tələbləri formalaşdırmağa və onları texniki spesifikasiyalar şəklində təqdim etməyə kömək edəcəkdir.

İkinci mərhələdə, hazırlanmış tələbləri nəzərə alaraq, həm funksionallıq, həm də qiymət baxımından optimal olacaq elektron sənəd dövriyyəsi sistemi seçilir. Şirkətin sənəd idarəetmə sistemi tərəfindən həll olunan vəzifələr kifayət qədər spesifikdirsə, elektron sistem açar təhvil əsasında hazırlana bilər və daha sonra tərtibatçılarla ən sıx əlaqə saxlayan, onlar üçün konkret tapşırıqlar tərtib edən işçi qrupun üzvləridir.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin üçüncü mərhələsində onun quraşdırılması və zəruri hallarda texniki avadanlıq parkının yenilənməsi, köhnəlmiş avadanlıqların modernləşdirilməsi və yeni avadanlıqların alınması həyata keçiriləcək.

Dördüncü mərhələ elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin təsdiq edilmiş icra planına uyğun olaraq sınaq istismarı və kadrların hazırlanmasıdır. Bu mərhələdə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi ilə bağlı problemlər diaqnoz qoyulur və texniki və ya proqram həllərindəki səhvlər nəticəsində yaranan problemlər tərtibatçılar tərəfindən aradan qaldırılmalıdır. Bir qayda olaraq, sistemin sınaq istismarı real istehsal şəraitində baş verir, ona görə də o, sonuncu mərhələ - elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin kommersiya istismarına verilməsi ilə birləşdirilə bilər.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi haqqında sərəncam

İstənilən formada tərtib edilmiş bu sənədlə təşkilatın rəhbəri işçi qrupunun üzvlərini və ya digər məsul şəxsləri sistemin sınaq istismarını həyata keçirməyə və ya dərhal kommersiya istismarına verməyə məcbur edə bilər. Sifarişin tələblərinin siyahısına aşağıdakılar da daxil ola bilər:

  • bütün iş yerlərində öz imkanlarından istifadə etmək;
  • müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin fəaliyyətini tənzimləyən sənədlərin (təlimatlar, təlimatlar, qaydalar) qüvvəyə minməsi;
  • sistemə administrator səviyyəsində giriş hüququ verilmiş şəxslərin dairəsinin müəyyən edilməsi;
  • istifadəçilərin ümumi brifinqinin və təliminin keçirilməsi;
  • ofis işinin yeni standartlarının həyata keçirilməsi üçün məsul şəxslərin təyin edilməsi və onların vəzifələrinin sərhədlərinin müəyyən edilməsi.


Oxşar materiallar

“1C: Pərakəndə Revision 1C Enterprise 8” konfiqurasiyasında inventar
zibilxana

“1C: Pərakəndə Revision 1C Enterprise 8” konfiqurasiyasında inventar

Yeni texnologiyanın müqayisəli iqtisadi səmərəliliyi nsot tətbiqinin iqtisadi effekti
zibilxana

Yeni texnologiyanın müqayisəli iqtisadi səmərəliliyi nsot tətbiqinin iqtisadi effekti

Ticarət vergisi ödəyicisinin qeydiyyatdan çıxarılması barədə bildiriş
zibilxana

Ticarət vergisi ödəyicisinin qeydiyyatdan çıxarılması barədə bildiriş