Instrucción de flujo de trabajo corporativo de 1s sed. Sistema de gestión documental electrónica "gestión documental corporativa". Todo incluido o implementación en poco tiempo

Entre las ventajas competitivas del sistema de gestión documental electrónica “Gestión Documental Corporativa”, se pueden distinguir las siguientes:
1. Implementación rápida: ¡instale y trabaje! La instalación del sistema no es difícil, ya que el sistema se suministra con una configuración estándar para la plataforma 1C:Enterprise.

La implementación y la formación son mucho más sencillas, ya que en la mayoría de los casos el personal de la empresa ya está familiarizado con otros programas basados ​​en la plataforma 1C:Enterprise. Los usuarios sienten intuitivamente cómo usar los objetos del sistema, porque ya están familiarizados con los principios básicos y la interfaz. 1C: Empresa 8 .

El manual del usuario se suministra en forma impresa y electrónica, incluso en formato MS Word, lo que facilita la preparación de instrucciones y adiciones a las descripciones de trabajo del personal de la empresa.

2. Potente subsistema de procesos de negocio. El sistema EDMS "Gestión de documentos corporativos" admite la automatización de procesos comerciales utilizando un editor visual. El diseño visual le permite automatizar casi cualquier proceso comercial de una empresa de manera simple y sin programación adicional. Obtenga más información sobre el diseño de procesos comerciales en el sistema EDMS "Gestión de documentos corporativos".

Se admite una biblioteca de procesos comerciales para el intercambio de procesos. Se admite la carga y carga de tipos de procesos comerciales en archivos xml.

3. Integración con configuraciones típicas de 1C. EDMS "Gestión de documentos corporativos" se puede integrar con cualquier configuración basada en "1C: Enterprise 8.3/8.2", incluidos "1C: Contabilidad 8", "1C: Gestión de pequeñas empresas", "1C: Gestión de empresas de fabricación" y otras. Para obtener más información sobre la integración con configuraciones típicas, consulte .

5. Gran funcionalidad de la entrega principal. La entrega principal del sistema, además de los subsistemas para la gestión de documentos corporativos y procesos comerciales, contiene subsistemas adicionales para soporte técnico y gestión por indicadores clave de desempeño (KPI)

6. Posibilidad de realizar cambios, ¡código abierto! El código completamente abierto del producto y la ausencia de protección de hardware brindan comodidad a los programadores y usuarios de EDMS "Gestión de documentos corporativos". Cualquier especialista con conocimiento de 1C:Enterprise siempre puede realizar cambios en el producto para satisfacer mejor las necesidades de su empresa.

Y además:

• Nuestro producto tiene un editor visual de procesos comerciales muy conveniente que le permite ahorrar una gran cantidad de tiempo para el diseño de procesos de negocio, lo que significa nada menos que una enorme cantidad de dinero
• Tenemos rica experiencia en automatización procesos comerciales y flujo de trabajo en Rusia y países de la CEI. El sistema tiene soluciones probadas en el tiempo (la historia del sistema se lleva a cabo desde 2005)
• Nos enfocamos en el desarrollo soluciones de circulación listas para usar, respectivamente, las soluciones listas para usar dan el mejor efecto de las inversiones en la adquisición del sistema
• En la entrega principal del sistema subsistemas incluidos soporte técnico ( ITIL) y gestión basada en indicadores clave de rendimiento ( KPI)
• El producto funciona con éxito en 9 países (CEI y más allá) y tiene una interfaz adicional en inglés
• Nosotros mismos usamos este sistema de gestión de documentos todos los días, lo que es una ventaja adicional garantía de calidad y soporte

Para saber más sobre las posibilidades de la "Gestión Documental Corporativa", puedes descargar ahora mismo

Los objetivos de automatizar el trabajo con documentos en diferentes empresas pueden diferir radicalmente en escala y dinámica. Por ejemplo, construir un sistema de gestión de documentos para una gran empresa que ha decidido abandonar por completo los documentos en papel implica lanzar un proyecto que es incomparable en alcance y naturaleza con el proyecto de introducir el mismo sistema, pero en una sola empresa pequeña. Al mismo tiempo, en ambos casos, podemos hablar de la introducción de "1C: Gestión de Documentos 8".

Una herramienta universal para crear sistemas de gestión de documentos electrónicos (también de uso frecuente - 1C SED) en empresas de cualquier tamaño: el programa de gestión de documentos 1C fue desarrollado por 1C como moderno sistema ECM(Enterprise Content Management), que, además de los documentos, ayuda a iniciar un proceso complejo, controlar y gestionar los flujos comerciales y organizar el trabajo conjunto de los empleados. La solución implementa métodos probados y tiene una funcionalidad que proporciona un ciclo completo de procesamiento de documentos en la empresa.

La funcionalidad de 1C: Document Management 8 permite:

• Almacene documentos de forma centralizada y segura;
• Registrar documentos entrantes y salientes;
• Crear, almacenar y procesar documentos organizativos, administrativos, informativos, de referencia y otros documentos internos, contratos, memorandos;
• Obtenga acceso rápido a los documentos, teniendo en cuenta los derechos de los usuarios;
• Establecer el trabajo colectivo de los empleados con coordinación, aprobación y control transparentes sobre la ejecución de los documentos;
• Configuración flexible de enrutamiento de documentos, control y análisis de la disciplina ejecutiva;
• Realice la descarga automática de documentos desde el correo electrónico y desde un escáner;
• Mantener registros y controlar el tiempo de trabajo de los empleados.

Hay cuatro opciones para la entrega de la configuración 1C: Gestión de documentos 8

• 1C: Gestión documental CORP para cualquier empresa con una estructura organizativa compleja y un flujo de trabajo desarrollado de varios niveles.
• 1C: Gestión documental de una institución estatal para instituciones estatales (municipales) con una estructura compleja y un flujo de trabajo desarrollado.
• 1C: Gestión documental PROF para pequeñas empresas comerciales e instituciones presupuestarias con una estructura organizativa simple y papeleo mínimo.
• 1C: Gestión de documentos con una interfaz bilingüe: inglés y ruso. Puede utilizarse en empresas rusas con sucursales o filiales en el extranjero, empresas rusas con una proporción significativa de empleados extranjeros, así como en sucursales de empresas extranjeras en Rusia.

El programa de gestión de documentos 1C no tiene ninguna afiliación industrial. Debido a su versatilidad, el flujo de trabajo en 1C se configura y adapta fácilmente a las especificaciones de una organización en particular. Consideremos con más detalle la funcionalidad de la solución usando el ejemplo de 1C: Document Management CORP (versión 2.1.11.5).

Funcionalidad de 1C: Gestión de Documentos 8

Contabilización de la correspondencia, entrada y salida

El programa tiene una pantalla asociada incorporada de documentos entrantes y salientes. Se supervisa la integridad de las respuestas, se supervisa el historial de correspondencia.

Flujo de documentos internos

Memorandos, ORD, pedidos, documentos de proyecto, documentos técnicos. El almacenamiento de documentos internos se organiza en un diario. Es posible ver todos los documentos en una lista continua.

La figura muestra la estructura de carpetas: este es un rubricador para agrupar documentos internos (por carpetas, por tipos de documentos, por contratistas, por categorías, por proyectos).

Búsqueda de información, código de barras

El programa es capaz de almacenar una gran cantidad de información. Para comodidad de los usuarios, se implementan los siguientes métodos de búsqueda de datos:

• Buscar por detalles;
• Buscar en listas (usando selecciones rápidas);
• Búsqueda de texto completo;
• Busque documentos en papel por códigos de barras.

1C:Document Management admite la impresión de códigos de barras directamente en un archivo de documento y la impresión en una hoja separada, así como la impresión de códigos de barras en forma adhesiva para aplicar a una versión en papel. El uso de tales tecnologías simplifica enormemente la búsqueda de documentos y la creación de un archivo claramente estructurado: basta con leer un código de barras con un escáner para abrir automáticamente una tarjeta de documento o tareas para un documento que existe en ese momento.

El programa tiene la capacidad de utilizar una firma electrónica, con la cual podrá visar cédulas de documentos, archivos adjuntos, aprobación de visas, resoluciones, decisiones de aprobación, etc.

Documentos contractuales y todo lo relacionado con ellos

• Negociación de contratos;
• Control de montos, control del paso de los documentos que acompañan al contrato;
• control del ciclo de vida del contrato;
• Recepción de copias escaneadas de contratos originales con firmas y sellos.

Los archivos son creados y editados diariamente por los empleados. Se proporciona trabajo colaborativo y multiusuario, se establece un mecanismo para administrar el ciclo de vida de los archivos y se establece la vinculación a los documentos.

Así llamado "correo comercial" en términos de funcionalidad, es similar a los programas de correo regulares, pero se complementa con herramientas útiles (más de 40), que simplifican enormemente el trabajo de los empleados. Por ejemplo, la función de control "correo interno - externo" le permite ver advertencias de que el correo interno va a un servidor externo y confirmar o evitar rápidamente esta acción. El mecanismo se implementa en configuraciones KORP y DGU.

Procesos y tareas de negocio

El concepto de un enfoque de proceso en el marco del programa 1C: Document Management 8 incluye no solo el método de enrutamiento de documentos. Un proceso comercial es también una unidad de contabilidad en torno a la cual se construye todo lo relacionado con la mejora de la eficiencia de los empleados, la transparencia y la precisión del desempeño laboral y, en última instancia, llevar la organización de la empresa en su conjunto a un nuevo nivel de calidad.

Las tareas en el programa se forman en el marco de procesos elementales, distribuidos por defecto en 6 tipos:

• consideración, cuyo resultado es la formulación por el titular de la resolución y la devolución del documento certificado al autor.
• Ejecución: traslado de la documentación en desarrollo a todos los usuarios, según listado, así como a la persona de control para la realización de la disciplina de actuación. Uno de los usuarios se asigna como ejecutor responsable.
• Aprobación: como parte de este proceso comercial, los encuestados seleccionados realizan ajustes o certifican la documentación y luego la devuelven al iniciador para procesar los resultados y otras acciones.
• Declaración: El documento se presenta para su aprobación a la persona designada a cargo. El resultado es una devolución al autor para que realice correcciones o revise la resolución.
• Registro: el documento se entrega al secretario. El secretario asigna un número de registro, coloca el sello de la organización y lo envía al corresponsal.
• Familiarización permite que todos los empleados en la lista de partes interesadas vean el documento.

Sobre la base de estos procesos, es posible formar esquemas y rutas más complejos de varios niveles con varias transiciones, procesos complejos interfuncionales con un nivel ilimitado de anidamiento.

Gestión de proyectos

Este bloque 1C: Gestión Documental 8 es necesario para desglosar todo el conjunto de documentos y la cantidad de trabajo de los empleados del proyecto, así como para ayudar a los equipos que trabajan en proyectos en cuestiones administrativas y organizativas y tareas de control, comenzando por mantener un plan de proyecto. , finalizando con la ejecución de tareas para este proyecto . El mecanismo de gestión de proyectos se implementa en las configuraciones KORP y DGU.

Seguimiento del tiempo

Un sencillo bloque funcional 1C: Gestión Documental 8, que permite a los empleados registrar de forma cómoda e intuitiva los asuntos que trataron durante el día, así como en qué tipo de trabajo se dedicó el tiempo. Al mismo tiempo, todos los datos de trabajo están vinculados a documentos, tareas, procesos y proyectos con los que interactuó el empleado. El bloque de seguimiento del tiempo ayuda a evaluar cómo se estructura realmente el tiempo de trabajo de los empleados, qué porcentaje se dedicó a reuniones y qué porcentaje se dedicó a preparar y coordinar documentos.

Un pequeño pero muy útil mecanismo que informa la ausencia de un empleado y permite encontrar opciones para reemplazar al responsable en todas las etapas del proceso o proyecto, donde la interacción con él está implícita.

Control de disciplina de desempeño

Una funcionalidad importante integrada en el programa es el control de la disciplina de desempeño de las tareas:

• Supervisar el tiempo y el alcance de las tareas;
• Contabilidad diaria del tiempo de trabajo de los empleados en el contexto del trabajo realizado (incluida la contabilidad automática basada en tareas completadas);
• Análisis de los costos del tiempo de trabajo de empleados individuales, departamentos y proyectos basados ​​en informes.

Trabajo de oficina clásico

Los formularios necesarios para el flujo de trabajo en papel ya están completamente incluidos en el programa de gestión de documentos de 1C, por ejemplo, la impresión de una cubierta de caso, un diario de transferencia y mucho más.

1C: Document Management 8 brinda oportunidades integrales para registrar eventos, comenzando con el plan para realizar una reunión o reunión, y terminando con el seguimiento de la implementación de aquellas decisiones que se tomaron en este evento. Si todos los puntos del protocolo no se desarrollaron completamente en el evento, o no se tomaron decisiones sobre todos los puntos, el próximo evento se mostrará en el programa en relación con el anterior, lo que aumenta la transparencia y el control sobre el progreso de consensuar las decisiones tomadas y mejora la disciplina de desempeño. Implementado en las versiones KORP y DGU.

con la capacidad de vincularse a una organización y programa de eventos específicos, ayuda a los empleados a encontrar rápidamente una habitación en las inmediaciones. Es posible ver las instalaciones en el plano.

Una herramienta integrada en 1C: Gestión Documental 8 para la resolución de problemas laborales por parte de los empleados con el grado de formalización que se acepta en la organización: desde la comunicación informal hasta la correspondencia comercial que sirve como refuerzo de decisiones y acciones. Al mismo tiempo, todas las discusiones en el foro están vinculadas a documentos, tareas, procesos. El foro es conveniente para la primera línea de soporte, donde los empleados experimentados explican ciertos puntos de trabajo a los recién llegados. El mecanismo Foro se implementa en las configuraciones KORP y DGU.

El mecanismo está diseñado para diferenciar los derechos de acceso de los usuarios a la base de datos de flujo de trabajo en términos de parámetros tales como políticas de acceso, carpetas y grupos de trabajo.

Otro

• Directamente "en la caja" 1C Document Management es un mecanismo de integración con otras 13 configuraciones 1C. En particular, es posible integrarse con configuración ERP a través de un plan de intercambio y una integración perfecta.
• Configuración funciona en dispositivos móviles en la plataforma Android, IOS, Windows Phone, así como a través de navegadores, gracias a las capacidades de la plataforma 1C:Enterprise 8.
• personales y generales calendarios, en el que puede mantener no solo registros, como en MS Outlook, sino también documentos y tareas del usuario.
• Personalización de la interfaz- una característica habitual de 1C: Enterprise, pero en el programa 1C: Document Management 8 tiene una aplicación más amplia, lo que le permite personalizar todas las interfaces del programa "para usted", es decir, cambiar la composición de los detalles, hacer listas de colores, configurar la clasificación, asignar columnas, etc.

No hay restricciones (excepto el soporte técnico apropiado) para la implementación del programa de gestión de documentos de 1C: la posibilidad de usarlo no depende del sector industrial de la empresa, su estructura, forma organizativa, tipo de actividad, número de personal, etc El sistema se puede personalizar y adaptar a tareas específicas y requisitos del cliente, los usuarios lo dominan fácilmente y, en la actualidad, hay más de 1700 implementaciones exitosas de 1C Document Management 8 en organizaciones comerciales, de servicios, industriales y presupuestarias.

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Sistema de gestión de documentos electrónicos 8 (en adelante - 1C SED) es un producto de software que le permite realizar actividades con varios tipos de documentación de la empresa. Además, el sistema permite gestionar los procesos de negocio de la empresa y controlar sus actividades.

Parte 1C SED incluye varios subsistemas:

• documentos actuales. Este subsistema incluye el trabajo con la documentación de la empresa, que es relevante en esta etapa de actividad;
• tareas y procesos de trabajo de los empleados. Aquí el programa crea los procesos de negocio de la empresa, que luego son controlados. Comprende también la constitución de una matriz de suplentes interinos en ausencia de un ejecutor, así como la función de direccionamiento de tareas por roles;
• elaboración de informes y datos estadísticos. Este subsistema incluye una lista de informes requeridos para el análisis estadístico de la documentación, así como el control sobre las actividades de los empleados y el cumplimiento de sus tareas;
• procesamiento automático de la información. Este subsistema implica mecanismos mediante los cuales se lleva a cabo el procesamiento automático de documentos. Esto incluye el control de directorios con archivos, emisión de periódicos a los empleados de la empresa, etc.;
• archivar Esto incluye los medios utilizados cuando se trabaja con el archivo, por ejemplo, visualización, emisión de información, retiro de un documento, etc.;
• el intercambio de datos. El subsistema facilita el intercambio de datos entre los componentes de la estructura;
• función de administración. Con la ayuda de este subsistema, se configura el sistema y se ingresan los datos personales de los usuarios;
• foro y charla. Este subsistema contribuye a la organización del equipo y sus actividades. También contiene noticias de la empresa y una lista de enlaces en Internet que pueden ser útiles para los empleados.

El sistema funciona con los procesos comerciales de la empresa, mientras que los usuarios del programa pueden personalizar estos procesos comerciales "por sí mismos", teniendo en cuenta varias opciones y parámetros. Además, el programa puede redirigir automáticamente estos procesos comerciales a los adjuntos de aquellos artistas que están actualmente ausentes.

El módulo de informes incluye la compilación de varios tipos de informes, incluidas estadísticas de flujo de trabajo, seguimiento de la dinámica de cambios de archivos, disciplina de rendimiento, etc.

El programa también permite a los usuarios personalizar la apariencia de los documentos, cambiar la composición de los detalles, sin recurrir a la configuración de todo el software 1C Enterprise 8.3.

Principales ventajas del sistema.

• el programa es fácil de instalar y usar;
• la creación de procesos comerciales es posible tanto en modo normal como utilizando la interfaz web;
• el programa se combina perfectamente con otras herramientas de software de la empresa 1C;
• los datos se pueden modificar fácilmente;
• la biblioteca en la que se almacenan los procesos comerciales es pública y reemplazable.

El producto de software 1C SED permite automatizar por completo todos los procesos de la empresa, incluida la emisión de tareas al personal, así como el control sobre la ejecución de estas tareas y la recepción de informes. Además, utilizando el programa, también puede automatizar la contabilidad de documentos y su registro en el sistema. El programa le permite encontrar rápidamente el documento deseado en la base de datos, mientras tiene información mínima.

Características adicionales del programa.

Gracias al uso de 1C SED, también puede crear varias plantillas, por ejemplo, plantillas de documentos que se pueden usar en el futuro. También es posible mantener registros de documentos en el archivo, así como organizar el acceso a ellos. El sistema de gestión de documentos electrónicos utiliza las capacidades de la plataforma 1C al 100%, ya que todos los módulos que componen el sistema se crean sobre la base de la plataforma gestionada "1C: Enterprise 8.2".

También vale la pena señalar que el producto "1C: Gestión de documentos" puede ser una alternativa a este programa. Con él, también puede administrar el proceso de contabilidad de documentos corporativos y administrar procesos comerciales.