В период эксплуатации ККТ вполне возможно возникновение внештатных ситуаций, которые могут привести к различного рода неисправностям. В момент наступления такой ситуации, нужно выключить кассовый аппарат, вызвать руководителя (или замещающего его) и постараться решить проблему – выявить неисправность и его причину.
Если вдруг на чеках отпечатываются непонятные данные, необходимо в первую очередь просмотреть оттиски чека на контрольно-кассовой ленте. Если же чеки, наоборот, не выходят, постарайтесь получить вместе любого чека, обычный, так называемый нулевой». На его обороте должна располагаться правильная сумма (как обычно, сумма прописью, а вот копейки цифрами). При возникновении проблемы, связанной с обрывом кассовой ленты, после тщательной проверки и выявления отсутствия пропусков в нумерации, нужно подписать место обрыва.
Если из-за возникновения неисправности, дальнейшее продолжение работы с кассовым аппаратом невозможно, то стоит оформить окончание рабочей смены. В журнале кассира-операциониста отмечается временной промежуток и причины завершения рабочего дня. После этого, ответственное лицо обращается за помощью в отдел обслуживания ЦТО, с которым заключался договор на техническое обслуживание именно этого кассового аппарата.
В такой момент нужно внести соответствующие записи в Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (он заводится по форме №КМ-8). После проведения тщательного осмотра, специалист технического обслуживания заносит в Журнал данные (ФИО, данные опломбирования машины и оттиск клейма), а также указывает причину поломки и выполненные действия.
В случае нарушения работы денежных контрольных счетчиков или электронной части ККТ, машину нужно отправить для проведения ремонтных работ в ЦТО. В соответствии с такой ситуации, делается запись в журнале. Эта запись подтверждается посредством подписи специалиста. Кроме этого, эта запись должна содержать и подпись руководителя, или имеющего право подписи сотрудника.
После выявления необходимости сервисного ремонта, составляется акт о снятии показаний контрольно – кассовой ленты и суммирующих денежных счетчиков. Такие показания снимаются в момент осуществления передачи ККТ в ремонт. Если неисправность ККТ была исправлена и устранена представителем ЦТО, в таком случае акт не составляется. В обратном случае, акт нужно составить как минимум в трех экземплярах. Обязательным условием при составлении акта является то, что указывается причина поломки, ее характер, и делаются записи о том, какие детали были затронуты в момент проверки, а также, если причину нельзя установить на месте, а только в сервисном центре – это также помечается в акте.
Помимо этого, в этом документе должны быть пометки о показаниях суммирующего денежного и контрольного счетчиков до и после осуществления ремонта. При первом посещении специалиста ЦТО указываются показания, которые были до ремонта, на момент появления неисправности и завершения работы. Акт составляется только при участии представителя налогового органа, он заверяет его и проверят данные на соответствие действительности. Он подписывает акт, также ставят подписи — представитель ЦТО, кассир–операционист, а также руководитель или ответственное лицо. Подпись закрепляется дополнительно печатью организации, а также штампом налогового органа. Только после этого можно приступать к последующему гарантийному обслуживанию и ремонтным работам.
По окончании ремонтных работ кассового аппарата, специалист центра обслуживания указывает в акте номер сменного отчета и итоговые показания суммирующего счетчика на момент возвращения аппарата владельцам. Акт также подтверждается подписями и печатями. Одна копия отдается руководителю, вторая остается в центре обслуживания, а третий экземпляр передается для информирования в налоговые органы. К последним двум документам, дополнительно прикрепляются заверенные копии чеков, их цель – заверение в достоверности данных. ККТ получает пломбировку и тогда он становится готовым к последующей работе.
Поломка фискальной памяти
Если в аппарате случилась поломка, связанная с фискальной памятью, то такая проблема не имеет быстрого и легкого решения. Действия осуществляются в строгом соответствии со специально разработанными Правилами проведения замены фискальной памяти контрольно-кассовых машин. Они утверждены решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 11 октября 2000 года.
Замена такой памяти кассового аппарата происходит только после официального документа со стороны налогового органа, в котором содержится разрешение. Такой документ получается в налоговом органе, в котором он поставлен на учет. Для получения такого рода документа нужно обратиться с официальной просьбой в налоговую. Прикрепить к заявлению необходимо копию решения из ЦТО, где прописана необходимость ремонта и замены памяти. Налоговые органы выдают такое разрешение. В процессе замены должны присутствовать – сам специалист центра обслуживания, предприниматель или руководитель компании, а также представитель налоговой инспекции.
Если вдруг произошла серьезная авария или поломка, когда установить содержимое памяти не представляется возможным, данные о проведенных ККТ денежных расчетах и количестве сменных отчетов определяются по предыдущим фискальным отчетам, контрольным лентам, а также по журналам кассира-операциониста. Если данные все-таки удалось установить, они в обязательном порядке прикрепляются к документам.
После получения обязательного разрешения на исправление поломки, кассовый аппарат отвозится в ремонтный центр. Стоит отметить, что по условиям договора, специалисты ЦТО должны производить гарантийное или постгарантийное обслуживание в течение тридцати шести часов в городском пространстве, а если это сельская местность – то в течение семидесяти двух часов. Когда аппарат передается на ремонт, должна предоставляться замена, о чем информируются налоговые органы.
В период текущего обслуживания оказывается осмотр всех частей и их исправности.
Тема технических сбоев кассовых аппаратов в последнее время чрезвычайно актуальна. Они могут быть как глобальными, который имел место 20 декабря, так и локальными. Связаны они могут быть как с техническими неполадками, так и с неправильными действиями кассиров. Многие пользователи ККТ задают вопрос: Что делать в такой ситуации?
Общий подход к наложению штрафов
Если касса выходит из строя, большинство продавцов опасаются проводить операции. Ведь за неприменение ККТ может быть выставлен штраф. А учитывая, что санкции налагаются на каждый эпизод расчета «мимо кассы», сумма его может быть весьма внушительной.
ФНС неоднократно разъясняла, что намерена штрафовать только субъекты бизнеса, которые умышленно не применяют ККТ. Если вины пользователя онлайн-кассы в ее неприменении нет, то и штрафа не последует. Но лишь в том случае, если он предпримет все необходимые действия.
Внимание! Главное, что должен сделать пользователь онлайн-кассы в случае ее неприменения - принять все меры для исправления ситуации, добровольно и своевременно сообщить в налоговый орган о сложившихся обстоятельствах и подготовить документы, которые будут свидетельствовать о его невиновности.
Сценарии выхода из строя ККТ
Практически сразу. Справедливости ради отметим, что о действиях в критической ситуации налоговики рассказывали и раньше. Например, еще в августе 2017 года это разъяснял Андрей Бударин, глава Управления оперативного контроля ФНС.
Андрей Бударин часто разъясняет бизнесу порядок работы с онлайн-кассами
Итак, сценарии поломок могут быть таковы:
- Касса перестала работать полностью . Невозможно понять, зафиксировала ли она фискальные данные и в каком объеме. Использовать ее для пробивания чеков также невозможно.
- Касса работает, но данные в память фискального накопителя не вносятся . Продажа фиксируется в учетной системе магазина.
Кроме того, существуют незначительные сбои в работе ККТ, связанные, как правило, с отсутствием связи. Они не требуют вмешательства и самоустраняются после восстановления работы интернета.
Если касса не работает
Магазин не может продавать продукцию без выбивания чеков в момент расчета. Поэтому если касса перестал работать, то продажи все-таки придется остановить . Иначе может быть наложен штраф. А учитывая, что санкции следуют за каждый эпизод неприменения ККТ, в итоге их сумма может быть весьма внушительной.
Комментируя ситуацию, сложившуюся 20 декабря, ФНС пояснила, что если вины пользователя кассы в ее неприменении нет, то штрафовать не будут. Из этого можно сделать вывод, что продавать в такой ситуации можно и без ККТ. Однако на момент, когда произошел сбой, трудно определить, что стало его причиной. Как и установить, есть ли в этом вина пользователя или нет. Поэтому надежнее все же прекратить продажи.
Исключение составляют случаи, когда это может повлечь негативные последствия. Например, если на улице жара, а магазин, в котором сломалась касса, является единственным в районе, и в нем выстроилась очередь из жителей окрестных домов, которые требуют продать им воду. Если в такой ситуации продавец примет решение остановить продажи, последствия могут быть непредсказуемыми. Если же он решит продать воду жаждущим горожанам, то пострадать может уже он. В его интересах принять все меры, которые помогут подтвердить:
- вины продавца в неприменении кассы нет;
- он действовал в интересах жителей.
Как действовать в этом случае продавцу? Андрей Бударин рекомендует следующее:
- данные, которые не переданы в ФНС (они должны остаться в учетной системе магазина), записать на отдельный носитель и передать в налоговый орган;
- приложить к нему соответствующие пояснения.
В таком случае с большой долей вероятности налоговые органы продавца не оштрафуют.
Если касса не передает данные в ФНС
Допустим, касса работает и формирует чеки, но данные не попадают в память ККТ. Андрей Бударин рекомендует обратиться к производите лю фискального накопителя . Он сможет снять данные с ФН, и тогда будет понятно, какая информация была передана в налоговую службу, а какая - нет.
Если в учетной системе, в любом другом источнике информации, включая блокнот кассира, операция отражена, а в фискальном накопителе - нет, продавцу следует составить чек коррекции . Это не зависит от того, по какой причине произошел сбой ККТ. Провести ее надо сразу после того, как касса вернется к рабочему состоянию.
О чеках коррекции
Чек коррекции можно сформировать в любое время между открытием и закрытием смены. Лучше по возможности с этим не затягивать. При этом можно применять лишь признаки расчета «приход» и «расход» :
- Приход - когда выручка принималась, но не отражалась через ККТ.
- Расход - когда корректируется в большую сторону сумма, выданная из кассы покупателю.
Обратите внимание! Некоторые продавцы до сих пор считают, что чек коррекции применяется . Однако это не так! В этом случае выбивается обычный чек с признаком «возврат прихода», а чек коррекции выбивать не следует.
К выбитому чеку коррекции следует составить служебную записку, в которой указать:
- дату и время осуществления операции без ККТ;
- причину нарушения или ошибки.
Документ подлежит хранению в бухгалтерии - он может пригодиться, если последует проверка.
Андрей Бударин рекомендует сообщать в ФНС обо всех фактах неприменения ККТ и проведения корректировки . В идеале нужно сообщить о нарушении еще до того, как будет выбит чек коррекции. Особенно если касса не работает долгое время.
Добровольное и своевременное сообщение в ФНС о неприменении ККТ позволит избежать штрафа
Подведем итоги
Таким образом, если касса полностью перестала работать , то за редким исключением торговлю следует прекратить. Фискальный накопитель нужно вынуть из кассы (в соответствии с инструкцией) и передать производителю. Он снимет данные и установит, какие из них не были переданы в ФНС. Их нужно записать на отдельный носитель и направить в налоговую службу вместе с пояснениями.
Если же касса работает, но не была отражена выручк а (ошибка кассира, ПО), то при первой же возможности нужно выбить чеки коррекции, а также подготовить оправдательные документы на случай проверки. О допущенных нарушениях и произведенной корректировке следует проинформировать ИФНС
Множество полезной информации о работе с онлайн-ККТ можно получить из видео:
В сфере товаров и услуг необходимой техникой является контрольно-кассовые аппараты. Как и любая техника, кассовый аппарат, может прийти в негодность или сломаться. Поскольку ККМ – техника подучетная, даже небольшой ремонт необходимо производить с учетом соблюдения всех требований.
Ремонт кассовой техники должен производиться только в авторизованых сервисных центрах технического обслуживания (АСЦ) . Остальные организации, не имеющие сертификат, чьи специалисты не прошли соответствующего обучения, не имеют права заниматься таким видом работ. У АСЦ есть вся необходимая база, включая техническую и ремонтную документацию, запчасти, соглашения с поставщиками ККМ (аккредитация). Ремонтом при этом считаются все действия связанные со вскрытием пломбы и проникновением внутрь кассового аппарата. Выполнение ремонта любой степени сложности производится исключительно при подписании между АСЦ и владельцем ККМ договора технического обслуживания.
Законодательством строго регламентирован процесс ремонта кассовых аппаратов. На него отводится от 36 (при условии, что заказчик и АСЦ находятся в городе) до 48 часов (в сельской местности). Так как во время ремонта нарушается целостность пломбы на кожухе, до и после него необходимо заполнять множество документов, в которых указываются не только причина ремонта и ремонтные действия, но и показания счетчиков на начало и конец операции.
Если виновником поломки кассовой техники не является хозяин аппарата или обслуживающий персонал, для сломанного аппарата предоставляется гарантийный ремонт, который возможен до истечения гарантийного договора. Такой вид ремонта проводится бесплатно. Является ли случай гарантийным – определяет АСЦ.
Остальные виды ремонта владелец кассовой машины оплачивает самостоятельно.
Мелкий ремонт подразумевает только работы по смазке и настройке деталей, без замены. По окончании работ ссоставляется акт о выполненных услугах АСЦ и необходимые налоговой инспекции документы.
Средний ремонт предполагает замену всех запчастей, кроме блоков и узлов. По окончании сотрудник АСЦ Аллат (г.Симферополь) заполняет акт, документы для налоговой инспекции. А также, составляется накладная на передачу замененных элементов и частей ККМ.
Замена блоков или цельных узлов ККТ и является капитальным ремонтом. Это наиболее дорогостоящий вид ремонта. Оформляется этот вид ремонта также как средний ремонт.
У Вассломался кассовый аппарат ?
Обратитесь в наш АСЦ Аллат г. Симферополь (Евпатория, Федосия, Щёлкино) и мы устраним неисправность!
Кассовая техника, в основном, перестает работать, если использовать ее не надлежащим образом. Каждая модель кассового аппарата имеет свои условия эксплуатации, указанные в технической документации.
Кассовый аппарат будет считаться сломанным, если:
-на кассе не печатается чек
,
-не прописываются реквизиты компании
,
-касса не включается
,
-при вводе на кассовый аппарат данных, информация не сохраняется
,
-не работает клавиатура кассы
,
-квитанции печатаются не полностью
.
Если на кассовой технике повреждена марка-пломба ИФНС, аппарат тоже можно считать недействительным.
Кстати, технически неисправной технику посчитают, даже если производственная маркировка на аппарате отсутствует, либо повреждена пломба налоговой службы.
Причины поломки кассы
:
Износ внутренних деталей и частей.
Внешнее повреждение техники.
Поломка фискальной памяти.
Перегрев принтера кассового аппарата.
Неисправный аккумулятор.
Неправильные действия кассира-операциониста.
Не проведен профилактический ремонт оборудования.
Ошибка программного обеспечения.
В случае, когда кассовый аппарат был сломан с целью укрывательства и избежания налоговых выплат (с аппарата была стерта память и данные восстановлению не подлежат), виновников привлекают к административной ответственности и обязывают выплатить штраф.
Что делать если сломалась касса?
На данный момент, почти все современное кассовое оборудование оснащается системой проверки неисправностей.
Запустив систему, кассир-операционист выяснит:
Правильно ли подключена клавиатура
Исправны индикаторы
Достоверен ли блок контрольной информации
Правильно ли введены данные программ
Исправна ли система
Если на Вашем кассовом оборудовании система проверки не установлена делайте следующее:
1. Когда на дисплее видно, что идет обработка какой-либо команды, не выключайте аппарат. Дождитесь того момента, когда оборудование завершит операцию само.
2. Если ККМ отключилась - попробуйте подключить заново.
3. Спасательная клавиша «С» может отменить действие ненужной операции, а также уберет высвеченный на экране код ошибки.
4. Техника может быть заблокирована в том случае, если вы попытались войти в режим, предназначенный только для налогового инспектора, либо механика АСЦ. Чтобы разблокировать ККМ, следует выбрать правильный режим и пароль.
5. Не печатаются данные на чеке, если не подходит термобумага. Следует подбирать бумагу по техническим параметрам.
6. Когда ломается принтер, лучше обратиться в службу ремонта.
7. Если аппарат не включается, также позвоните в АСЦ.
8. Когда техника загрязняется, то не стоит чистить ее самостоятельно. Обязательно проконсультируйтесь по телефону со специалистом по ремонту ККМ. Он должен будет осмотреть аппарат и решить, каким образом его почистить.
9. Проверьте подключение к сети аппарата.
10. Если не работают какие-либо детали оборудования, которые взаимодействуют с кассой (например, клавиатуру, дополнительный дисплей), то проверьте разъемы для подключения, переходники, провода.
Что должен делать кассир, если кассовый аппарат не работает
:
1. Кассир-операционист, прежде всего, должен сообщить своему начальнику о том, что оборудование сломалось или появилась какая-либо ошибка. Если самостоятельно исправить ошибку не удалось, то стоит обратиться в центр техобслуживания. Специалист должен осмотреть ККМ и сообщить вам о причине поломки и способе устранения.
2. Следующие действия – обращения в налоговую службу, в которой был зарегистрирован аппарат. Заметьте, что обратиться обязательно следует в том случае, когда отремонтировать оборудование не получилось без снятия пломб. Предприниматель должен собрать пакет документов. В него войдут:
3. Заявление о том, что ККМ было отправлено на ремонт. Следует указать в нем данные регистрационной карточки, показания счетчика на начало того дня, когда сломалась техника.
4. Заключение специалиста АСЦ. Обязательно его должны предоставить для подтверждения причины снятия пломбы налоговой, а также, чтобы стояла даты с момента начала и окончания ремонта.
5. После вашего заявления и бумаги с центра техобслуживания, в налоговой службе должны дать разрешение или отказ на снятие пломбы. Конечно, без участия руководителя торговой организации специалист АСЦ может и сам. Он может написать заявление в налоговую и попросить необходимое разрешение. Это следует сделать в течение 3 дней с момента появления неисправности.
6. Оплачивать работу механика, возможно, придется вам. Это в том случае, если техника сломалась по вашей вине. Если же причина другая и ремонт идет по гарантийному талону (он действует обычно не более 18 месяцев), то оплачивать его будет производитель. Специалист ЦТО сам договаривается с поставщиком оборудования.
7. В течение 15 рабочих дней после выдачи разрешения контрольно-кассовое оборудование должны привести в нормальное состояние.
Вопросы по работе с ККА (контрольно-кассовыми аппаратами). 1 - какими законами регламентируется работа с ККМ. 2 - Какая ответственность за неполное оприходование денежных средств (300 рублей). 3 - какой порядок работы если ККМ на ремонте. 4 - какая ответственность за не выдачу мягкого чека если ККМ в ремонте.
Ответ
1. Порядок эксплуатации ККТ установлен Типовыми правилами, утв. письмом Минфина России от 30.08.1993г. № 104. Этот документ применяется в части не противоречащей Закону от 22.05.2003 г. №54-ФЗ.
2. Небольшой размер неоприходования суммы (300 руб.) может считаться незначительным нарушением. В соответствии со ст. 2.9 КоАП при малозначительности совершенного административного правонарушения судья, орган, должностное лицо, уполномоченные решить дело об административном правонарушении, могут освободить лицо, совершившее административное правонарушение, от административной ответственности и ограничится устным замечанием. Малозначительным нарушением суды считают неоприходование наличности до 1000 руб. (Постановление ФАС ВВО от 18.11.2009 № А82-8103/2009; ФАС ДВО от 09.10.2009 № Ф03-5330/2009; ФАС УО от04.06.2009 № Ф09-3840/09-С1).
Срочная новость от налоговиков: . Читайте в журнале
3. Если кассовый аппарат на ремонте, компания не может продавать товары или оказывать услуги за наличные. Сам по себе факт поломки ККТ не освобождает организацию от обязанности применения ККТ. Законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ это не предусмотрено. Вы не можете утвердить бланк строгой отчетности, который позволил бы работать без ККТ. В этом случае можно использовать резервный кассовый аппарат, если таковой имеется.
4. За невыдачу кассового чека, если ККТ в ремонте, могут быть оштрафованы:
Организация - размер штрафа составляет от 30 000 до 40 000 руб;
Должностные лица (руководитель) - размер штрафа составляет от 3000 до 4000 руб;
Граждане (продавцы, кассиры) - размер штрафа составляет от 1500 до 2000 руб.
1.Как эксплуатировать кассовый аппарат
Невыдача кассового чека квалифицируется как неприменение ККТ и может послужить основанием для привлечения к административной ответственности по Кодекса РФ об административных правонарушениях ().
За невыдачу кассового чека могут быть оштрафованы:
- организация - размер штрафа составляет от 30 000 руб. до 40 000 руб.;
- (руководитель организации, его заместитель) - размер штрафа составляет от 3000 до 4000 руб.;
- граждане (продавцы, кассиры-операционисты) - размер штрафа составляет от 1500 руб. до 2000 руб.
Предприниматели могут быть привлечены к ответственности только в . Продавцы и кассиры-операционисты к должностным лицам не относятся. Это следует из определения категории «должностные лица», которое дано в Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Не исключено одновременное привлечение к административной ответственности как организации, так и ее руководителя. Правомерность такой позиции подтверждается и арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС , ).
Организация также может быть оштрафована, если кассовый чек пробит после того, как товар со сдачей были переданы покупателю (см., например, ).
Нарушение законодательства в сфере ККТ не является длящимся, поэтому привлечь организацию (ее должностных лиц) к административной ответственности можно только в течение двух месяцев со дня совершения правонарушения (
Ситуация: что делать при поломке ККТ в течение рабочего дня
Если кассовый аппарат вышел из строя, работу на нем нужно прекратить. При этом кассир-операционист обязан:
- выключить кассовый аппарат;
- вызвать руководителя (его заместителя, заведующего секцией);
- определить характер неисправности.
Если в дальнейшем использовать кассовый аппарат невозможно, кассир-операционист в присутствии руководителя организации (его заместителя, заведующего секцией) должен . Делается это так же, как и при завершении рабочей смены, но в журнал кассира-операциониста вносится запись о причинах окончания работы с указанием времени поломки. При этом сразу же необходимо сообщить о поломке в ЦТО.
Если кассовый аппарат вышел из строя в момент расчета с покупателем, когда часть товаров уже проведена через ККТ, нужно аннулировать чек в .
Если у организации (предпринимателя) есть резервный кассовый аппарат, его можно использовать до устранения неисправностей в ККТ, вышедшей из строя. Ввод резервного кассового аппарата в эксплуатацию .
2.Какая ответственность предусмотрена за неполное отражение денежных операций в кассовой книге
Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию.
Дело в том, что все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги - значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а о том, что нарушение его наказуемо, прямо сказано в Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы, они сверяют информацию в кассовой книге с первичными документами - Z-отчетами, ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют. Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС , ).
Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу (см., например, постановления ФАС , Северо-Кавказского округа , ).
Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Вот какие штрафы предусмотрены для виновных:
- от 40 000 до 50 000 руб. - для организаций;
- от 4000 до 5000 руб. - для должностных лиц. То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха).
Кстати, кассиры к должностным лицам не относятся. И несмотря на то что они материально ответственные лица, административного штрафа для них не предусмотрено. Такой вывод подтверждается постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18. Поэтому так важно контролировать работу кассиров. Ведь из-за их ошибок накажут и главбуха и организацию.
Справки даем. Северо-Запад
Как защитить компанию от штрафовпри поломке кассового аппарата
Максим Фомин, эксперт «УНП»
«Наша компания применяет обычную систему налогообложения. Недавно у нас сломалась кассовая машина, и мы пару дней выдавали покупателям товарные чеки. Из-за этого нас оштрафовали по статье 14.5 КоАП РФ как за неприменение ККТ. Насколько это правомерно?..»
Из письма главного бухгалтера Елены Хоркиной, г. Сосновый Бор
Елена, инспекторы правы. Поломка кассовой машины не освобождает компанию от обязанностей выдать покупателю кассовый чек при продаже товаров за наличные. Однако срок привлечения к ответственности ограничен двумя месяцами со дня его совершения, поэтому, если этот срок истек, возможно, что в суде штрафа вам удастся избежать (п. 1 ст. 4.5 Кодекса об административных правонарушениях).
Нередко в период поломки некоторые центры технического обслуживания предлагают клиентам арендовать ККТ на время ремонта. Однако избежать штрафов можно, только если касса будет зарегистрирована в инспекции на саму компанию. А для этого потребуется заключить договор на обслуживание этой кассовой техники с ЦТО и подать в инспекцию заявление о регистрации кассовой машины на вашу компанию. Поскольку имеет место перерегистрация ККТ на нового владельца, инспекторы также потребуют еще и заменить ЭКЛЗ. А значит, сразу начать работать на арендованной кассовой машине не получится.
Чтобы в будущем не оказаться в подобной ситуации, можно заранее приобрести еще одну кассу. Либо передать в этот период продукцию на реализацию комиссионеру, у которого есть кассовый аппарат.
Сбои в работе онлайн-кассы могут произойти по самым разным причинам: неполадки с сетью, электричеством, ошибки обновления, вирусные атаки, сбой фискального накопителя и так далее. При возникновении неполадки не стоит паниковать. Сначала нужно выяснить, неполадки коснулись только конкретного пользователя, или же они носят массовый характер. В зависимости от этого будут различаться и действия, которые необходимо предпринять.
Если онлайн-касса не работает только у Вас
В первом случае после возобновления работы ККТ необходимо провести на бланке строгой отчетности кассовые чеки коррекции по каждой неучтенной операции. После этого в ФНС подается подробная информация о ситуации и реквизиты всех операций коррекции (согласно письму ФНС от 07.12.2017 N ЕД-4-20/24899). В противном случае пользователя ККТ могут оштрафовать отдельно за каждую операцию.
Если неполадки носят массовый характер
В случае массовых сбоев коррекция проводится на общую сумму, и заявление в налоговую службу подавать не требуется. Также не предусмотрено и штрафа за подобное нарушение кассовой дисциплины, так как вина за него лежит не на пользователе ККТ (согласно письму ФНС от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867@).
Однако, следует приложить все силы для восстановления работоспособности онлайн-кассы: своевременно обновить прошивку, антивирус, и т.п. В противном случае долгий простой ККТ будет расцениваться как частные неполадки.
Что делать, если возникли проблемы с фискальным накопителем?
При некорректной работе фискального накопителя (ФН) следует в срочном порядке обратиться к производителю ФН для получения отчета о том, какие операции приняты оператором ФН, и какие не были переданы в ФНС.
После этого следует сформировать чеки коррекции на неучтенные операции и передать их в налоговые органы на электронном носителе вместе с заявлением о форс-мажорной ситуации от пользователя ККТ.
Можно ли продолжать работу при неполадках с ККТ?
Не так давно политика ФНС относительно продолжения работы при неисправной кассе была резко негативной. При возникновении неполадок предписывалось приостановить работу до полного восстановления работоспособности ККТ. При обнаружении факта работы без ККТ пользователям грозили штрафы и санкции.
Но после массовых сбоев онлайн-касс 20 декабря 2017 года ФНС пересмотрела свою политику. В случае массовых сбоев аппаратуры теперь разрешается продолжить деятельность с последующим отражением неучтенной выручки единым чеком коррекции на БСО. При реализации алкоголя допустимо составить , на основе которого будут вноситься данные при восстановлении работоспособности ККТ.
Следует отметить, что 20.12/2017 пользователи онлайн-касс потерпели убыток на сумму почти 10 миллиардов рублей прибыли.
Ответственность при ведении учета без работоспособной онлайн кассы
При ведении торговли без ККТ предусмотрены санкции, затрагивающие как должностные лица, так и организацию в целом. Так, при первичном нарушении индивидуальные предприниматели и руководители организаций облагаются штрафом от четверти до половины суммы выручки, отпущенной без применения ККТ, но не менее 10 000 рублей. ООО штрафуется на сумму от 75 до 100% выручки, не менее 30 тысяч рублей.
При повторном нарушении должностное лицо отстраняется от должности на срок до двух лет, а ООО и ИП могут принудить останосить деятельность на срок до трех месяцев. Однако в том случае, если сумма выручки, заработанной без использования ККТ, менее одного миллиона рублей, отстранение возможно заменить штрафом.
Санкции при ведении учета ККТ с нарушениями
В случае, если операции проводятся через ККТ, но не полностью соответствуют букве закона, также предусмотрены штрафы:
для должностных лиц и ИП от полутора до трех тысяч;
для ООО - от пяти до десяти тысяч рублей.
Однако при наличии смягчающих обстоятельств ФНС может заменить штраф на предупреждение. В частности, к таким факторам относится своевременное уведомление налоговой службы о вынужденной работе с неисправной ККТ, с указанием причин, повлекших нарушение и составлением чеков коррекции.
Стоит отметить, что штрафа можно избежать лишь в том случае, когда налоговая еще не знает о правонарушении. В противном случае приходить с повинной будет уже поздно.
Подводим итоги
Если онлайн касса перестала работать не по вине пользователя, допускается продолжение работы с последующем оформлением сделок чеком корректировки на БСО при восстановлении работоспособности кассы. При массовых сбоях дополнительно уведомлять ФНС не нужно. Если же сбой имеет частный характер, в налоговую службу следует подать объяснительную о причинах нарушения режима работы и реквизиты чеков коррекции по каждой проведенной операции.
