Большинство бизнесменов уже перешли на «умные кассы», уже в июле этого года такая обязанность коснулась тех предпринимателей, которые до сих пор были от этого освобождены. Мы расскажем вам о том, как работать на онлайн кассе.
Порядок работы торгующих организаций с контрольно-кассовой техникой (ККТ) изменил Федеральный закон № 290-ФЗ от 03.07.2016 , который внес поправки в действующий Федеральный закон N 54-ФЗ о применении ККТ и обязал всех бизнесменов использовать кассовые аппараты исключительно с функцией передачи данных непосредственно в налоговые органы по интернету. При этом всем налогоплательщикам, использующим старые кассовые аппараты, предоставлена возможность их модернизировать, а тем, у кого кассы не было совсем, можно купить новые.
Как работает онлайн-касса? Чем она отличается от техники старого поколения и на что будут в первую очередь обращать внимание налоговики? Попробуем разобраться.
Принцип работы онлайн-кассы
Главная особенность ККТ нового поколения состоит в том, что она может не просто формировать и печатать бумажные чеки, но и создавать электронные фискальные документы. При этом данные о каждой совершенной кассиром операции сохраняются в специальном фискальном накопителе (ФН), а также передаются в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД). Покупатель при этом должен по-прежнему получить на руки бумажный чек, а при желании — его электронную копию на свой электронный адрес или мобильное устройство. Фактически, ни для самого покупателя в момент расчета, ни для кассира ничего не изменится, так как все процессы происходят очень быстро и они полностью автоматизированы.
До сих пор ККТ старого образца просто печатали бумажные чеки и дублировали их на специальную контрольную ленту, которая хранилась вместе с отчетами о работе кассы за смену. Налоговики не имели никакой информации о работе конкретного магазина, пока не приходили туда с проверкой. Поэтому соблюдение кассовой дисциплины заключалось в обязательном формировании чека по каждой продаже, своевременном вручении его клиенту и корректному закрытию смены. Это могло происходить раз в несколько недель, если за кассовым аппаратом работал всего один человек, а количество продаж было небольшим. Когда магазины начали применять новые кассы онлайн, правила работы существенно изменились. Теперь смену им приходится закрывать не реже, чем раз в сутки, зато хранить никакие контрольные ленты больше не нужно совсем.
Алгоритм действий кассира и работы ККТ по новым правилам выглядит так:
- Покупатель передает кассиру для расчета платежную карту или деньги.
- Кассир вводит данные о покупке в ККТ.
- Онлайн-касса формирует чек с необходимыми реквизитами.
- Данные об операции направляются в фискальный накопитель.
- Чек заверяется фискальными данными.
- Происходит обработка чека фискальным накопителем.
- Распечатывается бумажная версия чека.
- Данные об операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД).
- ОФД отправляет фискальному накопителю сведения о получении чека.
- ОФД обрабатывает полученную информацию и отправляет ее в ФНС.
- По желанию покупателя, кассир отправляет электронный чек на его электронную почту или мобильное устройство.
Схема работы ККТ нового поколения
Важно понимать, что при работе с «умной кассой» надо соблюдать определенные сроки, которые раньше особо не регламентировались. Так, в начале каждого рабочего дня кассир обязан оформить отчет о начале смены, а в конце этого же рабочего дня — сформировать отчет о ее закрытии. Если с момента начала смены прошло более 24 часов, программа блокирует возможность формировать чеки. Кроме того, если вдруг пропал интернет, касса может некоторое время работать в автономном режиме, сохраняя данные на фискальный накопитель Это может быть не более 30 дней. Если за это время не будет восстановлена связь, касса заблокируется.
Что касается самого фискального накопителя, то он имеет свой срок службы, в зависимости от системы налогообложения торгующей организации или ИП. На льготных режимах это не менее 36 месяцев, при совмещении режимов — не менее 13 месяцев. Хранить ФН после окончания их срока службы торгующие организации обязаны в течение 5 лет.
Работа с онлайн кассами и порядок их модернизации
Как видно из вышесказанного, основное различие между техникой старого и нового поколения — это фискальный накопитель. По сути, это отдельный блок, который имеет свой уникальный номер и срок службы. Он сохраняет и передает всю информацию о продажах за определенный период времени. Сам фискальный накопитель представляет собой жесткий диск, который должна хранить организация вместо упраздненной контрольной ленты. Примечательно, что налоговики ведут отдельный реестр ФН, и использование устройства, которого нет в этом реестре, карается штрафом.
Кроме того, техника нового поколения должна иметь возможность соединения с интернетом, для этого должно быть 2 типа специальных входов: проводной и беспроводной. По принципам работы весь кассовый комплекс можно сравнить с компьютером. Поэтому доработке ККМ до онлайн подлежит только та касса, которая может быть подключена к интернету и к фискальному накопителю. Как правило, большинство современных моделей кассовой техники это позволяют. Модернизация обойдется на порядок дешевле приобретения нового аппарата. Так, в среднем «апгрейд» кассы будет стоить до 6-7 тысяч рублей, а покупка новой — от 20-30 тысяч рублей. Важную роль в этом играет установленное на ККТ программное обеспечение.
Важно помнить, что работать даже на новой кассовой машине можно только после того, как она прошла регистрацию в ФНС России и был заключен договор с ОФД. Кстати, эта услуга тоже не бесплатна для бизнеса, услуги оператора обойдутся около 3 тысяч рублей в год. К таким ОФД законодатели предъявляют ряд требований. В частности, для заключения договора оператор должен:
- получить экспертное заключение о возможности обеспечения стабильной и бесперебойной обработки больших объемов информации, с их последующей передачей;
- обеспечить конфиденциальность и сохранность полученных от ККТ данных;
- иметь лицензию Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС на оказание услуг телематической связи.
Только при соблюдении этих требований организация может быть включена в реестр ОФД, размещенный на сайте ФНС . По состоянию на 5 июля 2019 года в этом реестре 18 операторов. С любым из них можно заключить договор на обмен данными.
Электронная контрольно-кассовая машина представляет собой сложную счетно-суммирующую и чекопечатающую машину, состоящую из большого количества деталей, узлов и механизмов.
В состав контрольно-кассовых машин входят следующие узлы:
1) устройство ввода;
2) устройство индикации;
3) оперативно-запоминающее устройство;
4) чекопечатающее устройство;
5) замок режимов и ключи;
8) тумблер;
9) электропривод.
Устройство ввода представляет собой клавиши для набора сумм, номера счетчика (секции), номера и пароля кассира, программирования заголовка чека, секции, клавиши сброса, коррекции, аннулирования, предварительного и общего итога. В односчетчиковых машинах имеется одна пусковая кнопка, а в многосчетчиковых количество клавиш включения соответствует количеству секционных суммирующих счетчиков.
Устройство индикации состоит из двух индикаторов (для кассира и для покупателя) и показывает суммы, проведенные через кассовый аппарат, номер секции, сумму взноса покупателей и сдачу и т.д.
Оперативно-запоминающее устройство предназначено для подсчета выручки и контроля. Оно состоит из суммирующих, контрольных и операционных счетчиков. Суммирующие счетчики служат для учета нарастающим итогом поступающих в кассу денег. Они могут быть односекционными, итоговыми и для подсчета нарастающим итогом. Секционные и итоговые счетчики работают нарастающим итогом. Секционные счетчики ведут учет денежных сумм по секциям, итоговые – по кассе в целом. Счетчик частных итогов подсчитывает сумму покупок одного покупателя. При проведении на кассовой машине итоговой операции счетчик частных итогов переходит на нули.
Суммирующие счетчики имеют определенную емкость (до девяти разрядов), что соответствует максимальной сумме 9999999 рублей 99 коп. Как только на счетчике наберется максимальная сумма, он автоматически обнуляется и начинает отсчет сначала. Суммирующие счетчики можно переводить на нули принудительно при помощи специального ключа.
Контрольные счетчики служат для контроля работы на кассовой машине и предупреждения злоупотреблений. Их, как правило, два. Один счетчик подсчитывает, сколько раз снимались показания суммирующих счетчиков. Другой подсчитывает, сколько раз суммирующие счетчики переводились на нули. Их емкость четыре разряда (9999). При наборе полной емкости счетчики автоматически переходят на нули и начинают счет сначала. Принудительного перевода на нули контрольные счетчики не имеют.
Операционные счетчики подсчитывают количество операций, проведенных по кассовым машинам. Они могут подсчитывать общее количество выданных чеков, количество чеков, выданных по отделам и т.д. Счетчики бывают различной емкости 9999, 99999. При наборе полной емкости они автоматически обнуляются, а также могут быть переведены на нули принудительно.
Чекопечатающее устройство предназначено для печатания и выдачи чека и печатания реквизитов на контрольной ленте. Оно расположено в левой части кассового аппарата и состоит из печатающих дисков, механизма окрашивания, устройства чековой ленты, устройства для намотки контрольной ленты (катушки).
Замки и ключи предназначены для запирания кассовой машины, отдельных ее частей, снятия показаний суммирующих счетчиков, для перевода суммирующих счетчиков на нули, для тестирования, программирования.
Кожух покрывает внутренние части кассового аппарата. Он устанавливается на базисе (постаменте). Внутри базиса расположен денежный ящик, который имеет несколько ячеек для бумажных и металлических денег. Некоторые аппараты имеют съемный базис с денежным ящиком.
Поступающие в торговые предприятия кассовые аппараты имеют технический паспорт, набор ключей и чековую ленту, формуляр, руководство по эксплуатации. Чековая лента должна быть определенной ширины.
На рисунках 6.1 – 6.8 представлены несколько видов применяемых современных контрольно-кассовых машин и их характеристика.
АМС-100Ф была самая распространенная контрольно-кассовая машина в Российской Федерации.
Модель, представленная на рисунке 6.1, является ее аналогом, но в ней используется ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная).
Контрольно-кассовая машина АМС-100К обладает большими функциональными возможностями и при этом проста в эксплуатации. Она предназначена для использования в сфере торговли и услуг.
Рисунок 6.1 – Кассовый аппарат АМС-100К (ЭКЛЗ)
Контрольно-кассовая машина АМС-100К на настоящий момент является одной из самых надежных и применяется в розничной и оптовой торговле (кроме предприятий транспорта, электро - и почтовой связи), в торговле нефтепродуктами (как автономная контрольно-кассовая машина), имеет возможность запрограммировать выделение НДС в чеке.
Пассивно – системная контрольно-кассовая машина (рис. 6.2) поставляется в комплекте с денежным ящиком или без него. Имеет большие функциональные возможности при простоте выполняемых операций, легко различимый шрифт на широком чеке. Может подключаться к компьютеру, сканеру, электронным весам.
Рисунок 6.2 – Пассивная системная контрольно-кассовая машина (KKM c ЭКЛЗ)
Контрольно-кассовая машина Касби 02К (рис. 6.3) отвечает всем требованиям объектов торговли и сферы услуг (как в стационарных условиях, так и при выездной торговле).
Рисунок 6.3 – Контрольно-кассовая машина Касби 02К
Касса имеет термопечатающее устройство, подключение к электронным весам, ПК, сканеру штрих-кода. Есть встроенный аккумулятор (12В), жидкокристаллический индикатор, клише (в начале чека 95, в конце 57 знаков), режим электронного журнала.
Контрольно-кассовая машина Меркурий 180К (рис. 6.4) предназначена для денежных расчетов с населением на предприятиях торговли и в сфере услуг (кроме предприятий транспорта, электросвязи, почтовой связи).
Рисунок 6.4 – Контрольно-кассовая машина Меркурий 180К
Наличие аккумуляторной батареи позволяет использовать машину при торговле в местах, не оборудованных сетью переменного тока. Возможно питание от встроенной аккумуляторной батареи с номинальным напряжением 7 В через встроенный блок питания от сети переменного тока 220 В.
На рисунке 6.5 приведена контрольно-кассовая машина Меркурий 130К. В отличие от ККМ Меркурий 180К здесь есть возможность подключения сканера. В составе ККМ есть матричный принтер/термопринтер, который работает от сети (220 В), или от встраиваемого аккумулятора (12 В), или от внешнего источника постоянного тока (12 В).
Рисунок 6.5 – Контрольно-кассовая машина Меркурий 130К
Аккумулятор обеспечивает печать 1800 чеков без подзарядки. Индикатор светодиодный.
Контрольно-кассовая машина Меркурий 115К (рис. 6.6) отвечает всем требованиям объектов торговли и сферы услуг (как в стационарных условиях, так и при выездной торговле). В составе ККМ есть термопечатающее устройство, есть возможность подключения к электронным весам, ПК, сканеру штрих-кода, а также встроенный аккумулятор (12 В), индикатор жидкокристаллический, клише (в начале чека 95, в конце 57 знаков), режим электронного журнала.
Пассивная системная контрольно-кассовая машинаАСПД Элвес-мини (KKM c ЭКЛЗ) (рис. 6.7) поставляется в комплекте с денежным ящиком или без него. Большие функциональные возможности при простоте выполняемых операций. Имеет легко различимый шрифт на широком чеке. Может подключаться к компьютеру, сканеру, электронным весам.
Рисунок 6.6 – Контрольно-кассовая машина Меркурий 115К
Рисунок 6.7 – Контрольно-кассовая машина АСПД Элвес-мини
Кассовая машина Орион 100К (рис. 6.8) предназначена для денежных расчетов с населением на предприятиях торговли и в сфере услуг. Работает в режиме электронного журнала от встроенного аккумулятора (6 В), имеет термопринтер, жидкокристаллический индикатор, встроенный калькулятор.
Рисунок 6.8 – Контрольно-кассовая машинаОрион 100К
На рисунках 6.9 – 6.11 приведены составные части контрольно-кассовых машин.
Рисунок 6.9 – Чековая лента
Рисунок 6.10 – Чекопечатающий механизм
Применяемые принтеры (рис. 6.11) в современных моделях бывают одинарными и двойными, а также буквенно-цифровыми.
Одинарный принтер печатает только на одном листе чековой ленты, который может использоваться как для отчета, так и для покупателей. Несмотря на это, некоторые одинарные принтеры печатают на двухслойной ленте, одна часть которой предназначается для клиента, а вторая используется для отчетности (распечатка для журнала).
Двойные принтеры встречаются в более дорогих моделях, они позволяют раздельно распечатывать чеки для покупателей и чеки для отчетности.
Топовые модели кассовых аппаратов также позволяют печатать на обоих видах чековой ленты символы и буквы, описания PLU, логотип и/или коммерческие сообщения.
Дисплеи. На рисунке 6.12 приведены дисплеи к контрольно-кассовым машинам. Большинство аппаратов имеют два дис- плея – для кассира и для покупателя. Некоторые задние дисплеи могут настраиваться и поворачиваться для удобного просмотра покупателем.
Рисунок 6.11 – Принтеры
Лучшие аппараты имеют буквенно-цифровые фронтальные дисплеи, где сверху пишутся буквы, а снизу цифры. Такие дисплеи отображают информацию о продуктах, когда их вносят в аппарат, кроме того, такие дисплеи помогают в настройке аппарата, так как отображают необходимую системную информацию.
Рисунок 6.12 – Дисплеи к контрольно-кассовым машинам
Клавиатура. Клавиатура (рис. 6.13) может быть пленочной, когда ее плоскость покрыта специальной пленкой с нанесенными изображениями клавиш, и кнопочной, когда каждая кнопка – пластмассовая или резиновая – выделена отдельно.
Рисунок 6.13 – Клавиатура
К достоинству пленочной клавиатуры относится то, что вследствие свойств покрывающей пленки подобный кассовый аппарат можно использовать при работе с «агрессивной» продукцией, например продуктами питания типа рыбы, муки, сырого мяса и так далее, поскольку в таком случае указанная «агрессивная» среда не сможет проникнуть внутрь аппарата и вывести его из строя. Минус такого покрытия в том, что при нажатии на нарисованные клавиши необходимо прикладывать определенное усилие. В свою очередь, клавиши на кнопочной клавиатуре легко нажимаемы, но в целом данная часть кассового аппарата в таком исполнении требует к себе более бережного отношения. Клавиши/кнопки подразделяются на цифровые, клавиши номеров отделов (секций), протяжки чековой ленты и специальные. Эти подгруппы разделены по цвету и своему месторасположению на клавиатуре. Зачастую производители для экономии места на клавиатурной доске совмещают функции некоторых кнопок, то есть одно нажатие в данном случае будет иметь разный смысл при условии, что ранее уже была нажата специальная кнопка с определенной функцией либо предварительно машина была переведена в какой-то другой режим работы.
Отделы (рис. 6.14) представляются рядом пронумерованных кнопок и отражают некоторые группы или категории продуктов. Они нужны для быстрого и точного ввода продаваемого товара, но обычно они используются для отслеживания и контроля проданного товара.
Рисунок 6.14 – Контрольно-кассовая машина с обозначением отделов
Количество отделов бывает от 8 до 40. Топовые модели кассовых аппаратов позволяют присваивать буквенно-цифровые названия каждому отделу.
Многие модели кассовых аппаратов поставляются с денежными ящиками (рис. 6.15), по крайней мере, с четырьмя отделами для монет и четырьмя для банкнот.
Современные модели имеют несколько дополнительных отделений в лотке или дополнительный отсек для хранения наличности.
Все типы ККМ выполняют примерно одинаковые функции, что и определяет общий принцип их устройства. К основным функциональным узлам кассовой машины относятся:
1. Блок клавиатуры (БК) служит для ввода различных операций программирования и управления работой кассовой машины. Клавишное поле ККМ имеет цифровые, секционные, функциональные и дополнительные клавиши.
Цифровые клавиши служат для ввода любой цифровой информации: цены товара, суммы наличных денег покупателя, суммы возвратов, величины скидок (надбавок), программирования клише и т. д.
Секционные клавиши обеспечивают ввод набранной стоимости товара в соответствующий денежный счетчик отдела.
Функциональные клавиши служат для ввода запрограммированных (фиксированных) цен; аннулирования ошибочных записей на чеках и оформления возврата товаров; регистрации служебных сумм, принятых в кассу (вне продаж товаров) и выданных из кассы; регистрации оплаты покупок различными платежными средствами; проведения заключительных операций по печати чеков и т. д.
- 2. Блок индикации (дисплей) служит для показа вводимой в машину информации, визуального контроля результатов исчислений, а также для отражения режима работы ККМ и ее состояния в данный момент.
- 3. Блок печати (принтер) предназначен для печати кассовых документов: чеков; контрольной ленты; отчетов с гашением (Z-отчет) и без гашения (Х-отчет).
- 4.Блок автоматической памяти (БАП) обеспечивает запись, переработку, хранение и выдачу введенной информации. Память машины представлена следующими узлами: оперативно-запоминающее устройство (ОЗУ); блок фискальной памяти (БФП) и репрограммируемое запоминающее устройство (РПЗУ).
ОЗУ предназначено для приема, переработки, хранения и выдачи всей оперативной информации, вводимой в ККМ в течение каждой рабочей смены. Устройство состоит из системы различных счетчиков, ведущих учет данных в суммовом и количественном выражении по различным направлениям:
- *по секциям и в целом по кассовой машине;
- *общей сумме проданного товара и по видам товаров;
- *рабочим периодам (по сменам, по рабочим часам, а также по дням и месяцам);
- *видам операций;
- *кассирам и т. д.
По функциональному назначению счетчики ОЗУ имеют денежные суммирующие, контрольные и операционные регистры.
Денежные суммирующие регистры могут быть двух видов: денежные, регистрирующие суммы, связанные с реализацией товаров и услуг; денежные, не связанные с реализацией товаров и услуг. Кроме этих основных счетчиков, по которым определяется выручка по кассе за смену, в ККМ могут быть и другие, одновременно ведущие учет вводимых сумм отдельно по проведенным операциям. К ним относятся счетчики:
- *ведущие учет запрограммированных товаров;
- *ведущие учет суммы торговых скидок и надбавок к ценам товаров;
- *суммирующие возвращенные покупателям денежные суммы;
- *суммирующие аннулированные суммы (ошибочно отпечатанные суммы) и др.
При наличии у кассовых машин функций регистрации оплаты товаров по безналичному расчету в машине имеются отдельные счетчики, регистрирующие оплату по разным платежным средствам: личные, в кредит, по чеку, по счету.
Денежные счетчики, не связанные с реализацией товаров и услуг, имеют только те ККМ, которые выполняют функцию регистрации служебных сумм. Таких счетчиков у кассовой машины может быть не менее двух: первый учитывает принятые в кассу служебные суммы; второй - выданные из кассы служебные суммы (из денежного ящика).
Показания всех счетчиков, ведущих учет денежных сумм в течение каждой рабочей смены, снимаются обязательно дважды за рабочую смену:
- *перед началом ее работы (в режиме X с выводом Х-отчета);
- *после окончания работы (в режиме Z с выводом Z-отчета).
По показаниям счетчиков после окончания рабочей смены по Z-отчёту определяются итоги работы (выручка) по кассе и по каждому кассиру. Одновременно со снятием показаний счетчиков за прошедшую смену эти данные автоматически обнуляются.
Таким образом, подсчет выручки и других данных с начала смены начинается с «нуля» и показания сменных счетчиков на начало смены будут нулевыми. Обнуленные после окончания смены данные о выручке не исчезают, они переходят на главный суммирующий счетчик кассовой машины, в блок фискальной памяти ККМ.
К контрольным относятся счетчики Х-показания и Z-гашения, которые служат для контроля за операциями, проводимыми с суммирующими денежными счетчиками.
Показания счетчиков X и Z будут печататься на соответствующих Х- и Z-отчетах и увеличиваются на единицу после каждого нового вывода соответствующего отчета. Емкость контрольных счетчиков -четыре разряда. После заполнения полной их емкости (9999) кассовая машина блокируется.
У некоторых ККМ (например АМС-100 Ф) показания счетчиков X и Z соответствуют номеру контрольной ленты и одновременно увеличиваются на единицу после вывода контрольной ленты на печать в режиме «Гашение» .
Таким образом, контрольные счетчики позволяют предупредить несанкционированный доступ к памяти ККМ и предотвратить злоупотребления с денежными суммами.
Операционные счетчики регистрируют количество операций, производимых кассиром в своем рабочем режиме. Операционные счетчики могут считать:
- *количество напечатанных (оплаченных) чеков и покупок;
- *число обслуженных покупателей;
- *массу проданного товара с запрограммированной ценой;
- *количество торговых скидок и надбавок;
- *количество возвратов денежных сумм покупателям;
- *число аннулирований ошибочных записей на чеках;
- *количество оплат за наличный и безналичный расчеты, в том числе по видам оплат;
- *число операций по вводу (выводу) служебных сумм и др.
К операционным счетчикам относятся также нумераторы чеков. Наличие нумераторов и их показаний, отпечатанных на чеках и контрольной ленте, позволяет проверить достоверность отпечатанных на чеках данных (в случае возврата товара, чека и т. д.). Показания операционных счетчиков выводятся на Х-отчеты и Z-отчеты вместе с показаниями суммирующих счетчиков и после окончания каждой смены автоматически обнуляются.
Денежные суммирующие, контрольные и операционные счетчики являются счетчиками по приему, переработке и хранению оперативной информации, связанной с реализацией товаров. Показания указанных счетчиков изменяются каждую рабочую смену и служат основанием для выявления реальных данных о выручке кассовой машины и о произведенных операциях за смену. Все данные о выручке за рабочую смену, накопленные на суммирующих денежных счетчиках, после окончания каждой рабочей смены сбрасываются на главный суммирующий счетчик кассовой машины - на фискальную память (ФП).
ФП - это денежный счетчик, который накапливает данные о выручке ККМ от смены к смене. Эти данные не могут быть обнулены, а могут быть только прочитаны (сняты) налоговым инспектором. ФП в виде платы помещается под пломбируемым кожухом кассовой машины. В случае заполнения емкости накопителя ФП ее заменяют на новую. Информация, накопленная в фискальной памяти, должна сохраняться в течение шести лет с момента фискализации кассовой машины, т. е. снятия с нее показателей.
Для контроля за доступом к фискальной памяти в составе блока ФП имеется контрольный счетчик «Фискальный» (Ф), который считает количество снятий показаний с накопителя ФП. Данные контрольного счетчика Ф так же, как и данные, накопленные в самой фискальной памяти, не обнуляются и доступны только налоговому инспектору.
Кроме счетчиков ОЗУ и БФП, в составе блока автоматической Памяти имеется устройство, которое позволяет «запоминать» введенные и запрограммированные данные - это репрограммируемое запоминающее устройство (РПЗУ).
РПЗУ предназначено для хранения всех запрограммированных значений:
- *цен;
- *электронных ключей защиты;
- *текущей даты, времени, номера кассиров и данных клише ККМ.
Наличие запрограммированных данных в РПЗУ кассовой машины и контрольных счетчиков позволяет предотвратить несанкционированный доступ к хранящейся в ККМ цифровой информации. Решению этих же задач в ККМ служат замки и ключи.
Механизм ключей и замков (МКЗ) предназначен для включения ККМ и перевода ее в, рабочие режимы: «Регистрация», «Показания», «Гашение», «Фискализация», «Программирование», «Отключение».
«Регистрация» - это рабочий режим кассира, в котором происходит обслуживание покупателей и печать кассовых чеков.
«Показания» - получение Х-отчета без обнуления. Операция выполняется обязательно перед началом каждой рабочей смены или при необходимости в любое время работы кассовой машины.
«Гашение» - получение Z-отчета с обнулением. Операция выполняется после окончания каждой рабочей смены.
«Фискализация» - получение данных с накопителя фискальной памяти. Операция выполняется только представителями налоговых служб.
«Программирование» соответственно служит для программирования администратором (механиком) необходимых параметров при эксплуатации ККМ. В режиме «Программирование» можно ввести:
- *виды выполняемых работ;
- *предельную емкость вводимой, цены товара;
- *количество и наименование работающих секций;
- *номер (шифр или фамилия) работающих кассиров;
- *содержание клише ККМ и т. д.
Перевод ККМ в соответствующий рабочий режим осуществляется с помощью замка режимов и номерных ключей или с помощью ввода программных паролей защиты.
Наличие механического режимного замка (переключателя), а также паролей защиты ключей ККМ предотвращает доступ посторонних лиц к рабочим режимам машины, сохраняет таким образом накопленную в кассовой машине информацию и предупреждает злоупотребления с денежными суммами.
Наряду с вышеуказанными узлами ККМ имеет блок питания, блок сетевого фильтра, силовой трансформатор, денежный ящик, корпус, кожух и другие узлы и детали.
В соответствии с Законом Российской Федерации "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" от 18.06.93 N 5215-1 Министерство финансов Российской Федерации устанавливает Типовые правила эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.
Кроме того, процесс применения ККМ регламентируется следующими нормативно - правовыми актами:
1. Постановление Совета Министров РФ от 30.07.93г. №745 «Об утверждении Положения по применению контрольно – кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно – кассовых машин)»;
2. Письмо ЦБ РФ от 18.09.93г. №51 «О методических рекомендациях по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно – кассовых машин»;
3. Государственная налоговая служба РФ от 29.10.93г. № ВГ-4-14/170Н «Разъяснения по отдельным вопросам, связанным с применением контрольно – кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»;
4. Письмо ЦБ РФ от 29.03.95г. №156 «О применении контрольно – кассовых машин уполномоченными банками при совершении валютно – обменных операций»;
5. Приказ Государственной налоговой службы РФ от 22.06.95г. № ВГ-3-14/36 «Об утверждении порядка регистрации контрольно – кассовых машин в налоговых органах»;
6. Письмо Государственной налоговой службы РФ от 22.09.95г. № ПВ-6-08/504 «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно – арбитражной практике»;
7. Письмо Государственной налоговой службы РФ от 24.01.96г. № ПВ-6-16/43 «О применении контрольно – кассовых машин»;
8. Письмо Государственной налоговой службы РФ от 15.01.97г. № ВК-6-16/49 «О средствах визуального контроля на контрольно – кассовых машинах»;
9. Письмо Государственной налоговой службы РФ от 12.02.97г. № ВК-4-16/6н «Государственная межведомственная экспертная комиссия по контрольно – кассовым машинам» и др.
При денежных расчетах с покупателями (клиентами) применяются два типа кассовых машин: электромеханические кассовые машины и электронные контрольно - регистрирующие машины (ЭКРМ). Контрольно - кассовая машина является счетно - суммирующим, вычислительным и чекопечатающим устройством.
На предприятиях разрешается эксплуатация только тех типов контрольно - кассовых машин, серийные образцы которых прошли испытания в установленном порядке и внесены в Госреестр.
Ввод в эксплуатацию, техническое обслуживание, ремонт и списание кассовых машин должны производиться заводами - изготовителями или специализированными предприятиями, техническими центрами, наделенными соответствующими правами по данному роду деятельности.
Контрольно - кассовые машины, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия. Контроль за соблюдением правил использования контрольно - кассовых машин, за полнотой учета выручки денежных средств на предприятиях осуществляют налоговые службы.
К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие настоящие "Типовые правила". С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности.
На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер (на маркировочной табличке), который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, "Книге кассира - операциониста" и др.), а также документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправку в ремонт, передачу другому предприятию и т.п.).
Кассовая машина должна иметь паспорт установленной формы, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах. В паспорте указываются реквизит данного клише с обозначением наименования предприятия и номера кассы.
Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производиться при вводе в эксплуатацию новой машины и при инвентаризации, а при необходимости, в случае ремонта денежных счетчиков в мастерских только по согласованию с контролирующей организацией с обязательным участием ее представителя.
Передача машины в другое предприятие или мастерскую для ремонта и обратно производится по накладной и оформляется актом, в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Накладная и акт не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию предприятия. Соответствующая отметка об этом делается в "Книге кассира - операциониста" в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в котором дается соответствующая запись.
При ремонте денежных счетчиков непосредственно в предприятиях также составляется акт с записью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.
Запасные машины до ввода их в эксплуатацию хранятся хорошо смазанными для защиты от коррозии, закрытыми чехлами на полках или стеллажах. Климатические параметры помещения должны соответствовать указанным в руководстве по эксплуатации.
18.06.93 был принят закон РФ о применении контрольно-кассовых аппаратов в денежных расчетах с населением. Этим документом было запрещено производить расчет за покупку без контрольно-кассовых машин.
Электронные контрольно-кассовые машины , применяемые в торговле, выполняют следующие операции:
Ведут учет полученных от покупателя денег;
Печатают чек с указанием уплаченной суммы шифром (т.е. условным знаком), датой и т.д.;
Печатают на контрольной ленте все реквизиты чека, указывают на индикаторе номер секции и приведенную сумму;
Выдают чек со стоимостью покупки и сдачи;
Кассовые аппараты могут подключаться к весам, компьютеру, считывателю штриховых кодов.
Новые модификации кассовых аппаратов имеют фискальную память (Ф.П.) запись в нее совершается автоматически по кассе с обнулением, т.е. после обнуления финансов отчеты не могут быть изменены, а только распечатываются после ввода кода налоговым инспектором.
Контрольно-кассовые машины имеют следующие основные узлы:
1) устройство ввода;
2) устройство индикации;
3) оперативно-запоминающее устройство;
4) чекопечатающее устройство;
5) замок режимов и ключи и др.
Устройство ввода представляет собой клавиши для набора сумм, номера счетчика секции, номера и пароля кассира, клавиши сброса коррекции аннулирования предварительного и общего итога, программирования заголовка чека.
Устройство индикации состоит из двух индикаторов для кассира и покупателя и показывает суммы, проведенные через кассовый аппарат, номер секции, сумму взноса покупателей и сдачу и.т.д.
Оперативно-запоминающее устройство предназначено для подсчета выручки и контроля. Оно состоит из суммирующих контрольных и операционных счетчиков.
Суммирующие счетчики служат для учета нарастающим итогом поступающих в кассу денег. Они могут быть секционными, итоговыми и для подсчета частных итогов. Емкость суммирующих счетчиков до девяти рядов.
Контрольные счетчики служат для контроля работы на кассовой машине и предупреждения злоупотреблений. Принудительного перевода на нули контрольные счетчики не имеют.
Чекопечатающее устройство предназначено для печатания и выдачи чека и печатания реквизитов на контрольной ленте. Оно состоит из печатающих дисков, механизма окрашивания, устройства чековой ленты, устройства для намотки контрольной ленты (катушки).
Замки и ключи – для запирания кассовой машины и ее отдельных частей, снятия показаний суммирующих счетчиков, для перевода суммирующих счетчиков на нули, для тестирования, программирования.
10.4.2. Электронная контрольно-кассовая машина «АМС-100Ф»
Кассовая машина предназначена для автоматизации учета, контроля и первичной обработки информации кассовых операций
Кассовая машина регистрирует проводимые через нее суммы, подсчитывает стоимость весового или штучного товара, суммарную стоимость покупок и величину сдачи. Имеет фискальную память (с сохранностью до 10 лет). Возможность записи в память даты, времени, необходимой текстовой информации. Одну бобину термобумаги 57 мм (печатающее устройство с переключением на чековый или отчетный режим работы) имеет также возможность работы четырех кассиров.
Кассовая машина выполняет следующие операции:
1. Подсчитывает выручку по секциям, по кассе, выручку за день, сумму сдачи, стоимость весового и штучного товара. Производит операции возврата покупок. Печатает на ленте текстовую информацию, дату, время, заводской номер кассовой машины, номер чека, номер покупки, номер секции, номер контрольной ленты, количество покупок, возврат товаров по секциям, итоговые суммы за день, месяц, год, общий необнуляемый итог и т.д.
Устройство ввода информации состоит из 38 клавиш (четырех секционных, 12 цифровых, 22 функциональных). Кроме того, имеются шесть индикаторов.
Индикаторные лампочки загораются над клавишей, отражающей операцию, проводимую на кассовой машине. Секционные клавиши нужны для отправки в память секционных регистров и проведения функциональных операций , которые состоят из:
1Д – первая секция, коррекция и просмотр даты, выбор первого программного пароля.
2В – вторая секция, коррекция и просмотр времени, выбор второго программного пароля.
3Т – третья секция, коррекция и просмотр текстовой информации, выбор третьего программного пароля.
4С – четвертая секция, выбор четвертого программного пароля.
Цифровые клавиши от 0 до 9 для набора суммы и еще одна клавиша для набора дробного числа (количества) и для отделения копеек.
Операционные клавиши (функциональные) для проведения различных операций:
Клавиша транспортировки ленты;
ФЦ – фиксированная цена для программирования цен в память;
КН – клавиша для просмотра сумм выручки по секциям;
КР – дата и время, количество проданного товара по секциям;
КЛ – клавиша работы в режиме калькулятора;
ЛС – программирование пароля кассира;
КЗ – ввод и коррекция программных паролей;
СБ – сброс;
СД – сдача;
ВВ – ввод цифровых данных, паролей, получение (снятие) ведомости «показания», ведомости «итоговой суммы», контрольной ленты, а также холостого чека и открытия денежного ящика;
ВТ – возврат денег покупателю, контроль сумм возврата по секциям и общей суммы возврата. Еще пять клавиш – клавиши для работы в режиме калькулятора и итога, подсчет общей стоимости покупки, результат работы на калькуляторе.
Устройство индикации в кассовой машине имеет два разрядных индикатора, один для кассира и один для покупателя.
Принтеры предназначены для нанесения изображения на бумагу. Они подразделяются на ручные, портативные и стационарные. По назначению принтеры выпускаются для печати чека или контрольной ленты на обычную и самоклеющуюся бумагу шириной 58, 69, 76 мм, печати подкладного документа, печати самоклеящихся этикеток и штриховых кодов шириной 50– 102 мм, длиной – 25–318 мм, индивидуальной маркировки товаров и контейнеров в условиях промышленного производства и на торговых предприятиях.
Печатающее устройство, состоит из термоголовки, прижимной планки, валика. Чтобы заправить ленту, нужно бобину термобумаги положить в предназначенное для нее гнездо, поднять прижимную планку, вставить свободный конец бумаги в направляющий лоток, нажать несколько раз клавишу транспортировки ленты «Ù Ù», пропустить бумагу в щель на крышке печатающего устройства (следить, чтобы не было механических повреждений).
В начале работы необходимо: включить машину в сеть, включить тумблер, на индикаторе включается сигнал «ЗАПРОС», т.е. запрос о пароле. Пароли «Показания» и «Контрольная лента» должны быть известны только кассиру и лицам, ответственным за финансовую деятельность предприятия.
Чтобы ввести пароль нужно последовательно набрать:
КЗ ® пароль ® ВВ.
При нажатии клавиши КЗ над ней загорается индикаторная лампочка. При правильном введении пароля лампочка гаснет. Набирается (и корректируется) дата. В режиме «касса» осуществляется регистрация цены в секцию без подсчета сдачи и с подсчетом сдачи. Осуществляются операции регистрации цены на несколько покупок с подсчетом сдачи и регистрации возврата денег из кассы, регистрации весового товара и регистрации штучного товара. Машина имеет также режимы калькулятора, показания, «вывод контрольной ленты» и режим вывода «итоговых сумм».
Согласно государственному реестру кассовые аппараты имеют следующую классификацию: автономные ККМ, пассивные и активные;
Автономные ККМ используются в магазинах, в которых нет оперативного количественного учета на компьютерах. Основные марки этого типа: «Самсунг-4615», «Самсунг-250».
Пассивные ККМ приобретают предприятия, которые собираются проводить у себя автоматизацию. К этому виду ККМ можно отнести: АМС-100Ф, «Элвес-0103Ф», «Штрих-14850Ф», «Штрих-200Ф», а также «Самсунг-4615» и «Самсунг-250» (с установленной платой ПТС).
Активные ККМ – это кассовые терминалы, ПОС – терминалы.
Вопросы для самоконтроля по теме
1. Весоизмерительное оборудование, классификация, буквенно-цифровая индексация.
2. Электронные весы. Классификация, область применения, эксплуатация.
3. Какой принцип устройства и конструктивные особенности весового торгового чекопечатающего комплекса?
4. Какова классификация, функциональные возможности и эксплуатация электронной контрольно-кассовой машины?
5. Каков функциональный состав и конструкция электронных контрольно-кассовых машин?
6. Каковы устройства ввода информации электронных контрольно-кассовых машин, их конструкция и назначение?
7. Каковы устройства вывода электронных контрольно-кассовых машин, их конструкция и назначение?
Тесты по теме
1. Массу груза на шкальных весах определяют: 1) с помощью квадранта, представляющего собой неравноплечий рычаг; 2) по перемещению несъемной гири на коромысле весов, меняя его плечо; 3) с помощью чекопечатающего устройства; 4) на круглом циферблате.
