Urdhër për kalimin në një sistem të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Urdhri dhe udhëzimi: procedura për lëshimin në një ndërmarrje. Rruga tipike "Miratimi i Protokollit të Guvernatorit"

Menaxhimi elektronik i dokumenteve në një organizatë ju lejon të optimizoni procesin e punës me dokumente në të gjitha fazat: nga hartimi i një projekti deri te miratimi dhe dërgimi i kopjes së përfunduar. Ne do t'ju tregojmë në materialin tonë se si të zbatoni një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një organizatë dhe cilat janë specifikat e përdorimit të tij në departamente të ndryshme të kompanisë.

Zbatimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një ndërmarrje

Zbatimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve në një organizatë ndodh në disa faza:

Faza 1. Analiza e sistemit ekzistues të menaxhimit të dokumenteve

Dokumentet mund të krijohen ose të merren nga një kompani në formë letre ose elektronike. Analiza mund të zbulojë mangësi të tilla të rrjedhës së dokumenteve të kompanisë si:

• humbja e dokumenteve;
• dyfishimi i tepërt i tyre;
• kohë e gjatë e miratimit;
• kostot e printimit ose të marrjes së një imazhi të skanuar të një dokumenti letre, etj.

Sistemi aktual i kompanisë mund të mos plotësojë më kërkesat moderne për të punuar me dokumente, të tilla si:

• mekanizëm i përshtatshëm kërkimi;
• kontroll operacional në të gjitha fazat e punës me dokumentin;
• mundësia e redaktimit dhe miratimit të autorizuar.

Si dhe kërkesa të tjera për sistemin që lidhen me specifikat e rrjedhës së dokumenteve në kompani.

Faza 2. Formulimi i kërkesave për një sistem të menaxhimit elektronik të dokumenteve dhe zhvillimi i një plani për zbatimin e tij

Në këtë fazë, përpjekjet e menaxhmentit të kompanisë dhe specialistëve të IT kombinohen për të vendosur me kompetencë qëllimet dhe objektivat që zgjidhen përmes një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Së paku, sistemi duhet të sigurojë:

• kontrollin e regjistrimit të hyrjes dhe daljes së dokumenteve;
• përkthimi i dokumenteve në letër në formë elektronike (skanimi dhe njohja e tyre);
• shkëmbimi i dokumenteve ndërmjet njësive strukturore të shoqërisë;
• klasifikimi i dokumenteve në grupe;
• kërkimi i shpejtë i një dokumenti duke përdorur parametrat kryesorë dhe tekstin;
• krijimi i kopjeve rezervë dhe arkivore;
• aftësia për të menaxhuar të drejtat e aksesit;
• zgjidhjen e problemeve të tjera.

Më vete, formulohen detyra për të punuar me dokumente të krijuara drejtpërdrejt në vetë kompaninë. Sistemi duhet të lejojë:

• krijoni, korrigjoni, koordinoni draft dokumentet;
• kontrollojnë performuesit sipas afateve;
• regjistroni të gjitha veprimet me dokumentin, etj.

Duke marrë parasysh detyrat e caktuara, hartohet një plan për zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve në kompani.

Faza 3. Zhvillimi i rregulloreve të funksionimit të sistemit

Në rregullore:

• vendosen rregullat bazë të sistemit;
• përcaktohet një listë e dokumenteve që marrin pjesë në rrjedhën elektronike të dokumenteve;
• shabllonet dhe formatet e tyre janë miratuar;
• përshkruan teknologjinë e shndërrimit të dokumenteve të letrës në ato elektronike;
• rregullat për qasje në dokumente janë të detajuara;
• deshifrohen nuanca të tjera të funksionimit të sistemit.

Faza 4. Përgatitja për të nisur sistemin dhe trajnimi i përdoruesve

Në fazën e zbatimit, testohet sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve dhe bëhen cilësimet e nevojshme të harduerit dhe softuerit. Vendosen fjalëkalime dhe specifikat e aksesit në sistem i shpjegohen personelit.

Gjithashtu, stafi trajnohet dhe testohet për njohuritë e udhëzimeve për të punuar në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Faza 5. Regjistrimi i nisjes zyrtare të sistemit në funksion

Për të nisur një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një ndërmarrje, është e nevojshme të lëshoni një urdhër ose udhëzim. Ne do t'ju tregojmë se çfarë të përfshini në të në seksionin tjetër.

Urdhër për kalimin në menaxhimin elektronik të dokumenteve

Në mënyrë që sistemi i menaxhimit elektronik të dokumenteve të fillojë të funksionojë ligjërisht, lëshohet një urdhër në të cilin:

• tregohet data e fillimit të sistemit;
• konfirmohet hyrja në fuqi e dokumentacionit organizativ shoqërues (rregulloret, udhëzimet, rregullat);
• miratohet një listë e personave të cilëve u është dhënë akses në sistem;
• është e detajuar koha e informimeve dhe trajnimit të punonjësve;
• deshifrohen nuanca të tjera që lidhen me zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Të gjithë punonjësit e përfshirë duhet të njihen me porosinë.

Rregullore për menaxhimin e dokumenteve elektronike

Ndonjëherë kompanitë zhvillojnë një dokument të veçantë për punën me dokumente elektronike, duke kombinuar në të të gjitha udhëzimet dhe rregulloret përkatëse. Ky dokument quhet “Rregullorja për rrjedhën elektronike të dokumenteve”.

Vetë kompania vendos se çfarë të përfshijë në këtë dispozitë dhe sa të detajuara duhet të jenë çështjet e caktuara në lidhje me punën me sistemin. Një grup i përafërt i seksioneve është paraqitur në figurë:

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve: programet e automatizimit, shkalla e mbulimit, specifikat e industrisë

Organizimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve në një ndërmarrje është një proces i kushtueshëm dhe intensiv i punës. Jo të gjithë mund të automatizojnë të gjitha punët në të njëjtën kohë dhe të kombinojnë të gjitha zinxhirët e punës me dokumentet në një sistem të vetëm.

Programet e specializuara vijnë në shpëtim, duke ju lejuar të automatizoni të paktën fusha të caktuara të aktiviteteve të ndërmarrjes dhe të organizoni rrjedhën minimale të mundshme të dokumenteve elektronike. Programe të tilla për menaxhimin e dokumenteve elektronike në një organizatë janë në dispozicion edhe për subjektet më të vogla të biznesit. Zakonisht ato blihen për nevoja kontabël (kontabilitet dhe kontabilitet tatimor) me elementë të rrjedhës së dokumenteve të personelit.

Kjo nuk është mënyra më e mirë për të zbatuar menaxhimin elektronik të dokumenteve në një ndërmarrje. Por në mungesë të burimeve të nevojshme, automatizimi i zonave dhe shërbimeve individuale të ndërmarrjes ndihmon për të lehtësuar pjesërisht punën me dokumente.

Ekspertët në fushën e menaxhimit të dokumenteve elektronike rekomandojnë një qasje të ndryshme. Nëse ndërmarrja nuk ka burime të mjaftueshme për të zbatuar një sistem efektiv të plotë për të punuar me dokumente, çështja duhet të zgjidhet jo në nivel lokal. Menaxhimi elektronik i dokumenteve duhet të zbatohet jo në zona të zgjedhura, por si një sistem i përgjithshëm që bashkon të gjitha departamentet. Në të njëjtën kohë, fillimisht mund të vendosni një grup minimal funksionesh dhe gradualisht të rrisni funksionalitetin, duke përshtatur sistemin për t'iu përshtatur nevojave dhe shkallës së kompanisë.

Kohët e fundit, ka pasur një ndarje të zhvilluesve të programeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike sipas specifikave të industrisë (programe të veçanta për sektorin publik, telekomunikacioni, etj.).

Tjetra, ne do të ndalemi më në detaje në menaxhimin e dokumenteve elektronike të personelit dhe ligjor (çfarë duhet t'i kushtojmë vëmendje kur i krijojmë ato në një situatë kur kompania nuk është në gjendje të organizojë një sistem të unifikuar të menaxhimit të dokumenteve).

Kur nevojitet menaxhimi elektronik i dokumenteve të burimeve njerëzore dhe a është e mundur të bëhet pa të?

Menaxhimi elektronik i dokumenteve të personelit është një nga elementët e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve në një organizatë.

Për sa i përket diversitetit, dokumentet e personelit nuk janë inferiorë ndaj shërbimit të kontabilitetit - lider në vëllimin e dokumenteve parësore të krijuara dhe të marra. Shumë varet nga nuanca të tilla si:

• shkalla dhe struktura e organizatës;
• specifikat e aktiviteteve të tij;
• fragmentimi gjeografik i ndarjeve strukturore;
• qarkullimi i stafit;
• veçori të tjera (prania e punëtorëve në distancë, kushtet e dëmshme dhe të rrezikshme të punës, etj.).

Të gjitha këto nuanca merren parasysh kur vendoset nëse një organizatë ka nevojë për menaxhim elektronik të dokumenteve të personelit.

Nëse një kompani përbëhet nga një drejtor, llogaritari kryesor dhe 5-7 punonjës, menaxhimi elektronik i dokumenteve mund të bëhet një ndërmarrje shumë e kushtueshme dhe jopraktike. Nëse kompania është e madhe me një rrjet të gjerë degësh dhe kushte specifike pune, është e pamundur të bëhet pa automatizimin e procedurave dokumentare.

Ne do të flasim më tej për specifikat e organizimit të shkëmbimit elektronik të dokumenteve të personelit.

Si të organizoni rrjedhën elektronike të dokumenteve në departamentin e personelit?

Për të krijuar një rrjedhë të plotë të dokumenteve elektronike të personelit në një organizatë, është e nevojshme:

1. Siguroni mbrojtjen e të dhënave personale

Në këtë çështje, duhet të vazhdohet nga kërkesat:

• Ligji “Për të dhënat personale” datë 27 korrik 2006 Nr. 152-FZ;
• Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse "Për miratimin e kërkesave për mbrojtjen e të dhënave personale..." datë 1 nëntor 2012 Nr. 1119.

Për ta bërë këtë, duhet të siguroni (klauzola 15 e Kërkesave):

• siguria e ambienteve në të cilat ndodhet sistemi i informacionit nga aksesi i paautorizuar nga persona të paautorizuar;
• siguria e bartësve të të dhënave personale;
• akses në dokumentet e personelit për një numër të kufizuar personash që kryejnë detyrat e tyre zyrtare;
• përdorimi i mjeteve të sigurisë së informacionit;
• kryerjen e veprimtarive të tjera të detyrueshme.

2. Rregullimi i procedurës për marrjen dhe përdorimin e nënshkrimit elektronik

Në këtë çështje, duhet të bazohet në dispozitat e ligjit “Për nënshkrimet elektronike” datë 6 Prill 2011 Nr. 63-FZ. Duke marrë parasysh rëndësinë e dokumenteve të personelit (përfshirë në zgjidhjen e mosmarrëveshjeve të punës), gjatë nënshkrimit të tyre, drejtuesi i kompanisë duhet të përdorë një nënshkrim elektronik të kualifikuar të përmirësuar (ECES). Përdorimi i llojeve të tjera të nënshkrimit elektronik (i thjeshtë ose i pakualifikuar i zgjeruar) mund të rezultojë në njohjen e akteve lokale të kompanisë si të pavlefshme.

3. Dokumentet e veçanta të personelit

Dokumentet e personelit ndahen në dy grupe:

1. Krijuar në mënyrë elektronike.
2. Krijuar ekskluzivisht në letër.

Këtu qëndrojnë vështirësitë e rëndësishme në krijimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve të personelit në një organizatë. Një pjesë e konsiderueshme e dokumenteve të personelit duhet të përgatiten vetëm në formë letre dhe të vërtetohen me nënshkrimin personal të palëve në marrëdhënien e punës (punonjës dhe (ose) punëdhënës).

Punonjësi duhet të njihet me dokumentet individuale dhe informacionin e personelit kundër nënshkrimit (për shembull, me një urdhër për vendosjen e një sanksioni disiplinor), dhe specialisti i shërbimit të personelit, kur korrigjon të dhënat në kartat personale të punonjësve, duhet të vërtetojë të gjitha korrigjimet me një personal. nënshkrim.

4. Organizoni kopje rezervë dhe ruajtjen e dokumenteve elektronike

Kjo do të ndihmojë në shmangien e pasojave negative të rrethanave të forcës madhore, të cilat mund të rezultojnë në humbjen e një dokumenti të personelit.

5. Të fiksohen formularët e dokumenteve elektronike të personelit në aktin vendor

Format e dokumenteve të personelit të lëshuara në mënyrë elektronike duhet të përfshihen në rregullore të veçanta. Duhet të përcaktohen gjithashtu të gjitha nuancat e punës me dokumente të tilla: procedura për rregullimin e tyre, kushtet dhe metodat e ruajtjes, llojet e nënshkrimeve elektronike për dokumentet me rëndësi të veçantë juridike, etj.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve të personelit: çfarë po planifikojnë ligjvënësit?

Progresi nuk qëndron ende. Gradualisht, ato dokumente të personelit që kanë ekzistuar gjithmonë vetëm në formë letre po transferohen në format elektronik.

Sot, lejohet ligjërisht të lidhni një kontratë pune elektronike me një punonjës në distancë nëse ai ka një nënshkrim elektronik (neni 312.3 i Kodit të Punës të Federatës Ruse).

Zbuloni më shumë në këtë material.

Megjithëse, për zbatimin e gjerë të kontratave elektronike, nevojiten ende zhvillime të veçanta legjislative.

Ka disa vite që në nivel legjislativ diskutohet për librat elektronikë të punës.

Në përgjithësi, pozicioni i autoriteteve është i qartë: menaxhimi elektronik i dokumenteve në sektorin e personelit do të prezantohet në të ardhmen e afërt. Ministria e Punës ka nisur tashmë një eksperiment për zbatimin e tij (urdhri nr. 194 datë 26.03.2018), sipas të cilit në formë elektronike në një sërë kompanish:

• merren parasysh orari i punës;
• punonjësit njihen me rregulloret lokale, komponentët e pagave dhe përshkrimet e punës;
• informoni për fillimin e pushimeve;
• organizoni udhëtime pune.

Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve të personelit do t'i lejojë punëdhënësit t'i nënshtrohen inspektimeve të punës nëpërmjet internetit (në distancë).

Rrjedha e dokumenteve elektronike ligjore në kompani

Çështjet ligjore në aktivitetet e biznesit lindin rregullisht.

Nëse kompania ka një avokat ose shërbim ligjor, është e arsyeshme të organizohet rrjedha elektronike e dokumenteve të dokumentacionit ligjor me integrimin e mëvonshëm të tij në rrjedhën e përgjithshme të dokumenteve elektronike të shoqërisë. Një sistem i tillë lejon:

1. Koordinoni procesin e marrëveshjes së kontratave

Koordinimi i modeleve të gatshme të kontratave është një proces i përbashkët për të gjitha kompanitë. Kërkon shumë kohë dhe kërkon përfshirjen e specialistëve nga shërbime të ndryshme (financiare, teknike, juridike e të tjera). Në këtë proces, menaxhimi elektronik i dokumenteve ju lejon të koordinoni të gjithë procesin e miratimit dhe t'i dërgoni menjëherë kontratën e përfunduar palës tjetër.

Sistemi ligjor i menaxhimit të dokumenteve elektronike duhet të lejojë:

• krijoni një listë të personave për miratim;
• kontrolloni kohën e rishikimit dhe rregullimeve;
• zgjidhjen e çështjeve të tjera (për dërgimin e kontratës për rishikim, dorëzimin e saj për nënshkrim, etj.).

2. Trajtoni në mënyrë efektive kërkesat dhe paditë

Për të kryer punën e kërkesave dhe kërkesave, një specialist i shërbimit ligjor duhet të ketë një paketë të plotë të dokumenteve burimore. Këto dokumente mund të gjenerohen si brenda vetë kompanisë, ashtu edhe nga jashtë (nga palët). Për të mbledhur të gjithë këtë informacion të shpërndarë, është i nevojshëm ndërveprimi i shpejtë me shërbime të ndryshme (kontabiliteti, departamenti i shitjeve dhe departamente të tjera).

Është e rëndësishme në rregullore të detajohen çështjet që lidhen me procedurën për mbledhjen e të gjithë informacionit të nevojshëm për avokatët në formë elektronike.

Sistemi duhet të konfigurohet në atë mënyrë që:

• të gjitha dokumentet burimore janë pranuar nga kontraktori në kohën e duhur;
• shabllonet e dokumenteve të gatshme nga avokatët u dërguan automatikisht menaxhmentit për miratim;
• u zbatua mundësia për të bërë rregullime;
• mund të gjurmohen të gjitha fazat e punës me dokumentin;
• Është monitoruar koha e përgatitjes së kërkesave dhe padive.

3. Përpunoni kërkesat menjëherë

Avokatët duhet të përgatisin letra drejtuar palëve, kopje të dokumenteve të ndryshme, përgjigje ndaj kërkesave nga agjencitë rregullatore dhe ligjzbatuese, etj. Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve do të bëjë të mundur gjurmimin:

• kur kërkesa pranohet nga kontraktori;
• sa kohë ka për ta përfunduar atë;
• data e dërgimit të përgjigjes së plotësuar.

Ky lloj kontrolli bën të mundur disiplinimin jo vetëm të avokatit (përmbaruesit), por edhe të iniciuesve të kërkesës, gjë që kontribuon në transmetimin në kohë të kërkesës dhe ekzekutimin e saj.

E gjithë procedura e punës me kërkesat elektronike duhet të përshkruhet në rregullore: afatet e krijimit të kërkesës, kërkesat për plotësinë e të dhënave burimore, koha e plotësimit të kërkesës.

***

Për të zhvilluar një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve, është e nevojshme të analizohet rrjedha aktuale e dokumenteve në kompani, të përcaktohen detyrat kryesore dhe të zyrtarizohet projekti. Pastaj vini në funksion sistemin, trajnoni stafin dhe konsolidoni procedurën për të punuar me menaxhimin e dokumenteve elektronike në një akt të brendshëm vendor (rregullore, udhëzime).

Administrata e Shën Petersburgut
QARKU ADMINISTRATIV PRIMORSKY
MENAXHIMI I TERRITORIT

Mbi zbatimin e sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve
dhe punë në zyrë

1. Caktoni përgjegjësinë për përgatitjen e pajisjeve kompjuterike të departamenteve të menaxhimit të zyrës dhe rrjetit lokal (LAN) për zbatimin e sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve dhe menaxhimit të zyrës (në tekstin e mëtejmë EDMS) në përputhje me kërkesat e specifikimeve teknike private ( Shtojca nr. 1 e Marrëveshjes nr. 1008/25-2000, datë 23 gusht 2000) dhe zbatimi i masave për të siguruar funksionimin teknik të sistemeve të menaxhimit të të dhënave elektronike, drejtuar përgjegjësit të departamentit të sistemeve të informacionit dhe bazave të të dhënave të departamentit të ekonomisë. dhe prokurimit të qytetit, Miroshnik M.I.

2. Caktoni përgjegjësinë për funksionimin provë të sistemeve, trajnimin e punonjësve të departamenteve të menaxhimit të zyrës dhe zbatimin e EDS në departamentet territoriale tek shefi i departamentit të punëve, K.V.

3. Përgjegjës i Departamentit të Sistemeve të Informacionit dhe Bazave të të Dhënave të Departamentit të Ekonomisë dhe Urdhrave të Qytetit Miroshnik M.I. dhe shefi i departamentit të punëve, Gulyaev K.V. së bashku me ekzekutuesin e përgjithshëm të projektit ESED - Ndërmarrjen Shtetërore "Qendra për Zhvillimin Kompjuterik" - për të siguruar funksionimin provë të sistemeve të mbajtjes së të dhënave elektronike, përgatitjen e mjeteve teknike dhe kryerjen e punës së pranimit për futjen e sistemeve në komerciale. operacion.

4. Unë rezervoj kontrollin mbi ekzekutimin e urdhrit.

Shefi i administratës territoriale
Yu.L.Osipov

Teksti i dokumentit verifikohet sipas:
buletin zyrtar

Shembull i një urdhri për zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve (përgatitur nga ekspertë nga kompania Garant)

Rendit
për zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve

[dita muaji Viti]

Për qëllimin e [plotësoni sipas nevojës], urdhëroj:

1. Prej [data, muaji, viti] prezantohet sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve [emri] në [emri i personit juridik].

2. [Pozicioni, emri i plotë] brenda [ditës, muajit, vitit] të zhvillojë dhe miratojë procedurën për menaxhimin e dokumenteve elektronike.

3. Emëroni [pozitën, emrin e plotë] si përgjegjës për mirëmbajtjen e menaxhimit të dokumenteve elektronike.

4. [Pozicioni, Emri i plotë] organizoni një arkiv elektronik të dokumenteve të pranuara dhe të dërguara.

5. [Pozicioni, emri i plotë] fut në politikën kontabël të [emri i personit juridik] rregullat për krijimin, marrjen dhe ruajtjen e dokumenteve elektronike.

6. Emërimi [pozicioni, emri i plotë] si përgjegjës për formimin dhe nënshkrimin e dokumenteve elektronike.

7. Urdhri duhet t'u komunikohet të gjitha divizioneve strukturore të organizatës.

8. Kontrollin mbi ekzekutimin e urdhrit ia besoj [pozicionit, emrit të plotë].

Më poshtë janë njohur me porosinë:

[pozicioni, nënshkrimi, inicialet, mbiemri]

Shembull i një urdhri për zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve

Zhvilluar nga: Garant Company, qershor 2016

Versioni aktual i dokumentit që ju intereson është i disponueshëm vetëm në versionin komercial të sistemit GARANT. Ju mund të blini një dokument për 54 rubla ose të merrni akses të plotë në sistemin GARANT pa pagesë për 3 ditë.

Nëse jeni përdorues i versionit të internetit të sistemit GARANT, mund ta hapni këtë dokument që tani ose ta kërkoni nëpërmjet linjës telefonike në sistem.

Mbështetje rregullatore për procesin e zbatimit të EDMS

Pra, po mendoni seriozisht për çështjen e zbatimit të një EDMS. Jeni në prag të një udhëtimi të gjatë, i përbërë nga shumë faza: ekzaminimi para projektit, përzgjedhja e një produkti softuer, konfigurimi i tij paraprak, trajnimi i përdoruesit, funksionimi i provës, futja në funksionimin komercial. Sidoqoftë, në mënyrë që sistemi i menaxhimit elektronik të dokumenteve të funksionojë "zyrtarisht", nevojitet një dokument përkatës në letër. Sot do të analizojmë të gjitha fazat e zbatimit të sistemit dhe do të shqyrtojmë dokumentet rregullatore që duhet t'i rregullojnë ato.

Aktivitetet për zbatimin e EDS në ndërmarrje duhet të mbështeten me dokumente administrative. Dhe sa më qartë në urdhra/udhëzime të fiksohet lista e aktiviteteve të nevojshme, procedura për zbatimin e tyre dhe përgjegjësia e zyrtarëve të përfshirë në zbatim, aq më shpejt dhe me efikasitet do të kryhet puna për zbatimin e EDMS.

1. Ekzaminimi para projektit, përzgjedhja e produktit softuer.

Dokumenti administrativ (zakonisht një urdhër), i lëshuar nga menaxhmenti në fazën e parë të zbatimit, përmban arsyetimin për nevojën për të zbatuar EDS, dhe teksti tregon personin përgjegjës, ose disa persona që duhet:

Përcaktoni me çfarë forcash do të zbatohet sistemi (i ynë ose me përfshirjen e një kontraktori pune);

Përcaktoni kontraktorin e përgjithshëm për punën;

Përcaktoni shkallën e përafërt të zbatimit dhe buxhetin e planifikuar.

Rezultati i punës në rendin e mësipërm është më së shpeshti një propozim tregtar i përpunuar nga të dyja palët.

2. Krijimi i grupit të punës dhe miratimi i orarit të punës.

Pasi të jetë përzgjedhur produkti softuer dhe kontraktori i punës, është e nevojshme të krijohet një dokument administrativ që do të përcaktojë:

Shefi i ekipit të zbatimit nga ana e klientit;

Përbërja e grupit të punës;

Detyrat për përgatitjen e një orari pune, duke përfshirë specialistë të tjerë të përfshirë në zbatimin e EDMS (përgatitja e pajisjeve teknike, informacionit dhe softuerit, etj.).

Në të ardhmen, do të jetë e nevojshme të lëshohet një urdhër për miratimin e orarit të punës për zbatimin e EDMS. Duke marrë parasysh këtë plan, kryhen të gjitha fazat vijuese të zbatimit.

3. Miratimi i listës së përdoruesve dhe përcaktimi i administratorit të sistemit.

Dokumentet administrative duhet të përmbajnë një listë të përdoruesve të EDMS, si dhe një plan për trajnimin e tyre. Orari i trajnimit mund të fiksohet me një urdhër/udhëzim të pavarur. Ky urdhër do të ndihmojë në rregullimin e procesit të kryerjes së trajnimit të përdoruesve në ndërmarrje.

Urdhri tjetër do të përmbajë informacion në lidhje me emërimin e administratorit të sistemit - ky është një përdorues i veçantë që siguron dhe kontrollon punën e përdoruesve të tjerë të sistemit; ai duhet të kryejë punë për identifikimin, korrigjimin e gabimeve të përdoruesit, plotësimin dhe ndryshimin e të dhënave të referencës (informacionet e referencës).

4. Nisja e sistemit në funksionim provë dhe industrial.

Në mënyrë tipike, pas ose gjatë trajnimit të përdoruesit, sistemi vihet në funksionim provë. Urdhri i posaçëm për vënien në punë të sistemit duhet të tregojë:

Koha e funksionimit provë;

Lista e departamenteve (vendeve të punës);

Afati kohor për pajisjen e tyre me softuer dhe harduer;

Përgjegjës për kryerjen e operacioneve provuese në departamente.

I njëjti urdhër mund të përmbajë udhëzime për miratimin e rregulloreve të përkohshme (rregullave, procedurave) për të punuar me EDMS.

Pas funksionimit të provës, është e nevojshme të përgatitet një listë propozimesh ose rekomandimesh për kalimin në një EDMS, të cilat, si rregull, nëse propozimet janë përgatitur nga punonjësit e organizatës së klientit, hartohen në formën e një zyrtari të brendshëm. dokument. Ky dokument përmban informacion në lidhje me problemet që u shfaqën gjatë funksionimit provë, si dhe propozime për konfigurim shtesë të sistemit.

Pasi të jenë përfunduar të gjitha mosmarrëveshjet dhe cilësimet shtesë, sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve pranohet për funksionim tregtar, i cili fiksohet me një urdhër të veçantë, i cili duhet të tregojë:

përbërjen e funksioneve të EDMS ose pjesëve të tij, harduerit dhe softuerit të pranuar për funksionim tregtar;

një listë zyrtarësh dhe një listë të divizioneve të organizatës së klientëve përgjegjës për funksionimin e EDMS;

procedura dhe koha për paraqitjen e formave të reja të dokumenteve (nëse është e nevojshme);

procedurën dhe kohën e transferimit të personelit në punë sipas kushteve të funksionimit të EDMS.

Pas përfundimit të punës së komisionimit, është e nevojshme të bëhen ndryshime në rregulloret lokale (përshkrimet e punës, rregulloret që rregullojnë punën me dokumente, etj.). Udhëzimet duhet të marrin parasysh risitë që lidhen me përdorimin e EDMS në ndërmarrje. Ne do të diskutojmë ekzekutimin e saktë të ndryshimeve të tilla në dokumente në artikujt vijues.

Urdhër për të zbatuar sed

Zbatimi i çdo sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve ka specifikat e veta. Ai përbëhet nga punë përgatitore intensive të punës që synojnë krijimin e kushteve optimale për përdorimin e mjeteve të automatizimit. Materialet metodologjike do të ndihmojnë specialistët në zbatimin e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve të zotërojnë një fushë të re profesionale. Ne po flasim për mbështetjen e dokumentacionit për menaxhimin.

Përgatitja për automatizimin e rrjedhës së dokumenteve shpesh rezulton në një projekt të pavarur konsultimi, gjatë të cilit kryhet organizimi i rrjedhës së dokumenteve në kompani dhe proceset përgatiten për përfshirje në një sistem të ri informacioni.

Në fazën përgatitore ju duhet:

• të kryejë një auditim të proceseve të menaxhimit të dokumenteve dhe të vlerësojë situatën aktuale;
• të identifikojë nevojat e menaxhmentit dhe problemet që kanë punonjësit në proceset e punës me dokumentet;
• në varësi të nevojave të menaxhmentit dhe problemeve të identifikuara, bëni ndryshime në sistemin aktual ose propozoni një sistem thelbësisht të ri për organizimin e rrjedhës së dokumenteve;
• rregulloni punën me dokumente: përgatitni një paketë dokumentesh rregullatore që do të përcaktojnë rregullat për punën me dokumentet dhe do të vendosin kuadrin ligjor për të punuar në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Projekti i këshillimit për përgatitjen për automatizimin e dokumenteve ka një numër karakteristikash.

Së pari, pjesa e konsulencës në projektet për zbatimin e sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve është mjaft e lartë, dhe vetë faza përgatitore ka një ndikim të rëndësishëm në efektivitetin e zbatimit.

Së dyti, projekti i konsulencës është në kryqëzimin e dy fushave lëndore - mbështetjen e dokumentacionit për menaxhimin dhe teknologjinë e informacionit (IT). Prandaj, për të përfunduar me sukses një projekt të tillë, kërkohen njohuri të veçanta, të cilat specialistët e zbatimit shpesh nuk i posedojnë.

Së treti, puna e zyrës ruse ka tradita të forta dhe rrënjë të thella, e cila gjithashtu ka një ndikim në automatizimin e proceseve të menaxhimit të dokumenteve.

Bazuar në karakteristikat e projektit të këshillimit, mund të hartoni një portret të një konsulenti të kualifikuar. Një specialist i tillë ka njohuri për fushën e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin dhe është në gjendje të flasë me specialistë në fushën e menaxhimit të zyrës në të njëjtën gjuhë profesionale. Në të njëjtën kohë, ai njeh funksionalitetin e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve që po zbatohet dhe flet rrjedhshëm metodat për ekzaminimin dhe përshkrimin e proceseve të biznesit.

Nga portreti profesional i një konsulenti, lind një pyetje logjike: ku mund të gjendet një konsulent i tillë?

Ndihma e Zhvilluesit

Kompania 1C, zhvilluesi i sistemit 1C: Document Flow, iu afrua zgjidhjes së këtij problemi në mënyrë sistematike dhe tërësisht. U hap një fushë e re e veprimtarisë - mbështetje metodologjike për projektet për zbatimin e programeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Sot ekzistojnë dy drejtime të punës metodologjike:

1. Zhvillimi i metodave të gatshme për organizimin e rrjedhës së dokumenteve dhe vëzhgimin e një ndërmarrje.
2. Trajnim për të punuar duke përdorur metoda të gatshme.

Si pjesë e zhvillimit të metodave të gatshme për organizimin e rrjedhës së dokumenteve dhe anketimit të një ndërmarrje, u krijua një produkt metodologjik "Set i dokumenteve normative". Metodologjia e organizimit të punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve.” Produkti është i disponueshëm në dy versione, që synojnë segmente të ndryshme biznesi. Çdo grup dokumentesh është i lidhur me aftësitë e një versioni specifik të programit 1C: Document Flow.

Në mbështetje të produktit metodologjik, filloi një kurs trajnimi dyditor “Përgatitja për Automatizimin e Rrjedhës së Dokumenteve”. Kursi i trajnimit përmban bazat e punës në zyrë dhe shpjegime se si të punohet me grupe dokumentesh rregullatore. Gjatë trajnimit, studentët punojnë me shembuj dokumentesh, mësojnë të vlerësojnë rregulloret aktuale lokale që rregullojnë punën me dokumente, formulojnë komente mbi to dhe hartojnë dokumente të reja të llojeve të ndryshme.

Produkti metodologjik "Set i Dokumenteve Rregullative", në thelb, është një teknologji e gatshme dhe jo një libër shkollor për punën në zyrë. Ky është një koleksion i rregulloreve lokale për organizimin e punës në zyrë, në të cilën të gjitha proceset janë të lidhura me programin 1C: Document Flow. Kompleti ju ndihmon të përgatiteni për zbatim në një kohë të shkurtër: organizoni punën në zyrë në kompani. Dhe, më e rëndësishmja, grupi i dokumenteve do të kërkojë vetëm modifikime të vogla gjatë zbatimit, duke marrë parasysh specifikat e industrisë së kompanisë. Sipas ekspertëve, sasia e një modifikimi të tillë nuk kalon 30%.

Rregulloret

Përmbajtja e grupit të dokumenteve:

• Urdhri "Për fillimin e funksionimit pilot/industrial të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve".
• Urdhri "Për punën në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve.
• Rregulloret për punën në zyrë dhe rrjedhën e dokumenteve.
• Rregullore për shërbimin mbështetës të dokumentacionit të menaxhimit.
• Përshkrimet e punës për punonjësit e shërbimit mbështetës të dokumentacionit të menaxhimit (ose përshkrimet e punës për një sekretar-nëpunës për kompanitë e vogla).
• Rregullore për punën me dokumentet administrative, kontraktuale dhe rregullatore
• Rregullore për punën me dokumentet organizative dhe administrative.
• Rregullore për punën me dokumentet kontraktuale.
• Rregullore për punën me dokumentet rregullatore.
• Një album me formularë të unifikuar dokumentesh, i cili përfshin 26 shabllone dhe 8 formularë dokumentesh.

Le të ndalemi më në detaje në secilin prej dokumenteve rregullatore.

Rendit “Për nisjen e funksionimit pilot/komercial të sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve” përmban udhëzime:

• miratimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve;
• të sigurojë akses në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve;
• të zhvillojë trajnime për punonjësit se si të përdorin sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Urdhri përcakton fushat e përgjegjësisë midis shërbimit të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit dhe IT-së në drejtim të funksionimit të sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Urdhri vlen për të gjithë punonjësit e organizatës dhe i detyron ata të punojnë në sistemin e ri të informacionit.

Rendit "Rreth punës në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve" vendos një kuadër ligjor për punën me dokumentet elektronike: ai barazon veprimet e punonjësve në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve me veprimet e kryera në kuadrin e menaxhimit të dokumenteve në letër. Këto veprime përfshijnë:

• urdhra të lëshuara brenda sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve;
• miratimi i dokumenteve;
• komente, gjykime, përfundime të postuara në sistemin e informacionit për hartimin e dokumenteve;
• njohjet e punonjësve të kryera duke përdorur mjete elektronike të menaxhimit të dokumenteve;
• delegimi i autoritetit për ekzekutimin e dokumenteve dhe shqyrtimin e draft dokumenteve.

Rregulloret për punën në zyrë dhe rrjedhën e dokumenteve, i përfshirë në grupin e dokumenteve, është përpiluar në përputhje të plotë me Rekomandimet Metodologjike për zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës në autoritetet ekzekutive federale (miratuar me Urdhrin e Arkivit Federal të 23 dhjetorit 2009 Nr. 76).

• përshkrim hap pas hapi i të gjitha fazave të përgatitjes dhe kalimit të dokumenteve;
• përbërjen e rekomanduar të dokumenteve të organizatës;
• rregullat për ruajtjen aktuale dhe arkivore;
• veprimet e interpretuesve të veçantë në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Dispozita synon të sigurojë fuqinë ligjore të atyre dokumenteve që do të krijohen brenda sistemit të informacionit, si dhe të automatizojë proceset e rrjedhës së dokumenteve.

Një nga kriteret për vlefshmërinë juridike është ekzekutimi i dokumentit në mënyrën e përcaktuar. Prandaj, dispozitat e dokumentit kanë për qëllim krijimin e kushteve që punonjësit e organizatës të jenë në gjendje të zgjedhin saktë llojin e dokumentit për një situatë specifike biznesi, dhe ekzekutimin e saktë të tij, përkatësisht:

• sjellja e dokumenteve në uniformitet (krijimi i shablloneve të dokumenteve bazuar në tekste të unifikuara);
• zvogëlimi i numrit të llojeve të dokumenteve të përdorura (unifikimi i llojeve të dokumenteve).

Rregulloret tregojnë të gjitha operacionet që duhet të kryhen në një program të menaxhimit elektronik të dokumenteve (Fig. 1). Kjo do të thjeshtojë shumë përshtatjen e punonjësve me sistemin e ri të informacionit.

Oriz. 1. Një shembull i një operacioni që duhet të kryhet në një program të menaxhimit të dokumenteve elektronike

Grupi i dokumenteve përmban rregullore të gatshme që rregullojnë aktivitetet e shërbimit të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit:

• Rregulloret për shërbimin mbështetës të dokumentacionit të menaxhimit;
• Përshkrimet e punës për punonjësit e shërbimit mbështetës të dokumentacionit të menaxhimit.

Rregullore për shërbimin mbështetës të dokumentacionit të menaxhimit krijon strukturën organizative, përcakton fushën e përgjegjësisë së shërbimit dhe përmban një listë të detajuar të detyrave dhe funksioneve të kryera nga punonjësit e tij.

Lista e propozuar e detyrave dhe funksioneve është më e plota dhe ka një ndarje optimale të fushave të përgjegjësisë midis departamenteve të shërbimit mbështetës të dokumentacionit. Nëse është e nevojshme, detyrat dhe funksionet mund të plotësohen me ato që mungojnë ose ato të panevojshme mund të hiqen nga lista.

Përshkrimi i funksioneve përmban udhëzime për kryerjen e procedurave në programin e menaxhimit elektronik të dokumenteve (Fig. 2):

Oriz. 2. Udhëzime për kryerjen e procedurave në një program të menaxhimit elektronik të dokumenteve

Përshkrimet e punës për punonjësit e shërbimit mbështetës të dokumentacionit të menaxhimit të zhvilluara në përputhje me strukturën organizative të propozuar të njësisë dhe të konsolidojnë shpërndarjen e detyrave dhe funksioneve ndërmjet punonjësve. Përveç kësaj, përshkrimet e punës:

• specifikoni përgjegjësitë e punës së punonjësve të shërbimit: përmbajnë një përshkrim të detajuar të operacioneve të kryera;
• të përcaktojë kërkesat e kualifikimit për pozicionet;
• janë baza për përshkrimet e punës për shërbimin e përzgjedhjes së personelit;
• lejojnë punonjësit e rinj të zotërojnë shpejt përgjegjësitë e punës.

Përshkrimet e punës përmbajnë gjithashtu udhëzime për kryerjen e operacioneve në programin e menaxhimit të dokumenteve elektronike (Fig. 3):

Oriz. 3. Udhëzime për kryerjen e operacioneve në programin e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Kur përgatiteni për të automatizuar rrjedhën e dokumenteve, duhet t'i kushtoni vëmendje fushave të tilla të rëndësishme të punës si aktivitetet administrative, kontraktuale dhe të brendshme të bërjes së rregullave.

Aktivitetet e menaxhmentit zbatohen duke marrë vendime të menaxhmentit. Në çdo organizatë, shumë vendime menaxheriale merren nga menaxherët në nivele të ndryshme. Të gjitha këto vendime duhet të kenë karakteristika të tilla që sigurojnë racionalitetin, realizueshmërinë, vlefshmërinë, afatin kohor dhe efikasitetin ekonomik të tij.

Pavarësisht nga numri i dukshëm i vendimeve të menaxhimit të marra, aktivitetet e menaxhimit karakterizohen ende nga përsëritja e funksioneve të menaxhimit. Prandaj, është e nevojshme të identifikohen funksione të ngjashme menaxhimi dhe të zhvillohen rregulla uniforme për to.

Një sistem vendimmarrës i menaxhimit që funksionon mirë është një kriter për efektivitetin e aktiviteteve të menaxhimit në tërësi.
Për të organizuar një sistem të unifikuar të vendimmarrjes së menaxhimit, është e nevojshme:

1. Të formulojë rregulla për marrjen e vendimeve të menaxhimit nga menaxherët në nivele të ndryshme ose organe të ndryshme drejtuese.
2. Automatizoni procedurën për marrjen e vendimeve të menaxhimit dhe monitorimin e ekzekutimit të tij.

Rregullore për punën me dokumentacionin organizativ dhe administrativ rregullon procesin e marrjes së vendimeve menaxheriale, individuale dhe kolegjiale.

• të bëjë zgjedhjen e duhur të llojit të dokumentit administrativ;
• krijoni dokumente administrative duke përdorur shabllone të gatshme;
• transferoni proceset e kalimit të dokumenteve administrative nga dispozita standarde në programin 1C: Document Flow 8;
• organizojnë monitorim në kohë dhe të vazhdueshëm të zbatimit të vendimeve të marra;
• organizoni ruajtjen e versioneve elektronike dhe origjinaleve të dokumenteve administrative në letër;
• të sigurojë përditësimin në kohë të dokumenteve administrative;
• ndërtojnë punën e organeve kolegjiale të organizatës.

Puna me kontratë është një prioritet për shumicën e kompanive. Cilësia e organizimit të punës kontraktuale përcakton efektivitetin e saj. Rregullore për punën me dokumentacionin kontraktor ka për qëllim ndërtimin e një sistemi të menaxhimit të punës me kontratë dhe përmban rregulla për kryerjen e punës me kontratë, si dhe metoda për automatizimin e saj.

Pajtueshmëria me kërkesat e dokumentit do të lejojë:

• përgatit dokumentet e kontratës duke përdorur formularë të standardizuar në përputhje me standardet e pranuara;
• të zvogëlojë kohën për marrëveshjen e kontratave duke përdorur formularë standardë me kushte të parapajtuara dhe devijime të mundshme nga këto kushte;
• minimizuar rreziqet ligjore dhe tregtare që lidhen me mospërmbushjen e detyrimeve kontraktuale ose humbjen e dokumenteve

Një nga vendet qendrore në sigurimin e efikasitetit të menaxhimit është i zënë nga zhvillimi, zbatimi, përdorimi dhe mirëmbajtja e dokumenteve rregullatore. Kërkesat për rregullimin e aktiviteteve zyrtare përcaktohen nga standardi GOST R 52294-2004 "Menaxhimi i organizatës. Rregulloret elektronike për veprimtaritë administrative dhe zyrtare.”

Rregullore për punën me dokumentacionin rregullator mbështet kërkesat e standardit dhe përmban rregulla për krijimin e dokumenteve rregullatore, standarde për krijimin e një kuadri të unifikuar rregullator për organizatën.

Rregullorja vendos kontroll të centralizuar mbi përgatitjen e dokumenteve rregullatore dhe vendosjen e tyre në një bazë të dhënash të unifikuar rregullatore, gjë që e bën punën e bërjes së rregullave më transparente dhe sistematike.

Pajtueshmëria me kërkesat e dokumentit do të lejojë:

• zvogëloni kostot e punës për zhvillimin e dokumenteve të reja rregullatore;
• të sigurojë përputhshmërinë e dokumenteve rregullatore të krijuara rishtazi me mjedisin rregullator;
• minimizuar rreziqet që lidhen me mungesën e dokumentacionit rregullator ose papërshtatshmërinë, paarritshmërinë ose kompleksitetin e paraqitjes së tyre;
• të krijojë një platformë për trajnimin e brendshëm të punonjësve në përgjegjësitë e tyre funksionale;
• zvogëloni kohën e kaluar për të kërkuar dokumente rregullatore.

Kështu, përdorimi i grupeve të gatshme të dokumenteve rregullatore zvogëlon kohën e përgatitjes për automatizimin e rrjedhës së dokumenteve, ju lejon të ndërtoni punën e zyrës së organizatës në përputhje me kërkesat aktuale rregullatore dhe metodologjike, dhe gjithashtu vendosni një standard të unifikuar të korporatës për të punuar me dokumentet në organizatë. Lidhja e të gjitha dokumenteve rregullatore të grupit me programin e menaxhimit elektronik të dokumenteve e bën përshtatjen e punonjësve për të punuar në programin e ri më pak të dhimbshëm dhe vetë veprimet në sistem më efektive.

Urdhri dhe udhëzimi: procedura për lëshimin në një ndërmarrje

Procedura për lëshimin e urdhrave dhe udhëzimeve përbëhet nga faza të veçanta që kryhen në një sekuencë të caktuar. Do të ishte e gabuar të filloni artikullin me një shqyrtim të drejtpërdrejtë të këtyre fazave. Së pari ju duhet të përcaktoni qëllimin kryesor të porosisë dhe udhëzimeve, të identifikoni ngjashmëritë dhe dallimet që ekzistojnë midis këtyre llojeve të dokumenteve.

Rendi dhe udhëzimi: cilat janë ngjashmëritë dhe ndryshimet

Menjëherë vlen të theksohet se urdhrat dhe udhëzimet i referohen dokumenteve administrative 1 të nxjerra në kushtet e vendimmarrjes së vetme. Në kushte të tilla, pushteti për të gjitha çështjet e menaxhimit në ndërmarrje në tërësi i takon kreut të saj, dhe për çështjet e menaxhimit brenda një njësie strukturore - menaxherit në nivelin e duhur.

Udhëzimet dhe vendimet e përfshira në tekstin e një urdhri ose direktive mund t'i drejtohen:

● përmirësimi i strukturës organizative të ndërmarrjes;

● zgjedhjen e mjeteve dhe metodave për kryerjen e aktiviteteve kryesore (ose prodhuese) të ndërmarrjes;

● sigurimin e ndërmarrjes me burime financiare, të punës, materiale, informacione dhe burime të tjera;

● miratimin e dokumenteve organizative dhe ndryshimet në to etj.

Duhet të theksohet se udhëzimet dhe vendimet e përfshira në urdhra ose udhëzime janë të detyrueshme për ekzekutim nga të gjithë punonjësit ose të caktuar të ndërmarrjes.

Tani le të përpiqemi të identifikojmë ndryshimet midis llojeve të dokumenteve që po shqyrtojmë.

Rendit është një akt juridik i nxjerrë nga drejtuesi i një ndërmarrje (njësia e saj strukturore), duke vepruar në bazë të unitetit komandues për të zgjidhur detyrat kryesore dhe operacionale me të cilat përballet ndërmarrja.

Rendit 2 – ky është një akt juridik i nxjerrë nga drejtuesi individual, kryesisht i një organi kolegjial, për zgjidhjen e çështjeve operacionale; Si rregull, ai ka një periudhë të kufizuar vlefshmërie dhe ka të bëjë me një rreth të ngushtë zyrtarësh dhe qytetarësh.

Aktualisht, në praktikë njihen disa qasje që përcaktojnë në cilat raste duhet të krijohen urdhra, dhe në cilat raste - udhëzime.

1.Në ndërmarrjet e vogla, ku vetëm menaxheri (ose, në mungesë të tij, ushtruesi i detyrës) ka të drejtë të nënshkruajë dokumente administrative, lëshohen urdhra për detyrat kryesore (për shembull, për detyrat e aktiviteteve kryesore të ndërmarrjes, për detyrat e përmirësimit struktura organizative, etj.), dhe urdhra - për çështje operative dhe çështje të natyrës informative dhe metodologjike(për shembull, për çështjet e përfshirjes në punë gjatë fundjavave dhe festave për shkak të nevojave të prodhimit, për çështje që lidhen me organizimin e ekzekutimit të urdhrave, udhëzimeve, etj.).

2. Qasja e dytë është e pranueshme për ndërmarrjet e mesme dhe të mëdha, ku të drejtën e nënshkrimit të dokumenteve administrative kanë jo vetëm titullari i ndërmarrjes, por edhe drejtuesit e njësive strukturore. Në këtë rast drejtuesi i ndërmarrjes lëshon urdhra, të cilat zbatohen për të gjithë ndërmarrjen në tërësi, dhe menaxherët njësitë strukturore lëshojnë urdhra, veprimet e të cilit zakonisht shtrihen vetëm në njësinë strukturore në varësi të një menaxheri të caktuar.

Urdhrat dhe udhëzimet ndahen në tre nëntipe:

● sipas aktivitetit bazë;

● nga personeli;

● për çështje administrative dhe ekonomike.

Fazat e lëshimit të urdhrave dhe udhëzimeve

Në procedurën e lëshimit të urdhrave dhe udhëzimeve, mund të dallohen tetë faza 3:

1. Fillimi i nxjerrjes së një urdhri ose udhëzimi.

2. Mbledhja dhe analiza e informacionit për të përgatitur një draft dokument.

3. Përgatitja e një projekt-urdhri ose rregulloreje.

4. Miratimi i draft dokumentit.

5. Finalizimi i projekturdhrit ose rregullores bazuar në komentet e miratuesve.

6. Nënshkrimi i një urdhri ose udhëzimi.

7. Regjistrimi i një porosie ose udhëzimi.

8. Sjellja e një urdhri ose udhëzimi për ekzekutuesit.

Fazat e mësipërme kryhen në mënyrë sekuenciale, nga faza e parë në të tetën, përveç kësaj, faza e pestë mund të mungojë plotësisht nëse nuk ka komente për draft dokumentin në fazën e miratimit.

Le të shqyrtojmë secilën fazë veç e veç.

Fillimi i lëshimit të një urdhri ose udhëzimi

Projekturdhrat dhe rregulloret mund të përgatiten në rastet e mëposhtme:

● në bazë të planifikuar (në përputhje me një plan ose program të zhvilluar më parë);

● në emër të menaxhmentit të ndërmarrjes;

● me iniciativën e drejtuesve të njësive strukturore ose të ndërmarrjeve në varësi, si dhe të specialistëve individualë.

Arsyetimi për nevojën për të nxjerrë një urdhër ose rregullore mund të përcaktohet në një memorandum, një certifikatë të përmbajtjes analitike ose informative, një propozim, një përfundim, një akt ose një shkresë zyrtare. Këto dokumente shërbejnë si shkas për një vendim.

Novostroyregion-A LLC merr një letër nga zhvilluesi i softuerit OJSC Technologies of the 21st Century për lëshimin e një versioni të ri të produktit të softuerit të kontabilitetit të magazinës "Sklad+", si dhe një CD me një modul përditësimi dhe udhëzime për përditësimin.

Pasi mori këtë letër, kreu i Novostroyregion-A LLC lëshon një rezolutë në të cilën ai udhëzon menaxherin e magazinës A.V. analizoni aftësitë e reja të sistemit të automatizimit të kontabilitetit të magazinës dhe raportoni për nevojën për të kaluar në një version të ri të programit.

Stepanov A.V. përgatit një memo drejtuar drejtorit të përgjithshëm, në të cilin raporton se kalimi në një version të ri të sistemit do të bëjë të mundur organizimin më efektiv të punës së kontabilitetit të mallrave dhe rritjen e efikasitetit të punës së stafit.

Pasi ka studiuar këtë memorandum, Drejtori i Përgjithshëm krijon një rezolutë të re në të cilën ai udhëzon të përgatisë një draft urdhër për vënien në punë të një versioni të ri të sistemit të automatizimit të kontabilitetit të magazinës.

Kjo do të thotë, në këtë situatë, dokumentet inicuese për lëshimin e urdhrit ishin një letër nga 21st Century Technologies OJSC dhe një memorandum i brendshëm nga menaxheri i magazinës A.V. Bazuar në këto dokumente, drejtuesi i ndërmarrjes dha udhëzime për përgatitjen e një projekt-urdhri.

Mbledhja dhe analiza e informacionit për përgatitjen e një projekt-urdhri ose rregulloreje

Kjo fazë përfshin, para së gjithash, mbledhjen dhe analizën e informacionit objektiv, të mjaftueshëm dhe në kohë të nevojshëm për të zhvilluar një vendim menaxherial, i cili më pas do të pasqyrohet në urdhrin ose rregulloren e lëshuar.

Burimet e informacionit mund të jenë:

● aktet legjislative dhe dokumentacioni rregullator;

● dokumentacioni aktual i organizatës;

● dokumente që vijnë nga organizata të tjera;

● botime në revista periodike;

● materiale shkencore etj.

Rezultati i mbledhjes dhe analizimit të informacionit është zhvillimi i një vendimi menaxherial. Vlen t'i kushtohet vëmendje faktit se në procesin e analizimit të informacionit, zakonisht përpunohen zgjidhje të ndryshme dhe, pas një vlerësimi gjithëpërfshirës, ​​zgjidhet një, më e pranueshme.

Vazhdimi i Shembullit 1

Në rastin e konsideruar në shembullin 1, burimet e informacionit përfshijnë si dokumentet e brendshme të organizatës ashtu edhe dokumentet e marra nga një organizatë e palës së tretë.

Dokumentet e brendshme të Novostroyregion-A LLC që janë të nevojshme për studim përfshijnë: rregulloret aktuale për punën në sistemin e automatizimit të kontabilitetit të magazinës "Sklad+", urdhrin që e miratoi atë, si dhe një memorandum.

Gjithashtu, është e nevojshme të studiohen në detaje aplikimet e dërguara nga OJSC “Teknologjitë e shekullit 21” me një shkresë të datës 9 janar 2007 nr. 2/02-15.

Përgatitja e një projekt-urdhri ose rregulloreje

Duke folur për përgatitjen e një projekti, duhet theksuar se një specialist (ose zhvillues) përgatit një projekt, jo një dokument. Projekti nuk ka fuqi ligjore dhe që projektdokumenti administrativ të bëhet urdhër apo rregullore duhet të kalojë në procedurën e miratimit dhe nënshkrimit. Përveç kësaj, pas nënshkrimit, kërkohet regjistrimi i dokumentit.

Një projekt-urdhri ose rregullore përgatitet nga një specialist ose specialistë të njësive strukturore. Nëse një projekt-dokument prek interesat e departamenteve të ndryshme, atëherë, me vendim të menaxhmentit të ndërmarrjes, duhet të krijohet një komision i përkohshëm ose të caktohet një grup punëtorësh për të përgatitur projektin.

Projekturdhrat dhe udhëzimet 4 janë hartuar në përputhje me kërkesat e GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve" 5 (në tekstin e mëtejmë GOST R 6.30-2003).

Kështu që, projekturdhrat dhe rregulloret shtypen në formularë Formati A4, d.m.th. 210 × 297 mm. Zakonisht, për porositë dhe udhëzimet zhvillohen formularë të veçantë. Sipas GOST R 6.30-2003, ato quhen "forma për lloje të veçanta dokumentesh". Forma të tilla (përveç letrave), në varësi të dokumenteve përbërëse të organizatës, përfshijnë detajet e mëposhtme:

● Stema shtetërore e Federatës Ruse (ose emblema e një entiteti përbërës të Federatës Ruse, ose emblema e një organizate, ose një markë tregtare (markë shërbimi);

● emrin e llojit të dokumentit;

● vendin e përpilimit ose publikimit të dokumentit;

● si dhe shenja kufizuese për detaje:

- numri i regjistrimit të dokumentit.

Madhësia e fushave të formularit meriton vëmendje të veçantë. Kështu, në përputhje me GOST R 6.30-2003, formulari duhet të ketë fusha të paktën:

Margjina e majtë përdoret për të depozituar dokumentin në skedar. Nga kjo mund të konkludojmë se gjatë zhvillimit të formularëve të dokumenteve për periudha afatgjata (mbi 10 vjet) dhe periudha të përhershme të ruajtjes (që përfshijnë porosi dhe udhëzime), është më mirë të vendosni kufirin e majtë në intervalin 30-35 mm, në vend se 20 mm.

Tabela 1. Detajet e detyrueshme të porosisë dhe udhëzimeve

emri i llojit të dokumentit

nuk ka nevojë të plotësohet, është në formular

vendi i përgatitjes ose publikimit të dokumentit

nuk ka nevojë të plotësohet, është në formular

numri i regjistrimit të dokumentit

hartuar pas nënshkrimit në momentin e regjistrimit të dokumentit

titull në tekst

hartuar gjatë përgatitjes së një draft dokumenti

dokumenti i miratimit të vizës (mund të jetë gjithashtu, nëse është e nevojshme, vula e miratimit të dokumentit)

formalizohen plotësisht gjatë miratimit të draft dokumentit

hartuar në momentin e nënshkrimit të dokumentit

në varësi të dokumenteve përbërëse, Stema Shtetërore e Federatës Ruse (ose emblema e një entiteti përbërës të Federatës Ruse, ose emblema e një organizate ose një markë tregtare) mund të jetë e pranishme 6

nuk ka nevojë të plotësohet, është në formular

Vendosja për kontroll dhe ekzekutim

shenjë kontrolli

hartuar me rastin e paraqitjes së një dokumenti për kontroll

Heqja nga kontrolli dhe dërgimi i dokumentit në dosje

një shënim për ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në dosje

hartohet kur dokumenti hiqet nga kontrolli dhe dërgohet në dosje

Tani le të vazhdojmë të shqyrtojmë veçoritë e hartimit të projekt-urdhrave dhe rregulloreve. Le të fillojmë me rregullat e shkrimit të tekstit. Ai gjithmone e shprehur në vetën e parë njëjës dhe përbëhet nga dy pjesë:

● deklarimi (ose preambula) dhe

NË pjesë konstatuese jepet arsyetimi për veprimet e parapara. Nëse baza për lëshimin e një urdhri ose udhëzimi ishte një akt ligjor legjislativ ose rregullator i një organizate më të lartë ose një dokument i lëshuar më parë nga kjo organizatë, emri, data dhe numri i tij tregohen në pjesën konstatuese. Në këtë rast, mund të përdoren formulime të tilla si "Bazuar në", "Në zbatim", "Në përputhje me". Nëse një urdhër ose udhëzim lëshohet në mënyrë proaktive, pjesa e deklarimit formulon qëllimet dhe objektivat e veprimeve të përcaktuara dhe përcakton faktet ose ngjarjet që çuan në nxjerrjen e urdhrit ose udhëzimit.

Pjesa e deklarimit zakonisht fillon me fjalët "Për qëllime", "Në lidhje me", etj.

Ka raste kur pjesa konstatuese mund të mungojë për faktin se veprimet e parapara nuk kanë nevojë për shpjegim apo arsyetim 7 .

Pjesa konstatuese në urdhra ndahet nga pjesa administrative me fjalën “UDHËROJ:”, ndërsa në urdhra – me fjalën “OFROJ:” ose “DETYROJ:”. Këto fjalë shtypen në një rresht të ri nga fusha me shkronja të mëdha.

Pjesa administrative duhet të përmbajë një listë të veprimeve të përcaktuara, duke treguar kryerësin e secilit veprim dhe afatin e ekzekutimit.

Pjesa administrative ndahet shpesh në pikë për faktin se supozohet se do të ketë disa ekzekutues për detyra të ndryshme me afatet e tyre.

Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumentit: Udhëzime për zbatimin e GOST R 6.30-2003.

Nëse veprimi përfshin një interpretues specifik, paragrafi përkatës i dokumentit duhet të fillojë me një tregues të pozitës dhe mbiemrit të interpretuesit (inicialet në tekst vendosen pas mbiemrit) në rasën dhanore. Organizatat ose divizionet strukturore mund të tregohen si performues.

Informacioni për një veprim menaxherial përcillet nga një folje në një formë të pacaktuar dhe një objekt që tregon objektin e veprimit. Për shembull:

1. Shefi i Departamentit të Operacioneve Ndërkombëtare A.D. Kotov përgatit draftin “Udhëzime për organizimin e punës në. "

2. Shefi i Departamentit Ligjor S.G. Melnikov t'i sigurojë Departamentit të Operacioneve Ndërkombëtare aktet e nevojshme rregullatore ligjore dhe dokumentet metodologjike.

Tregimi i periudhës së ekzekutimit jepet në një rresht të veçantë dhe lëshohet si datë e përfundimit të ekzekutimit. Për shembull:

3. Afati i dorëzimit: 15 korrik 2003.

Paragrafi i fundit i pjesës administrative tregon persona të veçantë të cilëve u është besuar kontrolli mbi ekzekutimin e dokumentit administrativ. Për shembull:

Besoni kontrollin mbi ekzekutimin e urdhrit Zëvendëskryetarit të Bordit të Bankës K.M.

Udhëzime standarde për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale, të miratuara me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005, nr. 536.

Nëse urdhri ndryshon ose anulon ndonjë nga dispozitat e tij, atëherë një nga paragrafët e pjesës administrative të tekstit duhet të përmbajë një lidhje me dokumentin që anulohet (klauzola e dokumentit) duke treguar datën, numrin dhe titullin e tij. Teksti i paragrafit duhet të fillojë me fjalët “Të njohë si të pavlefshme. "

Urdhri nuk duhet të përfshijë klauzolën “Urdhër të vihet në vëmendje. " Divizionet (zyrtarët) në vëmendjen e të cilëve u vihet urdhri, renditen në indeksin e shpërndarjes, të cilin ekzekutuesi e përgatit bashkë me projekturdhrin.

Teksti i çdo dokumenti organizativ dhe administrativ të hartuar në letër A4 duhet të printohet me një ndarje vijash e gjysmë.

Një urdhër ose direktivë mund të ketë anekse të ndryshme 8: dispozita, rregullore, lista, lista, grafikët, tabelat, dokumentet mostër, etj. Megjithatë Detaji "Vula mbi praninë e një aplikacioni" nuk lëshohet kurrë në urdhra dhe udhëzime për faktin se lidhja e aplikimit jepet drejtpërdrejt në tekstin e dokumentit administrativ.

Nëse aplikacioni është i natyrës referuese ose analitike (diagrami, tabela, lista, etj.), atëherë teksti i porosisë ose udhëzimit përmban një lidhje "sipas Shtojcës 2" ose "(Shtojca 2)". Në këtë rast, në faqen e parë të aplikacionit, në këndin e sipërm djathtas shkruhet fjala “Shtojca” dhe më poshtë është një lidhje me porosinë ose udhëzimin. Nëse ka disa aplikacione, ato janë të numëruara.

Shtojca nr. 2
me urdhër të SHA "Alternativa-M"
datë 11.01.2007 Nr.1

Nëse shtojca e dokumentit administrativ është një dokument i miratuar (rregullore, rregulla, udhëzime, etj.), në paragrafin përkatës të pjesës administrative bëhet shenja e mëposhtme: "(bashkëngjitur)". Dhe në vetë dokumentin, në këndin e sipërm të djathtë të faqes së parë, shkruhet atributi "Deklaratë e miratimit të dokumentit".

Drejtimi duhet të formalizohet në të gjitha draft-urdhrat dhe udhëzimet dhe të përfshijë një përmbledhje të shkurtër të dokumentit.

Ai duhet t'i përgjigjet pyetjes "për çfarë (kush)?", për shembull, "Për miratimin e udhëzimeve për punën në zyrë", "Për certifikimin e punonjësve të Svyazinvestcom CJSC", "Për zbatimin e konceptit të përmirësimit të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhim”.

Në këtë rast, titulli duhet të zërë jo më shumë se pesë rreshta me një gjatësi totale deri në 150 karaktere, të shtypura nga diferenca (d.m.th., pa dhëmbëzim në paragrafin) përmes një hapësire të vetme rreshti pa thonjëza dhe jo të nënvizuara, të fillojnë me një të madhe. shkronja dhe mbarojnë pa përdorur pikë.

Ne nuk do të ndalemi në çështjet e plotësimit të detajeve të detyrueshme të një formulari urdhri ose udhëzimi, pasi kjo përshkruhet në detaje në artikullin nga E.M. Kameneva “Zhvillimi i formave të dokumenteve organizative dhe administrative”, botuar në revistat Nr. 8’ dhe Nr. 9’ 2005.

Kur përgatitet projekt-urdhri ose rregullorja, fillon faza tjetër - miratimi i projekt-dokumentit administrativ. Është e lidhur pazgjidhshmërisht me një fazë tjetër - finalizimin e projektit në bazë të komenteve të zyrtarëve miratues. Prandaj, ne do t'i shqyrtojmë të dyja këto faza në të njëjtën kohë.

Miratimi i një projekt-urdhri ose rregulloreje dhe finalizimi i draftit bazuar në komentet e zyrtarëve miratues

Miratimi i draft dokumentit nënkupton:

● miratim ose miratim i brendshëm (nëse miratimi i brendshëm është i mjaftueshëm për lëshimin e një dokumenti), i cili formalizohet me "vizën e miratimit të dokumentit" të kërkuar;

● miratim i jashtëm (nëse është e nevojshme të kryhet një ekzaminim i zgjidhjes në organizata të tjera). Miratimi i jashtëm i projekt-urdhrave dhe rregulloreve përdoret rrallë, kështu që ne nuk do të ndalemi në të në këtë nen 9.

Sigurimi i përgatitjes me cilësi të lartë të draft dokumenteve dhe koordinimi i tyre me palët e interesuara është përgjegjësi e drejtuesve të departamenteve që dorëzojnë draftin.

Klauzola 2.7.1.2. Udhëzime standarde për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale, të miratuara me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005, nr. 536.

Klauzola 2.7.1.2. Udhëzime standarde për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale, të miratuara me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 8 nëntor 2005, nr. 536.

Projekt-urdhrat (udhëzimet) dhe shtojcat e tyre miratohen nga zbatuesi 10 dhe drejtuesi i njësisë që ka paraqitur projektin, nga drejtuesit e njësive për të cilët projekti parashikon detyra dhe udhëzime, si dhe nga drejtuesi i institucionit parashkollor. shërbimi arsimor dhe shërbimi ligjor (miraton projektaktet rregullatore ligjore). Kundërshtimet ndaj projekturdhrit (udhëzimit) që lindin gjatë miratimit parashtrohen në një vërtetim që i bashkëlidhet draftit.

Nëse gjatë procesit të miratimit bëhen ndryshime thelbësore në draft-urdhrin, ai i nënshtrohet ribotimit dhe rimiratimit.

Projekturdhrat (udhëzimet) që i dorëzohen menaxherit për nënshkrim, miratohen nga zëvendëskryetarët në përputhje me shpërndarjen e përgjegjësive.

Ndërmarrja duhet të zhvillojë një listë të llojeve dhe nënllojeve prej 11 dokumentesh që tregojnë personat, vizat e të cilëve kërkohen për miratim, d.m.th. duke treguar miratuesit kryesorë, ose një fletë të formularëve të dokumentit 12.

Fazat e përgatitjes së një projekt-dokumenti, miratimi dhe përsosja e tij bazuar në komentet e miratuesve mund të kryhen në të ashtuquajturën mënyrë "tradicionale" ose duke përdorur një sistem automatizimi zyre dhe sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Me metodën “tradicionale”. Projektdokumenti administrativ përgatitet në formular dhe paraqitet për miratim në formë letre.

Në këtë rast, vizat e zyrtarëve vendosen në fund të faqes së pasme të fletës së fundit të draft dokumentit. Specialisti që përgatit projekturdhrin ose direktivën mund të bëjë bazën për lëshimin e mëtejshëm të vizave duke treguar në anën e pasme të fletës së fundit të draft dokumentit pozicionet dhe emrat e atyre që miratojnë. Detajet e "vizës së miratimit të dokumentit" duhet të hartohen në përputhje me GOST R 6.30-2003.

P. 3.24. GOST R 6.30-2003. Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.

Miratimi i dokumentit lëshohet me një vizë për miratimin e dokumentit (në tekstin e mëtejmë viza), e cila përfshin nënshkrimin dhe pozicionin e personit që miraton dokumentin, një transkript të nënshkrimit (iniciale, mbiemër) dhe datën e nënshkrimit. Për shembull:

Nënshkrimi personal i A.S. Orlov
datë

Nëse ka ndonjë koment për dokumentin, viza lëshohet si më poshtë:

Komentet janë bashkangjitur
Shef i Departamentit Ligjor
Nënshkrimi personal i A.S. Orlov
datë

Komentet janë deklaruar në një fletë të veçantë, të nënshkruar dhe bashkangjitur dokumentit.

Sipas gjykimit të organizatës, lejohet miratimi faqe pas faqe e draft dokumentit ose mundësia e lëshimit të vizave të dokumentit në një fletë të veçantë miratimi. Në të njëjtën kohë, forma e fletës së miratimit nuk rregullohet as nga GOST, as akte ligjore, dhe në përputhje me këtë, në organizata të ndryshme fleta e miratimit mund të ketë një formë të ndryshme.

Kur dorëzoni një draft dokument administrativ në letër për miratim, është i mundur vetëm një lloj i rrugës së projektit: sekuenciale. Kjo do të thotë se në të njëjtën kohë projektdokumenti mund të jetë në posedim vetëm të njërit prej zyrtarëve miratues. Në praktikë, ka shpesh raste kur një projekt-dokument duhet të miratohet nga drejtues të të njëjtit nivel dhe radha e miratimit të tyre nuk ka rëndësi. Prandaj, një rrugë sekuenciale e miratimit të dokumentit nuk është gjithmonë zgjidhja optimale.

Për më tepër, metoda "tradicionale" e miratimit "ha" mjaft kohë pune për punonjësit e kompanisë. Në fund të fundit, projekt-dokumenti në letër duhet t'i dorëzohet në mënyrë të pavarur zyrtarëve miratues ose të transferohet përmes shërbimit mbështetës të dokumentacionit të menaxhimit (në tekstin e mëtejmë shërbimi DOU). Në rastin e fundit, miratimi i dokumentit kërkon shumë kohë, pasi së pari ju duhet ta çoni projektin në shërbimin e institucionit arsimor parashkollor, më pas është e nevojshme që sekretari ose personi përgjegjës për punën në zyrë të departamentit të kërkuar të zgjedhë. ngre projektin nga shërbimi i institucionit arsimor parashkollor dhe ia transferon për miratim menaxherit të tij, dhe pas miratimit ta kthejë projektin në shërbimin DOW... Kjo procedurë duhet të vazhdojë derisa projekti të miratohet nga të gjithë zyrtarët e nevojshëm. Si rezultat, në ndërmarrjet e mesme dhe të mëdha, miratimi i një draft dokumenti mund të zgjasë disa ditë.

Koordinimi i draft dokumenteve duke përdorur automatizimin e zyrës dhe sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve ka shumë përparësi në krahasim me metodën "tradicionale". Me këtë qasje, zhvilluesi i draft dokumentit krijon një projekt në sistem, tregon llojin e rrugës për draft dokumentin gjatë miratimit dhe aktivizon procedurën e miratimit.

Rrugët e mëposhtme të koordinimit janë të mundshme:

● vijues: kur projekti shkon për herë të parë te miratuesi i parë; pasi të ketë miratuar projektin, projekti kalon automatikisht te miratuesi i dytë etj.;

● paralele: kur projekti u dorëzohet njëkohësisht të gjitha palëve miratuese dhe ato miratojnë draft dokumentin në çdo sekuencë;

● paralel-sekuencial (ose i përzier): kur projekt-dokumenti merret për herë të parë nga një grup zyrtarësh që mund të kryejnë miratimin në çdo sekuencë; dhe vetëm pasi të gjithë zyrtarët e grupit të parë të kenë rënë dakord, projekti i dërgohet grupit tjetër të zyrtarëve.

Nëse marrim parasysh koordinimin e projekt-urdhrave dhe udhëzimeve, mund të vërehet se më optimale do të ishte një rrugë paralele-sekuenciale. Në këtë rast, koordinimi mund të organizohet duke përdorur zinxhirin e mëposhtëm:

● 1 grup miratuesish – zbatuesi (ose zhvilluesi) i draft dokumentit;

● Grupi i dytë i koordinatorëve – drejtuesi i kontraktorit;

● Grupi i tretë i miratuesve - drejtuesi (ose punonjësi i shërbimit të institucionit arsimor parashkollor) që kontrollon saktësinë e draft dokumentit administrativ;

● Grupi i 4-të i koordinatorëve – drejtues të departamenteve për të cilët projekti parashikon detyra dhe udhëzime, si dhe drejtues të shërbimit ligjor;

● Grupi i 5-të i koordinatorëve – zëvendës (ose zëvendës) të drejtuesit të ndërmarrjes.

Koordinimi duke përdorur sisteme të automatizuara gjithashtu ka një sërë përparësish në krahasim me koordinimin "tradicional". Le të përmendim ato kryesore:

1. Zhvilluesi nuk ka nevojë të humbasë kohë duke dorëzuar projektin tek zyrtarët miratues, pasi kjo bëhet nga sistemi në përputhje me itinerarin e dhënë.

2. Zhvilluesi mund të tregojë kohën gjatë së cilës zyrtari është i detyruar të miratojë draft dokumentin.

3. Zhvilluesi i draft dokumentit mund të shohë në çdo kohë se si miratohet dokumenti, cili nga zyrtarët e ka kryer miratimin dhe cila vizë është lëshuar.

4. Zyrtarët miratues do të mësojnë menjëherë se kanë marrë një draft dokument për miratim falë një sistemi të veçantë njoftimi.

5. Draft dokumenti miratohet sa më shpejt që të jetë e mundur.

6. Projektdokumenti nuk mund të humbasë në procesin e miratimit.

7. Sistemi mund të ruajë të gjitha versionet e projektit, vizat dhe shënimet e miratimit.

Pavarësisht nga avantazhet e lartpërmendura, mjaft domethënëse të miratimit "elektronik", ai aktualisht përdoret në një numër të vogël ndërmarrjesh. Dhe arsyeja për këtë është si vijon: është e mundur të automatizohet puna me draft dokumentet, përfshirë fazën e miratimit, vetëm nëse të gjithë menaxherët bëhen përdorues aktivë të sistemeve të automatizimit të zyrës dhe menaxhimit elektronik të dokumenteve, sepse ata janë zyrtarët kryesorë miratues. Fatkeqësisht, praktika e sotme tregon se në shumicën e organizatave dhe ndërmarrjeve përdoruesit kryesorë të sistemeve të automatizimit janë sekretarët dhe ata që janë përgjegjës për punën në zyrë, kompetenca e të cilëve nuk përfshin miratimin e draft dokumenteve.

Tani le të shqyrtojmë se çfarë ndodh nëse njëri nga miratuesit nuk pajtohet me përmbajtjen e draft dokumentit.

Në rast të një ose më shumë miratimit komente të një natyre themelore, duke ndryshuar thelbin e dokumentit, drafti duhet të ribotohet (d.m.th., duhet të krijohet një version i ri i draft dokumentit) dhe të ri-marrëveshjet.

Nëse gjatë miratimit janë bërë komentet editoriale, mos ndryshoni përmbajtjen e projektit, atëherë edhe projekti i nënshtrohet ribotimit, por nuk kërkohet ri-miratim në këtë rast.

Nënshkrimi i një urdhri ose udhëzimi

Draft dokumenti i rënë dakord i paraqitet menaxherit për nënshkrim.

Nëse vizat e miratimit janë lëshuar jo në anën e pasme të fletës së fundit të projektit, por në një fletë të veçantë miratimi, atëherë në këtë rast është gjithashtu e nevojshme t'i transferoni menaxherit fletën e miratimit të projekt-dokumentit.

Nënshkrimi i menaxherit e kthen draft dokumentin në një dokument të plotë, pas së cilës duhet të regjistrohet.

Regjistrimi i një porosie ose udhëzimi

Regjistrimi i dokumentitështë një regjistrim i të dhënave kontabël për një dokument në një formë të përcaktuar, duke regjistruar faktin e krijimit, dërgimit ose marrjes së tij.

Në rastin tonë, regjistrimi do të regjistrojë faktin e krijimit të dokumentit. Vlen të përmendet se regjistrimi është gjithashtu i nevojshëm për regjistrimin e mëtejshëm të dokumenteve dhe organizimin e punës së referencës.

Regjistrimi mund të bëhet në një nga tre mënyrat:

● një hyrje për një dokument në një ditar letre (formulari i regjistrimit të ditarit);

● me regjistrim në një kartë regjistrimi dhe kontrolli (formulari i regjistrimit të kartës);

● futja e informacionit për dokumentin në sistemin e automatizimit të zyrës dhe menaxhimit elektronik të dokumenteve (formulari i automatizuar i regjistrimit).

Vlen të përmendet se aktualisht rekomandohet regjistrimi i automatizuar i dokumenteve, pasi ka shumë përparësi në krahasim me format e regjistrimit të ditarit dhe kartave. Le të përmendim një pjesë të vogël të këtyre avantazheve:

● kërkimi i shpejtë i dokumenteve sipas çdo detaj ose detaj;

● gjenerimi automatik i raporteve, përmbledhjeve, kryerja e punës referuese dhe analitike në dokumente;

● kontroll automatik mbi ekzekutimin e urdhrave (dokumenteve);

● aftësia për të regjistruar njëkohësisht dokumente në disa vende pune dhe të tjera.

Për më tepër, regjistrimi i automatizuar i dokumenteve është i mundur pa futjen e softuerit të specializuar në ndërmarrje.

Në shumicën e kompanive të vogla, kjo bëhet duke përdorur programin MS Excel duke plotësuar një tabelë të zakonshme.

Gjatë regjistrimit, dokumenti caktohet numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit. Data e urdhrit dhe udhëzimeve duhet të jetë data e nënshkrimit, nga e cila mund të konkludojmë se urdhërat dhe udhëzimet duhet të regjistrohen në ditën e nënshkrimit të tyre.

Dokumentet regjistrohen brenda grupeve, në varësi të emrit të llojit të dokumentit. Përveç kësaj, urdhrat (si dhe udhëzimet) për aktivitetet kryesore, për personelin dhe për çështje administrative dhe ekonomike regjistrohen veçmas. Kjo do të thotë që nënllojet e mësipërme të porosive dhe udhëzimeve nuk do të kenë një numërim të përbashkët, por të veçantë.

Tani ne paraqesim kërkesat për regjistrimin e numrit të regjistrimit dhe datës së dokumentit, të parashikuara në GOST R 6.30-2003.

P. 3.12. GOST R 6.30-2003. Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.

Numri i regjistrimit të një dokumenti përbëhet nga numri i tij serik 13, i cili mund të plotësohet sipas gjykimit të organizatës me një indeks të rastit sipas nomenklaturës së çështjeve, informacionit për korrespondentin, ekzekutuesit, etj.

Numri i regjistrimit të një dokumenti të përpiluar së bashku nga dy ose më shumë organizata përbëhet nga numrat e regjistrimit të dokumentit të secilës prej këtyre organizatave, të ndarë me një të pjerrët në rendin në të cilin autorët janë treguar në dokument.

Seksioni 3.11. GOST R 6.30-2003. Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.

Data e dokumentit shkruhet me numra arabë në rendin: dita e muajit, muaji, viti. Dita e muajit dhe e muajit shkruhen me dy çifte numrash arabë të ndarë me një pikë; viti - me katër numra arabë.

Lejohet një metodë verbalo-numerike e formatimit të një date, për shembull 05 qershor 2003, si dhe formatimi i një date në sekuencën: viti, muaji, dita e muajit, për shembull: 05.06.2003.

Zakonisht, një metodë dixhitale përdoret për të zyrtarizuar datën e porosive dhe udhëzimeve, për shembull, 02/05/2007.

Sjellja e një urdhri ose udhëzimi për ekzekutuesit

Sjellja e dokumentit administrativ tek përmbaruesit nënkupton përsëritjen e dokumentit, dërgimin e tij (sa më shpejt të jetë e mundur) ose transferimin e tij tek përmbaruesit.

Në organizimin "tradicional" të punës së zyrës, më së shpeshti bëhen kopje të urdhrave dhe udhëzimeve, dhe më rrallë bëhen ekstrakte, të cilat më pas u dërgohen ekzekutuesve ose punonjësve të organizatës në përputhje me indeksin e shpërndarjes (ai vizatohet gjithashtu përpilohet dhe nënshkruhet nga përmbaruesi).

Nëse përdoret një sistem i automatizimit të zyrës dhe rrjedhës elektronike të dokumenteve kur punoni me dokumente, atëherë në shumicën e rasteve (kur një punonjës nuk ka nevojë të njihet me dokumentin për nënshkrim, gjë që është e rëndësishme, për shembull, kur hartoni disa dokumente administrative për personelin), dokumenti i regjistruar u dërgohet punonjësve që përdorin sistemet. Kjo qasje i lejon marrësit të marrin një dokument në kohën më të shkurtër të mundshme, dhe gjithashtu kursen burimet materiale dhe kohore që shpenzohen me qasjen "tradicionale" për kopjimin e dokumenteve dhe transferimin e kopjeve.

Vlen të theksohet se shumica e dokumenteve administrative i nënshtrohen kontrollit nga shërbimi i institucionit arsimor parashkollor përpara se t'u dorëzohen ekzekutuesve. Megjithatë, kontrolli mbi ekzekutimin është një temë më vete e madhe, të cilës i kushtuam vëmendje të mjaftueshme vitin e kaluar 14 , 15 .

Tema vazhdon në artikullin e V.P. Kozyreva "Zhvillimi i draft dokumenteve administrative: ndërveprimi midis ekzekutuesit përgjegjës dhe specialistit të menaxhimit të të dhënave."

Kur një specialist me përvojë ndan punën e tij, është gjithmonë interesante. Dhe veçanërisht kur bëhet fjalë për vendosjen e ndërveprimit konstruktiv me kolegët nga departamentet e tjera. Do të mësoni se si të përgatisni një draft dokument administrativ në përputhje me rregullat e punës në zyrë dhe të gjitha hollësitë e gjuhës ruse. GOST R 6.30-2003 përcakton vetëm kërkesat më themelore për përgatitjen e dokumenteve administrative. Autori tregon se si ato u finalizuan (zgjeruan) dhe u zbatuan në një kompani telekomunikacioni ndërrajonal. Shembuj specifikë të formulimit për situata të ndryshme dhe prania e mostrave të projektimit e bëjnë artikullin shumë të përshtatshëm për zbatimin e tij praktik në punën tuaj. Artikulli u botua në numrin e korrikut 2007 të revistës "Menaxhimi i zyrës dhe rrjedha e dokumenteve në ndërmarrje".

1 Dokumentet administrative – dokumente që regjistrojnë vendime për çështje administrative dhe organizative të veprimtarisë së institucionit (urdhër, udhëzim, etj.). – Një fjalor i shkurtër i llojeve dhe llojeve të dokumenteve. – M.: VNIIDAD. – 1974.

2 Aktualisht, një dekret është gjithashtu një akt juridik i nxjerrë individualisht nga: - kreu i shtetit - Presidenti i Federatës Ruse; - kreu i një organi kolegjial ​​të pushtetit dhe menaxhimit brenda kompetencës që i është dhënë, për shembull, një urdhër i Kryetarit të Qeverisë së Federatës Ruse; - krerët e pushtetit ekzekutiv të entiteteve përbërëse të Federatës Ruse - guvernatorët, kryetarët e bashkive, etj.

3 Shihni operogramin e ciklit jetësor të një porosie për aktivitetin kryesor në artikullin e Yu.V Khimich në faqen 32 të revistës Nr. 2’ 2007.

4 Disa urdhra dhe udhëzime për personelin duhet të hartohen në bazë të nenit 9 të Ligjit Federal të 21 nëntorit 1996 Nr. 129-FZ "Për Kontabilitetin" sipas formularëve të unifikuar të miratuar me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë të 5 Janar 2004 Nr. 1 “Për miratimin e formularëve të unifikuar të dokumentacionit kontabël parësor për kontabilitetin dhe pagesën e punës”.

5 GOST R 6.30-2003 është një natyrë këshilluese për të gjitha organizatat, përveç autoriteteve ekzekutive federale. Pavarësisht kësaj, zbatimi i rreptë i dispozitave të tij tregon një kulturë të lartë të dokumentimit të informacionit dhe punës me dokumente.

6 Nëse një organizatë tregtare nuk ka një logo të organizatës ose markë tregtare (markë shërbimi), atëherë ky detaj nuk lëshohet.

7 Për një shembull të një urdhri pa një pjesë të caktuar, shihni artikullin e T.A Kuznetsova në faqen 45 të revistës Nr. 2’ 2007.

8 Shih artikullin nga E.M. Kameneva. “Disa hollësi të dizajnit të aplikacionit”, botuar në nr. 11’ 2006 në faqen 26 të revistës “Office Management and Document Flow in the Enterprise”.

9 Për procedurën e miratimit të jashtëm, shihni përgjigjen e pyetjes në faqen 37 të revistës Nr. 6’ 2006.

10 Ekzekutuesi kuptohet si një specialist që është duke zhvilluar një draft dokument.

11 Lloji i dokumentit është përkatësia e dokumentit në sistemin e dokumentacionit bazuar në përmbajtjen dhe qëllimin e tij (për shembull, urdhër, udhëzim, akt, etj.). Në këtë rast, një nënlloj kuptohet si një grup dokumentesh të të njëjtit lloj, të bashkuar nga natyra e çështjes së deklaruar në dokument (për shembull, urdhra për trajnim, urdhra për certifikim, urdhra për krijimin e një komisioni ekspertësh, etj.).

12 Tabela e formave të dokumenteve të përdorura në aktivitetet e organizatës është një listë e formave të miratuara të dokumenteve që janë të nevojshme dhe të mjaftueshme për zbatimin e funksioneve dhe detyrave të veprimtarive të menaxhimit, me një përshkrim të statusit të tyre ligjor, fazat e përgatitjes. dhe përfundimi.

13 Numrat serialë caktohen gjatë vitit kalendarik, d.m.th. Nga fillimi i vitit të ardhshëm, numrat serialë do të fillojnë sërish me një.

14 Shih artikullin nga O.V. Ryskova "Kontrolli mbi ekzekutimin e udhëzimeve: kërkesat e rregulloreve të autoriteteve ekzekutive federale" në faqen 24 të revistës Nr. 1' 2006.

15 Shih artikujt nga E.M. Kameneva për metodat e monitorimit të ekzekutimit të udhëzimeve në faqen 72 të revistës Nr. 9’ 2006 dhe në faqen 76 të revistës Nr. 10’ 2006.

Zëvendësimi i një sistemi tradicional të menaxhimit të dokumenteve të letrës me një elektronik është një proces i gjatë dhe mjaft intensiv i punës, i cili përfshin shumë punë përgatitore që synojnë prezantimin e mjeteve të automatizimit. Kurora e saj duhet të jetë një urdhër i menduar dhe i detajuar për menaxhimin e dokumenteve elektronike në një ndërmarrje (organizatë, institucion).

Përgatitja për tranzicionin

Futja e një sistemi të menaxhimit të dokumenteve pa letra paraprihet nga:

1. kryerja e një analize të efektivitetit të proceseve ekzistuese për të punuar me dokumentacionin;
2. identifikimi i nevojave menaxheriale të drejtuesve dhe menaxherëve të lartë;
3. hulumtimin e problemeve që lindin gjatë punës me dokumente, duke përfshirë raportimin nga interpretuesit, dhe kërkimin e mënyrave adekuate për zgjidhjen e tyre;
4. përgatitja e dokumentacionit rregullator:

• duke bërë ndryshime në udhëzimet ekzistuese të dokumenteve në lidhje me dokumentet elektronike ose zhvillimin e një skeme thelbësisht të re të rrjedhës së dokumenteve;
• zhvillimi i rregulloreve të hollësishme për punën me lloje të caktuara të dokumenteve: hyrëse dhe dalëse; normative dhe individuale; apelet e qytetarëve; kërkesat e strukturave qeveritare;
• vendosjen e rregullave për menaxhimin e të dhënave arkivore, ekzekutive dhe të personelit.

Veçoritë e akteve administrative të drejtimit

• Menaxhimi i dokumenteve është një proces gjithëpërfshirës. Është e vështirë të gjesh një punonjës që nuk preket prej saj. Për këtë arsye, efekti i urdhrave dhe rekomandimeve në fushën e rrjedhës së dokumenteve duhet të zbatohet për të gjithë personelin.

Urdhrat në ED ndodhen në kufirin e fushave të ndryshme të njohurive:

1. menaxhimi;
2. mbështetjen e dokumentacionit dhe çështjet arkivore;
3. informacionit dhe teknologjive dixhitale.

Prandaj, kur harton dhe organizon ekzekutimin e tij, menaxheri duhet të mbështetet në një ekip specialistësh me njohuri dhe aftësi të mjaftueshme në këto fusha.

• Aktet lokale për rrjedhën e dokumenteve janë krijuar për të kufizuar fushat e përgjegjësisë midis departamentit të përgjithshëm (zyrës) dhe administratorëve të sistemit për zbatimin dhe funksionimin pasues të sistemit ED.
• Sistemi ED nuk mund të zëvendësojë menjëherë atë ekzistues në letër. Prandaj, ka kuptim të prezantoni një periudhë tranzicioni gjatë së cilës mund të përdorni dokumente elektronike dhe në letër në kushte të barabarta, ose të kopjoni një dokument elektronik me një kopje të skanuar të një letre. Këshillohet gjithashtu që të parashikohen faza disi të zgjatura të hyrjes në fuqi të dispozitave të dokumenteve individuale rregullatore për rrjedhën e dokumenteve të reja dhe paragrafët e urdhrave të menaxherit.

Veprimi i menaxherit për nisjen

Një urdhër për të futur menaxhimin elektronik të dokumenteve mund të detyrojë personat përgjegjës të kryejnë një provë ose lëshim komercial të sistemit.

Zakonisht ky akt lokal përmban rregullore për:

• pranimi i sistemit ED në funksionim dhe përdorimi i gjerë i aftësive të tij;
• hyrja në fuqi e dokumentacionit rregullator (udhëzime, rregullore, rregulla) për organizimin e rrjedhës së dokumenteve;
• rrethi i personave të cilëve u është dhënë akses në sistem;
• kryerjen e informimit të përgjithshëm dhe trajnimit të operatorëve të sistemit ED;
• caktimin e personave përgjegjës për zbatimin e modeleve të reja të punës në zyrë dhe shpërndarjen e përgjegjësive ndërmjet tyre.

Urdhri duhet të zbatohet për të gjithë punonjësit e ndërmarrjes dhe t'i detyrojë ata të përdorin mundësitë e ED kudo.

Akti i menaxherit për punën në sistem

Një dokument i tillë nuk është më pak i nevojshëm sesa një urdhër zbatimi. Ai synon të thjeshtojë fushën ligjore për aktivitetet në elektronikën dixhitale dhe barazon veprimet e punonjësve të ndërmarrjes në krijimin, ndryshimin, arkivimin dhe shkatërrimin e dokumenteve elektronike me homologët e tyre në letër.

Këto veprime përfshijnë:

• udhëzimet dhe rekomandimet e nxjerra brenda sistemit;
• miratimi i dokumenteve dhe vendosja e nënshkrimit të tyre dixhital;

Sot, menaxhimi elektronik i dokumenteve po shpërthen me guxim në jetën tonë, sot pothuajse të gjitha kompanitë përdorin dokumente elektronike, përdorin e-mail, deklarata elektronike, aq më tepër që për taksimin e TVSH-së deklaratat e detyrueshme janë të vendosura me ligj. Dikush ka ecur përpara dhe përdor sisteme elektronike të menaxhimit të dokumenteve në jetën e përditshme dhe i ka konvertuar të gjitha dokumentet e raportimit dhe parësor në formë elektronike.

Koncepti i menaxhimit elektronik të dokumenteve dhe avantazhet e menaxhimit elektronik të dokumenteve

Menaxhimi elektronik i dokumenteve është një mënyrë për të punuar me dokumente. Karakteristikat e menaxhimit elektronik të dokumenteve janë se dokumentet elektronike nënshkruhen me një nënshkrim elektronik dixhital. Një dokument i tillë, i nënshkruar me një nënshkrim elektronik, është i barabartë në vlerë me një dokument në letër.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve ka të mirat dhe të këqijat e veta.

Tabela
Të mirat dhe të këqijat e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Avantazhet e menaxhimit elektronik të dokumenteve

Disavantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike

Aftësia për të gjetur shpejt dokumente; Disponueshmëria e një strukture të centralizuar të rrjedhës së dokumenteve; Ruajtja e sistematizuar e dokumenteve në një arkiv elektronik; Lehtësia e regjistrimit dhe miratimit të dokumenteve; Mundësia për të nënshkruar dhe dërguar dokumente përmes kanaleve të komunikimit elektronik, gjë që kursen kohë; Mundësia e hartimit të dokumenteve të ngjashme; Kryerja e një auditimi elektronik

Nevoja për të blerë një nënshkrim elektronik dixhital; Pamundësia e përdorimit nëse pala tjetër nuk përdor menaxhimin elektronik të dokumenteve; Kostot shtesë për menaxhimin e dokumenteve elektronike; Mungesa e formateve të unifikuara të rrjedhës së dokumenteve; Mosbesimi i disa përdoruesve në dokumentet elektronike

Në të njëjtën kohë, menaxhimi elektronik i dokumenteve po zhvillohet gjithnjë e më shumë. Dhe ka parakushte për këtë.

Së pari, menaxhimi elektronik i dokumenteve parashikohet në legjislacionin tatimor. Për shembull, kur dorëzoni raporte për primet e sigurimit ose tatimin mbi të ardhurat personale, ai duhet të dorëzohet në mënyrë elektronike nëse kompania ka më shumë se 25 punonjës. Dorëzimi i raporteve në mënyrë elektronike Është e nevojshme të dorëzohet një deklaratë në formë elektronike. Për më tepër, shpjegimet nëse raportimi dorëzohet në mënyrë elektronike do të duhet gjithashtu të jepen në formën e një dokumenti elektronik në vitin 2017.

Së dyti, menaxhimi elektronik i dokumenteve është miratuar në kontabilitet. Sipas ligjit nr. 402-FZ "Për Kontabilitetin", dokumenti kryesor i kontabilitetit hartohet në letër dhe (ose) në formën e një dokumenti elektronik të nënshkruar me një nënshkrim elektronik.
Së treti, në vitin 2017, menaxhimi elektronik i dokumenteve do të marrë një zhvillim edhe më të madh në procedurat ligjore. Kështu, shumë janë mësuar me faktin që vendimet e gjykatave publikohen në mënyrë elektronike në internet. Sipas nenit 4 të Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, një deklaratë e kërkesës, deklaratës, ankesës, prezantimit dhe dokumenteve të tjera mund të paraqitet në gjykatë në letër ose në formë elektronike, përfshirë në formën e një dokumenti elektronik të nënshkruar me një nënshkrim elektronik në mënyrën e përcaktuar nga legjislacioni i Federatës Ruse, duke plotësuar formularin e postuar në faqen zyrtare të gjykatës në internet. Dispozita të ngjashme vendosen në procesin civil.

Së katërti, teknologjitë elektronike janë bërë pjesë integrale e jetës sonë për sa i përket përdorimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve në dokumentacionin e tenderit dhe ankandet elektronike. Sipas nenit të Ligjit Federal të datës 04/05/2013 Nr. 44-FZ (i ndryshuar më 07/03/2016) “Për sistemin e kontratave në fushën e prokurimit të mallrave, punëve, shërbimeve për të përmbushur shtetin dhe komunën një ankand në formë elektronike (ankand elektronik) kuptohet si një ankand, në të cilin informacioni për prokurimin i komunikohet nga klienti një numri të pakufizuar personash duke postuar një njoftim për një ankand të tillë dhe dokumentacionin në lidhje me të në një ankand të unifikuar. sistemit të informacionit, kërkesave uniforme dhe kërkesave shtesë u paraqiten pjesëmarrësve të prokurimit, mbajtja e një ankandi të tillë sigurohet në një platformë elektronike nga operatori i tij.

Arsyeja e pestë është për faktin se sot shumë kompani operojnë në rajone të ndryshme, me qytete të ndryshme, kështu që për të organizuar një biznes efektiv është i nevojshëm përshpejtimi i rrjedhës së dokumenteve dhe thjeshtimi i marrëdhënieve ndërmjet palëve. Në këtë drejtim, në mënyrë intuitive, shumë kompani po prezantojnë menaxhimin elektronik të dokumenteve.

Si të prezantoni menaxhimin elektronik të dokumenteve?

Në fazën e parë, është e nevojshme të merret një vendim themelor për futjen e menaxhimit elektronik të dokumenteve. Një vendim i tillë zyrtarizohet me një urdhër për ndërmarrjen. Disa kompani zhvillojnë akte të veçanta lokale që rregullojnë rrjedhën e dokumenteve dhe koordinimin e dokumenteve brenda kompanisë, karakteristika të tilla përfshijnë koordinimin e dokumenteve ndërmjet departamenteve, kontrollin, nënshkrimin nga menaxhmenti dhe ruajtjen e dokumenteve arkivore.

Në fazën e dytë, duhet të zgjidhni se cilën nënshkrim do të përdorë kompania gjatë hartimit të dokumenteve.

Një nënshkrim i thjeshtë elektronik është një nënshkrim elektronik që, nëpërmjet përdorimit të kodeve, fjalëkalimeve ose mjeteve të tjera, konfirmon faktin e formimit të një nënshkrimi elektronik nga një person i caktuar.

Nënshkrimi elektronik i pakualifikuarështë një nënshkrim elektronik që:

1. të marra si rezultat i transformimit kriptografik të informacionit duke përdorur një çelës elektronik të nënshkrimit;
2. ju lejon të identifikoni personin që ka nënshkruar dokumentin elektronik;
3. ju lejon të zbuloni faktin e ndryshimeve në një dokument elektronik pas nënshkrimit të tij;
4. krijuar duke përdorur mjetet e nënshkrimit elektronik.

Nënshkrimi elektronik i kualifikuarështë një nënshkrim elektronik që plotëson të gjitha karakteristikat e një nënshkrimi elektronik të pakualifikuar dhe karakteristikat e mëposhtme shtesë:

1. çelësi i verifikimit të nënshkrimit elektronik është i specifikuar në certifikatën e kualifikuar;
2. Për të krijuar dhe verifikuar një nënshkrim elektronik, përdoren mjete të nënshkrimit elektronik që kanë konfirmimin e pajtueshmërisë me kërkesat (neni 5 i Ligjit Federal të 6 Prillit 2011 Nr. 63-FZ (i ndryshuar më 30 dhjetor 2015) "Për Elektronikën Nënshkrimet.” Megjithatë, në shumë raste kërkohen dokumente për qëllime sigurie, është një nënshkrim i kualifikuar.

Faza e tretë do të jetë zgjedhja e një qendre të veçantë certifikimi. Për të zgjedhur një kompani të specializuar në menaxhimin e dokumenteve elektronike, është e rëndësishme të vlerësoni lehtësinë e punës me një kompani të caktuar. Është e rëndësishme të përcaktohet kostoja e shërbimeve të ofruara, mundësia e funksioneve shtesë, si dhe shërbimet e menaxhimit elektronik të dokumenteve, është gjithashtu e rëndësishme të përcaktohet se çfarë përgjegjësie mban kompania - qendra e certifikimit në rast të dështimeve dhe problemeve teknike; në menaxhimin e dokumenteve.

Në fazën e katërt, është e nevojshme të sigurohen dokumente për lidhjen e një marrëveshjeje.

Faza e pestë është lidhja e një marrëveshjeje me një qendër certifikimi. Sipas nenit 2 të Ligjit Federal të datës 6 Prill 2011 Nr. 63-FZ (i ndryshuar më 30 dhjetor 2015) "Për nënshkrimet elektronike", një qendër certifikimi është një person juridik, sipërmarrës individual ose organ shtetëror ose organ i qeverisjes vendore. që kryen funksionet e krijimit dhe lëshimit të certifikatave kryesore të verifikimit të nënshkrimeve elektronike, si dhe funksione të tjera.

Faza e gjashtë është futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve në kompani, organizimi i një shkëmbimi specifik të dokumenteve elektronike. Faturat hartohen në formë elektronike me marrëveshje të ndërsjellë të palëve në transaksion dhe nëse ato kanë mjete dhe aftësi teknike të përputhshme për të marrë dhe përpunuar këto fatura në përputhje me formatin e miratuar.

Çfarë duhet të përmbajë një kontratë me një autoritet certifikues?

Kur lidhni një marrëveshje me një qendër certifikimi, është e nevojshme t'i kushtohet vëmendje statusit ligjor të qendrës së certifikimit. Akreditimi i një qendre certifikimi kryhet në varësi të, në veçanti, përmbushjes së kërkesave për disponueshmërinë e sigurisë financiare për përgjegjësinë për humbjet e shkaktuara palëve të treta si rezultat i besimit të tyre në informacionin e specifikuar në certifikatën e çelësit të verifikimit të nënshkrimit elektronik. lëshuar nga një qendër e tillë certifikimi, ose informacioni i përfshirë në regjistrin e certifikatave, i cili mbahet nga një qendër e tillë certifikimi, në shumën jo më pak se 1.5 milion rubla.

Kur lidhni një marrëveshje me një qendër certifikimi, është e rëndësishme t'i kushtoni vëmendje temës së marrëveshjes. Sipas nenit 432 të Kodit Civil të Federatës Ruse, këto janë kushtet e detyrueshme për kontratat e këtij lloji. Marrëveshja konsiderohet e lidhur nëse ndërmjet palëve arrihet një marrëveshje, në formën e kërkuar në rastet e duhura, për të gjitha kushtet thelbësore të marrëveshjes. Kjo do të thotë, është e rëndësishme të përshkruhet sa më qartë lënda e kontratës.

Objekti i marrëveshjes rrjedh nga ligji “Për nënshkrimet elektronike”.

Qendra e verifikimit:

1. krijon certifikata për çelësat e verifikimit të nënshkrimit elektronik dhe lëshon certifikata të tilla;
2. përcakton periudhat e vlefshmërisë për certifikatat kryesore të verifikimit të nënshkrimit elektronik;
3. anulon certifikatat kryesore të verifikimit të nënshkrimit elektronik të lëshuar nga kjo qendër certifikimi;
4. lëshon mjete të nënshkrimit elektronik me kërkesë të aplikantit;
5. mban një regjistër të certifikatave kyçe të verifikimit të nënshkrimeve elektronike të lëshuara dhe të revokuara nga kjo qendër certifikimi;
6. përcakton procedurën për mbajtjen e regjistrit të certifikatave;
7. krijon çelësat e nënshkrimit elektronik dhe çelësat e verifikimit të nënshkrimit elektronik me kërkesë të aplikantëve;
8. kontrollon veçantinë e çelësave të verifikimit të nënshkrimit elektronik në regjistrin e certifikatave;
9. kryen verifikimin e nënshkrimeve elektronike me kërkesë të pjesëmarrësve në ndërveprim elektronik;
10. kryen veprimtari të tjera që lidhen me përdorimin e nënshkrimit elektronik.

Përgjegjësia e qendrës së certifikimit ndodh në rastet e mëposhtme:

1. mospërmbushja ose përmbushja e pahijshme e detyrimeve që rrjedhin nga kontrata për ofrimin e shërbimeve nga qendra e certifikimit;
2. mospërmbushja ose kryerja e pahijshme e detyrave (klauzola 3 e nenit 13 të Ligjit Federal të 04/06/2011 Nr. 63-FZ (i ndryshuar më 30/12/2015) "Për Nënshkrimin Elektronik").

Sigurimi mund të sigurohet si kushte shtesë të kontratës me qendrën e certifikimit.

Si të organizoni rrjedhën elektronike të dokumenteve brenda një kompanie?

Brenda kompanisë, rrjedha e dokumenteve elektronike duhet të organizohet si orë. Është e rëndësishme që menaxhimi elektronik i dokumenteve të përfshijë skanimin e dokumenteve dhe nënshkrimin me një nënshkrim elektronik dixhital. Kjo do të thotë se nevojitet një specialist i cili është përgjegjës për kopjet e skanuara elektronike dhe duhet të instalohet një softuer special në vendet e punës së menaxherëve për të lejuar nënshkrimin e dokumenteve.

Përgatitja, ekzekutimi dhe miratimi i draft dokumenteve elektronike kryhet sipas rregullave të përgjithshme të punës në zyrë, të vendosura për dokumente të ngjashme në letër. Një dokument elektronik duhet të ketë të gjitha detajet e përcaktuara për një dokument të ngjashëm në letër, me përjashtim të një vule, pasi një vulë nuk është një detaj i detyrueshëm. Brenda kompanisë, metodat mund të përdoren për të konfirmuar veprimet me dokumente elektronike në të cilat nuk përdoret një nënshkrim elektronik dixhital. Për shembull, dokumentet mund të dorëzohen për kontroll pa një nënshkrim elektronik dixhital.

Nëse dëshironi të organizoni rrjedhën e dokumenteve me palët tuaja, atëherë duhet të përfshini dispozitat e duhura në marrëveshjen me palën tjetër.

Dokumentet gjenerohen dhe nënshkruhen në mënyrë elektronike. Mjetet e nënshkrimit elektronik dixhital të përdorur duhet të jenë të certifikuara në mënyrën e përcaktuar.

Mënyra më e lehtë është të organizoni rrjedhën elektronike të dokumenteve me autoritetet, për shembull, me shërbimin tatimor. Për ta bërë këtë, ju gjithashtu duhet të merrni një nënshkrim elektronik dhe të lidhni një marrëveshje me një qendër certifikimi. Më shpesh, tatimpaguesit i japin autoritetit tatimor deklarata, shpjegime dhe fatura. Si një "përgjigje", dokumentet gjenerohen nga autoritetet tatimore në përputhje me Urdhrin e Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë, datë 15 Prill 2015 Nr. ММВ-7-2 /149@ "Për miratimin e procedurës për dërgimin e dokumenteve të përdorura nga organet tatimore kur ushtrojnë kompetencat e tyre në marrëdhëniet e rregulluara nga legjislacioni tatimor dhe tarifat, në formë elektronike nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit dhe për njohjen si të pavlefshme të disa dispozitave të urdhrit të Shërbimit Federal të Taksave, datë 17 shkurt 2011 Nr. ММВ-7-2 /169@.”

Dokumentet e tilla përfshijnë:

1. kërkesat për dhënien e shpjegimeve;
2. njoftimet e kompanive të huaja të kontrolluara;
3. njoftimet për thirrjen e tatimpaguesit (paguesi i tarifës, agjenti tatimor);
4. njoftimi tatimor;
5. vendimet për pezullimin e transaksioneve në llogaritë e një tatimpaguesi (taksëpaguesi, agjenti tatimor) në një bankë dhe transfertat e fondeve të tij elektronike;
6. vendimet për anulimin e pezullimit të transaksioneve në llogaritë e tatimpaguesit (taksëpaguesi, agjent tatimor) në bankë dhe transfertat e fondeve të tij elektronike;
7. vendimet për kryerjen e një kontrolli tatimor në vend;
8. dokumente të tjera.

Kështu, nëse flasim për dokumente elektronike brenda kompanisë, atëherë qarkullimi i tyre do të rregullohet me akte të brendshme vendore nëse flasim për marrëdhëniet me palët, atëherë marrëdhëniet e tilla rregullohen nga palët, dhe nëse rrjedha e dokumenteve organizohet me autoritetet; autoritetet do të veprojnë në përputhje me rrjedhën e dokumenteve të procedurës elektronike të miratuar për një kompani të caktuar.

Si të organizoni ruajtjen e dokumenteve elektronike?

Akti kryesor rregullator që rregullon ruajtjen e dokumenteve elektronike është Rregullat për organizimin e ruajtjes, blerjes, kontabilitetit dhe përdorimit të dokumenteve nga fondi arkivor i Federatës Ruse dhe dokumenteve të tjera arkivore në organet qeveritare, qeveritë lokale dhe organizatat (miratuar me Urdhrin e Ministria e Kulturës e Federatës Ruse e datës 31 mars 2015 Nr. 526, më poshtë referuar si Rregulla). Ky dokument përcakton për herë të parë rregullat për ruajtjen e dokumenteve elektronike.

Si duhet të ruhen dokumentet?

Së pari, është e nevojshme të përgatitet një listë e punëve për një organizatë specifike. Gama e rasteve do të ndryshojë në varësi të kompanisë dhe fushës së aktivitetit.

Nomenklatura e lëndëve përdoret për të grupuar dokumentet e ekzekutuara në raste, për të sistemuar dhe regjistruar rastet, për të përcaktuar periudhat e ruajtjes së tyre dhe për të kërkuar dokumente. Nomenklatura e dosjeve është baza për përpilimin e inventarit të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme (mbi 10 vjet), si dhe për regjistrimin e ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet përfshirëse).

Së dyti, është e nevojshme të formulohen rastet. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të kryhet një ekzaminim i vlerës së dokumenteve që do të ruhen në mënyrë elektronike. Ju kujtojmë se ka periudha rregullatore të ruajtjes për dokumente individuale. Për shembull, dokumentet e kontabilitetit ruhen për 5 vjet, dhe dokumentet tatimore për 4 vjet.

Së treti, është e nevojshme të shënohet se të dhënat ruhen në mënyrë elektronike në nomenklaturën e skedarëve. Për shembull, “Oraret e orarit të punës. Dokumentet elektronike”.

Së katërti, ju duhet të arkivoni dokumentet.

Përpara se të ruani një skedar elektronik, ai duhet:
— shkarkimi nga sistemi elektronik (nëse dokumenti është krijuar në ndonjë produkt softuer të veçantë);
— mbrojeni nga ndryshimet e mundshme duke ruajtur në një format të përshtatshëm;
— shkruani në një medium ruajtjeje.

Formati i pranuar përgjithësisht për ruajtjen dhe arkivimin e dokumenteve elektronike është PDF/A. Duhet të dallohet nga PDF-ja e zakonshme, me çdo përditësim të të cilit shfaqen mundësi të reja për të punuar me skedarë. PDF/A është krijuar për diçka tjetër: është një format për ruajtjen arkivore afatgjatë të dokumenteve elektronike.

Hapi i pestëështë përgatitja e inventarëve. Inventari përfshin të gjitha dosjet elektronike që janë krijuar në lidhje me dokumentet elektronike. Sidoqoftë, në vend të numrit të fletëve që tregohet kur krijoni skedarë letre, tregohet vëllimi i dokumenteve elektronike.

Formati i inventarit mund të duket si ky:

Emri i pozicionit të menaxherit njësi strukturore
	Nënshkrimi	Dekodimi
Data e nënshkrimit
PAKONI Titulli i punës drejtues i institucionit arsimor parashkollor
	Nënshkrimi	Dekodimi
Data e nënshkrimit
Menaxher i arkivit (personi përgjegjës për arkivin)
	Nënshkrimi	Dekodimi
Data e nënshkrimit

Në përgjithësi, ruajtja e dokumenteve në formë elektronike është shumë më e përshtatshme, sepse nuk ka nevojë të gërmoni nëpër një dhomë të tërë dokumentacioni letre kur kërkoni dokumente në të ardhmen. Është gjithashtu më e lehtë të sigurohen dokumente në formë elektronike me kërkesë të zyrës së taksave, fondit të pensioneve dhe inspektorëve të tjerë.

Në disa raste, është e nevojshme të shkatërrohen dokumentet. Për shembull, shënimet zyrtare janë ruajtur për një kohë të gjatë, periudha e ruajtjes ka skaduar dhe ato duhet të shkatërrohen. Në këtë rast, bëhet një ekzaminim i vlerës së dokumenteve. Një ekzaminim i tillë mund të kryhet nga një komision i posaçëm. Bazuar në rezultatet e ekzaminimit, hartohet një akt për ndarjen e dokumenteve për shkatërrim. Forma e një akti të tillë zhvillohet nga kompania në mënyrë të pavarur. Dhe në bazë të aktit, disqet ose media të tjera ruajtëse thjesht shkatërrohen.

Si përfundim, duhet theksuar se, natyrisht, e ardhmja i përket dokumenteve elektronike. Megjithatë, është e rëndësishme të organizohet siç duhet rrjedha e dokumenteve elektronike. Shumë kompani përballen me probleme të organizimit jo të duhur të rrjedhës së dokumenteve, kur vetëm një vend pune në një departament apo edhe departament është i lidhur me rrjedhën elektronike të dokumenteve, kur shumica e dokumenteve ruhen ende në letër. Prandaj, të gjitha çështjet në lidhje me menaxhimin e dokumenteve elektronike duhet të zgjidhen "në tokë" në fazën e zbatimit të sistemit.

Prezantimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve është i këshillueshëm pothuajse në çdo ndërmarrje, pasi mund të rrisë ndjeshëm disiplinën e performancës dhe të zvogëlojë ndjeshëm kohën e nevojshme për përpunimin e dokumenteve. Kostot e ulëta dhe aftësia për t'u përshtatur me specifikat e aktiviteteve të ndërmarrjes e bëjnë zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve zgjidhjen optimale për të rritur produktivitetin e punës dhe efikasitetin e menaxhimit.

Nga artikulli do të mësoni:

• çfarë ofron zbatimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një organizatë;
• cilat janë qëllimet e prezantimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve;
• cilat janë fazat kryesore të zbatimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve;
• çfarë përmban urdhri për zbatimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve.

Aktualisht, efektiviteti i zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një ndërmarrje nuk është më në dyshim. Me kosto të ulëta për harduerin dhe softuerin, sisteme të tilla mund të përmirësojnë ndjeshëm disiplinën e performancës, cilësinë e rrjedhës së dokumenteve dhe produktivitetin e punës, duke reduktuar ndjeshëm kohën për marrjen dhe transmetimin e sinjaleve të menaxhimit.

Zbatimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një ndërmarrje

Optimizimi i mbështetjes së dokumentacionit për aktivitetet e çdo ndërmarrje kryhet në disa drejtime:

• përmirësimi i cilësisë së përmbajtjes së informacionit të dokumenteve: zhvillimi i tyre në sasinë e nevojshme dhe të mjaftueshme, emrat korrespondojnë me përmbajtjen, përjashtimi i dokumenteve që kopjojnë njëri-tjetrin në thelb dhe përmbajtje; krijimi, ekzekutimi dhe miratimi i dokumenteve në përputhje me standardet e pranuara shtetërore dhe lokale;
• rritja e efikasitetit të sistemit të rrjedhës së dokumenteve që funksionon në ndërmarrje: drejtimi me aftësinë për të kontrolluar afatet, duke kombinuar kontabilitetin parësor dhe regjistrimet e personelit me procesin e menaxhimit operacional; zvogëlimi i kohës së përpunimit dhe kalimit të një dokumenti, aftësia për të kërkuar shpejt dokumentin e dëshiruar, organizimi i ruajtjes së vëllimeve të mëdha të informacionit.

Të gjitha këto detyra zgjidhen lehtësisht duke futur një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një organizatë, i cili ju lejon të automatizoni procesin e krijimit, zhvillimit dhe regjistrimit të dokumenteve, kontrolloni shpërndarjen dhe lëvizjen e tyre, duke siguruar përpunimin, kërkimin dhe ruajtjen e tyre të shpejtë.

Qëllimet e zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve:

Detyrat e listuara përcaktojnë gjithashtu avantazhet e zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, veçanërisht në ato ndërmarrje ku fluksi vjetor i dokumenteve llogaritet në mijëra njësi kontabiliteti, dhe arkivi në dhjetëra mijëra. Efektiviteti i zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, natyrisht, përcaktohet si nga kostoja e tij ashtu edhe nga vëllimi i dokumenteve të përpunuara, si dhe nga specifikat e aktiviteteve të kompanisë. Llogaritjet tregojnë se, në përgjithësi, zbatimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve shpërblehet në një ose dy vjet.

Fazat e zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve

Herët a vonë, çdo menaxher, qëllimi i të cilit është të optimizojë prodhimin dhe aktivitetet e tij organizative, kupton nevojën për të automatizuar sistemin e rrjedhës së dokumenteve në një ndërmarrje. Suksesi i tij varet kryesisht nga sa mirë respektohen parimet themelore të zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve:

• interesi dhe pjesëmarrja aktive në zbatimin e menaxhmentit të lartë të ndërmarrjes;
• të kuptuarit e qëllimeve dhe pajtueshmërisë me fazat e zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve;
• përfshirja e përdoruesve dhe specialistëve kryesorë të organizatës në përzgjedhjen ose zhvillimin;
• përshtatja ndaj sfidave aktuale dhe të ardhshme me të cilat përballet organizata.

Procesi i zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve do të zbatohet në disa faza.

Në fazën e parë, është e nevojshme të krijohet një grup pune specialistësh dhe menaxherësh që rregullojnë flukset e dokumenteve në organizatë dhe me ndihmën e tyre të identifikojnë "dobësitë" e sistemit aktual të rrjedhës së dokumenteve. Grupi duhet të identifikojë nevojat e menaxhimit të drejtuesve të lartë, si dhe nevojat e përdoruesve të performuesve të zakonshëm. Kjo do të ndihmojë në formulimin e kërkesave bazë për sistemin dhe paraqitjen e tyre në formën e specifikimeve teknike.

Në fazën e dytë, duke marrë parasysh kërkesat e zhvilluara, bëhet një zgjedhje e sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve që do të jetë optimale si për nga funksionaliteti ashtu edhe për koston. Nëse detyrat e zgjidhura nga sistemi i menaxhimit të dokumenteve të kompanisë janë mjaft specifike, sistemi elektronik mund të zhvillohet me çelësa në dorë dhe më pas janë anëtarët e grupit të punës ata që do të komunikojnë më nga afër me zhvilluesit, duke formuluar detyra specifike për ta.

Në fazën e tretë të zbatimit të sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve, ai do të instalohet dhe, nëse është e nevojshme, do të përditësohet flota e pajisjeve teknike, do të modernizohen pajisjet e vjetruara dhe do të blihen pajisje të reja.

Faza e katërt është funksionimi provë dhe trajnimi i personelit në përputhje me planin e miratuar të zbatimit për sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Në këtë fazë, problemet me zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve diagnostikohen dhe ato që shkaktohen nga gabimet në zgjidhjet teknike ose softuerike duhet të eliminohen nga zhvilluesit. Si rregull, funksionimi provë i sistemit zhvillohet në kushte reale prodhimi, kështu që mund të kombinohet me fazën e fundit - vënien në funksionim komercial të sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve.

Urdhër për zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve

Me këtë dokument, të hartuar në çfarëdo forme, drejtuesi i organizatës mund të detyrojë anëtarët e grupit të punës ose personat e tjerë përgjegjës të kryejnë funksionimin provë të sistemit ose ta vënë menjëherë në funksion tregtar. Lista e kërkesave të porosisë mund të përfshijë gjithashtu:

• përdorimi i aftësive të tij në të gjitha vendet e punës;
• hyrja në fuqi e dokumenteve që rregullojnë funksionimin e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve në ndërmarrje (udhëzime, udhëzime, rregulla);
• përcaktimin e rrethit të personave të cilëve u është dhënë akses në sistem në nivel administratori;
• kryerja e informimit dhe trajnimit të përgjithshëm të përdoruesve;
• caktimin e personave përgjegjës për zbatimin e standardeve të reja të punës në zyrë dhe përcaktimin e përgjegjësive të tyre.