1s sed firemný pracovný postup inštrukcie. Elektronický systém správy dokumentov „správa firemných dokumentov“. All inclusive alebo realizácia v krátkom čase

Medzi konkurenčné výhody elektronického systému správy dokumentov "Corporate Document Management" možno rozlíšiť:
1. Rýchla implementácia - nainštalujte a pracujte! Inštalácia systému nie je náročná, keďže systém je dodávaný ako štandardná konfigurácia pre platformu 1C:Enterprise.

Implementácia a školenia sú oveľa jednoduchšie, keďže vo väčšine prípadov sú zamestnanci spoločnosti už oboznámení s inými programami založenými na platforme 1C:Enterprise. Používatelia intuitívne cítia, ako používať systémové objekty, pretože sú už oboznámení so základnými princípmi a rozhraním 1C:Podnik 8 .

Návod na použitie je dodávaný v tlačenej a elektronickej forme, vrátane formátu MS Word, čo uľahčuje prípravu pokynov a doplnkov k popisom práce zamestnancov podniku.

2. Výkonný podsystém obchodných procesov. EDMS systém "Corporate Document Management" podporuje automatizáciu obchodných procesov pomocou vizuálneho editora. Vizuálny dizajn vám umožňuje automatizovať takmer akýkoľvek podnikový proces jednoducho a bez ďalšieho programovania. Získajte viac informácií o navrhovaní obchodných procesov v systéme EDMS „Správa podnikových dokumentov“.

Na výmenu procesov je podporovaná knižnica obchodných procesov. Podporuje sa nahrávanie a načítanie typov obchodných procesov v súboroch xml.

3. Integrácia s typickými konfiguráciami 1C. EDMS "Corporate Document Management" je možné integrovať s akýmikoľvek konfiguráciami založenými na "1C: Enterprise 8.3 / 8.2", vrátane "1C: Accounting 8", "1C: Small Business Management", "1C: Manufacturing Enterprise Management" a ďalších. Ďalšie informácie o integrácii s typickými konfiguráciami nájdete v časti .

5. Skvelá funkčnosť hlavnej dodávky. Hlavná dodávka systému okrem podsystémov pre správu podnikových dokumentov a obchodných procesov obsahuje ďalšie podsystémy pre technickú podporu a riadenie podľa kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI).

6. Schopnosť vykonávať zmeny, open source! Úplne otvorený kód produktu a absencia hardvérovej ochrany poskytuje pohodlie pre programátorov a používateľov EDMS "Corporate Document Management". Každý špecialista so znalosťami 1C:Enterprise môže vždy vykonať zmeny produktu, aby čo najlepšie vyhovoval potrebám vášho podniku.

A ďalej:

• Náš produkt má veľmi pohodlný vizuálny editor obchodných procesov, ktorý vám to umožňuje ušetríte obrovské množstvo času pre návrh podnikových procesov, čo znamená nemenej obrovské množstvo peňazí
• Máme bohaté skúsenosti v oblasti automatizácie obchodné procesy a pracovný tok v Rusku a krajinách SNŠ. Systém má rokmi overené riešenia (história systému je vedená od roku 2005)
• Zameriavame sa na rozvoj hotové obehové riešenia, respektíve hotové riešenia dávajú najlepší efekt z investícií do obstarania systému
• V hlavnej dodávke systému zahrnuté podsystémy technická podpora ( ITIL) a riadenie na základe kľúčových ukazovateľov výkonnosti ( KPI)
• Produkt úspešne funguje v 9 krajinách (SNŠ a mimo nej) a má ďalšie rozhranie v anglickom jazyku
• My sami používame tento systém správy dokumentov každý deň, čo je doplnkové zabezpečenie kvality a podpora

Ak sa chcete dozvedieť viac o možnostiach „Správy podnikových dokumentov“, môžete si ich stiahnuť práve teraz

Ciele automatizácie práce s dokumentmi v rôznych podnikoch sa môžu radikálne líšiť v rozsahu a dynamike. Napríklad vybudovanie systému správy dokumentov pre veľký holding, ktorý sa rozhodol úplne opustiť papierové dokumenty, zahŕňa spustenie projektu, ktorý je rozsahom a charakterom neporovnateľný s projektom zavedenia rovnakého systému, ale v malom jedinom podniku. Zároveň v oboch prípadoch môžeme hovoriť o zavedení „1C: Document Management 8“.

Univerzálny nástroj na budovanie elektronických systémov správy dokumentov (tiež často používané - 1C SED) v podnikoch akejkoľvek veľkosti - program 1C Document Management vyvinula spoločnosť 1C ako moderný systém ECM(Enterprise Content Management), ktorý okrem dokumentov pomáha naštartovať komplexný proces, kontrolovať a riadiť obchodné toky a organizovať spoločnú prácu zamestnancov. Riešenie implementuje overené metódy a má funkcionalitu, ktorá poskytuje celý cyklus spracovania dokumentov v podniku.

Funkcionalita 1C: Správa dokumentov 8 umožňuje:

• Ukladajte dokumenty centrálne a bezpečne;
• registrovať prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty;
• Vytvárať, uchovávať a spracovávať organizačné, administratívne, informačné, referenčné a iné interné dokumenty, zmluvy, poznámky;
• Získajte rýchly prístup k dokumentom, berúc do úvahy používateľské práva;
• Zaviesť kolektívnu prácu zamestnancov s transparentnou koordináciou, schvaľovaním a kontrolou vybavovania dokumentov;
• Flexibilná konfigurácia smerovania dokumentov, kontrola a analýza výkonnej disciplíny;
• Vykonajte automatické sťahovanie dokumentov z e-mailu a zo skenera;
• Viesť evidenciu a kontrolovať pracovný čas zamestnancov.

Existujú štyri možnosti na dodanie konfigurácie 1C: Správa dokumentov 8

• 1C: Správa dokumentov CORP pre všetky podniky so zložitou organizačnou štruktúrou a rozvinutým, viacúrovňovým pracovným tokom.
• 1C: Správa dokumentov štátnej inštitúcie pre štátne (mestské) inštitúcie so zložitou štruktúrou a rozvinutým workflow.
• 1C: Správa dokumentov PROF pre malé obchodné podniky a rozpočtové inštitúcie s jednoduchou organizačnou štruktúrou a minimom papierovania.
• 1C: Správa dokumentov s dvojjazyčným rozhraním: angličtina a ruština. Môže byť použitý v ruských podnikoch s pobočkami alebo dcérskymi spoločnosťami v zahraničí, ruských podnikoch s významným podielom zahraničných zamestnancov, ako aj v pobočkách zahraničných spoločností v Rusku.

Program 1C Document Management nemá žiadnu priemyselnú príslušnosť. Vďaka svojej všestrannosti sa pracovný tok v 1C ľahko konfiguruje a prispôsobuje špecifikám konkrétnej organizácie. Pozrime sa podrobnejšie na funkčnosť riešenia na príklade 1C: Správa dokumentov CORP (vydanie 2.1.11.5).

Funkcionalita 1C: Správa dokumentov 8

Účtovanie korešpondencie, prijatia a odoslania

Program má zabudované pridružené zobrazenie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov. Sleduje sa celistvosť odpovedí, sleduje sa história korešpondencie.

Interný tok dokumentov

Poznámky, ORD, objednávky, projektové dokumenty, technické dokumenty. Ukladanie interných dokumentov je organizované v denníku. Všetky dokumenty je možné prezerať v súvislom zozname.

Na obrázku je znázornená štruktúra priečinkov - ide o rubrikátor na zoskupovanie interných dokumentov (podľa priečinkov, podľa typov dokumentov, podľa dodávateľov, podľa kategórií, podľa projektov).

Vyhľadávanie informácií, čiarové kódy

Program je schopný uložiť veľké množstvo informácií. Pre pohodlie používateľov sú implementované nasledujúce metódy vyhľadávania údajov:

• vyhľadávanie podľa podrobností;
• Vyhľadávanie v zoznamoch (pomocou rýchleho výberu);
• Fulltextové vyhľadávanie;
• Vyhľadávajte papierové dokumenty podľa čiarových kódov.

1C:Document Management podporuje tlač čiarových kódov priamo do súboru dokumentu a tlač na samostatný hárok, ako aj tlač čiarových kódov na báze lepidla na použitie v papierovej verzii. Použitie takýchto technológií výrazne zjednodušuje vyhľadávanie dokumentov a vytváranie prehľadne štruktúrovaného archívu: stačí načítať čiarový kód skenerom, aby sa automaticky otvorila karta dokumentu alebo úlohy pre dokument, ktoré momentálne existujú.

Program má možnosť používať elektronický podpis, pomocou ktorého môžete schvaľovať karty dokumentov, prílohy súborov, schvaľovacie víza, uznesenia, rozhodnutia o schválení atď.

Zmluvné dokumenty a všetko s nimi spojené

• Vyjednávanie zmlúv;
• Kontrola súm, kontrola prechodu sprievodných dokumentov podľa zmluvy;
• Kontrola životného cyklu zmluvy;
• Príjem naskenovaných kópií originálnych zmlúv s podpismi a pečaťami.

Súbory denne vytvárajú a upravujú zamestnanci. Je zabezpečená spolupráca viacerých používateľov, mechanizmus riadenia životného cyklu súborov, je stanovená väzba na dokumenty.

Tzv "obchodná pošta" z hľadiska funkčnosti je podobný bežným poštovým programom, avšak doplnený o užitočné nástroje (viac ako 40), ktoré výrazne zjednodušujú prácu zamestnancov. Napríklad kontrolná funkcia "interná - externá pošta" vám umožňuje vidieť varovania, že interná pošta odchádza na externý server a okamžite potvrdiť alebo zabrániť tejto akcii. Mechanizmus je implementovaný v konfiguráciách KORP a DGU.

Obchodné procesy a úlohy

Koncept procesného prístupu v rámci programu 1C: Document Management 8 zahŕňa nielen spôsob smerovania dokumentov. Podnikový proces je tiež jednotkou účtovníctva, okolo ktorej je postavené všetko, čo súvisí so zvyšovaním efektívnosti zamestnancov, transparentnosti a presnosti pracovného výkonu a v konečnom dôsledku aj s privedením organizácie podniku ako celku na novú úroveň kvality.

Úlohy v programe sú tvorené v rámci základných procesov, štandardne rozdelené do 6 typov:

• úvaha, výsledkom je sformulovanie uznesenia vedúcim a vrátenie overeného dokumentu autorovi.
• prevedenie: odovzdanie rozpracovanej dokumentácie všetkým užívateľom, podľa zoznamu, ako aj riadiacej osobe na výkon výkonnostnej disciplíny. Jeden z používateľov je určený ako zodpovedný vykonávateľ.
• Schválenie: v rámci tohto obchodného procesu vybraní respondenti vykonajú úpravy alebo certifikujú dokumentáciu a následne ju vrátia iniciátorovi na spracovanie výsledkov a ďalšie kroky.
• vyhlásenie: Dokument sa predkladá na schválenie poverenej zodpovednej osobe. Výsledkom je vrátenie autorovi na opravu alebo kontrolu uznesenia.
• Registrácia: doklad odovzdá tajomníkovi. Tajomník pridelí registračné číslo, pripevní pečiatku organizácie a odošle ju korešpondentovi.
• Oboznámenie sa umožňuje všetkým zamestnancom na zozname zainteresovaných strán zobraziť dokument.

Na základe týchto procesov je možné vytvárať zložitejšie, viacúrovňové schémy a trasy s rôznymi prechodmi - komplexné medzifunkčné procesy s neobmedzenou úrovňou hniezdenia.

Projektový manažment

Tento blok 1C: Správa dokumentov 8 je potrebný na rozčlenenie celého súboru dokumentov a množstva práce zamestnancov projektu, ako aj na pomoc tímom pracujúcim na projektoch v administratívnych a organizačných záležitostiach a kontrolných úlohách, počnúc udržiavaním plánu projektu. , končiace vykonaním úloh pre tento projekt . Mechanizmus riadenia projektu je implementovaný v konfiguráciách KORP a DGU.

Sledovanie času

Jednoduchý funkčný blok 1C: Správa dokumentov 8, ktorý umožňuje zamestnancom pohodlnou a intuitívnou formou zaznamenávať problémy, ktoré riešili počas dňa, ako aj to, akým typom práce venovali čas. Všetky pracovné údaje sú zároveň prepojené s dokumentmi, úlohami, procesmi a projektmi, s ktorými zamestnanec interagoval. Blok sledovania času pomáha posúdiť, ako je pracovný čas zamestnancov skutočne štruktúrovaný, koľko percent z neho bolo vynaložených na porady a koľko percent bolo vynaložených na prípravu a koordináciu dokumentov.

Malý, ale veľmi užitočný mechanizmus, ktorý hlási neprítomnosť zamestnanca a umožňuje vám nájsť možnosti nahradenia zodpovednej osoby vo všetkých fázach procesu alebo projektu, kde sa predpokladá interakcia s ním.

Kontrola výkonovej disciplíny

Dôležitou funkcionalitou zabudovanou do programu je kontrola disciplíny výkonu pre úlohy:

• Monitorovanie načasovania a rozsahu úloh;
• Denné účtovanie pracovného času zamestnancov v kontexte vykonávanej práce (vrátane automatického účtovania na základe vykonaných úloh);
• Analýza nákladov na pracovný čas jednotlivých zamestnancov, oddelení a projektov na základe výkazov.

Klasická kancelárska práca

Formuláre potrebné pre papierový pracovný tok sú už plne zahrnuté v programe 1C Document Management, napríklad tlač obálky prípadu, prenosový denník a oveľa viac.

1C: Správa dokumentov 8 poskytuje komplexné príležitosti na zaznamenávanie udalostí, počnúc plánom stretnutia alebo stretnutia, končiac monitorovaním implementácie tých rozhodnutí, ktoré boli prijaté na tomto podujatí. Ak na podujatí neboli úplne rozpracované všetky body protokolu alebo sa nerozhodlo o všetkých bodoch, nasledujúca udalosť sa v programe zobrazí ako súvisiaca s predchádzajúcou, čo zvyšuje transparentnosť a kontrolu nad priebehom súhlasiť s prijatými rozhodnutiami a zlepšiť výkonovú disciplínu. Implementované vo verziách KORP a DGU.

s možnosťou prepojenia na konkrétnu organizáciu a harmonogram podujatí pomáha zamestnancom rýchlo nájsť miestnosť v bezprostrednej blízkosti. Priestory je možné si prezrieť na pláne.

Nástroj zabudovaný do 1C: Správa dokumentov 8 na riešenie pracovných problémov zamestnancami so stupňom formalizácie, ktorý je v organizácii akceptovaný: od neformálnej komunikácie po obchodnú korešpondenciu, ktorá slúži ako posilnenie rozhodnutí a akcií. Zároveň sú všetky diskusie na fóre viazané na dokumenty, úlohy, procesy. Fórum je vhodné použiť pre prvú líniu podpory, kde skúsení zamestnanci vysvetľujú určité pracovné body nováčikom. Mechanizmus Forum je implementovaný v konfiguráciách KORP a DGU.

Mechanizmus je navrhnutý tak, aby rozlišoval používateľské prístupové práva k databáze pracovného toku z hľadiska takých parametrov, ako sú politika prístupu, priečinky a pracovné skupiny.

Iné

• Priamo „v krabici“ 1C Document Management je integračný mechanizmus s 13 ďalšími konfiguráciami 1C. Najmä je možné integrovať s konfigurácia ERP prostredníctvom výmenného plánu a bezproblémovej integrácie.
• Konfigurácia funguje na mobilných zariadeniach na platforme Android, IOS, Windows Phone, ako aj prostredníctvom prehliadačov vďaka schopnostiam platformy 1C:Enterprise 8.
• Osobné a všeobecné kalendáre, v ktorej môžete viesť nielen záznamy ako v MS Outlook, ale aj dokumenty a používateľské úlohy.
• Prispôsobenie rozhrania- bežná funkcia 1C: Enterprise, ale v programe 1C: Document Management 8 má širšie uplatnenie, čo vám umožňuje prispôsobiť si všetky rozhrania programu „pre seba“, to znamená zmeniť zloženie detailov, vytvoriť zoznamy farieb, nastavenie triedenia, priraďovanie stĺpcov atď.

Neexistujú žiadne obmedzenia (okrem vhodnej technickej podpory) na implementáciu programu správy dokumentov od 1C: možnosť jeho použitia nezávisí od priemyselného odvetvia podniku, jeho štruktúry, organizačnej formy, typu činnosti, počtu personálu atď. Systém je možné prispôsobiť a prispôsobiť špecifickým úlohám a požiadavkám zákazníkov, používatelia ho ľahko ovládajú a dnes existuje viac ako 1 700 úspešných implementácií 1C Document Management 8 v obchode, službách, priemysle a rozpočtových organizáciách.

Sme si istí našimi cenami: Ak to nájdete lacnejšie, rozdiel vám vrátime.

Ak sa dnes rozhodnete zakúpiť si od nás program 1C SED 8, vy je zadarmo získať:

• prvé 3 mesiace podpory, konzultácií a aktualizácií
• dodávka v Moskve a regiónoch
• inštalácia

Elektronický systém správy dokumentov 8 (ďalej len - 1C SED) je softvérový produkt, ktorý umožňuje vykonávať činnosti s rôznymi typmi firemnej dokumentácie. Okrem toho systém umožňuje riadiť obchodné procesy podniku a kontrolovať ich aktivity.

Časť 1C SED zahŕňa niekoľko podsystémov:

• aktuálne dokumenty. Tento subsystém zahŕňa prácu s dokumentáciou spoločnosti, ktorá je relevantná v tomto štádiu činnosti;
• úlohy zamestnancov a pracovné procesy. Tu program vytvára podnikové procesy spoločnosti, ktoré sú následne riadené. Patrí sem aj vytvorenie matice konajúcich zástupcov v neprítomnosti vykonávateľa, ako aj funkcia riešenia úloh na základe rolí;
• príprava správ a štatistických údajov. Tento subsystém obsahuje zoznam výkazov potrebných na štatistickú analýzu dokumentácie, ako aj kontrolu činnosti zamestnancov a plnenia ich úloh;
• automatické spracovanie informácií. Tento subsystém zahŕňa mechanizmy, pomocou ktorých prebieha automatické spracovanie dokumentov. Patrí sem kontrola nad adresármi so súbormi, vydávanie periodík zamestnancom spoločnosti atď.;
• archivácia. Patria sem prostriedky používané pri práci s archívom, napríklad prezeranie, vydávanie informácií, stiahnutie dokumentu atď.;
• výmena údajov. Subsystém uľahčuje výmenu údajov medzi komponentmi štruktúry;
• administratívna funkcia. Pomocou tohto podsystému sa systém konfiguruje a zadávajú sa doň osobné údaje používateľov;
• fórum a chat. Tento subsystém prispieva k organizácii tímu a jeho činnosti. Obsahuje aj novinky o spoločnosti a zoznam odkazov na internete, ktoré môžu byť pre zamestnancov užitočné.

Systém pracuje s obchodnými procesmi spoločnosti, pričom používatelia programu si môžu tieto obchodné procesy prispôsobiť „pre seba“ s prihliadnutím na rôzne možnosti a parametre. Program navyše dokáže tieto obchodné procesy automaticky presmerovať na zástupcov tých účinkujúcich, ktorí sú momentálne neprítomní.

Modul reportingu zahŕňa zostavovanie rôznych typov reportov, vrátane štatistík workflow, sledovania dynamiky zmien súborov, výkonnostnej disciplíny atď.

Program tiež umožňuje používateľom prispôsobiť vzhľad dokumentov, zmeniť zloženie detailov, pričom sa neuchýli ku konfigurácii celého softvéru 1C Enterprise 8.3.

Hlavné výhody systému

• program sa ľahko inštaluje a používa;
• budovanie obchodných procesov je možné v normálnom režime aj pomocou webového rozhrania;
• program je perfektne kombinovaný s ďalšími softvérovými nástrojmi od spoločnosti 1C;
• údaje možno ľahko upravovať;
• knižnica, v ktorej sú uložené obchodné procesy, je verejná a možno ju doplniť.

Softvérový produkt 1C SED umožňuje plne automatizovať všetky procesy v podniku, vrátane vydávania úloh personálu, ako aj kontroly nad vykonávaním týchto úloh a prijímania správ. Navyše pomocou programu môžete automatizovať aj účtovanie dokladov a ich evidenciu v systéme. Program vám umožňuje rýchlo nájsť požadovaný dokument v databáze, pričom má minimum informácií.

Ďalšie funkcie programu

Vďaka použitiu 1C SED môžete vytvárať aj rôzne šablóny, napríklad šablóny dokumentov, ktoré je možné použiť v budúcnosti. V archíve je tiež možné viesť evidenciu dokumentov, ako aj organizovať prístup k nim. Systém správy elektronických dokumentov využíva možnosti platformy 1C na 100 %, pretože všetky základné moduly systému sú vytvorené na základe riadenej platformy „1C: Enterprise 8.2“.

Za zmienku tiež stojí, že alternatívou k tomuto programu môže byť produkt „1C: Document Management“. S ním môžete riadiť aj proces účtovania firemných dokladov a riadiť obchodné procesy.