Na prijatie platby za tovar a služby musí individuálny podnikateľ bankovým prevodom vystavovať svojim zákazníkom faktúry. Aby ste to dosiahli, musíte vedieť, ako tento dokument vyhotoviť, čo by v ňom malo byť uvedené, kto by mal faktúru podpísať a akým spôsobom ju poskytnúť platiteľovi.

Všeobecné pravidlá účtovania

Faktúry sa vystavujú na úhradu na základe zmlúv aj bez nich. Hotový dokument je možné zaslať e-mailom alebo osobne odovzdať kupujúcemu. Dokladová faktúra nemá zákonný formát, to znamená, že si ju vytvoríte sami v akomkoľvek textovom editore s tabuľkami.

Na jeho dizajn môžete použiť hlavičkový papier alebo prázdny list, čo tiež nie je nikde regulované. A využiť môžete aj online portály (napríklad služby My Business či Elba) alebo účtovné programy, ktoré tento proces zjednodušia. Najbežnejším z nich je softvér spoločnosti 1C.

Video: ako účtovať pomocou aplikácie

Povinné náležitosti faktúry

Aby bola vaša protistrana schopná uhradiť faktúru, musia v nej byť uvedené nasledujúce údaje:

• Názov IP.
• DIČ podnikateľa.
• Údaje o bankovom účte (číslo účtu, číslo korešpondenčného účtu, BIC, DIČ, KPP, forma vlastníctva a názov banky).
• Forma vlastníctva a meno alebo celé meno objednávateľa (v závislosti od toho, či ide o právnickú alebo fyzickú osobu).
• Poradové číslo faktúry (v registračnom denníku vzostupne) a dátum jej vystavenia.
• Názov tovaru/služby, na dodávku/plnenie ktorého je vystavená faktúra.
• Počet tovarov alebo služieb.
• Jednotková cena a celkové náklady.
• Vyhradená DPH (ak jednotlivý podnikateľ pracuje na všeobecnom základe) alebo údaj o jej neprítomnosti.
• IP podpis a pečať (ak existuje).

Takto môže vyzerať vaša faktúra, hoci úplné údaje o kupujúcom sú úplne voliteľné.

Formuláre faktúr si môžete stiahnuť z odkazov: .docx, .xlsx.

Niektoré nuansy pre účty z IP

Klientmi podnikateľa môžu byť organizácie aj fyzické osoby. Firmy a jednotliví podnikatelia uhrádzajú faktúry vystavené buď z bežného účtu alebo v hotovosti cez pokladňu. Pre individuálnych podnikateľov je možné platiť aj z ich osobných/kartových účtov.

Pri fakturácii by ste si mali uvedomiť aj ďalšie funkcie:

• Podnikateľ má právo pracovať bez pečate, preto stačí vlastnoručne podpísať alebo poslať faksimile.
• Podpis hlavného účtovníka nie je potrebný, ak nie je v štáte.
• Nie je potrebné registrovať právne adresy, pretože sa nezúčastňujú na platobnej transakcii.
• Ak podnikateľ používa osobitné daňové režimy, napríklad zjednodušený daňový systém, potom by sa po celkovej sume malo uviesť „Bez DPH“, inak by sa mala DPH vypočítať a uviesť na faktúre ako samostatný riadok.

V dnešnej dobe je veľmi jednoduché vytvárať faktúry na úhradu od individuálnych podnikateľov aj pre začiatočníka. Nepotrebujete k tomu žiadne špeciálne vzdelanie ani prax ako účtovník – stačí vám počítač (smartfón) a internet.

Na to, aby kupujúci mohol zaplatiť za tovar bezhotovostným spôsobom, potrebuje najmä údaje o bankovom spojení predávajúceho, údaje identifikujúce predávajúceho (názov organizácie, DIČ, KPP), údaje o nákladoch. tovaru, jeho názov. Faktúra na úhradu je doklad, ktorý obsahuje všetky potrebné náležitosti pre platbu bankovým prevodom. Vystavenie faktúry na platbu je teda správou pre kupujúceho o podrobnostiach platby, ako aj o skutočnosti, že od neho očakáva platbu.

Zvyčajne sa faktúra na platbu vystavuje na základe prvotných účtovných dokladov. Hovoríme napríklad o dodávateľskej zmluve s platbou bankovým prevodom. Okrem zmluvy o dodávke sa vyhotovujú zúčtovacie doklady, prvotné doklady, prepravné a expedičné doklady. Taktiež, ak je predávajúci platiteľom dane z pridanej hodnoty, musí byť kupujúcemu vystavená faktúra. Aby mohol kupujúci správne zaplatiť predávajúcemu zakúpený tovar bankovým prevodom, je potrebné vystaviť faktúru k platbe. Zákon nestanovuje poskytnúť kupujúcemu dokumenty potvrdzujúce prijatie platby na zúčtovací účet organizácie predávajúceho.

Fakturácia môže spôsobovať ťažkosti, keďže jednotnú formu tohto dokumentu neschvaľuje zákon a v podstate si ju spoločnosť vypracúva samostatne. Medzitým je potrebné mať na pamäti, že ak strany používajú fakturáciu, za jej dizajn a obsah zodpovedá organizácia, ktorá faktúru vyhotovuje.

V akom prípade môže byť potrebné znova vystaviť faktúru na platbu? Ak je faktúra vystavená nesprávne, účtovné oddelenie ju jednoducho neprijme na platbu a kupujúci požiada o opätovné vystavenie dokladu - o vystavenie faktúry na platbu s prihliadnutím na pripomienky. Dôvodom pre opätovné vystavenie faktúry môže byť nesprávne uvedenie údajov, uvedenie neúplných údajov (napríklad zabudli uviesť číslo bežného účtu) atď. V akej inej situácii môže dodávateľ dostať správu: „žiadame vás o vystavenie faktúry na platbu“? Sú situácie, kedy je potrebné presmerovať faktúru na úhradu na inú osobu (treba pamätať na to, že ak povinnosť platiť za jednu právnickú osobu prevezme iná právnická osoba, musí to byť zdokladované - napr. ).

Vystavte faktúru na úhradu (vzor faktúry na úhradu uvedieme na konci článku), napriek tomu, že v skutočnosti nejde o povinné doklady, v praxi je to bežná situácia. Je vhodné schváliť určitý vzor na fakturáciu, to znamená schváliť vzor samotného dokladu, pravidlá (postupnosť) pre zadávanie údajov do dokladu tak, aby sa obsah faktúry nemenil od zmluvy k zmluve a od zmluvy. dodávateľ k dodávateľovi.

Ako správne fakturovať platbu?

Faktúra na zaplatenie môže byť vystavená na firemnom hlavičkovom papieri, nie je to však povinné. Spoločnosť má právo samostatne určiť, aká bude forma vystavenia faktúry na platbu za služby, pri dodržaní všeobecných pravidiel spracovania odoslaných dokladov.

Ako správne účtovať? Faktúra ako externý doklad musí obsahovať určité náležitosti, aby mohol kupujúci faktúru správne zaplatiť.

Hlavička dokladu zvyčajne obsahuje názov dokladu, číslo dokladu a dátum vystavenia. Nižšie sú uvedené podrobné údaje o predajcovi (dodávateľovi):

• Celé meno;
• Adresa firmy;
• DIČ a KPP;
• Číslo bežného účtu;
• Číslo zodpovedajúceho účtu;

Následne pre vystavenie faktúry (formulár nižšie) je potrebné vyplniť údaje kupujúceho (zákazníka):

• Úplný názov spoločnosti;
• adresa;
• TIN/KPP;

• Kontaktné údaje: telefónne číslo, fax, e-mailová adresa.

Okrem podrobností o zmluvných stranách je hlavnou informáciou na faktúre zoznam tovarov a služieb, za ktoré má dodávateľ v úmysle prijať platbu. Ako vystaviť faktúru a správne označiť tovar, za ktorý dodávateľ očakáva platbu? Informácie o poskytovanom produkte alebo službách sú zvyčajne prezentované vo forme tabuľky pozostávajúcej z nasledujúcich stĺpcov:

• Sériové číslo;
• Názov tovaru, popis poskytovaných služieb - za čo sa platí faktúrou;
• Merná jednotka (ak je vystavená faktúra na platbu za poskytnuté služby, do tohto stĺpca je možné vložiť pomlčku);
• množstvo;
• Cena za jednu mernú jednotku;
• Celková cena produktu (t. j. cena za jednotku merania vynásobená množstvom produktu);

Pod tabuľkou sú zhrnuté celkové náklady, ktoré musí kupujúci zaplatiť, môže byť pridelená DPH a suma vrátane DPH. Ak je predajca platcom DPH, tak si z predaného množstva tovaru musí účtovať DPH. V súlade s tým musí byť DPH uvedená aj vo faktúre v samostatnom riadku. Ak je faktúra vystavená bez DPH, je na faktúre uvedená - „Bez DPH“.

Faktúra na úhradu je potvrdená podpismi vedúceho a účtovníka s povinným dekódovaním. Razenie je voliteľné.

(variant formulára č. 1)

Do hlavičky faktúry môžete umiestniť logo a v zozname tovarov a služieb je stĺpec s DPH.

• Hlavička obsahuje logo, vypĺňa sa názov organizácie, PSRN, DIČ, KPP, ako aj adresa organizácie s indexom. Okrem toho sú uvedené telefónne a faxové čísla.
• Pod hlavičkou je celý názov organizácie.
• Potom sa uvedú údaje o predajcovi a kupujúcom. Údaje o predajcovi musia obsahovať názov organizácie, adresu, DIČ, KPP, PSRN, bežný alebo osobný účet, názov banky, BIC a korešpondenčný účet. Okrem toho môžete zadať telefón, fax, e-mail a webovú stránku spoločnosti.
• Údaje o Kupujúcom je možné vyplniť úplne analogicky s údajmi Predávajúceho.
• Číslo účtu sa uvádza v súlade s účtovnou zásadou organizácie. Môže to byť jednoduché poradové číslo (od začiatku roka) alebo špeciálne zložené číslo účtu. Označuje dátum faktúry.
• Pod číslom a dátumom faktúry je vpravo uvedený krátky zovšeobecnený názov tovaru alebo služby vo faktúre. Napríklad „počítačové komponenty“, „laptop“, „oprava kancelárskej techniky“, „výroba tlačiarenských produktov“.
• V tabuľke sú uvedené tovary a služby, náklady, množstvo, merná jednotka, DPH.
• Po produkte môžete špecifikovať dôležité vlastnosti faktúry, napríklad „čas dodania produktu“, „splatnosť platby faktúry“ atď.
• Na konci faktúry musíte uviesť vedúceho organizácie a hlavného účtovníka. Podpisovanie a pečatenie je voliteľné, ale mnohé spoločnosti vyžadujú, aby bola faktúra podpísaná a opečiatkovaná.

(variant formulára č. 2)

Tento formulár je zjednodušený a štandardne sa používa v mnohých účtovných programoch.

• Na začiatku účtu je vyplnená tabuľka, ktorá pripomína platobný príkaz. Obsahuje platobné údaje Predávajúceho (príjemcu). Ide o názov organizácie, DIČ, KPP, bežný alebo osobný účet, názov banky, BIC a korešpondenčný účet.
• Nasleduje číslo účtu, ktoré zodpovedá účtovnej politike organizácie. Môže to byť poradové číslo účtu (od začiatku roka) alebo špeciálne zložené číslo. Označuje dátum faktúry.
• Údaje o Predávajúcom musia byť uvedené úplne. Názov organizácie, DIČ, KPP, PSRN, adresa, bežný alebo osobný účet, názov banky, BIC a korešpondenčný účet. Môžete tiež uviesť telefón, fax, e-mail a webovú stránku spoločnosti.
• Údaje o Kupujúcom sú uvedené v plnom znení alebo skrátené. Stačí uviesť iba názov organizácie.
• V tabuľke sú uvedené tovary a služby, náklady, množstvo, merná jednotka.
• Za zoznamom tovarov a služieb môžete zadať fakturačné údaje, napríklad „termín platby za tovar“, „dodacie alebo odberné podmienky“ atď.
• Na konci faktúry je uvedené celé meno vedúceho organizácie a hlavného účtovníka. Podpis a pečiatka sú voliteľné, ale niektoré spoločnosti neberú do úvahy faktúry bez podpisu a pečate.

Vzťahy medzi jednotlivými podnikateľmi a organizáciami sú veľmi často vyhotovené faktúrou na zaplatenie. Jedna zo strán vystaví klientovi faktúru, on ju zaplatí a následne dostane zaplatený tovar alebo službu. Dnešný článok je pre tých, ktorí nevedia, čo je faktúra a ako ju vystaviť.

Hneď by som rád poznamenal, že fakturácia a vykazovanie sú veľmi pohodlné špeciálna služba.

Začnime tým, že faktúra na zaplatenie je doklad, ktorý predávajúci vystavuje kupujúcemu. Faktúra obsahuje tieto základné údaje:

• Údaje o predajcovi – kto vystavil faktúru;
• Údaje o kupujúcom – komu je táto faktúra vystavená;
• Zoznam tovaru alebo služieb, ich množstvo – za čo kupujúci platí;
• Ceny za tovar alebo služby, celková suma - koľko musí kupujúci zaplatiť;
• Údaje o bežnom účte predávajúceho – kde musí kupujúci zaplatiť.

Fakturačný proces prebieha v podstate takto:

1. Potenciálny klient kontaktuje predajcu, pretože chce kúpiť jeho tovar/služby;
2. Predávajúci na základe žiadosti klienta vystaví faktúru na úhradu a zašle ju kupujúcemu;
3. Kupujúci zaplatí určenú sumu na bankový účet predávajúceho;
4. Predávajúci overí prijatie platby a kupujúcemu dodá tovar/poskytne službu.

Kedy fakturovať

Tu je niekoľko situácií:

• Medzi protistranami existuje platná zmluva, ktorá však neobsahuje konkrétne množstvá tovaru/služieb, ich objem a termíny dodania/výkonu. Zmluva sa uzatvára na dlhé obdobie a obsahuje všeobecné ustanovenia o spolupráci medzi oboma stranami. Ako potrebu tovaru/služby klient zašle predávajúcemu požiadavku a predávajúci mu podľa každej konkrétnej požiadavky vystaví faktúru;
• Medzi zmluvnými stranami neexistuje zmluvný vzťah a dodanie tovaru alebo služby musí byť uskutočnené čo najrýchlejšie. V tejto situácii predávajúci vystaví faktúru na zaplatenie a zmluva je vyhotovená neskôr.
• Faktúra na zaplatenie sa vystavuje aj v prípade jednorazovej dodávky alebo služby, kedy nemá zmysel pre zmluvné strany podpisovať zmluvu.

Faktúra na zaplatenie je teda dokladom, ktorý slúži ako podklad pre kupujúceho na zaplatenie predávajúceho za účelom prijatia tovaru alebo služby od neho. Upozorňujeme, že ide o bezhotovostnú platbu, preto musí mať predávajúci zriadený bankový účet.

Faktúra na úhradu nemá jednotnú formu, možno ju vypracovať samostatne. Účet musí obsahovať nasledujúce povinné údaje:

• Názov právnickej osoby (ak ide o organizáciu) alebo jednotlivého podnikateľa;
• DIČ predajcu (pre právnické osoby stále musíte zadať kontrolný bod);
• Bankové údaje, číslo bežného účtu, osobný účet, korešpondenčný účet, názov banky a BIC;
• Zoznam tovarov/služieb;
• Celková suma faktúry bez DPH.

A na tom istom mieste si môžete stiahnuť príklady vyplnenia vo formáte Excel, ktorých snímky obrazovky uvedieme nižšie.

Osobitnú pozornosť venujte uvedeniu DPH vo faktúre na zaplatenie! Ak ste právnická osoba alebo fyzická osoba podnikateľ vo všeobecnom režime, potom je potrebné vo formulári faktúry uviesť sadzbu DPH a priradiť jej výšku. Ak používate zjednodušený daňový systém, DPH sa neprideľuje, celková suma je uvedená na faktúre a doplní sa „Bez DPH“.

Príklad faktúry bez DPH:

Príklad faktúry s DPH:

Účet, ako sme už uviedli, môže byť vyvinutý nezávisle. Dá sa to urobiť v Exceli alebo Worde a vytvorený súbor použiť ako šablónu. Faktúra môže byť vystavená ako na hlavičkovom papieri predávajúceho, tak aj bez neho. Na automatické generovanie faktúr na úhradu môžete využiť aj účtovné programy alebo elektronické služby.

Faktúra na úhradu musí mať sériové číslo. Ich nové číslovanie začína od začiatku každého roka. Môžete ich jednoducho očíslovať v poradí (č. 1, 2, 3, 4...), alebo môžete použiť špeciálne číslovanie, aj keď stále bude sériové (č. TT/16-1, TT/16-2. ...).

Vo faktúre môžete uviesť ďalšie podmienky poskytnutia služby alebo dodania tovaru, napríklad načasovanie ich realizácie.

Vedúci a hlavný účtovník sa podpísali na účet. Ak faktúru vystavuje individuálny podnikateľ, podpisuje ju iba fyzická osoba. Odporúča sa vytlačiť.

Potom odoslaný kupujúcemu na platbu. Originál faktúry je možné zaslať poštou alebo kuriérskou službou, pre urýchlenie postupu prác je kupujúcemu zaslaná kópia faktúry e-mailom alebo faxom. Ak kupujúci súhlasí s podmienkami uvedenými vo faktúre, tak ju uhrádza.

Faktúra (vzor)

Jedným z pravidiel systematizácie pracovného toku je jeho zjednotenie, keď organizácia vyvíja a používa štandardné formuláre na vykonávanie identickej, ale právne nefixovanej formy alebo prítomnosti povinných údajov dokumentov. K takýmto dokladom patrí aj faktúra na úhradu, podľa ktorej si organizácia samostatne určí formu, ktorá bude použitá pri správe obchodných dokumentov u klientov. Rovnaké interné pravidlá pre vyplnenie faktúry na úhradu závisia od formy faktúry, ktorú dodávateľská organizácia používa na prenos odberateľom-odberateľom. Vzor faktúry na platbu je uvedený nižšie.

Vyhotovenie faktúry na úhradu

Faktúra na zaplatenie musí obsahovať všetky potrebné náležitosti, ktoré klientovi umožnia po prijatí od organizácie transakciu, ktorej sa faktúra týka, jednoznačne identifikovať, prijať a zaplatiť. Pravidlá pre vyplnenie faktúry na úhradu by teda mali obsahovať vyplnenie údajov o platiteľovi, príjemcovi, dodanom tovare a službe, splatnej sume, prípadne DPH.

Fakturačný formulár na platbu

Faktúru na platbu je možné vyhotoviť na hlavičkovom papieri podniku aj bez jej použitia. Odporúča sa vypracovať štandardný formulár faktúry na platbu v podniku a aplikovať ho na všetkých zákazníkov, aby každý zodpovedný zamestnanec organizácie mohol vyplniť faktúru na platbu.

Vyplnený formulár faktúry

Univerzálny formulár musí obsahovať stĺpce na vyplnenie nasledujúcich údajov:

• číslo faktúry a dátum jej vystavenia,
• podrobnosti o príjemcovi-dodávateľovi;
• údaje platiteľa – kupujúceho;
• zoznam tovarov, prác a služieb, za ktoré sa platí;
• celková splatná suma, výška DPH (ak existuje).

Formulár by mal obsahovať aj stĺpce pre podpisy z oddelenia manažmentu a účtovníctva a ich výklad. Účty v organizácii musia byť vyplnené podľa jedného vzoru, aby sa zachovala jednotnosť dokladov.

Fakturačný formulár

Systém číslovania faktúr organizácie môže byť jednoduchý alebo zložitý. Jednoduchý systém zahŕňa postupné číslovanie účtov pre každého klienta počas kalendárneho roka. Komplexný systém číslovania sa používa vtedy, keď organizácia vystavuje veľké množstvo faktúr každému z klientov a na základe viacerých súbežných zmlúv. Zároveň je možné do čísla účtu zakódovať číslo zmluvy, príloh k zmluve, potvrdení o vykonaných prácach a pod. Napríklad číslo účtu je 05-14/01, kde 05-14 je číslo zmluvy a 01 je poradové číslo účtu.

Dátum faktúry zadáva pracovník, ktorý doklad vystavuje, a rovnako ako číslo slúži na identifikáciu faktúry v toku dokladov u klientov organizácie.

Údaje o kupujúcom - meno, adresa, KPP a DIČ identifikujú klienta a aby sa predišlo nezrovnalostiam, vypĺňajú sa na základe údajov uvedených v zmluve, ak klient neoznámil ich zmenu. DIČ obsahuje 10 znakov pre právnické osoby, 12 znakov pre individuálnych podnikateľov, DIČ klienta - fyzickej osoby sa spravidla neuvádza.

Údaje dodávateľskej organizácie musia obsahovať rovnaké údaje ako údaje kupujúceho s dodatočným uvedením bankových údajov pre úhradu faktúry. Ak sa od vystavenia poslednej faktúry zmenili údaje o spoločnosti, nestačí len vyplniť faktúru novými údajmi, zmenu bankových údajov je potrebné klientovi osobitne oznámiť úradným listom.

Čísla bežného účtu a korešpondenčného účtu banky musia obsahovať 20 znakov, BIC musí mať 9 znakov, BIC a názov banky musia patriť tej istej banke z Adresára BIC.

Pre názov tovaru, prác a služieb, ich množstvo a náklady by pravidlá vypĺňania faktúry na platbu mali byť nasledovné: údaje by sa nemali dodatočne agregovať, aby nespôsobili sťažnosti zákazníkov na vyplnenie faktúry. Údaje uvedené na faktúre sa musia zhodovať s prvotnými účtovnými dokladmi - faktúry, nákladné listy, vykonané práce.

Celková suma, výška DPH a stĺpec „Splatné celkom“ musia zodpovedať celkovej cene všetkých položiek tovarov, prác, služieb uvedených vo faktúre a dane z pridanej hodnoty z nich. Tradičné pre obchodnú prax je vyplnenie faktúry na úhradu s uvedením celkovej sumy nielen číselne, ale aj slovne, hoci faktúra na úhradu nie je platobným dokladom.

Správnosť faktúry osvedčujú podpisy oprávnených osôb z účtovného oddelenia a vedenia organizácie, ak ju podnik používa, je opatrená pečaťou. Uvedenie správcu účtu nie je povinné, ale často uľahčuje interakciu so zákazníkmi.