Если у вашей организации есть автотранспорт, то вы обязаны оформлять путевые листы. Предприятия, занимающиеся перевозками людей и грузов, используют единые бланки, утвержденные Госкомстатом. Прочие организации могут разработать собственную форму. Как оформить путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия читайте в этой статье.
Путевой лист, или путевка - это первичный документ, в котором фиксируют все данные по использованию автомобиля, а именно:
- Кто является собственником транспорта;
- Тип, модель, регистрационный номер автомобиля;
- Показатели счетчика пробега при выезде и прибытии в гараж;
- Дату и время выезда и заезда;
- ФИО ответственного за отправку машины (в транспортных организациях это, как правило, диспетчер);
- ФИО водителя;
- Дату и время медосмотра за подписью медработника (в крупных транспортных компаниях есть такая должность);
- Записи о техосмотре транспорта за подписью механика (если в парке больше 100 автомобилей).
Если вы используйте не стандартный бланк путевки, а собственный, то все эти реквизиты там должны быть.
В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет документа «Путевой лист» и функционала по его учету, но существует множество дополнительных программ для 1С по учету путевых листов. Они встраиваются в типовые конфигурации 1С и помогают заполнять путевые листы и контролировать расход топлива и эффективность использования транспорта. Далее читайте, какие программы сегодня представлены на рынке для учета путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Скачать программу "Путевые листы"
Бланки путевых листов и образец заполнения формы 3
Для разных видов транспорта разработаны разные формы путевых листов.
- Для легковых автомобилей разработана форма 3. Ее можно ;
- Для грузового автотранспорта используют три вида форм:
- Форма 4-П . Ее применяют при учете работы грузового транспорта по повременному тарифу, на основе этой формы начисляют зарплату водителям. Скачайте здесь бланк формы П4 ;
- Форма 4-С . Ее используют при сдельной оплате труда водителю. Скачайте здесь бланк формы 4-С ;
- Форма 4-М . Ее применяют при транспортировке грузов за территорию России. Скачайте здесь бланк формы 4-М .
- Для пассажирского транспорта используют два основных вида форм:
- Форма 6 спец . Ее используют для автобусов необщего пользования при перевозке пассажиров. Эту форму также используют для начисления зарплаты водителям. Скачайте здесь бланк формы 6 спец ;
- Форма 6 . Ее используют для общественного транспорта (автобусов) при перевозке пассажиров. Эту форму также используют для начисления зарплаты водителям. Скачайте здесь бланк формы 6 .
Также существуют формы путевых листов для строительной техники и спецтранспорта.
Шаг 1. Выдача денежных средств в подотчет
Сначала рассмотрим как отразить покупку ГСМ работником за наличные деньги в 1С 8.3. Прежде всего необходимо оформить выдачу денежных средств в подотчет. Для этого предназначен документ Выдача наличных, который можно найти на вкладке Банк и касса → Кассовые документы:
Переходим на вкладку Кассовые документы. Для открытия документа нажимаем кнопку Выдача:
Затем нужно установить вид операции Выдача подотчетному лицу:
Далее необходимо указать организацию, дату, получателя ФИО, сумму, статью ДДС (движения денежных средств), счет учета. Все реквизиты выбираются автоматически из справочников, если нажать значок в конце каждой строки . Пример заполнения:
После заполнения документа нажимаем кнопку Провести, при этом формируется Расходный кассовый ордер и бухгалтерская проводка Дт 71.01 Кт 50.01 на сумму 2 000 руб.
Для вывода печатной формы РКО кликаем на кнопку Печать, далее Расходный кассовый ордер и получаем печатную форму документа:
Шаг 2. Оприходование топлива
После получения денежных средств сотрудник приобрел топливо за наличные и отдал авансовый отчет в бухгалтерию. После утверждения авансового отчета проводится оприходование топлива. Для этих целей в 1С 8.3 нужно на вкладке Касса и банк выбрать пункт меню Авансовый отчет:
Создаем новый документ: указываем подотчетное лицо, организацию и склад. На вкладке Авансы вносим данные о документе Выдача наличных:
На вкладке Товары вводим данные о приобретенных ГСМ, счет учета – 10.03. При проведении документа создается проводка Дт 10.03 Кт 71.01 на сумму 2 000 руб.:
При покупке за наличный расчет покупателю – физическому лицу дается кассовый чек. В кассовом чеке НДС не выделен отдельной строчкой. В зависимости от этого в Авансовом отчете устанавливаем соответствующие настройки: без НДС или НДС 18%.
Если продавец – юридическое лицо, то выдается чек с выделенным НДС и счет-фактура. Тогда ставим галочку в поле Счет-фактура и вводим реквизиты счета-фактуры. В нашем случае покупка осуществлена без НДС.
При проведении документа в 1С 8.3 формируются проводки, которые всегда можно посмотреть, нажав иконку , которая есть в каждом документе. Таким образом увидим сформированные проводки по этому документу:
Как правильно оформить авансовый отчет, особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3) рассмотрено в нашем видео уроке:
Шаг 3. Списание бензина по путевым листам
Следующий этап – это списание бензина в 1С на затратные счета. Списание проходит на основании путевого листа. Для этого в 1С 8.3 используется документ , который расположен на вкладке Производство:
В документе нужно ввести склад и организацию. В таблице документа на закладке Материалы добавить строчку со списываемым топливом, ввести количество и счет учета (10.03):
На вкладке Счет затрат следует ввести счет списания, статью затрат и подразделение:
Согласно примеру при проведении документа создается проводка Дт 44.01 Кт 10.03 на сумму 2 000 руб. Таким образом, топливо списывается.
Учет ГСМ в 1С 8.3 по топливным картам
Шаг 1. Перечисление предоплаты поставщику
В случае покупки ГСМ (бензина) по топливным картам, в первую очередь необходимо сделать перечисление предоплаты поставщику через документ . Для этого нужно на вкладке Банк и касса использовать пункт Банковские выписки:
И создать новый документ нажатием кнопки Списание:
При проведении данного документа создается проводка Дт 60.02 Кт 51 на сумму 100 000 руб.:
Шаг 2. Поступление топливной карты
Следующим этапом является поступление топливной карты, которое в 1С 8.3 оформляется документом Поступление (акты, накладные). Его можно найти в разделе Покупки:
Создаем документ Поступление товаров. В поле Накладная ставим номер и дату документа поставщика. Кнопкой Добавить добавляем номенклатуру Карта топливная. Ставим количество, цену и поставщика:
Если операция с НДС, то заполняем в нижнем левом углу номер и дату предъявленного счета-фактуры и нажимаем кнопку Зарегистрировать:
При окончательной обработке документа проводим документ кнопкой Провести и в итоге получаем проводки:
Для количественного учета топливных карт в 1С 8.3 карты приходуются на забалансовый счет 006 ручной проводкой через документ Операции, введенные вручную:
Шаг 3. Принятие к учету ГСМ
В конце месяца, как правило, поставщик представляет документы о фактически заправленном топливе. На их основании ГСМ (топливо) принимаются к учету документом Поступление товаров и услуг на счет 10.03. Для этого сформируем новый документ, введем поставщика, организацию, склад, договор и добавим строчки в таблицу Товары. Заполняем аналогично поступлению топливных карт:
Проверяем проводки, которые формируются при проведении документа:
Шаг 4. Списание бензина в 1С 8.3 по путевым листам
На основании данных путевых листов в 1С производится списание на затраты фактически израсходованных ГСМ. В базе 1С 8.3 данная операция осуществляется через документ Требование-накладная.
При списании ГСМ на непроизводственные нужды, списание топлива проводится тем же документом Требование-накладная, но на закладке счет затрат указываем счет 91.02 и статью затрат Не принимаемые к налогообложению:
При проведении формируется проводка:
Шаг 5. Контроль остатка топлива (бензина) на складе
Для контроля остатка топлива на складе в 1С 8.3 формируем оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 10.3. Документ находится на закладке Отчеты:
Открываем ОСВ по счету 10.3, задаем параметры отчета: период, отбор по номенклатуре, по количеству и формируем ОСВ. Отобрать по номенклатуре из справочника можно применив функцию Найти, задав в окно поиска ключевое слово Бензин:
Программа "Респект: Учет путевых листов и ГСМ" поставляется интегрированной в следующие типовые конфигурации фирмы 1С:
- 1С:Бухгалтерия предприятия,
- 1С:Управление торговлей,
- 1С:Комплексная автоматизация,
- 1С:УПП.
Интеграция позволяет без переноса данных формировать движения по бухгалтерским регистрам. На основании путевых листов формируется документ списания топлива. Программы и оборудование должны соответствовать .
Путевые листы и ГСМ в 1С:Бухгалтерии
Модуль учета в типовую конфигурацию "1С:Бухгалтерия предприятия", поддерживаются версии 2.0 и 3.0, и платформы 8.2 и 8.3 соответственно.
Бухгалтерские проводки по списанию ГСМ формируются документом "Требование накладная". В накладной указывается склад списания и счет затрат с указанием аналитики. Накладная создается по данным путевых листов за требуемый период.
1С:Управление торговлей
Программа интегрирована в типовую конфигурацию Управление торговлей, версия 10. Механизм интеграции и формирования движений по регистрам учета аналогичен конфигурации Бухгалтерия предприятия. На основании путевых листов формируется документ списания ГСМ - "Требование накладная".
1С:Комплексная автоматизация
Подсистема учета путевых листов и ГСМ интегрирована в типовую конфигурацию Комплексная автоматизация, версия 1.1. Формирование движений по регистрам учета ГСМ производится накладной, которая создается основании путевых листов за требуемый период.
1С:Управление производственным предприятием
Конфигурация учета путевых листов и ГСМ интегрирована в типовую конфигурацию УПП, версия 1.2. Формирование движений по регистрам учета ГСМ осуществляется документом "Требование накладная", который создается основании выборки путевых листов за период.
Системные требования
Для работы с программой компьютеры и программное обеспечение должны соответствовать требованиям платформы 1С:Предприятие 8.
Лицензия на программу «Респект: Учет путевых листов и ГСМ» предусматривает наличие у пользователя основной поставки ПРОФ версии 1С:Предприятия 8 (Бухгалтерия, Управление торговлей, УПП или Комплексная автоматизация).
Для работы в многопользовательском режиме, потребуются дополнительные клиентские лицензии для платформы 1С:Предприятие 8. Дополнительных лицензий на рабочие места для конфигурации «Респект: Учет путевых листов и ГСМ» не требуется.
Порядок установки и обновления
Конфигурация "Учета путевых листов и ГСМ" встраивается в рабочую базу объединением по подсистеме в конфигураторе 1С:Предприятия 8. Также конфигурация может быть установлена автономно, если нельзя изменять рабочую конфигурацию или не требуется синхронизация данных. В этом случае по итогам рабочего периода, достаточно передать сводные данные по расходу топлива.
Обновление
Компания РеспектСофт выпускает регулярные обновления программы, которые содержат в себе также и новые версии типовых конфигураций. Таким образом наши пользователи могут обновляться только нашими релизами.
При этом есть возможность обновлять только типовую конфигурацию 1С. По запросу мы можем выслать подробную инструкцию о порядке обновления и установки конфигурации.
Сертификация 1С:Совместимо
Программа сертифицирована фирмой 1С и имеет уже 6 сертификатов «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие». Наличие сертификата является официальным подтверждением того, что программа прошла в 1С тщательное тестирование на корректность совместной работы и удобство применения с системой 1С:Предприятие.
- Создание и печать путевых листов;
- Автоматическое заполнение остатков топлива при выезде данными предыдущего листа;
- Автоматическое заполнение спидометра при выезде данными предыдущего листа;
- Автоматическое заполнение пробега если такой маршрут заполнялся ранее;
- Учет расхода ГСМ (км, час, моточас, тех.операции);
- Учет заправок (простой и расширенный: пластиковые карты, талоны, наличные, АЗС, поставщик, склад);
- Учет и планирование затрат на ТС (шины, ТО, ОСАГО, запчасти, масло, топливо);
- Возможность указания норм расхода для зимы/лета и установка периода зимы/лета по организациям и подразделениям;
- Расчет зарплаты (час, км, т.км, т, тех.операции);
- Печать путевых листов (в том числе двухсторонняя, групповая, без данных возврата, без данных выезда и возврата, печать с приложением);
- Сквозная нумерация;
- Отчеты.
- Учет нормативного расхода топлива на основании путевых листов реализован согласно Распоряжению Министерства Транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р о введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (Автобусы, Грузовые бортовые автомобили, Тягачи, фургоны, легковые автомобили, Самосвалы, Специальные и специализированные автомобили, выполняющие работы в период стоянки, Специальные и специализированные автомобили, выполняющие работы в процессе передвижения);
- Возможность ведения учета нескольких видов топлива или смеси топлив для одного транспортного средства. Например, транспортное средство использует бензин и газ, или в один бак заправляют 95 и 92 бензин.
Расширение функциональности
Дополнительно доступно расширение функциональных возможностей программы за счет внедрения разрабоотанных компанией "Синтез" модулей:
|
Модули расширения поставляются отдельно от основной программы, стоимость указана во вкладке "Цены".
Варианты поставки и лицензирование
Вы сами выбираете уровень интеграции:
1. Путевые листы для 1С (Подсистема) встраивается в типовую конфигурацию:
- Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП 3.0)
- Бухгалтерия строительной организации 3.1 (БСО 3.1)
- Управление торговлей 11.1 (УТ 11.1)
- Управление небольшой фирмой 1.4, 1.6 (УНФ 1.4, 1.6)
- ERP Управление предприятием 2.0, 2.1 (УПП ЕРП УП 2.0, 2.1)
В результате вы получаете подсистему "Путевые листы" внутри своей типовой конфигурации. Не нужно прыгать из одной программы в другую. Не нужно набивать контрагентов и сотрудников. Не нужно набивать проводки на списание топлива в документ Требование-накладная. Обновление типовой конфигурации происходит стандартным способом, типовым обновлением.
2. Путевые листы для 1С (Конфигурация)
Как и в первом случае, не нужно набивать контрагентов и сотрудников. Не нужно набивать проводки на списание топлива в документ Требование-накладная. Обмен данными с типовыми конфигурациями происходит через СОМ соединение.
Для работы конфигурации необходима платформа 1С:Предприятие 8.3 (приобретается отдельно). Обратите внимание! - базовая версия типовой конфигураций 1С, поставляемая с программной лицензией, позволяет запускать только базовую версию конфигурации. Например, если вы приобретаете "1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия", то вы сможете запускать только конфигурацию "1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия". Поэтому, для работы конфигурации Путевые листы для 1С необходима "не базовая" лицензия на платформу 1С. Такая лицензия поставляется с ПРОФ версиями типовых конфигураций 1С (например "1C:Бухгалтерия 8 ПРОФ", "1С:Бухгалтерия 8. Комплект на 5 пользователей" и др.) или с поставкой платформы "1С:Предприятие 8. Технологическая поставка". Количество пользователей программного продукта ограничено лишь количеством пользовательских лицензий 1С. Докупать дополнительные лицензии ненужно.
Путевой лист – документ, на основании которого учитываются затраты на ГСМ (горюче-смазочные материалы). Печатная форма (форма по ОКУД № 0345001) не является обязательной для всех организаций, кроме транспортных компаний. В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет печатной формы путевого листа (можно добавить как внешнюю), но реализовано несколько способов :
- По авансовым отчетам
- По талонам
- По топливным картам
Рассмотрим пошаговую инструкцию и некоторые особенности каждого из них.
Схема учета выглядит следующим образом:
- Выдача наличных денег подотчетнику
- Оформление авансового отчета
- Возврат наличных в кассу
- Списание затрат на ГСМ по топливным картам
На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).
На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений « » добавить строчку для группы «ГСМ» (см. рис.3)
Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте .
Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом « », который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа « ».
Списание ГСМ по топливным картам
В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как , а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.
В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:
- Оприходование топливной карты
- Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
- Списание затрат.
Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)
Поступление топлива оформляется документом « » (см. рис.14, рис.15).