Odpis nakúpených palív a mazív pomocou zálohových výkazov. Funkcie účtovania nákladov na (palivá a mazivá) palivá a mazivá Účtovanie predbežných správ nákladného listu

Každý podnik, ktorý má k dispozícii vozidlá a používa ich na výrobné účely, sa musí postarať o spoľahlivý mechanizmus účtovania palív a mazív. V článku použijeme príklady, aby sme pochopili špecifiká reflektovania operácií s palivami a mazivami a zvážili.

V účtovníctve sa palivá a mazivá odrážajú na účte 10. V závislosti od umiestnenia palív a mazív sa používajú tieto analytické účtovné skupiny:

• palivá a mazivá v sklade;
• platené kupóny;
• palivo v nádržiach.

Nákup paliva a mazív pomocou kupónov

V marci 2016 spoločnosť Avtolyubitel LLC zakúpila kupón na benzín v hodnote 1 020 rubľov, DPH 156 rubľov. Kupón bol vydaný vodičovi A.K. Kondratyevovi, ktorý si kúpil 60 litrov benzínu pomocou kupónu (17 rubľov/liter), DPH 9,15 rubľov. Ku koncu marca 2016 sa spotrebovalo 60 litrov benzínu.

Používanie a likvidácia palív a mazív

V decembri 2015 Jupiter LLC kúpila 115 litrov benzínu za cenu 41 rubľov/liter bez DPH. Začiatkom mesiaca spoločnosť Jupiter LLC zaregistrovala 35 litrov benzínu rovnakej značky s priemernou cenou rubľov na liter. Na natankovanie auta bolo poskytnutých 45 litrov benzínu.

Priemerné náklady na odpis za december 2015 sú 42 rubľov. (115 l * 41 rub. + 35 l * rub.) / (115 l + 35 l).

Odpis paliva a mazív v spoločnosti Jupiter LLC sa vykonáva podľa zavedených noriem. Miera spotreby pre toto vozidlo je 8 km, korekčný faktor je 10 %. Podľa nákladného listu bolo v decembri 2015 najazdených 110 km.

Spotreba benzínu v decembri je 9,68 l (0,01 * 110 * 8 * (1 + 0,01 * 10).

Suma, ktorá sa má odpísať, je 407 rubľov. (9,68 l * 42 rub.)

Nedostatok paliva a mazív

Na základe výsledkov inventarizácie bol v Garant 1 LLC zistený nedostatok paliva a mazív. Účtovná hodnota palív a mazív bola 1030 rubľov, trhová hodnota bola 1075 rubľov. Za vinníka činu bol označený vodič A.K.Kondratyev, ktorý svoju vinu priznal a zaviazal sa uhradiť výšku manka na vlastné náklady. 1. septembra 2015 Kondratyev vložil do pokladne 750 rubľov. splatiť dlh.

V účtovníctve Garant 1 LLC boli tieto transakcie premietnuté nasledovne:

Nadmerná spotreba paliva a mazív

Na základe výsledkov z októbra 2015 sa zistilo, že spoločnosť Zarya 1 LLC má na služobnom vozidle nadmernú spotrebu paliva nad rámec stanovených noriem. Komisia zistila, že palivo a mazivá boli spotrebované nad rámec normy v dôsledku zavinenia vodiča P.K. Kondratenka, v súvislosti s ktorým bolo prijaté rozhodnutie o vrátení nadmerných výdavkov vo výške 2143 rubľov, DPH 327 rubľov. od vinníka. Prebytočnú sumu Kondratenko vložil do pokladne.

V účtovníctve spoločnosti Zarya 1 LLC sa premietli tieto položky:

Jednotné vzorky nákladných listov boli schválené vyhláškou Štátneho štatistického výboru Ruska z 28. novembra 1997 č. 78. Nie sú však povinné na použitie.

Ak jednotné vzorové nákladné listy nie sú z nejakého dôvodu vhodné (napríklad sa nepoužívajú niektoré podrobnosti alebo neexistujú žiadne potrebné ukazovatele), môžete nezávisle vytvoriť formy nákladných listov. Zaznamenajte použitie nákladných listov v účtovnej politike (bod 4 PBU 1/2008).

Rozhodli ste sa vypracovať formu nákladného listu sami? Potom skontrolujte, či obsahuje všetky povinné údaje uvedené v časti II vyhlášky č. 152 Ministerstva dopravy Ruska z 18. septembra 2008. Ide najmä o číslo nákladného listu v chronologickom poradí, informáciu o jeho platnosti obdobie, údaje o vodičovi, údaje o dopravnom prostriedku a iné. Môžete tiež poskytnúť ďalšie podrobnosti, ktoré zohľadňujú špecifiká činností organizácie.

Okrem toho musí takýto formulár spĺňať ďalšie zákonné požiadavky na primárne dokumenty (časť 2 článku 9 zákona č. 402-FZ zo 6. decembra 2011).

Pre každé vozidlo vyplňte jednu kópiu nákladného listu. A typ auta musí byť okamžite uvedený v názve nákladného listu. Napríklad: nákladný list osobného auta alebo nákladný list autobusu. Formulár musí vyplniť poverený zamestnanec organizácie (napríklad dispečer alebo tajomník vozového parku, ak taký existuje). Všetky nákladné listy musia byť očíslované a potvrdené pečaťou (pečiatkou).

Pri opustení auta a po jeho návrate do garáže musí byť nákladný list potvrdený mechanikom alebo zamestnancom zodpovedným za prevádzku vozidla svojim podpisom (s uvedením jeho celého mena) alebo príslušnou pečiatkou.

Termíny a časy lekárskej prehliadky vodiča pred cestou a po ceste určuje lekár, ktorý vyšetrenie vykonal. Tieto údaje musia byť tiež potvrdené svojim podpisom (s uvedením jeho celého mena) alebo príslušnou pečiatkou. Okrem toho musí zdravotnícky pracovník na základe výsledkov predcestovnej prehliadky zapísať do nákladného listu: „Absolvoval predcestovnú lekársku prehliadku a je oprávnený vykonávať pracovné povinnosti.“ A podľa výsledkov vyšetrenia po ceste záznam: „Prešiel lekárskou prehliadkou po ceste.“ Toto je ustanovené v odsekoch 16 a 17 postupu schváleného nariadením Ministerstva zdravotníctva Ruska z 15. decembra 2014 č. 835n.

Poradenstvo: Ak nie je možné udržať lekára medzi zamestnancami, môžete uzavrieť zmluvu so zdravotníckym pracovníkom. Alebo ho registrujte ako externého brigádnika. Vyhnete sa tak sporom s inšpektormi.

V praxi málokto spĺňa požiadavku, že označenie na nákladnom liste musí urobiť zdravotník, ktorý vyšetrenie vykonal. Ak vo firme nie je lekár na plný úväzok, často to nerobí zdravotník (ako by to podľa pravidiel malo byť), ale jeden z nich, napríklad vedúci odboru dopravy. V tomto prípade sa organizácia dopustí porušenia.

Faktom je, že lekárske vyšetrenia pred a po ceste by mali vykonávať:

Zdravotnícki pracovníci, ktorí majú vyššie a (alebo) stredné odborné vzdelanie (vrátane zamestnancov organizácie);

Alebo lekárske alebo iné organizácie vykonávajúce zdravotnícke činnosti s príslušnou licenciou.

V tomto prípade je zodpovednosť za organizáciu povinných kontrol pred a po ceste na organizácii.

Toto je ustanovené v odsekoch 8 a 9 postupu schváleného nariadením Ministerstva zdravotníctva Ruska z 15. decembra 2014 č. 835n.

Na základe toho je vykonávanie predvýjazdových (povýjazdových) kontrol inými osobami priestupkom, za ktorý môže byť organizácii uložená pokuta.

Pozor: ak za vami prídu s kontrolou z Roszdravnadzor a zistia, že záznamy v nákladných listoch nevykonal kvalifikovaný lekár, ale niekto iný, spoločnosť môže byť obvinená z porušenia postupu lekárskej prehliadky vodiča (článok 11.32 zákona č. Kódex správnych deliktov Ruskej federácie).

A potom bude nasledovať správna pokuta:

• pre úradníka (napríklad pre manažéra) - od 2 000 do 3 000 rubľov;

• pre organizáciu alebo podnikateľa - od 30 000 do 50 000 rubľov.

Preto je stále bezpečnejšie uzavrieť aspoň dohodu so zdravotníkom.

Okrem toho v prípade absencie poznámky na nákladnom liste, že vodič sa podrobil lekárskej prehliadke pred cestou, môže inšpektor dopravnej polície pokutovať:

• manažér - 5 000 rubľov;

• organizácia alebo podnikateľ - 30 000 rubľov.

Takéto opatrenia zodpovednosti sú ustanovené v časti 2 článku 12.31.1 zákonníka Ruskej federácie o správnych deliktoch.

Vystavte nákladný list na každý deň alebo akékoľvek iné obdobie nie dlhšie ako jeden mesiac. Ak vozidlo používa viacero vodičov v zmenách, potom je možné pre jedno vozidlo vystaviť viacero nákladných listov naraz - pre každého vodiča.

Tento postup vypĺňania nákladných listov je stanovený v časti III vyhlášky č. 152 Ministerstva dopravy Ruska zo dňa 18. septembra 2008.

Poradenstvo: Pri príprave nákladných listov vyplňte všetky požadované údaje starostlivo a bezchybne. Počas inšpekcie sa môžu nepresnosti stať dôvodom na to, aby inšpektori vylúčili nákladné listy z dokladov potvrdzujúcich výdavky. V tomto prípade bude musieť byť opodstatnenosť trov konania preukázaná na súde.

Arbitrážna prax, ktorá sa vyvinula pri posudzovaní takýchto sporov, je heterogénna. Niektoré súdy upozorňujú: nezrovnalosti v nákladných listoch nevyvracajú skutočnosť, že organizácia mala výdavky spojené s podnikateľskou činnosťou (pozri napr. rozsudok Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie zo dňa 15.12.2008 č. VAS-16222/ 08, rozhodnutia Federálnej protimonopolnej služby okresu Severný Kaukaz zo dňa 26. novembra 2009 č. A32-24509/2007, zo dňa 27. augusta 2008 č. F08-5063/2008).

Mnohé súdy zároveň potvrdzujú: výdavky na PHM a mazivá neznižujú základ dane z príjmov, ak nákladné listy neobsahujú údaje o trase, najazdených kilometroch, stav tachometra, ak sú nákladné listy podpísané neoprávnenými osobami, neexistujú žiadne prepisy podpisov a pod. (pozri napr. rozhodnutie Najvyššieho rozhodcovského súdu Ruskej federácie zo dňa 30.08.2013 č. VAS-11880/13, uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Uralského okresu zo dňa 5.3. , 2009 č. F09-946/09-S5, Západosibírsky okres zo dňa 20. novembra 2009 č. A46-11958/2009).

Ak nie je možné vyplniť niektorý z údajov nákladného listu, musí sa zdokumentovať a uviesť dôvod v príslušnom poli. Takáto situácia môže nastať najmä vtedy, ak z dôvodu poruchy tachometra nie je možné vyplniť pole „Údaje rýchlomera“ na nákladnom liste. V takom prípade zohľadnite skutočnosť poruchy v príslušnom dokumente (napríklad môžete vypracovať správu o zistených poruchách (chybách) dlhodobého majetku). V poli „Načítanie tachometra“ uveďte skutočnosť zlyhania zariadenia a podrobnosti o takomto dokumente (napríklad správa). Okrem toho musí byť k nákladnému listu priložený doklad potvrdzujúci vzdialenosť prejdenú autom s chybným tachometrom. Musí obsahovať všetky potrebné náležitosti poskytnuté pre primárne dokumenty (článok 9 zákona č. 402-FZ zo 6. decembra 2011). Svoje najazdené kilometre môžete potvrdiť napríklad osvedčením o účtovníctve. Odráža vzdialenosť prejdenú autom (dá sa určiť na základe meraní). Tento postup sa odporúča v liste Federálnej daňovej služby Ruska zo 16. júla 2010 č. ШС-37-3/6848.

Pozor: Používanie služobného vozidla zamestnancom bez nákladných listov alebo iných dokladov možno považovať za používanie vozidla na osobné účely. Ak áno, inšpektori môžu požadovať, aby sa daň z príjmu fyzických osôb vymerala z príjmu v naturáliách. Napríklad na základe nákladov na prenájom auta na dobu používania. Uvádza sa to v liste Ministerstva financií Ruska zo dňa 11. júna 2014 č. 03-04-05/28243.

Na kontrolu, ktorému z vodičov boli vystavené nákladné listy a či boli odovzdané účtovne včas, vykonajte zápisy do knihy jázd na evidenciu pohybu nákladných listov (odsek 17 ods. III nariadenia MDPT SR). Rusko z 18. septembra 2008 č. 152). Rezolúcia Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 28. novembra 1997 č. 78 stanovuje štandardnú formu tohto dokumentu (formulár č. 8).

Vydané nákladné listy sa musia uchovávať päť rokov (článok 18 oddielu III nariadenia Ministerstva dopravy Ruska z 18. septembra 2008 č. 152).

Situácia: ako vykonať opravy v cestovnom denníku?

Ak sa v cestovnom denníku vyskytne chyba, opravte ju podľa všeobecných pravidiel:

• nesprávny nápis prečiarknite jedným riadkom a opravený zápis musí byť čitateľný;

• vedľa neho označte „Opravené“ a uveďte správny nápis;

• uveďte dátum vykonania úpravy;

• Zamestnanec zodpovedný za vedenie denníka musí opravu potvrdiť svojim podpisom.

Takéto pravidlá stanovuje odsek 7 článku 9 zákona č. 402-FZ zo 6. decembra 2011, oddiel 4 Predpisov schválených Ministerstvom financií ZSSR dňa 29. júla 1983 č. 105.

Príklad vyplnenia nákladného listu pre špeciálne vozidlo

A.S. Kondratyev pracuje ako vodič v LLC „Produkčná spoločnosť „Master“. Organizácia pri svojej činnosti využíva špeciálne vozidlá vrátane smetiarskych áut.

28. augusta Kondratyev plnil príkaz na odvoz odpadu. Zároveň bol vystavený nákladný list na špeciálne vozidlo.

Situácia: ako opísať trasu auta v nákladnom liste?

Vo svojom itinerári uveďte svoj konkrétny cieľ. Napríklad takto: „Miesto odchodu - Moskva, ul. Novodmitrovskaya, 34; destinácia - Vladimír, sv. Startovaya, 8." Vstupy ako „výlety po meste“ nie sú povolené. Ak organizácia prevádzkuje auto v rámci jednej lokality, každá adresa, ktorú vodič navštívil, musí byť zapísaná do nákladného listu. Okrem toho musíte uviesť čas odchodu, príchodu a najazdených kilometrov po celej trase. Ak sú tieto stĺpce vyplnené nesprávne, inšpektori môžu považovať náklady na palivo a mazivá na tomto nákladnom liste za neprimerané. Faktom je, že absencia informácie o konkrétnom mieste a čase v nákladnom liste nám neumožňuje posúdiť, či sa auto používa na služobné účely. Uvádza sa to v listoch Ministerstva financií Ruska z 20. februára 2006 č. 03-03-04/1/129, Federálnej daňovej služby Ruska pre Moskvu zo dňa 13. novembra 2006 č. 20-12/100253, zo dňa 19. júna 2006 č. 20-12/54213.

Poradenstvo: výdavky na benzín je možné uznať aj vtedy, ak konkrétna trasa vozidla nie je uvedená na nákladnom liste. Ale pri použití tohto prístupu buďte pripravení na spory s inšpektormi.

Nasledujúce argumenty pomôžu v spore. Na pripísanie nákladov na pohonné hmoty a mazivá k výdavkom potrebujete správne vyhotovené primárne dokumenty potvrdzujúce výrobné účely prevádzky vozidla (článok 1 článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie, časť 1 článku 9 zákona z decembra 6, 2011 č. 402-FZ). Organizácie (okrem autodopravy) môžu na tieto účely použiť cestovné lístky vyvinuté samostatne. Hlavná vec je, že obsahujú všetky povinné údaje uvedené v časti II vyhlášky č. zo 6. decembra 2011 č. 402- federálny zákon).

Trasa auta, ako aj adresa v trase však nie sú uvedené medzi požadovanými údajmi. Preto je možné uznať náklady na pohonné hmoty a mazivá do nákladov, aj keď takéto údaje nie sú zahrnuté v nákladnom liste. Je ale možné, že takýto postoj bude treba obhajovať na súde. A je ťažké vopred odhadnúť, na ktorú stranu sa rozhodcovia postavia.

Existujú teda príklady z rozhodcovskej praxe, keď sudcovia organizáciu podporili (pozri napr. rozhodnutia FAS Moskovského obvodu zo dňa 18. septembra 2013 č. A40-19421/13-99-60, zo dňa 26. augusta 2010 č. KA -A41/ 9668-10, zo dňa 20. júla 2010 č. KA-A40/7436-10, okres Severozápad zo dňa 18. novembra 2009 č. A44-1106/2009, zo dňa 6. júla 2009 č. A56-50833. Uralský okres zo dňa 12. októbra 2010 č. F09-8425/10-S3).

Zároveň existujú rozhodnutia v prospech daňových kontrolórov (pozri napr. rozhodnutie Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie zo dňa 30.8.2013 č. VAS-11880/13, uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Západosibírskeho okresu zo dňa 4. mája 2012 vo veci č. A27- 10606/2011, Východosibírsky okres zo dňa 16. júla 2010 č. A33-10451/2009, zo dňa 21. októbra 2009 č. A33-18602/02).

Situácia: ako často potrebujete vystaviť nákladný list vozidla??

Táto frekvencia závisí od toho, či je organizácia podnikom motorovej dopravy alebo nie.

Ak hovoríme o dopravnej spoločnosti, potom denne vystavujte nákladné listy. Keďže v tomto prípade sú takéto doklady platné jeden deň (zmena). Na dlhšie obdobia sa nákladné listy vystavujú len pri pracovných cestách. Potom vodič nezávisle zapíše podrobnú trasu s príslušnými dátumami. Vyplýva to z oddielu 2 pokynov schválených uznesením Štátneho štatistického výboru Ruska z 28. novembra 1997 č. 78.

Organizácie, ktoré nie sú klasifikované ako motorová doprava, vydávajú nákladné listy s frekvenciou, ktorá im umožňuje zdôvodniť náklady na pohonné hmoty a mazivá. Minimálne však raz za mesiac (bod 10 príkazu Ministerstva dopravy Ruska z 18. septembra 2008 č. 152, list Ministerstva financií Ruska z 30. novembra 2012 č. 03-03-07/51 ).

Údaje o meraní

Výdavky na pohonné hmoty a mazivá môžu byť potvrdené nielen nákladnými listami, ale aj akýmikoľvek inými dokladmi, ktoré umožňujú spoľahlivo určiť prejdenú vzdialenosť. Napríklad doklady vyplnené na základe údajov z meracích a kontrolných zariadení pre pohyb vozidiel pomocou satelitného navigačného systému GLONASS alebo iných systémov. Takéto vysvetlenia sú obsiahnuté v liste Ministerstva financií Ruska zo 16. júna 2011 č. 03-03-06/1/354.

Účtovníctvo: odpis PHM a mazív

Na základe nákladného listu (iných dokladov) vypočítajte množstvo PHM, ktoré sa odpisuje do nákladov. Ak to chcete urobiť, použite vzorec:

Palivo a mazivá predávané na čerpacích staniciach (čerpacích staniciach) a iných zariadeniach na podobné účely je možné zakúpiť: pomocou kupónov. na palivových kartách. za hotovostnú platbu prostredníctvom zodpovednej osoby. Zodpovedná osoba je osoba, ktorá prijíma prostriedky na účet na zaplatenie tovaru (práca, služby) v záujme organizácie, kde je oficiálnym zamestnancom. Na prijatie hotovosti na účet musí zamestnanec napísať žiadosť v akejkoľvek forme. Na tejto žiadosti vedúci právnickej osoby osobne schvaľuje sumu a obdobie, na ktoré sa hotovosť vydáva. Na potvrdenie súhlasu s obsahom dokumentu ho manažér potvrdí a datuje. Vydanie peňažných prostriedkov na účet sa uskutočňuje s výhradou úplného splatenia dlhu zo strany zodpovednej osoby z peňažnej sumy predtým prijatej na účet. Na základe žiadosti zodpovednej osoby je vystavený platobný príkaz na úhradu výdavkov (odsek 4.1, bod 4.4 Predpisov Centrálnej banky Ruskej federácie zo dňa 12. októbra 2011 č. 373-P „O postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií s bankovkami a mincami Ruskej banky na území Ruskej federácie“ (ďalej len nariadenie č. 373-P)). Zostatok nespotrebovaného preddavku odovzdá zúčtovateľ do pokladne organizácie pokladničným dokladom, preplatok sa kompenzuje a peniaze vydajú zúčtovateľovi pokladničným poukazom. Po splnení pokynov organizácie je zamestnanec povinný do troch pracovných dní po uplynutí doby, na ktorú bola na posudok vydaná peňažná hotovosť, alebo odo dňa návratu do práce (ods. 2, bod 4.4). Nariadenia č. 373-P, bod 26 nariadenia vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749 „O osobitostiach vysielania zamestnancov na pracovné cesty“). Organizácia má právo samostatne vypracovať formulár predbežnej správy, ktorý musí obsahovať povinné náležitosti uvedené v časti 2 čl. 9 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“ (ďalej len zákon č. 402-FZ) alebo použite jednotný formulár AO-1 (podrobnejšie o prvotných účtovných dokladoch nájdete tu ). Zamestnanec musí k predbežnej správe pripojiť dokumenty potvrdzujúce vynaložené výdavky (článok 252 daňového poriadku Ruskej federácie). Na základe odseku 1 čl. 5 federálneho zákona z 22. mája 2003 č. 54-FZ "O používaní pokladničného zariadenia pri uskutočňovaní platieb v hotovosti a (alebo) zúčtovaní pomocou platobných kariet" organizácie (IP) sú povinné vydať zákazníkom pri platbách v hotovosti a (alebo) úhrady pomocou platobných kariet v čase platby, pokladničné doklady vytlačené pokladničným zariadením. V súlade s odsekom 4 vyhlášky vlády Ruskej federácie z 30. júla 1993 č. 745 „O schválení nariadení o používaní registračných pokladníc pri hotovostnom zúčtovaní s obyvateľstvom“ sa uvádza zoznam povinných údajov pokladničný doklad neobsahuje všetky náležitosti prvotného účtovného dokladu v zmysle zákona č. 402 -FZ. Keďže pokladničný šek sa nevystavuje organizácii, ale jednotlivcovi, základom organizácie na zaúčtovanie skladových položiek, ktoré pre ňu zamestnanec nakúpil, sú primárne účtovné doklady, najmä zálohové výkazy, tržby, doklady o pokladničnom doklade. , atď. (list Federálnej daňovej služby Ruska z 25. júna 2013 č. ED-4-3/11515@). Ak je DPH zvýraznená na samostatnom riadku v pokladničnom doklade, ale neexistuje žiadna faktúra, potom kupujúci nemá právo na odpočítanie sumy DPH (list Ministerstva financií Ruska z 3.9.2010 č. 03-07-11/51, list Ministerstva financií Ruska zo dňa 03.08.2010 č. 03-07/11/335). Ak je na pokladničnom doklade uvedené, že cena tovaru je vrátane DPH a neexistuje faktúra, potom nie je možné odpočítať ani túto DPH. Ak suma DPH nie je zvýraznená ako samostatný riadok, potom je možné do nákladov zahrnúť celú cenu tovaru. Poznámka! Limit pre hotovostné platby v rámci jednej dohody uzavretej medzi organizáciami (individuálnymi podnikateľmi) by nemal presiahnuť 100 000 rubľov. (bod 1 Smernice Centrálnej banky Ruskej federácie z 20. júna 2007 č. 1843-U). Po schválení predbežnej správy dostane organizácia palivo a mazivá podľa značky, množstva a ceny. Vlastníctvo pohonných látok prechádza z predávajúceho na kupujúceho prevzatím benzínu na čerpacej stanici v okamihu spustenia pohonnej hmoty do nádrže vozidla alebo inej vhodnej nádoby. Plnenie benzínu do nádrže automobilu na základe pokladničného dokladu čerpacej stanice iba potvrdzuje skutočnosť platby za hmotný majetok vo forme benzínu (článok 493 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie), ale nepotvrdzuje skutočnosť že benzín používa určité auto na určité účely. Pohonné látky a mazivá sa na účely účtovníctva klasifikujú ako zásoby a účtujú sa v súlade s PBU 5/01 „Účtovanie zásob“. Analytické účtovanie zásob sa vykonáva v skutočných nákladoch na podúčte 10.03 „Pohonné hmoty“ účtu 10 „Materiály“. Na účely daňového účtovníctva majú organizácie právo zohľadniť výdavky na nákup pohonných hmôt a mazív ako súčasť materiálových nákladov (odsek 5, odsek 1, článok 254 daňového poriadku Ruskej federácie) alebo ako súčasť iných výdavkov. spojené s výrobou a predajom ako náklady na údržbu služobných vozidiel (článok 11 odsek 1 článku 264 daňového poriadku Ruskej federácie). Odpis pohonných hmôt a mazív do nákladov sa vykonáva tak, ako sú vynaložené v skutočných objemoch na základe riadne vyhotovených dokladov, najmä podľa nákladných listov (list Ministerstva financií Ruska z 25. augusta 2009 č. 03- 03-06/2/161). Nákladný list je dokument, ktorý potvrdzuje spotrebu paliva, údaje o skutočnom počte najazdených kilometrov a výrobný charakter trasy vozidla (formulár č. 0345001, schválený vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 28. novembra 1997 č. 78). Organizácie si môžu vytvoriť svoj vlastný formulár dokumentu, ktorý musí obsahovať všetky podrobnosti stanovené v článku 9 federálneho zákona o účtovníctve. Dopravné organizácie sú povinné používať formuláre nákladných listov schválené nariadením Ministerstva dopravy Ruskej federácie č. 152 z 18. septembra 2008. Skutočná spotreba paliva sa určuje na základe údajov o najazdených kilometroch vozidla s použitím noriem spotreby paliva stanovených pre príslušnú značku automobilu. Pri prídelovej spotrebe palív a mazív sa odpis vykonáva pre každé vozidlo samostatne a vykonáva sa jedným z nasledujúcich spôsobov: podľa sadzieb spotreby schválených vedúcim podniku alebo podľa noriem spotreby palív a mazív v cestnej premávke. preprava (schválená nariadením Ministerstva dopravy Ruska zo 14. marca 2008 č. AM-23 -R); na základe údajov o skutočne vyrobenom palive (potvrdené inventúrou zvyškov). Ak účtovná politika organizácie stanovuje použitie noriem spotreby paliva, potom množstvo paliva spotrebovaného v rámci limitov je zahrnuté do výdavkov organizácie (Dt 20, 23, 26, 44 atď. Kt 10,03) a spotreba paliva presahujúca normatívu je zahrnutý v ostatných výdavkoch (Dt 91,02 Kt 10,03). Pre účely dane zo zisku sa výdavky na pohonné látky a mazivá nenormalizujú a zohľadňujú sa v plnej výške, ak sú ekonomicky opodstatnené, zdokumentované a vynaložené na účely vykonávania činností smerujúcich k dosahovaniu príjmov (ods. 1 § 252 daňového poriadku Ruskej federácie, list Ministerstva financií Ruska z 30. januára 2013 č. 03-03-06/2/12). Uvažujme o príklade, v ktorom boli zamestnancovi poskytnuté finančné prostriedky z pokladne organizácie proti správe o nákupe benzínu na doplnenie paliva do auta. Zamestnanec predloží zálohový výkaz s priloženým pokladničným dokladom a nákladným listom, na základe ktorého sa spotrebované pohonné látky odpíšu do nákladov. Príklad Organizácia Trading House LLC má vo svojej súvahe vlastný automobil Volkswagen Passat B7. Prevádzka vozidla je určená na administratívne účely. Na základe žiadosti zamestnanca boli z pokladne organizácie vydané prostriedky na vykazovanie vo výške 5 000,00 RUB. na nákup benzínu VPower AI-95 triedy 5 za hotovosť na čerpacej stanici palivovej spoločnosti. Po dokončení oficiálnej úlohy zamestnanec najneskôr do troch pracovných dní predložil účtovnému oddeleniu organizácie predbežnú správu s pokladničným dokladom. Pokladničný doklad uvádza: názov značky benzínu, množstvo, náklady na jeden liter a množstvo. Suma DPH sa neuvádza ako samostatný riadok. Šek tiež neobsahuje slová „vrátane DPH“. Nebola poskytnutá faktúra. V ten istý deň zamestnanec predložil účtovnému oddeleniu nákladný list, na základe ktorého boli spotrebované pohonné látky vo výške 5 000,00 RUB odpísané do nákladov. Zostatok nespotrebovanej účtovnej sumy sa odovzdá do pokladne organizácie. Podľa interného poriadku vedúceho organizácie sa zúčtovateľné sumy vydávajú na obdobie najviac 14 kalendárnych dní. V súlade s účtovnou politikou organizácie nie sú výdavky na palivo a mazivá štandardizované v daňovom účtovníctve, to znamená, že sa zohľadňujú v plnom rozsahu. Vykonávajú sa tieto obchodné operácie: 1. Vystavuje sa hotovosť voči vodičovi na nákup PHM (zaevidovanie pokladničného dokladu). 2. PHM sa kapitalizuje po schválení zálohovej správy (zaevidovania zálohovej správy). 3. Vrátenie nespotrebovaných účtovných položiek do pokladne organizácie (zaevidovanie pokladničného dokladu). 4. Náklady na spotrebovaný benzín sa zohľadňujú vo výdavkoch (vyplnenie žiadosti-faktúry za výdaj materiálu vo formulári M-11).

Náklady na palivá a mazivá a ich uznanie v daňovom účtovníctve sú boľavým bodom pre účtovníkov väčšiny organizácií. V akom rozsahu a na základe čoho možno znížiť základ dane z príjmov o tieto výdavky, hovorí L.P. Fomicheva (728-82-40, [e-mail chránený]), daňový poradca. Čo sa týka automatizácie, materiál bol pripravený odborníkmi Autorizovaného školiaceho strediska „Master Service Engineering“.

Všeobecné ustanovenia pre účtovanie pohonných hmôt a mazív

• palivo (benzín, motorová nafta, skvapalnený ropný plyn, stlačený zemný plyn);
• mazivá (motorové, prevodové a špeciálne oleje, tuky);
• špeciálne kvapaliny (brzdové a chladiace kvapaliny).

Organizácia, ktorá vlastní, prenajíma alebo používa autá zadarmo a používa ich pri svojej činnosti na generovanie príjmu, môže výdavky na pohonné hmoty a mazivá priradiť k svojim nákladom. Ale nie všetko je také jednoduché, ako sa zdá.

Sú potrebné normy pri účtovaní palív a mazív?

Účtovné predpisy v súčasnosti nestanovujú maximálne štandardy pre pripísanie nákladov spojených s používaním palív a mazív pri prevádzke vozidiel. Jedinou podmienkou odpisovania palív a mazív ako nákladov je dostupnosť dokumentov potvrdzujúcich skutočnosť ich použitia vo výrobnom procese.

Pri výpočte zdaniteľného zisku sa musíte riadiť kapitolou 25 daňového poriadku Ruskej federácie. Náklady na údržbu služobných vozidiel, ktoré zahŕňajú náklady na nákup pohonných hmôt a mazív, sa považujú za ostatné náklady spojené s výrobou a predajom (odsek 11 ods. 1 § 264 a ods. 2 ods. 1 § 253 daňového poriadku zák. Ruská federácia). Daňový poriadok Ruskej federácie neobmedzuje náklady na údržbu služobných vozidiel žiadnymi normami, preto sa na daňové účely výdavky na palivo a mazivá odpisujú podľa skutočných nákladov. Musia však byť zdokumentované a ekonomicky odôvodnené (článok 1 článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie).

Podľa ruského ministerstva financií, v liste č. 03-03-02-04/1/67 z 15. marca 2005, výdavky na nákup pohonných hmôt a mazív v rámci limitov definovaných v technickej dokumentácii k vozidlu možno uznať na daňové účely, ak sú splnené požiadavky ustanovené vyššie uvedeným odsekom 1 článku 252 daňového poriadku Ruskej federácie. Ministerstvo daňovej správy Ruska pre Moskvu v liste z 23. septembra 2002 č. 26-12/44873 vyjadrilo podobný názor.

Požiadavka platnosti zaväzuje organizáciu vypracovať a schváliť vlastné normy spotreby pohonných hmôt, mazív a špeciálnych kvapalín pre svoje vozidlá, ktoré sa používajú na výrobnú činnosť, s prihliadnutím na jej technologické vlastnosti. Organizácia vyvíja takéto normy na kontrolu spotreby palív a mazív na prevádzku, údržbu a opravy automobilových zariadení.

Pri ich vývoji môže organizácia vychádzať z technických charakteristík konkrétneho automobilu, ročného obdobia, existujúcich štatistík, správ o kontrolných meraniach spotreby paliva a mazív na kilometre, ktoré v jej mene zostavujú zástupcovia organizácií alebo špecialisti autoservisu, atď. Pri ich vývoji prestoje v dopravných zápchach, sezónne výkyvy spotreby paliva a iné korekčné faktory. Normy spravidla vyvíjajú technické služby samotnej organizácie.

Postup výpočtu sadzieb spotreby paliva je súčasťou účtovnej politiky organizácie.

Schvaľuje sa príkazom vedúceho organizácie. S poriadkom by mali byť oboznámení všetci vodiči vozidiel. Absencia schválených noriem v organizácii môže viesť k zneužívaniu zo strany vodičov a následne k neoprávneným dodatočným nákladom.

V skutočnosti sa tieto normy používajú ako ekonomicky opodstatnené na účely účtovníctva pri odpisoch pohonných hmôt a mazív a na daňové účely pri výpočte dane z príjmu.

Pri vývoji týchto noriem môže organizácia použiť Normy pre spotrebu palív a mazív v cestnej doprave, schválené Ministerstvom dopravy Ruska dňa 29. apríla 2003 (usmerňovací dokument č. R3112194-0366-03 dohodnutý s vedúcim odboru materiálneho, technického a sociálneho zabezpečenia Ministerstva daní Ruska a platná od 1. júla 2003). Dokument poskytuje hodnoty základných noriem spotreby paliva pre automobilové koľajové vozidlá, normy spotreby paliva pre prevádzku špeciálnych zariadení inštalovaných na vozidlách a metodiku ich aplikácie, ako aj normy pre spotrebu mazacích olejov.

Normy spotreby paliva sú stanovené pre každú značku a úpravu vozidiel v prevádzke a zodpovedajú určitým prevádzkovým podmienkam cestnej dopravy.

Spotreba pohonných hmôt na garážové a iné potreby domácnosti (technické prehliadky, nastavovacie práce, zábeh motorových a automobilových dielov po opravách a pod.) nie je zahrnutá v normách a je stanovená samostatne.

Osobitosti prevádzky vozidiel súvisiace s cestnou dopravou, klimatické a iné faktory sa zohľadňujú aplikáciou korekčných faktorov na základné normy. Tieto koeficienty sú stanovené ako percentá zvýšenia alebo zníženia počiatočnej hodnoty normy. Ak je potrebné uplatniť viacero príplatkov súčasne, sadzba spotreby PHM sa určí s prihliadnutím na súčet alebo rozdiel týchto príplatkov.

Riadiaci dokument stanovuje aj normy spotreby mazív na 100 litrov celkovej spotreby paliva, vypočítané podľa noriem pre dané vozidlo. Miera spotreby oleja je stanovená v litroch na 100 litrov spotreby paliva, miery spotreby mazív - respektíve v kilogramoch na 100 litrov spotreby paliva. Aj tu existujú korekčné faktory v závislosti od prevádzkových podmienok stroja. Spotreba brzdových a chladiacich kvapalín sa zisťuje v počte doplnení na vozidlo.

Je potrebné uplatňovať normy stanovené ministerstvom dopravy Ruska ako jediné možné? Nie Ministerstvo dopravy Ruska podľa článku 4 daňového poriadku Ruskej federácie nemá právo vytvárať žiadne normy na daňové účely. Normy schválené ministerstvom dopravy Ruska nie sú príkazom a neboli zaregistrované na ministerstve spravodlivosti Ruska ako regulačný právny akt, ktorý musia používať organizácie v celej Ruskej federácii. Berúc do úvahy všetky tieto okolnosti, môžeme povedať, že napriek názvu „Sprievodca“, ako aj skutočnosti, že bol dohodnutý s Ministerstvom daní a daní Ruska, základné normy pre spotrebu paliva a mazív na cestách dopravy majú len poradný charakter.

Pravdepodobnosť, že sa daňové úrady budú pri kontrolách stále spoliehať na tieto normy dohodnuté s ich rezortom, je však dosť vysoká. Ak totiž výdavky organizácie na nákup palív a mazív výrazne prekračujú normy stanovené ruským ministerstvom dopravy, ich ekonomické opodstatnenie môže medzi daňovými úradmi vyvolať pochybnosti. A to je logické: normy ruského ministerstva dopravy sú dobre premyslené a celkom rozumné. A hoci neboli vyvinuté na daňové účely, dajú sa použiť na súde a zdá sa, že sudcom poslúžia ako presvedčivý argument.

Organizácia preto musí byť pripravená zdôvodniť dôvody odchýlok od noriem, ktoré uplatňuje na odpisovanie palív a mazív ako výdavky od tých, ktoré schválilo ministerstvo dopravy Ruska.

Nákladné listy

Nákup pohonných hmôt a mazív zatiaľ nevypovedá o ich skutočnej spotrebe na automobile využívanom na podnikanie. Potvrdením, že palivo bolo použité na výrobné účely, je nákladný list, ktorý je základom pre odpis pohonných hmôt a mazív do nákladov. Potvrdzujú to daňové úrady (list Moskovskej daňovej správy č. 26-12/31459 z 30. apríla 2004) a Rosstat (list Federálnej štátnej štatistickej služby z 3. februára 2005 č. IU-09-22/ 257 „Na nákladných listoch“). Nákladný list obsahuje údaje z tachometra a ukazovatele spotreby paliva a uvádza presnú trasu, čo potvrdzuje výrobný charakter prepravných nákladov.

Primárne doklady môžu byť akceptované na účtovanie, ak sú vyhotovené v jednotnej forme (článok 2, článok 9 federálneho zákona z 21. novembra 1996 č. 129-FZ „O účtovníctve“).

Uznesenie Štátneho štatistického výboru Ruska z 28. novembra 1997 č. 78 schválilo tieto formy primárnej dokumentácie na zaznamenávanie prevádzky vozidiel:

Keďže väčšina organizácií prevádzkuje služobné alebo nákladné autá, používajú pre tieto vozidlá formuláre nákladného listu.

Nákladný list kamiónu (formuláre č. 4-c alebo č. 4-p) je hlavným primárnym dokladom pre platby za prepravu nákladu, odpis pohonných hmôt a mazív do nákladov na bežné činnosti, výpočet miezd vodiča a zároveň potvrdzuje charakter výroby. z vynaložených výdavkov. Pri preprave obchodného nákladu sa spolu s nákladným listom vydávajú vodičovi nákladné listy tlačiva č. 4-c a č. 4-p.

Formulár č. 4-c (kusová práca) sa používa s výhradou platby za prácu na vozidle v sadzbách za kusové práce.

Formulár č. 4-p (časový) sa používa za úhradu práce vozidla podľa časovej sadzby a je určený na súčasnú prepravu tovaru až pre dvoch zákazníkov počas jedného pracovného dňa (smeny) vodiča.

Odtrhové kupóny nákladného listu, tlačivá č. 4-c a č. 4-p, vypĺňa zákazník a slúžia ako podklad pre organizáciu-majiteľa vozidla na predloženie faktúry zákazníkovi. Príslušný odtrhávací kupón je priložený k faktúre.

Na nákladnom liste, ktorý zostáva organizácii, ktorá vozidlo vlastní, sa opakujú rovnaké záznamy o čase, keď vozidlo prevádzkoval zákazník. Ak sa tovar prepravuje vozidlom fungujúcim na základe času, potom sa čísla faktúr zapíšu do nákladného listu a priloží sa jedna kópia týchto faktúr. Nákladné listy sú uložené v účtovníctve spolu s prepravnými dokladmi pre ich súčasné overenie.

Nákladný list služobného vozidla (tlačivo č. 3) slúži ako hlavný prvotný doklad na odpis pohonných hmôt a mazív na výdavky spojené s riadením organizácie.

Denník na evidenciu pohybu nákladných listov (tlačivo č. 8) slúži organizácii na evidenciu nákladných listov vydaných vodičovi a nákladných listov odovzdaných učtárni po spracovaní.

Nákladný list vydá vodičovi výpravca alebo iný zamestnanec poverený uvoľniť ho na jazdu. V malých organizáciách to však môže byť samotný vodič alebo iný zamestnanec, ktorý je vymenovaný na príkaz vedúceho organizácie.

Nákladný list musí obsahovať výrobné číslo, dátum vydania, pečiatku a pečiatku organizácie, ktorá auto vlastní.

Nákladný list je platný len jeden deň alebo smenu. Na dlhšie obdobie sa vydáva len v prípade pracovnej cesty, keď vodič plní úlohu dlhšie ako jeden deň (zmena).

Trasa prepravy alebo úradné pridelenie je zaznamenané vo všetkých bodoch trasy vozidla na samotnom nákladnom liste.

Za správne vyhotovenie nákladného listu sú zodpovední vedúci organizácie a osoby zodpovedné za prevádzku vozidiel a podieľajúce sa na vypĺňaní dokumentu. Toto je ešte raz zdôraznené v už spomínanom liste Federálnej štátnej štatistickej služby (Rosstat) z 2.3.2005 č. IU-09-22/257 „O nákladných listoch“. Hovorí tiež, že všetky údaje musia byť vyplnené v jednotných formulároch. Za správnosť údajov v nich uvedených zodpovedajú zamestnanci, ktorí dokumenty vyplnili a podpísali.

Ak je nákladný list vyplnený nesprávne, kontrolné orgány môžu z nákladov vylúčiť náklady na pohonné hmoty.

Účtovníka, ktorý berie do úvahy palivo a mazivá, by mala zaujímať najmä pravá predná časť nákladného listu. Pozrime sa na to na príklade nákladného listu osobného auta (tlačivo č. 3).

Stav tachometra na začiatku pracovného dňa (stĺpec vedľa podpisu povoľujúceho odchod) sa musí zhodovať s údajmi na rýchlomere na konci predchádzajúceho dňa prevádzky vozidla (stĺpec pri návrate do garáže). A rozdiel medzi údajmi tachometra za aktuálny deň práce by mal zodpovedať celkovému počtu prejdených kilometrov za deň, uvedenému na zadnej strane.

Časť „Pohyb paliva“ je kompletne vyplnená so všetkými podrobnosťami na základe skutočných nákladov a výkonu prístroja.

Zvyšné palivo v nádrži sa zaznamenáva na hárku na začiatku a na konci zmeny. Výpočet spotreby je uvedený podľa noriem schválených organizáciou pre tento stroj. V porovnaní s touto normou je uvedená skutočná spotreba, úspora alebo nadspotreba vo vzťahu k norme.

Na určenie štandardnej spotreby paliva za zmenu je potrebné vynásobiť počet najazdených kilometrov vozidla za pracovný deň v kilometroch štandardnou spotrebou benzínu v litroch na 100 kilometrov a výsledok vydeliť 100.

Na určenie skutočnej spotreby paliva za zmenu je potrebné na začiatku zmeny pripočítať množstvo paliva natankovaného do nádrže automobilu k zvyšnému palivu v nádrži automobilu a od tohto množstva odpočítať zostávajúci benzín v aute. nádrž na konci smeny.

Na zadnej strane hárku je uvedený cieľ, čas odchodu a návratu auta, ako aj počet najazdených kilometrov. Tieto ukazovatele sú najdôležitejšie, slúžia ako podklad pre zahrnutie nákladov na spotrebované PHM do nákladov a potvrdzujú, aké operácie súviseli s používaním stroja (prijatie cenností od dodávateľov, ich dodanie zákazníkom a pod.).

Spodná časť zadnej strany nákladného listu je dôležitá pre výplatnú pásku vodičov.

Na záver tejto časti pár slov o tom, či majú byť nákladné listy vyplnené len pre vodičov.

Niekedy sa takýto záver vyvodzuje z textu uznesenia Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 28. novembra 1997 č. 78 (ďalej len uznesenie č. 78) a samotných formulárov. A vyvodzujú nasledujúci záver - ak personálna tabuľka priamo nezabezpečuje pozíciu vodiča, potom organizácia nie je povinná vypracovať príslušný dokument. Podľa autora je to nesprávne, vodič je funkcia, nie len pozícia.

Je dôležité, aby bolo prevádzkované oficiálne vozidlo organizácie a kto ho riadi, je vecou organizácie. Služobné auto môže šoférovať napríklad riaditeľ alebo konateľ a výdavky naň budú tiež zohľadnené len na základe cestovného dokladu. Okrem toho, ak tento dokument nie je k dispozícii na ceste, zamestnanec, ktorý skutočne vykonáva funkcie vodiča, môže mať problémy s dopravnými policajtmi.

Formálne vydávajú nákladné listy organizácie. Uvádza sa to v uznesení č. 78. Podnikatelia by z formálnych dôvodov nemali vypĺňať nákladný list, keďže podľa článku 11 daňového poriadku Ruskej federácie ide o fyzické osoby.

Na výrobné účely ale využívajú dopravu. Ruský daňový inšpektorát v liste z 27. októbra 2004 č. 04-3-01/665@ upozornil na skutočnosť, že by mali používať nákladné listy.

Účtovanie pohonných hmôt a mazív

Náklady na nákup pohonných hmôt a mazív sú spojené s obsluhou prepravného procesu a súvisia s výdavkami na bežné činnosti v rámci položky „Materiálové náklady“ (bod 7, 8 PBU 10/99 „Náklady organizácie“). Výdavky zahŕňajú súčet všetkých skutočných výdavkov organizácie (odsek 6 PBU 10/99).

Účtovné oddelenie organizácie vedie kvantitatívne a celkové účtovníctvo palív a mazív a špeciálnych kvapalín. Tankovanie vozidiel sa vykonáva na čerpacích staniciach v hotovosti alebo bankovým prevodom pomocou kupónov alebo špeciálnych kariet.

Bez toho, aby sme sa dotkli špecifík tvorby počiatočných nákladov na pohonné hmoty a mazivá a účtovania DPH, povedzme, že účtovník na základe prvotných dokladov (zálohové správy, faktúry atď.) prijíma pohonné hmoty a mazivá podľa značky, množstva a nákladov. . Pohonné hmoty a mazivá sa účtujú na účte 10 „Materiály“ podúčet 3 „Pohonné hmoty“. Umožňuje to účtovná osnova (schválená nariadením Ministerstva financií Ruska z 31. októbra 2000 č. 94n).

• "Palivá a mazivá v skladoch (benzín, motorová nafta, plyn, olej atď.)";
• "Platené kupóny na benzín (nafta, olej)";
• „Benzín, nafta v nádržiach áut a kupóny vodičov“ atď.

Pretože existuje veľa druhov palív a mazív, otvárajú sa podúčty druhej, tretej a štvrtej objednávky, aby sa pre ne mohli účtovať, napríklad:

• účet 10 podúčet "Palivo", podúčet "Pohonné hmoty a mazivá v skladoch", podúčet "Benzín", podúčet "Benzín AI-98";
• účet 10 podúčet "Palivo", podúčet "Pohonné látky a mazivá v skladoch", podúčet "Benzín", podúčet "Benzín AI-95".

Okrem toho sa vedie analytická evidencia vydaných PHM a mazív pre finančne zodpovedné osoby - vodičov vozidiel.

Účtovníčka eviduje príjem PHM a mazív v evidencii materiálov podľa tlačiva č. M-17. Organizácia si môže vypracovať vlastnú formu karty na evidenciu príjmu a odpisu PHM a mazív, ktorá je schválená príkazom vedúceho alebo je prílohou účtovnej politiky organizácie.

Náklady na údržbu vozidiel organizácie sa odpisujú ako náklady na výrobky (práce, služby). V účtovníctve sa náklady spojené s prepravným procesom premietajú do súvahového účtu 20 „Hlavná výroba“ alebo 44 „Odbytové náklady“ (len pre obchodné organizácie).

Náklady na údržbu firemných vozidiel sú premietnuté na súvahovom účte 26 Všeobecné prevádzkové náklady. Podniky s vozovým parkom vykazujú náklady spojené s ich údržbou a prevádzkou na súvahovom účte 23 „Pomocná výroba“. Použitie konkrétneho nákladového účtu závisí od smeru používania automobilov. Napríklad, ak nákladný automobil prepravoval tovar na objednávky od organizácie tretej strany, potom sa náklady na pohonné hmoty a mazivá premietnu do účtu 20, a ak sa na služobné cesty súvisiace s vedením organizácie použil osobný automobil, potom náklady sú premietnuté na účte 26.

V účtovníctve sa odpis PHM a mazív premietne do účtovného zápisu:

Debet 20 (23, 26, 44) Kredit 10-3 „Palivo“ (analytické účtovníctvo: „palivo a mazivá v nádržiach vozidiel“ a ďalšie príslušné podúčty) – v skutočne spotrebovanom množstve na základe primárnych dokladov.

Pri uvoľnení pohonných hmôt a mazív do výroby alebo ich inom zneškodnení sa ich ocenenie v účtovníctve vykonáva jedným z nasledujúcich spôsobov (bod 16 PBU 5/01):

• v cene jednotky zásob,
• za cenu prvých nákupov (FIFO),
• za cenu posledných nákupov (LIFO),
• za priemerné náklady.

Posledná metóda je najbežnejšia.

Metóda zvolená organizáciou musí byť zaznamenaná v objednávke na účtovných zásadách.

Upozorňujeme účtovníkov na skutočnosť, že v nádržiach áut je spravidla vždy množstvo benzínu (alebo iného paliva), čo predstavuje zostatok na ďalší mesiac (štvrťrok). Tento zostatok musí byť naďalej zohľadnený na samostatnom podúčte „Benzín v nádržiach automobilov“ (v analytickom účtovníctve pre finančne zodpovedné osoby (vodičov).

Účtovník mesačne odsúhlasuje výsledky výdaja, spotreby a bilancie ropných produktov v nádržiach vozidiel.

Ak budú náklady na výdavky na pohonné hmoty a mazivá prijaté v účtovníctve a daňovom účtovníctve odlišné (napríklad v dôsledku toho, že vodič prekračuje normy prijaté organizáciou pre jeho auto), daňovníci uplatňujúci PBU 18/02 budú musieť zohľadniť trvalé daňové povinnosti.

Toto je požiadavka odseku 7 tohto ustanovenia, ktoré bolo schválené nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 19. novembra 2002 č. 114n.

Pozrime sa na účtovanie paliva a mazív na príklade účtovania benzínu pre konkrétneho vodiča.

Príklad

Vodič osobného auta A.A. Sidorov dostáva prostriedky z pokladne Zima LLC na účet na nákup pohonných hmôt a mazív a predkladá zálohové správy o nákladoch na ich obstaranie s priložením základných dokladov.
Benzín sa odpisuje podľa noriem na základe nákladných listov predložených vodičom účtovnému oddeleniu.
Kvantitatívne a celkové účtovanie palív a mazív sa vykonáva pomocou osobných kariet, ktorých forma bola vyvinutá organizáciou samostatne a schválená na príkaz manažéra. Pre každého vodiča sa otvorí karta.
Bilancia nepísaného benzínu vodiča na začiatku apríla bola 18 litrov za 10 rubľov.
3. apríla bolo zakúpených 20 litrov benzínu za 11 rubľov. Pre zjednodušenie neuvažujeme s DPH.
1., 2. a 3. apríla vodič spotreboval 7, 10 a 11 litrov benzínu.
Pri odpisovaní materiálov organizácia používa metódu kĺzavých priemerných nákladov, ktorá je vypočítaná k dátumu operácie.
Od 1. apríla do 3. apríla účtovníčka vykonala na karte vodiča tieto záznamy:

Poznámka:
* 10,95 = (1 l x 10 rub. + 20 l. x 11 rub.) / 21 l

V účtovníctve organizácie boli vykonané tieto zápisy:

Debet 26 Kredit 10-3 podúčet „Benzín A-95 v nádrži auta A.A. Sidorova“. - 70 rubľov. - 7 litrov benzínu bolo odpísaných podľa noriem podľa nákladného listu osobného auta č. 3 k 1. aprílu;

Debet 26 Kredit 10-3 podúčet „Benzín A-95 v nádrži auta A.A. Sidorova“. - 100 rubľov. - 10 litrov benzínu bolo odpísaných podľa noriem podľa nákladného listu osobného auta č. 3 k 2. aprílu;

Debet 10-3 podúčet „Benzín A-95 v nádrži auta A.A. Sidorova“. Kredit 71 podúčet "Sidorov" - 220 rubľov. - 11 litrov benzínu bolo aktivovaných na základe pokladničného dokladu priloženého k predbežnej správe vodiča; Debet 26 Kredit 10-3 podúčet „Benzín A-95 v nádrži auta A.A. Sidorova“. -120,48 rub. - 11 litrov benzínu bolo odpísaných podľa noriem podľa nákladného listu osobného auta č. 3 k 3. aprílu.

Prenajatá doprava

Vozidlo môžete získať do dočasného vlastníctva a užívania uzavretím zmluvy o prenájme vozidla s právnickou alebo fyzickou osobou.

Nájomnou zmluvou sa prenajímateľ (prenajímateľ) zaväzuje poskytnúť nájomcovi (nájomcovi) majetok za odplatu do dočasnej držby a užívania. Ak nie je v zmluve o prenájme vozidla stanovené inak, náklady vzniknuté v súvislosti s komerčnou prevádzkou vozidla vrátane nákladov na úhradu pohonných hmôt a iného materiálu spotrebovaného pri prevádzke znáša nájomca (článok 646 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie). . Zmluvné strany si môžu stanoviť zmiešané podmienky platenia nájomného vo forme fixného podielu (priameho nájomného) a úhrady náhrady za bežnú údržbu prenajatého majetku, ktoré sa môžu líšiť v závislosti od vonkajších faktorov.

V prípade, že náklady na pohonné hmoty a mazivá znáša zamestnávateľ dopravy, účtovanie pohonných látok a mazív je totožné so situáciou pri prevádzke vlastného vozidla. Takéto auto sa jednoducho nezohľadňuje ako súčasť dlhodobého majetku, ale na podsúvahovom účte 001 „Prenajatý dlhodobý majetok“ v ocenení prijatom v zmluve. Za jeho používanie sa účtuje nájomné, ale neúčtuje sa amortizácia.

Nájomné sa berie do úvahy ako súčasť ostatných nákladov spojených s výrobou a (alebo) predajom, bez ohľadu na to, od koho si auto prenajíma - právnická osoba alebo fyzická osoba (odsek 10, odsek 1, článok 264 daňového poriadku Ruskej federácie). federácia).

Postavenie prenajímateľa zároveň ovplyvňuje daňové dôsledky pre ostatné dane. Ak si teda prenajme auto od fyzickej osoby, má zdaniteľný príjem.

Pokiaľ ide o jednotnú sociálnu daň, je potrebné rozlišovať medzi prenájmom vozidla s posádkou a bez posádky (článok 1 článku 236 a článok 238 daňového poriadku Ruskej federácie).

K prenajatému autu je vystavený nákladný list na dobu trvania práce, keďže organizácia disponuje autom. A pododsek 2 odseku 1 článku 253 daňového poriadku Ruskej federácie umožňuje zahrnúť do výdavkov, ktoré znižujú zdaniteľný príjem, všetky prostriedky vynaložené na údržbu a prevádzku dlhodobého majetku a iného majetku, ktorý sa používa vo výrobných činnostiach. To platí aj pre palivá a mazivá, ktoré sa používajú na prenajatom aute.

Bezplatné používanie auta

Organizácia môže uzavrieť dohodu o bezplatnom používaní automobilu.

Na základe zmluvy o bezodplatnom užívaní (výpožičke) je dlžník povinný udržiavať vec prevzatú do bezodplatného užívania v dobrom stave vrátane vykonávania bežných a väčších opráv, ako aj znášať všetky náklady na jej údržbu, ak zmluva neustanovuje inak. .

Výdavky organizácie na údržbu a prevádzku automobilu prijaté na základe zmluvy o bezplatnom užívaní znižujú zdaniteľný zisk všeobecne ustanoveným spôsobom, ak zmluva určuje, že tieto výdavky znáša dlžník.

Pre zmluvy o bezodplatnom užívaní (úvere) platia osobitné pravidlá pre nájomné zmluvy. Náklady na pohonné hmoty a mazivá sa zohľadňujú rovnako ako pri prenajatom aute, keďže ho organizácia spravuje.

Prevod majetku do dočasného užívania na základe zmluvy o úvere nie je pre daňové účely ničím iným ako bezodplatnou službou. Náklady na takúto službu zahŕňa dlžník do neprevádzkových príjmov (článok 8 článku 250 daňového poriadku Ruskej federácie). Tieto náklady sa musia určiť nezávisle na základe údajov o trhovej hodnote* prenájmu podobného auta.

Náhrada pracovníkov

Zamestnancom sa vypláca náhrada za opotrebovanie osobných vozidiel a náhrada výdavkov, ak sa osobné vozidlá používajú so súhlasom zamestnávateľa na služobné účely (článok 188 Zákonníka práce Ruskej federácie). Výška náhrady výdavkov je určená dohodou účastníkov pracovnej zmluvy, vyjadrenou písomne.

Zamestnancovi sa často na príkaz vypláca kompenzácia v sadzbe stanovenej vládou Ruskej federácie a navyše náklady na benzín.

Keďže takéto ustanovenie nie je priamo uvedené v liste č. 57 Ministerstva financií Ruska z 21. júla 1992, stanovisko daňových orgánov k tejto otázke sa tiež javí ako legitímne. Vo výške náhrady zamestnancovi sa zohľadňuje náhrada nákladov na prevádzku osobného osobného automobilu používaného na pracovné cesty: výška opotrebenia, náklady na pohonné látky a mazivá, na údržbu a bežné opravy (list MsÚ a Dane Ruska z 2. júna 2004 č. 04-2-06/419).

Náhrada za použitie osobnej dopravy na služobné účely sa vypláca zamestnancom v prípadoch, keď ich práca podľa druhu výrobnej (služobnej) činnosti zahŕňa neustále služobné cesty v súlade s ich pracovnými povinnosťami.

Prvotným dokumentom, ktorý stanovil túto náhradu, je list Ministerstva financií Ruska z 21. júla 1992 č. 57 „O podmienkach vyplácania náhrad zamestnancom za používanie ich osobných automobilov na služobné cesty“. Dokument je platný, aj keď samotné platobné štandardy sa v budúcnosti zmenili. Toto odporúčame účtovníčke obzvlášť pozorne prečítať. V odseku 3 je uvedené, že konkrétna výška náhrady sa určuje v závislosti od intenzity používania osobného automobilu na pracovné cesty. Vo výške náhrady zamestnancovi sa zohľadňuje náhrada nákladov na prevádzku osobného osobného automobilu používaného na pracovné cesty (výška opotrebenia, náklady na pohonné látky a mazivá, údržba a bežné opravy).

Výška náhrady sa vypočíta podľa vzorca:

K = A + palivá a mazivá + údržba + TR,

Kde
K - výška náhrady,
A - odpisy automobilu;
palivá a mazivá - náklady na palivá a mazivá;
TO - technická údržba;
TR - aktuálne opravy.

Náhrada sa vypočíta na základe príkazu vedúceho organizácie.

Náhrada sa vypočítava mesačne pevnou sumou bez ohľadu na počet kalendárnych dní v mesiaci. V čase, keď je zamestnanec na dovolenke, pracovnej ceste, neprítomnosti v práci z dôvodu dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca, ako aj z iných dôvodov, keď nepoužíva osobné auto, náhrada mzdy sa nevypláca.

Najťažšie sa v tejto situácii javí potvrdenie skutočnosti a intenzity používania stroja zamestnancom. Preto môže byť základom pre výpočet náhrady okrem príkazu vedúceho aj cestovný výkaz alebo iný podobný dokument, ktorého forma je schválená v objednávke na účtovnej politike organizácie. V tomto prípade nie sú pripravené nákladné listy.

Náhrady vyplácané zamestnancovi za používanie osobného automobilu na služobné účely sú výdavkami organizácie na bežné činnosti na základe paragrafu 7 PBU 10/99.

Náhrada vyplatená zamestnancovi v súlade so zákonom v rámci schválených noriem nepodlieha dani z príjmu fyzických osôb (článok 217 daňového poriadku Ruskej federácie) a jednotnej sociálnej dani (článok 238 daňového poriadku Ruskej federácie). federácia). V tomto prípade je legislatívnym dokumentom Zákonník práce Ruskej federácie. Vzhľadom na to, že vláda Ruskej federácie vypracovala štandardy kompenzácií iba vo vzťahu k článku 264 ods. 11 daňového poriadku Ruskej federácie (daň z príjmu), nepodliehajú uplatňovaniu na účely stanovenia dane. základ dane z príjmov fyzických osôb.

Daňové úrady trvajú na tom, že normy uplatňované v organizácii nemožno uplatniť na daň z príjmu fyzických osôb, keďže nejde o normy ustanovené v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie (list Ministerstva daní Ruskej federácie zo dňa 2.6.2004 č. 04 -2-06/419@ "O náhrade výdavkov pri použití osobnej dopravy zamestnancami").

FAS Uralského okresu však vo svojom uznesení č. F09-5007/03-AK z 26. januára 2004 dospel k záveru, že je nezákonné uplatňovať normy kompenzačných platieb ustanovené v kapitole 25 daňového poriadku z r. Ruskej federácie na výpočet dane z príjmu fyzických osôb. Náhrada za osobnú dopravu je oslobodená od dane z príjmov vo výške ustanovenej písomnou dohodou medzi organizáciou a zamestnancom. Nepriamo to potvrdzuje aj rozhodnutie Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie zo dňa 26. januára 2005 č. 16141/04 (čítaj viac).

Podľa nášho názoru teda v posudzovanej situácii neexistuje zdaniteľný základ dane z príjmov fyzických osôb.

Náhrada za používanie osobných áut na podnikanie je štandardizovaná suma na účely výpočtu dane z príjmov. Aktuálne platné normy sú ustanovené nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 2. 8. 2002 č. 92.

Výdavky na náhradu za používanie osobných automobilov a motocyklov na služobné cesty v rámci limitov na daňové účely sú klasifikované ako ostatné výdavky (odsek 11, odsek 1, článok 264 daňového poriadku Ruskej federácie). V daňovom účtovníctve sa tieto výdavky zaúčtujú ku dňu skutočnej úhrady časovo rozlíšenej náhrady.

Suma kompenzácie nahromadená zamestnancovi nad rámec maximálnych noriem nemôže znížiť základ dane na výpočet dane z príjmu organizácie. Tieto výdavky sa na daňové účely považujú za nadmerné.

Samozrejme, možno sa pokúsiť spochybniť tento názor na základe novšej pozície článku 188 Zákonníka práce Ruskej federácie. V liste ministerstva financií však bolo povedané, že pri výpočte náhrady je potrebné zohľadniť všetky vlastnosti používania osobného automobilu zamestnancom na výrobné účely. Existuje však pravidlo zdaňovania a je jednoznačné. Preto sa náklady na nákup pohonných hmôt a mazív súbežne s vyplatením kompenzácie neberú do úvahy na účely dane z príjmu, pretože toto auto nie je služobným vozidlom (odsek 11, odsek 1, článok 264 daňového poriadku Ruskej federácie federácia).

Výdavky na odmeny zamestnancov nad rámec ustanovených noriem, ako aj náklady na spotrebované pohonné látky a mazivá vylúčené z výpočtu základu dane pre daň z príjmov za vykazované aj nasledujúce vykazovacie obdobie sa vykazujú ako trvalý rozdiel (odst. 4 z PBU 18/02).

O výšku stálej daňovej povinnosti vypočítanej na jej základe organizácia upraví výšku podmieneného výdavku (podmieneného príjmu) k dani z príjmov (odseky 20, 21 PBU 18/02).

Účtovanie palív a mazív v "1C: Účtovanie 7.7"

Účtovanie pohonných látok a mazív v konfigurácii „1C: Účtovanie 7.7“ (rev. 4.5) je vedené na účte 10.3 „Pohonné hmoty“. V adresári „Materiály“ pre prvky týkajúce sa paliva a mazív by mal byť uvedený typ „(10.3) Palivo“ (pozri obr. 1).

Nákup palív a mazív sa odráža v dokumentoch „Príjem materiálov“ alebo „Predbežná správa“, v druhom dokumente by sa mal uviesť zodpovedajúci účet 10.3.

Na vyjadrenie spotreby palív a mazív je vhodné použiť dokument „Pohyb materiálov“ výberom typu pohybu: „Presun do výroby“ (viď obr. 2). Na doklade musí byť uvedený nákladový účet zodpovedajúci smeru používania automobilu (20, 23, 25, 44) a nákladová položka.

V adresári nákladových položiek sa odporúča nastaviť dve položky pre zohľadnenie výdavkov na PHM a mazivá, pričom pre jednu z nich nastavte „Druh výdavkov“ pre účely daňovej evidencie „Ostatné výdavky akceptované pre daňové účely“ a pre druhú ( výdavky nad rámec normy) - „Neakceptované na daňové účely“ (obr. 3).

V podnikoch, kde vlastnia autá, je celkom bežné, že vodič kupuje benzín za peniaze, ktoré mu boli poskytnuté. Pre túto operáciu program vygeneruje predbežnú správu o palive a mazivách. Pozrime sa, ako sa to dá urobiť v 8. vydaní 1C Accounting. 3.0.

Najprv musíte na účet pripísať prostriedky. Ak sú peniaze vydávané z registračnej pokladnice, program vytvorí doklad „Výber hotovosti“ s typom transakcie „Výdaj pre zodpovednú osobu“. Upozorňujeme, že od verzie 3.0.39 je možné tento doklad vystaviť z denníka pokladničných dokladov, ktorý sa nachádza na záložke „Banka a pokladňa“.

V dokumente musíte vybrať príjemcu prostriedkov, uviesť sumu, základ a vyplniť žiadosť.

Podľa dokladu vzniká účtovanie Dt 71,01 Kt 50,01

V doklade sa vyplní prvá záložka, kde je potrebné uviesť doklad, ktorým bola záloha vystavená. V našom príklade je to „Výber hotovosti“. V spodnej časti je tiež uvedený účel a počet dokladov priložených k výkazu výdavkov.

Pre zobrazenie príjmu PHM je vyplnená druhá záložka zálohovej správy – „Tovar“. Tu uvádzame základ dokumentu, názov paliva, jeho množstvo, náklady a dodávateľa. Ak je k výkazu výdavkov pripojená faktúra, uveďte jej číslo a dátum.

Aby sa PHM pripisovali na podúčet 3 účtu 10, môžete v číselníku uviesť účet 10.03. Alebo ho pridajte do samostatného priečinka „Palivo“, ku ktorému je priradený účet 10.03.

Po zaúčtovaní dokladu sa vygeneruje zaúčtovanie: Dt 10,03 Kt 71,01. Ak je pridelená DPH, tak Dt 19,03 Kt 71,01.

Ak má zodpovedná osoba zostatok finančných prostriedkov, musí sa vrátiť do pokladne vyplnením dokladu „Pokladničný doklad“ s typom transakcie „Vrátenie od zodpovedného“. Ak sa naopak minulo viac ako vydalo, rozdiel je potrebné vystaviť dokladom „Výber hotovosti“, typ transakcie „Vydanie zodpovednej osobe“.

Oba doklady je možné vytvoriť na základe výkazu výdavkov.

A keď sa palivo odpíše na výrobu, vytvorí sa dokument „Faktúra na odber“. Nachádza sa na karte „Produkcia“. Na doklade je uvedený názov materiálu, jeho množstvo a účet, na ktorý sa materiál odpisuje. Napríklad pri odpise za hlavnú výrobu - účet 20, pre všeobecné obchodné potreby - účet 26, ak je podnik obchodným podnikom, potom účet 44.01 atď. Žiadosť o faktúru je možné vytvoriť aj na základe výkazu výdavkov.