Положение об отделе кадров (образец). Положение о кадровой службе

"Кадровик.ру", 2014, N 1

Мы открываем новую рубрику, в которой будем рассказывать об основах кадрового делопроизводства. Начнем с вопросов, касающихся кадровой службы - ее создания, нормативного регулирования деятельности, структуры и состава.

В компаниях всевозможных организационно-правовых форм с разной численностью работников, как правило, создается такое структурное подразделение, как кадровая служба. Именоваться оно может отделом (управлением, департаментом, службой и пр.) кадров или персонала либо иным образом, а особенность его в том, что это подразделение самостоятельное и подчиняется руководителю организации или одному из его заместителей (обычно заместителю руководителя по персоналу).

Для функционирования кадровой службы необходим организационно-распорядительный документ, закрепляющий ее статус, место в системе управления предприятием, а также порядок образования, права, обязанности и функции - положение о кадровой службе (подразделении).

Так как положение о структурном подразделении представляет собой документ, имеющий длительный срок действия, к его составлению необходимо подойти ответственно; подробная регламентация должна давать определенный простор деятельности, чтобы в дальнейшем не возникало надобности часто вносить в этот документ изменения (например, четко обозначить численность работников кадровой службы и наименования их должностей).

Положение о кадровой службе (подразделении) должно содержать следующие разделы.

Раздел "Общие положения" определяет:

• место кадровой службы среди других подразделений, ее подчиненность непосредственно руководству организации;
• структуру службы (отделы, секторы, группы), численность ее штата со ссылкой на штатное расписание;
• нормативную базу для деятельности службы (Трудовой кодекс РФ и другие законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, касающиеся организации труда и трудовых правоотношений, законодательно-правовые акты субъектов РФ по данным вопросам, нормативно-методические документы общего действия, правила, инструкции, методические рекомендации учреждений Государственной архивной службы РФ по вопросам документационного обеспечения управления, устав организации, положение о кадровой службе, инструкция по делопроизводству организации; при наличии отраслевых нормативно-методических документов по вопросам работы с кадрами или по делопроизводству, а также аналогичных актов, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт);
• наименование должности руководителя службы (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования, предъявляемые к его квалификации и стажу работы.

В конце раздела важно указать, что служба имеет печать с обозначением своего наименования.

Раздел "Цели и задачи" конкретизирует цель деятельности кадровой службы, состоящую в реализации кадровой политики, которая направлена на обеспечение организации высококвалифицированными работниками для эффективного выполнения всех стоящих перед ней задач.

Раздел "Функции" - важнейший раздел, содержащий перечень всех выполняемых кадровой службой работ, сгруппированных по задачам:

• составление перспективных, годовых, квартальных планов по труду и кадрам;
• создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров);
• подбор кандидатов и ведение резерва;
• отбор на вакантные должности;
• организация и проведение аттестации;
• подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников;
• оформление:

приема на работу;

переводов;

увольнений;

поощрений;

взысканий;

командировок;

отпусков;

трудовых книжек и их учет;

справок, подтверждений места работы и стажа;

служебных удостоверений и т.д.;

• подготовка документов:

для представления к награждениям и поощрениям;

для пенсионного страхования;

для назначения пенсии;

• составление и ведение графика отпусков;
• формирование и ведение личных дел работников;
• анализ текучести кадров;
• ведение:

установленной отчетности;

учета личного состава;

табельного учета;

• контроль соблюдения трудовой дисциплины.

Раздел "Права и ответственность" может включать перечисление следующих прав:

• запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые данные о работниках;
• требовать в установленных случаях представления документов (например, объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т.д.);
• вносить на рассмотрение руководства предложения по кадровым вопросам;
• решать в пределах своей компетенции вопрос о пригодности претендента для занятия конкретной должности;
• давать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности службы кадров, и т.д.

Раздел "Руководство" устанавливает наименование должности руководителя кадровой службы, его права, обязанности и персональную ответственность за выполнение всех видов работ, закрепленных положением о подразделении.

Раздел "Взаимоотношения (служебные связи)" регламентирует, с какими отделами и по каким вопросам взаимодействует кадровая служба. Например , она взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров:

• с бухгалтерией - по вопросам оплаты труда: кадровая служба обязана представлять копии приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, поскольку на их основе производятся расчет и выдача причитающихся работнику сумм;
• с юридической службой (юрисконсультом) - по сложным вопросам трудовых взаимоотношений;
• со службой делопроизводства - по вопросам документирования и организации работы с документами;
• с отделом автоматизации (IT-подразделением) - по поводу использования в работе компьютерных технологий и др.

Внешние связи, которые кадровая служба постоянно осуществляет наряду с внутренними (отделы социального обеспечения, службы занятости, миграционные службы, военкоматы и т.д.), тоже должны быть регламентированы в положении.

Раздел "Организация работы" может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании. Если деятельность специалистов кадровой службы имеет особенности (ненормированный рабочий день, командировки и пр.), это необходимо отразить. Можно также включить в раздел и порядок реорганизации службы в случаях изменения организационных условий и пр.

Положение действует до замены его новым. Оформляется оно на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем предприятия.

УТВЕРЖДАЮ ___________________________ ___________________________ (подпись) (расшифровка подписи) ___________________________ (дата) ПОЛОЖЕНИЕ О КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ПРЕДПРИЯТИЯ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется руководителю предприятия (заместителю руководителя). 1.2. В своей деятельности кадровая служба руководствуется законодательством о труде, актами Президента и Правительства, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, а также настоящим положением. 1.3. Кадровая служба работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями предприятия. 2. ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ Основными функциями кадровой службы являются: 2.1. Организация и оформление приема и увольнения кадров, движения кадров. 2.2. Текущее и перспективное планирование потребностей предприятия в кадрах. 2.3. Систематический анализ профессионального и возрастного состава кадров, выработка практических рекомендаций, анализ кадров по уровню образования. 2.4. Индивидуальное изучение профессиональных, деловых качеств работников предприятия. 2.5. Организация системы учета кадров, их движения внутри предприятия, анализ их текучести. 2.6. Организация планирования и проведения аттестации кадров. 2.7. Разработка мероприятий по повышению квалификации кадров. 2.8. Создание кадрового резерва и работа с ним. 2.9. Обобщение передового опыта работы с кадрами и его внедрение. 2.10. Организация обучения руководителей структурных подразделений прогрессивным формам и методам подбора и расстановки кадров. 2.11. Участие в разработке и осуществлении мероприятий плана социально- экономического развития коллектива. 2.12. Осуществление выдачи справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. 2.13. Подготовка документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия. 2.14. Осуществление табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков. 2.15. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка работниками предприятия. 2.16. Ведение и хранение трудовых книжек, выдача справок о трудовом стаже. 3. РУКОВОДСТВО КАДРОВОЙ СЛУЖБОЙ 3.1. Кадровую службу возглавляет начальник, который назначается и освобождается руководителем предприятия. 3.2. Начальник кадровой службы: - руководит деятельностью кадровой службы; - несет ответственность за ее результаты, состояние трудовой и исполнительной дисциплины; - утверждает план работы кадровой службы, контролирует его выполнение; - обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений администрации предприятия; - вносит администрации предприятия предложения об изменении структуры и штатной численности кадровой службы, о назначении и освобождении работников, их аттестации, выдвижении, поощрении и дисциплинарной ответственности; - определяет содержание и объем функциональных прав и обязанностей сотрудников кадровой службы, организует работу по повышению их квалификации; - в пределах своей компетенции подписывает документы и дает указания по вопросам работы кадровой службы. 4. ПРАВА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 4.1. Кадровая служба предприятия имеет право: - принимать непосредственное участие в рассмотрении вопросов, связанных с расстановкой, перемещением и увольнением работников предприятия; - проводить проверки в структурных подразделениях предприятия по состоянию работы с кадрами; - получать от структурных подразделений предприятия необходимую информацию об условиях труда работников, их быта, текучести кадров, трудовой дисциплины и т.д.; - вносить администрации предприятия рекомендации, направленные на сокращение и предупреждение текучести кадров, укрепление трудовой дисциплины, создание стабильных трудовых коллективов и повышение ответственности руководителей за состояние этой работы. 5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 5.1. Работники кадровой службы должны строго хранить коммерческую тайну, полученную в результате выполнения ими своих обязанностей. 5.2. Права и социальные гарантии работников кадровой службы обеспечиваются в порядке, предусмотренном законодательством о труде. Руководитель структурного ___________ _______________________ подразделения (подпись) (расшифровка подписи) Визы С Положением ознакомлены: ___________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) _______________________ (дата) ___________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) _______________________ (дата) ___________ _______________________ (подпись) (расшифровка подписи) _______________________ (дата)

УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ______________________________ Наименование должности руководителя организации ПРАВИЛА ________ ____________________ __________ N ___________ Подпись Расшифровка подписи ________________________ "___" _________ _____ г. Место составления О кадровой службе

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется руководителю организации (заместителю руководителя).

1.2. В своей деятельности кадровая служба руководствуется законодательством о труде, актами Президента и Правительства, приказами и распоряжениями руководителя организации, а также настоящим положением.

1.3. Кадровая служба работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями организации.

2. ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Основными функциями кадровой службы являются:

2.1. Организация и оформление приема и увольнения кадров, движения кадров.

2.2. Текущее и перспективное планирование потребностей организации в кадрах.

2.3. Систематический анализ профессионального и возрастного состава кадров, выработка практических рекомендаций, анализ кадров по уровню образования.

2.4. Индивидуальное изучение профессиональных, деловых качеств работников организации.

2.5. Организация системы учета кадров, их движения внутри организации, анализ их текучести.

2.6. Организация планирования и проведения аттестации кадров.

2.7. Разработка мероприятий по повышению квалификации кадров.

2.8. Создание кадрового резерва и работа с ним.

2.9. Обобщение передового опыта работы с кадрами и его внедрение.

2.10. Организация обучения руководителей структурных подразделений прогрессивным формам и методам подбора и расстановки кадров.

2.11. Участие в разработке и осуществлении мероприятий плана социально-экономического развития коллектива.

2.12. Осуществление выдачи справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.13. Подготовка документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации.

2.14. Осуществление табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков.

2.15. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка работниками организации.

2.16. Ведение и хранение трудовых книжек, выдача справок о трудовом стаже.

3. РУКОВОДСТВО КАДРОВОЙ СЛУЖБОЙ

3.1. Кадровую службу возглавляет начальник, который назначается и освобождается руководителем организации.

3.2. Начальник кадровой службы:

Руководит деятельностью кадровой службы;

Несет ответственность за ее результаты, состояние трудовой и исполнительной дисциплины;

Утверждает план работы кадровой службы, контролирует его выполнение;

Обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений администрации организации;

Вносит администрации организации предложения об изменении структуры и штатной численности кадровой службы, о назначении и освобождении работников, их аттестации, выдвижении, поощрении и дисциплинарной ответственности;

Определяет содержание и объем функциональных прав и обязанностей сотрудников кадровой службы, организует работу по повышению их квалификации;

В пределах своей компетенции подписывает документы и дает указания по вопросам работы кадровой службы.

4. ПРАВА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

4.1. Кадровая служба организации имеет право:

Принимать непосредственное участие в рассмотрении вопросов, связанных с расстановкой, перемещением и увольнением работников организации;

Проводить проверки в структурных подразделениях организации по состоянию работы с кадрами;

Получать от структурных подразделений организации необходимую информацию об условиях труда работников, их быта, текучести кадров, трудовой дисциплины и т.д.;

Вносить администрации организации рекомендации, направленные на сокращение и предупреждение текучести кадров, укрепление трудовой дисциплины, создание стабильных трудовых коллективов и повышение ответственности руководителей за состояние этой работы.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Работники кадровой службы должны строго хранить коммерческую тайну, полученную в результате выполнения ими своих обязанностей.

5.2. Права и социальные гарантии работников кадровой службы обеспечиваются в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

Наименование должности руководителя структурного подразделения ________________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи Визы

I. Общие положения

1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с... (указать основание со ссылкой на дату и номер соответствующего решения: приказа, поручения и т.д.).

1.2. Настоящее положение регулирует повседневную деятельность кадровой службы... (указать наименование предприятия (организации, учреждения) в соответствии с учредительными документами (далее - предприятие)) и устанавливает:

1.2.1. Организационно-правовой статус службы.

1.2.2. Перечень функций и задач службы в области организации кадровой работы.

1.2.3. Полномочия службы, а также порядок ее взаимодействия с другими структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия по вопросам кадровой работы.

1.2.4. Ответственность службы за ненадлежащую организацию кадровой работы.

1.2.5. ... (Другое - указать конкретно.)

1.3. Кадровая служба - структурное подразделение предприятия, предназначенное для реализации его кадровой политики и вытекающих из ее содержания задач кадровой работы. Для обеспечения повседневной деятельности служба имеет печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из его структурных подразделений), а также штампы и бланки установленного предприятием вида.

1.4. Целью деятельности кадровой службы является обеспечение полного и своевременного удовлетворения текущих и перспективных потребностей предприятия в кадровых ресурсах посредством его комплектования необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.

1.5. Непосредственное руководство кадровой службой осуществляет ее директор, являющийся прямым начальником всех сотрудников службы. Директор службы подчиняется генеральному директору предприятия, назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.6. В интересах надлежащей организации кадровой работы в составе кадровой службы формируются отделы, группы и иные самостоятельные участки. Организационная структура, а также квалификационно-численный состав кадровой службы ежегодно устанавливаются генеральным директором предприятия по представлению директора службы (приложение N 1 к положению).

1.7. В своей повседневной деятельности кадровая служба руководствуется:

1.7.1. Законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти.

1.7.2. Организационно-распорядительными актами территориальных и отраслевых (ведомственных) органов управления, по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение.

1.7.3. Уставом и локальными нормативными актами предприятия.

1.7.4. Организационно-методическими, нормативно-техническими документами по вопросам организации кадровой работы и настоящим положением.

1.7.5. ... (Другое - указать конкретно.)

1.8. Деятельность отделов, групп и иных самостоятельных участков в составе кадровой службы регулируется, помимо перечисленного в п. 1.7, соответствующими положениями, регламентами и инструкциями по осуществлению тех или иных составляющих кадровой работы.

1.9. Работа сотрудников кадровой службы регламентируется соответствующими должностными инструкциями.

1.10. Организационно-правовое, информационное, кадровое, финансовое и материально-техническое обеспечение кадровой службы осуществляется за счет ресурсов предприятия.

1.11. Нормирование труда сотрудников кадровой службы, расчет их общей численности, а также распределение и постановка заданий осуществляются на основе действующих Единых норм времени и выработки..., инв. N ... (указать конкретно).

1.12. Условия труда сотрудников кадровой службы установить в соответствии с трудовыми договорами.

1.13. Порядок оплаты труда сотрудников кадровой службы устанавливается положением о материальном стимулировании предприятия в соответствии с условиями, предусмотренными соответствующими трудовыми договорами.

1.14. Порядок привлечения сотрудников кадровой службы к дисциплинарной ответственности устанавливается положением о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

1.15. Положение о кадровой службе утверждается генеральным директором предприятия по представлению директора кадровой службы. Нормы и правила, содержащиеся в настоящем положении, являются обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями кадровой службы и ее сотрудниками.

II. Функции и задачи кадровой службы

2.1. Реализация цели деятельности кадровой службы.

2.2. Основными функциями кадровой службы являются:

2.2.1. Организационная (административная).

2.2.2. Информационная.

2.2.3. Контрольная.

2.2.4. Регулятивная.

2.2.5. Методическая.

2.2.6. ... (Другое - указать конкретно.)

2.3. В рамках осуществления перечисленных в п. 2.2 функций кадровая служба решает следующие основные задачи:

2.3.1. Комплекс организационных (административных) задач:

2.3.1.1. Организация рекрутинга сотрудников.

2.3.1.2. Организация социально-профессиональной адаптации сотрудников.

2.3.1.3. Организация обучения (тренинга) сотрудников.

2.3.1.4. Организация контроллинга сотрудников.

2.3.1.5. Организация мотивации сотрудников.

2.3.1.6. Организация ротации сотрудников.

2.3.1.7. Организация кадрового делопроизводства.

2.3.1.8. ... (Другое - указать конкретно.)

2.3.2. Комплекс информационных задач:

2.3.2.1. Оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек, личных дел, страховых свидетельств государственного пенсионного страхования (ГПС), медицинских полисов обязательного медицинского страхования (ОМС).

2.3.2.2. Поддержание в актуальном состоянии базы данных о сотрудниках предприятия.

2.3.2.3. Ведение учетно-справочной работы.

2.3.2.4. ... (Другое - указать конкретно.)

2.3.3. Комплекс контрольных задач:

2.3.3.1. Контроль за соблюдением на предприятии законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы.

2.3.3.2. Контроль достоверности сведений (персональных данных), сообщаемых о себе сотрудниками.

2.3.3.3. Организация проведения внутренних проверок и расследований.

2.3.3.4. ... (Другое - указать конкретно.)

2.3.4. Комплекс регулятивных задач:

2.3.4.1. Формирование и оптимизация организационной структуры предприятия.

2.3.4.2. Определение и уточнение предельной численности и фонда оплаты труда сотрудников предприятия.

2.3.4.3. Планирование, анализ состояния и подведение итогов кадровой работы.

2.3.4.4. ... (Другое - указать конкретно.)

2.3.5. Комплекс методических задач:

2.3.5.1. Методическое руководство кадровой работой в структурных подразделениях предприятия.

2.3.5.2. Консультирование должностных лиц по вопросам кадровой работы.

2.3.5.3. Работа с обращениями сотрудников, организация их приема по насущным вопросам.

2.3.5.4. ... (Другое - указать конкретно.)

2.4. В зависимости от изменений в направленности и содержании кадровой политики предприятия задачи кадровой службы могут уточняться.

III. Полномочия кадровой службы

3.1. В интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба наделяется соответствующими полномочиями: правами и обязанностями.

3.2. Кадровая служба имеет право:

3.2.1. Запрашивать у должностных лиц предприятия, а также органов управления (власти), сторонних организаций (предприятий, учреждений) сведения о сотрудниках с целью уточнения соответствующих персональных данных, а при приеме на работу и перемещениях сотрудников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений о целесообразности предполагаемых перестановок.

3.2.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления сотрудниками соответствующих документов: паспорта или заменяющего его документа, трудовой книжки, документа об образовании (наличии специальных знаний (умений), страхового свидетельства ГПС и др.

3.2.4. Давать должностным лицам предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.

3.2.5. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по вопросам организации кадровой работы.

3.2.6. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.

3.2.7. Осуществлять взаимодействие с органами власти (управления), сторонними организациями (предприятиями, учреждениями) по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.

3.2.8. Визировать проекты документов, подготовленных другими подразделениями предприятия, если в таких документах затрагиваются вопросы, относящиеся к компетенции кадровой службы.

3.2.9. Представлять (через уполномоченных доверенных лиц).

3.2.10. Оформлять и выдавать в соответствии с действующими на предприятии правилами по письменным запросам (заявлениям) справки, заключения, выписки и иные аналогичные документы.

3.2.11. Осуществлять регулярный контроль за исполнением должностными лицами предприятия требований, предъявляемых к организации кадровой работы, периодически информировать соответствующих лиц, а также руководство предприятия о результатах контроля.

3.2.12. ... (Другое - указать конкретно.)

3.3. Кадровая служба обязана:

3.3.1. Своевременно и качественно, в полном соответствии с законодательством, нормативно-правовыми актами, локальными актами, организационно-распорядительными актами в области кадровой работы выполнять возложенные на нее задачи.

3.3.2. Поддерживать условия, обеспечивающие требуемую эффективность кадровой работы.

3.3.3. Обеспечивать сохранность полученных сведений о сотрудниках от разглашения (утраты) в процессе обработки.

3.3.4. Предоставлять органам управления (власти), сторонним организациям (предприятиям, учреждениям) информацию по вопросам, отнесенным к компетенции кадровой службы, в соответствии с действующими на предприятии правилами.

3.3.5. Представлять руководству предприятия отчет о результатах кадровой работы не позднее... числа месяца, следующего за отчетным.

3.3.6. ... (Другое - указать конкретно.)

IV. Взаимодействие кадровой службы

4.1. В интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба организует взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях - с органами власти (управления), сторонними организациями (предприятиями, учреждениями) в соответствии с установленным в компании порядком.

V. Ответственность кадровой службы

5.1. Кадровая служба несет ответственность за:

5.1.1. Надлежащую реализацию возложенных на нее задач.

5.1.2. Соблюдение требований законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы.

5.1.3. ... (Другое - указать конкретно.)

5.1.4. Директор кадровой службы несет персональную ответственность за руководство повседневной деятельностью службы в объеме, предусмотренном заключенным с ним трудовым договором и должностной инструкцией. Порядок привлечения директора кадровой службы к ответственности определяется положением о дисциплине руководящего состава предприятия.

5.1.5. Сотрудники службы несут ответственность за исполнение своих обязанностей в объеме, предусмотренном соответствующими трудовыми договорами и должностными инструкциями. Порядок привлечения сотрудников кадровой службы к ответственности определяется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

5.1.6. ... (Другое - указать конкретно.)

Организационная структура и численный состав кадровой службы

1. Организационная структура и квалификационно-численный состав кадровой службы определяются исходя из содержания и объема возлагаемых на нее задач расчетным методом. Для расчетов используются:

а) исходные данные об организационной структуре и штатной численности предприятия на планируемый период;

б) нормативы предельной численности кадровых служб;

в) нормативы (нормы) времени на выполнение работ по кадровому обеспечению деятельности предприятий (организаций, учреждений).

2. Подготовка исходных данных и производство расчетов организуются директором кадровой службы. Результаты расчетов представляются на рассмотрение генерального директора предприятия не позднее... (указать конкретно).

3. По результатам рассмотрения организационная структура и квалификационно-численный состав кадровой службы утверждаются приказом генерального директора предприятия. Изменения в организационной структуре и квалификационно-численном составе кадровой службы производятся приказом генерального директора по представлению директора службы.

4. Организационная структура кадровой службы включает следующие подразделения (самостоятельные участки работы):

административный отдел;

отдел рекрутинга;

отдел подготовки кадров;

отдел контроллинга;

отдел ротации.

5. Квалификационно-численный состав кадровой службы распределяется по категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на службу, а между ее структурными подразделениями - исходя из задач соответствующих отделов (групп).

Положение о подразделении кадровой службы

Положение о подразделении кадровой службы - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего подразделения, и регламентирующий порядок осуществления его повседневной деятельности. Как и положение о кадровой службе, положение о структурном подразделении относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.

Общий порядок разработки положения о подразделении кадровой службы в основном соответствует рассмотренному выше. Разработка положения производится в соответствии с решением руководителя кадровой службы и включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

После утверждения руководителем кадровой службы документ регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии. С утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).

Требования к оформлению и изложению текста документа аналогичны рассмотренным выше. Примерный текст положения о подразделении кадровой службы представлен ниже.

Кадровая служба – отдел, без которого сложно представить деятельность компании. Однако в небольшой организации его может и не быть - работодатель имеет право не создавать отдел кадров. В зависимости от количества сотрудников, которые трудятся в компании и объема кадровой документации руководитель может принять решение поручить данные обязанности работнику организации в порядке совмещения должностей (например, выполнять отдельные функции кадровика может секретарь или бухгалтер), а также нанять стороннюю организацию на аутсорсинг.

Если было принято решение о создании собственной кадровой службы,руководителю организации необходимо определить структуру отдела, назначить его руководителя, рассчитать численность сотрудников. Законодательство не содержит определенных требований к количеству работников отдела кадров, штат и структуру отдела работодатель определяет самостоятельно.

Затем руководитель компании издает приказ о создании кадровой службы. Важным документом является положение об отделе кадров. Данный документ не является обязательным, однако помогает установить функции отдела, его основные задачи, определить место в структуре организации, порядок взаимодействия с другими подразделениями.

Положение о кадровой службе

Положение является локальным нормативным актом . В положение о кадровой службе целесообразно включить следующие разделы:

• положения общего характера (цели создания отдела и др.);
• структура кадровой службы (должности, которые входят в отдел, кому подчиняются работники отдела и др.);
• основные задачи отдела кадров;
• функции, которые выполняет отдел кадров в организации;
• права и обязанности сотрудников отдела;
• ответственность кадровой службы.

Независимо от количества сотрудников, отдел кадров создается и ликвидируется приказом генерального директора (руководителя) компании. Он же назначает руководителя кадрового отдела, которому подчиняются работники подразделения. Как уже говорилось выше, количество специалистов, которое будет трудиться в отделе кадров, остается на усмотрение работодателя. Чем больше организация – тем больше объем работы у отдела кадров, следовательно, тем больше число сотрудников, которые трудятся в данном отделе.

Положение об отделе кадров (образецдокумента мы приведем в конце статьи) обязательно содержит задачи, которые поставлены перед кадровой службой, в т.ч.:

• Поиск, подбор квалифицированного персонала для работы в организации;
• Ведение кадрового делопроизводства (оформление сотрудников на работу, оформление отпусков, увольнений, ведение учета отработанного времени и т.д.);
• Организация и проведение аттестации работников;
• Разработка , реализация кадровой политики компании и др.

В процессе своей деятельности отдел кадров часто взаимодействует с другими отделами и подразделениями компании. В бухгалтерию кадровой службой предоставляются документы для начисления заработной платы, отпускных, премий и т.д. Служба безопасности организации может тесно взаимодействовать с отделом кадров при трудоустройстве сотрудников на определенные позиции в компании. Руководители других подразделений могут обращаться с вопросами о подборе сотрудников, учете рабочего времени и т.д. Информацию о взаимодействии кадрового отдела с другими структурными подразделениямитакже необходимо отразить в положении об отделе кадров.

Имеет ли какие-либо особенности положение об отделе кадров государственного бюджетного учреждения? В целом, документ будет включать те же разделы, что и положение об отделе кадров любой другой организации. Однако содержание документа может меняться в зависимости от специфики деятельности компании. Так, функции отдела кадров госуниверситета могут иметь особенности, отличные от функций отдела кадров аутсорсинговой фирмы или иной коммерческойорганизации.