Рекламно-информационное (презентационное, коммерческое) письмо относится к разряду информационных писем. Такие письма предназначены для презентации какой-либо продукции, организации, персоны (в порядке саморекламы) - например, политического деятеля или общественно значимого события вроде городского праздника.

Рекламно-информационное письмо носит открытый характер, то есть обращено к публике, широкой общественности и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По этой причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято.

Стандартным началом презентационного письма, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка «Пользуясь случаем, обращаем ваше внимание на... ». Кроме этой, возможны и следующие формулировки:

• К вам обращается (обращаются)...
• Мы хотели бы привлечь ваше внимание к...
• Поводом для этого письма является...
• Прошу рассматривать данное письмо как...
• Вам выпал редкий шанс принять непосредственное участие в...
• Вы, конечно же, откликнетесь на наш призыв...
• Мы будем только рады, если...
• Это событие представляет большое значение для...
• Предстоящее мероприятие, несомненно, должно привлечь ваше внимание к...
• Указанное событие задумано как праздник общественности...
• Это - мероприятие нерядового порядка...
• Главными достоинствами...
• Неоспоримыми преимуществами...
• Важным дополнительным плюсом...
• Эксклюзивность акции придает и то, что...
• Ваше участие является необходимым...
• Ваша поддержка будет крайне желательной...
• Ваш выбор может иметь решающее значения для исхода...
• Ваша активность послужит не только свидетельством проявления гражданской ответственности, но и...
• Я буду исполнен глубокого удовлетворения в случае...
• Ваш приход на праздник будет воспринят нами с энтузиазмом...
• Нам будет приятно доставить вам немного радости... и т. п.

При изложении соответствующей информации следует привлечь внимание адресата к наиболее важным преимуществам, описанным в послании.

В заключение необходимо побудить адресата к действию - допустим, к получению дополнительной информации или к непосредственному участию в чем-либо. Обычно презентационное письмо имеет приложение - в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т. п. Автор письма, осуществляющий «самопрезентацию», может приложить к посланию резюме или биографию.

Коммерческое предложение - это форма общения между предпринимателями, призыв к сотрудничеству. О том, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.

Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно. Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д. В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулироок и возможных приложений смотрите в таблице.

Как правильно составить

Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

• презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
• фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
• обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
• автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
• текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами;
• после основной части текста перечисляются приложения;
• заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Рассмотрим подробно образец, этапы написания и содержание разделов.

Деловое письмо. Составление деловых писем Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие? Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, обычно посылается много. Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (СПАМ). Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов.

Сначала разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Опыт показывает, что получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы».

Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие расположение к источнику положительных эмоций. К тому же, о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

Если вы все-таки не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень- то и уважаете.

Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди.

Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали интересное предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Напротив, очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости (например, «Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»).

Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности.

Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п.

Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или. В идеале же почтовый курьер должен вручать его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

Информационные письма

Информационные письма сообщают заинтересованным лицам о свершившихся фактах или намечаемых мероприятиях. При составлении информационных писем используются обороты: "Сообщаем Вам, что…", "Ставим Вас в известность о том, что…", "Информируем о проведении…".

Гарантийные письма

Предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации, отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: "Настоящим письмом гарантирую...".

Презентационные письма

Письма имеют целью презентовать (буквально - представить в выгодном свете) какую-либо продукцию, организацию, персону (в порядке саморекламы) - например, политического деятеля, или общественно значимое событие - к примеру, городской праздник. Презентационное письмо носит открытый (публичный) характер, то есть обращено к публике, широкой общественности и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По той же причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято. Стандартным началом презентационного письма, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка: "Пользуясь случаем, обращаем Ваше внимание на...". При изложении соответствующей информации следует привлечь внимание адресата к наиболее важным преимуществам, описываемым в послании. В заключение необходимо побудить адресата к действию - допустим, к получению дополнительной информации или к непосредственному участию в чем-либо. Обычно презентационное письмо имеет приложение - в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т.п.

Предлагаем вашему вниманию пошаговые рекомендации как провести презентацию компании на сайте и сделать текст «О компании» эффективным инструментом увеличения продаж, написать текст «О компании» не скучно, вызвать желание его прочесть и узнать больше о вашем бизнесе.

К сожалению, некоторые полагают, что страница «О компании» не нужна вообще – это большая ошибка. Мало иметь и хороший дизайн, важно установить доверительные отношения, а для этого – рассказать о себе. Для этого можно кроме текста использовать видео ролик. Если вы решите записать ролик для страницы «О компании», сделайте его насыщенным и коротким, примерно 1,5, максимум 2 минуты.

Во-первых, важно определиться, для кого вы будете писать текст «О компании»

Чтобы написать текст «О компании» интересно, нужно определить – кому вы хотите рассказать о себе. То есть, начать желательно с понимания своей целевой аудитории. От этого во многом зависит концепция страницы и то на чем нудно сделать акценты.

Если вы хотите написать текст «О компании» клиентам.

В первую очередь важно сформировать доверие к компании, вашим услугам или товару. Клиентам нужно показать выгоды от работы с вами или выгоды от приобретения товара, чтобы сформировать желание его купить. Избегайте двусмысленных выражений, сомнительных замечаний - будьте на «одной волне» с вашими клиентами.

1. Расскажите, почему ваш сайт будет полезен или интересен
2. Расскажите клиентам, как вы можете помочь и какие проблемы вы решаете
3. Расскажите о том, чем вы отличаетесь от конкурентов

Если вы хотите написать текст «О компании» для сотрудников.

Допустим, вам очень нужен партнер или человек в команду. Это является приоритетным в данное время, поэтому вам нужно рассказать, почему стоит работать именно у вас. Помните: вас будет читать человек, который может стать важной составляющей вашей команды и быть полезным компании.

1. Уделите особое внимание реальным выгодам, а не предполагаемым.
2. Дайте четкое видение, как формируется заработная плата, и какие вы предлагаете перспективы
3. Опишите те качества, которые наиболее важны для вас

Услуги веб-студии по подготовке текстов и оптимизации сайта под продвижение

• Составление семантического ядра сайта для продвижения текстами
• Подбор ключевых слов для составления семантического ядра сайта
• Анализ статистики поисковых запросов при подготовке текстов для сайта

Если вы хотите написать текст «О компании» для СМИ.

Готовя текст «О компании» для СМИ, вы формируете свой имидж и общественное мнение. Если сформировать нужное впечатление о компании, то безупречная репутация и публикации вам будут обеспечены.

Однако об этом нужно написать прямо и заинтересовать журналистов, чтобы они захотели с вами пообщаться, узнать что-то важное и рассказать о событиях, которые у вас происходят. Такой подход работает на перспективу, и в этом случае вы получите:

1. Рост доверия клиентов
2. Выгодные предложения от поставщиков
3. Заинтересованность потенциальных партнеров для сотрудничества

Если вы хотите написать текст «О компании» для инвесторов.

Совсем другое дело, если ваша главная цель – привлечение инвестиций. Тогда подход к написанию текста должен быть конкретным и деловым. При подготовке страницы «О компании» для инвесторов очень важны факты и реальные цифры ваших достижений.

1. Важно сделать акцент и показать, что вы реально можете зарабатывать
2. Нужно дать понять, что вы сможете получать гораздо больший доход при получении инвестиций
3. Обязательно используйте цифры, которые можете подтвердить

В следующей статье мы расскажем о том, какие инструменты использовать для того, чтобы написать такой текст «О компании», который поможет посетителям вашего сайта не только лучше понять вас, но и подтолкнет их сразу сделать заказ или покупку.

Цель вашей страницы «О компании» будет достигнута, если потенциальный клиент оставит свои контакты для дальнейшей коммуникации с вами. Если вы не уверены, что сможете самостоятельно написать эффективную страницу «О компании» - обращайтесь в веб-студию «АВАНЗЕТ», будем рады помочь. Остались вопросы, позвоните нам чтобы получить консультацию, или заполните форму, чтобы