Vazhdoj serinë e publikimeve të përgjigjeve të pyetjeve në kuadër të fushatës.
Unë jam një sipërmarrës, vendosa të dorëzoj raporte përmes internetit dhe u përballa me faktin se sistemi më kërkon "datën dhe numrin e marrëveshjes me fondin pensional". Çfarë lloj marrëveshjeje është kjo dhe si ta lidhni atë? Pse mund të paraqes raporte në zyrën e taksave dhe në Fondin e Sigurimeve Shoqërore pa asnjë kontratë?
Do të filloj, ndoshta, me një përgjigje për pyetjen e dytë, e cila është më tepër e një natyre të përgjithshme filozofike dhe lidhet me ato retorike. Po, sistemi është i tillë që nuk kërkohen veprime shtesë për të paraqitur raporte në Shërbimin Federal të Taksave dhe Fondi i Sigurimeve Shoqërore është i mjaftueshëm për t'u lidhur me çdo sistem të menaxhimit të dokumenteve. Pse gjithçka është në rregull me fondin pensional, nuk mund të përgjigjem, megjithatë, mund të raportoj se janë miratuar rregulloret për ndërveprimin e fondit pensional me të siguruarit (d.m.th., punëdhënësit, paguesit e kontributeve për sigurimin e detyrueshëm pensional të punonjësve të tyre). dokumenti është aktualisht në fuqi i ndryshuar me urdhrin e datës 10.06.2009 nr. 116r, datë 19.03.2010 nr. 75r), dhe aty thuhet drejtpërdrejt se qarkullimi elektronik i dokumenteve ndërmjet fondit të pensionit dhe të siguruarit kryhet në bazë të të përshtatshme marrëveshjet, me të njëjtin dekret u miratua forma standarde e marrëveshjes.
Si të lidhni një marrëveshje?
Mënyra më e lehtë është të shkarkoni një formular standard nga faqja e internetit e fondit pensional, ta plotësoni, ta printoni, ta vërtetoni me nënshkrimin e një personi të autorizuar, të vendosni një vulë dhe të sillni dy kopje në zyrën e fondit pensional në vendin e regjistrimit. sipërmarrësi (ose vendndodhja e organizatës).
Inspektori përgjegjës për organizimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve pranon nga ju të dyja kopjet e marrëveshjes, i regjistron ato në disa nga ditarët e tij të veçantë dhe ju jep menjëherë datën dhe numrin e marrëveshjes, të cilat mund t'i përdorni kur dorëzoni raporte. Vetë marrëveshja, e nënshkruar nga Fondi i Pensionit, lëshohet pak më vonë, por kjo nuk është më e rëndësishme në praktikë ku të siguruarit do t'i duhej kopje e tij e Marrëveshjes. Gjëja kryesore për ju është të merrni datën dhe numrin e marrëveshjes dhe t'i merrni ato menjëherë.
SHTUAR: Pas publikimit u morën dy komente të dobishme nga miqtë e mi, të cilat i konsiderova të nevojshme t'i pasqyroja në këtë artikull.
Së pari, një koment nga specialisti teknik Alexander Kolybelnikov, duke iu përgjigjur pyetjes "Pse një procedurë e tillë parashikohet vetëm për fondin pensional të Rusisë".
…sepse raportimi dorëzohet në tatimin dhe Fondin e Sigurimeve Shoqërore duke përdorur mjete të certifikuara nënshkrim elektronik, por jo në fondin pensional. Këto janë veçori të një zgjidhjeje teknike, ato ndikojnë në rëndësinë ligjore të rrjedhës së dokumenteve.
Për të qenë i sinqertë, si një përdorues i pa iniciuar në këto detaje teknike, dallimet nuk janë shumë të qarta për mua, dhe unë tregova drejtpërdrejt në komente se nuk e vërej dallimin, nuk mora asnjë çelës shtesë për paraqitjen e raporteve posaçërisht në Fondi pensional i Rusisë, unë personalisht kam vetëm një akses në sistemin Kontur dhe asnjë çelës shtesë. Por nëse rregulloret teknike të departamenteve të ndryshme janë të ndryshme, ne vetëm duhet ta kemi parasysh këtë dhe ta zbatojmë atë. Më vete, dëshiroj të tërheq vëmendjen tuaj për faktin se nëse dikush dëshiron të kuptojë në detaje procedurat teknike, unë do t'ju drejtoj tek Aleksandri (duke klikuar në lidhjen e mësipërme do të gjeni si tekstin e komentit të tij ashtu edhe profilin e tij ), ai premtoi se do të tregojë edhe diçka tjetër për këtë temë, pra si i trajton profesionalisht këto çështje.
Dhe shtesa e dytë e rëndësishme nga Marina Mishukova, ka të bëjë me praktikën e hartimit të një marrëveshjeje:
Fatkeqësisht, në Moskë dhe rajonin e Moskës ju duhet të merrni marrëveshjen nga UPFR-ja juaj (mund ta shkruani atë në një flash drive). Në marrëveshjen standarde, punonjësit e Fondit do të duhet të fusin personalisht detajet e UPFR-së së tyre, por në versionin "e tyre" këto të dhëna janë tashmë të printuara.
Duke marrë parasysh këtë koment, me sa duket nuk ka kuptim të shtypni vetë tekstin e marrëveshjes, por duhet të shkoni direkt në Fondin e Pensionit dhe atje - për të shpejtuar procedurën - plotësoni marrëveshjen me dorë me detajet, ose merrni prej tyre versionin elektronik, plotësoni vetë dhe më pas printoni - sillni.
Faleminderit miqve të mi të dashur komentues. E vlerësoj shumë çdo pjesëmarrje në aktivitetet e mia.
Për të lehtësuar punën e një llogaritari, në veçanti, për të lidhur rrjedhën e dokumenteve me fondin pensional të Rusisë, është e nevojshme të kryhen një sërë veprimesh: plotësoni një kërkesë për lidhje me rrjedhën elektronike të dokumenteve të Fondit të Pensionit dhe një marrëveshje me fondin pensional për rrjedhën elektronike të dokumenteve 2019. Lexoni më shumë rreth këtyre hollësive në material.
Për shkak të fluksit shumë intensiv të informacionit, është shumë e rëndësishme të optimizohet puna e një kontabilisti. Një nga mënyrat për të arritur këtë qëllim është lidhja me menaxhimin elektronik të dokumenteve me fondin pensional. Përparësitë e një ndërveprimi të tillë janë të dukshme - nuk ka nevojë të vizitoni fondin pensional dhe të paraqisni raporte, përveç kësaj, ekziston një mundësi për të identifikuar dhe korrigjuar shpejt gabimet.
Rrjedha e dokumenteve dixhitale me fondin pensional është e sigurt. Sipas ligjit, të gjitha informacionet e përfshira në rrjedhën e dokumenteve nuk mund t'u transferohen palëve të treta.
Çfarë nevojitet për të lidhur menaxhimin elektronik të dokumenteve
Për të filluar rrjedhën e dokumenteve me fondin pensional, një organizatë duhet të plotësojë dokumentet e mëposhtme:
- aplikacioni për lidhje me menaxhimin e dokumenteve elektronike në 3 kopje;
- marrëveshje për lidhjen me menaxhimin elektronik të dokumenteve në 2 kopje.
Dokumentet e mësipërme duhet të dorëzohen në degën e fondit të pensioneve, me të cilën në fakt do të lidhet marrëveshja. Ato mund të sigurohen ose nga menaxheri ose nga një person tjetër në bazë të një autorizimi nga kjo organizatë. Prokura mund të hartohet në çdo formë ajo duhet të përmbajë informacion se kjo individuale ka të drejtë të dorëzojë dhe të marrë dokumente në lidhje me regjistrimin e lidhjes së shkëmbimit elektronik të letrave me fondin pensional. Një prokurë e tillë duhet të nënshkruhet nga drejtori dhe në të duhet të vendoset edhe vula e organizatës së siguruar.
Përpara se të plotësoni aplikacionin dhe marrëveshjen, duhet të vendosni për zgjedhjen e një qendre certifikimi të akredituar ose përfaqësuesve të saj të autorizuar, të cilët do të kujdesen për anën teknike të lidhjes nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit. Për sot, më se e mjaftueshme.
Sa i përket marrëveshjes për lidhjen me shkëmbimin elektronik të dokumenteve, formulari i saj mund të shkarkohet në faqen e internetit të Fondit Pensional.
Si të plotësoni një aplikim për menaxhimin e dokumenteve elektronike me fondin pensional të Rusisë
Thelbi i deklaratës është se siguruesi synon të krijojë një shkëmbim dokumentesh me fondin pensional. Në kokën e aplikacionit duhet të tregoni se në cilën degë po e dorëzoni aplikacionin, dhe më poshtë - datën nga e cila duhet të aktivizoni shërbimin. Pastaj plotësoni informacionin e mëposhtëm:
- emri i organizatës;
- TIN, postblloku;
- numri i regjistrimit në fondin pensional të Rusisë;
- informacion për bankën ku ofrohet shërbimi kësaj organizate;
- adresën ligjore dhe aktuale;
- numri mesatar i punonjësve.
Pasi të jetë plotësuar informacioni për personin juridik, është e nevojshme të futen informacione për qendrën e përzgjedhur të certifikimit ose përfaqësuesin e saj të autorizuar.
Së fundi, aplikanti nënshkruan dhe vulos dokumentin, duke konfirmuar kështu pranimin e kushteve.
Pas marrjes së aplikacionit, punonjësit e departamentit duhet të japin një Marrëveshje për lidhjen e menaxhimit të dokumenteve elektronike nëpërmjet kanaleve të telekomunikacionit. Ky dokument gjithashtu duhet të plotësohet. Fondi pensional mund të kalojë nga një javë në një muaj për të shqyrtuar kërkesën. Nëse ka gabime në të dhënat e mbajtësit të policës, aplikimi nuk do të pranohet.
Marrëveshja për lidhjen me menaxhimin elektronik të dokumenteve me Fondin e Pensionit të Rusisë
Punonjësit e fondit pensional do të kthejnë një formular të plotësuar gabimisht për korrigjim, ndaj bëni kujdes. Nëse keni marrë një formular nga Fondi i Pensionit, atëherë zakonisht detajet e departamentit të dëshiruar të departamentit tashmë janë plotësuar. Nëse e keni shkarkuar Marrëveshjen për lidhjen me rrjedhën elektronike të dokumenteve pa detajet e fondit pensional, atëherë duhet të shkruani emrin dhe të dhënat e kontaktit të degës së fondit ku keni aplikuar. Gjithashtu është e nevojshme të plotësohen të gjitha të dhënat e mbajtësit të policës. Pas kësaj, duhet të nënshkruani dokumentin dhe të vendosni një vulë. Një titull shembull për këtë dokument është paraqitur më poshtë.
Ju lutemi vini re: Marrëveshja për lidhjen me shkëmbimin elektronik të dokumenteve të fondit pensional thotë se mund të mbështeteni në shkëmbimin e informacionit me fondin pensional përmes Internetit, faksit dhe sistemeve të tjera moderne të komunikimit. Pas marrjes së të gjitha dokumenteve, departamenti mund t'i shqyrtojë ato nga dy javë në një muaj.
Kujdes! Kur kaloni në një operator tjetër të veçantë, kontrata duhet të ri-nënshkruhet. Ndodh që jo të gjitha UPFR-të kërkojnë rinovimin e marrëveshjes, por sipas rregulloreve kjo duhet bërë.
Pasi aplikanti të marrë kopjet e nënshkruara të aplikacionit dhe marrëveshjes, mund të filloni të konfiguroni programin që kodon dhe transmeton të dhënat në departamentin e sigurimit të pensionit. Pasi të përfundojë procedura, shkëmbimi mund të fillojë.
Shembull i plotësimit të Aplikacionit në fondin pensional për lidhjen e raportimit elektronik
Deklaratë formë standarde
Për të qenë në gjendje të dërgoni raportim elektronik në Fondin e Pensionit Rus përmes kanaleve të telekomunikacionit (TCC), është e nevojshme të lidhni një marrëveshje me Fondin e Pensionit të Federatës Ruse për menaxhimin elektronik të dokumenteve (2019). Për ta bërë këtë, duhet të plotësoni dhe dërgoni në Fond një kërkesë për lidhje me menaxhimin e dokumenteve elektronike. Fondi pensional i Federatës Ruse bën të mundur raportimin tek punëdhënësit përmes një qendre certifikimi të akredituar ose përmes përfaqësuesve të autorizuar. Por në të dyja rastet, është e nevojshme të fillohet me një deklaratë; Tani do t'ju tregojmë se si ta plotësoni saktë.
Menaxhimi i dokumenteve elektronike (EDF) i Fondit të Pensionit të Rusisë dhe procedura për t'u lidhur me të
Detyrimi për të raportuar në mënyrë elektronike lind për ato kompani sigurimesh në të cilat numri mesatar i punonjësve i kalon 25 persona, siç thuhet në Art. 15 i Ligjit Federal "Për Kontributet e Sigurimit", datë 24 korrik 2009 Nr. 212-FZ. Punëdhënës të tillë duhet t'i vërtetojnë raportet e tyre në Fondin Pensional të Rusisë me një nënshkrim elektronik dixhital të kualifikuar të përmirësuar dhe t'i dërgojnë ato përmes TKS. Për ta bërë këtë, ata, natyrisht, kanë nevojë për një nënshkrim të tillë, si dhe një formë marrëveshjeje për menaxhimin e dokumenteve elektronike me Fondin e Pensionit të Federatës Ruse-2019. Të gjithë punëdhënësit e tjerë: sipërmarrësit, noterët privatë dhe avokatët me të punësuar, dhe personat juridikë mund të kryejnë EDI me fondin pensional të Federatës Ruse sipas gjykimit të tyre. Vërtetë, vetë Fondacioni ka një numër argumentesh pse kjo është e përshtatshme dhe e besueshme. Këtu janë vetëm disa prej tyre:
- një kontabilist nuk duhet të shpenzojë orari i punës për një udhëtim në zyrën e fondit pensional;
- eliminohet mundësia e gabimeve gjatë transferimit të të dhënave nga një raport në letër në bazën e të dhënave të Fondacionit;
- Ju mund ta dorëzoni raportin në çdo kohë të përshtatshme (mbrëmje dhe fundjavë);
- në të ardhmen EDI do të bëhet i detyrueshëm për të gjithë, pavarësisht nga numri i punonjësve.
Sigurisht, për të filluar dërgimin e raporteve në këtë mënyrë, do t'ju duhet të bëni kosto: si në kohë ashtu edhe në atë financiare. Marrja e një nënshkrimi elektronik të kualifikuar kushton para, siç kushton një kontratë për transferimin e të dhënave dhe instalimin e të nevojshmeve software. Megjithëse zakonisht qendrat e certifikimit mund t'u ofrojnë klientëve të tyre si nënshkrimin dixhital ashtu edhe softuerin me mbështetje teknike për një tarifë të përgjithshme. Absolutisht pa pagesë, një punëdhënës mund të shkarkojë vetëm një marrëveshje me fondin pensional për menaxhimin e dokumenteve elektronike dhe një aplikacion për lidhje.
Zgjedhja e një operatori EDF
Për lehtësinë e mbajtësve të policave, Fondi Pensional i Rusisë në faqen e tij zyrtare ofron të dhëna nga organizata të akredituara që u ofrojnë policave shërbime të rrjedhës së dokumenteve elektronike me Fondin e Pensionit të Rusisë. Këshillohet të zgjidhni një operator për të punuar nga kjo listë. Ai rimbushet dhe përditësohet vazhdimisht. Tabela tregon:
- emri i organizatës;
- teknologjinë në të cilën funksionon;
- informacionet e kontaktit (adresa, numri i telefonit dhe emaili).
Nëse organizata punëdhënëse planifikon të punojë me një përfaqësues të autorizuar, duhet të sigurohet që ai punon në softuer të miratuar nga Fondi Pensional i Rusisë.
Si të plotësoni saktë një aplikim për EDF
Ju duhet të filloni të shkruani një aplikim për menaxhimin e dokumenteve elektronike me fondin pensional vetëm pasi mbajtësi i policës të ketë zgjedhur një përfaqësues të autorizuar ose qendër certifikimi që do të ofrojë shërbime të transferimit të të dhënave përmes TCS. Kjo për faktin se dokumenti duhet të përmbajë të dhënat e një kompanie të tillë. Përveç kësaj, do t'ju duhet të jepni në detaje informacionin e mëposhtëm:
- emri, INN dhe OGRN e organizatës;
- adresën e saj ligjore dhe aktuale;
- numrin e regjistrimit në sistemin e fondit pensional;
- detaje bankare;
- numri mesatar i punonjësve;
- të dhënat e operatorit të telekomit;
- informacione të tjera të nevojshme.
Ndonjëherë punonjësit e një qendre certifikimi ose një përfaqësues i autorizuar plotësojnë në mënyrë të pavarur formularin e këtij dokumenti menjëherë pas përfundimit të një marrëveshjeje për ofrimin e shërbimeve të raportimit elektronik. Nuk ka asgjë të komplikuar në përbërjen e tij. Ai përmban dy blloqe të veçanta: një për personat juridikë, i dyti për sipërmarrësit individualë. Mbajtësi i policës duhet të plotësojë vetëm një bllok në përputhje me statusin e tij. Duket kështu:
Pas së cilës ju thjesht duhet të konfirmoni pëlqimin tuaj për përpunimin e të dhënave personale dhe saktësinë e informacionit të futur me nënshkrimin e menaxherit.
Specialistët e fondit pensional, pas marrjes së aplikacionit, do të duhet të plotësojnë bllokun e destinuar për ta, si dhe të krijojnë dhe t'i sigurojnë organizatës një marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike në sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve duke përdorur TKS.
Për të filluar një shkëmbim të plotë të dokumenteve me fondin pensional të Federatës Ruse, mbajtësi i policës duhet të transferojë numrin dhe datën e marrëveshjes tek përfaqësuesi i tij i autorizuar. Ju gjithashtu mund t'i futni ato vetë në seksionin e softuerit të raportimit të ofruar nga qendra e certifikimit. Udhëzimet se si ta bëni këtë mund të merren nga operatori juaj.
Në këtë artikull do të flasim për marrëveshjen me Fondin e Pensionit për menaxhimin elektronik të dokumenteve. Ne do t'ju tregojmë në cilat raste janë lidhur marrëveshje të tilla, për cilat qëllime është hartuar ky dokument, cilat janë hollësitë dhe nuancat e krijimit të një marrëveshjeje me fondin pensional. Ndër të tjera, në fund të artikullit do të keni mundësinë të shkarkoni një mostër marrëveshjeje për lidhjen me fluksin elektronik të dokumenteve të fondit pensional, në mënyrë që të verifikoni qartë se formulari është plotësuar saktë dhe saktë. Por së pari, ne do të kuptojmë konceptet bazë që do të na ndihmojnë të ndërtojmë një skicë logjike dhe të plotë narrative.
Marrëveshje me fondin pensional për menaxhimin e dokumenteve elektronike
Së pari, le të shohim të gjitha konceptet e paqarta në pyetjen tonë. Çfarë është PFR? PFR është një fond pensioni Federata Ruse. Pse nevojitet kjo marrëveshje elektronike e menaxhimit të dokumenteve? Nëse, të themi, hapni kompaninë tuaj, atëherë përgatituni për faktin se do t'ju duhet të kontaktoni shumë organizata dhe struktura të palëve të treta. Kontaktet tuaja të rregullta do të përfshijnë patjetër fondin e pensioneve të Federatës Ruse. Një marrëveshje me fondin pensional për menaxhimin e dokumenteve elektronike është e nevojshme në mënyrë që të mund të shkëmbeni zyrtarisht të dhëna me këtë strukturë përmes mjeteve elektronike të shkëmbimit të informacionit. Cilat janë avantazhet e një kalimi të tillë në menaxhimin e dokumenteve elektronike? Para së gjithash, duke kursyer para, kohë dhe përpjekje. Nuk është sekret që dokumentet janë të lodhshme, dhe shumë të lodhshme. Menaxhimi elektronik i dokumenteve do të lehtësojë këtë barrë të vështirë dhe do të përmirësojë komunikimin me fondin e pensioneve të Federatës Ruse.
Ku mund të marr formularin e marrëveshjes me fondin pensional për menaxhimin elektronik të dokumenteve?
Për të marrë një formular marrëveshjeje për menaxhimin elektronik të dokumenteve, mjafton të shkoni në Fondin e Pensionit që mbikëqyr rajonin ose qytetin ku jetoni. Nëse nuk është e mundur të shkoni në fondin e pensioneve, atëherë shkarkoni formularin e marrëveshjes me fondin pensional për menaxhimin elektronik të dokumenteve nga faqja zyrtare e këtij institucioni. Marrëveshjet krijohen në shumën prej dy pjesësh, sepse një kopje mbetet me punonjësit e fondit pensional të Federatës Ruse, dhe tjetra me personin që ka shkruar aplikacionin. Nga rruga, të dy kopjet me shkrim të marrëveshjes duhet të jenë të vërtetuara dhe të nënshkruara nga punonjësit e Fondit të Pensionit.
Hartimi i një marrëveshjeje me fondin pensional për menaxhimin e dokumenteve elektronike
Pra, le të hedhim një vështrim më të afërt në plotësimin e marrëveshjes me fondin e pensioneve të Federatës Ruse për menaxhimin e dokumenteve elektronike. Le të bëjmë menjëherë një rezervë që punonjësit e PFR thjesht nuk do të pranojnë një marrëveshje të shkruar gabimisht nga ju, kështu që është veçanërisht e rëndësishme të bëni gjithçka në mënyrë korrekte menjëherë, sepse do t'ju kursejë kohë dhe nerva. Për ta bërë këtë, ju rekomandojmë që të shkarkoni një mostër të marrëveshjes me Fondin e Pensionit për menaxhimin elektronik të dokumenteve, e cila ndodhet në fund të artikullit tonë.
Gabimi më i popullarizuar në hartimin e një aplikacioni për menaxhimin elektronik të dokumenteve me fondin pensional është sigurimi i pakujdesshëm dhe i pasaktë i detajeve të kompanisë suaj.
Trajtojeni këtë me kujdes dhe skrupulozitet. Nëse lind ndonjë paqartësi ose momente të pakuptueshme në marrëveshje, atëherë mos ngurroni të kontaktoni punonjësit e fondit të pensioneve të Federatës Ruse. Ju e keni këtë mundësi, sepse do t'ju duhet t'i çoni të dyja kopjet e aplikimit në Fondin e Pensionit.
Në marrëveshjen për menaxhimin e dokumenteve elektronike, sigurohuni që të tregoni detajet, emrin dhe informacionin e kontaktit që lidhet me degën e fondit të pensioneve të Federatës Ruse për të cilën po aplikoni. Të gjitha detajet e mbajtësit të policës duhet gjithashtu të futen. Nëse nuk e keni këtë informacion në dorë, mund ta merrni nga departamenti juaj lokal i PFR. Në rastin kur mbajtësi i policës është një punonjës i kompanisë në emër të së cilës është shkruar marrëveshja, atëherë këtu ne ofrojmë një deklaratë të plotë informacioni për organizatën.
Nëse lexojmë me kujdes formularin e marrëveshjes me fondin pensional për menaxhimin elektronik të dokumenteve, do të shohim atje kushtet e mëposhtme: Me nënshkrimin e këtij dokumenti, mund të mbështeteni në shkëmbimin e informacionit me fondin e pensioneve të Federatës Ruse nëpërmjet internetit, faksit dhe sistemeve të tjera moderne të komunikimit. Por ka një kusht: duhet të keni një nënshkrim elektronik. Çfarë është nënshkrimi dixhital? EDS shkurtohet si nënshkrim elektronik dixhital. Kjo është, kjo është forma që zëvendëson formën "letër" në menaxhimin e dokumenteve elektronike. Le t'ju paralajmërojmë menjëherë se është më mirë të bëni një nënshkrim elektronik dixhital për kompaninë tuaj menjëherë pas hapjes, sepse në të ardhmen mund t'ua lehtësojë ndjeshëm jetën punonjësve tuaj.
Por si të gjitha gjërat e mira në këtë botë, ky mjet nuk është një opsion falas. Mesatarisht, specialistët paguajnë gjashtë ose shtatë mijë rubla për krijimin e një nënshkrimi elektronik dixhital. Natyrisht, kostoja mund të ndryshojë në varësi të rajonit të vendbanimit, si dhe në varësi të situatës financiare në vend.
Shumë njerëz pyesin nëse është menaxhimi elektronik i dokumenteve në mënyrë të sigurt shkëmbimin e informacionit? Pyetja është e kuptueshme, sepse asnjë kompani e vetme nuk dëshiron të tregojë pjesën e poshtme të çështjeve të saj financiare, qoftë një shqetësim i madh tregtar apo një stallë birre. Sipas ligjit, të gjitha informacionet, të gjitha të dhënat që transferohen në formën e rrjedhës së dokumenteve elektronike midis çdo kompanie dhe fondit të pensioneve të Federatës Ruse nuk mund të transferohen te palët e treta. Domethënë duke thënë me fjalë të thjeshta, fondet pensionale nuk kanë të drejtë të zbulojnë të dhënat tuaja të transmetuara në asnjë formë.
Karakteristikat e marrëveshjes me fondin pensional për menaxhimin e dokumenteve elektronike
Tani le të shohim disa nuanca që lidhen me rrjedhën elektronike të dokumenteve midis kompanisë dhe Fondit të Pensionit:
- Të dhënat dixhitale mund të dërgohen nëpërmjet mjete elektronike komunikime vetëm nga kompania ose nga fondi i pensioneve të Federatës Ruse
- Të dhënat e transmetuara si skedarë teksti nuk mund të ndryshohen ose korrigjohen gjatë transmetimit
- Një nënshkrim elektronik dixhital është një garanci për saktësinë dhe korrektësinë e të dhënave të futura.
- Marrësi të cilit i dërgohen të dhënat kërkohet të hartojë një dokument që do të pasqyrojë faktin që informacioni është marrë. Zakonisht ky dokument është një faturë
Nëse numri mesatar i punonjësve është i barabartë ose i kalon 25 persona, organizata duhet të raportojë në mënyrë elektronike. Për më tepër, treguesi i numrit të punonjësve është vendosur për periudhën e mëparshme raportuese. Kështu, nëse një organizatë ka punësuar 30 specialistë në shtator dhe vetëm 5 në tetor, atëherë raporti i tetorit duhet të dërgohet në mënyrë elektronike.
Një nga opsionet për dërgimin e dokumentacionit përmes kanaleve të sigurta është lidhja e një marrëveshjeje me fondin pensional për menaxhimin elektronik të dokumenteve. Përfitimet për organizatë buxhetore:
- nuk ka nevojë të vizitoni degën e fondit pensional (ne ulim kostot e transportit);
- nuk ka nevojë të printoni dhe nënshkruani dokumente (ne reduktojmë kostot e zyrës);
- identifikimi dhe eliminimi i menjëhershëm i gabimeve (ne zvogëlojmë rrezikun e ndëshkimeve).
Përveç kësaj, ne vërejmë se gjenerimi i çdo raporti në formë dixhitale minimizon rrezikun e gabimeve dhe mospërputhjeve.
Si të lidhni një marrëveshje për shkëmbimin e dokumenteve elektronike me fondin pensional të Rusisë
Për ta bërë këtë, organizata buxhetore duhet të paraqesë:
- Aplikim në fondin pensional për lidhjen e raportimit elektronik. Formulari standard duhet të hartohet në tre kopje.
- Marrëveshje me Fondin e Pensionit të Federatës Ruse për menaxhimin elektronik të dokumenteve 2019. Hartuar në dy kopje në një formular të veçantë. Një kopje mbetet me organizatën aplikante, dhe e dyta - me përfaqësuesit e fondit pensional.
- prokurë. Dokumenti është i nevojshëm nëse regjistrimi nuk kryhet nga menaxheri, por nga një person përgjegjës. Për shembull, një kontabilist ose avokat. Ai hartohet në çdo formë, i vërtetuar me nënshkrimin e drejtuesit dhe vulën e organizatës.
Paraqisni paketën e plotësuar të dokumenteve në zyrën territoriale në vendndodhjen tuaj institucioni buxhetor. Për t'u lidhur ndarje e veçantë e cila ndërvepron në mënyrë të pavarur me fondin pensional të Federatës Ruse, dërgoni dokumentacionin në departament në vendndodhjen e njësisë.
Aplikim për menaxhimin elektronik të dokumenteve me Fondin Pensional të Rusisë
Si të plotësoni
Duhet të plotësoni vetëm ato pjesë tabelare të aplikacionit që korrespondojnë me organizatën buxhetore.
Hapi 1. Ne fillojmë me kokën: tregoni emrin e plotë të degës territoriale të Fondit të Pensionit Rus me të cilin do të krijohet shkëmbimi i dokumenteve.
Hapi 2. Ne vazhdojmë me plotësimin e pjesës tabelare të aplikacionit për lidhje me rrjedhën elektronike të dokumenteve të Fondit Pensional të Rusisë.
Informacion rreth pjesëmarrësit në EDF. Shkruajmë numrin e regjistrimit të organizatës buxhetore, emrin e plotë, INN, postbllok, telefon, faks dhe e-mail. Më pas regjistrojmë adresat ligjore dhe aktuale, shënojmë emrin e plotë të titullarit të institucionit.
Informacioni shtesë tregohet në aplikacion me kërkesë të përfaqësuesve të degës territoriale të fondit: detajet bankare (emri i bankës, BIC e saj, llogaria rrjedhëse e një institucioni buxhetor, llogaria korrespondente), numri mesatar i punonjësve.
Hapi 3. Lëreni tabelën e dytë bosh ose shtoni viza. Kjo pjesë është menduar për sipërmarrësit individualë. Plotësimi i informacionit në të dyja tabelat është i papranueshëm.
Hapi 4. Shkoni te tabela e tretë. Ne tregojmë emrin e organizatës operative shërbime gjithëpërfshirëse në EDMS. Ndonjëherë përfaqësuesit e fondit pensional të Federatës Ruse kërkojnë informacion shtesë. Për shembull, adresa e operatorit, informacioni rreth mjetit të mbrojtjes së informacionit kriptografik (CIPF) i përdorur.
Hapi 5. Ne nënshkruajmë aplikacionin me menaxherin, vendosim një vulë, tregojmë datën e përgatitjes.
Tabela e fundit në aplikacion plotësohet nga punonjësit e fondit pensional të Federatës Ruse.
Karakteristikat e hartimit të një marrëveshjeje për rrjedhën e e-dokumenteve
Forma zyrtare e marrëveshjes për menaxhimin e dokumenteve elektronike (EDF) është paraqitur në domenin publik në faqen e internetit të Fondit të Pensionit të Federatës Ruse. Formulari mund të merret edhe nga fondi territorial në vendndodhjen e institucionit tuaj. Duhet të plotësoni me kujdes detajet e marrëveshjes EDF. Nëse përfaqësuesit e pensioneve zbulojnë gabime, gabime klerikale ose pasaktësi, marrëveshja do të kthehet për rishikim dhe afati i lidhjes do të shtyhet.
Forma e marrëveshjes për menaxhimin e dokumenteve elektronike me Fondin e Pensionit të Rusisë 2019
Formulari i marrëveshjes EDF tregon emrin e plotë të TOPFR, pozicionin e menaxherit (personi përgjegjës). Pastaj ata shkruajnë të dhëna të ngjashme për organizatën e tyre: emrin e plotë, pozicionin dhe emrin e plotë të drejtuesit, tregojnë numrin e regjistrimit, si dhe dokument normativ rregullimi i aktiviteteve të një institucioni buxhetor (rregulloret, statuti, etj.).
Në fund të seksionit 3, shënoni emrin e degës territoriale të fondit. Më pas shkoni te seksioni 9, këtu shkruani detajet dhe adresat ligjore të palëve (institucioni juaj dhe TOPF).
Koha e përpunimit për aplikimin e një organizate për t'u lidhur me EDF varion nga dy javë në një muaj. RRETH vendimin e marrë do të njoftoheni në me shkrim. Nëse një organizatë planifikon të ndryshojë operatorin e shërbimeve komplekse në Fondin e Pensionit EDMS, atëherë marrëveshja do të duhet të rinegociohet. Në çdo rast, kontrolloni me specialistët për procedurën e ndryshimit të ofruesve të shërbimeve. dega lokale fondi.
