Mësoni të planifikoni për muajin, javën dhe ditën. Lista e detyrave javore dhe mujore në planifikues excel. Planifikoni punën tuaj për javën me një tabelë Gantt

Planet dhe ëndrrat janë një komponent i rëndësishëm i jetës së çdo personi. Por a i arrijnë njerëzit gjithmonë qëllimet e tyre? Çfarë i pengon ata? Sigurisht, çdo person individual ka shumë arsye pse kjo apo ajo ëndërr nuk u realizua kurrë. Megjithatë, rrënja e shumicës së tyre qëndron në një me një fjalë të thjeshtë- planifikimi. Siç argumentojnë shumë menaxherë, është pa këtë proces që arritja e qëllimeve më së shpeshti përfundon në dështim. Në këtë artikull do të mësojmë se si të bëjmë një plan për vitin dhe t'i përmbahemi atij.

Pse është e nevojshme kjo?

Një aforizëm italian thotë:

Vetëm peshk i ngordhur, shkoni me rrjedhën.

Nëse keni një pyetje jo "si të bëni një plan për vitin", por "pse është e nevojshme kjo?", atëherë gjatë gjithë jetës suaj të rritur thjesht keni ecur me rrjedhën. Nga njëra anë, kjo nuk është aq e keqe. Por kur lindin situata të pakontrollueshme, një person fillon të kuptojë se ai nuk është "mjeshtër i jetës së tij", por njerëz të tjerë ose disa rrethana. Planifikimi është një proces i rëndësishëm dhe shumë i përgjegjshëm që jo vetëm ju lejon të strukturoni ëndrrat dhe dëshirat tuaja, por gjithashtu ju ndihmon të gjeni zgjidhje për të arritur qëllimet tuaja. Është koha për të marrë frenat në duart tuaja. Atëherë mund të thoni me siguri se jeni në kontroll të plotë të jetës suaj.

Kur të bëni një plan

Sigurisht, koha më e mirë për këtë është fundi i vitit dhe fillimi i vitit të ardhshëm. Është gjatë kësaj periudhe që është e dobishme të analizoni gabimet e së kaluarës dhe të mendoni për atë që dëshironi me të vërtetë. Nëse pyetja "si të bëni një plan për vitin" u bë e rëndësishme në mes të verës, atëherë kjo gjithashtu nuk është problem. Në këtë rast, do të ishte mirë që të bëni një listë të synimeve përpara fundit të vitit aktual. Dhe pastaj bëni një të re, për 365 ditë. Në fakt, planifikimi duhet të bëhet pikërisht kur jeni vërtet gati për të. Gjëja kryesore është të mos e shtyni këtë çështje, sepse për shkak të ngutjes mund të harroni qëllimet dhe qëllimet tuaja.

Analiza e së kaluarës

Para se të filloni të bëni një plan, duhet të mendoni përsëri në vitin e kaluar. Është shumë e rëndësishme të keni në dorë një stilolaps dhe letër në këtë kohë. Për veten tuaj mund të shkruani:

• Çfarë synimesh keni vendosur për vitin e kaluar?
• Çfarë keni arritur? Pse?
• Çfarë nuk funksionoi? Pse?

Analizoni me kujdes të gjitha pyetjet për veten tuaj. A ishin vërtet të rëndësishëm këto objektiva për ju? A ia vlente rezultati përpjekja e shpenzuar? Vetëm pasi të keni një pasqyrë të qartë të vitit të kaluar në kokën tuaj, mund të vazhdoni në pikën tjetër.

Punoni me gabimet

A ju kujtohet se si në shkollë të gjithë detyroheshin të bënin "punë për gabimet"? Tani le ta kujtojmë pak këtë herë. Të dhënat e marra nga paragrafi i mëparshëm duhet të zbatohen në mënyrë të dobishme për qëllime të ardhshme. Si të bëni një plan për vitin, duke marrë parasysh gabimet e së kaluarës? Në një copë letër ju duhet të bëni diagramin e mëposhtëm:

Në anën e majtë duhet të tregoni të gjitha qëllimet që u arritën, në anën e djathtë - planet që nuk mund të arriheshin. Në çdo pikë duhet të tregoni shkurtimisht pse ndodhi kjo. Tani, me këtë diagram do të jetë shumë e lehtë t'i përgjigjemi pyetjes: "si të bëni një plan për vitin, duke marrë parasysh gabimet e së kaluarës?" Vëmendje e veçantë duhet të drejtohet në kolonën e djathtë. Analizoni nevojën për këto qëllime. Nëse rëndësia e tyre nuk është ulur, atëherë ato duhet të rishkruhen vitin e ardhshëm. Megjithatë, për një qëllim të tillë, një nga nënpikat do të jetë detyra e arritjes së tij. Kështu, për shembull, në diagramin e mësipërm vajza nuk ishte në gjendje të blinte makinë e re, duke qenë se ajo nuk ishte në gjendje të kursente dhe të mblidhte financat e nevojshme. Për të arritur këtë qëllim, detyra do të jetë si më poshtë: kurseni n-një shumë parash çdo muaj.

Si të formulohet saktë

Mënyra se si janë shkruar vetë qëllimet ka shumë rëndësi. Formulimi duhet të jetë i shkurtër dhe të pasqyrojë me saktësi detyrën. Për më tepër, këshillohet që qëllimet që shkruani të lidhen me imazhe të caktuara. Në këtë mënyrë, do ta keni më të lehtë të mos harroni ato. Disa njerëz madje bëjnë plane kolazhi. Ato shfaqin jo vetëm objektivin, por edhe imazhin e tij.

Si të bëni një plan pune për vitin nëse nuk ka synime specifike? Ndonjëherë me të vërtetë ndodh që një person vetë nuk e di se çfarë dëshiron. Shumë ekspertë të menaxhimit argumentojnë se një plan duhet bërë në varësi të fushave të jetës. Për secilën ju duhet të zgjidhni një qëllim i rëndësishëm dhe shkruani detyra për të.

Fushat e jetës

Pra, ka 6 qëllime kryesore, por mund të ketë shumë më tepër:

• vetë-zhvillim,
• financa,
• shëndeti,
• familja,
• Punë.

Për çdo fushë të jetës, ju duhet të zgjidhni qëllimin që është prioriteti më i lartë për ju. Për më tepër, për ta bërë shumë më të lehtë arritjen e qëllimeve, ato ndahen në detyra sipas muajve apo edhe javëve. Për shembull, nëse në fushën e "vetë-zhvillimit" qëllimi është të mësoni anglisht, atëherë detyrat mund të jenë si më poshtë:

1. Regjistrohu për kurse gjuha angleze.
2. Merrni një fletore për të studiuar.
3. Ushtroni të paktën 3 herë në javë për 60 minuta.
4. Mësoni një poezi në anglisht.
5. Shkruani një histori për veten tuaj.

Përpara se të hartoni një plan, duhet të pyesni veten një nga një: çfarë dua të arrij në fushën e punës, shëndetit, e kështu me radhë? Përgjigjet që ju vijnë në mendje, duhet të mendoni nëse keni vërtet nevojë për të. Pra, hap pas hapi, do të formohet një plan qëllimi.

Si të strukturohen siç duhet qëllimet dhe objektivat

Në mënyrë që ëndrrat tuaja të realizohen sa më thjesht që të jetë e mundur, duhet të rregullohen qëllimet e formuluara në rendin e duhur. Së pari, një plan i tillë do të jetë shumë më i lehtë për t'u lexuar. Përveç kësaj, me shumë mundësi, do ta mbani mend mirë dhe do ta ndiqni. Ka shumë mënyra për të hartuar një plan. Secili person duhet të bëjë atë që është e përshtatshme për të. Është veçanërisht e rëndësishme që ju të pëlqeni planin.

Për shembull, shpesh mund të gjeni plane kolazhi. Çdo qëllim mbështetet nga një ilustrim i gjallë. Për ata që duan stil i rreptë, një plan në formën e një tabele është i përshtatshëm. Me një fjalë, mund të themi se në këtë rast fluturimi i imagjinatës është i pakufishëm. Është e rëndësishme vetëm që të gjitha qëllimet të jenë qartë të dukshme në plan dhe nuk keni nevojë t'i kërkoni ato për një kohë të gjatë.

Artikull i veçantë

Mund të krijoni një pikë tjetër të rëndësishme dhe shumë të nevojshme në plan. Po flasim për gjëra apo gjëra që i keni lënë vazhdimisht në prapavijë. Në jetën e çdo personi ka detyra që ai nuk dëshiron t'i kryejë dhe vazhdimisht i shtyn për më vonë. Është në planin e vitit që ata duhet të kenë vendin e tyre krenar. Çështjet e pazgjidhura prekin të gjitha fushat e jetës së një personi. Ato, si plehrat e pista, ju rrëmbejnë kokën dhe ju marrin energji. Pranoni që herë pas here të kujtoheni për to, filloni të nervozoheni që nuk do t'i përfundoni, thuani vetes: "Epo, kaq, do ta bëj patjetër të hënën tjetër" dhe harrojeni përsëri. Situata përsëritet në cikle të rregullta, por nuk zgjidhet në asnjë mënyrë. Sigurohuni që të shkruani të gjitha "ato gjëra" në planin tuaj për vitin. Lini mënjanë një muaj apo ditë të caktuar për ta dhe bëjeni sipas planit.

Ky artikull duhet të përfshijë gjithashtu atë që keni dashur të hiqni qafe për kaq shumë kohë. Këto janë gjëra që nuk gjenerojnë më të ardhura ose njerëz që janë të bezdisshëm me komunikimin e tyre. Gjithmonë vendosni përparësi në gjithçka, atëherë do ta keni më të lehtë të lundroni: çfarë duhet hedhur dhe çfarë t'i kushtoni vëmendje.

Gjithashtu, shumë shpesh njerëzit kanë plane dhe qëllime për të cilat kanë ëndërruar prej vitesh, por nuk bëjnë asgjë për to. Si të bëni një plan jete për vitin nëse nuk ka kuptim të qartë të rëndësisë së një ëndrre të veçantë.

Në këtë rast, është gjithashtu shumë e rëndësishme të përcaktoni nëse keni vërtet nevojë për të? Nëse përgjigja është jo, atëherë kryqëzojeni, harrojeni dhe mos e mbani mend kurrë. Ju nuk duhet të humbni energjinë dhe energjinë tuaj për diçka që nuk do të realizohet kurrë. Nëse përgjigja është po, sigurohuni që ta shkruani atë në planin tuaj dhe të zbatoni planin tuaj.

Monitorimi i sukseseve tuaja

Ne kemi mësuar tashmë se si të bëjmë një plan për vitin për të ndryshuar jetën tuaj për mirë. Por si mund ta testoni efektivitetin e tij? Natyrisht, për të arritur të gjitha qëllimet, e gjithë kjo duhet të monitorohet vazhdimisht. Ka dy mënyra për ta bërë këtë.

Po, mundesh në terma të përgjithshëm për një vit për të festuar të gjitha sukseset dhe humbjet. Është veçanërisht e rëndësishme të shënoni atë që tashmë është arritur. Pastaj, afërsisht në mes të vitit, kur fitili të bëhet më i vogël dhe mendimi "hej, mbase ky plan" të zvarritet në kokë, do ta marrësh dhe do të shohësh sa shumë ke arritur tashmë. Ky do të jetë një lloj motivimi që nuk do t'ju lejojë të bëni një hap prapa.

Nëse plani rezulton të jetë aq i bukur sa nuk dëshironi të shkruani asgjë në të, atëherë mund të hartoni plane shtesë. Për shembull, një nga qëllimet ishte të bënin blerje. Pra, ju keni përshkruar përafërsisht se çfarë dhe sa duhet të blini. Tani merrni një copë tjetër letre. Si të hartoni një plan prokurimi për vitin? Është shumë e thjeshtë! Ndani atë në 12 muaj dhe në çdo muaj shkruani sa dhe çfarë do t'ju duhet të blini. Tani, pasi keni parë planin kryesor dhe duke parë qëllimin "bëni blerje" atje, do të hapni atë shtesë dhe do të shihni të gjitha detajet. Kështu që ju nuk keni nevojë t'i mbani ato në kokën tuaj.

Lloje të tjera planesh

Planifikimi është një gjë e mahnitshme dhe emocionuese. Çdo ngjarje ose qëllim mund të përshkruhet deri në detajet më të vogla - ky quhet algoritëm. Ky është saktësisht i njëjti parim me të cilin punojnë kompjuterët. Është interesante se disa njerëz bëjnë plane për disa vite. Më shpesh, sipërmarrësit dhe biznesmenët e bëjnë këtë. Kjo është jetike për ta.

Të bësh një plan për 3 ose 5 vjet nuk është aspak e vështirë. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të identifikoni qëllimet kryesore dhe t'u caktoni atyre detyra. Gjëja më e vështirë është t'i përmbahesh rreptësisht një plani të tillë.

Është shumë e rëndësishme që qëllimet në plan të lidhen me aftësitë e personit. Ju nuk duhet të ngatërroni një ëndërr të paarritshme dhe qëllime të përcaktuara qartë. Nëse nuk jeni të sigurt se mund ta arrini vetë detyrë specifike, atëherë nuk duhet të shkruhet. Në shembullin "si të bëni një plan për vitin" të paraqitur më sipër, mund të shihni se të gjitha qëllimet duhet të varen vetëm nga vetë personi, dëshirat dhe aftësitë e tij. Nuk ka vend për njerëz të tjerë apo ngjarje të rastësishme. Gjithmonë duhet të mbështeteni vetëm tek vetja juaj.

Për ta përmbledhur, të bësh një plan nuk është aspak e vështirë. Për ta bërë këtë, duhet të analizoni me kujdes jetën tuaj, të nxirrni përfundimet e nevojshme dhe t'i shkruani ato në formën e një tabele ose liste.

Suksesi i çdo aktiviteti varet 90 për qind nga planifikimi i duhur dhe nëse qëllimi që keni vendosur nuk mund të arrihet, atëherë problemi nuk është në paarritshmërinë e tij, por në mënyrën e gabuar për ta arritur atë. Për të kuptuar më mirë bazat e menaxhimit, lexoni këtë artikull se si të krijoni një plan pune për vitin.

Gjëja e parë që duhet të bëni përpara se të hartoni një plan pune për vitin është
është të thyesh tënden jetën e përditshme në kategoritë kryesore:

1. Familja.
2. Punë.
3. Koha e lirë.
4. Vetë-zhvillimi.

Për secilën nga këto fusha, ju duhet të krijoni një listë detyrash specifike.
Për shembull, në kategorinë "shtëpi" shkruani " pastrim i përgjithshëm", "blerja e një divani të ri", për "punë" - "udhëtim pune veror", "kryerja e një prezantimi", etj. Pranë çdo detyre duhet të ketë një shenjë përparësie në formën e shkronjave A, B, C. ose ngjyrat - e kuqe, e verdhë dhe jeshile.

Është e pamundur të realizosh qoftë edhe një qëllim në të njëjtën kohë, e lëre më në ndjekje të disa
Lepurat nuk kanë fare kuptim. Prandaj, është e nevojshme të ndani çdo detyrë në faza dhe t'i përfundoni ato gradualisht. Për shembull, ju dhe familja juaj po planifikoni një udhëtim në det. Për ta bërë këtë ju duhet të blini bileta, të rezervoni një hotel, të planifikoni program argëtues, mblidhni gjërat. Duke bërë gjithçka në një ditë (dhe duke ditur mentalitetin tonë, ditën e fundit), ju jo vetëm që u hiqni hapësirë ​​detyrave të tjera po aq të rëndësishme, por gjithashtu rrisni rrezikun për të harruar diçka ose për ta bërë atë gabim.

Nëse jeni të mirë në menaxhimin e kohës, atëherë ju rekomandojmë të vendosni çdo
detyrë brenda një afati kohor. Fakti është se njeriu është i munguar nga natyra.
Për shembull, ndërsa pastron mbeturinat e vjetra në dacha, ai mund të hyjë lehtësisht
kujtimet, duke e zgjatur kështu procesin njëorësh mbi gjysmë dite. Për më shumë
efikasitet, vendosni një kohëmatës.

Si të bëni një plan për vitin në punë?

Ndodh që një person mesatar kalon pjesën më të madhe të jetës së tij në punë. Prandaj, pikat në lidhje me aktivitetet profesionale, do të jetë një rend i madhësisë më i madh. Parimi i sistemimit të detyrave të "punës" nuk është i ndryshëm nga të tjerët.

Për ata që punojnë në një ekip ose janë një shef, është shumë e rëndësishme
di se si të hartojë një plan të BNj për vitin. Mbani mend atë në
fusha nuk është një luftëtar, dhe mendimi i punonjësve nuk është më pak i rëndësishëm se vendimi
eprorët. Kryeni një anketë midis kolegëve tuaj, mbani një takim,
për të bërë një plan që do t'i kënaqte të gjithë.

Gabimi më i zakonshëm që bëhet gjatë planifikimit të punës është shtrirja e qëllimit. Duket sikur një vit është kaq i gjatë
kohë, kështu që gjithmonë ka gjëra që i shtyjmë për më vonë.
Si rezultat, çështjet e nevojshme në përgjithësi shtyhen për vitin e ardhshëm dhe më pas për një vit tjetër.
tjetri dhe nuk do të realizohet kurrë. Për të kapërcyer
prirjet zvarritëse, është mirë që detyrat të shpërndahen sipas
tremujorët:

• janar – mars;
• Prill – Qershor;
• korrik – shtator;
• tetor – dhjetor.

Përfitimi i një ndarjeje të tillë është se ju jeni vazhdimisht në një gjendje të
“afrimi i afatit”, dhe energjia dhe koha juaj drejtohen gjithmonë drejt
drejtimin e duhur.

Një këshillë tjetër është përdorimi i tabelave dhe organizatorëve. Informacioni i futur mund të përditësohet, por nuk mund të bëhen shumë ndryshime përveç rasteve emergjente.

Në ditët e sotme, librat për menaxhimin e kohës janë jashtëzakonisht të popullarizuar jo vetëm midis njerëzve të biznesit, por edhe midis njerëzve njerëzit e zakonshëm që duan të jetojnë ditët e tyre më produktive. Lexoni literaturën e nevojshme dhe merrni frymëzim nga shembujt e njerëzve të suksesshëm.

Planifikimi do të thotë të shikosh në të ardhmen dhe të përcaktosh se si të arrish atje. Zgjidhja e problemeve nënkupton heqjen e pengesave, përmirësimin dhe tejkalimin e vështirësive që dalin në operacionet e biznesit.

Të planifikosh do të thotë të mendosh para se të veprosh. Planifikimi duhet të jetë një pjesë e rëndësishme e punës së përditshme të ekipit për të arritur produktivitetin e kërkuar.

E njëjta gjë vlen edhe për zgjidhjen e problemeve. Nuk ka nevojë të jesh gjeni për t'i eliminuar (kujtoni Davidin dhe Goliathin), por duhet të kuptoni sistemin dhe metodologjinë për zgjidhjen e tyre, domethënë të dini se çfarë të bëni dhe çfarë të mos bëni.

Planifikoni punën tuaj, punoni sipas planit

Për ekipin, përfundimi i detyrave dhe zgjidhja e problemeve është pjesë e punës normale. Në këtë artikull, unë jap këshilla dhe mjete për planifikim strategjik dhe taktik.

Ekipi ka nevojë që udhëheqësi të demonstrojë shembuj të planifikimit efektiv. Prandaj, nëse dëshironi që ekipi juaj të punojë vazhdimisht, dhe jo në mënyrë sporadike, zbatoni taktikat e përshkruara në këtë seksion.

Kur bëni plane, mos u mbështetni në kujtesë - shkruajini ato. Një plan që nuk është i dokumentuar është më shumë si një fantazi e parealizueshme.

Pse keni nevojë për planifikim?

Në një moment, anëtarët e ekipit do t'ju pyesin: "Pse një ekipi ka nevojë për plane?" Ju mund t'u thoni atyre se planifikimi i lejon ekipit të kryejë veprimet e mëposhtme.

Vendosja e qëllimeve. Qëllimet përcaktojnë rezultatet që ekipi dëshiron të arrijë.

Zhvillimi i planeve të punës. Planet e punës përcaktojnë aktivitetet që duhet të kryhen për të arritur qëllimet.

Menaxhimi i projektit. Planifikimi është një nga më aspekte të rëndësishme menaxhimin e projektit.

Zgjidhja e problemit. Planifikimi do t'ju ndihmojë të zbatoni vendimet e marra, dhe më pas vlerësoni efektivitetin e tyre.

Hartimi i orarit të punës. Planifikimi do ta ndihmojë ekipin të përcaktojë se kush do të kryejë secilën pjesë të detyrës dhe cili është afati kohor për përfundimin e projektit.

Edukimi dhe trajnimi. Nëpërmjet planifikimit, bëhet e qartë se çfarë do të kenë nevojë anëtarët e ekipit të trajnimit në të ardhmen e afërt dhe të largët.

Menaxhimi i aktivitetit individual. Planifikimi i ndihmon anëtarët individualë të ekipit të identifikojnë dhe përmbushin qëllimet personale.

Planet hap pas hapi

Me ndihmën e një skeme universale dhe një liste pyetjesh, ju mund të përballoni me sukses planifikimin e pothuajse çdo detyre pune. Unë rekomandoj përdorimin e kornizës dhe pyetjeve të mëposhtme për të udhëhequr planifikimin tuaj me shumë hapa.

Çfarë na duhet për të realizuar?

Çfarë rezultatesh duhet të marrim?

Veprimet dhe ngjarjet kryesore:

Si do të shkojmë për zbatimin e planit duke filluar nga sot?

Cilat veprime kryesore duhet të ndërmerren për të arritur qëllimin?

Orari i kalendarit:

Kur keni nevojë për të arritur qëllimin tuaj?

Kur duhet të plotësojmë pikat kryesore të planit dhe çfarë veprimesh duhet të ndërmarrim për ta arritur këtë?

Mjetet materiale dhe teknike dhe burimet njerëzore:

Cilët anëtarë të ekipit do të kryejnë funksione të caktuara për të arritur me sukses qëllimin?

Çfarë materialesh nevojiten për të përfunduar këtë punë?

Cilët konsulentë të jashtëm duhet të sillen për të ofruar ndihmë dhe mbështetje për ekipin?

Rrethanat e paparashikuara:

Çfarë pengesash dhe vështirësish mund të hasim gjatë rrugës?

Si do t'i kapërcejmë pengesat? Kontrolli i arritjeve

Kur do të mbajë ekipi një takim për të shqyrtuar zbatimin e planit dhe rezultatet aktuale?

Kjo listë mund të përdoret si një udhëzues për zhvillimin e planeve të punës duke përdorur një nga dy qasjet:

duke ecur përpara. Planifikoni të gjitha veprimet kryesore për të ardhmen, duke filluar nga sot dhe duke ecur drejt qëllimit tuaj;

planifikimi i prapambetur. Me këtë qasje, filloni të planifikoni në rend i kundërt: nga data e përfundimit deri më sot. Kjo strategji është veçanërisht e dobishme kur punoni me një ekip nën kufizime të ngushta kohore, ku duhet të përfundoni punën brenda një afati të caktuar.

Duke ecur përpara

Si shembull, unë ofroj një plan javor pune për një ekip prej gjashtë personash (ekipi është përgjegjës për përmbushjen e porosive të klientëve).

Plani javor i punës për ekipin për të përmbushur porositë

E hënë – Sipas vlerësimeve paraprake, 90 porosi do të përfundojnë gjatë javës.

Renditja e urdhrave - Jim dhe Sue.

Porositë e paketimit - Jose dhe Louis.

Zgjidhja e problemeve të klientit - Maria; Jose - mbështetje.

Pushime - Sam.

E mërkurë - Analiza e punës dhe bërja e rregullimeve. Takimi.

E premte - Përgatitja e një raporti për rezultatet e javës. Takimi.

Siç mund ta shihni, ekipi ka zhvilluar një procedurë për planifikimin dhe ekzekutimin e punës. Të hënën, ekipi llogarit numrin e porosive që duhet të plotësohen atë javë dhe cakton punonjësit në tre detyra kryesore. Gjithashtu është planifikuar të zëvendësohet një punonjës që shkon me pushime, të mbahet një takim të mërkurën për të analizuar arritjet dhe për të bërë rregullimet e nevojshme dhe të mbahet një takim të premten për të përgatitur një raport javor. Të hënën e ardhshme do të planifikohet puna për javën e re.

Për shkak të natyrës së vazhdueshme të punës, ekipi e sheh të përshtatshme të krijojë një plan të thjeshtë javor. Për shkak të thjeshtësisë së planit, anëtarët e ekipit marrin parasysh faktorë shtesë çdo javë, të tilla si pushimet e punonjësve, arsimimi dhe trajnimi dhe ndryshimi i ngarkesës së punës.

Planifikimi mbrapsht

Le të shqyrtojmë planifikimin nga e kundërta. Le të themi se një ekipi i kërkohet të bëjë një prezantim tridhjetë minutësh në lidhje me aktivitetet dhe arritjet e tij në vitin e kaluar dhe synimet e tij për vitin e ardhshëm. Skuadrës iu dha një muaj kohë për t'u përgatitur.

Raport i veçantë për menaxhmentin

Qëllimi: Jepni një prezantim 30-minutësh në një takim të posaçëm të menaxhimit më 1 korrik. Qëllimi i prezantimit është prezantimi i arritjeve të ekipit vitin e kaluar dhe planet e tij për vitin e ardhshëm financiar.

Emri i ngjarjes (Data)

*Kontrolloni takimet e të gjithë ekipit.

Mbledhja e të dhënave - Rosie, Kevin dhe Arlene

Materialet e prezantimit - Don dhe Rachel

Njohja e menaxhmentit me axhendën e takimit, skica e prezantimit - ju (menaxheri)

Kryerja e prezantimit - i gjithë ekipi.

Vendosni planin në një vend të dukshëm dhe shpërndani një kopje të dokumentit për të gjithë anëtarët e ekipit.

Vlerësoni dhe analizoni vazhdimisht arritjet. Secili anëtar i ekipit raporton në takime për rezultatet e punës së tyre, të cilat ndihmojnë të gjithë ekipin të arrijë qëllimet e tij.

Përshtatni planet. Asnjë plan nuk mund të jetë dogmë. Anëtarët e ekipit duhet të jenë fleksibël. Sa më e gjatë të jetë periudha për të cilën hartohet plani, aq më shumë do të duhet të ndryshohet dhe të përshtatet me nevojat reale të ekipit gjatë procesit të punës.

Nuk duhet të detajoni shumë planin, sepse do t'ju duhet ende ta rregulloni atë gjatë punës, dhe përveç kësaj, detajet e vogla i ngatërrojnë njerëzit, duke e bërë planin të pakuptimtë.

Planifikimi bashkëpunues me anëtarët e ekipit është shumë më i rëndësishëm sesa thjesht miratimi i një plani. Plani duhet të përdoret si udhëzues në kryerjen e punës. Për ta bërë këtë ju duhet plani i mëposhtëm:

• e thjeshtë;
• qartë;
• ndriçon pika kyçe, nuk përmban detaje të vogla.

Siç mund ta shihni, planifikimi fillon nga data e prezantimit - 1 korrik. Veprimet që duhet të kryhen paraqiten në rend të kundërt - nga data e përfundimit deri në atë aktuale. Gjithashtu vini re se çdo anëtar i ekipit ka përgjegjësi specifike.

Ndërsa përpiqeni të kuptoni jetën tuaj, ju përballeni me një problem. Ose mbase thjesht dëshironi të përmirësoni ditën tuaj. Dhe këta janë vetëm disa shembuj se kur keni nevojë për një plan. Në fakt, mund të ketë një numër të pafund arsyesh. Në pamje të parë, krijimi i një plani mund të duket shumë detyrë sfiduese. Por me pak punë të palodhur, pak kreativitet dhe mund të kompensoheni plan i mirë për të arritur qëllimet tuaja.

Metoda e parë. Krijoni një plan për ditën

1. Uluni me një copë letër

Kjo mund të jetë një bllok shënimesh, fletore ose. Zgjidhni atë që është e përshtatshme për ju. Bëni një listë të asaj që duhet të arrini brenda një dite. Rendisni çdo takim dhe marrëveshje që keni. Cilat janë synimet tuaja për ditën? Dëshironi të merreni me sport, apo, përkundrazi, është një ditë relaksi? Çfarë detyrash duhet patjetër të përfundoni?

2. Krijoni një orar për veten tuaj

Në cilën orë duhet të përfundoni detyrën ose projektin tuaj të parë? Shkruani çdo gjë të vogël, duke filluar nga ajo që duhet bërë së pari, pastaj tjetra dhe kështu me radhë për gjithë ditën. Sigurohuni që të mos harroni asgjë. Sigurisht, çdo ditë është e ndryshme, kështu që çdo ditë plani do të jetë i ndryshëm. Një plan bazë mund të duket kështu, për shembull:

• 09:00–10:00 - shkoni në zyrë, kontrolloni emailin, përgjigjuni letrave.
• 10:00–11:30 - takim me Max dhe Katya.
• 11:30–12:30 - projekti nr. 1.
• 12:30–13:15 - drekë (ushqim i shëndetshëm!).
• 13:15–14:30 - analiza e projektit nr. 1, takoheni me Sergey dhe diskutoni projektin nr. 1.
• 14:30–16:00 - projekti nr.2.
• 16:00–17:00 - filloni projektin nr. 3, përgatitini gjërat për nesër.
• 17:00–18:30 - dilni nga zyra, shkoni në palestër.
• 18:30–19:00 - shkoni për të blerë ushqime.
• 19:00–20:30 - përgatitni darkën, pushoni.
• 20:30– ... - në kinema me Mashën.

3. Rifokusoni veten çdo orë

Është e rëndësishme të kaloni një moment pas një kohe të caktuar për të analizuar se sa produktiv keni qenë gjatë asaj kohe. A keni bërë gjithçka që ju nevojitet për të bërë? Më pas jepini vetes një moment për të rivendosur, mbyllni sytë dhe relaksohuni. Në këtë mënyrë, ju mund të kaloni në mënyrë efikase në detyrën tjetër që duhet të përfundoni.

4. Rishikoni ditën tuaj

Kur të keni mbaruar pjesën më të madhe të ditës, merrni një moment për të parë nëse po i përmbaheni planit tuaj. A keni përfunduar gjithçka që ishte planifikuar? Ku gabove? Çfarë funksionoi dhe çfarë jo? Çfarë ju shpërqendron dhe si mund t'i luftoni shpërqendrimet në të ardhmen?

Metoda dy. Krijoni një plan për jetën

1. Krijoni qëllime të përgjithshme që dëshironi të arrini në jetën tuaj

Si dëshironi të zhvilloheni? Çfarë dëshironi të arrini në jetën tuaj? Mendoni si një "listë jete". Ju kujtohet filmi "Trokitni në derën e parajsës"? Kjo është pikërisht ajo që është lista e jetës. Këto duhet të jenë pikërisht qëllimet që vërtet dëshironi të arrini, dhe jo ato që mendoni se janë të nevojshme. Ndonjëherë mund të jetë e dobishme t'i ndani qëllimet tuaja në kategori për vizualizim më të mirë. Kategoritë mund të jenë, për shembull:

• karriera;
• udhëtime;
• familja/miqtë;
• shëndeti;
• financa;
• njohuri;
• shpirtërore.

Qëllimet mund të jenë, për shembull:

• Shkruani dhe botoni një libër.
• Vizitoni çdo kontinent.
• Krijo një familje.
• Humbni 10 kilogramë.
• Kurseni para për shkollimin e fëmijëve të mi.
• Mbaro kolegjin.
• Mësoni më shumë rreth Budizmit.

2. Krijoni disa qëllime specifike me një datë të caktuar përfundimi

Tani që keni synime të përgjithshme që dëshironi të arrini në jetën tuaj, është koha për të krijuar disa qëllime specifike. Dhe sigurohuni që të caktoni një datë për përfundimin e qëllimit. Nja dy shembuj:

• Dërgoje librin në 30 botime deri në qershor 2016.
• Shkoni në një udhëtim në Amerika e Jugut në 2015, dhe në Azi në 2016.
• Peshoni 70 kilogramë në janar 2015.

3. Vlerësoni realitetin tuaj dhe ku jeni tani.

Jini të sinqertë me veten dhe vlerësoni vërtet jetën tuaj aktuale. Duke përdorur qëllimet që keni renditur, vlerësoni pikën ku jeni tani. Për shembull, qëllimi juaj është të botoni një libër dhe konkretisht t'ua dërgoni botuesve në qershor 2016. Dhe tani ju keni vetëm gjysmën e dorëshkrimit dhe nuk jeni i sigurt se ju pëlqen pjesa e parë.

4. Vendosni se si do t'i arrini qëllimet tuaja

Çfarë hapash do të ndërmerrni për të arritur qëllimet tuaja? Përcaktoni hapat që duhet të ndërmerrni dhe shkruajini ato. Për shembull, për librin tonë nga tani deri në nëntor 2014 na duhen:

• rilexoni gjysmën e parë të librit;
• përfundoni shkrimin e librit tuaj;
• ripunoj aspekte të librit që nuk më pëlqyen;
• redaktimi i gramatikës, i shenjave të pikësimit, i drejtshkrimit etj.;
• jepuni miqve të zgjedhur për të lexuar;
• gjeni botues që do ta konsiderojnë librin tim;
• dërgoni dorëshkrimin te botuesit.

5. Shkruani hapat për të arritur qëllimet tuaja

Ju mund ta bëni këtë në çdo format që ju pëlqen - shkruani me dorë, në kompjuter ose vizatoni. urime! Ju sapo keni krijuar tuajin plani i jetës.

6. Rishikoni planin tuaj dhe rregulloni atë

Si çdo gjë në këtë botë, jeta juaj do të ndryshojë dhe qëllimet tuaja gjithashtu mund të ndryshojnë. Ajo që ishte e rëndësishme për ju në moshën 12 vjeç mund të mos jetë aq e rëndësishme kur jeni 22 ose 42 vjeç. Dhe është në rregull të ndryshoni planin tuaj të jetës sepse tregon se jeni të vetëdijshëm për ndryshimet që po ndodhin në jetën tuaj.

Metoda e tretë. Zgjidhini problemet me një plan

Pjesa e parë: Përcaktimi i problemit

1. Kuptoni problemin me të cilin po përballeni

Ndonjëherë pjesa më e vështirë e krijimit të një plani është se ju nuk e dini se cili është problemi. Shpesh problemi me të cilin përballemi krijon disa probleme të tjera. Problemi, siç thonë ata, nuk vjen vetëm. Ajo që duhet të bëni është të gjeni burimin e problemit. Dhe kjo është pikërisht ajo me të cilën duhet të merreni.

Nëna jote nuk të lë të kaloni katër javë në kabinën malore të një shoku. Ky është një problem, por ku është burimi i këtij problemi? Ju keni një D në algjebër. Dhe pikërisht kjo është arsyeja që nëna nuk të lë të shkosh në shtëpinë e një shoku për pushime. Dhe ky dy është pikërisht problemi që duhet të zgjidhni.

2. Përcaktoni se çfarë rezultati shpresoni të arrini duke zgjidhur problemin tuaj.

Çfarë synimi shpresoni të arrini duke zgjidhur problemin? Përqendrohuni në arritjen e qëllimit tuaj. Pjesa tjetër do të vijë natyrshëm.

Qëllimi juaj është të përmirësoni notën tuaj të matematikës në të paktën një B. Në të njëjtën kohë, pasi keni përmirësuar njohuritë tuaja në matematikë, ju shpresoni që nëna juaj do t'ju lejojë të shkoni në shtëpinë e një shoku për pushime.

3. Zbuloni pse ndodh ky problem

Cili nga zakonet tuaja kontribuoi në problemin? Merrni pak kohë për të analizuar arsyet e problemit.

Problemi juaj është se keni një C në matematikë. Mendoni se çfarë mund të ketë çuar në këtë: ndoshta po flisnit shumë me një shok në klasë. Ose nuk e bënë detyrat e shtëpisë në mbrëmje për shkak të stërvitjes së futbollit, për shembull.

4. Merrni parasysh faktorët e jashtëm që kontribuojnë në problemin.

Shumë probleme lindin për shkak të diçkaje që bëni. Por mos harroni për faktorët e jashtëm që punojnë kundër jush. Le të shohim një shembull. Keni marrë një notë të keqe në matematikë që duhet korrigjuar. Kjo mund të jetë për shkak të një keqkuptimi të shpjegimit të temës nga mësuesi, dhe jo sepse po flisnit me një mik.

Pjesa e dytë: Gjeni një zgjidhje dhe krijoni një plan

1. Gjeni disa zgjidhje të mundshme për problemin tuaj

Ju thjesht mund të shkruani gjithçka opsionet e mundshme në një copë letër ose përdorni një nga metodat e stuhisë së ideve. E tillë, për shembull, si një hartë mendore. Cilado metodë që zgjidhni, duhet të merrni parasysh të dy mundësitë e problemit: fajin tuaj dhe faktorët jashtë kontrollit tuaj.

Zgjidhja e problemit të komunikimit me një mik në klasë:

• Uluni në klasë sa më larg miqve tuaj.
• Shpjegojuni miqve tuaj se nuk po mësoni informacionin në klasë dhe merrni nota të këqija. Pra, duhet të përqendroheni në mësim.
• Nëse jeni ulur në ndenjësen tuaj të caktuar, kërkoni nga mësuesi juaj t'ju zhvendosë në një vend që të mund të përqendroheni më mirë.

Zgjidhja e problemit të detyrave të shtëpisë të papërfunduara për shkak të praktikës së futbollit:

• Bëni disa nga detyrat tuaja gjatë drekës ose gjatë një pushimi. Kjo do t'ju lërë më pak punë për të bërë në mbrëmje.
• Rrini në një rutinë. Pas stërvitjes duhet të hani darkë dhe të bëni detyrat e shtëpisë. Shpërblejeni veten duke parë televizor pasi të keni bërë detyrat e shtëpisë.

Zgjidhja e problemit të keqkuptimit të algjebrës:

• Lëreni t'ju ndihmojë një shok klase, i cili mund të sqarojë të gjitha pikat që janë të paqarta për ju.
• Kërkoni ndihmë nga mësuesi juaj. Shpjegoni se nuk e kuptoni materialin dhe keni nevojë për shpjegime shtesë.
• Merrni klasa matematike me një mësues.

2. Krijo një plan

Kështu që ju keni menduar dhe keni kuptuar se cili është problemi juaj. Tani zgjidhni zgjidhjet më efektive për problemin sipas mendimit tuaj dhe shkruani një plan për veten tuaj. Vareni planin diku ku do ta shihni më shpesh. Plani juaj për të përmirësuar nivelin tuaj të matematikës duhet të duket kështu:

Plani i përmirësimit brenda katër javësh

1. Thuaji Katya se nuk mund të flas me të në klasë. Nëse kjo nuk ju ndihmon, atëherë largohuni prej saj.
2. Bëni detyrat e shtëpisë çdo të martë dhe të enjte gjatë drekës. Kjo do të më lërë me më pak detyra për të bërë pas stërvitjes.
3. Merrni pjesë në lëndën me zgjedhje të matematikës çdo të hënë dhe të mërkurë. Qëllimi: në katër javë, përmirësoni nivelin tuaj nga tre në të paktën katër.

3. Analizoni javën e parë

A keni bërë gjithçka që keni planifikuar? Keni pasur sukses? Çfarë gabimesh keni bërë? Duke bërë një analizë të mirë, mund të shmangni gabimet në të ardhmen.

4. Qëndroni të motivuar

Qëndroni në planin tuaj derisa të arrini qëllimin tuaj. Mos u ndal në gjysmë të rrugës. Nëse një ditë nuk i përmbaheni planit tuaj, sigurohuni që të mos ndodhë më. Nëse shihni që ky plan nuk funksionon, mendoni se çfarë nuk shkon me të dhe shkruani një plan të ri.

Plani i projektit është një pjesë kyçe e mjeteve të çdo menaxheri të projektit. Sigurisht, ju dëshironi të filloni të punoni me detyrat sa më shpejt të jetë e mundur, por nëse merrni kohë dhe përshkruani një strategji për zbatimin e projektit, mund të kurseni para dhe burime. Komponentët e projektit tuaj do të ndryshojnë vazhdimisht dhe do t'ju duhet një model i planit të projektit për të mbajtur gjurmët e këtyre ndryshimeve.

Si të zgjidhni një shabllon të përshtatshëm nga numri i madh i atyre ekzistues? Ne i kemi shqyrtuar të gjitha dhe kemi zgjedhur modelet më të mira të planit të projektit në Excel. Në këtë artikull do të flasim për lloje të ndryshme shabllone, dhe gjithashtu shpjegoni kur është më mirë të përdorni secilin prej tyre. Ju gjithashtu do të jeni në gjendje të shkarkoni një shabllon falas të planit të projektit Excel. Ne do të mbulojmë se çfarë është një plan projekti dhe si të krijoni një në Excel, si dhe si të krijoni një në Smartsheet, një mjet që thjeshton procesin e menaxhimit dhe ofron veçori shtesë për bashkëpunim.

Fletë inteligjente

Një shabllon i planit të punës ju ndihmon të zbërtheni qëllimet e mëdha të projektit në hapa më të vegjël dhe më të lehtë për t'u ndjekur. Ky lloj shablloni tregon se cilat detyra duhet të kryhen, kush është përgjegjës për përfundimin e tyre dhe gjithashtu përmban një datë të caktuar për detyrat. Shablloni përfshin një afat kohor që ndihmon në përcaktimin e pritshmërive dhe përmirësimin e transparencës së detyrave, duke lejuar të gjithë të përfshirë në projekt të qëndrojnë në krye të rezultateve dhe afateve. Modeli i planit të punës është më i përshtatshmi për ekipe të mëdha që punojnë në projekte të mëdha me një numër i madh detyrat dhe afatet.

Modeli i planit të punës me grafikun Gantt

 Shkarkoni modelin e planit të projektit

Një plan projekti përdoret më shpesh në menaxhimin e projektit, ku grafikët Gantt nevojiten për të planifikuar dhe raportuar mbi progresin e projektit. Pamja Gantt është një tabelë dinamike horizontale e përdorur për të vizualizuar një plan projekti dhe përfaqëson mjet i rëndësishëm për të organizuar akses për palët e interesuara në ndryshimet në statusin e projektit. Ky shabllon është i përshtatshëm për menaxherët e projekteve që punojnë në projekte të mëdha me një numër të madh pjesëmarrësish.

Modeli i planit të veprimit

 Shkarkoni modelin e planit të veprimit

Një plan veprimi rendit të gjithë hapat e nevojshëm për të arritur një qëllim specifik. Ai përfshin të gjithë informacionin në lidhje me veprimet që duhet të ndërmerren, kush është përgjegjës për zbatimin e tyre, afatet, prioritetet dhe statusin. Një plan veprimi është i ngjashëm me një plan pune, por një plan veprimi përqendrohet në qëllimet, ndërsa një model i planit të punës tregon hapat për të përfunduar detyrat që zakonisht shfaqen në renditja kronologjike. Modeli i planit të veprimit i përshtatshëm për përdorim individual ose për ekipe të vogla.

Modeli i planit të biznesit

 Shkarkoni një shabllon të planit të biznesit

Një shabllon i planit të biznesit tregon qëllimet e biznesit dhe veprimet e nevojshme për t'i arritur ato. Një plan biznesi fokusohet në zhvillimin e ardhshëm të biznesit tuaj dhe tregon se si mund t'i arrini qëllimet tuaja. Planet e biznesit janë më strategjike sesa planet e biznesit ose të veprimit dhe shpesh përfshijnë një deklaratë vizioni, profilin e biznesit, vlerësimin ekonomik, etj. Plani i biznesit është i përshtatshëm për pronarët e një biznesi ekzistues, sipërmarrësit aspirantë ose sipërmarrës që kanë nevojë për ndihmë nga jashtë.

1. Shkoni në faqen e internetit të faqes dhe hyni në faqen tuaj llogari(ose provoni versionin falas 30-ditor).
2. Në skedën "Home", klikoni "E re" dhe zgjidhni opsionin "Shiko modelet".
3. Futni fjalët "Gantt grafik" në fushën "Kërkimi për shabllone" dhe klikoni në ikonën e xham zmadhues.
4. Do të shihni shabllonet ekzistuese, por për shembullin tonë ne do të zgjedhim modelin Simple Project with Gantt Chart. Klikoni në butonin blu "Përdor modelin" në të djathtë këndi i sipërm ekrani i kërkimit.
5. Jepni një emër shabllonit tuaj, zgjidhni ku dëshironi ta ruani dhe më pas klikoni OK.

2. Jepni të gjitha detajet e projektit tuaj

Kjo hap një shabllon të integruar që përmban përmbajtjen e mostrës për referencë, si dhe seksione, nën-detyra dhe nën-detyra tashmë të formatuara. Në Smartsheet, ju lehtë mund të shtoni ose hiqni kolona në varësi të fushës së projektit tuaj.

Thjesht klikoni me të djathtën mbi një kolonë dhe zgjidhni "Fut kolonën djathtas" ose "Fut kolonën majtas" për të shtuar një kolonë ose "Hiq kolonën" për të hequr një kolonë. Për të fshirë një të theksuar të verdhë mbishkrimi në krye të tabelës, klikoni me të djathtën mbi të dhe zgjidhni "Fshi rreshtin".

1. Shtoni detyrat tuaja në kolonën "Emri i detyrës". Do të vini re se hierarkia tashmë është formatuar për ju. Futni të dhënat tuaja në fushat Seksioni 1, Seksioni 2 dhe Seksioni 3 (të quajtura "rreshtat prindër". Për më shumë informacion se çfarë janë hierarkitë, shihni ).

1. Futni detyrat dhe nëndetyrat tuaja në rreshtat poshtë atyre mëmë.

1. Në të majtë të çdo rreshti, mund të shtoni bashkëngjitje direkt në çështje (ideale për të bashkangjitur listat e palëve të interesuara, buxhetet, etj.) ose të filloni një diskutim për një çështje.

3. Shtimi i një date fillimi dhe afati

1. Shtoni datat e fillimit dhe datat e duhura për secilën detyrë. Nëse klikoni dhe zvarritni cilindo skaj të shiritit të detyrave në një grafik Gantt, Smartsheet do të ndryshojë automatikisht datat në fletën tuaj.
2. Klikoni në një qelizë në cilëndo nga kolonat e datës.
3. Klikoni në ikonën e kalendarit dhe zgjidhni një datë. Ju gjithashtu mund të vendosni datën në qelizë me dorë.

4. Fut % të përfunduara dhe të caktuarit

Kolonat e përfunduara (%) dhe Personi përgjegjës ofrojnë informacion shtesë rreth projektit tuaj dhe përmirësojnë transparencën e projektit duke i lejuar anëtarët e ekipit të shohin se kush është përgjegjës për detyrat dhe në cilën fazë të përparimit ndodhen.

Në një grafik Gantt, shiritat e hollë brenda shiritave të detyrave përfaqësojnë përqindjen e punës së përfunduar për secilën detyrë.

1. Në kolonën e përfunduar (%), tregoni përqindjen e punës së kryer për secilën detyrë. Futni një numër të plotë dhe Smartsheet do të shtojë automatikisht një shenjë përqindjeje.
2. Në kolonën Personi përgjegjës, zgjidhni emrin e artistit nga lista rënëse e kontakteve ose futni emrin me dorë.